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Evaluación del Desempeño por Competencias

Junio 2007Responsable comercial: Carles AltimriasResponsable técnico: Gemma MarcetCódigo: XX0000XXX/0

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Evaluación del Desempeño por Competencias 2

Índice

1. Descripción de la necesidad

2. Objetivos y Alcance

3. Visión global de la solución

4. Fases y Metodología

5. Plan de trabajo

6. Presupuesto

7. Garantía de calidad

8. Referencias

9. Anexos

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1. Descripción de la necesidad

• Mútua de Terrassa dispone de un Sistema de Evaluación del Desempeño para el colectivo de “Convenidos” que entró en funcionamiento hace unos siete años. Con él, se ha venido evaluando una serie de capacidades consideradas clave para este colectivo de profesionales “fuera de convenio”. Se trata de una evaluación anual, vinculada al salario variable.

• En la actualidad, Mútua de Terrassa se plantea una actualización de este sistema, incorporando un Modelo de Competencias como base para la evaluación y buscando un mayor nivel de participación de la Organización, que asegure la adecuación de la información generada y garantice su interiorización. El objetivo es implantarlo inicialmente para el colectivo de Convenidos, pero con la posibilidad de hacerlo extensivo en próximas fases a la totalidad de la Compañía.

• élogos aporta al proyecto de Mútua de Terrassa su experiencia en el diseño e implantación de Modelos de Gestión por Competencias, como principal medio para alinear las Políticas de Recursos Humanos con la Estrategia de Negocio, e instrumento básico de integración entre los distintos procesos implicados en el desarrollo de dichas políticas. Para asegurar el éxito del modelo, debe garantizarse la “compra” del mismo por parte de la Organización: para ello, es crítico diseñar un modelo participativo y adecuado a las necesidades de Mútua de Terrassa.

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2. Objetivos y Alcance

• El alcance y los objetivos del proyecto son los siguientes:

– Diseñar un Modelo de Competencias y Evaluación del Desempeño para el colectivo de Convenidos de Mútua de Terrassa, con objeto de apoyar el proceso de Evaluación del Desempeño y con la posibilidad de aplicarlo a otros procesos del área de Recursos Humanos y a medio plazo a otros colectivos.

• El enfoque del proyecto y la metodología utilizada persiguen un triple objetivo:

– Adaptación a la cultura y necesidades de Mútua de Terrassa: El modelo debe recoger las habilidades clave asociadas al colectivo de Convenidos, con una estructura que permita identificar de forma clara y sencilla las evidencias y comportamientos críticos que definen el desempeño de este colectivo, adecuados al contexto de la organización y los procesos de la empresa.

– Participación, difusión y comunicación del modelo: El objetivo es involucrar a las personas para lograr la máxima adecuación a la realidad de Mútua y al mismo tiempo, conseguir que la Organización lo interiorice y lo incorpore como propio.

– Operatividad del modelo: El modelo debe integrarse en la operativa diaria de la Organización, ser percibido como una herramienta de gestión más.

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3. Visión Global de la solución

• El alcance de este proyecto se integra dentro de una solución global que utiliza élogos en proyectos de estas características. En ella se distinguen 2 fases, estando localizadas las actividades objeto de esta asistencia técnica en la fase de Diseño, tal y como se muestra en el siguiente esquema:

DISEÑO IMPLANTACION

GUIA DE DESARROLLO

MARCO Y ENFOQUE DEL

PROYECTO

MODELO DE COMPETENCIA

S

SISTEMA DE EVALUACION

MOTIVACION Y FORMACION

EVALUACION DE COMPETENCIAS

FEEDBACK

ANALISIS DE RESULTADOS

PLAN DESARROLLO INDIVIDUAL

PLAN DE FORMACION

DESARROLLO FORMACION

PRIORIDADES

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3. Visión Global de la solución

• Por tanto y en base a este esquema, la solución que propone élogos contempla dos grandes ejes de actuación:

1) El diseño del Modelo de Competencias, que define:

• las habilidades clave necesarias para implantar la estrategia de Mútua en el contexto de su Organización y Procesos (8-10 habilidades).

