GESTIÓN DOCUMENTAL
Unidad 1 Organización de los documentos en función del soporte
Actualización marzo 2013
Gestión Documental IAAP
Actualización: marzo 2013 Página 2 de 39
Material elaborado por el Instituto Asturiano de Administración Pública “Adolfo Posada” Textos: Pilar Sánchez Vicente Deposito Legal: AS-00879-2013 Gobierno del Principado de Asturias - IAAP
www.asturias.es/iaap
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Índice
Objetivos de la unidad................................................................................................................... 4
Mapa conceptual ........................................................................................................................... 5
1. El documento y sus soportes ................................................................................................ 6
1.1. El cambio en los soportes ............................................................................................ 6
1.2. Polisemia de la palabra documento ............................................................................ 7
1.3. ¿Qué es un documento? .............................................................................................. 7
1.4. ¿Qué es un documento electrónico? ......................................................................... 10
2. La Gestión Documental ....................................................................................................... 12
2.1. ¿Qué entendemos por Gestión Documental? ........................................................... 12
2.2. La normalización ........................................................................................................ 14
2.3. Los Sistemas de Gestión Documental ........................................................................ 16
3. Gestión y organización de los documentos en papel .......................................................... 18
3.1. Documentación informativa ...................................................................................... 18
Recomendaciones prácticas para la gestión de la documentación informativa:................ 19
3.2. Documentación administrativa.................................................................................. 22
3.2.1 Correspondencia ................................................................................................... 22
3.2.2 Registro .................................................................................................................. 25
3.2.3 Expedientes ........................................................................................................... 26
4. Gestión y organización de documentos electrónicos ......................................................... 27
4.1. Archivos de ordenador .............................................................................................. 27
Recomendaciones prácticas para su gestión ...................................................................... 28
4.2. Bases de datos ........................................................................................................... 31
4.3. Correo electrónico ..................................................................................................... 31
Recomendaciones prácticas para su gestión: ..................................................................... 32
4.4. Recursos web ............................................................................................................. 33
Recomendaciones prácticas para su gestión ...................................................................... 33
Anexo 1 ........................................................................................................................................ 35
Anexo 2 ........................................................................................................................................ 37
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Objetivos de la unidad
El objetivo de esta Unidad es conocer las posibles formas de organización de los
documentos, según sus tipos y función, deteniéndonos en los dos soportes más
habituales en nuestro entorno: soporte papel y soporte electrónico.
Al finalizar esta unidad serás capaz de:
Distinguir las partes de un documento.
Conocer las distintas clasificaciones y tipologías de los documentos.
Comprender las funciones de la Gestión Documental y los Sistemas de Gestión
Documental dentro de la Administración.
Y habrás adquirido destrezas y criterios para:
Organizar tus documentos en papel.
Organizar tu documentación electrónica.
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Mapa conceptual
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Fuente: Wikimedia Commons
1. El documento y sus soportes
1.1. El cambio en los soportes
Piedra, cera, barro, papiro, tela… a lo largo de la Historia la información ha sido
recogida sobre diferentes soportes, cambiantes a medida que la sociedad iba
evolucionando. Igualmente, la Administración Pública se ha ido adaptando en el
tiempo a la evolución de soportes y formatos documentales. Desde aquellos lejanos
funcionarios romanos que en el siglo I computaban censos y tributos en pergamino,
firmándolos con su sello, hasta nosotros, que no sabríamos trabajar sin ordenador, han
pasado XXI siglos. Pero el cambio, el verdadero y vertiginoso cambio, apenas tiene
uno.
En el año 1900, una Real Orden publicada en la Gaceta de Madrid el día 19 de febrero
disponía que en todas las oficinas del Estado, provinciales y municipales se
reconocieran las instancias y documentos escritos con máquina de escribir en los
mismos términos y con iguales efectos que los manuscritos, puesto que la legalidad
consistía en la autenticidad de la firma.
Poco más de cien años después, la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico
de los ciudadanos a los Servicios Públicos (LAE, a partir de ahora), legitima la adopción
por parte de las Administraciones Públicas de los documentos electrónicos con iguales
efectos que los documentos tradicionales, siendo en este caso la firma electrónica la
que autentica el documento.
La legalidad y validez jurídica de un documento viene dada por la firma.
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1.2. Polisemia de la palabra documento
El inglés posee tres términos (documents, records, archives) para designar lo que en
castellano, como en el resto de lenguas latinas, cuenta con una voz única
(documentos).
Document: Documento en su significado más genérico, como mera
información registrada.
Record: Documentos producidos como prueba y reflejo de las actividades de la
organización que los ha creado.
Archive: Documentos de carácter histórico.
A lo largo de este curso emplearemos el término documento en todos los casos y
resolveremos la polisemia mediante adjetivación o calificación del término
(documento informativo, documento administrativo, documento de archivo).
1.3. ¿Qué es un documento?
Según el Diccionario de la Real Academia Española (DRAE): Escrito en que constan
datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo. De ahí
deducimos que el factor más importante y que determinará la conservación o no de un
documento es su contenido.
Según la International Organization for Standardization (ISO del griego, ἴσος (isos),
'igual'): Información u objeto registrado que puede ser tratado como una unidad. Un
documento puede estar en papel, en microforma o en un soporte magnético o
electrónico de cualquier otro tipo. Puede incluir cualquier combinación de texto, datos,
gráficos, sonido, animaciones o cualquier otra clase de información. Un solo
documento puede estar formado por uno o varios objetos de datos. Los documentos
electrónicos, como no existen físicamente, necesitan ir acompañados de datos sobre
su estructura, versión, lenguaje, contenido, recuperación, conservación… Estos “datos
sobre los datos” que acompañan al documento toda su vida es lo que se conoce como
metadatos. Veremos sus características en la Unidad 2.
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Los elementos que caracterizan un documento son:
El soporte: puede variar desde una tablilla de barro a un disco óptico.
El formato: la forma con que se registra la información (manuscrito, a máquina, mediante código binario...).
La estructura: o forma intelectual (carta, resolución).
El contenido: La información que traslada.
El registro: entendido como la fijación de la información en el soporte (tinta, impulsos electromagnéticos).
El contexto de creación: relaciones con personas, acciones, tiempos, lugares...
El contexto documental: Su relación con otros documentos.
Según tomemos en cuenta unos u otros elementos tendremos distintas clasificaciones:
En función del soporte que utilizan
En un documento en papel todas las partes quedan recogidas en un mismo
soporte. En una carta, por ejemplo, el contenido está en el cuerpo, la estructura
es el orden de los párrafos y el contexto serían los datos de destinatario,
remitente, firma y fecha. A diferencia de un documento tradicional, en el
documento electrónico la forma que se ve en pantalla es totalmente distinta a
la forma que tiene la información registrada, que es una secuencia de unos y
ceros.
