IV ENCUENTRO NACIONAL DE PLANEACIÓN Y CONTROL DE
GESTIÓN
APERTURA
¿Quiénes estamos acá?
¿Por qué estamos acá?
Porque es necesario revisar lo que estamos haciendo.
En el nivel nacional, desde la Dirección de Planeación creemos que nuestra labor en torno a la gestión regional no la estamos
haciendo bien
Y porque algunos de ustedes también consideran que no lo
estamos haciendo bien, que los hemos dejado solos y que
nuestro acompañamiento es débil
Ustedes lo dijeron…
Y si nosotros no lo hacemos bien…
¿Qué estará pasando con quien depende de nosotros?
Por ello, queremos presentar, discutir y construir un nuevo enfoque e instrumentos para
posicionar y fortalecer los equipos de planeación en las
regionales
Lo hacemos en el marco de la Estrategia EPICO
Estos 3 componentes conforman el SIG, y este, junto a
la innovación y la gestión del conocimiento conforman la
Estrategia EPICO,
Estos 3 componentes conforman el SIG, y este, junto a
la innovación y la gestión del conocimiento conforman la
Estrategia EPICO,
¿Cuál es la Visión Estratégica del Sistema?
Visualizamos un sistema de gestión que busca desde la innovación y la mejora continua, que la tarea más operativa del ciclo PHVA hasta la más estratégica nuestra y de nuestros socios y operadores tenga efectos positivos en el bienestar de los niños y de la sociedad.
Por ello, esta construcción colectiva se plantea en el marco de EPICO, en el marco del ciclo
PHVA
Es una construcción colectiva EPICA
Así que les damos una cálida bienvenida…
¿CUÁL ES EL ROL DE LOS EQUIPOS Y REFERENTES DE PLANEACIÓN EN
LAS REGIONALES Y CENTROS ZONALES?
Un Rol Estratégico en la Regional•Que apoya y coordina un proceso de PLANEACIÓN y programación eficiente de la regional•Que aporta técnicamente un HACER efectivo de los demás y gestiona la información estratégica para la toma de decisiones de la regional •Que MONITOREA permanentemente y da alertas integrales, oportunas y estratégicas•Que lidera los procesos de innovación y MEJORA continua•Que coordina la implementación de EPICO y dentro de él del SIG de manera eficaz
Taller: Nuestro Rol Estratégico en la Regional
1.En 5 grupos se discutirá cada elemento del rol2.Cada grupo tendrá 30 minutos para responder 3 preguntas3.Cada grupo presentará sus respuestas en 10 minutos
Taller: Nuestro Rol Estratégico en la Regional
1.¿Cómo calificamos en promedio el cumplimiento de este componente rol en nuestras regionales (De 1 a 10)?
2.¿Qué nos hace falta para lograr una calificación de 10?
3.¿Qué debemos hacer nosotros mismos en las regionales para lograr esta calificación?
“P” DE UNA BUENA PLANEACIÓN
“P” de una Buena Planeación
El proceso de Planeación Efectivo en una Regional del ICBF
•Programamos a tiempo y bajo un criterio de realidad•Participativo•Puntual con los limites de tiempo•Priorizamos•Procedimientos y Productos claros
NUESTRO ROL. Soy el que apoya y coordina un proceso de PLANEACIÓN y programación eficiente de la regional
“H” DE UN BUEN HACER
“H” de un Buen Hacer
El Hacer Eficiente en una Regional del ICBF
•Hemos cumplido en tiempos y con la calidad esperada•Habilidades dispuestas para apoyar a otros mediante asistencia técnica•Hablamos y preguntamos cuando tenemos dudas•Habituamos a todos a gestionar la información y a actuar en el marco del SGI
NUESTRO ROL. Soy el que aporta técnicamente un HACER efectivo de los demás y gestiona la información estratégica para la toma de decisiones de la regional
“V” DE UN BUEN VERIFICAR
“V” de un Buen Verificar
El Verificar Permanente en una Regional del ICBF
•Visibilizamos lo que no está funcionando bien•Velamos por que la información del seguimiento sea oportuna y de calidad•Veracidad en los datos
NUESTRO ROL. Soy el que MONITOREA permanentemente y da alertas integrales, oportunas y estratégicas
ALERTAS A TIEMPO LA CLAVE DE UN BUEN VERIFICAR
Alertas en la Gestión del ICBF
2 Voz o señal que avisa de un peligro: dar la alerta. alarma.3 Situación en la que se debe vigilar o poner atención
Una alerta oportuna previene riesgos….
Alertas en la Gestión del ICBF
Una alerta oportuna puede salvar la vida de un niño…
¿Qué otros ejemplos tienen ustedes?
Alertas en la Gestión del ICBF
“M” DE UN BUEN MEJORAR
“M” de un Buen Mejorar
La Innovación y Mejora Continua en una Regional del ICBF
•Motivamos a que todos innoven para solucionar problemas del día a día •Movilizamos a los centros zonales para vincularse•Mostramos lo que otros hacen para gestionar el conocimiento
NUESTRO ROL. Soy el que lidera los procesos de innovación y MEJORA continua
IV ENCUENTRO NACIONAL DE PLANEACION Y CONTROL DE
GESTION
“P” DE UNA BUENA PLANEACIÓN
PROCESO DE PROGRAMACIÓN DE MSyF 2014
NUESTRO ROL ESTRATÉGICO (“P” de Planeación)
PROCESO 2012PROCESO 2012
Socialización del proceso con Coordinadores de PySSocialización del proceso
con Coordinadores de PySTechos concertados con
las DireccionesTechos concertados con
las Direcciones
Retroalimentación por parte de las RegionalesRetroalimentación por parte de las Regionales
Taller con Directores Regionales para
socialización de la programación
Taller con Directores Regionales para
socialización de la programación
Publicación de Techos Presupuestales
definitivos
Publicación de Techos Presupuestales
definitivos
Ingreso de información en el
SIM
Ingreso de información en el
SIM
Decreto de Liquidación inicial
Decreto de Liquidación inicial
11
DebilidadesDebilidadesDemoras en la definición de los gastos transversales en el nivel nacional. Cambios constantes en las directrices emitidas por las áreas misionales.La parte inicial del proceso se realizó en hojas de cálculo.Poco tiempo para análisis (planeación) y retroalimentación de la información por incumplimiento de tiempos en el nivel nacional y regional. Debilidad en el acompañamiento por parte de los profesionales de la sede nacional en la programación regional.Los talleres con los Coordinadores de Planeación y Sistemas y Directores Regionales fueron más informativos, que construcciones colectivas.Problemas con los reportes en el SIM.
NUESTRO ROL ESTRATÉGICO (“P” de Planeación)
RESULTADOS 2012RESULTADOS 201211
Análisis de información para establecer el techoAnálisis de información para establecer el techo
Techos concertados con las Direcciones
Techos concertados con las Direcciones
Registro SIMRegistro SIM Talleres Macro-regionales
Talleres Macro-regionales
Proceso Insumos Roles
Publicación de Techos Presupuestales
definitivos
Publicación de Techos Presupuestales
definitivos
Insumos Insumos
Programación 2013 Actualizada y seguimiento a la ejecución en SIM
Ejercicio Regional Preliminar anteproyecto 2014
Programación 2013 Actualizada y seguimiento a la ejecución en SIM
Ejercicio Regional Preliminar anteproyecto 2014
Roles
Registro oportuno de la información de las regionales en SIM
Envío oportuno del ejercicio de anteproyecto de presupuesto 2014 por parte de las regionales
Registro oportuno de la información de las regionales en SIM
Envío oportuno del ejercicio de anteproyecto de presupuesto 2014 por parte de las regionales
Análisis por parte de la Dirección de Planeación y las demás Direcciones de la Sede
Nacional
Análisis por parte de la Dirección de Planeación y las demás Direcciones de la Sede
Nacional
Insumos Insumos
Programación de metas sociales y financieras 2014 asignada por la
Dirección de Planeación
Programación de metas sociales y financieras 2014 asignada por la
Dirección de Planeación
Insumos Insumos RolesRoles
Ingreso oportuno de información de las regionales en el SIM
(Techo asignado y necesidades insatisfechas)
Ingreso oportuno de información de las regionales en el SIM
(Techo asignado y necesidades insatisfechas)
Metas sociales y Financieras asignadas.
Reportes SIM Documentos justificación de
necesidades de las regionales
Metas sociales y Financieras asignadas.
Reportes SIM Documentos justificación de
necesidades de las regionales
Insumos Insumos RolesRoles
Exposición de las regionales de las necesidades insatisfechas en
los talleres macro-regionales
Exposición de las regionales de las necesidades insatisfechas en
los talleres macro-regionales
Ajustes en el aplicativo SIMAjustes en el
aplicativo SIMDecreto de
Liquidación inicialDecreto de
Liquidación inicial
PUBLICACIÓN DE TECHOS
REGIONALES!
