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INSTRUCTIVO PARA EL REGISTRO DE AGENTES DE SEGUROS
INDEPENDIENTES COMO PERSONAS OBLIGADAS Y SUS OBLIGACIONES
ANTE LA INTENDENCIA DE VERIFICACIÓN ESPECIAL
REGISTRO DE INFORMACIÓN GENERAL:
Para el registro de información general en la Intendencia de Verificación Especial de la
Superintendencia de Bancos, debe seguir los pasos siguientes:
1. Ingresar al link https://ive.sib.gob.gt/registropo/ y seleccionar la opción crear una
cuenta, para lo cual deberá completar los campos habilitados en esta pantalla.
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2. Al seleccionar la opción “Crear Cuenta” deberá ingresar los datos personales de
identificación de la Persona Obligada y aceptar las condiciones de uso y política de
privacidad de los sistemas de la Superintendencia de Bancos.
3. El sistema generará un correo electrónico con el objeto de verificar la dirección
proporcionada, por lo que deberá ingresar al buzón del correo registrado para poder
realizar el proceso de verificación. Una vez realizada esta acción, deberá proceder a
iniciar sesión en el Sistema de Registro de Personas Obligadas, para continuar con
el proceso de registro.
Si el usuario no recuerda la contraseña para ingresar en la pantalla de inicio, deberá
seleccionar la opción “Restablecer Contraseña” y en la siguiente pantalla colocar en
el campo de nombre de usuario el correo electrónico con el que se creó la cuenta; el
sistema de registro enviará un correo electrónico a la dirección ingresada para que
pueda hacerse el cambio de contraseña.
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4. En la página de inicio deberá generar un nuevo expediente para la captura de la
información general de la Persona Obligada, seleccionando el tipo de persona,
según corresponda (Persona Individual: Se refiere a la persona física hombre o
mujer como sujeto, Persona Jurídica: Se refiere a las sociedades civiles,
mercantiles o industriales).
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5. Para la captura de datos de la persona obligada se debe completar la información de
todos los campos; los nombres y apellidos, los cuales se deben ingresar tal y como
aparece en el Registro Tributario Unificado -RTU-; tomando en cuenta que, el
Número de Identificación Tributaria -NIT-, se debe ingresar sin guiones. Presionar
la opción “Finalizar” para continuar con el proceso.
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6. Completar los datos generales de la persona obligada según los campos habilitados,
luego de completar la información se debe guardar la misma, presionando el botón
habilitado con esta opción, en la parte superior derecha de la pantalla.
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Si al momento de guardar la información ha quedado uno o varios campos vacios el sistema
le mostrará un mensaje de error y le llevará al mismo para su corrección.
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7. Seleccionar la(s) actividad(es) que realiza la persona obligada. De la columna del
lado izquierdo traslade la(s) actividad(es) con la flecha > para trasladarla a la
columna del lado derecho. Si por error eligió otra actividad y desea trasladarla a la
columna del lado izquierdo utilice la flecha <. Deberá guardar la actividad
seleccionada, presionando el botón habilitado para esta opción, en la parte superior
derecha de la pantalla.
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8. Se deberán adjuntar al expediente los archivos requeridos según la actividad que la
persona obligada desarrolle, a través del ícono identificado con una nube. Se
desplegará una pantalla en donde deberá seleccionar el tipo de documento y el lugar
en donde se encuentra el mismo archivado. Para el caso de los agentes de seguros
independientes, los documentos requeridos son: Fotocopia del Documento Personal
de Identificación -DPI- (en formato PDF), y de la Credencial extendida por la
Superintendencia de Bancos para Intermediar Seguros (vigente).
Cuando se elige el documento que desea adjuntar al expediente se presiona el botón abrir y
el sistema lo sube a la nube.
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Se debe tomar en cuenta que cualquier documento que se desea adjuntar al expediente debe
ser en formato PDF.
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Cuando se ha hecho la carga del documento, se podrá visualizar en la ventana con el
nombre del mismo y la fecha.
En caso se produjera algún error al momento de cargar el archivo el sistema lo notificará y
lo llevará al mismo.
