Expert PR Taxes 2015
Manual del Usuario – Informativas Noviembre 2016
Urb. Villa Clementina C8
Camino Alejandrino
Guaynabo PR 00969
p. 787.287.2777
f. 787.287.7948
www.cegsoft.com
Tabla de contenido
I. Introducción ........................................................................................................... 1
Objetivo ................................................................................................................................................. 1
Definiciones .......................................................................................................................................... 1
II. Instalación ............................................................................................................. 2
Adquirir credenciales de CEG Pass ................................................................................................... 2
Descarga e instalación del programa ................................................................................................. 4
III. Asistente de Configuración inicial ........................................................................ 8
Configurar el programa ....................................................................................................................... 8
IV. Menú de Opciones ............................................................................................... 12
Acceder el menú ................................................................................................................................. 12
Preferencias ......................................................................................................................................... 13
Inicio ....................................................................................................................................... 13
Lenguaje ................................................................................................................................. 13
Directorio de Trabajo .......................................................................................................... 14
Configuración de Proxy ....................................................................................................... 15
Cuenta .................................................................................................................................................. 16
Manejo de Licencias ............................................................................................................. 16
Información de Preparador .............................................................................................................. 18
Preparador ............................................................................................................................. 18
Especialista ............................................................................................................................ 19
Localización ........................................................................................................................... 19
V. Crear un archivo de cliente ................................................................................... 21
VI. Trabajar con el módulo de Informativas ............................................................ 24
Pantalla General .................................................................................................................................. 24
Archivo (“File”) .................................................................................................................... 24
Herramientas (“Tools”) ....................................................................................................... 27
Ayuda (“Help”) ..................................................................................................................... 29
Beneficiario (“Payee”) ........................................................................................................................ 30
Añadir beneficiarios.............................................................................................................. 30
Eliminar beneficiarios .......................................................................................................... 35
Exportar beneficiarios .......................................................................................................... 36
Imprimir lista de beneficiarios ............................................................................................ 37
Transacciones (“Transactions”) ....................................................................................................... 38
Añadir Transacciones ........................................................................................................... 38
Importar Transacciones ....................................................................................................... 41
Manejar Transacciones ......................................................................................................... 43
Transferir Transacciones ..................................................................................................... 48
Planillas ................................................................................................................................................ 49
Forma 480.5 ........................................................................................................................... 50
Formas 480.6X ...................................................................................................................... 51
Forma 480.7 ........................................................................................................................... 53
Formas 480.7X (A, B, C, D) ............................................................................................... 54
Forma 480.6B.1 ..................................................................................................................... 55
Forma 480.30 ........................................................................................................................ 56
Forma 480.31 ........................................................................................................................ 57
Forma 480.9A........................................................................................................................ 59
Menú E-File ........................................................................................................................... 61
Formas enmendadas ............................................................................................................. 72
Reportes ............................................................................................................................................... 75
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 1
Introducción
Objetivo
Así como CEGsoft se dedica a facilitar la interacción entre el ser humano y la tecnología a través de
la creación de programas fáciles de usar, este manual encaminará al usuario a poder configurar y a
trabajar con el programa de Expert PR Taxes, de una manera simple y efectiva.
Para poder hacer este proceso amigable, hemos utilizado visuales y un lenguaje simple que ayudará al
usuario a reconocer e identificar los procesos necesarios para poder cumplir sus metas de trabajo en
el tiempo establecido.
Definiciones
Plantilla: Documentos con instrucciones para realizar la conversión de data al formato de
Expert PR Taxes.
Convertir: Transferir la información de los clientes del año contributivo anterior y convertir
la misma al nuevo año contributivo.
Importar: Transferir información convertida desde un documento de Excel.
Registro: Proceso de registrar las licencias adquiridas en EPRT para así tener acceso
ilimitado a dicho módulo.
Archivo - Documentos creados desde el programa de Expert PR Taxes.
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 2
Instalación
Esta sección orientará al usuario cómo comenzar a utilizar y configurar los módulos de acuerdo a su
necesidad.
Adquirir credenciales de CEG Pass
Es necesario activar estas credenciales ya que le permitirá al usuario poder acceder a su cuenta en
CEG Pass, registrar el producto y comenzar la radicación electrónica.
1. Luego que los agentes de ventas de nuestra compañía creen su cuenta en CEG Pass, recibirá
automáticamente un correo electrónico titulado Account Created. El mismo le proveerá su
usuario y le permitirá crear una contraseña. Dichas credenciales le permitirán entrar a su
cuenta de CEG Pass.
2. Navegue a https://www.cegsoft.com/eprtax/
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 3
3. Presione el enlace de Log In en la esquina superior derecha.
4. Esto levantará la página de CEG Pass donde podrá ingresar su nombre de usuario y su
contraseña provisional.
Notas:
Su usuario siempre será el correo electrónico asociado a su cuenta con CEGsoft.
Le recomendamos que haga un Copy and Paste de la contraseña ya que esta siempre va a tener una combinación de letras y caracteres especiales.
5. Una vez ingrese a su cuenta cambie la contraseña por una que pueda recordar fácilmente.
6. Navegue al área de My Account
7. Seleccione la opción de Security Options.
8. Presione el botón de Change My Password para guardar los cambios.
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 4
Descarga e instalación del programa
Para comenzar a utilizar el programa de Expert PR Taxes debe descargar el mismo en su
computadora. A continuación, los pasos a seguir.