Insumos Insumos
Retroalimentación de los talleres macro-
regionales
Retroalimentación de los talleres macro-
regionales
RolesRoles
Techos definitivos publicados por la
dirección de planeación
Techos definitivos publicados por la
dirección de planeación
Insumos Insumos
Ingreso oportuno de las regionales de los ajustes aprobados en sede nacional
Ingreso oportuno de las regionales de los ajustes aprobados en sede nacional
PROPUESTA 2013PROPUESTA 201322
NUESTRO ROL ESTRATÉGICO (“P” de Planeación)
PLAN DE GESTIÓN INTEGRAL2013Nuestro rol e instrumentos
Alinear las diferentes directrices definidas por el Gobierno Nacional en una
herramienta de gestión que permita un monitoreo más
integral a los objetivos y políticas institucionales
NUESTRO ROL
PLAN NACIONAL DE DESARROLLO 2010 – 2014 PROSPERIDAD PARA TODOS
PLAN NACIONAL DE DESARROLLO 2010 – 2014 PROSPERIDAD PARA TODOS
Plan Estratégico Sectorial 2012-2014(Tablero presidencial - SISMEG)
Plan Estratégico Sectorial 2012-2014(Tablero presidencial - SISMEG)
Plan Indicativo Institucional 2011-2014(Mapa estratégico)
Plan Indicativo Institucional 2011-2014(Mapa estratégico)
Plan Gestión Integral 2013Plan Gestión Integral 2013
Plan de Acción integral - Decreto 2482 DAFP66 metas a nivel nacional, 22 a nivel regional
Plan de Acción integral - Decreto 2482 DAFP66 metas a nivel nacional, 22 a nivel regional
Plan de acción institucional49 metas a nivel nacional, 17 a nivel regional
Plan de acción institucional49 metas a nivel nacional, 17 a nivel regional
Metas adicionales de gestiónMetas adicionales de gestión
Otros compromisos a Nivel NacionalOtros compromisos a Nivel Nacional
Objetivos institucionales1.Lograr la atención integral de alta calidad a la Primera Infancia2.Prevenir vulnerabilidades o amenazas y proteger a los niños, niñas y adolescentes3.Lograr el bienestar de las familias colombianas4.Ejecutar los recursos con la máxima eficiencia y efectividad en la ejecución de los recursos 5.Incrementar la consecución de recursos6.Lograr una organización apreciada por los colombianos que aprende orientada a resultados
Objetivos institucionales1.Lograr la atención integral de alta calidad a la Primera Infancia2.Prevenir vulnerabilidades o amenazas y proteger a los niños, niñas y adolescentes3.Lograr el bienestar de las familias colombianas4.Ejecutar los recursos con la máxima eficiencia y efectividad en la ejecución de los recursos 5.Incrementar la consecución de recursos6.Lograr una organización apreciada por los colombianos que aprende orientada a resultados
Líneas de política Decreto 2482 de 2012 – DAFP
1.Gestión Misional y de Gobierno2.Transparencia, participación y servicio al ciudadano 3.Gestión de Talento Humano4.Eficiencia administrativa 5.Gestión Financiera
Líneas de política Decreto 2482 de 2012 – DAFP
1.Gestión Misional y de Gobierno2.Transparencia, participación y servicio al ciudadano 3.Gestión de Talento Humano4.Eficiencia administrativa 5.Gestión Financiera
ALINEACIÓN
Situación 2012
La herramienta que se definió para medir gestión fue el Plan de Acción,
el cual solo respondía a las metas establecidas en el Plan Indicativo
Institucional
Su monitoreo se realizó a través de la herramienta SISPA que arrancó a partir del 2012 para dar respuesta a requerimientos de la Contraloría
y control del reporte de información
DIAGNÓSTICO
2013
Con el Decreto 2482 de 2012 establecido por el DAFP (líneas de política) se amplia la medición de la gestión y se establecen metas adicionales
de gestión para una medición mas global
Las metas son definidas por cada una de las áreas que son responsables de la
información
Su monitoreo se realizará a través de la herramienta SISPA v II
PROPUESTA
Indicadores Planes de Gestión ReporteVerificación y
control Análisis
Formulación Monitoreo
Niv
el N
acio
nal
Áreas
Dir. Planeación
Definición de indicadores y
construcción de HV con parámetros de
medición
Definición de indicadores y
construcción de HV con parámetros de
medición
Definición de actividades y
presupuesto para cada meta establecida
Definición de actividades y
presupuesto para cada meta establecida
Acompañamiento a las áreas en la definición de indicadores y de construcción de HV.
Construcción y publicación de tablero
de control
Acompañamiento a las áreas en la definición de indicadores y de construcción de HV.
Construcción y publicación de tablero
de control
Construcción de los Planes con las metas y parámetros definidos
por las áreas y definición de
metodología de medición
Construcción de los Planes con las metas y parámetros definidos
por las áreas y definición de
metodología de medición
Consolidación y reporte de la
información a nivel nacional y regional de indicadores. Reporte
de información a nivel nacional en SISPA
Consolidación y reporte de la
información a nivel nacional y regional de indicadores. Reporte
de información a nivel nacional en SISPA
Registro de información de
indicadores remitida por las áreas en el
SISPA
Registro de información de
indicadores remitida por las áreas en el
SISPA
Revisión de información con
diferentes fuentes (contratación,
presupuesto, etc.)
Revisión de información con
diferentes fuentes (contratación,
presupuesto, etc.)
Consolidación
Consolidación de Información reportada
a nivel regional y establecer dato
nacional
Consolidación de Información reportada
a nivel regional y establecer dato
nacional
Análisis de comportamiento de
indicadores, presupuesto y
actividades definidas en SISPA a nivel
nacional
Análisis de comportamiento de
indicadores, presupuesto y
actividades definidas en SISPA a nivel
nacional
Análisis del comportamiento
nacional y presentación de
reportes
Análisis del comportamiento
nacional y presentación de
reportes
Revisión de información y
generación de alertas por oportunidad,
calidad y resultados obtenidos
Revisión de información y
generación de alertas por oportunidad,
calidad y resultados obtenidos
Actualización y publicación del tablero de control en cada una
de sus metas
Actualización y publicación del tablero de control en cada una
de sus metas
Indicadores Planes de Gestión ReporteVerificación y
control AnálisisConsolidación
Niv
el R
egio
nal
Reporte de avance de presupuesto y
actividades definidas en SISPA
Reporte de avance de presupuesto y
actividades definidas en SISPA
Análisis de comportamiento de
indicadores, presupuesto y
actividades definidas en SISPA
Análisis de comportamiento de
indicadores, presupuesto y
actividades definidas en SISPA
Revisión y corrección de inconsistencias de
información para reporte a Sede
Nacional.Revisión de tablero de
control actualizado para reporte de
inconsistencias a la Sede
Revisión y corrección de inconsistencias de
información para reporte a Sede
Nacional.Revisión de tablero de
control actualizado para reporte de
inconsistencias a la Sede
Consolidación de información de centros
zonales
Consolidación de información de centros
zonales
Revisión de tablero de control formulado a
nivel regional y reporte de inconsistencias a las
áreas dueñas de la información para ajustes del tablero
Revisión de tablero de control formulado a
nivel regional y reporte de inconsistencias a las
áreas dueñas de la información para ajustes del tablero
Revisión de PGI formulado y reporte
de inconsistencias a la Sede Nacional para
ajustes de la herramienta
Revisión de PGI formulado y reporte
de inconsistencias a la Sede Nacional para
ajustes de la herramienta
DEFINICIÓN DE ROLES 2013
2014
Construcción del tablero de control entre octubre y diciembre de 2013:
•Socialización guía de construcción de indicadores•Identificación de indicadores
•Construcción de hojas de vida
Publicación del Plan de gestión Integral e inicio de monitoreo a
partir de enero 2014
Monitoreo a través de la herramienta en construcción con la Dirección de Tecnología que integra el SISPA v. II
y el módulo SPR del SIM
PROPUESTA
METODOLOGÍA DE DISCUSIÓNENCASILLATE
objetivo: construir entre todos un proceso de programación de msyf y de plan de gestión integral. Diligenciar por grupos la matriz propuesta Identifique las tres dificultades que el grupo considere más relevantes y escríbalas en las fichas (una dificultad por ficha)Proponga posibles soluciones a las tres dificultades identificadas (una solución por ficha)Estas irán a la plenaria
Reglas de Juego:1.Hacer aportes constructivos sobre las propuestas.2.Seguir la metodología de formulación de dificultades y soluciones3.Apagar los celulares
Tiempo estimado: 2 horas
IV ENCUENTRO NACIONAL DE PLANEACION Y CONTROL DE GESTION
RETROALIMENTACIÓN EN GRUPOS DE TRABAJO POR MESASRETROALIMENTACIÓN EN GRUPOS DE TRABAJO POR MESAS11
PROGRAMACIÓN DE METAS SOCIALES Y FINANCIERAS
PROCESO DIFICULTAD IDENTIFICADA
SOLUCIÓN PROPUESTA
¿QUIÉN ES EL RESPONSABLE DE LA
SOLUCIÓN PROPUESTA?
¿A QUÉ ME COMPROMETO?
Análisis de información para establecer el techo
Concertación de techos con las Direcciones
Registro SIM
Ejemplo…
IV ENCUENTRO NACIONAL DE PLANEACION Y CONTROL DE GESTION
MATRIZ DE REGISTROMATRIZ DE REGISTRO22
Redacte cada dificultad (percibida) como una condición negativa (no ambigua).
Identifique únicamente las dificultades existentes, no dificultades posibles o potenciales.
Una dificultad no es la ausencia de una solución -es un estado existente negativo.
Ejemplo:No es correcto: No hay pesticidasCorrecto: La cosecha es destruida por plagas
Cuando seleccione las tres dificultades que va a llevar a la plenaria, escriba una dificultad por tarjeta
IV ENCUENTRO NACIONAL DE PLANEACION Y CONTROL DE GESTION
¿CÓMO REDACTAR LAS DIFICULTADES PERCIBIDAS?¿CÓMO REDACTAR LAS DIFICULTADES PERCIBIDAS?33
Redactar cada solución (propuesta) como una condición positiva (no ambigua).
Escribir solamente una solución por tarjeta.
Ser innovadores y creativos. Tener en cuenta las siguientes preguntas guía:
¿Qué cambios de prácticas o actitudes son requeridos, deseados y factibles?
¿Qué cambios son deseables desde el punto de vista de los niveles de decisión? ¿Desde la coordinación? ¿Desde las otras áreas? ¿desde la regional?
¿Qué capacidades y recursos (actuales y potenciales) tenemos para llevar a buen término la solución propuesta?
¿Quiénes son los actores internos y externos que pueden afectar positiva o negativamente el desarrollo de la propuesta?
IV ENCUENTRO NACIONAL DE PLANEACION Y CONTROL DE GESTION
¿CÓMO REDACTAR LAS SOLUCIONES PROPUESTAS?¿CÓMO REDACTAR LAS SOLUCIONES PROPUESTAS?44
Tener en cuenta las siguientes preguntas orientadoras:
¿De quién depende que se ejecute exitosa y oportunamente la solución propuesta?
¿A qué me comprometo?
¿Cuándo debe llevar a cabo las acciones?
¿Qué necesita para cumplir su labor?
¿Con quién puede contar para ello y cuál va a ser el nivel de participación de cada uno?
IV ENCUENTRO NACIONAL DE PLANEACION Y CONTROL DE GESTION
¿CÓMO DEFINIR LOS RESPONSABLES?¿CÓMO DEFINIR LOS RESPONSABLES?55
Pegue sus fichas en el tablero.
Si encuentra alguna solución afín a la suya pegue su ficha justo al lado.
Presente brevemente sus resultados.
Analice detalladamente los resultados presentados, ¿considera que está pendiente por tratar algún aspecto? Expóngalo brevemente.
PLENARIAPLENARIA66
IV ENCUENTRO NACIONAL DE PLANEACION Y CONTROL DE GESTION
Crear 6 mesas de trabajo.
Organizarse por el numero que aparece en la escarapela.
Entrega de matrices. Trabajo en equipo (30 minutos).
Plenaria cada equipo tiene (10 minutos) total (60 minutos)
Conclusiones
¿CÓMO NOS ORGANIZAMOS?¿CÓMO NOS ORGANIZAMOS?77
IV ENCUENTRO NACIONAL DE PLANEACION Y CONTROL DE GESTION
Metas Sociales
1. ¿Qué son las metas sociales?
Las metas sociales son una herramienta de seguimiento que le permite al ICBF llevar el control de la población atendida en las modalidades de atención según el presupuesto asignado y los recursos efectivamente ejecutados, y realizar análisis de cobertura a nivel nacional, regional y centro zonal.
