Instructivo para codificación de documentos.
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INSTRUCTIVO PARA LA DEBIDA CODIFICACIÓN DE
DOCUMENTOS GENERADOS O INGRESADOS DENTRO
DEL ÁREA DE QUÍMICA
Contenido
1 OBJETIVOS........................................................................................................................... 1
1.1 OBJETIVO GENERAL................................................................................................................ 1
1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS.......................................................................................................1
2 DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS.........12.1.1 Codificación:...................................................................................................................................42.1.2 Simbología por cursos....................................................................................................................52.1.3...............................................................................................................................................................52.1.4 Numero de práctica o código de la práctica...................................................................................52.1.5 Simbología de lineamientos...........................................................................................................52.1.6...............................................................................................................................................................62.1.7 Simbología número de versiones o nivel de etapa de aprobación.................................................6
1 OBJETIVOS
1.1 OBJETIVO GENERAL
Estandarizar la codificación pertinente que exige el sistema de control de
documentos, para los documentos generados dentro del área de química, así
como también, todos aquellos documentos que ingresan al área de química, y su
respectivo almacenamiento
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1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1.2.1 Realizar una clasificación de los diferentes tipos de documentos que se manejan dentro del área de química.
1.2.2 Reconocer si el documento pertenece a una especie de manual, instructivo, procedimiento y si está dirigido para el estudiante o para el catedrático.
1.2.3 Identificar el nivel de aprobación en el cual se encuentra el documento.
1.2.4 Llevar el control de cuantos documentos existen según su clasificación, tipo de documento y el nivel de aprobación.
2 Descripción del sistema de codificación de documentos
Debido al gran número de documentos que maneja el área de química tanto
los documentos generados al interior así como los que son recibidos o utilizados
dentro de la escuela para su debido funcionamiento, los documentos serán
divididos en cinco clases principales estos:
1. Evaluaciones.
2. Instructivos
3. Lineamientos
4. Registros
5. Control de documentos
A su vez éstos estarán apoyados por documentos que permitan la debida
generación, codificación, revisión y aprobación. Estos documentos de apoyo
serán:
a. Manuales
b. Procedimientos de gestión (PR)
c. Instructivos de trabajo (IT)
d. Especificaciones
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e. Anexos
La función principal de los manuales será proporcionar una descripción de
la metodología que se utilizará según sea la clase de documentos que se
desea generar o la manera correcta de proceder para la admisión de
documentos y el modo correcto de archivarlos.
Los procedimientos generados serán todos aquellos documentos en los
cuales registremos en papel o medios electrónicos y de manera de texto,
diagrama de flujo, tablas, una combinación de estas, o por cualquier otro método
adecuado de acuerdo con las necesidades del area.
Si el manual nos indica de alguna manera que se debe de realizar los
instructivos de trabajo nos indica precisamente como se debe de realizar el
proceso así sea el documento para el estudiante o para el catedrático este te he
de seguir los pasos estrictamente como lo indique el instructivo de trabajo.
Por último como mencionamos anteriormente los manuales pueden ir
dirigidos a los catedráticos o a los estudiantes ya su vez se encontrarán en los
diferentes laboratorios que se encuentran dentro del area de química.
Sintetizando todo lo que se ha expuesto en este documento se encuentra
de una manera más didáctica y eficaz en los siguientes cuadros.
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2.1.1 Codificación:
Codificación:cuela y
departamento
Documentos a generar
Documentos Etapas
EIQQ Simbología Simbología Simbología
E Evaluaciones
m Manual P PropuestaA Aprobación del áreaE Aprobación de la escuela
p Lineamientos
i Instrucciones de trabajo1,2 Documento evaluador
P Prácticas de laboratorio
m Manual P PropuestaA Aprobación del áreaE Aprobación de la escuela
p Lineamientos
i Instructivos de laboratorio1 Documento in V. # Número de la versión4
LReportes
m Manual P PropuestaA Aprobación del áreaE Aprobación de la escuela
p Procedimientos documentados
i Instrucciones de trabajo3 Documento V. # Número de la versión
PT
L
Protocolo P PropuestaA Aprobación del áreaE Aprobación de la escuela
RRegistros de estudiantes
m Manual P PropuestaA Aprobación del áreaE Aprobación de la escuela
p Procedimiento documentado
i Instrucciones de trabajo
Documentos registrados
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CControl de
documentos
M Manual P PropuestaA Aprobación del áreaE Aprobación de la escuela
P Procedimientos documentados
I Restricciones de trabajo
1- Simbología por cursosSimbología CursosQG3 Química General 3QG4 Química General 4QA1 Análisis cuantitativoQA2 Análisis cualitativoQO1 Química orgánica 1QO2 Química orgánica 2
2- Numero de practica o código de la practica
3- Simbología de lineamientos
4- Simbología número de versiones o nivel de etapa de aprobación
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Simbología Documento001 Protocolo002 Reporte003 Investigación004 Reglamentos
estudiantes005 Reglamentos
catedráticosC Catedráticos
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Simbología Versión/etapav.# Versión númeroP PropuestaA Aprobada por el
áreaE Aprobado por la
escuela
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Referencias
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