FINALIZADA
07 de abril ~~UAAnlni4ad tlO ~teelilll ~ 1iexcluTll-
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DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA
MARZO DE 2017
SEGUIMIENTOOF UDAI-DGAC-
Varios DGAC RECOMENDACIONES DE 02012017 I 31032017 IPermanente002-2017
INFORMES UDAI-DGAC
Unidad de Servicios IAdministrativos de la IUNIDAD DE SEFjVICIOS
01012016 311220162 I 64466-1-2017 lOe Gestioacuten Sub Direccioacuten Administrativa
COMUNICACiOacuteNIUnidad de 01012016 311220163 64468-1-2017 lOe Gestioacuten Jurldica DE RESULTADOS
EJECUCION DEL COMUNICACiOacuteN4 64469-1-2017 I Financiera I Gerencia Financiera 01012016 I 31122016 IDE RESULTADOSPRESUPUESTO 2016
5 64470-1-2017 IDe Gestioacuten I Gerencia de Recursos PERSONAL 01012017 I 28022017 I COMUNICACiOacuteN Humanos DE RESULTADOS
-vu Gerencia de Recursos COMUNICACiOacuteN6 67779-1-2017
Administrativas Humanos DE RESULTADOS
Gerencia 6 64472-1-2017 011012016 31032017 PLANIFICACiOacuteN
7 I 64473-1-2017 01012017 31032017 PLANIFICACiOacuteN
8 01012017 31032017 PLANIFICACiOacuteN
9 I 64475-1
Guatemala ReviSdQ_~or
Uc EmITitriacuteuI-Rciita[do middot~~f~~~ iiiexcl~ fi -
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DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL AUDITORIA INTERNA
CUA No 64466
AUDITORIA DE GESTION
Unidad de Servicios Administrativos
DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
GUATEMALA MARZO DE 2017
INDICE
ANTECEDENTES 1
OBJETIVOS 1
GENERALES 1
ESPECIFiCaS 2
ALCANCE 2
INFORMACION EXAMINADA 2
NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA 2
HALLAZGOS MONETARIOS Y DE INCUMPLIMIENTO DE ASPECTOS 4 LEGALES
HALLAZGOS DE DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO 7
DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA 17 ENTIDAD AUDITADA
COMISION DE AUDITORIA 18
DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICfI CIVIL
ANTECEDENTES
La Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil -DGAC-
Es la Direccioacuten creada mediante la Ley de Aviacioacuten Civil Decreto No 93-2000 la que en las disposiciones generales en el artiacuteculo 1 Objeto establece lo siguiente la presente ley tiene como objetivo normar el ejercicio de las actividades de aeronaacuteutica civil en apoyo al uso racional eficiente y seguro del espacio aeacutereo con fundamento en lo preceptuado en la Constitucioacuten Poliacutetica de la Repuacuteblica los convenios y tratados Internacionales ratificados por Guatemala los reglamentos emitidos para el efecto y demaacutes normas complementarias
Acuerdo Gubernativo No 384-2001 Reglamento de la Ley de Aviacioacuten Civil en el capiacutetulo 11 de la Direccioacuten General en el artiacuteculo 2deg establece La Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil por conducto de su Director General los subdirectores unidades teacutecnicas y administrativas deberaacuten velar por el fiel cumplimento de la Ley de Aviacioacuten Civil leyes de observancia general que contengan preceptos relacionados con la actividad aeronaacuteutica acuerdos y tratados internacionales ratificados por Guatemala del presente Reglamento regulaciones y disposiciones complementarias
Gerencia Financiera
Es la unidad encargada de administrar los recursos financieros propios de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil y los otorgados por el Estado Es la responsable de revisar los ingresos y egresos de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil reportados por el banco y trasladarlos al Departamento de Contabilidad para su registro en la caja fiscal
UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
Es la encargada de velar por que los suministros bienes y servicios utilizados para el buen funcionamiento de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil no falten y su adecuada utilizacioacuten asiacute mismo su distribucioacuten para las diferentes Unidades Gerencias y Direccioacuten que los requieran
OBJETIVOS
GENERALES
Verificar el adecuado y oportuno cumplimiento de las disposiciones legales y administrativas contenidas en las Leyes Reglamentos y Normativas vigentes
AUDlTORIA DE GESTION - eUA 64466 Paacuteg I PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016 11
DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICII CIVIL
relacionadas e inherentes al aacuterea objeto de esta auditoriacutea
ESPECIFICOS
Revisioacuten de expedientes pendientes de pago Verificar el adecuado control de los servicios baacutesicos administrativos y generales correspondientes a la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil Evaluar el adecuado cumplimiento de los procedimientos establecidos en el marco del control interno existente Verificar los procesos de adquisicioacuten de Suministros Bienes y Servicios por parte de la Unidad de Servicios Administrativos para el buen funcionamiento de las diferentes Unidades Gerencias y Direcciones que conforman a la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil Establecer el seguimiento a recomendaciones de auditoriacuteas anteriores
ALCANCE
La Auditoriacutea de Gestioacuten estuvo enfocada a la verificacioacuten del cumplimiento a las disposiciones contenidas en el Manual de Servicios Administrativos la que abarco la revisioacuten de un 80 de los procedimientos registros y cumplimiento de las leyes vigentes por el periodo comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2016 seguacuten CUA 64466 de fecha 16 de enero de 2017middot
INFORMACION EXAMINADA
Con la informacioacuten proporcionada por la Unidad de Registro Administrativo y el Departamento de Inventarios se pudo verificar la documentacioacuten de los expedientes de los servicios baacutesicos asiacute mismo se hizo revisioacuten fiacutesica de los vehiacuteculos que pertenecen a la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil y los que se tienen en uso que no son propiedad de la Institucioacuten pero son donaciones
Se solicitoacute a la Gerencia Financiera por medio de oficio No UDAI-64466-1-2017 de fecha 02 de febrero de 2017 que se procediera a la realizacioacuten de un nuevo inventario para que se tenga certeza de todos los vehiacuteculos que se encontraron fiacutesicos y que pertenecen a la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil
NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA ~SrA Clvlt
i(0 vmiddot ~
Derivado de la revisioacuten y evaluacioacuten de los expedientes para pago de los servicios~ ~J ti ~ administrativos y de los vehiacuteculos que estaacuten bajo la supervisioacuten de la Unidad de ~ ~~ i I ~ Servicios Administrativos y el Departamento de Inventarios se establecioacute que ~~ ~ G~l
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AUDiTORIA DE GESTION - eUA 64466 Paacuteg 2 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 Al31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL
existen deficiencias de control interno y aspectos legales los cuales se detallan en los Anexos I y 11 Y que originaron la formulacioacuten de 1 hallazgo monetario y de incumplimiento de aspectos legales y 3 hallazgos de defieciencias de control interno
AUDITaRlA DE GESTIONmiddot eUA 64466 Paacuteg 3
PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENERAl DE AERONAUTICf CIVIL
HALLAZGOS MONETARIOS Y DE INCUMPLIMIENTO DE ASPECTOS LEGALES
Hallazgo NO1
FACTURAS QUE NO FUERON PAGADAS DEL PERIODO 2016 NO CONSIDERADAS EN EL ACTA DE RECONOCIMIENTO DE DEUDA PARA EL PERIODO 2017
Condicioacuten
Derivado de la revisioacuten efectuada en el proceso de pago de los servicios baacutesicos en la Unidad de Servicios Administrativos se detectoacute que existen tres facturas emitidas por la empresa MUNICIPAL DE AGUA DE LA CIUDAD DE GUATEMALA (EMPAGUA) correspondientes al servicio de agua potable del mes de diciembre de 2016 las cuales no se incluyeron en el reconocimiento de deuda seguacuten Acta Administrativa No 003-2017 suscrita en libro de Actas varias del Departamento de Tesoreriacutea de la Gerencia Financiera en las hojas del No 922 al 929 las cuales se detallan a continuacioacuten
No De factura No De contador Fecha de emisioacuten Monto
Al 0076144 31907923 29122016 Q 10528965
Al 0076165 70082966 29122016 Q 61887 Al 0076155 98021170 29122016 Q 3695589
TOTAL Q 14286441
Fuente Proporcionada por encargado de ServicIos Administrativos
Criterio
LEY ORGANICA DEL PRESUPUESTO
ARTICULO 37 Egresos Devengados no Pagados Establece Los gastos comprometidos y no devengados al treinta y uno de diciembre previo anaacutelisis de su situacioacuten podraacuten trasladarse al ejercicio siguiente imputaacutendose a los creacuteditos disponibles de cada unidad ejecutora
REGLAMENTO DE LA LEY ORGANICA DEL PRESUPUESTO
ARTICULO 40 TRATAMIENTO DE COMPROMISOS NO DEVENGADOS 1)11~ICvl
Establece Las Unidades de Administracioacuten Financiera previa evaluacioacuten y l~ amp ~ procedencia del compromiso adquirido seraacute responsable de imputar a los creacuteditr 9) ji ~ del nuevo presupuesto los gastos comprometidos y no devengados al cierre devigtfff I~ J ejercicio anterior en un plazo que no exceda de 6 meses ~~(iexcl~3~ G~t
iexcl bull
AUDITORIA DE GESTION - CUA 64466 Pilg PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 Al1 DE DICIEMBRE DE 2016 ~
DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICfI CIVIL
Causa
Falta de control por parte de la Unidad de Servicios Administrativos en relacioacuten a los tiempos y los procedimientos adecuados para establecer un mecanismo efectivo para los procesos de pago de los servicios baacutesicos
Efecto
Que las facturas emitidas para pago por parte de los proveedores de los servicios baacutesicos se queden rezagadas o extraviadas por no contar con procedimientos adecuados para el traacutemite de pago de las mismas
Recomendacioacuten Que el sentildeor Director General gire instrucciones al Gerente Financiero a efecto de realizar las acciones correspondientes que garanticen la inclusioacuten de las facturas en el acta de reconocimiento de deuda y asiacute mismo traslade fotocopia de la misma a la Unidad de Auditoria Interna en un plazo no mayor de ocho (8) diacuteas despueacutes de recibido el presente informe
Comentario de los Responsables El Encargado de Servicios Administrativos por medio de oficio No SDA-USA-138-2017-NCHmanifiesta lo siguiente
El diacutea 04012017 se compulsoacute el Acta de Reconocimiento de Deuda 2016 identificada con nuacutemero 003-2017 suscrita en los folios 922 al 929 del Libro de Actas Varias del Departamento de Tesoreriacutea debidamente aprobada que corre a partir del folio 17
Con fecha 12 de enero del presente antildeo se recibieron las facturas Al 0076144 Al 0076165 Y Al 0076155 que originan el hallazgo tal como se muestra en folio 12
Con el Oficio No SDA-USA-0061-2017-LFME de fecha 10022017 se solicitoacute se realizara el pago correspondiente cuya copia se adjunta
Con oficio No GF-057-2017JAMNcapm de fecha 13022017 se requirioacute una ampliacioacuten del acta suscrita para proceder al pago copia del documento que se adjunta en el folio 8 o~IIIfCI
Mediante el Oficio No SDA-USA-0072-2017-LFME de fecha 21022017 se ~ 1amp t L
solicitoacute se incluyan las facturas en la ampliacioacuten del acta 003-2017 para proceder ~ ti iexcl~ ~ ~ -r -
al pago de la cual se adjunta copia en folio 7 11
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Comentario de la Administracioacuten
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 Paacuteg 5 PERIODO DEL 01 DE ENERO bE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICf CIVIL
Tal como se muestra en la relacioacuten de hechos descrita la Unidad de Servicios Administrativos no estuvo en condiciones de incluir en el Acta 003-2017 las facturas objeto del hallazgo por la imposibilidad de conocer de antemano el monto correspondiente al servicio al que se refiere el hallazgo y porque el proveedor remitioacute las facturas con posterioridad a la suscripcioacuten del Acta 003-2017 de la misma forma queda en evidencia que esta Unidad ha realizado todos los requerimientos que se le han presentado para que se concrete el pago de estos servicios
Al depender de acciones que se deben realizar en unidades administrativas ajenas a la Unidad de Servicios Administrativos se solicita desvanecer el hallazgo
Comentario de Auditoriacutea Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Encargado de Servicios Administrativos por medio de oficio No SDA-USA-138-2017-NCH de fecha 23 de marzo de 2017 en el que confirma que las facturas objeto del presente hallazgo estan pendientes de incluir en acta de reconocimietno de deuda no obstante realizara las gestiones correspondientes para atender las recomendaciones de auditoria
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 Paacuteg6 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016 11
I
1
DIRECCION GENERAL DE IERONAIrrICfI CIVil
HALLAZGOS DE DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO
Hallazgo No1
VEHICULOS DUPLICADOS EN EL SISTEMA SICOIN
Condicioacuten
Derivado de la revisioacuten realizada a los reportes de SICOIN proporcionados por el Departamento de Inventarios de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil de los vehiacuteculos que estaacuten bajo la responsabilidad de la Unidad de Servicios Administrativos se detectoacute que algunos aparecen en el sistema SICOIN duplicados y que a la fecha no se ha realizado ninguacuten traacutemite para solicitar a Contabilidad del Estado la depuracioacuten y actualizacioacuten del inventario y asiacute obtener datos reales de los bienes que conforman el inventario de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil
A continuacioacuten se muestra cuadro en donde se detallan algunos vehiacuteculos que aparecen duplicados en el sistema SICOIN los cuales se describen a continuacioacuten
TIPO DE VHICULO MODELO CHASIS VALOR
1 Motocicleta 1982 GP125109216 Q 117000
2 Motocicleta TA-185215 Q 985626
3 Microbuacutes 1990 RZH104-0000049 Q 3953650
4 Pick-up doble cabina 1989 NY-l06-001310 Q 3711081
5 Camioacuten Regador SM SNCH Q 4950000
6 Motocicleta 1996 JN-125L1-9 Q 920000
7 Motocicleta 1994 CG125F110769 Q 1125640
TOTOAL Duplicado en el sistema Q 15762997
Fuente Reporte de SICOIN proporcionado por Inventarios
Criterio
NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO GUBERNAMENTAL
En su Numeral 55 REGISTRO DE OPERACIONES CONTABLES Establece
La maacutexima autoridad del Ministerio de Finanzas Publicas a traveacutes de la Direccioacuten de Contabilidad del Estado debe normar y emitir poliacuteticas y procedimientos para el adecuado y oportuno registro de las operaciones contables
La direccioacuten de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores de cada entidad deben velar porque en el proceso de registro de las etapas de
~
il~ilt iltJo
AUDiTORIA DE GESTION - eUA 64466 iexcl
PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENErIL DE ALHONAUTI(i 1111
devengado pagado y consumido en sus respectivos sistemas corresponda uacutenicamente a aquellas operaciones que previa verificacioacuten de las fases anteriores hayan cumplido satisfactoriamente con todas las condiciones y cuenten con la documentacioacuten de soporte para garantizar la generacioacuten de informacioacuten contable presupuestaria (fiacutesica y financiera) y de tesoreriacutea confiable y oportuna
Todo registro contable que se realice y la documentacioacuten de soporte deben permitir aplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas en el proceso de auditoriacutea y en general el seguimiento y evaluacioacuten interna de la calidad de los registros contables
Causa
Falta de supervisioacuten por parte del Gerente Financiero respecto al registro en los inventarios de los vehiacuteculos propiedad de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil
Falta de cumplimiento de los procedimientos de ingreso de bienes al sistema de SICOIN en el rubro de inventarios por parte del Jefe de Inventarios
Efecto
Deficientes registros del Departamento de Inventarios de algunos vehiacuteculos que pertecen a las diferentes Direcciones Gerencias y Unidades que conforman la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil
Que los datos del sistema no sean exactos lo que debilita el control interno
Recomendacioacuten _ JO~~t-A C~
Que el sentildeor Director gire instrucciones por escrito al Gerente Financiero y este~ FJsect ~ su vez al Jefe del Departamento de Inventarios con copia a la Unidad de Auditori~ ~ 1 Stlt Interna para que proceda a realizar los traacutemites y ajustes necesarios para ~~~~ -el G~l corregir el problema de duplicidad en el sistema u ~o ~
~ I ~
AUDlTORIA DE GESTION - eUA 64466 r-gt PERIODO DEl 01 DE ENErlO DE 21116 hL 31 DE DICIEM8r1E DE 21116
DIRECCIO~ GENERAL DE iexclEHONAUIICA CIfll
El Jefe de Inventarios de la Gerencia Financiera de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil deberaacute presentar a la Unidad de Auditoria Interna la documentacioacuten que evidencie el cumplimiento de las recomendaciones en un plazo no mayor de ocho (8) diacuteas despueacutes de recibido el presente informe
Comentario de los Responsables
El Gerente Financiero por medio de oficios No GF-124-2017JAMNlrbr y No GF-127-2017JAMNlrbrmanifiesta lo siguiente
Por medio de la presente me dirijo a usted para dar respuesta a Oficio DGAC-UDAI-64466-1-12016gb De fecha 22 de Marzo de 2017 en donde se formulan unos posibles Hallazgos en relacioacuten a los Bienes de Activos Fijos en relacioacuten a los Vehiacuteculos de esta Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil HALLAZGO DE CONTROL INTERNO Hallazgo No 1 VEHICULOS DUPLICADOS EN EL SISTEMA DE SICOIN Respuesta En este Hallazgo me permito indicarles que en base al requerimiento que se hizo por parte de la Unidad de Servicios Administrativos del Ministerio de Comunicaciones Infraestructura y Vivienda en donde se requeriacutea el informe de los Vehiacuteculos que pertenecen a esta Direccioacuten General del Ramo se pudo constatar la duplicidad que existe en el regloacuten presupuestario que se refiere a la cuenta de Vehiacuteculos mismo en donde se encuentra duplicada la informacioacuten del hallazgo No1 Para lo cual esta jefatura realizo las consultas necesarias y establecer el requerimiento del procedimiento para atender esta duplicidad que existe en el SICOIN y solicitar la baja respectiva tanto a la Direccioacuten de la Contabilidad del Estado como Direccioacuten de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Publicasshy
Comentario de Auditoriacutea Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Gerente Financiero en oficio No INV-032-2017-IIBJBDGAC de fecha 23 de marzo de 2017 en el que el responsable confirma que existe duplicidad en el rengloacuten que se refiere a vehiacuteculos no obstante realizaran las gestiones correspondientes para atender las recomendaciones
Hallazgo NO2 ~~V~ACI(() fA $ lo _ slt ltJ
NO SE HA REALIZADO TRAMITE DE BAJA AL INVENTARIO DE VEHICULdS~ Ntilde ~~~) DE LA INSrITUCION QUE NO TIENEN REPARACION~~tRJ~~t)J
~6lt~~ Condicioacuten
~AUDITORIA DE GESTiON bull eUA 64466
PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENEf~il DE IEf10NUTIC ltIVIL
Derivado de la revisioacuten fiacutesica realizada a los vehiacuteculos que son propiedad de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil y que estaacuten bajo la responsabilidad de la Unidad de Servicios Administrativos se establecioacute que hay algunos vehiacuteculos que estaacuten pendientes de darles baja del inventario y que a la fecha no se ha iniciado el traacutemite los cuales a continuacioacuten se describen
ODELO MARCA CHASIS COLOR Valor
1973 Pick-Up Toyota KP36057463 Gris Perla Q 207000
1992 Pick-Up Sonoma IGTCT 4Z2NB51970B Amarillo Q 9089650 GMC
1994 Moto Bomba GMC IGDJK34N9RE506296 Verde Limoacuten Q 79449000
1983 Ambulancia IGCEG25F2G7192257 Verde Limoacuten Q 9782576 Chevrolet
Jeep Wagonier 13F164CN63171 Verde Limoacuten Sin Valor
1989 Toyota Land Crusier R170-0005470 Gris Obscuro Q 3743930
1997 Motocicleta bajaj 31F95F16512 NaranjaAmarillo Q 914000
1971 Camioneta Ford B60BCM64164 Blanco Naranja Q 708856 Sport
Cargador Frontal SN 94A852 Q 1B00000
Patrol Caterpilar 9153967 Q 800000
1990 Tractor David Brow 990iAA76212 Q 294700
1990 Tractor David Brow 990A476216 Q 294700
1986 Microbus WHG23-027476 Beige Verde Limoacuten Sin Valor Ambulancia Nissan
1986 Jeep Cheroke IJEYX781EJT116640 Gris Q 500000
Tractor Chapiadora TS-304 Azul Q 8479000 Taishan
TOTAL Q 116063412
Fuente Departamento de Inventarios cuadros en Excel chequeo fiacutesico y SICOIN
Criterio
Acuerdo Gubernativo 217-94 del Presidente de la Repuacuteblica REGLAMENTO DE INVENTARIOS DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA
ARTICULO 4 Para los casos de baja Por destruccioacuten de bienes inservibles que no sea posible reparar o utilizar se deberaacute suscribir un acta describieacutendolos separando aquellos que tengan componentes de metal e indicaacutendose su valor registrado Con certificaciones del acta y del ingreso al inventario se deberaacute solicitar a la autoridad superior correspondiente que autorice la continuacioacuten del traacutemite Obtenida la misma se enviara lo actuado a la Direccioacuten de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Publicas para que designe un delegado y solicite la intervencioacuten de un auditor de la Contraloriacutea General de ~-fCI(
() ~
Cuentas para que proceda a la verificacioacuten luego de lo cual se ordenara ~ destruccioacuten o incineracioacuten de los mismos suscribieacutendose acta y compulsando ~ (fiacute copias certificadas a las dependencias relacionadas ~ I
ARTICULO 20 Establece Los bienes de metal o que contengan partes
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE lt~016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016 1111
DIRECCON GENERAL iexcl)E IERONiUTIC CIil
metaacutelicas y que se encuentren en mal estado deberaacuten ser entregados a la Comisioacuten Recolectora de Chatarra - CORECHA - del Ministerio de la Defensa Nacional conforme a lo estipulado por el Decreto nuacutemero 77-75 del Congreso de la Republica Previamente deberaacute verificar el mal estado de los mismos a traveacutes de una revisioacuten practicada por un delegado de la Contraloriacutea General de Cuentas Si se establece que los bienes estaacuten en buen o regular estado tendraacuten que entregarse a la Direccioacuten de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Publicas para que los ingrese al inventario de bienes en traacutensito y posteriormente los asigne a otra dependencia que los necesite
Causa
Falta de supervisioacuten y control por parte de la Gerencia Financiera sobre sobre las actividades que realiza el Departamento de Inventarios en relacioacuten a no llevar control de los bienes que estaacuten en mal estado y que hay que darles de baja
Efecto
Que dentro de los registros de los inventarios de la institucioacuten se encuentren valores que no son reales
Que no se tenga el control por parte de la Gerencia Financiera y el Jefe de inventarios sobre los vehiacuteculos que se encuentran en mal estado y que ya no tienen reparacioacuten propiedad de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil
Recomendacioacuten
Que el sentildeor Director General gire sus instrucciones por escrito al Gerente Financiero para que este a su vez instruya por escrito al Jefe del Departamento de Inventarios con copia a la Unidad de Auditoria Interna de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil para que inicie los traacutemites de baja de inventarios de los vehiacuteculos que se reportan sin reparacioacuten en el presente informe
El Jefe del Departamento de Inventarios de la Gerencia Financiera de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil deberaacute presentar a la Unidad de Auditoria Interna la t9~tJJ~iexclrCI( documentacioacuten que evidencie el cumplimiento de las recomendaciones erf~iquestnl l~~ plazo no mayor de ocho (8) diacuteas despueacutes de recibido el presente informe - ) gf5 t
~ secti e f - riexcl
r~ Comentario de los Responsables ~~~~+
h El Gerente Financiero por medio de oficios No GF-124-2017JAMNllrbr y No v
RIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 1 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCiexclON GENERAL DF AERONiUTlii 11
GF-127-2017JAMNlrbrmanifiesta lo siguiente
Hallazgo No 2 NO SE HA REALIZADO TRAMITE DE BAJA AL INVENTARIO DE VEHICULOS
DE LA INSTITUCION QUE NO TIENEN REPARACION Respuesta En este Hallazgo me permito hacer un recordatorio ya que existe la suscripcioacuten el ACTA No SESENTA GUION DOS DIEZ de fecha Quince de Noviembre del antildeo Dos Mil Diez (15112010) de Material Ferroso en donde se solicita la baja de algunos Vehiacuteculos que se hace mencioacuten en el presente hallazgo y los cuales se encuentran detallados en el punto Quinto de dicha acta no obstante esta jefatura ha solicitado a los diferentes Gerentes Financieros de turno que se conforme la COMICION PARA REALIZAR LA DEPURACION y BAJA DE TODOS LOS ACTIVOS QUE YA SE ENCUENTRAN OBSOLETOS misma que a la fecha no se ha tenido la respuesta a lo solicitado en relacioacuten a los que no aparecen en el acta antes mencionada se debe a que algunos de ellos pueden ser reparados seguacuten lo manifestado por los responsables de los mismos jefes de los Departamentos que estaacuten asignados
Comentario de Auditoriacutea
Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Gerente Financiero en oficio No INV-032-2017-IBJBDGAC De fecha 23 de marzo de 2017 en el que el responsable confirma que a la fecha no se ha completado el traacutemite para dar de baja a los vehiacuteculos que ya no tienen reparacioacuten del inventario
Hallazgo No3
VEHICULOS DONADOS A LA DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL QUE A LA FECHA NO FORMAN PARTE DEL INVENTARIO DE BIENES DE LA INSTITUCION
Condicioacuten
De conformidad a la informacioacuten proporcionada por el Departamento de Inventarios a traveacutes del Sentildeor JESUS GALlNDO Jefe de dicho Departamento se constatoacute que dentro de los registros manejados para llevar control de los bienes tP~l-ACIV( de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil existen algunos vehiacuteculos que fueron 4 lt~ iO( ~
donados y que a la fecha no se ha iniciado ninguacuten traacutemite para que pase ~ rfiexcl) gl i formar parte del inventario de bienes de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil ~~ l
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AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 Paacuteg 12 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENERAL DE AERONAUT1C CIVIL
Los bienes se describen a continuacioacuten seguacuten datos proporcionados por el Departamento de Inventarios
MODELO MARCA CHASIS COLOR VALOR
1991 PickmiddotUp Toyota Hllux LN 1 06-0042314 Rojo Sin Valor 1992 Camioneta Nissan WGY60111647 Amarillo Sin Valor
Patrol
1986 Automoacutevil Plymouth 2RL41-3C3BR26R2HT74 Negro Q 500000
Camioacuten cisterna Bord 6513-RB-927 Sin Valor
Moto Bomba Walter 8BF07736180877840 Verde Limoacuten Sin Valor
Fuente cuadro Excel y reporte de SICOIN proporcionado por inventarios
Criterio
ACUERDO GUBERNATIVO 240-98 REGLAMENTO DE LA LEY ORGANICA DEL PRESUPUESTO
ARTICULO 34 DONACIONES EN ESPECIE Establece Los organismos del Estado y sus entidades descentralizadas y autoacutenomas deberaacuten informar a la Direccioacuten de Contabilidad del Estado a maacutes tardar diez (10) diacuteas despueacutes de haber ingresado a almaceacuten o inventario la certificacioacuten de las aportaciones o donaciones en especie provenientes del Sector Puacuteblico Nacional Organismos Internacionales y Sector Externo en general por concepto de donaciones con o sin aporte nacional
CIRCULAR 3-57 DIRECCION DE CONTABILIDAD DEL ESTADO DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
En su Sub Titulo ADICION AL INVENTARIO en su segundo paacuterrafo establece De cualquier adicioacuten que se haga al inventario deberaacute darse aviso inmediatamente al Departamento de Contabilidad de la Direccioacuten de Contabilidad del Estado indicando si la adquisicioacuten fue por donacioacuten de alguna entidad si se comproacute con cargo a las asignaciones presupuestarias respectivas citando en su caso el nuacutemero de la Orden de Compra y Pago correspondiente o si fue por medio del Fondo Rotativo indicarlo claramente
ACUERDO INTERNO No 38-2014 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECCION DE INVENTARIOS en su Sub Titulo NORMAS ESPECiacuteFICAS en su ~)OacuteCIV~
0niexcl o~ Numeral 1 establece El Encargado (a) de Inventarios es el responsab ~ ~ So ~iexcl)
llevar un control de registros e~ los libros de activos fungible~ y no fungibles s~ ~ como las tarjetas de responsabilidad que respaldan dichos registros ambos debe ~~ ~~ f estar autorizados por la Contraloriacutea Genetal de Cuentas -CGC- )t~ 3~O G~
II IJII~~lICllausa AUDITORIA DE GESnoN _ CUA SS 9 13 ~f 1~11~ PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENEHAL DE luacuteROI-Jili IICJ Ili
Falta de controles y supervisioacuten por parte de la Gerencia Financiera hacia el Departamento de Inventarios en cuanto a los vehiacuteculos que fueron donados y que estaacuten en uso
Dicha situacioacuten se da porque a la fecha no se ha realizado ninguna gestioacuten para que estos bienes pasen a ser parte del inventario de la DGAC y se ingresen en el sistema SICOIN y en los cuadros auxiliares en Excel que utilizan en dicho Departamento
Efecto Que no se tenga una base datos confiables en el Departamento de Inventarios y en la Unidad de Servicios Administrativos de los vehiacuteculos que fueron donados a la Direccioacuten de Aeronaacuteutica Civil
Que no se refleje en el inventario un dato exacto de los vehiacuteculos que son propiedad de la institucioacuten
Recomendacioacuten
Que el Director General gire instrucciones al Jefe del Departamento de Inventarios y al Encargado de la Unidad de Servicios Administrativos para que gestionen a la brevedad el proceso de ingreso al inventario de la Direccion General de Aeronaacuteutica Civil los vehiacuteculos que fueron donados a la Institucion
El Jefe de Inventarios de la Gerencia Financiera de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil deberaacute presentar a la Unidad de Auditoria Interna la documentacioacuten que evidencie el cumplimiento de las recomendaciones en un plazo no mayor de ocho (8) diacuteas despueacutes de recibido el presente informe
Comentario de los Responsables El Gerente Financiero por medio de oficios No GF-124-2017JAMNlrbr y No ~~c
GF-127-2017JAMNlrbrmanifiesta lo siguiente 1( j Hallazgo No 3i ~ ~ VEHICULOS DONADOS A LA DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA i~ S
CIVIL QUE A LA FECHA NO FORMAN PARTE DEL INVENTARIO DE BIENESlt~ rir ~o
DE LA INSTITUCION Respuesta En este Hallazgo hago del conocimiento que ~
en relacioacuten a los Vehiacuteculos que se detallan hago constar que en relacioacuten a los
AUDITORIA DE GESTION - ellA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENERAL DE rERONIUTICA (11
que fueron donados no se entregoacute la documentacioacuten de soporte en su oportunidad ya que los mismos fueron dados a la Gerencia de Seguridad por la
Embajada de los Estados Unidos la Empresa de Combustible Texaco y por la
Fuerza Aeacuterea mismos que estos dos uacuteltimos fueron entregados en mal estado de funcionamiento a la seccioacuten de Bomberos de Aeronaacuteutica Civil Por lo cual este Departamento careciendo de la documentacioacuten de soporte a la fecha no se ha podido realizar el registro respectivo asiacute mismo se informa que en base a los artiacuteculos que se tienen y contando con la autorizacioacuten del Sentildeor Director del Ramo se estaraacuten suscribiendo el acta respectiva para solicitar su incorporacioacuten al Inventario de Activos Fijos de esta Direccioacuten del Ramo contando con el aval correspondiente si dichos vehiacuteculos se encuentran el perfecto estado de funcionamientoshy
MODELO MARCA CHASIS COLOR VALOR RESOLUCION
1991 PICK-UP LN 106-0042314 ROJO 02246100 R000867 TOYOTA HILUX SICOIN 00076331
1992 CAMIONETA WGY60111647 AMARILLO DONADA POR LA NISSAN PATROL EMBAJADA DE
ESTADOS UNIDOS
1986 AUTOMOVIL 2RL41-3C3BR26R2HT74 NEGRO 0500000 ACTA No 35-2001 PLYMOUTH EMITIDA POR EL
DEPARTAMENTO DE ADJUDICACION y
LEGISLACION DE BIENES DEL ESTADO
CAMION 6513-RB-927 DONADO POR CISTERNA FORO EMPRESA TEXACO
MOTO BOMBA 8BF07736180877840 VERDE TRASLADO SIN WALTER LIMO N DOCUMENTACION POR
LA FUERZA AEREA SIN DOCUMENTACION DE RESPALDO
Comentario de Auditoriacutea Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Gerente Financiero en oficio No INV-032-2017-IBJBDGAC de fecha 23 de marzo de 2017 en el que el responsable confirma que a la fecha no se ha completado el traacutemite correspondiente sobre las donaciones no obstante realizaran las gestiones correspondientes para atender las recomendaciones
Los ~Iazos conferidos par~ el cumplimiento de recomendaciones ~e audiacutetoria Oy~iexclCIVll considerando lo establecido en el Reglamento de la Ley Organlca de la~ ~ o
Contraloriacutea General de Cuentas que en su artiacuteculo 65 refiere Seguimiento a la ~ f~ el ~ ~ Q t
recomendaciones de auditoria Las recomendaciones de auditoria deben se ~ l ~ aplicadas de manera inmediata y obligatoria por la autoridad administrativa Vi~ G
superior de la entidad su incumplimiento es objeto de sancioacuten seguacuten el artiacuteculo 39
LJA 64466
PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016middot AUDITORIA DE
DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICI CIVIL
de la Ley El auditor interno de la entidad auditada tendraacute diez diacuteas haacutebiles contados a partir del diacutea siguiente de notificada a la autoridad administrativa superior de la entidad auditada para verificar si se atendieron las recomendaciones debiendo informar por escrito a la autoridad superior de la entidad
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIHECCION GENERAL DE IEFONAUTIC CIVil
DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA ENTIDAD AUDITADA
No Nombre Cargo Del Al
JORGE ALBERTO MONTE NEGRO GERENTE FINANCIERO 01032016 31122016 NAJERA
2 JESUS MARIA GALlNDO JEFE DE DEPTO DE INVENTARIOS - 01012016 31122016 CACERES TECNICO 111
3 LUZ MARIANA VILLALBA ENCARGADA UNIDAD DE SERVICIOS 01012016 31122016 OROZCO ADMINISTRATIVOS
AUDITORlA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 ALJi DE DICIEMBRE DE 2016 IlI1i
COMISION DE AUDITORIA
AUDlTORIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 ALl1 DE DICIEMBRE DIO 2016
- CUADRO CON ESTATUS DE AUDITORIAS DE MARZO 2017
- INFORME CUA 64466 - SERVICIOS ADMOacuteN - GABM
- NOMBRAMIENTO 64472-1-2017 - HANGARES - VHDF
- NOMBRAMIENTO 64473-1-2017 - GAFETES - GABM
- NOMBRAMIENTO 64474-1-2017 - ACTIVOS FIJOS - SLTA
- NOMBRAMIENTO 64475-1-2017 - UAIP - VHDF
- OFICIO UDAI-DGAC-002-2017(SEGUIMIENTOS LIC RGP)
-
DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL AUDITORIA INTERNA
CUA No 64466
AUDITORIA DE GESTION
Unidad de Servicios Administrativos
DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
GUATEMALA MARZO DE 2017
INDICE
ANTECEDENTES 1
OBJETIVOS 1
GENERALES 1
ESPECIFiCaS 2
ALCANCE 2
INFORMACION EXAMINADA 2
NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA 2
HALLAZGOS MONETARIOS Y DE INCUMPLIMIENTO DE ASPECTOS 4 LEGALES
HALLAZGOS DE DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO 7
DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA 17 ENTIDAD AUDITADA
COMISION DE AUDITORIA 18
DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICfI CIVIL
ANTECEDENTES
La Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil -DGAC-
Es la Direccioacuten creada mediante la Ley de Aviacioacuten Civil Decreto No 93-2000 la que en las disposiciones generales en el artiacuteculo 1 Objeto establece lo siguiente la presente ley tiene como objetivo normar el ejercicio de las actividades de aeronaacuteutica civil en apoyo al uso racional eficiente y seguro del espacio aeacutereo con fundamento en lo preceptuado en la Constitucioacuten Poliacutetica de la Repuacuteblica los convenios y tratados Internacionales ratificados por Guatemala los reglamentos emitidos para el efecto y demaacutes normas complementarias
Acuerdo Gubernativo No 384-2001 Reglamento de la Ley de Aviacioacuten Civil en el capiacutetulo 11 de la Direccioacuten General en el artiacuteculo 2deg establece La Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil por conducto de su Director General los subdirectores unidades teacutecnicas y administrativas deberaacuten velar por el fiel cumplimento de la Ley de Aviacioacuten Civil leyes de observancia general que contengan preceptos relacionados con la actividad aeronaacuteutica acuerdos y tratados internacionales ratificados por Guatemala del presente Reglamento regulaciones y disposiciones complementarias
Gerencia Financiera
Es la unidad encargada de administrar los recursos financieros propios de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil y los otorgados por el Estado Es la responsable de revisar los ingresos y egresos de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil reportados por el banco y trasladarlos al Departamento de Contabilidad para su registro en la caja fiscal
UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
Es la encargada de velar por que los suministros bienes y servicios utilizados para el buen funcionamiento de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil no falten y su adecuada utilizacioacuten asiacute mismo su distribucioacuten para las diferentes Unidades Gerencias y Direccioacuten que los requieran
OBJETIVOS
GENERALES
Verificar el adecuado y oportuno cumplimiento de las disposiciones legales y administrativas contenidas en las Leyes Reglamentos y Normativas vigentes
AUDlTORIA DE GESTION - eUA 64466 Paacuteg I PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016 11
DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICII CIVIL
relacionadas e inherentes al aacuterea objeto de esta auditoriacutea
ESPECIFICOS
Revisioacuten de expedientes pendientes de pago Verificar el adecuado control de los servicios baacutesicos administrativos y generales correspondientes a la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil Evaluar el adecuado cumplimiento de los procedimientos establecidos en el marco del control interno existente Verificar los procesos de adquisicioacuten de Suministros Bienes y Servicios por parte de la Unidad de Servicios Administrativos para el buen funcionamiento de las diferentes Unidades Gerencias y Direcciones que conforman a la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil Establecer el seguimiento a recomendaciones de auditoriacuteas anteriores
ALCANCE
La Auditoriacutea de Gestioacuten estuvo enfocada a la verificacioacuten del cumplimiento a las disposiciones contenidas en el Manual de Servicios Administrativos la que abarco la revisioacuten de un 80 de los procedimientos registros y cumplimiento de las leyes vigentes por el periodo comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2016 seguacuten CUA 64466 de fecha 16 de enero de 2017middot
INFORMACION EXAMINADA
Con la informacioacuten proporcionada por la Unidad de Registro Administrativo y el Departamento de Inventarios se pudo verificar la documentacioacuten de los expedientes de los servicios baacutesicos asiacute mismo se hizo revisioacuten fiacutesica de los vehiacuteculos que pertenecen a la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil y los que se tienen en uso que no son propiedad de la Institucioacuten pero son donaciones
Se solicitoacute a la Gerencia Financiera por medio de oficio No UDAI-64466-1-2017 de fecha 02 de febrero de 2017 que se procediera a la realizacioacuten de un nuevo inventario para que se tenga certeza de todos los vehiacuteculos que se encontraron fiacutesicos y que pertenecen a la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil
NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA ~SrA Clvlt
i(0 vmiddot ~
Derivado de la revisioacuten y evaluacioacuten de los expedientes para pago de los servicios~ ~J ti ~ administrativos y de los vehiacuteculos que estaacuten bajo la supervisioacuten de la Unidad de ~ ~~ i I ~ Servicios Administrativos y el Departamento de Inventarios se establecioacute que ~~ ~ G~l
+(iexcliexcl ~tIiexcl
AUDiTORIA DE GESTION - eUA 64466 Paacuteg 2 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 Al31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL
existen deficiencias de control interno y aspectos legales los cuales se detallan en los Anexos I y 11 Y que originaron la formulacioacuten de 1 hallazgo monetario y de incumplimiento de aspectos legales y 3 hallazgos de defieciencias de control interno
AUDITaRlA DE GESTIONmiddot eUA 64466 Paacuteg 3
PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENERAl DE AERONAUTICf CIVIL
HALLAZGOS MONETARIOS Y DE INCUMPLIMIENTO DE ASPECTOS LEGALES
Hallazgo NO1
FACTURAS QUE NO FUERON PAGADAS DEL PERIODO 2016 NO CONSIDERADAS EN EL ACTA DE RECONOCIMIENTO DE DEUDA PARA EL PERIODO 2017
Condicioacuten
Derivado de la revisioacuten efectuada en el proceso de pago de los servicios baacutesicos en la Unidad de Servicios Administrativos se detectoacute que existen tres facturas emitidas por la empresa MUNICIPAL DE AGUA DE LA CIUDAD DE GUATEMALA (EMPAGUA) correspondientes al servicio de agua potable del mes de diciembre de 2016 las cuales no se incluyeron en el reconocimiento de deuda seguacuten Acta Administrativa No 003-2017 suscrita en libro de Actas varias del Departamento de Tesoreriacutea de la Gerencia Financiera en las hojas del No 922 al 929 las cuales se detallan a continuacioacuten
No De factura No De contador Fecha de emisioacuten Monto
Al 0076144 31907923 29122016 Q 10528965
Al 0076165 70082966 29122016 Q 61887 Al 0076155 98021170 29122016 Q 3695589
TOTAL Q 14286441
Fuente Proporcionada por encargado de ServicIos Administrativos
Criterio
LEY ORGANICA DEL PRESUPUESTO
ARTICULO 37 Egresos Devengados no Pagados Establece Los gastos comprometidos y no devengados al treinta y uno de diciembre previo anaacutelisis de su situacioacuten podraacuten trasladarse al ejercicio siguiente imputaacutendose a los creacuteditos disponibles de cada unidad ejecutora
REGLAMENTO DE LA LEY ORGANICA DEL PRESUPUESTO
ARTICULO 40 TRATAMIENTO DE COMPROMISOS NO DEVENGADOS 1)11~ICvl
Establece Las Unidades de Administracioacuten Financiera previa evaluacioacuten y l~ amp ~ procedencia del compromiso adquirido seraacute responsable de imputar a los creacuteditr 9) ji ~ del nuevo presupuesto los gastos comprometidos y no devengados al cierre devigtfff I~ J ejercicio anterior en un plazo que no exceda de 6 meses ~~(iexcl~3~ G~t
iexcl bull
AUDITORIA DE GESTION - CUA 64466 Pilg PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 Al1 DE DICIEMBRE DE 2016 ~
DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICfI CIVIL
Causa
Falta de control por parte de la Unidad de Servicios Administrativos en relacioacuten a los tiempos y los procedimientos adecuados para establecer un mecanismo efectivo para los procesos de pago de los servicios baacutesicos
Efecto
Que las facturas emitidas para pago por parte de los proveedores de los servicios baacutesicos se queden rezagadas o extraviadas por no contar con procedimientos adecuados para el traacutemite de pago de las mismas
Recomendacioacuten Que el sentildeor Director General gire instrucciones al Gerente Financiero a efecto de realizar las acciones correspondientes que garanticen la inclusioacuten de las facturas en el acta de reconocimiento de deuda y asiacute mismo traslade fotocopia de la misma a la Unidad de Auditoria Interna en un plazo no mayor de ocho (8) diacuteas despueacutes de recibido el presente informe
Comentario de los Responsables El Encargado de Servicios Administrativos por medio de oficio No SDA-USA-138-2017-NCHmanifiesta lo siguiente
El diacutea 04012017 se compulsoacute el Acta de Reconocimiento de Deuda 2016 identificada con nuacutemero 003-2017 suscrita en los folios 922 al 929 del Libro de Actas Varias del Departamento de Tesoreriacutea debidamente aprobada que corre a partir del folio 17
Con fecha 12 de enero del presente antildeo se recibieron las facturas Al 0076144 Al 0076165 Y Al 0076155 que originan el hallazgo tal como se muestra en folio 12
Con el Oficio No SDA-USA-0061-2017-LFME de fecha 10022017 se solicitoacute se realizara el pago correspondiente cuya copia se adjunta
Con oficio No GF-057-2017JAMNcapm de fecha 13022017 se requirioacute una ampliacioacuten del acta suscrita para proceder al pago copia del documento que se adjunta en el folio 8 o~IIIfCI
Mediante el Oficio No SDA-USA-0072-2017-LFME de fecha 21022017 se ~ 1amp t L
solicitoacute se incluyan las facturas en la ampliacioacuten del acta 003-2017 para proceder ~ ti iexcl~ ~ ~ -r -
al pago de la cual se adjunta copia en folio 7 11
~ ~ sectI iexclIr f ~ i iexcl
iacute~J
Comentario de la Administracioacuten
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 Paacuteg 5 PERIODO DEL 01 DE ENERO bE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICf CIVIL
Tal como se muestra en la relacioacuten de hechos descrita la Unidad de Servicios Administrativos no estuvo en condiciones de incluir en el Acta 003-2017 las facturas objeto del hallazgo por la imposibilidad de conocer de antemano el monto correspondiente al servicio al que se refiere el hallazgo y porque el proveedor remitioacute las facturas con posterioridad a la suscripcioacuten del Acta 003-2017 de la misma forma queda en evidencia que esta Unidad ha realizado todos los requerimientos que se le han presentado para que se concrete el pago de estos servicios
Al depender de acciones que se deben realizar en unidades administrativas ajenas a la Unidad de Servicios Administrativos se solicita desvanecer el hallazgo
Comentario de Auditoriacutea Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Encargado de Servicios Administrativos por medio de oficio No SDA-USA-138-2017-NCH de fecha 23 de marzo de 2017 en el que confirma que las facturas objeto del presente hallazgo estan pendientes de incluir en acta de reconocimietno de deuda no obstante realizara las gestiones correspondientes para atender las recomendaciones de auditoria
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 Paacuteg6 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016 11
I
1
DIRECCION GENERAL DE IERONAIrrICfI CIVil
HALLAZGOS DE DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO
Hallazgo No1
VEHICULOS DUPLICADOS EN EL SISTEMA SICOIN
Condicioacuten
Derivado de la revisioacuten realizada a los reportes de SICOIN proporcionados por el Departamento de Inventarios de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil de los vehiacuteculos que estaacuten bajo la responsabilidad de la Unidad de Servicios Administrativos se detectoacute que algunos aparecen en el sistema SICOIN duplicados y que a la fecha no se ha realizado ninguacuten traacutemite para solicitar a Contabilidad del Estado la depuracioacuten y actualizacioacuten del inventario y asiacute obtener datos reales de los bienes que conforman el inventario de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil
A continuacioacuten se muestra cuadro en donde se detallan algunos vehiacuteculos que aparecen duplicados en el sistema SICOIN los cuales se describen a continuacioacuten
TIPO DE VHICULO MODELO CHASIS VALOR
1 Motocicleta 1982 GP125109216 Q 117000
2 Motocicleta TA-185215 Q 985626
3 Microbuacutes 1990 RZH104-0000049 Q 3953650
4 Pick-up doble cabina 1989 NY-l06-001310 Q 3711081
5 Camioacuten Regador SM SNCH Q 4950000
6 Motocicleta 1996 JN-125L1-9 Q 920000
7 Motocicleta 1994 CG125F110769 Q 1125640
TOTOAL Duplicado en el sistema Q 15762997
Fuente Reporte de SICOIN proporcionado por Inventarios
Criterio
NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO GUBERNAMENTAL
En su Numeral 55 REGISTRO DE OPERACIONES CONTABLES Establece
La maacutexima autoridad del Ministerio de Finanzas Publicas a traveacutes de la Direccioacuten de Contabilidad del Estado debe normar y emitir poliacuteticas y procedimientos para el adecuado y oportuno registro de las operaciones contables
La direccioacuten de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores de cada entidad deben velar porque en el proceso de registro de las etapas de
~
il~ilt iltJo
AUDiTORIA DE GESTION - eUA 64466 iexcl
PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENErIL DE ALHONAUTI(i 1111
devengado pagado y consumido en sus respectivos sistemas corresponda uacutenicamente a aquellas operaciones que previa verificacioacuten de las fases anteriores hayan cumplido satisfactoriamente con todas las condiciones y cuenten con la documentacioacuten de soporte para garantizar la generacioacuten de informacioacuten contable presupuestaria (fiacutesica y financiera) y de tesoreriacutea confiable y oportuna
Todo registro contable que se realice y la documentacioacuten de soporte deben permitir aplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas en el proceso de auditoriacutea y en general el seguimiento y evaluacioacuten interna de la calidad de los registros contables
Causa
Falta de supervisioacuten por parte del Gerente Financiero respecto al registro en los inventarios de los vehiacuteculos propiedad de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil
Falta de cumplimiento de los procedimientos de ingreso de bienes al sistema de SICOIN en el rubro de inventarios por parte del Jefe de Inventarios
Efecto
Deficientes registros del Departamento de Inventarios de algunos vehiacuteculos que pertecen a las diferentes Direcciones Gerencias y Unidades que conforman la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil
Que los datos del sistema no sean exactos lo que debilita el control interno
Recomendacioacuten _ JO~~t-A C~
Que el sentildeor Director gire instrucciones por escrito al Gerente Financiero y este~ FJsect ~ su vez al Jefe del Departamento de Inventarios con copia a la Unidad de Auditori~ ~ 1 Stlt Interna para que proceda a realizar los traacutemites y ajustes necesarios para ~~~~ -el G~l corregir el problema de duplicidad en el sistema u ~o ~
~ I ~
AUDlTORIA DE GESTION - eUA 64466 r-gt PERIODO DEl 01 DE ENErlO DE 21116 hL 31 DE DICIEM8r1E DE 21116
DIRECCIO~ GENERAL DE iexclEHONAUIICA CIfll
El Jefe de Inventarios de la Gerencia Financiera de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil deberaacute presentar a la Unidad de Auditoria Interna la documentacioacuten que evidencie el cumplimiento de las recomendaciones en un plazo no mayor de ocho (8) diacuteas despueacutes de recibido el presente informe
Comentario de los Responsables
El Gerente Financiero por medio de oficios No GF-124-2017JAMNlrbr y No GF-127-2017JAMNlrbrmanifiesta lo siguiente
Por medio de la presente me dirijo a usted para dar respuesta a Oficio DGAC-UDAI-64466-1-12016gb De fecha 22 de Marzo de 2017 en donde se formulan unos posibles Hallazgos en relacioacuten a los Bienes de Activos Fijos en relacioacuten a los Vehiacuteculos de esta Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil HALLAZGO DE CONTROL INTERNO Hallazgo No 1 VEHICULOS DUPLICADOS EN EL SISTEMA DE SICOIN Respuesta En este Hallazgo me permito indicarles que en base al requerimiento que se hizo por parte de la Unidad de Servicios Administrativos del Ministerio de Comunicaciones Infraestructura y Vivienda en donde se requeriacutea el informe de los Vehiacuteculos que pertenecen a esta Direccioacuten General del Ramo se pudo constatar la duplicidad que existe en el regloacuten presupuestario que se refiere a la cuenta de Vehiacuteculos mismo en donde se encuentra duplicada la informacioacuten del hallazgo No1 Para lo cual esta jefatura realizo las consultas necesarias y establecer el requerimiento del procedimiento para atender esta duplicidad que existe en el SICOIN y solicitar la baja respectiva tanto a la Direccioacuten de la Contabilidad del Estado como Direccioacuten de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Publicasshy
Comentario de Auditoriacutea Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Gerente Financiero en oficio No INV-032-2017-IIBJBDGAC de fecha 23 de marzo de 2017 en el que el responsable confirma que existe duplicidad en el rengloacuten que se refiere a vehiacuteculos no obstante realizaran las gestiones correspondientes para atender las recomendaciones
Hallazgo NO2 ~~V~ACI(() fA $ lo _ slt ltJ
NO SE HA REALIZADO TRAMITE DE BAJA AL INVENTARIO DE VEHICULdS~ Ntilde ~~~) DE LA INSrITUCION QUE NO TIENEN REPARACION~~tRJ~~t)J
~6lt~~ Condicioacuten
~AUDITORIA DE GESTiON bull eUA 64466
PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENEf~il DE IEf10NUTIC ltIVIL
Derivado de la revisioacuten fiacutesica realizada a los vehiacuteculos que son propiedad de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil y que estaacuten bajo la responsabilidad de la Unidad de Servicios Administrativos se establecioacute que hay algunos vehiacuteculos que estaacuten pendientes de darles baja del inventario y que a la fecha no se ha iniciado el traacutemite los cuales a continuacioacuten se describen
ODELO MARCA CHASIS COLOR Valor
1973 Pick-Up Toyota KP36057463 Gris Perla Q 207000
1992 Pick-Up Sonoma IGTCT 4Z2NB51970B Amarillo Q 9089650 GMC
1994 Moto Bomba GMC IGDJK34N9RE506296 Verde Limoacuten Q 79449000
1983 Ambulancia IGCEG25F2G7192257 Verde Limoacuten Q 9782576 Chevrolet
Jeep Wagonier 13F164CN63171 Verde Limoacuten Sin Valor
1989 Toyota Land Crusier R170-0005470 Gris Obscuro Q 3743930
1997 Motocicleta bajaj 31F95F16512 NaranjaAmarillo Q 914000
1971 Camioneta Ford B60BCM64164 Blanco Naranja Q 708856 Sport
Cargador Frontal SN 94A852 Q 1B00000
Patrol Caterpilar 9153967 Q 800000
1990 Tractor David Brow 990iAA76212 Q 294700
1990 Tractor David Brow 990A476216 Q 294700
1986 Microbus WHG23-027476 Beige Verde Limoacuten Sin Valor Ambulancia Nissan
1986 Jeep Cheroke IJEYX781EJT116640 Gris Q 500000
Tractor Chapiadora TS-304 Azul Q 8479000 Taishan
TOTAL Q 116063412
Fuente Departamento de Inventarios cuadros en Excel chequeo fiacutesico y SICOIN
Criterio
Acuerdo Gubernativo 217-94 del Presidente de la Repuacuteblica REGLAMENTO DE INVENTARIOS DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA
ARTICULO 4 Para los casos de baja Por destruccioacuten de bienes inservibles que no sea posible reparar o utilizar se deberaacute suscribir un acta describieacutendolos separando aquellos que tengan componentes de metal e indicaacutendose su valor registrado Con certificaciones del acta y del ingreso al inventario se deberaacute solicitar a la autoridad superior correspondiente que autorice la continuacioacuten del traacutemite Obtenida la misma se enviara lo actuado a la Direccioacuten de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Publicas para que designe un delegado y solicite la intervencioacuten de un auditor de la Contraloriacutea General de ~-fCI(
() ~
Cuentas para que proceda a la verificacioacuten luego de lo cual se ordenara ~ destruccioacuten o incineracioacuten de los mismos suscribieacutendose acta y compulsando ~ (fiacute copias certificadas a las dependencias relacionadas ~ I
ARTICULO 20 Establece Los bienes de metal o que contengan partes
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE lt~016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016 1111
DIRECCON GENERAL iexcl)E IERONiUTIC CIil
metaacutelicas y que se encuentren en mal estado deberaacuten ser entregados a la Comisioacuten Recolectora de Chatarra - CORECHA - del Ministerio de la Defensa Nacional conforme a lo estipulado por el Decreto nuacutemero 77-75 del Congreso de la Republica Previamente deberaacute verificar el mal estado de los mismos a traveacutes de una revisioacuten practicada por un delegado de la Contraloriacutea General de Cuentas Si se establece que los bienes estaacuten en buen o regular estado tendraacuten que entregarse a la Direccioacuten de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Publicas para que los ingrese al inventario de bienes en traacutensito y posteriormente los asigne a otra dependencia que los necesite
Causa
Falta de supervisioacuten y control por parte de la Gerencia Financiera sobre sobre las actividades que realiza el Departamento de Inventarios en relacioacuten a no llevar control de los bienes que estaacuten en mal estado y que hay que darles de baja
Efecto
Que dentro de los registros de los inventarios de la institucioacuten se encuentren valores que no son reales
Que no se tenga el control por parte de la Gerencia Financiera y el Jefe de inventarios sobre los vehiacuteculos que se encuentran en mal estado y que ya no tienen reparacioacuten propiedad de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil
Recomendacioacuten
Que el sentildeor Director General gire sus instrucciones por escrito al Gerente Financiero para que este a su vez instruya por escrito al Jefe del Departamento de Inventarios con copia a la Unidad de Auditoria Interna de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil para que inicie los traacutemites de baja de inventarios de los vehiacuteculos que se reportan sin reparacioacuten en el presente informe
El Jefe del Departamento de Inventarios de la Gerencia Financiera de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil deberaacute presentar a la Unidad de Auditoria Interna la t9~tJJ~iexclrCI( documentacioacuten que evidencie el cumplimiento de las recomendaciones erf~iquestnl l~~ plazo no mayor de ocho (8) diacuteas despueacutes de recibido el presente informe - ) gf5 t
~ secti e f - riexcl
r~ Comentario de los Responsables ~~~~+
h El Gerente Financiero por medio de oficios No GF-124-2017JAMNllrbr y No v
RIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 1 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCiexclON GENERAL DF AERONiUTlii 11
GF-127-2017JAMNlrbrmanifiesta lo siguiente
Hallazgo No 2 NO SE HA REALIZADO TRAMITE DE BAJA AL INVENTARIO DE VEHICULOS
DE LA INSTITUCION QUE NO TIENEN REPARACION Respuesta En este Hallazgo me permito hacer un recordatorio ya que existe la suscripcioacuten el ACTA No SESENTA GUION DOS DIEZ de fecha Quince de Noviembre del antildeo Dos Mil Diez (15112010) de Material Ferroso en donde se solicita la baja de algunos Vehiacuteculos que se hace mencioacuten en el presente hallazgo y los cuales se encuentran detallados en el punto Quinto de dicha acta no obstante esta jefatura ha solicitado a los diferentes Gerentes Financieros de turno que se conforme la COMICION PARA REALIZAR LA DEPURACION y BAJA DE TODOS LOS ACTIVOS QUE YA SE ENCUENTRAN OBSOLETOS misma que a la fecha no se ha tenido la respuesta a lo solicitado en relacioacuten a los que no aparecen en el acta antes mencionada se debe a que algunos de ellos pueden ser reparados seguacuten lo manifestado por los responsables de los mismos jefes de los Departamentos que estaacuten asignados
Comentario de Auditoriacutea
Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Gerente Financiero en oficio No INV-032-2017-IBJBDGAC De fecha 23 de marzo de 2017 en el que el responsable confirma que a la fecha no se ha completado el traacutemite para dar de baja a los vehiacuteculos que ya no tienen reparacioacuten del inventario
Hallazgo No3
VEHICULOS DONADOS A LA DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL QUE A LA FECHA NO FORMAN PARTE DEL INVENTARIO DE BIENES DE LA INSTITUCION
Condicioacuten
De conformidad a la informacioacuten proporcionada por el Departamento de Inventarios a traveacutes del Sentildeor JESUS GALlNDO Jefe de dicho Departamento se constatoacute que dentro de los registros manejados para llevar control de los bienes tP~l-ACIV( de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil existen algunos vehiacuteculos que fueron 4 lt~ iO( ~
donados y que a la fecha no se ha iniciado ninguacuten traacutemite para que pase ~ rfiexcl) gl i formar parte del inventario de bienes de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil ~~ l
~ o
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 Paacuteg 12 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENERAL DE AERONAUT1C CIVIL
Los bienes se describen a continuacioacuten seguacuten datos proporcionados por el Departamento de Inventarios
MODELO MARCA CHASIS COLOR VALOR
1991 PickmiddotUp Toyota Hllux LN 1 06-0042314 Rojo Sin Valor 1992 Camioneta Nissan WGY60111647 Amarillo Sin Valor
Patrol
1986 Automoacutevil Plymouth 2RL41-3C3BR26R2HT74 Negro Q 500000
Camioacuten cisterna Bord 6513-RB-927 Sin Valor
Moto Bomba Walter 8BF07736180877840 Verde Limoacuten Sin Valor
Fuente cuadro Excel y reporte de SICOIN proporcionado por inventarios
Criterio
ACUERDO GUBERNATIVO 240-98 REGLAMENTO DE LA LEY ORGANICA DEL PRESUPUESTO
ARTICULO 34 DONACIONES EN ESPECIE Establece Los organismos del Estado y sus entidades descentralizadas y autoacutenomas deberaacuten informar a la Direccioacuten de Contabilidad del Estado a maacutes tardar diez (10) diacuteas despueacutes de haber ingresado a almaceacuten o inventario la certificacioacuten de las aportaciones o donaciones en especie provenientes del Sector Puacuteblico Nacional Organismos Internacionales y Sector Externo en general por concepto de donaciones con o sin aporte nacional
CIRCULAR 3-57 DIRECCION DE CONTABILIDAD DEL ESTADO DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
En su Sub Titulo ADICION AL INVENTARIO en su segundo paacuterrafo establece De cualquier adicioacuten que se haga al inventario deberaacute darse aviso inmediatamente al Departamento de Contabilidad de la Direccioacuten de Contabilidad del Estado indicando si la adquisicioacuten fue por donacioacuten de alguna entidad si se comproacute con cargo a las asignaciones presupuestarias respectivas citando en su caso el nuacutemero de la Orden de Compra y Pago correspondiente o si fue por medio del Fondo Rotativo indicarlo claramente
ACUERDO INTERNO No 38-2014 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECCION DE INVENTARIOS en su Sub Titulo NORMAS ESPECiacuteFICAS en su ~)OacuteCIV~
0niexcl o~ Numeral 1 establece El Encargado (a) de Inventarios es el responsab ~ ~ So ~iexcl)
llevar un control de registros e~ los libros de activos fungible~ y no fungibles s~ ~ como las tarjetas de responsabilidad que respaldan dichos registros ambos debe ~~ ~~ f estar autorizados por la Contraloriacutea Genetal de Cuentas -CGC- )t~ 3~O G~
II IJII~~lICllausa AUDITORIA DE GESnoN _ CUA SS 9 13 ~f 1~11~ PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENEHAL DE luacuteROI-Jili IICJ Ili
Falta de controles y supervisioacuten por parte de la Gerencia Financiera hacia el Departamento de Inventarios en cuanto a los vehiacuteculos que fueron donados y que estaacuten en uso
Dicha situacioacuten se da porque a la fecha no se ha realizado ninguna gestioacuten para que estos bienes pasen a ser parte del inventario de la DGAC y se ingresen en el sistema SICOIN y en los cuadros auxiliares en Excel que utilizan en dicho Departamento
Efecto Que no se tenga una base datos confiables en el Departamento de Inventarios y en la Unidad de Servicios Administrativos de los vehiacuteculos que fueron donados a la Direccioacuten de Aeronaacuteutica Civil
Que no se refleje en el inventario un dato exacto de los vehiacuteculos que son propiedad de la institucioacuten
Recomendacioacuten
Que el Director General gire instrucciones al Jefe del Departamento de Inventarios y al Encargado de la Unidad de Servicios Administrativos para que gestionen a la brevedad el proceso de ingreso al inventario de la Direccion General de Aeronaacuteutica Civil los vehiacuteculos que fueron donados a la Institucion
El Jefe de Inventarios de la Gerencia Financiera de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil deberaacute presentar a la Unidad de Auditoria Interna la documentacioacuten que evidencie el cumplimiento de las recomendaciones en un plazo no mayor de ocho (8) diacuteas despueacutes de recibido el presente informe
Comentario de los Responsables El Gerente Financiero por medio de oficios No GF-124-2017JAMNlrbr y No ~~c
GF-127-2017JAMNlrbrmanifiesta lo siguiente 1( j Hallazgo No 3i ~ ~ VEHICULOS DONADOS A LA DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA i~ S
CIVIL QUE A LA FECHA NO FORMAN PARTE DEL INVENTARIO DE BIENESlt~ rir ~o
DE LA INSTITUCION Respuesta En este Hallazgo hago del conocimiento que ~
en relacioacuten a los Vehiacuteculos que se detallan hago constar que en relacioacuten a los
AUDITORIA DE GESTION - ellA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENERAL DE rERONIUTICA (11
que fueron donados no se entregoacute la documentacioacuten de soporte en su oportunidad ya que los mismos fueron dados a la Gerencia de Seguridad por la
Embajada de los Estados Unidos la Empresa de Combustible Texaco y por la
Fuerza Aeacuterea mismos que estos dos uacuteltimos fueron entregados en mal estado de funcionamiento a la seccioacuten de Bomberos de Aeronaacuteutica Civil Por lo cual este Departamento careciendo de la documentacioacuten de soporte a la fecha no se ha podido realizar el registro respectivo asiacute mismo se informa que en base a los artiacuteculos que se tienen y contando con la autorizacioacuten del Sentildeor Director del Ramo se estaraacuten suscribiendo el acta respectiva para solicitar su incorporacioacuten al Inventario de Activos Fijos de esta Direccioacuten del Ramo contando con el aval correspondiente si dichos vehiacuteculos se encuentran el perfecto estado de funcionamientoshy
MODELO MARCA CHASIS COLOR VALOR RESOLUCION
1991 PICK-UP LN 106-0042314 ROJO 02246100 R000867 TOYOTA HILUX SICOIN 00076331
1992 CAMIONETA WGY60111647 AMARILLO DONADA POR LA NISSAN PATROL EMBAJADA DE
ESTADOS UNIDOS
1986 AUTOMOVIL 2RL41-3C3BR26R2HT74 NEGRO 0500000 ACTA No 35-2001 PLYMOUTH EMITIDA POR EL
DEPARTAMENTO DE ADJUDICACION y
LEGISLACION DE BIENES DEL ESTADO
CAMION 6513-RB-927 DONADO POR CISTERNA FORO EMPRESA TEXACO
MOTO BOMBA 8BF07736180877840 VERDE TRASLADO SIN WALTER LIMO N DOCUMENTACION POR
LA FUERZA AEREA SIN DOCUMENTACION DE RESPALDO
Comentario de Auditoriacutea Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Gerente Financiero en oficio No INV-032-2017-IBJBDGAC de fecha 23 de marzo de 2017 en el que el responsable confirma que a la fecha no se ha completado el traacutemite correspondiente sobre las donaciones no obstante realizaran las gestiones correspondientes para atender las recomendaciones
Los ~Iazos conferidos par~ el cumplimiento de recomendaciones ~e audiacutetoria Oy~iexclCIVll considerando lo establecido en el Reglamento de la Ley Organlca de la~ ~ o
Contraloriacutea General de Cuentas que en su artiacuteculo 65 refiere Seguimiento a la ~ f~ el ~ ~ Q t
recomendaciones de auditoria Las recomendaciones de auditoria deben se ~ l ~ aplicadas de manera inmediata y obligatoria por la autoridad administrativa Vi~ G
superior de la entidad su incumplimiento es objeto de sancioacuten seguacuten el artiacuteculo 39
LJA 64466
PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016middot AUDITORIA DE
DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICI CIVIL
de la Ley El auditor interno de la entidad auditada tendraacute diez diacuteas haacutebiles contados a partir del diacutea siguiente de notificada a la autoridad administrativa superior de la entidad auditada para verificar si se atendieron las recomendaciones debiendo informar por escrito a la autoridad superior de la entidad
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIHECCION GENERAL DE IEFONAUTIC CIVil
DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA ENTIDAD AUDITADA
No Nombre Cargo Del Al
JORGE ALBERTO MONTE NEGRO GERENTE FINANCIERO 01032016 31122016 NAJERA
2 JESUS MARIA GALlNDO JEFE DE DEPTO DE INVENTARIOS - 01012016 31122016 CACERES TECNICO 111
3 LUZ MARIANA VILLALBA ENCARGADA UNIDAD DE SERVICIOS 01012016 31122016 OROZCO ADMINISTRATIVOS
AUDITORlA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 ALJi DE DICIEMBRE DE 2016 IlI1i
COMISION DE AUDITORIA
AUDlTORIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 ALl1 DE DICIEMBRE DIO 2016
- CUADRO CON ESTATUS DE AUDITORIAS DE MARZO 2017
- INFORME CUA 64466 - SERVICIOS ADMOacuteN - GABM
- NOMBRAMIENTO 64472-1-2017 - HANGARES - VHDF
- NOMBRAMIENTO 64473-1-2017 - GAFETES - GABM
- NOMBRAMIENTO 64474-1-2017 - ACTIVOS FIJOS - SLTA
- NOMBRAMIENTO 64475-1-2017 - UAIP - VHDF
- OFICIO UDAI-DGAC-002-2017(SEGUIMIENTOS LIC RGP)
-
INDICE
ANTECEDENTES 1
OBJETIVOS 1
GENERALES 1
ESPECIFiCaS 2
ALCANCE 2
INFORMACION EXAMINADA 2
NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA 2
HALLAZGOS MONETARIOS Y DE INCUMPLIMIENTO DE ASPECTOS 4 LEGALES
HALLAZGOS DE DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO 7
DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA 17 ENTIDAD AUDITADA
COMISION DE AUDITORIA 18
DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICfI CIVIL
ANTECEDENTES
La Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil -DGAC-
Es la Direccioacuten creada mediante la Ley de Aviacioacuten Civil Decreto No 93-2000 la que en las disposiciones generales en el artiacuteculo 1 Objeto establece lo siguiente la presente ley tiene como objetivo normar el ejercicio de las actividades de aeronaacuteutica civil en apoyo al uso racional eficiente y seguro del espacio aeacutereo con fundamento en lo preceptuado en la Constitucioacuten Poliacutetica de la Repuacuteblica los convenios y tratados Internacionales ratificados por Guatemala los reglamentos emitidos para el efecto y demaacutes normas complementarias
Acuerdo Gubernativo No 384-2001 Reglamento de la Ley de Aviacioacuten Civil en el capiacutetulo 11 de la Direccioacuten General en el artiacuteculo 2deg establece La Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil por conducto de su Director General los subdirectores unidades teacutecnicas y administrativas deberaacuten velar por el fiel cumplimento de la Ley de Aviacioacuten Civil leyes de observancia general que contengan preceptos relacionados con la actividad aeronaacuteutica acuerdos y tratados internacionales ratificados por Guatemala del presente Reglamento regulaciones y disposiciones complementarias
Gerencia Financiera
Es la unidad encargada de administrar los recursos financieros propios de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil y los otorgados por el Estado Es la responsable de revisar los ingresos y egresos de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil reportados por el banco y trasladarlos al Departamento de Contabilidad para su registro en la caja fiscal
UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
Es la encargada de velar por que los suministros bienes y servicios utilizados para el buen funcionamiento de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil no falten y su adecuada utilizacioacuten asiacute mismo su distribucioacuten para las diferentes Unidades Gerencias y Direccioacuten que los requieran
OBJETIVOS
GENERALES
Verificar el adecuado y oportuno cumplimiento de las disposiciones legales y administrativas contenidas en las Leyes Reglamentos y Normativas vigentes
AUDlTORIA DE GESTION - eUA 64466 Paacuteg I PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016 11
DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICII CIVIL
relacionadas e inherentes al aacuterea objeto de esta auditoriacutea
ESPECIFICOS
Revisioacuten de expedientes pendientes de pago Verificar el adecuado control de los servicios baacutesicos administrativos y generales correspondientes a la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil Evaluar el adecuado cumplimiento de los procedimientos establecidos en el marco del control interno existente Verificar los procesos de adquisicioacuten de Suministros Bienes y Servicios por parte de la Unidad de Servicios Administrativos para el buen funcionamiento de las diferentes Unidades Gerencias y Direcciones que conforman a la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil Establecer el seguimiento a recomendaciones de auditoriacuteas anteriores
ALCANCE
La Auditoriacutea de Gestioacuten estuvo enfocada a la verificacioacuten del cumplimiento a las disposiciones contenidas en el Manual de Servicios Administrativos la que abarco la revisioacuten de un 80 de los procedimientos registros y cumplimiento de las leyes vigentes por el periodo comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2016 seguacuten CUA 64466 de fecha 16 de enero de 2017middot
INFORMACION EXAMINADA
Con la informacioacuten proporcionada por la Unidad de Registro Administrativo y el Departamento de Inventarios se pudo verificar la documentacioacuten de los expedientes de los servicios baacutesicos asiacute mismo se hizo revisioacuten fiacutesica de los vehiacuteculos que pertenecen a la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil y los que se tienen en uso que no son propiedad de la Institucioacuten pero son donaciones
Se solicitoacute a la Gerencia Financiera por medio de oficio No UDAI-64466-1-2017 de fecha 02 de febrero de 2017 que se procediera a la realizacioacuten de un nuevo inventario para que se tenga certeza de todos los vehiacuteculos que se encontraron fiacutesicos y que pertenecen a la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil
NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA ~SrA Clvlt
i(0 vmiddot ~
Derivado de la revisioacuten y evaluacioacuten de los expedientes para pago de los servicios~ ~J ti ~ administrativos y de los vehiacuteculos que estaacuten bajo la supervisioacuten de la Unidad de ~ ~~ i I ~ Servicios Administrativos y el Departamento de Inventarios se establecioacute que ~~ ~ G~l
+(iexcliexcl ~tIiexcl
AUDiTORIA DE GESTION - eUA 64466 Paacuteg 2 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 Al31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL
existen deficiencias de control interno y aspectos legales los cuales se detallan en los Anexos I y 11 Y que originaron la formulacioacuten de 1 hallazgo monetario y de incumplimiento de aspectos legales y 3 hallazgos de defieciencias de control interno
AUDITaRlA DE GESTIONmiddot eUA 64466 Paacuteg 3
PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENERAl DE AERONAUTICf CIVIL
HALLAZGOS MONETARIOS Y DE INCUMPLIMIENTO DE ASPECTOS LEGALES
Hallazgo NO1
FACTURAS QUE NO FUERON PAGADAS DEL PERIODO 2016 NO CONSIDERADAS EN EL ACTA DE RECONOCIMIENTO DE DEUDA PARA EL PERIODO 2017
Condicioacuten
Derivado de la revisioacuten efectuada en el proceso de pago de los servicios baacutesicos en la Unidad de Servicios Administrativos se detectoacute que existen tres facturas emitidas por la empresa MUNICIPAL DE AGUA DE LA CIUDAD DE GUATEMALA (EMPAGUA) correspondientes al servicio de agua potable del mes de diciembre de 2016 las cuales no se incluyeron en el reconocimiento de deuda seguacuten Acta Administrativa No 003-2017 suscrita en libro de Actas varias del Departamento de Tesoreriacutea de la Gerencia Financiera en las hojas del No 922 al 929 las cuales se detallan a continuacioacuten
No De factura No De contador Fecha de emisioacuten Monto
Al 0076144 31907923 29122016 Q 10528965
Al 0076165 70082966 29122016 Q 61887 Al 0076155 98021170 29122016 Q 3695589
TOTAL Q 14286441
Fuente Proporcionada por encargado de ServicIos Administrativos
Criterio
LEY ORGANICA DEL PRESUPUESTO
ARTICULO 37 Egresos Devengados no Pagados Establece Los gastos comprometidos y no devengados al treinta y uno de diciembre previo anaacutelisis de su situacioacuten podraacuten trasladarse al ejercicio siguiente imputaacutendose a los creacuteditos disponibles de cada unidad ejecutora
REGLAMENTO DE LA LEY ORGANICA DEL PRESUPUESTO
ARTICULO 40 TRATAMIENTO DE COMPROMISOS NO DEVENGADOS 1)11~ICvl
Establece Las Unidades de Administracioacuten Financiera previa evaluacioacuten y l~ amp ~ procedencia del compromiso adquirido seraacute responsable de imputar a los creacuteditr 9) ji ~ del nuevo presupuesto los gastos comprometidos y no devengados al cierre devigtfff I~ J ejercicio anterior en un plazo que no exceda de 6 meses ~~(iexcl~3~ G~t
iexcl bull
AUDITORIA DE GESTION - CUA 64466 Pilg PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 Al1 DE DICIEMBRE DE 2016 ~
DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICfI CIVIL
Causa
Falta de control por parte de la Unidad de Servicios Administrativos en relacioacuten a los tiempos y los procedimientos adecuados para establecer un mecanismo efectivo para los procesos de pago de los servicios baacutesicos
Efecto
Que las facturas emitidas para pago por parte de los proveedores de los servicios baacutesicos se queden rezagadas o extraviadas por no contar con procedimientos adecuados para el traacutemite de pago de las mismas
Recomendacioacuten Que el sentildeor Director General gire instrucciones al Gerente Financiero a efecto de realizar las acciones correspondientes que garanticen la inclusioacuten de las facturas en el acta de reconocimiento de deuda y asiacute mismo traslade fotocopia de la misma a la Unidad de Auditoria Interna en un plazo no mayor de ocho (8) diacuteas despueacutes de recibido el presente informe
Comentario de los Responsables El Encargado de Servicios Administrativos por medio de oficio No SDA-USA-138-2017-NCHmanifiesta lo siguiente
El diacutea 04012017 se compulsoacute el Acta de Reconocimiento de Deuda 2016 identificada con nuacutemero 003-2017 suscrita en los folios 922 al 929 del Libro de Actas Varias del Departamento de Tesoreriacutea debidamente aprobada que corre a partir del folio 17
Con fecha 12 de enero del presente antildeo se recibieron las facturas Al 0076144 Al 0076165 Y Al 0076155 que originan el hallazgo tal como se muestra en folio 12
Con el Oficio No SDA-USA-0061-2017-LFME de fecha 10022017 se solicitoacute se realizara el pago correspondiente cuya copia se adjunta
Con oficio No GF-057-2017JAMNcapm de fecha 13022017 se requirioacute una ampliacioacuten del acta suscrita para proceder al pago copia del documento que se adjunta en el folio 8 o~IIIfCI
Mediante el Oficio No SDA-USA-0072-2017-LFME de fecha 21022017 se ~ 1amp t L
solicitoacute se incluyan las facturas en la ampliacioacuten del acta 003-2017 para proceder ~ ti iexcl~ ~ ~ -r -
al pago de la cual se adjunta copia en folio 7 11
~ ~ sectI iexclIr f ~ i iexcl
iacute~J
Comentario de la Administracioacuten
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 Paacuteg 5 PERIODO DEL 01 DE ENERO bE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICf CIVIL
Tal como se muestra en la relacioacuten de hechos descrita la Unidad de Servicios Administrativos no estuvo en condiciones de incluir en el Acta 003-2017 las facturas objeto del hallazgo por la imposibilidad de conocer de antemano el monto correspondiente al servicio al que se refiere el hallazgo y porque el proveedor remitioacute las facturas con posterioridad a la suscripcioacuten del Acta 003-2017 de la misma forma queda en evidencia que esta Unidad ha realizado todos los requerimientos que se le han presentado para que se concrete el pago de estos servicios
Al depender de acciones que se deben realizar en unidades administrativas ajenas a la Unidad de Servicios Administrativos se solicita desvanecer el hallazgo
Comentario de Auditoriacutea Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Encargado de Servicios Administrativos por medio de oficio No SDA-USA-138-2017-NCH de fecha 23 de marzo de 2017 en el que confirma que las facturas objeto del presente hallazgo estan pendientes de incluir en acta de reconocimietno de deuda no obstante realizara las gestiones correspondientes para atender las recomendaciones de auditoria
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 Paacuteg6 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016 11
I
1
DIRECCION GENERAL DE IERONAIrrICfI CIVil
HALLAZGOS DE DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO
Hallazgo No1
VEHICULOS DUPLICADOS EN EL SISTEMA SICOIN
Condicioacuten
Derivado de la revisioacuten realizada a los reportes de SICOIN proporcionados por el Departamento de Inventarios de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil de los vehiacuteculos que estaacuten bajo la responsabilidad de la Unidad de Servicios Administrativos se detectoacute que algunos aparecen en el sistema SICOIN duplicados y que a la fecha no se ha realizado ninguacuten traacutemite para solicitar a Contabilidad del Estado la depuracioacuten y actualizacioacuten del inventario y asiacute obtener datos reales de los bienes que conforman el inventario de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil
A continuacioacuten se muestra cuadro en donde se detallan algunos vehiacuteculos que aparecen duplicados en el sistema SICOIN los cuales se describen a continuacioacuten
TIPO DE VHICULO MODELO CHASIS VALOR
1 Motocicleta 1982 GP125109216 Q 117000
2 Motocicleta TA-185215 Q 985626
3 Microbuacutes 1990 RZH104-0000049 Q 3953650
4 Pick-up doble cabina 1989 NY-l06-001310 Q 3711081
5 Camioacuten Regador SM SNCH Q 4950000
6 Motocicleta 1996 JN-125L1-9 Q 920000
7 Motocicleta 1994 CG125F110769 Q 1125640
TOTOAL Duplicado en el sistema Q 15762997
Fuente Reporte de SICOIN proporcionado por Inventarios
Criterio
NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO GUBERNAMENTAL
En su Numeral 55 REGISTRO DE OPERACIONES CONTABLES Establece
La maacutexima autoridad del Ministerio de Finanzas Publicas a traveacutes de la Direccioacuten de Contabilidad del Estado debe normar y emitir poliacuteticas y procedimientos para el adecuado y oportuno registro de las operaciones contables
La direccioacuten de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores de cada entidad deben velar porque en el proceso de registro de las etapas de
~
il~ilt iltJo
AUDiTORIA DE GESTION - eUA 64466 iexcl
PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENErIL DE ALHONAUTI(i 1111
devengado pagado y consumido en sus respectivos sistemas corresponda uacutenicamente a aquellas operaciones que previa verificacioacuten de las fases anteriores hayan cumplido satisfactoriamente con todas las condiciones y cuenten con la documentacioacuten de soporte para garantizar la generacioacuten de informacioacuten contable presupuestaria (fiacutesica y financiera) y de tesoreriacutea confiable y oportuna
Todo registro contable que se realice y la documentacioacuten de soporte deben permitir aplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas en el proceso de auditoriacutea y en general el seguimiento y evaluacioacuten interna de la calidad de los registros contables
Causa
Falta de supervisioacuten por parte del Gerente Financiero respecto al registro en los inventarios de los vehiacuteculos propiedad de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil
Falta de cumplimiento de los procedimientos de ingreso de bienes al sistema de SICOIN en el rubro de inventarios por parte del Jefe de Inventarios
Efecto
Deficientes registros del Departamento de Inventarios de algunos vehiacuteculos que pertecen a las diferentes Direcciones Gerencias y Unidades que conforman la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil
Que los datos del sistema no sean exactos lo que debilita el control interno
Recomendacioacuten _ JO~~t-A C~
Que el sentildeor Director gire instrucciones por escrito al Gerente Financiero y este~ FJsect ~ su vez al Jefe del Departamento de Inventarios con copia a la Unidad de Auditori~ ~ 1 Stlt Interna para que proceda a realizar los traacutemites y ajustes necesarios para ~~~~ -el G~l corregir el problema de duplicidad en el sistema u ~o ~
~ I ~
AUDlTORIA DE GESTION - eUA 64466 r-gt PERIODO DEl 01 DE ENErlO DE 21116 hL 31 DE DICIEM8r1E DE 21116
DIRECCIO~ GENERAL DE iexclEHONAUIICA CIfll
El Jefe de Inventarios de la Gerencia Financiera de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil deberaacute presentar a la Unidad de Auditoria Interna la documentacioacuten que evidencie el cumplimiento de las recomendaciones en un plazo no mayor de ocho (8) diacuteas despueacutes de recibido el presente informe
Comentario de los Responsables
El Gerente Financiero por medio de oficios No GF-124-2017JAMNlrbr y No GF-127-2017JAMNlrbrmanifiesta lo siguiente
Por medio de la presente me dirijo a usted para dar respuesta a Oficio DGAC-UDAI-64466-1-12016gb De fecha 22 de Marzo de 2017 en donde se formulan unos posibles Hallazgos en relacioacuten a los Bienes de Activos Fijos en relacioacuten a los Vehiacuteculos de esta Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil HALLAZGO DE CONTROL INTERNO Hallazgo No 1 VEHICULOS DUPLICADOS EN EL SISTEMA DE SICOIN Respuesta En este Hallazgo me permito indicarles que en base al requerimiento que se hizo por parte de la Unidad de Servicios Administrativos del Ministerio de Comunicaciones Infraestructura y Vivienda en donde se requeriacutea el informe de los Vehiacuteculos que pertenecen a esta Direccioacuten General del Ramo se pudo constatar la duplicidad que existe en el regloacuten presupuestario que se refiere a la cuenta de Vehiacuteculos mismo en donde se encuentra duplicada la informacioacuten del hallazgo No1 Para lo cual esta jefatura realizo las consultas necesarias y establecer el requerimiento del procedimiento para atender esta duplicidad que existe en el SICOIN y solicitar la baja respectiva tanto a la Direccioacuten de la Contabilidad del Estado como Direccioacuten de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Publicasshy
Comentario de Auditoriacutea Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Gerente Financiero en oficio No INV-032-2017-IIBJBDGAC de fecha 23 de marzo de 2017 en el que el responsable confirma que existe duplicidad en el rengloacuten que se refiere a vehiacuteculos no obstante realizaran las gestiones correspondientes para atender las recomendaciones
Hallazgo NO2 ~~V~ACI(() fA $ lo _ slt ltJ
NO SE HA REALIZADO TRAMITE DE BAJA AL INVENTARIO DE VEHICULdS~ Ntilde ~~~) DE LA INSrITUCION QUE NO TIENEN REPARACION~~tRJ~~t)J
~6lt~~ Condicioacuten
~AUDITORIA DE GESTiON bull eUA 64466
PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENEf~il DE IEf10NUTIC ltIVIL
Derivado de la revisioacuten fiacutesica realizada a los vehiacuteculos que son propiedad de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil y que estaacuten bajo la responsabilidad de la Unidad de Servicios Administrativos se establecioacute que hay algunos vehiacuteculos que estaacuten pendientes de darles baja del inventario y que a la fecha no se ha iniciado el traacutemite los cuales a continuacioacuten se describen
ODELO MARCA CHASIS COLOR Valor
1973 Pick-Up Toyota KP36057463 Gris Perla Q 207000
1992 Pick-Up Sonoma IGTCT 4Z2NB51970B Amarillo Q 9089650 GMC
1994 Moto Bomba GMC IGDJK34N9RE506296 Verde Limoacuten Q 79449000
1983 Ambulancia IGCEG25F2G7192257 Verde Limoacuten Q 9782576 Chevrolet
Jeep Wagonier 13F164CN63171 Verde Limoacuten Sin Valor
1989 Toyota Land Crusier R170-0005470 Gris Obscuro Q 3743930
1997 Motocicleta bajaj 31F95F16512 NaranjaAmarillo Q 914000
1971 Camioneta Ford B60BCM64164 Blanco Naranja Q 708856 Sport
Cargador Frontal SN 94A852 Q 1B00000
Patrol Caterpilar 9153967 Q 800000
1990 Tractor David Brow 990iAA76212 Q 294700
1990 Tractor David Brow 990A476216 Q 294700
1986 Microbus WHG23-027476 Beige Verde Limoacuten Sin Valor Ambulancia Nissan
1986 Jeep Cheroke IJEYX781EJT116640 Gris Q 500000
Tractor Chapiadora TS-304 Azul Q 8479000 Taishan
TOTAL Q 116063412
Fuente Departamento de Inventarios cuadros en Excel chequeo fiacutesico y SICOIN
Criterio
Acuerdo Gubernativo 217-94 del Presidente de la Repuacuteblica REGLAMENTO DE INVENTARIOS DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA
ARTICULO 4 Para los casos de baja Por destruccioacuten de bienes inservibles que no sea posible reparar o utilizar se deberaacute suscribir un acta describieacutendolos separando aquellos que tengan componentes de metal e indicaacutendose su valor registrado Con certificaciones del acta y del ingreso al inventario se deberaacute solicitar a la autoridad superior correspondiente que autorice la continuacioacuten del traacutemite Obtenida la misma se enviara lo actuado a la Direccioacuten de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Publicas para que designe un delegado y solicite la intervencioacuten de un auditor de la Contraloriacutea General de ~-fCI(
() ~
Cuentas para que proceda a la verificacioacuten luego de lo cual se ordenara ~ destruccioacuten o incineracioacuten de los mismos suscribieacutendose acta y compulsando ~ (fiacute copias certificadas a las dependencias relacionadas ~ I
ARTICULO 20 Establece Los bienes de metal o que contengan partes
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE lt~016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016 1111
DIRECCON GENERAL iexcl)E IERONiUTIC CIil
metaacutelicas y que se encuentren en mal estado deberaacuten ser entregados a la Comisioacuten Recolectora de Chatarra - CORECHA - del Ministerio de la Defensa Nacional conforme a lo estipulado por el Decreto nuacutemero 77-75 del Congreso de la Republica Previamente deberaacute verificar el mal estado de los mismos a traveacutes de una revisioacuten practicada por un delegado de la Contraloriacutea General de Cuentas Si se establece que los bienes estaacuten en buen o regular estado tendraacuten que entregarse a la Direccioacuten de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Publicas para que los ingrese al inventario de bienes en traacutensito y posteriormente los asigne a otra dependencia que los necesite
Causa
Falta de supervisioacuten y control por parte de la Gerencia Financiera sobre sobre las actividades que realiza el Departamento de Inventarios en relacioacuten a no llevar control de los bienes que estaacuten en mal estado y que hay que darles de baja
Efecto
Que dentro de los registros de los inventarios de la institucioacuten se encuentren valores que no son reales
Que no se tenga el control por parte de la Gerencia Financiera y el Jefe de inventarios sobre los vehiacuteculos que se encuentran en mal estado y que ya no tienen reparacioacuten propiedad de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil
Recomendacioacuten
Que el sentildeor Director General gire sus instrucciones por escrito al Gerente Financiero para que este a su vez instruya por escrito al Jefe del Departamento de Inventarios con copia a la Unidad de Auditoria Interna de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil para que inicie los traacutemites de baja de inventarios de los vehiacuteculos que se reportan sin reparacioacuten en el presente informe
El Jefe del Departamento de Inventarios de la Gerencia Financiera de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil deberaacute presentar a la Unidad de Auditoria Interna la t9~tJJ~iexclrCI( documentacioacuten que evidencie el cumplimiento de las recomendaciones erf~iquestnl l~~ plazo no mayor de ocho (8) diacuteas despueacutes de recibido el presente informe - ) gf5 t
~ secti e f - riexcl
r~ Comentario de los Responsables ~~~~+
h El Gerente Financiero por medio de oficios No GF-124-2017JAMNllrbr y No v
RIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 1 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCiexclON GENERAL DF AERONiUTlii 11
GF-127-2017JAMNlrbrmanifiesta lo siguiente
Hallazgo No 2 NO SE HA REALIZADO TRAMITE DE BAJA AL INVENTARIO DE VEHICULOS
DE LA INSTITUCION QUE NO TIENEN REPARACION Respuesta En este Hallazgo me permito hacer un recordatorio ya que existe la suscripcioacuten el ACTA No SESENTA GUION DOS DIEZ de fecha Quince de Noviembre del antildeo Dos Mil Diez (15112010) de Material Ferroso en donde se solicita la baja de algunos Vehiacuteculos que se hace mencioacuten en el presente hallazgo y los cuales se encuentran detallados en el punto Quinto de dicha acta no obstante esta jefatura ha solicitado a los diferentes Gerentes Financieros de turno que se conforme la COMICION PARA REALIZAR LA DEPURACION y BAJA DE TODOS LOS ACTIVOS QUE YA SE ENCUENTRAN OBSOLETOS misma que a la fecha no se ha tenido la respuesta a lo solicitado en relacioacuten a los que no aparecen en el acta antes mencionada se debe a que algunos de ellos pueden ser reparados seguacuten lo manifestado por los responsables de los mismos jefes de los Departamentos que estaacuten asignados
Comentario de Auditoriacutea
Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Gerente Financiero en oficio No INV-032-2017-IBJBDGAC De fecha 23 de marzo de 2017 en el que el responsable confirma que a la fecha no se ha completado el traacutemite para dar de baja a los vehiacuteculos que ya no tienen reparacioacuten del inventario
Hallazgo No3
VEHICULOS DONADOS A LA DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL QUE A LA FECHA NO FORMAN PARTE DEL INVENTARIO DE BIENES DE LA INSTITUCION
Condicioacuten
De conformidad a la informacioacuten proporcionada por el Departamento de Inventarios a traveacutes del Sentildeor JESUS GALlNDO Jefe de dicho Departamento se constatoacute que dentro de los registros manejados para llevar control de los bienes tP~l-ACIV( de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil existen algunos vehiacuteculos que fueron 4 lt~ iO( ~
donados y que a la fecha no se ha iniciado ninguacuten traacutemite para que pase ~ rfiexcl) gl i formar parte del inventario de bienes de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil ~~ l
~ o
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 Paacuteg 12 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENERAL DE AERONAUT1C CIVIL
Los bienes se describen a continuacioacuten seguacuten datos proporcionados por el Departamento de Inventarios
MODELO MARCA CHASIS COLOR VALOR
1991 PickmiddotUp Toyota Hllux LN 1 06-0042314 Rojo Sin Valor 1992 Camioneta Nissan WGY60111647 Amarillo Sin Valor
Patrol
1986 Automoacutevil Plymouth 2RL41-3C3BR26R2HT74 Negro Q 500000
Camioacuten cisterna Bord 6513-RB-927 Sin Valor
Moto Bomba Walter 8BF07736180877840 Verde Limoacuten Sin Valor
Fuente cuadro Excel y reporte de SICOIN proporcionado por inventarios
Criterio
ACUERDO GUBERNATIVO 240-98 REGLAMENTO DE LA LEY ORGANICA DEL PRESUPUESTO
ARTICULO 34 DONACIONES EN ESPECIE Establece Los organismos del Estado y sus entidades descentralizadas y autoacutenomas deberaacuten informar a la Direccioacuten de Contabilidad del Estado a maacutes tardar diez (10) diacuteas despueacutes de haber ingresado a almaceacuten o inventario la certificacioacuten de las aportaciones o donaciones en especie provenientes del Sector Puacuteblico Nacional Organismos Internacionales y Sector Externo en general por concepto de donaciones con o sin aporte nacional
CIRCULAR 3-57 DIRECCION DE CONTABILIDAD DEL ESTADO DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
En su Sub Titulo ADICION AL INVENTARIO en su segundo paacuterrafo establece De cualquier adicioacuten que se haga al inventario deberaacute darse aviso inmediatamente al Departamento de Contabilidad de la Direccioacuten de Contabilidad del Estado indicando si la adquisicioacuten fue por donacioacuten de alguna entidad si se comproacute con cargo a las asignaciones presupuestarias respectivas citando en su caso el nuacutemero de la Orden de Compra y Pago correspondiente o si fue por medio del Fondo Rotativo indicarlo claramente
ACUERDO INTERNO No 38-2014 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECCION DE INVENTARIOS en su Sub Titulo NORMAS ESPECiacuteFICAS en su ~)OacuteCIV~
0niexcl o~ Numeral 1 establece El Encargado (a) de Inventarios es el responsab ~ ~ So ~iexcl)
llevar un control de registros e~ los libros de activos fungible~ y no fungibles s~ ~ como las tarjetas de responsabilidad que respaldan dichos registros ambos debe ~~ ~~ f estar autorizados por la Contraloriacutea Genetal de Cuentas -CGC- )t~ 3~O G~
II IJII~~lICllausa AUDITORIA DE GESnoN _ CUA SS 9 13 ~f 1~11~ PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENEHAL DE luacuteROI-Jili IICJ Ili
Falta de controles y supervisioacuten por parte de la Gerencia Financiera hacia el Departamento de Inventarios en cuanto a los vehiacuteculos que fueron donados y que estaacuten en uso
Dicha situacioacuten se da porque a la fecha no se ha realizado ninguna gestioacuten para que estos bienes pasen a ser parte del inventario de la DGAC y se ingresen en el sistema SICOIN y en los cuadros auxiliares en Excel que utilizan en dicho Departamento
Efecto Que no se tenga una base datos confiables en el Departamento de Inventarios y en la Unidad de Servicios Administrativos de los vehiacuteculos que fueron donados a la Direccioacuten de Aeronaacuteutica Civil
Que no se refleje en el inventario un dato exacto de los vehiacuteculos que son propiedad de la institucioacuten
Recomendacioacuten