• los comportamientos asociados a cada una de las habilidades (2-3 comportamientos por competencia/habilidad).

• los niveles de evidencia (escala de nivelación) que definen los diferentes grados de desarrollo de cada comportamiento (4 niveles).

– Posteriormente, habrá que identificar, en colaboración con Recursos Humanos, los niveles de desarrollo deseados para el colectivo de Convenidos (perfil/es de competencias).

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3. Visión Global de la solución

• Ejemplo de Modelo de Competencias:

IMPACT & LEADERSHIPIMPACT & LEADERSHIPIMPACT & LEADERSHIP

• Engloba todas aquellas capacidades relacionadas con la interacción e influencia en la organización

• Engloba todas aquellas capacidades relacionadas con la interacción e influencia en la organización

BUSINESSBUSINESSBUSINESS

• Agrupa todas las capacidades relacionadas con el conocimiento del negocio, así como las capacidades para gestionar y adoptar decisiones estratégicas.

• Agrupa todas las capacidades relacionadas con el conocimiento del negocio, así como las capacidades para gestionar y adoptar decisiones estratégicas.

PROFESSIONAL KNOWLEDGEPROFESSIONAL KNOWLEDGEPROFESSIONAL KNOWLEDGE

• Conjunto de conocimientos técnicos para la ejecución de los diferentes roles.

• Conjunto de conocimientos técnicos para la ejecución de los diferentes roles.

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Capacidad de Gestión

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Capacidad de

Innovación

Capacidad Analítica

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Aprendizaje

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elacional

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COMPORTAMIENTOS

3. Visión Global de la solución

• Ejemplo de Modelo de Competencias:

– Competencia: Compromiso Compromiso

• Habilidad para mostrar una buena disposición hacia el trabajo y asumir responsabilidades que tengan como consecuencia el aumento de la calidad y productividad.

– Predisposición:

Capacidad para asumir otras funciones y tareas, además de las propias del puesto manifestando buena actitud y comportamiento proactivo hacia el trabajo, cuando la situación así lo requiere.

– Responsabilidad y Entrega:

Capacidad para asumir las responsabilidades propias de la función, con un enfoque de excelencia en el desempeño de las funciones y tareas que le son encomendadas.

– Autocontrol:

Capacidad para mantener el nivel de esfuerzo y el control personal ante situaciones problemáticas o de sobrecarga laboral.

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3. Visión Global de la solución

• Ejemplo de Modelo de Competencias:

44

33

22

11Se muestra dispuesto a realizar las tareas propias de su puesto

Es capaz de controlar sus emociones y de evitar las reacciones impulsivas ante situaciones de emergencia

COMPROMISOCOMPROMISO

Realiza las actividades propias de su puesto, cumpliendo los plazos y las directrices establecidas

PredisposiciónPredisposición Responsabilidad y EntregaResponsabilidad y Entrega AutocontrolAutocontrol

Se muestra disponible para participar en distintos proyectos y actividades, incluso cuando no pertenecen a su área de actividad

Muestra habitualmente esfuerzo y constancia en el desempeño de sus tareas, aunque su rendimiento disminuye ante situaciones estresantes

Desarrolla las funciones y responsabilidades de su puesto, buscando siempre aumentar la calidad de su trabajo

Busca activamente participar en otros proyectos, cuando considera que su aportación puede contribuir a obtener buenos resultados

Es capaz de controlar sus emociones y continuar con sus tareas y funciones ante situaciones de emergencia o sobrecarga laboral

Asume la responsabilidad de desarrollar nuevas funciones para conseguir los objetivos

Promueve la colaboración entre las distintas áreas y favorece activamente que los profesionales participen en proyectos de distinta naturaleza con el fin de aumentar la polivalencia

Controla sus emociones y transmite calma al resto de los miembros del equipo en las situaciones de estrés o emergencia

Se compromete personalmente con los objetivos y es capaz de desplegar la energía necesaria para garantizar los resultados previstos y mejorar la calidad

NIVELES

EVIDENCIA

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3. Visión Global de la solución

2) El diseño de un Sistema de Evaluación, que establece el método para calificar el desempeño de las personas, los instrumentos en los que se va a especificar la evaluación y el canal que se va a utilizar para recopilar la información.

