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INFORME DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO (Art. 9 ley 1474 de 2011)
En cumplimiento del artículo 9° de la Ley 1474 de 2011 modificatorio del artículo 14 de la Ley 87 de 1993, se presenta el primer informe pormenorizado del Estado de Control Interno, de AQUATERRA Empresa de Servicios Públicos de Guarne correspondiente al primer período de 2017 (enero – abril) Asesora con funciones de Control Interno: ROSMIRA MURILLO HENAO Fecha de Elaboración: 10 de mayo de 2017
CONTENIDO DEL INFORME 1. ESTRUCTURA DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO BAJO LAS DIRECTRICES DEL DECRETO 943 DE 2014 En la última actualización del MECI se concibe el Control Interno como un conjunto de elementos interrelacionados, donde intervienen todos los servidores públicos de la entidad como responsables del control en el ejercicio de sus actividades; busca garantizar razonablemente el cumplimiento de los objetivos institucionales y la contribución de éstos a los fines esenciales del Estado; a su vez, persigue la coordinación de las acciones, la fluidez de la información y comunicación, anticipando y corrigiendo, de manera oportuna, las debilidades que se presentan en el quehacer institucional. En el artículo cuarto del acuerdo 06 de 2015 se creó el Comité Coordinador del SGI (SGC – MECI) como órgano soporte para el desarrollo de las actividades relacionadas con la creación, el diseño, la implementación, mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestión Integral de la Empresa de Servicios Públicos de Guarne. En enero se realizó un informe inicial del estado de control interno y se presentó el plan de acción para el 2017; este documento se radicó ante la Gerencia el 05/01/2017 con el consecutivo 0001; con este mismo radicado se presentó el programa anual de auditorías el cual se encuentra aprobado por el Comité Coordinador del Sistema de Gestión Integral. La nueva estructura del Modelo Estándar de Control Interno, presenta ahora dos (2) Módulos y un Eje Transversal, de la siguiente forma: 1. Módulo de Control de Planeación y Gestión 2. Módulo de Control de Evaluación y Seguimiento 3. Eje Transversal
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Teniendo en cuenta igualmente que en dicho Decreto se fijó el cronograma para la actualización del MECI por parte de las entidades públicas en cinco fases, se evidencia que la Empresa dio cumplimiento a las mismas de la siguiente forma: Fase 1. Conocimiento. Ejecutada en el 100% Fase 2. Diagnóstico. Ejecutada en el 100% Fase 3. Planeación. Ejecutada en el 100% Fase 4. Ejecución y Seguimiento. Se reinició con la ejecución de actividades, organización de documentación, elaboración de manuales, cartillas y de más documentos necesarios para la debida estructuración de cada uno de los componentes de los módulos. Fase 5. Cierre. Este proceso está proyectado para el último período de 2017.
2. MÓDULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN 2.1. AVANCES En enero de 2017, se realizó un diagnostico al módulo en general, el cual se convierte en una línea base para continuar con el avance de los componentes, con el ánimo de dar complimiento al 100% del avance de este módulo, posterior a la fase del diagnóstico, la entidad inicio a realizar todas las actividades necesarias para aumentar el grado de cumplimiento, por lo tanto hay nuevos manuales, cartillas, guías y documentos que se han incorporado gradualmente a la estructura del Modelo Estándar de Control Interno. Todos los documentos se socializan y aprueban en el Comité Coordinador del SGI; se controlan y se remiten a los responsables de su aplicación. A 30 de abril el módulo se encuentra así:
MÓDULO 1. CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTION
COMPONENTE ELEMENTO PRODUCTOS RESPONSABLE FECHA VERIFICACIÓN /
DOCUMENTO
Talento Humano Acuerdos, Compromisos y protocolos éticos
Documento con los principios y valores de la entidad: Carta de valores y políticas éticas.
Comité de Coordinación de Control Interno Equipo MECI Representante de la Dirección
Resolución 130 de 2014 – Pendiente revisión y socialización en jornada de reinducción
Acto administrativo que adopta el documento con los principios y valores de la entidad.
Estrategias de socialización
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COMPONENTE ELEMENTO PRODUCTOS RESPONSABLE
FECHA VERIFICACIÓN / DOCUMENTO
permanente de los principios y valores de la entidad: cartillas, correos electrónicos, cartelera, concursos.
Desarrollo del Talento Humano
Manual de Funciones y competencias Laborales.
