2013
NANCY LORENA CASTRO SÁNZ
CONTRALORA MUNICIPAL
ARMENIA – QUINDÍO
INFORME DE GESTIÓN
INFORME DE GESTIÓN 2013
INTRODUCCIÓN
La Contraloría Municipal de Armenia tiene como propósito presentar los
resultados de la gestión institucional de la vigencia 2013 con la ejecución del Plan
Estratégico “Moralización y Modernización del Control Fiscal” proyectado para el
periodo 2012-2015, lo que nos permite una rendición de cuentas a las diferentes
comunidades, así como tener los insumos para realizar los ajustes pertinentes a
dicho plan como una oportunidad de mejora continua en los diversos procesos de
la entidad.
El presente Plan se realiza para dar cumplimiento a lo establecido en el inciso 2
del artículo 74 de la Ley 1474/2011, donde establece la necesidad de presentar
los informes de gestión de las entidades públicas.
En este orden de ideas en el presente informe presentaremos los avances
generados en esta vigencia al Plan Estratégico proyectado el cual posee las
siguientes Líneas estratégicas:
1. Moralidad y Medidas de Anticorrupción con el programa Cultura Anticorrupción,
donde se desarrollan dos subprogramas como son: educando el control fiscal y
rendición de cuentas
2. Vigilancia y Fortalecimiento del Control Fiscal, con el programa Control Fiscal
con Calidad, Oportunidad y Efectividad, donde se ejecuta el subprograma Control
Fiscal Integral
3. Gestión Gerencial e Institucional con el programa Contraloría Municipal al
Servicio del Ciudadano, el cual contiene los siguientes subprogramas: sistema
integrado de gestión, sistema financiero, fortalecimiento al personal y buen
gobierno
4. Participación Ciudadana, con el programa Hacia la Participación Ciudadana,
conteniendo el subprograma control fiscal participativo
5. Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, con el programa Contraloría
Municipal al Cuidado del Patrimonio Público, con sus tres subprogramas: proceso
de responsabilidad fiscal, proceso administrativo sancionatorio, y proceso
coactivo.
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MISIÓN
Ejercer el control fiscal de los recursos públicos del Municipio de Armenia, fortaleciendo la cultura del autocontrol con fundamento en valores morales, éticos, cívicos y culturales, contribuyendo con el desarrollo económico, social-cultural, tecnológico y ambiental, con un alto grado de profesionalismo de los funcionarios de nuestra entidad, comprometidos con la responsabilidad social en beneficio de la comunidad.
VISIÓN
Ser reconocida ante la comunidad, como una institución moderna con capacidad de liderazgo en el ejercicio del control fiscal integral, que contribuya al logro de los fines esenciales del Estado.
POLÍTICA INSTITUCIONAL
Garantizar el ejercicio del control fiscal bajo criterios de ética pública y moralidad administrativa alcanzando altos niveles de desempeño.
POLÍTICA DE CALIDAD
Prestar un servicio eficiente y eficaz a través de procesos articulados que respondan a estándares de calidad y mejoramiento continuo que satisfaga las expectativas y necesidad de la sociedad.
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1. LINEA ESTRATEGICA: “MORALIDAD Y MEDIDAS DE
ANTICORRUPCION
Objetivo Estratégico: Diseñar mecanismos que permitan aplicar medidas
administrativas de lucha contra la corrupción establecidas en la Ley 1474/2011 y
demás normas concordantes
LÍNEA ESTRATÉGICA Moralidad y medidas anticorrupción
PROGRAMA Cultura Anticorrupción
META DE RESULTADO Diseñar anualmente una estrategia que contribuya a la prevención de la corrupción desde el punto de vista de la capacitación
SUBPROGRAMA Educando en control fiscal
ACTIVIDADES DE FORMACIÓN, CAPACITACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN COMUNIDAD
Fuente: Medios de comunicación
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Al respecto se debe destacar el empleo de los diferentes medios de comunicación con el fin de realizar la convocatoria a la comunidad, entre los cuales se encuentran: Banner`s de la página web, llamadas telefónicas y remisión de correos electrónicos a los representantes comunitarios y de grupos legalmente organizados. Los resultados de las anteriores acciones se describen a continuación:
Actividades de Formación, Capacitación y Sensibilización a la Comunidad
Tabla # 1
TEMA DIRIGIDO A No
ASISTENTES
Sensibilización Comunidad Comuna 8 16
Control Social, COVI Presupuesto Participativo
PRESIDENTES JAC 8
Sensibilización Comunidad Comuna 5 18
Sensibilización Comunidad Comuna 2 32
Pedagogía en el Control Social Juntas de Acción Comunal 29
Sensibilización Comunidad Comuna 6 23
Comparendo ambiental , presupuesto participativo, COVI
PRESIDENTES JAC 32
Socialización proyecto Contralor Estudiantil
Rectores Instituciones Educativas
21
Sensibilización Comunidad Barrio Los
Quindos 9
Nuevas reformas al proceso Contractual y otros
Ediles y Veedores 46
Presupuesto Participativo Presidentes JAC 18
FUENTE: División de Vigilancia CMA
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Fuente : Fotos Contraloría Municipal de Armenia
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Actividades de Promoción y Divulgación Sujetos de Control
Tabla # 2
TEMA DIRIGIDO A
Fondos Educativos Rectores Instituciones
Educativas
Contratación Sujetos de Control
Socialización Herramienta de Control
Interno Contable
Sujetos de Control
Normas Internacionales de Información
Financiera NIIF
Sujetos de Control
FUENTE: División de Vigilancia CMA
Se destaca que entidades como la Contaduría General de la Nación impartió
temas como el de control interno contable y el registro de los principales hechos
económicos de las entidades, en el marco del convenio interinstitucional existente.
De la misma manera, la capacitación en Normas Internacionales de Información
Financiera NIIF fue adelantada en el marco del convenio de cooperación
institucional entre la Universidad La Gran Colombia y la Contraloría Municipal de
Armenia.
Capacitación a Instituciones Educativas
Fuente: Fotos Contraloría Municipal de Armenia
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Actividades de Deliberación con Comunas (Encuentros)
Tabla # 3
DIRIGIDO A No ASISTENTES
COMUNA 8 16
COMUNA 5 18
COMUNA 2 32
COMUNA 6 23
Comunidad Barrio Los Quindos 9 FUENTE: División de Vigilancia CMA
ENCUENTROS CON LAS COMUNASCOMUNAS 5, 6 Y 8
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Fuente: fotos CMA, comunas # 5.6.8
LÍNEA ESTRATÉGICA Moralidad y medidas de anticorrupción
PROGRAMA Cultura anticorrupción
META DE RESULTADO Diseñar anualmente una estrategia que contribuya a la prevención de la corrupción (Ley 1474/2011)
SUBPROGRAMA Rendición de cuentas
CONVENIOS
Dando cumplimiento al plan estratégico se realizó durante la vigencia 2013
convenio interadministrativo con la Contaduría General de la República, cuyo
objeto es: “Convenio interadministrativo de cooperación técnica, firmado el 25 de
abril de 2013.
Se mantienen durante la vigencia 2013 los convenios con:
La Auditoría General de la República, con el fin de aunar esfuerzos para promover
el fortalecimiento de las contralorías, el cual tiene duración de 5 años.
El convenio con la Contraloría General de Santiago de Cali, el cual es de
cooperación y apoyo tecnológico, para 7 aplicativos.
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PLAN ANTICORRUPCIÓN.
Con los Colegios Comfenalco Quindío, Bethlemitas y CASD del Municipio de
Armenia se realizaron convenios cuyo objeto es la pasantía de estudiantes de 10
y/o 11 grado para realizar el servicio social obligatorio dentro de las Instalaciones
de la Contraloría, para un total de siete (7) estudiantes durante la vigencia 2013.
PLAN DE BIENESTAR SOCIAL.
Con el fin de apoyar al bienestar de los funcionarios, por solicitud de cada uno y
teniendo en cuenta el límite permitido por ley para descuentos de nómina, se
determinó celebrar convenios para manejo de libranzas con las siguientes
entidades financieras: Macro financiera, Fedeptal, Seguros Bolívar, Los Olivos,
Coopserp y Avanza.
CONVENIOS UNIVERSIDADES
El Plan estratégico de la Contraloría Municipal de Armenia, se encuentra
soportado en el Estatuto anticorrupción, razón por la cual se realizaron convenios
con las Universidades:
UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA: Convenio Marco interinstitucional para el
desarrollo de prácticas universitarias, Convenio Marco de Cooperación académica,
científica y cultural; Convenio de cooperación interinstitucional para el desarrollo
de prácticas universitarias consultorio jurídico. Para un total de 8 estudiantes
durante la vigencia 2013.
Se firmó el convenio del Auditor Universitario, el 10 de diciembre de 2013 y se
inicia su desarrollo el primer semestre de 2014.
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO: Facultad de ciencias económicas y
administrativas, programa de contaduría: se firmó el convenio
interadministrativo para el desarrollo de pasantías, con un total de 7 estudiantes
de contaduría, los cuales apoyaron al equipo auditor en el desarrollo de auditorías
financieras. Programa de Administración de negocios: Se firmó convenio
interadministrativo para el desarrollo de pasantías, los estudiantes universitarios
apoyan al equipo auditor en el desarrollo de auditorías de Gestión, especiales y
participación ciudadana. Se vincularon un total de 3 estudiantes.
Facultad de Biología: Convenio marco interadministrativo para realizar pasantías,
cada estudiante ejecuta una labor de apoyo a la auditoría ambiental que desarrolla
la Contraloría Municipal. Se vincularon 3 estudiantes.
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DEMANDAS EN CONTRA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL DE ARMENIA
El 4 de julio de 2013 El Tribunal Administrativo del Quindío mediante oficio No
3719. Donde se condena al Municipio de Armenia y a la Contraloría Municipal a
reintegrar al Sr Dumar Salazar Méndez al cargo que venía desempeñando. Y se
ordena cancelar al Señor los valores correspondientes a salarios, prestaciones
sociales y demás emolumentos laborales dejados de percibir desde la fecha en
que fue retirado del cargo.
Ante esta decisión del Honorable Tribunal, la Contraloría inicia la gestión de
conciliar con el Sr. Dumar Salazar Méndez. Dando cumplimiento se le reintegra a
su cargo el 1 de agosto de 2013, se hacen las gestiones necesarias ante
diferentes entidades como lo es el Municipio de Armenia, el Honorable Concejo
Municipal, El Ministerio de Hacienda; con el fin de conseguir los recursos para
cancelar esta deuda, toda vez que, la ley 1437en su artículo 192 establece un
plazo máximo de 10 meses para cancelar.
Como no es posible conseguir otra forma de pagar los valores que estipula la
sentencia, se procedió a realizar un acto administrativo mediante el cual se
propone pagar durante la vigencia 2013 y el saldo restante para la vigencia 2014 .
Con base en los cálculos establecidos por la Ley recocer al Sr Dumar Salazar
$168.730.030, conceptos indexados, los cuales no incluyen ni intereses de plazo
ni de mora, toda vez que no serán cobrados por el acreedor, siempre y cuando el
pago total de la deuda se realice dentro de los seis (6) meses siguientes al primer
pago parcial.
Durante la Vigencia 2013 se le pagó:
Al fondo de cesantías PORVENIR $19.338.707
A la cuenta de Nomina Colpa tria $26.561.901
El 20 de Diciembre se hace otro abono $14.000.000
TOTAL ABONADO VIGENCIA 2013 $59.900.608
Quedando una saldo por pagar durante la vigencia 2014, equivalente a
$23.082.928 a Colpensiones y al Señor Dumar Salazar Méndez $ 92.774.722
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GESTION APORTES PARAFISCALES MINISTERIO DE EDUCACIÓN-SENA-
ESAP
Durante la vigencia 2012 el Ministerio de Educación Nacional se contactó con la
Contraloría Municipal de Armenia con el fin de informarle que desde vigencias
anteriores se estaba consignando mal el valor de los aportes parafiscales
establecido en la Ley 21 de 1982. Ante este hecho se procedió a realizar gestión
ante el SENA a nivel Nacional por mayor valor cancelado por medio del sistema
PILA.
El ministerio de educación nacional el 7 de noviembre de 2012 expide la
resolución 14186, resolución de liquidación de la obligación de pago a la
contraloría Municipal de Armenia, donde se informa que se adeuda desde el 2007
$942.013; 2008 $4.015.238; 2009 $4.727.300; 2010 $4.437.300; 2011 $4.864.533
y 2012 $4.379.300, para un total adeudado de $23.365.384.
Se enviaron oficios y documentos soportes que le demostraban al SENA Dirección
General que había recibo un mayor valor en los aportes desde vigencias
anteriores, ante lo cual se le solicita la devolución de estos aportes para ser
consignados al Ministerio de Educación Nacional. Así mismo, a la Dra. Luz Marina
Agudelo, Directora de Gestión Financiera del Ministerio de Educación se le
interpone recurso de reposición, solicitando revocar la resolución de cobro No
14186. Ante esta solicitud el Ministerio de Educación emite la Resolución No 286
de Enero 17 de 2013, resolviendo el recurso de reposición presentado por la
Contraloría Municipal de Armenia contra la resolución de obligación de pago No
14186, resolviendo dejar en firme la resolución de obligación de pago.
Después de tanta gestión adelantada ante el SENA el 28 de enero de 2013 se
recibe oficio de aceptación de devolución del mayor valor y proceden a solicitar
cuenta para consignar los valores solicitados.
El 12 de Febrero de 2013, el Ministerio de Educación Nacional envía la liquidación
oficial con fecha de corte al 29 de Marzo de 2013 donde $22.909.482 equivalen a
capital y $25.199.929 correspondientes a intereses, para un total de $48.109.411.
Ante este cobro se le solicita al Ministerio de educación aplicar el beneficio
contenido en el artículo 47 parágrafo transitorio inciso 3, de la ley 1551 de 2012,
“Si se trata de obligaciones tributarias o parafiscales, la entidad pública acreedora
podrá reducir hasta el noventa por ciento (90%) de los intereses y/o las sanciones
a que haya lugar….”. El 20 de Marzo de 2013, se recibe respuesta del MEN es la
de no otorgar el beneficio señalado.
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El 12 de Marzo de 2013 el SENA realiza la devolución de los recursos por
concepto de mayor valor pagado en aportes parafiscales, por valor de
$33.709.767.
Siguiendo la ardua labor la Contraloría Municipal de Armenia el 3 de Abril de 2013,
en ejercicio del derecho de petición amparado en la constitución política art 23 y la
Ley 1437 de 2011, solicita: Se decrete prescripción de la acción de cobro de los
meses del periodo comprendido entre el mes de octubre de 2007 hasta Marzo
2008 de acuerdo al estatuto tributario nacional ya transcurrieron 5 años de la
obligación sin que hayan sido exigibles. Así mismo, se solicita que con el saldo
que quede se dé preferentemente la aplicabilidad del artículo 149 de la ley 1607
de 2012, en lo referente a las condiciones especiales de pago.
El 19 de Abril de 2013, se le solicita al SENA la devolución de los aportes mayor
valores pagados durante los periodos de 2002 al 2007, equivalente a
$26.934.182.25.
El 27 de Mayo de 2014, se recibe respuesta por parte del MEN donde nos
responden que: 1. No procede la prescripción de los meses de la vigencia 2007 y
2008. 2). La segunda petición de la aplicabilidad del art 149 de la ley 1607 de
2012, se concede una reducción del 50% del valor de los intereses. Por lo anterior
queda un Capital por $22.909.482 y $7.969.247 por concepto de intereses para un
total de $30.878.729
Como la contraloría abono $33.707.767 que fue el valor que devolvió el SENA, el
MEN presenta un saldo a favor el cual se debe devolver a la Contraloría por valor
de $2.831.037.
El 20 de Agosto se recibe comunicado del MEN donde se nos informa que
mediante Auto NO 133 del 12 de Agosto de 2013 se decretó el archivo de las
resoluciones de obligación de pago y recurso de reposición, toda vez que, la
Contraloría Municipal de Armenia realizó todo el pago adeudado.
Continuando con la gestión de recuperar los aportes parafiscales consignados
como mayor valor al SENA, nos notifican el 24 de junio de 2013 la Resolución No
0461 autorizando el desglose y giro de aportes. El 6 de Agosto d 2013 se hace
necesario oficiar a la Dra. Gina Parody Directora Nacional del SENA, con el fin de
hacer cumplir la resolución de pago el 24 de junio de 2013. El 20 de Septiembre
fueron consignados los aportes solicitados.
