Código: SSM-HGJGP-ECE-PR-03
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Procedimiento para la Capacitación a Usuarios del E.C.E. Pagina:
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CONTROL DE EMISIÒN
Elaboró: Revisó: Autorizó:
Nombre L.I. Carlos M Chávez G Dr. Jorge Mario López
Arango Dr. Adrián Ramírez Alvear
Cargo Responsable del E.C.E.Director de Planeación y
Evaluación Director del Hospital de
Cuernavaca Junta de Gobierno de los SSM
Firma
Fecha 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011
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1. Propósito.
Brindar capacitación al personal del Hospital para la utilización del Expediente clínico Electrónico (E.C.E)
2. Alcance.
Este procedimiento aplica a la Subdirección Médica, Jefatura de Enseñanza, Jefes de Servicio, Jefes de Departamento, Responsable del ECE y al personal integrante del ECE.
3. Responsabilidades.
Subdirector Médico: Coordinar las actividades y programación del Jefe de enseñanza, Jefes de Servicio, Jefes de Departamento y Responsable del ECE para la adecuada calendarización en la capacitación de los médicos (especialistas, internos rotatorios y residentes de nuevo ingreso).
Jefes de Servicio: Solicitar al Responsable del ECE la capacitación para el personal de nuevo ingreso (médicos especialistas y personal administrativo) en el uso del ECE con la creación de su respectiva agenda de pacientes.
Jefes de Departamento: Solicitar al Responsable del ECE la capacitación para el personal administrativo de nuevo ingreso en el uso del ECE.
Jefe de Enseñanza: Solicitar al Responsable del ECE la capacitación para el personal médico de nuevo ingreso internos rotatorios y residentes en el uso del ECE.
Responsable del ECE: Coordinar, calendarizar e impartir la capacitación en el manejo del ECE al personal médico y administrativo de nuevo ingreso solicitado.
Personal Integrante del ECE (Capacitador, Implementador y Soporte Técnico): Colaborar en la capacitación del personal médico y administrativo y posterior asesoría en el manejo del ECE.
4. Políticas de operación, normas y lineamientos.
1. La capacitación en el uso y manejo del ECE estará apoyada principalmente en el material diseñado para tal efecto (Tutoriales para el manejo del ECE) consistente en audiovisuales digitalizados elaborados por el personal integrante del ECE.
2. Los Tutoriales para el manejo del ECE comprenden los diferentes módulos que estan en operación en el Hospital y debe proporcionarse al usuario una copia del audiovisual en que fue capacitado como material de apoyo cuando concluya la capacitación.
3. La capacitación del uso y manejo del ECE debe privilegiar el apego a los numerales señalados en la Norma oficial mexicana NOM-168-SSA1-1998 del expediente clínico.
4. La solicitud de capacitación para el personal médico y administrativo deberá realizarce al Responsable del ECE en un plazo no menor a dos días hábiles.
Código: SSM-HGJGP-ECE-PR-03
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Procedimiento para la Capacitación a Usuarios del E.C.E. Pagina:
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CONTROL DE EMISIÒN
Elaboró: Revisó: Autorizó:
Nombre L.I. Carlos M Chávez G Dr. Jorge Mario López
Arango Dr. Adrián Ramírez Alvear
Cargo Responsable del E.C.E.Director de Planeación y
Evaluación Director del Hospital de
Cuernavaca Junta de Gobierno de los SSM
Firma
Fecha 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011
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5. El personal integrante del ECE debe supervizar el adecuado uso que el personal médico y administrativo recién capacitado realice en el manejo del ECE.
6. Se debe llevar el registro y control de participantes del curso de capacitación por medio de una lista de control de asistencia.
7. La duración del taller de capacitación por módulo debe ser de una hora por día, dependiendo del número de módulos la capacitación puede variar de 3 a 4 días en total en función de los siguientes factores: el nivel de conocimiento de los asistentes, el número de asistentes y la capacidad del área física donde se impartirá la capacitación.
5. Método de Trabajo.
a) Descripción
No. Act.
Descripción Responsable Documento de
Trabajo (Código)
1
Solicita el trabajo coordinado de la Jefatura de Enseñanza, Jefes de Servicio, Jefes de Departamentos y Responsable del ECE para la capacitación del ECE al personal de nuevo ingreso.
Subdirector médico
(SM)
2 Envía memorándum al responsable del ECE solicitando capacitación de personal, adjuntando ficha de identificación de usuario.
Área solicitante de capacitación
(ASC)
Memorándum, Ficha identificación del
usuario SSM-DPE-ECE-FOH-01
3 Recibe memorándum con la solicitud de capacitación.
Responsable del E.C.E.
(R. E.C.E.)
Memorándum Ficha identificación del
usuario SSM-DPE-ECE-FOH-01
4 Elabora programa de capacitación acorde a los datos contenidos en el memorándum.
R. E.C.E. Documento de Programación
SSM-DPE-ECE-FOH-02
5 Notifica al ASC fecha de programación R. E.C.E. Memorándum
6 Lleva a cabo el registro y control de participantes del taller de capacitación
R. E.C.E. Lista de Asistencia
SSM-DPE-ECE-FOH-03
7
Imparte Capacitación con los tutoriales para el manejo del ECE. R. E.C.E.
Videos
(Tutoriales para el manejo del ECE)
Código: SSM-HGJGP-ECE-PR-03
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Procedimiento para la Capacitación a Usuarios del E.C.E. Pagina:
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CONTROL DE EMISIÒN
Elaboró: Revisó: Autorizó:
Nombre L.I. Carlos M Chávez G Dr. Jorge Mario López
Arango Dr. Adrián Ramírez Alvear
Cargo Responsable del E.C.E.Director de Planeación y
Evaluación Director del Hospital de
Cuernavaca Junta de Gobierno de los SSM
Firma
Fecha 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011
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No. Act.
Descripción Responsable Documento de
Trabajo (Código)
8
¿Hubo inasistencias a la capacitación?
Si la respuesta es sí, pasar a la actividad 9
Si la respuesta es no, pasar a la actividad 12
R. E.C.E.
9 Notifica al área solicitante de Capacitación la Inasistencia de los participantes al curso
R. E.C.E. Memorándum
10 Recibe notificación de inasistencia A.S.C. Memorándum
11
Reenvía solicitud de capacitación al responsable del ECE A.S.C.
12 Notifica a la Subdirección médica y áreas solicitantes la conclusión de la capacitación del personal de nuevo ingreso.
R. E.C.E. Memorándum
13 Efectúa la supervisión correspondiente de la captura de información relacionada con el expediente clínico y la generación de esta de manera electrónica.
Personal Integrante del ECE
(PIECE)
14
¿Se detectan errores en el uso del ECE?
Si la respuesta es sí, pasar a la actividad 15
Si la respuesta es no, pasar a la actividad 17
PIECE
15 Asesora corrigiendo el error detectado en el uso del ECE PIECE
16 Notifica al responsable del ECE la asesoría otorgada y la corrección de los errores
PIECE
17 Notifica al responsable del ECE el uso adecuado del ECE
Con esta actividad termina el procedimiento. PIECE
Código: SSM-HGJGP-ECE-PR-03
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Procedimiento para la Capacitación a Usuarios del E.C.E. Pagina:
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CONTROL DE EMISIÒN
Elaboró: Revisó: Autorizó:
Nombre L.I. Carlos M Chávez G Dr. Jorge Mario López
Arango Dr. Adrián Ramírez Alvear
Cargo Responsable del E.C.E.Director de Planeación y
Evaluación Director del Hospital de
Cuernavaca Junta de Gobierno de los SSM
Firma
Fecha 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011
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Memorándum de solicitud de capacitación
Memorándum
Inicio
RESPONSABLE DEL ECE SUBDIRECTOR MEDICO PERSONAL INTEGRANTE DEL
ECE
AREA SOLICITANTE DE CAPACITACION
Ficha(s) identificación usuario(s)
Memorándum de solicitud de capacitación
Enviar Memorándum de solicitud de capacitación y ficha(s) de Usuario(s).
Solicitar el trabajo coordinado del área solicitante de capacitación, y del responsable del E.C.E. 2 1
Procedimiento para la Implementación de Módulos del E.C.E.
Programa de capacitación
Programa de capacitación
Elaborar programa de capacitación acorde a los datos contenidos en el memorándum. 4
Notificar programa de capacitación al área solicitante de capacitación
5
Ficha(s) identificación usuario(s)
Recibir memorándum de solicitud de capacitación y ficha(s) de Usuario(s).