2. Importancia de las metas sociales y financieras
Flujo de Información• Consolidado MS• Control de operación• Indicadores• Plan de Gestión Integral• SISMEG• SPI• Fichas de información• Información APP• Informes Sectoriales• Rendición de Cuentas• Programación MS• …
3. Estructura del registro de Información
Centroszonales
Recolección y registro de información en el SIM
RegionalesValidación y consistencia de la información
Grupo de estadística
Direcciones misionales
Reporte información
Reporte de metas sociales y financieras
Análisis y Consolidación
DIFUSIÓN
4. Reporte de metas Sociales y financieras
MUCHAS GRACIAS
Anexo 1. Programas que se reportan desde la sede nacional
1. Desayunos Infantiles con Amor (DIA)2. Familias con Bienestar3. Unidades Móviles (Fuente RUB))4. OPSR5. Conferencia episcopal6. Convenios especiales7. CAIVAS
Se está adelantando el proceso de unificar rutas de información, que permita el reporte desde la fuente primaria. El propósito es garantizar la unicidad de la información, con una ruta única de reporte, en tiempos predeterminados y eliminación de formatos innecesarios.
Anexo 2. Instrucciones del registro
• El plazo de registro de información corresponde a los primeros 10 días calendario. El SIM será cerrado en la fecha correspondiente, y con esta información se realizarán los reportes y cálculo de indicadores. Las correcciones a la base aplican durante los 2 siguientes días posteriores a la publicación de metas sociales.
• Para cumplir con el plazo estipulado recomendamos a los Coordinadores de Planeación y Sistemas, realizar el cierre a los centros zonales 2 días antes de cumplirse este término; el propósito es revisar que la información reportada sea consistente con la programación inicial y las adiciones respectivas que se hayan realizado en las diferentes modalidades.
• En el transcurso del año no se recibirán correcciones en la información que tengan más de un mes de atraso, por ejemplo la corrección de un registro de marzo no podrá ser cambiado en el mes de Junio, sino hasta el mes de mayo.
IV ENCUENTRO NACIONAL DE PLANEACION Y CONTROL DE
GESTION
“H” DE UN BUEN HACER Registro de Beneficiarios y Focalización
“H” DE UN BUEN HACER Registro de Beneficiarios
• RESULTADOS 2012 – REGISTRO DE BENEFICIARIOSRESULTADOS 2012 – REGISTRO DE BENEFICIARIOS
• Recolección de información de beneficiarios atendidos 98%• Cargue de información a la base de datos 82%
No estamos identificando a todos los beneficiarios que atendemosNo estamos identificando a todos los beneficiarios que atendemos
11
“H” DE UN BUEN HACER Registro de Beneficiarios
• Registro de Beneficiarios 2012Registro de Beneficiarios 201211
ÁREAS MISIONALES DIR. DE INFORMACIÓN Y TECNOLOGÍA
GESTORES DE DATOS “ZONAL/REGIONAL” OPERADOR
DEFINIR INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN
ENTREGAR INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN AL OPERADOR
RECIBIR Y VERIFICAR DE CALIDAD DE LA INFORMACIÓN ENTREGADA POR EL OPERADOR
CARGAR LA INFORMACIÓN AL NIVEL NACIONAL
RETROALIMENTAR INSTRUMENTOS Y MODELOS DE RECOLECCIÓN
GESTIONAR PARA LA CONSECUCIÓN DE LOS REGISTROS
PROCESAR LA INFORMACIÓN
GENERAR REPORTES
ANALIZAR REPORTES
REGISTRAR INFORMACIÓN DE BENEFICIAROS
CORREGIR INCONSISTENCIAS REPORTADAS
DETECTAR INCONSISTENCIAS
PUBLICAR INFORMACIÓN DEFINITIVA
Responsable de la Información: Responsable de la Información: Dirección de TecnologíaDirección de Tecnología
“H” DE UN BUEN HACER Registro de Beneficiarios
• PROPUESTA 2013 – 2014PROPUESTA 2013 – 201422
ÁREAS MISIONALES DIR. DE INFORMACIÓN Y TECNOLOGÍA
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y CONTROL DE GESTIÓN
OPERADOR
DISEÑAR Y CAPACITAR EN LOS SISTEMAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN
VERIFICAR LA CALIDAD DE LA INFORMACIÓN REPORTADA
GENERAR REPORTES
PROPORCIONAR LOS SISTEMAS Y/O INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN
DAR SOPORTE TÉCNICO
ANALIZAR REPORTES
REGISTRAR INFORMACIÓN DE BENEFICIAROS
CORREGIR INCONSISTENCIAS REPORTADAS
ADMINISTRADOR DEL SISTEMA EN REGIONAL
DAR SOPORTE TÉCNICO
APOYAR EN CAPACITACIONES REQUERIDAS
Responsable de la Información: Responsable de la Información: Direcciones MisionalesDirecciones Misionales
GESTIONAR LA CONSECUCIÓN DE LOS REGISTROS
VALIDAR INFORMACIÓN Y PUBLICAR REPORTES CONSOLIDADOS
“H” DE UN BUEN HACER Registro de Beneficiarios
• PROPUESTA 2013 – 2014PROPUESTA 2013 – 201422
“H” DE UN BUEN HACER Registro de Beneficiarios
• PROPUESTA 2013 – 2014PROPUESTA 2013 – 201422
Rol de Planeación y Control de Gestión:
Analizar los informes de avance en el registro de beneficiarios por cada servicio, frente a las metas sociales.
Dar alertas sobre concurrencias y extraedad.
Compromisos Regional y Planeación:
Envío de bases de datos y reportes de manera oportuna (mensual)
Retroalimentación a los Directores Regionales en los informes que se generen, que permitan identificar causas y oportunidades de mejora (mensual).
“H” DE UN BUEN HACER Focalización
• RESULTADOS 2012 – FOCALIZACIÓNRESULTADOS 2012 – FOCALIZACIÓN
• Población identificada que cumple con criterios de focalización 72%
11
ModalidadBD RUB CARGADOS
31-12-2012UNIDOS SIPOD SISBEN
Total General 5.772.694 763.828 653.110 3.189.814
Primera Infancia 1.766.756 148.047 188.512 1.143.844
Nutrición 124.729 15.094 16.779 74.573
Niñez y Adolescencia 3.381.822 414.456 264.937 1.601.308
Familias y Comunidades 256.133 106.577 44.031 211.334
Protección 243.254 79.654 138.851 158.755
“H” DE UN BUEN HACER Focalización
• RESULTADOS 2012 – INSUMOS DE FOCALIZACIÓNRESULTADOS 2012 – INSUMOS DE FOCALIZACIÓN
No estamos atendiendo a todos los que requieren nuestra atenciónNo estamos atendiendo a todos los que requieren nuestra atención
11
Enviado Buscado Encontrado VinculadoPrimera Infancia 860.554 146.509 98.248 92.158 Generaciones con Bienestar 554.896 39.681 19.281 6.649 Familias 113.000 95.967 78.806 71.917
“H” DE UN BUEN HACER Focalización
• RESULTADOS 2012 – FOCALIZACIÓNRESULTADOS 2012 – FOCALIZACIÓN11
Debilidades en el proceso:
No se enviaba de forma oportuna las bases de datos para focalización (Insumos)
Bases de datos desactualizadas o con información faltante
Falta de recursos para realizar búsqueda activa
Frecuentes quejas de la población sobre los puntos de corte del SISBEN.
“H” DE UN BUEN HACER Focalización
• PROPUESTA 2013 – 2014.PROPUESTA 2013 – 2014.22
• Se modificaron los puntos de corte de SISBEN, ampliando el rango y unificando con régimen subsidiado.
• Los operadores son los responsables de llevar a cabo el proceso de focalización, durante la prestación del servicio.
• Se trabaja en procedimientos con los cogestores de la Red UNIDOS para articular acciones en territorio y mejorar calidad de datos.
Retos a enfrentar: Vinculación efectiva de beneficiarios focalizados en la vigencia.
Rol del equipo regional: Brindar soporte a los operadores para la aplicación de los criterios de focalización.
Dar las alertas sobre dificultades con las bases de datos y articulación en territorio.
“H” DE UN BUEN HACER Focalización
• PROPUESTA 2013 – 2014.PROPUESTA 2013 – 2014.22
Rol de Planeación y Control de Gestión:
Asistencia técnica sobre la aplicación de los criterios de focalización.
Analizar los informes de avance en focalización, concurrencias y extraedad.
Compromisos Regional y Planeación:
Envío de bases de datos y reportes de manera oportuna (mensual)
Retroalimentación a los Directores Regionales en los informes que se generen, que permitan identificar causas y oportunidades de mejora (mensual).
ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
Objetivo: Presentar los resultados alcanzados y los retos frente a la administración del riesgo premisa: La gestión de Riesgos no es un fin en si mismo, debe aportar a la prevención de la vulneración y al restablecimiento de los niños niñas y adolescentes
Antecedentes de la Administración de Riesgos
1. Se ha fortalecido la cultura y conocimiento de la administración
del riesgo (lo que se ha hecho y lo que no se ha hecho)
2. La guía de riesgos ha sufrido 5 modificaciones en menos de dos años
3. Diferentes teorías para administración del riesgo 4. Se definió una única metodología para efectuar el proceso de
gestión del riesgo 2012
5. Se emprendió una aproximación a la cultura de la AP
Resultados en el 2012
1. Se identificaron 80 Riesgos del eje de calidad
2. Las Regionales reportan 20 mapas con 53 Riesgos y los centros zonales deben reportan a la Regional 15 mapas con 36 Riesgos.
3. Se efectuaron dos valoraciones la primera corte Junio y la segunda corte Diciembre de 2012 en todos los niveles.
4. Se alcanzó un 77% corresponde a 4416 actividades planificadas y se cumplieron aproximadamente 3400
Mas resultados del 2012
1. Los controles operacionales fueron definidos desde Gestión
Administrativa 54 actividades y 31 actividades desde Gestión
Humana. 2. Los tipos de riesgos del eje SySO identificados en el ICBF son
básicamente 8: Locativo, ergonómico, físico, químico, biológico,
eléctrico, otros riesgos, psicosocial
3. De acuerdo con los resultados se determinó que el riesgo
psicosocial por exceso de carga laboral y psicológica y el riesgo
locativo por el considerable deterioro de las instalaciones, son los
más relevantes.
Mas resultados del 2012
1. Se clasificaron los riesgos del eje ambiental en 5 tipos:
(Meteorológicos /Climáticos, Geofísicos, Antropogénicos/Naturales
y Biológicos2. Se definieron 234 Planes de Respuesta ante Emergencias
ajustados con vinculación riesgo ambiental 3. Apropiación de 400 millones de pesos para la formulación de los
Planes de Manejo de Residuos Sólidos en las 33 Regionales y en la
Sede de la Dirección General
4. Integración y articulación con el Sistema Nacional de Prevención
y Atención de Desastres SNPAD,
10 Retos propuestos para el 2013
1. Que la Gestión de riesgos contribuya al logro de los objetivos y la misión y visión institucional. Hacer parte de la toma de decisiones
2. Realizar el análisis del contexto interno y externo de cada proceso,
3. Ser críticos frente al riesgo identificado vs la definición –
INCERTIDUMBRE.