Ante los problemas e inconvenientes presentados para corregir estos errores
presentados y conocedores que se habían consignado mal los aportes
parafiscales y que a la fecha se adeuda a la ESAP estos pagos, la Contraloría
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Municipal de Armenia procede a contactarse con la ESAP e indicarles les hechos
e informarles que se va a consignar. Es así que el 2 de diciembre de 2013 nos
envían la liquidación de lo adeudado por $14.076.467. Valor que fue cancelado
oportunamente por este ente de Control.
Con lo anterior queda demostrado que se subsanó las falencias presentadas en el
pago de los aportes parafiscales, estando desde la vigencia 2013 sin procesos de
cobro ante la ESAP y el Ministerio de Educación Nacional.
HERRAMIENTA DE CONTROL A LA GESTION
Se desarrolló el Plan estratégico 2012-2015 para el direccionamiento de la
Contraloría Municipal de Armenia y a su vez dando cumplimiento al Estatuto
anticorrupción. Teniendo en cuenta que es fundamental realizar control al
cumplimiento de este plan, se decide encargarle a la técnica en sistemas de la
Contraloría, Ingeniera Valentina Ramírez Pineda, la realización de un programa
software con el fin de ingresar la información del plan Estratégico y plan de acción
de cada Dirección. Este aplicativo debe generar alarmas de control que indiquen
su cumplimiento.
Este aplicativo es diseñado por funcionarias en cumplimiento de sus funciones.
Queda certificado por el Ministerio del Interior, certificado de registro de soporte
logístico-software. Libro 13, tomo 37 partida 463 del 25 de junio de 2013.
REUNIONES CONTRALORES EJE CAFETERO
Lograr identificar las principales falencias que se presentan en el equipo auditor,
fue uno de los resultados del encuentro de Contralores del Eje Cafetero y Tolima,
realizado el pasado 6 de septiembre de 2013.
Septiembre 20 de 2013. Liderar ante el gobierno nacional, el Departamento
Nacional de Planeación, DNP, el ministerio de Hacienda y el Congreso de la
República la forma de conseguir recursos para fortalecer las contralorías, fue uno
de los compromisos de la Auditora General de la República Laura Emilce
Marulanda Tobón en la mesa de trabajo realizada en la Contraloría Municipal de
Armenia con los contralores del Eje Cafetero.
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REUNION CON EL VICEPRESIDENTE
Ante la visita del vicepresidente de la República, Argelino Garzón, la contralora
municipal de Armenia, Nancy Lorena Castro Sanz, gestionó una cita para tratar el
problema presupuestal de las contralorías y en especial de la Contraloría
Municipal de Armenia. La contralora agradeció a los asesores de la
vicepresidencia, quienes le abrieron el espacio para poder conversar con el
vicepresidente al que le planteó la problemática relacionada con la carencia de
recursos presupuestales, además de que sean heredado una serie de demandas y
estas se están fallando.
Fuente: fotos Contraloría Municipal de Armenia
INFORME DE GESTIÓN 2013
Toma de ciudad
Fuente: Fotos Contraloría Municipal de Armenia
La Contraloría Municipal de Armenia en su habitual proceso de acercamiento con
las comunidades para hacerles saber que el éxito de combatir la corrupción está
en denunciar, de ahí que se hizo presencia con “La toma de ciudad “ evento que
sirvió para conocer las inquietudes del ciudadano de a pie o común y corriente, a
su vez socializamos con las personas acerca de las funciones de las contralorías y
el compromiso que debía existir de trabajar con el apoyo de todos los sectores
sociales.
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2. LINEA ESTRATEGICA VIGILANCIA Y FORTALECIMIENTO DEL
CONTROL FISCAL
Objetivo Estratégico: Ejercer el control fiscal con calidad, oportunidad y
efectividad
LÍNEA ESTRATÉGICA Vigilancia y Fortalecimiento del control fiscal
PROGRAMA Control fiscal con calidad, oportunidad y efectividad
META DE RESULTADO Aplicar el 100% de metodologías adoptadas por la Contraloría Municipal para un control fiscal de impacto
SUBPROGRAMA Control fiscal integral
Para el fortalecimiento de la vigilancia de la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes del Estado en el Municipio de Armenia, la Contraloría Municipal avanzó sustancialmente en la actividad de planificación del proceso auditor, lo cual es imprescindible para que la carta de navegación de la Dirección de Vigilancia Fiscal, la cual es el Plan General de Auditoria corresponda a los resultados generados.
GUÍA DE AUDITORIA TERRITORIAL - GAT La Contraloría Municipal de Armenia considerando las atribuciones otorgadas por la Constitución Política de Colombia, la Ley 42 de 1993, el Decreto 267 de 2000; leyes como la 136 de 1994 y 1474 de 2011, considera necesario evolucionar en la implementación del sistema de control fiscal para lo cual adapta la Guía de Auditoria para el ejercicio del control fiscal de las Contralorías Territoriales mediante la Resolución No. 010 de 2013. En esta Guía se generan lineamientos y pautas para el ejercicio del control fiscal dentro de las que se encuentran: la planeación estratégica del proceso auditor, las acciones para las fases de planeación e informes de auditoría, papeles de trabajo, normas, entre otros, de tal manera que la imparcialidad y objetividad de los equipos auditores sea fortalecida. Es así como el 100% de las auditorías realizadas por la Contraloría Municipal de Armenia para la vigencia 2013, fueron efectuadas de acuerdo a lo establecido en la Guía de Auditoria Territorial GAT. El 1 de Febrero de 2013 se socializo a los funcionarios de la Contraloría Municipal
de Armenia la nueva Guía de Auditoria Territorial con el acompañamiento de la
Contraloría Municipal de Santiago de Cali y la Contraloría Departamental del
Quindío, actividad que tuvo una duración de 8 horas académicas.
INFORME DE GESTIÓN 2013
Fuente: Fotos Contraloría Municipal de Armenia, socialización de la Guia Territorial de Auditorias
PLAN GENERAL DE AUDITORIA– PGA 2013 Para la vigencia 2013 se realizó la planeación del Plan General de Auditorías conforme a los lineamientos y pautas dados por la alta dirección; así como los resultados de los procesos auditores traducidos en los hallazgos generados; trámite de denuncias, peticiones y quejas; entre otros aspectos. En este sentido, mediante la Resolución No. 267 de diciembre 27 de 2012 se aprobó el Plan General de Auditorías para la vigencia 2013 de la Contraloría Municipal de Armenia, el cual fue modificado dadas nuevas circunstancias durante la ejecución dentro de las que se encuentran:
-La modalidad Auditoria Especial Contratación Vigilantes para el Municipio de
Armenia se debió incluir como uno de los objetivos de la Auditoria Modalidad
Regular de este mismo Sujeto de Control pues se estableció que por este
concepto no se ejecutaron múltiples procesos de contratación por lo que se
conllevaría a duplicar esfuerzos de los auditores;
-Fue necesario unificar las Auditorias Modalidad Especial denominadas Nóminas
Paralelas del Municipio de Armenia y Empresas Públicas de Armenia, toda vez
que, la temática sobre la cual se basaron es concordante en ambos casos, siendo
además imprescindible ajustar el nombre al de Contratos de Prestación de
Servicios al ser acorde con los objetivos que se persiguen.
-Teniendo en cuenta la importancia de la temática y de adelantar el seguimiento a
la Denuncia D-013-0021, se debió desarrollar la Auditoria Especial respectiva.
INFORME DE GESTIÓN 2013
-Una de los principales gestiones realizada por el Ente de Control ha sido la
promoción de la participación ciudadana, lo que ha originado el incremento
considerable de las denuncias, quejas y peticiones instauradas, las cuales deben
ser tramitadas por los mismos auditores bien sea dentro de los procesos
programados o de manera paralela a los mismos, ocasionando la inversión de
tiempo en estos conceptos, lo que permite vislumbrar las necesidades de ajuste
en las fechas de terminación de algunas de las Auditorias.
Como resultado de lo anterior, se dio la modificación del PGA 2013 mediante la Resolución No. 143 de agosto 1 de 2013. Cumplimiento Como se observa en el cuadro siguiente, se dio cumplimiento del 100% de las auditorias en las modalidades regular y especial de acuerdo a las programadas para el año 2013.
AUDITORIAS EJECUTADAS Tabla # 4
MODALIDAD DE AUDITORIA
TOTAL PROGRAMADAS
TOTAL EJECUTADAS
% DE CUMPLIMIENTO
REGULAR 10 10 100%
ESPECIAL 16 16 100%
TOTAL 26 26 100% FUENTE: División de Vigilancia CMA
Para la vigencia 2013 el PGA fue ejecutado de la siguiente manera: Con relación a las Auditorias Modalidad Especial éstas fueron programadas y ejecutadas 16 y en la Modalidad Regular programadas y ejecutadas 10, notificadas en su totalidad a 12 sujetos de control que fueron objeto de auditoría, tal como se observa en el cuadro siguiente:
INFORME DE GESTIÓN 2013
SUJETOAUDITORIAS
REGULARES
AUDITORIAS
ESPECIALESTOTAL
CURADURIAS 1 y 2 0 1 1
10 16 26
MUNICIPIO DE ARMENIA
FONDO VIVIENDA
CORPOCULTURA
CONCEJO MPAL
PERSONERIA
IMDERA
EPA
EDUA
REDSALUD
AMABLE
1 3 4
1 2 3
1 1 2
1 1 2
1 2 3
1 2 3
1 1 2
1 1 2
TOTAL
1 1 2
1 1 2
EJECUCIÓN PGA POR SUJETO DE CONTROL Y AUDITORIA Tabla # 5 Fuente: Rendición de Cuentas a la AGR
INFORME DE GESTIÓN 2013
Auditorias Notables En el marco de la ejecución del Plan General de Auditoria vigencia 2013 se obtuvieron resultados importantes en cada uno de los procesos auditores; no obstante, se han considerado como notables los resultados de las auditorias que se relacionan a continuación, por su impacto social:
RESULTADOS AUDITORIAS NOTABLES Tabla # 6
MODALIDAD Auditoría Modalidad Regular
SUJETO DE CONTROL
Fondo de Vivienda Municipal
RESULTADOS
Desde la planeación de la Auditoría se contempló el proyecto “Jardines del Eden”. Como resultado de la evaluación del proyecto se configuraron 5 hallazgos del total de 7 que se generaron en la auditoría, los cuales 2 tuvieron incidencia fiscal. El proyecto financieramente contaba con los recursos para su desarrollo y el mismo se realizó con el objetivo de proteger la integridad física de algunos grupos de familias que habitan en zonas de alto riesgo; así mismo, el proyecto cumplió con las especificaciones pactadas inicialmente tanto en la formulación como en la ejecución; una observación al proyecto es que no contempló una vía de acceso para las personas de movilidad reducida. Finalmente, se establece que las viviendas tienen un área construida muy pequeña y las familias que allí habitan son numerosas, presentándose un hacinamiento en la mayoría de ellas, situación que se refleja en el nivel de satisfacción de los beneficiarios la cual fue medido por medio de encuestas cuyo resultado fue: a la pregunta ¿Su hogar se siente satisfecho con la vivienda recibida?, el 55% contestó que no estaban satisfechos. Adicionalmente, se generaron dos beneficios del control fiscal, de los cuales 1 fue cuantificable correspondiente a la devolución de recursos por parte de algunos funcionarios por valor de $474.442, producto del reintegro de incentivos educativos, ya que la Entidad incurrió en un presunto detrimento patrimonial teniendo en cuenta que el incentivo aprobado se debía aplicar sobre la base de la matrícula ordinaria y no sobre la extraordinaria como se observa, Para la fecha del día 19 de Septiembre los funcionarios antes mencionados remitieron a la Contraloría Municipal copia de las consignaciones realizadas.
MODALIDAD Auditoria Modalidad Regular
SUJETO DE CONTROL
Redsalud
RESULTADOS
ANALISIS A GLOSAS Y CARTERA Para el desarrollo de la auditoría de Redsalud se evidenció profesionalismo del equipo auditor, profundidad de análisis y una adecuada distribución de las muestras por cuanto para la evaluación de las glosas y la cartera se efectuó un consolidado por conceptos, trabajo arduo y dispendioso pues la información es presentada de manera general.
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Con la evaluación se pudieron establecer los conceptos por los cuales se presenta el mayor riesgo de yerros, así mismo se pudo determinar las falencias de la entidad por la falta de capacitación, rotación de personal por la contratación con cooperativas y la poca exigencia por parte de la Entidad en dicha materia. Como resultado de lo anterior, se evidenció un (1) beneficio del control fiscal generado por el hallazgo H1A glosas ya que se redujo el valor glosado de $9.559.161 de la vigencia 2011 a $7.267.827 en la vigencia 2012 presentándose un beneficio por valor de $2.291.334. Finalmente, se puede concluir que aunque se han implementado acciones para disminuir la facturación glosada, se siguen presentando inconsistencias ocasionadas generalmente por error humano en cuanto a los procesos de Facturación y diligenciamiento de los RIPS por parte del personal médico. Luego de analizar el derecho de contradicción y la evidencia que lo soporta se logró establecer otro beneficio de auditoría ya que la Entidad solicitó según oficio del día 24 de Octubre de 2013, radicado interno número 7600 al Contratista Henry Serna Flórez la devolución de $386.582 mayor valor pagado por el Contrato de Prestación de Servicios No. 102-2012. Se destaca la gestión derivada del seguimiento de la gestión ambiental, por cuanto como resultado del análisis de la documentación y visitas técnicas realizadas se evidenciaron deficiencias en la prestación del servicio de salud, pero específicamente en lo relativo al manejo de los residuos sólidos hospitalarios, lo que de alguna manera pone en riesgo la salud tanto de operarios como de la comunidad en general. De la evaluación de la gestión ambiental se realizaron pronunciamientos y hallazgos de lo cual se extracta lo siguiente: (…)2.1.4.1. Legalidad Ambiental Redsalud Armenia E.S.E cuenta con algunas debilidades, por cuanto al Plan de Gestión Integral de Residuos Hospitalarios (PGIRHS) ya que no se hace revisión, actualización y seguimiento permanente, conforme lo establece el Decreto 4126 de 2005, modificado parcialmente por el Decreto 2676 de 2000, el Decreto 2763 de 2001 y el Decreto 1699 de 2002 sobre la gestión integral sobre los Residuos Hospitalarios y Similares, la Resolución 1164 de 2002 y los Decretos 1594 de 1984, 3930 de 2010 de vertimientos, evidenciado en las falencias de operación de la gestión interna de los residuos hospitalarios. Hallazgo. Gestión Interna Centros de Salud. Administrativo Los Centros de Salud presentaron falencias en su desempeño en cuanto a los requisitos y especificaciones técnicas reguladas para los recipientes de
COD. General
Concepto General Tipo de Glosa
1 Facturación Administrativa
2 Tarifas Administrativa
3 Soportes Administrativa
4 Autorización Administrativa
5 Cobertura Administrativa
6 Pertinencia Medica
8 Devoluciones
INFORME DE GESTIÓN 2013
disposición, su correcta ubicación y señalización de conformidad con lo establecido en la Resolución 1164 de 2002 en el numeral 7.2.3. Sobre Segregación en la Fuente y lo planteado en el PGIRHS de Redsalud Armenia E.S.E. El incumplimiento a este procedimiento, genera estándares deficientes en las disposiciones de residuos Hospitalarios, fortaleciendo la contaminación del ambiente y generando dificultad para el tratamiento y ubicación final de estos materiales peligrosos.”
Fuente: Rendición de Cuentas a la AGR
Resultados de Auditorias Hallazgos Fiscales, Disciplinarios y Penales generados por auditorias Como producto de los procesos auditores antes detallados se generaron los Hallazgos que se muestran en el cuadro siguiente para las Auditorías realizadas bajo la modalidad Regular:
Hallazgos Auditorías Modalidad Regular por Sujeto Tabla # 7
Fuente: Rendición de La Cuenta a la AGR
Como se observa en el cuadro fueron generados 178 hallazgos administrativos de las Auditorias Modalidad Regular realizadas a 10 sujetos de control, los cuales generaron el desarrollo de los respectivos Planes de Mejoramiento por parte de las entidades. Con respecto a los 27 hallazgos administrativos con incidencia disciplinaria, éstos fueron traslados a las instancias competentes. Se debe destacar la cifra de $1.380.971.241 que corresponde a la cuantía de los 12 hallazgos de carácter fiscal que fueron objeto de traslado al proceso de Responsabilidad Fiscal de la Contraloría Municipal de Armenia.