3
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Lista de asistencia
Llevar a cabo el registro y control de participantes del taller de capacitación
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Código: SSM-HGJGP-ECE-PR-03
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Procedimiento para la Capacitación a Usuarios del E.C.E. Pagina:
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CONTROL DE EMISIÒN
Elaboró: Revisó: Autorizó:
Nombre L.I. Carlos M Chávez G Dr. Jorge Mario López
Arango Dr. Adrián Ramírez Alvear
Cargo Responsable del E.C.E.Director de Planeación y
Evaluación Director del Hospital de
Cuernavaca Junta de Gobierno de los SSM
Firma
Fecha 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011
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c)
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No
RESPONSABLE DEL ECE
�SUBDIRECTOR MEDICO
�
PERSONAL INTEGRANTE DEL ECE
�
AREA SOLICITANTE DE CAPACITACION�
Memorándum
Recibir notificación de inasistencias
�10
Ficha(s) identificación usuario(s)
Memorándum de solicitud de capacitación
Reenviar solicitud de capacitación al Responsable del
ECE 11
3
Si
Tutoriales
Memorándum
A
Notificar al ASC las inasistencias de los participantes del curso
9
Impartir capacitación con los tutoriales para el manejo del ECE
7
¿Hubo inasistencias a
la capacitación?
8
�
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12
12
Código: SSM-HGJGP-ECE-PR-03
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Procedimiento para la Capacitación a Usuarios del E.C.E. Pagina:
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CONTROL DE EMISIÒN
Elaboró: Revisó: Autorizó:
Nombre L.I. Carlos M Chávez G Dr. Jorge Mario López
Arango Dr. Adrián Ramírez Alvear
Cargo Responsable del E.C.E.Director de Planeación y
Evaluación Director del Hospital de
Cuernavaca Junta de Gobierno de los SSM
Firma
Fecha 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011
�
No
Si
RESPONSABLE DEL ECE
�SUBDIRECTOR MEDICO
�PERSONAL INTEGRANTE DEL ECE
�AREA SOLICITANTE DE CAPACITACION�
¿Hubo errores en el uso del
ECE? 14
Supervisar captura de información relacionada con ECE de usuarios nuevo ingreso
13
Fin
Asesorar corrigiendo errores detectados de
usuarios nuevos ingreso
15
Notificar al responsable del ECE de la asesoría y corrección de errores detectados 16
Notificar al responsable del ECE del uso adecuado del ECE por parte de usuarios de nuevo ingreso 17
Notificación
Notificar a la Subdirección médica y áreas solicitantes la conclusión de la capacitación
12
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Código: SSM-HGJGP-ECE-PR-03
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Procedimiento para la Capacitación a Usuarios del E.C.E. Pagina:
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CONTROL DE EMISIÒN
Elaboró: Revisó: Autorizó:
Nombre L.I. Carlos M Chávez G Dr. Jorge Mario López
Arango Dr. Adrián Ramírez Alvear
Cargo Responsable del E.C.E.Director de Planeación y
Evaluación Director del Hospital de
Cuernavaca Junta de Gobierno de los SSM
Firma
Fecha 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011
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c) Documentos de referencia
Documento Código
Norma oficial mexicana NOM-168-SSA1-1998 del expediente clínico. No aplica
Tutoriales para el manejo del ECE (audiovisuales digitalizados) No aplica
d) Registros.
6. Estándares Óptimos de Desempeño
1. Capacitar y asesorar al 100% al personal de nuevo ingreso (médicos y administrativos) en el uso adecuado del ECE.
7. Objetivos de Calidad
1. Coadyuvar mediante la capacitación y asesoría en el manejo del ECE en el proceso de certificación de la Unidad Hospitalaria.
8. Glosario.
No. Nombre y Código del Documento Responsable de su
custodia Tiempo de Retención
1 Ficha identificación del usuario
SSM-DPE-ECE-FOH-01 ASC
3 AÑOS
2 Documento de Programación SSM-DPE-ECE-FOH-02
RECE 3 AÑOS
3 Lista de Asistencia
SSM-DPE-ECE-FOH-03 RECE 3 AÑOS
Área Solicitante de Capacitación (ASC): Integradas por las Jefaturas de Servicio, Jefaturas de Departamento y la Jefatura de Enseñanza las cuales solicitan la capacitación para el personal médico especialista, interno rotatorio y residentes de especialidad así como personal administrativo de nuevo ingreso.
Tutoriales para el manejo del E.C.E: Videos de autoestudio de los distintos módulos que integran el Expediente Clìnico Electrónico.
Código: SSM-HGJGP-ECE-PR-03
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Procedimiento para la Capacitación a Usuarios del E.C.E. Pagina:
8 de 8
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CONTROL DE EMISIÒN
Elaboró: Revisó: Autorizó:
Nombre L.I. Carlos M Chávez G Dr. Jorge Mario López
Arango Dr. Adrián Ramírez Alvear
Cargo Responsable del E.C.E.Director de Planeación y
Evaluación Director del Hospital de
Cuernavaca Junta de Gobierno de los SSM
Firma
Fecha 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011
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9.-Cambios en esta versión.
Número de revisión Fecha de actualización Descripción del cambio
No aplica No aplica No aplica
10. Anexos.
1.- Ficha de identificación de usuarios.
2.- Lista de Asistencia.
3.- Documento de Programación.
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Código: SSM-HGJGP-ECE-PR -04
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Procedimiento para la configuración de los módulos del E.C.E.
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CONTROL DE EMISIÒN
Elaboró: Revisó: Autorizó:
Nombre L.I. Carlos M Chávez G Dr. Jorge Mario López
Arango Dr. Adrián Ramírez Alvear
Cargo Responsable del E.C.E.Director de Planeación y
Evaluación Director del Hospital de
Cuernavaca Junta de Gobierno de los SSM
Firma
Fecha 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011
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1. Propósito.
Llevar a cabo la configuración de los documentos del expediente clínico en unidades hospitalarias de segundo nivel con motivo de las necesidades del servicio de atención hospitalaria para contar con la disponibilidad, actualización, integridad y confidencialidad de la información que facilite la integración de un expediente clínico electrónico.
2. Alcance.
Este procedimiento aplica al personal involucrado en el Subcomité del Expediente Clínico de la unidad hospitalaria así como al personal que administra el Expediente Clínico Electrónico.
3. Responsabilidades.
Responsable del E.C.E.: Recibe, coordina y da seguimiento a las solicitudes de modificaciones de los documentos del E.C.E.
Jefe de enseñanza en calidad de Secretario Técnico del Subcomité del Expediente Clínico de la Unidad Hospitalaria: Solicita al responsable del E.C.E. las modificaciones de los documentos y/o actualizaciones aprobadas para la integración del Expediente Clínico Electrónico.
El Implementador: Atender las solicitudes de modificaciones autorizadas por el Responsable del E.C.E., llevando a cabo estas en una base de datos de prueba asegurando su correcta aplicación.
4. Políticas de operación, normas y lineamientos.
1. Cualquier cambio, adecuación, incorporación o modificación que se requiera a los documentos que integran el expediente clínico deberá ser solicitado al Subcomité del Expediente Clínico en la unidad hospitalaria quien a su vez será el único órgano colegiado facultado para aprobar las modificaciones de los documentos y/o actualizaciones para la integración del Expediente Clínico Electrónico.
2. El Jefe de Enseñanza en su calidad de Secretario Técnico del Subcomité del Expediente Clínico en la unidad hospitalaria recibirá, atenderá, y tramitará todos los cambios solicitados y aprobados por el Subcomité al E.C.E. vigilando que estos cumplan con los estándares de la Norma Oficial NOM-168-SSA1-1998 del expediente clínico.
3. Los Jefes de Servicio de la unidad hospitalaria serán los únicos que podrán solicitar al Subcomité del Expediente Clínico a través del Secretario Técnico las modificaciones de los documentos y/o actualizaciones para la integración del Expediente Clínico Electrónico.
4. El Responsable del E.C.E. será el único coordinador para que se lleven a cabo las modificaciones solicitadas a las distintas configuraciones del E.C.E. a través del Implementador del E.C.E.
5. Método de Trabajo.
Código: SSM-HGJGP-ECE-PR -04
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Procedimiento para la configuración de los módulos del E.C.E.
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CONTROL DE EMISIÒN
Elaboró: Revisó: Autorizó:
Nombre L.I. Carlos M Chávez G Dr. Jorge Mario López
Arango Dr. Adrián Ramírez Alvear
Cargo Responsable del E.C.E.Director de Planeación y
Evaluación Director del Hospital de
Cuernavaca Junta de Gobierno de los SSM
Firma
Fecha 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011
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a) Descripción
No. Act.
Actividad Responsable Documento de Trabajo
(No. control)
1 Solicita al Responsable del E.C.E. las modificaciones de los documentos y/o actualizaciones para la integración del Expediente Clínico Electrónico
Secretario Técnico del Subcomité del Expediente Clínico
(STSEC)
Memorándum
2 Recibe solicitud de las modificaciones de los documentos y/o actualizaciones para la integración del Expediente Clínico Electrónico
Responsable del E.C.E.
(RECE) Memorándum
3
Analiza la solicitud y evalúa la factibilidad de realizar las modificaciones
Nota: la evaluación preferentemente debe realizarse con el implementador.