1. Abra su navegador de internet preferido y navegue a
https://www.cegsoft.com/CEGPass/Sales/Downloads.aspx
2. Conéctese con su cuenta de CEG pass.
3. Seleccione un año contributivo de la lista.
4. Presione la imagen de Download
5. Presione el botón de Run en la ventana que saldrá en pantalla.
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 5
6. Presione el botón de Install para comenzar la instalación de los requisitos de nuestro
programa.
7. Una vez haya finalizado el proceso de instalación de los requisitos usted podrá ver la pantalla
del asistente de descarga del programa Expert PR Taxes.
8. Presione el botón de Next para comenzar el proceso de instalación.
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 6
9. Presione Accept para poder aceptar los términos y condiciones.
10. Presione Next.
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 7
11. Presione Install para comenzar el proceso de instalación.
12. Presione Finish una vez el proceso de instalación haya finalizado.
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 8
Asistente de Configuración inicial
Esta sección ayudara al usuario a navegar a través del Asistente de Configuración Inicial. Aquí es necesario registrar las licencias de Expert PR Taxes para que pueda utilizar los módulos en su totalidad.
Configurar el programa
Estos pasos le permitirán al usuario configurar el programa de acuerdo a las preferencias del usuario.
1. Al culminar la instalación aparecerá el logo de Expert PR Taxes en su Desktop. Presione
dos veces corridas sobre el logo del programa para poder abrir el programa.
2. Aparecerá el Asistente de Configuración Inicial. Seleccione el lenguaje deseado y presione el
botón de Siguiente.
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 9
3. En la próxima pantalla debe registrar sus licencias. Utilice el correo electrónico y contraseña
de CEG Pass para entrar y ver sus licencias.
4. Seleccione el equipo contributivo correspondiente y seleccione la opción de Estoy de
acuerdo con los términos de Acuerdo de Licencia.
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 10
5. La próxima pantalla le mostrará sus licencias disponibles. Presione el botón de Registrar
para registrar las mismas. El botón de Registrar cambiará a Desactivar lo cual quiere decir
que ya está registrada la licencia. Presione Siguiente.
6. Presione Siguiente.
7. En la próxima, presione el botón de Buscar y seleccione las carpetas de los directorios de
trabajo donde estarán sus archivos de clientes para el año contributivo.
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 11
8. Presione Siguiente.
9. Entre la Información del preparador. Ésta debe ser la información de la compañía
preparadora.
10. Presione Siguiente.
11. La próxima pantalla le indicará que se culminó la Configuración Inicial. Presione Finalizar.
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 12
Menú de Opciones
Acceder el menú
Esta sección ayudará al usuario a navegar a través del menú de opciones de Expert PR Taxes.
Para acceder el menú siga los siguientes pasos:
1. En el Panel Inicial, presione la rueda de opciones al lado del mensaje de bienvenida.
2. Se levantará una ventana donde aparecerán varias opciones para configurar el programa.
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Preferencias
En esta sección configurará todo lo que compete al flujo de trabajo de cada usuario.
Inicio
Aquí configurará si quiere que salga el Panel Inicial una vez entre en el sistema.
1. Marque el cuadro si gusta que siempre salga el Panel Inicial. Si no, no marque el cuadro y
elija debajo el módulo con el que gustaría que comenzara el programa.
2. Presione botón Guardar Cambios luego de su selección.
Lenguaje
Aquí configurará el idioma general del programa.
1. Seleccione el lenguaje de su preferencia.
2. Presione el botón Guardar Cambios luego de su selección.
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 14
Directorio de Trabajo
En esta sección configurará la dirección de la data creada en los diferentes módulos que haya
adquirido para EPRT.
1. Presione el botón de Buscar del módulo que guste cambiar la dirección, Ej. Clientes de
Informativa.
2. Se levantará una ventana que le mostrará los archivos donde puede guardar la data.
3. Elija el lugar donde guardará la data.
4. Para crear un archivo nuevo presione botón de Make New Folder.
5. Presione Ok.
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 15
6. Presione el botón de Guardar Cambios para que estos se configuren en EPRT.
Nota: Expert PR Taxes crea un directorio preestablecido en el archivo de My Documents
de su computadora al momento de la instalación. Para ver este directorio haga referencia al
área de Funciones Adicionales.
Configuración de Proxy
Aquí configurará las opciones proxy para que su sistema pueda reconocer nuestro programa.
De ser necesaria la configuración del servidor proxy, deberá hacer referencia a un profesional de
sistemas (IT) de su compañía.
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 16
Cuenta
Manejo de Licencias
Aquí podrá activar las licencias adquiridas para poder comenzar a trabajar.
Opción 1- Registro Online
1. Debe ingresar las credenciales que creó al comienzo de este manual. Éstas deben ser el
correo electrónico y la contraseña asignada, registrados bajo la cuenta del usuario.
2. Presione el botón de Iniciar Sesión.
3. Deberá seleccionar las siguientes opciones para que se reflejen sus licencias:
a. Seleccione el Equipo Contributivo
b. Acepte los Términos y Condiciones
4. Sus licencias estarán inactivas cuando el botón Registrar esté color azul y la cantidad de
licencias sean de igual cantidad. Ej. 1 of 1
5. Presione el botón de Registrar.
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6. Una vez estén registradas el botón dirá Desactivar y la cantidad de las licencias serán menor
de la cantidad original o pondrá un cero de ser sólo una.