Según la función que cumplen
Un documento administrativo es el derivado de los procedimientos y servicios
que presta la administración (correspondencia, expedientes...) Es el llamado
documento de archivo por la ISO, que lo define como la información creada o
recibida, conservada como información y prueba, por una organización o un
individuo en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones
legales, independientemente de su forma y características. Son por tanto todos
los documentos elaborados o recibidos y conservados por una persona u
organización en el curso de su actividad. Y hay que distinguirlos del documento
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informativo (legislación, folletos, informes…) que se utiliza como apoyo a la
gestión.
Según la información que contienen
Independientemente del soporte (material físico en el que se registra la
información), la información que nos presenta puede ser sólo texto, en este
caso lo denominamos documento textual; o bien mostrar un gráfico, un plano
o un mapa y, en ese caso, tendríamos un documento gráfico; o bien mostrar
una imagen en movimiento o un sonido, tendríamos así documentos de
imagen y sonoros.
Según su formato
Los documentos en soporte papel pueden tener diferente formato, así pueden
estar integrados por una o dos hojas reflejo de un solo acto administrativo, en
ese caso estaríamos ante un documento simple, o bien por un conjunto de
hojas que reflejen varios actos administrativos, como por ejemplo un
expediente, al que denominaríamos documento complejo.
Existen varias formas de clasificar un documento: por el soporte, el formato, el contenido, la estructura…
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1.4. ¿Qué es un documento electrónico?
Llamamos documento electrónico a aquel documento que precisa de una máquina
electrónica, analógica o digital, para ser reproducido o visualizado, lo que incluiría por
ejemplo la copia digitalizada de un documento de imprenta. Documento digital o
informático, como tal, sería el documento electrónico creado mediante codificación
binaria y que precisa de ordenador para ser visualizado. Nos referimos a aquel cuya
información está registrada en origen en formato electrónico, sobre un soporte
electrónico, y requiere para su consulta dispositivos informáticos. Su contenido puede
ser texto, imágenes, gráficos, video, sonido, etc. Y se denomina documento telemático
a aquel que es transmitido mediante un sistema electrónico.
Es importante diferenciarlos, pues el creado originalmente tiene pleno valor evidencial
mientras que el otro es una copia que debe ser autenticada para incorporar el valor del
documento original. Además, la copia escaneada de un original en papel nunca lo
puede sustituir (es imposible trasladar la firma, por ejemplo) mientras que la copia de
un documento creado y firmado digitalmente genera otro documento original y es
posible replicarlos de un dispositivo a otro sin que pierdan autenticidad y validez.
Una vez aclaradas las diferencias entre documento electrónico, digital y telemático,
utilizaremos indistintamente, como sinónimo de los tres, documento electrónico, que
es el uso extendido.
Un documento electrónico de archivo es aquella Información en soporte informático
registrada, producida o recibida en el inicio, en el proceso o en la resolución de una
actividad de una institución o de un particular, y que consta del contenido, del contexto
y de la estructura suficiente para proveer a la actividad de valor probatorio.
Las características que debe reunir un documento para ser considerado documento de
archivo, no varían al cambiar de formato o soporte; para que un documento
electrónico sea considerado documento de archivo ha de haber sido creado como
resultado de la actividad de la institución o empresa que lo genera o recibe, de igual
manera que el resto de la documentación de archivo. Al igual que sucede con los
documentos en papel, el primer criterio a emplear será distinguir entre
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Documentos electrónicos informativos (pueden ser eliminados o conservados
en local con los mismos criterios aplicados a los de papel).
Documentos electrónicos de archivo (son los documentos administrativos y se
actúa con ellos como con los de papel: identificar, guardar, conservar y
transferir).
Nos detendremos en los documentos electrónicos de archivo en la unidad siguiente.
Recuerda:
Un documento es una unidad de información sobre cualquier soporte.
Los documentos se clasifican por su soporte, función, estructura,
contenido, formato y contexto.
Los llamamos a todos documentos electrónicos pero pueden ser:
o Impresos y digitalizados a posteriori (electrónicos).
o Creados en origen con un lenguaje binario (digitales o
informáticos).
o Transmitidos por la red de telecomunicaciones (telemáticos).
En papel o electrónicos, en la Administración trabajamos con dos tipos de
documentos:
o Informativos (que contienen información de apoyo).
o Administrativos o de archivo (los empleados para la tramitación).
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Fuente:juegosenelarcoiris.blogspot.com
2. La Gestión Documental
2.1. ¿Qué entendemos por Gestión Documental?
La Real Academia de la Lengua Española (RAE) define gestionar como Hacer diligencias
conducentes al logro de un negocio o de un deseo cualquiera. Por tanto, gestionar
documentos no es mover papeles de un lado a otro ni almacenarlos. La Gestión
Documental tiene un fin en si misma: si no se logra algo con ella no sirve para nada.
¿Qué significa esto? Que si no gestionamos los documentos, la información, la
Administración, nuestra organización, quedaría inactiva, moriría. Y la sociedad a la que
servimos en todos los ámbitos (enseñanza, sanidad, justicia, policía, bomberos…) se
vería abocada a la debacle.
La Gestión Documental dentro de la Administración garantiza el acceso de las
personas a los servicios públicos.
Durante siglos, la Gestión Documental en las organizaciones fue dominio exclusivo de
los administradores, archiveros y bibliotecarios. La aparición del ordenador ha sido
muy reciente y su generalización en nuestra Administración no tuvo lugar hasta finales
del siglo pasado, apenas veinte años.
Sin embargo, la Gestión Documental (GD) (Records Management sería el término
anglosajón) tal como lo entendemos ahora, es un concepto, acuñado tras la II Guerra
Mundial y comprende todos los procesos y actividades relacionados con la producción,
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recepción, circulación, almacenamiento, organización, conservación y accesibilidad de
los documentos generados en el transcurso de la actividad de una organización. Nace
entonces también la figura del documentalista, como profesional de la gestión de la
información en un centro o institución.
La GD puede ser manual o automatizada. De una u otra forma, sus funciones siempre
han sido las mismas:
• Creación de documentos.
• Identificación, descripción y clasificación.
• Almacenamiento.
• Utilización.
• Consulta.
• Difusión.
• Conservación / Archivo.
• Eliminación / Expurgo.
Partiendo de esas premisas de gestión, lo que puede es variar el tipo de documentos
objeto de la misma: gestión de expedientes, gestión de documentos de archivo,
gestión de archivos digitales, gestión de contenidos web, gestión bibliográfica…
En este curso abordaremos distintos sistemas y recursos de Gestión Documental
existentes en la Administración del Principado de Asturias (APA) con el objetivo no
solo de conocerlos, sino también de usarlos como empleados públicos y
beneficiarnos de ellos como ciudadanos y ciudadanas.
En la Administración del Principado de Asturias (APA en adelante) se trabaja con
muchos tipos de documentos que podemos agrupar en dos grandes bloques:
1) Documentación administrativa
Documentos generados en el marco de la tramitación.
Fruto de un procedimiento administrativo reglado por disposición legal.
Testimonio de las actividades que la APA desarrolla en el ejercicio de sus
funciones y competencias.