RECE
4 ¿Es factible la modificación? Si la respuesta es sí, continúa con la actividad No. 5 Si la respuesta es no, continúa con la actividad No. 14
Implementador del ECE
(IECE)
5
Lleva a cabo la configuración de las modificaciones solicitadas
Nota: La configuración se realiza en una base de datos de prueba.
IECE
6 Revisa las modificaciones a la configuración del ECE RECE
7 Envía al Secretario Técnico del Subcomité del expediente Clínico el reporte de las modificaciones realizadas a la configuración del E.C.E.
RECE Memorándum
8 Recibe y analiza el reporte de las modificaciones realizadas en las base de datos de prueba.
(STSEC) Memorándum
9
¿Se requiere nueva modificación? Si la respuesta es sí, continúa con la actividad No. 2
Si la respuesta es no, continúa con la actividad No. 10 (STSEC)
10 Envía al responsable del E.C.E. validación del reporte de las modificaciones realizadas al E.C.E.
(STSEC) Memorándum
11 Recibir validación del reporte de las modificaciones realizadas al E.C.E.
RECE Memorándum
12 Aplica configuración de modificaciones en la base de datos real del E.C.E.
(IECE)
Código: SSM-HGJGP-ECE-PR -04
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Procedimiento para la configuración de los módulos del E.C.E.
Pagina: 3 de 7
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CONTROL DE EMISIÒN
Elaboró: Revisó: Autorizó:
Nombre L.I. Carlos M Chávez G Dr. Jorge Mario López
Arango Dr. Adrián Ramírez Alvear
Cargo Responsable del E.C.E.Director de Planeación y
Evaluación Director del Hospital de
Cuernavaca Junta de Gobierno de los SSM
Firma
Fecha 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011
�
No. Act.
Actividad Responsable Documento de Trabajo
(No. control)
13
Documenta y guarda en carpeta las modificaciones y cambios solicitados y realizados a la configuración del E.C.E.
Con esta actividad termina el procedimiento.
(IECE) Bitácora de cambios y modificaciones a la
configuración del E.C.E. (SSM-DPE-STD-ECE-
HOSP-FO-01)
14
Se notifica al Secretario Técnico del Subcomité del expediente Clínico que no es factible la modificación solicitada exponiendo los motivos de la negativa.
Con esta actividad termina el procedimiento.
RECE Memorándum
Código: SSM-HGJGP-ECE-PR -04
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Procedimiento para la configuración de los módulos del E.C.E.
Pagina: 4 de 7
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CONTROL DE EMISIÒN
Elaboró: Revisó: Autorizó:
Nombre L.I. Carlos M Chávez G Dr. Jorge Mario López
Arango Dr. Adrián Ramírez Alvear
Cargo Responsable del E.C.E.Director de Planeación y
Evaluación Director del Hospital de
Cuernavaca Junta de Gobierno de los SSM
Firma
Fecha 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011
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�� Diagrama de flujo���
No
Memorándum
14
Memorándum
Si
���
Memorándum
Memorándum
Memorándum
Base de datos de prueba
Llevar a cabo la configuración de las modificaciones solicitadas
� 5
Inicio
A
¿Es factible la modificación?
4
Enviar el reporte de las modificaciones realizadas a la configuración del E.C.E.
IMPLEMENTADOR DEL EXPEDIENTE CLÍNICO ELECTRÓNICO
SECRETARIO TÉCNICO DEL SUBCOMITÉ DEL EXPEDIENTE CLÍNICO�
Analizar si es factible la modificación solicitada
3
Revisar las modificaciones a la configuración del ECE
�6
2
Solicitar al Responsable del E.C.E. las modificaciones de los documentos y/o actualizaciones. 1
RESPONSABLE DEL EXPEDIENTE CLÍNICO ELECTRÓNICO�
2
Recibir solicitud de las modificaciones de los documentos y/o actualizaciones para la integración del E.C.E. 2
7
Memorándum
Si ¿Se requiere nueva
modificación?
9 No
Enviar la validación del reporte de las modificaciones realizadas al E.C.E.�
10
Recibir y analizar el reporte de las modificaciones realizadas en las base de datos de prueba.
8
Recibir validación del reporte de las modificaciones realizadas al E.C.E.�
11
Base de datos Real
Llevar a cabo la configuración de las modificaciones solicitadas
� 12
2
Código: SSM-HGJGP-ECE-PR -04
�
Procedimiento para la configuración de los módulos del E.C.E.
Pagina: 5 de 7
�
CONTROL DE EMISIÒN
Elaboró: Revisó: Autorizó:
Nombre L.I. Carlos M Chávez G Dr. Jorge Mario López
Arango Dr. Adrián Ramírez Alvear
Cargo Responsable del E.C.E.Director de Planeación y
Evaluación Director del Hospital de
Cuernavaca Junta de Gobierno de los SSM
Firma
Fecha 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011
�
Carpeta de configuració
n
���
4
Fin
���
A
Fin
Memorándum
Notificar Secretario técnico del subcomité del expediente clínico que no es factible su solicitud. 14
IMPLEMENTADOR DEL EXPEDIENTE CLÍNICO ELECTRÓNICO
SECRETARIO TÉCNICO DEL SUBCOMITÉ DEL EXPEDIENTE CLÍNICO�
RESPONSABLE DEL EXPEDIENTE CLÍNICO ELECTRÓNICO�
Documentar y guardar en carpeta las modificaciones y cambios solicitados y realizados al E.C.E.
�
13
Código: SSM-HGJGP-ECE-PR -04
�
Procedimiento para la configuración de los módulos del E.C.E.
Pagina: 6 de 7
�
CONTROL DE EMISIÒN
Elaboró: Revisó: Autorizó:
Nombre L.I. Carlos M Chávez G Dr. Jorge Mario López
Arango Dr. Adrián Ramírez Alvear
Cargo Responsable del E.C.E.Director de Planeación y
Evaluación Director del Hospital de
Cuernavaca Junta de Gobierno de los SSM
Firma
Fecha 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011
�
c) Documentos de referencia
Documento Código
No aplica No aplica
d) Registros.
6. Estándares Óptimos de Desempeño
1. Atender el 100% las peticiones de modificaciones a los documentos y/o actualizaciones para la integración del Expediente Clínico Electrónico emitidas por el Subcomité del Expediente Clínico.
7. Objetivos de Calidad
1. Contar con un expediente clínico electrónico debidamente integrado que permita coadyuvar en los procesos de certificación de la unidad hospitalaria.�
8. Glosario.
No. Nombre y Código del Documento Responsable de su
custodia Tiempo de Retención
1
Bitácora de cambios y modificaciones a la configuración del E.C.E.
(SSM-DPE-STD-ECE-HOSP-FO-01)
Responsable del E.C.E. 3 Años
Base de datos: Archivo electrónico que contiene el banco de datos de un sistema
Bitácora de cambios y modificaciones a la configuración del E.C.E.: Documento con registros cronológicos de actividades desempeñadas por un área o personas en un tiempo determinado.
Implementador: Personal encargado de llevar a cabo la instalación, configuración y mantenimiento del E.C.E.
Responsable del Expediente Clínico Electrónico: Persona encargada de supervisar, coordinar, vigilar que no se pierda la integridad del E.C.E. con los trabajos que se hagan tanto el personal del E.C.E. como los usuarios de este.
Secretario Técnico del Subcomité del Expediente Clínico: Persona que preside al Subcomité del expediente clínico en la unidad hospitalaria.
Código: SSM-HGJGP-ECE-PR -04
�
Procedimiento para la configuración de los módulos del E.C.E.
Pagina: 7 de 7
�
CONTROL DE EMISIÒN
Elaboró: Revisó: Autorizó:
Nombre L.I. Carlos M Chávez G Dr. Jorge Mario López
Arango Dr. Adrián Ramírez Alvear
Cargo Responsable del E.C.E.Director de Planeación y
Evaluación Director del Hospital de
Cuernavaca Junta de Gobierno de los SSM
Firma
Fecha 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011
�
9.-Cambios en esta versión.
Número de revisión Fecha de actualización Descripción del cambio
No aplica No aplica No aplica
10. Anexos.
1.-Bitácora de cambios y modificaciones a la configuración del E.C.E.
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�����������
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Código: SSM-HGJGP-ECE -PR -02
�
Procedimiento para la elaboración de reportes del E.C.E. Pagina:
1 de 8
�
CONTROL DE EMISIÒN
Elaboró: Revisó: Autorizó:
Nombre L.I. Carlos M Chávez G Dr. Jorge Mario López
Arango Dr. Adrián Ramírez Alvear
Cargo Responsable del E.C.E. Director de Planeación y
Evaluación Director del Hospital de
Cuernavaca Junta de Gobierno de los SSM
Firma
Fecha 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011
�
1. Propósito. Proporcionar información veraz y oportuna generada a partir de la base de datos del sistema del Expediente Clínico Electrónico que apoye la adecuada toma de decisiones en la unidad hospitalaria.
