oracle purchasing, e-business 11iSantiago de Chile, febrero de 2010
creación y aprobación de solicitudes de compra
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Derechos de Autor
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1. Ciclo de negocio
2. Solicitudes de compra
2.1 Crear solicitudes de compra
2.2 Enviar a aprobación
2.3 Revisión historial de la solicitud
2.4 Notificaciones de aprobación
índice
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Solicitudes de compraCiclo de negocio
PagoOrden de compra
ProveedorSolicitud de cotización
Recepción
Solicitud de
compra
Necesidad Origen
Pedido Pagar
Cotización
Recibir
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1. ciclo de negocio
2. solicitudes de compra
2.1 crear solicitudes de compra
2.2 enviar a aprobación
2.3 revisión historial de la solicitud
2.4 notificaciones de aprobación
índice
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Solicitud de compraCrear solicitud de compra
Una solicitud interna de compra es un documento que se genera para solicitar los artículos o materiales que
se necesitarán a una fecha.
Esta solicitud se envía a circuito de aprobación y cuando es aprobada se debe convertir en una orden de
compra.
introducción
Para la creación de una solicitud interna de compra, la ruta de aprobación es:
Solicitudes -> Solicitudes internas
Ruta Pantalla Solicitudes internas
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En la cabecera de la solicitud de compra se deben completar los siguientes campos:
• Tipo
• Descripción
introducción
Pantalla Solicitudes internas
Solicitud de compraCrear solicitud de compra
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En el detalle de la solicitud de compra se deben completar los siguientes campos:
• Artículo: Se abre una nueva pantalla donde ingreso los segmentos del código de artículo o se puede ir
buscando cada segmento en la lista de valores asociada.
introducción
Pantalla Solicitudes internas
Solicitud de compraCrear solicitud de compra
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Al ingresar el código del artículo los campos Categoría, Descripción y UDM se completan automáticamente
introducción
Pantalla Solicitudes internas
Solicitud de compraCrear solicitud de compra
10
Se debe completar el campo Cantidad y el campo Precio.
Depende del tipo del artículo si el campo Precio se debe completar o se bloquea.
introducción
Pantalla Solicitudes internas
Solicitud de compraCrear solicitud de compra
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Tipo de Destino: Se debe escoger si el tipo de destino es de gastos o inventario.
introducción
Pantalla Solicitudes internas
Solicitud de compraCrear solicitud de compra
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Solicitante: Se completa automáticamente con el nombre del empleado que realiza la solicitud de compra.
Se puede cambiar el nombre del Solicitante utilizando la lista de valores asociada.
introducción
Pantalla Solicitudes internas
Solicitud de compraCrear solicitud de compra
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Organización: Se ingresa la organización de destino, se busca en la lista de valores.
introducción
Pantalla Solicitudes internas
Solicitud de compraCrear solicitud de compra
14
Dirección: Se ingresa la dirección de Entrega, se busca en la lista de valores.
introducción
Pantalla Solicitudes internas
Solicitud de compraCrear solicitud de compra
15
Origen: Se ingresa origen de la Solicitud de Compra, se busca en la lista de valores.
introducción
Pantalla Solicitudes internas
Solicitud de compraCrear solicitud de compra
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Proveedor: Se busca en la lista de valores el nombre del proveedor al cual se comprará el material
solicitado.
introducción
Pantalla Solicitudes internas
Solicitud de compraCrear solicitud de compra
17
Flex de Cabecera: Ingresar el flex contable de la Solicitud de Compra.
introducción
Pantalla Solicitudes internas
Solicitud de compraCrear solicitud de compra
18
Presionar el botón Distribuciones.
introducción
Pantalla Solicitudes internas
Solicitud de compraCrear solicitud de compra
19
En las distribuciones se completan automáticamente las cuentas cargo, cuenta presupuestaria, cuenta
provisión y cuenta variación. (El generador de cuentas completa estos campos)
introducción
Pantalla Distribuciones
Solicitud de compraCrear solicitud de compra
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Solicitud de compraCrear solicitud de compra
Luego que todos los campos fueron completados correctamente se graba la solicitud de compra.
