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Información práctica
ECAS, URF y PIC
• Pasos previos antes de enviar la solicitud
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• El nuevo Programa Europeo ERASMUS + sustituye al PAP
(Programa de Aprendizaje Permanente)
• Este Programa tendrá una vigencia desde 2014 hasta 2020
• Los proyectos no se pueden presentar a título individual sino
que son las Instituciones las que los presentan.
• Las distintas iniciativas que se contemplan se realizarán en
línea, no hay presentación en papel.
Debido a estos dos cambios importantes es necesaria la
IDENTIFICACIÓN PREVIA DE LOS CENTROS.
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Pasos necesarios para poder presentar una solicitud:
1. Apertura de una cuenta en ECAS
2. Alta en el URF de la institución Obtención
de PIC
3. Cumplimentación del formulario de solicitud
ECAS = European Commission Authentication System (Sistema de
autenticación del usuario de la Comisión Europea)
URF = Unique Registration Facility (Servicio de registro único)
PIC = Participant Identification Code (Código de identificación del
participante)
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Apertura de una cuenta en ECAS
• Primer paso necesario para obtener el PIC de la institución solicitante
• Manual de ECAS disponible en:
http://www.oapee.es/dctm/weboapee/pap/leonardo-da-vinci/proyectos-
multilaterales-de-toi/2013/manual-usuario-
ecas.pdf?documentId=0901e72b8175a658
(o buscar en Google Manual ECAS OAPEE)
• Enlace para abrir la cuenta: https://webgate.ec.europa.eu/cas/
• Procedimiento:
• Facilitar información básica incluyendo una dirección de correo electrónico
• Recepción de un email con el enlace para obtener la contraseña
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• Para registrarse por primera vez, pulsar en Registrarse en ECAS.
Aparecerá el siguiente formulario de registro (Dominio Externo)
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• Recepción de un email con el enlace para obtener la contraseña
(dispone de 90 minutos)
• Introducir el nombre de usuario y la contraseña para acceder directamente
al URF
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Alta en el URF y obtención del PIC
• El URF (Sistema de Registro Único) está alojado en el Portal del
Participante de la Comisión Europea:
http://ec.europa.eu/education/participants/portal/desktop/en/home.html
• Manuales de URF disponibles en:
• Manual resumido en español:
http://www.oapee.es/dctm/weboapee/pap/erasmus/convocatoria/2014/urfgui
a-rapida.pdf?documentId=0901e72b8179af2b
(o buscar en Google Alta URF OAPEE)
• Manual completo en inglés con capturas de pantalla:
http://ec.europa.eu/research/participants/data/support/manual/urf.pdf
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• En la pestaña ORGANISATIONS seleccionar «Register Organisations»
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Alta en el URF y obtención del PIC
Procedimiento:
• Introducción del NIF de la institución (VAT number)
• Introducción del BRN (Business Registration Number) es el código de centro 28_____
• Introducción de información de la institución:
• Nombre legal
• Dirección
• Fecha de creación
• Región, etc.
• Para cumplimentar el dato «NACE code» seleccionar Education de las opciones que
aparecen en el desplegable.
• Cumplimentar el campo «legal form» especificando en el programa UNKNOWN ya
que aunque no es obligatorio puede generar problemas posteriormente al
cumplimentar el formulario
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• Ya no es necesario seleccionar el campo “Specific programs” para
seleccionar la opción del programa ERASMUS +. Pestaña inactiva.
• Después pulsar sobre el botón verde “Confirm” para finalizar el registro
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• Aparecerá un mensaje indicando el código PIC provisional a la espera de
validación.
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• Una vez finalizado el proceso se recibirá un mensaje a la dirección de
correo electrónico facilitada confirmando la creación del PIC:
• Se ha de tener en cuenta que el registro será eliminado si no se accede al
mismo a lo largo de los 12 meses siguientes
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SUBIDA DE DOCUMENTOS
Tras la obtención del PIC y en cualquier caso antes de la presentación de la
solicitud de fondos, las organizaciones deberán subir al URF los siguientes
formularios cumplimentados correctamente para validar el PIC:
• Formulario de entidad legal: descargable desde
http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/le
gal_entities_en.cfm
• Ficha de identificación financiera (antigua ficha de terceros)
descargable desde :
http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/financial_id/fina
ncial_id_en.cfm
• Verificación de la capacidad financiera (proyectos > 60.000 €)
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ENTIDAD LEGAL (buscar en las opciones de ES)
Los centros públicos deberán subir:
• El formulario específico para entidades públicas
• Una copia de la resolución por la que se crea la entidad
También se aceptará un certificado emitido por la autoridad educativa de la que
dependan o bien una copia de la información referida a la institución que aparezca
en la página del Registro Estatal de Centros Docentes no Universitarios (RCD) del
Ministerio de Educación, Cultura y Deporte.
www.educacion.gob.es/centros/home.do
Las entidades privadas deberán subir:
• El formulario específico para entidades privadas.
• Una copia de cualquier documento oficial (escritura de constitución) que permita
identificar el nombre de la entidad, el domicilio social y su número de registro.
• Una copia del documento de identificación fiscal (NIF) si éste no figura en el
documento anterior.
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FICHA DE IDENTIFICACÓN FINANCIERA (buscar en las opciones de ES)
Esta ficha solo la deberán cumplimentar y subir al URF las organizaciones que vayan
a solicitar directamente una subvención
• Capacidad Financiera
Todas las entidades privadas que vayan a solicitar una subvención deberán además
subir al URF la siguiente documentación en función del importe de la subvención que
soliciten:
• Si la subvención excede de 60,000 €
• Cuenta de pérdidas y ganancias
• Cuenta de resultados.
• Si la subvención excede de 750,000 €
• Además de los documentos anteriores, el SEPIE (OAPEE) podrá
solicitar un informe de auditoría externa.
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Resolución por la que se crea la entidad o:
Información referida a la institución que aparezca en la página del Registro Estatal de
Centros Docentes no Universitarios (RCD)
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• Una vez escaneados hay que subir los documentos, para ello entrar
de nuevo en el portal del participante con las claves de la cuenta
ECAS
• Elegir la pestaña Organisations (MY ORGANYSATIONS)
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• Hacer click sobre el icono (Modify)
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• Pulsando en la pestaña Documents, dará la opción de examinar los
documentos para aceptarlos y subirlos
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• Añadir nuevo documento, seleccionarlo entre las opciones posibles y
cargarlo desde nuestros archivos guardados
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Verificación del PIC de los socios
• El URF ofrece una función de búsqueda que permitirá a las
instituciones saber si ya tienen PIC y a los coordinadores de
proyectos y consorcios asegurarse de que los socios hayan creado su
PIC correctamente:
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! Por fin tengo el PIC !
¿Y ahora qué?
Siguiente paso,…
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FORMULARIO DE SOLICITUD
• Cada acción tiene su propio formulario, disponible en:
http://www.oapee.es/oapee/inicio/ErasmusPlus/con-2015-gestion.html
• Se necesita el código PIC de todos los socios registrados en la propuesta
• Para los socios de consorcios y KA2, estos PIC se tendrán que validar
(en España o en el país de destino)
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MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN
Mucho ánimo