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Erasmus+ Proyectos de desarrollo de capacidades en el ámbito de la Educación Superior (CBHE)
Convocatoria de 2015
GESTIÓN DE PROYECTOS
Reunión para los Representantes de los Proyectos
Bruselas, 27-28 Enero 2016
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Presentación de la Agencia
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Gestión de la acción CBHE
Comisión Europea (DG EAC)
• Formula las políticas, gestiona el presupuesto y fija las prioridades, evaluación de programas
•Responsible de la supervisión de la Agencia
Agencia Ejecutiva en el ámbito Educativo, Audiovisual y Cultural
(EACEA)
•Gestiona el ciclo de vida completo del proyectot (contenidos & finanzas)
• Apoya a los coordinadores de los proyectos
Oficinas Nacionales Erasmus+,Agencias
Nacionales, Delegaciones UE
• Apoyo a nivel nacional
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El equipo del CBHE en la EACEA
Jefe de Unidad
Ralf Rahders
Equipo de Selección
2 Equipos de control y
Seguimiento
Equipo Financiero
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Contenido de la Presentación
1. Gestión de su proyecto
2. Su equipo
3. La gestión de su equipo
4. Garantía de la Calidad del proyecto
5. Difusión y Sostenibilidad
6. Trabajar con EACEA y otros socios de E+
7. Conclusiones
NB: this document has no legal value
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1. GESTION DE SU PROYECTO
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7
10%
90%
Su propuesta
El entorno de su proyecto
Diferente • Individuos (personalidades) • Países (culturas, monedas,
idiomas, horarios) • Requerimientos legales • Limitaciones institucionales
Su CBHE Proyecto
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CBHE marco contractual
• Convenio de subvención firmado por la IES coordinadora en nombre del partenariado
• Su CBHE propuesta forma parte del Convenio de Subvención
Obligación compartida del partenariado Los
El tipo de justificantes y las guías para la implementación de los proyectos se encuentran en el CBHE "Beneficiaries' Space"
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Instrumentos de Gestión de Proyectos
Muchos instrumentos disponibles en internet
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2. SU EQUIPO
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Trabajando en equipo
El equipo del proyecto está compuesto por personas que actúan en nombre y con pleno apoyo de sus instituticones
Confianza entre los individuos es necesaria pero no suficiente
Tareas y responsabilidades tienen que ser formalizadas y aprobadas en el Acuerdo de Asociación del Partenariado
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El Coordinador
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Persona al cargo del proyecto
Un buen coordinador
– Lleva una buena gestión y comunica efizcamente
– Cuenta con la confianza de sus socios
– Tiene todo el apoyo de su institución
La coordinación puede (/debe) ser compartida:
– Taras financieras y administrativas / académicas
– Clara distribución de tareas entre los socios
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Función del Coordinador
Supervisa la ejecución de las actividades
Administra los fondos del proyecto
Garantiza el respeto por las normas del CBHE
Coopera estrechamente con los servicios institucionales claves en su organización
Centraliza la comunicación y la difunde a los socios del proyecto e interesados externos
Está en contacto regular con la EACEA (a través del responsable del proyecto)
Presenta informes de progreso y solicitudes de pago a la EACEA
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Los Socios
Deben estar plenamente informados sobre el proyecto y al corriente de las limitaciones que hay para implementarlo.