Comité de Coordinación del SGI Equipo MECI Representante de la Dirección Servidores asignados al proceso de acuerdo con el Modelo de Operación
Resolución 033 de 2017
Plan Institucional de Formación y Capacitación (Anual).
Aprobado por el Comité en reunión del 07/03/2017
Programa de Inducción y reinducción.
Pendiente de documentación
Programa de Bienestar (Anual), adoptado.
Aprobado por el Comité en reunión del 07/03/2017
Plan de Incentivos (Anual) adoptado.
Pendiente de documentación
Sistema de evaluación del Desempeño.
Pendiente de documentación
Direccionamiento estratégico
Planes, Programas y proyectos
Planeación: Planes
Comité de Coordinación del SGI Equipo MECI Representante de la Dirección
Plan de acción vigencia 2017 aprobado en reunión del SIG del 27/02/2017- Acta 001
La misión y visión institucionales adoptados y divulgados
Se encuentran adoptados mediante Resolución 104 de 2012; sin embargo en reunión del SIG del 08/05/2017 se aprobó iniciar una revisión
Objetivos institucionales
Pendientes de revisión
Planes, programas y proyectos (plan de acción, PAC, Acuerdos de gestión, Cronogramas de trabajo, cronograma de los diferentes comité de trabajo
Pendientes de revisión
Modelo de Operación por procesos
Mapa de Procesos: articular los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y evaluación.
Equipo MECI y servidores
asignados al proceso de
acuerdo con el Modelo de Operación
Servidores
involucrados en el desarrollo de cada proceso
Se aprobó el Manual de Calidad y Operación en reunión del SIG del 03/04/2017- Acta 004 Se aprobó la documentación de siete procesos en la Empresa en reunión del SIG del 08/05/2017- Acta 006
Divulgación de los procedimientos
Se elaboró y aprobó la guía para aplicación del Manual de Contratación en reunión del SIG del 17/03/2017- Acta 003 Se elaboraron y aprobaron los procedimientos del proceso de Evaluación y Mejoramiento en reunión del SIG del 09/03/2017- Acta 002
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COMPONENTE ELEMENTO PRODUCTOS RESPONSABLE
FECHA VERIFICACIÓN / DOCUMENTO
Proceso de seguimiento y evaluación que incluya la evaluación de la satisfacción del cliente y partes interesadas.
La Empresa tiene estructurado el procedimiento de atención de PQRS de acuerdo a los lineamientos que aplica a las E.S.P. Pendiente revisar documentación, socializarlo y controlarlo para dar continuidad a la aplicación Se estructuró el registro para aplicar la encuesta de satisfacción en reunión del SIG del 09/03/2017- Acta 002
Estructura organizacional
Estructura organizacional de la entidad que facilite la gestión por procesos
Comité de Coordinación del
SGI
Equipo MECI Representante de
la Dirección
Acuerdo 05 de 2016 la Junta Directiva de “AQUATERRA E.S.P.” adoptó la nueva estructura administrativa de la entidad y la planta de cargos y las funciones se adoptaron en el acuerdo 05 de 2016.
Manual de Funciones y Competencias laborales adoptado y socializado
Actualizado y compilado con la Resolución 033 de 2017
Indicadores de gestión
Definición de indicadores de Eficiencia, eficacia y efectividad, que permiten medir y evaluar el avance en la ejecución de los planes, programas y proyectos
Comité de Coordinación del
SGI
Equipo MECI y Servidores
asignados al proceso de
acuerdo con el Modelo de Operación
Directivo
responsable del Proceso
Se aprobó la documentación de siete procesos en la Empresa en reunión del SIG del 08/05/2017- Acta 006, cada uno de ellos tiene incluidos los indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad
Seguimiento de los indicadores por lo menos cada seis meses
Proyectada para el 30 de junio y el 31 de diciembre
Revisión de la pertinencia y utilidad de los indicadores
De acuerdo a los resultados del primer análisis
Políticas de Operación
Establecimiento y divulgación de las políticas de operación
Equipo MECI Servidores
asignados al proceso de
acuerdo con el Modelo de Operación
Comité de
Coordinación del SGI
Pendiente de documentación
Manual de operaciones o su equivalente adoptado y divulgado
Se aprobó el Manual de Calidad y Operación (MA-GE-001) en reunión del SIG del 03/04/2017- Acta 004
Administración del riesgo
Políticas de administración del riesgo
Definición por parte de la alta Dirección de políticas para el manejo de los riesgos
Pendiente de documentación
Divulgación del mapa de riesgos
Pendiente de documentación
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COMPONENTE ELEMENTO PRODUCTOS RESPONSABLE
FECHA VERIFICACIÓN / DOCUMENTO
institucional y sus políticas
Identificación del riesgo