Que el Director General gire instrucciones al Jefe del Departamento de Inventarios y al Encargado de la Unidad de Servicios Administrativos para que gestionen a la brevedad el proceso de ingreso al inventario de la Direccion General de Aeronaacuteutica Civil los vehiacuteculos que fueron donados a la Institucion
El Jefe de Inventarios de la Gerencia Financiera de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil deberaacute presentar a la Unidad de Auditoria Interna la documentacioacuten que evidencie el cumplimiento de las recomendaciones en un plazo no mayor de ocho (8) diacuteas despueacutes de recibido el presente informe
Comentario de los Responsables El Gerente Financiero por medio de oficios No GF-124-2017JAMNlrbr y No ~~c
GF-127-2017JAMNlrbrmanifiesta lo siguiente 1( j Hallazgo No 3i ~ ~ VEHICULOS DONADOS A LA DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA i~ S
CIVIL QUE A LA FECHA NO FORMAN PARTE DEL INVENTARIO DE BIENESlt~ rir ~o
DE LA INSTITUCION Respuesta En este Hallazgo hago del conocimiento que ~
en relacioacuten a los Vehiacuteculos que se detallan hago constar que en relacioacuten a los
AUDITORIA DE GESTION - ellA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENERAL DE rERONIUTICA (11
que fueron donados no se entregoacute la documentacioacuten de soporte en su oportunidad ya que los mismos fueron dados a la Gerencia de Seguridad por la
Embajada de los Estados Unidos la Empresa de Combustible Texaco y por la
Fuerza Aeacuterea mismos que estos dos uacuteltimos fueron entregados en mal estado de funcionamiento a la seccioacuten de Bomberos de Aeronaacuteutica Civil Por lo cual este Departamento careciendo de la documentacioacuten de soporte a la fecha no se ha podido realizar el registro respectivo asiacute mismo se informa que en base a los artiacuteculos que se tienen y contando con la autorizacioacuten del Sentildeor Director del Ramo se estaraacuten suscribiendo el acta respectiva para solicitar su incorporacioacuten al Inventario de Activos Fijos de esta Direccioacuten del Ramo contando con el aval correspondiente si dichos vehiacuteculos se encuentran el perfecto estado de funcionamientoshy
MODELO MARCA CHASIS COLOR VALOR RESOLUCION
1991 PICK-UP LN 106-0042314 ROJO 02246100 R000867 TOYOTA HILUX SICOIN 00076331
1992 CAMIONETA WGY60111647 AMARILLO DONADA POR LA NISSAN PATROL EMBAJADA DE
ESTADOS UNIDOS
1986 AUTOMOVIL 2RL41-3C3BR26R2HT74 NEGRO 0500000 ACTA No 35-2001 PLYMOUTH EMITIDA POR EL
DEPARTAMENTO DE ADJUDICACION y
LEGISLACION DE BIENES DEL ESTADO
CAMION 6513-RB-927 DONADO POR CISTERNA FORO EMPRESA TEXACO
MOTO BOMBA 8BF07736180877840 VERDE TRASLADO SIN WALTER LIMO N DOCUMENTACION POR
LA FUERZA AEREA SIN DOCUMENTACION DE RESPALDO
Comentario de Auditoriacutea Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Gerente Financiero en oficio No INV-032-2017-IBJBDGAC de fecha 23 de marzo de 2017 en el que el responsable confirma que a la fecha no se ha completado el traacutemite correspondiente sobre las donaciones no obstante realizaran las gestiones correspondientes para atender las recomendaciones
Los ~Iazos conferidos par~ el cumplimiento de recomendaciones ~e audiacutetoria Oy~iexclCIVll considerando lo establecido en el Reglamento de la Ley Organlca de la~ ~ o
Contraloriacutea General de Cuentas que en su artiacuteculo 65 refiere Seguimiento a la ~ f~ el ~ ~ Q t
recomendaciones de auditoria Las recomendaciones de auditoria deben se ~ l ~ aplicadas de manera inmediata y obligatoria por la autoridad administrativa Vi~ G
superior de la entidad su incumplimiento es objeto de sancioacuten seguacuten el artiacuteculo 39
LJA 64466
PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016middot AUDITORIA DE
DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICI CIVIL
de la Ley El auditor interno de la entidad auditada tendraacute diez diacuteas haacutebiles contados a partir del diacutea siguiente de notificada a la autoridad administrativa superior de la entidad auditada para verificar si se atendieron las recomendaciones debiendo informar por escrito a la autoridad superior de la entidad
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIHECCION GENERAL DE IEFONAUTIC CIVil
DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA ENTIDAD AUDITADA
No Nombre Cargo Del Al
JORGE ALBERTO MONTE NEGRO GERENTE FINANCIERO 01032016 31122016 NAJERA
2 JESUS MARIA GALlNDO JEFE DE DEPTO DE INVENTARIOS - 01012016 31122016 CACERES TECNICO 111
3 LUZ MARIANA VILLALBA ENCARGADA UNIDAD DE SERVICIOS 01012016 31122016 OROZCO ADMINISTRATIVOS
AUDITORlA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 ALJi DE DICIEMBRE DE 2016 IlI1i
COMISION DE AUDITORIA
AUDlTORIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 ALl1 DE DICIEMBRE DIO 2016
- CUADRO CON ESTATUS DE AUDITORIAS DE MARZO 2017
- INFORME CUA 64466 - SERVICIOS ADMOacuteN - GABM
- NOMBRAMIENTO 64472-1-2017 - HANGARES - VHDF
- NOMBRAMIENTO 64473-1-2017 - GAFETES - GABM
- NOMBRAMIENTO 64474-1-2017 - ACTIVOS FIJOS - SLTA
- NOMBRAMIENTO 64475-1-2017 - UAIP - VHDF
- OFICIO UDAI-DGAC-002-2017(SEGUIMIENTOS LIC RGP)
-
DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICfI CIVIL
ANTECEDENTES
La Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil -DGAC-
Es la Direccioacuten creada mediante la Ley de Aviacioacuten Civil Decreto No 93-2000 la que en las disposiciones generales en el artiacuteculo 1 Objeto establece lo siguiente la presente ley tiene como objetivo normar el ejercicio de las actividades de aeronaacuteutica civil en apoyo al uso racional eficiente y seguro del espacio aeacutereo con fundamento en lo preceptuado en la Constitucioacuten Poliacutetica de la Repuacuteblica los convenios y tratados Internacionales ratificados por Guatemala los reglamentos emitidos para el efecto y demaacutes normas complementarias
Acuerdo Gubernativo No 384-2001 Reglamento de la Ley de Aviacioacuten Civil en el capiacutetulo 11 de la Direccioacuten General en el artiacuteculo 2deg establece La Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil por conducto de su Director General los subdirectores unidades teacutecnicas y administrativas deberaacuten velar por el fiel cumplimento de la Ley de Aviacioacuten Civil leyes de observancia general que contengan preceptos relacionados con la actividad aeronaacuteutica acuerdos y tratados internacionales ratificados por Guatemala del presente Reglamento regulaciones y disposiciones complementarias
Gerencia Financiera
Es la unidad encargada de administrar los recursos financieros propios de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil y los otorgados por el Estado Es la responsable de revisar los ingresos y egresos de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil reportados por el banco y trasladarlos al Departamento de Contabilidad para su registro en la caja fiscal
UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
Es la encargada de velar por que los suministros bienes y servicios utilizados para el buen funcionamiento de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil no falten y su adecuada utilizacioacuten asiacute mismo su distribucioacuten para las diferentes Unidades Gerencias y Direccioacuten que los requieran
OBJETIVOS
GENERALES
Verificar el adecuado y oportuno cumplimiento de las disposiciones legales y administrativas contenidas en las Leyes Reglamentos y Normativas vigentes
AUDlTORIA DE GESTION - eUA 64466 Paacuteg I PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016 11
DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICII CIVIL
relacionadas e inherentes al aacuterea objeto de esta auditoriacutea
ESPECIFICOS
Revisioacuten de expedientes pendientes de pago Verificar el adecuado control de los servicios baacutesicos administrativos y generales correspondientes a la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil Evaluar el adecuado cumplimiento de los procedimientos establecidos en el marco del control interno existente Verificar los procesos de adquisicioacuten de Suministros Bienes y Servicios por parte de la Unidad de Servicios Administrativos para el buen funcionamiento de las diferentes Unidades Gerencias y Direcciones que conforman a la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil Establecer el seguimiento a recomendaciones de auditoriacuteas anteriores
ALCANCE
La Auditoriacutea de Gestioacuten estuvo enfocada a la verificacioacuten del cumplimiento a las disposiciones contenidas en el Manual de Servicios Administrativos la que abarco la revisioacuten de un 80 de los procedimientos registros y cumplimiento de las leyes vigentes por el periodo comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2016 seguacuten CUA 64466 de fecha 16 de enero de 2017middot
INFORMACION EXAMINADA
Con la informacioacuten proporcionada por la Unidad de Registro Administrativo y el Departamento de Inventarios se pudo verificar la documentacioacuten de los expedientes de los servicios baacutesicos asiacute mismo se hizo revisioacuten fiacutesica de los vehiacuteculos que pertenecen a la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil y los que se tienen en uso que no son propiedad de la Institucioacuten pero son donaciones
Se solicitoacute a la Gerencia Financiera por medio de oficio No UDAI-64466-1-2017 de fecha 02 de febrero de 2017 que se procediera a la realizacioacuten de un nuevo inventario para que se tenga certeza de todos los vehiacuteculos que se encontraron fiacutesicos y que pertenecen a la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil
NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA ~SrA Clvlt
i(0 vmiddot ~
Derivado de la revisioacuten y evaluacioacuten de los expedientes para pago de los servicios~ ~J ti ~ administrativos y de los vehiacuteculos que estaacuten bajo la supervisioacuten de la Unidad de ~ ~~ i I ~ Servicios Administrativos y el Departamento de Inventarios se establecioacute que ~~ ~ G~l
+(iexcliexcl ~tIiexcl
AUDiTORIA DE GESTION - eUA 64466 Paacuteg 2 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 Al31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL
existen deficiencias de control interno y aspectos legales los cuales se detallan en los Anexos I y 11 Y que originaron la formulacioacuten de 1 hallazgo monetario y de incumplimiento de aspectos legales y 3 hallazgos de defieciencias de control interno
AUDITaRlA DE GESTIONmiddot eUA 64466 Paacuteg 3
PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENERAl DE AERONAUTICf CIVIL
HALLAZGOS MONETARIOS Y DE INCUMPLIMIENTO DE ASPECTOS LEGALES
Hallazgo NO1
FACTURAS QUE NO FUERON PAGADAS DEL PERIODO 2016 NO CONSIDERADAS EN EL ACTA DE RECONOCIMIENTO DE DEUDA PARA EL PERIODO 2017
Condicioacuten
Derivado de la revisioacuten efectuada en el proceso de pago de los servicios baacutesicos en la Unidad de Servicios Administrativos se detectoacute que existen tres facturas emitidas por la empresa MUNICIPAL DE AGUA DE LA CIUDAD DE GUATEMALA (EMPAGUA) correspondientes al servicio de agua potable del mes de diciembre de 2016 las cuales no se incluyeron en el reconocimiento de deuda seguacuten Acta Administrativa No 003-2017 suscrita en libro de Actas varias del Departamento de Tesoreriacutea de la Gerencia Financiera en las hojas del No 922 al 929 las cuales se detallan a continuacioacuten
No De factura No De contador Fecha de emisioacuten Monto
Al 0076144 31907923 29122016 Q 10528965
Al 0076165 70082966 29122016 Q 61887 Al 0076155 98021170 29122016 Q 3695589
TOTAL Q 14286441
Fuente Proporcionada por encargado de ServicIos Administrativos
Criterio
LEY ORGANICA DEL PRESUPUESTO
ARTICULO 37 Egresos Devengados no Pagados Establece Los gastos comprometidos y no devengados al treinta y uno de diciembre previo anaacutelisis de su situacioacuten podraacuten trasladarse al ejercicio siguiente imputaacutendose a los creacuteditos disponibles de cada unidad ejecutora
REGLAMENTO DE LA LEY ORGANICA DEL PRESUPUESTO
ARTICULO 40 TRATAMIENTO DE COMPROMISOS NO DEVENGADOS 1)11~ICvl
Establece Las Unidades de Administracioacuten Financiera previa evaluacioacuten y l~ amp ~ procedencia del compromiso adquirido seraacute responsable de imputar a los creacuteditr 9) ji ~ del nuevo presupuesto los gastos comprometidos y no devengados al cierre devigtfff I~ J ejercicio anterior en un plazo que no exceda de 6 meses ~~(iexcl~3~ G~t
iexcl bull
AUDITORIA DE GESTION - CUA 64466 Pilg PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 Al1 DE DICIEMBRE DE 2016 ~
DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICfI CIVIL
Causa
Falta de control por parte de la Unidad de Servicios Administrativos en relacioacuten a los tiempos y los procedimientos adecuados para establecer un mecanismo efectivo para los procesos de pago de los servicios baacutesicos
Efecto
Que las facturas emitidas para pago por parte de los proveedores de los servicios baacutesicos se queden rezagadas o extraviadas por no contar con procedimientos adecuados para el traacutemite de pago de las mismas
Recomendacioacuten Que el sentildeor Director General gire instrucciones al Gerente Financiero a efecto de realizar las acciones correspondientes que garanticen la inclusioacuten de las facturas en el acta de reconocimiento de deuda y asiacute mismo traslade fotocopia de la misma a la Unidad de Auditoria Interna en un plazo no mayor de ocho (8) diacuteas despueacutes de recibido el presente informe
Comentario de los Responsables El Encargado de Servicios Administrativos por medio de oficio No SDA-USA-138-2017-NCHmanifiesta lo siguiente
El diacutea 04012017 se compulsoacute el Acta de Reconocimiento de Deuda 2016 identificada con nuacutemero 003-2017 suscrita en los folios 922 al 929 del Libro de Actas Varias del Departamento de Tesoreriacutea debidamente aprobada que corre a partir del folio 17
Con fecha 12 de enero del presente antildeo se recibieron las facturas Al 0076144 Al 0076165 Y Al 0076155 que originan el hallazgo tal como se muestra en folio 12
Con el Oficio No SDA-USA-0061-2017-LFME de fecha 10022017 se solicitoacute se realizara el pago correspondiente cuya copia se adjunta
Con oficio No GF-057-2017JAMNcapm de fecha 13022017 se requirioacute una ampliacioacuten del acta suscrita para proceder al pago copia del documento que se adjunta en el folio 8 o~IIIfCI
Mediante el Oficio No SDA-USA-0072-2017-LFME de fecha 21022017 se ~ 1amp t L
solicitoacute se incluyan las facturas en la ampliacioacuten del acta 003-2017 para proceder ~ ti iexcl~ ~ ~ -r -
al pago de la cual se adjunta copia en folio 7 11
~ ~ sectI iexclIr f ~ i iexcl
iacute~J
Comentario de la Administracioacuten
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 Paacuteg 5 PERIODO DEL 01 DE ENERO bE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICf CIVIL
Tal como se muestra en la relacioacuten de hechos descrita la Unidad de Servicios Administrativos no estuvo en condiciones de incluir en el Acta 003-2017 las facturas objeto del hallazgo por la imposibilidad de conocer de antemano el monto correspondiente al servicio al que se refiere el hallazgo y porque el proveedor remitioacute las facturas con posterioridad a la suscripcioacuten del Acta 003-2017 de la misma forma queda en evidencia que esta Unidad ha realizado todos los requerimientos que se le han presentado para que se concrete el pago de estos servicios
Al depender de acciones que se deben realizar en unidades administrativas ajenas a la Unidad de Servicios Administrativos se solicita desvanecer el hallazgo
Comentario de Auditoriacutea Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Encargado de Servicios Administrativos por medio de oficio No SDA-USA-138-2017-NCH de fecha 23 de marzo de 2017 en el que confirma que las facturas objeto del presente hallazgo estan pendientes de incluir en acta de reconocimietno de deuda no obstante realizara las gestiones correspondientes para atender las recomendaciones de auditoria
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 Paacuteg6 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016 11
I
1
DIRECCION GENERAL DE IERONAIrrICfI CIVil
HALLAZGOS DE DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO
Hallazgo No1
VEHICULOS DUPLICADOS EN EL SISTEMA SICOIN
Condicioacuten
Derivado de la revisioacuten realizada a los reportes de SICOIN proporcionados por el Departamento de Inventarios de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil de los vehiacuteculos que estaacuten bajo la responsabilidad de la Unidad de Servicios Administrativos se detectoacute que algunos aparecen en el sistema SICOIN duplicados y que a la fecha no se ha realizado ninguacuten traacutemite para solicitar a Contabilidad del Estado la depuracioacuten y actualizacioacuten del inventario y asiacute obtener datos reales de los bienes que conforman el inventario de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil
A continuacioacuten se muestra cuadro en donde se detallan algunos vehiacuteculos que aparecen duplicados en el sistema SICOIN los cuales se describen a continuacioacuten
TIPO DE VHICULO MODELO CHASIS VALOR
1 Motocicleta 1982 GP125109216 Q 117000
2 Motocicleta TA-185215 Q 985626
3 Microbuacutes 1990 RZH104-0000049 Q 3953650
4 Pick-up doble cabina 1989 NY-l06-001310 Q 3711081
5 Camioacuten Regador SM SNCH Q 4950000
6 Motocicleta 1996 JN-125L1-9 Q 920000
7 Motocicleta 1994 CG125F110769 Q 1125640
TOTOAL Duplicado en el sistema Q 15762997
Fuente Reporte de SICOIN proporcionado por Inventarios
Criterio
NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO GUBERNAMENTAL
En su Numeral 55 REGISTRO DE OPERACIONES CONTABLES Establece
La maacutexima autoridad del Ministerio de Finanzas Publicas a traveacutes de la Direccioacuten de Contabilidad del Estado debe normar y emitir poliacuteticas y procedimientos para el adecuado y oportuno registro de las operaciones contables
La direccioacuten de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores de cada entidad deben velar porque en el proceso de registro de las etapas de
~
il~ilt iltJo
AUDiTORIA DE GESTION - eUA 64466 iexcl
PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENErIL DE ALHONAUTI(i 1111
devengado pagado y consumido en sus respectivos sistemas corresponda uacutenicamente a aquellas operaciones que previa verificacioacuten de las fases anteriores hayan cumplido satisfactoriamente con todas las condiciones y cuenten con la documentacioacuten de soporte para garantizar la generacioacuten de informacioacuten contable presupuestaria (fiacutesica y financiera) y de tesoreriacutea confiable y oportuna
Todo registro contable que se realice y la documentacioacuten de soporte deben permitir aplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas en el proceso de auditoriacutea y en general el seguimiento y evaluacioacuten interna de la calidad de los registros contables
Causa
Falta de supervisioacuten por parte del Gerente Financiero respecto al registro en los inventarios de los vehiacuteculos propiedad de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil
Falta de cumplimiento de los procedimientos de ingreso de bienes al sistema de SICOIN en el rubro de inventarios por parte del Jefe de Inventarios
Efecto
Deficientes registros del Departamento de Inventarios de algunos vehiacuteculos que pertecen a las diferentes Direcciones Gerencias y Unidades que conforman la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil
Que los datos del sistema no sean exactos lo que debilita el control interno
Recomendacioacuten _ JO~~t-A C~
Que el sentildeor Director gire instrucciones por escrito al Gerente Financiero y este~ FJsect ~ su vez al Jefe del Departamento de Inventarios con copia a la Unidad de Auditori~ ~ 1 Stlt Interna para que proceda a realizar los traacutemites y ajustes necesarios para ~~~~ -el G~l corregir el problema de duplicidad en el sistema u ~o ~
~ I ~
AUDlTORIA DE GESTION - eUA 64466 r-gt PERIODO DEl 01 DE ENErlO DE 21116 hL 31 DE DICIEM8r1E DE 21116
DIRECCIO~ GENERAL DE iexclEHONAUIICA CIfll
El Jefe de Inventarios de la Gerencia Financiera de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil deberaacute presentar a la Unidad de Auditoria Interna la documentacioacuten que evidencie el cumplimiento de las recomendaciones en un plazo no mayor de ocho (8) diacuteas despueacutes de recibido el presente informe
Comentario de los Responsables
El Gerente Financiero por medio de oficios No GF-124-2017JAMNlrbr y No GF-127-2017JAMNlrbrmanifiesta lo siguiente
Por medio de la presente me dirijo a usted para dar respuesta a Oficio DGAC-UDAI-64466-1-12016gb De fecha 22 de Marzo de 2017 en donde se formulan unos posibles Hallazgos en relacioacuten a los Bienes de Activos Fijos en relacioacuten a los Vehiacuteculos de esta Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil HALLAZGO DE CONTROL INTERNO Hallazgo No 1 VEHICULOS DUPLICADOS EN EL SISTEMA DE SICOIN Respuesta En este Hallazgo me permito indicarles que en base al requerimiento que se hizo por parte de la Unidad de Servicios Administrativos del Ministerio de Comunicaciones Infraestructura y Vivienda en donde se requeriacutea el informe de los Vehiacuteculos que pertenecen a esta Direccioacuten General del Ramo se pudo constatar la duplicidad que existe en el regloacuten presupuestario que se refiere a la cuenta de Vehiacuteculos mismo en donde se encuentra duplicada la informacioacuten del hallazgo No1 Para lo cual esta jefatura realizo las consultas necesarias y establecer el requerimiento del procedimiento para atender esta duplicidad que existe en el SICOIN y solicitar la baja respectiva tanto a la Direccioacuten de la Contabilidad del Estado como Direccioacuten de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Publicasshy
Comentario de Auditoriacutea Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Gerente Financiero en oficio No INV-032-2017-IIBJBDGAC de fecha 23 de marzo de 2017 en el que el responsable confirma que existe duplicidad en el rengloacuten que se refiere a vehiacuteculos no obstante realizaran las gestiones correspondientes para atender las recomendaciones
Hallazgo NO2 ~~V~ACI(() fA $ lo _ slt ltJ
NO SE HA REALIZADO TRAMITE DE BAJA AL INVENTARIO DE VEHICULdS~ Ntilde ~~~) DE LA INSrITUCION QUE NO TIENEN REPARACION~~tRJ~~t)J
~6lt~~ Condicioacuten
~AUDITORIA DE GESTiON bull eUA 64466
PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENEf~il DE IEf10NUTIC ltIVIL
Derivado de la revisioacuten fiacutesica realizada a los vehiacuteculos que son propiedad de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil y que estaacuten bajo la responsabilidad de la Unidad de Servicios Administrativos se establecioacute que hay algunos vehiacuteculos que estaacuten pendientes de darles baja del inventario y que a la fecha no se ha iniciado el traacutemite los cuales a continuacioacuten se describen
ODELO MARCA CHASIS COLOR Valor
1973 Pick-Up Toyota KP36057463 Gris Perla Q 207000
1992 Pick-Up Sonoma IGTCT 4Z2NB51970B Amarillo Q 9089650 GMC
1994 Moto Bomba GMC IGDJK34N9RE506296 Verde Limoacuten Q 79449000
1983 Ambulancia IGCEG25F2G7192257 Verde Limoacuten Q 9782576 Chevrolet
Jeep Wagonier 13F164CN63171 Verde Limoacuten Sin Valor
1989 Toyota Land Crusier R170-0005470 Gris Obscuro Q 3743930
1997 Motocicleta bajaj 31F95F16512 NaranjaAmarillo Q 914000
1971 Camioneta Ford B60BCM64164 Blanco Naranja Q 708856 Sport
Cargador Frontal SN 94A852 Q 1B00000
Patrol Caterpilar 9153967 Q 800000
1990 Tractor David Brow 990iAA76212 Q 294700
1990 Tractor David Brow 990A476216 Q 294700
1986 Microbus WHG23-027476 Beige Verde Limoacuten Sin Valor Ambulancia Nissan
1986 Jeep Cheroke IJEYX781EJT116640 Gris Q 500000
Tractor Chapiadora TS-304 Azul Q 8479000 Taishan
TOTAL Q 116063412
Fuente Departamento de Inventarios cuadros en Excel chequeo fiacutesico y SICOIN
Criterio
Acuerdo Gubernativo 217-94 del Presidente de la Repuacuteblica REGLAMENTO DE INVENTARIOS DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA
ARTICULO 4 Para los casos de baja Por destruccioacuten de bienes inservibles que no sea posible reparar o utilizar se deberaacute suscribir un acta describieacutendolos separando aquellos que tengan componentes de metal e indicaacutendose su valor registrado Con certificaciones del acta y del ingreso al inventario se deberaacute solicitar a la autoridad superior correspondiente que autorice la continuacioacuten del traacutemite Obtenida la misma se enviara lo actuado a la Direccioacuten de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Publicas para que designe un delegado y solicite la intervencioacuten de un auditor de la Contraloriacutea General de ~-fCI(
() ~
Cuentas para que proceda a la verificacioacuten luego de lo cual se ordenara ~ destruccioacuten o incineracioacuten de los mismos suscribieacutendose acta y compulsando ~ (fiacute copias certificadas a las dependencias relacionadas ~ I
ARTICULO 20 Establece Los bienes de metal o que contengan partes
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE lt~016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016 1111
DIRECCON GENERAL iexcl)E IERONiUTIC CIil
metaacutelicas y que se encuentren en mal estado deberaacuten ser entregados a la Comisioacuten Recolectora de Chatarra - CORECHA - del Ministerio de la Defensa Nacional conforme a lo estipulado por el Decreto nuacutemero 77-75 del Congreso de la Republica Previamente deberaacute verificar el mal estado de los mismos a traveacutes de una revisioacuten practicada por un delegado de la Contraloriacutea General de Cuentas Si se establece que los bienes estaacuten en buen o regular estado tendraacuten que entregarse a la Direccioacuten de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Publicas para que los ingrese al inventario de bienes en traacutensito y posteriormente los asigne a otra dependencia que los necesite
Causa
Falta de supervisioacuten y control por parte de la Gerencia Financiera sobre sobre las actividades que realiza el Departamento de Inventarios en relacioacuten a no llevar control de los bienes que estaacuten en mal estado y que hay que darles de baja
Efecto
Que dentro de los registros de los inventarios de la institucioacuten se encuentren valores que no son reales
Que no se tenga el control por parte de la Gerencia Financiera y el Jefe de inventarios sobre los vehiacuteculos que se encuentran en mal estado y que ya no tienen reparacioacuten propiedad de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil
Recomendacioacuten
Que el sentildeor Director General gire sus instrucciones por escrito al Gerente Financiero para que este a su vez instruya por escrito al Jefe del Departamento de Inventarios con copia a la Unidad de Auditoria Interna de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil para que inicie los traacutemites de baja de inventarios de los vehiacuteculos que se reportan sin reparacioacuten en el presente informe
El Jefe del Departamento de Inventarios de la Gerencia Financiera de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil deberaacute presentar a la Unidad de Auditoria Interna la t9~tJJ~iexclrCI( documentacioacuten que evidencie el cumplimiento de las recomendaciones erf~iquestnl l~~ plazo no mayor de ocho (8) diacuteas despueacutes de recibido el presente informe - ) gf5 t
~ secti e f - riexcl
r~ Comentario de los Responsables ~~~~+
h El Gerente Financiero por medio de oficios No GF-124-2017JAMNllrbr y No v
RIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 1 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCiexclON GENERAL DF AERONiUTlii 11
GF-127-2017JAMNlrbrmanifiesta lo siguiente
Hallazgo No 2 NO SE HA REALIZADO TRAMITE DE BAJA AL INVENTARIO DE VEHICULOS
DE LA INSTITUCION QUE NO TIENEN REPARACION Respuesta En este Hallazgo me permito hacer un recordatorio ya que existe la suscripcioacuten el ACTA No SESENTA GUION DOS DIEZ de fecha Quince de Noviembre del antildeo Dos Mil Diez (15112010) de Material Ferroso en donde se solicita la baja de algunos Vehiacuteculos que se hace mencioacuten en el presente hallazgo y los cuales se encuentran detallados en el punto Quinto de dicha acta no obstante esta jefatura ha solicitado a los diferentes Gerentes Financieros de turno que se conforme la COMICION PARA REALIZAR LA DEPURACION y BAJA DE TODOS LOS ACTIVOS QUE YA SE ENCUENTRAN OBSOLETOS misma que a la fecha no se ha tenido la respuesta a lo solicitado en relacioacuten a los que no aparecen en el acta antes mencionada se debe a que algunos de ellos pueden ser reparados seguacuten lo manifestado por los responsables de los mismos jefes de los Departamentos que estaacuten asignados
Comentario de Auditoriacutea
Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Gerente Financiero en oficio No INV-032-2017-IBJBDGAC De fecha 23 de marzo de 2017 en el que el responsable confirma que a la fecha no se ha completado el traacutemite para dar de baja a los vehiacuteculos que ya no tienen reparacioacuten del inventario
Hallazgo No3
VEHICULOS DONADOS A LA DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL QUE A LA FECHA NO FORMAN PARTE DEL INVENTARIO DE BIENES DE LA INSTITUCION
Condicioacuten
De conformidad a la informacioacuten proporcionada por el Departamento de Inventarios a traveacutes del Sentildeor JESUS GALlNDO Jefe de dicho Departamento se constatoacute que dentro de los registros manejados para llevar control de los bienes tP~l-ACIV( de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil existen algunos vehiacuteculos que fueron 4 lt~ iO( ~
donados y que a la fecha no se ha iniciado ninguacuten traacutemite para que pase ~ rfiexcl) gl i formar parte del inventario de bienes de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil ~~ l
~ o
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 Paacuteg 12 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENERAL DE AERONAUT1C CIVIL
Los bienes se describen a continuacioacuten seguacuten datos proporcionados por el Departamento de Inventarios
MODELO MARCA CHASIS COLOR VALOR
1991 PickmiddotUp Toyota Hllux LN 1 06-0042314 Rojo Sin Valor 1992 Camioneta Nissan WGY60111647 Amarillo Sin Valor
Patrol
1986 Automoacutevil Plymouth 2RL41-3C3BR26R2HT74 Negro Q 500000
Camioacuten cisterna Bord 6513-RB-927 Sin Valor
Moto Bomba Walter 8BF07736180877840 Verde Limoacuten Sin Valor
Fuente cuadro Excel y reporte de SICOIN proporcionado por inventarios
Criterio
ACUERDO GUBERNATIVO 240-98 REGLAMENTO DE LA LEY ORGANICA DEL PRESUPUESTO
ARTICULO 34 DONACIONES EN ESPECIE Establece Los organismos del Estado y sus entidades descentralizadas y autoacutenomas deberaacuten informar a la Direccioacuten de Contabilidad del Estado a maacutes tardar diez (10) diacuteas despueacutes de haber ingresado a almaceacuten o inventario la certificacioacuten de las aportaciones o donaciones en especie provenientes del Sector Puacuteblico Nacional Organismos Internacionales y Sector Externo en general por concepto de donaciones con o sin aporte nacional
CIRCULAR 3-57 DIRECCION DE CONTABILIDAD DEL ESTADO DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
En su Sub Titulo ADICION AL INVENTARIO en su segundo paacuterrafo establece De cualquier adicioacuten que se haga al inventario deberaacute darse aviso inmediatamente al Departamento de Contabilidad de la Direccioacuten de Contabilidad del Estado indicando si la adquisicioacuten fue por donacioacuten de alguna entidad si se comproacute con cargo a las asignaciones presupuestarias respectivas citando en su caso el nuacutemero de la Orden de Compra y Pago correspondiente o si fue por medio del Fondo Rotativo indicarlo claramente
ACUERDO INTERNO No 38-2014 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECCION DE INVENTARIOS en su Sub Titulo NORMAS ESPECiacuteFICAS en su ~)OacuteCIV~
0niexcl o~ Numeral 1 establece El Encargado (a) de Inventarios es el responsab ~ ~ So ~iexcl)
llevar un control de registros e~ los libros de activos fungible~ y no fungibles s~ ~ como las tarjetas de responsabilidad que respaldan dichos registros ambos debe ~~ ~~ f estar autorizados por la Contraloriacutea Genetal de Cuentas -CGC- )t~ 3~O G~
II IJII~~lICllausa AUDITORIA DE GESnoN _ CUA SS 9 13 ~f 1~11~ PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENEHAL DE luacuteROI-Jili IICJ Ili
Falta de controles y supervisioacuten por parte de la Gerencia Financiera hacia el Departamento de Inventarios en cuanto a los vehiacuteculos que fueron donados y que estaacuten en uso
Dicha situacioacuten se da porque a la fecha no se ha realizado ninguna gestioacuten para que estos bienes pasen a ser parte del inventario de la DGAC y se ingresen en el sistema SICOIN y en los cuadros auxiliares en Excel que utilizan en dicho Departamento
Efecto Que no se tenga una base datos confiables en el Departamento de Inventarios y en la Unidad de Servicios Administrativos de los vehiacuteculos que fueron donados a la Direccioacuten de Aeronaacuteutica Civil
Que no se refleje en el inventario un dato exacto de los vehiacuteculos que son propiedad de la institucioacuten
Recomendacioacuten
Que el Director General gire instrucciones al Jefe del Departamento de Inventarios y al Encargado de la Unidad de Servicios Administrativos para que gestionen a la brevedad el proceso de ingreso al inventario de la Direccion General de Aeronaacuteutica Civil los vehiacuteculos que fueron donados a la Institucion
El Jefe de Inventarios de la Gerencia Financiera de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil deberaacute presentar a la Unidad de Auditoria Interna la documentacioacuten que evidencie el cumplimiento de las recomendaciones en un plazo no mayor de ocho (8) diacuteas despueacutes de recibido el presente informe
Comentario de los Responsables El Gerente Financiero por medio de oficios No GF-124-2017JAMNlrbr y No ~~c
GF-127-2017JAMNlrbrmanifiesta lo siguiente 1( j Hallazgo No 3i ~ ~ VEHICULOS DONADOS A LA DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA i~ S
CIVIL QUE A LA FECHA NO FORMAN PARTE DEL INVENTARIO DE BIENESlt~ rir ~o
DE LA INSTITUCION Respuesta En este Hallazgo hago del conocimiento que ~
en relacioacuten a los Vehiacuteculos que se detallan hago constar que en relacioacuten a los
AUDITORIA DE GESTION - ellA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENERAL DE rERONIUTICA (11
que fueron donados no se entregoacute la documentacioacuten de soporte en su oportunidad ya que los mismos fueron dados a la Gerencia de Seguridad por la
Embajada de los Estados Unidos la Empresa de Combustible Texaco y por la
Fuerza Aeacuterea mismos que estos dos uacuteltimos fueron entregados en mal estado de funcionamiento a la seccioacuten de Bomberos de Aeronaacuteutica Civil Por lo cual este Departamento careciendo de la documentacioacuten de soporte a la fecha no se ha podido realizar el registro respectivo asiacute mismo se informa que en base a los artiacuteculos que se tienen y contando con la autorizacioacuten del Sentildeor Director del Ramo se estaraacuten suscribiendo el acta respectiva para solicitar su incorporacioacuten al Inventario de Activos Fijos de esta Direccioacuten del Ramo contando con el aval correspondiente si dichos vehiacuteculos se encuentran el perfecto estado de funcionamientoshy
MODELO MARCA CHASIS COLOR VALOR RESOLUCION
1991 PICK-UP LN 106-0042314 ROJO 02246100 R000867 TOYOTA HILUX SICOIN 00076331
1992 CAMIONETA WGY60111647 AMARILLO DONADA POR LA NISSAN PATROL EMBAJADA DE
ESTADOS UNIDOS
1986 AUTOMOVIL 2RL41-3C3BR26R2HT74 NEGRO 0500000 ACTA No 35-2001 PLYMOUTH EMITIDA POR EL
DEPARTAMENTO DE ADJUDICACION y
LEGISLACION DE BIENES DEL ESTADO
CAMION 6513-RB-927 DONADO POR CISTERNA FORO EMPRESA TEXACO
MOTO BOMBA 8BF07736180877840 VERDE TRASLADO SIN WALTER LIMO N DOCUMENTACION POR
LA FUERZA AEREA SIN DOCUMENTACION DE RESPALDO
Comentario de Auditoriacutea Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Gerente Financiero en oficio No INV-032-2017-IBJBDGAC de fecha 23 de marzo de 2017 en el que el responsable confirma que a la fecha no se ha completado el traacutemite correspondiente sobre las donaciones no obstante realizaran las gestiones correspondientes para atender las recomendaciones
Los ~Iazos conferidos par~ el cumplimiento de recomendaciones ~e audiacutetoria Oy~iexclCIVll considerando lo establecido en el Reglamento de la Ley Organlca de la~ ~ o
Contraloriacutea General de Cuentas que en su artiacuteculo 65 refiere Seguimiento a la ~ f~ el ~ ~ Q t
recomendaciones de auditoria Las recomendaciones de auditoria deben se ~ l ~ aplicadas de manera inmediata y obligatoria por la autoridad administrativa Vi~ G
superior de la entidad su incumplimiento es objeto de sancioacuten seguacuten el artiacuteculo 39
LJA 64466
PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016middot AUDITORIA DE
DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICI CIVIL
de la Ley El auditor interno de la entidad auditada tendraacute diez diacuteas haacutebiles contados a partir del diacutea siguiente de notificada a la autoridad administrativa superior de la entidad auditada para verificar si se atendieron las recomendaciones debiendo informar por escrito a la autoridad superior de la entidad
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIHECCION GENERAL DE IEFONAUTIC CIVil
DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA ENTIDAD AUDITADA
No Nombre Cargo Del Al
JORGE ALBERTO MONTE NEGRO GERENTE FINANCIERO 01032016 31122016 NAJERA
2 JESUS MARIA GALlNDO JEFE DE DEPTO DE INVENTARIOS - 01012016 31122016 CACERES TECNICO 111
3 LUZ MARIANA VILLALBA ENCARGADA UNIDAD DE SERVICIOS 01012016 31122016 OROZCO ADMINISTRATIVOS
AUDITORlA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 ALJi DE DICIEMBRE DE 2016 IlI1i
COMISION DE AUDITORIA
AUDlTORIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 ALl1 DE DICIEMBRE DIO 2016
- CUADRO CON ESTATUS DE AUDITORIAS DE MARZO 2017
- INFORME CUA 64466 - SERVICIOS ADMOacuteN - GABM
- NOMBRAMIENTO 64472-1-2017 - HANGARES - VHDF
- NOMBRAMIENTO 64473-1-2017 - GAFETES - GABM
- NOMBRAMIENTO 64474-1-2017 - ACTIVOS FIJOS - SLTA
- NOMBRAMIENTO 64475-1-2017 - UAIP - VHDF
- OFICIO UDAI-DGAC-002-2017(SEGUIMIENTOS LIC RGP)
-
DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICII CIVIL
relacionadas e inherentes al aacuterea objeto de esta auditoriacutea
ESPECIFICOS
Revisioacuten de expedientes pendientes de pago Verificar el adecuado control de los servicios baacutesicos administrativos y generales correspondientes a la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil Evaluar el adecuado cumplimiento de los procedimientos establecidos en el marco del control interno existente Verificar los procesos de adquisicioacuten de Suministros Bienes y Servicios por parte de la Unidad de Servicios Administrativos para el buen funcionamiento de las diferentes Unidades Gerencias y Direcciones que conforman a la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil Establecer el seguimiento a recomendaciones de auditoriacuteas anteriores
ALCANCE
La Auditoriacutea de Gestioacuten estuvo enfocada a la verificacioacuten del cumplimiento a las disposiciones contenidas en el Manual de Servicios Administrativos la que abarco la revisioacuten de un 80 de los procedimientos registros y cumplimiento de las leyes vigentes por el periodo comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2016 seguacuten CUA 64466 de fecha 16 de enero de 2017middot
INFORMACION EXAMINADA
Con la informacioacuten proporcionada por la Unidad de Registro Administrativo y el Departamento de Inventarios se pudo verificar la documentacioacuten de los expedientes de los servicios baacutesicos asiacute mismo se hizo revisioacuten fiacutesica de los vehiacuteculos que pertenecen a la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil y los que se tienen en uso que no son propiedad de la Institucioacuten pero son donaciones
Se solicitoacute a la Gerencia Financiera por medio de oficio No UDAI-64466-1-2017 de fecha 02 de febrero de 2017 que se procediera a la realizacioacuten de un nuevo inventario para que se tenga certeza de todos los vehiacuteculos que se encontraron fiacutesicos y que pertenecen a la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil
NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA ~SrA Clvlt
i(0 vmiddot ~
Derivado de la revisioacuten y evaluacioacuten de los expedientes para pago de los servicios~ ~J ti ~ administrativos y de los vehiacuteculos que estaacuten bajo la supervisioacuten de la Unidad de ~ ~~ i I ~ Servicios Administrativos y el Departamento de Inventarios se establecioacute que ~~ ~ G~l
+(iexcliexcl ~tIiexcl
AUDiTORIA DE GESTION - eUA 64466 Paacuteg 2 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 Al31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL
existen deficiencias de control interno y aspectos legales los cuales se detallan en los Anexos I y 11 Y que originaron la formulacioacuten de 1 hallazgo monetario y de incumplimiento de aspectos legales y 3 hallazgos de defieciencias de control interno
AUDITaRlA DE GESTIONmiddot eUA 64466 Paacuteg 3
PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENERAl DE AERONAUTICf CIVIL
HALLAZGOS MONETARIOS Y DE INCUMPLIMIENTO DE ASPECTOS LEGALES
Hallazgo NO1
FACTURAS QUE NO FUERON PAGADAS DEL PERIODO 2016 NO CONSIDERADAS EN EL ACTA DE RECONOCIMIENTO DE DEUDA PARA EL PERIODO 2017
Condicioacuten
Derivado de la revisioacuten efectuada en el proceso de pago de los servicios baacutesicos en la Unidad de Servicios Administrativos se detectoacute que existen tres facturas emitidas por la empresa MUNICIPAL DE AGUA DE LA CIUDAD DE GUATEMALA (EMPAGUA) correspondientes al servicio de agua potable del mes de diciembre de 2016 las cuales no se incluyeron en el reconocimiento de deuda seguacuten Acta Administrativa No 003-2017 suscrita en libro de Actas varias del Departamento de Tesoreriacutea de la Gerencia Financiera en las hojas del No 922 al 929 las cuales se detallan a continuacioacuten
No De factura No De contador Fecha de emisioacuten Monto
Al 0076144 31907923 29122016 Q 10528965
Al 0076165 70082966 29122016 Q 61887 Al 0076155 98021170 29122016 Q 3695589
TOTAL Q 14286441
Fuente Proporcionada por encargado de ServicIos Administrativos
Criterio
LEY ORGANICA DEL PRESUPUESTO
ARTICULO 37 Egresos Devengados no Pagados Establece Los gastos comprometidos y no devengados al treinta y uno de diciembre previo anaacutelisis de su situacioacuten podraacuten trasladarse al ejercicio siguiente imputaacutendose a los creacuteditos disponibles de cada unidad ejecutora
REGLAMENTO DE LA LEY ORGANICA DEL PRESUPUESTO
ARTICULO 40 TRATAMIENTO DE COMPROMISOS NO DEVENGADOS 1)11~ICvl
Establece Las Unidades de Administracioacuten Financiera previa evaluacioacuten y l~ amp ~ procedencia del compromiso adquirido seraacute responsable de imputar a los creacuteditr 9) ji ~ del nuevo presupuesto los gastos comprometidos y no devengados al cierre devigtfff I~ J ejercicio anterior en un plazo que no exceda de 6 meses ~~(iexcl~3~ G~t
iexcl bull
AUDITORIA DE GESTION - CUA 64466 Pilg PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 Al1 DE DICIEMBRE DE 2016 ~
DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICfI CIVIL
Causa
Falta de control por parte de la Unidad de Servicios Administrativos en relacioacuten a los tiempos y los procedimientos adecuados para establecer un mecanismo efectivo para los procesos de pago de los servicios baacutesicos
Efecto
Que las facturas emitidas para pago por parte de los proveedores de los servicios baacutesicos se queden rezagadas o extraviadas por no contar con procedimientos adecuados para el traacutemite de pago de las mismas
Recomendacioacuten Que el sentildeor Director General gire instrucciones al Gerente Financiero a efecto de realizar las acciones correspondientes que garanticen la inclusioacuten de las facturas en el acta de reconocimiento de deuda y asiacute mismo traslade fotocopia de la misma a la Unidad de Auditoria Interna en un plazo no mayor de ocho (8) diacuteas despueacutes de recibido el presente informe
Comentario de los Responsables El Encargado de Servicios Administrativos por medio de oficio No SDA-USA-138-2017-NCHmanifiesta lo siguiente
El diacutea 04012017 se compulsoacute el Acta de Reconocimiento de Deuda 2016 identificada con nuacutemero 003-2017 suscrita en los folios 922 al 929 del Libro de Actas Varias del Departamento de Tesoreriacutea debidamente aprobada que corre a partir del folio 17
Con fecha 12 de enero del presente antildeo se recibieron las facturas Al 0076144 Al 0076165 Y Al 0076155 que originan el hallazgo tal como se muestra en folio 12
Con el Oficio No SDA-USA-0061-2017-LFME de fecha 10022017 se solicitoacute se realizara el pago correspondiente cuya copia se adjunta
Con oficio No GF-057-2017JAMNcapm de fecha 13022017 se requirioacute una ampliacioacuten del acta suscrita para proceder al pago copia del documento que se adjunta en el folio 8 o~IIIfCI
Mediante el Oficio No SDA-USA-0072-2017-LFME de fecha 21022017 se ~ 1amp t L
solicitoacute se incluyan las facturas en la ampliacioacuten del acta 003-2017 para proceder ~ ti iexcl~ ~ ~ -r -
al pago de la cual se adjunta copia en folio 7 11
~ ~ sectI iexclIr f ~ i iexcl
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Comentario de la Administracioacuten
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 Paacuteg 5 PERIODO DEL 01 DE ENERO bE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICf CIVIL
Tal como se muestra en la relacioacuten de hechos descrita la Unidad de Servicios Administrativos no estuvo en condiciones de incluir en el Acta 003-2017 las facturas objeto del hallazgo por la imposibilidad de conocer de antemano el monto correspondiente al servicio al que se refiere el hallazgo y porque el proveedor remitioacute las facturas con posterioridad a la suscripcioacuten del Acta 003-2017 de la misma forma queda en evidencia que esta Unidad ha realizado todos los requerimientos que se le han presentado para que se concrete el pago de estos servicios
Al depender de acciones que se deben realizar en unidades administrativas ajenas a la Unidad de Servicios Administrativos se solicita desvanecer el hallazgo
Comentario de Auditoriacutea Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Encargado de Servicios Administrativos por medio de oficio No SDA-USA-138-2017-NCH de fecha 23 de marzo de 2017 en el que confirma que las facturas objeto del presente hallazgo estan pendientes de incluir en acta de reconocimietno de deuda no obstante realizara las gestiones correspondientes para atender las recomendaciones de auditoria
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 Paacuteg6 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016 11
I
1
DIRECCION GENERAL DE IERONAIrrICfI CIVil
HALLAZGOS DE DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO
Hallazgo No1
VEHICULOS DUPLICADOS EN EL SISTEMA SICOIN
Condicioacuten
Derivado de la revisioacuten realizada a los reportes de SICOIN proporcionados por el Departamento de Inventarios de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil de los vehiacuteculos que estaacuten bajo la responsabilidad de la Unidad de Servicios Administrativos se detectoacute que algunos aparecen en el sistema SICOIN duplicados y que a la fecha no se ha realizado ninguacuten traacutemite para solicitar a Contabilidad del Estado la depuracioacuten y actualizacioacuten del inventario y asiacute obtener datos reales de los bienes que conforman el inventario de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil
A continuacioacuten se muestra cuadro en donde se detallan algunos vehiacuteculos que aparecen duplicados en el sistema SICOIN los cuales se describen a continuacioacuten
TIPO DE VHICULO MODELO CHASIS VALOR
1 Motocicleta 1982 GP125109216 Q 117000
2 Motocicleta TA-185215 Q 985626
3 Microbuacutes 1990 RZH104-0000049 Q 3953650
4 Pick-up doble cabina 1989 NY-l06-001310 Q 3711081
5 Camioacuten Regador SM SNCH Q 4950000
6 Motocicleta 1996 JN-125L1-9 Q 920000
7 Motocicleta 1994 CG125F110769 Q 1125640
TOTOAL Duplicado en el sistema Q 15762997
Fuente Reporte de SICOIN proporcionado por Inventarios
Criterio
NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO GUBERNAMENTAL
En su Numeral 55 REGISTRO DE OPERACIONES CONTABLES Establece
La maacutexima autoridad del Ministerio de Finanzas Publicas a traveacutes de la Direccioacuten de Contabilidad del Estado debe normar y emitir poliacuteticas y procedimientos para el adecuado y oportuno registro de las operaciones contables
La direccioacuten de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores de cada entidad deben velar porque en el proceso de registro de las etapas de