Puntos de Control: se tienen como puntos de control las Instituciones Educativas del orden municipal de carácter oficial los cuales se encuentran adscritos a la Secretaria de Educación Municipal. Para la vigencia 2013 éstos
PENALES DISCIPLINARIOS ADTTIVOS
IMDERA Regular 1 $ 2.950.000,00 0 1 4
CORPOCULTURA Regular 1 $ 14.496.944,00 0 3 8
EPA E.S.P. Regular 3 $ 381.283.414,00 0 3 16
CONCEJO
MUNICIPAL Regular 1 $ 151.508,00 0 1 5
AMABLE Regular 2 $ 96.621.589,00 0 0 4
MUNICIPIO DE
ARMENIA Regular 1 $ 754.215.279,00 0 4 97
REDSALUD E.S.E. Regular 1 $ 386.852,00 0 6 23
EDUA Regular 0 $ - 0 2 7
FOMUVISORA Regular 2 $ 130.865.655,00 0 4 7
PERSONERIA
MUNICIPAL Regular 0 $ - 0 0 7
12 1.380.971.241,00$ 0 24 178
CANTIDAD TRASLADOSCUANTÍA TRASLADO
HALLAZGOS
RESPONSABILIDAD
FISCAL
SUJETO DE
CONTROL
MODALIDAD
DE AUDITORIA
TRASLADOS DE
HALLAZGOS
RESPONSABILIDAD
FISCAL
TOTAL
INFORME DE GESTIÓN 2013
LAS COLINAS Regular 2
EL CAIMO Regular 1
NUESTRA SEÑORA DE
BELENRegular 3
ESCUELA NORMAL
SUPERIORRegular 6
CIUDADELA EMPRESARIAL
CUYABRARegular 2
RUFINO JOSÉ CUERVO
CENTRORegular 3
LA ADIELA Regular 4
CÁMARA JUNIOR Regular 2
MARCELINO
CHAMPAGNATRegular 3
LUIS CARLOS GALÁN
SARMIENTORegular 2
CIUDADELA DE
OCCIDENTERegular 5
LOS QUINDOS Regular 2
CRISTÓBAL COLON Regular 1
ZULDEMAIDA Regular 2
GUSTAVO MATAMOROS
DE COSTARegular 3
CAMILO TORRES Regular 2
ENRIQUE OLAYA
HERRERARegular 2
REPUBLICA DE FRANCIA Regular 1
BOSQUES DE PINARES Regular 4
INSTITUTO TÉCNICO
INDUSTRIAL (ITI)Regular 4
CENTRO AUXILIAR DE
SERVICIOS DOCENTES
(CASD)
Regular 2
EUDORO GRANADA Regular 4
TERESITA MONTES Regular 3
LAURA VICUÑA Regular 2
CIUDADELA DEL SUR Regular 3
JESÚS MARÍA OCAMPO (EL
NACIONAL)Regular 5
CIUDAD DORADA Regular 4
SANTA TERESA DE JESÚS Regular 3
JOSÉ CELESTINO MUTIS
(INEM)Regular 3
RUFINO JOSÉ CUERVO
SURRegular 4
87
Nombre Punto de Control Modalidad
TOTAL
Cantidad Hallazgos
Administrativos
fueron incluidos dentro de la Auditoria Modalidad Regular al Municipio de Armenia, de donde se generaron hallazgos que fueron reportados en el cuadro anterior para este sujeto de control; no obstante, dada la importancia de los mismos, en el cuadro siguiente se muestran los hallazgos generados por cada Institución Educativa:
Hallazgos Instituciones Educativas Tabla# 8
Es importante anotar, que derivado del proceso auditor al Municipio de Armenia que incluyó a las Instituciones Educativas, se comunicaron a éstas últimas entidades en el Informe Preliminar cuatro hallazgos de carácter fiscal, los cuales culminaron en beneficios de control al ser demostrado en el derecho a
INFORME DE GESTIÓN 2013
contradicción el pago de los recursos económicos que los originaron, como se detalla en la sección de Beneficios de Control. Por otro lado, los resultados de las auditorías realizadas bajo la modalidad Especial se reflejan en los hallazgos plasmados por cada sujeto de control, en el siguiente cuadro:
Hallazgos Auditorías Modalidad Especial por Sujeto
Tabla #9
Fuente: Rendicon de la Cuenta a la AGR
Es muy importante aclarar que la Auditoría Modalidad Especial Contratación fue desarrollada para la EPA ESP así como para el Municipio de Armenia siendo definida como una misma Auditoria, por lo que ésta es relacionada sólo en la EPA ESP. No obstante, fueron generados dos informes de tal manera que cada Entidad involucrada en el proceso auditor adelantara lo propio. Esta situación es similar a las de las Curadurías Urbanas No. 1, de cuya Auditoria se generaron dos Informes pero estos corresponden a una misma asignación. De ahí que se generaron 119 hallazgos administrativos de los cuales presentaron incidencia disciplinaria 19 y 1 con incidencia penal. En cuanto a los hallazgos con incidencia fiscal se destaca que fueron generados 14 por una cuantía en total de $342.942.102,00.
PENALES DISCIPLINARIOS ADTTIVOS
MUNICIPIO DE ARMENIA Especial Predial 3 $ 80.166.727,00
1 5 11
MUNICIPIO DE ARMENIA Especial Estampilla 3 $ 82.023.375,00
0 5 12
MUNICIPIO DE ARMENIA Especial Financiera 0 $ -
0 0 8
CURADURIAS URBANAS
No. 1 y 2 Especial Gestión 0 $ -
0 0 3
EPA E.S.P. Especial Financiera 1 $ 14.790.000,00 0 1 5
EPA E.S.P. Especial Contratación 0 $ - 0 0 1
IMDERA Especial Denuncia 1 $ 96.000.000,00 0 2 3
IMDERA Especial Financiera 0 $ - 0 0 9
REDSALUD E.S.E. Especial Contratación 3 $ 59.055.000,00 0 4 17
REDSALUD E.S.E. Especial Financiera 0 $ - 0 0 13
CONCEJO MUNICIPAL Especial Financiera 1 $ 1.550.000,00 0 1 9
PERSONERIA
MUNICIPAL Especial Financiera 0 $ -
0 0 5
AMABLE Especial Financiera 0 $ - 0 0 6
FOMUVISORA Especial Financiera 0 $ - 0 0 9
CORPOCULTURA Especial Financiera 0 $ - 0 1 3
EDUA Especial Financiera 2 $ 9.357.000,00 0 0 5
14 $ 342.942.102,00 1 19 119TOTAL
SUJETO DE CONTROLMODALIDAD DE
AUDITORIA
TRASLADOS DE
HALLAZGOS
RESPONSABILIDAD
FISCAL
CUANTÍA TRASLADO
HALLAZGOS
RESPONSABILIDAD
FISCAL
CANTIDAD TRASLADOS
INFORME DE GESTIÓN 2013
Hallazgos Fiscales Totales generados por Auditorias y Denuncias Para la Contraloría Municipal de Armenia es importante que los resultados de los procesos auditores correspondan con su misión y función; de ahí que en el siguiente cuadro se muestran -por cada uno de los 10 sujetos de control a los que les fueron notificados hallazgos fiscales-, de manera detallada los resultados de los procesos auditores y del seguimiento a denuncias: Total Hallazgos Fiscales Tabla #10
NOMBRE DE LA ENTIDAD
PROCESO EVALUADO ASUNTO DEL HALLAZGO CUANTIA DEL
HALLAZGO
AMABLE Proceso Contratación en programas y proyectos
Deficiencia en obras realizadas por medio del contrato 04 de 2013
$ 2.454.756,00
AMABLE Deuda Pública (Empréstitos)
Intereses cancelados en credito realizado
$ 94.166.833,00
MUNICIPIO DE ARMENIA
Otros Hurto de recursos $ 754.215.279,00
MUNICIPIO DE ARMENIA
Proceso Contratación de prestación de servicios
personales
Se aplicó incorrectamente los descuentos de ley como aportes a salud , pensión, ARL y parafiscales.
$ 56.299.625,00
MUNICIPIO DE ARMENIA
Proceso Contratación de prestación de servicios
personales
Irregularidades en los pago de salario y de auxilio de transporte
$ 20.397.437,00
MUNICIPIO DE ARMENIA
Proceso Contratación de prestación de servicios
personales
Mayor valor pagado por concepto de Administración en las adiciones
del contrato prestación de servicios
$ 26.597.131,00
IMDERA Proceso Contable Perdida de computador $ 2.950.000,00
INFORME DE GESTIÓN 2013
NOMBRE DE LA ENTIDAD
PROCESO EVALUADO ASUNTO DEL HALLAZGO CUANTIA DEL
HALLAZGO
EPA Otros Pago de intereses $ 72.076.000,00
EPA Proceso Contratación en programas y proyectos
Agrietamiento en obras recibidas recientemente
$ 16.739.846,00
MUNICIPIO DE ARMENIA
Otros Ausencia de recibos de pago $ 341.966,00
MUNICIPIO DE ARMENIA
Otros Aplicación tarifa 11 * 1000 sobre
predios sin estratificar $ 61.295.714,00
MUNICIPIO DE ARMENIA
Otros
Asignación de extractos por parte de la tesorería diferentes a los
certificados por el Departamento Administrativo de Planeación
$ 18.529.047,00
EPA Proceso Contratación en programas y proyectos
Se pagó por los planos record y no se entregaron por parte de los
contratistas. $ 7.055.034,00
REDSALUD Proceso Contratación de prestación de servicios
personales
Se pagó un mayor valor en un contrato de prestación de
servicios. $ 386.572,00
NOMBRE DE LA ENTIDAD
PROCESO EVALUADO ASUNTO DEL HALLAZGO CUANTIA DEL
HALLAZGO
CONCEJO MUNICIPAL
Proceso Contratación de funcionamiento
No se adjuntaron estampillas de pro cultura y pro anciano en
algunos contratos celebrados en el 2013.
$ 151.508,00
EPA E.S.P. Proceso Contratación de
funcionamiento
No se aplicó la contribución especial del 5% en la contratación
de obra $ 357.488.334,00
CORPOCULTURA Proceso Contratación de
funcionamiento Pago de material fotográfico $ 14.496.944,00
FOMUVISORA Proyecto de Inversión Desequilibrio económico asumido
por la entidad $ 78.995.130,00
FOMUVISORA Proyecto de Inversión Pago de anticipo $ 51.870.525,00
IMDERA Otros Hurto continuado con cheques de
la entidad $ 96.000.000,00
REDSALUD Proceso Contratación de prestación de servicios
personales
Pago por la realización de video institucional
$ 6.960.000,00
INFORME DE GESTIÓN 2013
Como se observa en el cuadro anterior, se destaca la cuantía de $1.899.283.056, que corresponden a los hallazgos de carácter fiscal objeto de traslado por parte de la Dirección de Vigilancia Fiscal. Se debe mencionar, que no se encuentran las Curadurías Urbanas No. 1 y 2 toda vez que no se configuraron hallazgos con esta connotación para estos sujetos de control. Reacción Inmediata Auditoría Exprés Deportes Quindío En el marco del procedimiento establecido en la Contraloría Municipal de Armenia frente a Auditorias Exprés, se dio inicio a la Auditoría Modalidad Exprés con ocasión del fallo del Juzgado Primero Administrativo de Descongestión del Circuito de Armenia Quindío relacionada con el Club Atlético Quindío; sin embargo, este proceso auditor no se culminó dado el Auto No. 0107 del 10 de julio de 2007 emitido por la Contraloría General de la República “por el cual se admite una solicitud de control excepcional” para que asuma lo relacionado con “.. La Empresa industrial y Comercial del Club Deportivo Atlético Quindío, con la afiliación es esa Empresa y de quienes la haya sustituido, usen o usufructúen sus derechos en relación con la división mayor del futbol Colombiano DIMAYOR y con la Federación Colombiana de Fútbol, COTFUTBOL; con los contratos que existen o haya existido con la Corporación Centenario Deportes Quindío, o Corporación
NOMBRE DE LA
ENTIDADPROCESO EVALUADO ASUNTO DEL HALLAZGO
CUANTIA DEL
HALLAZGO
REDSALUD
Proceso Contratación de
prestación de servicios
personales
Pago de Capacitaciones no realizadas $ 51.358.000,00
REDSALUD
Proceso Contratación de
prestación de servicios
personales
Diferencia en el pago de nómina $ 737.000,00
MUNICIPIO DE
ARMENIAOtros
Irregularidades en la aplicación de
descuentos de estampillas
prouniversidad
$ 327.000,00
MUNICIPIO DE
ARMENIAOtros
No se aplico el comcepto de
estampilla prouniversidad $ 10.378.000,00
EPA Otros
La empresa no aplico el proceso de
estampilla de prouniversidadcomo lo
establece el acuerdo 017.
$ 71.318.375,00
CONCEJO MUNICIPAL Proceso Contable
Se compreron tarjetas de
presentacion para concejales con
cargo a los recursios cororpora..
$ 1.550.000,00
EPA Proceso Contable Hurto de cheques de la empresa $ 14.790.000,00
EDUA Proceso ContableIva descontable asumido por la
entidad $ 1.118.000,00
EDUA Proceso Contable Iva asumido de regimen comun $ 8.239.000,00
$ 1.899.283.056,00 TOTAL
INFORME DE GESTIÓN 2013
Deportes Quindío; con el uso y usufructo de los Estadios San José y Centenario; y
con los ingresos por concepto del tributo de espectáculos públicos especialmente de futbol realizados en los Estadios San José y Centenario”. Derivado de lo anterior, este Ente de Control dio traslado del proceso auditor a la Gerencia Seccional Quindío de la Contraloría General de la República. Procesos Sancionatorios Si bien es cierto, los hallazgos con connotación fiscal reflejan el cumplimiento de la misión institucional, las solicitudes de inicio de proceso sancionatorio, son otro de los elementos que muestran el resultado del ejercicio del control fiscal en caso que se encuentren los méritos para ello, como se muestra en el siguiente cuadro: Solicitud Inicio Proceso Sancionatorio Tabla #11
SUJETO DE CONTROL MODALIDAD
PROCESO AUDITOR ASUNTO
MUNICIPIO DE ARMENIA Especial Estampillas
Obstaculización proceso auditor se encontró dificultades para acceder a
la información, ya que la tesorera entregó información extemporánea y en algunos casos no correspondía
a lo solicitado
EMPRESAS PUBLICAS DE ARMENIA
Especial Estampillas
Obstaculización proceso auditor se encontró dificultades para acceder a
la información, ya que la tesorera entregó información extemporánea y en algunos casos no correspondía
a lo solicitado
MUNICIPIO DE ARMENIA Recursos Naturales
Escombrera Municipal falta de oportunidad y coordinación entre la misma dependencia para concretar la definición de un cirio adecuado
para la disposición final de los residuos
MUNICIPIO DE ARMENIA Recursos Naturales
Escombrera Municipal falta de oportunidad y coordinación entre la misma dependencia para concretar la definición de un sitio adecuado
para la disposición final de los residuos
SUJETO DE CONTROL MODALIDAD
PROCESO AUDITOR ASUNTO
INFORME DE GESTIÓN 2013
MUNICIPIO-EPA Informe Ambiental
Escombrera Municipal falta de oportunidad y coordinación entre la misma dependencia para concretar la definición de un sitio adecuado
para la disposición final de los residuos
PLAZA MINORISTA MUNICIPIO Informe Ambiental
Plaza Mercado Mayorista deficiencia y falta de gestión por parte de la
administración municipal para lograr una gestión ambiental lo cual no se logra para la plaza mayorista con esto se generan efectos negativos
relacionado con los residuos sólidos
FOMVIVIENDA auditoria Regular
Obstaculización Proceso Auditor el equipo auditor solicitó documentos
que hacen parte de la auditoría, debido a que la entidad remitió tarde los documentos hubo que replantear el mismo, hubo desgaste y tardanza
en la nueva entrega a la coordinadora.
REDSALUD Informe Regular
Deficiencias e inconsistencia en la información rendida por la entidad en algunos de los formatos de la
rendición de la cuenta.
REDSALUD Informe Regular
Incumplimiento al plan de mejoramiento se incumplió lo
establecido en la resolución n° 102 del 29 de mayo de 2012
relacionadas a las medidas correctivas no se complementan
en forma total las medidas correctivas en el control interno de
la entidad.
