Download - Formulación Archivo Nacional
Proyecto Implementación Sistema de
Transferencia, Conservación y Disponibilización
de Documentos Digitales al Archivo Nacional
DOX Consultores
Ministerio de Hacienda. Programa de Modernización del Sector Público
Ministerio Secretaría General de la Presidencia
Santiago, Diciembre 2017
Archivo Nacional
SITUACIÓN ACTUAL
Archivo Nacional
Archivo Nacional de Chile
• Creada en 1927 bajo dependencia
del Ministerio de Educación, en
1929 se incorpora a la DIBAM.
• Única institución archivística
creada por Ley para cumplir con la
función de recopilar y conservar
los documentos de la
Administración Pública y el Poder
Judicial.
• En octubre se aprobó la Ley que
crea el Ministerio de las Culturas,
las Artes y el Patrimonio, el AN
pasa a ser parte del Servicio
Nacional del Patrimonio.
• 88 funcionarios.
“El Archivo Nacional tendrá como
misión reunir, organizar, preservar,
investigar y difundir el conjunto de
documentos, independientemente de
su edad, forma o soporte, producidos
orgánicamente y/o acumulados y
utilizados por una persona, familia o
institución en el curso de sus
actividades y funciones, así como
todos aquellos documentos relevantes
para la historia y desarrollo del país”.
Ley 21.045, creación Ministerio de las
Culturas, las Artes y el Patrimonio.
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Archivo Nacional
Normativa vigente desactualizada, incompleta y débil.
Normativa actual que afecta a los archivos y su transferencia al AN
DFL N° 5200, 1929• No está preparada para el tamaño actual del Estado y el crecimiento del aparato
público.• Normativa que establece multas inoperantes.• No específica el soporte de los documentos.
Instructivo para Transferencias de Documentos tradicionales al Archivo Nacional, 2014• Directrices orientadas principalmente a transferencias documentales en soporte
papel, estableciendo requerimientos básicos. (http://www.dibam.cl/Recursos/Contenidos/Archivo%20Nacional/archivos/InstrucTransfDocFinal.pdf)
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Archivo Nacional
Ciclo de vida de la información
ORGANIZAR
CATALOGAR
RACIONALIZAR
FASE ACTIVAFASE SEMIACTIVA
NA
CIM
IEN
TO
TR
AN
SF
ER
EN
CIA
ArchivoGestión
ARCHIVO FÍSICO
ARCHIVO
ELECTRÓNICO
FASE FINAL
ArchivoAdministración
e Histórico
TIEMPO
Expurgo
No existe una política pública.Debiera liderar un AN del SXXI.
Lo hace AN.Falta espacio.
No lo hace AN, sino cada organismo público sin criterio archivístico.
Info en embargo Fuente: Estudios Programa de Modernización
http://modernizacion.hacienda.cl/estudios/gestion-de-la-
informacion-y-el-conocimiento/estudio-gestion-documental
Capacidad limitada para recibir archivos físicos y sin capacidad para recibir archivos
electrónicos.
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Archivo Nacional
Situación actual gestión documental del Estado de Chile
Conocimiento
• Limitado acceso a la información
de las instituciones públicas.
• Pérdida de información con valor
para las instituciones y la
ciudadanía.
Gestión del Estado
• Múltiples y divergentes sistemas
de gestión documental en el
Estado que no interoperan.
• Documentos gestionados
electrónicamente deben ser
impresos para su transferencia al
AN.
Costos
• Altos costos de horas de
personal en procesos internos.
• Altos costos económicos y de
horas en la transferencia,
disponibilización y consulta de
archivos físicos transferidos al
AN.
• Altos costos de almacenamiento
dentro de la institución y
dependencia con empresas
externas.
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Archivo Nacional
SOLUCIÓN PROPUESTA
Archivo Nacional
Necesidad:
Proyecto Implementación Sistema
de Transferencia, Conservación y
Disponibilización de Documentos
Digitales al Archivo Nacional.
Archivo Nacional
Objetivos del proyecto
• Objetivo general
Dotar al Archivo Nacional de un sistema para recibir transferencias de
documentos electrónicos, producir directrices técnicas, proponer normativa
asociada y generar productos que faciliten su implementación.
• Objetivos específicos
Implementar un sistema basado en el modelo OAIS para recibir
documentación electrónica dentro del AN, conservarla y luego
disponibilizarla en un sistema accesible para instituciones y ciudadanía.
Generar directrices técnicas y propuestas normativas para la gestión
documental electrónica en la Administración Pública.