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De conservación obligada como testimonio y prueba de derechos y
obligaciones, tanto de la propia APA como de los terceros interesados.
2) Documentación informativa
Documentos que sirven de apoyo a la gestión.
Documentos empleados para la formación.
No están asociados a un procedimiento.
Constituyen elementos de información, conocimiento, juicio o valor.
Según su contenido, esto es, la información que trasladan, en la Administración
trabajamos con dos tipos de documentos: informativos y administrativos.
2.2. La normalización
Para gestionar la documentación y permitir que la información fluya, es fundamental el
uso de normas que regulen tanto los procesos como los documentos. En general, la
actividad de normalización tiene como objetivo elaborar especificaciones técnicas que
se utilicen, de manera voluntaria, como referencia para mejorar la calidad y la
seguridad de cualquier actividad tecnológica, científica, industrial o de servicios. Su
desarrollo se lleva a cabo en el seno de organismos de normalización, que mediante
procedimientos preestablecidos, y agrupando a todos los interesados, publican unos
documentos, elaborados y aprobados por consenso, que se denominan normas.
La normalización supone elaborar, difundir y aplicar de forma sistemática unas
directrices (criterios o recomendaciones) con el fin de obtener un nivel óptimo en
cualquier proceso y es fundamental en los de Gestión Documental para permitir el
flujo e intercambio de información.
La Organización Internacional para la Normalización o ISO, nacida tras la Segunda
Guerra Mundial, en 1947, es el organismo encargado de promover el desarrollo de
normas internacionales de fabricación, comercio y comunicación para todas las ramas
industriales a excepción de la eléctrica y la electrónica. Dichas normas se conocen
como normas ISO y su finalidad es la coordinación de las normas nacionales. En España
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el organismo miembro de la ISO es AENOR (Asociación Española de Normalización y
Certificación) y sus certificaciones se conocen como normas UNE (Una Norma
Española).
La necesidad de normalización documental, afecta tanto al documento en soporte
tradicional como al documento electrónico en cualquier momento de su ciclo de vida,
lo que nos lleva directamente hacia un horizonte donde la normalización y
estandarización de la Gestión Documental son una realidad inherente a la
Administración electrónica.
En el Anexo 1 encontrarás la relación de normas ISO/UNE que afectan a los
documentos y a la Gestión Documental.
……………………………………………………………….
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2.3. Los Sistemas de Gestión Documental
Cuando la GD está automatizada se llama Sistema de Gestión Documental (SGD) al
conjunto de elementos tecnológicos de información y comunicaciones diseñados con
el objetivo de normalizar, controlar y coordinar los procesos anteriores. Implantar un
SGD en la organización supone:
• El establecimiento de políticas, procedimientos y directrices internas de
carácter interno, de acuerdo a las normas.
• La asignación clara de responsabilidades y competencias entre los gestores.
• La simplificación y normalización de procesos y documentos.
• La prestación de una serie de servicios relacionados con su gestión y uso.
• El diseño, la implementación y la administración de sistemas informáticos
especializados en Gestión Documental.
• La integración de la Gestión Documental en los sistemas y los procesos de la
organización.
Un SGD debe garantizar:
• La conservación de los atributos fundamentales de los documentos, esto es,
la originalidad, autenticidad, integridad y veracidad que les confieren su valor
probatorio, legal e informativo.
• Los documentos integrados en su contexto, esto es, interrelacionados con
otros documentos producidos en el desempeño de una función determinada
por el mismo organismo.
Un SGD eficaz sirve de apoyo a la toma de decisiones y a la gestión del conocimiento, y
es, a su vez, la principal fuente de información sobre la actividad de una institución u
organización. La correcta gestión de los documentos permite a la organización:
• Realizar sus actividades y procesos de forma ordenada y eficiente.
• Fundamentar y documentar la toma de decisiones.
• Prestar servicios con equidad.
• Permitir la evaluación y mejora de dichos servicios.
• Aumentar su productividad.
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• Facilitar el desarrollo de su actividad.
• Garantizar la pervivencia y continuidad en caso de catástrofe.
• Cumplir con los requisitos legislativos y reglamentarios establecidos.
• Proporcionar protección y apoyo en los litigios.
• Proteger los intereses de la organización y los derechos de las partes
interesadas presentes y futuras.
• Conservar la memoria corporativa a largo plazo.
Algunos SGD de la APA son: Sistema de Información y Gestión de Archivos (SIGIA),
Sistema de Producción y Gestión Administrativa (SPIGA), Escritorio Unificado de
Gestión (EUG), Sistema de Información Documental en Red de Asturias (SIDRA),
Sistema para la Administración Unificada de Centros Educativos (SAUCE)… En este
curso abordaremos solamente aquellos sistemas corporativos de Gestión Documental
que sean transversales a toda la organización y de interés general.
Recuerda:
La Gestión Documental (GD) comprende todos los procesos y
actividades relacionados con la producción, recepción, circulación,
almacenamiento, organización, conservación y accesibilidad de los
documentos dentro de una organización, en nuestro caso la APA.
La GD puede ser manual o automatizada. Cuando es automatizada se
conoce como Sistema de Gestión Documental.
La Normalización Documental supone el establecimiento y aplicación
de normas tanto en la elaboración de los documentos como en los
procesos que gestionan los mismos.
El organismo internacional que se encarga de establecer normas en
todos los ámbitos de la vida cotidiana se llama ISO y su homólogo en
España es AENOR. Las normas españolas se conocen como UNE.
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Fuente: Clip Art Library
3. Gestión y organización de los documentos en papel
Centrándonos en los soportes vamos a abordar, en primer lugar, la gestión y
organización de los documentos en papel que podemos encontrar en nuestra oficina o
puesto de trabajo. El primer paso a seguir es el de separar los documentos de apoyo
informativo de la documentación propiamente archivística, siguiendo el esquema
siguiente:
Documentos informativos: ordenación y eliminación.
Documentos en trámite o con vigencia administrativa: organización en oficina
con vistas a la transferencia al Archivo General.
Documentos sin vigencia administrativa: transferencia al Archivo General.
3.1. Documentación informativa
Los documentos de apoyo informativo existen en todas las oficinas y podemos
definirlos como el conjunto de documentos que han sido recogidos para servir de
ayuda a la gestión administrativa o para nuestra formación. Normalmente se trata de
publicaciones, actas, legislación, folletos, estadística, memorias, copias de escritos…
remitidos por otras oficinas que se conservan por su función informativa. Se
caracterizan por no estar sujetos a un procedimiento administrativo y, por tanto, no se
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transfieren al Archivo General, lo que significa que han de ser expurgados y eliminados
en las propias oficinas, una vez hayan cumplido su misión informativa.
En el Anexo 2 encontrarás una docena de consejos para evitar que “te coman los
papeles”.
Recomendaciones prácticas para la gestión de la documentación
informativa:
– Esta documentación ha de organizarse separada del resto del archivo
administrativo.