~
il~ilt iltJo
AUDiTORIA DE GESTION - eUA 64466 iexcl
PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENErIL DE ALHONAUTI(i 1111
devengado pagado y consumido en sus respectivos sistemas corresponda uacutenicamente a aquellas operaciones que previa verificacioacuten de las fases anteriores hayan cumplido satisfactoriamente con todas las condiciones y cuenten con la documentacioacuten de soporte para garantizar la generacioacuten de informacioacuten contable presupuestaria (fiacutesica y financiera) y de tesoreriacutea confiable y oportuna
Todo registro contable que se realice y la documentacioacuten de soporte deben permitir aplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas en el proceso de auditoriacutea y en general el seguimiento y evaluacioacuten interna de la calidad de los registros contables
Causa
Falta de supervisioacuten por parte del Gerente Financiero respecto al registro en los inventarios de los vehiacuteculos propiedad de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil
Falta de cumplimiento de los procedimientos de ingreso de bienes al sistema de SICOIN en el rubro de inventarios por parte del Jefe de Inventarios
Efecto
Deficientes registros del Departamento de Inventarios de algunos vehiacuteculos que pertecen a las diferentes Direcciones Gerencias y Unidades que conforman la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil
Que los datos del sistema no sean exactos lo que debilita el control interno
Recomendacioacuten _ JO~~t-A C~
Que el sentildeor Director gire instrucciones por escrito al Gerente Financiero y este~ FJsect ~ su vez al Jefe del Departamento de Inventarios con copia a la Unidad de Auditori~ ~ 1 Stlt Interna para que proceda a realizar los traacutemites y ajustes necesarios para ~~~~ -el G~l corregir el problema de duplicidad en el sistema u ~o ~
~ I ~
AUDlTORIA DE GESTION - eUA 64466 r-gt PERIODO DEl 01 DE ENErlO DE 21116 hL 31 DE DICIEM8r1E DE 21116
DIRECCIO~ GENERAL DE iexclEHONAUIICA CIfll
El Jefe de Inventarios de la Gerencia Financiera de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil deberaacute presentar a la Unidad de Auditoria Interna la documentacioacuten que evidencie el cumplimiento de las recomendaciones en un plazo no mayor de ocho (8) diacuteas despueacutes de recibido el presente informe
Comentario de los Responsables
El Gerente Financiero por medio de oficios No GF-124-2017JAMNlrbr y No GF-127-2017JAMNlrbrmanifiesta lo siguiente
Por medio de la presente me dirijo a usted para dar respuesta a Oficio DGAC-UDAI-64466-1-12016gb De fecha 22 de Marzo de 2017 en donde se formulan unos posibles Hallazgos en relacioacuten a los Bienes de Activos Fijos en relacioacuten a los Vehiacuteculos de esta Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil HALLAZGO DE CONTROL INTERNO Hallazgo No 1 VEHICULOS DUPLICADOS EN EL SISTEMA DE SICOIN Respuesta En este Hallazgo me permito indicarles que en base al requerimiento que se hizo por parte de la Unidad de Servicios Administrativos del Ministerio de Comunicaciones Infraestructura y Vivienda en donde se requeriacutea el informe de los Vehiacuteculos que pertenecen a esta Direccioacuten General del Ramo se pudo constatar la duplicidad que existe en el regloacuten presupuestario que se refiere a la cuenta de Vehiacuteculos mismo en donde se encuentra duplicada la informacioacuten del hallazgo No1 Para lo cual esta jefatura realizo las consultas necesarias y establecer el requerimiento del procedimiento para atender esta duplicidad que existe en el SICOIN y solicitar la baja respectiva tanto a la Direccioacuten de la Contabilidad del Estado como Direccioacuten de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Publicasshy
Comentario de Auditoriacutea Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Gerente Financiero en oficio No INV-032-2017-IIBJBDGAC de fecha 23 de marzo de 2017 en el que el responsable confirma que existe duplicidad en el rengloacuten que se refiere a vehiacuteculos no obstante realizaran las gestiones correspondientes para atender las recomendaciones
Hallazgo NO2 ~~V~ACI(() fA $ lo _ slt ltJ
NO SE HA REALIZADO TRAMITE DE BAJA AL INVENTARIO DE VEHICULdS~ Ntilde ~~~) DE LA INSrITUCION QUE NO TIENEN REPARACION~~tRJ~~t)J
~6lt~~ Condicioacuten
~AUDITORIA DE GESTiON bull eUA 64466
PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENEf~il DE IEf10NUTIC ltIVIL
Derivado de la revisioacuten fiacutesica realizada a los vehiacuteculos que son propiedad de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil y que estaacuten bajo la responsabilidad de la Unidad de Servicios Administrativos se establecioacute que hay algunos vehiacuteculos que estaacuten pendientes de darles baja del inventario y que a la fecha no se ha iniciado el traacutemite los cuales a continuacioacuten se describen
ODELO MARCA CHASIS COLOR Valor
1973 Pick-Up Toyota KP36057463 Gris Perla Q 207000
1992 Pick-Up Sonoma IGTCT 4Z2NB51970B Amarillo Q 9089650 GMC
1994 Moto Bomba GMC IGDJK34N9RE506296 Verde Limoacuten Q 79449000
1983 Ambulancia IGCEG25F2G7192257 Verde Limoacuten Q 9782576 Chevrolet
Jeep Wagonier 13F164CN63171 Verde Limoacuten Sin Valor
1989 Toyota Land Crusier R170-0005470 Gris Obscuro Q 3743930
1997 Motocicleta bajaj 31F95F16512 NaranjaAmarillo Q 914000
1971 Camioneta Ford B60BCM64164 Blanco Naranja Q 708856 Sport
Cargador Frontal SN 94A852 Q 1B00000
Patrol Caterpilar 9153967 Q 800000
1990 Tractor David Brow 990iAA76212 Q 294700
1990 Tractor David Brow 990A476216 Q 294700
1986 Microbus WHG23-027476 Beige Verde Limoacuten Sin Valor Ambulancia Nissan
1986 Jeep Cheroke IJEYX781EJT116640 Gris Q 500000
Tractor Chapiadora TS-304 Azul Q 8479000 Taishan
TOTAL Q 116063412
Fuente Departamento de Inventarios cuadros en Excel chequeo fiacutesico y SICOIN
Criterio
Acuerdo Gubernativo 217-94 del Presidente de la Repuacuteblica REGLAMENTO DE INVENTARIOS DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA
ARTICULO 4 Para los casos de baja Por destruccioacuten de bienes inservibles que no sea posible reparar o utilizar se deberaacute suscribir un acta describieacutendolos separando aquellos que tengan componentes de metal e indicaacutendose su valor registrado Con certificaciones del acta y del ingreso al inventario se deberaacute solicitar a la autoridad superior correspondiente que autorice la continuacioacuten del traacutemite Obtenida la misma se enviara lo actuado a la Direccioacuten de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Publicas para que designe un delegado y solicite la intervencioacuten de un auditor de la Contraloriacutea General de ~-fCI(
() ~
Cuentas para que proceda a la verificacioacuten luego de lo cual se ordenara ~ destruccioacuten o incineracioacuten de los mismos suscribieacutendose acta y compulsando ~ (fiacute copias certificadas a las dependencias relacionadas ~ I
ARTICULO 20 Establece Los bienes de metal o que contengan partes
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE lt~016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016 1111
DIRECCON GENERAL iexcl)E IERONiUTIC CIil
metaacutelicas y que se encuentren en mal estado deberaacuten ser entregados a la Comisioacuten Recolectora de Chatarra - CORECHA - del Ministerio de la Defensa Nacional conforme a lo estipulado por el Decreto nuacutemero 77-75 del Congreso de la Republica Previamente deberaacute verificar el mal estado de los mismos a traveacutes de una revisioacuten practicada por un delegado de la Contraloriacutea General de Cuentas Si se establece que los bienes estaacuten en buen o regular estado tendraacuten que entregarse a la Direccioacuten de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Publicas para que los ingrese al inventario de bienes en traacutensito y posteriormente los asigne a otra dependencia que los necesite
Causa
Falta de supervisioacuten y control por parte de la Gerencia Financiera sobre sobre las actividades que realiza el Departamento de Inventarios en relacioacuten a no llevar control de los bienes que estaacuten en mal estado y que hay que darles de baja
Efecto
Que dentro de los registros de los inventarios de la institucioacuten se encuentren valores que no son reales
Que no se tenga el control por parte de la Gerencia Financiera y el Jefe de inventarios sobre los vehiacuteculos que se encuentran en mal estado y que ya no tienen reparacioacuten propiedad de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil
Recomendacioacuten
Que el sentildeor Director General gire sus instrucciones por escrito al Gerente Financiero para que este a su vez instruya por escrito al Jefe del Departamento de Inventarios con copia a la Unidad de Auditoria Interna de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil para que inicie los traacutemites de baja de inventarios de los vehiacuteculos que se reportan sin reparacioacuten en el presente informe
El Jefe del Departamento de Inventarios de la Gerencia Financiera de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil deberaacute presentar a la Unidad de Auditoria Interna la t9~tJJ~iexclrCI( documentacioacuten que evidencie el cumplimiento de las recomendaciones erf~iquestnl l~~ plazo no mayor de ocho (8) diacuteas despueacutes de recibido el presente informe - ) gf5 t
~ secti e f - riexcl
r~ Comentario de los Responsables ~~~~+
h El Gerente Financiero por medio de oficios No GF-124-2017JAMNllrbr y No v
RIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 1 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCiexclON GENERAL DF AERONiUTlii 11
GF-127-2017JAMNlrbrmanifiesta lo siguiente
Hallazgo No 2 NO SE HA REALIZADO TRAMITE DE BAJA AL INVENTARIO DE VEHICULOS
DE LA INSTITUCION QUE NO TIENEN REPARACION Respuesta En este Hallazgo me permito hacer un recordatorio ya que existe la suscripcioacuten el ACTA No SESENTA GUION DOS DIEZ de fecha Quince de Noviembre del antildeo Dos Mil Diez (15112010) de Material Ferroso en donde se solicita la baja de algunos Vehiacuteculos que se hace mencioacuten en el presente hallazgo y los cuales se encuentran detallados en el punto Quinto de dicha acta no obstante esta jefatura ha solicitado a los diferentes Gerentes Financieros de turno que se conforme la COMICION PARA REALIZAR LA DEPURACION y BAJA DE TODOS LOS ACTIVOS QUE YA SE ENCUENTRAN OBSOLETOS misma que a la fecha no se ha tenido la respuesta a lo solicitado en relacioacuten a los que no aparecen en el acta antes mencionada se debe a que algunos de ellos pueden ser reparados seguacuten lo manifestado por los responsables de los mismos jefes de los Departamentos que estaacuten asignados
Comentario de Auditoriacutea
Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Gerente Financiero en oficio No INV-032-2017-IBJBDGAC De fecha 23 de marzo de 2017 en el que el responsable confirma que a la fecha no se ha completado el traacutemite para dar de baja a los vehiacuteculos que ya no tienen reparacioacuten del inventario
Hallazgo No3
VEHICULOS DONADOS A LA DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL QUE A LA FECHA NO FORMAN PARTE DEL INVENTARIO DE BIENES DE LA INSTITUCION
Condicioacuten
De conformidad a la informacioacuten proporcionada por el Departamento de Inventarios a traveacutes del Sentildeor JESUS GALlNDO Jefe de dicho Departamento se constatoacute que dentro de los registros manejados para llevar control de los bienes tP~l-ACIV( de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil existen algunos vehiacuteculos que fueron 4 lt~ iO( ~
donados y que a la fecha no se ha iniciado ninguacuten traacutemite para que pase ~ rfiexcl) gl i formar parte del inventario de bienes de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil ~~ l
~ o
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 Paacuteg 12 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENERAL DE AERONAUT1C CIVIL
Los bienes se describen a continuacioacuten seguacuten datos proporcionados por el Departamento de Inventarios
MODELO MARCA CHASIS COLOR VALOR
1991 PickmiddotUp Toyota Hllux LN 1 06-0042314 Rojo Sin Valor 1992 Camioneta Nissan WGY60111647 Amarillo Sin Valor
Patrol
1986 Automoacutevil Plymouth 2RL41-3C3BR26R2HT74 Negro Q 500000
Camioacuten cisterna Bord 6513-RB-927 Sin Valor
Moto Bomba Walter 8BF07736180877840 Verde Limoacuten Sin Valor
Fuente cuadro Excel y reporte de SICOIN proporcionado por inventarios
Criterio
ACUERDO GUBERNATIVO 240-98 REGLAMENTO DE LA LEY ORGANICA DEL PRESUPUESTO
ARTICULO 34 DONACIONES EN ESPECIE Establece Los organismos del Estado y sus entidades descentralizadas y autoacutenomas deberaacuten informar a la Direccioacuten de Contabilidad del Estado a maacutes tardar diez (10) diacuteas despueacutes de haber ingresado a almaceacuten o inventario la certificacioacuten de las aportaciones o donaciones en especie provenientes del Sector Puacuteblico Nacional Organismos Internacionales y Sector Externo en general por concepto de donaciones con o sin aporte nacional
CIRCULAR 3-57 DIRECCION DE CONTABILIDAD DEL ESTADO DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
En su Sub Titulo ADICION AL INVENTARIO en su segundo paacuterrafo establece De cualquier adicioacuten que se haga al inventario deberaacute darse aviso inmediatamente al Departamento de Contabilidad de la Direccioacuten de Contabilidad del Estado indicando si la adquisicioacuten fue por donacioacuten de alguna entidad si se comproacute con cargo a las asignaciones presupuestarias respectivas citando en su caso el nuacutemero de la Orden de Compra y Pago correspondiente o si fue por medio del Fondo Rotativo indicarlo claramente
ACUERDO INTERNO No 38-2014 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECCION DE INVENTARIOS en su Sub Titulo NORMAS ESPECiacuteFICAS en su ~)OacuteCIV~
0niexcl o~ Numeral 1 establece El Encargado (a) de Inventarios es el responsab ~ ~ So ~iexcl)
llevar un control de registros e~ los libros de activos fungible~ y no fungibles s~ ~ como las tarjetas de responsabilidad que respaldan dichos registros ambos debe ~~ ~~ f estar autorizados por la Contraloriacutea Genetal de Cuentas -CGC- )t~ 3~O G~
II IJII~~lICllausa AUDITORIA DE GESnoN _ CUA SS 9 13 ~f 1~11~ PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENEHAL DE luacuteROI-Jili IICJ Ili
Falta de controles y supervisioacuten por parte de la Gerencia Financiera hacia el Departamento de Inventarios en cuanto a los vehiacuteculos que fueron donados y que estaacuten en uso
Dicha situacioacuten se da porque a la fecha no se ha realizado ninguna gestioacuten para que estos bienes pasen a ser parte del inventario de la DGAC y se ingresen en el sistema SICOIN y en los cuadros auxiliares en Excel que utilizan en dicho Departamento
Efecto Que no se tenga una base datos confiables en el Departamento de Inventarios y en la Unidad de Servicios Administrativos de los vehiacuteculos que fueron donados a la Direccioacuten de Aeronaacuteutica Civil
Que no se refleje en el inventario un dato exacto de los vehiacuteculos que son propiedad de la institucioacuten
Recomendacioacuten
Que el Director General gire instrucciones al Jefe del Departamento de Inventarios y al Encargado de la Unidad de Servicios Administrativos para que gestionen a la brevedad el proceso de ingreso al inventario de la Direccion General de Aeronaacuteutica Civil los vehiacuteculos que fueron donados a la Institucion
El Jefe de Inventarios de la Gerencia Financiera de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil deberaacute presentar a la Unidad de Auditoria Interna la documentacioacuten que evidencie el cumplimiento de las recomendaciones en un plazo no mayor de ocho (8) diacuteas despueacutes de recibido el presente informe
Comentario de los Responsables El Gerente Financiero por medio de oficios No GF-124-2017JAMNlrbr y No ~~c
GF-127-2017JAMNlrbrmanifiesta lo siguiente 1( j Hallazgo No 3i ~ ~ VEHICULOS DONADOS A LA DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA i~ S
CIVIL QUE A LA FECHA NO FORMAN PARTE DEL INVENTARIO DE BIENESlt~ rir ~o
DE LA INSTITUCION Respuesta En este Hallazgo hago del conocimiento que ~
en relacioacuten a los Vehiacuteculos que se detallan hago constar que en relacioacuten a los
AUDITORIA DE GESTION - ellA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENERAL DE rERONIUTICA (11
que fueron donados no se entregoacute la documentacioacuten de soporte en su oportunidad ya que los mismos fueron dados a la Gerencia de Seguridad por la
Embajada de los Estados Unidos la Empresa de Combustible Texaco y por la
Fuerza Aeacuterea mismos que estos dos uacuteltimos fueron entregados en mal estado de funcionamiento a la seccioacuten de Bomberos de Aeronaacuteutica Civil Por lo cual este Departamento careciendo de la documentacioacuten de soporte a la fecha no se ha podido realizar el registro respectivo asiacute mismo se informa que en base a los artiacuteculos que se tienen y contando con la autorizacioacuten del Sentildeor Director del Ramo se estaraacuten suscribiendo el acta respectiva para solicitar su incorporacioacuten al Inventario de Activos Fijos de esta Direccioacuten del Ramo contando con el aval correspondiente si dichos vehiacuteculos se encuentran el perfecto estado de funcionamientoshy
MODELO MARCA CHASIS COLOR VALOR RESOLUCION
1991 PICK-UP LN 106-0042314 ROJO 02246100 R000867 TOYOTA HILUX SICOIN 00076331
1992 CAMIONETA WGY60111647 AMARILLO DONADA POR LA NISSAN PATROL EMBAJADA DE
ESTADOS UNIDOS
1986 AUTOMOVIL 2RL41-3C3BR26R2HT74 NEGRO 0500000 ACTA No 35-2001 PLYMOUTH EMITIDA POR EL
DEPARTAMENTO DE ADJUDICACION y
LEGISLACION DE BIENES DEL ESTADO
CAMION 6513-RB-927 DONADO POR CISTERNA FORO EMPRESA TEXACO
MOTO BOMBA 8BF07736180877840 VERDE TRASLADO SIN WALTER LIMO N DOCUMENTACION POR
LA FUERZA AEREA SIN DOCUMENTACION DE RESPALDO
Comentario de Auditoriacutea Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Gerente Financiero en oficio No INV-032-2017-IBJBDGAC de fecha 23 de marzo de 2017 en el que el responsable confirma que a la fecha no se ha completado el traacutemite correspondiente sobre las donaciones no obstante realizaran las gestiones correspondientes para atender las recomendaciones
Los ~Iazos conferidos par~ el cumplimiento de recomendaciones ~e audiacutetoria Oy~iexclCIVll considerando lo establecido en el Reglamento de la Ley Organlca de la~ ~ o
Contraloriacutea General de Cuentas que en su artiacuteculo 65 refiere Seguimiento a la ~ f~ el ~ ~ Q t
recomendaciones de auditoria Las recomendaciones de auditoria deben se ~ l ~ aplicadas de manera inmediata y obligatoria por la autoridad administrativa Vi~ G
superior de la entidad su incumplimiento es objeto de sancioacuten seguacuten el artiacuteculo 39
LJA 64466
PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016middot AUDITORIA DE
DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICI CIVIL
de la Ley El auditor interno de la entidad auditada tendraacute diez diacuteas haacutebiles contados a partir del diacutea siguiente de notificada a la autoridad administrativa superior de la entidad auditada para verificar si se atendieron las recomendaciones debiendo informar por escrito a la autoridad superior de la entidad
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIHECCION GENERAL DE IEFONAUTIC CIVil
DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA ENTIDAD AUDITADA
No Nombre Cargo Del Al
JORGE ALBERTO MONTE NEGRO GERENTE FINANCIERO 01032016 31122016 NAJERA
2 JESUS MARIA GALlNDO JEFE DE DEPTO DE INVENTARIOS - 01012016 31122016 CACERES TECNICO 111
3 LUZ MARIANA VILLALBA ENCARGADA UNIDAD DE SERVICIOS 01012016 31122016 OROZCO ADMINISTRATIVOS
AUDITORlA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 ALJi DE DICIEMBRE DE 2016 IlI1i
COMISION DE AUDITORIA
AUDlTORIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 ALl1 DE DICIEMBRE DIO 2016
- CUADRO CON ESTATUS DE AUDITORIAS DE MARZO 2017
- INFORME CUA 64466 - SERVICIOS ADMOacuteN - GABM
- NOMBRAMIENTO 64472-1-2017 - HANGARES - VHDF
- NOMBRAMIENTO 64473-1-2017 - GAFETES - GABM
- NOMBRAMIENTO 64474-1-2017 - ACTIVOS FIJOS - SLTA
- NOMBRAMIENTO 64475-1-2017 - UAIP - VHDF
- OFICIO UDAI-DGAC-002-2017(SEGUIMIENTOS LIC RGP)
-
DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL
existen deficiencias de control interno y aspectos legales los cuales se detallan en los Anexos I y 11 Y que originaron la formulacioacuten de 1 hallazgo monetario y de incumplimiento de aspectos legales y 3 hallazgos de defieciencias de control interno
AUDITaRlA DE GESTIONmiddot eUA 64466 Paacuteg 3
PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENERAl DE AERONAUTICf CIVIL
HALLAZGOS MONETARIOS Y DE INCUMPLIMIENTO DE ASPECTOS LEGALES
Hallazgo NO1
FACTURAS QUE NO FUERON PAGADAS DEL PERIODO 2016 NO CONSIDERADAS EN EL ACTA DE RECONOCIMIENTO DE DEUDA PARA EL PERIODO 2017
Condicioacuten
Derivado de la revisioacuten efectuada en el proceso de pago de los servicios baacutesicos en la Unidad de Servicios Administrativos se detectoacute que existen tres facturas emitidas por la empresa MUNICIPAL DE AGUA DE LA CIUDAD DE GUATEMALA (EMPAGUA) correspondientes al servicio de agua potable del mes de diciembre de 2016 las cuales no se incluyeron en el reconocimiento de deuda seguacuten Acta Administrativa No 003-2017 suscrita en libro de Actas varias del Departamento de Tesoreriacutea de la Gerencia Financiera en las hojas del No 922 al 929 las cuales se detallan a continuacioacuten
No De factura No De contador Fecha de emisioacuten Monto
Al 0076144 31907923 29122016 Q 10528965
Al 0076165 70082966 29122016 Q 61887 Al 0076155 98021170 29122016 Q 3695589
TOTAL Q 14286441
Fuente Proporcionada por encargado de ServicIos Administrativos
Criterio
LEY ORGANICA DEL PRESUPUESTO
ARTICULO 37 Egresos Devengados no Pagados Establece Los gastos comprometidos y no devengados al treinta y uno de diciembre previo anaacutelisis de su situacioacuten podraacuten trasladarse al ejercicio siguiente imputaacutendose a los creacuteditos disponibles de cada unidad ejecutora
REGLAMENTO DE LA LEY ORGANICA DEL PRESUPUESTO
ARTICULO 40 TRATAMIENTO DE COMPROMISOS NO DEVENGADOS 1)11~ICvl
Establece Las Unidades de Administracioacuten Financiera previa evaluacioacuten y l~ amp ~ procedencia del compromiso adquirido seraacute responsable de imputar a los creacuteditr 9) ji ~ del nuevo presupuesto los gastos comprometidos y no devengados al cierre devigtfff I~ J ejercicio anterior en un plazo que no exceda de 6 meses ~~(iexcl~3~ G~t
iexcl bull
AUDITORIA DE GESTION - CUA 64466 Pilg PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 Al1 DE DICIEMBRE DE 2016 ~
DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICfI CIVIL
Causa
Falta de control por parte de la Unidad de Servicios Administrativos en relacioacuten a los tiempos y los procedimientos adecuados para establecer un mecanismo efectivo para los procesos de pago de los servicios baacutesicos
Efecto
Que las facturas emitidas para pago por parte de los proveedores de los servicios baacutesicos se queden rezagadas o extraviadas por no contar con procedimientos adecuados para el traacutemite de pago de las mismas
Recomendacioacuten Que el sentildeor Director General gire instrucciones al Gerente Financiero a efecto de realizar las acciones correspondientes que garanticen la inclusioacuten de las facturas en el acta de reconocimiento de deuda y asiacute mismo traslade fotocopia de la misma a la Unidad de Auditoria Interna en un plazo no mayor de ocho (8) diacuteas despueacutes de recibido el presente informe
Comentario de los Responsables El Encargado de Servicios Administrativos por medio de oficio No SDA-USA-138-2017-NCHmanifiesta lo siguiente
El diacutea 04012017 se compulsoacute el Acta de Reconocimiento de Deuda 2016 identificada con nuacutemero 003-2017 suscrita en los folios 922 al 929 del Libro de Actas Varias del Departamento de Tesoreriacutea debidamente aprobada que corre a partir del folio 17
Con fecha 12 de enero del presente antildeo se recibieron las facturas Al 0076144 Al 0076165 Y Al 0076155 que originan el hallazgo tal como se muestra en folio 12
Con el Oficio No SDA-USA-0061-2017-LFME de fecha 10022017 se solicitoacute se realizara el pago correspondiente cuya copia se adjunta
Con oficio No GF-057-2017JAMNcapm de fecha 13022017 se requirioacute una ampliacioacuten del acta suscrita para proceder al pago copia del documento que se adjunta en el folio 8 o~IIIfCI
Mediante el Oficio No SDA-USA-0072-2017-LFME de fecha 21022017 se ~ 1amp t L
solicitoacute se incluyan las facturas en la ampliacioacuten del acta 003-2017 para proceder ~ ti iexcl~ ~ ~ -r -
al pago de la cual se adjunta copia en folio 7 11
~ ~ sectI iexclIr f ~ i iexcl
iacute~J
Comentario de la Administracioacuten
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 Paacuteg 5 PERIODO DEL 01 DE ENERO bE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICf CIVIL
Tal como se muestra en la relacioacuten de hechos descrita la Unidad de Servicios Administrativos no estuvo en condiciones de incluir en el Acta 003-2017 las facturas objeto del hallazgo por la imposibilidad de conocer de antemano el monto correspondiente al servicio al que se refiere el hallazgo y porque el proveedor remitioacute las facturas con posterioridad a la suscripcioacuten del Acta 003-2017 de la misma forma queda en evidencia que esta Unidad ha realizado todos los requerimientos que se le han presentado para que se concrete el pago de estos servicios
Al depender de acciones que se deben realizar en unidades administrativas ajenas a la Unidad de Servicios Administrativos se solicita desvanecer el hallazgo
Comentario de Auditoriacutea Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Encargado de Servicios Administrativos por medio de oficio No SDA-USA-138-2017-NCH de fecha 23 de marzo de 2017 en el que confirma que las facturas objeto del presente hallazgo estan pendientes de incluir en acta de reconocimietno de deuda no obstante realizara las gestiones correspondientes para atender las recomendaciones de auditoria
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 Paacuteg6 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016 11
I
1
DIRECCION GENERAL DE IERONAIrrICfI CIVil
HALLAZGOS DE DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO
Hallazgo No1
VEHICULOS DUPLICADOS EN EL SISTEMA SICOIN
Condicioacuten
Derivado de la revisioacuten realizada a los reportes de SICOIN proporcionados por el Departamento de Inventarios de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil de los vehiacuteculos que estaacuten bajo la responsabilidad de la Unidad de Servicios Administrativos se detectoacute que algunos aparecen en el sistema SICOIN duplicados y que a la fecha no se ha realizado ninguacuten traacutemite para solicitar a Contabilidad del Estado la depuracioacuten y actualizacioacuten del inventario y asiacute obtener datos reales de los bienes que conforman el inventario de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil
A continuacioacuten se muestra cuadro en donde se detallan algunos vehiacuteculos que aparecen duplicados en el sistema SICOIN los cuales se describen a continuacioacuten
TIPO DE VHICULO MODELO CHASIS VALOR
1 Motocicleta 1982 GP125109216 Q 117000
2 Motocicleta TA-185215 Q 985626
3 Microbuacutes 1990 RZH104-0000049 Q 3953650
4 Pick-up doble cabina 1989 NY-l06-001310 Q 3711081
5 Camioacuten Regador SM SNCH Q 4950000
6 Motocicleta 1996 JN-125L1-9 Q 920000
7 Motocicleta 1994 CG125F110769 Q 1125640
TOTOAL Duplicado en el sistema Q 15762997
Fuente Reporte de SICOIN proporcionado por Inventarios
Criterio
NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO GUBERNAMENTAL
En su Numeral 55 REGISTRO DE OPERACIONES CONTABLES Establece
La maacutexima autoridad del Ministerio de Finanzas Publicas a traveacutes de la Direccioacuten de Contabilidad del Estado debe normar y emitir poliacuteticas y procedimientos para el adecuado y oportuno registro de las operaciones contables
La direccioacuten de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores de cada entidad deben velar porque en el proceso de registro de las etapas de
~
il~ilt iltJo
AUDiTORIA DE GESTION - eUA 64466 iexcl
PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENErIL DE ALHONAUTI(i 1111
devengado pagado y consumido en sus respectivos sistemas corresponda uacutenicamente a aquellas operaciones que previa verificacioacuten de las fases anteriores hayan cumplido satisfactoriamente con todas las condiciones y cuenten con la documentacioacuten de soporte para garantizar la generacioacuten de informacioacuten contable presupuestaria (fiacutesica y financiera) y de tesoreriacutea confiable y oportuna
Todo registro contable que se realice y la documentacioacuten de soporte deben permitir aplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas en el proceso de auditoriacutea y en general el seguimiento y evaluacioacuten interna de la calidad de los registros contables
Causa
Falta de supervisioacuten por parte del Gerente Financiero respecto al registro en los inventarios de los vehiacuteculos propiedad de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil
Falta de cumplimiento de los procedimientos de ingreso de bienes al sistema de SICOIN en el rubro de inventarios por parte del Jefe de Inventarios
Efecto
Deficientes registros del Departamento de Inventarios de algunos vehiacuteculos que pertecen a las diferentes Direcciones Gerencias y Unidades que conforman la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil
Que los datos del sistema no sean exactos lo que debilita el control interno
Recomendacioacuten _ JO~~t-A C~
Que el sentildeor Director gire instrucciones por escrito al Gerente Financiero y este~ FJsect ~ su vez al Jefe del Departamento de Inventarios con copia a la Unidad de Auditori~ ~ 1 Stlt Interna para que proceda a realizar los traacutemites y ajustes necesarios para ~~~~ -el G~l corregir el problema de duplicidad en el sistema u ~o ~
~ I ~
AUDlTORIA DE GESTION - eUA 64466 r-gt PERIODO DEl 01 DE ENErlO DE 21116 hL 31 DE DICIEM8r1E DE 21116
DIRECCIO~ GENERAL DE iexclEHONAUIICA CIfll
El Jefe de Inventarios de la Gerencia Financiera de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil deberaacute presentar a la Unidad de Auditoria Interna la documentacioacuten que evidencie el cumplimiento de las recomendaciones en un plazo no mayor de ocho (8) diacuteas despueacutes de recibido el presente informe
Comentario de los Responsables
El Gerente Financiero por medio de oficios No GF-124-2017JAMNlrbr y No GF-127-2017JAMNlrbrmanifiesta lo siguiente
Por medio de la presente me dirijo a usted para dar respuesta a Oficio DGAC-UDAI-64466-1-12016gb De fecha 22 de Marzo de 2017 en donde se formulan unos posibles Hallazgos en relacioacuten a los Bienes de Activos Fijos en relacioacuten a los Vehiacuteculos de esta Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil HALLAZGO DE CONTROL INTERNO Hallazgo No 1 VEHICULOS DUPLICADOS EN EL SISTEMA DE SICOIN Respuesta En este Hallazgo me permito indicarles que en base al requerimiento que se hizo por parte de la Unidad de Servicios Administrativos del Ministerio de Comunicaciones Infraestructura y Vivienda en donde se requeriacutea el informe de los Vehiacuteculos que pertenecen a esta Direccioacuten General del Ramo se pudo constatar la duplicidad que existe en el regloacuten presupuestario que se refiere a la cuenta de Vehiacuteculos mismo en donde se encuentra duplicada la informacioacuten del hallazgo No1 Para lo cual esta jefatura realizo las consultas necesarias y establecer el requerimiento del procedimiento para atender esta duplicidad que existe en el SICOIN y solicitar la baja respectiva tanto a la Direccioacuten de la Contabilidad del Estado como Direccioacuten de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Publicasshy
Comentario de Auditoriacutea Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Gerente Financiero en oficio No INV-032-2017-IIBJBDGAC de fecha 23 de marzo de 2017 en el que el responsable confirma que existe duplicidad en el rengloacuten que se refiere a vehiacuteculos no obstante realizaran las gestiones correspondientes para atender las recomendaciones
Hallazgo NO2 ~~V~ACI(() fA $ lo _ slt ltJ
NO SE HA REALIZADO TRAMITE DE BAJA AL INVENTARIO DE VEHICULdS~ Ntilde ~~~) DE LA INSrITUCION QUE NO TIENEN REPARACION~~tRJ~~t)J
~6lt~~ Condicioacuten
~AUDITORIA DE GESTiON bull eUA 64466
PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENEf~il DE IEf10NUTIC ltIVIL
Derivado de la revisioacuten fiacutesica realizada a los vehiacuteculos que son propiedad de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil y que estaacuten bajo la responsabilidad de la Unidad de Servicios Administrativos se establecioacute que hay algunos vehiacuteculos que estaacuten pendientes de darles baja del inventario y que a la fecha no se ha iniciado el traacutemite los cuales a continuacioacuten se describen
ODELO MARCA CHASIS COLOR Valor
1973 Pick-Up Toyota KP36057463 Gris Perla Q 207000
1992 Pick-Up Sonoma IGTCT 4Z2NB51970B Amarillo Q 9089650 GMC
1994 Moto Bomba GMC IGDJK34N9RE506296 Verde Limoacuten Q 79449000
1983 Ambulancia IGCEG25F2G7192257 Verde Limoacuten Q 9782576 Chevrolet
Jeep Wagonier 13F164CN63171 Verde Limoacuten Sin Valor
1989 Toyota Land Crusier R170-0005470 Gris Obscuro Q 3743930
1997 Motocicleta bajaj 31F95F16512 NaranjaAmarillo Q 914000
1971 Camioneta Ford B60BCM64164 Blanco Naranja Q 708856 Sport
Cargador Frontal SN 94A852 Q 1B00000
Patrol Caterpilar 9153967 Q 800000
1990 Tractor David Brow 990iAA76212 Q 294700
1990 Tractor David Brow 990A476216 Q 294700
1986 Microbus WHG23-027476 Beige Verde Limoacuten Sin Valor Ambulancia Nissan
1986 Jeep Cheroke IJEYX781EJT116640 Gris Q 500000
Tractor Chapiadora TS-304 Azul Q 8479000 Taishan
TOTAL Q 116063412
Fuente Departamento de Inventarios cuadros en Excel chequeo fiacutesico y SICOIN
Criterio
Acuerdo Gubernativo 217-94 del Presidente de la Repuacuteblica REGLAMENTO DE INVENTARIOS DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA
ARTICULO 4 Para los casos de baja Por destruccioacuten de bienes inservibles que no sea posible reparar o utilizar se deberaacute suscribir un acta describieacutendolos separando aquellos que tengan componentes de metal e indicaacutendose su valor registrado Con certificaciones del acta y del ingreso al inventario se deberaacute solicitar a la autoridad superior correspondiente que autorice la continuacioacuten del traacutemite Obtenida la misma se enviara lo actuado a la Direccioacuten de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Publicas para que designe un delegado y solicite la intervencioacuten de un auditor de la Contraloriacutea General de ~-fCI(
() ~
Cuentas para que proceda a la verificacioacuten luego de lo cual se ordenara ~ destruccioacuten o incineracioacuten de los mismos suscribieacutendose acta y compulsando ~ (fiacute copias certificadas a las dependencias relacionadas ~ I
ARTICULO 20 Establece Los bienes de metal o que contengan partes
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE lt~016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016 1111
DIRECCON GENERAL iexcl)E IERONiUTIC CIil
metaacutelicas y que se encuentren en mal estado deberaacuten ser entregados a la Comisioacuten Recolectora de Chatarra - CORECHA - del Ministerio de la Defensa Nacional conforme a lo estipulado por el Decreto nuacutemero 77-75 del Congreso de la Republica Previamente deberaacute verificar el mal estado de los mismos a traveacutes de una revisioacuten practicada por un delegado de la Contraloriacutea General de Cuentas Si se establece que los bienes estaacuten en buen o regular estado tendraacuten que entregarse a la Direccioacuten de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Publicas para que los ingrese al inventario de bienes en traacutensito y posteriormente los asigne a otra dependencia que los necesite
Causa
Falta de supervisioacuten y control por parte de la Gerencia Financiera sobre sobre las actividades que realiza el Departamento de Inventarios en relacioacuten a no llevar control de los bienes que estaacuten en mal estado y que hay que darles de baja
Efecto
Que dentro de los registros de los inventarios de la institucioacuten se encuentren valores que no son reales
Que no se tenga el control por parte de la Gerencia Financiera y el Jefe de inventarios sobre los vehiacuteculos que se encuentran en mal estado y que ya no tienen reparacioacuten propiedad de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil
Recomendacioacuten
Que el sentildeor Director General gire sus instrucciones por escrito al Gerente Financiero para que este a su vez instruya por escrito al Jefe del Departamento de Inventarios con copia a la Unidad de Auditoria Interna de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil para que inicie los traacutemites de baja de inventarios de los vehiacuteculos que se reportan sin reparacioacuten en el presente informe
El Jefe del Departamento de Inventarios de la Gerencia Financiera de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil deberaacute presentar a la Unidad de Auditoria Interna la t9~tJJ~iexclrCI( documentacioacuten que evidencie el cumplimiento de las recomendaciones erf~iquestnl l~~ plazo no mayor de ocho (8) diacuteas despueacutes de recibido el presente informe - ) gf5 t
~ secti e f - riexcl
r~ Comentario de los Responsables ~~~~+
h El Gerente Financiero por medio de oficios No GF-124-2017JAMNllrbr y No v
RIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 1 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCiexclON GENERAL DF AERONiUTlii 11
GF-127-2017JAMNlrbrmanifiesta lo siguiente
Hallazgo No 2 NO SE HA REALIZADO TRAMITE DE BAJA AL INVENTARIO DE VEHICULOS
DE LA INSTITUCION QUE NO TIENEN REPARACION Respuesta En este Hallazgo me permito hacer un recordatorio ya que existe la suscripcioacuten el ACTA No SESENTA GUION DOS DIEZ de fecha Quince de Noviembre del antildeo Dos Mil Diez (15112010) de Material Ferroso en donde se solicita la baja de algunos Vehiacuteculos que se hace mencioacuten en el presente hallazgo y los cuales se encuentran detallados en el punto Quinto de dicha acta no obstante esta jefatura ha solicitado a los diferentes Gerentes Financieros de turno que se conforme la COMICION PARA REALIZAR LA DEPURACION y BAJA DE TODOS LOS ACTIVOS QUE YA SE ENCUENTRAN OBSOLETOS misma que a la fecha no se ha tenido la respuesta a lo solicitado en relacioacuten a los que no aparecen en el acta antes mencionada se debe a que algunos de ellos pueden ser reparados seguacuten lo manifestado por los responsables de los mismos jefes de los Departamentos que estaacuten asignados
Comentario de Auditoriacutea
Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Gerente Financiero en oficio No INV-032-2017-IBJBDGAC De fecha 23 de marzo de 2017 en el que el responsable confirma que a la fecha no se ha completado el traacutemite para dar de baja a los vehiacuteculos que ya no tienen reparacioacuten del inventario
Hallazgo No3
VEHICULOS DONADOS A LA DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL QUE A LA FECHA NO FORMAN PARTE DEL INVENTARIO DE BIENES DE LA INSTITUCION
Condicioacuten
De conformidad a la informacioacuten proporcionada por el Departamento de Inventarios a traveacutes del Sentildeor JESUS GALlNDO Jefe de dicho Departamento se constatoacute que dentro de los registros manejados para llevar control de los bienes tP~l-ACIV( de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil existen algunos vehiacuteculos que fueron 4 lt~ iO( ~
donados y que a la fecha no se ha iniciado ninguacuten traacutemite para que pase ~ rfiexcl) gl i formar parte del inventario de bienes de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil ~~ l
~ o
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 Paacuteg 12 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENERAL DE AERONAUT1C CIVIL
Los bienes se describen a continuacioacuten seguacuten datos proporcionados por el Departamento de Inventarios
MODELO MARCA CHASIS COLOR VALOR
1991 PickmiddotUp Toyota Hllux LN 1 06-0042314 Rojo Sin Valor 1992 Camioneta Nissan WGY60111647 Amarillo Sin Valor
Patrol
1986 Automoacutevil Plymouth 2RL41-3C3BR26R2HT74 Negro Q 500000
Camioacuten cisterna Bord 6513-RB-927 Sin Valor
Moto Bomba Walter 8BF07736180877840 Verde Limoacuten Sin Valor
Fuente cuadro Excel y reporte de SICOIN proporcionado por inventarios
Criterio
ACUERDO GUBERNATIVO 240-98 REGLAMENTO DE LA LEY ORGANICA DEL PRESUPUESTO
ARTICULO 34 DONACIONES EN ESPECIE Establece Los organismos del Estado y sus entidades descentralizadas y autoacutenomas deberaacuten informar a la Direccioacuten de Contabilidad del Estado a maacutes tardar diez (10) diacuteas despueacutes de haber ingresado a almaceacuten o inventario la certificacioacuten de las aportaciones o donaciones en especie provenientes del Sector Puacuteblico Nacional Organismos Internacionales y Sector Externo en general por concepto de donaciones con o sin aporte nacional
CIRCULAR 3-57 DIRECCION DE CONTABILIDAD DEL ESTADO DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
En su Sub Titulo ADICION AL INVENTARIO en su segundo paacuterrafo establece De cualquier adicioacuten que se haga al inventario deberaacute darse aviso inmediatamente al Departamento de Contabilidad de la Direccioacuten de Contabilidad del Estado indicando si la adquisicioacuten fue por donacioacuten de alguna entidad si se comproacute con cargo a las asignaciones presupuestarias respectivas citando en su caso el nuacutemero de la Orden de Compra y Pago correspondiente o si fue por medio del Fondo Rotativo indicarlo claramente
ACUERDO INTERNO No 38-2014 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECCION DE INVENTARIOS en su Sub Titulo NORMAS ESPECiacuteFICAS en su ~)OacuteCIV~
0niexcl o~ Numeral 1 establece El Encargado (a) de Inventarios es el responsab ~ ~ So ~iexcl)
llevar un control de registros e~ los libros de activos fungible~ y no fungibles s~ ~ como las tarjetas de responsabilidad que respaldan dichos registros ambos debe ~~ ~~ f estar autorizados por la Contraloriacutea Genetal de Cuentas -CGC- )t~ 3~O G~
II IJII~~lICllausa AUDITORIA DE GESnoN _ CUA SS 9 13 ~f 1~11~ PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENEHAL DE luacuteROI-Jili IICJ Ili
Falta de controles y supervisioacuten por parte de la Gerencia Financiera hacia el Departamento de Inventarios en cuanto a los vehiacuteculos que fueron donados y que estaacuten en uso
Dicha situacioacuten se da porque a la fecha no se ha realizado ninguna gestioacuten para que estos bienes pasen a ser parte del inventario de la DGAC y se ingresen en el sistema SICOIN y en los cuadros auxiliares en Excel que utilizan en dicho Departamento
Efecto Que no se tenga una base datos confiables en el Departamento de Inventarios y en la Unidad de Servicios Administrativos de los vehiacuteculos que fueron donados a la Direccioacuten de Aeronaacuteutica Civil
Que no se refleje en el inventario un dato exacto de los vehiacuteculos que son propiedad de la institucioacuten
Recomendacioacuten
Que el Director General gire instrucciones al Jefe del Departamento de Inventarios y al Encargado de la Unidad de Servicios Administrativos para que gestionen a la brevedad el proceso de ingreso al inventario de la Direccion General de Aeronaacuteutica Civil los vehiacuteculos que fueron donados a la Institucion
El Jefe de Inventarios de la Gerencia Financiera de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil deberaacute presentar a la Unidad de Auditoria Interna la documentacioacuten que evidencie el cumplimiento de las recomendaciones en un plazo no mayor de ocho (8) diacuteas despueacutes de recibido el presente informe
Comentario de los Responsables El Gerente Financiero por medio de oficios No GF-124-2017JAMNlrbr y No ~~c
GF-127-2017JAMNlrbrmanifiesta lo siguiente 1( j Hallazgo No 3i ~ ~ VEHICULOS DONADOS A LA DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA i~ S
CIVIL QUE A LA FECHA NO FORMAN PARTE DEL INVENTARIO DE BIENESlt~ rir ~o
DE LA INSTITUCION Respuesta En este Hallazgo hago del conocimiento que ~
en relacioacuten a los Vehiacuteculos que se detallan hago constar que en relacioacuten a los
AUDITORIA DE GESTION - ellA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENERAL DE rERONIUTICA (11
que fueron donados no se entregoacute la documentacioacuten de soporte en su oportunidad ya que los mismos fueron dados a la Gerencia de Seguridad por la
Embajada de los Estados Unidos la Empresa de Combustible Texaco y por la
Fuerza Aeacuterea mismos que estos dos uacuteltimos fueron entregados en mal estado de funcionamiento a la seccioacuten de Bomberos de Aeronaacuteutica Civil Por lo cual este Departamento careciendo de la documentacioacuten de soporte a la fecha no se ha podido realizar el registro respectivo asiacute mismo se informa que en base a los artiacuteculos que se tienen y contando con la autorizacioacuten del Sentildeor Director del Ramo se estaraacuten suscribiendo el acta respectiva para solicitar su incorporacioacuten al Inventario de Activos Fijos de esta Direccioacuten del Ramo contando con el aval correspondiente si dichos vehiacuteculos se encuentran el perfecto estado de funcionamientoshy
MODELO MARCA CHASIS COLOR VALOR RESOLUCION
1991 PICK-UP LN 106-0042314 ROJO 02246100 R000867 TOYOTA HILUX SICOIN 00076331
1992 CAMIONETA WGY60111647 AMARILLO DONADA POR LA NISSAN PATROL EMBAJADA DE
ESTADOS UNIDOS
1986 AUTOMOVIL 2RL41-3C3BR26R2HT74 NEGRO 0500000 ACTA No 35-2001 PLYMOUTH EMITIDA POR EL
DEPARTAMENTO DE ADJUDICACION y
LEGISLACION DE BIENES DEL ESTADO
CAMION 6513-RB-927 DONADO POR CISTERNA FORO EMPRESA TEXACO
MOTO BOMBA 8BF07736180877840 VERDE TRASLADO SIN WALTER LIMO N DOCUMENTACION POR
LA FUERZA AEREA SIN DOCUMENTACION DE RESPALDO
Comentario de Auditoriacutea Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Gerente Financiero en oficio No INV-032-2017-IBJBDGAC de fecha 23 de marzo de 2017 en el que el responsable confirma que a la fecha no se ha completado el traacutemite correspondiente sobre las donaciones no obstante realizaran las gestiones correspondientes para atender las recomendaciones
Los ~Iazos conferidos par~ el cumplimiento de recomendaciones ~e audiacutetoria Oy~iexclCIVll considerando lo establecido en el Reglamento de la Ley Organlca de la~ ~ o
Contraloriacutea General de Cuentas que en su artiacuteculo 65 refiere Seguimiento a la ~ f~ el ~ ~ Q t
recomendaciones de auditoria Las recomendaciones de auditoria deben se ~ l ~ aplicadas de manera inmediata y obligatoria por la autoridad administrativa Vi~ G
superior de la entidad su incumplimiento es objeto de sancioacuten seguacuten el artiacuteculo 39
LJA 64466
PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016middot AUDITORIA DE
DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICI CIVIL
de la Ley El auditor interno de la entidad auditada tendraacute diez diacuteas haacutebiles contados a partir del diacutea siguiente de notificada a la autoridad administrativa superior de la entidad auditada para verificar si se atendieron las recomendaciones debiendo informar por escrito a la autoridad superior de la entidad
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIHECCION GENERAL DE IEFONAUTIC CIVil
DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA ENTIDAD AUDITADA
No Nombre Cargo Del Al
JORGE ALBERTO MONTE NEGRO GERENTE FINANCIERO 01032016 31122016 NAJERA
2 JESUS MARIA GALlNDO JEFE DE DEPTO DE INVENTARIOS - 01012016 31122016 CACERES TECNICO 111
3 LUZ MARIANA VILLALBA ENCARGADA UNIDAD DE SERVICIOS 01012016 31122016 OROZCO ADMINISTRATIVOS
AUDITORlA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 ALJi DE DICIEMBRE DE 2016 IlI1i
COMISION DE AUDITORIA
AUDlTORIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 ALl1 DE DICIEMBRE DIO 2016
- CUADRO CON ESTATUS DE AUDITORIAS DE MARZO 2017
- INFORME CUA 64466 - SERVICIOS ADMOacuteN - GABM
- NOMBRAMIENTO 64472-1-2017 - HANGARES - VHDF
- NOMBRAMIENTO 64473-1-2017 - GAFETES - GABM
- NOMBRAMIENTO 64474-1-2017 - ACTIVOS FIJOS - SLTA
- NOMBRAMIENTO 64475-1-2017 - UAIP - VHDF
- OFICIO UDAI-DGAC-002-2017(SEGUIMIENTOS LIC RGP)
-
DIRECCION GENERAl DE AERONAUTICf CIVIL
HALLAZGOS MONETARIOS Y DE INCUMPLIMIENTO DE ASPECTOS LEGALES
Hallazgo NO1
FACTURAS QUE NO FUERON PAGADAS DEL PERIODO 2016 NO CONSIDERADAS EN EL ACTA DE RECONOCIMIENTO DE DEUDA PARA EL PERIODO 2017
Condicioacuten