Opción 2 - Registro Offline
1. Presione opción de Registre sin Internet
2. Acepte los Términos y Condiciones
3. El sistema le proveerá un Código de Activación
4. Éste debe proveerlo a través de nuestro email de apoyo técnico ([email protected]) o
llamar a nuestras oficinas para proveerle un código de activación.
5. Debe seleccionar el módulo que desea registrar en Select Module.
6. Presione el botón de Registrar para activar la licencia.
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Información de Preparador
En esta sección podrá configurar la información profesional de cada especialista que trabajará en su
oficina.
Preparador
Aquí configurará toda la información que competa a la firma u oficina de contabilidad que se
reflejará en las planillas y formularios.
1. Introduzca toda la información que el sistema le solicite según aplique.
2. Presione Guardar Cambios.
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Especialista
Aquí configurará toda la información que competa al especialista que llena las planillas y formularios.
1. Presione el botón Añadir Especialista.
2. Dentro de los campos en blanco, llene la información requerida.
Nota: Dentro de nuestro programa podrá configurar la cantidad de especialistas que guste
siguiendo las instrucciones anteriores.
3. Presione el botón de Remover para eliminar los especialistas que guste.
4. Presione Guardar Cambios.
Localización
Aquí configurará la dirección donde guardará la información entrada en las áreas de Preparador y
Especialista. Esta opción le permitirá compartirla.
1. Presione el botón de Buscar.
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2. Se levantará una ventana que le mostrará los archivos donde puede guardar esta información.
3. Elija el lugar donde guardará la data
4. Para crear un archivo presione el botón de Make New Folder
5. Presione botón Ok
6. Presione botón de Guardar Cambios para que estos se configuren en EPRT.
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Crear un archivo de cliente
Para comenzar a trabajar sus informativas es necesario crear un archivo de cliente dentro del
programa de Expert PR Taxes.
1. Una vez levante el programa, seleccione Informativa.
2. En la página principal deberá seleccionar “Crear Cliente”
3. Seleccione la opción de “Informative Returns”.
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 22
4. Se levantará una ventana para crear el archivo.
5. Seleccione dónde desea guardar el documento (Ej. Desktop, Servidor).
6. Nombre su archivo.
7. Oprima el botón de Save.
8. Se levantará una pantalla para llenar la información de la compañía.
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 23
9. Llene la información que corresponda a su necesidad.
10. Al finalizar presione “Guardar”.
11. Esta será la pantalla que se levantará una vez usted cree la compañía. Aquí podrá comenzar a
crear sus beneficiarios.
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Trabajar con el módulo de Informativas
Pantalla General
En esta sección se discutirán los botones de Archivo (“File”), Herramientas (“Tools”), y Ayuda
(“Help”).
Archivo (“File”)
Este botón mostrará el siguiente menú:
Información de la Compañía - Esta opción permitirá al usuario hacer cambios a la
información de la compañía.
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Crear Nuevo Año Contributivo – Esta opción es usada para añadir un nuevo año
contributivo al archivo. Una vez oprima la opción le saldrá la próxima pantalla:
Oprima el botón de “Yes” para añadir el nuevo año contributivo. Una vez añada éste,
tendrá dos años contributivos en el cual podrá trabajar el archivo.
Eliminar Año Contributivo – Esta opción es usada para remover el año contributivo que
fue añadido.
Al oprimir “Yes” en la pantalla anterior, le saldrá la próxima pantalla advirtiéndole que esto
también borrará todos los beneficiarios, transacciones, y reportes que existen dentro de ese
año contributivo.
Una vez añada el año contributivo, puede
cambiar el mismo oprimiendo la flecha que
está apuntando hacia abajo.
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 26
Si está seguro que quiere remover el año contributivo, elija la opción de “Yes”.
Seleccionar Especialista – Esta opción le permite elegir a un especialista que ya esté
registrado en el programa. Sabrá que especialista está activo ya que el mismo estará marcado
por un símbolo “✓” al lado del nombre del especialista.
Seguridad… - Esta opción se usa para añadirle un password al archivo que está trabajando
para que el mismo sea más seguro. Cuando oprima el botón le saldrá la siguiente pantalla:
Si elige la opción de “Standard Security” tendrá la opción de añadir una contraseña, esta
contraseña será pedida por el programa cada vez que trate de abrir el archivo.
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Herramientas (“Tools”)
Este botón abre el siguiente menú:
Calculadora - Abre la calculadora del sistema operativo para que pueda utilizarla en sus
cómputos.
Convertir Data - Si el usuario tiene un archivo de informativas que preparó en el programa
de Expert PR Taxes del año anterior, el mismo puede ser convertido para ser usado en el
programa de Expert PR Taxes. Una vez oprima el botón, la siguiente pantalla aparecerá:
En la pantalla puede escoger la información que desea convertir. Una vez ennegrezca los
campos de la información que desea convertir, oprima el botón de “Continuar”. Al oprimir
el botón, se abrirá una pantalla para que localice el directorio donde se encuentra la planilla
de EPRT 2015 que desea convertir.
Nota: El archivo de EPRT 2015 debe tener un año contributivo 2015 para que la
conversión pueda realizarse.
