Quito, 20 de diciembre de 2014
Gestión Gobierno en Línea y Alcaldías
Dirección estratégica
Versión 1.0
ÍNDICE DE CONTENIDO R1 - Gestionar planes estratégicos. R2 - Gestionar Ejes estratégicos. R3- Gestionar Políticas. R4- Gestionar Objetivos. R5- El sistema debe permitir gestionar Acciones Estratégicas. R6- El sistema debe permitir gestionar Indicadores. R7- El sistema debe permitir gestionar metas. R8- El sistema debe permitir gestionar Tareas.
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Listado de requisitos funcionales R1 - Gestionar planes estratégicos.
Para ello el sistema debe permitir las siguientes acciones
• Crear o modificar un plan estratégico, el mismo debe presentar como atributos los siguientes
elementos
◦ Denominación
◦ Misión
◦ Visión
◦ Fecha desde
◦ Fecha hasta
◦ Estado (activo, inactivo)
◦ Porciento de culminación : (Valor promedio del porciento de terminación de los ejes
asociados al plan)
◦ Anotaciones
◦ Al plan estratégico se le debe poder relacionar Ejes estratégicos
• Generar nueva versión, para ello el sistema debe levantar un asistente en el que se de a
escoger qué elementos de toda la estructura del plan estratégico desea duplicar (las
estructuras posibles son Eje-Política-Objetivo-Indicador-Acción estratégica-Tareas), a partir
de aquí el sistema debe generar una copia exacta del plan activo, generando un nuevo plan,
con una versión consecutiva, registrándose la fecha en que se genera la nueva versión
duplicada y guardando una referencia al plan del que se realizó la versión. Cuando un plan es
versionado, el nuevo plan se pone activo y desactiva el plan anterior, impidiendo que este
plan pueda volver a ser modificado por nadie, aun cuando sí pueda ser leído.
• Filtros
◦ Activo
◦ Inactivo
• Vistas
◦ Kanban
▪ Denominación
▪ Estado
▪ Porciento de culminación
◦ Lista
◦ Formulario
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◦ Gráficos
◦ Calendar
R2 - Gestionar Ejes estratégicos.
Para ello el sistema debe permitir las siguientes acciones
• Crear o modificar un eje estratégico
Un eje estratégico debe contener los siguientes requisitos
• Denominación
• Descripción
• Presupuesto deseado : Manual
• Presupuesto Planificado: el cual es la sumatoria de todo el presupuesto planificado en las acciones
estratégica asociadas al eje.
• Por ciento del presupuesto ejecutado contra el planificado (sumatoria de todo el presupuesto
ejecutado de las tareas de presupuesto asociadas al eje)
• Al eje se le debe poder relacionar un objetivo de desarrollo
◦ Un objetivo de desarrollo tiene:
▪ Denominación
▪ Indicador de desarrollo que a su vez tiene:
• Denominación
• Valor: Sería el valor resultante del método de cálculo
• Método de cálculo: Definir método de cálculo
• Valor ideal
· Al eje estratégico se le deben poder relacionar Políticas
· Por ciento de culminación del Eje, este valor está dado por el valor de cumplimiento promedio de las
políticas asociadas al eje.
○ Por ejemplo: si se tienen 3 políticas y cada una presenta 100% de cumplimiento, el
cumplimiento del eje es 100 ((100+100+100)/3), en caso de que fuesen 3 políticas una con
80, otra con 50 y otra con 100, el valor del porciento de cumplimiento del eje fuese el
promedio ((80+50+100)/3) = 76.6 por ciento.
· Filtros
○ Plan
○ Activo
○ Inactivo
· Agrupar
○ Plan
· Vistas
○ Kanban
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○ Lista
○ Formulario
○ Gráficos
R3- Gestionar Políticas.
Para ello el sistema debe permitir las siguientes acciones
• Crear o modificar una política
Una política debe contener los siguientes requisitos:
• Denominación
• Descripción
• Anotaciones
• A la política se le debe poder relacionar Objetivos
• Porciento de culminación: este valor está dado por el valor de cumplimiento promedio de los
objetivos asociados a esta política
• Filtros
◦ Ejes
◦ Plan
◦ Activo
◦ Inactivo
• Agrupar
◦ Plan
▪ Eje
• Vistas
◦ Kanban
◦ Lista
◦ Formulario
◦ Gráficos
R4- Gestionar Objetivos.
Para ello el sistema debe permitir las siguientes acciones
• Crear o modificar un objetivo
Un objetivo debe contener los siguientes requisitos:
• Denominación
• Descripción
• Al objetivo se le debe poder relacionar Acciones estratégicas
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• Porciento de culminación (valor de cumplimiento promedio de las acciones estratégicas asociados a
este objetivo)
• Filtros
◦ Ejes
◦ Plan
◦ Política
◦ Activo
◦ Inactivo
• Agrupar
◦ Plan
▪ Eje
• Política
• Vistas
◦ Kanban
◦ Lista
◦ Formulario
◦ Gráfico
R5- El sistema debe permitir gestionar Acciones Estratégicas.
