Informe Trimestral sobre la Administración de Recursos de la OEA
Al 30 de septiembre de 2007
Comisión de Asuntos Administrativos y Presupuestarios (CAAP)
1
SECRETARIA DE ADMINISTRACION Y FINANZASOctubre 2007
ORGANIZATION OF AMERICAN STATES GENERAL SECRETARIAT (GS/OAS) 1889 F Street, N.W., Washington, D.C. 20006, USA (202) 458-3000 / www.oas.org
EOSAF/101-07 Original: English
October 30, 2007
OAS QUARTERLY RESOURCE
MANAGEMENT REPORT SEPTEMBER 30, 2007
An overview of the financial position of the General Secretariat for the 3rd quarter (July—September) of 2007,
and a status report on other management activities
October 2007
Secretariat for Administration and Finance (SAF)
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¿Qué incluye esta presentación?
I. Contexto
II. Contenido del informe y resultados del 3er trimestre de la administración de recursos
III. Siguientes pasos para la CAAP y la SG/OEA
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IContexto
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Contexto Junta de Auditores Externos
■ Informa al Consejo Permanente y al Secretario General.
■ Identifica aspectos de control interno y oportunidades para
incrementar eficiencia.
■ Supervisa la auditoría anual de cuentas a los estados financieros.
Conducidas por la firma de auditores externos.
■ Evalúa recursos, trabajo y planes de la OIG.
■ Recomienda medidas correctivas y seguimiento.
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Contexto Recomendación de la Junta de Auditores Externos
“Continuar desarrollando informes financieros que proporcionan, en lo posible, una conexión entre el uso de recursos y logros de metas estratégicas y objetivos de un modo que sea útil a los Estados Miembros, a la Administración y a los donantes …”
ORGANIZATION OF AMERICAN STATES GENERAL SECRETARIAT
REPORT TO THE PERMANENT COUNCIL
ANNUAL AUDIT OF ACCOUNTS AND FINANCIAL STATEMENTS
For the years ended December 31, 2006 and 2005
2006
By the Board of External Auditors ADM
Auditoría Anual de Cuentas
Informes TrimestralesPrograma Presupuesto
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Contexto Ciclo Administrativo Anual de la OEA:Auditoría Anual, Programa Presupuesto e Informes Trimestrales alineados a la Agenda de la CAAP
Jun 30
Mar 31 1er Informe Trimestral
2do Informe trimestral
Sep 303er Informe Trimestral
Dic 31Ene 1
ORGANIZATION OF AMERICAN STATES GENERAL SECRETARIAT
REPORT TO THE PERMANENT COUNCIL
ANNUAL AUDIT OF ACCOUNTS AND FINANCIAL STATEMENTS
For the years ended December 31, 2006 and 2005
2006
By the Board of External Auditors ADM
Publicación de la Auditoria
Anual de Cuentas
Fase 2La SAF incorpora insumos presupuestariosFase 1
Formulación y planificación del Programa Presupuesto
Fase 6Publicación y distribución del Presupuesto dentro de los 60 días posteriores a la aprobación
Fase 5(Jun 1 – Jun 6)Aprobación del Programa Presupuesto por la AG
Fase 4Discusión y revisión de la CAAP y recomendaciones para el Comité Preparatorio 15 días previo a la AG
Fase 3Análisis, preparación y presentación del Presupuesto 90 días previo a la AG
Publicación del Programa-
Presupuesto del FR
Planificación financiera
anual y evaluación de rendimiento
Auditoría preliminar de
Cuentas(SEP a OCT)
Auditoría de Cuentas
(ENE a ABR)
Informe de la Junta de
Auditores Externos
(finales de MAR)
Indicadores
Auditoría Anual
Programa-Presupuesto FR
Informes Trimestrales
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IIContenido del informe y resultados del 3er trimestre de la
administración de recursos
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Informe Trimestral sobre la Administración de Recursos de la OEA
■ Si bien es una fuente no auditada, es una fuente de información
fehaciente para los Estados Miembros, la Administración y donantes.
■ Provee una fuente administrativa confiable de la situación de la
Organización, hasta la fecha del informe.
■ Provee el status en el que se encuentran las recomendaciones de la
Junta de los Auditores Externos.
■ Evalúa el rendimiento de los componentes que forman parte del Ciclo
Administrativo Anual de la OEA.
■ Identifica riesgos y oportunidades administrativas dentro de la
SG/OEA.