MODELO DE COMPETENCIAS

SEGMENTACION

PUESTOS

TRABAJO

PLANIFICACION,

MARCO Y

ENFOQUE

SISTEMA DE EVALUACIÓN

DISEÑO

HERRAMIENTA

EVALUACIÓN

DEFINICIÓN

SISTEMA DE

EVALUACIÓN

DEFINICION

DIRECTORIO

COMPETENCIAS

Y PERFILES

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4. Actividades y Metodología

• DISEÑO DEL MODELO DE COMPETENCIAS: Planificación, Marco y Enfoque de Proyecto

– Objetivos:

• Conocer el Marco Estratégico de Mútua para garantizar el alineamiento del Proyecto.

• Identificar los principales hitos del proyecto, establecer la metodología más adecuada, planificar el calendario de trabajo e identificar los interlocutores-participantes en el proyecto por parte de Mútua.

– Contenido y Metodología:

• Trabajo de campo para el análisis de la documentación existente con relación a:

– la Estrategia de Mútua, su organización y los planes y proyectos más significativos.

– La Política de RRHH.

– El Sistema de Apreciación de la Actuación y Modelo de Formación y Desarrollo vigente.

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4. Actividades y Metodología

• Entrevista con algún miembro del Comité de Dirección para confirmar el Marco estratégico y obtener datos cualitativos.

• Estudio de gabinete para analizar la información recogida y plantear el Marco y Enfoque del Proyecto.

• Reunión de validación con el Responsable de Proyecto de Mútua.

– Entregable final:

• Cronograma de actividades del Proyecto

– Plazo:

• 5 días

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4. Actividades y Metodología

• DISEÑO DEL MODELO DE COMPETENCIAS: Segmentación de Puestos de Trabajo

– Objetivos:

• Agrupar los puestos de trabajo para obtener los perfiles provisionales.

– Contenido y Metodología:

• Reunión con el Responsable de Recursos Humanos para la agrupación de los puestos de trabajo correspondientes a Convenidos en 2-3 Roles, con perfiles homogéneos, de acuerdo a criterios relacionados con el ámbito de actuación y el nivel de contribución de cada puesto dentro de la Organización. Ello facilitará el tratamiento agregado de la información y optimizará los resultados de la evaluación.

• Estudio de gabinete para la caracterización de los Roles.

• Reunión de validación con el Responsable de Proyecto de Mútua.

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4. Actividades y Metodología

• DISEÑO DEL MODELO DE COMPETENCIAS: Segmentación de Puestos de Trabajo

– Entregable final:

• Documento Excel con la agrupación de los puestos directivos en 2-3 roles y la caracterización de éstos.

– Plazo:

• 4 días

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4. Actividades y Metodología

• DISEÑO DEL MODELO DE COMPETENCIAS: Definición del Directorio de Competencias y Perfiles Profesionales

– Objetivos:

• Definir un directorio con las competencias críticas de negocio.

• Identificar y definir las competencias críticas para cada Rol objetivo (competencia, comportamiento, nivel de evidencia).

• Definir el perfil de competencias (nivel deseado) para cada Rol objetivo.

– Contenido y Metodología:

• Estudio de gabinete para la definición de un glosario de competencias (30-40 competencias).

• Reunión con el Responsable de Proyecto de Mútua para la selección las competencias susceptibles de integrar el Modelo de Competencias Mútua (15-20 competencias), tomando en consideración la información estratégica de la Organización.

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4. Actividades y Metodología

• DISEÑO DEL MODELO DE COMPETENCIAS: Definición del Directorio de Competencias y Perfiles Profesionales

• Diseño, envío y recepción de un cuestionario IBM a los integrantes de cada Rol objetivo, para la identificación de las competencias críticas de negocio (8-10 competencias por Rol). Como punto de partida se utilizará el glosario de competencias.