REDSALUD Informe Regular
Extemporaneidad de Información y obstaculización del proceso auditor en oficio se pone en conocimiento el
no suministro oportuno de información relativa al cobro coactivo , cartera, facturación
glosada entre otros
INFORME DE GESTIÓN 2013
CONTROL A LA CONTRATACIÓN Dentro del ejercicio de control fiscal uno de los elementos fundamentales para el desarrollo de los procesos auditores corresponden a la revisión de contratos que materializan los programas y proyectos de los sujetos de control, de ahí que los resultados de las auditorias se relacionan en gran medida los contratos con éstos, tal como se muestra en el siguiente cuadro: Tabla # 12
MODALIDAD CONTRATOS HALLAZGOS
CANTIDAD VALOR ADTTIVOS DISCIPLINARIOS FISCALES
Auditorias Regulares
522 $43.452.186.371 49 17 9
Auditorias Especiales
236 $13.281.363.936 18 4 3
SUJETO DE CONTROL MODALIDAD
PROCESO AUDITOR ASUNTO
MUNICIPIO DE ARMENIA Especial Predial
Obstaculación de proceso auditor en trabajó de campo la directora de
control interno no aporto a la auditorías realizadas el proceso de
liquidación y cobro del predial lo cual generó obstaculización proceso
auditor.
CONCEJO MUNICIPAL Auditoria Regular
Incumplimiento rendición de la cuenta no se dio el cumplimiento al plan de manejo relacionado con loa ley de archivo como son: registro
presupuestal, informe de supervisión o interventoría
CONCEJO MUNICIPAL Auditoria Regular
Incumplimiento plan de mejoramiento se evidencio en las
etapas finales del proceso contractual la publicación en el
proceso electrónico de la contratación pública SECOP.
CURADURIA URBANA No. 1 Especial
Rendición y remisión de la cuenta la curaduría n°1 no cumplió con las obligaciones establecidas en los
artículos 5-14 de la resolución 047 de 2012.
AMABLE Auditoria Regular
Plan de Mejoramiento se evidencio que de las cuatro actividades propuestas para mitigar los
hallazgos administrativos dejados en la vig 2011 solo se cumplieron
tres.
INFORME DE GESTIÓN 2013
Derivados de 522 contratos objeto de revisión mediante Auditorias Modalidad Regular se generaron 49 hallazgos administrativos de los cuales 17 tuvieron incidencia disciplinaria y 9 correspondieron a la fiscal. En menor proporción se tienen 236 contratos enmarcados en Auditorias Modalidad Especial de donde se generaron 18 hallazgos administrativos de los que 4 presentaron connotación disciplinaria y 3 incidencia fiscal.
BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL Conforme a lo establecido desde la Contraloría General de la República, el reporte de beneficios del control fiscal es una forma de medir el impacto del proceso auditor dentro de la administración del Estado. Se deberá cuantificar el valor agregado generado por el ejercicio del control fiscal y al mismo tiempo informar los beneficios que el Ente de Control genera como resultado de su gestión. Dentro de las definiciones existentes para el “beneficio” en materia de control fiscal se tiene: “Impacto positivo en el sujeto de control y/o en determinado sector de la comunidad generado por una actuación de la Contraloría, que puede derivarse del proceso auditor, de los estudios macroeconómicos comunicados, o de advertencias, pronunciamientos o acciones del control fiscal participativo. Estos beneficios consisten en ahorros, recuperaciones, compensaciones, mitigaciones y otros mejoramientos alcanzados por un sujeto de control. Sus efectos se traducen en el mejoramiento de la gestión pública, en aras de mejorar la calidad de vida de la comunidad”. En este sentido, como resultado de las Auditorías realizadas en la vigencia 2013 por la Contraloría Municipal de Armenia además de los beneficios cualitativos, se generaron beneficios de carácter cuantitativo que ascienden a la suma de $138.881.408, los cuales se detallan a continuación:
INFORME DE GESTIÓN 2013
ORIGENSUJETO DE
CONTROLIDENTIFICACIÓN DEL BENEFICIO
FECHA DE
COMUNICACIÓN
(Informe de
Auditoria)
TIPO DE
BENEFICIOVALOR
Proceso auditor -
Observaciones
Municipio de
Armenia
El beneficio de control es cualitativo ya que al
Departamento Administrativo de Planeación
cumplió su funciónn de manetener
actualizado el sistema de estratificación, las
liquidaciones del impuesto predial se
realizaran de forma veraz y oportuna.
11/12/2013 Cualificable $ -
Proceso auditor -
ObservacionesIMDERA
La entidad realizó mejoras en las
instalaciones de los baños como producto de
las observaciones
20/11/2013 Cualificable $ -
Proceso auditor -
HallazgosIMDERA
Devolucion de recursos que estaban
depositados en cuenta bancaria de la EDUA
desde el año 2001
20/11/2013 Cuantificable $ 70.984.000,00
Proceso auditor -
Observaciones
Municipio de
Armenia (IE
NORMAL
SUPERIOR)
Se recuperó canon de arrendamiento no
cobrado al arrendatario
12/12/2013 Cuantificable $ 2.075.000,00
Proceso auditor -
Observaciones
Municipio de
Armenia (IE ITI)
La Tesoreria reintegró dinero que estaba en
su cuidado y que no habia sido consignado
12/12/2013 Cuantificable $ 5.984.500,00
Proceso auditor -
Observaciones
Municipio de
Armenia (IE
CAMILO
TORRES)
Se logró recuperar el canon de
arrendamiento no cobrado al arrendatario
12/12/2013 Cuantificable $ 745.000,00
Proceso auditor -
Observaciones
Municipio de
Armenia (IE
NACIONAL
JESUS MARIA)
Se logró recuperar el canon de
arrendamiento no cobrado al arrendatario
12/12/2013 Cuantificable $ 821.400,00
Beneficios de Control Fiscal. Tabla #13
INFORME DE GESTIÓN 2013
ORIGENSUJETO DE
CONTROLIDENTIFICACIÓN DEL BENEFICIO
FECHA DE
COMUNICACIÓN
(Informe de
Auditoria)
TIPO DE
BENEFICIOVALOR
Proceso auditor -
ObservacionesEDUA
Expedición de manual de contratación interno
de la empresa15/11/2013 Cualificable $ -
Proceso auditor -
Hallazgos
REDSALUD
E.S.E.
La entidad solicitó a contratista la devolución
del valor mayor pagado por el contrato.
18/11/2013 Cuantificable $ 386.582,00
Proceso auditor -
Hallazgos
REDSALUD
E.S.E.
Disminucuión de glosas por errores
humanos, se siguen presenteando errores
humanos visibles, por tanto se deben adoptar
medidas de fondo para contrarrestar esta
inconsistencia
18/11/2013 Cuantificable $ 2.291.334,00
Proceso auditor -
Hallazgos
Municipio de
Armenia
El Municipio de armenia solicitó la estampilla
prouniversidad a los contratistas con los
cuales suscribió contrato de obra durante
vigencia 2012
28/06/2013 Cuantificable $ 14.025.903,00
Proceso auditor -
HallazgosFOMUVISORA
Funcionarios de la entidad reintegraron el
valor de $ 474.442 por comcepto de auxilio
educativo pago de manera extemporanea
30/09/2013 Cuantificable $ 474.442,00
Proceso auditor -
ObservacionesFOMUVISORA
La entidad adquirio tv, el cual no prestaba
ninguna utilidad hasta el momento de realizar
trabajo de campo.
30/09/2013 Cualificable $ -
Proceso auditor -
Hallazgos
Personeria
Municipal
Las carpetas soportes de los contratos
cuentan con actas de inicio, se evidenció la
invitación pública en SECOP, con lo
establecido en la ley 1474 DE 2011
27/08/2013 Cualificable $ -
Proceso auditor -
Observaciones
Municipio de
Armenia
El Municipio de armenia solicitó la estampilla
prouniversidad a los contratistas con los
cuales suscribio contrato de obra durante
vigencia 2012
28/06/2013 Cuantificable $ 4.511.114,00
Proceso auditor -
Seguimiento plan de
mejoramiento
IMDERA
Beneficios Indirectos accion correctiva - Por
efectividad de las acciones establecidas en
los Planes de Mejoramiento, suscritos con la
oficina de control interno como resultado de
las auditorías realziadas por la Contraloría
Municipal en la vigencia pasada
27/05/2013 Cualificable $ -
Proceso auditor -
Hallazgos
REDSALUD
E.S.E.
Beneficios Indirectos accion correctiva - Por
efectividad de las acciones establecidas en
los Planes de Mejoramiento, suscritos con la
oficina de control interno como resultado de
las auditorías realziadas por la Contraloría
Municipal en la vigencia pasada
27/05/2013 Cualificable $ -
Proceso auditor -
Hallazgos
EMPRESAS
PÚBLICAS DE
ARMENIA E.S.P.
Beneficios Indirectos accion correctiva - Por
efectividad de las acciones establecidas en
los Planes de Mejoramiento, suscritos con la
oficina de control interno como resultado de
las auditorías realziadas por la Contraloría
Municipal en la vigencia pasada
23/05/2013 Cualificable $ -
Proceso auditor -
Seguimiento plan de
mejoramiento
Concejo
Municipal
Beneficios Indirectos accion correctiva - Por
efectividad de las acciones establecidas en
los Planes de Mejoramiento, suscritos con la
oficina de control interno como resultado de
las auditorías realziadas por la Contraloría
Municipal en la vigencia pasada
29/05/2013 Cualificable $ -
Proceso auditor -
Seguimiento plan de
mejoramiento
EDUA
Se generaron acciones correctivas efectivas
por el seguimiento al plan de mejoramiento
31/05/2013 Cualificable $ -
Proceso auditor -
Hallazgos
EMPRESAS
PÚBLICAS DE
ARMENIA E.S.P.
Se logró el reintegro por parte del banco
DAVIVIENDA del recurso que habia sido
sustraido de las cuentas de la EPA
22/11/2013 Cuantificable $ 36.159.000,00
Proceso auditor -
Hallazgos
REDSALUD
E.S.E.
Se recuperaron recursos que se habian
cancelado por intereses moratorios en un
credito de FINDETER
27/05/2013 Cuantificable $ 423.133,00
Total $ 138.881.408,00
INFORME DE GESTIÓN 2013
PRONUNCIAMIENTOS DE CUENTAS AUDITADAS En el siguiente cuadro se relacionan las cuentas que fueron radicadas por los sujetos y puntos de control de la Contraloría Municipal de Armenia, de las cuales se tiene que del total de 42 cuentas radicadas, 41 cuentas fueron recibidas en los términos definidos por el Ente de Control, mientras que sólo 1 cuenta fue recibida extemporáneamente siendo objeto de solicitud de inicio de proceso sancionatorio:
Cuentas Radicadas Sujetos y Puntos de Control Tabla #14
TOTAL CUENTAS RADICADAS
CUENTAS RECIBIDAS EN EL TÉRMINO
CUENTAS RECIBIDAS EXTEMPORÁNEAS
42 41 1
En cuanto al pronunciamiento de fenecimiento o no de la cuenta y la opinión de los estados contables, estos se generan para 10 de los 12 sujetos de control, por cuanto las Curadurías Urbanas No. 1 y 2 no son objeto del mismo, ni se determina para los puntos de control. Frente a la opinión de los estados contables es importante precisar que el flujo de transformación de información financiera origina el proceso denominado ciclo operacional, el cual se define como eventos económicos que se reflejan en los Estados contables o financieros mediante las transacciones que nacen de una decisión impartida por los niveles superiores, se convierten en una operación y se registran en los sistemas de presupuesto y contabilidad de las entidades, estableciendo la razonabilidad de los estados contables al emitir una de las siguientes opiniones: Sin salvedades. Indica que la situación financiera y estados conexos, presentan salvedades que no superan el 2% de acuerdo con lo analizado por el auditor. Por consiguiente permite opinar que los estados contables están razonablemente presentados. Con Salvedades. Se emite cuando el equipo auditor, en el transcurso de su trabajo, ha encontrado errores e inconsistencias, en un porcentaje de materialidad entre el 2 y el 10 por ciento, del total del activo ó del pasivo más patrimonio. Adversa o Negativa. Se emite cuando se han encontrado errores e inconsistencias en los Estados Contables que en su conjunto, inciden en el resultado de las operaciones, con una materialidad igual o mayor al 10% del total del activo o del pasivo más patrimonio. En este caso, la opinión del auditor es la que los Estados Contables no presentan razonablemente la situación financiera de la empresa.
INFORME DE GESTIÓN 2013
Abstención de Opinión. Ocurre cuando el auditor tiene limitaciones en la información, o cuando no se ha suministrado a tiempo o la información suministrada está incompleta, lo cual no permite al auditor formarse una idea sobre la calidad y cantidad de las cifras sujetas a examen Es así como en el siguiente cuadro, se relaciona para cada sujeto de control el pronunciamiento de la cuenta y la opinión de los estados contables derivados de las Auditorias Modalidad Regular:
Fenecimiento Sujetos de Control Tabla #15
SUJETO DE CONTROL
MODALIDAD DE AUDITORIA
PRONUNCIAMIENTO DE CUENTA
OPINIÓN ESTADOS CONTABLES
IMDERA Regular No Fenecimiento Adversa
CORPOCULTURA Regular Fenecimiento Opinión sin salvedades
EPA E.S.P. Regular Fenecimiento Opinión sin salvedades
CONCEJO MUNICIPAL
Regular No Fenecimiento Opinión sin salvedades
AMABLE Regular Fenecimiento Opinión con salvedades
MUNICIPIO DE ARMENIA
Regular Fenecimiento Opinión con salvedades
REDSALUD E.S.E. Regular No Fenecimiento Opinión con salvedades
EDUA Regular No Fenecimiento Opinión adversa
FOMUVISORA Regular Fenecimiento Opinión sin salvedades
PERSONERIA MUNICIPAL
Regular Fenecimiento Opinión con salvedades
FUENTE: Rendición de la Cuenta a la AGR
Mediante los procesos auditores bajo la modalidad regular se realiza la evaluación a la gestión y los resultados de los sujetos mediante el dictamen integral de los informes de auditoría, que constan de una opinión sobre la razonabilidad de los estados contables y un concepto sobre la gestión y los resultados. Así las cosas, se emitió el pronunciamiento de fenecer la cuenta para seis de los diez sujetos de control, por cuanto el manejo de los recursos se dio en condiciones de economía, eficiencia, eficacia, equidad y valoración de costos ambientales. Con respecto a la opinión de estados contables se genera sin salvedades para cinco de los diez sujetos de control toda vez que los estados financieros se presentan razonablemente.
INFORME DE GESTIÓN 2013
Resultados de Dictámenes en los años 2009-2013.
Tabla# 16
Si tenemos en cuentas que las cuentas evaluadas son diez normalmente puesto que las curadurías no deben ser objeto de emisión de opiniones y de pronunciamientos, toda vez que estas no tienen los elementos necesarios y suficientes para una evaluación integral. De ahí que si observamos los datos de la tabla anterior históricamente esta vigencia ha sido la de más fenecimientos no obstante (4) cuatro cuentas no fenecidas aún siguen siendo una población muy alta en el total de sujetos evaluados, lo que obliga a las entidades a emprender acciones que conllevan a mejorar estas situaciones dado que se refleja desorden y falta de atender correctamente las normas contables que aplican en sus procesos.
CUENTAS
AUDITADAS FENECIDAS
NO
FENECIDAS TOTAL
2009 5 6 11
2010 5 6 11
2011 6 6 12
2012 2 8 10
2013 6 4 10
FUENTE: Rendición de Cuentas AGR
INFORME DE GESTIÓN 2013
Resultados de Pronunciamientos a Sujetos de Control Vigencias 2011-2013. Tabla #17
Fuente: Rendición de Cuenta a AGR
Con los datos anteriores se puede llegar a la conclusión que los pronunciamientos generados por la evaluación de la cuenta presentaron una mejoría, puesto que las entidades fenecidas el año anterior fueron solo Corpocultura y Amable, mientras que para este periodo ya fueron fenecidas seis de las diez entidades evaluadas, conservando el estado de no fenecimiento el INDERA, Concejo, Red Salud y la Edua, lo que significa que aún se requieren esfuerzos por parte de las entidades para reflejar en sus estados contables que el manejo de los recursos se dé en condiciones de economía, eficiencia, eficacia, equidad y valoración de costos ambientales.