Deberían de:
– conocer la propuesta y los resultados esperados
– conocer su rol y responsabilidades
– conocer el marco contractual
– respetar el acuerdo del Partenariado
– trabajar con total transparencia con el coordinador (informar de cualquier cambio / retrasos)
– contar con todo el apoyo de su organización
– ser conscientes de las limitaciones institucionales y / o jurídicas que pueden afectar a la ejecución del proyecto
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Función de los Socios
Implementar actividades bajo su responsabilidad
Apoyar al coordinador (por ejemplo, en el suministro de información y documentos de apoyo para la presentación de informes)
Cooperar con los servicios clave de sus instituciones
Contribuir a la difusión de los resultados de los proyectos en su organización, comunidad y / o región
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Países Asociados de los Socios
Los Proyectos CBHE tienen el propósito de beneficiar a los países Asociados
Los Socios que pertenecen a Países Asociados son responsables de:
Mejorar la relevancia de los resultados del proyecto / valor añadido
Sensibilizar y Difundir
Identificar e involucrar a los grupos destinatarios e interesados locales
Respetar requisitos nacionales / restricciones legales
Si procede, puede ser de gran utilidad nominar un coordinador nacional/regional
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Socios Asociados
No forma parte del Convenio
No hay financiación (directa)
Contribuyen (indirectamente) a la ejecución del proyecto, a su visibilidad y la sostenibilidad del mismo 17
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Compromiso Institucional
La gestión del proyectos no es el "show" de un hombre / mujer, sino una responsabilidad institucional
Es esencial:
Contar e implicar a los servicios/departamentos de la institución
desde un principio
Proporcionar información periódica a las
autoridades locales
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Participación de los servicios y departamentos de su institución
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Oficina de Relaciones Internacionales
Departamento de Finanzas
Servicios para los Estudiantes
Servicios Académicos
Servicios de garantía de
calidad
IT/Comunicación
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Participación de los Estudiantes
En las actividades del proyecto
- En el desarrollo curricular (presencia en el comité consultivo, la revisión por pares)
- En la introducción de nuevos métodos de enseñanza y aprendizaje
- En la estrategia de difusión y sostenibilidad
- Garantía de la calidad
En los organismos del proyecto y en la toma de decisiones
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3. GESTION DE SU EQUIPO
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Ejemplo: Estructura y responsabilidades del equipo
22
Consejo de administración
Junta de Asesoramiento
Ejemplos de taréas:
La planificación y el seguimiento de las actividades del proyecto
Organización de las movilidades
Compras de equipo (licitación)
Etcétera
Ejemplos de taréas:El control de calidad de las actividades
Las consultas sobre cuestiones de conflicto
Supervisa la ejecución del proyecto
Etcétera
Distribución de tareas y plazos
Proceso de toma de decisiones
Plan de Trabajo y presupuesto
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Acuerdo de Asociación (1)
Obligatorio!
Dos objetivos:
- La transparencia y la formalización de los procedimientos de gestión del proyecto
- Compromiso con el proyecto
Guía disponibles en el sitio web de la Agencia
Negociación entre los socios
Firmado al más alto nivel (no por el
coordinador)
Acuerdo conjunto (recomendamos) o bilateral
Limitaciones nacionales e institucionales y
la legislación deben tenerse en cuenta
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24
Acuerdo de Asociación (2)
Garantía de la Calidad
Gestión del proyecto y el
proceso de toma de decisiones
Aspectos financieros
Funciones y responsabilidades de los socios
Resolución de Conflictos
Etc.
Communicación
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Comunicación
25
Definir un plan de comunicación significa canales y frecuencia
Comunicación multilateral
Transparencia y confianza
Considere las diferencias interculturales
La resolución de problemas
Reuniones
- Actas
- Respetar los plazos y fechas acordados
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La resolución de conflictos
Los desacuerdos no deben dar lugar a conflictos
Pero, necesitan medidas de contingencia
Reduzca el riesgo de disputas con:
– La confianza, la honestidad y el respeto
– Acuerdo de Asociación
– Actitud proactiva
– Habilidades interpersonales
– Igualdad de trato
26
! En principio, la EACEA no interviene en los asuntos internos de la asociación!
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Buenas prácticas: Quién es quién en el proyecto?
Descripción de la experiencia laboral y datos de contacto de cada personal del proyecto
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Buenas prácticas: preparar al Equipo
Formaciones y exposiciones para los miembros del equipo
• Cuestiones administrativas y asuntos que atañen la puesta marcha del proyecto
• Los gastos elegibles
• Procedimientos de licitación
• Justificantes
• Herramientas de comunicación en línea
• El control de calidad, revisiones e informes de progreso
• Importancia de la retroalimentación del mercado de trabajo
• Conciencia intercultural
• Consejos de diseño web
• Importancia de la difusión para garantizar la sostenibilidad
• Etcétera
Gestión de Proyectos Manual
QA manual
Reseña sobre impuestos nacionales y Cuestiones reglamentarias
Requisito previo para una ejecución eficaz
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4. GARANTIA DE CALIDAD
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Para y por el proyecto No está limitado al control de calidad interno a las IES participantes
Concierne a todas las dimensiones del proyecto
Aspectos académicos, financieros y administrativos, de gestión, resultados, visibilidad / difusión, impacto, las relaciones con la UE, etc.
Involucra a todas las partes implicadas en el proyecto
Académico, personal administrativo, estudiantes, locales, etc.
Herramientas: planes de trabajo, cuestionarios, informes, etc.
