Manual de Procedimientos Administrativos – Dirección de Salud IV Lima Este
INDICEPág.
INTRODUCCION.................................................................................................................................. 4
CAPITULO I: ASPECTOS GENERALES
1.1 Objetivo................................................................................................................. 5
1.2 Alcance................................................................................................................. 5
1.3 Base Legal............................................................................................................ 5
1.4 Responsables....................................................................................................... 6
1.5 Aprobación y Actualización................................................................................... 6
1.6 Inventario de procedimientos................................................................................ 6
1.7 Glosario de Términos............................................................................................ 7
CAPITULO II: PROCEDIMIENTOS
2.1 Requerimiento de Bienes y Servicios y su Aprobación...................................... 9
I. Objetivo.................................................................................................. 10
II. Alcance................................................................................................... 10
III. Base Legal y/o Documentos de Referencia........................................... 10
IV. Responsabilidades................................................................................. 10
V. Lineamientos Generales......................................................................... 10
VI. Descripción del Procedimiento............................................................... 11
VII. Formulario.............................................................................................. 12
VIII. Diagrama de Flujo.................................................................................. 13
2.2 Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios por Menor Cuantía........ 14
V. Objetivo.................................................................................................. 15
VI. Alcance................................................................................................... 15
VII. Base Legal y/o Documentos de Referencia........................................... 15
VIII. Responsabilidades................................................................................. 15
IX. Lineamientos Generales......................................................................... 16
X. Descripción del Procedimiento............................................................... 17
Oficina Ejecutiva de Planeamiento Estratégico1 de 53
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XI. Formulario.............................................................................................. 18
XII. Diagrama de Flujo.................................................................................. 19
2.3 Elaboración de Ordenes de Compra y Ordenes de Servicios.......................... 20
I. Objetivo.................................................................................................. 21
II. Alcance................................................................................................... 21
III. Base Legal y/o Documentos de Referencia........................................... 21
IV. Responsabilidades................................................................................. 21
V. Lineamientos Generales......................................................................... 21
VI. Descripción del Procedimiento............................................................... 22
VII. Formulario.............................................................................................. 22
VIII. Diagrama de Flujo.................................................................................. 23
2.4 Recepción de Bienes Adquiridos........................................................................ 24
I. Objetivo.................................................................................................. 25
II. Alcance................................................................................................... 25
III. Base Legal y/o Documentos de Referencia........................................... 25
IV. Responsabilidades................................................................................. 25
V. Lineamientos Generales......................................................................... 25
VI. Descripción del Procedimiento............................................................... 26
VII. Formulario.............................................................................................. 27
VIII. Diagrama de Flujo.................................................................................. 29
2.5 Pago a Proveedores............................................................................................. 30
I Objetivo.................................................................................................. 31
II. Alcance................................................................................................... 31
III. Base Legal y/o Documentos de Referencia........................................... 31
IV, Responsabilidades................................................................................. 31
V. Lineamientos Generales......................................................................... 31
VI. Descripción del Procedimiento............................................................... 32
VII. Formularios............................................................................................ 33
VIII Diagrama de Flujo.................................................................................. 35
Oficina Ejecutiva de Planeamiento Estratégico2 de 53
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2.6 Contratación de Prestadores de Servicios Bajo la Modalidad de Servicios No Personales............................................................................................................ 36
I Objetivo.................................................................................................. 37
II. Alcance................................................................................................... 37
III. Base Legal y/o Documentos de Referencia........................................... 37
IV. Responsabilidades................................................................................. 37
I. Lineamientos Generales......................................................................... 38
II. Descripción del Procedimiento............................................................... 38
III. Formularios............................................................................................ 39
VIII Diagrama de Flujo.................................................................................. 41
ANEXOS :
Simbología para diseñar los diagramas de flujo........................................................... 42
Inventario de Procedimientos del Proceso Logístico............................................... 43-44
Formatos y su distribución............................................................................................ 45
Diseño de Formatos a utilizar.................................................................................. 46-53
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INTRODUCCION
El Manual de Procedimientos Administrativos que ha continuación se describe, ha sido elaborado
utilizando la metodología basada en Procesos, que consiste en la identificación de los procesos
generales agrupados en procesos estratégicos, procesos clave y procesos de apoyo, luego cada
uno de los procesos ha sido desagregado en subprocesos y cada subproceso desagregado en
procedimientos interrelacionados entre si, que nos indican la orientación para la atención de los
requerimientos de los usuario internos y externos; Hasta aquí hemos identificado las actividades
estratégicas, fundamentales y de apoyo necesarias que identifican la orientación de la DISA IV Lima
Este.
Cada procedimiento ha sido analizado y presenta una estructura que contiene su objetivo, alcance,
base legal, lineamientos generales, definiciones, descripción del procedimiento, sus registros, su
diagrama de flujo con su respectiva simbología para un mejor entendimiento y sus formatos a fin de
entender de una manera clara y eficiente cada uno de los procedimientos descritos.
Finalmente el Manual de Procedimientos – MAPRO esta conformado por cinco procedimientos, los
cuales han sido tomados como un modelo basado en procesos que abarca desde el requerimiento de
un bien o servicio de menor cuantía hasta el pago a los proveedores.
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Capitulo I
ASPECTOS GENERALES
1.1. Objetivo del ManualEstandarizar criterios para la atención de los requerimiento de bienes y servicios realizados
por las unidades orgánicas de la DISA IV Lima Este, así como coadyuvar a la correcta
realización de las labores encomendadas al personal y promover el aprovechamiento racional
de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos disponibles; cubriendo de
esta manera las necesidades de las unidades orgánicas en sus responsabilidades de control
operativo, el análisis del comportamiento de los procesos y la toma de decisiones.
1.2. Alcance del ManualLos criterios técnicos y demás disposiciones del presente Manual de Procedimientos
Administrativos son de aplicación para las unidades orgánicas que forman parte de la Oficina
Ejecutiva de Administración de la DISA IV Lima Este.
1.3. Base LegalPara la formulación del Manual de Procedimientos Administrativos se ha considerado la
siguiente base legal:
Ley 27658 Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado
R.M. Nº 827-2003-SA/DM, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones de
la Dirección de Salud IV Lima Este y de las Direcciones de Red de Salud.
R.D. Nº 1149-2004-DISA-IV-LE-DG-OEPE-OEA-RRHH-OAJ, que aprueba el Manual de
Organización y Funciones de la Dirección de Salud IV Lima Este
Resolución Jefatural Nº 059-77-INAP/DNR, Aprueba la directiva Nº 002-77-INAP/DNR
denominado Normas para la formulación de los Manuales de Procedimientos
Directiva N° 007-MINSA/OGPE-V.01 Directiva para la formulación de documentos
técnicos normativos de gestión institucional.
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1.4. ResponsablesLa Oficina Ejecutiva de Planeamiento Estratégico, es responsable de la actualización del
presente Manual de Procedimientos en coordinación con la Oficina Ejecutiva de
Administración.
La Oficina Ejecutiva de Administración es responsable de visar los procedimientos de su
competencia antes de su aprobación, asimismo es responsable de su implementación en
coordinación con la Oficina Ejecutiva de Planeamiento Estratégico.
El Director General es responsable de la Aprobación del Manual de Procedimientos mediante
acto resolutivo.
La Oficina Ejecutiva de Administración, es responsable directo de velar por el cumplimiento
del contenido del presente Manual.
1.5. Aprobación y ActualizaciónEl Manual de Procedimientos Administrativos será aprobado con Resolución Directoral y
Corresponde a la Oficina Ejecutiva de Planeamiento Estratégico en coordinación con la
Oficina Ejecutiva de Administración, su actualización así como proponer la normatividad
complementaria necesaria.
1.6. Inventario de Procedimientos
N° Denominación del Procedimiento Proceso
01 Requerimiento de Bienes o Servicios y su Aprobación Logístico
02 Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios por Menor Cuantía Logístico
03 Elaboración de Orden de Compra u Orden de Servicios Logístico
04 Recepción de Bienes Adquiridos Logístico
05 Pago a Proveedores Presupuestario
06 Contratación de Prestadores de Servicios Bajo la Modalidad de Servicios No Personales Logístico
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1.7. Glosario de Términos
Bases: Los documentos que contienen los requerimientos técnicos, metodología de
evaluación, procedimientos y demás condiciones establecidos por la Entidad para la
selección del postor y la ejecución contractual respectiva, incluyendo cuando corresponda, la
proforma del contrato, en el marco de la Ley y el presente Reglamento
Bienes: Son los objetos o cosas que requiere una entidad para el desarrollo de sus
actividades y cumplimiento de sus fines.
Compra Directa: Termino utilizado para referirnos a las adquisiciones de bienes menores o iguales a 1 UIT
Comité Especial Permanente: Encargado de conducir los Procesos de Selección a
través de Adjudicación de Menor Cuantía y Adjudicación Directa (Selectiva o Pública).
Comprobante de Pago: Documento que acredita la transferencia de bienes, la
entrega en uso, o la prestación de servicios. Entre los documentos considerados como
comprobantes de pago figuran: facturas, recibos por honorarios, boletas de ventas, entre
otros.
Consultor: La persona natural o jurídica que presta servicios profesionales altamente
calificados en la elaboración de estudios y proyectos; en la inspección de fábrica, peritajes de
equipos, bienes y maquinarias; en investigaciones, auditorias, asesorías, estudios de
prefactibilidad y de factibilidad técnica, económica y financiera, estudios básicos, preliminares
y definitivos, asesoramiento en la ejecución de proyectos distintos de obras y en la
elaboración de términos de referencia, especificaciones técnicas y Bases de distintos
procesos de selección, entre otros.
Especificaciones Técnicas: Descripciones elaboradas por la Entidad de las
características fundamentales de los bienes o suministros a adquirir.
Proveedor: La persona natural o jurídica que vende o arrienda bienes, presta servicios
generales o de consultoría o ejecuta obras.
Servicios: Actividad o labor que realiza una persona natural o jurídica que vende o arrienda
bienes, presta servicios generales o de consultoría o ejecuta obras
Servicio en General: La Actividad o labor que realiza una persona natural o jurídica para
atender una necesidad de la entidad, pudiendo estar sujeta a resultados para considerar
terminadas sus prestaciones
Suministro: Entrega periódica de bienes requeridos por una Entidad para el desarrollo de
sus actividades.