2. Alcance.
Este procedimiento aplica al Responsable del E.C.E., al Implementador del E.C.E., al responsable del Área de Estadística y a las subdirecciones médica y administrativa; así como al Director de la unidad hospitalaria.
3. Responsabilidades.
Responsable del E.C.E.: Atiende las solicitudes de elaboración de reportes e informes recurrentes y no recurrentes y da seguimiento a su adecuada elaboración.
Implementador: Debe asistir al responsable del E.C.E. en la emisión de datos de las tablas que componen el sistema del E.C.E. según lo requieran las solicitudes recibidas de elaboración de reportes e informes recurrentes y no recurrentes de tal forma que se puedan generar informes prácticos y fáciles de interpretar.
Responsable del área de estadística: Recibe y procesa a través de su personal operativo los reportes recibidos por el responsable del E.C.E. en los diferentes sistemas de información institucionales.
Dirección de la unidad hospitalaria, Subdirector médico y administrativo: Autorizan la petición de generación de reportes e informes no recurrentes siempre y cuando éstos apoyen la adecuada toma de decisiones en la unidad hospitalaria.
4. Políticas de operación, normas y lineamientos.
1. Tratándose de la información y reportes recurrentes solicitados por el área de estadística de la unidad hospitalaria, el responsable del E.C.E. transferirá éstos acorde con el calendario estadístico y con las especificaciones solicitadas por la Jefatura de Departamento de Estadística de la Dirección de Planeación y Evaluación de los SSM.
2. Tratándose de la información y reportes no recurrentes, los responsables de los distintos servicios y departamentos que componen a la unidad hospitalaria deben, a través de la Direccion de la unidad hospitalaria, la Subdireccion Médica o la Subdirección Administrativa (según corresponda), hacer llegar sus solicitudes de información para su debida autorización.
3. La entrega de la información y reportes, tanto recurrentes como no recurrentes, será realizada en formato digitalizado y en archivos de excel.
4. La interpretación, análisis, conclusiones y uso que se derive de la información o reportes recurrentes y no recurrentes proporcionada por el responsable del E.C.E. es responsabilidad del área o usuario solicitante de la misma.
5. El manejo de la información privada y de los datos personales de los pacientes contenida en el sistema del E.C.E. se debe alinear y ajustar a las disposiciones federales y estatales contenidas en las leyes y reglamentos existentes en materia de información pública, estadística y protección de datos personales.
6. La información y reportes solicitados de manera no recurrente deben poseer la mayor especificicación en cuanto al tipo de variables, temporalidad, periodos y demás datos que faciliten la consulta del sistema del E.C.E. y la
Código: SSM-HGJGP-ECE -PR -02
�
Procedimiento para la elaboración de reportes del E.C.E. Pagina:
2 de 8
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CONTROL DE EMISIÒN
Elaboró: Revisó: Autorizó:
Nombre L.I. Carlos M Chávez G Dr. Jorge Mario López
Arango Dr. Adrián Ramírez Alvear
Cargo Responsable del E.C.E. Director de Planeación y
Evaluación Director del Hospital de
Cuernavaca Junta de Gobierno de los SSM
Firma
Fecha 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011
�
creación de los reportes e informes en cuestión.
5. Método de Trabajo.
a) Descripción
No. Act.
Actividad Responsable Documento de Trabajo
(No. control)
1 Recibe memorándum solicitando autorización para la emisión de reportes o informes estadísticos parciales o con periodicidad.
Responsables Autorización
Informes Estadísticos.
(Dirección general, Subdirector médico,
Subdirector Administrativo)
(RAIE)
Memorándum
2
¿Es recurrente el reporte ?
Si la respuesta es Sí, pasar a la actividad 7
Si la respuesta es No, pasar a la actividad 3.
RAIE
3 Revisa el reporte o informes estadísticos solicitados RAIE
4
¿Es procedente la solicitud?
Si la respuesta es Sí, pasar a la actividad 6
Si la respuesta es No, pasar a la actividad 5.
RAIE
5 Rechaza solicitud, argumentando el motivo.
Con esta actividad termina el procedimiento. RAIE Memorándum
6 Autoriza la solicitud de reportes o informes estadísticos. RAIE
7 Envía solicitud autorizada al responsable del ECE para la elaboración de reportes o informes estadísticos.
RAIE
8 Recibe solicitud autorizada para la elaboración de reportes o informes estadísticos.
Responsable del ECE
(RECE)
Memorándum
9 Analiza solicitud de reportes o informes estadísticos autorizada
RECE
10 Entrega solicitud autorizada y revisada al implementador del ECE para elaboración del query string (vista).
RECE Memorándum
11 Recibe solicitud autorizada y revisada para elaboración de query string (vista).
Implementador del ECE
(IECE)
Memorándum
Código: SSM-HGJGP-ECE -PR -02
�
Procedimiento para la elaboración de reportes del E.C.E. Pagina:
3 de 8
�
CONTROL DE EMISIÒN
Elaboró: Revisó: Autorizó:
Nombre L.I. Carlos M Chávez G Dr. Jorge Mario López
Arango Dr. Adrián Ramírez Alvear
Cargo Responsable del E.C.E. Director de Planeación y
Evaluación Director del Hospital de
Cuernavaca Junta de Gobierno de los SSM
Firma
Fecha 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011
�
No. Act.
Actividad Responsable Documento de Trabajo
(No. control)
12 Genera query string (vista) al Responsable del ECE. (IECE) Archivo Digital
13 Envía query string (Vista) al Responsable del ECE. IECE� Archivo Digital
14 Recibe Vista (Query string) para elaborar reporte o informe estadístico electrónico.
RECE� Archivo Digital
15 Analiza vista para ver si cumple con lo solicitado.� RECE�
16
¿Cumple con lo solicitado?
Si la respuesta es Sí, pasar a la actividad 17
Si la respuesta es No, pasar a la actividad 10
RECE Memorándum
17 Ejecuta vista y transfiere datos a Excel. RECE Archivo Digital
18
¿Es recurrente?
Si la respuesta es Sí, pasar a la actividad 19
Si la respuesta es No, pasar a la actividad 26.
RECE
19 Envía al Usuario Solicitante archivo digital RECE Archivo digital
20 Recibe archivo digital Usuario Solicitante
(US) Archivo digital
21 Valida información US Archivo digital
22
¿Es válida?
Si la respuesta es Sí, pasar a la actividad 23
Si la respuesta es No, pasar a la actividad 24.
US
23 Procesa información en sistema institucional. Con esta actividad termina el procedimiento.
US
24 Envía solicitud para corrección de los datos recibidos al Responsable del ECE
US Memorándum
Archivo digital
25 Recibe solicitud de corrección y procesar estas. Se conecta a la actividad 19.
RECE Memorándum
Archivo digital
26 Envía Archivo digital al usuario solicitante. RECE Memorándum
Archivo digital
27 Recibe archivo digital con reporte o información estadísticaCon esta actividad concluye el procedimiento.
RAIE� Agenda electrónica
Código: SSM-HGJGP-ECE -PR -02
�
Procedimiento para la elaboración de reportes del E.C.E. Pagina:
4 de 8
�
CONTROL DE EMISIÒN
Elaboró: Revisó: Autorizó:
Nombre L.I. Carlos M Chávez G Dr. Jorge Mario López
Arango Dr. Adrián Ramírez Alvear
Cargo Responsable del E.C.E. Director de Planeación y
Evaluación Director del Hospital de
Cuernavaca Junta de Gobierno de los SSM
Firma
Fecha 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011
�
�� Diagrama de flujo����
�
�
�
�
�
�
Memorándum
Memorándum
Query
Recibir solicitud autorizada para la elaboración de reportes o informes estadísticos.�
8
Enviar query string al Responsable del ECE.
13
Query
Memorándum
Generar query string
12
17Si
Si
No
No
Memorándum
Analizar solicitud de reportes o informes estadísticos autorizada�
9
Entregar solicitud autorizada y revisada para la elaboración del query string.�
10
Recibir solicitud autorizada y revisada para elaboración de query string 11
��
¿Cumple con lo solicitado?
16
�
Memorándum
Memorándum
Memorándum
Inicio
¿Es recurrente el reporte?
2
Recibir memorándum solicitando autorización para la emisión de reportes o Informes estadísticos. 1
Autorizar la solicitud de reportes o informes estadísticos.�
6
IMPLEMENTADOR DEL E.C.E. RESPONSABLES AUTORIZACIÓN INFORMES ESTADÍSTICOS.
USUARIO SOLICITANTE
Revisar el reporte o informes estadísticos solicitados
� 3
RESPONSABLE DEL E.C.E.
Si
No
¿Es procedente la solicitud?
4
Rechazar solicitud, argumentando el motivo. �
5
Fin
Enviar solicitud autorizada para la elaboración de reportes o informes estadísticos.�
7
Query
Recibir query string para elaborar reporte o informe estadístico electrónico 14
Analizar vista para ver si cumple con lo solicitado.