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Convertir data de un archivo de nómina – Si el usuario tiene un archivo de nómina en el
programa de EPRT, el mismo puede ser utilizado para convertir la información de la
compañía de ese archivo al archivo de informativa que está trabajando. Una vez oprima el
botón, le saldrá la siguiente pantalla:
Ennegrezca la opción de “Company Information” y presione el botón de “Continuar”.
Una vez haga esto, se abrirá una pantalla para que localice la planilla de nómina que desea
convertir.
Exportar – Esta opción le permite al usuario exportar información sobre los beneficiarios a
una plantilla de Excel. El menú le proveerá las siguientes opciones:
o Información General del beneficiario
o Transacciones pagadas del beneficiario YTD (Year to Date)
o Exclusiones del beneficiario YTD (Year to Date)
Una vez se escoja la información que desea exportar, se abrirá una pantalla pidiéndole el
nombre del documento de Excel que va a crear y donde desea guardar el mismo.
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Ayuda (“Help”)
Abre una pantalla que muestra información acerca del programa.
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Beneficiario (“Payee”)
La sección de Beneficiarios le permitirá al usuario poder crear beneficiarios desde nuestro sistema e
importar beneficiarios desde otros programas externos.
Añadir beneficiarios
Es necesario añadir beneficiarios para poder trabajar con el archivo de informativas. El programa de
Expert PR Taxes tiene diferentes opciones para añadir sus empleados a una compañía.
Añadir beneficiarios directamente al programa
Esta opción le permitirá generar sus beneficiarios desde nuestro sistema.
1. Abra el archivo de la compañía que desea trabajar.
a. Navegue al área de “Beneficiarios (Payee)”
b. Seleccione el botón de “Añadir (Add)”.
c. Llene las áreas de “Información Personal” y la “Información de Comprobante”
d. Presione “Guardar (Save)” para almacenar la información entrada.
C
B
A
D
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Nota: Si va a añadir a otro beneficiario luego de terminar con uno, elija la opción de “Guardar +
Añadir”.
Importar beneficiarios
Esta opción permite al usuario importar la información de los beneficiarios directamente desde el
programa de Microsoft Office Excel y por Notepad. Para propósitos del manual, estaremos
explorando la opción de Excel ya que es la más común.
1. Abra el archivo de la compañía que desea trabajar.
a. Navegue al área del “Beneficiario (Payee)”
b. Seleccione la opción de “Importar (Import)”
c. Luego la opción de “Import Layout”
2. Seleccione dónde va a guardar la plantilla. (Ej. Desktop)
a. Nombre su documento.
b. Presione “Save” para guardar su documento.
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 32
3. Una vez descargue la plantilla, abra el archivo para ver la misma. En la pestaña de “Layout”,
podrá ver el formato que el programa usa para importar la data.
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 33
4. A continuación, un ejemplo de una plantilla de Excel llena:
5. Una vez tenga la plantilla llena vuelva al programa. Entre al archivo que está trabajando y
entre a la pestaña de “Beneficiario”. Oprima el botón de “Import” y luego la opción de
“Excel”. Una vez oprima al botón, se abrirá una pantalla para que localice el archivo de
Excel que contiene la data. Cuando encuentre el archivo y le presione “Open”, se mostrará
la siguiente pantalla:
6. Aquí entrará el “Worksheet Name” que se encuentra en la parte posterior de la página de
Excel.
En este caso, el nombre del “Worksheet” sería “Data”.
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 34
7. Escriba el nombre del “Worksheet” en la pantalla que se presentó en el paso 5 para
completar la importación de la data.
8. Una vez termine el proceso de importar, los beneficiarios estarán en la lista con su
información para que pueda comenzar a trabajar con ellos.
De tener algún error en su documento de Excel, el sistema le mostrará un “Reporte de Error”.
De ser así, corrija los clientes con errores y repita nuevamente el procedimiento. Los cuadros
que esten ennegrecidos indican el campo donde se encuentra un error.
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 35
Eliminar beneficiarios
Hay dos maneras de eliminar a beneficiarios
1. Marque el cuadro al lado del beneficiaros que desea remover y oprima “Borrar (Delete)”.
2. La segunda manera solo elimina beneficiarios que hayan sido importados.
a. Esto se hace a través de “Import” -> “Batch”.
b. Saldrá una pantalla la cual le indicará las importaciones que ha hecho en total (Batch),
el total de beneficiarios de esa importación, y la fecha en que fue hecho.
c. Una vez oprima “Delete”, se borrará la data de la importación específica que eligió.
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Exportar beneficiarios
Esta opción utiliza para exportar beneficiarios del archivo en el programa a un formato de Excel que
es igual al “Import Layout” que utiliza el programa.
1. Dentro de la pantalla de beneficiarios, podrá encontrarlo oprimiendo “Exportar (Export)”
el cual le mostrará la siguiente pantalla:
2. En la pantalla de “Configuración de Exportación” puede seleccionar como exportar a los
beneficiarios.
3. El campo de “Id de Beneficiario parecido” es utilizado para exportar a beneficiarios con
un número de Seguro Social específico. Si deja este campo vacío, se exportarán todos los
beneficiarios.
4. En el “Estado de Beneficiario” puede elegir el estado de los beneficiarios que serán
exportados.
Nota: Los beneficiarios inactivos estarán marcados por un rectángulo amarillo en la lista de
beneficiarios.