– El cuestionario IBM se presentará en formato Excel, y es de fácil cumplimentación. Se trata de un cuestionario que recoge las habilidades clave que determinan la eficiencia y eficacia en el desempeño por parte de cada Rol, definidos en 4 niveles básicos de desarrollo: básico, práctico, avanzado y maestro. Así, a cada Convenido se le preguntará:

» Si esa habilidad está presente en su trabajo diario.

» Cuál es la importancia (alta/media/baja) de esa habilidad para el desarrollo de sus funciones. Por ejemplo, comunicar puede resultar importante para un Directivo, pero a lo mejor lo es más saber liderar ya que tiene mucha gente a su cargo (importancia media/importancia alta).

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4. Actividades y Metodología

» Con qué frecuencia (alta/media/baja) se manifiesta esa habilidad que debe desarrollar. Por ejemplo, puede que para el Directivo sea capital saber negociar, pero que sólo tenga que hacerlo en contadas ocasiones (importancia alta/frecuencia baja).

FICHA TÉCNICA PERSONAL

CUESTIONARIO PARA EL ANÁLISIS DE NECESIDADES DE FORMACIÓN EN

HABILIDADES DIRECTIVAS

FRECUENCIA

BAJ AMEDIAALTA

PUESTO

APELLIDOS

NOMBRE

ÁREA

IMPORTANCIA

BAJ AMEDIAALTACUESTIONARIO OBSERVACIONES

ENFOQUE ESTRATÉGICO

Capacidad para conocer en profundidad y sacar el máximo aprovechamiento de los factores críticos de la Organización que inciden en el éxito de las actuaciones en Salud Pública y Alimentación.

1.- Conocimiento de la Organización

VISIÓN DEL ENTORNO

A M BA M B

Aplicable

VOLVER A INSTRUCCIONES

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4. Actividades y Metodología

» Aconsejamos que para obtener mayor impacto e implicación, el envío y recepción de los cuestionarios cumplimentados corra a cargo de Recursos Humanos, a partir de la creación de una cuenta de correo específica.

» Las cuestiones relacionadas con la importancia y frecuencia con que se manifiesta una habilidad nos permitirán priorizar las necesidades de un Rol determinado, las cuales quedarán registradas en el Perfil del Rol.

• Estudio de gabinete para el tratamiento y presentación de los resultados del cuestionario IBM.

• Reunión de validación con el Responsable de Proyecto de Mútua.

• Sesión de focus group con una representación de cada Rol identificado, con objeto de contrastar los resultados del cuestionario e identificar los comportamientos críticos asociados a cada competencia (2-3 comportamientos).

• Estudio de gabinete para la realización de un informe con los resultados de las sesiones de focus group.

• Reunión de validación con el Responsable de Proyecto de Mútua.

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4. Actividades y Metodología

• DISEÑO DEL MODELO DE COMPETENCIAS: Definición del Directorio de Competencias y Perfiles Profesionales

• Estudio de gabinete para la definición de los niveles de evidencia (4) para cada comportamiento asociado a una competencia.

– La Escala de Nivelación constituye el marco para identificar posteriormente el nivel de desempeño deseado para cada competencia y Rol objetivo, así como para evaluar el nivel actual de la persona (evaluación del desempeño).

• Reunión de validación con el Responsable de Proyecto de Mútua.

Maestro

Avanzado

Práctico

Básico

Dominio profundo de los fundamentos en que asienta la competencia susceptible de ser aplicado con éxito en las situaciones de mayor complejidad y con capacidad para adaptarlo a nuevas situaciones y construir usos alternativos en base a su experiencia.

Conocimiento integral de la competencia, con experiencia de aplicación en todas las situaciones y capacidad para apoyar y dirigir a otros para que adquieran un mayor desarrollo de los comportamientos asociados a la competencia.