Términos de referencia: Descripción, elaborada por la Entidad, de las características
técnicas y de las condiciones en que se ejecutará la prestación de servicios y de consultoría.Oficina Ejecutiva de Planeamiento Estratégico
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Capitulo II
PROCEDIMIENTOSEl Manual de Procedimientos – MAPRO, en este primer avance esta conformado por seis
procedimientos que abarcan desde el requerimiento de bienes o servicios hasta el pago a los
proveedores.
Requerimiento de Bienes o Servicios y su Aprobación
Adquisición de Bienes o Contratación de Servicios por Menor Cuantía
Elaboración de Orden de Compra u Orden de Servicios
Recepción de bienes Adquiridos
Pago a Proveedores
Contratación de Prestadores de Servicios Bajo la Modalidad de Servicios No Personales
Cada uno de los procedimientos antes mencionados han sido analizados y descritos con la siguiente estructura:
Objetivo
Alcance
Base Legal y/o Documentos de Referencia
Responsabilidades
Lineamientos Generales
Descripción del Procedimiento
Formularios
Diagrama de Flujo
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PROCESO LOGISTICOPROCESO LOGISTICO
PROCEDIMIENTOPROCEDIMIENTO
REQUERIMIENTO DE BIENES O SERVICIOS Y SUREQUERIMIENTO DE BIENES O SERVICIOS Y SU APROBACIÓNAPROBACIÓN
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I. OBJETIVO
Establecer los lineamientos generales a seguir para los requerimientos de bienes o servicios y su aprobación solicitados por las Dependencias de la DISA IV Lima Este.
II. ALCANCE
El presente procedimiento es de aplicación para todas las Unidades Orgánicas que requieran un bien o un servicio de acuerdo al PAAC y de otros que cuenten con el debido sustento técnico.
III. BASE LEGAL Y/O DOCUMENTOS DE REFERENCIA
• Ley Nº 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto• Ley Nº 28425, Ley de Racionalización de los Gastos Públicos• Ley Nº 28427, Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2005• Directiva Nº 003-2005-EF/76.01, Directiva para la Ejecución del Proceso Presupuestario del
Gobierno Nacional para el Año Fiscal 2005• Resolución Directoral Nº 010-2005-EF/76.01, Clasificadores y Maestro del Clasificador de
Ingresos y Financiamiento para el Año Fiscal 2005.• Resolución Ministerial Nº 336-2005/MINSA, que aprueba la Directiva Nº 062-MINSA-V.01
Directiva para la Aplicación de Medidas de Austeridad, Racionalidad y Disciplina en el Gasto Institucional del Pliego 011 – Ministerio de Salud para el Año Fiscal 2005.
• Decreto Supremo Nº 083-2004-PCM, Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
• Decreto Supremo Nº 084-2004-PCM, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
• Directivas de CONSUCODE.
IV. RESPONSABILIDADES:
• La Oficina Ejecutiva de Administración es la responsable de atender las necesidades de las unidades orgánicas con oportunidad y calidad.
• La Oficina Ejecutiva de Administración deberá coordinar permanentemente con la Oficina Ejecutiva de Planeamiento Estratégico la ejecución de los gastos programados, con la finalidad de llevar un adecuado control del presupuesto.
V. LINEAMIENTOS GENERALES• La Dirección de Administración provee los bienes y servicios de uso general para todas las
Unidades Orgánicas.
• Los documentos asociados a la solicitud de un bien o servicio no programado son:
Documento Bienes Servicios
Especificaciones Técnicas X
Términos de referencia X
• La presentación de los requerimientos son de forma trimestral,
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VI. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
UNIDADES ORGANICAS6.1 Remiten, de acuerdo al cronograma y a los formatos preestablecidos para este caso, los
requerimientos y cuadro de distribución. Deberá coordinar permanentemente con el Coordinador de Equipos de Trabajo (C.E.T.) de Programación los detalles técnicos de los bienes y servicios y llenar adecuadamente el FORMATO Nº 01, posterior a ello el mismo coordinador firmará el marcador “CONSIDERADO EN PAAC”; Para los requerimientos que no estén considerados en el PAAC deberá hacer las mismas coordinaciones con el C.E.T. de Programación para lo cual hará uso del FORMATO Nº 02 el mismo que también deberá contar con la firma respectiva. Estando visado la documentación (FORMATO Nº 01 ó 02) se deriva el expediente a la Oficina Ejecutiva de Administración.
OFICINA EJECUTIVA DE ADMINISTRACIÓN6.2 La secretaria verifica que los requerimientos cuenten con el marcador, “CONSIDERADO
EN PAAC”.
6.2.1 De no estar considerado en el Plan Operativo Institucional (POI) y Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones (PAAC), El director ejecutivo evalúa la factibilidad de ser atendido con fondos fijos
6.2.1.1 De no ser factible la atención con recursos de los fondos fijos.
6.2.1.1.1 Si el requerimiento no programado cuente con el VºBº de acuerdo al ANEXO Nº 01, La secretaria deriva documento a la Oficina Ejecutiva de Planeamiento Estratégico, caso contrario. retorna al usuario para que reajuste su documento de acuerdo a lo establecido
6.2.2 De ser factible la atención con fondos fijos, se atiende el requerimiento, haciendo uso de los recursos antes mencionados.
Va a Procedimiento: Asignación, Ejecución y Rendición de los Fondos Fijos.
6.3 De estar considerado en el POI y PAAC director ejecutivo deriva documento con su VºBº.
OFICINA DE LOGÍSTICA6.4 La secretaria de la oficina de logística recibe el documento, pone en conocimiento al
director y deriva documentación al C.E.T. de Programación.
C.E.T. PROGRAMACIÓN6.5 Evalúa requerimiento y verifica el stock del almacén para su atención, para ello hará uso del
sistema LOGIS.
6.5.1 Si es posible atender con el stock del almacén, el requerimiento será atendido de acuerdo a la distribución programada.
6.6 Analiza y consolida requerimiento trimestral a nivel de mnemónico, específica de gasto y fuente de financiamiento en el FORMATO Nº 03 “PROGRAMACIÓN TRIMESTRAL DE BIENES Y SERVICIOS”, el cual se deberá estar firmado por el Director(a) de Logística y el C.E.T. de Programación. Pasa a la Oficina Ejecutiva de Planeamiento Estratégico (OEPE) para su revisión.
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OFICINA EJECUTIVA DE PLANEAMIENTO ESTRATEGICO6.7 Analiza requerimiento no programado, el cual debe sustentarse en el Plan Operativo y debe
contar con la disponibilidad presupuestal. Si el requerimiento está dentro las prioridades institucionales deberá gestionarse su inclusión.
6.7.1 De no sustentar la necesidad y no tener disponibilidad presupuestal retorna al usuario por no reunir estas dos condiciones técnicas.
6.8 El C.E.T. de Planeamiento, tramita la inclusión de esta actividad en el Plan Operativo, le da VºBº al documento del usuario y se incluye en el requerimiento trimestral de presupuesto.
6.9 El C.E.T. de Presupuesto, verifica el contenido técnico presupuestal del requerimiento trimestral, así como su coherencia con el marco presupuestal. Controla la disponibilidad presupuestal a nivel de función, programa, grupo genérico y fuente de financiamiento. Como documento de consulta tiene el PIM y los clasificadores de ingresos y gastos.
Va al Procedimiento: Solicitud Presupuestal de Asignación Trimestral y su Aprobación.
OFICINA DE LOGISTICA6.10El C.E.T. de Programación, toma conocimiento de la autorización trimestral y de sus
ajustes en el FORMATO Nº 03, para la atención de las necesidades.
6.11Elaborar Cuadro de Adquisiciones de acuerdo a lo programado y autorizado en el FORMATO Nº 03, ceñirse estrictamente a los términos de referencia o especificaciones técnicas.
6.12Dependiendo del proceso identificado, paso al siguiente procedimiento
Va al procedimiento: Licitación PúblicaVa la procedimiento: Concurso PúblicoVa al procedimiento: Adjudicación Directa PúblicaVa al procedimiento: Adjudicación Directa SelectivaVa al Procedimiento: Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios de Menor Cuantía.
VII. FORMULARIOS:
VII.1ANEXO Nº 01 “UNIDADES ORGANICAS TECNICAS RESPONSABLES DE LOS REQUERIMIENTOS “
VII.2FORMATO Nº 01 “REQUERIMIENTO Y CUADRO DE DISTRIBUCIÓN CONSIDERADO EN EL PAAC”
VII.3FORMATO Nº 02 “CUADRO DE REQUISICIÓN”VII.4FORMATO Nº 03 “PROGRAMACIÓN TRIMESTRAL DE BIENES Y SERVICIOS”
VIII. DIAGRAMA DE FLUJO
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Oficina Ejecutiva de Planeamiento Estratégico14 de 53
Oficina Ejecutiva de Administración Oficina de Logística
INICIO
Oficina Ejecutiva de Planeamiento Estratégico
Tramitar la inclusión de la actividad dentro del POI, dar VºBº al
documento del usuario e incluir en requerimiento trimestral
Atendido con fondos fijos?
Si
Unidades Orgánicas
PAAC, PIA, POI y Formatos Nº 01 y 02
PROGRAMACIÓN
Evaluar requerimiento y verificar stock del almacén
Requerimiento sustenta
necesidad y tiene factibilidad
presupuestal
Analizar requerimiento el cual debe guardar relación con el POI
Está considerado en el PAAC?
Requerimiento cuenta con VºBº de acuerdo
al Anexo Nº01?