15
Código: SSM-HGJGP-ECE -PR -02
�
Procedimiento para la elaboración de reportes del E.C.E. Pagina:
5 de 8
�
CONTROL DE EMISIÒN
Elaboró: Revisó: Autorizó:
Nombre L.I. Carlos M Chávez G Dr. Jorge Mario López
Arango Dr. Adrián Ramírez Alvear
Cargo Responsable del E.C.E. Director de Planeación y
Evaluación Director del Hospital de
Cuernavaca Junta de Gobierno de los SSM
Firma
Fecha 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011
�
��
�
�
�
�
�
�
� �
Archivo Excel
Memorándum
Archivo Excel
Ejecutar vista y transferir datos a Excel. �
17
Enviar archivo digital�
19
¿Es recurrente?
18
17
No
26
Si
IMPLEMENTADOR DEL E.C.E.
RESPONSABLES AUTORIZACIÓN INFORMES
ESTADÍSTICOS.�
USUARIO SOLICITANTE
�RESPONSABLE DEL E.C.E.
Archivo Excel
Memorándum
Recibir memo con archivo digital de la base de datos solicitada para su revisión�
20
Validar si los datos son correctos�
21
Si
No ¿Los Datos
son correctos?
22
Fin
Procesar información en sistema institucional.
23
24
Código: SSM-HGJGP-ECE -PR -02
�
Procedimiento para la elaboración de reportes del E.C.E. Pagina:
6 de 8
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CONTROL DE EMISIÒN
Elaboró: Revisó: Autorizó:
Nombre L.I. Carlos M Chávez G Dr. Jorge Mario López
Arango Dr. Adrián Ramírez Alvear
Cargo Responsable del E.C.E. Director de Planeación y
Evaluación Director del Hospital de
Cuernavaca Junta de Gobierno de los SSM
Firma
Fecha 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011
�
��
Fin
Archivo digital
Memorándum
Recibe Memorándum con el Archivo digital conteniendo los reportes o información estadística.
27
Archivo digital
Memorándum
Envía solicitud para corrección de los datos recibidos.
24
RESPONSABLES AUTORIZACIÓN
INFORMES ESTADÍSTICOS.�USUARIO SOLICITANTE
�RESPONSABLE DEL E.C.E.
Archivo digital
Memo
Recibe, corrige y reenvía solicitud con datos corregidos.
25
�
Archivo digital
Memorándum
Envía Memorándum con el Archivo digital conteniendo los reportes o información estadística al usuario solicitante. 26
19
22
18
IMPLEMENTADOR DEL E.C.E.
�
Código: SSM-HGJGP-ECE -PR -02
�
Procedimiento para la elaboración de reportes del E.C.E. Pagina:
7 de 8
�
CONTROL DE EMISIÒN
Elaboró: Revisó: Autorizó:
Nombre L.I. Carlos M Chávez G Dr. Jorge Mario López
Arango Dr. Adrián Ramírez Alvear
Cargo Responsable del E.C.E. Director de Planeación y
Evaluación Director del Hospital de
Cuernavaca Junta de Gobierno de los SSM
Firma
Fecha 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011
�
c) Documentos de referencia
Documento Código
Ley de información pública, estadística y protección de datos personales del estado de Morelos
No aplica
d) Registros.
6. Estándares Óptimos de Desempeño
1. Atender el 100% de las solicitudes de información y reportes no recurrentes que apoyen la adecuada toma de decisiones en la unidad hospitalaria.
2. Proporcionar el 100% de la información y reportes recurrentes en tiempo y forma solicitada por el área de estadística de la unidad hospitalaria.
7. Objetivos de Calidad
Facilitar el acceso a la información contenida en el sistema del E.C.E. de manera veraz y oportuna.
8. Glosario.
No. Nombre y Código del Documento Responsable de su
custodia Tiempo de Retención
No aplica
Archivo Digital: También denominado Fichero, es una unidad de datos o información almacenada en algún medio que puede ser utilizada por aplicaciones de la computadora, estos se diferencian de los emas por su nombre propio y extensión Expediente Clínico Electrónico (ECE): Conjunto de programas conformados en módulos, los cuales integrados en sí, permiten que el personal de una unidad hospitalaria complemente y de seguimiento al expediente clínico de los pacientes.Informes y reportes recurrentes: Son aquellos documentos que se generan con una periodicidad fija. Informes y reportes no recurrentes: Son aquellos documentos que se generan con una periodicidad variable o por única vez. Query string: Cadena de consulta, este término generalmente se utiliza para hacer referencia a una interacción con una base de datos. Responsables Autorización Informes Estadísticos: Integrado por el Director General, Subdirector Médico y Subdirector Administrativo, para revisar y autorizar Reportes e Informes estadísticos de la Unidad Hospitalaria. Vistas de SQL: Grupo de campos compuesto por diferentes tablas de datos pertenecientes a un sistema.
Código: SSM-HGJGP-ECE -PR -02
�
Procedimiento para la elaboración de reportes del E.C.E. Pagina:
8 de 8
�
CONTROL DE EMISIÒN
Elaboró: Revisó: Autorizó:
Nombre L.I. Carlos M Chávez G Dr. Jorge Mario López
Arango Dr. Adrián Ramírez Alvear
Cargo Responsable del E.C.E. Director de Planeación y
Evaluación Director del Hospital de
Cuernavaca Junta de Gobierno de los SSM
Firma
Fecha 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011
�
9. Cambios en esta versión
Número de revisión Fecha de actualización Descripción del cambio
No aplica No aplica No aplica
10. Anexos.
No aplica
Código: SSM-HGJGP-ECE-PR -05
�
Procedimiento para la Implementación de Módulos del Expediente Clínico Electrónico
Página: 1 de 9
�
CONTROL DE EMISIÒN
Elaboró: Revisó: Autorizó:
Nombre L.I. Carlos M Chávez G Dr. Jorge Mario López
Arango Dr. Adrián Ramírez Alvear
Cargo Responsable del E.C.E. Director de Planeación y
Evaluación Director del Hospital de
Cuernavaca Junta de Gobierno de los SSM
Firma
Fecha 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011
1. Propósito.
Implementar los módulos del expediente clínico electrónico que se requieran en la unidad hospitalaria a partir de las necesidades en la prestación de servicios y en razón a sus recursos humanos, materiales, técnicos y financieros.
2. Alcance.
Este procedimiento aplica a todo el personal asignado al funcionamiento y administración del sistema del Expediente Clínico Electrónico (E.C.E.)
3. Responsabilidades.
Director General de la unidad hospitalaria: Determina el requerimiento de los módulos del sistema del E.C.E. que deben implementarse para la operación y prestación de servicios en el hospital.
Responsable del E.C.E.: Realiza el estudio de factibilidad de los módulos del E.C.E. a implementar en la unidad hospitalaria.
Implementador: Implementa los módulos del E.C.E. una vez aprobado el estudio de factibilidad realizado por el responsable del E.C.E.
Soporte Técnico: Instala y prueba el E.C.E. en los equipos de los usuarios de los distintos servicios según cada módulo.
4. Políticas de operación, normas y lineamientos.
1. El Director del Hospital determina, con base a las necesidades en la prestación de servicios hospitalarios, los módulos del Expediente Clínico Electrónico que deben implementarse en la unidad hospitalaria, realizando el análisis de los recursos humanos, materiales, técnicos, informáticos y financieros disponibles para tal fin.
2. Los jefes de servicio, de departamento, personal administrativo, médico y paramédico deben apoyar y dar las facilidades necesarias para la implementación y realización de pruebas de los módulos del E.C.E.
3. En la elaboración del Programa-Presupuesto Anual de la unidad hospitalaria deben estar consideradas y programadas con recursos financieros las partidas presupuestales necesarias que posibiliten el mantenimiento de la infraestructura física en óptimas condiciones (instalación eléctrica, red informática, equipo de cómputo, consumibles, etc.) en las áreas que se vaya a llevar a cabo la implementación de los módulos del E.C.E.
4. La viabilidad de la implementación de los módulos del E.C.E. se determina mediante un estudio de factibilidad que realiza el responsable del sistema del E.C.E. con la colaboración del personal asignado al funcionamiento y administración del sistema del E.C.E.
5. La implementación de los módulos del E.C.E. debe realizarse considerando y ajustándose a los apartados que marca la Norma Oficial Mexicana NOM-168-SSA1-1998 del expediente clínico y a la Norma Oficial Mexicana NOM-024-SSA3-2010, Que establece los objetivos funcionales y funcionalidades que deberán observar los
Código: SSM-HGJGP-ECE-PR -05
�
Procedimiento para la Implementación de Módulos del Expediente Clínico Electrónico
Página: 2 de 9
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CONTROL DE EMISIÒN
Elaboró: Revisó: Autorizó:
Nombre L.I. Carlos M Chávez G Dr. Jorge Mario López
Arango Dr. Adrián Ramírez Alvear
Cargo Responsable del E.C.E. Director de Planeación y
Evaluación Director del Hospital de
Cuernavaca Junta de Gobierno de los SSM
Firma
Fecha 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011
productos de Sistemas de Expediente Clínico Electrónico para garantizar la interoperabilidad, procesamiento, interpretación, confidencialidad, seguridad y uso de estándares y catálogos de la información de los registros electrónicos en salud.