Conocimiento Teórica y Práctico de la competencia, experiencia en sus comportamientos críticos lo que le permite aplicarlos eficazmente a su ámbito específico de actividad. Tiene dificultad para conseguir buenos resultados cuando aumenta la complejidad y aparecen cambios en su entorno cotidiano.

Conocimiento Teórico básico de la competencia y capacidad para desarrollar alguno de sus comportamientos, en especial aquellos directamente asociados con su actividad cotidiana.

Escala de Nivelación

Innova

Enseña

Aplica

Conoce

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4. Actividades y Metodología

• DISEÑO DEL MODELO DE COMPETENCIAS: Definición del Directorio de Competencias y Perfiles Profesionales

• Reunión con el Responsable de Recursos Humanos para la identificación del nivel de desempeño deseado para las competencias y comportamientos asociados a cada Rol. Quedaría así definido el Perfil de Competencias de cada Rol objetivo.

– Entregables finales:

• Documento PowerPoint con el Modelo de Competencias de Mútua y los Perfiles de Competencias de cada Rol objetivo.

– Plazo:

• Glosario de competencias: 3 días

• Selección de las competencias de Mútua: 1 día

• Diseño cuestionario IBM: 3 días

• Envío y recepción del cuestionario IBM: 10 días

• Tratamiento de datos y validación: 5 días

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4. Actividades y Metodología

• Preparación y sesiones de focus group: 5 días

• Elaboración del Informe de resultados de focus group: 4 días

• Definición de los niveles de evidencia (para 8-10 competencias): 10 días

• Diseño de los Perfiles de Competencias: 1 día.

– TOTAL: 24 días

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4. Actividades y Metodología

• DISEÑO DEL SISTEMA DE EVALUACIÓN: Definición del Sistema de Evaluación

– Objetivos:

• Diseñar un Modelo de Evaluación y Reporte, que garantice los objetivos de Mútua, permita identificar las necesidades de mejora para colectivos concretos de la Organización y sea gestionable y mantenible en el tiempo.

– Contenido:

• La definición del Sistema de Evaluación consta de cuatro elementos fundamentales que es necesario definir y/o concretar:

– El Método de Evaluación establece el tipo (autoevaluación, mando, colaboradores, colegas, etc.) y número de evaluadores que participarán en la evaluación de cada individuo. En este caso proponemos la autoevaluación y la evaluación del jefe. Para ello será necesario considerar el peso relativo que tiene la opinión de cada uno de los participantes en la valoración final de cada competencia.

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4. Actividades y Metodología

– Los Instrumentos de Evaluación definen el modo en que los evaluadores van a emitir sus opiniones sobre los comportamientos a evaluar. En este caso proponemos la utilización de un cuestionario para cada Rol objetivo donde la persona se posicione directamente sobre un nivel de evidencia para cada comportamiento de una competencia.

– El Canal de Evaluación define el soporte a utilizar. En este sentido, proponemos el envío del cuestionario en formato Excel.

– El Modelo de Reporting recoge el formato de presentación de los informes individuales y colectivos: emisores, receptores, contenido, canal y frecuencia de envío. En este caso, será preciso definir en su momento con Mútua la necesidad cualitativa y cuantitativa de información a generar al comienzo, durante y al final del proceso de evaluación.

» Cualquier cambio en alguno de los elementos que integran el Sistema de Evaluación supondrá una revisión del presupuesto.

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4. Actividades y Metodología

– Metodología:

• Reunión con el Responsable de Formación para él ajuste y validación del Sistema de Evaluación, con especial atención al Modelo de Reporting.

• Estudio de gabinete para el diseño del cuestionario de evaluación (uno por Rol).

• Reunión de validación con el Responsable de Proyecto de Mútua.

• Envío, cumplimentación y recepción del cuestionario de evaluación.

• Estudio de gabinete para la realización del informe de resultados de la evaluación.

• Reunión de validación con el Responsable de Proyecto de Mútua.

– Entregables finales:

• Entregable con los resultados de la evaluación a nivel agregado y de acuerdo al Modelo de Reporting definido.