Identificación de los factores internos y externos de riesgo
Pendiente de documentación
Riesgos identificados por procesos que puedan afectar el cumplimiento de objetivos de la entidad
Pendiente de documentación
Análisis y valoración del riesgo
Análisis del riesgo Pendiente de documentación Evaluación de controles existentes
Pendiente de documentación
Valoración del riesgo
Pendiente de documentación
Controles Pendiente de documentación Mapa de riesgos de proceso
Pendiente de documentación
Mapa de riesgos institucional
Pendiente de documentación
CUADRO RESUMEN
CONCEPTO NÚMERO
TOTAL PRODUCTOS DEL MÓDULO:
33
PRODUCTOS DESARROLLADOS
17
PENDIENTES DE REVISIÓN:
2
PENDIENTES DE DOCUMENTACIÓN
14
2.2 DIFICULTADES El hecho de que se implemente un manual, cartilla o documento, por sí solo no es garantía de cumplimiento de los objetivos que tiene el mismo, por ello se debe contar con la disponibilidad de todos los servidores públicos para poder cumplir con el objetivo trazado en cada uno de estos documentos, al tener el volumen de documentos nuevos adoptados y pendientes por dar inicio a su ejecución en el día a día, es por ello que la asimilación está en proceso gradual, la capacitación y socialización de los mismos ha sido exitosa y asumida de manera receptiva por cada uno de los asistentes, el seguimiento a cada uno de los componentes del módulo debe ser periódico y a todas las áreas involucradas, de tal manera que se garantice que todo los responsables cumplen cabalmente con sus actividades encomendadas.
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2. MÓDULO DE CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO 2.1. AVANCES Con la definición del programa anual de auditoria para la vigencia 2017, y la implementación y ejecución del mismo, han surgido una serie de hallazgos, los cuales se consolidan en la herramienta denominada Planes de Mejoramiento, realizando seguimiento a su evolución en las reuniones del Comité Coordinador del SIG realizado de acuerdo a la programación establecida con anterioridad. A 30 de abril el módulo se encuentra así:
MÓDULO 2. CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
COMPONENTE ELEMENTO PRODUCTOS RESPONSABLE FECHA VERIFICACIÓN /
DOCUMENTO
Autoevaluación Institucional
Autoevaluación de control y gestión
Actividades de sensibilización a los servidores sobre la cultura de la autoevaluación
Equipo MECI Representante de la Dirección
Comité de Coordinación de Control Interno
El 12/01/2017 se realizó reunión de personal y en ella se
socializaron las funciones de la oficina de Control Interno y las
responsabilidades de los servidores públicos
Herramientas de autoevaluación
Para el presente año se realizó la autoevaluación previa la
presentación del informe anual de Control Interno
Auditoría Interna
Auditoría Interna
Procedimiento de auditoría Interna
Oficina de Control Interno, Auditoría Interna
o quien haga sus veces
El procedimiento se aprobó el 17/03/2017 (Acta 003); se socializó con el personal
responsable de los procesos y se ha venido cumpliendo. Al 30 de
abril se han realizado las auditorías por parte de Control
Interno:
01 CAJA MENOR 02 CIERRE FINANCIERO Y PRESUPUESTAL 03 CONTRATACIÓN 2016 04 CONTROL INTERNO CONTABLE 05 PERSONAL Y NÓMINA 06 GESTIÓN DOCUMENTAL
Programa de auditorías Plan de Auditoría
Se aprobó en reunión del Comité Coordinador del SGI el 27/02/2017 (Acta 001)
Informe Ejecutivo Anual de Control Interno
Se presentó el informe anual con fecha de certificación el
28/02/2017, obteniendo el siguiente resultado:
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COMPONENTE ELEMENTO PRODUCTOS RESPONSABLE
FECHA VERIFICACIÓN / DOCUMENTO
FACTOR PUNTAJE NIVEL Entorno de
Control 2.45 Básico
Información y comunicación
3.18 Intermedio
Direccionamiento Estratégico
2.93 Intermedio
Administración del riesgo
2.04 Básico
Seguimiento 2.58 Intermedio Indicador de madurez del
MECI
40.89 Intermedio
Planes de mejoramiento
Plan de mejoramiento
Herramientas de evaluación definidas para la elaboración del plan de mejoramiento
Representante Legal
Servidores Responsables
de los procesos Representante de la Dirección Equipo MECI
El registro del plan de mejoramiento tiene metas, fechas
y responsables lo cual permite una evaluación objetiva y efectiva
de las actividades planteadas
Seguimiento al cumplimiento de las acciones definidas en el plan de mejoramiento
Se tiene contemplado el seguimiento permanente a medida que se ejecutan las
actividades, se pueden soportar y se verifica la eficacia de las
mismas.