6. Cuando exista la prestación de servicios subrogados o la contratación de proveedores o empresas externas que tengan la necesidad de vincularse con el sistema del E.C.E. (como en el caso de los servicios de Laboratorio de Análisis Clínicos, Farmacia o Abasto de Medicamentos, Imagenología, etc.) se debe contemplar el desarrollo de las interfaces de interoperabilidad por parte de dichas empresas o proveedores en coordinación con el personal asignado al funcionamiento y administración del sistema del Expediente Clínico Electrónico privilegiando de origen los catálogos, estándares y bases de datos contenidos en el sistema del E.C. E. de la unidad hospitalaria para que los catálogos, estándares y bases de datos de los sistema de los proveedores o empresas externas se adapten a éstos. Lo anterior debe estar contemplado en las bases de licitación y en las especificaciones de los contratos de las empresas o proveedores que se realicen con los Servicios de Salud de Morelos.
Código: SSM-HGJGP-ECE-PR -05
�
Procedimiento para la Implementación de Módulos del Expediente Clínico Electrónico
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�
CONTROL DE EMISIÒN
Elaboró: Revisó: Autorizó:
Nombre L.I. Carlos M Chávez G Dr. Jorge Mario López
Arango Dr. Adrián Ramírez Alvear
Cargo Responsable del E.C.E. Director de Planeación y
Evaluación Director del Hospital de
Cuernavaca Junta de Gobierno de los SSM
Firma
Fecha 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011
5. Método de Trabajo.
a) Descripción
No. Act.
Actividad Responsable Documento de Trabajo
(No. control)
1 Solicita al responsable del E.C.E. la realización del estudio de factibilidad del módulo que se debe implementar
Dirección de la Unidad Hospitalaria
(DUH)
Memorándum
2 Recibe solicitud para la realización del estudio de factibilidad del módulo que se debe implementar
Dirección de la Unidad Hospitalaria
(DUH)
Memorándum
3 Realiza estudio de factibilidad para implementación del módulo del E.C.E. en la unidad hospitalaria
Responsable del E.C.E.
(R.E.C.E.)
Cédula de factibilidad para implementación de
módulos del E.C.E.
SSM-DPE-ECE-CF-01
4 Realiza dictamen técnico del estudio de factibilidad. RECE
5
¿Es factible implementar el módulo?
Si la respuesta es sí, ir a la actividad No. 8
Si la respuesta es no, ir a la actividad No. 6
RECE
6 Envía recomendaciones para mejoras en la unidad hospitalaria a la Dirección del hospital y poder reprogramar para un segundo estudio de factibilidad.
RECE Memorándum
7
Recibe recomendaciones para mejoras en la unidad hospitalaria.
Con esta actividad termina el procedimiento DUH Memorándum
8 Envía a la Dirección de la unidad hospitalaria el resultado del dictamen técnico.
RECE Memorándum
9 Recibe dictamen del resultado del estudio de factibilidad. DUH Memorándum y
Dictamen
10 Notifica al Jefe de Servicio o responsable del área la implementación del módulo.
DUH Memorándum
11 Acuerda con el Responsable del E.C.E. el calendario para la implementación del módulo.
Jefe de Servicio
(JS)
Calendario de implementación de
módulo
SSM-DPE-SPD-ECE-HOSP-FO-01
Código: SSM-HGJGP-ECE-PR -05
�
Procedimiento para la Implementación de Módulos del Expediente Clínico Electrónico
Página: 4 de 9
�
CONTROL DE EMISIÒN
Elaboró: Revisó: Autorizó:
Nombre L.I. Carlos M Chávez G Dr. Jorge Mario López
Arango Dr. Adrián Ramírez Alvear
Cargo Responsable del E.C.E. Director de Planeación y
Evaluación Director del Hospital de
Cuernavaca Junta de Gobierno de los SSM
Firma
Fecha 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011
No. Act.
Actividad Responsable Documento de Trabajo
(No. control)
12 Procede a la implementación del módulo. Implementador del
E.C.E. (I.E.C.E.)�
13 Procede a la configuración de los equipos clientes en las distintas áreas del Servicio.
Soporte técnico del E.C.E.
(S.T.E.C.E.)�
Reporte de actividades de implementación
SSM-DPE-SPD-ECE-HOSP-FO-02
14 Lleva a cabo pruebas a los equipos clientes. STECE�
Reporte de actividades de implementación
SSM-DPE-SPD-ECE-HOSP-FO-02
15 ¿Funciona correctamente el módulo? Si la respuesta es no, ir al actividad No. 16 Si la respuesta es sí, ir al actividad No. 21
STECE
16 ¿La falla es del software? Si la respuesta en no, ir a la actividad No.20 Si la respuesta en sí, ir a la actividad No.17
STECE
17 Revisa funcionamiento del E.C.E. STECE
18 Aplica solución al software del E.C.E. STECE
19 ¿Se solucionó la falla del software? Si la respuesta en no, ir a la actividad No.17 Si la respuesta en sí, ir a la actividad No. 21
STECE
20
Genera reporte de falla del equipo para enlace informático, conectándose al procedimiento de atención a reportes de bienes informáticos.
Con esta actividad concluye el procedimiento.
STECE Reporte falla de equipoSSM-DPE-SPD-ECE-HOSP-
FO -03
21 Notifica al responsable del E.C.E. la implementación adecuada del módulo.
STECE
Reporte de actividades de implementación
SSM-DPE-SPD-ECE-HOSP-FO-02
22 Notifica al Director del Hospital que la implementación ha concluido con éxito y que se puede proceder con la capacitación de usuarios.
RECE Memorándum
23 Recibe notificación de implementación concluida. DUH Memorándum
24
Instruye al Subdirector médico para proceder a la capacitación del módulo del E.C.E. a los nuevos usuarios.
Nota: Se conecta al procedimiento de capacitación de usuarios del E.C.E.
DUH Memorándum
Código: SSM-HGJGP-ECE-PR -05
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Procedimiento para la Implementación de Módulos del Expediente Clínico Electrónico
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CONTROL DE EMISIÒN
Elaboró: Revisó: Autorizó:
Nombre L.I. Carlos M Chávez G Dr. Jorge Mario López
Arango Dr. Adrián Ramírez Alvear
Cargo Responsable del E.C.E. Director de Planeación y
Evaluación Director del Hospital de
Cuernavaca Junta de Gobierno de los SSM
Firma
Fecha 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011
No. Act.
Actividad Responsable Documento de Trabajo
(No. control)
Con esta actividad concluye el procedimiento
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Código: SSM-HGJGP-ECE-PR -05
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Procedimiento para la Implementación de Módulos del Expediente Clínico Electrónico
Página: 6 de 9
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CONTROL DE EMISIÒN
Elaboró: Revisó: Autorizó:
Nombre L.I. Carlos M Chávez G Dr. Jorge Mario López
Arango Dr. Adrián Ramírez Alvear
Cargo Responsable del E.C.E. Director de Planeación y
Evaluación Director del Hospital de
Cuernavaca Junta de Gobierno de los SSM
Firma
Fecha 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011
�� Diagrama de flujo��
Memorándum
Memorándum
Memorándum
No
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¿Es factible la implementación?
Realizar estudio de factibilidad para implementación del módulo del E.C.E. en la
Unidad hospitalaria
Realizar dictamen técnico del estudio de factibilidad.
Recibir solicitud para la realización del estudio de factibilidad del módulo a implementar
2
3
4
Si
5
Enviar recomendaciones para mejoras en la unidad hospitalaria.
6
Dictamen
Enviar el resultado del dictamen técnico.
8
Recibir recomendaciones para mejoras en la unidad hospitalaria. 7
Acordar con el Responsable del E.C.E. el calendario para la implementación del módulo.�
Fin
11
Memorándum
Dictamen
Memorándum
Solicitar la realización del estudio de factibilidad del módulo a implementar
Inicio
1
Notificar al Jefe de Servicio o responsable del área la implementación del módulo. 10
Recibir dictamen del resultado del estudio de factibilidad. 9
A
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SOPORTE TECNICO DEL
E.C.E.
RESPONSABLE DEL E.C.E. DIRECCIÓN DE LA UNIDAD HOSPITALARIA
JEFE DE SERVICIO IMPLEMENTADOR DEL E.C.E.
Código: SSM-HGJGP-ECE-PR -05
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Procedimiento para la Implementación de Módulos del Expediente Clínico Electrónico
Página: 7 de 9
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CONTROL DE EMISIÒN
Elaboró: Revisó: Autorizó:
Nombre L.I. Carlos M Chávez G Dr. Jorge Mario López
Arango Dr. Adrián Ramírez Alvear
Cargo Responsable del E.C.E. Director de Planeación y
Evaluación Director del Hospital de
Cuernavaca Junta de Gobierno de los SSM
Firma
Fecha 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011
�
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Proceder a la implementación del módulo
¿Funciona correctamente
el módulo?