No
Nose debe ajustar a lo establecido
A
Si
A
POI, PIA
Si
PAAC
Envíar requerimiento y cuadro de distribución (FORMATO Nº 01 Y/O 02)
Verificar Stock de almacén
LOGIS
Verificar el contenido técnico presupuestal del requerimiento
trimestral, asi como su coherencia con el marco presupuestal
PAAC: Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones PIA: Presupuesto Institucional de AperturaPOI: Plan Operativo Institucional C.E.T. : Coordinador de Equipo de Trabajo
Consultar PIM
SIAF-MPP
Hay Stock? No
Si
Atender requerimiento de acuerdo a lo programado
TERMINO
Verificar que los requerimientos cuenten con la firma y sello del
marcador "CONSIDERADO EN PAAC"
No
Va al Procedimiento: Asignación, Ejecución y Rendición del Fondo Fijo
Recibir documento y poner en conocimiento al Director,
derivarSi
Retornar al usuario, no reúne las condiciones técnicas para la ejecución de la actividad
No
TERMINO
PROGRAMACIÓN
Tomar conocimiento de los ajustes presupuetales para la atención de las necesidades
TERMINO
Va al Procedimiento: Solicitud Presupuestal de Asignación Trimestral y su Aprobación
Formato Nº03
Consolidar y preparar requerimiento trimestral a nivel de mnemónico, específica de
gasto y fuente de financiamiento
Archivar
Va a Procedimientosde Procesos de Selección
(*)
Elaborar cuadro de adquisiciones de acuerdo a lo programado y aprobado
en el FORMATO Nº03(señirse a los términos de referencia o
especificaciones técnicas )
Catálogo de ByS, y Formatos Nº 01 y 02
(*) Procesos de Seleccióno Licitación Públicao Concurso Públicoo Adjudicación Directa Públicao Adjudicación Directa Selectivao Adjudicación por Menor Cuantía
PROCESO LOGISTICOPROCESO LOGISTICO
PROCEDIMIENTOPROCEDIMIENTO
ADQUISICIÓN DE BIENES O CONTRATACION DEADQUISICIÓN DE BIENES O CONTRATACION DE SERVICIOS POR MENOR CUANTÍASERVICIOS POR MENOR CUANTÍA
I. OBJETIVOEl presente documento establece los lineamientos generales y la secuencia lógica que se sigue para adquirir bienes o contratar servicios de acuerdo a los requerimientos aprobados por las unidades técnicas respectivas.
II. ALCANCE:
El presente procedimiento es administrado por la Oficina de Logística y es de pleno cumplimiento de todas las Unidades orgánicas de la DISA IV Lima Este.
III. BASE LEGAL Y/O DOCUMENTOS DE REFERENCIA
• Ley Nº 28427, Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2005• Directiva Nº 003-2005-EF/76.01, Directiva para la Ejecución del Proceso Presupuestario del
Gobierno Nacional para el Año Fiscal 2005• Resolución Directoral Nº 010-2005-EF/76.01, Clasificadores y Maestro del Clasificador de
Ingresos y Financiamiento para el Año Fiscal 2005.• Decreto Supremo Nº 083-2004-PCM, Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado• Decreto Supremo Nº 084-2004-PCM, Reglamento de la Ley de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado• Directivas y Resoluciones de CONSUCODE• Procedimiento: Requerimientos de Bienes o Servicios y su Aprobación
IV. RESPONSABILIDADES
COORDINADOR DE EQUIPO DE TRABAJO (C.E.T.) DE ADQUISICIONES4.1 Es responsable de apoyar activamente en la determinación del valor referencial 4.2 Apoyar permanentemente en la elaboración de los cuadros comparativos4.3 Generación de la Orden de Compra (O/C) y Orden de Servicios (O/S).4.4 Revisar permanentemente el contenido de las ordenes emitidas, velando por la correcta
aplicación de las normas vigentes y que estos deben enmarcarse a los términos de referencia o especificaciones técnicas.
MIEMBROS DEL COMITE4.5 Son responsables de elaborar las bases del proceso de menor cuantía4.6 Los Miembros del Comité son responsables de todas las adquisiciones de bienes y
servicios en los que intervienen, hasta el otorgamiento de la buena pro, de acuerdo a los requerimientos aprobados con su respectiva documentación.
DIRECTOR(A) DE LOGISTICA4.7 Supervisar y monitorear las acciones del recurso humano con la finalidad de emitir las O/C
y O/S en forma oportuna y atender en el menor tiempo posible a los usuarios.
V. LINEAMIENTOS GENERALES
5.1 La descripción del procedimiento está orientado para adquirir bienes y contratar servicios por menor cuantía, de acuerdo al siguiente cuadro:
Actividad Monto Convocatoria Bases Responsable
Adquirir Bienes > 1 UIT a < 45,0001 o mas Invitaciones.
Notificar PROMPYME Si monto > 4 UIT
< 4 UIT Sin bases
> 4 UIT Con basesComité Especial
Contratar Servicios
> 1 UIT a < 20,0001 o mas Invitaciones.Notificar PROMPYME
Si monto > 4 UIT
< 4 UIT Sin bases
> 4 UIT Con basesComité Especial
5.2 En el caso de procesos de menores cuantías cuyo monto sea > 4 UIT el comité especial elaborará las bases, en caso que sea menor a 4 UIT la invitación al proceso será en forma directa.
5.3 La Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento, así como las Directivas y Resoluciones del CONSUCODE, constituyen normas de obligatorio cumplimiento para el caso de adquisiciones y contrataciones por menor cuantía. En el caso de discrepancia con lo señalado en este procedimiento, prevalece lo establecido en las normas antes mencionadas.
5.4 En caso de incumplimiento de las especificaciones técnicas, los términos de referencia o del contrato, la DISA IV Lima Este informará al CONSUCODE para su evaluación y de ser el caso, su posterior inhabilitación de contratar con el Estado.
5.5 En caso de Bienes que por su naturaleza no ingresan al almacén Central de la DISA IV Lima Este, estas serán entregadas directamente a los lugares donde se requiera, siendo verificados la cantidad y calidad de bienes recibidos por el responsable del almacén periférico, asimismo el responsable firma la guía de remisión siempre y cuando esté conforme con los bienes recibidos. Una vez recibido los bienes, envía la guía de remisión al almacén central a mas tardar a primera hora del día siguiente de su recepción, bajo responsabilidad.
VI. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
Viene de Procedimiento: Requerimiento de Bienes, Servicios y su Aprobación
C.E.T. ADQUISICIONES6.1 El encargado de adquisiciones recibe Cuadro de Adquisiciones, adjuntando la
documentación sustentatoria y revisa.
6.1.1 Si el monto referencial es mayor igual a 4 UIT, pasa al comité especial para elaboración de bases.
COMITE ESPECIAL6.1.2 Elaboración de bases para menor cuantía, toma información de los FORMATOS
Nº 01 y Nº 02.
6.1.3 Los integrantes del comité firman las bases y derivan para generar invitación a proceso selectivo.
C.E.T. ADQUISICIONES6.2 Si el monto referencial es menor a 4 UIT, mediante el sistema LOGIS se genera invitación a
proceso selectivo de menor cuantía, para ello deberá revisar las especificaciones técnicas y si fuere necesario complementar invitación, posterior a ello imprime invitación.
6.3 Se publica en la puerta principal de la Institución, la Solicitud de Cotización, por otro lado se invita por medio telefónico a los proveedores que puedan atender el requerimiento.
SECRETARÍA6.4 Entrega formal de solicitud de cotización a proveedores
TRAMITE DOCUMENTARIO6.5 Dentro del plazo establecido, se recepciona cotización en sobre cerrado, ingresa al sistema
de trámite documentario (STDOC) y registra el ingreso del documento.
6.6 Deriva documento a secretaría de la oficina de logística, haciendo firmar cargo.
SECRETARÍA DE LOGISTICA6.7 Registra en cuaderno de cargo de menores cuantías los proveedores ofertantes y deriva los
sobres cerrados al comité
COMITE ESPECIAL6.8 Recepciona cotización en sobre cerrado.
6.9 Habiendo convocado a los miembros del comité, se apertura los sobres cerrados.
6.10Los miembros del comité firman todas las cotizaciones y deriva a adquisiciones.
C.E.T. ADQUISICIONES6.11Mediante el sistema LOGIS, se registra datos, genera cuadro comparativo y se imprime.
COMITE ESPECIAL
6.12Otorgan la buena pro y firman el cuadro comparativo, derivan expediente completo y en original las propuestas técnicas y económicas.
Va al Procedimiento: Elaboración de Ordenes de Compra y Servicios.
C.E.T. PROGRAMACION
Viene de Procedimiento: Elaboración de Ordenes de Compra y Servicios.
6.13Responsable del SIAF-SP recepciona y lleva un registro de las ordenes recibidas.
6.14Responsable del SIAF-SP registra datos de la O/C u O/S, ejecutando así la fase de compromisos.
6.15Estampa, en la O/C u O/S, el sello del número de registro SIAF (se queda con una copia de la orden).
6.16En cuaderno de cargo registra ordenes afectadas presupuestalmente y deriva expediente.
C.E.T. ADQUISICIONES
6.17Firma cuaderno de cargo y recibe expediente.
6.18El encargado de adquisiciones distribuye documentos de la siguiente manera:
Para el caso de Bienes (Orden de Compra):
- Tesorería
- Proveedor
- Almacén
- Contabilidad
- Adquisiciones
Para el caso de Servicios (Orden de Servicio):
- Tesorería
- Proveedor
- Almacén
- Contabilidad
- Adquisiciones
VII. FORMULARIOS:
7.1 Ver Anexo “FORMATOS Y SU DISTRIBUCIÓN”
VIII. DIAGRAMA DE FLUJO
Comité EspecialOficina de Logística
Proveedor
Archivar
TERMINO
Recibir Cuadro de adquisiciones
Inv. Proces
Imprimir invitación a proceso selectivo
INICIO
Generar Invitación a proceso de
Menor Cuantía
LOGIS
Cuadro Comp.
Imprimir Cuadro Comparativo
Viene Procedimiento:Requerimiento de
Bienes y Servicios y su Aprobación
Va a Procedimiento: Elaboración de O/C y O/S
O/C: Orden de Compra O/S: Orden de Servicio C.E.T. : Coordinador de Equipo de Trabajo
Secretaría C.E.T. Adquisiciones
El Monto es >= 4 UIT NOSI
Registrar datos y ejecutarfase de compromiso
SIAF-SP
C.E.T. Programación
Publicación en puerta principal de la Institución, de Solicitud de Cotización,
así como invitación por medio telefónico
Elaborar Bases para menor cuantía
Formato Nº01, 02
Derivar propuestas y hacer firmar
cuaderno de cargo
Recibir y registrar en cuaderno de cargo de
Menores Cuantías a los proveedores ofertantes y
derivarRecibir cotización en
sobre cerrado
Aperturar de sobres (convocar a todos los integrantes del comité)
Vizar todas las cotizaciones y derivar
Otorgamiento de buena pro y firmar el cuadro comparativo
Registrar datos y generar cuadro
comparativo
LOGIS
Expedientescompletos
Estampar en O/C u O/S, sello del número
de registro SIAF
Registrar información de las ordenes en
cuaderno de cargo y distribuir
Va a Procedimientos: Recepción de Bienes Adquiridos y,Conformidad de los servicios prestados
Firmar las bases por los integrantes del
comité
Trámite Documentario
Dentro del plazo establecido, se
recepciona cotización en sobre cerrado
Registrar información
STDOC
Copia de Ordenes procesadas
Solic. Cotización
Entregar formal de solicitud de cotización a proveedores (si fuese el caso se adjunta
bases)Cotización
Preparar y remitir Cotización en sobre cerrado
PROCESO LOGISTICOPROCESO LOGISTICO
PROCEDIMIENTOPROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN DE ORDENES DE COMPRA U ORDENESELABORACIÓN DE ORDENES DE COMPRA U ORDENES DE SERVICIOSDE SERVICIOS
I. OBJETIVOEl presente documento establece los lineamientos generales y la secuencia lógica que se sigue para la elaboración de las ordenes de compra y de servicios de acuerdo a los requerimientos aprobados.