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■ El formato del informe es similar a aquellos de organizaciones
privadas y públicas:
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Discusión de Gestión y AnálisisProvee un panorama sobre la situación financiera de la Organización y un informe sobre el estado de otras actividades administrativas.
SECCION I
Estados Financieros e InformesProvee estados financieros y proyecciones detalladas.
SECCION II
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Puntos sobresalientes de los resultados del 3er trimestre Ejecución del presupuesto al 30 de septiembre de 2007 (páginas 4-5)
■ La mayoría del presupuesto
aprobado ha sido
comprometido, dado que las
áreas han obligado más del
95%.
■ El nivel de presupuesto
comprometido permite a las
áreas poca o ninguna
flexibilidad de ejecución en el
último trimestre de 2007.
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ContractsBuilding MaintenanceFellowshipsNon-recurrent PersonnelTravelEquipment & SuppliesDocumentsOther Costs
Apropiaciones
Leyenda: Ejecutado No Obligadas
Ch 3 -Organismos Autónomos Y/O Descentralizados 10.8$ 5.7$
Ch 9 - Infraestructura Básica Y Costos Comunes 10.6 1.3
Ch 2 - Secretario General Adjunto 18.6 1.0
Ch 7 - Secretaría Ejecutiva Para El Desarrollo Integral 7.8 0.3
Ch 1 - Secretario General 7.8 0.2
Ch 8 - Subsecretaría De Administración Y Finanzas 10.1 0.2
Ch 5 - Subsecretaría De Seguridad Multidimensional 3.6 0.1
Ch 6 - Subsecretaría De Asuntos Políticos 3.8 0.2
Ch 4 - Departamento De Asuntos J urídicos Internacionales 2.3 -
75.4$ 9.0$
Personal
No-Personal
Apropiaciones No Obligadas
29%
0%
79%88% 88% 84% 88%
94%87%
37%89%
15%7% 7% 14% 10%
4%13%
34%
11%6% 5% 5% 2% 2% 2% 0%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Ch 3 Ch 9 Ch 2 Ch 7 Ch 1 Ch 8 Ch 5 Ch 6 Ch 4
$16.5
Apropiación Modificada $84.4 (1 de enero, 2007)
$11.9 $19.5 $8.3 $8.1 $10.3 $3.6 $3.9 $2.3
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Puntos sobresalientes de los resultados del 3er trimestre
Pago de cuotas al 30 de septiembre de 2007 (páginas 6-7)
■ Para el tercer trimestre de 2007, los pagos de cuotas han excedido al
de años anteriores (Cuadro 3), mientras que los atrasos se
encuentran en el nivel más bajo de los últimos seis años (Cuadro 4).
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Gráfico 3 Pago de Cuotas Al 30 de septiembre de 2007 (en millones)
7.6
16.5
20.5
23.529.0 16.1
25.4
15.9
14.524.8
22.817.5
0
10
20
30
40
50
60
70
2004 2005 2006 2007
1er Trimestre 2do Trimestre 3er Trimestre
$61.0
$55.9$53.5
$63.7
Gráfico 4 Cuotas Atrasadas Al 30 de septiembre de 2007 (en millones)
$20.7
$3.0$4.1
$12.9
$10.0
$6.5
$12.7
$6.6
0.0
5.0
10.0
15.0
20.0
25.0
2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007
12.4
8.0
15.8
17.918.9
12.1
16.6
11.4
18.9
12.2
5.3
21.6
-
5
10
15
20
Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic
Actual Proyectado
Gráfico 5 Flujo de Caja Actual y Proyectado del Fondo Regular de 2007 (en millones)
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Puntos sobresalientes de los resultados del 3er trimestre Análisis de Liquidez del Fondo Regular al 30 de septiembre de 2007 (páginas 7-8)
■ Considerando la ausencia de planes de pago de cuotas de la mayoría de los Estados Miembros al inicio del año, las proyecciones del efectivo se basan principalmente en información histórica. En adición a la proyección de los planes de pago, la proyección de flujo de caja toma en cuenta los pagos de las cuotas asignadas de 2007 de $6.4 millones y un adelanto de $4.9 millones de cuota para 2008, basado en conversaciones informales con Estados Miembros.
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Respaldado por planes de pago:
OCTUBRE$0.06 milliones
DICIEMBRE$11.4 milliones
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Puntos sobresalientes de los resultados del 3er trimestre Superávit o déficit financiero
■ El Subfondo de Reserva es un alivio temporal para financiar la ejecución
presupuestaria en espera del recibo total de las cuotas y otros ingresos
programados en el Presupuesto del Fondo Regular.