Para todas las auditorías realizadas se han adelantado planes de mejoramiento y está pendiente el que resulte de los
hallazgos administrativos producto de la auditoría especial de la CGA
vigencia 2016.
CUADRO RESUMEN
CONCEPTO NÚMERO
TOTAL PRODUCTOS DEL MÓDULO
7
PRODUCTOS DESARROLLADOS
7
PENDIENTES DE REVISIÓN:
0
PENDIENTES DE DOCUMENTACIÓN
0
2.2 DIFICULTADES Algunas de las acciones que se deben tomar para realizar la corrección de la no conformidad hallada o detectada, depende de dos o más áreas, lo cual dificulta la solución de la irregularidad de manera rápida, además existen no conformidades
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que implican verificar su efectividad a largo plazo y eso conlleva que las acciones se desarrollen durante todo el año y por ende el plan de mejoramiento solo quede cerrado al final de la vigencia.
3. EJE TRANSVERSAL DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 3.1. AVANCES El eje ha estado desarrollado sus componentes, pues con el área de comunicaciones se proyectó el plan de comunicaciones pero aún no se ha aprobado aunque ya se ejecutan algunas de las actividades; además se inició el proceso de actualización de la página web institucional, en la cual se pretende publicar los manuales, cartillas y documentos existentes. Con relación a las actividades para el cumplimiento del Plan anticorrupción 2017, aprobado el 27/02/2017 y publicado en la página web el 01/03/2017, se presenta de manera conjunta el avance de las actividades con el presente informe general del estado del Control Interno en la Empresa. La Entidad cumple con la presentación de los diferentes informes a los entes de control del orden territorial y nacional, dentro de los tiempos y plazos establecidos y éstos se compilaron en la Resolución número 18 de 2017, notificada a los responsables de los mismos. A 30 de abril el módulo se encuentra así:
EJE TRANSVERSAL INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
ELEMENTO PRODUCTOS RESPONSABLE FECHA VERIFICACIÓN /
DOCUMENTO
Información y comunicación
interna y externa
Identificación de las fuentes de información externa (Recepción de peticiones, quejas, reclamos y/o denuncias, buzón de sugerencias, encuestas de satisfacción, entre otras)
Comité de Coordinación de Control Interno
Equipo MECI
Representante de
la Dirección
Servidores asignados al
proceso de acuerdo con el
Modelo de Operación
El 09/03/2017 se aprobó el Programa de Gestión Documental el
cual incluye todos los procedimientos de esta área con sus
respectivos registros y se vienen aplicando.
La Empresa tiene establecida el área de atención al usuario con
control mensual de PQRS relacionadas con la prestación de
los servicios
Fuentes internas de información (manuales, informes, actas, actos administrativos) sistematizada y de fácil acceso que permita consultar toda la documentación y/o archivos de importancia para el funcionamiento y gestión de la entidad.
Documentación del manual de calidad y operación
Actualización del manual de funciones
Documentación de los nueve procesos del SIG
Documentación de manuales, guías, programas, procedimientos y
registros en: Direccionamiento Estratégico, Evaluación y mejoramiento, Compras y
Contratación, Gestión del Talento Humano, Gestión Documental.
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ELEMENTO PRODUCTOS RESPONSABLE
FECHA VERIFICACIÓN / DOCUMENTO
Rendición anual de cuentas con la Intervención de los distintos grupos de interés, veedurías y ciudadanía, en la cual se informe sobre los programas, proyectos, obras, contratos y administración de recursos.
Implementación de la página web, publicaciones en redes sociales
El equipo de comunicaciones recopila información para la
rendición anual proyectada para el final de la vigencia
Tablas de retención documental de acuerdo con lo previsto en la normatividad
Aprobadas en el 2014, se encuentran en revisión para realizar
jornada de reinducción Organización de archivos de gestión
Organización del archivo central
Política de Comunicaciones
Se encuentra proyectada en el plan de comunicaciones que será
revisado por el Comité Coordinador del SGI en mayo.