4. Cuantificar o cualificar las consecuencias 5. Los criterios del riesgo deben ser revisados en función de las
causas y consecuencias
6. El tratamiento debe establecerse a la luz del ciclo PHVA y revisarse
mensualmente
7. El tratamiento debe establecerse considerando la asignación de
recursos
8. Trabajo conjunto partes interesadas para la valoración de riesgos y
tratamiento
9. Valorar los riesgos de corrupción en los diferentes macroproceso y procesos
10. Definir un sistema de administración integral de riesgos y un sistema de información que facilite su seguimiento.
IV ENCUENTRO NACIONAL DE PLANEACIÓN Y CONTROL DE
GESTIÓN
CONTROL OPERACIONAL
Control Operacional Eje S&SO y Ambiental
CONTROL OPERACIONALS&SO y AMBIENTAL
Determinar operaciones y actividades asociados a
peligros
Compra de bienes
Equipamiento y Servicios
Gestión riesgos,
Aspectos Ambientales
Coherencia políticas SYSO -
Ambiental
Prevención contaminación
Mejora Continua
Asegurar cumplimiento de requisitos
legales
Lograr objetivos y metas
Articulación Control Operacional Eje S&SO
• Vinculación y seguimiento clausulas EPICAS (en los 4 ejes)•Implementación de los 34 Planes de Gestión Ambiental y 235 Planes de Preparación y Respuesta Ante Emergencia•Desarrollo de los planes de mantenimiento y de intervención de infraestructura en general. •Realización de Inspecciones de seguridad
•Apropiación recursos para la formulación de los Planes de Manejo de Residuos Sólidos en las 33 Regionales y en la Sede de la Dirección General •Aprobación de recursos para contratación de Profesionales SYSO y Ambiental en las Regionales.•Formulación de NC, AC y AP al Sistema Integrado de Gestión
ANTECEDENTES
•Aplicación, reporte y seguimiento de los indicadores e instrumentos de medición.•Cumplimiento de los cronogramas de ejecución del PGA.•Realización Revisión por la Dirección del Sistema Integrado de Gestión.•Matrices de Evaluación Control Operacional y de análisis de las actividades requeridas para el cumplimiento normativo ambiental Regionales certificadas•Matrices diagnóstico inicial manejo residuos sólidos y sustancias químicas Regionales certificadas•Matrices de riesgos eje SYSO y Ambiental para la Sede de la Dirección General, 33 Regionales y 201 Centros Zonales. •Seguimiento y supervisión de Proyectos de Construcción, Adecuación, Mantenimiento y Remodelación Mantenimiento del Parque Automotor, Baja Definitiva de Bienes Inservibles y de Bienes por Remates o Subastas Publicas
ANTECEDENTES
MANTENIMIENTOPREVENTIVO
TODEROS PAIS
MANTENIMIENTO, REMODELACIÓN ADECUACIÓN INFRAESTRUCTURA
OPERADOR REACCIÓN INMEDIATA
1 2
3 4CONTRATO DE FERRETERIA
INTERVENCIONES
PROPUESTAS GESTIÓN ADMINISTRATIVA
20132013 2014
5 2
2013 2014
12 0
2013 2014
29 0
CENTROS ZONALES A INTERVENIR 2013 - 2014
20132013 2014
2 0
2013 2014
11 02013 2014
8 0
REGIONALES Y SEDE DIRECCIÓN GENERAL A INTERVENIR – 2013 Y 2014
Algunas áreas que requieren intervención no se encuentran contempladas
CONTROLES PROPUESTOS GESTIÓN HUMANA
CONTROLES PROPUESTOS GESTIÓN HUMANA
EJE ROL-CARGO DESCRIPCIÒN PRODUCTO
AMBIENTAL Profesional EPICO
Revisión y Ajuste de matrices de riesgos ambientales
Matrices de Riesgos
AMBIENTAL Profesional EPICO
Seguimiento y cumplimiento en la entrega de cronograma de implementación Ejecución Planes de Gestión Ambiental e indicadores establecidos
Cronograma de Ejecución Planes de Gestión Ambiental Regional Indicadores
AMBIENTAL Y SYSO
Profesional EPICO
Asesorar, Reportar y Hacer seguimiento a las AC y AP ambiental y SYSO y de reporte establecidos y mejora en la calidad de la información
ISOLUCION
ROL DEL EPICO
METODOLOGÍA DE DISCUSIÓN
ENROLATE
IV ENCUENTRO NACIONAL DE PLANEACION Y CONTROL DE GESTION
• DINÁMICADINÁMICA11
Objetivo: Proponer mejoras a los procesos de Calidad; Gestión Ambiental ; Seguridad y Salud Ocupacional ; Seguridad
Enunciado: Cada uno aporta, todos cooperamos, el lugar es ACA, el momento… AHORA
Por eso ENROLATE !!!!
Tiempo estimado: 2 horas
IV ENCUENTRO NACIONAL DE PLANEACION Y CONTROL DE GESTION
• ¿CÓMO NOS ORGANIZAMOS?¿CÓMO NOS ORGANIZAMOS?22
Grupo AGrupo B
Rol Sede Nacional
Rol Centro Zonal
Rol Regional
“Conciencia”
IV ENCUENTRO NACIONAL DE PLANEACION Y CONTROL DE GESTION
• ROLESROLES33
Personaje Función Observaciones
Conciencia Observador /compilador De carácter analítico y propositivo
Sede Nacional Descripción/proposición sobre que se hace?/que se debería hacer?
De carácter descriptivo y argumentativo
Regional Descripción/proposición sobre que se hace?/que se debería hacer?
De carácter descriptivo y argumentativo
Centro Zonal Descripción/proposición sobre que se hace?/que se debería hacer?
De carácter descriptivo y argumentativo
IV ENCUENTRO NACIONAL DE PLANEACION Y CONTROL DE GESTION
• REGLAS DEL JUEGOREGLAS DEL JUEGO44
Organización y Definición de Roles (5 minutos) Construcción de las escenas (15 minutos).
Presentación de la escena por subgrupo ( 7 min x 6 subg= 45 minutos).
Consolidación de los hallazgos y propuestas (10 minutos).
Socialización de Informes (5 minutos x Conciencia= 30 minutos)
Retroalimentación (10 minutos)
IV ENCUENTRO NACIONAL DE PLANEACION Y CONTROL DE
GESTION
Registro de Beneficiarios y Focalización
“H” DE UN BUEN HACER Registro de Beneficiarios
Responsable del registro (diseño, recolección, estrategias, seguimiento)
Registro como parte de la operación del programa
Sistemas Rub OnLine, “Cuéntame”, Generaciones con Bienestar
Subdirección de operación y equipos de sistemas del área misional
DIRECCIÓN DE INFORMACIÓN Y TECNOLOGÍA
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y CONTROL DE GESTIÓN
Análisis, seguimiento y validación de datos, generación de reportes, retroalimentación y asesor metodológico.
Acompañamiento permanente a Misionales y Consulta de bases de datos.
Sistema Cuéntame, Bases de referencia, MSyF.
Grupo de Estadística y Gestión de Información
Desarrollo de sistemas de información, soporte técnico del sistema y procesamiento masivo.
Requerimientos áreas misionales y Dirección de Planeación.
Recursos tecnológicos.
Casa de software, analistas, mesa de ayuda, Equipo sistemas Integrados.
Rol:Rol:
Cómo:Cómo:
Con qué:Con qué:
Quienes:Quienes:
Sede Nacional
ÁREAS MISIONALES
“H” DE UN BUEN HACER Registro de Beneficiarios
ÁREAS MISIONALES COORDINADORES DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS
Análisis de información reportada por la Sede Nacional y retroalimentación al Director Regional, misionales.
Registrar contratos, entidades contratistas, e información del representante legal, seguimiento a la calidad, oportunidad del dato, brindar soporte al operadores y generar alertas funcionales del sistema.
Seguimiento al sistema y comunicación directa con el operador y el área misional en sede nacional.
Sistema y herramienta de seguimiento diseñadas por las misionales.
Regional
ADMINISTRADOR DEL SISTEMA EN REGIONAL
Rol:
Cómo:
Con qué:
Quienes:
OPERADOROPERADOR
Registrar información de Unidades de Servicio, beneficiarios y talento humano.
“H” DE UN BUEN HACER Focalización
Cantidad de Cupos a
liberar
Cantidad de Cupos a
liberar
Cuantificar Potenciales
beneficiarios a vincular
Cuantificar Potenciales
beneficiarios a vincular
Qué queremos
“H” DE UN BUEN HACER Focalización
• Sede Dirección General: Emite Directrices de focalización como parte del proceso Direccionamiento Estratégico
Se incorporan en manuales operativos de cada programa
• Insumos de focalización: Primera Infancia
Se envían a la regional y se entregan a operadores Los operadores devuelven el archivo con columnas de seguimiento diligenciadasSe consolida a través de los enlaces de primera infancia
Rol de Planeación y Sistemas: Asesoría y asistencia técnica en la aplicación de los criterios de focalización.
• Se realiza seguimiento a través de huellas y cruce de bases de datos en la Dirección General
• Con el Registro de Beneficiarios en la vigencia 2013, en septiembre se prepararan los insumos para 2014 antes de vincular a los nuevos beneficiarios.
IV ENCUENTRO NACIONAL DE PLANEACIÓN Y CONTROL DE
GESTIÓN
RUTAS Y LISTAS DE CHEQUEO PARA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO
“H” de un Buen Hacer
PROCESO 2012PROCESO 201211
Visualizamos un sistema de gestión que busca desde la innovación y la mejora continua, que la tarea más operativa hasta la más estratégica
nuestra y de nuestros socios y operadores tenga efectos positivos en el bienestar de los niños y de la sociedad.
“H” de un Buen Hacer
PROCESO 2012PROCESO 201211
1. SE DISEÑO, APROPIO Y POSICIONÓ
UNA ESTRATEGIA CON UN OBJETIVO
CLARO1. SE DISEÑO, APROPIO Y POSICIONÓ
UNA ESTRATEGIA CON UN OBJETIVO
CLARO
3. RENOVAMOS EL CERTIFICADO DE
CALIDAD A TODAS LAS REGIONALES Y
OBTUVIMOS PARA 15 AMBIENTAL,
S&SO Y SGSI3. RENOVAMOS EL CERTIFICADO DE
CALIDAD A TODAS LAS REGIONALES Y
OBTUVIMOS PARA 15 AMBIENTAL,
S&SO Y SGSI
2. DISEÑAMOS, DOCUMENTAMOS
E IMPLEMENTAMOS EL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIÓN
2. DISEÑAMOS, DOCUMENTAMOS
E IMPLEMENTAMOS EL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCESO 2012PROCESO 201211
Sin embargo, debemos analizar 7 cosas que nos están doliendo en nuestra gestión y en la
implementación del SIG •Tenemos muchas dificultades operativas, de articulación, de
comunicación, de oportunidad, de calidad, de retroalimentación……,
en la implementación del sig.•Tenemos muchas dificultades operativas, de articulación, de
comunicación, de oportunidad, de calidad, de retroalimentación……,
en la implementación del sig.
