GESTIONAR EL TIEMPO DE FORMA EFICIENTE
Mariola H. Quesada
NUESTRO TIEMPO ES ORO
Y TIENE UNPRECIO
(económico y personal)
VOLATIL INCIERTO COMPLEJO AMBIGUO
VUCA
¿Qué se demanda de los abogados
en un mundo VUCA?
Adaptación al entorno
Adaptación al cambio
Constante aprendizaje
Honestidad
Autoconocimiento y autogestion
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El tiempo no se gestiona, gestionas tu atencióny tu energía: dos de tus recursosque son limitados y solo dependen de tí.
La Productividad Personal tiene que ver con conseguir losresultados (objetivos) que buscamos de forma fluida, natural y sin estrés.
Es como hacer un viaje a una ciudad a la que nunca hemos ido anteriormente:
1. Elegimos el destino (OBJETIVO)2. Establecemos la ruta, con puntos intermedios y paradas(PERSPECTIVA)3. Empezamos a conducir, teniendo siempre en cuenta losobstáculos y las curvas que tenemos delante (CONTROL).
El arte de la productividad consiste en saber elegir la mejor tarea para hacer en cada momento.
I
Crisis
Problemas apremiantes , presiones
Proyectos cuyas fechas vencen
Ii
II Relaciones personales , clientes
Nuevas oportunidades
Planificación a futuro
Crecimiento personal
Preparación de asuntos
Actividades preventivas
Ocio, diversión
III
Interrupciones
Llamadas, email, reuniones
Actividades populares
Cuestiones inmediatas
Presiones familiares
IV
Trivialidades,
Ajetreo
Algunos emails y llamadas
Ladrones del tiempo
Actividades placenteras
Administración del tiempo
URGENTE
IMP
OR
TAN
TEN
O IM
PO
RTA
NTE
NO URGENTE
Matríz de Gestion del Tiempo de Eisenhower
Algo es urgente cuando requiere una atención inmediata. Las cosas urgentes atrapan tu atención, tepresionan constantemente. La trampa está en que muchas de ellas son fáciles, o son divertidas, o sonpopulares, pero son poco importantes.
Algo es Importante cuando contribuye a tus objetivos a medio y largo plazo, a tu propósito de vida.
La gente efectiva pasa más tiempo en el Cuadrante II, reduce en lo posible el tiempo que está en elCuadrante I, y no se preocupa demasiado de los Cuadrantes III y IV.
En el Cuadrante II (cosas importantes, aunque no urgentes) reside el núcleo de una gestión personaleficaz. Aquí están las cosas que te permiten vivir aprovechando oportunidades y actuandopreventivamente, en vez de resolviendo problemas. Cosas como crear y reforzar relaciones personales,hacer ejercicio, planificar tu futuro, aprender, etc. Para moverte hacia este cuadrante, primero debestener claras cuáles son tus prioridades, y después debes aprender a decir no a otras actividades,algunas urgentes y aparentemente importantes.
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NO NO
Administración del tiempo
URGENTE
IMP
OR
TAN
TEN
O IM
PO
RTA
NTE
NO URGENTE
Matríz de Gestion del Tiempo de Eisenhower
Ladrones del tiempo¿Quién es el ladrón?
Falta de motivación
Objetivos no definidos
NO saber decir NO. Decir que sí a todo
(por omisión)
Mala planificación
Marrones varios (multitareas,
compromisos, etc.)
ProcrastinaciónLadrones internos
Redes sociales mal gestionadas
PROCRASTINACION
EL ENEMIGO Nº 1 DE LA PRODUCTIVIDAD
(Del Latín pro, adelante, y crastinus, referente al futuro), postergación o posposición. Es la acción o hábito de postergar actividades o situaciones que deben atenderse, sustituyéndolas por otras situaciones menos relevantes o agradables.
Procrastinar es…
Retrasar irracionalmente
Dejar de hacer lo importante
Dejar de cumplir los objetivos
prioritarios
Recrearse enhacer lo
secundario
Es invisible
Camuflada en creenciaslimitantes o excusas
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¿Del 0 al 10…qué tipo de procrastinador soy?
Receta:
Paso 1: Observar (mis pensamientos o lenguaje)
▪ “No creo que pueda hacerlo bien, no tengo suficiente experiencia o conocimientos” . Por
evasión (miedo al fracaso)
▪ “Soy más eficiente en el último minuto y así me va bien”. Por activación (aplazar hasta el
limite)
▪ “Tardo en hacerlo porque soy muy perfeccionista, y así me va bien”. Por indecisión
(complejo de Penélope)
Paso 2: Reconocer (poner nombre)
Paso 3: Actuar (ponerse en acción)
EXIGENCIA EXCELENCIA
Se orienta al hacer Se orienta al serBusca complacer a otros Busca cumplir su verdadero deseoBusca "más" resultados Busca compromisoBusca cuidar la imagen Busca cuidar la autenticidadLo importante es la meta Lo que importa es el caminoNo es suficiente, esfuérzate más Cada paso es un nuevo aprendizajeGenera insatisfacción Genera aprendizajeNo puede celebrar lo que logra Puede celebrar y disfruta el caminoEs menos eficaz Posibilita mejores resultados
REGLA DE LOS 2 MINUTOS” Si puedes hacer una tarea en menos de dos
minutos, hazla ahora mismo”
Para cambiar…
Empieza tu plan de acción. No te quedes solo en intenciones, haz un plan de acción cada
vez que quieras hacer algo, para que te ayude marcar la hoja de ruta y conseguirlo. Mide
el progreso, compártelo con alguien.
MI OBJETIVO O PROYECTO
tú eres tu mejor proyecto ☺
❑Fortalezas y Areas de mejora: siéntate y haz tu lista
❑Valores : revísalos en www.survey.valuescentre.com
Método SMART para formular unobjetivo
• S: Específico
• M: Medible
• A: Alcanzable
• R: Orientado a resultados
• T: Temporal
OBJETIVO ELEFANTE TAREA HORMIGA
PLAN DE ACCION PARA SER MAS PRODUCTIVOS
OBJETIVO/ RETO: (¿Qué?)
Propósito (¿Para qué?)
Acción (¿Qué?)
Fecha
(¿Cuándo?)
Quien me va a poder
ayudar/acompañar? (¿Quien?)
¿Qué obstáculos voy a encontrar?
¿Qué me va a ayudar a progresar?
¿Como voy a medir lo resultados?
La metodología Pomodoro (1980), que es utilizada por algunos abogados para hacer esos descansos, consiste en marcar periodos de tiempo de 25 minutos con descansos de 5 minutos y dando los siguientes pasos:
1) Decidir la tarea a realizar2) Poner el pomodoro (el reloj o cronómetro) a 25 minutos3) Trabajar en la tarea de manera intensiva hasta que el reloj suene y anotar una X4) Tomar una pausa breve (5 minutos)5) Cada cuatro "pomodoros" tomar una pausa más larga (20 ó 30 minutos)
El objetivo esencial de la técnica es eliminar las interrupciones, tanto internas como externas. Esto se hace registrándolas y posponiéndolas siempre que sea posible. Hay un App con esta herramienta.
App:❑ Focus To- Do❑ Your Hour❑ GTD simple Free