Download - Gestion de eventos de moda
G E S T I Ó N D E E V E N T O S
G E S T I Ó N D E E V E N T O S
1. Qué es un Evento?
Es un medio para COMUNICAR los valores que se tiene como empresa o marca
G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Es … Una puesta en escena
G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Con CONCEPTO
G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Que debe CREAR lazos emocionales
2. Cómo se programa un evento?
PASO #1. Por qué REALIZAR un evento?
Metas y Objetivos del
evento
1. Objetivo de Marca o Producto
2. Objetivo de carácter humano
G E S T I Ó N D E E V E N T O S
G E S T I Ó N D E E V E N T O S
PASO #2. A quienes está DIRIGIDO el evento?
Cómo se programa un evento?
CLIENTES
EMPRESARIOS
PÚBLICO EN GENERAL
COMPRADORES
MEDIOS
PASO #3. Qué tipo de evento?
SOCIAL
EMPRESARIAL
CULTURAL
G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Cómo se programa un evento?
EVENTO ÚNICO
EVENTO SECUENCIAL
EVENTO MULTIDISCIPLINARIO
G E S T I Ó N D E E V E N T O S
PASO #4. Con cuál formato?
Cómo se programa un evento?
PASARELA
SHOWROOM
FER IA
OTRO TIPO DE EVENTOS
NUEVAS TECNOLOGIAS ENFOCADAS AL MARKETING
G E S T I Ó N D E E V E N T O S
PASO #5. En dónde se va a realizar el evento?
1. Espacio físico
2. Espacio conceptual
3. Espacio virtual
Cómo se programa un evento?
G E S T I Ó N D E E V E N T O S
PASO #6. En qué fecha se va a realizar el evento?
Disponibilidad del espacio
Días y horarios adecuados para los Invitados
Fechas de Eventos similares
Cómo se programa un evento?
G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Cómo se programa un evento?
Así como los espectadores
temporada tras temporada
esperan experimentar
productos diferentes en las colecciones,
de igual forma, esperan lo inesperado
en cada detalle de las pasarelas
G E S T I Ó N D E E V E N T O S
EJES ORGANIZATIVOS DE UN EVENTO
EJE COMUNICACIONAL
EJE LOGISTICO
Cómo se programa un evento?
G E S T I Ó N D E E V E N T O S
EJES ORGANIZATIVOS DE UN EVENTO
Qué comunicación interna es necesaria para este evento?
Cómo será la comunicación externa del evento?
Cómo es la cultura organizacional y cómo puede incidir en el evento?
Qué es lo que se quiere comunicar a través del evento
EJE COMUNICACIONAL
Cómo se programa un evento?
G E S T I Ó N D E E V E N T O S
EJES ORGANIZATIVOS DE UN EVENTO
Qué formato tiene el evento?
Qué duración tendrá el evento?
Cuántos asistentes habrá en el evento?
Quiénes serán los asistentes?
Qué acreditaciones se realizarán?
Qué procesos se instaurarán para garantizar la seguridad e higiene del mismo?
EJELOGISTICO
Cómo se programa un evento?
G E S T I Ó N D E E V E N T O S
ORGANIZADOR DEL EVENTO
PRODUCTOR O COORDINADOR DEL EVENTO
JEFE DE PRENSA O RELACIONES PÚBLICAS
STAFF
Quiénes están involucrados en el evento?
G E S T I Ó N D E E V E N T O S
PRODUCTOR O COORDINADOR DEL EVENTO
JEFE DE PRENSA O RELACIONES PÚBLICAS
STAFF
ORGANIZADORDEL EVENTO
Perfil y Funciones del cargo
Es la persona o empresa mentalizadora del evento
Define su concepto y realiza la dirección general
G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Promoción del evento
Los wikis
RSS
Rich Media
Newsletter
Medios de prensa convencional
Medios de correo electrónico
G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Promoción del evento
Los wikis
RSS
Rich Media
Newsletter
Medios de prensa convencional
Medios de correo electrónico
Buscadores de titulares de noticias y sus resúmenes
Really Simple Syndication
G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Promoción del evento
Los wikis
RSS
Rich Media
Newsletter
Medios de prensa convencional
Medios de correo electrónico Medios interactivos digitales para
visualizar documentos con un reproductor en formato de video, flash, audio, música, visitas virtuales de 360º, etc.
G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Promoción del evento
Los wikis
RSS
Rich Media
Newsletter
Medios de prensa convencional
Medios de correo electrónico
Boletines electrónicos, que mediante suscripción, entregan información con una frecuencia clara para ambas partes.
