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Conferencia Las Tecnologías de comunicación y
colaboración en los proyectos
… porque los proyectos son ‘personas’ …
Sant Cugat, 11-4-2012
Ramon Costa Project Director. MIC Productivity. [email protected]
http://www.micproductivity.com http://www.iproductividad.com
Associate Professor. EADA. [email protected]. www.eada.edu
Associate Professor. EUG. [email protected] www.eug.es
Dynamic Partner & Co-founder. inPreneur. [email protected]. www.inpreneur.com
![Page 2: Eug 20120411-conferencia-tecn comcol-proyectos](https://reader033.vdocumento.com/reader033/viewer/2022052621/55839728d8b42a9e528b542a/html5/thumbnails/2.jpg)
Cambios en el modelo de trabajo…
y en los proyectos
Global
Virtual
Móvil Información
Enjambre
Flexible Conocimiento
Hiperconectado
Web 2.0 / Social
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Los proyectos y las personas: necesidades
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Personas:…. „Stakeholders‟
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Integración
Equipo
Calidad
Costes
Tiempo
Alcance
Terceros
Comunicación
Riesgos
Ámbitos de gestión en un proyecto
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http://flickr.com/photos/andresherrera_cl/845681684/
La importancia de la comunicación
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- P1. Project Charter Identificación Stakeholders
Planificación
Control y Seguimiento Ejecución
Cierre
Inicio
Gestión Proyectos. Procesos. Inicio
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- P2. Definición y Planificación Alcance (WBS)
- P3. Definición Actividades, Orden, Recursos, Duración y Calendario
- P4. Definición y Planif. del Equipo y compras
- P5. Plan Comunicaciones
- P6. Estimación del Coste y elaboración Presupuesto
- P7. Planificación Calidad
- P8. Evaluación Riesgos
- P9. Definición Gestión Plan Proyecto
Planificación
Control y Seguimiento Ejecución
Cierre
Inicio
Ejerc.
Gestión Proyectos. Procesos. Planificación
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El Plan de Gestión del Proyecto
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Etapa 2 Etapa 3 ....... Etapa N Etapa 1
Gestión Proyectos. Procesos. Planificación
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Planificación comunicaciones
Planificación organizacional
Stakeholders
Planificación. Equipo y Comunicaciones
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•Organización del proyecto y relaciones de
responsabilidad de los stakeholders.
•Disciplinas, departamentos y
especialidades involucrados con el
proyecto.
•Logística de cómo los individuos se verán
involucrados con el proyecto y en qué
lugares.
•Necesidades de información externa
•¿Depende el éxito del proyecto de contar
con información frecuentemente
actualizada o basta con los informes
escritos emitidos en forma regular?
•¿Son adecuados los sistemas ya
instalados o las necesidades del proyecto
demandan cambiarlos?
•¿son compatibles los sistemas de
comunicación propuestos con la
experiencia y conocimiento de los
participantes del proyecto?
Tecnologías de las comunicaciones Requerimientos de comunicaciones
Aspectos a
tener en cuenta
Planificación. Comunicación
Plan de Comunicación
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Planificación. Comunicación
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Planificación. Comunicación
![Page 15: Eug 20120411-conferencia-tecn comcol-proyectos](https://reader033.vdocumento.com/reader033/viewer/2022052621/55839728d8b42a9e528b542a/html5/thumbnails/15.jpg)
Planificación. Comunicación
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Planificación. Comunicación
![Page 17: Eug 20120411-conferencia-tecn comcol-proyectos](https://reader033.vdocumento.com/reader033/viewer/2022052621/55839728d8b42a9e528b542a/html5/thumbnails/17.jpg)
- P10. Ejecución y Gestión del
Proyecto
- P11. Adquisición y
Desarrollo del Equipo de
Proyecto
- P12. Distribución de la
Información
- P13. Aseguramiento Calidad
- P14. Gestión Adquisiciones
Planificación
Control y Seguimiento Ejecución
Cierre
Inicio
Gestión Proyectos. Procesos. Ejecución
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Quiero enviar un mensaje
Creo
el mensaje
Feed-back
Envío el mensaje
Lo entiende
El receptor interpreta el mensaje
El interlocutor
recibe el mensaje
Adapto el mensaje al interlocutor
Ejecución. Comunicación
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Escrita
Declaración de la misión de la
compañía, project charter,
informes anuales, reportes de
proyecto, actas de reuniones, ...
