Gráficos – Ms Excel
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GRAFICOS
Los gráficos son representaciones gráficas de datos numéricos, mediante
los cuales se facilita la interpretación y comparación de éstos.
Los gráficos estarán vinculados a los datos que contiene la tabla en donde
se organizan en columnas o filas, de tal forma que al modificar una de las
celdas de la tabla, el gráfico se actualizará automáticamente.
Los datos deben encontrarse en una o más áreas rectangulares, no tiene
porque se contiguas.
Antes de insertar un gráfico en Excel se debe tener en cuenta los siguientes
aspectos:
Los gráficos son objetos que se pueden insertar en una hoja de una
manera incrustada o se puede crear una hoja nueva de gráfico que
sería una hoja especial.
Hay diferentes tipos de gráficos y su uso está relacionado con la
información que se quiere analizar.
Debemos tener en cuenta que tipo de información vamos analizar
para saber de antemano que tipo de gráfico debemos usar y de
esta manera ahorrar tiempo y ser más eficientes.
CREACION DE UN GRAFICO EN EXCEL 2007
1.- Seleccionar el rango de datos que se desea analizar y graficar
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2.- Activar la opción Insertar:
3.- Ir al grupo Gráficos de la opción Insertar.
4.- Seleccionar el tipo de Gráfico que se desea insertar, al hacer clic en el
comando del tipo de gráfico aparece un menú de opciones con los
diferentes tipos de gráficos disponibles, para la práctica se escoge el tipo
de gráfico COLUMNA, luego en Sub tipo de gráfico se selecciona
COLUMNA EN 2D y se hace clic en COLUMNA AGRUPADA.
5.- Debe aparecer el gráfico insertado de acuerdo al rango de datos
seleccionado, este debe ser similar a la siguiente imagen, puede variar de
acuerdo a la configuración que tenga Excel 2007.
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6.- Una vez incrustado el gráfico en la hoja de Excel, se puede mejorar la
presentación del mismo y arreglar los datos que hagan falta, como se
puede apreciar en la parte derecho aparece como leyenda, Serie 1,
Serie2, Serie3 y como sabemos los nombres correctos de las leyendas son
2005, 2006 y 2007, en el siguiente paso se indica la manera de hacerlo.
7.- Al seleccionar el gráfico, aparecerá las siguientes fichas contextuales
(Diseño, Presentación y Formato), para Herramientas de Gráficos.
8.- Al hacer clic en el gráfico se activan las fichas contextuales, luego se
hace clic en la ficha Diseño y seleccionamos el grupo lógico Datos.
9.- Al Seleccionar Datos, en el grupo lógico Datos, y hacer clic en este
comando se debe abrir el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos,
a través de este cuadro de dialogo se puede cambiar, modificar los datos
para el rango de datos del gráfico.
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10.- Para cambiar los valores de las leyendas del gráfico, en este ejercicio
se va a editar las serie, donde dice Serie1, Serie2, Serie3, debe contener las
leyendas del gráfico que son 2005, 2006 y 2007, respectivamente.
11.- Se selecciona del lado izquierdo en la opción Entradas de Leyenda
(series) en el primer valor Serie1 y luego se clickea en el botón Editar y debe
aparecer la siguiente ventana Modificar Serie.
12.- Se debe hacer clic en el botón para la opción del campo Nombre de
la serie y seleccionar el valor de la serie, en este ejercicio hay que
seleccionar la opción B1, donde el valor de la celda es 2005.
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13.- Despues de seleccionar el valor para la serie hacer clic en el botón del
cuadro de la ventana Modificar serie y se debe mostrar nuevamente la
ventana Modificar serie y se hace clic en el botón aceptar.
14.- Debe aparecer nuevamente el cuadro de diálogo Seleccionar origen
de datos, pero en esta oportunidad se ha cambiado el valor para serie,
donde decía Serie1, ahora aparece 2005 que es el valor real para esta
serie, se clickea en el botón Aceptar, y el gráfico debe mostrar el valor
2005 en su leyenda.
15.- Se observa que en el gráfico se realizó el cambio en la leyenda.
16.- Se repiten los pasos desde el 8 hasta el 15 para acabar las dos otras
series, Serie2 y Serie3, para cambiar los valores reales 2006 y 2007
respectivamente.
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TIPOS DE GRÁFICOS
A continuación se describirán alguno de los tipos de gráficos más utilizados
para representar los datos de las planillas de cálculos de Excel.
Gráficos circulares
Los gráficos circulares muestran el tamaño de los elementos de una serie
de datos, en proporción a la suma de los elementos. Los puntos de datos
de un gráfico circular se muestran como porcentajes del total del gráfico
circular.
Se sugiere utilizar un gráfico circular cuando:
Se tiene una serie de datos que desee graficar.
Ninguno de los valores que desea graficar sean negativos.
Casi ninguno de los valores que se desea graficar contenga
valores cero.
No tiene más de siete categorías.
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Gráficos de columnas Este tipo de gráfico es útil para mostrar cambios de datos en un período de
tiempo o para ilustrar comparaciones entre elementos. En los gráficos de
columnas, las categorías normalmente se organizan en el eje horizontal y
los valores en el eje vertical.
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Gráficos xy
Los gráficos XY permiten por ejemplo visualizar la variación de un dato con
el transcurso del tiempo como por ejemplo, mostrar la evolución de la
población mundial desde los años 1800 al 2050.
Un gráfico XY dispersión tiene dos ejes de valores y los datos pueden
mostrarse en rangos desiguales o grupos es muy usado para datos
científicos en sus planillas de cálculo.
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Gráficos de líneas
Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja
de cálculo en un gráfico de líneas. Los gráficos de línea pueden mostrar
datos continuos en el tiempo, establecidos frente a una escala común y,
por tanto, son ideales para mostrar tendencias en datos a intervalos
iguales. En un gráfico de líneas, los datos de categoría se distribuyen
uniformemente en el eje horizontal y todos los datos de valor se distribuyen
uniformemente en el eje vertical.
Resulta conveniente utilizar un gráfico de líneas si las etiquetas de
categoría son texto, y representan valores de espacio uniforme como
meses, trimestres o ejercicios fiscales, es especial si hay varias series: para
una serie, es recomendable utilizar un gráfico de categorías. Si se tiene
algunas etiquetas numéricas con espacio uniforme, especialmente años,
se debería utilizar un gráfico de líneas. Si tiene más de diez etiquetas
numéricas, es conveniente aplicar un gráfico de dispersión.
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Gráficos tridimensionales
Los gráficos tridimensionales permiten representar datos en tres
dimensiones o sea valores que se representan alineados en tres ejes: el eje
horizontal X (abscisas), el eje vertical Z (ordenadas), y el eje Y (series). El
siguiente ejemplo muestra la comparación de los datos de ventas para tres
regiones (Sur, Este y Oeste) en los cuatro trimestres del año.
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INCORPORAR UN SEGUNDO EJE AL GRAFICO
Para representar dos series de datos en ejes separados, basta con agregar
un segundo eje al gráfico, para lo cual basta con ubicarse sobre la línea
de la serie que se desea representar en el segundo eje, hacer clic sobre el
botón derecho mouse y seleccionar la opción, dar formato a serie de
datos.
La imagen muestra el gráfico original con un solo eje Y primario.
Ahora se debe hacer doble clic sobre la línea de la serie de Superficie,