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Imprimir lista de beneficiarios
1. Para imprimir la lista de los beneficiares debe oprimir la opción de “Imprimir”.
2. En el menú que abre, podrá imprimir a los beneficiarios en orden de nombre, orden de
Seguro Social, u orden de Código del beneficiario.
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 38
Transacciones (“Transactions”)
La sección de Transacciones le permitirá traer archivos de transacciones desde Excel o crearlas
desde nuestro sistema.
Añadir Transacciones
Hay dos maneras de añadir transacciones al programa. La forma “Expreso” y la forma “Regular”
La opción de “Expreso” le permitirá añadir transacciones, pero no le permitirá modificar el % de la
retención de dichas transacciones. La opción “Regular” le permitirá añadir transacciones y
modificar el porciento de retención de estas.
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 39
Opción “Expreso”
A. Transacción Rápida: Le permite escribir la información sobre la transacción (Beneficiario,
descripción, Servicio pagado, etc.). Los detalles de Transacción serán calculados
automáticamente.
B. Registrar Transacción: Si marca el recuadro, la transacción será registrada. La misma
puede verse luego bajo la opción de “Pagado/Registrado” en el menú de transacciones.
De no marcar el cuadrado, la transacción se moverá al área de “Abrir”.
C. Imprimir Recibo: Al marcar esta opción se abrirá una pantalla para poder imprimir el
recibo de la transacción luego de oprimir el botón de “Guardar”.
D. Guardar: Oprima este botón una vez tenga todos los detalles de la transacción para guardar
la misma. De tener algún error en la transacción, el sistema le indicara con un signo de
exclamación al lado del campo que presenta el error.
E. Cancelar: Cancela y borra la transacción en la que está trabajando.
F. Cerrar: Cierra la pantalla de la transacción.
A
F E D C B
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 40
Opción “Regular”
A. Transacción Regular: Le permite escribir la información sobre la transacción (Beneficiario,
descripción, total de cantidad facturada, etc.).
B. Detalles de Transacción (“Transaction Detail”): Permite añadir manualmente el tipo de
pago, “rate” (afecta el campo de “retenido”), cantidad facturada, cantidad retenida (afecta el
campo de “rate”).
a. Presionar el botón de “Añadir Detalle” añadirá un nuevo tipo de pago.
b. Presionar el botón de “Delete” eliminará el tipo de pago que esté seleccionado.
A
B
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 41
Importar Transacciones
Al igual que los beneficiarios, el programa permite al usuario importar sus transacciones
directamente desde una plantilla de Microsoft Excel.
1. Primero, debe descargar la plantilla de Excel desde el programa. Esto se hace dentro del
menú de transacciones oprimiendo el botón de “Generar Layout de Importación”.
2. Una vez descargue la plantilla y la abra, vera 3 pestañas de trabajo.
a. “Data” es donde se añadirá la información de las transacciones a ser importadas en
el programa.
b. “Layout” da el detalle de la información que se debe escribir en la pestaña de trabajo
de “Data”.
c. “Codes” incluye una lista de códigos para el tipo de pago que se efectúa en la
transacción.
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 42
3. A continuación, un ejemplo de una plantilla con transacciones:
4. Una vez tenga la plantilla lista, oprima el botón de “Importar” dentro de las transacciones y
busque la hoja de Excel que desea importar.
5. Escriba el nombre de la pestaña de trabajo y presione “Ok”.
6. Al igual que la plantilla de los beneficiarios, la plantilla de transacciones puede generar
errores (Consulte la sección de “Importar beneficiarios” de este manual). De ser el
caso, corrija los errores e intente de importar la data nuevamente.
Menú de importación
A. Importar: Se utiliza para importar las transacciones de una hoja de Excel al programa de
EPRT.
B. Batch: Tiene la misma función que en el área de beneficiarios, permite eliminar grupos de
transacciones ya importadas al programa.
C. Arreglar Unmatched: Si en la hoja de Excel se añaden transacciones que no están atadas a
un beneficiario (ej. El número de seguro social escrito a la transacción no existe para ningún
beneficiario), esta función puede ser utilizada para añadir y atar a un beneficiario a la
transacción o para remover la misma.
A
B
C
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 43
La opción de “Create” abrirá una pantalla para crear a un beneficiario nuevo. La opción de
“Delete” borrara la transacción del sistema.
Manejar Transacciones
Hay tres tipos de transacciones:
1. Abiertas
2. Pagadas
3. “Void”.
A. Abrir: Abre una pantalla que enseña las transacciones abiertas que hay en el sistema.
B. Pagado/Registrado: Abre una pantalla que enseña las transacciones registradas que hay en
el sistema.
C. Void: Abre una pantalla que enseña las transacciones invalidas que hay en el sistema.
A
B
C
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 44
Transacciones abiertas
A. Buscar transacciones: Permite buscar transacciones específicas desde una fecha hasta otra
fecha establecida. También buscar transacciones por el SSN, Nombre, y Factura.
B. Seleccionar Transacciones: Permite seleccionar transacciones una por una. Las
transacciones seleccionadas pueden luego ser registradas, impresas, o exportadas.
C. Editar: Permite editar los detalles de una transacción (Refiérase a la sección de “Añadir
Transacciones”, pág. 30, de este manual).
D. Seleccionar Todo: Seleccionar todas las transacciones abiertas en el sistema o todas las
transacciones que estén filtradas por un criterio.