Memos, notas personales,
“post-it”,...
Formal Informal
Verbal
Reuniones (de cualquier tipo),
revisiones de proyecto y
desempeño, retroalimentaciones
del cliente, etc.
Contacto personal, discusiones
en el pasillo, reuniones sociales,
etc.
No verbal
Presentaciones, gráficos
(cuadros, cronogramas, etc.),
animaciones, etc.
Lenguaje del cuerpo,
expresiones faciales, ...
Ejecución. Comunicación
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Canales de comunicación = n(n-1)/2, donde n es el número de personas
Dos personas, un canal
Tres personas, tres canales
Cuatro personas, seis canales
Seis personas, quince canales
Formalizar la comunicación en el proyecto
Ejecución. Comunicación
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Ejecución. Comunicación
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- P15. Informe de
Rendimiento y Gestión
Stakeholders
- P16. Control y Seguimiento
de los Riesgos
- P17. Gestión Equipo
Proyecto
- P18. Verificación y Control
de Cambios (alcance,
calendario, costes, calidad)
- P19. Administración
contratos con terceros
- P20. Control del Proyecto e
Integración de Cambios
Planificación
Control y Seguimiento Ejecución
Cierre
Inicio
Gestión Proy. Procesos. Seguimiento y control
![Page 23: Eug 20120411-conferencia-tecn comcol-proyectos](https://reader033.vdocumento.com/reader033/viewer/2022052621/55839728d8b42a9e528b542a/html5/thumbnails/23.jpg)
Gestión Proy. Reuniones de seguimiento
Las reuniones efectivas aportan productividad en las comunicaciones
entre los miembros del proyecto y stakeholders
![Page 24: Eug 20120411-conferencia-tecn comcol-proyectos](https://reader033.vdocumento.com/reader033/viewer/2022052621/55839728d8b42a9e528b542a/html5/thumbnails/24.jpg)
- P21. Cierre del Proyecto y
Contratos con Terceros
- P22. Project Post-mortem
Planificación
Control y Seguimiento Ejecución
Cierre
Inicio
Gestión Proyectos. Procesos. Cierre
![Page 25: Eug 20120411-conferencia-tecn comcol-proyectos](https://reader033.vdocumento.com/reader033/viewer/2022052621/55839728d8b42a9e528b542a/html5/thumbnails/25.jpg)
Como todos sabemos, en el mundo de la gestión de proyectos...: • ‘Los errores encontrados en un proyecto no se repiten en otros’ • ‘La mejora de procesos es un ejercicio trivial’ • ‘Los proyectos son entregados a tiempo, dentro del presupuesto y
exactamente con el ámbito previsto’ • ‘El alcance de la aplicación nunca cambia’ • ‘La satisfacción del cliente siempre es excepcionalmente alta’ • ‘El trabajo del Jefe de Proyectos no es muy estresante’
La gestión de las lecciones aprendidas aporta un importante conjunto de beneficios • mejorar la productividad • mejorar la reputación de su empresa • entregar un producto mejor • diferenciarse entre la competencia • ahorrar dinero .....