introducción
Pantalla de Aprobación de Documentos
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Solicitud de compraCrear solicitud de compra
Cuando se graba la solicitud de compra se genera automáticamente el número de Solicitud y el estado inicial
queda como “Incompleto” ya que aún no se envía a aprobar el documento.
introducción
Pantalla de Aprobación de Documentos
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1. ciclo de negocio
2. solicitudes de compra
2.1 crear solicitudes de compra
2.2 enviar a aprobación
2.3 revisión historial de la solicitud
2.4 notificaciones de aprobación
índice
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Solicitud de compraenviar a aprobación
Introducción
Pantalla Resumen Solicitudes internas
Presionar botón “Aprobar”
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Solicitud de compraenviar a aprobación
Introducción
Pantalla Aprobación de Documento.
Se debe marcar el flag Reserva para realizar la reserva de fondos en la cuenta contable correspondiente.
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Solicitud de compraenviar a aprobación
Introducción
Pantalla Aprobación de Documento.
Se deben marcar los flag Ejectar para Aprob y Reenviar.
También se debe ingresar la jerarquía de aprobación.
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Solicitud de compraenviar a aprobación
Introducción
Pantalla Aprobación de Documento.
Con todos los campos completos, se presiona el botón aceptar y aparece una nota que indica si efectuó sin
problemas la reserva de fondos.
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Solicitud de compraenviar a aprobación
Introducción
Pantalla Aprobación de Documento.
Nueva nota que indica que el documento se encuentra en la jerarquía que se indicó en el paso anterior y que
espera ser aprobado.
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1. ciclo de negocio
2. solicitudes de compra
2.1 crear solicitudes de compra
2.2 enviar a aprobación
2.3 revisión historial de procesos
2.4 notificaciones de aprobación
índice
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Solicitud de comprarevisión historial de proceso
Consultar la solicitud de compra con el número generado.
introducción
ruta
Solicitudes -> Resumen de Solicitud Interna
Pantalla Resumen de Solicitud Interna
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Solicitud de comprarevisión historial de proceso
El estado de la Solicitud de Compra es “En Proceso” ya que aún no es aprobada.
introducción
Pantalla Resumen Solicitudes internas
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Solicitud de comprarevisión historial de proceso
Historial de Proceso: Se puede identificar en la casilla de que aprobador se encuentra la notificación de
aprobación o bien si el estado es “Aprobado”, se puede visualizar quien aprobó la Solicitud de Compra.
introducción
Pantalla Resumen Solicitudes internas
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Solicitud de comprarevisión historial de proceso
El orden en que se visualizan las acciones es de abajo hacia arriba.
En la última secuencia de acciones podemos visualizar en que casilla se encuentra el documento.
introducción
Pantalla Historial de Proceso
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Solicitud de comprarevisión historial de proceso
Luego que el documento fue aprobado el estado de solicitud de compra aparece “Aprobada” y al revisar el
historial de procesos se visualiza quienes aprobaron el documento.
introducción
Pantalla Historial de Proceso
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1. ciclo de negocio
2. solicitudes de compra
2.1 crear solicitudes de compra
2.2 enviar a aprobación
2.3 revisión historial de procesos
2.4 notificaciones de aprobación
índice
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Solicitud de compranotificaciones de aprobación
El aprobador luego de recibir el correo electrónico indicando que tiene una notificación de aprobación en su
casilla, al ingresar a su casilla visualiza la notificación de la siguiente manera:
introducción
Pantalla Historial de Proceso
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Solicitud de compranotificaciones de aprobación
En el detalle de la notificación se visualiza quien creó la solicitud de compra y que materiales solicita, también
se encuentran las acciones que puede realizar con esta notificación:
introducción
Pantalla Historial de Proceso
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Solicitud de compranotificaciones de aprobación
Luego que la solicitud fue aprobada, se envía una notificación al solicitante indicando que su solicitud se
encuentra aprobada:
introducción
Pantalla Historial de Proceso
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Solicitud de compranotificaciones de aprobación
En el detalle de la notificación se visualiza quienes aprobaron la solicitud, el detalle del material solicitado y
las acciones que se pueden realizar con esta notificación (para este tipo de notificación no es requerido
realizar alguna acción).
introducción
Pantalla Historial de Proceso
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