¿La falla es del software?
16
No
Si
No
¿Se solucionó la falla? 21
12
Si
Si
Memorándum
Memorándum
A
Memorándum
SOPORTE TECNICO DEL E.C.E. RESPONSABLE DEL E.C.E.
DIRECCIÓN DE LA UNIDAD HOSPITALARIA
�
JEFE DE SERVICIO
U.H.
IMPLEMENTADOR DEL E.C.E.
Notificar la conclusión de la implementación
22
Se conecta al procedimiento de
atención a reportes de bienes informáticos.
Se conecta al procedimiento de
capacitación
Fin
Recibir notificación que la implementación ha concluido y que se puede proceder con la capacitación 23
Instruye al Subdirector médico para proceder a la capacitación del módulo del E.C.E. a los nuevos usuarios. 24
Llevar a cabo pruebas a los equipos clientes.
14
15
Revisar funcionamiento del E.C.E.
17
Proceder a la configuración de los equipos clientes en las distintas áreas del Servicio. 13
Aplicar soluciones del E.C.E.
18
Genera reporte de falla del equipo para enlace informático 20
19
No
Notificar al responsable del E.C.E. la implementación adecuada del módulo. 21
Fin
Código: SSM-HGJGP-ECE-PR -05
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Procedimiento para la Implementación de Módulos del Expediente Clínico Electrónico
Página: 8 de 9
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CONTROL DE EMISIÒN
Elaboró: Revisó: Autorizó:
Nombre L.I. Carlos M Chávez G Dr. Jorge Mario López
Arango Dr. Adrián Ramírez Alvear
Cargo Responsable del E.C.E. Director de Planeación y
Evaluación Director del Hospital de
Cuernavaca Junta de Gobierno de los SSM
Firma
Fecha 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011
Documentos de referencia
Documento Código
Norma oficial mexicana NOM-168-SSA1-1998 del expediente clínico. No aplica
Norma oficial mexicana NOM-024-SSA3-2010 Que establece los objetivos funcionales y funcionalidades que deberán observar los productos de Sistemas de Expediente Clínico Electrónico
No aplica�
d) Registros.
6. Estándares Óptimos de Desempeño
Lograr la funcionalidad del 100% de los módulos factibles de ser implementados en la unidad hospitalaria.
7. Objetivos de Calidad
Implementar los módulos del sistema del E.C.E. que coadyuven en la mejoría de la prestación de servicios hospitalarios.
8. Glosario.
No. Nombre y Código del Documento Responsable de su
custodia Tiempo de Retención
1 Cédula de factibilidad para implementación de módulos del E.C.E. SSM-DPE-ECE-CF-01
Responsable del E.C.E. 1 año
2 Calendario de implementación de módulo
SSM-DPE-SPD-ECE-HOSP-FO-01
Responsable del E.C.E. 1 año
3 Reporte de actividades de implementación
SSM-DPE-SPD-ECE-HOSP-FO-02
Responsable del E.C.E. 1 año
4 Reporte falla de equipo
SSM-DPE-SPD-ECE-HOSP-FO -03
Responsable del E.C.E. 1 año
Enlace Informático: Personal encargado de resolver problemas técnicos del Hardware y problemas de comunicaciones de la red.
Hardware: Conjunto de los componentes que integran la parte material de una computadora o de los equipos que en si permiten el funcionamiento de un sistema.
Implementador: Personal encargado de llevar a cabo la instalación, configuración y mantenimiento del E.C.E.
Módulo: Es el que contiene una o varias actividades con el fin de cumplir una o varias tareas o el logro de un objetivo principal, En general, este por lo regular recibe y envía información de otro modulo según el caso.�
Código: SSM-HGJGP-ECE-PR -05
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Procedimiento para la Implementación de Módulos del Expediente Clínico Electrónico
Página: 9 de 9
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CONTROL DE EMISIÒN
Elaboró: Revisó: Autorizó:
Nombre L.I. Carlos M Chávez G Dr. Jorge Mario López
Arango Dr. Adrián Ramírez Alvear
Cargo Responsable del E.C.E. Director de Planeación y
Evaluación Director del Hospital de
Cuernavaca Junta de Gobierno de los SSM
Firma
Fecha 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011
Sistema del Expediente Clínico Electrónico: Conjunto de programas conformados en módulos, los cuales integrados en sí, permiten que el personal de una unidad hospitalaria complemente y de seguimiento al expediente clínico de los pacientes.
Software: Es el conjunto de los programas de cómputo, procedimientos, reglas, documentación y datos asociados que forman parte de las operaciones de un sistema de computación.
Soporte Técnico: Personal encargado de resolver problemas del E.C.E. reportados por los usuarios.
9.-Cambios en esta versión.
Número de revisión Fecha de actualización Descripción del cambio
No aplica No aplica No aplica
10. Anexos.
1. Cédula de factibilidad para implementación de módulos del E.C.E.
2. Calendario de implementación de módulo
3. Reporte de actividades de implementación
4. Reporte falla de equipo
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SSM-DPE-SPD-ECE-HOSP-FO-02
FECHA:__________________
UNIDAD MEDICA:
REPORTE No.
OBSERVACIONES:
REPORTO
NOMBRE Y FIRMA
REPORTE DE ACTIVIDADES ������������� ��������
SSM-DPE-SPD-ECE-HOSP-FO -03
FECHA:__________________
AREA MEDICA:
EQUIPO:
SERIE:
DESCRIPCIÓN DE LA FALLA:
REPORTO FALLA
NOMBRE Y FIRMA
REPORTE FALLAS DE EQUIPO
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Código: SSM-HGJGP-ECE-PR -01
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Procedimiento para el Soporte Técnico a Usuarios del E.C.E. Pagina:
1 de 8
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CONTROL DE EMISIÒN
Elaboró: Revisó: Autorizó:
Nombre L.I. Carlos M Chávez G Dr. Jorge Mario López
Arango Dr. Adrián Ramírez Alvear
Cargo Responsable del E.C.E.Director de Planeación y
Evaluación Director del Hospital de
Cuernavaca Junta de Gobierno de los SSM
Firma
Fecha 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011
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1. Propósito. Proporcionar a los usuarios un soporte técnico en relación a las fallas de Software y Hardware que garantice y respalde el uso del sistema del Expediente Clínico Electrónico (E.C.E.) mediante personal calificado
2. Alcance.
Este procedimiento aplica al personal encargado de la implementación y del soporte técnico del E.C.E., así como al enlace informático de la unidad hospitalaria y al usuario del E.C.E.
3. Responsabilidades.
Responsable del E.C.E.: Supervisa y coordina la operatividad y mantenimiento de la red y equipos de cómputo para la funcionalidad óptima que garantice el uso del Sistema del Expediente Clínico Electrónico (E.C.E.) en hospitales de segundo nivel.
Implementador: Apoya en el análisis y propuestas de solución en la atención de reportes de fallos en el sistema del E.C.E
Soporte Técnico: Analiza y aplica las medidas correctivas resolviendo los errores del sistema o dudas del usuario respecto al uso del E.C.E.
Usuario: Reporta el problema o falla que se presente con el sistema del E.C.E.
Enlace informático: Resuelve, de manera coordinada con el personal del E.C.E. los problemas referentes al hardware y a la red informática de la unidad hospitalaria.
4. Políticas de operación, normas y lineamientos.
1. El usuario realiza el reporte del fallo detectado en el E.C.E vía telefónica o a través de memorándum al personal de soporte técnico del E.C.E.
2. El personal de soporte técnico del E.C.E. debe registrar la falla en el “Reporte de Soporte Técnico a Usuarios del E.C.E.” con la finalidad de dar seguimiento posterior.
3. La atención al usuario por parte del personal de soporte técnico se debe proporcionar en un tiempo no mayor a 15 minutos después de registrado el fallo en el “Reporte de Soporte Técnico a Usuarios del E.C.E.”
4. Se contará con el servicio de soporte técnico en todos los turnos en que opera la Unidad hospitalaria.
5. Cuando la solución al fallo reportado no la realice el personal de soporte técnico y sea efectuada por el personal implementador se procede a documentar la misma en la “Carpeta de Soluciones del Implementador”.
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Código: SSM-HGJGP-ECE-PR -01
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Procedimiento para el Soporte Técnico a Usuarios del E.C.E. Pagina:
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CONTROL DE EMISIÒN
Elaboró: Revisó: Autorizó:
Nombre L.I. Carlos M Chávez G Dr. Jorge Mario López
Arango Dr. Adrián Ramírez Alvear
Cargo Responsable del E.C.E.Director de Planeación y
Evaluación Director del Hospital de
Cuernavaca Junta de Gobierno de los SSM
Firma
Fecha 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011
�
5. Método de Trabajo.
a) Descripción
No. Act.