II. ALCANCE:
El presente procedimiento es administrado por la Oficina de Logística y es aplicable por el equipo de trabajo de Programación y Adquisiciones.
III. BASE LEGAL Y/O DOCUMENTOS DE REFERENCIA
• Procedimiento: Procesos Selectivos (LP, CP, ADP, ADS, Menor Cuantía)• Resolución Directoral Nº 010-2005-EF/76.01, Clasificadores y Maestro del Clasificador de
Ingresos y Financiamiento para el Año Fiscal 2005.• Decreto Supremo Nº 083-2004-PCM, Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado• Decreto Supremo Nº 084-2004-PCM, Reglamento de la Ley de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado• Directivas y Resoluciones de CONSUCODE
IV. RESPONSABILIDADES
COORDINADOR DE EQUIPO DE TRABAJO (C.E.T.) DE ADQUISICIONES4.1 Es responsable de monitorear permanentemente las funciones realizadas por el
responsable de la evaluación de los expedientes.
DIRECTOR(A) DE LOGISTICA4.2 Es responsable de organizar reuniones técnicas mensuales, en las que se analice la
frecuencia de los errores encontrados a nivel de sus equipos de trabajo, con la finalidad de mejorar los procedimientos implementados.
V. LINEAMIENTOS GENERALES
5.1 La Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento, así como las Directivas y Resoluciones del CONSUCODE, constituyen normas de obligatorio cumplimiento para la elaboración de las ordenes de compra y servicios. En el caso de discrepancia con lo señalado en este procedimiento, prevalece lo establecido en las normas antes mencionadas.
5.2 La glosa de las ordenes de compra y servicio deben contener la información de las especificaciones técnicas, términos de referencia o del contrato, para que el procedimiento de recepción de los bienes se ejecute adecuadamente.
VI. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
Viene Procedimiento: Procesos de Selección (LP., CP., ADP, ADS, Menor Cuantía).
C.E.T. ADQUISICIONES6.1 Se recibe expediente original del proceso selectivo
6.1.1 Si no esta conforme el expediente, coordina su corrección y lo deriva para el levantamiento de la observación.
6.2 De estar conforme el expediente, mediante el sistema LOGIS se genera ordenes de compra y ordenes de servicio, adicional a ello, en el glosa de la orden complementa la información de acuerdo a los términos de referencia o especificaciones técnicas. En estas tareas técnicas se consulta a la normatividad legal vigente.
6.3 Imprime ordenes de compra u ordenes de servicio (06 juegos).
RESPONSABLE DE EVALUACIÓN DE EXPEDIENTES6.4 El responsable de la evaluación de expedientes, ordena y analiza información contenida
en el expediente original, para ello consultará las normas legales vigentes y necesarias.
6.4.1 De no estar conforme, registra los errores en hoja de calculo de acuerdo a la codificación de la matriz de errores.
6.4.2 Coordina el levantamiento de las observaciones con los responsables de los equipos técnicos donde se originó el error, a cada uno de ellos orientará y sustentará las observaciones encontradas.
6.5 De estar conforme el expediente. se registra, sella y firma las ordenes de compra y/o servicio, posterior a ello deriva expediente original completo
C.E.T. ADQUISICIONES6.6 El C.E.T. de Adquisiciones recepciona, revisa, sella y firma las respectivas ordenes de
compra y servicio.
6.7 Registra en cuaderno de cargo las ordenes de compra y/o servicios firmadas y lo deriva al despacho del director(a).
DESPACHO6.8 La secretaria recepciona expediente original.
6.9 El Director(a) de la Oficina de Logística sella y firma ordenes de compra y/u ordenes de servicio.
6.10 Secretaria deriva expediente original (Oficio de requerimiento, cuadro comparativo, proformas, cuadro de adquisiciones, ordenes de compra y/o servicio).
Va a Procedimiento: Procesos de Selección (L.P., C.P., ADP, ADS, Menor Cuantía)
VII. FORMULARIOS:
7.1 Ver Anexo “FORMATOS Y SU DISTRIBUCIÓN”
VIII. DIAGRAMA DE FLUJO
Oficina de Logística
Despacho
TERMINO
Recibir expediente original del proceso
de selección
INICIO
O/C u O/S
Imprimir O/C u O/S (6 juegos)
Viene Procedimiento:Procesos de Selección
C.E.T. de Adquisiciones
Expediente:
. Oficio de Requerimiento
. Cuadro Comparativo
. Proformas
. Cuadro de adquisicionesCuadro
Comparativo
NO
Responsable de evaluación de expedientes
Ordenar y Analizar expediente de ordenes de
compra y servicio
SI
Generar O/C u O/S, complementa
información en la glosa de la orden de acuerdo a
los términos de referencia o
especificaciones técnicas
LOGIS
Esta conforme?
SI
Coordinar su corrección y
derivarExpediente
técnico
Esta conforme?
registrar, sellar y firmar ordenes de compra y
servicio, y derivar expediente completo
NO
Registro de ordenes aprobadas
Va al Procedimiento:Procesos de Selección
Registrar errores en hoja
electrónica
Excel
Códigos de Errores
Normas legales vigentes
Coordinar con los C.E.T. donde se originó el error
Expediente:
. Oficio de Requerimiento
. Cuadro Comparativo
. Proformas
. Cuadro de adquisiciones
. Ordenes de Compra y Servicio
Normas legales vigentes
C.E.T. Adquisiciones
Recepcionar, revisar, sellar y firmar ordenes de
compra y/o servicio
PMC
Registrar en cuaderno de cargo las ordenes de compra y/o servicios
firmadas y derivar
Secretaría
Recepcionar expediente original
Director(a)
Sellar y firmar ordenes de compra y/u ordenes de servicio
Secretaría
Derivar expediente original
Responsable de Evaluación de Expedientes
A
A
PMC : Proceso de mejoramiento Contínuo C.E.T. : Coordinador de Equipo de Trabajo
(*) Procesos de Seleccióno Licitación Públicao Concurso Públicoo Adjudicación Directa Públicao Adjudicación Directa Selectivao Adjudicación por Menor Cuantía
PROCESO LOGISTICOPROCESO LOGISTICO
PROCEDIMIENTOPROCEDIMIENTO
RECEPCIÓN DE BIENES ADQUIRIDOSRECEPCIÓN DE BIENES ADQUIRIDOS
I. OBJETIVOEstablecer los lineamientos para la recepción de los bienes en almacén, de acuerdo a las especificaciones técnicas aprobados por las unidades orgánicas de la DISA IV Lima Este.
II. ALCANCE:El presente procedimiento es administrado por la Oficina de Logística, y es aplicable por el personal de Almacén.
III. BASE LEGAL Y/O DOCUMENTOS DE REFERENCIA• Procedimiento: Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios por Menor Cuantía
• Decreto Ley Nº 22056, que instituye el Sistema de Abastecimiento
• Decreto Ley Nº 22867 desconcentración de acciones del Sistema de Abastecimiento.
• Resolución Jefatural Nº 015-80-INAP/DNA, que aprueba la Directiva Nº 01-86-INAP/DNA, sobre normas para la sustitución de códigos de los catálogos de bienes y servicios
• Resolución Jefatural Nº 335-90-INAP/DNA, que aprueba el manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional.
• Resolución Nº 157-97-SBN, que aprueba el Reglamento para el inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado.
• Resolución Nº 158-97-SBN, que aprueba el Catalogo Nacional de Bienes Muebles del Estado.
IV. RESPONSABILIDADES:
4.1 El Coordinador de Equipo de Trabajo (C.E.T.) de Almacén es responsable por la supervisar y monitorear permanentemente las actividades de recepción de los bienes al almacén de la DISA IV LE.
4.2 En caso de que los bienes que por su naturaleza no ingresan al almacén, estos son entregados en los lugares donde se requiere, directamente al responsable del establecimiento de salud y al coordinador supervisor del servicio, para su verificación en cuanto a cantidad y calidad. Asimismo el coordinador supervisor del servicio y el responsable del establecimiento firman la guía de remisión, en señal de conformidad con los bienes recibidos.
4.3 El responsable del establecimiento envía a mas tardar a primera hora del día siguiente la guía de remisión del material recepcionado, bajo responsabilidad.
V. LINEAMIENTOS GENERALES:
5.1 La descripción del procedimiento esta orientado a la entrega de bienes por parte de los proveedores en el almacén central de la sede administrativa de la DISA IV Lima Este, los cuales se sustentan tanto en una orden de compra u orden de servicio. Entiéndase que se tienen servicios que terminan en productos, por ejemplo: servicio de impresión, servicio de elaboración de mobiliario, etc.
VI. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
Viene de procedimientos: Licitación PúblicaConcurso PúblicoAdjudicación Directa PúblicaAdjudicación Directa SelectivaAdquisición de Bienes y Contratación de Servicios por Menor Cuantía.
PROVEEDOR 6.1 El Proveedor recibe copia de orden de compra u orden de servicios
6.1.1De acuerdo al contrato o a la guía de internamiento, el proveedor entregara los bienes al establecimiento de periféricos.
Va al procedimiento: Ingreso de Bienes a través de periféricos.
CET DE ALMACEN6.2 Entrega los bienes y guía de remisión al almacén central de la sede administrativa de la
DISA IV Lima Este
6.3 Recibe Orden de Compra u Orden de Servicio, verifica la guía de remisión contra la orden de compra u orden de servicio.
6.3.1 Si se encuentra discordancias, se devuelve al proveedor para que realice las correcciones respectivas.
6.4 Como no se encuentra problema alguno entre las ordenes y la guía de remisión, entonces se verifica los bienes entregados por el proveedor contra la orden de compra u orden de servicio
6.4.1En la entrega de los bienes se ha detectado problemas entre lo especificado en la orden y el bien entregado por el proveedor, el proveedor debe subsanar dichos problemas.
6.5 La recepción del bien necesita la intervención de un especialista en la materia.
TÉCNICO ESPECIALISTA6.5.1Se convoca al especialista e inspecciona detalladamente el bien.