E. Borrar: Permite borrar del sistema las transacciones que se hayan seleccionado. Una ventana
de confirmación saldrá antes de borrar las transacciones.
F. Registrar: Mover las transacciones seleccionadas al área de “Pagado/Registrado”. Una
ventana de confirmación le saldrá para confirmar que desea mover las transacciones.
A
B
D
E
G
I
H F
C
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 45
G. Imprimir Lista: Genera una lista con los detalles de las transacciones seleccionadas para
imprimirlas.
H. Exportar Lista: Permite exportar las transacciones con sus detalles seleccionados a una hoja
de Excel. El sistema le pedirá como se llamará la hoja de Excel y donde desea guardar la
misma.
I. Cerrar: Cierra la pantalla de transacciones.
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 46
Transacciones registradas
A. Imprimir Recibo: Abre una pantalla con el recibo de las transacciones seleccionadas para
imprimirlas.
B
C A
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 47
B. “Void”: Mueve las transacciones seleccionadas al área de transacciones “void”. Una vez
una transacción sea marcada como “void”, la misma no puede ser recuperada. Le
saldrán las siguientes pantallas para confirmar que quiere mover la transacción al área de
“void”.
C. Desregistrar Transacciones: Mueve las transacciones seleccionadas al área de
transacciones abiertas. Una pantalla saldrá para confirmar que desea mover las transacciones.
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 48
Transferir Transacciones
El usuario tiene la opción de transferir sus transacciones a las planillas correspondientes. Esto se
hace oprimiendo “Transferir” dentro del menú de Transacciones.
Una vez oprima el botón le saldrá una pantalla donde podrá escoger las planillas y los meses que
quiere llenar.
Una vez haya seleccionado las planillas y los meses que quiere transferir, oprima el botón de
“Transferir”.
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 49
Planillas
El área de planillas es donde el usuario puede manejar las distintas planillas anuales y mensuales de
las informativas. Las planillas en color rojo aún no han sido creadas en el sistema.
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 50
Forma 480.5
1. Para añadir una forma, debe presionar el botón de “Add”.
2. Le abrirá un listado con las diferentes formas que se pueden añadir (480.6A, B, C, D y 480.7,
7A, B, C, D).
3. Una vez seleccione la forma, la misma va a aparecer bajo el tab de “forms” en la pantalla.
4. Haga un doble click en la forma que desea trabajar para abrir la pantalla de “Resumen de las
Planillas Informativas”
5. Llene la información necesaria de la forma y presione “Guardar”.
6. Puede transferir la información de las formas seleccionando la forma deseada y luego
oprimiendo el botón de “Transfer From Forms”.
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 51
7. Si desea eliminar una forma, debe primero seleccionar la misma y luego oprimir el botón de
“Delete”.
Formas 480.6X
A. Navegar por las 480.6X: Permite al usuario navegar entre las distintas formas de las
480.6X. Presione la barra para abrir el menú con las diferentes opciones a escoger.
B. Añadir: Permite añadir una F480.6X nueva o de un beneficiario existente.
A
B C D
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 52
1) Seleccione la opción de “Blank Return” para añadir una 480.6X nueva al sistema.
2) Seleccione la opción de “From Existing Payee” para añadir una 480.6X para un
beneficiario existente.
3) La siguiente pantalla le abrirá:
4) En esta pantalla puede escoger a los beneficiarios a los cual desea crearles una
480.6X.
5) Una vez marque los beneficiarios, tiene dos opciones para crear la 480.6X.
i. La opción de “Formas en Blanco” le traerá la información de los
beneficiarios a la 480.6X.
ii. La opción de “Transferencia de Transacciones” traerá la información del
beneficiario y su declaración de retención.
6) Una vez haya seleccionado los beneficiarios que quiere añadir, presione el botón de
“Añadir”.
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 53
C. Importar: Permite importar 480.6X desde una plantilla de Excel.
1) Elija la opción de “Generar Import Layout” para descargar la plantilla de Excel de
las formas 480.6X.
2) Una vez llene esta plantilla, oprima la opción de “Importar de Excel” para importar
la data que tiene en la hoja de Excel. (Refiérase a la sección de “Importar
beneficiarios” este manual).
D. Borrar: Le permite borrar las 480.6X que hayan sido seleccionadas. El programa le mostrará
una ventana de confirmación una vez presione el botón, para confirmar que desea eliminar la
forma seleccionada.
Para ver y modificar la información de una 480.6X, presione el enlace en el número de seguro social
de la forma que desea revisar.
Forma 480.7
La forma 480.7 es trabajada de la misma manera en que se trabajan las 480.6X. La única diferencia
entre las dos es que la plantilla de Excel que se genera para importar las 480.7 es distinta al formato
de Excel de las 480.6X. Si desea importar la información de la 480.7 desde Excel, primero deberá
descargar la plantilla de Excel dentro de la forma 480.7 a través de “Importar”, “Generar Import
Layout”.
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 54
Formas 480.7X (A, B, C, D)
Las formas 480.7X son trabajadas de la misma manera que las 480.6X. Cada forma 480.7X tiene su
plantilla de Excel (Ej. La plantilla de una 480.7A es distinta a la plantilla de una 480.7B), por lo cual
se debe generar una plantilla para cada 480.7X que desee importar desde Excel. La forma de las
480.7A tendrá un botón rotulado por “DUP”, este es utilizado para imprimir un duplicado de la
forma.