Para ello el sistema debe permitir las siguientes acciones
• Crear o modificar una acción estratégica
Una acción estratégica debe contener los siguientes requisitos:
• Orden de prioridad: Ordenar por este atributo
• Anotaciones
• Denominación
• Soporte (hr.department)
• Autoridad (hr.department)
• Varios Responsables (hr.department) : Cuando se crea un responsable para la acción estratégica, por
cada indicador se genera un subindicador asociado al indicador padre, y cada uno de estos
indicadores, debe abrir un subindicador asociado al responsable en concreto.
Ejemplo.
• Acc Estratégica Graduar 3000 estudiantes
◦ Responsables, Fac 1, Fac 2, Fac 3
◦ Indicador 1 Cantidad de graduados Valor ideal 3000 estudiantes
▪ SubIndicador -1-Fac 1 responsable Fac 1 Valor ideal 1000 estudiantes
▪ SubIndicador -1-Fac 2 responsable Fac 2 Valor ideal 500 estudiantes
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▪ SubIndicador -1-Fac 3 responsable Fac 3 Valor ideal 1500 estudiantes
◦ Indicador 2 Títulos de Oro Valor ideal 5%
▪ SubIndicador -2-Fac 1 responsable Fac 1 Valor ideal 1%
▪ SubIndicador -2-Fac 2 responsable Fac 2 Valor ideal 3%
▪ SubIndicador -2-Fac 3 responsable Fac 3 Valor ideal 1%
El ejemplo demuestra que en las acciones estratégicas, para cada indicador definido se debe abrir un
subindicador asociado a los distintos responsables que le fueron relacionados a la acción estratégica, por
ello el ejemplo para la acción Estrategica, que se le definieron 3 responsables y un indicador, implicó generar
de manera obligatoria, 3 subindicadores (debido a que existen 3 responsables) por cada indicador.
• Responsable de ejecución: lo designa el responsable(hr.employee), pertenece a la dependencia
administrativa Responsable, se debe mostrar en la vista lista.
◦ Nombre
◦ Cargo
◦ Contacto
• Estados (En Aprobación, Aprobado)
• A las acciones se le deben poder asociar indicadores y tareas
• Las tareas se le podrá asociar solo cuando la acción estratégica este en estado aprobado.
• Para que una acción estratégica sea aprobada, deberá antes estar asociada a una partida
presupuestaria.
• Porciento de cumplimiento de las acciones estrátegicas. Para que una acción estratégica esté
cumplida todos los indicadores deben estar cumplidos y todas las tareas deben estar terminadas. El
porciento sería el promedio del porciento de terminación de las tareas asociadas a la acción, con el
porciento de terminación de los indicadores asociados a la acción multiplicado por su peso.Ejemplo :
◦ Accion1:
▪ Tarea1: % terminación = 40
▪ Tarea2: % terminación = 80
▪ Indicador1: % terminación = 100, peso del indicador = 0.2
▪ Indicador2: % terminación = 80, peso del indicador = 0.8
◦ Por ciento de terminación sería:
▪ Porciento de Terminación de las tareas: (40+80)/2 = 60
▪ Porciento de Terminación de los indicadores = (100*0.2) + (80*0.8) = 20+64 = 84
▪ Porciento Total = (60+84)/2 = 72%
• Un acción estratégica debe generar un proyecto, además será asociada a una partida de presupuesto
de proyecto.
• Las tareas que se creen para la acción estratégica deben asociarse a los subindicadores (o al
indicador principal) que estén asociados a la acción estratégica y el responsable de esta tarea sería el
responsible del subindicador, el caso de que la tarea sea asociada a un indicador general se debe
escoger de todos los responsables cuál será el responsable de la tarea.
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• Las tareas se les indicará si generará gastos o no. Si es indicado que generará gasto, se creará una
cuenta analítica hija de la cuenta analítica asociada a la acción estratégica para luego poder hacer
análisis de gastos por tareas específicas.
• Filtros
◦ Plan
◦ Eje
◦ Política
◦ Objetivo
◦ Estado
◦ Responsable
◦ Responsable de ejecución
◦ Activo
◦ Inactivo
• Agrupar
◦ Plan
▪ Eje
• Política
◦ Objetivo
▪ Estado
• Vistas
◦ Kanban
◦ Lista
◦ Formulario
◦ Gráfico
R6- El sistema debe permitir gestionar Indicadores.
Para ello el sistema debe permitir las siguientes acciones
• Crear o modificar un indicador
Un indicador debe contener los siguientes requisitos
• Denominación
• Descripción
• Valor ideal
• Un indicador puede contener varios subindicadores, la suma total de los valores ideales de todos los
subindicadores debe ser igual al valor ideal del indicador padre
• Cuando se crea un subindicador se deben asociar los responsables por cada subindicador
creado
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• Cuando se cree el indicador se deben generar los subindicadores por cada responsable
asociado
• Peso: El peso del indicador debe estar entre 0 y 1, la suma de los pesos de los indicadores padres
asociados a una misma acción estratégica no puede ser mayor que 1.