•No hacemos un seguimiento articulado a la implementación del
sistema
•No hacemos un seguimiento articulado a la implementación del
sistema
•Tenemos muchos documentos y herramientas construidas dentro
del sistema, pero su implementación y las acciones definidas no han
sido efectivas
•Tenemos muchos documentos y herramientas construidas dentro
del sistema, pero su implementación y las acciones definidas no han
sido efectivas
•No hemos logrado articular los roles con lo demás actores en el
proceso de implementación
•No hemos logrado articular los roles con lo demás actores en el
proceso de implementación
•No evidenciamos mejora a los procesos o no las reportamos,
tenemos procedimientos que nos afectan la operación del ICBF
•No evidenciamos mejora a los procesos o no las reportamos,
tenemos procedimientos que nos afectan la operación del ICBF
•Nos dedicamos a diligenciar matrices y generamos reproceso en su
diligenciamiento
•Nos dedicamos a diligenciar matrices y generamos reproceso en su
diligenciamiento
•No realizamos análisis para la mejora de los procesos de toda la
información que generamos•No realizamos análisis para la mejora de los procesos de toda la
información que generamos
“H” de un Buen Hacer
NUESTRO ROL ESTRATÉGICO EN INNOVACIÓN
• PROPUESTA 2013 – 2014.PROPUESTA 2013 – 2014.22
Grupo AdministrativoGrupo AdministrativoGrupo de Planeación y Sistemas
Grupo de Planeación y Sistemas
Ruta Integrada de ImplementaciónRuta Integrada de Implementación
Trabajando Articuladamente con los Grupos Regionales y Centros ZonalesTrabajando Articuladamente con los Grupos Regionales y Centros Zonales
NUESTRO ROL ESTRATÉGICO EN INNOVACIÓN
• PROPUESTA 2013 – 2014.PROPUESTA 2013 – 2014.22
Ruta Integrada de ImplementaciónRuta Integrada de Implementación
11 Sensibilización y CapacitaciónSensibilización y Capacitación 4 4
Racionalización y Mejora de ProcesosRacionalización y Mejora de Procesos
Modelo de Innovación y Reporte de BitácorasModelo de Innovación y Reporte de Bitácoras
33 Auditorías InternasAuditorías Internas 1 1
44 Monitoreo por la Alta DirecciónMonitoreo por la Alta Dirección 2 2
22 ImplementaciónImplementación 42 42 1010
77 55 1010 1010
Re = (SIAM)Re = (SIAM)R IR I
ROL PROFESIONAL EPICO EN LA REGIONAL
• PROPUESTA 2013 – 2014.PROPUESTA 2013 – 2014.22
1. Comunicar y apropiar toda la documentación del Sistema Integrado de Gestión en la Regional y Centros Zonales.
1. Comunicar y apropiar toda la documentación del Sistema Integrado de Gestión en la Regional y Centros Zonales.
2. Coordinar y articular con los responsables de los Macro procesos a nivel Regional y Zonal, la generación e implementación de servicios no conformes, acciones correctivas y preventivas
2. Coordinar y articular con los responsables de los Macro procesos a nivel Regional y Zonal, la generación e implementación de servicios no conformes, acciones correctivas y preventivas
3. Capacitar en la Regional y Centros Zonales a los responsables de los Macroprocesos y Procesos en el levantamiento, análisis y administración de los riesgos del sistema de gestión integral – Trabajar los riesgos de calidad
3. Capacitar en la Regional y Centros Zonales a los responsables de los Macroprocesos y Procesos en el levantamiento, análisis y administración de los riesgos del sistema de gestión integral – Trabajar los riesgos de calidad
4. Construir con los responsables de los procesos la información requerida para la Revisión por la Dirección del Sistema Integrado de Gestión
4. Construir con los responsables de los procesos la información requerida para la Revisión por la Dirección del Sistema Integrado de Gestión
5. Revisión y Ajuste de matrices de Aspectos e Impactos y verificación de Requisitos Legales
5. Revisión y Ajuste de matrices de Aspectos e Impactos y verificación de Requisitos Legales
ROL PROFESIONAL EPICO EN LA REGIONAL
• PROPUESTA 2013 – 2014.PROPUESTA 2013 – 2014.22
6. Seguimiento y cumplimiento en la entrega de cronograma de implementación Ejecución Planes de Gestión Ambiental e indicadores establecidos.
6. Seguimiento y cumplimiento en la entrega de cronograma de implementación Ejecución Planes de Gestión Ambiental e indicadores establecidos.
7. Analizar la información regional, identificar procesos críticos, buscar e implementar procesos de racionalización y mejora.
7. Analizar la información regional, identificar procesos críticos, buscar e implementar procesos de racionalización y mejora.
8. Implementar el modelo de innovación8. Implementar el modelo de innovación
• RETOS 2013.RETOS 2013.33
Por último, a que nos vamos a comprometer este año………
De por Dios, no llenemos más matrices……………….ni hagamos más planes
Hagamos operar eficientemente esta entidad con las herramientas construidas en 2012
• RETOS 2013.RETOS 2013.33
1. Operacionalizar las actividades definidas en los planes y matrices
2. Mejorar los procesos internos que afectan la operación efectiva de la entidad, (pagos más oportunos, distribución y control de la Bienestarina, fortalecimiento de la supervisión, reducción de reportes)
3. Cambiar la forma de pensar de los servidores públicos - ¡NO queremos volver a escuchar: es que siempre lo hemos hecho así!
4. Fortalecer la cultura ambiental y optimizar los consumos de agua y energía, la disposición de los residuos sólidos……
5. Mantener los certificados obtenidos y ampliarlos a la totalidad de Regionales y centros Zonales
TALLER DE CONSTRUCCIÓN
TALLER
“DEL PAPEL
A LA REALIDAD”
IV ENCUENTRO NACIONAL DE PLANEACION Y CONTROL DE GESTION
• DINÁMICADINÁMICA11Objetivo:
Construir estrategias para la implementación de las actividades definidas dentro de cada uno de los ejes del sistema con base en el conocimiento y la experiencia que se tenga de la entidad u otras organizaciones.
Metodología:
Organizar ocho equipos de trabajo. (Dos grupos analizan un eje)El grupo debe tener nombre
El líder de cada eje del nivel nacional escogerá la persona que expodrá la estrategia planteada (el expositor será aleatorio).
Esta actividad da puntos, nuestros pares de la sede seleccionaran los ganadores.
IV ENCUENTRO NACIONAL DE PLANEACION Y CONTROL DE GESTION
• ¿CÓMO DEBEN SER LAS PROPUESTAS?¿CÓMO DEBEN SER LAS PROPUESTAS?22
Si:
•Estrategias puntuales, creativas, innovadoras, viables y aplicables.•De alto impacto en la implementación del sistema •Alineadas con la estrategia y ruta de implementación•Abra su mente
No:
•Más de lo mismo•No se limite a su pedacito•Se inhiba
Limitantes:
•LOS RECURSOS SON LIMITADOS
IV ENCUENTRO NACIONAL DE PLANEACION Y CONTROL DE
GESTION
La Gestión de nuestra Información regional
NUESTRO ROL ESTRATÉGICO La Gestión de nuestra Información regional
NUESTRO ROL ESTRATÉGICO La Gestion de nuestra Información regional
11
NUESTRO ROL ESTRATÉGICO La Gestion de nuestra Información regional
11
NUESTRO ROL ESTRATÉGICO La Gestion de nuestra Información regional
• RESULTADOSRESULTADOS
• Conformación del Grupo de Estadística y Gestion de Conformación del Grupo de Estadística y Gestion de InformaciónInformación
– Consolidación de Estructuras de Información para consulta de manera Consolidación de Estructuras de Información para consulta de manera AGIL y AGIL y EFICIENTEEFICIENTE..
• Información Consolidada a nivel Nacional, Regional y Municipal por medio de fichas Información Consolidada a nivel Nacional, Regional y Municipal por medio de fichas (Fichas de Programación y Ejecución) (Fichas de Programación y Ejecución)
• Manual de la Oferta Institucional para consulta InternaManual de la Oferta Institucional para consulta Interna• Información histórica de la entidad por programa y por regionalInformación histórica de la entidad por programa y por regional 2003 – 2012 2003 – 2012
- Reducción en los tiempos de respuesta para la consecución de información Reducción en los tiempos de respuesta para la consecución de información (Mejora Continua). (Mejora Continua).
- Diseño de modelos de estadísticos ( Estimación del Parafiscal, Focalización en Diseño de modelos de estadísticos ( Estimación del Parafiscal, Focalización en nutrición, apoyo a fortalecimiento a familias grupos étnicos, delincuencia nutrición, apoyo a fortalecimiento a familias grupos étnicos, delincuencia juvenil…)juvenil…)
•
11
“H” DE UN BUEN HACER Registro de BeneficiariosE INFORMACION CO
11
• PROPUESTA 2013 – 2014PROPUESTA 2013 – 201422
NUESTRO ROL ESTRATÉGICO La Gestion de nuestra Información regional
• PROPUESTA 2013 – 2014.PROPUESTA 2013 – 2014.22
NUESTRO ROL ESTRATÉGICO La Gestion de nuestra Información regional
• Conformación de un Grupo Elite mejorar el proceso de gestión Conformación de un Grupo Elite mejorar el proceso de gestión de Información.de Información.
– Dos integrantes de la Direccion de Planeación– Un integrante de la Direccion de Tecnología– Tres integrantes de regionales – Tres integrantes de los Centros Zonales
• Que Busca el grupoQue Busca el grupo– Armonizar los diferentes sistemas de Información que tiene la entidad PACCO,SIM, SEVEN, Tablero de control, Valija.– Eliminación de formatos, para dinamizar la gestión de Información.
METODOLOGÍA DE DISCUSIÓN
VEREDICTO
“V” DE UN BUEN VERIFICAR
“V” de un Buen Verificar
El Verificar Permanente en una Regional del ICBF
•Visibilizamos lo que no está funcionando bien•Velamos por que la información del seguimiento sea oportuna y de calidad•Veracidad en los datos
NUESTRO ROL. Soy el que MONITOREA permanentemente y da alertas integrales, oportunas y estratégicas
ALERTAS A TIEMPO LA CLAVE DE UN BUEN VERIFICAR
Alertas en la Gestión del ICBF
2 Voz o señal que avisa de un peligro: dar la alerta. alarma.3 Situación en la que se debe vigilar o poner atención
Una alerta oportuna previene riesgos….
Alertas en la Gestión del ICBF
Una alerta oportuna puede salvar la vida de un niño…
¿Qué otros ejemplos tienen ustedes?
Alertas en la Gestión del ICBF
SISTEMA DE MONITOREO INTEGRAL
2013
Dirección de Planeación y Control de Gestión
Cual es nuestra visión…..