G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Presupuesto del evento
GASTOS PREVISTOS
FUENTES DE INGRESOS
BENEFICIO PREVISTOS
G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Gastos previstos a tomar en cuenta:
COSTOS ADMIN ISTRAT IVOS
Administración (Teléfono, correo, envíos)
Costos de licencias y permisos
Alquiler del Recinto ferial o Salón del evento
Seguro del evento
G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Gastos previstos a tomar en cuenta:
COSTOS DEL RECURSO HUMANO
Organizador del evento
Coordinador / Productor de evento
Jefe de Prensa / Relaciones Públicas
Staff
G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Gastos previstos a tomar en cuenta:
COSTOS DE MONTAJE
Diseñadores Interioristas y Escaparatistas
Técnicos de Iluminación, audio, video
Técnicos electricistas y carpinteros
Transporte de Equipos
Montaje y desmontaje
Props (Utilería)
Productos capilares y de maquillaje (Opcional)
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Gastos previstos a tomar en cuenta:
COSTOS DE MARKETING
Papelería y costos publicitarios
Señalética
Imagen corporativa
Costos de Imprenta
Gastos de Representación
Servicio de Catering
Viajes Promocionales
Presencia en ferias
COSTOS ADICIONALES
Alquiler y/o compra de equipos y decoración
G E S T I Ó N D E E V E N T O S
3. Tipos de eventos
PASARELA
SHOWROOM
FER IA
OTRO TIPO DE EVENTOS
NUEVAS TECNOLOGIAS ENFOCADAS AL MARKETING
G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Perfil de InvitadosPASARELA
SHOWROOM
FER IA
OTROS EVENTOS
NUEVAS TECNOLOGIAS
Los VIP y Celebrities
Los Diseñadores
Los Representantes demarcas
Presentadores del evento
Auspiciantes
Prensa especializada
Compradores para cadenas Comerciales
Compradores finales
Público en general
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Distribución de Invitados y PrensaPASARELA
SHOWROOM
FER IA
OTROS EVENTOS
NUEVAS TECNOLOGIAS
Los personajes clasificados como VIP
La prensa escrita
Los auspiciantes
Definir estratégicamente la ubicación y establecer
quienes estarán en primera línea:
Planificar la movilidad para personas con discapacidad
Verificar la temperatura interior del salón del evento o
recinto ferial
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Comunicación con los Medios
Quiénes son los Medios?
PASARELA
SHOWROOM
FER IA
OTROS EVENTOS
NUEVAS TECNOLOGIAS
El Staff y los acomodadores harán saber a la
prensa quien es la persona o el representante de marca mas adecuado para ser entrevistado
Dos meses antes, se
debe desarrollar un boletín de prensa, que mencione en qué consiste el evento, el perfil de los participantes, fecha, lugar, etc.
G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Los Medios y la Sala de Prensa
Quiénes son los Medios?
PASARELA
SHOWROOM
FER IA
OTROS EVENTOS
NUEVAS TECNOLOGIAS
Se consideran como medios de comunicación,
radio, TV, prensa escrita y Bloggers
La Sala de Prensa proporciona un espacio que
dispone de entradas para audio digital de alta calidad, equipos de fax, fotocopiadoras, Wi-Fi, zona para entrevistas, enchufes suficientes, teléfonos
PASARELA
SHOWROOM
FER IA
OTROS EVENTOS
NUEVAS TECNOLOGIAS
G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Qué es un Showroom?
Es el espacio a través del cual los clientes grandes y
estructurados tienen contacto directo con la prenda o producto de moda
PASARELA
SHOWROOM
FER IA
OTROS EVENTOS
NUEVAS TECNOLOGIAS
G E S T I Ó N D E E V E N T O S
El objetivo es, además de presentar nuevas
colecciones, controlar el producto y tener un manejo más cercano de los clientes
Qué es un Showroom?
PASARELA
SHOWROOM
FER IA
OTROS EVENTOS
NUEVAS TECNOLOGIAS
G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Cómo se organiza un Showroom?
En el Showroom de productos de moda se puede presentar simultáneamente:
Productos de rotación
Nuevos productos de temporada
Productos para testear
PASARELA
SHOWROOM
FER IA
OTROS EVENTOS
NUEVAS TECNOLOGIAS
G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Uso de ESCAPARATES y DISPLAYS
Cómo se organiza un Showroom?
PASARELA
SHOWROOM
FER IA
OTROS EVENTOS
NUEVAS TECNOLOGIAS
G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Qué es una Feria?
