![Page 1: Gestión Documental. Presentación en #tunegocioenlaweb](https://reader031.vdocumento.com/reader031/viewer/2022020116/5596d3381a28ab091e8b483a/html5/thumbnails/1.jpg)
#evolucion@
![Page 2: Gestión Documental. Presentación en #tunegocioenlaweb](https://reader031.vdocumento.com/reader031/viewer/2022020116/5596d3381a28ab091e8b483a/html5/thumbnails/2.jpg)
#tunegocioenlaweb
Tu negocio en la
web AHORA#tunegocioenlaweb
![Page 3: Gestión Documental. Presentación en #tunegocioenlaweb](https://reader031.vdocumento.com/reader031/viewer/2022020116/5596d3381a28ab091e8b483a/html5/thumbnails/3.jpg)
www.clavei.es#tunegocioenlaweb
¿ Qué es una Gestión Documental ?
http://es.wikipedia.org/wiki/Gestion_documental
Se entiende por Gestión Documental el conjunto de normas
técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de
documentos de todo tipo en una organización, permitir la
recuperación de información desde ellos, determinar el
tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que
ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los
documentos más valiosos, aplicando principios de
racionalización y economía.
![Page 4: Gestión Documental. Presentación en #tunegocioenlaweb](https://reader031.vdocumento.com/reader031/viewer/2022020116/5596d3381a28ab091e8b483a/html5/thumbnails/4.jpg)
www.clavei.es#tunegocioenlaweb
DigitalDOCU es una solución de software
WEB 2.0 que permite:
Guardar y organizar copias digitales de nuestros
documentos en papel (contratos, presupuestos,
facturas, albaranes, expedientes).
Buscar documentos rápida, fácilmente y desde
cualquier lugar, mediante palabras clave o en todo el
texto del documento (OCR).
Deshacerse de las facturas en papel o justificantes
de pago y dar validez fiscal a las copias digitales
(digitalización certificada por la AEAT).
Establecer criterios de aprobación y/o firma de
documentos (workflow).
![Page 5: Gestión Documental. Presentación en #tunegocioenlaweb](https://reader031.vdocumento.com/reader031/viewer/2022020116/5596d3381a28ab091e8b483a/html5/thumbnails/5.jpg)
www.clavei.es#tunegocioenlaweb
Servidor AplicaciónServidor
CLIENTE
Usuario 1
Usuario 2
Usuario 3
INT
ER
NE
T
DOCUMENTOS
PDF SIEMPRE EN
SERVIDOR
CLIENTE
Usuario externo
1
Usuario externo
2
SCANER TWAIN
INTRANET
DOCUMENTOS
PDF EN LA
NUBE
OPCION 1: OFICINA
OPCION 2: HOSTING
![Page 6: Gestión Documental. Presentación en #tunegocioenlaweb](https://reader031.vdocumento.com/reader031/viewer/2022020116/5596d3381a28ab091e8b483a/html5/thumbnails/6.jpg)
www.clavei.es#tunegocioenlaweb
Versátil: Permite la clasificación y búsqueda de cualquier documento.
Online: Accesible desde cualquier ordenador, pero con los máximos estándares de seguridad y LOPD.
Homologado: Digitalización Certificada homologada por la AEAT.
Permite deshacerse de las facturas físicas con total validez fiscal.
Integrado: Acceso a los documentos desde los sistemas de gestión empresarial (ERP).
1
2
3
4
Ahorro: Disminuye los tiempos de localización, manipulacion de documentos y los costes de almacenamiento.5
MODELOS DE USO ‘ON PREMISE’ O EN ‘LA NUBE’, SIN INVERSION NINGUNA EN INFRAESTRUCTURA
6
![Page 7: Gestión Documental. Presentación en #tunegocioenlaweb](https://reader031.vdocumento.com/reader031/viewer/2022020116/5596d3381a28ab091e8b483a/html5/thumbnails/7.jpg)
www.clavei.es#tunegocioenlaweb
ESCANEAR,
generar
desde el ERP
o recoger del
1 2 3ARCHIVAR
manual o de forma
automática
BUSQUEDA y
visualización
(imprimir, enviar
e-mail, etc…)
Funcionamiento Básico
![Page 8: Gestión Documental. Presentación en #tunegocioenlaweb](https://reader031.vdocumento.com/reader031/viewer/2022020116/5596d3381a28ab091e8b483a/html5/thumbnails/8.jpg)