Organizar la casa
Generar una metodología única de medición aplicable a nivel nacional, regional y zonal
alineando actores, fuentes y herramientas
De donde venimos….
Situación 2012Se estableció un mecanismo de medición ¨modelo de monitoreo integral regional¨Se estableció un mecanismo de medición ¨modelo de monitoreo integral regional¨
Existen más mecanismos de medición en las subdirecciones de
la Dirección de Planeación
Existen más mecanismos de medición en las subdirecciones de
la Dirección de Planeación
Al revisar estos mecanismos se encontró que…….
8 instrumentos: Metas Estratégicas, Metas Funcionales, Plan de
Mejoramiento, Liquidación de Contratos, Ejecución presupuestal, Recaudo, Rendición de cuentas y EPICO
8 instrumentos: Metas Estratégicas, Metas Funcionales, Plan de
Mejoramiento, Liquidación de Contratos, Ejecución presupuestal, Recaudo, Rendición de cuentas y EPICO
Con el cual establecimos el ranking regional
Problemáticas
Mecanismos e instrumentos que no estaban totalmente alineados para
monitorear un proceso o una regional
Mecanismos e instrumentos que no estaban totalmente alineados para
monitorear un proceso o una regional
No hay articulación de los sistemas que son fuente de información para control eficiente de la información que se genera en la Dirección de
Planeación
No hay articulación de los sistemas que son fuente de información para control eficiente de la información que se genera en la Dirección de
Planeación
No hay integridad de la información para los resultados de gestión que se tienen en la Sede de la Dirección
y en las Regionales y centros zonales.
No hay integridad de la información para los resultados de gestión que se tienen en la Sede de la Dirección
y en las Regionales y centros zonales.
No hay un sistema único que permita realizar registro y análisis
de información oportuno
No hay un sistema único que permita realizar registro y análisis
de información oportuno
Diversas fuentes y formatos para registrar los mismos datos
generando duplicidad e inconsistencias.
Diversas fuentes y formatos para registrar los mismos datos
generando duplicidad e inconsistencias.
No hay cumplimiento de cronogramas de reporte
establecidos y se presenta baja calidad de la información
No hay cumplimiento de cronogramas de reporte
establecidos y se presenta baja calidad de la información
No hay sistema de alertas unificado en los diferentes niveles de la información que permita una efectiva toma de decisiones
No hay sistema de alertas unificado en los diferentes niveles de la información que permita una efectiva toma de decisiones
Para donde vamos…..
A fortalecer la gerencia de procesos y regionales, a través de un ejercicio de monitoreo y
control más efectivo, que permita tomar y ejecutar decisiones estratégicas
Como……
Articulación efectiva de actores
PlaneaciónPlaneación ÁreasÁreas
RegionalesRegionales
ZonalesZonales
1. Formulación1. Formulación
2. Monitoreo2. Monitoreo
3. Análisis3. Análisis
Partimos de……
Revisar las diferentes fuentes…….• Control de información en Excel (tablero de control, administración de
riesgos, Plan de mejoramiento de contraloría, tablero de control presupuestal, entre otros)
• Herramienta SISPA v II para monitoreo del Plan de Gestión Integral 2013 a nivel nacional y regional con la incorporación de plataforma de hojas de vida digital de indicadores.
• Módulos SIM• SIIF Nación II• Seguimiento en ISOLUCION a las acciones de mejora formuladas.• Generación de alarmas manuales de reporte y resultados.• Herramientas Internas
• Control de información en Excel (tablero de control, administración de riesgos, Plan de mejoramiento de contraloría, tablero de control presupuestal, entre otros)
• Herramienta SISPA v II para monitoreo del Plan de Gestión Integral 2013 a nivel nacional y regional con la incorporación de plataforma de hojas de vida digital de indicadores.
• Módulos SIM• SIIF Nación II• Seguimiento en ISOLUCION a las acciones de mejora formuladas.• Generación de alarmas manuales de reporte y resultados.• Herramientas Internas
Que proponemos……
Denominado ¨Sistema de Monitoreo Integral¨ como instrumento de gerencia que permita la integralidad en la medición
EPICO
Sistema Integrado de Gestión
Sistema de Monitoreo Integral
Recursos Financieros Procesos Resultados Control
Externo Innovación
Modelo OrganizacionalModelo Organizacional
Modelo de GestiónModelo de Gestión
MódulosMódulos
ENTRADAS30 a nivel nacional - 29 a nivel regional
ENTRADAS30 a nivel nacional - 29 a nivel regional
Un nuevo modelo…..
SALIDASSALIDAS
Instrumento de gerenciaInstrumento de gerencia
Sistema de Monitoreo Integral
Recursos financieros
Ejecución de recursos financieros
Seguimiento a ejecución de cupos metas sociales
Trámites presupuestales
Entradas Salidas
Reporte de Alertas de ejecución financiera
Reporte de Alertas de Operación y reporte de avances SIM
Sistema de Monitoreo Integral
Procesos
Resultados de auditorías internas al SGI
Conformidad del servicio
Desempeño ambiental
Estado acciones correctivas y preventivas, estado de no conformidades del sistema
Requisitos legales ambiental y SYSO
Acciones de seguimiento de revisiones anteriores por la Dirección
Cambios que podrían afectar el SGI
Recomendaciones para la mejora
Resultados de la gestión de riesgos
Vulnerabilidades o amenazas no tratadas - valoración SGSI
Desempeño SYSO
Entradas Salidas
Nivel de cumplimiento del SGI, eficacia del SGI
Alertas por el Nivel de Satisfacción
Alertas de gestión / ambiental
Alertas de No Conformidades
Estado de cumplimiento de requisitos legales
Resultado de decisiones tomadas en revisiones previas
Plan de ajustes del SGI
Propuestas de mejora al proceso
Alertas de Gestión de Riesgos
Sistema de Monitoreo Integral
Procesos
Investigación de accidentes
Resultados de participación y consulta de partes interesadas externas
Desempeño y efectividad del SGSI
Identificación de técnicas, productos para mejorar el desempeño del SGSI
Revisión de la política y objetivos del SGI
Cumplimiento de las Clausulas EPICO para sus operadores
Aspectos e Impactos Ambientales
Nivel de Participación en actividades EPICO
Entradas Salidas
Alertas de accidentes
Reportes Internos de Participación
Alertas de gestión del desempeño SGSI
Reporte de mejoras para el SGSI
Reporte de cumplimiento de clausulas EPICO
Alertas de Rutas Especificas
Sistema de Monitoreo Integral
Resultados
Indicadores estratégicos y funcionales
Plan de Gestión Integral
Focalización
Registro de beneficiarios
Entradas Salidas
Alertas de Indicadores
Alertas de Gestión
Alertas de Focalización
Control externo
Plan de Mejoramiento de Auditoría externa ICONTEC
Plan de mejoramiento de la Contraloría
Entradas Salidas
Alertas del Avance de los Planes de Mejora
Sistema de Monitoreo Integral
Innovación
Identificación de innovaciones
Sistematización y Difusión de innovaciones
Entradas Salidas
Reporte de Innovaciones de Procesos
Cuales son los roles
Formulación
Dirección de Planeación
Dirección de Planeación
Dueños de Proceso
Dueños de Proceso
Planeación de las RegionalesPlaneación de las Regionales
• Articulación de actores y entradas• Articulación de actores y entradas
• Definición de fuentes oficiales de información • Definición de fuentes oficiales de información
• Guías de definición y calculo de entradas• Guías de definición y calculo de entradas
• Unificación de formatos de recolección de información• Unificación de formatos de recolección de información
• Definición de metodología de monitoreo• Definición de metodología de monitoreo
• Participación en la formulación y reformulación de indicadores• Participación en la formulación y reformulación de indicadores
• Participación en la validación de fuentes de información• Participación en la validación de fuentes de información
• Participación en la construcción del modelo• Participación en la construcción del modelo
• Sistema de alertas• Sistema de alertas
• Formulación y reformulación de indicadores• Formulación y reformulación de indicadores
• Participación en la construcción del modelo• Participación en la construcción del modelo
A TRAVES DE LOS 3 REPRESENTANTES
Cuales son los roles
Monitoreo
• Consolidación de información y valoración de resultados• Consolidación de información y valoración de resultados
• Retroalimentación de resultados a las áreas y las regionales• Retroalimentación de resultados a las áreas y las regionales
• Revisión, validación y consolidación de información de regionales• Revisión, validación y consolidación de información de regionales
• Generación de alertas (oportunidad, calidad y resultados)• Generación de alertas (oportunidad, calidad y resultados)
• Envío oportuno y con calidad de información que es necesario remitir a la Sede• Envío oportuno y con calidad de información que es necesario remitir a la Sede
• Revisión, validación y consolidación de información dependencias y centros zonales• Revisión, validación y consolidación de información dependencias y centros zonales
• Envío oportuno y con calidad de información a Planeación• Envío oportuno y con calidad de información a Planeación
• Control del reporte de la información, registro oportuno sistemas de información• Control del reporte de la información, registro oportuno sistemas de información
• Publicación de resultados• Publicación de resultados
Dirección de Planeación
Dirección de Planeación
Dueños de Proceso
Dueños de Proceso
Planeación de las RegionalesPlaneación de las Regionales
Cuales son los roles
Análisis• Reporte de alertas mediante memorando estratégico• Reporte de alertas mediante memorando estratégico
• Análisis y presentación de resultados y rangos de valoración a director (a)• Análisis y presentación de resultados y rangos de valoración a director (a)
• Presentación de resultados por entrada, por modulo y por área/regional• Presentación de resultados por entrada, por modulo y por área/regional
• Generación de informes de resultados• Generación de informes de resultados
• Análisis y presentación de resultados y rangos de valoración a director (a)• Análisis y presentación de resultados y rangos de valoración a director (a)
• Formulación de Planes de Mejora• Formulación de Planes de Mejora
• Formulación de Planes de Mejora• Formulación de Planes de Mejora
Dirección de Planeación
Dirección de Planeación
Dueños de Proceso
Dueños de Proceso
Planeación de las RegionalesPlaneación de las Regionales
Beneficios…..
• Hablar un mismo lenguaje• Hablar un mismo lenguaje
• Unificar la metodología de presentación de resultados• Unificar la metodología de presentación de resultados
• Análisis integral para toma de decisiones• Análisis integral para toma de decisiones
• Generación de alertas oportunas• Generación de alertas oportunas
• Memorando estratégicos• Memorando estratégicos
• Insumos para revisión por dirección mensual• Insumos para revisión por dirección mensual
• Reducción de solicitudes de información• Reducción de solicitudes de información
Como lo haremos…….
• Manual en Excel• Manual en Excel
2013 2014
• Sistema de información para Monitoreo Integral que integra todas las herramientas de recolección de información y permite análisis oportunos
• Sistema de información para Monitoreo Integral que integra todas las herramientas de recolección de información y permite análisis oportunos
Como lo haremos…….
