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Elaborado Nombre/Cargo/Unidad
Revisado Nombre/Cargo Unidad
Visto Bueno Nombre/Cargo Unidad
Fecha Firma
Licda. Floridal Leticia Simón Cuxil
Subdirectora Administrativa Unidad Administrativa Financiera
Juan Tum González
Director Unidad Administrativa Financiera
MANUAL DE PROCEDIMIENTO
SUB DIRECTORA ADMINISTRATIVA El presente manual tiene como objetivo describir las actividades que tiene el puesto de Subdirectora Administrativa de la Defensoría de la mujer Indígena como parte de la división funcional de la Unidad de Administración Financiera.
1. Sustituir al Director en caso de Ausencia temporal.
Unidad Responsable Pasos Actividades
Dirección UDAF Subdirectora Administrativa
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Entrega oficio a la sub-directora administrativa.
Da seguimiento y coordinar actividades pendientes de los sub-alternos del director de Administración financiera.
Toma decisiones en caso que haya necesidad de:
Dar permisos al personal
Aprobar compromiso de pago.
Representar al director de la unidad en caso sea necesario.
Traslada documentos director UDAF
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Director UDAF
Subdirectora
Personal de UDAF
Inicio
Entrega oficio subdirectora Seguimiento y coordinar actividades pendiente de Director UDAF.
Autorizar permisos al personal.
Fin
Toma decisiones
Aprobar compromisos de pago.
Representar al director de UDAF. Traslado de
documentos.
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2. Revisar y aprobar las ordenes de compras en el Sistema de Gestión.
Unidad Responsable Pasos Actividades
Diferentes Unidades Adquisiciones Sub-directora Administrativa Adquisiciones Subdirectora Administrativa
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Presentan solicitud de necesidad de compras de productos y/o servicios. Revisa el plan anual de sí está contemplado la compra. Cotiza el producto. Analiza los precios, calidad y tiempo de entrega se toma el precio más bajo. (que llene los requerimientos) Traslada documento de solicitud de compra y cuadro comparativo. Supervisa el trabajo de adquisiciones Aprueba la orden de compra Sella y comunica la cotización ganadora, mediante oficio. Entra al sistema para operar orden de compra Traslada el documento Autoriza la orden de compra Traslada la orden a presupuesto.
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Subdirectora Administrativa
Adquisiciones
Diferentes Unidades
Revisa el plan anual sí está contemplado la compra.
Presentan solicitud se órdenes de compra
Supervisa el trabajo de adquisiciones.
Analiza precios, calidad y tiempo.
Aprueba la orden de compra
Traslado de documentos.
Inicio
Cotiza el producto
Entra al sistema para solicitar la orden de compra
Sella y comunica la orden ganadora mediante oficio
Traslada orden de compra firmado a presupuesto.
Fin
Autoriza la orden de compra
Traslada la orden a presupuesto.
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3. Coordinar la elaboración de anteproyecto de presupuesto y el Plan Operativo Anual de la UDAF.
Unidad Responsable Pasos Actividades
Sub-directora Administrativa
Director UDAF
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Analiza el presupuesto del año anterior Hace proyección por rubros de la UDAF, tomando como base el presupuesto anterior. Hace proyección consolidada. Presenta a la dirección de la UDAF el informe consolidado. Integra al presupuesto anual.
Director UDAF
Subdirectora
Personal de UDAF
Inicio
Hace proyección por rubro de la UDAF
Hace proyección consolida anteproyecto presupuesto
Integra el presupuesto anual
Fin
Presenta anteproyecto a Director UDAF
Analiza presupuesto año anterior
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4. Presentar al Director informes de la ejecución presupuestaria.
Unidad Responsable Pasos Actividades
Sub-directora Administrativa
Director UDAF
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Ingresa a la página de SICOIN. Imprime un informe detallado de ejecución. Analiza el informe. Hace un informe ejecutivo sobre posibles atrasos de ejecución y sobregiros de ejecución. Traslada al director de UDAF. Toma decisiones
Director UDAF Subdirectora Personal de UDAF
Inicio
Ingresa a la página de SICOIN
Imprime el consolidado detallado de ejecución.
Hace un informe ejecutivo sobre atrasos y/o sobre-ejecciones
Fin
Analiza el informe
Traslada informe a director UDAF
Toma decisiones
me
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5. Calcular y proporcionar los recursos de viáticos al personal de la Unidad de conformidad con el reglamento de viáticos y normas vigentes.