www.clavei.es#tunegocioenlaweb
1
ESCANEAR
1. Se escanean los documentos en un escáner compatible TWAIN.
2. Previsualización.
3. Se guardan en la bandeja de entrada de cada entidad (empresa, grupo...)
1
2
3
2 3
Escanear Archivar Visualizar
![Page 9: Gestión Documental. Presentación en #tunegocioenlaweb](https://reader031.vdocumento.com/reader031/viewer/2022020116/5596d3381a28ab091e8b483a/html5/thumbnails/9.jpg)
www.clavei.es#tunegocioenlaweb
ARCHIVAR
1. El documento se puede abrir en la bandeja de entrada.
2. Seleccionamos categoría, tipo y subtipo (si es necesario).
3. Archivamos el documento.
1
3
2
1 2 3
Escanear Archivar Visualizar
![Page 10: Gestión Documental. Presentación en #tunegocioenlaweb](https://reader031.vdocumento.com/reader031/viewer/2022020116/5596d3381a28ab091e8b483a/html5/thumbnails/10.jpg)
www.clavei.es#tunegocioenlaweb
VISUALIZAR
1. A través de la aplicación o de la ERP.
2. Búsqueda y localización a través del motor OCR (cualquier texto del documento) o metadatos asociados.
1 2 3
Escanear Archivar Visualizar
![Page 11: Gestión Documental. Presentación en #tunegocioenlaweb](https://reader031.vdocumento.com/reader031/viewer/2022020116/5596d3381a28ab091e8b483a/html5/thumbnails/11.jpg)
www.clavei.es#tunegocioenlaweb
Empresa especializada en la distribución de productos de higiene industrial y control de plagas.
Situación inicial+ 100.000 documentos/añoArchivo y acceso manualExtravío de documentación
![Page 12: Gestión Documental. Presentación en #tunegocioenlaweb](https://reader031.vdocumento.com/reader031/viewer/2022020116/5596d3381a28ab091e8b483a/html5/thumbnails/12.jpg)
www.clavei.es#tunegocioenlaweb
Solución PropuestaDigitalización y archivo automático de albaranes y facturas de proveedores, contratos y certificados sanitarios desde la ERP.Generación partes de asistencia, envío a dispositivos móviles, impresión y archivo.Documentación 100% accesible para toda la organización.
![Page 13: Gestión Documental. Presentación en #tunegocioenlaweb](https://reader031.vdocumento.com/reader031/viewer/2022020116/5596d3381a28ab091e8b483a/html5/thumbnails/13.jpg)
www.clavei.es#tunegocioenlaweb
Consulta de Documentos desde la ERP (a partir de un movimiento de stock de un artículo).
![Page 14: Gestión Documental. Presentación en #tunegocioenlaweb](https://reader031.vdocumento.com/reader031/viewer/2022020116/5596d3381a28ab091e8b483a/html5/thumbnails/14.jpg)
www.clavei.es#tunegocioenlaweb
Consulta de Documentos desde la ERP (desde un extracto contable).
![Page 15: Gestión Documental. Presentación en #tunegocioenlaweb](https://reader031.vdocumento.com/reader031/viewer/2022020116/5596d3381a28ab091e8b483a/html5/thumbnails/15.jpg)
www.clavei.es#tunegocioenlaweb
Gestión Documental Web 2.0
Accesible desde cualquier lugar.
Documentación en servidor local local o ‘nube’ (sin inversión en
infraestructura).
Digitalización Certificada (AEAT).
OCR y plantillas de reconocimiento de documentos.
Totalmente integrada con ClaveGes ERP y ClaveCon.
Resumen