• Herramienta en Excel que permite el cálculo de cada módulo (gráficas y estadísticas)
• Herramienta en Excel que permite el cálculo de cada módulo (gráficas y estadísticas)
2013
• Memorandos estratégicos con alertas
• Memorandos estratégicos con alertas
• Plantilla en PowerPoint para análisis de resultados
• Plantilla en PowerPoint para análisis de resultados
Como lo haremos…….
2014
Articulación de fuentes de informaciónArticulación de fuentes de información
Generación de alertas automáticasGeneración de alertas automáticas
Reporte de memorandos estratégicosReporte de memorandos estratégicos
Implementación modelo de inteligencia de negocios para presentación de resultados
Implementación modelo de inteligencia de negocios para presentación de resultados
Sistema de información que permita….
Alineación de herramientas de registro de informaciónAlineación de herramientas de registro de información
Propuesta de trabajo
Hoy…..Presentación propuesta del tablero de
seguimiento a centros zonalesÉnfasis en seguimiento metas sociales,
seguimiento presupuestal
Hoy…..Presentación propuesta del tablero de
seguimiento a centros zonalesÉnfasis en seguimiento metas sociales,
seguimiento presupuestal
Dentro de dos semanas…..Revisión de fuentes de información
(especialmente indicadores)Trabajo conjunto con regionales delegadas
Dentro de dos semanas…..Revisión de fuentes de información
(especialmente indicadores)Trabajo conjunto con regionales delegadas
Tablero de seguimiento Centros zonales
Propuesta tablero de seguimiento a Nivel Zonal
Atención Primera InfanciaGeneraciones con Bienestar
Programa Alimentación EscolarProtección: PARD (reingreso, definición jurídica)
Mejoramiento Nutricional (desnutrición / obesidad)
Alineado al mapa de macroprocesos
MisionalesMisionales
ApoyoApoyoQuejas y reclamos solucionados
Oportunidad en la atención de peticiones de Asuntos ConciliablesGestión Liquidación de contratos
Liberación de saldos.
EvaluaciónEvaluaciónMesas Públicas de Rendición de Cuentas
Situación de Reporte inmediato (Aseguramiento a Estándares)Acciones frente a Estándares por debajo del 60%
EstratégicosEstratégicos Ejecución Metas SocialesMitigación de Riesgos
Como vamos a medirlo…..
Con alineación a la metodología de semáforo
•Inicialmente se trabajará en Excel•Mantendrá la medición establecida en las hojas de vida•Se utilizará la metodología de cálculo de objetivos y macroprocesos para calcular la gestión del zonal•Se establecerá ranking de zonales
Cuando…….
Revisión de la propuesta…..HOY
Revisión de indicadores y metodología de medición… DENTRO DE DOS SEMANAS
Aplicación del tablero……A PARTIR DE MAYO
Ranking zonal por regional……JUNIO
Metas Sociales
1. ¿Qué son las metas sociales?
Las metas sociales -MS son una herramienta de seguimiento que le permite al ICBF llevar el control de la población atendida en las modalidades de atención según el presupuesto asignado y los recursos efectivamente ejecutados, y realizar análisis de cobertura a nivel nacional, regional y centro zonal.
2. Importancia de las metas sociales y financieras
Flujo de Información• Consolidado MS• Control de operación• Indicadores• Plan de Gestión Integral• SISMEG• SPI• Fichas de información• Información APP• Informes Sectoriales• Rendición de Cuentas• Programación MS
siguiente vigencia• …
3. Estructura del registro de Información
Centroszonales
Recolección y registro de información en el SIM
RegionalesValidación y consistencia de la información
Grupo de estadística
Direcciones misionales
Reporte información
Reporte de metas sociales y financieras
Análisis y Consolidación
DIFUSIÓN
1.Desayunos Infantiles con Amor (DIA)2.Familias con Bienestar3.Unidades Móviles (Fuente RUB))4.OPSR5.Conferencia episcopal6.Convenios especiales7.CAIVAS
4. Reporte de metas Sociales y financieras
45 días después del inicio del mes
tenemos información
45 días después del inicio del mes
tenemos información
4. Reporte de metas Sociales y financieras
ACCIONES 2013
•Asistencia técnica permanente
•Implementación de reporte a nivel de municipio, centro zonal, regional, y nacional, para todas las variables.
•Diseño de herramientas de apoyo para el registro de las regionales.
•Automatización del reporte para posibles saldos a liberar.
Seguimiento presupuestal
Los tableros de control son una herramienta de seguimiento a la ejecución presupuestal de las diferentes direcciones, regionales y de los diferentes proyectos del ICBF.
Con estos tableros se generan alertas de ejecución a las áreas encargadas de los diferentes recursos. Además permiten establecer el alcance de las metas de ejecución propuestas por la alta dirección del Instituto.
CONCEPTO Enero Febrero Marzo Abril 05Apropiación 4.720.774 4.720.774 4.720.774 4.720.774CDP 3.448.142 3.634.894 3.751.895 3.786.682Compromiso 3.084.387 3.336.958 3.430.292 3.446.982Obligaciones 47.201 255.771 506.613 558.561
1. ¿QUÉ SON?1. ¿QUÉ SON?
Dichos tableros de pueden elaborar a cualquier nivel de desagregación
ProyectosResponsableRegionalRegional por ResponsableResponsable por Regional
Responsable Apropiación Valor % Valor Valor
NIÑEZ Y ADOLESCENCIA 551.439 517.318 94% 472.805 86% 22.761 4%
PAE 509.204 484.704 95% 472.803 93% 22.759 4%
GENERACIONES CON BIENESTAR 42.235 32.614 77% 2 0% 2 0%
PROTECCIÓN 728.595 567.958 78% 531.425 73% 114.958 16%
PROTECCIÓN 531.863 482.958 91% 446.425 84% 72.308 14%
ALIMENTACIÓN PARA VÍCTIMAS 196.732 85.000 43% 85.000 43% 42.650 22%
PRIMERA INFANCIA 2.401.505 2.034.363 85% 1.958.006 82% 325.992 14%
INFORMACIÓN Y TECNOLOGÍA 39.332 23.098 59% 22.007 56% 401 1%
NUTRICIÓN 156.870 123.598 79% 113.333 72% 2.201 1%
ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD 39.133 25.020 64% 23.811 61% - 0%
SECRETARIA GENERAL 696.341 429.273 62% 315.094 45% 90.674 13%
GESTIÓN HUMANA 458.495 262.718 57% 185.655 40% 77.938 17%
FINANCIERA 42.977 27.337 64% 24.840 58% 1.999 5%
ADMINISTRATIVA 169.082 120.038 71% 87.038 51% 10.428 6%
LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO 21.407 16.901 79% 16.232 76% 15 0%
SERVICIOS Y ATENCIÓN 4.380 2.278 52% 1.330 30% 295 7%
SUBDIRECCIÓN GENERAL 1.531 659 43% 553 36% 116 8%
PLANEACIÓN Y CONTROL DE GESTIÓN 11.615 5.688 49% 3.634 31% 463 4%
MEJORAMIENTO ORGANIZACIONAL 6.319 2.188 35% 334 5% 23 0%
MONITOREO Y EVALUACIÓN 5.296 3.500 66% 3.300 62% 440 8%
COMUNICACIONES 15.168 6.835 45% 2.920 19% 290 2%
JURÍDICA 4.851 1.776 37% 698 14% 683 14%
COOPERACIÓN Y CONVENIOS 289 289 100% - 0% - 0%
FAMILIA Y COMUNIDADES 71.255 48.807 68% 2.488 3% 15 0%
SISTEMA NACIONAL DE BIENESTAR FAMILIAR 2.849 2.001 70% 210 7% 7 0%
TOTAL 4.720.774 3.786.682 80% 3.446.982 73% 558.561 12%
%
ObligacionesCDP Compromisos
%
1. ¿QUÉ SON?1. ¿QUÉ SON?
Permiten hacer seguimiento a los diferentes niveles ejecutores de recursos del ICBF, para mejorar la ejecución de los recursos.
Además permite realizar comparaciones respecto de la ejecución de recursos de otras vigencias, la ejecución de las reservas y de las cuentas por pagar
REGIONAL Valor % Valor Valor
CESAR 7.054 4% 7.054 100% 0,33 0% 0%RISARALDA 3.999 2% 3.999 100% 0,37 0% 0%CUNDINAMARCA 10.973 6% 10.972 100% 1 0% 0%BOYACÁ 10.156 6% 10.153 100% 3 0% 0%SUCRE 2.120 1% 2.119 100% 1 0% 0%CAUCA 16.319 9% 16.255 100% 64 0% 0%ANTIOQUIA 45.109 25% 44.793 99% 316 1% 1%HUILA 2.214 1% 2.189 99% 25 1% 1%SAN ANDRES 257 0% 253 99% 4 1% 1%ARAUCA 198 0% 194 98% 3 2% 2%SANTANDER 5.373 3% 5.269 98% 105 2% 2%AMAZONAS 419 0% 405 96% 15 4% 4%SEDE NACIONAL 72.065 41% 68.027 94% 4.038 6% 6%GUAVIARE 1.154 1% 1.007 87% 147 13% 13%
TOTAL 177.411 100% 285.424 98% 4.723 2% 2%
CONSTITUIDA PAGADA SALDO
% %
2. ¿PARA QUÉ?2. ¿PARA QUÉ?
Nota: Todas las áreas financieras en las regionales tienen acceso a esta información.
3. ¿CÓMO SE HACE?3. ¿CÓMO SE HACE?
3. ¿CÓMO SE HACE?3. ¿CÓMO SE HACE?
3. ¿CÓMO SE HACE?3. ¿CÓMO SE HACE?
Responsable APR. VIGENTE CDP COMPROMISO OBLIGACIONDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 169.082 120.038 87.038 10.428 DIRECCIÓN DE FAMILIAS Y COMUNIDADES 71.255 48.807 2.488 15 DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA 458.495 262.718 185.655 77.943 DIRECCIÓN DE INFORMACIÓN Y TECNOLOGÍA 39.332 23.098 22.007 401 DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO 21.407 16.901 16.232 15
Para estos pasos se ordena la información de ejecución presupestal que reporta la plataforma SIIF Nación y se asignan los responsables a cada uno de los rubros del reporte.
Se filtra y clasifica la información necesaria y se emite un reporte preliminar.
3. ¿CÓMO SE HACE?3. ¿CÓMO SE HACE?