Mantenga a los socios informados de los resultados de la evaluación y las medidas correctivas tomadas
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Garantía de Calidad Interna (1)
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Garantía de calidad interna (2)
Nomine un equipo o persona responsable de la supervisión de las actividades y resultados inmediatos:
Evaluación regular del Marco Lógico, plan de trabajo y presupuesto
Progreso de informes (Indicadores de progreso) - a nivel de proyecto o por conjunto de acciones de trabajo (WP) / actividad
Revisiones financieras
Análisis de la Evaluación y Monitoreo de informes llevados a cabo por la EACEA
Recomendaciones / Lecciones aprendidas
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Personas / organismos que no participan en el proyecto
- Revisión por pares de expertos que no participan en el partenariado
- Representantes de las autoridades / empresas privadas locales
- Agencias nacionales de control de calidad
Un mismo enfoque holístico para el control de calidad interno (en términos de dimensiones y partes consultadas).
Monitoreo regular + recomendaciones
32
Garantía de calidad Externa
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Práctica recomendada: Gestión de Riesgos (1)
Ejemplos de Desafíos Planes de contingencia posibles utilizados en diversos proyectos
Compromiso y motivación de los socios
Expectativas deben ser comunicados a los socios de forma constante.
Delegar responsabilidades a los socios para aumentar su participación en el proyecto
Diferencias culturales, por ej., diferentes maneras de comunicarse y lidiar con asuntos
Organice reuniones regulares cara a cara para conocerse
Conciencia cultural para anticipar posibles conflictos
Justificantes incompletos Manual del Proyecto Capacitación sobre normas CBHE
Disponibilidad de personal (diferentes años académicos, el conflicto con otras obligaciones)
Contar con Equipos dedicados Planifique con tiempo antes
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Práctica recomendada: Gestión de Riesgos (2)
Ejemplos de desafíos Planes de contingencia posibles utilizados en diversos proyectos
Los retrasos debidos a largos procedimientos: licitación, registro de proyectos, la acreditación internacional, etc.
Preparar todo de antemano, de modo que la actividad puede comenzar tan pronto como se le da la luz verde.
Asuntos sobre Visados Planear reuniones con mucha antelación para dar tiempo a los procedimientos de visado
Instabilidad poliítica Reuniones en lugares seguros Póngase en contacto con EACEA en
caso de problemas
Cuestiones sobre cambios de divisa Mantenga la cuenta del proyecto en Euros
Las facturas pagadas por el coordinador / socios europeos
Dificultades para realizar las transferencias
Utilice otros medios (transferencias de tipo Western Union, tarjetas de crédito para los socios)
Los pagos en efectivo no se recomiendan
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5. DIFUSIÓN Y SOSTENIBILIDAD
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Difusión – consejos generales
Requisitos del acuerdo de subvención
– Visibilidad de los resultados del proyecto
– Disponibilidad de materiales producidos
– Utilice logotipo y disclaimer correcto
Importante para definir las partes interesadas y plan de difusión de acuerdo a los grupos destinatarios
– Grupos destinatarios internos y externos (incl. Las autoridades públicas)
– Difusión a nivel regional
• Iniciar la difusión desde el comienzo del proyecto
• Compruebe el anexo II de la Guía Erasmus + Programa: Guía Práctica de Difusión y Explotación de los resultados
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Herramientas de divulgación (1)
Página web del proyecto (obligatorio)
En caso de ser visualmente atractivo y fácil de usar
Responda a las preguntas ¿Quién - ¿Qué - cuando- Dónde - ¿Por qué?
Actualice regularmente
Publicar todos los materiales del proyecto
Enlaces desde sitios web de los socios
Medios de comunicación social
Cada vez más utilizado por los proyectos
No sustituye el sitio web
Requieren una actualización más frecuente
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Herramientas de divulgación (2)
Publicaciones del proyecto y material promocional
Debe dirigirse (principalmente) al público del País Socio
Las cantidades producidas deben ser calculadas en función del tamaño de la audiencia a la que van destinadas
Se debe de producir de la manera mas efectiva y en relación con el coste (no todo tiene que ser impreso)
Eventos de difusión
Talleres, seminarios, mesas redondas, (principalmente) en los países socios
A nivel institucional/nacional/regional
Incluya grupos de interés externos (empresas, autoridades nacionales, organizaciones no gubernamentales, etc.)