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Para eliminar o quitar archivos cargados con anterioridad, se hace por medio del ícono en
donde aparece un lápiz, se despliega una ventana en donde pregunta si se desea eliminar el
registro, debe presionar la opción “Aceptar”.
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9. En la sección de referencias comerciales se consigna la información en los campos
que aparecen en la ventana, debe ingresar como mínimo 3 referencias comerciales.
Para agregar una nueva se presiona el botón agregar referencia. Al completar la
información, debe presionar la opción “Guardar”, en la parte superior derecha de la
pantalla.
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Para eliminar alguna referencia comercial se coloca un cheque en el cuadrito de la
referencia a borrar y se presiona eliminar y si está seguro que es la referencia que desea
eliminar, debe presionar la opción “Aceptar”.
10. Al completar cada una de las secciones del expediente el mismo debe confirmarse
con el botón de “Aceptar”.
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Cuando se realiza esta acción, el sistema enviará un mensaje por medio del cual pregunta si
quiere generar la contraseña de registro.
El sistema generará la contraseña la cual se puede guardar en formato PDF o se puede
imprimir.
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Al momento que el usuario consulte el estatus de su expediente por medio del Sistema de
Registro, los números situados en la parte superior de la pantalla, le indicarán en qué fase
del proceso de registro se encuentra el expediente, de la siguiente manera:
1. Nuevo: Se refiere a la primera etapa del proceso, en la que la persona obligada crea
un expediente para registrarse como Persona Obligada en el que ingresa toda la
información en el sistema.
2. Espera de Revisión: Se refiere a que la Persona Obligada ha confirmado su
expediente, y la información ha sido enviada a la IVE para que inicie el proceso de
revisión de la información contenida en el expediente.
3. Revisión de Información y Documentación: Se refiere a que la IVE ha iniciado
con la revisión de la documentación contenida en el expediente enviado, a la cual
cabe la posibilidad de que exista algún tipo de observación (modificación o
corrección de algún dato contenido en el expediente) que la persona obligada deberá
atender, o corregir.
4. Previo: Se refiere a la etapa que el expediente adquiere, mientras la Persona
Obligada, atiende a las observaciones realizadas a la IVE.
5. Aceptado en Espera de Formulario Portal PO: Esta etapa indica que toda la
información y documentación contenida en el expediente, ha sido revisada y
aprobada por la IVE, por lo que la Persona Obligada deberá proceder a descargar
del Sistema de Registro, el formulario para obtener acceso al Portal Personas
Obligadas, llevarlo ante un notario para que legalice su firma, y presentarlo en la
ventanilla de la IVE ubicada en las oficinas centrales de la Superintendencia de
Bancos (9ª. Avenida 22.00, Zona 1).
6. Activo: Se refiere a que el formulario citado en el párrafo precedente ha sido
recibido en las oficinas de la Superintendencia de Bancos y que este órgano de
vigilancia e inspección, a través de la Intendencia de Verificación Especial, ha
otorgado los accesos correspondientes para el Portal de Personas Obligadas, la cual
es la plataforma tecnológica en donde se da cumplimiento a las obligaciones que se
citan en el siguiente apartado del presente instructivo.
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La siguiente imagen muestra, el mensaje que recibirá en su buzón de correo electrónico por
parte de la IVE, al momento de que su expediente sea devuelto para realizar alguna
modificación o corrección.
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OBLIGACIONES ANTE LA IVE:
Reportes Periódicos
Reporte Periodicidad Fecha de Presentación
Reportar las transacciones en
efectivo mayores a
US$10,000.00 o su equivalente
en moneda nacional
Mensual Primeros 5 días hábiles del mes
inmediato siguiente (a través del
Portal de Persona Obligada).
Informar sobre la no detección
de transacciones sospechosas de
LD/FT
Trimestral Dentro del mes inmediato
siguiente a cada trimestre.
Reportar las capacitaciones
recibidas en materia de
prevención de LD/FT
Semestral Dentro del mes inmediato
siguiente a cada semestre.
Elaborar el Manual de
Cumplimiento
Única vez o cuando existan
modificaciones
Dentro de los tres meses después
del registro como Persona
Obligada o dentro del mes
inmediato luego de las
modificaciones realizadas.