Responsable Apropiación Valor % Valor Valor
NIÑEZ Y ADOLESCENCIA 551.439 517.318 94% 472.805 86% 22.761 4%
PAE 509.204 484.704 95% 472.803 93% 22.759 4%
GENERACIONES CON BIENESTAR 42.235 32.614 77% 2 0% 2 0%
PROTECCIÓN 728.595 567.958 78% 531.425 73% 114.958 16%
PROTECCIÓN 531.863 482.958 91% 446.425 84% 72.308 14%
ALIMENTACIÓN PARA VÍCTIMAS 196.732 85.000 43% 85.000 43% 42.650 22%
PRIMERA INFANCIA 2.401.505 2.034.363 85% 1.958.006 82% 325.992 14%
INFORMACIÓN Y TECNOLOGÍA 39.332 23.098 59% 22.007 56% 401 1%
NUTRICIÓN 156.870 123.598 79% 113.333 72% 2.201 1%
ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD 39.133 25.020 64% 23.811 61% - 0%
SECRETARIA GENERAL 696.341 429.273 62% 315.094 45% 90.674 13%
%
ObligacionesCDP Compromisos
%
3. ¿CÓMO SE HACE?3. ¿CÓMO SE HACE?
El sistema de información SIIF Nación II permite conocer información como:
a.Listados de CDP: Ejecución y saldos de CDP.b.Listados de RP: Ejecución y saldos de RP.c.Ejecución Presupuestal.d.Información por rubros.e.Hacer seguimiento a la ejecución presupuestal y a la demás información financiera en el sistema.
4. 4. SIIF NACIÓN II: GENERALIDADES DE LA HERRAMIENTASIIF NACIÓN II: GENERALIDADES DE LA HERRAMIENTA
a.a. Listados de CDP: Ejecución y saldos de CDPListados de CDP: Ejecución y saldos de CDP
cifr
as e
n m
illon
es d
e $
Estadística CDP
POSIBLES LIBERACIONES
Mes Cantidad VALOR INICIAL SALDO DEL CDPEnero 228 43.351 3.821 Febrero 97 8.991 1.334 Marzo 52 3.696 599 Abril 33 1.047 529 Mayo 71 489 146 Junio 56 998 169
Total 27 58.573 6.599
EN DONDE ESTAN LOS MAYORES SALDOS DE POSIBLES LIBERACIONES ( TOP 10)
REGIONAL CANTIDAD VALOR INICIAL SALDO DEL CDP ANTIOQUIA 20 7.363 897 CUNDINAMARCA 10 7.279 682 SANTANDER 77 5.092 466 SEDE NACIONAL 10 3.335 462 GUAVIARE 21 1.095 451 CESAR 25 1.371 402 MAGDALENA 7 1.877 328 RISARALDA 21 2.334 326 BOGOTA 13 1.632 302 CAUCA 37 1.477 290 ARAUCA 16 721 228 CASANARE 21 2.768 209
4. 4. SIIF NACIÓN II: GENERALIDADES DE LA HERRAMIENTASIIF NACIÓN II: GENERALIDADES DE LA HERRAMIENTA
Iremos a capacitar a cada regional en la generación de tableros control presupuestales
QUE MEJORARQUE MEJORAR
Gracias……….
AVANZANDO ANDO……
objetivo: Identificar los aspectos positivos y por mejorar para presentar propuestas de acuerdo al nuevo sistema de monitoreo integral a nivel regional
IV ENCUENTRO NACIONAL DE PLANEACION Y CONTROL DE GESTION
RETROALIMENTACIÓN EN GRUPOS DE TRABAJO POR MESASRETROALIMENTACIÓN EN GRUPOS DE TRABAJO POR MESAS
CONSIDERACIONES• Existe únicamente el rol Regional•Son 6 grupos de 12 personas.•Se Entregara una cartelera para el registro de aspectos y propuestasTEMAS•Monitoreo integral•Tablero de control
PASOS•Por grupos Identificar lo positivo del Sistema de Monitoreo Integral según la regional•Realizar propuestas de mejora estas deben ser concretas y en términos de producto .Tiempo estimado: 1 hora
IV ENCUENTRO NACIONAL DE PLANEACION Y CONTROL DE GESTION
RETROALIMENTACIÓN EN GRUPOS DE TRABAJO POR MESASRETROALIMENTACIÓN EN GRUPOS DE TRABAJO POR MESAS
REGLAS DEL JUEGO
Reglas de Juego:
Tiempo estimado: 1 hora
IV ENCUENTRO NACIONAL DE PLANEACION Y CONTROL DE GESTION
RETROALIMENTACIÓN EN GRUPOS DE TRABAJO POR MESASRETROALIMENTACIÓN EN GRUPOS DE TRABAJO POR MESAS
• Sea muy creativo
• Proponga ideas innovadoras, diferentes y aplicables
• No pierda tiempo, sea puntual.
• Escuche con atención lo que sus compañeros tienen por decir.
IV ENCUENTRO NACIONAL DE PLANEACION Y CONTROL DE GESTION
PREGUNTAS ORIENTADORA:PREGUNTAS ORIENTADORA:
¿Cuales son los aspectos positivos del Modelo de Gestión Integral?
¿Cuales son las propuestas que mejoran y complementan este sistema propuesto?
IV ENCUENTRO NACIONAL DE PLANEACION Y CONTROL DE GESTION
FORMATOFORMATO
REGIONALREGIONAL
Por mejorar
Que? Como?
IV ENCUENTRO NACIONAL DE PLANEACION Y CONTROL DE
GESTION
•ACCIONES CORRECTIVAS Y DE MEJORA•RACIONALIZACIÓN
Resultados Acciones de Mejora 2012
Se generaron 141 APSe cerraron 81 AP
Se generaron 141 APSe cerraron 81 AP
154 sin plan de acción 40%60 % eran del 2010 y 2011154 sin plan de acción 40%60 % eran del 2010 y 2011
Se generaron 458AC ; 82% son Auditorias InternasSe cerraron 396 AC
Se generaron 458AC ; 82% son Auditorias InternasSe cerraron 396 AC
Acciones vencidas63 AC - 2012 125 AC- 2013
Acciones vencidas63 AC - 2012 125 AC- 2013
Resultados Acciones de Mejora 2012
Dificultades Acciones de Mejora 2012
Desconocimiento en el manejo de ISOlucion
No oportunidad en la solución de Ticket-MIS
Evaluación Intermedia fuera de tiempo
No se generan, ni se gestionan
efectivamente
De 937 AC no se evidencian cambios en la
documentación del sistema
No se generan acciones por otras fuentes
Desconocimiento en el manejo de ISOlucion
No oportunidad en la solución de Ticket-MIS
Evaluación Intermedia fuera de tiempo
No se generan, ni se gestionan
efectivamente
De 937 AC no se evidencian cambios en la
documentación del sistema
No se generan acciones por otras fuentes
Propuestas Acciones de Mejora
Creación Indicador % de Acciones correctivas y
preventivas eficaces
Creación Indicador % de Acciones correctivas y
preventivas eficaces
Creación - Videos tutoriales del aplicativo ISOLUCIONFormas de Ingresar al Aplicativo
Secciones y Vínculos del Aplicativo Cómo Generar y Hacer Seguimiento a una Acción de Mejora
Creación - Videos tutoriales del aplicativo ISOLUCIONFormas de Ingresar al Aplicativo
Secciones y Vínculos del Aplicativo Cómo Generar y Hacer Seguimiento a una Acción de Mejora
Fortalecer ISOlucion con nuevos desarrollos
Fortalecer ISOlucion con nuevos desarrollos
Realizar Evaluación Intermedia y seguimiento
efectivo
Realizar Evaluación Intermedia y seguimiento
efectivo
Incorporar ejemplos de acciones correctivas para los
ejes SYSO, Ambiental y Seguridad de la Información
al procedimiento de AC
Incorporar ejemplos de acciones correctivas para los
ejes SYSO, Ambiental y Seguridad de la Información
al procedimiento de AC
Documentar los procedimientos de acciones
de mejora Video Clips
Documentar los procedimientos de acciones
de mejora Video Clips
Grupo de Planeación y Sistemas
Grupo de Planeación y Sistemas
Subdirección de Mejoramiento
Subdirección de Mejoramiento
. .
.
.
.
.
Racionalización de Tramites y Procedimientos
• RESULTADOS 2012.RESULTADOS 2012.11
POR QUÉ RACIONALIZAR?
PORQUE CREEMOS QUE EN EL ICBF PODEMOS HACER LAS COSAS MEJOR…
PORQUE HACER LAS COSAS MEJOR SE VERA REFLEJADO EN EL BIENESTAR DE NUESTROS NNA.RACIONALIZACIÓN AL SERVICIO DE
LA MEJORA
RACIONALIZACIÓN AL SERVICIO DE
LA MEJORA
SISTEMA UNICO DE INFORMACIÓN Y TRÁMITESSUIT
• RESULTADOS 2012.RESULTADOS 2012.11
SISTEMA ÚNICO DE INFORMACIÓN Y TRÁMITESSUIT
Racionalización de Tramites y Procedimientos
• PROPUESTA 2013 – 2014.PROPUESTA 2013 – 2014.22
GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
Inventario de Procedimientos por Proceso
Diagnóstico de Procedimientos críticos por Proceso
Desarrollo del Plan de Acción para Racionalización
Oficialización de Documentación Racionalizada
Evaluación del Impacto de la racionalización
Racionalización de Tramites y Procedimientos
• Caso de ÉxitoCaso de ÉxitoEj.:Ej.:
Se deroga la resolución 1418 de 2009 por la cual se establecía el Comité de InversionesSe eliminan las firmas de Ordenador del Gasto, Secretaria General, Director General.
Racionalización: Reducción de Tiempos y Tramites y el impacto se ve reflejado en la atención oportuna de los NNA.
INNOVACION
Tercer día – Jornada mañana: Presentación con la Agenda de Innovación: Presentación en PPT. adjunta.Presentación del Modelo de Innovación: http://prezi.com/xhyx5vfgfzi1/modelo-de-innovacion-icbf/?kw=view-xhyx5vfgfzi1&rc=ref-21545395 Tercer día – Jornada tarde: Experiencia de innovación Regional Antioquia (pendiente por envío):Videos Instrumentos de Innovación: Ver videoteca EPICO en la intranet: http://svlnxportalapp:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/contenido_misional/EPICO/Videoteca
NUESTROS COMPROMISOS
Ustedes lo dijeron…
Por ello, y después de construir colectivamente…
Nos comprometemos con Desarrollar un esquema de
Programación participativa con
tiempo, diferente y sin tanto histórico y
más realidad
En menos de dos meses tener
resultados de racionalización de
informesDesde la próxima
semana se verificarán la
oportunidad de las respuestas desde la
Dirección de Planeación
En menos de dos semanas, enviar
una programación de visitas a cada
regional y asesorar en campo
En abril, construir un único sistema de
monitoreo y en noviembre la
primera versión de sistema de
información de monitoreo
La próxima semana, definir contactos
claros y compromisos de
esquema de retroalimentación
Diseña y remitir en las próximas dos
semanas, el programa de capacitación
especifica
Revisar toda la retroalimentación e iniciar la aplicación
de cambios
Disponer de recursos adicionales
para promover el desarrollo de EPICO
en territorio
Hacerlo bien
Hacerlo bien, es querer y es actuar…
Nosotros queremos y lo estamos haciendo
Gracias a todos y todas…