Unidad Responsable Pasos Actividades
Unidades Diferentes Sub-dirección Administrativa
Diferentes Unidades
Sub-directora Administrativa
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Emiten la solicitud Recibe solicitud. Analiza solicitud -Revisa los cálculos Entrega formularios de Nombramiento para cumplimiento de comisión. Entrega formularios de Anticipo de viáticos, viatico constancia al interior y viatico liquidación. Firma libro de conocimiento de viáticos (3) Liquidación de viáticos (10 días hábiles siguientes) Comprobación de tiempo Notificar la aprobación y/o negación de pago
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Unidades DEMI Sub-directora Administrativa Personal de UDAF
Inicio
Emiten solicitud Recibe solicitud
Entrega formularios de nombramiento, anticipo y liquidación de viaticos ision
Analiza solicitud y hace cálculos
Comprobación de tiempo
Firman libro de conocimiento de viaticas
Reciben formularios de viaticos
Entrega formularios de nombramiento, anticipo y liquidación de viáticos llenos.
Aprobación o Negación viaticos
fin
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6. Coordinar y supervisar el levantamiento de inventarios físicos y en el Almacén de materiales y suministros y comparar con los resultados con los registros contables.
Unidad Responsable Pasos Actividades
Sub-directora Administrativa
Encargado de Inventario
Su-directora Administrativa
Director UDAF
Encargado de contabilidad
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Mediante oficio solicita al encargado de Inventarios el levantamiento del mismo. Levanta inventario (10 días hábiles plazo) Recibe documento digital e impreso del inventario. Procede a verificar los registros coinciden con los registros contables. Hace muestras selectivas para algunos bienes verificando si realmente existen (mínimo 10 activos) Realiza oficio con los resultados del inventario y se entrega al director de la UDAF. Emite opinión sobre inventario. Toma en cuenta observaciones y/o recomendación de Director UDAF Remitir a la dirección de contabilidad del estado a más tardar el 11-01-2013. El inventario 2 formularios. Formularios FIN01 y FIN02. Genera constancia del archivo en donde indique que el archivo ya fue cargado. Archivar constancia.
Nota: el procedimiento para almacén es el mismo con la diferencia que no se envía a la dirección general de contabilidad.
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Subdirectora Admón. Encargado Contabilidad Director UDAF
Inicio
Solicita encargado de inv. Levantamiento del mismo.
Recibe solicitud
Levanta Inventario
Realiza un oficio indicando los resultados del inventario
Verifica sí los datos coinciden con los registros contables
Fin
Recibe documento digital e impreso
Verificar físicamente 10 activos.
Emite opinión sobre el inventario
Toma cuenta Rec. y obser. del director UDAF
Llena formulario FIN01 y FIN02
Genera constancia que el inventario ha sido cargado.
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7. Coordinar y ejecutar procesos de compra de bienes y servicios, por medio de contrato abierto, compra directa, eventos de cotización y/o licitación, de conformidad con la ley de compras y contrataciones.
Unidad Responsable Pasos Actividades
UDAF.
Autoridad Superior
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Compra directa Solicitud o requerimiento de bien o servicio. Invitación Términos de Referencia Modelo de oferta Contrato abierto Repetir pasos 2-5 Dictamen Jurídico Justificación de compra Estudio y/o diseños Documentos de respaldo Cotizaciones Se agrega proyecto de contrato (se repite pasos 1-10) Licitación Publica (se repite pasos 1-11) Publicación en Guate compras Diario Oficial Nombrar junta de licitación Aprueba adjudicación Notifica .
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UDAF Compra directa
Contrato Abierto Cotizaciòn
Inicio
Solicitud o requerimiento del
bien.
Modelo de oferta
Invitación
Términos de Referencias
Aprueba los documentos Pasos 7-10 (Autoridad
superior)
Inicio
Solicitud o requerimiento del bien.
Invitación
Términos de Referencias
fin
Modelo de oferta
fin
Aprueba los documentos Pasos 7-10
Inicio
Solicitud o requerimiento del bien.
Invitación
Términos de Referencias
Modelo de oferta
fin
Proyecto de Contrato Autoridad superior)
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8. Velar por el envío en tiempo oportuno los contratos aprobados de suministros, activos y arrendamientos a la contraloría General de cuentas.