Derivado de la revisioacuten efectuada en el proceso de pago de los servicios baacutesicos en la Unidad de Servicios Administrativos se detectoacute que existen tres facturas emitidas por la empresa MUNICIPAL DE AGUA DE LA CIUDAD DE GUATEMALA (EMPAGUA) correspondientes al servicio de agua potable del mes de diciembre de 2016 las cuales no se incluyeron en el reconocimiento de deuda seguacuten Acta Administrativa No 003-2017 suscrita en libro de Actas varias del Departamento de Tesoreriacutea de la Gerencia Financiera en las hojas del No 922 al 929 las cuales se detallan a continuacioacuten
No De factura No De contador Fecha de emisioacuten Monto
Al 0076144 31907923 29122016 Q 10528965
Al 0076165 70082966 29122016 Q 61887 Al 0076155 98021170 29122016 Q 3695589
TOTAL Q 14286441
Fuente Proporcionada por encargado de ServicIos Administrativos
Criterio
LEY ORGANICA DEL PRESUPUESTO
ARTICULO 37 Egresos Devengados no Pagados Establece Los gastos comprometidos y no devengados al treinta y uno de diciembre previo anaacutelisis de su situacioacuten podraacuten trasladarse al ejercicio siguiente imputaacutendose a los creacuteditos disponibles de cada unidad ejecutora
REGLAMENTO DE LA LEY ORGANICA DEL PRESUPUESTO
ARTICULO 40 TRATAMIENTO DE COMPROMISOS NO DEVENGADOS 1)11~ICvl
Establece Las Unidades de Administracioacuten Financiera previa evaluacioacuten y l~ amp ~ procedencia del compromiso adquirido seraacute responsable de imputar a los creacuteditr 9) ji ~ del nuevo presupuesto los gastos comprometidos y no devengados al cierre devigtfff I~ J ejercicio anterior en un plazo que no exceda de 6 meses ~~(iexcl~3~ G~t
iexcl bull
AUDITORIA DE GESTION - CUA 64466 Pilg PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 Al1 DE DICIEMBRE DE 2016 ~
DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICfI CIVIL
Causa
Falta de control por parte de la Unidad de Servicios Administrativos en relacioacuten a los tiempos y los procedimientos adecuados para establecer un mecanismo efectivo para los procesos de pago de los servicios baacutesicos
Efecto
Que las facturas emitidas para pago por parte de los proveedores de los servicios baacutesicos se queden rezagadas o extraviadas por no contar con procedimientos adecuados para el traacutemite de pago de las mismas
Recomendacioacuten Que el sentildeor Director General gire instrucciones al Gerente Financiero a efecto de realizar las acciones correspondientes que garanticen la inclusioacuten de las facturas en el acta de reconocimiento de deuda y asiacute mismo traslade fotocopia de la misma a la Unidad de Auditoria Interna en un plazo no mayor de ocho (8) diacuteas despueacutes de recibido el presente informe
Comentario de los Responsables El Encargado de Servicios Administrativos por medio de oficio No SDA-USA-138-2017-NCHmanifiesta lo siguiente
El diacutea 04012017 se compulsoacute el Acta de Reconocimiento de Deuda 2016 identificada con nuacutemero 003-2017 suscrita en los folios 922 al 929 del Libro de Actas Varias del Departamento de Tesoreriacutea debidamente aprobada que corre a partir del folio 17
Con fecha 12 de enero del presente antildeo se recibieron las facturas Al 0076144 Al 0076165 Y Al 0076155 que originan el hallazgo tal como se muestra en folio 12
Con el Oficio No SDA-USA-0061-2017-LFME de fecha 10022017 se solicitoacute se realizara el pago correspondiente cuya copia se adjunta
Con oficio No GF-057-2017JAMNcapm de fecha 13022017 se requirioacute una ampliacioacuten del acta suscrita para proceder al pago copia del documento que se adjunta en el folio 8 o~IIIfCI
Mediante el Oficio No SDA-USA-0072-2017-LFME de fecha 21022017 se ~ 1amp t L
solicitoacute se incluyan las facturas en la ampliacioacuten del acta 003-2017 para proceder ~ ti iexcl~ ~ ~ -r -
al pago de la cual se adjunta copia en folio 7 11
~ ~ sectI iexclIr f ~ i iexcl
iacute~J
Comentario de la Administracioacuten
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 Paacuteg 5 PERIODO DEL 01 DE ENERO bE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICf CIVIL
Tal como se muestra en la relacioacuten de hechos descrita la Unidad de Servicios Administrativos no estuvo en condiciones de incluir en el Acta 003-2017 las facturas objeto del hallazgo por la imposibilidad de conocer de antemano el monto correspondiente al servicio al que se refiere el hallazgo y porque el proveedor remitioacute las facturas con posterioridad a la suscripcioacuten del Acta 003-2017 de la misma forma queda en evidencia que esta Unidad ha realizado todos los requerimientos que se le han presentado para que se concrete el pago de estos servicios
Al depender de acciones que se deben realizar en unidades administrativas ajenas a la Unidad de Servicios Administrativos se solicita desvanecer el hallazgo
Comentario de Auditoriacutea Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Encargado de Servicios Administrativos por medio de oficio No SDA-USA-138-2017-NCH de fecha 23 de marzo de 2017 en el que confirma que las facturas objeto del presente hallazgo estan pendientes de incluir en acta de reconocimietno de deuda no obstante realizara las gestiones correspondientes para atender las recomendaciones de auditoria
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 Paacuteg6 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016 11
I
1
DIRECCION GENERAL DE IERONAIrrICfI CIVil
HALLAZGOS DE DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO
Hallazgo No1
VEHICULOS DUPLICADOS EN EL SISTEMA SICOIN
Condicioacuten
Derivado de la revisioacuten realizada a los reportes de SICOIN proporcionados por el Departamento de Inventarios de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil de los vehiacuteculos que estaacuten bajo la responsabilidad de la Unidad de Servicios Administrativos se detectoacute que algunos aparecen en el sistema SICOIN duplicados y que a la fecha no se ha realizado ninguacuten traacutemite para solicitar a Contabilidad del Estado la depuracioacuten y actualizacioacuten del inventario y asiacute obtener datos reales de los bienes que conforman el inventario de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil
A continuacioacuten se muestra cuadro en donde se detallan algunos vehiacuteculos que aparecen duplicados en el sistema SICOIN los cuales se describen a continuacioacuten
TIPO DE VHICULO MODELO CHASIS VALOR
1 Motocicleta 1982 GP125109216 Q 117000
2 Motocicleta TA-185215 Q 985626
3 Microbuacutes 1990 RZH104-0000049 Q 3953650
4 Pick-up doble cabina 1989 NY-l06-001310 Q 3711081
5 Camioacuten Regador SM SNCH Q 4950000
6 Motocicleta 1996 JN-125L1-9 Q 920000
7 Motocicleta 1994 CG125F110769 Q 1125640
TOTOAL Duplicado en el sistema Q 15762997
Fuente Reporte de SICOIN proporcionado por Inventarios
Criterio
NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO GUBERNAMENTAL
En su Numeral 55 REGISTRO DE OPERACIONES CONTABLES Establece
La maacutexima autoridad del Ministerio de Finanzas Publicas a traveacutes de la Direccioacuten de Contabilidad del Estado debe normar y emitir poliacuteticas y procedimientos para el adecuado y oportuno registro de las operaciones contables
La direccioacuten de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores de cada entidad deben velar porque en el proceso de registro de las etapas de
~
il~ilt iltJo
AUDiTORIA DE GESTION - eUA 64466 iexcl
PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENErIL DE ALHONAUTI(i 1111
devengado pagado y consumido en sus respectivos sistemas corresponda uacutenicamente a aquellas operaciones que previa verificacioacuten de las fases anteriores hayan cumplido satisfactoriamente con todas las condiciones y cuenten con la documentacioacuten de soporte para garantizar la generacioacuten de informacioacuten contable presupuestaria (fiacutesica y financiera) y de tesoreriacutea confiable y oportuna
Todo registro contable que se realice y la documentacioacuten de soporte deben permitir aplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas en el proceso de auditoriacutea y en general el seguimiento y evaluacioacuten interna de la calidad de los registros contables
Causa
Falta de supervisioacuten por parte del Gerente Financiero respecto al registro en los inventarios de los vehiacuteculos propiedad de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil
Falta de cumplimiento de los procedimientos de ingreso de bienes al sistema de SICOIN en el rubro de inventarios por parte del Jefe de Inventarios
Efecto
Deficientes registros del Departamento de Inventarios de algunos vehiacuteculos que pertecen a las diferentes Direcciones Gerencias y Unidades que conforman la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil
Que los datos del sistema no sean exactos lo que debilita el control interno
Recomendacioacuten _ JO~~t-A C~
Que el sentildeor Director gire instrucciones por escrito al Gerente Financiero y este~ FJsect ~ su vez al Jefe del Departamento de Inventarios con copia a la Unidad de Auditori~ ~ 1 Stlt Interna para que proceda a realizar los traacutemites y ajustes necesarios para ~~~~ -el G~l corregir el problema de duplicidad en el sistema u ~o ~
~ I ~
AUDlTORIA DE GESTION - eUA 64466 r-gt PERIODO DEl 01 DE ENErlO DE 21116 hL 31 DE DICIEM8r1E DE 21116
DIRECCIO~ GENERAL DE iexclEHONAUIICA CIfll
El Jefe de Inventarios de la Gerencia Financiera de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil deberaacute presentar a la Unidad de Auditoria Interna la documentacioacuten que evidencie el cumplimiento de las recomendaciones en un plazo no mayor de ocho (8) diacuteas despueacutes de recibido el presente informe
Comentario de los Responsables
El Gerente Financiero por medio de oficios No GF-124-2017JAMNlrbr y No GF-127-2017JAMNlrbrmanifiesta lo siguiente
Por medio de la presente me dirijo a usted para dar respuesta a Oficio DGAC-UDAI-64466-1-12016gb De fecha 22 de Marzo de 2017 en donde se formulan unos posibles Hallazgos en relacioacuten a los Bienes de Activos Fijos en relacioacuten a los Vehiacuteculos de esta Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil HALLAZGO DE CONTROL INTERNO Hallazgo No 1 VEHICULOS DUPLICADOS EN EL SISTEMA DE SICOIN Respuesta En este Hallazgo me permito indicarles que en base al requerimiento que se hizo por parte de la Unidad de Servicios Administrativos del Ministerio de Comunicaciones Infraestructura y Vivienda en donde se requeriacutea el informe de los Vehiacuteculos que pertenecen a esta Direccioacuten General del Ramo se pudo constatar la duplicidad que existe en el regloacuten presupuestario que se refiere a la cuenta de Vehiacuteculos mismo en donde se encuentra duplicada la informacioacuten del hallazgo No1 Para lo cual esta jefatura realizo las consultas necesarias y establecer el requerimiento del procedimiento para atender esta duplicidad que existe en el SICOIN y solicitar la baja respectiva tanto a la Direccioacuten de la Contabilidad del Estado como Direccioacuten de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Publicasshy
Comentario de Auditoriacutea Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Gerente Financiero en oficio No INV-032-2017-IIBJBDGAC de fecha 23 de marzo de 2017 en el que el responsable confirma que existe duplicidad en el rengloacuten que se refiere a vehiacuteculos no obstante realizaran las gestiones correspondientes para atender las recomendaciones
Hallazgo NO2 ~~V~ACI(() fA $ lo _ slt ltJ
NO SE HA REALIZADO TRAMITE DE BAJA AL INVENTARIO DE VEHICULdS~ Ntilde ~~~) DE LA INSrITUCION QUE NO TIENEN REPARACION~~tRJ~~t)J
~6lt~~ Condicioacuten
~AUDITORIA DE GESTiON bull eUA 64466
PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENEf~il DE IEf10NUTIC ltIVIL
Derivado de la revisioacuten fiacutesica realizada a los vehiacuteculos que son propiedad de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil y que estaacuten bajo la responsabilidad de la Unidad de Servicios Administrativos se establecioacute que hay algunos vehiacuteculos que estaacuten pendientes de darles baja del inventario y que a la fecha no se ha iniciado el traacutemite los cuales a continuacioacuten se describen
ODELO MARCA CHASIS COLOR Valor
1973 Pick-Up Toyota KP36057463 Gris Perla Q 207000
1992 Pick-Up Sonoma IGTCT 4Z2NB51970B Amarillo Q 9089650 GMC
1994 Moto Bomba GMC IGDJK34N9RE506296 Verde Limoacuten Q 79449000
1983 Ambulancia IGCEG25F2G7192257 Verde Limoacuten Q 9782576 Chevrolet
Jeep Wagonier 13F164CN63171 Verde Limoacuten Sin Valor
1989 Toyota Land Crusier R170-0005470 Gris Obscuro Q 3743930
1997 Motocicleta bajaj 31F95F16512 NaranjaAmarillo Q 914000
1971 Camioneta Ford B60BCM64164 Blanco Naranja Q 708856 Sport
Cargador Frontal SN 94A852 Q 1B00000
Patrol Caterpilar 9153967 Q 800000
1990 Tractor David Brow 990iAA76212 Q 294700
1990 Tractor David Brow 990A476216 Q 294700
1986 Microbus WHG23-027476 Beige Verde Limoacuten Sin Valor Ambulancia Nissan
1986 Jeep Cheroke IJEYX781EJT116640 Gris Q 500000
Tractor Chapiadora TS-304 Azul Q 8479000 Taishan
TOTAL Q 116063412
Fuente Departamento de Inventarios cuadros en Excel chequeo fiacutesico y SICOIN
Criterio
Acuerdo Gubernativo 217-94 del Presidente de la Repuacuteblica REGLAMENTO DE INVENTARIOS DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA
ARTICULO 4 Para los casos de baja Por destruccioacuten de bienes inservibles que no sea posible reparar o utilizar se deberaacute suscribir un acta describieacutendolos separando aquellos que tengan componentes de metal e indicaacutendose su valor registrado Con certificaciones del acta y del ingreso al inventario se deberaacute solicitar a la autoridad superior correspondiente que autorice la continuacioacuten del traacutemite Obtenida la misma se enviara lo actuado a la Direccioacuten de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Publicas para que designe un delegado y solicite la intervencioacuten de un auditor de la Contraloriacutea General de ~-fCI(
() ~
Cuentas para que proceda a la verificacioacuten luego de lo cual se ordenara ~ destruccioacuten o incineracioacuten de los mismos suscribieacutendose acta y compulsando ~ (fiacute copias certificadas a las dependencias relacionadas ~ I
ARTICULO 20 Establece Los bienes de metal o que contengan partes
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE lt~016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016 1111
DIRECCON GENERAL iexcl)E IERONiUTIC CIil
metaacutelicas y que se encuentren en mal estado deberaacuten ser entregados a la Comisioacuten Recolectora de Chatarra - CORECHA - del Ministerio de la Defensa Nacional conforme a lo estipulado por el Decreto nuacutemero 77-75 del Congreso de la Republica Previamente deberaacute verificar el mal estado de los mismos a traveacutes de una revisioacuten practicada por un delegado de la Contraloriacutea General de Cuentas Si se establece que los bienes estaacuten en buen o regular estado tendraacuten que entregarse a la Direccioacuten de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Publicas para que los ingrese al inventario de bienes en traacutensito y posteriormente los asigne a otra dependencia que los necesite
Causa
Falta de supervisioacuten y control por parte de la Gerencia Financiera sobre sobre las actividades que realiza el Departamento de Inventarios en relacioacuten a no llevar control de los bienes que estaacuten en mal estado y que hay que darles de baja
Efecto
Que dentro de los registros de los inventarios de la institucioacuten se encuentren valores que no son reales
Que no se tenga el control por parte de la Gerencia Financiera y el Jefe de inventarios sobre los vehiacuteculos que se encuentran en mal estado y que ya no tienen reparacioacuten propiedad de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil
Recomendacioacuten
Que el sentildeor Director General gire sus instrucciones por escrito al Gerente Financiero para que este a su vez instruya por escrito al Jefe del Departamento de Inventarios con copia a la Unidad de Auditoria Interna de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil para que inicie los traacutemites de baja de inventarios de los vehiacuteculos que se reportan sin reparacioacuten en el presente informe
El Jefe del Departamento de Inventarios de la Gerencia Financiera de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil deberaacute presentar a la Unidad de Auditoria Interna la t9~tJJ~iexclrCI( documentacioacuten que evidencie el cumplimiento de las recomendaciones erf~iquestnl l~~ plazo no mayor de ocho (8) diacuteas despueacutes de recibido el presente informe - ) gf5 t
~ secti e f - riexcl
r~ Comentario de los Responsables ~~~~+
h El Gerente Financiero por medio de oficios No GF-124-2017JAMNllrbr y No v
RIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 1 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCiexclON GENERAL DF AERONiUTlii 11
GF-127-2017JAMNlrbrmanifiesta lo siguiente
Hallazgo No 2 NO SE HA REALIZADO TRAMITE DE BAJA AL INVENTARIO DE VEHICULOS
DE LA INSTITUCION QUE NO TIENEN REPARACION Respuesta En este Hallazgo me permito hacer un recordatorio ya que existe la suscripcioacuten el ACTA No SESENTA GUION DOS DIEZ de fecha Quince de Noviembre del antildeo Dos Mil Diez (15112010) de Material Ferroso en donde se solicita la baja de algunos Vehiacuteculos que se hace mencioacuten en el presente hallazgo y los cuales se encuentran detallados en el punto Quinto de dicha acta no obstante esta jefatura ha solicitado a los diferentes Gerentes Financieros de turno que se conforme la COMICION PARA REALIZAR LA DEPURACION y BAJA DE TODOS LOS ACTIVOS QUE YA SE ENCUENTRAN OBSOLETOS misma que a la fecha no se ha tenido la respuesta a lo solicitado en relacioacuten a los que no aparecen en el acta antes mencionada se debe a que algunos de ellos pueden ser reparados seguacuten lo manifestado por los responsables de los mismos jefes de los Departamentos que estaacuten asignados
Comentario de Auditoriacutea
Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Gerente Financiero en oficio No INV-032-2017-IBJBDGAC De fecha 23 de marzo de 2017 en el que el responsable confirma que a la fecha no se ha completado el traacutemite para dar de baja a los vehiacuteculos que ya no tienen reparacioacuten del inventario
Hallazgo No3
VEHICULOS DONADOS A LA DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL QUE A LA FECHA NO FORMAN PARTE DEL INVENTARIO DE BIENES DE LA INSTITUCION
Condicioacuten
De conformidad a la informacioacuten proporcionada por el Departamento de Inventarios a traveacutes del Sentildeor JESUS GALlNDO Jefe de dicho Departamento se constatoacute que dentro de los registros manejados para llevar control de los bienes tP~l-ACIV( de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil existen algunos vehiacuteculos que fueron 4 lt~ iO( ~
donados y que a la fecha no se ha iniciado ninguacuten traacutemite para que pase ~ rfiexcl) gl i formar parte del inventario de bienes de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil ~~ l
~ o
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 Paacuteg 12 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENERAL DE AERONAUT1C CIVIL
Los bienes se describen a continuacioacuten seguacuten datos proporcionados por el Departamento de Inventarios
MODELO MARCA CHASIS COLOR VALOR
1991 PickmiddotUp Toyota Hllux LN 1 06-0042314 Rojo Sin Valor 1992 Camioneta Nissan WGY60111647 Amarillo Sin Valor
Patrol
1986 Automoacutevil Plymouth 2RL41-3C3BR26R2HT74 Negro Q 500000
Camioacuten cisterna Bord 6513-RB-927 Sin Valor
Moto Bomba Walter 8BF07736180877840 Verde Limoacuten Sin Valor
Fuente cuadro Excel y reporte de SICOIN proporcionado por inventarios
Criterio
ACUERDO GUBERNATIVO 240-98 REGLAMENTO DE LA LEY ORGANICA DEL PRESUPUESTO
ARTICULO 34 DONACIONES EN ESPECIE Establece Los organismos del Estado y sus entidades descentralizadas y autoacutenomas deberaacuten informar a la Direccioacuten de Contabilidad del Estado a maacutes tardar diez (10) diacuteas despueacutes de haber ingresado a almaceacuten o inventario la certificacioacuten de las aportaciones o donaciones en especie provenientes del Sector Puacuteblico Nacional Organismos Internacionales y Sector Externo en general por concepto de donaciones con o sin aporte nacional
CIRCULAR 3-57 DIRECCION DE CONTABILIDAD DEL ESTADO DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
En su Sub Titulo ADICION AL INVENTARIO en su segundo paacuterrafo establece De cualquier adicioacuten que se haga al inventario deberaacute darse aviso inmediatamente al Departamento de Contabilidad de la Direccioacuten de Contabilidad del Estado indicando si la adquisicioacuten fue por donacioacuten de alguna entidad si se comproacute con cargo a las asignaciones presupuestarias respectivas citando en su caso el nuacutemero de la Orden de Compra y Pago correspondiente o si fue por medio del Fondo Rotativo indicarlo claramente
ACUERDO INTERNO No 38-2014 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECCION DE INVENTARIOS en su Sub Titulo NORMAS ESPECiacuteFICAS en su ~)OacuteCIV~
0niexcl o~ Numeral 1 establece El Encargado (a) de Inventarios es el responsab ~ ~ So ~iexcl)
llevar un control de registros e~ los libros de activos fungible~ y no fungibles s~ ~ como las tarjetas de responsabilidad que respaldan dichos registros ambos debe ~~ ~~ f estar autorizados por la Contraloriacutea Genetal de Cuentas -CGC- )t~ 3~O G~
II IJII~~lICllausa AUDITORIA DE GESnoN _ CUA SS 9 13 ~f 1~11~ PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENEHAL DE luacuteROI-Jili IICJ Ili
Falta de controles y supervisioacuten por parte de la Gerencia Financiera hacia el Departamento de Inventarios en cuanto a los vehiacuteculos que fueron donados y que estaacuten en uso
Dicha situacioacuten se da porque a la fecha no se ha realizado ninguna gestioacuten para que estos bienes pasen a ser parte del inventario de la DGAC y se ingresen en el sistema SICOIN y en los cuadros auxiliares en Excel que utilizan en dicho Departamento
Efecto Que no se tenga una base datos confiables en el Departamento de Inventarios y en la Unidad de Servicios Administrativos de los vehiacuteculos que fueron donados a la Direccioacuten de Aeronaacuteutica Civil
Que no se refleje en el inventario un dato exacto de los vehiacuteculos que son propiedad de la institucioacuten
Recomendacioacuten
Que el Director General gire instrucciones al Jefe del Departamento de Inventarios y al Encargado de la Unidad de Servicios Administrativos para que gestionen a la brevedad el proceso de ingreso al inventario de la Direccion General de Aeronaacuteutica Civil los vehiacuteculos que fueron donados a la Institucion
El Jefe de Inventarios de la Gerencia Financiera de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil deberaacute presentar a la Unidad de Auditoria Interna la documentacioacuten que evidencie el cumplimiento de las recomendaciones en un plazo no mayor de ocho (8) diacuteas despueacutes de recibido el presente informe
Comentario de los Responsables El Gerente Financiero por medio de oficios No GF-124-2017JAMNlrbr y No ~~c
GF-127-2017JAMNlrbrmanifiesta lo siguiente 1( j Hallazgo No 3i ~ ~ VEHICULOS DONADOS A LA DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA i~ S
CIVIL QUE A LA FECHA NO FORMAN PARTE DEL INVENTARIO DE BIENESlt~ rir ~o
DE LA INSTITUCION Respuesta En este Hallazgo hago del conocimiento que ~
en relacioacuten a los Vehiacuteculos que se detallan hago constar que en relacioacuten a los
AUDITORIA DE GESTION - ellA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENERAL DE rERONIUTICA (11
que fueron donados no se entregoacute la documentacioacuten de soporte en su oportunidad ya que los mismos fueron dados a la Gerencia de Seguridad por la
Embajada de los Estados Unidos la Empresa de Combustible Texaco y por la
Fuerza Aeacuterea mismos que estos dos uacuteltimos fueron entregados en mal estado de funcionamiento a la seccioacuten de Bomberos de Aeronaacuteutica Civil Por lo cual este Departamento careciendo de la documentacioacuten de soporte a la fecha no se ha podido realizar el registro respectivo asiacute mismo se informa que en base a los artiacuteculos que se tienen y contando con la autorizacioacuten del Sentildeor Director del Ramo se estaraacuten suscribiendo el acta respectiva para solicitar su incorporacioacuten al Inventario de Activos Fijos de esta Direccioacuten del Ramo contando con el aval correspondiente si dichos vehiacuteculos se encuentran el perfecto estado de funcionamientoshy
MODELO MARCA CHASIS COLOR VALOR RESOLUCION
1991 PICK-UP LN 106-0042314 ROJO 02246100 R000867 TOYOTA HILUX SICOIN 00076331
1992 CAMIONETA WGY60111647 AMARILLO DONADA POR LA NISSAN PATROL EMBAJADA DE
ESTADOS UNIDOS
1986 AUTOMOVIL 2RL41-3C3BR26R2HT74 NEGRO 0500000 ACTA No 35-2001 PLYMOUTH EMITIDA POR EL
DEPARTAMENTO DE ADJUDICACION y
LEGISLACION DE BIENES DEL ESTADO
CAMION 6513-RB-927 DONADO POR CISTERNA FORO EMPRESA TEXACO
MOTO BOMBA 8BF07736180877840 VERDE TRASLADO SIN WALTER LIMO N DOCUMENTACION POR
LA FUERZA AEREA SIN DOCUMENTACION DE RESPALDO
Comentario de Auditoriacutea Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Gerente Financiero en oficio No INV-032-2017-IBJBDGAC de fecha 23 de marzo de 2017 en el que el responsable confirma que a la fecha no se ha completado el traacutemite correspondiente sobre las donaciones no obstante realizaran las gestiones correspondientes para atender las recomendaciones
Los ~Iazos conferidos par~ el cumplimiento de recomendaciones ~e audiacutetoria Oy~iexclCIVll considerando lo establecido en el Reglamento de la Ley Organlca de la~ ~ o
Contraloriacutea General de Cuentas que en su artiacuteculo 65 refiere Seguimiento a la ~ f~ el ~ ~ Q t
recomendaciones de auditoria Las recomendaciones de auditoria deben se ~ l ~ aplicadas de manera inmediata y obligatoria por la autoridad administrativa Vi~ G
superior de la entidad su incumplimiento es objeto de sancioacuten seguacuten el artiacuteculo 39
LJA 64466
PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016middot AUDITORIA DE
DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICI CIVIL
de la Ley El auditor interno de la entidad auditada tendraacute diez diacuteas haacutebiles contados a partir del diacutea siguiente de notificada a la autoridad administrativa superior de la entidad auditada para verificar si se atendieron las recomendaciones debiendo informar por escrito a la autoridad superior de la entidad
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIHECCION GENERAL DE IEFONAUTIC CIVil
DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA ENTIDAD AUDITADA
No Nombre Cargo Del Al
JORGE ALBERTO MONTE NEGRO GERENTE FINANCIERO 01032016 31122016 NAJERA
2 JESUS MARIA GALlNDO JEFE DE DEPTO DE INVENTARIOS - 01012016 31122016 CACERES TECNICO 111
3 LUZ MARIANA VILLALBA ENCARGADA UNIDAD DE SERVICIOS 01012016 31122016 OROZCO ADMINISTRATIVOS
AUDITORlA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 ALJi DE DICIEMBRE DE 2016 IlI1i
COMISION DE AUDITORIA
AUDlTORIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 ALl1 DE DICIEMBRE DIO 2016
- CUADRO CON ESTATUS DE AUDITORIAS DE MARZO 2017
- INFORME CUA 64466 - SERVICIOS ADMOacuteN - GABM
- NOMBRAMIENTO 64472-1-2017 - HANGARES - VHDF
- NOMBRAMIENTO 64473-1-2017 - GAFETES - GABM
- NOMBRAMIENTO 64474-1-2017 - ACTIVOS FIJOS - SLTA
- NOMBRAMIENTO 64475-1-2017 - UAIP - VHDF
- OFICIO UDAI-DGAC-002-2017(SEGUIMIENTOS LIC RGP)
-
DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICfI CIVIL
Causa
Falta de control por parte de la Unidad de Servicios Administrativos en relacioacuten a los tiempos y los procedimientos adecuados para establecer un mecanismo efectivo para los procesos de pago de los servicios baacutesicos
Efecto
Que las facturas emitidas para pago por parte de los proveedores de los servicios baacutesicos se queden rezagadas o extraviadas por no contar con procedimientos adecuados para el traacutemite de pago de las mismas
Recomendacioacuten Que el sentildeor Director General gire instrucciones al Gerente Financiero a efecto de realizar las acciones correspondientes que garanticen la inclusioacuten de las facturas en el acta de reconocimiento de deuda y asiacute mismo traslade fotocopia de la misma a la Unidad de Auditoria Interna en un plazo no mayor de ocho (8) diacuteas despueacutes de recibido el presente informe
Comentario de los Responsables El Encargado de Servicios Administrativos por medio de oficio No SDA-USA-138-2017-NCHmanifiesta lo siguiente
El diacutea 04012017 se compulsoacute el Acta de Reconocimiento de Deuda 2016 identificada con nuacutemero 003-2017 suscrita en los folios 922 al 929 del Libro de Actas Varias del Departamento de Tesoreriacutea debidamente aprobada que corre a partir del folio 17
Con fecha 12 de enero del presente antildeo se recibieron las facturas Al 0076144 Al 0076165 Y Al 0076155 que originan el hallazgo tal como se muestra en folio 12
Con el Oficio No SDA-USA-0061-2017-LFME de fecha 10022017 se solicitoacute se realizara el pago correspondiente cuya copia se adjunta
Con oficio No GF-057-2017JAMNcapm de fecha 13022017 se requirioacute una ampliacioacuten del acta suscrita para proceder al pago copia del documento que se adjunta en el folio 8 o~IIIfCI
Mediante el Oficio No SDA-USA-0072-2017-LFME de fecha 21022017 se ~ 1amp t L
solicitoacute se incluyan las facturas en la ampliacioacuten del acta 003-2017 para proceder ~ ti iexcl~ ~ ~ -r -
al pago de la cual se adjunta copia en folio 7 11
~ ~ sectI iexclIr f ~ i iexcl
iacute~J
Comentario de la Administracioacuten
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 Paacuteg 5 PERIODO DEL 01 DE ENERO bE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICf CIVIL
Tal como se muestra en la relacioacuten de hechos descrita la Unidad de Servicios Administrativos no estuvo en condiciones de incluir en el Acta 003-2017 las facturas objeto del hallazgo por la imposibilidad de conocer de antemano el monto correspondiente al servicio al que se refiere el hallazgo y porque el proveedor remitioacute las facturas con posterioridad a la suscripcioacuten del Acta 003-2017 de la misma forma queda en evidencia que esta Unidad ha realizado todos los requerimientos que se le han presentado para que se concrete el pago de estos servicios
Al depender de acciones que se deben realizar en unidades administrativas ajenas a la Unidad de Servicios Administrativos se solicita desvanecer el hallazgo
Comentario de Auditoriacutea Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Encargado de Servicios Administrativos por medio de oficio No SDA-USA-138-2017-NCH de fecha 23 de marzo de 2017 en el que confirma que las facturas objeto del presente hallazgo estan pendientes de incluir en acta de reconocimietno de deuda no obstante realizara las gestiones correspondientes para atender las recomendaciones de auditoria
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 Paacuteg6 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016 11
I
1
DIRECCION GENERAL DE IERONAIrrICfI CIVil
HALLAZGOS DE DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO
Hallazgo No1
VEHICULOS DUPLICADOS EN EL SISTEMA SICOIN
Condicioacuten
Derivado de la revisioacuten realizada a los reportes de SICOIN proporcionados por el Departamento de Inventarios de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil de los vehiacuteculos que estaacuten bajo la responsabilidad de la Unidad de Servicios Administrativos se detectoacute que algunos aparecen en el sistema SICOIN duplicados y que a la fecha no se ha realizado ninguacuten traacutemite para solicitar a Contabilidad del Estado la depuracioacuten y actualizacioacuten del inventario y asiacute obtener datos reales de los bienes que conforman el inventario de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil
A continuacioacuten se muestra cuadro en donde se detallan algunos vehiacuteculos que aparecen duplicados en el sistema SICOIN los cuales se describen a continuacioacuten
TIPO DE VHICULO MODELO CHASIS VALOR
1 Motocicleta 1982 GP125109216 Q 117000
2 Motocicleta TA-185215 Q 985626
3 Microbuacutes 1990 RZH104-0000049 Q 3953650
4 Pick-up doble cabina 1989 NY-l06-001310 Q 3711081
5 Camioacuten Regador SM SNCH Q 4950000
6 Motocicleta 1996 JN-125L1-9 Q 920000
7 Motocicleta 1994 CG125F110769 Q 1125640
TOTOAL Duplicado en el sistema Q 15762997
Fuente Reporte de SICOIN proporcionado por Inventarios
Criterio
NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO GUBERNAMENTAL
En su Numeral 55 REGISTRO DE OPERACIONES CONTABLES Establece
La maacutexima autoridad del Ministerio de Finanzas Publicas a traveacutes de la Direccioacuten de Contabilidad del Estado debe normar y emitir poliacuteticas y procedimientos para el adecuado y oportuno registro de las operaciones contables
La direccioacuten de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores de cada entidad deben velar porque en el proceso de registro de las etapas de
~
il~ilt iltJo
AUDiTORIA DE GESTION - eUA 64466 iexcl
PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENErIL DE ALHONAUTI(i 1111
devengado pagado y consumido en sus respectivos sistemas corresponda uacutenicamente a aquellas operaciones que previa verificacioacuten de las fases anteriores hayan cumplido satisfactoriamente con todas las condiciones y cuenten con la documentacioacuten de soporte para garantizar la generacioacuten de informacioacuten contable presupuestaria (fiacutesica y financiera) y de tesoreriacutea confiable y oportuna
Todo registro contable que se realice y la documentacioacuten de soporte deben permitir aplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas en el proceso de auditoriacutea y en general el seguimiento y evaluacioacuten interna de la calidad de los registros contables
Causa
Falta de supervisioacuten por parte del Gerente Financiero respecto al registro en los inventarios de los vehiacuteculos propiedad de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil
Falta de cumplimiento de los procedimientos de ingreso de bienes al sistema de SICOIN en el rubro de inventarios por parte del Jefe de Inventarios
Efecto
Deficientes registros del Departamento de Inventarios de algunos vehiacuteculos que pertecen a las diferentes Direcciones Gerencias y Unidades que conforman la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil
Que los datos del sistema no sean exactos lo que debilita el control interno
Recomendacioacuten _ JO~~t-A C~
Que el sentildeor Director gire instrucciones por escrito al Gerente Financiero y este~ FJsect ~ su vez al Jefe del Departamento de Inventarios con copia a la Unidad de Auditori~ ~ 1 Stlt Interna para que proceda a realizar los traacutemites y ajustes necesarios para ~~~~ -el G~l corregir el problema de duplicidad en el sistema u ~o ~
~ I ~
AUDlTORIA DE GESTION - eUA 64466 r-gt PERIODO DEl 01 DE ENErlO DE 21116 hL 31 DE DICIEM8r1E DE 21116
DIRECCIO~ GENERAL DE iexclEHONAUIICA CIfll
El Jefe de Inventarios de la Gerencia Financiera de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil deberaacute presentar a la Unidad de Auditoria Interna la documentacioacuten que evidencie el cumplimiento de las recomendaciones en un plazo no mayor de ocho (8) diacuteas despueacutes de recibido el presente informe
Comentario de los Responsables
El Gerente Financiero por medio de oficios No GF-124-2017JAMNlrbr y No GF-127-2017JAMNlrbrmanifiesta lo siguiente
Por medio de la presente me dirijo a usted para dar respuesta a Oficio DGAC-UDAI-64466-1-12016gb De fecha 22 de Marzo de 2017 en donde se formulan unos posibles Hallazgos en relacioacuten a los Bienes de Activos Fijos en relacioacuten a los Vehiacuteculos de esta Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil HALLAZGO DE CONTROL INTERNO Hallazgo No 1 VEHICULOS DUPLICADOS EN EL SISTEMA DE SICOIN Respuesta En este Hallazgo me permito indicarles que en base al requerimiento que se hizo por parte de la Unidad de Servicios Administrativos del Ministerio de Comunicaciones Infraestructura y Vivienda en donde se requeriacutea el informe de los Vehiacuteculos que pertenecen a esta Direccioacuten General del Ramo se pudo constatar la duplicidad que existe en el regloacuten presupuestario que se refiere a la cuenta de Vehiacuteculos mismo en donde se encuentra duplicada la informacioacuten del hallazgo No1 Para lo cual esta jefatura realizo las consultas necesarias y establecer el requerimiento del procedimiento para atender esta duplicidad que existe en el SICOIN y solicitar la baja respectiva tanto a la Direccioacuten de la Contabilidad del Estado como Direccioacuten de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Publicasshy
Comentario de Auditoriacutea Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Gerente Financiero en oficio No INV-032-2017-IIBJBDGAC de fecha 23 de marzo de 2017 en el que el responsable confirma que existe duplicidad en el rengloacuten que se refiere a vehiacuteculos no obstante realizaran las gestiones correspondientes para atender las recomendaciones
Hallazgo NO2 ~~V~ACI(() fA $ lo _ slt ltJ
NO SE HA REALIZADO TRAMITE DE BAJA AL INVENTARIO DE VEHICULdS~ Ntilde ~~~) DE LA INSrITUCION QUE NO TIENEN REPARACION~~tRJ~~t)J
~6lt~~ Condicioacuten
~AUDITORIA DE GESTiON bull eUA 64466
PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENEf~il DE IEf10NUTIC ltIVIL
Derivado de la revisioacuten fiacutesica realizada a los vehiacuteculos que son propiedad de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil y que estaacuten bajo la responsabilidad de la Unidad de Servicios Administrativos se establecioacute que hay algunos vehiacuteculos que estaacuten pendientes de darles baja del inventario y que a la fecha no se ha iniciado el traacutemite los cuales a continuacioacuten se describen
ODELO MARCA CHASIS COLOR Valor
1973 Pick-Up Toyota KP36057463 Gris Perla Q 207000
1992 Pick-Up Sonoma IGTCT 4Z2NB51970B Amarillo Q 9089650 GMC
1994 Moto Bomba GMC IGDJK34N9RE506296 Verde Limoacuten Q 79449000
1983 Ambulancia IGCEG25F2G7192257 Verde Limoacuten Q 9782576 Chevrolet
Jeep Wagonier 13F164CN63171 Verde Limoacuten Sin Valor
1989 Toyota Land Crusier R170-0005470 Gris Obscuro Q 3743930
1997 Motocicleta bajaj 31F95F16512 NaranjaAmarillo Q 914000
1971 Camioneta Ford B60BCM64164 Blanco Naranja Q 708856 Sport
Cargador Frontal SN 94A852 Q 1B00000
Patrol Caterpilar 9153967 Q 800000
1990 Tractor David Brow 990iAA76212 Q 294700
1990 Tractor David Brow 990A476216 Q 294700
1986 Microbus WHG23-027476 Beige Verde Limoacuten Sin Valor Ambulancia Nissan
1986 Jeep Cheroke IJEYX781EJT116640 Gris Q 500000
Tractor Chapiadora TS-304 Azul Q 8479000 Taishan
TOTAL Q 116063412
Fuente Departamento de Inventarios cuadros en Excel chequeo fiacutesico y SICOIN
Criterio
Acuerdo Gubernativo 217-94 del Presidente de la Repuacuteblica REGLAMENTO DE INVENTARIOS DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA
ARTICULO 4 Para los casos de baja Por destruccioacuten de bienes inservibles que no sea posible reparar o utilizar se deberaacute suscribir un acta describieacutendolos separando aquellos que tengan componentes de metal e indicaacutendose su valor registrado Con certificaciones del acta y del ingreso al inventario se deberaacute solicitar a la autoridad superior correspondiente que autorice la continuacioacuten del traacutemite Obtenida la misma se enviara lo actuado a la Direccioacuten de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Publicas para que designe un delegado y solicite la intervencioacuten de un auditor de la Contraloriacutea General de ~-fCI(
() ~
Cuentas para que proceda a la verificacioacuten luego de lo cual se ordenara ~ destruccioacuten o incineracioacuten de los mismos suscribieacutendose acta y compulsando ~ (fiacute copias certificadas a las dependencias relacionadas ~ I
ARTICULO 20 Establece Los bienes de metal o que contengan partes
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE lt~016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016 1111
DIRECCON GENERAL iexcl)E IERONiUTIC CIil
metaacutelicas y que se encuentren en mal estado deberaacuten ser entregados a la Comisioacuten Recolectora de Chatarra - CORECHA - del Ministerio de la Defensa Nacional conforme a lo estipulado por el Decreto nuacutemero 77-75 del Congreso de la Republica Previamente deberaacute verificar el mal estado de los mismos a traveacutes de una revisioacuten practicada por un delegado de la Contraloriacutea General de Cuentas Si se establece que los bienes estaacuten en buen o regular estado tendraacuten que entregarse a la Direccioacuten de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Publicas para que los ingrese al inventario de bienes en traacutensito y posteriormente los asigne a otra dependencia que los necesite
Causa
Falta de supervisioacuten y control por parte de la Gerencia Financiera sobre sobre las actividades que realiza el Departamento de Inventarios en relacioacuten a no llevar control de los bienes que estaacuten en mal estado y que hay que darles de baja
Efecto
Que dentro de los registros de los inventarios de la institucioacuten se encuentren valores que no son reales
Que no se tenga el control por parte de la Gerencia Financiera y el Jefe de inventarios sobre los vehiacuteculos que se encuentran en mal estado y que ya no tienen reparacioacuten propiedad de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil
Recomendacioacuten
Que el sentildeor Director General gire sus instrucciones por escrito al Gerente Financiero para que este a su vez instruya por escrito al Jefe del Departamento de Inventarios con copia a la Unidad de Auditoria Interna de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil para que inicie los traacutemites de baja de inventarios de los vehiacuteculos que se reportan sin reparacioacuten en el presente informe
El Jefe del Departamento de Inventarios de la Gerencia Financiera de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil deberaacute presentar a la Unidad de Auditoria Interna la t9~tJJ~iexclrCI( documentacioacuten que evidencie el cumplimiento de las recomendaciones erf~iquestnl l~~ plazo no mayor de ocho (8) diacuteas despueacutes de recibido el presente informe - ) gf5 t
~ secti e f - riexcl
r~ Comentario de los Responsables ~~~~+
h El Gerente Financiero por medio de oficios No GF-124-2017JAMNllrbr y No v
RIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 1 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCiexclON GENERAL DF AERONiUTlii 11
GF-127-2017JAMNlrbrmanifiesta lo siguiente
Hallazgo No 2 NO SE HA REALIZADO TRAMITE DE BAJA AL INVENTARIO DE VEHICULOS
DE LA INSTITUCION QUE NO TIENEN REPARACION Respuesta En este Hallazgo me permito hacer un recordatorio ya que existe la suscripcioacuten el ACTA No SESENTA GUION DOS DIEZ de fecha Quince de Noviembre del antildeo Dos Mil Diez (15112010) de Material Ferroso en donde se solicita la baja de algunos Vehiacuteculos que se hace mencioacuten en el presente hallazgo y los cuales se encuentran detallados en el punto Quinto de dicha acta no obstante esta jefatura ha solicitado a los diferentes Gerentes Financieros de turno que se conforme la COMICION PARA REALIZAR LA DEPURACION y BAJA DE TODOS LOS ACTIVOS QUE YA SE ENCUENTRAN OBSOLETOS misma que a la fecha no se ha tenido la respuesta a lo solicitado en relacioacuten a los que no aparecen en el acta antes mencionada se debe a que algunos de ellos pueden ser reparados seguacuten lo manifestado por los responsables de los mismos jefes de los Departamentos que estaacuten asignados
Comentario de Auditoriacutea
Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Gerente Financiero en oficio No INV-032-2017-IBJBDGAC De fecha 23 de marzo de 2017 en el que el responsable confirma que a la fecha no se ha completado el traacutemite para dar de baja a los vehiacuteculos que ya no tienen reparacioacuten del inventario
Hallazgo No3
VEHICULOS DONADOS A LA DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL QUE A LA FECHA NO FORMAN PARTE DEL INVENTARIO DE BIENES DE LA INSTITUCION
Condicioacuten
De conformidad a la informacioacuten proporcionada por el Departamento de Inventarios a traveacutes del Sentildeor JESUS GALlNDO Jefe de dicho Departamento se constatoacute que dentro de los registros manejados para llevar control de los bienes tP~l-ACIV( de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil existen algunos vehiacuteculos que fueron 4 lt~ iO( ~
donados y que a la fecha no se ha iniciado ninguacuten traacutemite para que pase ~ rfiexcl) gl i formar parte del inventario de bienes de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil ~~ l
~ o
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 Paacuteg 12 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENERAL DE AERONAUT1C CIVIL
Los bienes se describen a continuacioacuten seguacuten datos proporcionados por el Departamento de Inventarios
MODELO MARCA CHASIS COLOR VALOR
1991 PickmiddotUp Toyota Hllux LN 1 06-0042314 Rojo Sin Valor 1992 Camioneta Nissan WGY60111647 Amarillo Sin Valor
Patrol
1986 Automoacutevil Plymouth 2RL41-3C3BR26R2HT74 Negro Q 500000
Camioacuten cisterna Bord 6513-RB-927 Sin Valor
Moto Bomba Walter 8BF07736180877840 Verde Limoacuten Sin Valor
Fuente cuadro Excel y reporte de SICOIN proporcionado por inventarios
Criterio
ACUERDO GUBERNATIVO 240-98 REGLAMENTO DE LA LEY ORGANICA DEL PRESUPUESTO
ARTICULO 34 DONACIONES EN ESPECIE Establece Los organismos del Estado y sus entidades descentralizadas y autoacutenomas deberaacuten informar a la Direccioacuten de Contabilidad del Estado a maacutes tardar diez (10) diacuteas despueacutes de haber ingresado a almaceacuten o inventario la certificacioacuten de las aportaciones o donaciones en especie provenientes del Sector Puacuteblico Nacional Organismos Internacionales y Sector Externo en general por concepto de donaciones con o sin aporte nacional
CIRCULAR 3-57 DIRECCION DE CONTABILIDAD DEL ESTADO DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
En su Sub Titulo ADICION AL INVENTARIO en su segundo paacuterrafo establece De cualquier adicioacuten que se haga al inventario deberaacute darse aviso inmediatamente al Departamento de Contabilidad de la Direccioacuten de Contabilidad del Estado indicando si la adquisicioacuten fue por donacioacuten de alguna entidad si se comproacute con cargo a las asignaciones presupuestarias respectivas citando en su caso el nuacutemero de la Orden de Compra y Pago correspondiente o si fue por medio del Fondo Rotativo indicarlo claramente
ACUERDO INTERNO No 38-2014 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECCION DE INVENTARIOS en su Sub Titulo NORMAS ESPECiacuteFICAS en su ~)OacuteCIV~
0niexcl o~ Numeral 1 establece El Encargado (a) de Inventarios es el responsab ~ ~ So ~iexcl)
llevar un control de registros e~ los libros de activos fungible~ y no fungibles s~ ~ como las tarjetas de responsabilidad que respaldan dichos registros ambos debe ~~ ~~ f estar autorizados por la Contraloriacutea Genetal de Cuentas -CGC- )t~ 3~O G~
II IJII~~lICllausa AUDITORIA DE GESnoN _ CUA SS 9 13 ~f 1~11~ PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENEHAL DE luacuteROI-Jili IICJ Ili
Falta de controles y supervisioacuten por parte de la Gerencia Financiera hacia el Departamento de Inventarios en cuanto a los vehiacuteculos que fueron donados y que estaacuten en uso
Dicha situacioacuten se da porque a la fecha no se ha realizado ninguna gestioacuten para que estos bienes pasen a ser parte del inventario de la DGAC y se ingresen en el sistema SICOIN y en los cuadros auxiliares en Excel que utilizan en dicho Departamento
Efecto Que no se tenga una base datos confiables en el Departamento de Inventarios y en la Unidad de Servicios Administrativos de los vehiacuteculos que fueron donados a la Direccioacuten de Aeronaacuteutica Civil
Que no se refleje en el inventario un dato exacto de los vehiacuteculos que son propiedad de la institucioacuten
Recomendacioacuten
Que el Director General gire instrucciones al Jefe del Departamento de Inventarios y al Encargado de la Unidad de Servicios Administrativos para que gestionen a la brevedad el proceso de ingreso al inventario de la Direccion General de Aeronaacuteutica Civil los vehiacuteculos que fueron donados a la Institucion
El Jefe de Inventarios de la Gerencia Financiera de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil deberaacute presentar a la Unidad de Auditoria Interna la documentacioacuten que evidencie el cumplimiento de las recomendaciones en un plazo no mayor de ocho (8) diacuteas despueacutes de recibido el presente informe