6.5.1.1 Al encontrar el especialistas problemas en los bienes entregados entonces devuelve al proveedor para que levante las observaciones.
6.5.2Si todo esta conforme coloca su VºBº en la guía de remisión y lo deriva
C.E.T. DE ALMACEN6.6 En cargado de recepción recibe bienes, firma y sella las tres guías de remisión y archiva la
copia destinatario. Cuando se trate de bienes recibidos por los establecimientos periféricos, deberá firmar las guías de remisión y recibe las facturas, previo a ello estas deben estar firmadas por los responsables de periféricos con la conformidad respectiva.
Va a procedimiento: Almacenamiento de Bienes
6.7 El C.E.T. del Almacén liquida las ordenes, previa verificación de lo recibido.
6.8 En el sistema LOGIS, se da la alta a la orden de compra recibida, con esta acción se actualizará el stock del almacén vía sistema.
6.9 Se elabora un informe semanal de las ordenes recepcionadas y de las ordenes pendientes (MODELO DE INFORME Nº 01), la misma será derivada al Director(a) de Logística todos los fines de semanas al medio día.
6.10Ordena expediente original de las ordenes, la cual contendrá: Orden de Compra o Servicio, Guía de Remisión, Facturas, Actas de Conformidad. Se queda una copia de la orden en el archivo del almacén. Se deriva todo el expediente a la Oficina de Economía, previo a ello llena el cuaderno de cargo el cual será recepcionado por economía.
Va a procedimiento: Pago a Proveedores.
VII. FORMULARIOS:
7.1 MODELO DE INFORME Nº 01 “INFORME DE LOS BIENES RECIBIDOS”7.2 Ver Anexo “FORMATOS Y SU DISTRIBUCIÓN”
VIII. DIAGRAMA DE FLUJO
Técnico EspecialistaOficina de Economía
TERMINO
NO
INICIO
Viene de Procedimientos:
Proceso de Selección
O/C: Orden de Compra G/I: Guía de Ingreso C.E.T. : Coordinador de Equipo de Trabajo
ProveedorC.E.T. de Almacén
Guia Remisión
Entregar bienes y Guía de Remisión
Oficina de Logística
Es Conforme?SI
Inspección Especializada? SI
NO
Orden de Compra
Recibir Orden de Compra
Verificar Guía de Remisión contra la O/C
u O/S
Corregir Observaciones
Verificar Bienes contra O/C u O/S
Bienes Conformes?
Inspeccionar conformidad de
bienes
Firmar la Guía de Remisión
SI
Encargado de recepción, recibe bienes, Factura y firma Guía de Remisión.
Viene de Procedimiento:Ingreso de Bienes a través de Periféricos
Es Conforme?
SI
NO Corregir Observaciones NO
Archivar Copia de ordenes
Bienes enAlmacén
Va al Procedimiento:Almacenamiento de
Bienes
Recepcionar copia O/S u O/S
C.E.T. de Almacén
Liquidar la orden (firma las ordenes y facturas) previo verificación de lo recibido
INFORME Nº01
Elaborar informe semanal de las ordenes atendidas y de las
pendientes (Modelo de informe Nº01)
Ordenar expediente original de las ordenes
(O/C, O/S, Factura, guia de remisión) y lo deriva.
Va al Procedimiento:Pago a Proveedores
Entregarmercadería en
almacén central?
SI
Va al Procedimiento:Ingreso de Bienes a través de Periféricos
NO
Alta a las ordenes recepcionadas
LOGIS
(*) Procesos de Seleccióno Licitación Públicao Concurso Públicoo Adjudicación Directa Públicao Adjudicación Directa Selectivao Adjudicación por Menor Cuantía
PROCESO PRESUPUESTARIOPROCESO PRESUPUESTARIO
PROCEDIMIENTOPROCEDIMIENTO
PAGO A PROVEEDORESPAGO A PROVEEDORES
I. OBJETIVOEl presente documento establece los pasos que se siguen, ordenados de acuerdo a una secuencia lógica, para efectuar el pago respectivo a los proveedores de bienes y/o servicios de la DISA IV Lima Este.
II. ALCANCE:El presente procedimiento es administrado por la Oficina Ejecutiva de Administración y es de aplicación por la Oficina de Economía de la DISA IV Lima Este.
III. BASE LEGAL Y/O DOCUMENTOS DE REFERENCIA• Resolución Directoral Nº 026-80-EF/77.15, Normas Generales del Sistema de Tesorería
• Directiva de Tesorería para el Año Fiscal 2005
• Resolución 007-99/SUNAT, Reglamento de Comprobantes de Pago
• Ley Nº 28427, Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2005
• Directiva Nº 003-2005-EF/76.01, Directiva para la Ejecución del Proceso Presupuestario del Gobierno Nacional para el Año Fiscal 2005
• Resolución Directoral Nº 010-2005-EF/76.01, Clasificadores y Maestro del Clasificador de Ingresos y Financiamiento para el Año Fiscal 2005.
• Resolución Ministerial Nº 336-2005/MINSA, que aprueba la Directiva Nº 062-MINSA-V.01 Directiva para la Aplicación de Medidas de Austeridad, Racionalidad y Disciplina en el Gasto Institucional del Pliego 011 – Ministerio de Salud para el Año Fiscal 2005.
• Decreto Supremo Nº 083-2004-PCM, Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
• Decreto Supremo Nº 084-2004-PCM, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
• Directivas de CONSUCODE.
• Procedimiento: Recepción de Bienes Adquiridos
IV. RESPONSABILIDADES:
4.1 Las unidades orgánicas solicitantes de los requerimientos de servicios, son responsables de firmar las respectivas actas de conformidad, de ser necesario se adjuntarán los informes que sustenten determinar el pago correspondiente.
V. LINEAMIENTOS GENERALES:
5.1.Si se trata de adquisición de bienes, los comprobantes de pago (facturas, boletas de venta, recibos por honorarios, etc.) entregados por el proveedor, deben ser emitidos con fecha igual o posterior a la fecha de emisión de la nota de entrada o del acta de conformidad si se trata de servicios.
VI. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
Viene de procedimiento: Recepción de Bienes Adquiridos
OFICINA DE ECONOMÍA
6.1 La secretaria, recibe expediente completo (oficio de requerimiento, orden de compra u orden de servicio, gruía de remisión, factura, acta de conformidad) y firma cuaderno de cargo. Registra su ingreso en cuaderno de cargo y lo deriva.
COORDINADOR DE EQUIPO DE TRABAJO (C.E.T.) DE CONTROL PREVIO
6.2 Recibe y evalúa expediente original, para ello consulta el registro de compromisos SIAF-SP y revisa de acuerdo a las normas legales vigentes.
6.2.1 De no estar conforme, registra el error en hoja de calculo (número de la orden, fecha del hallazgo, código del error) en base al FORMATO Nº 04 “CODIFICACIÓN DE LOS ERRORES PARA LA MEJORA DE LOS SUBPROCESOS”, lo devuelve a secretaría para que coordine y se corrija los errores.
6.3 De estar conforme, el encargado de control previo ingresa los datos al sistema de administración financiera SIAF-SP y ejecuta la fase de devengado.
C.E.T. DE TESORERÍA
6.4 El encargado del giro, recibe expediente original visado por control previo (en este caso la orden sellada y firmada)
6.4.1 De estar afecto a retención, en el aplicativo de la SUNAT registra datos y genera comprobantes de retención, luego pasa a elaboración de C/P.
6.5 De no estar afecto a retención, mediante el aplicativo SIGA se registra los datos y se genera e imprime comprobante de pago (3 juegos).
6.5.1 El proveedor no cuenta con CCI, se imprime cheque
6.6 Si cuenta con CCI, se registra los datos del proveedor en el SIAF-SP, encargado de giros deriva expediente original a control previo.
C.E.T. DE CONTROL PREVIO
6.7 Revisa expediente, principalmente los nuevos documentos generados (Comprobante de pago, cheques)
6.7.1 Si no está conforme la emisión de los nuevos documentos, entonces retorna al responsable de los giros.
C.E.T. DE TESORERÍA
6.8 El encargado de los giros, ejecuta la fase de girado, deriva expediente original y hace firmar cargo.
6.9 El Tesorero recibe el expediente conteniendo el Cheque / Carta de Abono, ingresa al SIAF-SP y verifica la información.
6.9.1 De no estar conforme, el tesorero devuelve el expediente al encargado de girado
6.10De estar conforme, el tesorero firma el cheque o la carta orden y remite al Director Ejecutiva de Administración.
OFICINA EJECUTIVA DE ADMINISTRACION
6.11La secretaria, recibe el expediente debidamente documentada y deriva el expediente al director.
6.12El director de administración revisa el cheque o carta orden, firma / firma electrónica y lo deriva con la secretaria.
C.E.T. DE TESORERÍA
6.13El Cajero recibe expediente original, y coordina con el proveedor para su entrega.
6.14El cajero archiva expediente de pago
VII. FORMULARIOS:
7.1 FORMATO Nº 04 “CODIFICACION DE ERRORES PARA MEJORA DE LOS SUBPROCESOS”
7.2 Ver Anexo “FORMATOS Y SU DISTRIBUCIÓN”
VIII. DIAGRAMA DE FLUJO
Dirección Ejecutiva de Administración
Oficina de EconomíaOficina de Logística
TERMINO
Recibir expediente original
Recibir expediente original, firmar
cuaderno de cargo y derivar
Registrar datos y generar Comprobante
de Pago
SIGA
INICIO
Cheque
Imprimir Cheque
Viene de Procedimiento:Recepción de
Bienes Adquiridos
O/C: Orden de Compra O/S: Orden de Servicio C/P: Comprobante de Pago PMC: Proceso de Mejoramiento ContinuoC.E.T. : Coordinador de Equipo de Trabajo
C.E.T. de Control Previo
Registrar datos y generar comprobante
de retención
AplicativoSUNAT
Derivar expediente original y hacer firmar
cargo
C/P
Imprimir Comprobante de Pago (3 juegos)
C.E.T. de Tesorería
Registrar datos y ejecutar la fase
devengado
SIAF-SP
Cuenta con CCI?
Registrar de datos del proveedor
SIAFRevisar expediente con los nuevos documentos
generados (C/P, Cheque)
Firmar Cheque / Carta de Abono (éste último mediante la firma
electrónica)
Consultar registro SIAF del
proveedor
SIAF
Conforme?