Unidad Responsable Pasos Actividades
Asistencia Dirección UDAF
Sub-directora Administrativa
Sub-directora administrativa
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Solicita documentos para iniciar proceso de arrendamiento. Recibe documentos de las regionales para respaldar contratos de arrendamientos. Elabora Minutas de contratos de arrendamiento de la sede Central y Regionales. Envía contrato a la secretaria general de la presidencia, para su revisión. Se recibe las correcciones de la secretaría de la presidencia. Se elabora contratos ya con la firma de la defensora Se retorna a la secretaria de la presidencia para su aprobación. Se manda contrato (copia a la contraloría general de cuantas (30 días plazo) Archivar contratos
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Subidrectora Admón. Asistente Director UDAF Secretaría General presidencia y contraria
Si No
Inicio
Solicita documentos para inicia proceso
Elabora Minutas de contratos de arrendamientos
Elaboran contratos ya con la firma de la defensora
Recibe documentos de las regionales
Secretaria de la presidencia aprueba o rechaza
Minutas de contratis
Recibe doc. con sin
observaciones.
Documentos para su aprobación final
Copia de doc. A contraloría G.C.
Se archivan documentos.
Fin
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9. Resolver las solicitudes de baja de mobiliario y equipo de la sede central y sede Regionales, conforme a las normas y procedimientos vigentes.
Unidad Responsable Pasos Actividades
Sub-directora Administrativa
Encargado de Inventario
Sub-directora administrativa
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Recibe solicitud de baja. Analiza la solicitud. Solicita por medio de oficio al encargado operar la baja. Encargado de inventarios elabora el expediente según sea el caso. Da baja al activo Comunica la acción
Director UDAF Encargado de Inventario Personal de UDAF
Inicio
Recibe la Solicitud de baja
Da baja al activo
Fin
Prepara expediente según sea el caso
Analiza la solicitud
Solita mediante oficio baja
Comunica la Acción
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10. Velar por la actualización de tarjetas de responsabilidad cuando se produzca rotación y/o retiro de personal, adquisiciones, bajas o traslados de bienes de la central a las regionales.
Unidad Responsable Pasos Actividades
Sub-directora UDAF
Encargado de Inventarios
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Solicitar al Encargado de Inventarios mediante oficio la carpeta de Tarjetas de responsabilidades Hace muestra selectiva sobre la cantidad de bienes que dispone algunos miembros del personal de distintas aéreas. Incluye Activos fijos y fungibles. Verifica si el registro es correcto. Notifica al encargado de inventario el resultado de la verificación. Actualiza la tarjeta en los siguientes casos:
Rotación de personal
Traslado de bienes de la Central a las regionales.
Por mal funcionamiento del activo
Por deshuso
Guarda en un leitz, todos las tarjetas debidamente firmadas y actualizadas.
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Subdirectora UDAF Encargado de Inventario Personal de UDAF
Inicio
Solicitar actualización de TR
Actualiza tarjetas de R.
Fin
Notifica resultado de la verificación
Realiza muestra selectiva
Guarda Tarjetas
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11. Velar por el mantenimiento adecuado de las instalaciones físicas. Unidad Responsable Paso Descripción de la actividad
Subdirectora UDAF
Conserjes
Subdirectora UDAF
Conserjes
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Coordina con las conserjes sobre mantenimiento de instalaciones . Realiza limpieza en todas las áreas de las instalaciones incluyendo mobiliario y equipo Supervisa cada 15 días la higiene de las instalaciones y atención a visitantes. Hace encuesta a las distintas unidades para corroborar en otras unidades. Comparte con las encargadas de limpieza el resultado del sondeo en otras áreas. Sugiere técnicas sobre utilización de tiempo y atención al público. Retroalimentan sus procesos.
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Subdirectora UDAF Conserjes Personal de UDAF
Inicio
Coordina con las conserjes
Encuesta a distintas unidades
Supervisa cada 15 días
Realizan limpieza
Comparte info. Con conserjes
Sugiere técnicas de
optimización de tiempo y atención opublico
Retroalimentan sus procesos
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12. Procedimiento general de vehículos, el uso, control y mantenimiento de los vehículos Unidad Responsable Paso Descripción de la actividad
Adquisiciones
Su-directora Administrativa Diferentes unidades Piloto Su-directora Administrativa Piloto Adquisiciones y Subdirectora Administrativa.
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Adquisición de cupones Entrega de cupones Verificar saldo físico de cupones Solicitan utilización de vehículo Autoriza el vehículo que se utilizará. Comunica al piloto sobre la gestión a realizar. Llena control diario de uso de vehículo. Informa a subdirectora de cualquier novedad o percance (se usa formulario) Mantenimiento preventivo, correctivo y trámites para seguro.
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Diferentes Unidades Piloto Personal de UDAF
Inicio
Adquisición de cupones
Solicitan uso de Vehìculo
Verifica saldo físico de cupones
Entrega cupones
Autorización de Vehículo a utilizar
Autorización de Vehículo a utilizar
Comunica al piloto s/salida
Llena control diario de vehículos
Informa a subdirectora novedad
Mante. Correctivo y preventivo y seguro
Fin