Comentario de los Responsables El Gerente Financiero por medio de oficios No GF-124-2017JAMNlrbr y No ~~c
GF-127-2017JAMNlrbrmanifiesta lo siguiente 1( j Hallazgo No 3i ~ ~ VEHICULOS DONADOS A LA DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA i~ S
CIVIL QUE A LA FECHA NO FORMAN PARTE DEL INVENTARIO DE BIENESlt~ rir ~o
DE LA INSTITUCION Respuesta En este Hallazgo hago del conocimiento que ~
en relacioacuten a los Vehiacuteculos que se detallan hago constar que en relacioacuten a los
AUDITORIA DE GESTION - ellA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENERAL DE rERONIUTICA (11
que fueron donados no se entregoacute la documentacioacuten de soporte en su oportunidad ya que los mismos fueron dados a la Gerencia de Seguridad por la
Embajada de los Estados Unidos la Empresa de Combustible Texaco y por la
Fuerza Aeacuterea mismos que estos dos uacuteltimos fueron entregados en mal estado de funcionamiento a la seccioacuten de Bomberos de Aeronaacuteutica Civil Por lo cual este Departamento careciendo de la documentacioacuten de soporte a la fecha no se ha podido realizar el registro respectivo asiacute mismo se informa que en base a los artiacuteculos que se tienen y contando con la autorizacioacuten del Sentildeor Director del Ramo se estaraacuten suscribiendo el acta respectiva para solicitar su incorporacioacuten al Inventario de Activos Fijos de esta Direccioacuten del Ramo contando con el aval correspondiente si dichos vehiacuteculos se encuentran el perfecto estado de funcionamientoshy
MODELO MARCA CHASIS COLOR VALOR RESOLUCION
1991 PICK-UP LN 106-0042314 ROJO 02246100 R000867 TOYOTA HILUX SICOIN 00076331
1992 CAMIONETA WGY60111647 AMARILLO DONADA POR LA NISSAN PATROL EMBAJADA DE
ESTADOS UNIDOS
1986 AUTOMOVIL 2RL41-3C3BR26R2HT74 NEGRO 0500000 ACTA No 35-2001 PLYMOUTH EMITIDA POR EL
DEPARTAMENTO DE ADJUDICACION y
LEGISLACION DE BIENES DEL ESTADO
CAMION 6513-RB-927 DONADO POR CISTERNA FORO EMPRESA TEXACO
MOTO BOMBA 8BF07736180877840 VERDE TRASLADO SIN WALTER LIMO N DOCUMENTACION POR
LA FUERZA AEREA SIN DOCUMENTACION DE RESPALDO
Comentario de Auditoriacutea Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Gerente Financiero en oficio No INV-032-2017-IBJBDGAC de fecha 23 de marzo de 2017 en el que el responsable confirma que a la fecha no se ha completado el traacutemite correspondiente sobre las donaciones no obstante realizaran las gestiones correspondientes para atender las recomendaciones
Los ~Iazos conferidos par~ el cumplimiento de recomendaciones ~e audiacutetoria Oy~iexclCIVll considerando lo establecido en el Reglamento de la Ley Organlca de la~ ~ o
Contraloriacutea General de Cuentas que en su artiacuteculo 65 refiere Seguimiento a la ~ f~ el ~ ~ Q t
recomendaciones de auditoria Las recomendaciones de auditoria deben se ~ l ~ aplicadas de manera inmediata y obligatoria por la autoridad administrativa Vi~ G
superior de la entidad su incumplimiento es objeto de sancioacuten seguacuten el artiacuteculo 39
LJA 64466
PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016middot AUDITORIA DE
DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICI CIVIL
de la Ley El auditor interno de la entidad auditada tendraacute diez diacuteas haacutebiles contados a partir del diacutea siguiente de notificada a la autoridad administrativa superior de la entidad auditada para verificar si se atendieron las recomendaciones debiendo informar por escrito a la autoridad superior de la entidad
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIHECCION GENERAL DE IEFONAUTIC CIVil
DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA ENTIDAD AUDITADA
No Nombre Cargo Del Al
JORGE ALBERTO MONTE NEGRO GERENTE FINANCIERO 01032016 31122016 NAJERA
2 JESUS MARIA GALlNDO JEFE DE DEPTO DE INVENTARIOS - 01012016 31122016 CACERES TECNICO 111
3 LUZ MARIANA VILLALBA ENCARGADA UNIDAD DE SERVICIOS 01012016 31122016 OROZCO ADMINISTRATIVOS
AUDITORlA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 ALJi DE DICIEMBRE DE 2016 IlI1i
COMISION DE AUDITORIA
AUDlTORIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 ALl1 DE DICIEMBRE DIO 2016
- CUADRO CON ESTATUS DE AUDITORIAS DE MARZO 2017
- INFORME CUA 64466 - SERVICIOS ADMOacuteN - GABM
- NOMBRAMIENTO 64472-1-2017 - HANGARES - VHDF
- NOMBRAMIENTO 64473-1-2017 - GAFETES - GABM
- NOMBRAMIENTO 64474-1-2017 - ACTIVOS FIJOS - SLTA
- NOMBRAMIENTO 64475-1-2017 - UAIP - VHDF
- OFICIO UDAI-DGAC-002-2017(SEGUIMIENTOS LIC RGP)
-
DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICf CIVIL
Tal como se muestra en la relacioacuten de hechos descrita la Unidad de Servicios Administrativos no estuvo en condiciones de incluir en el Acta 003-2017 las facturas objeto del hallazgo por la imposibilidad de conocer de antemano el monto correspondiente al servicio al que se refiere el hallazgo y porque el proveedor remitioacute las facturas con posterioridad a la suscripcioacuten del Acta 003-2017 de la misma forma queda en evidencia que esta Unidad ha realizado todos los requerimientos que se le han presentado para que se concrete el pago de estos servicios
Al depender de acciones que se deben realizar en unidades administrativas ajenas a la Unidad de Servicios Administrativos se solicita desvanecer el hallazgo
Comentario de Auditoriacutea Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Encargado de Servicios Administrativos por medio de oficio No SDA-USA-138-2017-NCH de fecha 23 de marzo de 2017 en el que confirma que las facturas objeto del presente hallazgo estan pendientes de incluir en acta de reconocimietno de deuda no obstante realizara las gestiones correspondientes para atender las recomendaciones de auditoria
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 Paacuteg6 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016 11
I
1
DIRECCION GENERAL DE IERONAIrrICfI CIVil
HALLAZGOS DE DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO
Hallazgo No1
VEHICULOS DUPLICADOS EN EL SISTEMA SICOIN
Condicioacuten
Derivado de la revisioacuten realizada a los reportes de SICOIN proporcionados por el Departamento de Inventarios de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil de los vehiacuteculos que estaacuten bajo la responsabilidad de la Unidad de Servicios Administrativos se detectoacute que algunos aparecen en el sistema SICOIN duplicados y que a la fecha no se ha realizado ninguacuten traacutemite para solicitar a Contabilidad del Estado la depuracioacuten y actualizacioacuten del inventario y asiacute obtener datos reales de los bienes que conforman el inventario de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil
A continuacioacuten se muestra cuadro en donde se detallan algunos vehiacuteculos que aparecen duplicados en el sistema SICOIN los cuales se describen a continuacioacuten
TIPO DE VHICULO MODELO CHASIS VALOR
1 Motocicleta 1982 GP125109216 Q 117000
2 Motocicleta TA-185215 Q 985626
3 Microbuacutes 1990 RZH104-0000049 Q 3953650
4 Pick-up doble cabina 1989 NY-l06-001310 Q 3711081
5 Camioacuten Regador SM SNCH Q 4950000
6 Motocicleta 1996 JN-125L1-9 Q 920000
7 Motocicleta 1994 CG125F110769 Q 1125640
TOTOAL Duplicado en el sistema Q 15762997
Fuente Reporte de SICOIN proporcionado por Inventarios
Criterio
NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO GUBERNAMENTAL
En su Numeral 55 REGISTRO DE OPERACIONES CONTABLES Establece
La maacutexima autoridad del Ministerio de Finanzas Publicas a traveacutes de la Direccioacuten de Contabilidad del Estado debe normar y emitir poliacuteticas y procedimientos para el adecuado y oportuno registro de las operaciones contables
La direccioacuten de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores de cada entidad deben velar porque en el proceso de registro de las etapas de
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il~ilt iltJo
AUDiTORIA DE GESTION - eUA 64466 iexcl
PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENErIL DE ALHONAUTI(i 1111
devengado pagado y consumido en sus respectivos sistemas corresponda uacutenicamente a aquellas operaciones que previa verificacioacuten de las fases anteriores hayan cumplido satisfactoriamente con todas las condiciones y cuenten con la documentacioacuten de soporte para garantizar la generacioacuten de informacioacuten contable presupuestaria (fiacutesica y financiera) y de tesoreriacutea confiable y oportuna
Todo registro contable que se realice y la documentacioacuten de soporte deben permitir aplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas en el proceso de auditoriacutea y en general el seguimiento y evaluacioacuten interna de la calidad de los registros contables
Causa
Falta de supervisioacuten por parte del Gerente Financiero respecto al registro en los inventarios de los vehiacuteculos propiedad de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil
Falta de cumplimiento de los procedimientos de ingreso de bienes al sistema de SICOIN en el rubro de inventarios por parte del Jefe de Inventarios
Efecto
Deficientes registros del Departamento de Inventarios de algunos vehiacuteculos que pertecen a las diferentes Direcciones Gerencias y Unidades que conforman la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil
Que los datos del sistema no sean exactos lo que debilita el control interno
Recomendacioacuten _ JO~~t-A C~
Que el sentildeor Director gire instrucciones por escrito al Gerente Financiero y este~ FJsect ~ su vez al Jefe del Departamento de Inventarios con copia a la Unidad de Auditori~ ~ 1 Stlt Interna para que proceda a realizar los traacutemites y ajustes necesarios para ~~~~ -el G~l corregir el problema de duplicidad en el sistema u ~o ~
~ I ~
AUDlTORIA DE GESTION - eUA 64466 r-gt PERIODO DEl 01 DE ENErlO DE 21116 hL 31 DE DICIEM8r1E DE 21116
DIRECCIO~ GENERAL DE iexclEHONAUIICA CIfll
El Jefe de Inventarios de la Gerencia Financiera de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil deberaacute presentar a la Unidad de Auditoria Interna la documentacioacuten que evidencie el cumplimiento de las recomendaciones en un plazo no mayor de ocho (8) diacuteas despueacutes de recibido el presente informe
Comentario de los Responsables
El Gerente Financiero por medio de oficios No GF-124-2017JAMNlrbr y No GF-127-2017JAMNlrbrmanifiesta lo siguiente
Por medio de la presente me dirijo a usted para dar respuesta a Oficio DGAC-UDAI-64466-1-12016gb De fecha 22 de Marzo de 2017 en donde se formulan unos posibles Hallazgos en relacioacuten a los Bienes de Activos Fijos en relacioacuten a los Vehiacuteculos de esta Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil HALLAZGO DE CONTROL INTERNO Hallazgo No 1 VEHICULOS DUPLICADOS EN EL SISTEMA DE SICOIN Respuesta En este Hallazgo me permito indicarles que en base al requerimiento que se hizo por parte de la Unidad de Servicios Administrativos del Ministerio de Comunicaciones Infraestructura y Vivienda en donde se requeriacutea el informe de los Vehiacuteculos que pertenecen a esta Direccioacuten General del Ramo se pudo constatar la duplicidad que existe en el regloacuten presupuestario que se refiere a la cuenta de Vehiacuteculos mismo en donde se encuentra duplicada la informacioacuten del hallazgo No1 Para lo cual esta jefatura realizo las consultas necesarias y establecer el requerimiento del procedimiento para atender esta duplicidad que existe en el SICOIN y solicitar la baja respectiva tanto a la Direccioacuten de la Contabilidad del Estado como Direccioacuten de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Publicasshy
Comentario de Auditoriacutea Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Gerente Financiero en oficio No INV-032-2017-IIBJBDGAC de fecha 23 de marzo de 2017 en el que el responsable confirma que existe duplicidad en el rengloacuten que se refiere a vehiacuteculos no obstante realizaran las gestiones correspondientes para atender las recomendaciones
Hallazgo NO2 ~~V~ACI(() fA $ lo _ slt ltJ
NO SE HA REALIZADO TRAMITE DE BAJA AL INVENTARIO DE VEHICULdS~ Ntilde ~~~) DE LA INSrITUCION QUE NO TIENEN REPARACION~~tRJ~~t)J
~6lt~~ Condicioacuten
~AUDITORIA DE GESTiON bull eUA 64466
PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENEf~il DE IEf10NUTIC ltIVIL
Derivado de la revisioacuten fiacutesica realizada a los vehiacuteculos que son propiedad de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil y que estaacuten bajo la responsabilidad de la Unidad de Servicios Administrativos se establecioacute que hay algunos vehiacuteculos que estaacuten pendientes de darles baja del inventario y que a la fecha no se ha iniciado el traacutemite los cuales a continuacioacuten se describen
ODELO MARCA CHASIS COLOR Valor
1973 Pick-Up Toyota KP36057463 Gris Perla Q 207000
1992 Pick-Up Sonoma IGTCT 4Z2NB51970B Amarillo Q 9089650 GMC
1994 Moto Bomba GMC IGDJK34N9RE506296 Verde Limoacuten Q 79449000
1983 Ambulancia IGCEG25F2G7192257 Verde Limoacuten Q 9782576 Chevrolet
Jeep Wagonier 13F164CN63171 Verde Limoacuten Sin Valor
1989 Toyota Land Crusier R170-0005470 Gris Obscuro Q 3743930
1997 Motocicleta bajaj 31F95F16512 NaranjaAmarillo Q 914000
1971 Camioneta Ford B60BCM64164 Blanco Naranja Q 708856 Sport
Cargador Frontal SN 94A852 Q 1B00000
Patrol Caterpilar 9153967 Q 800000
1990 Tractor David Brow 990iAA76212 Q 294700
1990 Tractor David Brow 990A476216 Q 294700
1986 Microbus WHG23-027476 Beige Verde Limoacuten Sin Valor Ambulancia Nissan
1986 Jeep Cheroke IJEYX781EJT116640 Gris Q 500000
Tractor Chapiadora TS-304 Azul Q 8479000 Taishan
TOTAL Q 116063412
Fuente Departamento de Inventarios cuadros en Excel chequeo fiacutesico y SICOIN
Criterio
Acuerdo Gubernativo 217-94 del Presidente de la Repuacuteblica REGLAMENTO DE INVENTARIOS DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA
ARTICULO 4 Para los casos de baja Por destruccioacuten de bienes inservibles que no sea posible reparar o utilizar se deberaacute suscribir un acta describieacutendolos separando aquellos que tengan componentes de metal e indicaacutendose su valor registrado Con certificaciones del acta y del ingreso al inventario se deberaacute solicitar a la autoridad superior correspondiente que autorice la continuacioacuten del traacutemite Obtenida la misma se enviara lo actuado a la Direccioacuten de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Publicas para que designe un delegado y solicite la intervencioacuten de un auditor de la Contraloriacutea General de ~-fCI(
() ~
Cuentas para que proceda a la verificacioacuten luego de lo cual se ordenara ~ destruccioacuten o incineracioacuten de los mismos suscribieacutendose acta y compulsando ~ (fiacute copias certificadas a las dependencias relacionadas ~ I
ARTICULO 20 Establece Los bienes de metal o que contengan partes
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE lt~016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016 1111
DIRECCON GENERAL iexcl)E IERONiUTIC CIil
metaacutelicas y que se encuentren en mal estado deberaacuten ser entregados a la Comisioacuten Recolectora de Chatarra - CORECHA - del Ministerio de la Defensa Nacional conforme a lo estipulado por el Decreto nuacutemero 77-75 del Congreso de la Republica Previamente deberaacute verificar el mal estado de los mismos a traveacutes de una revisioacuten practicada por un delegado de la Contraloriacutea General de Cuentas Si se establece que los bienes estaacuten en buen o regular estado tendraacuten que entregarse a la Direccioacuten de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Publicas para que los ingrese al inventario de bienes en traacutensito y posteriormente los asigne a otra dependencia que los necesite
Causa
Falta de supervisioacuten y control por parte de la Gerencia Financiera sobre sobre las actividades que realiza el Departamento de Inventarios en relacioacuten a no llevar control de los bienes que estaacuten en mal estado y que hay que darles de baja
Efecto
Que dentro de los registros de los inventarios de la institucioacuten se encuentren valores que no son reales
Que no se tenga el control por parte de la Gerencia Financiera y el Jefe de inventarios sobre los vehiacuteculos que se encuentran en mal estado y que ya no tienen reparacioacuten propiedad de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil
Recomendacioacuten
Que el sentildeor Director General gire sus instrucciones por escrito al Gerente Financiero para que este a su vez instruya por escrito al Jefe del Departamento de Inventarios con copia a la Unidad de Auditoria Interna de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil para que inicie los traacutemites de baja de inventarios de los vehiacuteculos que se reportan sin reparacioacuten en el presente informe
El Jefe del Departamento de Inventarios de la Gerencia Financiera de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil deberaacute presentar a la Unidad de Auditoria Interna la t9~tJJ~iexclrCI( documentacioacuten que evidencie el cumplimiento de las recomendaciones erf~iquestnl l~~ plazo no mayor de ocho (8) diacuteas despueacutes de recibido el presente informe - ) gf5 t
~ secti e f - riexcl
r~ Comentario de los Responsables ~~~~+
h El Gerente Financiero por medio de oficios No GF-124-2017JAMNllrbr y No v
RIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 1 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCiexclON GENERAL DF AERONiUTlii 11
GF-127-2017JAMNlrbrmanifiesta lo siguiente
Hallazgo No 2 NO SE HA REALIZADO TRAMITE DE BAJA AL INVENTARIO DE VEHICULOS
DE LA INSTITUCION QUE NO TIENEN REPARACION Respuesta En este Hallazgo me permito hacer un recordatorio ya que existe la suscripcioacuten el ACTA No SESENTA GUION DOS DIEZ de fecha Quince de Noviembre del antildeo Dos Mil Diez (15112010) de Material Ferroso en donde se solicita la baja de algunos Vehiacuteculos que se hace mencioacuten en el presente hallazgo y los cuales se encuentran detallados en el punto Quinto de dicha acta no obstante esta jefatura ha solicitado a los diferentes Gerentes Financieros de turno que se conforme la COMICION PARA REALIZAR LA DEPURACION y BAJA DE TODOS LOS ACTIVOS QUE YA SE ENCUENTRAN OBSOLETOS misma que a la fecha no se ha tenido la respuesta a lo solicitado en relacioacuten a los que no aparecen en el acta antes mencionada se debe a que algunos de ellos pueden ser reparados seguacuten lo manifestado por los responsables de los mismos jefes de los Departamentos que estaacuten asignados
Comentario de Auditoriacutea
Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Gerente Financiero en oficio No INV-032-2017-IBJBDGAC De fecha 23 de marzo de 2017 en el que el responsable confirma que a la fecha no se ha completado el traacutemite para dar de baja a los vehiacuteculos que ya no tienen reparacioacuten del inventario
Hallazgo No3
VEHICULOS DONADOS A LA DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL QUE A LA FECHA NO FORMAN PARTE DEL INVENTARIO DE BIENES DE LA INSTITUCION
Condicioacuten
De conformidad a la informacioacuten proporcionada por el Departamento de Inventarios a traveacutes del Sentildeor JESUS GALlNDO Jefe de dicho Departamento se constatoacute que dentro de los registros manejados para llevar control de los bienes tP~l-ACIV( de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil existen algunos vehiacuteculos que fueron 4 lt~ iO( ~
donados y que a la fecha no se ha iniciado ninguacuten traacutemite para que pase ~ rfiexcl) gl i formar parte del inventario de bienes de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil ~~ l
~ o
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 Paacuteg 12 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENERAL DE AERONAUT1C CIVIL
Los bienes se describen a continuacioacuten seguacuten datos proporcionados por el Departamento de Inventarios
MODELO MARCA CHASIS COLOR VALOR
1991 PickmiddotUp Toyota Hllux LN 1 06-0042314 Rojo Sin Valor 1992 Camioneta Nissan WGY60111647 Amarillo Sin Valor
Patrol
1986 Automoacutevil Plymouth 2RL41-3C3BR26R2HT74 Negro Q 500000
Camioacuten cisterna Bord 6513-RB-927 Sin Valor
Moto Bomba Walter 8BF07736180877840 Verde Limoacuten Sin Valor
Fuente cuadro Excel y reporte de SICOIN proporcionado por inventarios
Criterio
ACUERDO GUBERNATIVO 240-98 REGLAMENTO DE LA LEY ORGANICA DEL PRESUPUESTO
ARTICULO 34 DONACIONES EN ESPECIE Establece Los organismos del Estado y sus entidades descentralizadas y autoacutenomas deberaacuten informar a la Direccioacuten de Contabilidad del Estado a maacutes tardar diez (10) diacuteas despueacutes de haber ingresado a almaceacuten o inventario la certificacioacuten de las aportaciones o donaciones en especie provenientes del Sector Puacuteblico Nacional Organismos Internacionales y Sector Externo en general por concepto de donaciones con o sin aporte nacional
CIRCULAR 3-57 DIRECCION DE CONTABILIDAD DEL ESTADO DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
En su Sub Titulo ADICION AL INVENTARIO en su segundo paacuterrafo establece De cualquier adicioacuten que se haga al inventario deberaacute darse aviso inmediatamente al Departamento de Contabilidad de la Direccioacuten de Contabilidad del Estado indicando si la adquisicioacuten fue por donacioacuten de alguna entidad si se comproacute con cargo a las asignaciones presupuestarias respectivas citando en su caso el nuacutemero de la Orden de Compra y Pago correspondiente o si fue por medio del Fondo Rotativo indicarlo claramente
ACUERDO INTERNO No 38-2014 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECCION DE INVENTARIOS en su Sub Titulo NORMAS ESPECiacuteFICAS en su ~)OacuteCIV~
0niexcl o~ Numeral 1 establece El Encargado (a) de Inventarios es el responsab ~ ~ So ~iexcl)
llevar un control de registros e~ los libros de activos fungible~ y no fungibles s~ ~ como las tarjetas de responsabilidad que respaldan dichos registros ambos debe ~~ ~~ f estar autorizados por la Contraloriacutea Genetal de Cuentas -CGC- )t~ 3~O G~
II IJII~~lICllausa AUDITORIA DE GESnoN _ CUA SS 9 13 ~f 1~11~ PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENEHAL DE luacuteROI-Jili IICJ Ili
Falta de controles y supervisioacuten por parte de la Gerencia Financiera hacia el Departamento de Inventarios en cuanto a los vehiacuteculos que fueron donados y que estaacuten en uso
Dicha situacioacuten se da porque a la fecha no se ha realizado ninguna gestioacuten para que estos bienes pasen a ser parte del inventario de la DGAC y se ingresen en el sistema SICOIN y en los cuadros auxiliares en Excel que utilizan en dicho Departamento
Efecto Que no se tenga una base datos confiables en el Departamento de Inventarios y en la Unidad de Servicios Administrativos de los vehiacuteculos que fueron donados a la Direccioacuten de Aeronaacuteutica Civil
Que no se refleje en el inventario un dato exacto de los vehiacuteculos que son propiedad de la institucioacuten
Recomendacioacuten
Que el Director General gire instrucciones al Jefe del Departamento de Inventarios y al Encargado de la Unidad de Servicios Administrativos para que gestionen a la brevedad el proceso de ingreso al inventario de la Direccion General de Aeronaacuteutica Civil los vehiacuteculos que fueron donados a la Institucion
El Jefe de Inventarios de la Gerencia Financiera de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil deberaacute presentar a la Unidad de Auditoria Interna la documentacioacuten que evidencie el cumplimiento de las recomendaciones en un plazo no mayor de ocho (8) diacuteas despueacutes de recibido el presente informe
Comentario de los Responsables El Gerente Financiero por medio de oficios No GF-124-2017JAMNlrbr y No ~~c
GF-127-2017JAMNlrbrmanifiesta lo siguiente 1( j Hallazgo No 3i ~ ~ VEHICULOS DONADOS A LA DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA i~ S
CIVIL QUE A LA FECHA NO FORMAN PARTE DEL INVENTARIO DE BIENESlt~ rir ~o
DE LA INSTITUCION Respuesta En este Hallazgo hago del conocimiento que ~
en relacioacuten a los Vehiacuteculos que se detallan hago constar que en relacioacuten a los
AUDITORIA DE GESTION - ellA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENERAL DE rERONIUTICA (11
que fueron donados no se entregoacute la documentacioacuten de soporte en su oportunidad ya que los mismos fueron dados a la Gerencia de Seguridad por la
Embajada de los Estados Unidos la Empresa de Combustible Texaco y por la
Fuerza Aeacuterea mismos que estos dos uacuteltimos fueron entregados en mal estado de funcionamiento a la seccioacuten de Bomberos de Aeronaacuteutica Civil Por lo cual este Departamento careciendo de la documentacioacuten de soporte a la fecha no se ha podido realizar el registro respectivo asiacute mismo se informa que en base a los artiacuteculos que se tienen y contando con la autorizacioacuten del Sentildeor Director del Ramo se estaraacuten suscribiendo el acta respectiva para solicitar su incorporacioacuten al Inventario de Activos Fijos de esta Direccioacuten del Ramo contando con el aval correspondiente si dichos vehiacuteculos se encuentran el perfecto estado de funcionamientoshy
MODELO MARCA CHASIS COLOR VALOR RESOLUCION
1991 PICK-UP LN 106-0042314 ROJO 02246100 R000867 TOYOTA HILUX SICOIN 00076331
1992 CAMIONETA WGY60111647 AMARILLO DONADA POR LA NISSAN PATROL EMBAJADA DE
ESTADOS UNIDOS
1986 AUTOMOVIL 2RL41-3C3BR26R2HT74 NEGRO 0500000 ACTA No 35-2001 PLYMOUTH EMITIDA POR EL
DEPARTAMENTO DE ADJUDICACION y
LEGISLACION DE BIENES DEL ESTADO
CAMION 6513-RB-927 DONADO POR CISTERNA FORO EMPRESA TEXACO
MOTO BOMBA 8BF07736180877840 VERDE TRASLADO SIN WALTER LIMO N DOCUMENTACION POR
LA FUERZA AEREA SIN DOCUMENTACION DE RESPALDO
Comentario de Auditoriacutea Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Gerente Financiero en oficio No INV-032-2017-IBJBDGAC de fecha 23 de marzo de 2017 en el que el responsable confirma que a la fecha no se ha completado el traacutemite correspondiente sobre las donaciones no obstante realizaran las gestiones correspondientes para atender las recomendaciones
Los ~Iazos conferidos par~ el cumplimiento de recomendaciones ~e audiacutetoria Oy~iexclCIVll considerando lo establecido en el Reglamento de la Ley Organlca de la~ ~ o
Contraloriacutea General de Cuentas que en su artiacuteculo 65 refiere Seguimiento a la ~ f~ el ~ ~ Q t
recomendaciones de auditoria Las recomendaciones de auditoria deben se ~ l ~ aplicadas de manera inmediata y obligatoria por la autoridad administrativa Vi~ G
superior de la entidad su incumplimiento es objeto de sancioacuten seguacuten el artiacuteculo 39
LJA 64466
PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016middot AUDITORIA DE
DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICI CIVIL
de la Ley El auditor interno de la entidad auditada tendraacute diez diacuteas haacutebiles contados a partir del diacutea siguiente de notificada a la autoridad administrativa superior de la entidad auditada para verificar si se atendieron las recomendaciones debiendo informar por escrito a la autoridad superior de la entidad
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIHECCION GENERAL DE IEFONAUTIC CIVil
DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA ENTIDAD AUDITADA
No Nombre Cargo Del Al
JORGE ALBERTO MONTE NEGRO GERENTE FINANCIERO 01032016 31122016 NAJERA
2 JESUS MARIA GALlNDO JEFE DE DEPTO DE INVENTARIOS - 01012016 31122016 CACERES TECNICO 111
3 LUZ MARIANA VILLALBA ENCARGADA UNIDAD DE SERVICIOS 01012016 31122016 OROZCO ADMINISTRATIVOS
AUDITORlA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 ALJi DE DICIEMBRE DE 2016 IlI1i
COMISION DE AUDITORIA
AUDlTORIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 ALl1 DE DICIEMBRE DIO 2016
- CUADRO CON ESTATUS DE AUDITORIAS DE MARZO 2017
- INFORME CUA 64466 - SERVICIOS ADMOacuteN - GABM
- NOMBRAMIENTO 64472-1-2017 - HANGARES - VHDF
- NOMBRAMIENTO 64473-1-2017 - GAFETES - GABM
- NOMBRAMIENTO 64474-1-2017 - ACTIVOS FIJOS - SLTA
- NOMBRAMIENTO 64475-1-2017 - UAIP - VHDF
- OFICIO UDAI-DGAC-002-2017(SEGUIMIENTOS LIC RGP)
-
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DIRECCION GENERAL DE IERONAIrrICfI CIVil
HALLAZGOS DE DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO
Hallazgo No1
VEHICULOS DUPLICADOS EN EL SISTEMA SICOIN
Condicioacuten
Derivado de la revisioacuten realizada a los reportes de SICOIN proporcionados por el Departamento de Inventarios de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil de los vehiacuteculos que estaacuten bajo la responsabilidad de la Unidad de Servicios Administrativos se detectoacute que algunos aparecen en el sistema SICOIN duplicados y que a la fecha no se ha realizado ninguacuten traacutemite para solicitar a Contabilidad del Estado la depuracioacuten y actualizacioacuten del inventario y asiacute obtener datos reales de los bienes que conforman el inventario de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil
A continuacioacuten se muestra cuadro en donde se detallan algunos vehiacuteculos que aparecen duplicados en el sistema SICOIN los cuales se describen a continuacioacuten
TIPO DE VHICULO MODELO CHASIS VALOR
1 Motocicleta 1982 GP125109216 Q 117000
2 Motocicleta TA-185215 Q 985626
3 Microbuacutes 1990 RZH104-0000049 Q 3953650
4 Pick-up doble cabina 1989 NY-l06-001310 Q 3711081
5 Camioacuten Regador SM SNCH Q 4950000
6 Motocicleta 1996 JN-125L1-9 Q 920000
7 Motocicleta 1994 CG125F110769 Q 1125640
TOTOAL Duplicado en el sistema Q 15762997
Fuente Reporte de SICOIN proporcionado por Inventarios
Criterio
NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO GUBERNAMENTAL
En su Numeral 55 REGISTRO DE OPERACIONES CONTABLES Establece
La maacutexima autoridad del Ministerio de Finanzas Publicas a traveacutes de la Direccioacuten de Contabilidad del Estado debe normar y emitir poliacuteticas y procedimientos para el adecuado y oportuno registro de las operaciones contables
La direccioacuten de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores de cada entidad deben velar porque en el proceso de registro de las etapas de
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AUDiTORIA DE GESTION - eUA 64466 iexcl
PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENErIL DE ALHONAUTI(i 1111
devengado pagado y consumido en sus respectivos sistemas corresponda uacutenicamente a aquellas operaciones que previa verificacioacuten de las fases anteriores hayan cumplido satisfactoriamente con todas las condiciones y cuenten con la documentacioacuten de soporte para garantizar la generacioacuten de informacioacuten contable presupuestaria (fiacutesica y financiera) y de tesoreriacutea confiable y oportuna
Todo registro contable que se realice y la documentacioacuten de soporte deben permitir aplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas en el proceso de auditoriacutea y en general el seguimiento y evaluacioacuten interna de la calidad de los registros contables
Causa
Falta de supervisioacuten por parte del Gerente Financiero respecto al registro en los inventarios de los vehiacuteculos propiedad de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil
Falta de cumplimiento de los procedimientos de ingreso de bienes al sistema de SICOIN en el rubro de inventarios por parte del Jefe de Inventarios
Efecto
Deficientes registros del Departamento de Inventarios de algunos vehiacuteculos que pertecen a las diferentes Direcciones Gerencias y Unidades que conforman la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil
Que los datos del sistema no sean exactos lo que debilita el control interno
Recomendacioacuten _ JO~~t-A C~
Que el sentildeor Director gire instrucciones por escrito al Gerente Financiero y este~ FJsect ~ su vez al Jefe del Departamento de Inventarios con copia a la Unidad de Auditori~ ~ 1 Stlt Interna para que proceda a realizar los traacutemites y ajustes necesarios para ~~~~ -el G~l corregir el problema de duplicidad en el sistema u ~o ~
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AUDlTORIA DE GESTION - eUA 64466 r-gt PERIODO DEl 01 DE ENErlO DE 21116 hL 31 DE DICIEM8r1E DE 21116
DIRECCIO~ GENERAL DE iexclEHONAUIICA CIfll
El Jefe de Inventarios de la Gerencia Financiera de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil deberaacute presentar a la Unidad de Auditoria Interna la documentacioacuten que evidencie el cumplimiento de las recomendaciones en un plazo no mayor de ocho (8) diacuteas despueacutes de recibido el presente informe
Comentario de los Responsables
El Gerente Financiero por medio de oficios No GF-124-2017JAMNlrbr y No GF-127-2017JAMNlrbrmanifiesta lo siguiente
Por medio de la presente me dirijo a usted para dar respuesta a Oficio DGAC-UDAI-64466-1-12016gb De fecha 22 de Marzo de 2017 en donde se formulan unos posibles Hallazgos en relacioacuten a los Bienes de Activos Fijos en relacioacuten a los Vehiacuteculos de esta Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil HALLAZGO DE CONTROL INTERNO Hallazgo No 1 VEHICULOS DUPLICADOS EN EL SISTEMA DE SICOIN Respuesta En este Hallazgo me permito indicarles que en base al requerimiento que se hizo por parte de la Unidad de Servicios Administrativos del Ministerio de Comunicaciones Infraestructura y Vivienda en donde se requeriacutea el informe de los Vehiacuteculos que pertenecen a esta Direccioacuten General del Ramo se pudo constatar la duplicidad que existe en el regloacuten presupuestario que se refiere a la cuenta de Vehiacuteculos mismo en donde se encuentra duplicada la informacioacuten del hallazgo No1 Para lo cual esta jefatura realizo las consultas necesarias y establecer el requerimiento del procedimiento para atender esta duplicidad que existe en el SICOIN y solicitar la baja respectiva tanto a la Direccioacuten de la Contabilidad del Estado como Direccioacuten de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Publicasshy
Comentario de Auditoriacutea Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Gerente Financiero en oficio No INV-032-2017-IIBJBDGAC de fecha 23 de marzo de 2017 en el que el responsable confirma que existe duplicidad en el rengloacuten que se refiere a vehiacuteculos no obstante realizaran las gestiones correspondientes para atender las recomendaciones
Hallazgo NO2 ~~V~ACI(() fA $ lo _ slt ltJ
NO SE HA REALIZADO TRAMITE DE BAJA AL INVENTARIO DE VEHICULdS~ Ntilde ~~~) DE LA INSrITUCION QUE NO TIENEN REPARACION~~tRJ~~t)J
~6lt~~ Condicioacuten
~AUDITORIA DE GESTiON bull eUA 64466
PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENEf~il DE IEf10NUTIC ltIVIL
Derivado de la revisioacuten fiacutesica realizada a los vehiacuteculos que son propiedad de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil y que estaacuten bajo la responsabilidad de la Unidad de Servicios Administrativos se establecioacute que hay algunos vehiacuteculos que estaacuten pendientes de darles baja del inventario y que a la fecha no se ha iniciado el traacutemite los cuales a continuacioacuten se describen
ODELO MARCA CHASIS COLOR Valor
1973 Pick-Up Toyota KP36057463 Gris Perla Q 207000
1992 Pick-Up Sonoma IGTCT 4Z2NB51970B Amarillo Q 9089650 GMC
1994 Moto Bomba GMC IGDJK34N9RE506296 Verde Limoacuten Q 79449000
1983 Ambulancia IGCEG25F2G7192257 Verde Limoacuten Q 9782576 Chevrolet
Jeep Wagonier 13F164CN63171 Verde Limoacuten Sin Valor
1989 Toyota Land Crusier R170-0005470 Gris Obscuro Q 3743930
1997 Motocicleta bajaj 31F95F16512 NaranjaAmarillo Q 914000
1971 Camioneta Ford B60BCM64164 Blanco Naranja Q 708856 Sport
Cargador Frontal SN 94A852 Q 1B00000
Patrol Caterpilar 9153967 Q 800000
1990 Tractor David Brow 990iAA76212 Q 294700
1990 Tractor David Brow 990A476216 Q 294700
1986 Microbus WHG23-027476 Beige Verde Limoacuten Sin Valor Ambulancia Nissan
1986 Jeep Cheroke IJEYX781EJT116640 Gris Q 500000
Tractor Chapiadora TS-304 Azul Q 8479000 Taishan
TOTAL Q 116063412
Fuente Departamento de Inventarios cuadros en Excel chequeo fiacutesico y SICOIN
Criterio
Acuerdo Gubernativo 217-94 del Presidente de la Repuacuteblica REGLAMENTO DE INVENTARIOS DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA
ARTICULO 4 Para los casos de baja Por destruccioacuten de bienes inservibles que no sea posible reparar o utilizar se deberaacute suscribir un acta describieacutendolos separando aquellos que tengan componentes de metal e indicaacutendose su valor registrado Con certificaciones del acta y del ingreso al inventario se deberaacute solicitar a la autoridad superior correspondiente que autorice la continuacioacuten del traacutemite Obtenida la misma se enviara lo actuado a la Direccioacuten de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Publicas para que designe un delegado y solicite la intervencioacuten de un auditor de la Contraloriacutea General de ~-fCI(
() ~
Cuentas para que proceda a la verificacioacuten luego de lo cual se ordenara ~ destruccioacuten o incineracioacuten de los mismos suscribieacutendose acta y compulsando ~ (fiacute copias certificadas a las dependencias relacionadas ~ I
ARTICULO 20 Establece Los bienes de metal o que contengan partes
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE lt~016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016 1111
DIRECCON GENERAL iexcl)E IERONiUTIC CIil
metaacutelicas y que se encuentren en mal estado deberaacuten ser entregados a la Comisioacuten Recolectora de Chatarra - CORECHA - del Ministerio de la Defensa Nacional conforme a lo estipulado por el Decreto nuacutemero 77-75 del Congreso de la Republica Previamente deberaacute verificar el mal estado de los mismos a traveacutes de una revisioacuten practicada por un delegado de la Contraloriacutea General de Cuentas Si se establece que los bienes estaacuten en buen o regular estado tendraacuten que entregarse a la Direccioacuten de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Publicas para que los ingrese al inventario de bienes en traacutensito y posteriormente los asigne a otra dependencia que los necesite
Causa
Falta de supervisioacuten y control por parte de la Gerencia Financiera sobre sobre las actividades que realiza el Departamento de Inventarios en relacioacuten a no llevar control de los bienes que estaacuten en mal estado y que hay que darles de baja
Efecto
Que dentro de los registros de los inventarios de la institucioacuten se encuentren valores que no son reales
Que no se tenga el control por parte de la Gerencia Financiera y el Jefe de inventarios sobre los vehiacuteculos que se encuentran en mal estado y que ya no tienen reparacioacuten propiedad de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil
Recomendacioacuten
Que el sentildeor Director General gire sus instrucciones por escrito al Gerente Financiero para que este a su vez instruya por escrito al Jefe del Departamento de Inventarios con copia a la Unidad de Auditoria Interna de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil para que inicie los traacutemites de baja de inventarios de los vehiacuteculos que se reportan sin reparacioacuten en el presente informe
El Jefe del Departamento de Inventarios de la Gerencia Financiera de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil deberaacute presentar a la Unidad de Auditoria Interna la t9~tJJ~iexclrCI( documentacioacuten que evidencie el cumplimiento de las recomendaciones erf~iquestnl l~~ plazo no mayor de ocho (8) diacuteas despueacutes de recibido el presente informe - ) gf5 t
~ secti e f - riexcl
r~ Comentario de los Responsables ~~~~+
h El Gerente Financiero por medio de oficios No GF-124-2017JAMNllrbr y No v
RIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 1 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCiexclON GENERAL DF AERONiUTlii 11
GF-127-2017JAMNlrbrmanifiesta lo siguiente
Hallazgo No 2 NO SE HA REALIZADO TRAMITE DE BAJA AL INVENTARIO DE VEHICULOS
DE LA INSTITUCION QUE NO TIENEN REPARACION Respuesta En este Hallazgo me permito hacer un recordatorio ya que existe la suscripcioacuten el ACTA No SESENTA GUION DOS DIEZ de fecha Quince de Noviembre del antildeo Dos Mil Diez (15112010) de Material Ferroso en donde se solicita la baja de algunos Vehiacuteculos que se hace mencioacuten en el presente hallazgo y los cuales se encuentran detallados en el punto Quinto de dicha acta no obstante esta jefatura ha solicitado a los diferentes Gerentes Financieros de turno que se conforme la COMICION PARA REALIZAR LA DEPURACION y BAJA DE TODOS LOS ACTIVOS QUE YA SE ENCUENTRAN OBSOLETOS misma que a la fecha no se ha tenido la respuesta a lo solicitado en relacioacuten a los que no aparecen en el acta antes mencionada se debe a que algunos de ellos pueden ser reparados seguacuten lo manifestado por los responsables de los mismos jefes de los Departamentos que estaacuten asignados
Comentario de Auditoriacutea
Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Gerente Financiero en oficio No INV-032-2017-IBJBDGAC De fecha 23 de marzo de 2017 en el que el responsable confirma que a la fecha no se ha completado el traacutemite para dar de baja a los vehiacuteculos que ya no tienen reparacioacuten del inventario
Hallazgo No3
VEHICULOS DONADOS A LA DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL QUE A LA FECHA NO FORMAN PARTE DEL INVENTARIO DE BIENES DE LA INSTITUCION
Condicioacuten
De conformidad a la informacioacuten proporcionada por el Departamento de Inventarios a traveacutes del Sentildeor JESUS GALlNDO Jefe de dicho Departamento se constatoacute que dentro de los registros manejados para llevar control de los bienes tP~l-ACIV( de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil existen algunos vehiacuteculos que fueron 4 lt~ iO( ~
donados y que a la fecha no se ha iniciado ninguacuten traacutemite para que pase ~ rfiexcl) gl i formar parte del inventario de bienes de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil ~~ l
~ o
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 Paacuteg 12 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENERAL DE AERONAUT1C CIVIL
Los bienes se describen a continuacioacuten seguacuten datos proporcionados por el Departamento de Inventarios
MODELO MARCA CHASIS COLOR VALOR
1991 PickmiddotUp Toyota Hllux LN 1 06-0042314 Rojo Sin Valor 1992 Camioneta Nissan WGY60111647 Amarillo Sin Valor
Patrol
1986 Automoacutevil Plymouth 2RL41-3C3BR26R2HT74 Negro Q 500000
Camioacuten cisterna Bord 6513-RB-927 Sin Valor
Moto Bomba Walter 8BF07736180877840 Verde Limoacuten Sin Valor
Fuente cuadro Excel y reporte de SICOIN proporcionado por inventarios
Criterio
ACUERDO GUBERNATIVO 240-98 REGLAMENTO DE LA LEY ORGANICA DEL PRESUPUESTO
ARTICULO 34 DONACIONES EN ESPECIE Establece Los organismos del Estado y sus entidades descentralizadas y autoacutenomas deberaacuten informar a la Direccioacuten de Contabilidad del Estado a maacutes tardar diez (10) diacuteas despueacutes de haber ingresado a almaceacuten o inventario la certificacioacuten de las aportaciones o donaciones en especie provenientes del Sector Puacuteblico Nacional Organismos Internacionales y Sector Externo en general por concepto de donaciones con o sin aporte nacional
CIRCULAR 3-57 DIRECCION DE CONTABILIDAD DEL ESTADO DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
En su Sub Titulo ADICION AL INVENTARIO en su segundo paacuterrafo establece De cualquier adicioacuten que se haga al inventario deberaacute darse aviso inmediatamente al Departamento de Contabilidad de la Direccioacuten de Contabilidad del Estado indicando si la adquisicioacuten fue por donacioacuten de alguna entidad si se comproacute con cargo a las asignaciones presupuestarias respectivas citando en su caso el nuacutemero de la Orden de Compra y Pago correspondiente o si fue por medio del Fondo Rotativo indicarlo claramente
ACUERDO INTERNO No 38-2014 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECCION DE INVENTARIOS en su Sub Titulo NORMAS ESPECiacuteFICAS en su ~)OacuteCIV~
0niexcl o~ Numeral 1 establece El Encargado (a) de Inventarios es el responsab ~ ~ So ~iexcl)
llevar un control de registros e~ los libros de activos fungible~ y no fungibles s~ ~ como las tarjetas de responsabilidad que respaldan dichos registros ambos debe ~~ ~~ f estar autorizados por la Contraloriacutea Genetal de Cuentas -CGC- )t~ 3~O G~
II IJII~~lICllausa AUDITORIA DE GESnoN _ CUA SS 9 13 ~f 1~11~ PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENEHAL DE luacuteROI-Jili IICJ Ili
Falta de controles y supervisioacuten por parte de la Gerencia Financiera hacia el Departamento de Inventarios en cuanto a los vehiacuteculos que fueron donados y que estaacuten en uso
Dicha situacioacuten se da porque a la fecha no se ha realizado ninguna gestioacuten para que estos bienes pasen a ser parte del inventario de la DGAC y se ingresen en el sistema SICOIN y en los cuadros auxiliares en Excel que utilizan en dicho Departamento
Efecto Que no se tenga una base datos confiables en el Departamento de Inventarios y en la Unidad de Servicios Administrativos de los vehiacuteculos que fueron donados a la Direccioacuten de Aeronaacuteutica Civil
Que no se refleje en el inventario un dato exacto de los vehiacuteculos que son propiedad de la institucioacuten
Recomendacioacuten
Que el Director General gire instrucciones al Jefe del Departamento de Inventarios y al Encargado de la Unidad de Servicios Administrativos para que gestionen a la brevedad el proceso de ingreso al inventario de la Direccion General de Aeronaacuteutica Civil los vehiacuteculos que fueron donados a la Institucion
El Jefe de Inventarios de la Gerencia Financiera de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil deberaacute presentar a la Unidad de Auditoria Interna la documentacioacuten que evidencie el cumplimiento de las recomendaciones en un plazo no mayor de ocho (8) diacuteas despueacutes de recibido el presente informe
Comentario de los Responsables El Gerente Financiero por medio de oficios No GF-124-2017JAMNlrbr y No ~~c
GF-127-2017JAMNlrbrmanifiesta lo siguiente 1( j Hallazgo No 3i ~ ~ VEHICULOS DONADOS A LA DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA i~ S
CIVIL QUE A LA FECHA NO FORMAN PARTE DEL INVENTARIO DE BIENESlt~ rir ~o
DE LA INSTITUCION Respuesta En este Hallazgo hago del conocimiento que ~
en relacioacuten a los Vehiacuteculos que se detallan hago constar que en relacioacuten a los
AUDITORIA DE GESTION - ellA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENERAL DE rERONIUTICA (11
que fueron donados no se entregoacute la documentacioacuten de soporte en su oportunidad ya que los mismos fueron dados a la Gerencia de Seguridad por la
Embajada de los Estados Unidos la Empresa de Combustible Texaco y por la
Fuerza Aeacuterea mismos que estos dos uacuteltimos fueron entregados en mal estado de funcionamiento a la seccioacuten de Bomberos de Aeronaacuteutica Civil Por lo cual este Departamento careciendo de la documentacioacuten de soporte a la fecha no se ha podido realizar el registro respectivo asiacute mismo se informa que en base a los artiacuteculos que se tienen y contando con la autorizacioacuten del Sentildeor Director del Ramo se estaraacuten suscribiendo el acta respectiva para solicitar su incorporacioacuten al Inventario de Activos Fijos de esta Direccioacuten del Ramo contando con el aval correspondiente si dichos vehiacuteculos se encuentran el perfecto estado de funcionamientoshy
MODELO MARCA CHASIS COLOR VALOR RESOLUCION
1991 PICK-UP LN 106-0042314 ROJO 02246100 R000867 TOYOTA HILUX SICOIN 00076331
1992 CAMIONETA WGY60111647 AMARILLO DONADA POR LA NISSAN PATROL EMBAJADA DE
ESTADOS UNIDOS
1986 AUTOMOVIL 2RL41-3C3BR26R2HT74 NEGRO 0500000 ACTA No 35-2001 PLYMOUTH EMITIDA POR EL
DEPARTAMENTO DE ADJUDICACION y
LEGISLACION DE BIENES DEL ESTADO
CAMION 6513-RB-927 DONADO POR CISTERNA FORO EMPRESA TEXACO
MOTO BOMBA 8BF07736180877840 VERDE TRASLADO SIN WALTER LIMO N DOCUMENTACION POR
LA FUERZA AEREA SIN DOCUMENTACION DE RESPALDO
Comentario de Auditoriacutea Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Gerente Financiero en oficio No INV-032-2017-IBJBDGAC de fecha 23 de marzo de 2017 en el que el responsable confirma que a la fecha no se ha completado el traacutemite correspondiente sobre las donaciones no obstante realizaran las gestiones correspondientes para atender las recomendaciones
Los ~Iazos conferidos par~ el cumplimiento de recomendaciones ~e audiacutetoria Oy~iexclCIVll considerando lo establecido en el Reglamento de la Ley Organlca de la~ ~ o
Contraloriacutea General de Cuentas que en su artiacuteculo 65 refiere Seguimiento a la ~ f~ el ~ ~ Q t