FUNCIONES DE ADVERTENCIA De acuerdo a la Auditoria General de la República la función de advertencia es un sistema de alertas fiscales que garantiza el ejercicio de la vigilancia a la gestión como una función preventiva, que permite al Ente de Control advertir sobre procedimientos u operaciones que pongan en riesgo el patrimonio público o que si están sucediendo no sean mayores; sin perjuicio de las acciones que competen al organismo de control fiscal. En la vigencia 2013 se emitieron cuatro Funciones de Advertencia conforme a las situaciones de riesgo de detrimento patrimonial detectadas, como se muestran en el siguiente cuadro:
ALCALDIA DE
ARMENIAabstencion desfavorable No Fenece abstencion desfavorable No Fenece
con
salvedadesfavorable Fenece
EPAabstencion desfavorable No Fenece con salvedad desfavorable No Fenece sin salvedad favorable Fenece
CORPOCULTURA sin salvedad favorable Fenece sin salvedad favorable Fenece sin salvedad favorable Fenece
FOMVIVIENDA
con
salvedadfavorable Fenece sin salvedad desfavorable No Fenece sin salvedad favorable Fenece
EDUAcon
salvedaddesfavorable No Fenece adversa desfavorable No Fenece adversa desfavorable No Fenece
CONCEJO
MUNICIPALcon
salvedaddesfavorable Fenece adversa desfavorable No Fenece sin salvedad desfavorable No Fenece
PERSONERIA
MUNICIPALcon
salvedaddesfavorable No Fenece sin salvedad desfavorable No Fenece
con
salvedadesdesfavorable Fenece
IMDERA
con
salvedaddesfavorable Fenece sin salvedad desfavorable No Fenece adversa desfavorable No Fenece
AMABLEcon
salvedaddesfavorable No Fenece sin salvedad favorable Fenece con salvedades favorable Fenece
CURADURIA 1
CURADURIA 2
RED SALUDnegativa desfavorable No Fenece con salvedad desfavorable No Fenece
con
salvedadesdesfavorable No Fenece
2013
OPINIÓN
ESTADOS
CONTABLES
CONCEPTO
GESTIÓN
FISCAL
DICTAMEN
OPINIÓN
ESTADOS
CONTABLES
CONCEPTO
GESTIÓN
FISCAL
DICTAMEN
OPINIÓN
ESTADOS
CONTABLES
CONCEPTO
GESTIÓN
FISCAL
DICTAMENENTIDAD
2011 2012
INFORME DE GESTIÓN 2013
Funciones de Advertencia Tabla #18
ENTIDAD ASUNTO
MUNICIPIO DE ARMENIA Seguimiento realizado a la denuncia ciudadana N° Q-001-0012-018 interpuesta por los propietarios de la constructora GOMEZ BUENDIA
MUNICIPIO DE ARMENIA
Invasión zonas verdes y zonas cedidas: se ha evidenciado que en distintas sectores del Municipio existen barreras dispuestas en las viviendas interrumpiendo acceso peatonal y en algunos casos estructuras para dar privacidad a uso particular
MUNICIPIO DE ARMENIA
Deterioro progresivo de vía vehicular urbana, y deslizamiento de talud contiguo esto conllevó a que los habitantes del sector cerraran la vía con elementos que no permiten el flujo vehicular.
EPA ESP
El agua no contabilizada y servicios de acueducto sin medición efectiva, existen desviaciones de una parte del canal de agua y que presuntamente está siendo utilizada por la empresa ESAQUIN, quien a su vez obtiene usufructo de esta, sin observar que haya contraprestación alguna a la empresa EPA.
INFORME DE GESTIÓN 2013
3. LINEA ESTRATEGICA GESTION GERENCIAL E INSTITUCIONAL
Objetivo Estratégico: Lograr una institución moderna y eficiente en la prestación
del servicio, que satisfaga las necesidades de la comunidad.
LÍNEA ESTRATÉGICA Gestión Gerencial e Institucional
PROGRAMA Contraloría Municipal al Servicio del Ciudadano
META DE RESULTADO
Generar 4 estrategias de mejoramiento institucional para que la
Contraloría Municipal de Armenia garantice mayor interacción con
los ciudadanos, sujetos y entes de control en desarrollo de los
fines esenciales del Estado
SUBPROGRAMA Sistema Integrado de Gestión
Capacitación de Sistema de Gestión de Calidad
FUENTE : Fotos Contraloría Municipal de Armenia
Con el ánimo de fortalecer el Sistema Integrado de Gestión el cual se implementó
mediante resolución Numeró 070 de abril del 2013, donde buscamos unificar el
MECI y el Sistema de Gestión de Calidad, pretendiendo armonizar conceptos de
control y eliminar la dispersión conceptual existente para permitir una mayor
claridad en la forma de desarrollar la función administrativa del estado.
De ahí que desde la oficina asesora de planeación como responsable de liderar el
proceso, se han hecho revisiones sobre el nivel de implementación de los
requisitos y elementos de la calidad y MECI, donde a través de las respectivas
INFORME DE GESTIÓN 2013
verificaciones del caso se pudo determinar el cumplimiento de cada uno de los
aspectos de la norma NTC GP 1000:2009 y MECI 1000:2005, sin embargo es
necesario realizar actualizaciones y fortalecer algunos de los productos, con el fin
de que sean más dinámicos, funcionales y generen valor para la entidad,
estableciéndose unas sugerencias como acciones de mejora haciendo el
cronograma respectivo a desarrollar en el resto de la vigencia. los cuales fueron el
resultado de las auditorias de evaluación realizadas al Sistema de Gestión de la
Calidad y del Control Interno.
Conformidad del Sistema de Gestión de Calidad (NTCGP 1.000:2009 e ISO
9001:2008
Fuente : Fotos Contraloría Municipal de Armenia
En este orden de ideas luego de recibida la notificación de una auditoría de
seguimiento, la cual fue programada por ICONTEC para el mes de noviembre 18
de 2013, donde se nos examinaron cada uno de los procesos por el auditor
responsable de la evaluación, arrojando como resultados cero no conformidades
ni planes de mejoramiento a realizar, lo que nos significó a la institución la
verificación de que estamos cumpliendo con los requisitos del cliente como lo
establece la norma de calidad.
INFORME DE GESTIÓN 2013
La Ley 1474/2011, Estatuto Anticorrupción en el Articulo 73, estableció que todas
las entidades del estado deben elaborar anualmente una estrategia de lucha
anticorrupción y de atención al ciudadano, de ahí que el proceso de planeación de
la Contraloría Municipal de Armenia lideró la construcción del Plan para la
ejecución en la vigencia, el cual contiene cuatro componentes orientado a
combatir la vulnerabilidad de la entidad ante la corrupción, en este aspecto se
elaboró el mapa de riesgos de anticorrupción, se hizo la identificación de trámites
y servicios para mejorar la eficiencia de los procedimiento, en el componente de
rendición de cuentas se proyectó la realización de visitas a las diferentes
comunidades, para escuchar de primera mano las necesidades que presentan las
mismas y tratar de dar oportunamente y de manera eficiente solución a los
requerimientos que se presenten, en torno a esto se implementó la figura de
Contralor estudiantil con la resolución 169 y el de Auditor Universitario y su
reglamento interno con la resolución 177. Por último en el componente de
mecanismos de mejoramiento de atención al ciudadano en este aspecto se diseñó
el portafolio de servicios, se mejoraron y se actualizaron los Link de la página web
de la contraloría de tal forma que el ciudadano sea capacitado para interactuar en
los medios tecnológicos, se hizo la toma de la ciudad el 24 de septiembre
simultáneamente con el día sin carro esto para conocer requerimientos de las
comunidades, se organizaron las rutas de acceso y se hizo la correspondiente
señalización a la oficina de participación ciudadana de la contraloría.
LÍNEA ESTRATÉGICA Gestión Gerencial E institucional
PROGRAMA Contraloría Municipal al servicio del Ciudadano
META DE RESULTADO
Generar 4 estrategias de mejoramiento institucional para que la
Contraloría Municipal de Armenia garantice mayor interacción con
los ciudadanos, sujetos y entes de control en desarrollo de los
fines esenciales del Estado
SUBPROGRAMA Sistema Financiero
Consolidación de la información a rendir: La información a consolidar anualmente corresponde a la siguiente:
Requerimientos del PASIVOCOL Informe de Control Interno Contable SCHIP FUT Formato F23 Autoevaluación Rendición de la cuenta anual AGR Plan de Compras
INFORME DE GESTIÓN 2013
Medios Magnéticos DIAN La anterior información fue consolidada, de acuerdo con el cronograma legal de obligaciones consolidado para el Proceso Gestión Administrativa y Financiera, lo que origina un indicador de cumplimiento del 100% y una información financiera razonable.
Presentación de los informes: Se dio total cumplimiento a lo establecido en el
calendario legal de obligaciones, evidencia de ello es la inexistencia de
requerimientos por parte de las entidades a la cuales se le rindió dicha
información.
LÍNEA ESTRATÉGICA Gestión Gerencial E institucional
PROGRAMA Contraloría Municipal al servicio del Ciudadano
META DE RESULTADO
Generar 4 estrategias de mejoramiento institucional para que la
Contraloría Municipal de Armenia garantice mayor interacción con
los ciudadanos, sujetos y entes de control en desarrollo de los
fines esenciales del Estado
SUBPROGRAMA Fortalecimiento al Personal
Dar cumplimiento a la Política Nacional de Talento Humano: Al cierre
del ejercicio fiscal el indicador alcanzó un 100% de ejecución, dado que se
adoptaron los siguientes planes: Mediante Resolución 075 de abril 18 de 2013 se
adoptó el Manual de Inducción y Re inducción, con la Resolución 083 de abril 26
de 2013 se adoptó el Plan de Capacitación, Bienestar Social, Estímulos e
Incentivos y con la Resolución 064 de abril 4 de 2013 se adoptó el Plan de Salud
Ocupacional.
Reconocimientos a funcionarios
Fuente: fotos CMA,
Reconocimientos En
Programas de Bienestar
Social, Estímulos e
Incentivos
INFORME DE GESTIÓN 2013
Ejecutar los Planes y Programas diseñados en cumplimiento de la
Política Nacional de Talento Humano: En cuanto a la ejecución de los planes y
programas, el avance es el siguiente:
Plan de Capacitación:
Finalidad del Programa de Capacitación: Establecer y fortalecer el plan de
capacitación en la Contraloría Municipal de Armenia, definido como el conjunto
coherente de políticas, planes, disposiciones legales, organismos, escuelas de
capacitación y recursos organizados, con el propósito común de generar en las
dependencias de la Entidad y en sus servidores públicos, una mayor capacidad de
aprendizaje y de acción, con miras a lograr la eficacia en la administración,
fortaleciendo las habilidades, destrezas, valores y actitudes de los servidores
públicos, para que sean más competentes en el ejercicio de sus labores y
comprometidos con su crecimiento y desarrollo personal, y de esta manera, lograr
una gestión pública eficiente, eficaz, transparente y participativa, actuando para
ello de manera coordinada con unidad de criterios.
Modalidades de Capacitación. La capacitación podrá impartirse bajo
modalidades que respondan a los objetivos, principios y obligaciones que se
señalan en los Decretos Reglamentarios de la Ley 909 de 2004, al igual que a las
necesidades de la entidad, las cuales se podrán desarrollar dentro de los
siguientes programas:
a) Programas Corporativos. Son aquellos que se orientan a lograr el
desarrollo de la cultura organizacional y el estilo de gestión, que espera alcanzar
la Contraloría Municipal de Armenia.
Bajo esta modalidad se realizaron los siguientes temas:
Sistema Integrado MECI-CALIDAD. En esta se manejaron temas como:
SISTEMAS DE GESTION, ESTRUCTURA DE LA NORMA, ACTIVIDADES DE
RETROALIMENTACION y PROCESO DE REINDUCCION y SISTEMAS DE
GESTION DEL ESTADO COLOMBIANO.
INFORME DE GESTIÓN 2013
Política CERO PAPEL: Actividad liderada por un pasante del Programa
Administración de Negocios de la Universidad del Quindío, mediante la cual se
dio a conocer la Política Cero Papel implementada en la Entidad, en esta
actividad se socializó la adopción de la Directiva Presidencial 04 de 2012 y la
creación del Comité de Gobierno en Línea de la Contraloría Municipal de Armenia.
b) Programa Operativo de Capacitación. Es aquel que se dirige a desarrollar
la capacidad de los servidores públicos, para la realización de los objetivos
previstos en los planes, programas o proyectos que la Contraloría haya formulado
en su planeación, en concordancia con la visión institucional.
Bajo esta modalidad se realizaron los siguientes temas:
Control a Insumos Hospitalarios y Manejo de Glosas. Tema dictado por el
doctor Juan Carlos Vélez, funcionario de la Secretaria de Salud Municipal.
Leyes 1562 de 2012, 1429 de 2010 y Decreto 1029 de 2006. Capacitación
realizada por el Ministerio del Trabajo con el fin de dar a conocer las
modificaciones al Sistema de Riesgos Laborales y otras disposiciones en materia
de Salud Ocupacional, así como lo relativo a la Ley de Formalización y
Generación de Empleo.
Técnicas de Redacción. Tema que por considerarse de suma importancia
se realizo en dos actividades, la primera en el mes de marzo y la segunda, en el
mes de diciembre de 2013, dirigida por el señor Miguel Angel Rojas Arias, en
esta se manejaron temas como: La importancia de la lectura en la redacción, la
gramática: La ortografía, La fonética, La semántica y La sintaxis, entre otros.
Estructuración de Hallazgos. Considerando que es fundamental que los
hallazgos fiscales que dan origen a los procesos de responsabilidad fiscal, sean
sólidos técnica y jurídicamente, es decir, resulta fundamental que como resultado
del proceso auditor, en todos aquellos casos en los cuales se identifique que un
gestor fiscal ha causado un detrimento al erario, se cuenten con los soportes
suficientes para realizar la correspondiente investigación, probar el nexo causal
entre la conducta y el daño, y lograr la cuantificación del mismo en aras de lograr
el resarcimiento, razón por la cual se realizaron dos actividades tendientes a
manejar este tema, la primera de ellas estuvo liderada por la Directora de
Responsabilidad Fiscal de la Contraloría Municipal de Armenia y la segunda, por
el Director de Responsabilidad Fiscal de la Auditoria General de la República.
INFORME DE GESTIÓN 2013
Administración de Finanzas Públicas (Tesorería, Contabilidad y
Presupuesto, Control y Seguimiento). Tema dictado por la Doctora Blanca
Echeverry Londoño, Jefe de Presupuesto del Municipio de Itagüí, en este se
abordaron temas como: PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA –PAC,
PROCESO DE INGRESOS, PROCESO DE GASTOS, REGISTROS
PRESUPUESTALES, CIERRE DEL PERIODO.
Régimen Especial de Contratación para Entidades exceptuadas por la Ley
80 de 1993. Capacitación dictada por la doctora Beatriz Eugenia Fernández
Restrepo, cuyos temas fueron: ANTECEDENTES NORMATIVOS: Ley 80 de 1993
Estatuto General de la Contratación Pública, Ley 1150 de 2007 y Decreto 734 de
2011, Principios Constitucionales que deben desarrollar la Entidades exceptuadas
del EGCP en sus procesos contractuales, Manuales Internos de Contratación de
las Entidades exceptuadas del EGCP, Excepciones consagradas en diferentes
normas frente a la aplicación del Estatuto General de Contratación.
c) Programa de Inducción, Re inducción y Entrenamiento. El primero es
un proceso dirigido a iniciar al empleado en su integración a la cultura
organizacional, siguiente a su vinculación. Por su parte el Programa de re
inducción y entrenamiento está dirigido a reorientar la integración del empleado a
la cultura organizacional en virtud de los cambios producidos en cualquiera de los
asuntos a los cuales se refieren sus objetivos.
Normas Internacionales de Contabilidad Pública e Información Financiera
NIIF, tema realizado por la docente Deicy Arango Medina, con miras a socializar
la aplicación de esta norma en las entidades públicas.
Guía de Auditoria Territorial (GAT). Tema de importancia para la
Contraloría Municipal de Armenia, teniendo en cuenta que mediante Resolución
010 de enero 23 de 2013 se adoptó la Guía de Auditoría Territorial, dado que se
constituye en un instrumento de apoyo a la gestión institucional de las
Contralorías Territoriales. Bajo la anterior consideración se realizaron las
siguientes actividades para el manejo de la GAT: Con funcionarios de la
Contraloría General de Santiago de Cali se manejaron los temas ETICA DE LO
PUBLICO Y NUEVA GUIA DE AUDITORIA TERRITORIAL DE AUDITORIA; de
igual forma el SINACOF realizó en la ciudad de Pereira capacitación sobre Guía
de Auditoria Territorial.
Los demás temas que se requieran de acuerdo con los continuos
cambios normativos que afecten el cumplimiento de nuestros objetivos
institucionales.