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Difusión y Sostenibilidad
• Los resultados del proyecto deben ser sostenibles y deben seguir utilizándose / revisándose después del final de la financiación del proyecto
• La difusión es un soporte para la sostenibilidad, garantizando:
– visibilidad del proyecto en las instituciones socias
– el interés de los estudiantes (por ejemplo, para los nuevos programas de estudio)
– el apoyo de las autoridades y servicios universitarios
– el apoyo de los responsables políticos, del mercado de trabajo y otras partes interesadas pertinentes
– conciencia entre el público en general 39
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Aseguar la Sostenibilidad
40
La sostenibilidad financiera / administrativa / legislativa
Continuación de los programas de estudio desarrollados
Continuando la cooperación con los socios del proyecto
– Movilidad de los estudiantes y el personal
– Las titulaciones conjuntas
– La cooperación en el área de Investigación
– Nuevos proyectos
Continuando a cooperar con las partes interesadas a nivel nacional /niveles regionales
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6. TRABAJANDO CON
41
Y OTROS SOCIOS DE
ERASMUS +
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Reunión con los coordinadores al inicio del proyecto
La persona asignada en la Agencia a cargo de su proyecto:
– Mantiene el contacto directo con el proyecto (a través del coordinador exclusivamente)
– Es responsable de la supervisión contractual (acepta modificaciones / permitiendo excepciones)
– Evalúa el informes y hace el seguimiento de los progresos realizados
– Implementa visitas de monitoreo durante la vida del proyecto
La correspondencia formal (/ contractual) debe ser dirigida al Jefe de la Unidad en la EACEA.. 42
Trabajar con la Agencia (EACEA)
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Supervión insitu del proyecto (1)
Visitas realizadas por la Agencia (EACEA) y / u Oficinas Nacionales Erasmus + (en los países ex-Tempus)
Objetivo de las visitas de supervisión
Comprobar que el proyecto va por buen camino
Comprobar que los socios participan plenamente en el proyecto
Ofrecer apoyo y asesoramiento
Comentar el progreso y hacer recomendaciones al coordinador del proyecto
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Supervisión insitu del proyecto (2)
Formato:
En el lugar o "virtualmente" (videoconferencia)
En una de las instituciones socias (con socios locales) / Durante las reuniones de coordinación (con todos los socios) /
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Cada proyecto será visitado al menos una vez durante su ejecución
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No subestime la cantidad de tiempo necesario para escribir un informe
No calcar la información de otros informes (/ ni de la propuesta de solicitud)
Responda a las preguntas formuladas en la plantilla de informes - ni más ni menos
Sea honesto en su informe, y describa los problemas que hay (y las medidas correctivas previstas), así como los éxitos
45
Informes de avance destinados a la Agencia (EACEA)
Informe de avance (a mitad del ciclo de vida del proyecto)
Informe final (dos meses después del final del período de elegibilidad)
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Otros contactos de Erasmus + a nivel nacional
Oficinas Nacionales de Erasmus + en 27 Países Asociados
– Proporcionan asesoramiento y apoyo en la implementación del proyecto
– Organizan jornadas de información, seminarios, talleres
– Realizan visitas de supervisión a los proyectos
Agencias Nacionales en todos los Países Programa
– Proporcionan asesoramiento y apoyo en la implementación del proyecto
– Organizan jornadas de información, seminarios, talleres
Delegaciones EU en los Países Asociados
– Siguen la evolución de la educación superior y la implementación Erasmus + en los países asociados
– Participan en eventos relacionados con Erasmus +
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Busque proyectos en el mismo país / institución
– Trabajar con los mismos socios / países, sobre el mismo tema, en virtud de la misma acción, etc.
Organice reuniones para compartir:
– Resultados
– Experiencia
– Buenas practicas
Intercambio con otros proyectos
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7. CONCLUSIONES
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Primeros pasos al empezar
Organice la primera reunión
Revise el plan del proyecto y modifíquelo si es necesario
Tome en cuenta los cambios internos / externos y limitaciones que podrían afectar la implementación del proyecto
Asigne funciones según las tareas de trabajo a desempeñar
Cree la estructura de gestión de proyectos (consejo de administración, consejo asesor)
Establezca reglas de comunicación
Revise el presupuesto si fuese necesario
Elabore el Acuerdo de Asociación
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No subestime la carga de trabajo administrativo y financiero de un proyecto CBHE
Erasmus +!
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In caso de duda
Puede referirse a:
Página web EACEA: http://eacea.ec.europa.eu/erasmus-plus/beneficiaries-space/capacity-building-in-higher-education_en
Convenio de subvención
Guía práctica sobre el uso de la subvención
Guía práctica para establecer un Acuerdo de Asociación
Oficinas Nacionales Erasmus + (NEO)
Agencias Nacionales
Su Corresponsal del Proyecto en la Agencia EACEA
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