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 55
Forma 480.6B.1
1. Presione el botón de “Add” para añadir una 480.6B.1 nueva al sistema (solo puede ver una
480.6B.1 por año contributivo).
2. Una vez haya creado la forma, puede transferir información de las transacciones o de las
480.6B para llenar la forma oprimiendo el botón de “Transfer”.
3. Seleccione la opción “from Transaction” para transferir la información de las transacciones
a la 480.6B.1.
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 56
4. Seleccione la opción de “from F480.6B” para transferir la información de las 480.6B a la
480.6B.1.
5. Presione el botón de “Guardar” para gravar la información.
Forma 480.30
En términos de funcionalidad, la forma 480.30 trabaja igual a la forma 480.6B.1. La diferencia siendo
que en el menú de “Transfer”, la opción de “from F480.6B” va a ser reemplazada por la opción de
“from 480.6C” para transferir la información de las 480.6C a la 480.30.
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 57
Forma 480.31
1. Presiona la flecha en el botón de “Add” para abrir un menú con las alternativas.
2. Presione el botón de “Yes” para añadir el mes a la forma. Puede añadir los meses que desee.
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 58
1. Luego de añadir los meses deseados a la forma, puede transferir información a estos
seleccionando el mes y presionando el botón de “Transfer to Return”.
2. Una vez tenga la información correcta en la forma, grabe la misma presionando el botón de
“Guardar”.
3. Si desea eliminar la forma, puede hacerlo presionando el botón de “Delete”.
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 59
Forma 480.9A
1. Presione el botón de “Add” para añadir una forma en blanco.
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 60
2. Para poder guardar la forma, primero debe llenar los campos de “Código”, “mes” y luego
presionar el botón de “Guardar”.
3. El nombre de la forma dependerá del código y mes escogido (Ej. Si escogió el código 0282 y
el mes de mayo, la forma será llamada “May – 0282”).
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 61
4. Luego de crear la forma, puede transferir la cantidad pagada a ésta seleccionando la forma
(Ej. May – 0282), y luego oprimiendo el botón de “Transfer Return”.
Menú E-File
Varias de las planillas 480.X tendrán en ellas la opción de Menú E-File. Esto incluye las siguientes
formas:
1. 480.6X (A, B, C y D)
2. 480.7
3. 480.7X (A, B, C y D)
Dependiendo de la forma que esté trabajando, este menú puede tener varias alternativas. Muchas de
estas se repiten y tienen las mismas funciones en las distintas 480.X.
Validar 480.X: El programa validará la forma 480.X que está trabajando por errores. De
tener algún error en la misma, el programa generará un reporte de error donde podrá ver las
entradas que necesitan ser corregidas (cuadros que estén ennegrecidos).
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 62
Números de Control: Permite entrar los números de control al programa para las diversas
informativas.
Crear Archivo Electrónico: Permite la creación de un archivo electrónico que puede ser
sometido a Colecturía Virtual.
Exportar a Excel: Permite exportar las entradas de las distintas 480.X en el programa a una
plantilla de Excel. (Refiérase a la sección de “Exportar beneficiarios”, pág. 28, de este
manual).
Imprimir reporte de resumen: Genera un resumen de las informativas que está trabajando
para ser impreso.
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 63
Imprimir copia del patrono: Permite imprimir la copia del patrono de las informativas que
hayan sido seleccionadas.
Imprimir copia de Hacienda: Permite imprimir la copia de Hacienda de las informativas
que hayan sido seleccionadas.
Configuración de impresión: Permite configurar como desea imprimir las diversas
informativas y configurar el reporte (480.6X solamente).
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 64
Para las formas 480.6X, puede seleccionar el tipo de reporte para imprimir. Una vez
seleccione el tipo de reporte, oprima el botón de “Cerrar”.
Para todas las formas, puede elegir los campos por los cuales desea ordenar la información.
Los campos que estén en el cuadro derecho, serán los utilizados para organizar la
información en la impresión.
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 65
E-File
Las 480.6X, 480.7, y 480.7X pueden generar archivos electrónicos que pueden ser sometidos al
Departamento de Hacienda de Puerto Rico a través del portal de Colecturía Virtual. El programa
generará un archivo de texto que podrá ser radicado a través de Colecturía Virtual.
Nota: Los archivos electrónicos que se generan incluyen todas las formas que tenga en el programa,
estas no se pueden crear por individual (Ej. Si tiene 500 formas 480.6B, el archivo electrónico de las
480.6B tendrá 500 entradas). De tener formas enmendadas, estas se reflejarán en su archivo
electrónico correspondiente (Ej. Si tiene 480.6Bc creadas, estas reemplazaran las 480.6B en el
archivo electrónico cuando el mismo se genere).
Para generar un archivo electrónico, es necesario que primero asigne los números de control a la
forma que está trabajando.
1. Para asignar estos números en el programa, debe presionar el botón de “Menu E-file”.
2. En el menú que le abrirá, debe elegir la opción de “Control Numbers”.
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 66
3. Una vez oprima el botón, le saldrá la siguiente pantalla:
4. En el área de “From”, escriba el primer número de control en el rango de números que le
asignó el Departamento de Hacienda. En el área de “To” escriba el último número de
control en la secuencia.
5. Una vez entre el rango de números, la columna de “Total Control” mostrará la cantidad de
números de control que este rango representa.