Actividad Responsable Documento de Trabajo
(No. control)
1
Recibe notificación, por parte del usuario, de fallo en el sistema del E.C.E.
Nota: La notificación puede ser vía telefónica o memorándum.
Personal de Soporte Técnico
(PSTECE)
Memorándum
2 Registra el fallo en el Reporte de Soporte Técnico a Usuarios del E.C.E.
(PSTECE)
Formato electrónico del Reporte de Soporte
Técnico a Usuarios del E.C.E.
3 Acude al sitio del área solicitante (PSTECE)
4 Realiza revisión del sistema del E.C.E. (PSTECE)
5 ¿Es fallo del E.C.E.? Si la respuesta es sí, continúa con la actividad No.6 Si la respuesta es no, continúa con la actividad No.12
(PSTECE)
6 Aplica solución al problema. (PSTECE)
7 ¿Se corrigió el fallo del E.C.E.? Si la respuesta es sí, continúa con la actividad No.14 Si la respuesta es no, continúa con la actividad No.8
(PSTECE)
8 Documenta el fallo no resuelto. (PSTECE)
Documentos varios (impresión de avisos y notificación de errores emitidos por el sistema
del E.C.E.)
9 Envía al personal implementador la documentación del fallo
(PSTECE)
Documentos varios (impresión de avisos y notificación de errores emitidos por el sistema
del E.C.E.)
10
Analiza el fallo proporcionando solución a aplicar al personal técnico.
Nota: la solución al fallo puede ser aplicada desde el equipo de cómputo del implementador.
Implementador del E.C.E.
(IECE)
11 Aplica la solución proporcionada por el implementador (PSTECE)
12 Reporta al enlace informático el tipo de fallo para su atención
(PSTECE) Memorándum
Código: SSM-HGJGP-ECE-PR -01
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CONTROL DE EMISIÒN
Elaboró: Revisó: Autorizó:
Nombre L.I. Carlos M Chávez G Dr. Jorge Mario López
Arango Dr. Adrián Ramírez Alvear
Cargo Responsable del E.C.E.Director de Planeación y
Evaluación Director del Hospital de
Cuernavaca Junta de Gobierno de los SSM
Firma
Fecha 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011
�
No. Act.
Actividad Responsable Documento de Trabajo
(No. control)
13 Recibe reporte de fallo para aplicar solución
Nota: se conecta al procedimiento de atención de fallos.
Enlace Informático
(EI) Memorándum
14 Concluye el Reporte de Soporte Técnico a Usuarios del E.C.E.
(PSTECE) Formato electrónico del reporte de atención a
usuarios
15
Integra la documentación del fallo y solución respectiva en la Carpeta de Soluciones del Implementador ó del no fallo documentando el mismo.
Con esta actividad termina el procedimiento.
(IECE) Carpeta de Soluciones
del Implementador
Código: SSM-HGJGP-ECE-PR -01
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Elaboró: Revisó: Autorizó:
Nombre L.I. Carlos M Chávez G Dr. Jorge Mario López
Arango Dr. Adrián Ramírez Alvear
Cargo Responsable del E.C.E.Director de Planeación y
Evaluación Director del Hospital de
Cuernavaca Junta de Gobierno de los SSM
Firma
Fecha 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011
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b) Diagrama de flujo���
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Memo o llamada telefónica
Acudir al área solicitante para llevar a cabo el soporte técnico
3
Inicio
Recibir solicitud de apoyo técnico por parte del usuario.
1
IMPLEMENTADOR DEL E.C.E. PERSONAL DE SOPORTE TECNICO E.C.E.
Llenar el reporte de atención a usuarios
2
ENLACE INFORMÁTICO
Si
No ¿Es fallo del
E.C.E.?
5
Realizar revisión del sistema del E.C.E.
4
6
12
Código: SSM-HGJGP-ECE-PR -01
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Elaboró: Revisó: Autorizó:
Nombre L.I. Carlos M Chávez G Dr. Jorge Mario López
Arango Dr. Adrián Ramírez Alvear
Cargo Responsable del E.C.E.Director de Planeación y
Evaluación Director del Hospital de
Cuernavaca Junta de Gobierno de los SSM
Firma
Fecha 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011
�
5
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IMPLEMENTADOR DEL E.C.E. �
PERSONAL DE SOPORTE TECNICO E.C.E. �
ENLACE INFORMÁTICO �
�Aplicar Solución
¿Se corrigió el fallo del ECE?
�
�
�
�
Si
6
7
NO
Generar reporte de falla al Implementador
� 8
�
�
�
�
�
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��������������
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Enviar la documentación del fallo�
9
Analizar el fallo proporcionando solución
a aplicar al personal técnico 10
�
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���������
Aplicar solución proporcionada por
implementador ��
11
�
�
�
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�����������
Reportar al enlace informático el tipo de fallo para su atención �
12
�
�
�
�
�����������
Recibe reporte de fallo para aplicar solución �
13
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����� ����������
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14
A
��
�5
14
Código: SSM-HGJGP-ECE-PR -01
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Procedimiento para el Soporte Técnico a Usuarios del E.C.E. Pagina:
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Elaboró: Revisó: Autorizó:
Nombre L.I. Carlos M Chávez G Dr. Jorge Mario López
Arango Dr. Adrián Ramírez Alvear
Cargo Responsable del E.C.E.Director de Planeación y
Evaluación Director del Hospital de
Cuernavaca Junta de Gobierno de los SSM
Firma
Fecha 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011
�
�
�
�
�
���������
�����������
Fin
Integrar la documentación del fallo y solución respectiva ó del no fallo documentándose el mismo.
15
�
������������ ��
���������
A
PERSONAL DE SOPORTE TECNICO E.C.E. �
Concluir el Reporte de soporte técnico a Usuarios del ECE
14
IMPLEMENTADOR DEL E.C.E. �
ENLACE INFORMÁTICO �
Código: SSM-HGJGP-ECE-PR -01
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Procedimiento para el Soporte Técnico a Usuarios del E.C.E. Pagina:
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CONTROL DE EMISIÒN
Elaboró: Revisó: Autorizó:
Nombre L.I. Carlos M Chávez G Dr. Jorge Mario López
Arango Dr. Adrián Ramírez Alvear
Cargo Responsable del E.C.E.Director de Planeación y
Evaluación Director del Hospital de
Cuernavaca Junta de Gobierno de los SSM
Firma
Fecha 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011
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c) Documentos de referencia
Documento Código
Manual Técnico del SIGHO No aplica
d) Registros.
6. Estándares Óptimos de Desempeño
1. La atención al usuario se proporcionará en un lapso no mayor de 15 minutos después de realizado el reporte de algún fallo en el sistema del E.C. E.
2. El servicio de soporte técnico se otorgará en todos los turnos en que opera la Unidad hospitalaria.
7. Objetivos de Calidad
Atender en tiempo y forma los reportes de fallos del sistema del E.C. E. y lograr así atender las solicitudes de los usuarios de una manera optima.
8. Glosario.
9.-Cambios en esta versión.
Número de revisión Fecha de actualización Descripción del cambio
No aplica No aplica No aplica
No. Nombre y Código del Documento Responsable de su
custodia Tiempo de Retención
1 Formato electrónico del reporte de atención a usuarios Responsable del E.C.E. 1 año
2 Carpeta de Soluciones del Implementador Personal Implementador 3 años
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Sistema del Expediente Clínico Electrónico: Conjunto de programas conformados en módulos, los cuales integrados en sí, permiten que el personal de una unidad hospitalaria complemente y de seguimiento al expediente clínico de los pacientes.
Implementador: Personal encargado de llevar a cabo la instalación, configuración y mantenimiento del E.C.E..
Soporte Técnico: Personal encargado de resolver problemas del E.C.E. reportados por los usuarios.
Enlace Informático: Personal encargado de resolver problemas técnicos del Hardware y problemas de comunicaciones de la red.
Software: Es el conjunto de los programas de cómputo, procedimientos, reglas, documentación y datos asociados que forman parte de las operaciones de un sistema de computación.
Hardware: Conjunto de los componentes que integran la parte material de una computadora o de los equipos que en si permiten el funcionamiento de un sistema.
Código: SSM-HGJGP-ECE-PR -01
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Procedimiento para el Soporte Técnico a Usuarios del E.C.E. Pagina:
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CONTROL DE EMISIÒN
Elaboró: Revisó: Autorizó:
Nombre L.I. Carlos M Chávez G Dr. Jorge Mario López
Arango Dr. Adrián Ramírez Alvear
Cargo Responsable del E.C.E.Director de Planeación y
Evaluación Director del Hospital de
Cuernavaca Junta de Gobierno de los SSM
Firma
Fecha 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011
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9. Cambios en esta versión
Número de revisión Fecha de actualización Descripción del cambio
No aplica No aplica No aplica
10. Anexos.
No aplica