Generar productos que faciliten la adopción de directrices técnicas en la
Administración Pública, para permitir el buen manejo de documentos
electrónicos y su transferencia al AN.
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Archivo Nacional
Solución propuesta
Portal de Capacitación y Difusión
Gestiona sus archivos
Gestiona sus archivos
Gestiona sus archivos
UN
IDA
DES
PR
OD
UC
TOR
AS
Componente Acceso a OAIS
Documentos electrónicos
normalizados
RECIBIR
CONSERVAR
DISPONIBILIZAR
Consultas de usuarios
Consultas de Instituciones
Directrices TécnicasNormativas
RETROALIMENTACIÓN
ARCHIVO NACIONAL
TRANSFERENCIA
ADMINISTRACIÓNPÚBLICA
OAIS
EXPURGO
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Archivo Nacional
Receptor de
Transferencias
Disponibilizar Documentos
Solución Tecnológica
Instituciones
Ciudadanos
ARCHIVO NACIONAL
OAIS
https://oais.archivonacional.cl
Transferencia hacia el Archivo Nacional mediante PIT (Paquete de Información de Transferencia) sobre la base de estándares de OAIS.
PIT
HTTPS
Componente deAcceso al OAIS
<<Cliente de Servicio Web>>Transferencia hacia AN
<<Servicio Web>>Transferencia de Entrada
UN
IDA
D P
RO
DU
CTO
RA
(Ad
min
istr
ació
n P
úb
lica)
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
HTTPS
Uso de OpenAPI:Descripción mediante estándares de
interoperabilidad para especificaciones de servicio web y estructuras de datos.
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Archivo Nacional
Piloto de la Solución desarrollada para la Formulación
Modelo de interacción
UN
IDA
D P
RO
DU
CTO
RA
(Ad
min
istr
ació
n P
úb
lica)
ARCHIVO NACIONAL
TRANSFERENCIAS
PIT OAIS
Servicio WebIntegración Transferencia de Entrada
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Archivo Nacional
Piloto de la Solución desarrollada para la Formulación
Aprendizajes y desafíos
• La implementación de la solución TI debe ser guiada por la Archivística.
• El OAIS es un modelo implementable. Foco del piloto: proceso de transferencia.
• Validación de modelo de contar con una Componente de Acceso al OAIS con estándares de interoperabilidad (OpenAPI)
• Conceptualizar un modelo de metadatos para soportar múltiples procesos de negocios.
• Contar con una arquitectura escalable para el volumen de documentos esperado.
• Implementar procesos de almacenamiento y consultas sobre documentos.
APRENDIZAJES DESAFÍOS
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Archivo Nacional
Componente 1
Gestión del Proyecto
Generar y
establecer equipos
responsables de la
gestión y ejecución
del Proyecto que
planifiquen,
supervisen, evalúen
y apliquen mejoras
al desarrollo de las
actividades del
proyecto.
Componente 2
Generación de
propuestas normativas
y directrices
Generar propuestas
normativas y
directrices
archivísticas para la
gestión documental
en la administración
pública.
Componente 3
Instalación y desarrollo
de Tecnología
Implementar un
sistema tecnológico
para recibir,
conservar y
disponibilizar
documentación
electrónica dentro
del AN.
Componente 4
Fortalecimiento
institucional
Fortalecer al
Archivo Nacional en
su vinculación con
las instituciones
productoras y como
órgano rector de la
archivística
nacional.
Componentes Proyecto Modernización
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Archivo Nacional
Componentes Proyecto Modernización
Componente 1
Gestión del Proyecto
Generar y
establecer equipos
responsables de la
gestión y ejecución
del Proyecto que
planifiquen,
supervisen, evalúen
y apliquen mejoras
al desarrollo de las
actividades del
proyecto.
Componente 2
Generación de
propuestas normativas
y directrices
Generar propuestas
normativas y
directrices
archivísticas para la
gestión documental
en la administración
pública.
Componente 3
Instalación y desarrollo
de Tecnología
Implementar un
sistema tecnológico
para recibir,
conservar y
disponibilizar
documentación
electrónica dentro
del AN.
Componente 4
Fortalecimiento
institucional
Fortalecer al
Archivo Nacional en
su vinculación con
las instituciones
productoras y como
órgano rector de la
archivística
nacional.