INFORME DE GESTIÓN 2013
Teniendo en cuenta esta consideración, se realizaron las siguientes
capacitaciones:
Decreto 1510 de 2013. Dictada por la Doctora Cielo López Gutiérrez,
quien abordó la siguiente temática POR EL CUAL SE REGLAMENTA EL
SISTEMA DE COMPRAS Y CONTRATACION PUBLICA.
De igual forma los funcionarios de la Contraloría Municipal de Armenia, asistieron
a las siguientes capacitaciones:
Congreso Nacional de Administración Pública: Realizado en la ciudad de
Cartagena en el mes de marzo de 2013, al que asistieron la Subcontralora y la
Directora de Vigilancia Fiscal.
Seminario Regulación Contable Publica organizado por la Contaduría
General de la Nación en la ciudad de Pereira en abril de 2013, asistieron la
Contralora, Subcontralora, Directora de Vigilancia Fiscal, Profesional Universitario
Contadora, Profesional Universitario Presupuesto, Profesional Especializado y
Profesional Universitario de Vigilancia Fiscal.
Taller de Construcción y Fortalecimiento del Plan Anticorrupción y de
Servicio Ciudadano. Programado por la Empresa F&C Consultores, al cual asistió
el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.
Congreso Nacional Derecho Administrativo. Realizado en la ciudad de
Bogotá en el mes de abril de 2013, asistieron Contralora y Directora de
Responsabilidad Fiscal.
Propuesta Plataforma tecnológica unificada, convenio entre el Ministerio
de las Tecnologías y la Información, Auditoria General de la República,
Procuraduría General de la República y Contraloría General de la República.
Actividad realizada en la ciudad de Bogotá a la cual asistió la Contralora.
Seminario Defensa Jurídica Pública de la Auditoria General de la República
y de los Organismos de Control Fiscal Territorial. Realizado por la AGR en el mes
de mayo de 2013, asistió la Contralora.
Capacitación sobre el SISTEMA DE INFORMACION Y GESTION DEL
EMPLEO PUBLICO- SIGEP. Organizado por la AGR, dirigido a las Contralorías
Territoriales y a los Jefes de Talento Humano de las mismas, al cual asistió la
Subcontralora.
Convocatoria Grupo Primario Aplicativos. Acto programado por la
Contraloría General de Santiago de Cali, al cual asistieron la Contralora y Técnico
Administrativo del área de sistemas.
INFORME DE GESTIÓN 2013
Seminario Gestión Documental y Archivos en la Implementación de la
Política de Gobierno en Línea. Realizado en la ciudad de Cartagena en el mes de
junio de 2013 al cual asistió el Jefe de la Oficina de Asesora de Planeación.
Capacitación en el manejo de los buzones de correo en la nube Office 365.
Programado por el SINACOF en la ciudad de Bogotá, al cual asistió el Profesional
Universitario Pedro Nel Toro López.
Congreso Internacional LA CORRUPCION FLAGELO MUNDIAL. Realizado
por la Contraloría General de la República, en la ciudad de Bogotá al cual asistió
la señora Contralora.
Seminario Taller Herramientas Practicas para el Ejercicio del Control
Fiscal. Organizado por la empresa F&C Consultores, al cual asistió la Directora de
Responsabilidad Fiscal.
Plan Estratégico Institucional y Capacitación sobre la modificación del
Estatuto General de Contratación. Evento organizado por la AGR en la ciudad de
Bogotá al cual asistió la Señora Contralora.
Estrategias de monitoreo, seguimiento y control al uso de los recursos del
Sistema General de Participaciones. Actividad realizada en la ciudad de Ibagué
por el DAF y el MHCP, al cual asistió la Profesional Especializada adscrita a la
Dirección de Vigilancia Fiscal.
Capacitación sobre la Cartilla de Responsabilidad Fiscal. Actividad
realizada en la ciudad de Pereira por el SINACOF, al cual asistieron Contralora,
Directora de Responsabilidad Fiscal y la Profesional Especializada adscrita a esa
Dirección, así como las Profesionales Especializas y Profesional Universitario de
la Dirección de Vigilancia Fiscal.
III Congreso Internacional de Derecho Disciplinario. Evento organizado por
la PGN, en el cual participaron la señora Contralora y la Directora de
Responsabilidad Fiscal.
Modelo Financiero en un Proyecto de Concesión. Actividad gestionada por
la señora Contralora con la Contraloría General de la República, para lo cual se
comisionó al doctor EDGAR MICHAELS, Coordinador de Gestión de la CGR,
quien dicto la capacitación al personal de la Dirección de Vigilancia Fiscal.
Socialización de Herramientas de Control y Control Interno Contable.
Evento celebrado por la CGN, en el marco del convenio de cooperación celebrado
entre esa entidad y la CMA, actividad al que asistió todo el personal de este ente
de control.
Traslado de Hallazgos Fiscales. Actividad organizada por la Profesional
Especializada de la Dirección de Responsabilidad Fiscal y dirigida al personal de
la Dirección de Vigilancia Fiscal.
INFORME DE GESTIÓN 2013
Plan de Bienestar Social
Fuente: fotos CMA, panaca
Fuente: fotos CMA, panaca
Fuente: fotos CMA, ascenso Gloria Cristina Cardona
Es importante anotar que el Plan de Bienestar Social se vio afectado por el siguiente hecho: El 30 de mayo de 2013 el Tribunal Administrativo del Quindío condenó al Municipio de Armenia y a la Contraloría Municipal de Armenia, al reintegro de un funcionario al cargo que venía desempeñando al momento de su desvinculación o a uno de igual o superior jerarquía o en el evento de no ser posible indemnizarlo de conformidad con la ley. Dicho fallo ordenó a la Contraloría Municipal de Armenia, a cancelar al funcionario, los valores correspondientes a salarios, prestaciones sociales, y demás emolumentos laborales dejados de percibir desde la fecha en que fue retirado del cargo que venía desempeñando hasta el día en que efectivamente fue reintegrado, con cargo al presupuesto del órgano de control demandado. Con el propósito de atender el fallo de forma inmediata se afectaron rubro presupuestales, entre ellos Bienestar Social; no obstante lo anterior, reconociendo que el talento humano es uno de los elementos más importantes de la organización, en el Plan de Bienestar Social se incluyeron actividades que
INFORME DE GESTIÓN 2013
buscaron espacios que ayudaron a incrementar el nivel de rendimiento y productividad de los funcionarios y de la entidad.
Actividad Lúdico Recreativa Salida a PANACA
Actividad realizada el día viernes 12 de julio de 2013, a través de la cual los
funcionarios de la Contraloría Municipal de Armenia tuvieron la oportunidad de
recorrer este Parque Temático Agropecuario, lleno de diversión e interacción con
el campo, participando de espectaculares exhibiciones, increíbles estaciones
temáticas y apreciando la colección de zoología doméstica más grande del mundo
con la que pudieron interactuar y vivir un día lleno de naturaleza y emoción.
Salida Ecológica
Actividad programada por las funcionarias que integran el Comité de Bienestar
Social, realizada el viernes 22 de noviembre en horas de la tarde, para lo cual los
funcionarios de la Entidad se desplazaron hasta la vereda San Juan de Carolina,
finca Juan Bosco, desde donde comenzaron un recorrido por los senderos
ecológicos de la vereda, observando y disfrutando de la naturaleza.
Actividad Lúdica Recreativa Fin de Año.
Con el propósito de contratar con una persona natural o jurídica que se
comprometiera a desarrollar la actividad lúdico recreativa para los 22 funcionarios
de la entidad, se realizó invitación publica 08-2013, la oferta aceptada consistió en
la que puso a disposición de un sitio que cumplió con las instalaciones adecuadas
para realizar el evento de bienestar social (incluyó piscina, salón de eventos y
juegos de mesa); se prestó el servicio de recreación y apoyo logístico (sonido y
animación). Esta actividad se realizó el 12 de diciembre de 2013 en la finca La
Soledad casa la Esmeralda del Municipio de Montenegro.
Día libre por cumpleaños para compartir en familia, en caso de ser un
día no hábil o feriado se trasladara para el día hábil siguiente
Esta actividad se incluyó para los funcionarios de planta de la Entidad, al cual
accedieron solo las siguientes funcionarias.
Laura Cristina Tabares Gil, Profesional Especializada, otorgado mediante
Resolución 145 de agosto 13 de 2013.
Sully Samara Suarez Lara, Técnico Administrativo, otorgado mediante
Resolución 155 de septiembre 9 de 2013.
INFORME DE GESTIÓN 2013
Plan de Salud Ocupacional
Capacitaciones:
Capacitación sobre la nueva Ley de Salud Ocupacional. Introducción a la programación Neurolingüística. Capacitación Ley 1562 de 2012 (Reformas Sistemas Riesgos Generales). Aplicación de baterías de riesgos Sociales. Capacitación sobre estrés Laboral Legislación, trámites de afiliación y pagos a la ARL. Capacitación PNL. Otras Actividades: Elaboración Plan de Trabajo Anual de Seguridad y Salud en el Trabajo. Plan Básico: Programa Estructura Empresarial Actividades: Asesoría técnica por parte de la ARL Positiva para la elaboración del Plan de Trabajo en seguridad y salud en el trabajo. Asistencia técnica y acompañamiento de la ARL al COPASO (Revisión del cumplimiento de actividades) Asesoría técnica de la ARL para la identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles. Plan Avanzado: Programa Gestión en la Prevención de enfermedades Profesionales. Actividades: Asesoría para el seguimiento a la implementación e impacto del programa de prevención de enfermedad laboral. (Inspección puestos de trabajo). Factores psicosociales en el trabajo. (Taller autoestima enfocado al riesgo psicosocial que se tiene en la administración pública). Plan Especializado: Programas de Vigilancia Epidemiológica Actividades: Identificación y evaluación de factores de riesgo psicosociales; incluyó pruebas de evaluación de aspectos relacionados con la organización del trabajo (clima organizacional), factores extra laborales y característica del trabajador (informe técnico). Otras Actividades:
INFORME DE GESTIÓN 2013
Revisión de botiquines. Revisión del reglamento de higiene y Seguridad Industrial Elección de brigadistas Instalación de las señalizaciones, extintores, botiquines y camilla. Evaluación de los puntos de trabajo realizada por la ARL y apoyo del COPASO. Presentación de informe del resultado de la evaluación de los puestos de trabajo a la alta dirección.
LÍNEA ESTRATÉGICA Gestión Gerencial E institucional
PROGRAMA Contraloría Municipal al servicio del Ciudadano
META DE RESULTADO
Generar 4 estrategias de mejoramiento institucional para que la
Contraloría Municipal de Armenia garantice mayor interacción con
los ciudadanos, sujetos y entes de control en desarrollo de los
fines esenciales del Estado
SUBPROGRAMA Buen Gobierno
Revisar los convenios existentes para determinar los perfiles
requeridos: Indicador que alcanzó un 100% de ejecución. Revisados los
convenios celebrados con las universidades, se tiene que están vigentes los
celebrados con la EAM, HUMBOLDT, GRAN COLOMBIA Y
UNIQUINDIO. Definidos los perfiles de los estudiantes que se requerían para
iniciar sus pasantías correspondieron a estudiantes de Contaduría Pública,
Administración de Negocios y Economía, perfiles requeridos para apoyar las
auditorias financieras de la Dirección de Vigilancia Fiscal, la Oficina Asesora de
Planeación y apoyo a la alta dirección en Control Interno.
Recepción y selección de Hojas de Vidas de estudiantes: Se
seleccionaron las hojas de vida presentadas por los estudiantes, de estos se
seleccionaron los estudiantes con mayores perfiles para desarrollar sus prácticas
o pasantías estudiantiles.
Asignación de Estudiantes a los procesos requeridos conforme el perfil: La asignación de estudiantes apoyaron a la alta dirección en el área de Control Interno, a la Dirección de Vigilancia Fiscal y a la Oficina Asesora de Planeación. Aceptación de la pasantía o prácticas por parte de la Contraloría: Las pasantías fueron aceptadas y con base en esto se celebraron los respectivos convenios.
INFORME DE GESTIÓN 2013
El funcionario a cargo de los pasantes o practicantes elabora el informe para la universidad que corresponde: Una vez terminaron las horas requeridas de pasantías cada líder de proceso al cual les fueron asignados, elaboraron los respectivos informes de aprobación de pasantías. Identificar las necesidades de modernización tecnológica en la
Contraloría Municipal de Armenia: El indicador de cumplimiento alcanzo un
100%, ya que se aprobó con Resolución 034 del 25 de febrero de 2013 el Plan de
Necesidades Tecnológicas para la vigencia 2013.
Conforme a las necesidades identificadas, gestionar o disponer de
recursos para la modernización de la entidad.
Con resolución 138 de julio 31 de 2013 se ajustó, como consecuencia del
cumplimiento del fallo en segunda instancia proferido por el tribunal administrativo
del Quindío. Con este ajuste el Plan se cumplió en un 100% con el desarrollo de
las siguientes actividades:
Compra de 3 impresoras ahorradoras de energía
Desarrollo de Aplicativo avance Plan Estratégico, el cual fue adoptado
mediante Resolución 130 de julio 15 de 2013.
Gestión Presupuestal
Presupuesto de ingresos y gastos. Alcanzo indicadores de eficacia del 100% y 99.9% respectivamente. Evidenciándose un buen cumplimiento por parte de los sujetos de control en el pago de la cuota de fiscalización, no obstante la ejecución del gasto se vio afectado por el siguiente hecho: El 30 de mayo de 2013 el Tribunal Administrativo del Quindío condenó a la Contraloría Municipal de Armenia, al reintegro de un funcionario al cargo que venía desempeñando al momento de su desvinculación o a uno de igual o superior jerarquía o en el evento de no ser posible indemnizarlo de conformidad con la ley. Dicho fallo ordenó a la Contraloría Municipal de Armenia, a cancelar al funcionario, los valores correspondientes a salarios, prestaciones sociales, y demás emolumentos laborales dejados de percibir desde la fecha en que fue retirado del cargo que venía desempeñando hasta el día en que efectivamente sea reintegrado, con cargo al presupuesto del órgano de control demandado. Con el propósito de atender el fallo de forma inmediata se afectaron rubro presupuestales, que paralelamente obligaron a realizar ajustes a los Planes y Programas de la Entidad.
INFORME DE GESTIÓN 2013
GESTION JURIDICA
I. DERECHOS DE PETICIÓN
Con respecto a los derechos de petición interpuestos ante la Contraloría
Municipal de Armenia, se tiene que desde el 1 de enero hasta el 30
diciembre de 2013, se ha dado respuesta de manera oportuna a 6 derechos
de petición de 6 recibidos, entre los que se pueden destacar el interpuesto
por el doctor Iván Londoño Abderrasman donde solicita le sean cotizados a
col pensiones los periodos que laboro con la contraloría municipal su
cliente, dado las consecuencias financieras que puedan generar para la
esta institución.
II. CONTRATACIÓN
1. DIRECTA
De conformidad con el Decreto 734 de 2012, y para efectos de satisfacer
necesidades de la Contraloría Municipal de Armenia en cuanto a la
prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, se tiene que
en el primer semestre de la vigencia 2013 se han celebrado 36 contratos
los cuales se encuentran reportados y actualizados en el SECOP habiendo
realizado adiciones a los contratos 21 y 31 y adendas a los contratos 51 y
34
2. MINIMA CUANTIA
Teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011
y lo señalado en el Decreto 734 de 2012, y demás normas concordantes y
reglamentarias que las modifiquen, adicionen o complementen, existe la
modalidad de Contratación de Mínima Cuantía, en razón a que el bien a
adquirir, no excede el 10% de la menor cuantía de la Contraloría Municipal
de Armenia.