A
Expediente:
. O/C u O/S
. G/R
. Factura
. Oficio de Requerim
. Acta de Conformidad
Secretaría
Evalúar expediente completo
¿Es Conforme?
Normas legales
vigentes
SI
NO
Consultar datos del compromiso
SIAF-SP
Registrar la naturaleza del error y
derivar expediente para corrección
Códigos de Errores
Está afecto a retención? SI
NO
NO
SI
¿Es Conforme?
Normas legales vigentes
Ejecutar fase de girado
SIAFSI
A
NO
A
C.E.T. de Tesorería
Revisar información contenida en el
expediente
NO SI
CajeroEntregar Cheque al
Proveedor
Registra errores
Excel
C.E.T. de Tesorería
Firmar Cheque / Carta de Abono (éste último
mediante la firma electrónica)
Secretaria recepciona expediente y deriva
Expedientes de pago
PMC
PROCESO LOGISTICOPROCESO LOGISTICO
PROCEDIMIENTOPROCEDIMIENTO
CONTRATACION DE PRESTADORES DE SERVICIOS BAJOCONTRATACION DE PRESTADORES DE SERVICIOS BAJO LA MODALIDAD DE SERVICIOS NO PERSONALESLA MODALIDAD DE SERVICIOS NO PERSONALES
I. OBJETIVOEl presente documento establece los pasos que se siguen, ordenados de acuerdo a una secuencia lógica, para efectuar la contratación de servicios no personales a través de normas y procedimientos claros, fluidos y sistemáticos.
II. ALCANCE:El presente procedimiento es de aplicación obligatoria por todas las Unidades Orgánicas de la DISA IV Lima Este, así como el personal administrativo que participa directamente en el proceso de contratación de prestadores de servicios.
III. BASE LEGAL Y/O DOCUMENTOS DE REFERENCIA
• Ley Nº 28427, Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2005
• Directiva Nº 003-2005-EF/76.01, Directiva para la Ejecución del Proceso Presupuestario del Gobierno Nacional para el Año Fiscal 2005
• Resolución Directoral Nº 010-2005-EF/76.01, Clasificadores y Maestro del Clasificador de Ingresos y Financiamiento para el Año Fiscal 2005.
• Resolución Ministerial Nº 336-2005/MINSA, que aprueba la Directiva Nº 062-MINSA-V.01 Directiva para la Aplicación de Medidas de Austeridad, Racionalidad y Disciplina en el Gasto Institucional del Pliego 011 – Ministerio de Salud para el Año Fiscal 2005.
• Decreto Supremo Nº 083-2004-PCM, Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
• Decreto Supremo Nº 084-2004-PCM, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
• Directivas de CONSUCODE.
IV. RESPONSABILIDADES:
4.1 Son responsables de la correcta aplicación del presente procedimiento
• La Oficina Ejecutiva de Administración, la Oficina de Logística
• La Dirección Ejecutiva de Gestión y Desarrollo de Recursos Humanos
• La Dirección Ejecutiva de Salud de las Personas, la Dirección de Servicios
• La Oficina Ejecutiva de Planeamiento Estratégico.
• Las Direcciones de Red de Salud y Microrredes
• El personal técnico y administrativo que interviene en el procedimiento de contratación de prestadores de servicios bajo la modalidad de servicios no personales.
4.2 La Oficina Ejecutiva de Administración es responsable de realizar las acciones de supervisión y seguimiento para cautelar el cumplimiento del presente procedimiento.
4.3 La Oficina de Logística es responsable de supervisar y garantizar la actualización de la hoja electrónica que contiene información de los servicios no personales, así como garantizar una única fuente de información.
V. LINEAMIENTOS GENERALES:
5.1 La contratación de servicios no personales, de acuerdo al presente procedimiento, debe ejecutarse antes del inicio de cada trimestre o de acuerdo al cronograma que establezca la Oficina de Logística para la entrega de información de necesidades, con la finalidad de asegurar su presupuesto y financiamiento.
5.2 En el caso de los reemplazos, pueden darse al momento de la necesidad, no requiere presupuesto adicional.
5.3 Las unidades orgánicas elaboraran sus requerimientos de acuerdo al Anexo Nº03 “Formatos de Requerimiento de Servicios No Personales” y Anexo Nº04 “Términos de Referencia”.
5.4 En caso se acumulen varios requerimientos por falta de disponibilidad presupuestal, la Oficina Ejecutiva de Planeamiento Estratégico al tener la disponibilidad presupuestal convocará a los equipos técnicos relacionados a los requerimientos y priorizar los servicios que se contratarán.
VI. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
MESA DE PARTES
6.1 La secretaria, recibe expediente completo (requerimiento de servicios no personales y términos de referencia) y registra en sistema informático.
6.2 Clasificación de requerimientos y/o reemplazos y en deriva, según corresponda, a la Oficina Ejecutiva de Administración o a la Oficina Ejecutiva de Salud de las Personas.
OFICINA EJECUTIVA DE SALUD DE LAS PERSONAS
6.2.1 Si es asistencial, evalúa factibilidad técnica del requerimiento y/o reemplazo de acuerdo a los criterios predefinidos por salud de las personas.
6.2.1.1 Es factible, Eleva informe sustentatorio de la factibilidad técnica. Si en caso fuese reemplazo pasa directamente al Comité de Menor Cuantía, sino para a la Oficina Ejecutiva de Planeamiento Estratégico para disponibilidad presupuestal.
6.2.2 No es factible, retorna al usuario sustentando mediante documento la razones por el cual no se realizará la contratación del recurso humano requerido.
OFICINA EJECUTIVA DE ADMINISTRACIÓN
6.3 Como es administrativo, se evalúa la sustentación del requerimiento y/o reemplazo para que se determine su factibilidad técnica.
6.3.1 Es factible, Eleva informe sustentatorio de la factibilidad técnica. Si en caso fuese reemplazo pasa directamente al Comité de Menor Cuantía, sino para a la Oficina Ejecutiva de Planeamiento Estratégico para disponibilidad presupuestal.
6.4 No es factible, retorna al usuario sustentando mediante documento las razones por el cual no se realizará la contratación del prestador de servicios.
OFICINA EJECUTIVA DE PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO
6.5 Se evalúa la factibilidad presupuestal para asegurar la sostenibilidad del contrato y se determina a partir de que mes se iniciará la prestación del servicio, para ello debe hacer uso de los dispositivos legales vigentes (normas de austeridad, Ley de Presupuesto, directivas de ejecución presupuestal, etc.).
6.5.1 Es factible, contando con el presupuesto pasa el expediente original con la opinión de factibilidad presupuestal al Comité de Menor Cuantía.
6.6 No se cuenta con presupuesto, el expediente pasa a un archivo temporal denominado cartera de requerimiento en espera hasta que se cuente con la disponibilidad presupuestal (la cartera estará en un file de la OEPE); al contar con factibilidad técnica se gestionará Ampliación de Calendario.
Va a procedimiento: Ampliación de Calendario
COMITÉ DE MENOR CUANTÍA
6.7 Recibe y evalúa expediente original – requerimiento de servicios no personales y términos de referencia.
6.8 Coordina con la Oficina Ejecutiva de Gestión y Desarrollo de Recursos Humanos los perfiles de los cargos solicitados y evalúa los términos de referencia sean nuevos y/o reemplazos para selección.
Va a procedimiento: Convocatoria y Selección de Prestación de Servicios.
6.9 Remite expediente original (informe de factibilidad técnica y presupuestal) y cuadro de resultados con los puntajes obtenidos de los proveedores concursantes en el proceso de selección.
OFICINA DE LOGISTICA
6.10Elabora y firma contrato del prestador de servicio ganador de la buena pro, también se actualiza la base de datos que contiene información de los Servicios No Personales.
OFICINA EJECUTIVA DE ADMINISTRACIÓN
6.11Secretaria elabora oficio de presentación del proveedor ganador, lo firma el director administrativo y es enviado a la unidad orgánica solicitante, una copia pasa a la Oficina Ejecutiva de Gestión y Desarrollo de Recursos Humanos y otra a la Oficina Ejecutiva de Salud de las Personas.
VII. FORMULARIOS:
7.1 ANEXO Nº 03 “REQUERIMIENTO DE SERVICIOS NO PERSONALES”7.2 ANEXO Nº 04 “TÉRMINOS DE REFERENCIA”
VIII. DIAGRAMA DE FLUJO
Mesa de Partes Oficina Ejecutiva deAdministración
Clasificación derequerimientos y/o
reemplazosNO
UnidadesOrgánicas
Inicio
Elaborado por: GFCS/08.2004
Evalua sustentación paradeterminar factibilidad
técnica del contrato
Oficina Ejecutiva dePlaneamiento Estratégico Comité de Menor Cuantía
Requerimiento y/oReemplazo de RRHH
debidamente sustentada(Se adjunta el Anexo Nº03 y
Anexo Nº04)
¿Es factibletecnicamente?
NO
Respuesta sustentando la nofactibilidad del contrato
¿El requerimientoy/o reemplazo es
Asistencial? Eleva Informesustentatorio de
factibilidad técnica
SI
Dirección Ejecutiva deSalud de las Personas
¿Se cuenta conpresupuesto?
SI
Evalua factibilidad técnicadel requerimiento y/o
reemplazo
¿Es factibletecnicamente?
SI
NO
FIN
Coordina con OEGDRRHHla cantidad de nuevos
requerimientos y /oreemplazos para selección
C.E.T. Presupuesto
Evalúa factibilidadpresupuestal
NOEleva Informe
sustentatorio defactibilidad técnica
Documento de presentación
Entrada/Salidade SNPs
Oficina Ejecutiva de Administración
Elabora documento depresentación del proveedor a la
unidad orgánica solicitante
ADM
INIS
TRA
TIVO
SI
ASI
STEN
CIA
L
IMPORTANTE: Para la contratación de Servicios NoPersonales en el Comité de Menor Cuantía debenparticipar especialistas de los servicios requeridos
Oficina de Logística
Elabora y firma deCONTRATO
Criterios deEvaluación
Adm. y Asis.
Remite expediente original ycuadro de resultados de los
proveedores ganadores de labuena pro
Perfiles OcupacionalesTerminos de Referencia
- Anexo Nº03 y 04Declaración Jurada
Cartera derequerimientos
en espera
Va a Procedimiento:Convocatoria y Selección de
Prestación de Servicios
MESA DE PARTES
Registro dedocumentación
Esreemplazo? NO
Esreemplazo?