Es un evento que sirve
para promocionar, mercadear, comercializar productos o servicios en un corto plazo
Es un medio perfecto
para comunicar marca
PASARELA
SHOWROOM
FER IA
OTROS EVENTOS
NUEVAS TECNOLOGIAS
G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Experiencias de marca o “Performance”
G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Antes del evento (PRE-EVENTO)
ACTIVIDAD RESPONSABLE
Establecer comité organizador ORGANIZADOR
Nombrar y definir funciones del coordinador del evento
ORGANIZADOR
Preparar el presupuesto COORDINADOR
Confirmar y firmar el contrato para el sitio
COORDINADOR
Establecer el calendario del evento COORDINADOR + STAFF
Analizar y aprobar el presupuesto ORGANIZADOR
Diseñar la estrategia promocional y ejecutarla
JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD
Solicitar cotizaciones de los proveedores
COORDINADOR + STAFF
Realizar Marketing online para promoción del evento
JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD
G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Antes del evento (PRE-EVENTO)
ACTIVIDAD RESPONSABLE
Contactar prensa, conferencistas y celebrites
JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD
Realizar el lanzamiento oficial del evento
JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD
Enviar invitaciones a celebridades y políticos, con cuatro meses de anticipación
JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD
Realizar el casting de modelos COORDINADOR
Contratar iluminación y audio COORDINADOR
Seleccionar música COORDINADOR
Entregar invitaciones al público en general (2 a 3 meses antes)
COORDINADOR + STAFF
Diseñar y definir la escenografía COORDINADOR + STAFF
Contratar servicio de fotografía y video
COORDINADOR + STAFF
G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Antes del evento (PRE-EVENTO)
ACTIVIDAD RESPONSABLE
Contactar servicio de catering y seleccionar menú
COORDINADOR
Enviar a imprenta la papelería, 2 meses antes
JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD
Preparar el cuadro de colección (control y gestión de colección)
COORDINADOR + STAFF
Enviar boletín de prensa, 6 semanas antes
JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD
Definir encargado de vestier y encargado de salidas
COORDINADOR + STAFF
Definir encargado de terminado y planchado de prendas
COORDINADOR + STAFF
Definir encargado de seguridad de las prendas en vestier
COORDINADOR + STAFF
Asignar los acomodadores para los invitados
COORDINADOR + STAFF
G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Antes del evento (PRE-EVENTO)
ACTIVIDAD RESPONSABLE
Contratar la agencia de seguridad COORDINADOR
Asignar el encargado de boletería COORDINADOR
Ultimo aviso del evento a posiblesclientes y visitantes
JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD
Iniciar campaña publicitaria, 1 mes antes
JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD
Coordinar las pruebas con modelos COORDINADOR
Gestionar la difusión de papelería impresa
COORDINADOR + STAFF
Actualizar frecuentemente la página web
JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD
Hacer seguimiento de la publicación del boletín de prensa y presencia en medios de comunicación 2 semanas antes
JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD
G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Unos días antes…
ACTIVIDAD RESPONSABLE
Cronograma de trabajo con encargados y actividades
COORDINADOR + STAFF
Diseño del plan de contingencia COORDINADOR
Contratar conferencias / presentadores del evento
COORDINADOR
Firma del contrato de Seguro COORDINADOR
Lista definitiva del listado de participantes y visitantes
COORDINADOR + STAFF
Procedimiento de inscripción o venta de boletería según aplique
COORDINADOR + STAFF
Elaboración del checklist del evento COORDINADOR + STAFF
Montaje del evento COORDINADOR + STAFF
G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Durante del evento (EVENTO)
ACTIVIDAD RESPONSABLE
Realizar la coordinación y seguimiento del staff
COORDINADOR
Coordinar con los proveedores y clientes
COORDINADOR
Manejo y control de la producción del evento
COORDINADOR
Inicio y ejecución del evento COORDINADOR + STAFF
Uso del checklist COORDINADOR
G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Después del evento (POST-EVENTO)
ACTIVIDAD RESPONSABLE
Cerrar cuentas por pagar COORDINADOR
Enviar cartas de agradecimiento a los auspiciantes, conferencistas y celebridades que colaboraron
JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD
Buscar la retroalimentacion del evento a partir del mailing y newsletter y enviar contenidos de las conferencias
COORDINADOR
Desmontar el evento COORDINADOR + STAFF
Devolver equipos alquilados COORDINADOR
Hacer el cierre del evento con proveedores y cliente
COORDINADOR
Realizar el levantamiento de reportes y encuestas de resultados del evento
COORDINADOR + STAFF
G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Después del evento (POST-EVENTO)
Para evaluar deben considerarse indicadores de calidad como evidencia de los resultados
Medición de los indicadores de la gestión del evento
Grado de impacto, de satisfacción del cliente
Orden y secuencia del evento
Nivel de la propuesta conceptual del evento
Optimización de recursos materiales
Eficiencia del recurso humano que participó en el evento…