Por lo anterior, y con base en los anteriores parámetros, la Contraloría
Municipal de Armenia ha efectuado 6 invitaciones públicas en lo corrido
desde el 1 de enero hasta el 30 de Diciembre de 2013 de las cuales 4
fueron adjudicadas
INFORME DE GESTIÓN 2013
Tabla # 19
CONTRATACIÓN MÍNIMA CUANTÍA
No. Objeto Fecha de contrato
001 de 2013
suministro de tiquetes aéreos
Desierta el 19 de marzo
002 de 2012
Adquisición de impresoras Desierta el 18 de marzo
003 de 2013 Adquisición de impresoras Aceptación de oferta el día 22 de marzo de 2013
004 de 2013 Adquisición de pólizas Aceptación de oferta de 26 de abril de 2013
005 de 2013 Adquisición de tiquetes aéreos
Aceptación de de 26 de abril de 2013
006 de 2013 Suministro de tóner Aceptación de 4 de junio de 2013
007 de 2013 Suministro impresos y publicaciones
Se declaró desierta
08 de 2013 Actividad lúdico recreativa Aceptación 005 de diciembre 2 de diciembre
Fuente: oficina jurídica
3. CONCURSO DE MERITOS
Teniendo en cuenta lo señalado en el Decreto 734 de 2012, y demás
normas concordantes y reglamentarias que las modifiquen, adicionen o
complementen, se llevó a cabo 1 concurso de méritos con el fin de
escogen el intermediario de seguros para la Contraloría de Armenia
Tabla #20
Concurso de méritos
No. Objeto Fecha de contrato
001 de 2013
Escoger el intermediario de seguros para la contraloría de Armenia
Contrato suscrito el 8 de abril de 2013
002 de 2013 Escoger el intermediario de seguros para la contraloría de Armenia para la vigencia 2014
Contrato suscrito el 6 de diciembre de 2013
Fuente: oficina jurídica
INFORME DE GESTIÓN 2013
III. GRADOS DE CONSULTA
Le corresponde al Profesional Especializado, tramitar los Grados de
Consulta de los procesos de responsabilidad fiscal, de conformidad al
artículo 18 de la Ley 610 de 2000, dicho procedimiento se surtirá dentro del
mes siguiente contado a partir de la fecha recibida por parte del superior.
Por lo anterior, durante el primer semestre de la vigencia 2013, se han
recibido 5 Procesos de Responsabilidad Fiscal de los cuales se han
tramitado grado jurisdiccional de consulta de 4 Procesos de
Responsabilidad Fiscal así:
Tabla # 21
PROCESO HECHOS PROVIDENCIA DECISION
PRF 023-2011
Incumplimiento objeto contractual
(municipio)
Resolución No. 045
Marzo 8 de 2013
Confirma fallo sin responsabilidad
fiscal.
PRF 002-2012
Incumplimiento objeto contractual
(EPA)
Resolución No. 086
Mayo 3 de 2013
Confirma fallo sin responsabilidad
fiscal.
PRF 012-2010
Incumplimiento
cobro de estampillas
(EPA)
Resolución No.
091 Mayo 9 de 2013
Revocar en todas sus partes el
Fallo 002 del 04 de Febrero de
2013.
PRF 005-2011
Incumplimiento objeto contractual
(Redsalud)
Resolución No. 101
Mayo 28 de 2013
Confirma fallo sin responsabilidad
fiscal
PRF 001-2012 Incumplimiento objeto contractual
(municipio
161 de septiembre 20 de
2013
Confirma fallo sin responsabilidad fiscal
PRF 001-2013 caducidad y prescripción de comparendos
205 de diciembre 4 de 2013
Confirma fallo sin responsabilidad
fiscal
PRF 010-2011 Incumplimiento objeto contractual
(municipio
129 de julio 11 de 2013
Confirma fallo sin responsabilidad
fiscal Fuente: oficina jurídica
INFORME DE GESTIÓN 2013
IV. APELACIÓN
1. PROCESOS ADMISNITRATIVOS SANCIONATORIOS.
De conformidad a la Resolución No. 087 de febrero 19 de 2010, se le
otorga competencia en segunda instancia al Contralor Municipal de
Armenia. Por lo anterior, el despacho asume su conocimiento una vez
interpuesto y concedido el recurso de apelación dentro del Proceso
Administrativo Sancionatorio contra el auto que niegue pruebas o contra la
decisión de fondo de primera instancia, garantizando con ello la
aplicabilidad del principio constitucional de la doble instancia
Así las cosas, mediante Resolución 033 de febrero 20 de 2013 en el primer
semestre de la vigencia 2013, se resolvió 1 recurso de apelación dentro del
Proceso Administrativo Sancionatorio 014 de 2011
Es importante aclarar que mediante la Resolución 087 de 3 mayo 2013 se
otorgó la competencia en única instancia la Dirección de Responsabilidad
Fiscal para conocer de los procesos sancionatorio motivo por el cual es
eliminada la segunda instancia en los procesos de este tipo.
2. PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL.
Hace parte de las funciones del profesional especializado adscrito al
despacho de la Subcontralora, tramitar los recursos de apelación de los
procesos de responsabilidad fiscal dentro de los 20 días siguientes hábiles
a su recibido.
Teniendo en cuenta lo anterior y con relación a la vigencia 2013, se ha
resuelto 1 recurso de apelación dentro del proceso d responsabilidad fiscal
013 de 2011 cabe aclarar que la decisión tomada fue inhibirse para
resolver de fondo el recurso toda vez que el proceso era de única instancia
de acuerdo con la ley 1474 de 2011
INFORME DE GESTIÓN 2013
V. PROCESOS JUDICIALES
La Contraloría Municipal de Armenia, a enero de 2013 contaba con 36
procesos judiciales vigentes, de los cuales durante el primer semestre de
2013 se profirió decisión definitiva de 7 procesos, de los cuales el de mayor
relevancia fue el fallo de segunda instancia dentro del proceso 2007 -030 el
cual revoco la sentencia de primera instancia y ordeno reintegrar al ex
funcionario Dumar Salazar Méndez además de ordenar el pago de todas
las sumas d dinero dejadas de devengar desde la fecha en que fue retirado
de manera irregular de la contraloría en la vigencia 2006
Por otra parte se profirieron 2 fallo de primera instancia en el proceso
2012-727, 2009-959 los cual fue adverso a la entidad, por lo que se
presentó recurso de apelación para que fueran resueltos por el Tribunal
Contencioso Administrativo del Quindío sin embargo el proceso 2009-959
se concilio en la audiencia previa a conceder el recurso toda vez que se
trataba de derechos laborales que muy probablemente iban a ser
reconocidos por la segunda instancia por tal motivo se formuló acuerdo sin
intereses corrientes ni de mora y tal acuerdo fue aprobado por la parte
demandante
Fue interpuesto por parte de un ex funcionario de la Contraloría 1 una
demanda de Nulidad y Restablecimiento del Derecho, proceso con
radicado 2013-077,
la Contraloría fue vinculada en 36 acciones de tutela interpuestas contra el
Consejo de Estado Sala de Consulta y Servicio Civil, por el fallo que
resolvió el conflicto de competencias generado entre las Contralorías
Territoriales y la CNSC, 36 tutelas que ya fueron decididas por el consejo
de estado declarando mayoría improcedente la acción de tutela .
fue interpuesta una acción de tutela en contra de la Contralora Municipal de
Armenia con radicado 63001.40.88.005.2013.00119 en contra de la
resolución que niega la práctica de una prueba dentro de proceso de
responsabilidad fiscal se presentaron los argumentos defensa.
INFORME DE GESTIÓN 2013
Contraloría general de la República Gerencia Departamental del Quindío
interpuso 1 conflicto negativo de competencias administrativas con la
contraloría de armenia por 10 proceso de responsabilidad fiscal que fueron
remitidos a esa entidad toda vez que la Contraloría de Armenia se declaró
incompetente para conocer de los mismo ya que se encontraban afectados
recursos del sistema general de participación la sala de consulta y servicio
civil del consejo de estado profirió auto en el cual ordena desagregar el 11
los proceso de conflicto de competencias entre la contraloría general de la
República Gerencia Departamental del Quindío y la contraloría de armenia
por 11 proceso de responsabilidad fiscal así las cosas se presentaron los
alegatos una vez fueron notificados los 11 procesos así a diciembre de
2013 ya se habían resuelto 3 conflictos en los cuales declaro a la
contraloría municipal de Armenia competente para conocer de los proceso
de responsabilidad fiscal.
Tabla # 22
Radicado del conflicto de competencias vs PRF al que corresponde
Fecha de presentación de alegatos de defensa
2013-00424 PRF 017 de 2011
5 septiembre de 2013 ( RESUELTO )
2013-00425 PRF 020 de 2011
5 septiembre de 2013
2013-00426 PRF 027 de 2011
5 septiembre de 2013
2013-00427 PRF 016 de 2011
5 septiembre de 2013 ( RESUELTO )
2013-00428 PRF 009 de 2011
5 septiembre de 2013
2013-00429 PRF 004 de 2011
5 septiembre de 2013
2013-00430 PRF 019 de 2011
5 septiembre de 2013
2013-00431 PRF 018 de 2011
5 septiembre de 2013
2013-00432 PRF 001 de 2011
5 septiembre de 2013 ( RESUELTO )
2013-00433 PRF 026 de 2011
5 septiembre de 2013
2013-00434 hallazgo de excedentes financieros
5 septiembre de 2013
Fuente: oficina jurídica
INFORME DE GESTIÓN 2013
Gestión Control Interno En cuanto al área del Sistema de Control Interno se realizaron las siguientes actividades: Con el fin de dar cumplimiento al plan de acción planteado se realizaron diferentes
actividades que llevaron a la continuación del equipo interinstitucional de control
interno, tales acciones consistieron en la elaboración de un listado como base de
datos donde se identificaron los jefes de control interno o quien cumple las
funciones propias de control interno de las entidades sujetos de control, con el fin
de facilitar las convocatorias a las reuniones del Equipo Interinstitucional de
Control Interno, también se convocaron a todos los participantes de EICIMA a dos
(2) reuniones por medio de correo electrónico, cumpliendo con la política de cero
papel, finalmente los temas entorno a los cuales se realizaron las 2 reuniones
fueron:
Conformar el equipo de liderazgo y socializar el plan de acción de la
oficina de control interno para el año 2013.
Socialización del rol de la oficina de control interno.
Sin embargo, es importante mencionar que las reuniones realizadas no cumplieron
con la continuidad establecida lo que dificultó el fortalecimiento del grupo, además
se solicitó a la ESAP diferentes capacitaciones que ayudaran a mejorar la labor de
las oficinas de control interno de los sujetos de control pero no fue posible su
realización.
La entidad trabajó comprometida por generar conciencia y promover campañas
entorno a la eficiencia administrativa y política de cero papel, prueba de ello son
las diferentes tareas llevadas a cabo para hacer realidad lo propuesto por el
Ministerio de las TIC‟s como:
Se identificó la política de cero papel a través de la lectura de la directiva
presidencial, leyes y guías del buen uso del papel.
Se realizó un diagnóstico institucional sobre el consumo de papel y tintas en
la entidad.
Se socializó la directiva presidencial y el diagnóstico institucional con todos
los funcionarios, contratistas y pasantes a fin de concientizar y mostrar la
situación de la Contraloría.
Se adoptó mediante acto administrativo la directiva presidencial con el fin
de hacer firme el compromiso de la entidad.
INFORME DE GESTIÓN 2013
Se elaboró el plan de eficiencia administrativa y cero papel donde se
plantearon actividades para mejorar los índices de consumo de papel y tinta
en cada uno de los procesos.
Se creó un instructivo para el buen uso del papel, adoptado en el Sistema
de Gestión de Calidad, de fácil acceso para que todos los funcionarios
mejoren sus prácticas en el uso del papel.
Se realizaron notas en el boletín interno de la entidad acerca del impacto de
la política de cero papel, con el fin de concientizar a toda la entidad.
Desde la alta dirección se emitieron circulares internas con directrices para
aumentar la eficiencia administrativa.
Esta oficina realizo las actividades programadas en el plan de acción de la
vigencia, acorde con los roles establecidos
VALORACIÓN DEL RIESGO
En el informe de evaluación del primer cuatrimestre se hizo la última
evaluación de los riesgos definidos en el último año, con el fin de verificar el
control sobre los mismos y para realizar la respectiva actualización del
mapa de riesgos.
Se brindaron asesorías en la administración del riesgo a los funcionarios
que lo necesitaban, se orientó sobre la identificación de los riesgos en base
a los objetivos de los procesos, la definición de causas y efectos, para la
construcción del mapa de riesgos actualizado, debido al cambio en los
objetivos de los procesos y el control de los riesgos que habían vigentes,
sin comprometer el rol de evaluador independiente.
Se evaluó el mapa de riesgos institucional actualizado, examinando el
cumplimiento de acciones y controles a los riesgos identificados,
obteniendo un resultado satisfactorio de todos los procesos.
ACOMPAÑAMIENTO Y ASESORÍA
Planes de mejoramiento externos
Para el 2013 se suscribieron dos (2) planes de mejoramiento con la Auditoría
General de la República para la vigencia 2011 y 2012; los cuales se trabajaron en
INFORME DE GESTIÓN 2013
conjunto con los líderes de procesos para el logro de una presentación oportuna
del plan y de sus avances trimestrales, cumpliendo con cada una de las acciones
propuestas.
Se presentaron tres avances trimestrales y cierre del plan de mejoramiento
vigencia 2011 y un avance y cierre del plan de mejoramiento 2012, toda vez que
se cumplieron todas las actividades para su logro en un 100%.
Planes de mejoramiento internos
Como política de mejoramiento se establecieron planes de mejoramiento teniendo
como base las oportunidades de mejora dadas por Icontec, recomendaciones de
la Auditoría General de la República, la ejecución del plan de acción 2013 y sus
autoevaluaciones cuatrimestrales.
Comités Sistema Integrado de Gestión
En el desarrollo de los comités del sistema integrado de gestión donde se plantean
los criterios de MECI, se analizaron y tomaron decisiones en cuanto a integración
de calidad y MECI, actualización del manual de calidad, ajustes de
procedimientos, políticas de administración de riesgos, análisis del programa anual
de auditoría y directrices para el cumplimiento de planes de mejoramiento
abiertos.
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
Como herramienta de planeación se elaboró el Programa Anual de Auditorías con
el fin de realizar la evaluación independiente, objetiva y neutral de diferentes
procesos y productos de la entidad.
Para el 2013 se llevaron a cabo trece (13) auditorías entre las cuales se
encuentran auditorías de control interno y Sistema de Gestión de la Calidad.
INFORME DE GESTIÓN 2013
Tabla #23
Auditorías No.
Gestión Gerencial (Actos Administrativos)
1
Gestión Administrativa y Financiera (Gestión, Almacén – Inventarios, Manejo de Cheques – Tesorería- Pagos – riesgos de corrupción contratación)
6
Vigilancia de la Gestión Fiscal(Gestión, participación ciudadana)
2
Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva
1
Planes de mejoramiento (Todos los procesos)
1
Auditorías de Calidad (Todos los procesos)
2
Sistemas (Todos los procesos) 1
TOTAL 13 Fuente: Control Interno
FOMENTO DE LA CULTURA DE CONTROL
1. Se envió una sensibilización del Modelo Estándar de Control Interno a
través del correo electrónico a todos los funcionarios de la entidad, con el
fin de interiorizar sus sistemas, componentes y elementos.
2. Se realizó una capacitación de re inducción a todos los funcionarios donde
entre los temas tratados se habló del autocontrol, del conocimiento de todos
sobre las actividades de la entidad y de la importancia de saber la
contribución de cada uno al logro de los objetivos institucionales.
3. Se envió mediante correo electrónico una sensibilización acerca del
significado de autocontrol y una ilustración de cómo realizar correctamente
el proceso de autoevaluación cuatrimestral, con el fin de que todos los
líderes de procesos efectúen una autoevaluación eficiente, eficaz y efectiva.
INFORME DE GESTIÓN 2013
RELACIÓN CON ENTES EXTERNOS
Se actualizó el cronograma legal de informes de todos los procesos de la entidad
con el fin de presentar los informes con la oportunidad pertinente y tener un mayor
control sobre los mismos.
A partir del mes de junio se envió por correo electrónico los informes a presentar
durante el mes para cada proceso y al final del mes se verifica la presentación de
los mismos.
Por parte de control interno se presentaron los siguientes informes:
Informes externos
Informe Ejecutivo Anual sobre el avance en la implementación del Modelo
Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 vigencia 2012 enviado a
través de la página www.dafp.gov.co en el cual se busca medir la
efectividad en los sistemas de control interno, constatando que el control
este asociado a todas las actividades de la organización y que se apliquen
los mecanismos establecidos por el decreto 1599 de 2004, el cuál adopta el
Modelo Estándar de Control Interno.
Informe anual sobre la evaluación de control interno contable, remitido a la
administración central municipal.
Informe anual sobre derechos de autor
Informes de avance de seguimiento a planes de mejoramiento celebrados
ante la Auditoría General de la República, con el fin de seguir un proceso
de mejora continua que contribuya a la satisfacción de los clientes.
Informe pormenorizado del estado de control interno primer, segundo y
tercer cuatrimestre, publicado en página web de la entidad.
Reporte informe de participación femenina en el desempeño de cargos
directivos de la administración pública al Departamento Administrativo de la
Función Pública.
Informes de seguimiento al Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano
2013.
Informes Internos
Informe consolidado de autoevaluación primer y segundo cuatrimestre,
como mecanismo de control y en cumplimiento de los lineamientos
establecidos en el MECI.