B
B
SI
NO
SI
B
AA
A
Sistema TrámiteDocumentario
Recibe y evalúaexpediente original
Va al Procedimiento:Ampliación de Calendario
Cartera derequerimientos
en espera
SIMBOLOGIA PARA LA ELABORACIÓN DE DIAGRAMAS DE FLUJO
Representación Denominación Significado
Terminal
Operación
Decisión o alternativa
Procedimiento Predefinido
Documento
Nuevo documento
Base de Datos
Archivo
Conector dentro de Página
Conector fuera de Página
Dirección del flujo
Indica el inicio o terminación del diagrama de flujo
Representa la realización de una operación o actividad del procedimiento
Indica una alternativa o decisión a tomar en el desarrollo del procedimiento
Representa la existencia de un procedimiento de la organización
Representa cualquier tipo de documento que se utilice en el procedimiento
Representa la generación de un nuevo documento en el diagrama de flujo
Representa una base de datos que interviene en el procedimiento
Representa un archivo, donde se guardan los documentos en forma temporal o permanente.
Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana
Representa un enlace o conexión de una página a otra.
Conecta los símbolos señalando el orden en que se deben realizar las distinta operaciones
1
A
INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO LOGÍSTICO
PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTO
Logístico 1. Programación 1.1 Formulación del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones
1.2 Actualización del Catalogo Institucional de Bienes y Servicios.
1.3 Requerimientos de Bienes y Servicios y su Aprobación
1.4 Consolidación de requerimientos de bienes y servicios.
1.5 Emisión de Pecosa
1.6 Seguimiento
1.7 Acopio de documentos
1.8 Reportes de Adquisiciones
2. Adquisiciones y Contrataciones
2.1 Adquisición por Encargo
2.2 Contratación de Prestadores de Servicios Bajo la Modalidad de Servicios No Personales
2.3 Elaboración y Autorización de O/C y O/S
2.4 Conformidad de los Servicios Prestados
2.5 Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios por Menor Cuantía
2.6 Adjudicación Directa Selectiva
2.7 Adjudicación Directa Pública
2.8 Concurso Público
2.9 Licitación Pública
3. Almacenes 3.1 Recepción de Bienes Adquiridos
3.2 Recepción e ingreso de bienes donados.
3.3 Recepción de Bienes a través de periferie.
3.4 Almacenamiento de Bienes.
3.5 Despacho de bienes.
3.6 Conciliación de existencias
3.7 Informes de ingresos y salidas.
4. Control Patrimonial 4.1 Verificación y codificación de bienes.
4.2 Donación de bienes patrimoniales
4.3 Desplazamiento de bienes muebles.
4.4 Asignación de bienes en uso.
4.5 Saneamiento físico legal de bienes inmuebles.
4.6 Sustracción, pérdidas y/o robos.
4.7 Inventario Físico de Activos Fijos.
5. Servicios Generales
5.1 Atención de requerimiento
5.2 Control de suministro de combustible.
5.3 Mantenimiento y reparación de vehículos.
5.4 Control y distribución del oxígeno.
FORMATOS Y SU DISTRIBUCIÓN
Tipo de Documento Generado por Nº de Ejemplares Distribución
Oficio de requerimiento Usuario 02 1 Administración 2 Archivo (usuario)
Cuadro de Adquisición Programación 02 1 Adquisiciones2 Archivo
Invitación a proceso deSelección Adquisiciones 04
1 Mesa de partes7 Mural8 Proveedores9 Archivo
Apertura de sobres Comité especial 01 1 Adquisiciones
Cuadro Comparativo Adquisiciones 01 1 Comité Especial
Orden de compra – Guía de Internamiento O/C Adquisiciones 06
1 Tesorería2 Proveedor3 Almacén4 Contabilidad5 Responsable SIAF-SP6 Adquisiciones
Orden de Servicio O/S Adquisiciones 06
1 Tesorería (pagaduría)2 Proveedor3 Almacén4 Contabilidad5 Responsable SIAF-SP6 Adquisiciones
Pecosa Programación 05
1 Economía (integ. Contable)2 Almacén3 Patrimonio4 Vigilancia5 Usuario
Comprobante de pago Tesorería 031 Contabilidad2 Proveedor3 Archivo
Comprobante de retención Tesorería 031 Contabilidad2 Proveedor3 Archivo
Cheque Tesorería 01 1 Proveedor
Carta Orden Tesorería
04
1 Banco2 Banco3 Archivo (control de cartas)4 Archivo
Guía de remisión G/R Proveedor 02 1 Almacén2 Economía
Acta de Conformidad Usuario 022 Usuario3 Economía (archivo
tesorería)
Factura Proveedor 031 Almacén2 Economía (SUNAT)3 Economía (archivo tesorería)
DISEÑO DE FORMATOS A UTILIZARDISEÑO DE FORMATOS A UTILIZAR
AÑO FISCAL :
MES 1 MES 2 MES 3 MES ......
CANTIDAD CANTIDAD CANTIDAD CANTIDAD
ESTABLECIMIENTO 1 3,133.31
1 ITEMS 1 200 200 200 200 800 1.25 1,000.00
2 ITEMS 2 50 50 10 15 125 3.22 402.50
3 ITEMS 3 25 150 200 132 507 1.87 948.09
4 ITEMS 4 20 25 45 38 128 2.20 281.60
5 ITEMS 5 19 32 25 20 96 5.22 501.12
ESTABLECIMIENTO 2 2,590.86
1 ITEMS 1 150 178 121 144 593 1.25 741.25
2 ITEMS 2 25 30 21 12 88 3.22 283.36
3 ITEMS 3 15 101 192 111 419 1.87 783.53
4 ITEMS 4 20 25 45 38 128 2.20 281.60
5 ITEMS 5 19 32 25 20 96 5.22 501.12
ESTABLECIMIENTO 3 3,133.31
1 ITEMS 1 200 200 200 200 800 1.25 1,000.00
2 ITEMS 2 50 50 10 15 125 3.22 402.50
3 ITEMS 3 25 150 200 132 507 1.87 948.09
4 ITEMS 4 20 25 45 38 128 2.20 281.60
5 ITEMS 5 19 32 25 20 96 5.22 501.12
ESTABLECIMIENTO ...... 2,590.86
1 ITEMS 1 150 178 121 144 593 1.25 741.25
2 ITEMS 2 25 30 21 12 88 3.22 283.36
3 ITEMS 3 15 101 192 111 419 1.87 783.53
4 ITEMS 4 20 25 45 38 128 2.20 281.60
5 ITEMS 5 19 32 25 20 96 5.22 501.12
11,448.34
FIRMA DEL DIRECTOR(A) RESPONSABLE FIRMA DEL C.E.T. CONSIDERADO EN PAAC
NOTA:
Para el caso de la contratación de servicios, podrá adjuntar hojas adicionales por cada tipo de servicio en el que detallará las especificaciones técnicas.
El sello de CONSIDERADO EN PAAC debe ser visado por el C.E.T. de Programación posterior al analisis y conformidad del requerimiento.
NºPRECIO
REFERENCIALMONTO TOTAL
RELACION DE ITEM (TANTO PARA BIENES Y SERVICIOS)CANTIDAD
TOTAL
PERIODO DE ENTREGAS (PROCESO SELECTIVO)
REQUERIMIENTO Y CUADRO DE DISTRIBUCIÓN CONSIDERADOS EN EL PAAC
FORMATO Nº01
MONTO TOTAL DEL PROCESO SELECTIVO
UNIDAD ORGANICA:
FECHA: / /
CALENDARIO: OFICIO REFERENCIA:
P.O. - OBJETIVO ESPECIFICO:
MNEMONICO (**):
ESPECIFICA DE GASTO: FUENTE DE FINANCIAMIENTO:
ITEMS DESCRIPCION DEL PRODUCTO O SERVICIO UNIDAD DE MEDIDA CANTIDAD PRECIO
REFERENCIAL TOTAL
1 -
2 -
3 -
4 -
5 -
-
FIRMA DEL DIRECTOR(A) RESPONSABLE FIRMA DEL C.E.T.
(*) LA REQUISICION MAL PROCESADA NO SERA TRAMITADA
(**) CONSIGNAR EL CODIGO DE ACUERDO A LA ESTRUCTURA FUNCIONAL PROGRAMATICA DEL PRESENTE AÑO FISCAL
NOTA: SE RECOMIENDA USAR HOJAS DE REQUISICIÓN DIFERENTES CUANDO SE TRATE DE BIENES O SERVICIOS LA DESCRIPCION DEL BIEN O SERVICIO DEBERÁ SER DETALLADA PARA FACILITAR EL PROCESO DE CONVOCATORIA DE PROVEEDORES LAS CELDAS SOMBREADAS NO SON OBLIGATORIAS
REQUISICION (*)
TOTAL GENERAL
FORMATO Nº02
Manual de Procedimientos Administrativos – Dirección de Salud IV Lima Este
AÑO FISCAL :
PROGRAMA MNEMÓNICO ESP. DE GASTO R.O
R.D.R. SERVICIOS
R.D.R. SISMED
D.T. R.OR.D.R.
SERVICIOSR.D.R. SISMED
D.T. R.OR.D.R.
SERVICIOSR.D.R. SISMED
D.T. R.OR.D.R.
SERVICIOSR.D.R. SISMED
D.T.
0 0 0 0 00 0 0 0 00 0 0 0 00 0 0 0 00 0 0 0 00 0 0 0 00 0 0 0 00 0 0 0 00 0 0 0 00 0 0 0 00 0 0 0 00 0 0 0 00 0 0 0 00 0 0 0 00 0 0 0 00 0 0 0 00 0 0 0 00 0 0 0 00 0 0 0 00 0 0 0 00 0 0 0 00 0 0 0 00 0 0 0 00 0 0 0 00 0 0 0 00 0 0 0 00 0 0 0 00 0 0 0 00 0 0 0 0
0 0 0 0 00 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
FIRMA DEL DIRECTOR(A) DE LOGISTICA FIRMA DEL C.E.T. PROGRAMACION
FORMATO Nº03PROGRAMACION TRIMESTRAL DE BIENES Y SERVICIOS
DESCRIPCION DE LOS BIENES Y SERVICIOS
MES 1 MES 2 MES 3CADENA PRESUPUESTAL
TOTAL PROGRAMACION TRIMESTRAL
CONSOLIDADO TRIMESTRALTOTAL
Manual de Procedimientos Administrativos – Dirección de Salud IV Lima Este
CODIGO DE ERROR DESCRIPCION C.E.T.