– Los libros, diccionarios, manuales, compendios legislativos, etc, pueden colocarse
en estanterías abiertas.
– Las revistas pueden ordenarse en revisteros o cajas A-Z indicando fuera la relación
de nombres y fechas. Respecto a las revistas, veremos que es un gasto superfluo
en la mayoría de las ocasiones, pues el SIDRA tiene a tu disposición en la Intranet
un número importante de colecciones sobre temas administrativos, económicos y
tributarios, medio ambientales, etc, además de proporcionarte acceso a bases de
datos legislativas (ver Unidad 4).
– Una forma útil de organizar esta información en soporte papel es la creación de
dossiers temáticos, de forma que los documentos queden ordenados por asuntos.
Los dossiers en papel se instalarán preferiblemente en carpetas suspendidas o en
cajas de archivo.
Ej. Aún hay quien realiza dossiers de prensa en papel. La forma más sencilla de
organizarlos es la cronológica, que nos permite cerrar y almacenar años
completos. Sin embargo, es difícil recordar el día en que salió una noticia, por
eso la ordenación temática es mucho más efectiva. En la cronológica el esfuerzo
mental lo hacemos en la recuperación de información. En la temática, a la hora
de categorizar las noticias. Por eso es importante detenerse a crear el listado de
temas previamente, teniendo presente que será un listado “vivo”, con cabida
para nuevos temas y desaparición o cierre de otros.
De todas formas, recordad que las noticias están en Internet, hay servicios de
prensa que funcionan como kioscos, donde accedes a toda la prensa nacional e
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internacional y que permiten descargar directamente las noticias de tus áreas
de interés previamente definidas.
Si tienes dossiers en papel de varios años ocupando espacio, lo más conveniente
sería digitalizarlos. En este caso, que sea con OCR, te permitirá recuperar las
noticias por el texto. Si lo digitalizas como una imagen, tendrás su fotografía
únicamente. Y no te olvides de añadir algún metadato como la fecha, quién
aparece, lugar y título, por lo menos.
– Cada documento dentro del dossier ha de estar identificado. La codificación de
cada documento puede realizarse mediante símbolos alfabéticos, numéricos o
alfanuméricos.
Ej: Tengo dos carpetas dossier, A y B. No me sirve numerar los documentos
dentro de cada una de forma correlativa (1, 2, 3, 4...) pues el día que encuentre
uno suelto (el 4, por ejemplo) no sabré de forma automática a que carpeta
pertenece. En cambio, si le he puesto a lápiz en la esquina A 4, no dudaré un
segundo en colocarlo en su posición.
– Dentro del dossier, se separarán los documentos de la misma naturaleza en
subcarpetas.
– Los colores facilitan la identificación y sirven, por ejemplo, para agrupar las
carpetas por temas. De un simple vistazo podrás acceder a la información que
precisas y además quedan más estéticas que los archivadores AZ (sobre todo en tu
casa).
Ej. En rojo los contratos, en verde la normativa, en azul la correspondencia... O
si lo aplicas en tu casa: en rojo las facturas y garantías (unidas), en verde las
recetas de cocina, en azul los permisos y papeles del trabajo...
– Dentro de la carpeta o archivador, es conveniente que figure al principio la
relación de documentos que contiene. Una vez dentro, accederás a ellos mejor si
están separados por cartulinas o banderas de colores, incluso guardados en bolsas
de plástico.
– Se establecerá el criterio de ordenación que para cada caso resulte más cómodo y
lógico para la localización y recuperación de los documentos en sus carpetas,
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archivadores o estantes, ya sea cronológico, temático, geográfico, alfabético,
numérico o alfanumérico. El temático y geográfico exigen a su vez un orden
alfabético. El orden se elegirá según la complejidad y extensión de la información
en papel a recoger.
Ej: ¿Qué te resulta más fácil y comprensible leer?
Asturias, Baleares, Cantabria, Madrid, Valencia o
Asturias, Valencia, Cantabria, Madrid, Baleares
Nuestro ojo está acostumbrado a seguir intuitivamente el orden alfabético, no
dudes en aplicarlo. Un revuelto de letras solo sirve para sopa.
– Si los documentos informativos de consulta habitual están disponibles en Internet
o en la Intranet debes evitar el gasto en copias inútiles que solo sirven para
perjudicar aún más el medio ambiente y ocupar espacio. En la mayoría de las
organizaciones, los documentos electrónicos se han incorporado a la gestión en
sustitución del papel, sin modificar los procedimientos que los crean. En palabras
de Al Gore: Se ha mantenido la burocracia de la Era Industrial en la Era de la
Información. A ello se suma la duplicación de la información existente en formato
papel y electrónico, es decir, aquella información que se ha generado en formato
electrónico se archiva o guarda en ese mismo formato, pero a su vez, se imprime y
también se guarda en formato papel.
El mejor consejo es que utilices la informática para organizar y recuperar tus
documentos sobre cualquier soporte.
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3.2. Documentación administrativa
La función del Archivo de oficina es un factor determinante en cualquier organismo
para que éste funcione con criterios de calidad, eficacia y transparencia. Los
documentos sueltos no tienen sentido por sí mismos fuera del contexto en que se
generan. Para organizar un Archivo de oficina es necesario distinguir claramente los
distintos tipos de documentos de archivo, que a continuación se detallan
(correspondencia, libros de registro y expedientes):
3.2.1 Correspondencia
Características
– Es un tipo de documentación que reciben casi todas las unidades administrativas.
– Puede estar vinculada a un procedimiento administrativo o no.
– Aporta información de muy distinto tipo.
– Pueden ser originales o copias.
– La componen circulares, cartas, saludas y notas internas.
Organización
– La correspondencia, tanto emitida como recibida, que forma parte de un
expediente, se ordena con dicho expediente.
– La correspondencia no se debe clasificar y ordenar por entradas y salidas, sino que
cada carta debe ir unida a su respuesta.
– La correspondencia que acompaña a una información importante, facturas,
informes u otros documentos, se archiva en función de esta información adjunta.
Clasificación de la correspondencia
– La correspondencia entendida como tal es la que no forma parte de un expediente
ni acompaña a una información importante, se limita por tanto a una información
más genérica y se agrupa en:
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a) Correspondencia externa, cuando se trata de correspondencia entre una unidad
administrativa y personas o instituciones ajenas a la misma. Dentro de cada
división la correspondencia se ordena alfabéticamente por organismos.
Recuerda que a efectos de orden, los números se ordenan como se leen.
Ej. Banco xxxx.
112 (ciento doce).
La correspondencia con instituciones que tienen departamentos o secciones se
ordenará respetando la jerarquía orgánica oficial.
Ej: 1. Ministerio de Educación, Cultura y Deporte.