Cierre. Lecciones aprendidas. Necesidad
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Proyectos. Comunicación. Tecnologías
![Page 27: Eug 20120411-conferencia-tecn comcol-proyectos](https://reader033.vdocumento.com/reader033/viewer/2022052621/55839728d8b42a9e528b542a/html5/thumbnails/27.jpg)
Aplicaciones
de definición,
planificación,
monitorización
y seguimiento
de proyectos
Herramientas
colaborativas
Tecnologías de
comunicación
Aplicaciones
Web 2.0
Portales, intranets, …
Proyectos. Comunicación. Tecnologías
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Herramientas
colaborativas
Tecnologías de
comunicación
Aplicaciones
Web 2.0
- Synchronous conferencing, e-mail,
faxing, voice mail, Web publishing ,
revision control
- Electronic calendars, workflow systems,
knowledge management systems,
extranet systems, social software
systems, blogs, wikis, RSS, online
spreadsheets
- Internet forums, Online chat, Instant
Messaging, Telephony, Data
conferencing, Videoconferencing,
Application sharing
Proyectos. Comunicación. Tecnologías
![Page 29: Eug 20120411-conferencia-tecn comcol-proyectos](https://reader033.vdocumento.com/reader033/viewer/2022052621/55839728d8b42a9e528b542a/html5/thumbnails/29.jpg)
Mensajería instantanea
Audioconferencia
Videoconferencia
Mensajería corporativa
Telefonía fija
Telefonía móvil
Presencia
Integración centralita ...
Proyectos. Comunicación. Tecnologías
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Pizarra compartida
Acceso remoto a herramientas,
aplicaciones, escritorio
Compartición calendarios
Reuniones virtuales
Proyectos. Colaboración. Tecnologías
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Intranet, extranet
Offline-online
“Cloud computing”
Acceso a calendarios,
agendas, documentos,...
Proyectos. Colaboración. Tecnologías
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Proyectos. Comunicación. Tecnologías
![Page 33: Eug 20120411-conferencia-tecn comcol-proyectos](https://reader033.vdocumento.com/reader033/viewer/2022052621/55839728d8b42a9e528b542a/html5/thumbnails/33.jpg)
Blogs y microblogging
Wikis, Fuentes RSS,
Redes sociales,...
Proyectos. Comunicación & Colab. Redes Sociales
![Page 34: Eug 20120411-conferencia-tecn comcol-proyectos](https://reader033.vdocumento.com/reader033/viewer/2022052621/55839728d8b42a9e528b542a/html5/thumbnails/34.jpg)
Proyectos. Comunicación & Colab. Redes Sociales
![Page 35: Eug 20120411-conferencia-tecn comcol-proyectos](https://reader033.vdocumento.com/reader033/viewer/2022052621/55839728d8b42a9e528b542a/html5/thumbnails/35.jpg)
Resumen: referencias ejemplos prácticos
Procemm - ASCAMM Microsoft Project - Microsoft
Zoho Project - Zoho
![Page 36: Eug 20120411-conferencia-tecn comcol-proyectos](https://reader033.vdocumento.com/reader033/viewer/2022052621/55839728d8b42a9e528b542a/html5/thumbnails/36.jpg)
Resumen: referencias ejemplos prácticos
![Page 37: Eug 20120411-conferencia-tecn comcol-proyectos](https://reader033.vdocumento.com/reader033/viewer/2022052621/55839728d8b42a9e528b542a/html5/thumbnails/37.jpg)
“50 claves para la
dirección de proyectos”
• La gestión de un proyecto empieza por el entusiasmo y
compromiso personal del director del proyecto • Un proyecto no se lleva a cabo sin un equipo de trabajo • El proyecto tiene que responder a las expectativas y necesidades
de los usuarios y stakeholders • La comunicación es clave en el proyecto • No se puede olvidar nunca los compromisos establecidos • Tan importante es gestionar el proyecto como saberlo cerrar y
traspasar
Propuesta final: Lectura recomendada
![Page 38: Eug 20120411-conferencia-tecn comcol-proyectos](https://reader033.vdocumento.com/reader033/viewer/2022052621/55839728d8b42a9e528b542a/html5/thumbnails/38.jpg)
Gracias
Ramon Costa Project Director. MIC Productivity. [email protected]
http://www.micproductivity.com http://www.iproductividad.com
Associate Professor. EADA. [email protected]. www.eada.edu
Associate Professor. EUG. [email protected] www.eug.es
Dynamic Partner & Co-founder. inPreneur. [email protected]. www.inpreneur.com
Sant Cugat, 11-4-2012