Manejo organizado o sistematizado de la correspondencia recibida y la respuesta que se genera al usuario y/o grupo de interés.
La entidad cuenta con el módulo de SAIMYR que permite radicar la
correspondencia que ingresa y sale y se aplican los lineamientos y
registros del Programa de Gestión Documental.
Sistemas de información y comunicación
Manejo organizado o sistematizado de los recursos físicos, humanos, financieros y tecnológicos, asociando procesos, procedimientos y guías donde se establece el manejo de éstos y su adecuada utilización.
La entidad cuenta con módulos que permiten el manejo sistematizado de los recursos físicos, talento humano,
contabilidad, presupuesto, financiera, gestión documental,
facturación y atención de PQRS.
Se requiere documentar los procedimientos que se ejecutan en
cada uno de ellos.
Mecanismos de consulta con distintos grupos de interés para obtener información sobre necesidades y prioridades en la Prestación del servicio.
Pendiente de documentación
Medios de acceso a la información con que cuenta la entidad: Página web, carteleras, periódicos
Se cuenta con carteleras, página web, redes sociales institucionales, buzón de sugerencias, atención a
PQRS
CUADRO RESUMEN
CONCEPTO NÚMERO
TOTAL PRODUCTOS DEL MÓDULO
9
PRODUCTOS DESARROLLADOS
8
PENDIENTES DE REVISIÓN:
0
PENDIENTES DE DOCUMENTACIÓN
1
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3.2 DIFICULTADES En cuanto al avance en el cumplimiento de las actividades la entidad vienen realizando algunas actividades, hasta donde las limitaciones de programación que tiene la actual página web lo permiten, y diseñando estrategias diferentes a la página web que en ocasiones no tienen tanto impacto por accesibilidad y facilidad en la información. Se espera que con la contratación del profesional para el área de comunicaciones se pueda cumplir con actividades pendientes de este sector en la Empresa y mejorar las comunicaciones entre ésta y los usuarios. 4. ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Teniendo en cuenta que todos los servidores públicos de la entidad, somos responsables de aportar al proceso del Sistema de Control Interno en la Empresa, es política institucional antes de realizar la adopción, el documento es objeto de revisión y ajuste por parte de las áreas que por su competencia, realicen los respectivos aportes, de tal manera que el documento pueda ser llevado a la práctica sin ningún inconveniente. Para que el sistema contenga todos sus componentes, falta específicamente realizar acciones tendientes a completar los productos mínimos de los siguientes elementos: CUADRO RESUMEN
CONCEPTO NÚMERO PORCENTAJE
TOTAL PRODUCTOS DE LOS TRES MÓDULOS Y EL EJE TRANSVERSAL
49 100%
PRODUCTOS DESARROLLADOS
32 65%
PENDIENTES DE REVISIÓN:
2 5%
PENDIENTES DE DOCUMENTACIÓN
15 30%
Este cuadro resumen nos permite evidenciar que el avance de los productos del Sistema de Control Interno en AQUATERRA E.S.P. GUARNE es del 65%, justificado en cada uno de los módulos y el eje transversal.
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REPRESENTACIÓN GRÁFICA
49
32
2
15
0
10
20
30
40
50
60
TOTAL PRODUCTOS PROD.DESARROLLADOS
PROD. EN REVISIÓN PROD. PORDOCUMENTAR
100%
65%
5%
30%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
TOTAL PRODUCTOS PROD.DESARROLLADOS
PROD. EN REVISIÓN PROD. PORDOCUMENTAR
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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Continuar con la ejecución del plan de acción y el programa anual de auditorías con el fin de asegurar que al finalizar la vigencia los 49 productos del MECI se encuentran desarrollados, en aplicación y con seguimiento. Continuar con la socialización de los componentes que hagan parte del Modelo Estándar de Control Interno, principalmente con los nuevos elementos incorporados o la modificación de los existentes, además de los elementos que por su naturaleza deben ser de constante divulgación, propendiendo siempre por el empoderamiento de los servidores públicos en las acciones y responsabilidades que el sistema exige. Elaborar los Manuales y documentos que aún están pendientes, socializarlos, adoptarlos e implementarlos. Continuar con la integración entre el área de Calidad y la Oficina Asesora de Control Interno, de tal manera de que exista armonía y coherencia al implementar ambos sistemas. ORIGINAL FIRMADO
ROSMIRA MURILLO HENAO Asesora de Control Interno