E001 Específica de Gasto no está relacionado a la naturaleza de gasto PROGRAMACION
E002 Falta del documento de requerimiento PROGRAMACION
E003 Fuente de Financiamiento PROGRAMACION
E004 Incoherencia entre el requerimiento y el Cuadro de Adquisiciones PROGRAMACION
E005 No está considerado en la programación de gastos PROGRAMACION
E006 Falta de cuadro comparativo ADQUISICIONES
E007 Cuadro comparativo sin firmas de los responsables ADQUISICIONES
E008 precios de las propuestas de postores no es igual a los registrados en la orden ADQUISICIONES
E009 Falta Especificaciones Técnicas ADQUISICIONES
E010 Incoherencia entre el Cuadro de Adquisiciones y la Orden ADQUISICIONES
E011 Las proformas no tienen los VºBº respectivos ADQUISICIONES
E012 RUC no existe ADQUISICIONES
E013 Razón Social errónea ADQUISICIONES
E014 La factura no tiene firma y/o sello del responsable ALMACEN
E015 La guía de remisión no guarda relación con los items de la orden ALMACEN
E016 Las facturas no guardan relación a los items de las guía ALMACEN
E017 Comprobante de Pago mal elaborado TESORERÍA
E018 Específica de Gasto no es la misma de la orden TESORERÍA
E019 RUC no es la misma de la orden TESORERÍA
E020 Razón Social con errores de digitación en el Cheque TESORERÍA
Nota: la Oficina Ejecutiva de Administración es responsable de su actualización (codificación e inclusión). Solo se deben registrar los errores más comunes de los subprocesos.
FORMATO Nº 04
CODIFICACION DE ERRORES PARA MEJORA DE LOS SUBPROCESOS
Manual de Procedimientos Administrativos – Dirección de Salud IV Lima Este
GENERICAS DE BIENES Y SERVICIOS UNIDADES ORGANICAS
20 Viáticos y Asignaciones ECONOMIAMovilidades y Viaticos mensual por R.O. Y por R.D.R. ECONOMIAMovilidades Serv.Salud Serv.No Pub .mes (20.00 x insp) - Caja Chica ECONOMIAGasto en movilidad por FPPE y/o Caja Chica. ECONOMIA22 VestuarioMateriales e insumos de textileria SERVICIOS-DESAVestuario para Faena RECURSOS HUMANOSVestuario Institucional (1129 personal en planilla x 150.00) RECURSOS HUMANOS23 Combustible y Lubricantes SERVICIOS GENERALESCombustible SERVICIOS GENERALESLubricantes SERVICIOS GENERALESGasto en lubricantes por FPPE y/o Caja Chica SERVICIOS GENERALES24 Alimento para PersonasAlimentacion de pacient. y personal de guardia (4 hosp + 1 Materno + 1 Centro de Salud) RECURSOS HUMANOSActividades de capacitación de RRHH CAPACITACIONPago de racionamiento para el personal CAPACITACION27 Servicios No PersonalesServicios No Personales DISA LOGISTICAServicios No Personales periferia. LOGISTICA29 Material de ConstrucciónMaterial de ferreteria y construcciones SERVICIOS GENERALES30 Material de ConsumoMateriales de aseo y limpieza DESAMobiliario para oficinas OEAMaterial e insumo de procesamiento de datos ESTADISTICARepuestos de vehiculos y accesorios de mantenimiento SERVICIOS GENERALESGasto por FPPE y/o Caja Chica OFICINA DE LOGISTICA33 Servicio de consultoriaServicio de consultoría Unidad Orgánica39 Otros Gastos de TercerosServicio de mantenimiento a equipos medicos SERVICIOS GENERALESServicio de mantenimiento de mobiliarios medicos SERVICIOS GENERALESServicio de mantenimiento de equipos de computo y otros ESTADISTICAServicio de empaste de documentos LOGISTICAServicio de lavanderia de ropa hospitalaria (3 Hosp y 1 C.S.) LOGISTICAServicio de acondicionamiento de infraestructura SERVICIOS GENERALESServicio de capacitacion y desarrollo de RR.HH. CAPACITACIONServicio de Notaria para Licitaciones Públicas LOGISTICAServicio de Publicaciones a convocatoria a licitaciones. LOGISTICAServicio de mantenimiento de vehiculos SERVICIOS GENERALESServicio de Impresión y formularios LOGISTICAservicio de impresión de bolsas de polietileno LOGISTICALicencias de procesamiento automatico de datos ESTADISTICAservicio de recarga de extintores SERVICIOS GENERALESservicio de reordenamiento de acervo documentario LOGISTICASaneamiento fisico legal LOGISTICAServicio de fotocopiado y anillado LOGISTICAMantenimiento de Ambulancias SERVICIOS GENERALESGasto por FPPE y/o Caja Chica LOGISTICA45 MedicamentosMedicamentos FARMACIAOxigeno medicinal SERVICIOS GENERALES46 Insumos Medico Quirúrgicos u Odontológicos y de LaboratorioInsumos y Material de laboratorio. LABORATORIOMaterial de Rayos X DESPMaterial medico quirurgico DESPMaterial odontologico DESP47 Instrumental medico quirurgico y de odontologicoInstrumental medico DESPInstrumental odontologico DESP49 Material de escritorio LOGISTICA55 Servicio de luz LOGISTICA56 Servicio de agua y desague LOGISTICA57 Servicio de telefonia movil y fija LOGISTICA59 Arbitrios LOGISTICA65 Alquiler bienes inmuebles LOGISTICA71 Deudas de Ejercicios Anteriores OEA
ANEXO Nº01UNIDADES ORGANICAS TECNICAS RESPONSABLES DE LOS REQUERIMIENTOS
Manual de Procedimientos Administrativos – Dirección de Salud IV Lima Este
53
FECHA DEL INFORME:___________________
NÚMERO ORDEN DE COMPRA
NÚMERO ORDEN DE SERVICIO
NOMBRE DEL PROVEEDOR
FECHA DE LA RECEPCION DE LA ORDEN POR
EL ALMACEN
FECHA DE LA RECEPCION
DE LA MERCADERÍA
FECHA DE ENTREGA DE LA
ORDEN A ECONOMÍA
OBSERVACIONES
Nota: Este informe deberá ser entregado todos los fines de semana al medio día bajo responsabilidad. Las ordenes que ya fueron informadas con "FECHA DE ENTREGA A ECONOMÍA" no deben aparecer en el presente informe se imprimen dos juegos, uno para el cargo del almacen y otro para la dirección, no es necesario elaborar informe, solo con cargo.
FIRMA DEL C.E.T. DE ALMACEN
ANEXO Nº 02
INFORME SEMANAL DE LOS BIENES RECIBIDOS
Manual de Procedimientos Administrativos – Dirección de Salud IV Lima Este
ANEXO Nº 03
REQUERIMIENTO DE SERVICIOS NO PERSONALES
Nº -2005 –
(Número, Año y Código de la Unidad Orgánica
A : Director General de la Dirección de Salud IV Lima Este
DE :
REF. : Ley 26850 Ley de Adquisiciones y Contrataciones del Estado.
Es grato dirigirme a usted para hacer de su conocimiento que la Dirección ( ), Oficina ( ), Hospitales ( ), Microrredes ( ) a mi cargo, se encuentra con la necesidad de:
(Justificación Técnica, Asistencial o Administrativa del requerimiento con indicadores de salud)
Es por ello, que se ha estimado necesario solicitar a vuestro despacho, la autorización administrativa del caso, para la contratación de un:
Profesional: Especialidad:
Técnico: Técnico Administrativo Auxiliar:
Por el Período de: Del: Al: de 200…
Por tal motivo, adjunto se remite la Ficha de TERMINOS DE REFERENCIA, la misma que detalla las actividades, productos, condiciones y otros aspectos relacionados con la prestación de servicios no personales, como CONTRATISTAS, bajo los alcances del dispositivo legal de la referencia.
Mucho apreciaré señor Director General, tenga a bien disponer la evaluación técnica del caso, para ver la factibilidad de la contratación de Servicios No Personales, propuesto.
Atentamente,
(Si requiere de mas espacio para llenar la información arriba solicitada, puede hacerlo en una hoja adicional, es importante que registre sus necesidades reales)
54
Director y/o Jefe InmediatoSuperior al Solicitante
Director y/o Jefe de la Unidad Orgánica solicitante
Manual de Procedimientos Administrativos – Dirección de Salud IV Lima Este
ANEXO Nº 04TERMINOS DE REFERENCIA
A : Director General de la Dirección de Salud IV Lima Este
REF. : REQUERIMIENTO DE SERVICIOS NO PERSONALES Nº -200….- TUO 083-2004-PCM Ley de Adquisiciones y Contrataciones del Estado.
Es grato dirigirme a usted, para hacer de su conocimiento que la Dirección ( ), Oficina ( ), Hospitales ( ), Microrredes ( ) a mi cargo en atención al requerimiento de servicios no personales de la referencia, precisa los TERMINOS DE REFERENCIA:
I. TIPO DE REQUERIMIENTOProfesional: Especialidad: Técnico: Auxiliar:II. OBJETIVO A ALCANZAR (precisar)
III. ACTIVIDADES (Ej. Actividades Asistensiales y/o Administrativas)1.2.3.
IV. PRODUCTOS (Ej. Consulta Médica, etc.) Número de Meta
1.2.3.
V. CONDICIONES
1.
Ambito de los Servicios No Personales:Asistenciales: Tópico ( ), Consulta Externa ( ), Emergencias ( ), Hospitalización ( ), Sala de Operaciones ( ), Intervenciones quirúrgicas ( ), Laboratorio ( ), Diagnóstico por imágenes ( ), Farmacia ( ).
Administrativos:Asistente Administrativo (x), Digitación ( ), Limpieza ( ), Choferes ( ), Vigilancia – Seguridad ( ), Otros ( x )
2. Frecuencia Diaria (x) Semanal ( ) 4. Turno: diurnos (x) nocturnos ( ) Dom. y Fer. ( )3. Nº de Horas: Nº de Días: (a veces también sabados)
4. Los Servicios lo prestaran en concordancia al horario del Establecimiento de Salud que deberá ser de estricto cumplimiento.
Atentamente,
(Si requiere de mas espacio para llenar la información arriba solicitada, puede hacerlo en una hoja adicional, es importante que registre sus necesidades reales, tomando en cuenta el orden de primarias y secundarias)
55
Director y/o Jefe InmediatoSuperior al Solicitante
Director y/o Jefe de la Unidad Orgánica solicitante