1.1. Biblioteca Nacional.
1.2. Consejo Superior de Deportes.
Dentro de cada organismo se ordena cronológicamente en orden inverso, de
más antigua a más reciente, siempre respetando que la correspondencia sobre
el mismo asunto, tanto la emitida como la recibida, queden agrupadas. En este
caso el orden cronológico lo marca la fecha del primer documento que forma
parte del asunto.
b) Correspondencia interna: Cuando se trata de correspondencia o notas interiores
entre distintas unidades administrativas. Se ordena alfabéticamente por el
nombre de las unidades administrativas jerarquizadas de la Administración.
Ej. Consejería de Sanidad.
Secretaría General Técnica.
Dirección General de Salud Pública.
Dirección General de Asistencia Sanitaria.
Dirección General de Innovación Sanitaria.
Dentro de cada unidad administrativa, la correspondencia de entrada y salida
se ordena cronológicamente, dejando delante la más reciente y siempre
respetando que la correspondencia sobre el mismo asunto, tanto emitida como
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recibida quede agrupada. En este caso el orden cronológico lo marca la fecha
del primer documento que forma parte del asunto.
La correspondencia enviada a distintas unidades administrativas se ordena en
la unidad emisora, adjuntando lista de receptores.
La correspondencia interna genera gran cantidad de duplicados, ya que es
conservada tanto por las unidades administrativas emisoras como receptoras.
Para evitarlo, es aconsejable seguir el principio de jerarquía. Es decir, la unidad
que debe conservar la correspondencia interna, a efectos de su posterior
transferencia al Archivo General, es la que tenga un rango jerárquico superior.
Por ejemplo, las notas interiores enviadas por la Secretaría General Técnica a
los distintos Servicios se deben conservar en la SGT, junto con las respuestas, si
las hubiera, de dichos Servicios.
Los Servicios guardarán la correspondencia interna que mantengan con
unidades administrativas de rango inferior, junto con las correspondientes
contestaciones. La correspondencia interna que mantenga una unidad
administrativa con unidades de nivel jerárquico superior se deberá conservar
en la oficina mientras dicha información sea útil para la gestión administrativa,
pero podrá eliminarse antes de ser transferida al Archivo General.
Este criterio de jerarquía se puede emplear siempre que exista seguridad de que la
unidad administrativa de rango superior sigue el mismo principio y conserva
sistemáticamente la correspondencia interna que mantiene con las unidades
inferiores. A este efecto, es necesario que las unidades administrativas no procedan a
eliminar correspondencia interna hasta que no tengan la correspondiente autorización
al Archivo General. En caso contrario, es preferible que las unidades administrativas de
rango inferior conserven la correspondencia interna, aún a riesgo de posibles
duplicados.
La correspondencia que no forma parte de un expediente se clasifica en interna y
externa, dentro de estas categorías por entradas y salidas, en un tercer nivel por
orden jerárquico y por último en orden cronológico.
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3.2.2 Registro
El registro es un instrumento jurídico, cuya finalidad es conseguir un sistema de control
y de garantía externa e interna de los documentos que se presentan en la
Administración y de los documentos oficiales que se envían a otros órganos o a
particulares. El registro permite certificar la existencia de un documento aunque éste
no se haya conservado.
Pero un Registro es también un documento administrativo, generalmente en formato
libro o en base de datos, creado y regulado por una norma que se publica en el BOPA y
en el que se inscriben cronológicamente acciones o se transcriben resumidos los
documentos emitidos o recibidos por una unidad gestora.
El tradicional Libro de Registro en orden cronológico se conserva en muy pocos sitios,
la mayoría ya dispone de aplicaciones de registro. Si aún manejas un libro de registro
en soporte papel, entérate de como puedes acceder a un registro electrónico y ten en
cuenta que los Libros de registro sí son documentos de archivo. Los registros, en
formato libro, se agrupan igualmente en series documentales y siguiendo un orden
cronológico.
Con respecto a los registros administrativos en soporte electrónico, para garantizar su
validez jurídica y eficacia probatoria, deben ser gestionados mediante aplicaciones
informáticas que aseguren la autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad de los
datos que recogen, realizando también, y de forma periódica, copias de seguridad.
En el Principado de Asturias existe un Registro General y varios Registros auxiliares en
las Consejerías, a los que recurrirán las oficinas y secretarías de los órganos de
gobierno cuando requieran registrar documentos oficiales o con “valor probatorio”
(instancias, convocatorias, recursos, requerimientos, oficios, cartas, etc.).
Existe también otro tipo de registros, generalmente bases de datos locales, que sirven
como instrumentos de localización y recuperación de los documentos en las unidades
gestoras. No es función del Registro controlar las entradas o salidas de todos los
documentos de gestión, por lo que las oficinas pueden mantener sus sistemas de
control interno (sin sello de registro) para aquellos documentos que no sean objeto de
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archivo: libros, revistas, acuerdos, actas, diligencias, currículum, informes, memorias,
notas internas, etc. Es importante distinguirlos, pues no tienen valor administrativo.
En el Principado de Asturias contamos con un Registro Electrónico que abordaremos
en mayor profundidad en la Unidad 3.
3.2.3 Expedientes
Desde el punto de vista del Derecho Administrativo, un expediente es la serie
ordenada de actuaciones administrativas correspondientes a un asunto o negocio.
Podemos considerarlo como el "conjunto ordenado de documentos y actuaciones que
sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las
diligencias consecutivas encaminadas a su ejecución".
Desde el punto de vista archivístico, se entiende por expediente administrativo “una
unidad documental formada por un conjunto de documentos generado, orgánica y
funcionalmente, por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto”.
Dentro de un mismo expediente nos podemos encontrar con documentos que han
sido producidos por la propia oficina, y otros recibidos en ella. Estos últimos los
conservaremos en forma original, mientras que los otros, al salir fuera de la oficina, los
conservaremos en forma de copia administrativa.
En la Unidad siguiente nos detendremos en el estudio del expediente como paradigma del documento administrativo.
Recuerda:
Consideramos documentación informativa la de apoyo a la gestión: publicaciones, actas, legislación, folletos, estadística, memorias, copias de escritos…
Se considera documentación administrativa la que es fruto de la gestión y tramitación: correspondencia, registros y expedientes.
Los documentos informativos de apoyo a la gestión se organizan y eliminan en la oficina.
Los documentos administrativos activos se organizan en la oficina con vistas a su transferencia al Archivo General.
Los documentos administrativos inactivos son competencia del Archivo General, que es el encargado de su custodia y organización.
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4. Gestión y organización de documentos electrónicos
4.1. Archivos de ordenador
La información de un ordenador está almacenada en lo que se llaman archivos o
ficheros. Normalmente los archivos están formados por un nombre, un punto y una
extensión (FICHERO.DOC) El nombre nos sirve para diferenciar unos archivos de otros y
la extensión para atribuirle unas propiedades concretas. Hay diferentes tipos de
archivos, que se dividen básicamente en tres: ejecutables, del propio sistema
operativo y de datos. Dentro de estos últimos los hay de texto, audio, vídeo,
comprimidos, imágenes… La mayoría de programas tienen formatos de archivo
propios.