recomendaciones de auditoria Las recomendaciones de auditoria deben se ~ l ~ aplicadas de manera inmediata y obligatoria por la autoridad administrativa Vi~ G
superior de la entidad su incumplimiento es objeto de sancioacuten seguacuten el artiacuteculo 39
LJA 64466
PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016middot AUDITORIA DE
DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICI CIVIL
de la Ley El auditor interno de la entidad auditada tendraacute diez diacuteas haacutebiles contados a partir del diacutea siguiente de notificada a la autoridad administrativa superior de la entidad auditada para verificar si se atendieron las recomendaciones debiendo informar por escrito a la autoridad superior de la entidad
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIHECCION GENERAL DE IEFONAUTIC CIVil
DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA ENTIDAD AUDITADA
No Nombre Cargo Del Al
JORGE ALBERTO MONTE NEGRO GERENTE FINANCIERO 01032016 31122016 NAJERA
2 JESUS MARIA GALlNDO JEFE DE DEPTO DE INVENTARIOS - 01012016 31122016 CACERES TECNICO 111
3 LUZ MARIANA VILLALBA ENCARGADA UNIDAD DE SERVICIOS 01012016 31122016 OROZCO ADMINISTRATIVOS
AUDITORlA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 ALJi DE DICIEMBRE DE 2016 IlI1i
COMISION DE AUDITORIA
AUDlTORIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 ALl1 DE DICIEMBRE DIO 2016
- CUADRO CON ESTATUS DE AUDITORIAS DE MARZO 2017
- INFORME CUA 64466 - SERVICIOS ADMOacuteN - GABM
- NOMBRAMIENTO 64472-1-2017 - HANGARES - VHDF
- NOMBRAMIENTO 64473-1-2017 - GAFETES - GABM
- NOMBRAMIENTO 64474-1-2017 - ACTIVOS FIJOS - SLTA
- NOMBRAMIENTO 64475-1-2017 - UAIP - VHDF
- OFICIO UDAI-DGAC-002-2017(SEGUIMIENTOS LIC RGP)
-
DIRECCION GENErIL DE ALHONAUTI(i 1111
devengado pagado y consumido en sus respectivos sistemas corresponda uacutenicamente a aquellas operaciones que previa verificacioacuten de las fases anteriores hayan cumplido satisfactoriamente con todas las condiciones y cuenten con la documentacioacuten de soporte para garantizar la generacioacuten de informacioacuten contable presupuestaria (fiacutesica y financiera) y de tesoreriacutea confiable y oportuna
Todo registro contable que se realice y la documentacioacuten de soporte deben permitir aplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas en el proceso de auditoriacutea y en general el seguimiento y evaluacioacuten interna de la calidad de los registros contables
Causa
Falta de supervisioacuten por parte del Gerente Financiero respecto al registro en los inventarios de los vehiacuteculos propiedad de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil
Falta de cumplimiento de los procedimientos de ingreso de bienes al sistema de SICOIN en el rubro de inventarios por parte del Jefe de Inventarios
Efecto
Deficientes registros del Departamento de Inventarios de algunos vehiacuteculos que pertecen a las diferentes Direcciones Gerencias y Unidades que conforman la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil
Que los datos del sistema no sean exactos lo que debilita el control interno
Recomendacioacuten _ JO~~t-A C~
Que el sentildeor Director gire instrucciones por escrito al Gerente Financiero y este~ FJsect ~ su vez al Jefe del Departamento de Inventarios con copia a la Unidad de Auditori~ ~ 1 Stlt Interna para que proceda a realizar los traacutemites y ajustes necesarios para ~~~~ -el G~l corregir el problema de duplicidad en el sistema u ~o ~
~ I ~
AUDlTORIA DE GESTION - eUA 64466 r-gt PERIODO DEl 01 DE ENErlO DE 21116 hL 31 DE DICIEM8r1E DE 21116
DIRECCIO~ GENERAL DE iexclEHONAUIICA CIfll
El Jefe de Inventarios de la Gerencia Financiera de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil deberaacute presentar a la Unidad de Auditoria Interna la documentacioacuten que evidencie el cumplimiento de las recomendaciones en un plazo no mayor de ocho (8) diacuteas despueacutes de recibido el presente informe
Comentario de los Responsables
El Gerente Financiero por medio de oficios No GF-124-2017JAMNlrbr y No GF-127-2017JAMNlrbrmanifiesta lo siguiente
Por medio de la presente me dirijo a usted para dar respuesta a Oficio DGAC-UDAI-64466-1-12016gb De fecha 22 de Marzo de 2017 en donde se formulan unos posibles Hallazgos en relacioacuten a los Bienes de Activos Fijos en relacioacuten a los Vehiacuteculos de esta Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil HALLAZGO DE CONTROL INTERNO Hallazgo No 1 VEHICULOS DUPLICADOS EN EL SISTEMA DE SICOIN Respuesta En este Hallazgo me permito indicarles que en base al requerimiento que se hizo por parte de la Unidad de Servicios Administrativos del Ministerio de Comunicaciones Infraestructura y Vivienda en donde se requeriacutea el informe de los Vehiacuteculos que pertenecen a esta Direccioacuten General del Ramo se pudo constatar la duplicidad que existe en el regloacuten presupuestario que se refiere a la cuenta de Vehiacuteculos mismo en donde se encuentra duplicada la informacioacuten del hallazgo No1 Para lo cual esta jefatura realizo las consultas necesarias y establecer el requerimiento del procedimiento para atender esta duplicidad que existe en el SICOIN y solicitar la baja respectiva tanto a la Direccioacuten de la Contabilidad del Estado como Direccioacuten de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Publicasshy
Comentario de Auditoriacutea Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Gerente Financiero en oficio No INV-032-2017-IIBJBDGAC de fecha 23 de marzo de 2017 en el que el responsable confirma que existe duplicidad en el rengloacuten que se refiere a vehiacuteculos no obstante realizaran las gestiones correspondientes para atender las recomendaciones
Hallazgo NO2 ~~V~ACI(() fA $ lo _ slt ltJ
NO SE HA REALIZADO TRAMITE DE BAJA AL INVENTARIO DE VEHICULdS~ Ntilde ~~~) DE LA INSrITUCION QUE NO TIENEN REPARACION~~tRJ~~t)J
~6lt~~ Condicioacuten
~AUDITORIA DE GESTiON bull eUA 64466
PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENEf~il DE IEf10NUTIC ltIVIL
Derivado de la revisioacuten fiacutesica realizada a los vehiacuteculos que son propiedad de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil y que estaacuten bajo la responsabilidad de la Unidad de Servicios Administrativos se establecioacute que hay algunos vehiacuteculos que estaacuten pendientes de darles baja del inventario y que a la fecha no se ha iniciado el traacutemite los cuales a continuacioacuten se describen
ODELO MARCA CHASIS COLOR Valor
1973 Pick-Up Toyota KP36057463 Gris Perla Q 207000
1992 Pick-Up Sonoma IGTCT 4Z2NB51970B Amarillo Q 9089650 GMC
1994 Moto Bomba GMC IGDJK34N9RE506296 Verde Limoacuten Q 79449000
1983 Ambulancia IGCEG25F2G7192257 Verde Limoacuten Q 9782576 Chevrolet
Jeep Wagonier 13F164CN63171 Verde Limoacuten Sin Valor
1989 Toyota Land Crusier R170-0005470 Gris Obscuro Q 3743930
1997 Motocicleta bajaj 31F95F16512 NaranjaAmarillo Q 914000
1971 Camioneta Ford B60BCM64164 Blanco Naranja Q 708856 Sport
Cargador Frontal SN 94A852 Q 1B00000
Patrol Caterpilar 9153967 Q 800000
1990 Tractor David Brow 990iAA76212 Q 294700
1990 Tractor David Brow 990A476216 Q 294700
1986 Microbus WHG23-027476 Beige Verde Limoacuten Sin Valor Ambulancia Nissan
1986 Jeep Cheroke IJEYX781EJT116640 Gris Q 500000
Tractor Chapiadora TS-304 Azul Q 8479000 Taishan
TOTAL Q 116063412
Fuente Departamento de Inventarios cuadros en Excel chequeo fiacutesico y SICOIN
Criterio
Acuerdo Gubernativo 217-94 del Presidente de la Repuacuteblica REGLAMENTO DE INVENTARIOS DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA
ARTICULO 4 Para los casos de baja Por destruccioacuten de bienes inservibles que no sea posible reparar o utilizar se deberaacute suscribir un acta describieacutendolos separando aquellos que tengan componentes de metal e indicaacutendose su valor registrado Con certificaciones del acta y del ingreso al inventario se deberaacute solicitar a la autoridad superior correspondiente que autorice la continuacioacuten del traacutemite Obtenida la misma se enviara lo actuado a la Direccioacuten de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Publicas para que designe un delegado y solicite la intervencioacuten de un auditor de la Contraloriacutea General de ~-fCI(
() ~
Cuentas para que proceda a la verificacioacuten luego de lo cual se ordenara ~ destruccioacuten o incineracioacuten de los mismos suscribieacutendose acta y compulsando ~ (fiacute copias certificadas a las dependencias relacionadas ~ I
ARTICULO 20 Establece Los bienes de metal o que contengan partes
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE lt~016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016 1111
DIRECCON GENERAL iexcl)E IERONiUTIC CIil
metaacutelicas y que se encuentren en mal estado deberaacuten ser entregados a la Comisioacuten Recolectora de Chatarra - CORECHA - del Ministerio de la Defensa Nacional conforme a lo estipulado por el Decreto nuacutemero 77-75 del Congreso de la Republica Previamente deberaacute verificar el mal estado de los mismos a traveacutes de una revisioacuten practicada por un delegado de la Contraloriacutea General de Cuentas Si se establece que los bienes estaacuten en buen o regular estado tendraacuten que entregarse a la Direccioacuten de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Publicas para que los ingrese al inventario de bienes en traacutensito y posteriormente los asigne a otra dependencia que los necesite
Causa
Falta de supervisioacuten y control por parte de la Gerencia Financiera sobre sobre las actividades que realiza el Departamento de Inventarios en relacioacuten a no llevar control de los bienes que estaacuten en mal estado y que hay que darles de baja
Efecto
Que dentro de los registros de los inventarios de la institucioacuten se encuentren valores que no son reales
Que no se tenga el control por parte de la Gerencia Financiera y el Jefe de inventarios sobre los vehiacuteculos que se encuentran en mal estado y que ya no tienen reparacioacuten propiedad de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil
Recomendacioacuten
Que el sentildeor Director General gire sus instrucciones por escrito al Gerente Financiero para que este a su vez instruya por escrito al Jefe del Departamento de Inventarios con copia a la Unidad de Auditoria Interna de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil para que inicie los traacutemites de baja de inventarios de los vehiacuteculos que se reportan sin reparacioacuten en el presente informe
El Jefe del Departamento de Inventarios de la Gerencia Financiera de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil deberaacute presentar a la Unidad de Auditoria Interna la t9~tJJ~iexclrCI( documentacioacuten que evidencie el cumplimiento de las recomendaciones erf~iquestnl l~~ plazo no mayor de ocho (8) diacuteas despueacutes de recibido el presente informe - ) gf5 t
~ secti e f - riexcl
r~ Comentario de los Responsables ~~~~+
h El Gerente Financiero por medio de oficios No GF-124-2017JAMNllrbr y No v
RIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 1 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCiexclON GENERAL DF AERONiUTlii 11
GF-127-2017JAMNlrbrmanifiesta lo siguiente
Hallazgo No 2 NO SE HA REALIZADO TRAMITE DE BAJA AL INVENTARIO DE VEHICULOS
DE LA INSTITUCION QUE NO TIENEN REPARACION Respuesta En este Hallazgo me permito hacer un recordatorio ya que existe la suscripcioacuten el ACTA No SESENTA GUION DOS DIEZ de fecha Quince de Noviembre del antildeo Dos Mil Diez (15112010) de Material Ferroso en donde se solicita la baja de algunos Vehiacuteculos que se hace mencioacuten en el presente hallazgo y los cuales se encuentran detallados en el punto Quinto de dicha acta no obstante esta jefatura ha solicitado a los diferentes Gerentes Financieros de turno que se conforme la COMICION PARA REALIZAR LA DEPURACION y BAJA DE TODOS LOS ACTIVOS QUE YA SE ENCUENTRAN OBSOLETOS misma que a la fecha no se ha tenido la respuesta a lo solicitado en relacioacuten a los que no aparecen en el acta antes mencionada se debe a que algunos de ellos pueden ser reparados seguacuten lo manifestado por los responsables de los mismos jefes de los Departamentos que estaacuten asignados
Comentario de Auditoriacutea
Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Gerente Financiero en oficio No INV-032-2017-IBJBDGAC De fecha 23 de marzo de 2017 en el que el responsable confirma que a la fecha no se ha completado el traacutemite para dar de baja a los vehiacuteculos que ya no tienen reparacioacuten del inventario
Hallazgo No3
VEHICULOS DONADOS A LA DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL QUE A LA FECHA NO FORMAN PARTE DEL INVENTARIO DE BIENES DE LA INSTITUCION
Condicioacuten
De conformidad a la informacioacuten proporcionada por el Departamento de Inventarios a traveacutes del Sentildeor JESUS GALlNDO Jefe de dicho Departamento se constatoacute que dentro de los registros manejados para llevar control de los bienes tP~l-ACIV( de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil existen algunos vehiacuteculos que fueron 4 lt~ iO( ~
donados y que a la fecha no se ha iniciado ninguacuten traacutemite para que pase ~ rfiexcl) gl i formar parte del inventario de bienes de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil ~~ l
~ o
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 Paacuteg 12 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENERAL DE AERONAUT1C CIVIL
Los bienes se describen a continuacioacuten seguacuten datos proporcionados por el Departamento de Inventarios
MODELO MARCA CHASIS COLOR VALOR
1991 PickmiddotUp Toyota Hllux LN 1 06-0042314 Rojo Sin Valor 1992 Camioneta Nissan WGY60111647 Amarillo Sin Valor
Patrol
1986 Automoacutevil Plymouth 2RL41-3C3BR26R2HT74 Negro Q 500000
Camioacuten cisterna Bord 6513-RB-927 Sin Valor
Moto Bomba Walter 8BF07736180877840 Verde Limoacuten Sin Valor
Fuente cuadro Excel y reporte de SICOIN proporcionado por inventarios
Criterio
ACUERDO GUBERNATIVO 240-98 REGLAMENTO DE LA LEY ORGANICA DEL PRESUPUESTO
ARTICULO 34 DONACIONES EN ESPECIE Establece Los organismos del Estado y sus entidades descentralizadas y autoacutenomas deberaacuten informar a la Direccioacuten de Contabilidad del Estado a maacutes tardar diez (10) diacuteas despueacutes de haber ingresado a almaceacuten o inventario la certificacioacuten de las aportaciones o donaciones en especie provenientes del Sector Puacuteblico Nacional Organismos Internacionales y Sector Externo en general por concepto de donaciones con o sin aporte nacional
CIRCULAR 3-57 DIRECCION DE CONTABILIDAD DEL ESTADO DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
En su Sub Titulo ADICION AL INVENTARIO en su segundo paacuterrafo establece De cualquier adicioacuten que se haga al inventario deberaacute darse aviso inmediatamente al Departamento de Contabilidad de la Direccioacuten de Contabilidad del Estado indicando si la adquisicioacuten fue por donacioacuten de alguna entidad si se comproacute con cargo a las asignaciones presupuestarias respectivas citando en su caso el nuacutemero de la Orden de Compra y Pago correspondiente o si fue por medio del Fondo Rotativo indicarlo claramente
ACUERDO INTERNO No 38-2014 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECCION DE INVENTARIOS en su Sub Titulo NORMAS ESPECiacuteFICAS en su ~)OacuteCIV~
0niexcl o~ Numeral 1 establece El Encargado (a) de Inventarios es el responsab ~ ~ So ~iexcl)
llevar un control de registros e~ los libros de activos fungible~ y no fungibles s~ ~ como las tarjetas de responsabilidad que respaldan dichos registros ambos debe ~~ ~~ f estar autorizados por la Contraloriacutea Genetal de Cuentas -CGC- )t~ 3~O G~
II IJII~~lICllausa AUDITORIA DE GESnoN _ CUA SS 9 13 ~f 1~11~ PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENEHAL DE luacuteROI-Jili IICJ Ili
Falta de controles y supervisioacuten por parte de la Gerencia Financiera hacia el Departamento de Inventarios en cuanto a los vehiacuteculos que fueron donados y que estaacuten en uso
Dicha situacioacuten se da porque a la fecha no se ha realizado ninguna gestioacuten para que estos bienes pasen a ser parte del inventario de la DGAC y se ingresen en el sistema SICOIN y en los cuadros auxiliares en Excel que utilizan en dicho Departamento
Efecto Que no se tenga una base datos confiables en el Departamento de Inventarios y en la Unidad de Servicios Administrativos de los vehiacuteculos que fueron donados a la Direccioacuten de Aeronaacuteutica Civil
Que no se refleje en el inventario un dato exacto de los vehiacuteculos que son propiedad de la institucioacuten
Recomendacioacuten
Que el Director General gire instrucciones al Jefe del Departamento de Inventarios y al Encargado de la Unidad de Servicios Administrativos para que gestionen a la brevedad el proceso de ingreso al inventario de la Direccion General de Aeronaacuteutica Civil los vehiacuteculos que fueron donados a la Institucion
El Jefe de Inventarios de la Gerencia Financiera de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil deberaacute presentar a la Unidad de Auditoria Interna la documentacioacuten que evidencie el cumplimiento de las recomendaciones en un plazo no mayor de ocho (8) diacuteas despueacutes de recibido el presente informe
Comentario de los Responsables El Gerente Financiero por medio de oficios No GF-124-2017JAMNlrbr y No ~~c
GF-127-2017JAMNlrbrmanifiesta lo siguiente 1( j Hallazgo No 3i ~ ~ VEHICULOS DONADOS A LA DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA i~ S
CIVIL QUE A LA FECHA NO FORMAN PARTE DEL INVENTARIO DE BIENESlt~ rir ~o
DE LA INSTITUCION Respuesta En este Hallazgo hago del conocimiento que ~
en relacioacuten a los Vehiacuteculos que se detallan hago constar que en relacioacuten a los
AUDITORIA DE GESTION - ellA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENERAL DE rERONIUTICA (11
que fueron donados no se entregoacute la documentacioacuten de soporte en su oportunidad ya que los mismos fueron dados a la Gerencia de Seguridad por la
Embajada de los Estados Unidos la Empresa de Combustible Texaco y por la
Fuerza Aeacuterea mismos que estos dos uacuteltimos fueron entregados en mal estado de funcionamiento a la seccioacuten de Bomberos de Aeronaacuteutica Civil Por lo cual este Departamento careciendo de la documentacioacuten de soporte a la fecha no se ha podido realizar el registro respectivo asiacute mismo se informa que en base a los artiacuteculos que se tienen y contando con la autorizacioacuten del Sentildeor Director del Ramo se estaraacuten suscribiendo el acta respectiva para solicitar su incorporacioacuten al Inventario de Activos Fijos de esta Direccioacuten del Ramo contando con el aval correspondiente si dichos vehiacuteculos se encuentran el perfecto estado de funcionamientoshy
MODELO MARCA CHASIS COLOR VALOR RESOLUCION
1991 PICK-UP LN 106-0042314 ROJO 02246100 R000867 TOYOTA HILUX SICOIN 00076331
1992 CAMIONETA WGY60111647 AMARILLO DONADA POR LA NISSAN PATROL EMBAJADA DE
ESTADOS UNIDOS
1986 AUTOMOVIL 2RL41-3C3BR26R2HT74 NEGRO 0500000 ACTA No 35-2001 PLYMOUTH EMITIDA POR EL
DEPARTAMENTO DE ADJUDICACION y
LEGISLACION DE BIENES DEL ESTADO
CAMION 6513-RB-927 DONADO POR CISTERNA FORO EMPRESA TEXACO
MOTO BOMBA 8BF07736180877840 VERDE TRASLADO SIN WALTER LIMO N DOCUMENTACION POR
LA FUERZA AEREA SIN DOCUMENTACION DE RESPALDO
Comentario de Auditoriacutea Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Gerente Financiero en oficio No INV-032-2017-IBJBDGAC de fecha 23 de marzo de 2017 en el que el responsable confirma que a la fecha no se ha completado el traacutemite correspondiente sobre las donaciones no obstante realizaran las gestiones correspondientes para atender las recomendaciones
Los ~Iazos conferidos par~ el cumplimiento de recomendaciones ~e audiacutetoria Oy~iexclCIVll considerando lo establecido en el Reglamento de la Ley Organlca de la~ ~ o
Contraloriacutea General de Cuentas que en su artiacuteculo 65 refiere Seguimiento a la ~ f~ el ~ ~ Q t
recomendaciones de auditoria Las recomendaciones de auditoria deben se ~ l ~ aplicadas de manera inmediata y obligatoria por la autoridad administrativa Vi~ G
superior de la entidad su incumplimiento es objeto de sancioacuten seguacuten el artiacuteculo 39
LJA 64466
PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016middot AUDITORIA DE
DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICI CIVIL
de la Ley El auditor interno de la entidad auditada tendraacute diez diacuteas haacutebiles contados a partir del diacutea siguiente de notificada a la autoridad administrativa superior de la entidad auditada para verificar si se atendieron las recomendaciones debiendo informar por escrito a la autoridad superior de la entidad
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIHECCION GENERAL DE IEFONAUTIC CIVil
DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA ENTIDAD AUDITADA
No Nombre Cargo Del Al
JORGE ALBERTO MONTE NEGRO GERENTE FINANCIERO 01032016 31122016 NAJERA
2 JESUS MARIA GALlNDO JEFE DE DEPTO DE INVENTARIOS - 01012016 31122016 CACERES TECNICO 111
3 LUZ MARIANA VILLALBA ENCARGADA UNIDAD DE SERVICIOS 01012016 31122016 OROZCO ADMINISTRATIVOS
AUDITORlA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 ALJi DE DICIEMBRE DE 2016 IlI1i
COMISION DE AUDITORIA
AUDlTORIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 ALl1 DE DICIEMBRE DIO 2016
- CUADRO CON ESTATUS DE AUDITORIAS DE MARZO 2017
- INFORME CUA 64466 - SERVICIOS ADMOacuteN - GABM
- NOMBRAMIENTO 64472-1-2017 - HANGARES - VHDF
- NOMBRAMIENTO 64473-1-2017 - GAFETES - GABM
- NOMBRAMIENTO 64474-1-2017 - ACTIVOS FIJOS - SLTA
- NOMBRAMIENTO 64475-1-2017 - UAIP - VHDF
- OFICIO UDAI-DGAC-002-2017(SEGUIMIENTOS LIC RGP)
-
DIRECCIO~ GENERAL DE iexclEHONAUIICA CIfll
El Jefe de Inventarios de la Gerencia Financiera de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil deberaacute presentar a la Unidad de Auditoria Interna la documentacioacuten que evidencie el cumplimiento de las recomendaciones en un plazo no mayor de ocho (8) diacuteas despueacutes de recibido el presente informe
Comentario de los Responsables
El Gerente Financiero por medio de oficios No GF-124-2017JAMNlrbr y No GF-127-2017JAMNlrbrmanifiesta lo siguiente
Por medio de la presente me dirijo a usted para dar respuesta a Oficio DGAC-UDAI-64466-1-12016gb De fecha 22 de Marzo de 2017 en donde se formulan unos posibles Hallazgos en relacioacuten a los Bienes de Activos Fijos en relacioacuten a los Vehiacuteculos de esta Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil HALLAZGO DE CONTROL INTERNO Hallazgo No 1 VEHICULOS DUPLICADOS EN EL SISTEMA DE SICOIN Respuesta En este Hallazgo me permito indicarles que en base al requerimiento que se hizo por parte de la Unidad de Servicios Administrativos del Ministerio de Comunicaciones Infraestructura y Vivienda en donde se requeriacutea el informe de los Vehiacuteculos que pertenecen a esta Direccioacuten General del Ramo se pudo constatar la duplicidad que existe en el regloacuten presupuestario que se refiere a la cuenta de Vehiacuteculos mismo en donde se encuentra duplicada la informacioacuten del hallazgo No1 Para lo cual esta jefatura realizo las consultas necesarias y establecer el requerimiento del procedimiento para atender esta duplicidad que existe en el SICOIN y solicitar la baja respectiva tanto a la Direccioacuten de la Contabilidad del Estado como Direccioacuten de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Publicasshy
Comentario de Auditoriacutea Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Gerente Financiero en oficio No INV-032-2017-IIBJBDGAC de fecha 23 de marzo de 2017 en el que el responsable confirma que existe duplicidad en el rengloacuten que se refiere a vehiacuteculos no obstante realizaran las gestiones correspondientes para atender las recomendaciones
Hallazgo NO2 ~~V~ACI(() fA $ lo _ slt ltJ
NO SE HA REALIZADO TRAMITE DE BAJA AL INVENTARIO DE VEHICULdS~ Ntilde ~~~) DE LA INSrITUCION QUE NO TIENEN REPARACION~~tRJ~~t)J
~6lt~~ Condicioacuten
~AUDITORIA DE GESTiON bull eUA 64466
PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENEf~il DE IEf10NUTIC ltIVIL
Derivado de la revisioacuten fiacutesica realizada a los vehiacuteculos que son propiedad de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil y que estaacuten bajo la responsabilidad de la Unidad de Servicios Administrativos se establecioacute que hay algunos vehiacuteculos que estaacuten pendientes de darles baja del inventario y que a la fecha no se ha iniciado el traacutemite los cuales a continuacioacuten se describen
ODELO MARCA CHASIS COLOR Valor
1973 Pick-Up Toyota KP36057463 Gris Perla Q 207000
1992 Pick-Up Sonoma IGTCT 4Z2NB51970B Amarillo Q 9089650 GMC
1994 Moto Bomba GMC IGDJK34N9RE506296 Verde Limoacuten Q 79449000
1983 Ambulancia IGCEG25F2G7192257 Verde Limoacuten Q 9782576 Chevrolet
Jeep Wagonier 13F164CN63171 Verde Limoacuten Sin Valor
1989 Toyota Land Crusier R170-0005470 Gris Obscuro Q 3743930
1997 Motocicleta bajaj 31F95F16512 NaranjaAmarillo Q 914000
1971 Camioneta Ford B60BCM64164 Blanco Naranja Q 708856 Sport
Cargador Frontal SN 94A852 Q 1B00000
Patrol Caterpilar 9153967 Q 800000
1990 Tractor David Brow 990iAA76212 Q 294700
1990 Tractor David Brow 990A476216 Q 294700
1986 Microbus WHG23-027476 Beige Verde Limoacuten Sin Valor Ambulancia Nissan
1986 Jeep Cheroke IJEYX781EJT116640 Gris Q 500000
Tractor Chapiadora TS-304 Azul Q 8479000 Taishan
TOTAL Q 116063412
Fuente Departamento de Inventarios cuadros en Excel chequeo fiacutesico y SICOIN
Criterio
Acuerdo Gubernativo 217-94 del Presidente de la Repuacuteblica REGLAMENTO DE INVENTARIOS DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA
ARTICULO 4 Para los casos de baja Por destruccioacuten de bienes inservibles que no sea posible reparar o utilizar se deberaacute suscribir un acta describieacutendolos separando aquellos que tengan componentes de metal e indicaacutendose su valor registrado Con certificaciones del acta y del ingreso al inventario se deberaacute solicitar a la autoridad superior correspondiente que autorice la continuacioacuten del traacutemite Obtenida la misma se enviara lo actuado a la Direccioacuten de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Publicas para que designe un delegado y solicite la intervencioacuten de un auditor de la Contraloriacutea General de ~-fCI(
() ~
Cuentas para que proceda a la verificacioacuten luego de lo cual se ordenara ~ destruccioacuten o incineracioacuten de los mismos suscribieacutendose acta y compulsando ~ (fiacute copias certificadas a las dependencias relacionadas ~ I
ARTICULO 20 Establece Los bienes de metal o que contengan partes
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE lt~016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016 1111
DIRECCON GENERAL iexcl)E IERONiUTIC CIil
metaacutelicas y que se encuentren en mal estado deberaacuten ser entregados a la Comisioacuten Recolectora de Chatarra - CORECHA - del Ministerio de la Defensa Nacional conforme a lo estipulado por el Decreto nuacutemero 77-75 del Congreso de la Republica Previamente deberaacute verificar el mal estado de los mismos a traveacutes de una revisioacuten practicada por un delegado de la Contraloriacutea General de Cuentas Si se establece que los bienes estaacuten en buen o regular estado tendraacuten que entregarse a la Direccioacuten de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Publicas para que los ingrese al inventario de bienes en traacutensito y posteriormente los asigne a otra dependencia que los necesite
Causa
Falta de supervisioacuten y control por parte de la Gerencia Financiera sobre sobre las actividades que realiza el Departamento de Inventarios en relacioacuten a no llevar control de los bienes que estaacuten en mal estado y que hay que darles de baja
Efecto
Que dentro de los registros de los inventarios de la institucioacuten se encuentren valores que no son reales
Que no se tenga el control por parte de la Gerencia Financiera y el Jefe de inventarios sobre los vehiacuteculos que se encuentran en mal estado y que ya no tienen reparacioacuten propiedad de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil
Recomendacioacuten
Que el sentildeor Director General gire sus instrucciones por escrito al Gerente Financiero para que este a su vez instruya por escrito al Jefe del Departamento de Inventarios con copia a la Unidad de Auditoria Interna de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil para que inicie los traacutemites de baja de inventarios de los vehiacuteculos que se reportan sin reparacioacuten en el presente informe
El Jefe del Departamento de Inventarios de la Gerencia Financiera de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil deberaacute presentar a la Unidad de Auditoria Interna la t9~tJJ~iexclrCI( documentacioacuten que evidencie el cumplimiento de las recomendaciones erf~iquestnl l~~ plazo no mayor de ocho (8) diacuteas despueacutes de recibido el presente informe - ) gf5 t
~ secti e f - riexcl
r~ Comentario de los Responsables ~~~~+
h El Gerente Financiero por medio de oficios No GF-124-2017JAMNllrbr y No v
RIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 1 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCiexclON GENERAL DF AERONiUTlii 11
GF-127-2017JAMNlrbrmanifiesta lo siguiente
Hallazgo No 2 NO SE HA REALIZADO TRAMITE DE BAJA AL INVENTARIO DE VEHICULOS
DE LA INSTITUCION QUE NO TIENEN REPARACION Respuesta En este Hallazgo me permito hacer un recordatorio ya que existe la suscripcioacuten el ACTA No SESENTA GUION DOS DIEZ de fecha Quince de Noviembre del antildeo Dos Mil Diez (15112010) de Material Ferroso en donde se solicita la baja de algunos Vehiacuteculos que se hace mencioacuten en el presente hallazgo y los cuales se encuentran detallados en el punto Quinto de dicha acta no obstante esta jefatura ha solicitado a los diferentes Gerentes Financieros de turno que se conforme la COMICION PARA REALIZAR LA DEPURACION y BAJA DE TODOS LOS ACTIVOS QUE YA SE ENCUENTRAN OBSOLETOS misma que a la fecha no se ha tenido la respuesta a lo solicitado en relacioacuten a los que no aparecen en el acta antes mencionada se debe a que algunos de ellos pueden ser reparados seguacuten lo manifestado por los responsables de los mismos jefes de los Departamentos que estaacuten asignados
Comentario de Auditoriacutea
Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Gerente Financiero en oficio No INV-032-2017-IBJBDGAC De fecha 23 de marzo de 2017 en el que el responsable confirma que a la fecha no se ha completado el traacutemite para dar de baja a los vehiacuteculos que ya no tienen reparacioacuten del inventario
Hallazgo No3
VEHICULOS DONADOS A LA DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL QUE A LA FECHA NO FORMAN PARTE DEL INVENTARIO DE BIENES DE LA INSTITUCION
Condicioacuten
De conformidad a la informacioacuten proporcionada por el Departamento de Inventarios a traveacutes del Sentildeor JESUS GALlNDO Jefe de dicho Departamento se constatoacute que dentro de los registros manejados para llevar control de los bienes tP~l-ACIV( de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil existen algunos vehiacuteculos que fueron 4 lt~ iO( ~
donados y que a la fecha no se ha iniciado ninguacuten traacutemite para que pase ~ rfiexcl) gl i formar parte del inventario de bienes de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil ~~ l
~ o
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 Paacuteg 12 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENERAL DE AERONAUT1C CIVIL
Los bienes se describen a continuacioacuten seguacuten datos proporcionados por el Departamento de Inventarios
MODELO MARCA CHASIS COLOR VALOR
1991 PickmiddotUp Toyota Hllux LN 1 06-0042314 Rojo Sin Valor 1992 Camioneta Nissan WGY60111647 Amarillo Sin Valor
Patrol
1986 Automoacutevil Plymouth 2RL41-3C3BR26R2HT74 Negro Q 500000
Camioacuten cisterna Bord 6513-RB-927 Sin Valor
Moto Bomba Walter 8BF07736180877840 Verde Limoacuten Sin Valor
Fuente cuadro Excel y reporte de SICOIN proporcionado por inventarios
Criterio
ACUERDO GUBERNATIVO 240-98 REGLAMENTO DE LA LEY ORGANICA DEL PRESUPUESTO
ARTICULO 34 DONACIONES EN ESPECIE Establece Los organismos del Estado y sus entidades descentralizadas y autoacutenomas deberaacuten informar a la Direccioacuten de Contabilidad del Estado a maacutes tardar diez (10) diacuteas despueacutes de haber ingresado a almaceacuten o inventario la certificacioacuten de las aportaciones o donaciones en especie provenientes del Sector Puacuteblico Nacional Organismos Internacionales y Sector Externo en general por concepto de donaciones con o sin aporte nacional
CIRCULAR 3-57 DIRECCION DE CONTABILIDAD DEL ESTADO DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
En su Sub Titulo ADICION AL INVENTARIO en su segundo paacuterrafo establece De cualquier adicioacuten que se haga al inventario deberaacute darse aviso inmediatamente al Departamento de Contabilidad de la Direccioacuten de Contabilidad del Estado indicando si la adquisicioacuten fue por donacioacuten de alguna entidad si se comproacute con cargo a las asignaciones presupuestarias respectivas citando en su caso el nuacutemero de la Orden de Compra y Pago correspondiente o si fue por medio del Fondo Rotativo indicarlo claramente
ACUERDO INTERNO No 38-2014 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECCION DE INVENTARIOS en su Sub Titulo NORMAS ESPECiacuteFICAS en su ~)OacuteCIV~
0niexcl o~ Numeral 1 establece El Encargado (a) de Inventarios es el responsab ~ ~ So ~iexcl)
llevar un control de registros e~ los libros de activos fungible~ y no fungibles s~ ~ como las tarjetas de responsabilidad que respaldan dichos registros ambos debe ~~ ~~ f estar autorizados por la Contraloriacutea Genetal de Cuentas -CGC- )t~ 3~O G~
II IJII~~lICllausa AUDITORIA DE GESnoN _ CUA SS 9 13 ~f 1~11~ PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENEHAL DE luacuteROI-Jili IICJ Ili
Falta de controles y supervisioacuten por parte de la Gerencia Financiera hacia el Departamento de Inventarios en cuanto a los vehiacuteculos que fueron donados y que estaacuten en uso
Dicha situacioacuten se da porque a la fecha no se ha realizado ninguna gestioacuten para que estos bienes pasen a ser parte del inventario de la DGAC y se ingresen en el sistema SICOIN y en los cuadros auxiliares en Excel que utilizan en dicho Departamento
Efecto Que no se tenga una base datos confiables en el Departamento de Inventarios y en la Unidad de Servicios Administrativos de los vehiacuteculos que fueron donados a la Direccioacuten de Aeronaacuteutica Civil
Que no se refleje en el inventario un dato exacto de los vehiacuteculos que son propiedad de la institucioacuten
Recomendacioacuten
Que el Director General gire instrucciones al Jefe del Departamento de Inventarios y al Encargado de la Unidad de Servicios Administrativos para que gestionen a la brevedad el proceso de ingreso al inventario de la Direccion General de Aeronaacuteutica Civil los vehiacuteculos que fueron donados a la Institucion
El Jefe de Inventarios de la Gerencia Financiera de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil deberaacute presentar a la Unidad de Auditoria Interna la documentacioacuten que evidencie el cumplimiento de las recomendaciones en un plazo no mayor de ocho (8) diacuteas despueacutes de recibido el presente informe
Comentario de los Responsables El Gerente Financiero por medio de oficios No GF-124-2017JAMNlrbr y No ~~c
GF-127-2017JAMNlrbrmanifiesta lo siguiente 1( j Hallazgo No 3i ~ ~ VEHICULOS DONADOS A LA DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA i~ S
CIVIL QUE A LA FECHA NO FORMAN PARTE DEL INVENTARIO DE BIENESlt~ rir ~o
DE LA INSTITUCION Respuesta En este Hallazgo hago del conocimiento que ~
en relacioacuten a los Vehiacuteculos que se detallan hago constar que en relacioacuten a los
AUDITORIA DE GESTION - ellA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENERAL DE rERONIUTICA (11
que fueron donados no se entregoacute la documentacioacuten de soporte en su oportunidad ya que los mismos fueron dados a la Gerencia de Seguridad por la
Embajada de los Estados Unidos la Empresa de Combustible Texaco y por la
Fuerza Aeacuterea mismos que estos dos uacuteltimos fueron entregados en mal estado de funcionamiento a la seccioacuten de Bomberos de Aeronaacuteutica Civil Por lo cual este Departamento careciendo de la documentacioacuten de soporte a la fecha no se ha podido realizar el registro respectivo asiacute mismo se informa que en base a los artiacuteculos que se tienen y contando con la autorizacioacuten del Sentildeor Director del Ramo se estaraacuten suscribiendo el acta respectiva para solicitar su incorporacioacuten al Inventario de Activos Fijos de esta Direccioacuten del Ramo contando con el aval correspondiente si dichos vehiacuteculos se encuentran el perfecto estado de funcionamientoshy
MODELO MARCA CHASIS COLOR VALOR RESOLUCION
1991 PICK-UP LN 106-0042314 ROJO 02246100 R000867 TOYOTA HILUX SICOIN 00076331
1992 CAMIONETA WGY60111647 AMARILLO DONADA POR LA NISSAN PATROL EMBAJADA DE
ESTADOS UNIDOS
1986 AUTOMOVIL 2RL41-3C3BR26R2HT74 NEGRO 0500000 ACTA No 35-2001 PLYMOUTH EMITIDA POR EL
DEPARTAMENTO DE ADJUDICACION y
LEGISLACION DE BIENES DEL ESTADO
CAMION 6513-RB-927 DONADO POR CISTERNA FORO EMPRESA TEXACO
MOTO BOMBA 8BF07736180877840 VERDE TRASLADO SIN WALTER LIMO N DOCUMENTACION POR
LA FUERZA AEREA SIN DOCUMENTACION DE RESPALDO
Comentario de Auditoriacutea Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Gerente Financiero en oficio No INV-032-2017-IBJBDGAC de fecha 23 de marzo de 2017 en el que el responsable confirma que a la fecha no se ha completado el traacutemite correspondiente sobre las donaciones no obstante realizaran las gestiones correspondientes para atender las recomendaciones
Los ~Iazos conferidos par~ el cumplimiento de recomendaciones ~e audiacutetoria Oy~iexclCIVll considerando lo establecido en el Reglamento de la Ley Organlca de la~ ~ o
Contraloriacutea General de Cuentas que en su artiacuteculo 65 refiere Seguimiento a la ~ f~ el ~ ~ Q t
recomendaciones de auditoria Las recomendaciones de auditoria deben se ~ l ~ aplicadas de manera inmediata y obligatoria por la autoridad administrativa Vi~ G
superior de la entidad su incumplimiento es objeto de sancioacuten seguacuten el artiacuteculo 39
LJA 64466
PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016middot AUDITORIA DE
DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICI CIVIL
de la Ley El auditor interno de la entidad auditada tendraacute diez diacuteas haacutebiles contados a partir del diacutea siguiente de notificada a la autoridad administrativa superior de la entidad auditada para verificar si se atendieron las recomendaciones debiendo informar por escrito a la autoridad superior de la entidad
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIHECCION GENERAL DE IEFONAUTIC CIVil
DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA ENTIDAD AUDITADA
No Nombre Cargo Del Al
JORGE ALBERTO MONTE NEGRO GERENTE FINANCIERO 01032016 31122016 NAJERA
2 JESUS MARIA GALlNDO JEFE DE DEPTO DE INVENTARIOS - 01012016 31122016 CACERES TECNICO 111
3 LUZ MARIANA VILLALBA ENCARGADA UNIDAD DE SERVICIOS 01012016 31122016 OROZCO ADMINISTRATIVOS
AUDITORlA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 ALJi DE DICIEMBRE DE 2016 IlI1i
COMISION DE AUDITORIA
AUDlTORIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 ALl1 DE DICIEMBRE DIO 2016
- CUADRO CON ESTATUS DE AUDITORIAS DE MARZO 2017
- INFORME CUA 64466 - SERVICIOS ADMOacuteN - GABM
- NOMBRAMIENTO 64472-1-2017 - HANGARES - VHDF
- NOMBRAMIENTO 64473-1-2017 - GAFETES - GABM
- NOMBRAMIENTO 64474-1-2017 - ACTIVOS FIJOS - SLTA
- NOMBRAMIENTO 64475-1-2017 - UAIP - VHDF
- OFICIO UDAI-DGAC-002-2017(SEGUIMIENTOS LIC RGP)
-
DIRECCION GENEf~il DE IEf10NUTIC ltIVIL
Derivado de la revisioacuten fiacutesica realizada a los vehiacuteculos que son propiedad de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil y que estaacuten bajo la responsabilidad de la Unidad de Servicios Administrativos se establecioacute que hay algunos vehiacuteculos que estaacuten pendientes de darles baja del inventario y que a la fecha no se ha iniciado el traacutemite los cuales a continuacioacuten se describen
ODELO MARCA CHASIS COLOR Valor
1973 Pick-Up Toyota KP36057463 Gris Perla Q 207000
1992 Pick-Up Sonoma IGTCT 4Z2NB51970B Amarillo Q 9089650 GMC
1994 Moto Bomba GMC IGDJK34N9RE506296 Verde Limoacuten Q 79449000
1983 Ambulancia IGCEG25F2G7192257 Verde Limoacuten Q 9782576 Chevrolet
Jeep Wagonier 13F164CN63171 Verde Limoacuten Sin Valor
1989 Toyota Land Crusier R170-0005470 Gris Obscuro Q 3743930
1997 Motocicleta bajaj 31F95F16512 NaranjaAmarillo Q 914000
1971 Camioneta Ford B60BCM64164 Blanco Naranja Q 708856 Sport
Cargador Frontal SN 94A852 Q 1B00000
Patrol Caterpilar 9153967 Q 800000
1990 Tractor David Brow 990iAA76212 Q 294700
1990 Tractor David Brow 990A476216 Q 294700
1986 Microbus WHG23-027476 Beige Verde Limoacuten Sin Valor Ambulancia Nissan
1986 Jeep Cheroke IJEYX781EJT116640 Gris Q 500000
Tractor Chapiadora TS-304 Azul Q 8479000 Taishan
TOTAL Q 116063412
Fuente Departamento de Inventarios cuadros en Excel chequeo fiacutesico y SICOIN
Criterio
Acuerdo Gubernativo 217-94 del Presidente de la Repuacuteblica REGLAMENTO DE INVENTARIOS DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA
ARTICULO 4 Para los casos de baja Por destruccioacuten de bienes inservibles que no sea posible reparar o utilizar se deberaacute suscribir un acta describieacutendolos separando aquellos que tengan componentes de metal e indicaacutendose su valor registrado Con certificaciones del acta y del ingreso al inventario se deberaacute solicitar a la autoridad superior correspondiente que autorice la continuacioacuten del traacutemite Obtenida la misma se enviara lo actuado a la Direccioacuten de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Publicas para que designe un delegado y solicite la intervencioacuten de un auditor de la Contraloriacutea General de ~-fCI(
() ~
Cuentas para que proceda a la verificacioacuten luego de lo cual se ordenara ~ destruccioacuten o incineracioacuten de los mismos suscribieacutendose acta y compulsando ~ (fiacute copias certificadas a las dependencias relacionadas ~ I
ARTICULO 20 Establece Los bienes de metal o que contengan partes
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE lt~016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016 1111
DIRECCON GENERAL iexcl)E IERONiUTIC CIil
metaacutelicas y que se encuentren en mal estado deberaacuten ser entregados a la Comisioacuten Recolectora de Chatarra - CORECHA - del Ministerio de la Defensa Nacional conforme a lo estipulado por el Decreto nuacutemero 77-75 del Congreso de la Republica Previamente deberaacute verificar el mal estado de los mismos a traveacutes de una revisioacuten practicada por un delegado de la Contraloriacutea General de Cuentas Si se establece que los bienes estaacuten en buen o regular estado tendraacuten que entregarse a la Direccioacuten de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Publicas para que los ingrese al inventario de bienes en traacutensito y posteriormente los asigne a otra dependencia que los necesite
Causa
Falta de supervisioacuten y control por parte de la Gerencia Financiera sobre sobre las actividades que realiza el Departamento de Inventarios en relacioacuten a no llevar control de los bienes que estaacuten en mal estado y que hay que darles de baja
Efecto
Que dentro de los registros de los inventarios de la institucioacuten se encuentren valores que no son reales
Que no se tenga el control por parte de la Gerencia Financiera y el Jefe de inventarios sobre los vehiacuteculos que se encuentran en mal estado y que ya no tienen reparacioacuten propiedad de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil
Recomendacioacuten
Que el sentildeor Director General gire sus instrucciones por escrito al Gerente Financiero para que este a su vez instruya por escrito al Jefe del Departamento de Inventarios con copia a la Unidad de Auditoria Interna de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil para que inicie los traacutemites de baja de inventarios de los vehiacuteculos que se reportan sin reparacioacuten en el presente informe
El Jefe del Departamento de Inventarios de la Gerencia Financiera de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil deberaacute presentar a la Unidad de Auditoria Interna la t9~tJJ~iexclrCI( documentacioacuten que evidencie el cumplimiento de las recomendaciones erf~iquestnl l~~ plazo no mayor de ocho (8) diacuteas despueacutes de recibido el presente informe - ) gf5 t
~ secti e f - riexcl
r~ Comentario de los Responsables ~~~~+
h El Gerente Financiero por medio de oficios No GF-124-2017JAMNllrbr y No v
RIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 1 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCiexclON GENERAL DF AERONiUTlii 11
GF-127-2017JAMNlrbrmanifiesta lo siguiente
Hallazgo No 2 NO SE HA REALIZADO TRAMITE DE BAJA AL INVENTARIO DE VEHICULOS
DE LA INSTITUCION QUE NO TIENEN REPARACION Respuesta En este Hallazgo me permito hacer un recordatorio ya que existe la suscripcioacuten el ACTA No SESENTA GUION DOS DIEZ de fecha Quince de Noviembre del antildeo Dos Mil Diez (15112010) de Material Ferroso en donde se solicita la baja de algunos Vehiacuteculos que se hace mencioacuten en el presente hallazgo y los cuales se encuentran detallados en el punto Quinto de dicha acta no obstante esta jefatura ha solicitado a los diferentes Gerentes Financieros de turno que se conforme la COMICION PARA REALIZAR LA DEPURACION y BAJA DE TODOS LOS ACTIVOS QUE YA SE ENCUENTRAN OBSOLETOS misma que a la fecha no se ha tenido la respuesta a lo solicitado en relacioacuten a los que no aparecen en el acta antes mencionada se debe a que algunos de ellos pueden ser reparados seguacuten lo manifestado por los responsables de los mismos jefes de los Departamentos que estaacuten asignados
Comentario de Auditoriacutea
Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Gerente Financiero en oficio No INV-032-2017-IBJBDGAC De fecha 23 de marzo de 2017 en el que el responsable confirma que a la fecha no se ha completado el traacutemite para dar de baja a los vehiacuteculos que ya no tienen reparacioacuten del inventario
Hallazgo No3
VEHICULOS DONADOS A LA DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL QUE A LA FECHA NO FORMAN PARTE DEL INVENTARIO DE BIENES DE LA INSTITUCION
Condicioacuten
De conformidad a la informacioacuten proporcionada por el Departamento de Inventarios a traveacutes del Sentildeor JESUS GALlNDO Jefe de dicho Departamento se constatoacute que dentro de los registros manejados para llevar control de los bienes tP~l-ACIV( de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil existen algunos vehiacuteculos que fueron 4 lt~ iO( ~
donados y que a la fecha no se ha iniciado ninguacuten traacutemite para que pase ~ rfiexcl) gl i formar parte del inventario de bienes de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil ~~ l
~ o
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 Paacuteg 12 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENERAL DE AERONAUT1C CIVIL
Los bienes se describen a continuacioacuten seguacuten datos proporcionados por el Departamento de Inventarios
MODELO MARCA CHASIS COLOR VALOR
1991 PickmiddotUp Toyota Hllux LN 1 06-0042314 Rojo Sin Valor 1992 Camioneta Nissan WGY60111647 Amarillo Sin Valor
Patrol
1986 Automoacutevil Plymouth 2RL41-3C3BR26R2HT74 Negro Q 500000
Camioacuten cisterna Bord 6513-RB-927 Sin Valor
Moto Bomba Walter 8BF07736180877840 Verde Limoacuten Sin Valor
Fuente cuadro Excel y reporte de SICOIN proporcionado por inventarios
Criterio
ACUERDO GUBERNATIVO 240-98 REGLAMENTO DE LA LEY ORGANICA DEL PRESUPUESTO
ARTICULO 34 DONACIONES EN ESPECIE Establece Los organismos del Estado y sus entidades descentralizadas y autoacutenomas deberaacuten informar a la Direccioacuten de Contabilidad del Estado a maacutes tardar diez (10) diacuteas despueacutes de haber ingresado a almaceacuten o inventario la certificacioacuten de las aportaciones o donaciones en especie provenientes del Sector Puacuteblico Nacional Organismos Internacionales y Sector Externo en general por concepto de donaciones con o sin aporte nacional