Nombrar a los Oficiales de
Cumplimiento
Única vez o cuando existan
cambios
Dentro de los tres meses después
del registro como Persona
Obligada o dentro de los diez
días siguientes luego de los
cambios efectuados.
Reportes No Periódicos
Reportes Descripción Aplicación
Actualizar la información
relacionada con el registro de
Persona Obligada.
Cuando haya modificaciones en
los datos generales reportados al
momento del registro como
Persona Obligada.
Dentro del plazo de quince (15)
días después de efectuado el
cambio correspondiente.
Examinar y registrar las
transacciones inusuales a través
del oficial de cumplimiento,
Se deberán examinar las
transacciones inusuales para
determinar si las mismas tienen
carácter sospechoso, y abrir
expedientes que podrán constar
en documentos, medios
magnéticos, o cualquier otro
dispositivo electrónico,
asignándoles números que
servirán de identificación para
trámites posteriores.
Este es un registro de control
interno; sin embargo, deberán de
establecer si la transacción
inusual tiene el carácter de
sospechosa en un plazo no
mayor de 15 días.
Comunicar y Reportar las
Transacciones Sospechosas
Prestar especial atención a todas
las transacciones, concluidas o
no, complejas insólitas, significativas, y a todos los
patrones de transacciones no
Una vez transcurrido el plazo
indicado en el punto anterior y
en caso de establecer que la transacción tiene carácter de
sospechosa, el oficial de
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Reportes No Periódicos
Reportes Descripción Aplicación
habituales y a las transacciones
no significativas pero periódicas,
que no tengan un fundamento
económico o legal evidente.
cumplimiento o quien haga sus
veces deberá de comunicarlo a la
IVE dentro de los 10 días
siguientes.
Registro de Empleados (cuando
tenga empleados).
Deberá llevar el registro de cada
uno de ellos, el cual deberá
contener, como mínimo,
documentación de los
antecedentes personales,
patrimoniales y laborales, por
ejemplo: fotocopia del
documento de identificación,
estado patrimonial inicial y
actualizaciones, referencias
laborales, etc.
Registro de control interno y
deberá actualizarse como
mínimo una vez al año, a partir
de la fecha de inicio de la
relación laboral.
Adicionalmente las obligaciones son dadas a conocer por la Intendencia de Verificación Especial a
las personas obligadas mediante oficio que es emitido al concluirse el proceso de registro.
MANUAL DE CUMPLIMIENTO:
Para la elaboración del Manual de Cumplimiento, la Intendencia de Verificación Especial trabajó un
documento modelo el cual está disponible en el sitio web de la Superintendencia de Bancos
(http://www.sib.gob.gt/web/sib/lavado_activos/formularios), el cual se denomina “Formato de Manual
de Cumplimiento de Agentes de Seguros Independientes Individuales” a fin de que les permita la
elaboración del mismo de acuerdo a las políticas y procedimientos que desarrolle cada Agente de
Seguros Independiente para el cumplimiento de lo establecido en la normativa contra el lavado de dinero
u otros activos y para la prevención y represión del financiamiento del terrorismo.
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CANCELACIÓN DE REGISTRO COMO PERSONA OBLIGADA:
Cuando el agente de seguros independiente deje de realizar la actividad de intermediación de seguros,
podrá solicitar su cancelación de registro como Persona Obligada ante la IVE, en forma personal, a
través del oficial de cumplimiento suplente, o mediante un tercero interesado; para lo cual deberá
considerar los siguientes aspectos:
1. Solicitar a la aseguradora patrocinadora del agente, que requiera la cancelación de la credencial
respectiva ante la Superintendencia de Bancos
2. Al contar con la resolución de cancelación de la credencial emitida por la Superintendencia de
Bancos, se deberá seguir el procedimiento de cancelación de registro como Persona Obligada
ante la Intendencia de Verificación Especial, publicado en el sitio web de la Superintendencia
de Bancos.
3. Tomar en cuenta que la persona obligada debió haber cumplido con todas sus obligaciones hasta
la fecha en la que se solicité su cancelación de registro.