6. Una vez termine de entrar los números de control, presione el botón de “Save” para guardar
los cambios.
Estos números de control son asignados automáticamente por el programa al crear el archivo
electrónico.
1. Bajo el “Menú E-file” debe oprimir el botón de “Crear Archivo Electrónico”.
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 67
2. Una vez oprima el botón, saldrá la siguiente pantalla:
3. Oprima el botón de “Yes” para confirmar y crear el archivo. En el caso de las 480.6X, se
abrirá la siguiente pantalla primero:
4. Marque las formas para las cual desea crear un archivo electrónico y luego presione el botón
de “Crear Archivo”.
5. De no tener ningún error al crear el archivo electrónico, saldrá la siguiente ventana:
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 68
6. En esta pantalla seleccionará el directorio donde desea guardar el archivo electrónico que va
a generar el programa. Una vez escoja el directorio, oprima el botón de “OK” para crear el
archivo electrónico.
7. Una vez cree el archivo electrónico, navegue al directorio donde guardó el archivo. El
archivo que el programa genera es un archivo de texto (.txt) y dependiendo de la forma que
trabajó, tendrá un nombre similar a la forma.
8. El programa mostrará el siguiente mensaje para recordarle que debe someter el archivo a
Colecturía Virtual.
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 69
Una vez cree el archivo electrónico le saldrá el siguiente mensaje:
9. El número de confirmación será asignado por el Departamento de Hacienda una vez cargue
el archivo electrónico a través del portal de Colecturía Virtual.
10. Si todavía no tiene el número de confirmación, puede presionar al botón de “Cancelar”.
11. El programa volverá a solicitar el número de confirmación cada vez que intente imprimir las
formas radicadas. Si tiene el número de confirmación, escríbalo y presione el botón de
“actualizar”.
12. Una vez actualice la forma con el número de confirmación correspondiente, podrá imprimir
la misma sin las marcas transparentes.
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 70
Errores E-file
Al intentar crear el archivo, pueden presentarse los siguientes errores:
1. Errores en la Información de la compañía: El error significa que hay datos de la
información de la compañía que no se han entrado. El programa generará un reporte que le
indicará la información que falta. (Referirse a la sección de “Archivo (“File”)” de este
manual).
2. Errores en la forma 480.6B.1: Este mensaje puede salir al crear el archivo electrónico de las
480.6B. El programa generará un reporte que indicará donde está el error. En la forma
480.6B.1, los números en la parte I deben cuadrar con los de la parte II.
3. Errores en la forma 480.30: Este mensaje puede salir al crear el archivo electrónico de las
480.6C. El programa generará un reporte que indicará donde está el error. En la forma
480.30, los números en la parte I deben cuadrar con los de la parte II.
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 71
4. No hay suficientes números de control: De no tener suficientes números de control para
las formas que está trabajando, el programa le mostrara el siguiente mensaje. Verifique los
números de control y la cantidad asignada en las opciones.
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 72
Formas enmendadas
Para crear formas enmendadas, primero debe crear un archivo electrónico de las formas (Refiérase
a la sección de “E-File” de este manual). Una vez haya creado un archivo electrónico de una
forma específica, podrá crear enmiendas de la misma (Ej. Si creo un archivo electrónico de las
formas 480.6B podrá crear enmiendas de esas formas). Las formas enmendadas tendrán una “c” de
corrección al final (Ej. 480.6Ac).
Para crear una enmienda:
1. Navegue al área de “Planillas” y escoja la forma para la cual desea crear la enmienda
(F480.6X, F480.7, F480.7A, F480.7B, F480.7C, F480.7D).
2. Una vez dentro de la forma que desea trabajar, debe abrir el menú de la forma y dirigirse al
área de enmendadas:
3. Una vez esté dentro de la enmienda que desea trabajar, presione el botón de “Add” para
abrir una pantalla enseñando las formas que pueden ser enmendadas.
4. Una vez presione el botón de “Add”, le saldrá la siguiente pantalla:
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 73
5. Puede presionar el botón de “Ver detalles” para ver más información sobre las 480.
6. Una vez seleccione las enmiendas que desea añadir, presione el botón de “Añadir”.
7. Presione el botón de “Yes” para crear las formas enmendadas.
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 74
8. Una vez tenga las formas enmendadas, puede comenzar a trabaja en ellas. Las formas
enmendadas se trabajan igual a las formas originales.
Nota: Cuando cree formas enmendadas, al entrar a la sección de las formas originales, las formas
que hayan sido enmendadas creadas estarán sombreadas en color amarillo.
En el caso de las Informativas, las enmendadas no permiten corregir el Seguro Social directamente
en la enmienda. Debe enmendar la forma con cantidades en cero, radicarla y luego crear una forma
nueva con el seguro social correcto.
MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 75
Reportes
El área de reportes permite al usuario imprimir múltiples reportes disponibles para la facilidad del
usuario. La información de los reportes se llenará automáticamente dependiendo de la información
en las planillas.
Para imprimir un reporte, primero
debe seleccionar el mismo y luego
presione el botón de “Preview” para
generar una pantalla con el reporte y
poder imprimirlo.
El menú de Configuración
permite al usuario elegir el orden
por el cual los reportes se deben
imprimir (Ej. Si en los cheques
pagados elige la opción de orden
por nombre de beneficiario, el
reporte se generará por orden
alfabético de los distintos
beneficiarios.