■ Un superávit o déficit financiero es la diferencia entre recursos
proyectados de financiamiento y el financiamiento real.
■ Los déficits financieros continuos tienen una impacto directo
desfavorable en el Subfondo de Reserva y no son sostenibles a largo
plazo.
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Puntos sobresalientes de los resultados del 3er trimestre Superávit o déficit financiero
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Hasta el 30 de septiembre de 2007, existe un déficit financiero de $18.5 millones ($65.9 - $84.4).
Para fin de año, la SG/OEA estima que los $2.9 millones que recibirá del Subfondo de Reserva no serán necesarios para financiar el Programa Presupuesto 2007.
Además, aproximadamente $1.8 millones en el aumentarán el Subfondo de Reserva.
El Subfondo de Reserva será incrementado adicionalmente con recursos no apropiados.
Program-Presupuesto Fondo
Regular
Activida real al periodo del 30/ 09/ 2007
Proyecciones al periodo fiscal del
31/ 12/ 2007Fuentes de Financiamiento: Cuotas 77.3 63.7 81.8 Otros Ingresos 4.2 2.2 4.4
Subfondo de Reserva 2.9 - (1.8) 84.4 65.9 84.4
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Puntos sobresalientes de los resultados del 3er trimestre Fondos Específicos al 30 de septiembre de 2007 (páginas 12-14)
■ El nivel de contribuciones a Fondos Específicos alcanzó $40.7 millones, lo cual esta por debajo del nivel de los tres años anteriores, como se detalla a continuación:
■ Proyecciones de Fondos Específicos son impredecibles.
■ La SG/OEA necesita la habilidad de expandirse y contraerse en relación al nivel de contribuciones a Fondos Específicos.
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2007 2006 2005 2004
Estados Miembros 21,060.2$ 24,190.6$ 30,082.8$ 76,203.3$
Observadores Permanentes 11,920.9 13,913.5 6,130.5 6,782.4
Otros países e instituciones 7,691.0 9,466.6 11,763.9 9,975.2
Total de contribuciones 40,672.1$ 47,570.7$ 47,977.2$ 92,960.8$
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Puntos sobresalientes de los resultados del 3er trimestre
Auditoría Anual de Cuentas de la OEA (páginas 15-16)
■ Aunque existe una demora, Ernest and Young ha sido seleccionada
para conducir la Auditoría Anual de Cuentas de la SG/OEA.
■ En cuanto a la Junta de Auditores Externos, el Sr. Joseph Freamo y el Sr.
Terrance S. Bastian han sido elegidos para cumplir un período de tres y
dos años, respectivamente.
■ El tercer miembro de la Junta, actuando en su ultimo año como
Miembro y Presidente de la Junta continua siendo el Sr. Howard Krongard.
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Puntos sobresalientes de los resultados del 3er trimestre
Recuperación de Costos Indirectos (ICR) al 30 de septiembre de 2007 (páginas 17 - 18)
■ La Secretaría General está trabajando estrechamente con Dependencias Primarias (e.i. Secretarías Ejecutivas de la SG/OEA) para consolidar la política nueva de ICR emitida el 29 de mayo de 2007.
■ Estos esfuerzos se han centrado principalmente en conceptos de administración de proyectos (e.i. costeo adecuado), mediante una nueva comisión interdepartamental en asuntos administrativos.
■ Las recaudaciones de ICR no alcanzarán las expectativas, considerando la fase de transición de la nueva política de ICR:
i. La política de ICR emitió en mayo de 2007;
ii. Cláusula de exención por derechos adquiridos “Grandfathering ” de acuerdos existentes; y
iii. Contribuciones de Fondos Específicos inferiores a lo proyectado.
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Puntos sobresalientes de los resultados del 3er trimestre
Recursos Humanos al 30 de septiembre de 2007 (páginas 19-23)
■ El Reporte de Personal es el
siguiente:
■ La SG/OEA actualmente está
desarrollando un informe que
analiza la representación geográfica
dentro de la OEA.
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■ A sugerencia de la Junta de Auditores Externos, la SG/OEA ha contratado a un experto de Naciones Unidas en clasificación de puestos para revisar las descripciones de funciones.
■ La SG/OEA está implementando actualmente un nuevo Sistema de Evaluación de Desempeño para alinear los objetivos individuales con las metas de la Organización.