CIRCULAR 3-57 DIRECCION DE CONTABILIDAD DEL ESTADO DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
En su Sub Titulo ADICION AL INVENTARIO en su segundo paacuterrafo establece De cualquier adicioacuten que se haga al inventario deberaacute darse aviso inmediatamente al Departamento de Contabilidad de la Direccioacuten de Contabilidad del Estado indicando si la adquisicioacuten fue por donacioacuten de alguna entidad si se comproacute con cargo a las asignaciones presupuestarias respectivas citando en su caso el nuacutemero de la Orden de Compra y Pago correspondiente o si fue por medio del Fondo Rotativo indicarlo claramente
ACUERDO INTERNO No 38-2014 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECCION DE INVENTARIOS en su Sub Titulo NORMAS ESPECiacuteFICAS en su ~)OacuteCIV~
0niexcl o~ Numeral 1 establece El Encargado (a) de Inventarios es el responsab ~ ~ So ~iexcl)
llevar un control de registros e~ los libros de activos fungible~ y no fungibles s~ ~ como las tarjetas de responsabilidad que respaldan dichos registros ambos debe ~~ ~~ f estar autorizados por la Contraloriacutea Genetal de Cuentas -CGC- )t~ 3~O G~
II IJII~~lICllausa AUDITORIA DE GESnoN _ CUA SS 9 13 ~f 1~11~ PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENEHAL DE luacuteROI-Jili IICJ Ili
Falta de controles y supervisioacuten por parte de la Gerencia Financiera hacia el Departamento de Inventarios en cuanto a los vehiacuteculos que fueron donados y que estaacuten en uso
Dicha situacioacuten se da porque a la fecha no se ha realizado ninguna gestioacuten para que estos bienes pasen a ser parte del inventario de la DGAC y se ingresen en el sistema SICOIN y en los cuadros auxiliares en Excel que utilizan en dicho Departamento
Efecto Que no se tenga una base datos confiables en el Departamento de Inventarios y en la Unidad de Servicios Administrativos de los vehiacuteculos que fueron donados a la Direccioacuten de Aeronaacuteutica Civil
Que no se refleje en el inventario un dato exacto de los vehiacuteculos que son propiedad de la institucioacuten
Recomendacioacuten
Que el Director General gire instrucciones al Jefe del Departamento de Inventarios y al Encargado de la Unidad de Servicios Administrativos para que gestionen a la brevedad el proceso de ingreso al inventario de la Direccion General de Aeronaacuteutica Civil los vehiacuteculos que fueron donados a la Institucion
El Jefe de Inventarios de la Gerencia Financiera de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil deberaacute presentar a la Unidad de Auditoria Interna la documentacioacuten que evidencie el cumplimiento de las recomendaciones en un plazo no mayor de ocho (8) diacuteas despueacutes de recibido el presente informe
Comentario de los Responsables El Gerente Financiero por medio de oficios No GF-124-2017JAMNlrbr y No ~~c
GF-127-2017JAMNlrbrmanifiesta lo siguiente 1( j Hallazgo No 3i ~ ~ VEHICULOS DONADOS A LA DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA i~ S
CIVIL QUE A LA FECHA NO FORMAN PARTE DEL INVENTARIO DE BIENESlt~ rir ~o
DE LA INSTITUCION Respuesta En este Hallazgo hago del conocimiento que ~
en relacioacuten a los Vehiacuteculos que se detallan hago constar que en relacioacuten a los
AUDITORIA DE GESTION - ellA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENERAL DE rERONIUTICA (11
que fueron donados no se entregoacute la documentacioacuten de soporte en su oportunidad ya que los mismos fueron dados a la Gerencia de Seguridad por la
Embajada de los Estados Unidos la Empresa de Combustible Texaco y por la
Fuerza Aeacuterea mismos que estos dos uacuteltimos fueron entregados en mal estado de funcionamiento a la seccioacuten de Bomberos de Aeronaacuteutica Civil Por lo cual este Departamento careciendo de la documentacioacuten de soporte a la fecha no se ha podido realizar el registro respectivo asiacute mismo se informa que en base a los artiacuteculos que se tienen y contando con la autorizacioacuten del Sentildeor Director del Ramo se estaraacuten suscribiendo el acta respectiva para solicitar su incorporacioacuten al Inventario de Activos Fijos de esta Direccioacuten del Ramo contando con el aval correspondiente si dichos vehiacuteculos se encuentran el perfecto estado de funcionamientoshy
MODELO MARCA CHASIS COLOR VALOR RESOLUCION
1991 PICK-UP LN 106-0042314 ROJO 02246100 R000867 TOYOTA HILUX SICOIN 00076331
1992 CAMIONETA WGY60111647 AMARILLO DONADA POR LA NISSAN PATROL EMBAJADA DE
ESTADOS UNIDOS
1986 AUTOMOVIL 2RL41-3C3BR26R2HT74 NEGRO 0500000 ACTA No 35-2001 PLYMOUTH EMITIDA POR EL
DEPARTAMENTO DE ADJUDICACION y
LEGISLACION DE BIENES DEL ESTADO
CAMION 6513-RB-927 DONADO POR CISTERNA FORO EMPRESA TEXACO
MOTO BOMBA 8BF07736180877840 VERDE TRASLADO SIN WALTER LIMO N DOCUMENTACION POR
LA FUERZA AEREA SIN DOCUMENTACION DE RESPALDO
Comentario de Auditoriacutea Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Gerente Financiero en oficio No INV-032-2017-IBJBDGAC de fecha 23 de marzo de 2017 en el que el responsable confirma que a la fecha no se ha completado el traacutemite correspondiente sobre las donaciones no obstante realizaran las gestiones correspondientes para atender las recomendaciones
Los ~Iazos conferidos par~ el cumplimiento de recomendaciones ~e audiacutetoria Oy~iexclCIVll considerando lo establecido en el Reglamento de la Ley Organlca de la~ ~ o
Contraloriacutea General de Cuentas que en su artiacuteculo 65 refiere Seguimiento a la ~ f~ el ~ ~ Q t
recomendaciones de auditoria Las recomendaciones de auditoria deben se ~ l ~ aplicadas de manera inmediata y obligatoria por la autoridad administrativa Vi~ G
superior de la entidad su incumplimiento es objeto de sancioacuten seguacuten el artiacuteculo 39
LJA 64466
PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016middot AUDITORIA DE
DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICI CIVIL
de la Ley El auditor interno de la entidad auditada tendraacute diez diacuteas haacutebiles contados a partir del diacutea siguiente de notificada a la autoridad administrativa superior de la entidad auditada para verificar si se atendieron las recomendaciones debiendo informar por escrito a la autoridad superior de la entidad
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIHECCION GENERAL DE IEFONAUTIC CIVil
DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA ENTIDAD AUDITADA
No Nombre Cargo Del Al
JORGE ALBERTO MONTE NEGRO GERENTE FINANCIERO 01032016 31122016 NAJERA
2 JESUS MARIA GALlNDO JEFE DE DEPTO DE INVENTARIOS - 01012016 31122016 CACERES TECNICO 111
3 LUZ MARIANA VILLALBA ENCARGADA UNIDAD DE SERVICIOS 01012016 31122016 OROZCO ADMINISTRATIVOS
AUDITORlA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 ALJi DE DICIEMBRE DE 2016 IlI1i
COMISION DE AUDITORIA
AUDlTORIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 ALl1 DE DICIEMBRE DIO 2016
- CUADRO CON ESTATUS DE AUDITORIAS DE MARZO 2017
- INFORME CUA 64466 - SERVICIOS ADMOacuteN - GABM
- NOMBRAMIENTO 64472-1-2017 - HANGARES - VHDF
- NOMBRAMIENTO 64473-1-2017 - GAFETES - GABM
- NOMBRAMIENTO 64474-1-2017 - ACTIVOS FIJOS - SLTA
- NOMBRAMIENTO 64475-1-2017 - UAIP - VHDF
- OFICIO UDAI-DGAC-002-2017(SEGUIMIENTOS LIC RGP)
-
DIRECCON GENERAL iexcl)E IERONiUTIC CIil
metaacutelicas y que se encuentren en mal estado deberaacuten ser entregados a la Comisioacuten Recolectora de Chatarra - CORECHA - del Ministerio de la Defensa Nacional conforme a lo estipulado por el Decreto nuacutemero 77-75 del Congreso de la Republica Previamente deberaacute verificar el mal estado de los mismos a traveacutes de una revisioacuten practicada por un delegado de la Contraloriacutea General de Cuentas Si se establece que los bienes estaacuten en buen o regular estado tendraacuten que entregarse a la Direccioacuten de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Publicas para que los ingrese al inventario de bienes en traacutensito y posteriormente los asigne a otra dependencia que los necesite
Causa
Falta de supervisioacuten y control por parte de la Gerencia Financiera sobre sobre las actividades que realiza el Departamento de Inventarios en relacioacuten a no llevar control de los bienes que estaacuten en mal estado y que hay que darles de baja
Efecto
Que dentro de los registros de los inventarios de la institucioacuten se encuentren valores que no son reales
Que no se tenga el control por parte de la Gerencia Financiera y el Jefe de inventarios sobre los vehiacuteculos que se encuentran en mal estado y que ya no tienen reparacioacuten propiedad de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil
Recomendacioacuten
Que el sentildeor Director General gire sus instrucciones por escrito al Gerente Financiero para que este a su vez instruya por escrito al Jefe del Departamento de Inventarios con copia a la Unidad de Auditoria Interna de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil para que inicie los traacutemites de baja de inventarios de los vehiacuteculos que se reportan sin reparacioacuten en el presente informe
El Jefe del Departamento de Inventarios de la Gerencia Financiera de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil deberaacute presentar a la Unidad de Auditoria Interna la t9~tJJ~iexclrCI( documentacioacuten que evidencie el cumplimiento de las recomendaciones erf~iquestnl l~~ plazo no mayor de ocho (8) diacuteas despueacutes de recibido el presente informe - ) gf5 t
~ secti e f - riexcl
r~ Comentario de los Responsables ~~~~+
h El Gerente Financiero por medio de oficios No GF-124-2017JAMNllrbr y No v
RIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 1 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCiexclON GENERAL DF AERONiUTlii 11
GF-127-2017JAMNlrbrmanifiesta lo siguiente
Hallazgo No 2 NO SE HA REALIZADO TRAMITE DE BAJA AL INVENTARIO DE VEHICULOS
DE LA INSTITUCION QUE NO TIENEN REPARACION Respuesta En este Hallazgo me permito hacer un recordatorio ya que existe la suscripcioacuten el ACTA No SESENTA GUION DOS DIEZ de fecha Quince de Noviembre del antildeo Dos Mil Diez (15112010) de Material Ferroso en donde se solicita la baja de algunos Vehiacuteculos que se hace mencioacuten en el presente hallazgo y los cuales se encuentran detallados en el punto Quinto de dicha acta no obstante esta jefatura ha solicitado a los diferentes Gerentes Financieros de turno que se conforme la COMICION PARA REALIZAR LA DEPURACION y BAJA DE TODOS LOS ACTIVOS QUE YA SE ENCUENTRAN OBSOLETOS misma que a la fecha no se ha tenido la respuesta a lo solicitado en relacioacuten a los que no aparecen en el acta antes mencionada se debe a que algunos de ellos pueden ser reparados seguacuten lo manifestado por los responsables de los mismos jefes de los Departamentos que estaacuten asignados
Comentario de Auditoriacutea
Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Gerente Financiero en oficio No INV-032-2017-IBJBDGAC De fecha 23 de marzo de 2017 en el que el responsable confirma que a la fecha no se ha completado el traacutemite para dar de baja a los vehiacuteculos que ya no tienen reparacioacuten del inventario
Hallazgo No3
VEHICULOS DONADOS A LA DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL QUE A LA FECHA NO FORMAN PARTE DEL INVENTARIO DE BIENES DE LA INSTITUCION
Condicioacuten
De conformidad a la informacioacuten proporcionada por el Departamento de Inventarios a traveacutes del Sentildeor JESUS GALlNDO Jefe de dicho Departamento se constatoacute que dentro de los registros manejados para llevar control de los bienes tP~l-ACIV( de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil existen algunos vehiacuteculos que fueron 4 lt~ iO( ~
donados y que a la fecha no se ha iniciado ninguacuten traacutemite para que pase ~ rfiexcl) gl i formar parte del inventario de bienes de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil ~~ l
~ o
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 Paacuteg 12 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENERAL DE AERONAUT1C CIVIL
Los bienes se describen a continuacioacuten seguacuten datos proporcionados por el Departamento de Inventarios
MODELO MARCA CHASIS COLOR VALOR
1991 PickmiddotUp Toyota Hllux LN 1 06-0042314 Rojo Sin Valor 1992 Camioneta Nissan WGY60111647 Amarillo Sin Valor
Patrol
1986 Automoacutevil Plymouth 2RL41-3C3BR26R2HT74 Negro Q 500000
Camioacuten cisterna Bord 6513-RB-927 Sin Valor
Moto Bomba Walter 8BF07736180877840 Verde Limoacuten Sin Valor
Fuente cuadro Excel y reporte de SICOIN proporcionado por inventarios
Criterio
ACUERDO GUBERNATIVO 240-98 REGLAMENTO DE LA LEY ORGANICA DEL PRESUPUESTO
ARTICULO 34 DONACIONES EN ESPECIE Establece Los organismos del Estado y sus entidades descentralizadas y autoacutenomas deberaacuten informar a la Direccioacuten de Contabilidad del Estado a maacutes tardar diez (10) diacuteas despueacutes de haber ingresado a almaceacuten o inventario la certificacioacuten de las aportaciones o donaciones en especie provenientes del Sector Puacuteblico Nacional Organismos Internacionales y Sector Externo en general por concepto de donaciones con o sin aporte nacional
CIRCULAR 3-57 DIRECCION DE CONTABILIDAD DEL ESTADO DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
En su Sub Titulo ADICION AL INVENTARIO en su segundo paacuterrafo establece De cualquier adicioacuten que se haga al inventario deberaacute darse aviso inmediatamente al Departamento de Contabilidad de la Direccioacuten de Contabilidad del Estado indicando si la adquisicioacuten fue por donacioacuten de alguna entidad si se comproacute con cargo a las asignaciones presupuestarias respectivas citando en su caso el nuacutemero de la Orden de Compra y Pago correspondiente o si fue por medio del Fondo Rotativo indicarlo claramente
ACUERDO INTERNO No 38-2014 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECCION DE INVENTARIOS en su Sub Titulo NORMAS ESPECiacuteFICAS en su ~)OacuteCIV~
0niexcl o~ Numeral 1 establece El Encargado (a) de Inventarios es el responsab ~ ~ So ~iexcl)
llevar un control de registros e~ los libros de activos fungible~ y no fungibles s~ ~ como las tarjetas de responsabilidad que respaldan dichos registros ambos debe ~~ ~~ f estar autorizados por la Contraloriacutea Genetal de Cuentas -CGC- )t~ 3~O G~
II IJII~~lICllausa AUDITORIA DE GESnoN _ CUA SS 9 13 ~f 1~11~ PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENEHAL DE luacuteROI-Jili IICJ Ili
Falta de controles y supervisioacuten por parte de la Gerencia Financiera hacia el Departamento de Inventarios en cuanto a los vehiacuteculos que fueron donados y que estaacuten en uso
Dicha situacioacuten se da porque a la fecha no se ha realizado ninguna gestioacuten para que estos bienes pasen a ser parte del inventario de la DGAC y se ingresen en el sistema SICOIN y en los cuadros auxiliares en Excel que utilizan en dicho Departamento
Efecto Que no se tenga una base datos confiables en el Departamento de Inventarios y en la Unidad de Servicios Administrativos de los vehiacuteculos que fueron donados a la Direccioacuten de Aeronaacuteutica Civil
Que no se refleje en el inventario un dato exacto de los vehiacuteculos que son propiedad de la institucioacuten
Recomendacioacuten
Que el Director General gire instrucciones al Jefe del Departamento de Inventarios y al Encargado de la Unidad de Servicios Administrativos para que gestionen a la brevedad el proceso de ingreso al inventario de la Direccion General de Aeronaacuteutica Civil los vehiacuteculos que fueron donados a la Institucion
El Jefe de Inventarios de la Gerencia Financiera de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil deberaacute presentar a la Unidad de Auditoria Interna la documentacioacuten que evidencie el cumplimiento de las recomendaciones en un plazo no mayor de ocho (8) diacuteas despueacutes de recibido el presente informe
Comentario de los Responsables El Gerente Financiero por medio de oficios No GF-124-2017JAMNlrbr y No ~~c
GF-127-2017JAMNlrbrmanifiesta lo siguiente 1( j Hallazgo No 3i ~ ~ VEHICULOS DONADOS A LA DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA i~ S
CIVIL QUE A LA FECHA NO FORMAN PARTE DEL INVENTARIO DE BIENESlt~ rir ~o
DE LA INSTITUCION Respuesta En este Hallazgo hago del conocimiento que ~
en relacioacuten a los Vehiacuteculos que se detallan hago constar que en relacioacuten a los
AUDITORIA DE GESTION - ellA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENERAL DE rERONIUTICA (11
que fueron donados no se entregoacute la documentacioacuten de soporte en su oportunidad ya que los mismos fueron dados a la Gerencia de Seguridad por la
Embajada de los Estados Unidos la Empresa de Combustible Texaco y por la
Fuerza Aeacuterea mismos que estos dos uacuteltimos fueron entregados en mal estado de funcionamiento a la seccioacuten de Bomberos de Aeronaacuteutica Civil Por lo cual este Departamento careciendo de la documentacioacuten de soporte a la fecha no se ha podido realizar el registro respectivo asiacute mismo se informa que en base a los artiacuteculos que se tienen y contando con la autorizacioacuten del Sentildeor Director del Ramo se estaraacuten suscribiendo el acta respectiva para solicitar su incorporacioacuten al Inventario de Activos Fijos de esta Direccioacuten del Ramo contando con el aval correspondiente si dichos vehiacuteculos se encuentran el perfecto estado de funcionamientoshy
MODELO MARCA CHASIS COLOR VALOR RESOLUCION
1991 PICK-UP LN 106-0042314 ROJO 02246100 R000867 TOYOTA HILUX SICOIN 00076331
1992 CAMIONETA WGY60111647 AMARILLO DONADA POR LA NISSAN PATROL EMBAJADA DE
ESTADOS UNIDOS
1986 AUTOMOVIL 2RL41-3C3BR26R2HT74 NEGRO 0500000 ACTA No 35-2001 PLYMOUTH EMITIDA POR EL
DEPARTAMENTO DE ADJUDICACION y
LEGISLACION DE BIENES DEL ESTADO
CAMION 6513-RB-927 DONADO POR CISTERNA FORO EMPRESA TEXACO
MOTO BOMBA 8BF07736180877840 VERDE TRASLADO SIN WALTER LIMO N DOCUMENTACION POR
LA FUERZA AEREA SIN DOCUMENTACION DE RESPALDO
Comentario de Auditoriacutea Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Gerente Financiero en oficio No INV-032-2017-IBJBDGAC de fecha 23 de marzo de 2017 en el que el responsable confirma que a la fecha no se ha completado el traacutemite correspondiente sobre las donaciones no obstante realizaran las gestiones correspondientes para atender las recomendaciones
Los ~Iazos conferidos par~ el cumplimiento de recomendaciones ~e audiacutetoria Oy~iexclCIVll considerando lo establecido en el Reglamento de la Ley Organlca de la~ ~ o
Contraloriacutea General de Cuentas que en su artiacuteculo 65 refiere Seguimiento a la ~ f~ el ~ ~ Q t
recomendaciones de auditoria Las recomendaciones de auditoria deben se ~ l ~ aplicadas de manera inmediata y obligatoria por la autoridad administrativa Vi~ G
superior de la entidad su incumplimiento es objeto de sancioacuten seguacuten el artiacuteculo 39
LJA 64466
PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016middot AUDITORIA DE
DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICI CIVIL
de la Ley El auditor interno de la entidad auditada tendraacute diez diacuteas haacutebiles contados a partir del diacutea siguiente de notificada a la autoridad administrativa superior de la entidad auditada para verificar si se atendieron las recomendaciones debiendo informar por escrito a la autoridad superior de la entidad
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIHECCION GENERAL DE IEFONAUTIC CIVil
DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA ENTIDAD AUDITADA
No Nombre Cargo Del Al
JORGE ALBERTO MONTE NEGRO GERENTE FINANCIERO 01032016 31122016 NAJERA
2 JESUS MARIA GALlNDO JEFE DE DEPTO DE INVENTARIOS - 01012016 31122016 CACERES TECNICO 111
3 LUZ MARIANA VILLALBA ENCARGADA UNIDAD DE SERVICIOS 01012016 31122016 OROZCO ADMINISTRATIVOS
AUDITORlA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 ALJi DE DICIEMBRE DE 2016 IlI1i
COMISION DE AUDITORIA
AUDlTORIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 ALl1 DE DICIEMBRE DIO 2016
- CUADRO CON ESTATUS DE AUDITORIAS DE MARZO 2017
- INFORME CUA 64466 - SERVICIOS ADMOacuteN - GABM
- NOMBRAMIENTO 64472-1-2017 - HANGARES - VHDF
- NOMBRAMIENTO 64473-1-2017 - GAFETES - GABM
- NOMBRAMIENTO 64474-1-2017 - ACTIVOS FIJOS - SLTA
- NOMBRAMIENTO 64475-1-2017 - UAIP - VHDF
- OFICIO UDAI-DGAC-002-2017(SEGUIMIENTOS LIC RGP)
-
DIRECCiexclON GENERAL DF AERONiUTlii 11
GF-127-2017JAMNlrbrmanifiesta lo siguiente
Hallazgo No 2 NO SE HA REALIZADO TRAMITE DE BAJA AL INVENTARIO DE VEHICULOS
DE LA INSTITUCION QUE NO TIENEN REPARACION Respuesta En este Hallazgo me permito hacer un recordatorio ya que existe la suscripcioacuten el ACTA No SESENTA GUION DOS DIEZ de fecha Quince de Noviembre del antildeo Dos Mil Diez (15112010) de Material Ferroso en donde se solicita la baja de algunos Vehiacuteculos que se hace mencioacuten en el presente hallazgo y los cuales se encuentran detallados en el punto Quinto de dicha acta no obstante esta jefatura ha solicitado a los diferentes Gerentes Financieros de turno que se conforme la COMICION PARA REALIZAR LA DEPURACION y BAJA DE TODOS LOS ACTIVOS QUE YA SE ENCUENTRAN OBSOLETOS misma que a la fecha no se ha tenido la respuesta a lo solicitado en relacioacuten a los que no aparecen en el acta antes mencionada se debe a que algunos de ellos pueden ser reparados seguacuten lo manifestado por los responsables de los mismos jefes de los Departamentos que estaacuten asignados
Comentario de Auditoriacutea
Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Gerente Financiero en oficio No INV-032-2017-IBJBDGAC De fecha 23 de marzo de 2017 en el que el responsable confirma que a la fecha no se ha completado el traacutemite para dar de baja a los vehiacuteculos que ya no tienen reparacioacuten del inventario
Hallazgo No3
VEHICULOS DONADOS A LA DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL QUE A LA FECHA NO FORMAN PARTE DEL INVENTARIO DE BIENES DE LA INSTITUCION
Condicioacuten
De conformidad a la informacioacuten proporcionada por el Departamento de Inventarios a traveacutes del Sentildeor JESUS GALlNDO Jefe de dicho Departamento se constatoacute que dentro de los registros manejados para llevar control de los bienes tP~l-ACIV( de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil existen algunos vehiacuteculos que fueron 4 lt~ iO( ~
donados y que a la fecha no se ha iniciado ninguacuten traacutemite para que pase ~ rfiexcl) gl i formar parte del inventario de bienes de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil ~~ l
~ o
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 Paacuteg 12 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENERAL DE AERONAUT1C CIVIL
Los bienes se describen a continuacioacuten seguacuten datos proporcionados por el Departamento de Inventarios
MODELO MARCA CHASIS COLOR VALOR
1991 PickmiddotUp Toyota Hllux LN 1 06-0042314 Rojo Sin Valor 1992 Camioneta Nissan WGY60111647 Amarillo Sin Valor
Patrol
1986 Automoacutevil Plymouth 2RL41-3C3BR26R2HT74 Negro Q 500000
Camioacuten cisterna Bord 6513-RB-927 Sin Valor
Moto Bomba Walter 8BF07736180877840 Verde Limoacuten Sin Valor
Fuente cuadro Excel y reporte de SICOIN proporcionado por inventarios
Criterio
ACUERDO GUBERNATIVO 240-98 REGLAMENTO DE LA LEY ORGANICA DEL PRESUPUESTO
ARTICULO 34 DONACIONES EN ESPECIE Establece Los organismos del Estado y sus entidades descentralizadas y autoacutenomas deberaacuten informar a la Direccioacuten de Contabilidad del Estado a maacutes tardar diez (10) diacuteas despueacutes de haber ingresado a almaceacuten o inventario la certificacioacuten de las aportaciones o donaciones en especie provenientes del Sector Puacuteblico Nacional Organismos Internacionales y Sector Externo en general por concepto de donaciones con o sin aporte nacional
CIRCULAR 3-57 DIRECCION DE CONTABILIDAD DEL ESTADO DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
En su Sub Titulo ADICION AL INVENTARIO en su segundo paacuterrafo establece De cualquier adicioacuten que se haga al inventario deberaacute darse aviso inmediatamente al Departamento de Contabilidad de la Direccioacuten de Contabilidad del Estado indicando si la adquisicioacuten fue por donacioacuten de alguna entidad si se comproacute con cargo a las asignaciones presupuestarias respectivas citando en su caso el nuacutemero de la Orden de Compra y Pago correspondiente o si fue por medio del Fondo Rotativo indicarlo claramente
ACUERDO INTERNO No 38-2014 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECCION DE INVENTARIOS en su Sub Titulo NORMAS ESPECiacuteFICAS en su ~)OacuteCIV~
0niexcl o~ Numeral 1 establece El Encargado (a) de Inventarios es el responsab ~ ~ So ~iexcl)
llevar un control de registros e~ los libros de activos fungible~ y no fungibles s~ ~ como las tarjetas de responsabilidad que respaldan dichos registros ambos debe ~~ ~~ f estar autorizados por la Contraloriacutea Genetal de Cuentas -CGC- )t~ 3~O G~
II IJII~~lICllausa AUDITORIA DE GESnoN _ CUA SS 9 13 ~f 1~11~ PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENEHAL DE luacuteROI-Jili IICJ Ili
Falta de controles y supervisioacuten por parte de la Gerencia Financiera hacia el Departamento de Inventarios en cuanto a los vehiacuteculos que fueron donados y que estaacuten en uso
Dicha situacioacuten se da porque a la fecha no se ha realizado ninguna gestioacuten para que estos bienes pasen a ser parte del inventario de la DGAC y se ingresen en el sistema SICOIN y en los cuadros auxiliares en Excel que utilizan en dicho Departamento
Efecto Que no se tenga una base datos confiables en el Departamento de Inventarios y en la Unidad de Servicios Administrativos de los vehiacuteculos que fueron donados a la Direccioacuten de Aeronaacuteutica Civil
Que no se refleje en el inventario un dato exacto de los vehiacuteculos que son propiedad de la institucioacuten
Recomendacioacuten
Que el Director General gire instrucciones al Jefe del Departamento de Inventarios y al Encargado de la Unidad de Servicios Administrativos para que gestionen a la brevedad el proceso de ingreso al inventario de la Direccion General de Aeronaacuteutica Civil los vehiacuteculos que fueron donados a la Institucion
El Jefe de Inventarios de la Gerencia Financiera de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil deberaacute presentar a la Unidad de Auditoria Interna la documentacioacuten que evidencie el cumplimiento de las recomendaciones en un plazo no mayor de ocho (8) diacuteas despueacutes de recibido el presente informe
Comentario de los Responsables El Gerente Financiero por medio de oficios No GF-124-2017JAMNlrbr y No ~~c
GF-127-2017JAMNlrbrmanifiesta lo siguiente 1( j Hallazgo No 3i ~ ~ VEHICULOS DONADOS A LA DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA i~ S
CIVIL QUE A LA FECHA NO FORMAN PARTE DEL INVENTARIO DE BIENESlt~ rir ~o
DE LA INSTITUCION Respuesta En este Hallazgo hago del conocimiento que ~
en relacioacuten a los Vehiacuteculos que se detallan hago constar que en relacioacuten a los
AUDITORIA DE GESTION - ellA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENERAL DE rERONIUTICA (11
que fueron donados no se entregoacute la documentacioacuten de soporte en su oportunidad ya que los mismos fueron dados a la Gerencia de Seguridad por la
Embajada de los Estados Unidos la Empresa de Combustible Texaco y por la
Fuerza Aeacuterea mismos que estos dos uacuteltimos fueron entregados en mal estado de funcionamiento a la seccioacuten de Bomberos de Aeronaacuteutica Civil Por lo cual este Departamento careciendo de la documentacioacuten de soporte a la fecha no se ha podido realizar el registro respectivo asiacute mismo se informa que en base a los artiacuteculos que se tienen y contando con la autorizacioacuten del Sentildeor Director del Ramo se estaraacuten suscribiendo el acta respectiva para solicitar su incorporacioacuten al Inventario de Activos Fijos de esta Direccioacuten del Ramo contando con el aval correspondiente si dichos vehiacuteculos se encuentran el perfecto estado de funcionamientoshy
MODELO MARCA CHASIS COLOR VALOR RESOLUCION
1991 PICK-UP LN 106-0042314 ROJO 02246100 R000867 TOYOTA HILUX SICOIN 00076331
1992 CAMIONETA WGY60111647 AMARILLO DONADA POR LA NISSAN PATROL EMBAJADA DE
ESTADOS UNIDOS
1986 AUTOMOVIL 2RL41-3C3BR26R2HT74 NEGRO 0500000 ACTA No 35-2001 PLYMOUTH EMITIDA POR EL
DEPARTAMENTO DE ADJUDICACION y
LEGISLACION DE BIENES DEL ESTADO
CAMION 6513-RB-927 DONADO POR CISTERNA FORO EMPRESA TEXACO
MOTO BOMBA 8BF07736180877840 VERDE TRASLADO SIN WALTER LIMO N DOCUMENTACION POR
LA FUERZA AEREA SIN DOCUMENTACION DE RESPALDO
Comentario de Auditoriacutea Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Gerente Financiero en oficio No INV-032-2017-IBJBDGAC de fecha 23 de marzo de 2017 en el que el responsable confirma que a la fecha no se ha completado el traacutemite correspondiente sobre las donaciones no obstante realizaran las gestiones correspondientes para atender las recomendaciones
Los ~Iazos conferidos par~ el cumplimiento de recomendaciones ~e audiacutetoria Oy~iexclCIVll considerando lo establecido en el Reglamento de la Ley Organlca de la~ ~ o
Contraloriacutea General de Cuentas que en su artiacuteculo 65 refiere Seguimiento a la ~ f~ el ~ ~ Q t
recomendaciones de auditoria Las recomendaciones de auditoria deben se ~ l ~ aplicadas de manera inmediata y obligatoria por la autoridad administrativa Vi~ G
superior de la entidad su incumplimiento es objeto de sancioacuten seguacuten el artiacuteculo 39
LJA 64466
PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016middot AUDITORIA DE
DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICI CIVIL
de la Ley El auditor interno de la entidad auditada tendraacute diez diacuteas haacutebiles contados a partir del diacutea siguiente de notificada a la autoridad administrativa superior de la entidad auditada para verificar si se atendieron las recomendaciones debiendo informar por escrito a la autoridad superior de la entidad
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DIHECCION GENERAL DE IEFONAUTIC CIVil
DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA ENTIDAD AUDITADA
No Nombre Cargo Del Al
JORGE ALBERTO MONTE NEGRO GERENTE FINANCIERO 01032016 31122016 NAJERA
2 JESUS MARIA GALlNDO JEFE DE DEPTO DE INVENTARIOS - 01012016 31122016 CACERES TECNICO 111
3 LUZ MARIANA VILLALBA ENCARGADA UNIDAD DE SERVICIOS 01012016 31122016 OROZCO ADMINISTRATIVOS
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COMISION DE AUDITORIA
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- INFORME CUA 64466 - SERVICIOS ADMOacuteN - GABM
- NOMBRAMIENTO 64472-1-2017 - HANGARES - VHDF
- NOMBRAMIENTO 64473-1-2017 - GAFETES - GABM
- NOMBRAMIENTO 64474-1-2017 - ACTIVOS FIJOS - SLTA
- NOMBRAMIENTO 64475-1-2017 - UAIP - VHDF
- OFICIO UDAI-DGAC-002-2017(SEGUIMIENTOS LIC RGP)
-
DIRECCION GENERAL DE AERONAUT1C CIVIL
Los bienes se describen a continuacioacuten seguacuten datos proporcionados por el Departamento de Inventarios
MODELO MARCA CHASIS COLOR VALOR
1991 PickmiddotUp Toyota Hllux LN 1 06-0042314 Rojo Sin Valor 1992 Camioneta Nissan WGY60111647 Amarillo Sin Valor
Patrol
1986 Automoacutevil Plymouth 2RL41-3C3BR26R2HT74 Negro Q 500000
Camioacuten cisterna Bord 6513-RB-927 Sin Valor
Moto Bomba Walter 8BF07736180877840 Verde Limoacuten Sin Valor
Fuente cuadro Excel y reporte de SICOIN proporcionado por inventarios
Criterio
ACUERDO GUBERNATIVO 240-98 REGLAMENTO DE LA LEY ORGANICA DEL PRESUPUESTO
ARTICULO 34 DONACIONES EN ESPECIE Establece Los organismos del Estado y sus entidades descentralizadas y autoacutenomas deberaacuten informar a la Direccioacuten de Contabilidad del Estado a maacutes tardar diez (10) diacuteas despueacutes de haber ingresado a almaceacuten o inventario la certificacioacuten de las aportaciones o donaciones en especie provenientes del Sector Puacuteblico Nacional Organismos Internacionales y Sector Externo en general por concepto de donaciones con o sin aporte nacional
CIRCULAR 3-57 DIRECCION DE CONTABILIDAD DEL ESTADO DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
En su Sub Titulo ADICION AL INVENTARIO en su segundo paacuterrafo establece De cualquier adicioacuten que se haga al inventario deberaacute darse aviso inmediatamente al Departamento de Contabilidad de la Direccioacuten de Contabilidad del Estado indicando si la adquisicioacuten fue por donacioacuten de alguna entidad si se comproacute con cargo a las asignaciones presupuestarias respectivas citando en su caso el nuacutemero de la Orden de Compra y Pago correspondiente o si fue por medio del Fondo Rotativo indicarlo claramente
ACUERDO INTERNO No 38-2014 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECCION DE INVENTARIOS en su Sub Titulo NORMAS ESPECiacuteFICAS en su ~)OacuteCIV~
0niexcl o~ Numeral 1 establece El Encargado (a) de Inventarios es el responsab ~ ~ So ~iexcl)
llevar un control de registros e~ los libros de activos fungible~ y no fungibles s~ ~ como las tarjetas de responsabilidad que respaldan dichos registros ambos debe ~~ ~~ f estar autorizados por la Contraloriacutea Genetal de Cuentas -CGC- )t~ 3~O G~
II IJII~~lICllausa AUDITORIA DE GESnoN _ CUA SS 9 13 ~f 1~11~ PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENEHAL DE luacuteROI-Jili IICJ Ili
Falta de controles y supervisioacuten por parte de la Gerencia Financiera hacia el Departamento de Inventarios en cuanto a los vehiacuteculos que fueron donados y que estaacuten en uso
Dicha situacioacuten se da porque a la fecha no se ha realizado ninguna gestioacuten para que estos bienes pasen a ser parte del inventario de la DGAC y se ingresen en el sistema SICOIN y en los cuadros auxiliares en Excel que utilizan en dicho Departamento
Efecto Que no se tenga una base datos confiables en el Departamento de Inventarios y en la Unidad de Servicios Administrativos de los vehiacuteculos que fueron donados a la Direccioacuten de Aeronaacuteutica Civil
Que no se refleje en el inventario un dato exacto de los vehiacuteculos que son propiedad de la institucioacuten
Recomendacioacuten
Que el Director General gire instrucciones al Jefe del Departamento de Inventarios y al Encargado de la Unidad de Servicios Administrativos para que gestionen a la brevedad el proceso de ingreso al inventario de la Direccion General de Aeronaacuteutica Civil los vehiacuteculos que fueron donados a la Institucion
El Jefe de Inventarios de la Gerencia Financiera de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil deberaacute presentar a la Unidad de Auditoria Interna la documentacioacuten que evidencie el cumplimiento de las recomendaciones en un plazo no mayor de ocho (8) diacuteas despueacutes de recibido el presente informe
Comentario de los Responsables El Gerente Financiero por medio de oficios No GF-124-2017JAMNlrbr y No ~~c
GF-127-2017JAMNlrbrmanifiesta lo siguiente 1( j Hallazgo No 3i ~ ~ VEHICULOS DONADOS A LA DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA i~ S
CIVIL QUE A LA FECHA NO FORMAN PARTE DEL INVENTARIO DE BIENESlt~ rir ~o
DE LA INSTITUCION Respuesta En este Hallazgo hago del conocimiento que ~
en relacioacuten a los Vehiacuteculos que se detallan hago constar que en relacioacuten a los
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que fueron donados no se entregoacute la documentacioacuten de soporte en su oportunidad ya que los mismos fueron dados a la Gerencia de Seguridad por la
Embajada de los Estados Unidos la Empresa de Combustible Texaco y por la
Fuerza Aeacuterea mismos que estos dos uacuteltimos fueron entregados en mal estado de funcionamiento a la seccioacuten de Bomberos de Aeronaacuteutica Civil Por lo cual este Departamento careciendo de la documentacioacuten de soporte a la fecha no se ha podido realizar el registro respectivo asiacute mismo se informa que en base a los artiacuteculos que se tienen y contando con la autorizacioacuten del Sentildeor Director del Ramo se estaraacuten suscribiendo el acta respectiva para solicitar su incorporacioacuten al Inventario de Activos Fijos de esta Direccioacuten del Ramo contando con el aval correspondiente si dichos vehiacuteculos se encuentran el perfecto estado de funcionamientoshy
MODELO MARCA CHASIS COLOR VALOR RESOLUCION
1991 PICK-UP LN 106-0042314 ROJO 02246100 R000867 TOYOTA HILUX SICOIN 00076331
1992 CAMIONETA WGY60111647 AMARILLO DONADA POR LA NISSAN PATROL EMBAJADA DE
ESTADOS UNIDOS
1986 AUTOMOVIL 2RL41-3C3BR26R2HT74 NEGRO 0500000 ACTA No 35-2001 PLYMOUTH EMITIDA POR EL
DEPARTAMENTO DE ADJUDICACION y
LEGISLACION DE BIENES DEL ESTADO
CAMION 6513-RB-927 DONADO POR CISTERNA FORO EMPRESA TEXACO
MOTO BOMBA 8BF07736180877840 VERDE TRASLADO SIN WALTER LIMO N DOCUMENTACION POR
LA FUERZA AEREA SIN DOCUMENTACION DE RESPALDO
Comentario de Auditoriacutea Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Gerente Financiero en oficio No INV-032-2017-IBJBDGAC de fecha 23 de marzo de 2017 en el que el responsable confirma que a la fecha no se ha completado el traacutemite correspondiente sobre las donaciones no obstante realizaran las gestiones correspondientes para atender las recomendaciones
Los ~Iazos conferidos par~ el cumplimiento de recomendaciones ~e audiacutetoria Oy~iexclCIVll considerando lo establecido en el Reglamento de la Ley Organlca de la~ ~ o
Contraloriacutea General de Cuentas que en su artiacuteculo 65 refiere Seguimiento a la ~ f~ el ~ ~ Q t
recomendaciones de auditoria Las recomendaciones de auditoria deben se ~ l ~ aplicadas de manera inmediata y obligatoria por la autoridad administrativa Vi~ G
superior de la entidad su incumplimiento es objeto de sancioacuten seguacuten el artiacuteculo 39
LJA 64466
PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016middot AUDITORIA DE
DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICI CIVIL
de la Ley El auditor interno de la entidad auditada tendraacute diez diacuteas haacutebiles contados a partir del diacutea siguiente de notificada a la autoridad administrativa superior de la entidad auditada para verificar si se atendieron las recomendaciones debiendo informar por escrito a la autoridad superior de la entidad
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DIHECCION GENERAL DE IEFONAUTIC CIVil
DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA ENTIDAD AUDITADA
No Nombre Cargo Del Al
JORGE ALBERTO MONTE NEGRO GERENTE FINANCIERO 01032016 31122016 NAJERA
2 JESUS MARIA GALlNDO JEFE DE DEPTO DE INVENTARIOS - 01012016 31122016 CACERES TECNICO 111
3 LUZ MARIANA VILLALBA ENCARGADA UNIDAD DE SERVICIOS 01012016 31122016 OROZCO ADMINISTRATIVOS
AUDITORlA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 ALJi DE DICIEMBRE DE 2016 IlI1i
COMISION DE AUDITORIA
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- INFORME CUA 64466 - SERVICIOS ADMOacuteN - GABM
- NOMBRAMIENTO 64472-1-2017 - HANGARES - VHDF
- NOMBRAMIENTO 64473-1-2017 - GAFETES - GABM
- NOMBRAMIENTO 64474-1-2017 - ACTIVOS FIJOS - SLTA
- NOMBRAMIENTO 64475-1-2017 - UAIP - VHDF
- OFICIO UDAI-DGAC-002-2017(SEGUIMIENTOS LIC RGP)
-
DIRECCION GENEHAL DE luacuteROI-Jili IICJ Ili
Falta de controles y supervisioacuten por parte de la Gerencia Financiera hacia el Departamento de Inventarios en cuanto a los vehiacuteculos que fueron donados y que estaacuten en uso
Dicha situacioacuten se da porque a la fecha no se ha realizado ninguna gestioacuten para que estos bienes pasen a ser parte del inventario de la DGAC y se ingresen en el sistema SICOIN y en los cuadros auxiliares en Excel que utilizan en dicho Departamento
Efecto Que no se tenga una base datos confiables en el Departamento de Inventarios y en la Unidad de Servicios Administrativos de los vehiacuteculos que fueron donados a la Direccioacuten de Aeronaacuteutica Civil
Que no se refleje en el inventario un dato exacto de los vehiacuteculos que son propiedad de la institucioacuten
Recomendacioacuten
Que el Director General gire instrucciones al Jefe del Departamento de Inventarios y al Encargado de la Unidad de Servicios Administrativos para que gestionen a la brevedad el proceso de ingreso al inventario de la Direccion General de Aeronaacuteutica Civil los vehiacuteculos que fueron donados a la Institucion
El Jefe de Inventarios de la Gerencia Financiera de la Direccioacuten General de Aeronaacuteutica Civil deberaacute presentar a la Unidad de Auditoria Interna la documentacioacuten que evidencie el cumplimiento de las recomendaciones en un plazo no mayor de ocho (8) diacuteas despueacutes de recibido el presente informe
Comentario de los Responsables El Gerente Financiero por medio de oficios No GF-124-2017JAMNlrbr y No ~~c
GF-127-2017JAMNlrbrmanifiesta lo siguiente 1( j Hallazgo No 3i ~ ~ VEHICULOS DONADOS A LA DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA i~ S
CIVIL QUE A LA FECHA NO FORMAN PARTE DEL INVENTARIO DE BIENESlt~ rir ~o
DE LA INSTITUCION Respuesta En este Hallazgo hago del conocimiento que ~
en relacioacuten a los Vehiacuteculos que se detallan hago constar que en relacioacuten a los
AUDITORIA DE GESTION - ellA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIRECCION GENERAL DE rERONIUTICA (11
que fueron donados no se entregoacute la documentacioacuten de soporte en su oportunidad ya que los mismos fueron dados a la Gerencia de Seguridad por la
Embajada de los Estados Unidos la Empresa de Combustible Texaco y por la
Fuerza Aeacuterea mismos que estos dos uacuteltimos fueron entregados en mal estado de funcionamiento a la seccioacuten de Bomberos de Aeronaacuteutica Civil Por lo cual este Departamento careciendo de la documentacioacuten de soporte a la fecha no se ha podido realizar el registro respectivo asiacute mismo se informa que en base a los artiacuteculos que se tienen y contando con la autorizacioacuten del Sentildeor Director del Ramo se estaraacuten suscribiendo el acta respectiva para solicitar su incorporacioacuten al Inventario de Activos Fijos de esta Direccioacuten del Ramo contando con el aval correspondiente si dichos vehiacuteculos se encuentran el perfecto estado de funcionamientoshy
MODELO MARCA CHASIS COLOR VALOR RESOLUCION
1991 PICK-UP LN 106-0042314 ROJO 02246100 R000867 TOYOTA HILUX SICOIN 00076331
1992 CAMIONETA WGY60111647 AMARILLO DONADA POR LA NISSAN PATROL EMBAJADA DE
ESTADOS UNIDOS
1986 AUTOMOVIL 2RL41-3C3BR26R2HT74 NEGRO 0500000 ACTA No 35-2001 PLYMOUTH EMITIDA POR EL
DEPARTAMENTO DE ADJUDICACION y
LEGISLACION DE BIENES DEL ESTADO
CAMION 6513-RB-927 DONADO POR CISTERNA FORO EMPRESA TEXACO
MOTO BOMBA 8BF07736180877840 VERDE TRASLADO SIN WALTER LIMO N DOCUMENTACION POR
LA FUERZA AEREA SIN DOCUMENTACION DE RESPALDO
Comentario de Auditoriacutea Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Gerente Financiero en oficio No INV-032-2017-IBJBDGAC de fecha 23 de marzo de 2017 en el que el responsable confirma que a la fecha no se ha completado el traacutemite correspondiente sobre las donaciones no obstante realizaran las gestiones correspondientes para atender las recomendaciones
Los ~Iazos conferidos par~ el cumplimiento de recomendaciones ~e audiacutetoria Oy~iexclCIVll considerando lo establecido en el Reglamento de la Ley Organlca de la~ ~ o
Contraloriacutea General de Cuentas que en su artiacuteculo 65 refiere Seguimiento a la ~ f~ el ~ ~ Q t
recomendaciones de auditoria Las recomendaciones de auditoria deben se ~ l ~ aplicadas de manera inmediata y obligatoria por la autoridad administrativa Vi~ G
superior de la entidad su incumplimiento es objeto de sancioacuten seguacuten el artiacuteculo 39
LJA 64466
PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016middot AUDITORIA DE
DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICI CIVIL
de la Ley El auditor interno de la entidad auditada tendraacute diez diacuteas haacutebiles contados a partir del diacutea siguiente de notificada a la autoridad administrativa superior de la entidad auditada para verificar si se atendieron las recomendaciones debiendo informar por escrito a la autoridad superior de la entidad
AUDITORIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
DIHECCION GENERAL DE IEFONAUTIC CIVil
DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA ENTIDAD AUDITADA
No Nombre Cargo Del Al
JORGE ALBERTO MONTE NEGRO GERENTE FINANCIERO 01032016 31122016 NAJERA
2 JESUS MARIA GALlNDO JEFE DE DEPTO DE INVENTARIOS - 01012016 31122016 CACERES TECNICO 111
3 LUZ MARIANA VILLALBA ENCARGADA UNIDAD DE SERVICIOS 01012016 31122016 OROZCO ADMINISTRATIVOS
AUDITORlA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 ALJi DE DICIEMBRE DE 2016 IlI1i
COMISION DE AUDITORIA
AUDlTORIA DE GESTION - eUA 64466 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 ALl1 DE DICIEMBRE DIO 2016
- CUADRO CON ESTATUS DE AUDITORIAS DE MARZO 2017
- INFORME CUA 64466 - SERVICIOS ADMOacuteN - GABM
- NOMBRAMIENTO 64472-1-2017 - HANGARES - VHDF
- NOMBRAMIENTO 64473-1-2017 - GAFETES - GABM
- NOMBRAMIENTO 64474-1-2017 - ACTIVOS FIJOS - SLTA
- NOMBRAMIENTO 64475-1-2017 - UAIP - VHDF
- OFICIO UDAI-DGAC-002-2017(SEGUIMIENTOS LIC RGP)
-
DIRECCION GENERAL DE rERONIUTICA (11
que fueron donados no se entregoacute la documentacioacuten de soporte en su oportunidad ya que los mismos fueron dados a la Gerencia de Seguridad por la
Embajada de los Estados Unidos la Empresa de Combustible Texaco y por la
Fuerza Aeacuterea mismos que estos dos uacuteltimos fueron entregados en mal estado de funcionamiento a la seccioacuten de Bomberos de Aeronaacuteutica Civil Por lo cual este Departamento careciendo de la documentacioacuten de soporte a la fecha no se ha podido realizar el registro respectivo asiacute mismo se informa que en base a los artiacuteculos que se tienen y contando con la autorizacioacuten del Sentildeor Director del Ramo se estaraacuten suscribiendo el acta respectiva para solicitar su incorporacioacuten al Inventario de Activos Fijos de esta Direccioacuten del Ramo contando con el aval correspondiente si dichos vehiacuteculos se encuentran el perfecto estado de funcionamientoshy
MODELO MARCA CHASIS COLOR VALOR RESOLUCION
1991 PICK-UP LN 106-0042314 ROJO 02246100 R000867 TOYOTA HILUX SICOIN 00076331
1992 CAMIONETA WGY60111647 AMARILLO DONADA POR LA NISSAN PATROL EMBAJADA DE
ESTADOS UNIDOS
1986 AUTOMOVIL 2RL41-3C3BR26R2HT74 NEGRO 0500000 ACTA No 35-2001 PLYMOUTH EMITIDA POR EL
DEPARTAMENTO DE ADJUDICACION y
LEGISLACION DE BIENES DEL ESTADO
CAMION 6513-RB-927 DONADO POR CISTERNA FORO EMPRESA TEXACO
MOTO BOMBA 8BF07736180877840 VERDE TRASLADO SIN WALTER LIMO N DOCUMENTACION POR
LA FUERZA AEREA SIN DOCUMENTACION DE RESPALDO
Comentario de Auditoriacutea Se confirma el hallazgo en virtud que se analizoacute los argumentos presentados por el Gerente Financiero en oficio No INV-032-2017-IBJBDGAC de fecha 23 de marzo de 2017 en el que el responsable confirma que a la fecha no se ha completado el traacutemite correspondiente sobre las donaciones no obstante realizaran las gestiones correspondientes para atender las recomendaciones
Los ~Iazos conferidos par~ el cumplimiento de recomendaciones ~e audiacutetoria Oy~iexclCIVll considerando lo establecido en el Reglamento de la Ley Organlca de la~ ~ o
Contraloriacutea General de Cuentas que en su artiacuteculo 65 refiere Seguimiento a la ~ f~ el ~ ~ Q t
recomendaciones de auditoria Las recomendaciones de auditoria deben se ~ l ~ aplicadas de manera inmediata y obligatoria por la autoridad administrativa Vi~ G
superior de la entidad su incumplimiento es objeto de sancioacuten seguacuten el artiacuteculo 39
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DIHECCION GENERAL DE IEFONAUTIC CIVil
DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA ENTIDAD AUDITADA
No Nombre Cargo Del Al
JORGE ALBERTO MONTE NEGRO GERENTE FINANCIERO 01032016 31122016 NAJERA
2 JESUS MARIA GALlNDO JEFE DE DEPTO DE INVENTARIOS - 01012016 31122016 CACERES TECNICO 111
3 LUZ MARIANA VILLALBA ENCARGADA UNIDAD DE SERVICIOS 01012016 31122016 OROZCO ADMINISTRATIVOS
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COMISION DE AUDITORIA
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- CUADRO CON ESTATUS DE AUDITORIAS DE MARZO 2017
- INFORME CUA 64466 - SERVICIOS ADMOacuteN - GABM
- NOMBRAMIENTO 64472-1-2017 - HANGARES - VHDF
- NOMBRAMIENTO 64473-1-2017 - GAFETES - GABM
- NOMBRAMIENTO 64474-1-2017 - ACTIVOS FIJOS - SLTA
- NOMBRAMIENTO 64475-1-2017 - UAIP - VHDF
- OFICIO UDAI-DGAC-002-2017(SEGUIMIENTOS LIC RGP)
-
DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICI CIVIL
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