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Gerencia de
proyecto
Gestión
tecnológica
Gestión
interinstitucional
Propuesta
normativa legal
Propuesta
normativa
reglamentaria
Propuesta
directrices
técnicas
Laboratorio con
instituciones
pilotos
Diseño e
implementación
del sistema
tecnológico de
transferencias y
conservación de
archivos digitales
Implementación
del portal web
para búsqueda y
visualización de
documentos
Implementación
de plan de segu-
ridad de la
información
Actividades de
gestión del
cambio en la
institución
Portal web para
comunicar y
facilitar la
adopción de las
nuevas
normativas y
directrices
Actividades de
difusión
Archivo Nacional
Línea de tiempo | Desarrollo del proyecto
2018 2019 2020
Enero 2018
Componente 1: Gobernanza del proyecto.
Junio 2018
Componente 2: Generación de directrices y normativas
Diciembre 2020
Agosto 2019
Agosto 2018
Componente 3: Instalación y desarrollo tecnología
Diciembre 2020
Agosto 2018
Componente 4: Fortalecimiento institucional
Noviembre 2020
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Archivo Nacional
Costos
Valor estimado del dólar al 05-01-2018 US$ 605
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Componentes 2018 (CLP$) 2019 (CLP$) 2020 (CLP$)Total por año
(CLP$)US$
Gestión del Proyecto Total 110.000.000 97.200.000 97.200.000 304.400.000 503.140
Generación de Propuestas Normativas y
Directrices Técnicas94.800.000 20.800.000 - 115.600.000 191.074
Instalación y desarrollo de Tecnología
50.000.000 375.000.000 300.000.000 725.000.000 1.198.347
Fortalecimiento institucional - 42.000.000 42.000.000 69.421
Total 254.800.000 535.000.000 397.200.000 1.187.000.000 1.961.983
Archivo Nacional
Equipo del proyecto
Comité Directivo
Interinstitucional
PMO
Comité
Operativo
Comité de
Expertos
Comité de
Tecnología
ARCHIVO NACIONAL
Unidad
Coordinación de
Transferencias
Documentales
Coordinadora de
Política Digital
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Archivo Nacional
Soporte Institucional
• Sólido equipo de trabajo
conformado.
• Más de 200 proyectos
realizados.
• Capacidades institucionales,
humanas y físicas para
implementar soluciones
tecnológicas.
• Sólida formación y experiencia
archivística.
• Diseño e implementación de
visitas técnicas a instituciones
públicas.
• Creación y actualización de
herramientas para transferencia
documental.
• Mantiene relación directa con
instituciones productoras.
Coordinación de Política Digital
DIBAM
Coordinación de Transferencias
Documentales del Archivo
Nacional
| 20 |
Archivo Nacional
Resultados
Archivo Nacional
Resultados al finalizar el proyecto
01Capacidad técnica
para recibir
transferencia de
archivos digitales de
un potencial de 33%
de las instituciones
públicas.
02Normativa y
directrices de
producción y
transferencia de
documentos digitales
publicadas y
difundidas.
03Tres instituciones
en régimen de
transferencia de
documentos
electrónicos en el
modelo del AN.
04Herramientas de
difusión y
capacitación de
adopción de la
normativa y
directrices en
funcionamiento.
al 31/Diciembre/2020
| 22 |
Archivo Nacional
Documentos Digitales transferidos al AN
Disponible para ser consultados en forma online
Número de documentos
transferidos al AN.
Número de instituciones
transfiriendo.
Número de documentos
disponibles para ser consultados
online.
Número de servicios disponibles
para usuarios.
Número de usuarios
(institucionales y particulares).
MA
YO
R
Tiempos en la transferencia.
Tiempos en la disponibilización de
los documentos transferidos.
Costo de conservación de
documentos en instituciones
productoras.
Costos de procesos técnicos para
disponibilización de los
documentos.
Cantidad de funcionarios
destinados a labores de
transparencia y recuperación de la
información.
MEN
OR
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Archivo Nacional
Aporte a la modernización del Estado
Reconocimiento del AN
De su labor más allá de lo
patrimonial como un actor
relevante en la modernización
de la gestión pública.
Preservación Digital
Incorporación del concepto de
Preservación Digital en la
generación y conservación de
los documentos electrónicos.
Capital Humano
generando Valor
Reasignación de funciones y de
recursos en el AN e
Instituciones Productoras.
Potenciar la Gestión
Documental Electrónica
Incentivo de la gestión
documental electrónica en la
Administración Pública.
Vínculos con Otros
Fortalecimiento del vínculo del
Archivo Nacional con el resto de
las instituciones.
| 24 |
Archivo Nacional
GRACIAS