A la hora de hacer copias de seguridad (backups), copiar ficheros o tener que liberar
espacio de disco, es cuando nos damos cuenta de la cantidad de archivos que día a día
vamos acumulando en el ordenador. Archivos del sistema, del trabajo, de ocio y
personales. Tener una consistente organización a la hora de nombrarlos y clasificarlos
te facilita el trabajo, separa lo importante de lo accesorio y evita quebraderos de
cabeza pero es algo que hay que hacer expresamente y con sumo cuidado.
No es lo mismo tener todos tus archivos juntos y revueltos en Mis Documentos que
tenerlos bien organizados en carpetas para saber exactamente donde buscar cuando
necesitas algo. Lo más recomendable es que no tengas más de 3 o 4 niveles por
carpeta principal a menos de que sea absolutamente necesario.
La base de la Gestión Documental es una sistemática organización de los documentos.
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Recomendaciones prácticas para su gestión
Lo primero es separar los archivos de trabajo de los personales, la música de los videos
y las imágenes. Crea una carpeta para cada proyecto y asegúrate de que cada archivo
relacionado esté ahí. Cómo organices tus carpetas depende de tus necesidades pero
asegúrate de que si ya te tomaste el tiempo para hacerlo lo respetes en el futuro, esto
es, guarda en su sitio cada archivo en el momento de crearlo.
Para facilitar esto puedes tener una carpeta en el escritorio que se llama Descargas.
Todos los navegadores apuntan a esta carpeta por defecto. Una vez que las descargas
terminan, entonces puedes revisar el archivo y moverlo al lugar que le corresponde.
A la hora de poner el nombre a carpetas y ficheros sigue un patrón o unas pautas que
tú mismo establezcas. Pero procura aplicarlo siempre en todos los rincones. Eso hará
que tu sistema sea coherente y consistente, y que no se queden partes sin organizar o
a medio ordenar. Utiliza siempre nombres descriptivos. Usar nombres que describan el
archivo no solo sirve para las búsquedas manuales sino que también ayuda cuando
quieres usar algún buscador de escritorio.
Un error común es usar nombres que por el momento parecen buena idea, por
ejemplo, cuando terminas una nueva versión de un informe y lo llamas Nuevo o
Definitivo. ¿Y cuando lo vuelvas a actualizar de nuevo le pondrás Nuevo-nuevo o
Definitivo_6? Ya no suena tan bien... Sería mucho mejor utilizar la fecha 2012_11_07 o
el número de versión _v 2, sobre todo si es un documento que “viaja” del trabajo a
casa, por correo electrónico o en una memoria USB (pen drive)
Siéntate con lápiz y papel y define tu propia nomenclatura. Hazla sencilla, práctica y
directa. Tiene que ser un complemento que te ayude, nunca una tarea pesada e
incómoda. Comparto contigo algunas ideas que pueden ayudarte a la hora de crear un
sistema eficaz de nombres:
Utiliza nombres representativos y breves. Son más manejables y directos que si
permites que el documento se renombre con el primer renglón del texto, que
es como opera Word por defecto. El nombre del fichero deber ser menor o
igual a 50 caracteres, sin tildes ni puntos.
Ej.: No es lo mismo Nace en Avilés en 1973 que Currículum vitae
Emplea abreviaturas o sufijos comunes para describir el contenido del archivo.
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Ej.: Puedes simplificar y normalizar: Tipología: DCR (Documento de convocatoria de reunión) DAR (Documento de Acta de reunión)
PPT (Pliego de Prescripciones Técnicas) PCAP (Pliego de Cláusulas Administrativas) CRO (Cronograma) INF (Informe) PRB (Prueba)
Órganos administrativos: SGT (Secretaría General Técnica) DGx (Dirección general xxx) AG (Archivo General)
Control de estado: PR (Pendiente Revisión) D (Definitivo)
También puedes construir una nomenclatura normalizada para tus documentos
combinando varios aspectos. Imagina que manejas varios contratos y los tienes
numerados:
Ej.: C1_PPT_PRSGT_V2_20121001 se traduciría por: Contrato de limpieza del edificio/Pliego de
Prescripciones técnicas/Pendiente de revisión por la Secretaría General Técnica/Versión 2/1 de
octubre de 2012
Agrupa las carpetas por nombre de proyecto y por año.
Ej.: Contratos>2012>Limpieza o Contratos>2012>C1
Evita las carpetas con decenas o centenares de subcarpetas (cuanto menos
scroll y más directo, mejor)
Alterna MAYÚSCULAS_minúsculas para resaltar ciertas partes del nombre.
Ej.: Culturaquí 2012 PPT_v1
Si utilizas la fecha cara a la ordenación, es mucho más eficaz la fecha inglesa
aaaa/mm/dd. Así conseguirás tener todos los documentos del mismo año y
mes juntos en una sola vista.
Ej.: 2012/10/31 o 2012_10_31 o 20121031
Las etiquetas te permiten emparentar en una misma familia archivos que están
en distintos lugares de tu ordenador. Si usas OS X o Vista tienes la opción de
usar etiquetas en los archivos. Si algo nos han enseñado las aplicaciones 2.0 y
los blogs es que el sistema de etiquetas es muy efectivo para mantener un
desorden ordenado cuando hay información que no cabe en una sola categoría.
Los colores son un complemento visual que sirve para reforzar el sistema de
nombres comunes y es una opción muy buena para distinguir rápidamente las
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carpetas y archivos. Qué colores uses es decisión tuya, lo importante es que te
facilitará su localización.
Ej.: Puedes acordar un sistema visual de colores parecido a este:
•Rojo: documentos y ficheros actuales sobre los que tienes que trabajar (documentos de
archivo).
•Azul: legislación, datos e información auxiliar (documentos informativos).
•Verde: carpetas y ficheros con datos personales u ocio (documentos personales).
Los discos de hoy en día ofrecen una capacidad inimaginable hace poco tiempo, pero
la basura digital crece como la espuma, con el problema añadido que supone la
limitación de memoria en las unidades de red. Hacer una revisión periódica (cada 3-4
meses) es recomendable, especialmente en el trabajo. Borra, limpia y quita del medio
lo que ya no sirva o esté de más. Puedes utilizar los mismos criterios seguidos en papel.
Crea una carpeta a modo de almacén donde guardar todo lo que no sean proyectos
actuales. Trabajos completados, pruebas, documentación antigua, copias de otros
ordenadores… Las carpetas y documentos que utilices con menos frecuencia mételas
en ese “trastero digital”. Así evitarás que te moleste en el día a día. Y si algún día lo
necesitas podrás rescatarlo sin dificultad o expurgarlo más fácilmente.
Otra opción para actuar sobre las carpetas sin uso es grabarlas en un DVD. Puedes
crear uno por año o por semestre. Si utilizas un disco externo podrás tener además en
él una copia de seguridad. Los hay de gran capacidad. Eso te ayudará a liberar espacio
extra, quitar la basura digital y conservar ese disco físico como salvaguarda. También
es muy recomendable para organizar fotografías que ocupan mucho espacio.