– Plazo:

• Definición del Sistema de Evaluación: 1 día

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4. Actividades y Metodología

• Diseño del cuestionario de evaluación (2-3 Roles): 7 días

• Envío, cumplimentación y recepción del cuestionario de evaluación: 20 días

• Realización y validación del informe final de resultados de evaluación: 10 días

– TOTAL: 22 días

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5. Plan de trabajo

• PLAZO

– El plazo previsto para la ejecución de este Proyecto es de 18 semanas, sujeto siempre al cumplimiento por parte del cliente de los plazos previstos.

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5. Plan de trabajo

• RECURSOS HUMANOS

– 1 Responsable de Proyecto para la ejecución, gestión y control del Proyecto.

– 2 Consultores para el estudio de gabinete.

– 1 Experto en dinámicas de grupo para las sesiones de focus group.

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6. Presupuesto

• Cualquier cambio solicitado por el cliente sobre lo recogido en esta propuesta será susceptible de una revisión del presupuesto.

• Forma de facturación:

– 30% al inicio, y el resto al final de proyecto.

– El pago será a 30 días f.f., mediante transferencia a la Cta. Cte. Nº 2100-2336-11-0200130755, de élogos en “La Caixa”.

élogos conocimiento, S.L.

Fdo: CARLOS ALTIMIRAS JORDI GUTIERREZ

Aceptado por: TRANSPORTS METROPOLITANS DE BARCELONA (TMB)

Fdo.: MANUEL BARRIGA Fecha: __________________

PRESUPUESTO NETO 24.500 €

IVA (16%) 3.920 €

PRESUPUESTO BRUTO 28.420 €

Ejecución de Proyecto 24.500 €

ACTIVIDAD €

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7. Garantía de Calidad

élogos Conocimiento, S.L. dispone de un sistema de la calidad certificado de acuerdo a la norma UNE-EN-ISO-9001 versión 2000 por el Servicio de Certificación de la Cámara Oficial de Comercio e Industria de Madrid.

Actualmente, élogos está en proceso de implantación del modelo EFQM (European Foundation for Quality Management).

El sistema de Gestión de élogos establece un marco de referencia por el cual se rigen de forma eficaz las actividades en la empresa, con el fin de aumentar la satisfacción de nuestros clientes y optimizar los costes.

En el marco de este Sistema se ha definido la existencia de un área de Calidad, cuya función principal dentro del proyecto será verificar la adecuación de las actividades del mismo a la metodología y plan de actuación establecido, así como a las prescripciones del cliente. Después de la finalización de cada proyecto, el área de Calidad envía un “Cuestionario de satisfacción del cliente” del que se obtiene información que nos permite avanzar hacia la mejora continua de nuestros servicios.

El alcance de la certificación de calidad es Diseño, gestión y desarrollo de soluciones de formación, mediante itinerarios formativos. Asesoramiento y soluciones integrales de consultoría y outsourcing de formación.  

En los centros de trabajo: C/ Condesa de Venadito, 1 - 8º y 11º - 28027 MADRID C/ Núñez de Balboa, 108 - 28006 Madrid Vía Laietana, 45 - 5º - 08002 BARCELONA C/ Moratín, 17 -2º - 46002 VALENCIA

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8. Referencias

• Modelo de Competencias, Evaluación del desempeño, e impartición de formación sobre el modelo para Transports Metropolitans de Barcelona- TMB

• Modelo de Competencias y Evaluación del Desempeño para Laboratorios HIPRA

• Actualización del modelo de competencias para ASEPEYO

• Plan de formación basado en competencias para el Ajuntament de Sant Boi

• Proyecto Desarrollo de Competencias de la Organización para para la Delegación del Grupo Saint Gobain

• Proyecto Gestión de Competencias para área de Red de Alcatel España

• Sistema de Evaluación de Competencias para Repsol Butano

• Sistema de Autoevaluación de Competencias para Telefónica Data España

• Modelo de Competencia de Liderazgo para Cuadros para Solvay Química España

• Sistema de Competencias y Formación para el Banco de España


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