INFORME DE GESTIÓN 2013
Informe trimestral de austeridad del gasto, con el cual se busca conocer el
grado de cumplimiento en la aplicación de la legislación actual en materia
de abstención de gastos suntuarios o incluidos dentro de los parámetros de
austeridad del gasto.
Medición avance acuerdos de gestión, con el fin de verificar los
compromisos adquiridos durante la vigencia para el cumplimiento del objeto
misional de la entidad.
Informe semestral de participación ciudadana, al representante legal de la
entidad.
4. LINEA ESTRATEGICA DE PARTICIPACION CIUDADANA Objetivo Estratégico: Fortalecer el ejercicio del control fiscal participativo
LÍNEA ESTRATÉGICA Participación Ciudadana
PROGRAMA Hacia la Participación Ciudadana
META DE RESULTADO Optimizar las tres estrategias diseñadas anualmente para la participación ciudadana
SUBPROGRAMA Control fiscal participativo
Fuente: fotos CMA, capacitación presidentes JAL y Veedores
INFORME DE GESTIÓN 2013
DENUNCIAS, QUEJAS Y PETICIONES En la vigencia 2013 el trámite de denuncias, peticiones y quejas en la Contraloría Municipal de Armenia sufrió modificaciones de suma importancia, orientados a consolidar el procedimiento para la atención de las mismas en este Ente de Control. Es así como, a través del procedimiento se establecieron las acciones de recepcionar, tramitar, resolver o trasladar a la instancia correspondiente las peticiones, denuncias y quejas, que por cualquier medio formulen los ciudadanos, y dar el trámite según su competencia, sirviendo de canal interlocutor con las Entidades Sujetas de Control, coadyuvando a la solución de las mismas. Para contextualizar la importancia de este servicio que presta la Contraloría Municipal, es importante tener presente los conceptos que a continuación se describen y que se detallan en el mismo procedimiento, así: Derecho de petición: Es el derecho y la garantía constitucional que tiene toda persona para acudir ante las autoridades correspondientes y formular solicitudes respetuosas, bien sea en forma verbal o escrita, o pedir copias de documentos no sujetos a reserva, y obtener una pronta y completa respuesta de fondo, en los términos previstos en la ley, mediante comunicación expresa de la misma. Denuncia: Es el mecanismo a través del cual la comunidad en general notifica o da aviso en forma verbal o escrita a la Contraloría Municipal de Armenia de hechos o conductas con las que se pueda estar configurando un posible manejo irregular o un eventual daño a los bienes y/o recursos del Municipio, o Entidades Descentralizadas sujetas de control, o una indebida gestión fiscal, bien sea por parte de un servidor público o de un particular que administre dichos fondos o bienes. QUEJA: Acción para dar a conocer ante la Contraloría Municipal de Armenia por una persona natural o jurídica que se considera afectada por la conducta o infracción del servidor público y que se encuentra relacionado con la prestación inadecuada del servicio o ejercicio irregular del cargo o de las actividades propias del mismo del Ente de Control. La oficina de participación ciudadana recepciona a través de diferentes medios las denuncias, peticiones y quejas que la comunidad desea interponer ante la Contraloría Municipal de Armenia; esto es, la página web www.contraloriarmenia.gov.co, línea gratita 018000 979 292, de manera personal empleando el formato definido para tal fin en el sistema de gestión de calidad y mediante documento escrito radicado directamente en la Entidad. Es importante mencionar con respecto a las denuncias, quejas y peticiones que son interpuestas a través de la página web, que estas son verificadas y depuradas
INFORME DE GESTIÓN 2013
de manera permanente por el personal adscrito a la Oficina de Participación Ciudadana. En total fueron radicados en la Contraloría Municipal de Armenia 195 denuncias, peticiones y quejas, de las cuales 118 corresponden a denuncias, 23 a quejas y 54 a derechos de petición. Como se observa este es un número significativo de trámites y seguimientos que realizó el Ente de Control para la vigencia 2013, que es resultado del acercamiento que ha tenido la Entidad frente a la comunidad a través de la realización de visitas a las comunas del Municipio de Armenia. En materia de denuncias, que es el componente más destacado frente a participación ciudadana, en el cuadro siguiente se muestra la participación que tienen los sujetos y puntos de control, así:
Denuncias por Entidades Tabla #24
ENTIDADES No.
DENUNCIAS
MUNICIPIO DE ARMENIA 75
OTROS 10
EDUA 3
IMDERA 4
I.E. LA NORMAL 1
FOMVIVIENDA 5
REDSALUD 3
E.P.A. 5
PERSONERIA 1
CONTRALORIA MUNICIPAL 3
I.E. NACIONAL 2
I.E. PUERTO ESPEJO 1
I.E. CASD 1
I.E. CIUDAD DORADA 1
I.E. ZULDEMAYDA 1
I.E. LA CECILIA 1
CORPOCULTURA 1
TOTAL 118
De las 118 denuncias interpuestas en la vigencia 2013, en este mismo año fueron archivadas 82 una vez se adelantó el trámite y seguimiento respectivo. Frente a las quejas, se tiene que de las 23 interpuestas 22 de estas fueron tramitadas y archivadas en el mismo año 2013. Asimismo, para las peticiones
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fueron tramitados y archivados 46 derechos de los 54 radicados, toda vez que, por la magnitud e importancia los restantes continúan en seguimiento por parte de la oficina de participación ciudadana. Seguimiento a denuncias destacadas Como producto del seguimiento realizado a las diferentes denuncias, se encuentran algunos procesos que por su importancia en materia de recursos públicos y generación de resultados representados en hallazgos, se considera relevante extractar apartes de los mismos. Hurto Electrónico en Municipio de Armenia. Se inició y culminó el seguimiento denuncia ciudadana D-0013-0085 correspondiente al hurto electrónico del que fue objeto este sujeto de control. El desarrollo de la misma fue incluido en el proceso auditor modalidad Regular al Municipio de Armenia generando el traslado de 1 hallazgo de carácter fiscal por valor de $754.215.279. Hurto Electrónico Fomvivienda. Se inició el seguimiento a denuncia relativa al hurto electrónico del cual fue objeto FOMVIVIENDA. Se encuentra en etapa de contradicción de Informe Preliminar por parte del sujeto de control. Grafico # 1
Fuente: Rendición de cuentas a la AGR
Es importante resaltar los esfuerzos de esta administración en hacer que la participación ciudadana se convierta en una realidad, puesto que con las políticas establecidas de acercar al ciudadano al estado, para que de una u otra manera demuestre sus inconformidades sobre el manejo de los recursos de las entidades municipales, pues denunciando se abre la posibilidad de rescatar aquellos recursos que están siendo mal administrados, situación que le permite a esta Institución estar atenta a corregir las desviaciones que se puedan presentar, de ahí que en la gráfica nos refleje que año a año se está incrementando el registro
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de denuncias a tal punto que para la vigencia 2013, se hubiera incrementado de 62 denuncias a 118 denuncias o sea cerca del doble de la vigencia inmediatamente anterior. De ahí que esta institución, responsable de atender los requerimientos de los ciudadanos y de los grupos legalmente constituidos, continuará velando para que el control fiscal sea entendido como una herramienta donde todos los ciudadanos pueden acceder participando de acuerdo a las bondades ofrecidas por las normas de participación ciudadana y de atención al ciudadano. Para que la Denuncias y la PQR„s continúen ascendiendo como lo podemos determinar en el cuadro siguiente. Grafico #2
Fuente: Rendición de cuentas a la AGR
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Buzones de PQR’s y Denuncias:
Adicionalmente la contraloría cuenta con buzones instalados en diez (10)
entidades del municipio, a los cuales se les hace el debido control mensualmente.
LA RED DE VEEDURIAS CIUDADANAS
La Veeduría Ciudadana es un mecanismo democrático de participación
establecido por la Constitución Política para que los ciudadanos se organicen y
vigilen lo que hace el gobierno, es decir es una de las formas de hacer control
social a la gestión pública (Ley 850 DE 2003),
En nuestra región está conformada por la Procuraduría Regional del Quindío, las
Contralorías, Bienestar Familiar, la ESAP, Cámara de Comercio, Defensoría del
Pueblo, entre otras, su objetivo es orientar y capacitar a los grupos legalmente
constituidos como veedores, etc., en temas que faciliten el ejercicio del control de
gestión pública.
En la presente vigencia la Contraloría Municipal de Armenia participó de las
siguientes actividades:
- Se actualizaron los reglamentos de la Red de Veedurías Ciudadanas
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- Se aportó en la ampliación del número de instituciones que participan en la
RED
- Participamos en las asesorías a los personeros de algunos municipios en
materia de la Ley 850 de 2003
- Participamos en la asesorías de los grupos sociales para la conformación
de veedurías
- Se capacitaron a las veedurías y organizaciones sociales para el desarrollo
de su gestión
- Se realizaron capacitación a funcionarios de alcaldías y gobernaciones
- Se realizó trabajo de sensibilizaciones a través de medios de difusión etc.
Fuente: fotos Contraloría Municipal de Armenia, RED de Veedurías
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5. LINEA ESTRATEGICA: RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICION
COACTIVA
Objetivo Estratégico: Fortalecer el proceso de Responsabilidad Fiscal para
enfrentar los cambios normativos como mecanismo contundente del estado, para
acabar el fenómeno de la corrupción y lograr el resarcimiento del patrimonio
público de manera oportuna y eficaz.
LÍNEA ESTRATÉGICA Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva
PROGRAMA Contraloría Municipal al Cuidado del Patrimonio Publico
META DE RESULTADO Garantizar que el 100% de los hallazgos fiscales recibidos en los cuales se apertura proceso se desarrollen en torno a los principios rectores de la función administrativa y de la gestión fiscal.
SUBPROGRAMA Proceso de Responsabilidad Fiscal
FUENTE: Fotos Contraloría Municipal de Armenia, capacitación en estructuración de hallazgos
Para la vigencia fiscal 2013, el Despacho tramitó un (1) Proceso de Responsabilidad Fiscal Verbal, en donde se llevó a cabo audiencia de descargos, decreto y práctica de pruebas: En cuanto a los Procesos Ordinarios, se encontraban en trámite en dicha vigencia veinticinco (25), de los cuales seis (6) procesos fueron archivados y ejecutoriados por no existir mérito alguno para continuar con el trámite y uno (1) con fallo de responsabilidad fiscal ejecutoriado.
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Fuente: fotos de contraloría municipal armenia, juicios verbales
Así las cosas, hay diecinueve (19) procesos de responsabilidad fiscal activos, uno (1) verbal y dieciocho (18) ordinarios, los cuales se relacionan a continuación:
Procesos Activos Verbales
Vigencia 2013
1
En lo concerniente con el proceso verbal es menester informar que, durante el primer semestre de la vigencia 2013 se aperturó proceso bajo ésta modalidad y lo reglamentado por la Ley 1474 de 2011. Dicho proceso corresponde a radicado número 001 de 2013 y durante el año se llevó a cabo la audiencia de descargos, agotando todas las actuaciones que la integran.
Procesos Activos Ordinarios.
Vigencia 2013 Vigencia 2012 Vigencia 2011 Vigencia 2010
7 3 7 1
Es pertinente manifestar que, los dieciocho (18) procesos activos se encuentran dentro de los términos legales establecidos en la Ley 610 de 2000 y la Ley 1474 de 2011, para efectos de decidir de fondo sobre cada uno de ellos. De igual manera, de los dieciocho (18) Procesos de Responsabilidad Fiscal Ordinarios Activos, dieciséis (16) de ellos cuentan con la vinculación de la compañía de seguros (Tercero Civilmente Responsable), cuyo valor amparado asciende a la suma de NOVENTA Y DOS MIL CUATROCIENTOS NOVENTA Y CINCO MILLONES NOVECIENTOS CINCUENTA Y UN MIL DOSCIENTOS CUARENTA Y SIETE PESOS MONEDA CORRIENTE ($92.495‟951.247).
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Cabe expresar que el Despacho a finales de la vigencia 2013 recibió tres (3) de los once (11) procesos de responsabilidad fiscal enviados al Honorable Consejo de Estado, por existir un conflicto negativo de competencias entre la Contraloría Municipal de Armenia y la Contraloría General de la República - Gerencia Quindío. Lo anterior, como consecuencia de sentencia emanada del órgano de cierre en donde radica la competencia en este ente de control. De igual manera, se precisa que la Dirección de Responsabilidad Fiscal tiene como finalidad tramitar los respectivos Procesos de Responsabilidad Fiscal, garantizando el debido proceso y el derecho de defensa consagrados en la Constitución Política, por lo tanto, a los presuntos Responsables Fiscales se les entera de las actuaciones que se lleven a cabo a través de notificaciones o comunicaciones, con el fin de que sean conocidas por ellos y ejerzan su derecho de contradicción o defensa. Así mismo, las decisiones de fondo se toman de conformidad a la normativa vigente, al análisis probatorio del acervo probatorio obrante en cada expediente.
INDAGACIONES PRELIMINARES. Respecto a las Indagaciones Preliminares se manifiesta que durante la vigencia 2013 se tramitaron dieciséis (16) Indagaciones Preliminares, por un presunto detrimento patrimonial equivalente a la suma de VEINTICUATRO MIL QUINIENTOS CUARENTA Y DOS MILLONES SETECIENTOS SETENTA Y SEIS MIL DOSCIENTOS SESENTA Y UNPESOS MONEDA CORRIENTE ($24.542.776.261), para lo cual debe manifestarse lo siguiente:
Archivadas por Improcedencia
Cerrada ordenando Apertura de Proceso
Archivada por Pago
En trámite, de conformidad con los
términos de la Ley 610 de 2000
2 9 1 4
Es relevante manifestar que las cuatro (4) Indagaciones Preliminares en trámite fueron aperturadas durante el segundo semestre de 2013, para la presente vigencia se logró un recaudo por valor de $539.788, por este concepto
LÍNEA ESTRATÉGICA Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva
PROGRAMA Contraloría Municipal al Cuidado del Patrimonio Publico
META DE RESULTADO Garantizar que el 100% de los hallazgos fiscales recibidos en los cuales se apertura proceso se desarrollen en torno a los principios rectores de la función administrativa y de la gestión fiscal.
SUBPROGRAMA Procedimiento Administrativo Sancionatorio.
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La Dirección de Responsabilidad Fiscal, para la vigencia fiscal 2013, tramitó los siguientes procesos administrativos sancionatorios, así:
En Gestión Archivados Con Sanción
2 2 4
Los Procesos Sancionatorios en gestión se encuentran dentro de los términos legales conferidos por la Resolución No. 087 del 03 de mayo de 2013 para decidir de fondo el asunto; en cuanto a los archivados, el Despacho consideró improcedente imponer sanción alguna conforme al análisis probatorio que reposa de ambos procesos. Por último, dentro de los procesos sancionados se impuso multa por valor total de Tres Millones Seiscientos Veintinueve Mil Cuatrocientos Veintiocho Pesos Moneda Corriente ($3.629.428); del anterior valor debe tenerse en cuenta que se realizó el pago de Tres Millones Treinta y Un Mil Cuatrocientos Setenta y Seis Pesos Moneda Corriente ($3.031.476), quedando un saldo por recaudar. De lo anterior, se infiere pago de la sanción impuesta dentro de tres (3) procesos; y respecto a la suma de Quinientos Noventa y Siete Mil Novecientos Cincuenta y Dos Pesos Moneda Corriente ($597.952), está siendo cobrada por el trámite de Jurisdicción Coactiva.
LÍNEA ESTRATÉGICA Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva
PROGRAMA Contraloría Municipal al Cuidado del Patrimonio Publico
META DE RESULTADO . Garantizar que al 100% de los títulos ejecutivos se les inicie proceso de cobro coactivo.
SUBPROGRAMA Procedimiento de Cobro Coactivo.
La Dirección de Responsabilidad Fiscal en la vigencia 2013, gestionó un total de veinte (20) procesos, los cuales se relacionan a continuación:
JURISDICCIÓN COACTIVA VIGENCIA 2013
No. de procesos con los que
inició la vigencia
Procesos iniciados en la
vigencia
Total procesos tramitados en la
vigencia
Valor recuperado en la vigencia mediante J.C
Procesos archivados
18 2 20 $38.948.682 1
Es menester señalar que, la recuperación de cartera no es una labor fácil de ejecutar, con la cual se adquieran beneficios respecto al resarcimiento del daño patrimonial proveniente de un fallo con responsabilidad fiscal o de una multa impuesta como consecuencia de un proceso administrativo sancionatorio, teniendo
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