Existen muchas formas de organizar los archivos informáticos. Lo principal es establecer un criterio (norma) y seguirlo siempre, guardando en su sitio cada archivo en el momento de crearlo o incorporarlo al sistema.
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4.2. Bases de datos
Una base de datos está constituida por la agrupación de múltiples ficheros y tablas en
una misma aplicación, pudiendo presentar estructuras relativamente complejas.
Dentro de nuestra organización existe una amplia tipología:
Bases de datos locales: generalmente creadas para una necesidad puntual o
labor concreta de una oficina. En este caso es fácil identificar su utilidad
administrativa y a partir de qué momento se pueden dar por cerradas. Es la
típica base de datos en Access para gestión del archivo de oficina, por ejemplo.
Suelen estar en una sola unidad de red y son gestionadas por personas de la
misma unidad administrativa.
Bases de datos corporativas: constituyen el caso más habitual. Son de
actualización constante o periódica y suelen utilizarse para el trabajo en red. En
este caso hay que determinar los momentos de validación y fijación de los
datos y establecer una estrategia a seguir, generalmente fijada en los manuales
corporativos. Son de toda la organización y se puede acceder a ellas a través de
cualquier puesto de trabajo con permiso para ello.
En el caso de las bases de datos, lo más importante es garantizar las copias de seguridad (backup). En la APA se encarga el CGSI, que las efectúa diariamente. No obstante, puedes realizar copias periódicas de los ficheros de datos en un pen drive o en un DVD, para mayor seguridad de su conservación ante una catástrofe informática.
4.3. Correo electrónico
El correo electrónico está teniendo un fuerte impacto en la forma en la que las
organizaciones desarrollan sus actividades, en la medida en que mejora las
comunicaciones internas, elimina el papeleo y automatiza las rutinas de trabajo. Sin
embargo, las ventajas de este sistema pueden verse eliminadas si los sistemas de
correo electrónico y de tránsito de los documentos electrónicos no son gestionados de
forma efectiva.
Gestión Documental IAAP Unidad 1: Organización de los documentos en función del soporte
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Recomendaciones prácticas para su gestión:
Separar los mensajes que constituyen documentos de archivo de los mensajes
informales. Los tipos de mensajes que habitualmente constituyen documentos
de archivo son: políticas y directrices, correspondencia o memorandos
relacionados con actividades propias de la organización, planes de trabajo,
agendas, actas, borradores de documentos que se envían para ser comentados
o aprobados, cualquier documento que inicia, autoriza o completa una
transacción dentro de la organización, informes finales o recomendaciones.
Guardar los ficheros adjuntos en su correspondiente carpeta del disco duro o
la unidad de red. Esta acción deberíamos acostumbrarnos a realizarla en el
mismo momento de abrir el correo. Nos permite eliminar los mensajes en el
acto y no colapsar la memoria disponible. Es mucho más práctico, además, que
todos los documentos asociados a un tema o proyecto estén reunidos que
tenerlos repartidos entre su carpeta y la bandeja de entrada.
Los mensajes enviados o recibidos han de ser guardados y clasificados en
carpetas de mensajes en el mismo momento en que se recibe o envía un
mensaje, previa configuración de las carpetas y tras la definición de reglas
precisas. Cuando se trate de documentos de conservación permanente, si no se
dispone de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos que permita un
almacenamiento de estos documentos con sus metadatos correspondientes en
una aplicación corporativa, se aconseja utilizar los siguientes métodos:
- Imprimir el mensaje y sus documentos anejos y guardarlos en su
expediente de papel.
- Realizar una copia periódica en disco óptico de las carpetas con sus
mensajes y documentos anexos.
Es conveniente realizar copia de seguridad de nuestro buzón cada cierto tiempo para salvar nuestros correos de cualquier imprevisto. Puedes llamar al CGSI para que te lo configuren adecuadamente.
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4.4. Recursos web
Un recurso muy utilizado es guardar las direcciones de aquellos recursos web que nos
sirven de apoyo. Muchas páginas que consultamos contienen información y
documentos que podemos optar por descargar a nuestro ordenador o consultar en
línea. Es conveniente conjugar las dos formas pues la segunda garantiza la
actualización de los contenidos, la primera nos permite conservar el documento
aunque desaparezca de la página con el tiempo. Cuántas veces sucede que no nos
acordamos de una dirección web o no encontramos aquella página que un día
visitamos casualmente y nos pareció tan interesante. Pero no guardamos el enlace…
Recomendaciones prácticas para su gestión
Al igual que organizamos los ficheros en carpetas, podemos organizar los marcadores
(bookmarks) o enlaces favoritos, que nos permitirán un acceso inmediato a las páginas
y sitios web sin necesidad de escribir o buscar de nuevo las direcciones. Los usuarios
del navegador Internet Explorer los conocen como favoritos y los de Firefox como
marcadores. Esta operación resulta también muy útil cuando se trata de organizar las
páginas de consulta frecuente, con las que más trabajamos, o si estamos buscando,
por ejemplo, información para un viaje. Crear una lista de sitios de interés nos
facilitará el trabajo. Esta modalidad permite agrupar enlaces en carpetas y subcarpetas
según el criterio que hayamos establecido. Nadie mejor que tú conoce tus áreas de
interés.
Ej.: Bancos, Música, Películas, Prensa, Restaurantes, Viajes
Una vez confeccionada la lista jerárquica de carpetas, créalas desde tu navegador:
Microsoft Internet Explorer: haz clic en el menú desplegable Favoritos y
selecciona la opción Organizar Favoritos.
Mozilla Firefox: haz clic en el menú desplegable Marcadores y selecciona la
opción Organizar marcadores.
El problema surge cuando no trabajas siempre con el mismo navegador, utilizas
distintos ordenadores o la estructura de carpetas te resulta insuficiente debido a la
amplitud temática y temporal de tus áreas de interés. Para solucionar el problema de
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la deslocalización, lo mejor es tener tu lista de favoritos en Internet y así podrás
disponer de ella desde cualquier sitio. Si manejas un gran volumen de información,
necesitas etiquetarla. Un Manual de bricolaje para jardín puede clasificarse por
Manuales, Bricolaje o Jardin, las carpetas nos resultan insuficientes en este caso, pues
nos obligan a seleccionar una única adscripción (p.e. Manuales) y no recuperaríamos la
dirección web cuando buscáramos en las carpetas de Jardín o Bricolaje. El uso de
palabras clave (etiquetas o tags) permite definir hasta el límite que se quiera cada
enlace y realizar búsquedas combinadas. Estos marcadores en línea permiten también
compartir conocimiento, que es la base de la web 2.0: puedes compartir tu fichero de
enlaces con otros compañeros de trabajo o amigos y ver que páginas han seleccionado
otros en cualquier parte del mundo sobre los temas de tu interés, al igual que ven los
tuyos.
Refiriéndonos a marcadores sociales, la herramienta por excelencia es Delicious.