• Valor medido, El valor medido no puede ser mayor que el valor ideal. En caso de que el indicador
tuviera asociado subindicadores el valor medido se calcula dependiendo los valores medidos de los
subindicadores. Ejemplo
◦ Indicador cantidad: Valor ideal 3000
▪ SubIndicador 1: Valor ideal 1500, valor medido 500
▪ SubIndicador 2: Valor ideal 500, valor medido 100
▪ SubIndicador 3: Valor ideal 1000, valor medido 50
◦ En este caso el valor medido del indicador sería 650
• Unidad de medida: Puede ser un binario o porciento.
• Porciento de cumplimiento. En caso de que la unidad de medida sea un binario sería 0 o 100, si fuera
por porciento el total sería el porciento que representa el valor medido del valor ideal. Ejemplo:
Valor ideal 3000, valor medido 600, porciento de cumplimiento 600/3000*100=20
• El indicador está cumplido si el valor medido del indicador es igual al valor ideal del indicador
• A los indicadores se le deben poder asociar metas al igual que a los subindicadores
• Filtros
◦ Plan
◦ Eje
◦ Política
◦ Objetivo
◦ Acción Estratégica
◦ Estado de cumplimiento
◦ Activo
◦ Inactivo
• Agrupar
◦ Plan
▪ Eje
• Política
◦ Objetivo
• Acción Estratégica
◦ Estado de cumplimiento
• Vistas
◦ Kanban
◦ Lista
◦ Formulario
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◦ Gráfico
R7- El sistema debe permitir gestionar metas.
Para ello el sistema debe permitir la siguientes acciones
• Crear o modificar una meta
Una meta debe contener los siguientes requisitos
• Denominación
• Descripción
• Fecha de cumplimiento
• Fecha de vencimiento
• Binario (cumplido o no cumplido) es un valor calculado siguiendo la siguiente regla:
◦ El atributo porciento de cumplimiento del objeto meta tiene la responsabilidad de expresar
la relación de porciento existente entre el valor medido del indicador y su valor ideal,
evaluando esta relación en una fecha también definida como atributo de la meta.
▪ Por estas razones una meta puede pasar por los siguientes estados
• Cumplido en tiempo.
• Cumplido fuera de tiempo.
• No cumplido pero en tiempo.
• No cumplido.
• Ejemplo:
▪ Valor ideal del indicador – 100
▪ Valor medido del indicador
• Caso 1- Mes abril - 20
• Caso 2 - Mes de mayo – 35
▪ % de cumplimiento expresado en la meta – 30%
▪ Fecha de cumplimiento de la meta – Abril 2014
▪ Caso 1
• Evaluación de la meta mes de abril, resultado obtenido = Incumplido
atrasado
▪ Caso 2
• Evaluación de la meta mes de mayo, resultado obtenido = cumplido
atrasado
• Porciento de cumplimiento (valor numérico)
• Cuando se levante la vista de una meta dependendiendo del porciento de cumplimiento de la
meta, la fecha de vencimiento y el valor ideal del indicador al cual pertenece la meta, el estado
en el que se encuentra se matizará con un color (cumplido - verde, cumplido fuera de tiempo -
naranja, no cumplido pero en tiempo - azul, no cumplido - rojo).
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• Filtros
◦ Plan
◦ Eje
◦ Política
◦ Objetivo
◦ Acción Estratégica
◦ Indicador
◦ Estado de cumplimiento
◦ Activo
◦ Inactivo
• Agrupar
◦ Plan
▪ Eje
• Política
◦ Objetivo
• Acción Estratégica
◦ Indicador
▪ Estado de cumplimiento
• Vistas
◦ Kanban
◦ Lista
◦ Formulario
◦ Gráfico
◦ Calendario
R8- El sistema debe permitir gestionar Tareas.
Para ello el sistema debe permitir las siguientes acciones
• Crear o modificar una tarea
Una tarea debe contener los siguientes requisitos
• Denominación
• Descripción
• Fecha Inicio
• Fecha Fin
• Porciento de culminación .
• Responsable es un empleado que pertenece al subindicador al cual está asociado esta tarea
• Estados (Creada y Realizada)
• Filtros
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◦ Plan
◦ Eje
◦ Política
◦ Objetivo
◦ Acción Estratégica
◦ Indicador
◦ Estado
◦ Activo
◦ Inactivo
• Agrupar
◦ Plan
▪ Eje
• Política
◦ Objetivo
• Acción Estratégica
◦ Indicador
▪ Estado de cumplimiento
• Vistas
◦ Kanban
◦ Lista
◦ Formulario
◦ Gráfico
◦ Calendario
◦ Gantt
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