Cuadro 7 Reporte de Personal Al 30 de septiembre de 2007
Fondo Julio Agosto SeptiembreRegular 529 527 529
Específico y Fiduciario 180 185 195
Total 709 712 724
* No incluye un traslado temporal por registrar.
*
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Puntos sobresalientes de los resultados del 3er trimestre
Instalaciones de la OEA al 30 de septiembre de 2007 (páginas 23-24)
■ El Programa Presupuesto aprobado del Fondo Regular de 2007 asignó a la
Secretaría General $4.8 millones para la hipoteca, administración y
mantenimiento de sus instalaciones. Además, estos costos están
cubiertos con ingresos de alquiler como se detalla a continuación. El saldo
disponible al 30 de septiembre de 2007 es $909 mil.
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Cuadro 9 Administración y Mantenimiento de los Edificios en el 2007 Al 30 de septiembre de 2007 (en miles)
Fuente de Financiamiento
Saldo Acarreado(A)
Financiamiento(B)
Gastos(C)
Compromisos(D)
Ejecución Total (E)=(C+D)
Balance Disponible
(F)=(A+B-E)
Fondo Regular 2007 -$ 4,768$ 3,486$ 1,000$ 4,486$ 281$ Ingreso por Renta 501 1,133 893 113 1,006 628
501$ 5,901$ * 4,379$ 1,113$ 5,492$ 909$
* No incluye $412 mil de apropiaciones para Tecnología de Comunicaciones.
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Puntos sobresalientes de los resultados del 3er trimestre
Servicios de Información Tecnológica (IT) (páginas 25-26)
■ La Secretaría General está actualizando diversos niveles de equipo y software en estrecha colaboración con los usuarios.
■ Esta actualización ayudará a lograr que OASES sea compatible con
innovaciones tecnológicas y al mismo tiempo que sean de uso fácil para los usuarios, estableciendo la base para implementar actualizaciones futuras tales como la Administración de Proyectos de Oracle.
■ Esta herramienta incluirá el ciclo de vida del proyecto en su totalidad, desde la planificación de presupuestos hasta la evaluación del desempeño, permitiendo a los administradores operar de una manera más eficiente y eficaz.
■ Otros proyectos importantes de IT durante este año: i) Topología de una red actualizada para el Edificio Principal; ii) Actualización del Sistema de Mensajes de llamadas telefónicas; iii) Sistema de Comunicación Segura (Groove); iv) Sistema de Difusión del Correo Electrónico de la OEA (OAS Mail Manager), entre otros.
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Puntos sobresalientes de los resultados del 3er trimestre
Servicios de adquisiciones (páginas 27-31)
■ La Junta de los Auditores Externos ha recomendado “continuar fortaleciendo el proceso de supervisión de los CPR. Elaborar un plan para administrar el proceso de los CPR …”
■ La SG/OEA ha iniciado una revisión global de los requisitos y procesos de los CPR para mejorar la aplicación de este mecanismo de contratación.
■ En cuanto a las actividades relacionadas con viajes, la SG/OEA a contratado, desde febrero, a Omega World Travel (Omega), mejorando la contabilidad y supervisión de viajes, al igual que el alcance de los informes.
■ En cuanto a los activos fijos, la Junta recomendó “Mejorar la conciliación de los activos fijos haciendo un seguimiento de los datos y cuentas de inventario.” La SG/OEA actualizará el software de Activos Fijos de Oracle durante 2008 para automatizar la administración de activos de la OEA, simplificando tareas de contabilidad tales como la conciliación.
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IIISiguientes pasos para la CAAP y la Secretaría General
PLAN OPERATIVO – SECCION DBFS/FRC
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Siguientes pasos para la CAAP y la Secretaría General
■ Presentar una metodología para fijar la escala de asignación de cuotas aprobada por el Consejo Permanente y la Asamblea General.
■ Apoyar la aprobación de la Asamblea General del Programa-Presupuesto de 2009.
■ Iniciar sesiones de adiestramiento para el personal de la SG/OEA sobre normas de contabilidad internacionalmente aceptadas.
■ Continuar con la consolidación de la gestión de proyectos con la nueva política de ICR.
■ Atender las necesidades de Recursos Humanos en áreas críticas.
■ Reformular mecanismos de compras y contrataciones para personal de apoyo temporal.
PLAN OPERATIVO – SECCION DBFS/FRCCP19079s