Resulta prácticamente imposible introducir una etiqueta como criterio de búsqueda en
cualquier idioma sin obtener resultados.
Recuerda:
Los documentos electrónicos también se dividen en informativos y
administrativos.
Hay cuatro grandes bloques de documentos electrónicos: archivos de
ordenador, bases de datos, correos electrónicos y recursos web.
Las bases de datos pueden ser locales y corporativas.
Los correos electrónicos que contienen información general o particular, cada
persona organiza los suyos.
Los correos que forman parte de la gestión se incluyen en el expediente
correspondiente.
La gestión de los recursos web se realiza mediante marcadores o favoritos, que también conviene clasificar en un árbol de carpetas.
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Anexo 1
Las normas que afectan a la Gestión Documental son:
UNE-ISO 15489-1:2006 Información y documentación. Gestión de documentos.
Parte 1: Generalidades.
UNE-ISO 15836:2011 Información y documentación. Conjunto de elementos de
metadatos Dublin Core. (ISO 15836:2009)
UNE-ISO 16175-1:2012 Información y documentación. Principios y requisitos
funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 1:
Generalidades y declaración de principios.
UNE-ISO 16175-2:2012 Información y documentación. Principios y requisitos
funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 2:
Directrices y requisitos funcionales para sistemas que gestionan documentos
electrónicos.
UNE-ISO 16175-3:2012 Información y documentación. Principios y requisitos
funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 3:
Directrices y requisitos funcionales para documentos en los sistemas de la
organización.
UNE-ISO 19005-1:2008 Gestión de documentos. Formato de fichero de
documento electrónico para la conservación a largo plazo. Parte 1: Uso del PDF
1.4 (PDF/A-1).
UNE-ISO 23081-1:2008 Información y documentación. Procesos de gestión de
documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 1: Principios.
UNE-ISO 23081-2:2011 Información y documentación. Procesos de gestión de
documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 2: Elementos de
implementación y conceptuales.
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UNE-ISO 30300:2011 Información y documentación. Sistemas de gestión para
los documentos. Fundamentos y vocabulario.
UNE-ISO 30301:2011 Información y documentación. Sistemas de gestión para
los documentos. Requisitos.
UNE-ISO/TR 13028:2011 Información y documentación. Directrices para la
implementación de la digitalización de documentos.
UNE-ISO/TR 15489-2:2006 Información y documentación. Gestión de
documentos. Parte 2: Directrices. (ISO/TR 15489-2:2001)
UNE-ISO/TR 15801:2008 Imagen electrónica. Información almacenada
electrónicamente. Recomendaciones sobre veracidad y fiabilidad.
UNE-ISO/TR 18492:2008 Conservación a largo plazo de la información basada
en documentos.
UNE-ISO/TR 23081-3:2012 Información y documentación. Metadatos para la
gestión de documentos. Parte 3: Método de auto-evaluación.
UNE-ISO/TR 26122:2008 Información y documentación. Análisis de los procesos
de trabajo para la gestión de documentos.
Estas y otras normas están a la venta en la página de AENOR y hay un libro publicado
por este organismo que las reúne todas bajo el título Gestión de Documentos en un
entorno digital (AENOR, 2012)
Además, es imprescindible, para los documentos que se van a conservar, aplicar desde
su creación el Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de
archivo. (MoReq). Este modelo de requisitos es el que sigue nuestro Sistema de
Gestión e Información de Archivos (SIGIA), que es el encargado de la custodia de la
documentación administrativa inactiva, como veremos en la Unidad 2.
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Anexo 2
Según estimaciones el 40% de los papeles acaba en la papelera, otro 40% se archiva y
solo un 20% requiere una actuación. Con ello y con todo, actuar sobre ese 20% de
información a menudo nos sobrepasa por su volumen y la urgencia. El problema surge
en muchas ocasiones porque no nos atrevemos a tirar y no sabemos muy bien qué
conservar. Las dudas nos abordan: ¿Este documento me resultará útil?, ¿Y si me
deshago de él y luego lo necesito? Este es uno de los principales problemas a la hora
de afrontar la documentación de oficina. Estas preguntas os resultarán de utilidad a la
hora de decidir el valor del documento:
1. ¿Este documento forma parte de algún expediente? En tal caso está clara cual
debe ser su ordenación y conservación, dado que su fin es el archivo. Si tienes
dudas sobre como proceder, consulta con el Servicio de Publicaciones, Archivos
Administrativos y Documentación.
2. ¿Este documento es obra mía? Si eres el autor o autora debes guardarlo,
aunque si lo tienes correctamente archivado en el ordenador puedes optar por
no hacerlo. Asegúrate en todo caso de conservar todo lo que produzcas, en
soporte papel o electrónico, debidamente clasificado y ordenado. Constituye
prueba fehaciente de tu actividad y facilita la vida a quien te sustituya.
3. ¿Requiere este documento alguna acción por mi parte? Si es un documento
solo informativo, hemos de leerlo, tomar nota de los que nos interese y
deshacernos de él de inmediato, salvo que pase a formar parte de algún
dossier.
4. ¿Puedo encontrarlo en otro sitio? ¿Hay alguien que pueda facilitarme
información más completa si de verdad lo necesito? Si lo ha generado otro
departamento no hace falta que lo conserves. Tenemos la mala costumbre de
guardar cientos de copias descontextualizadas, cuando el organismo productor
las suele tener perfectamente organizadas y accesibles.
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5. ¿Necesitamos tener una copia en papel si ya la tenemos en el ordenador? No
es en absoluto necesario, excepto que la copia en papel forme parte de un
expediente o aporte información original: firma, registro…
6. ¿Cuánto tiempo hace que lo tengo amontonado sin uso alguno? Actúa como
con la ropa de tu armario: si llevas más de dos temporadas sin ponerla, es
probable que no la vuelvas a poner nunca.
7. ¿Está actualizada la información que proporciona? Hoy en día la información
se convierte en obsoleta rápidamente y la mayoría se encuentra en Internet. Es
más útil anotar la fuente de información (una dirección web en Favoritos) que
guardar la propia información.
8. ¿Para qué puedo utilizar específicamente esta información? Si no tenemos
muy claro cómo podríamos utilizar la información recibida es mejor tirarla. Será
fácil que olvidemos que la tenemos y no seamos capaces de encontrarla
después.
9. ¿Existen implicaciones legales o financieras? Tener claras las implicaciones
legales y/o financieras de los documentos nos ayudará de forma importante a
tomar decisiones en el arte de tirar.
10. ¿Contiene datos personales? En este caso no la tires a la papelera ni al
contenedor de reciclaje, utiliza el destructor de documentos.
11. ¿Qué es lo peor que me podría pasar si no tuviera esta información? Esta es
una de las preguntas claves a la hora de tomar la decisión de tirar, a la que se
une la siguiente:
12. ¿Necesita alguien esta información? No dudes en pasársela... Si es interesante,
al igual que la ropa en desuso, no lo tires, alguien lo puede necesitar más que
tú.