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CMO EMPEZAR UNA OFICINA DE GERENCIA
DE PROYECTOS?
Alberto Domnguez M.Sc, [email protected]
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QU ES UNA OFICINA DE GERENCIA DE PROYECTOS?
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QU ES UNA PMO?
Portafolio
Programas
Proyectos
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POR QU NECESITO UNA PMO?
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POR QU NECESITO UNA PMO?
Entregas tarde o con inconsistencias
Proyectos simultneos con recursos gerenciales limitados
Complejidad y sensibilidad al tiempo
Alto costo ante proyectos no exitosos
Riesgo ante la continuidad de la organizacin
Demanda de proyectos superior a la capacidad actual
Prioridades asignadas con criterios polticos o de urgencia
Necesidad corporativa de cumplir con estndares
Fuente: GanttHead Who needs PMO?/ Octubre 21 de 2008
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LA REALIDAD DE LOS PROYECTOS
Fuente: Standish Group / 2007
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RESPONSABILIDADES DE UNA PMO
mantener estndares
entrenar
apoyar situaciones tcnicas
resolver o arbitrar inconvenientes
asistir la planeacin scheduling
crear y monitorear presupuestos
asignar equipos de trabajo
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RESPONSABILIDADES DE UNA PMO
reportar a los niveles superiores de la organizacin
supervisar la labor de los gerentes de proyecto
procurar los recursos
tomar decisiones crticas asociadas a la gerencia de los proyectos
proveer experiencia y conocimiento
ayudar a hacer las cosas
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BENEFICIOS
estndares
simplifica los procesos de certificacin
ms simple que implementar un proceso de software
acelera el time-to-market
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PLANEARHACERVERIFICARACTUAR
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DETERMINAR LAS NECESIDADES
PLA
NEA
R
situacin actual
estado de los procesos
objetivo principal y alcance
cultura organizacional
presupuesto
impacto
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PLA
NEA
R
ESCOGER Y/O ADAPTAR EL MODELO
procesos / reas de conocimiento (PMI PPM)
PRINCE2
Scrum
Unified Process (Rational, Enterprise, Agile)
CMM-SW
personalizado
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PLA
NEA
R
DETERMINAR EL ESTADO ACTUAL
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PLA
NEA
R
ESTABLECER EL PLAN DE MEDICIN
KPI (objetivo / meta | SMART)
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PLA
NEA
R
DEFINIR EL PLAN DE ACCIN
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PLA
NEA
R
CONSIDERACIONES
dedicacin
estado de los procesos (metodologa)
integracin entre unidades de negocio
flujo de proyectos
dificultades
costos de las debilidades
patrocinador
ROI
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PLANEARHACERVERIFICARACTUAR
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HA
CER
MODELAR LA METODOLOGA
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HA
CER
CONSTRUIR EL MODELO
Metodologa Personalizada
Estndar
Cultura Organizacional
Equipo
Recursos
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HA
CER
CEO
CFO
CIO
PMO
IDENTIFICAR PATROCINADOR
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HA
CER
IDENTIFICAR PATROCINADOR
CEO
CFO CIO
PMO
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HA
CER
ANALIZAR ESTRUCTURA Y CULTURA
evitar
evitar
descentralizada centralizada
reporte de estado
controlestricto
balance ptimo
funcional
matricial
proyectizada
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HA
CER
EVALUAR METODOLOGASESTNDARES PMI 2008
PMBOK Cuarta Edicin
Standard for Program Management Segunda Edicin
Standard for Portfolio Management Segunda Edicin
Organizational Project Management Maturity Model (OPM3) Segunda Edicin
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HA
CER
EVALUAR METODOLOGASFRAMEWORK / PROCESS CHART
Inic
iaci
n Escoger PM
Determinar la cultura organizacional y los sistemas existentes
Recolectar procesos, procedimientos e informacin histrica
Dividir los grandes proyectos en fases
Identificar los stakeholders
Documentar las necesidades del negocio
Determinar los objetivos del proyecto
Documentar supuestos y restricciones
Desarrollar la Carta del Proyecto
Desarrollar el alcance preliminar
Pla
ne
aci
n Definir el manejo de la planeacin
Definir el alcance Seleccionar al equipo WBS / Diccionario
WBS
Lista de actividades Diagrama de flujo Estimar recursos Estimar tiempo y costo Ruta crtica Cronograma Presupuesto Mtricas y estndares Roles y
responsabilidades
Comunicaciones Riesgos Iteraciones (repetir) Compras y
adquisiciones
Definir el plan de ejecucin y control
Plan de mejoramiento de procesos
Baselines Aprobacin Salida (Kickoff)
Ejec
uci
n Asignar al equipo
Ejecutar el plan Completar el alcance Recomendaciones Comunicar Implementar cambios,
mejoras y correcciones
Mejoramiento continuo Seguir el proceso Team Building Reconocimientos Reuniones de progreso Sistema de
autorizacin de trabajo
Proveedores
Mo
nit
ore
o y
Co
ntr
ol Desempeo interno
Desempeo objetivos Calcular varianzas Verificar el alcance Administracin de
Configuraciones
Recomendaciones Control integrado de
los cambios
Aprobar / Rechazar solicitudes de cambio, mejora o correccin
Auditora de riesgos Gestionar la reserva Bitcora de incidentes Resolucin de
conflictos
Desempeo del equipo Reportar desempeo Estimar Contratos
Cie
rre Desarrollar los planes
de cierre
Cierres contractuales Confirmacin del
alcance
Aceptacin y recibo Reporte de
desempeo
Lecciones aprendidas Liberar el producto Liberar el equipo de
trabajo
Fuente: Rita Mulcahy s Project Chart / 2005
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HA
CER
EVALUAR METODOLOGASSCRUM
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HA
CER
EVALUAR METODOLOGASROLLING WAVE PLANNING
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HA
CER
EVALUAR METODOLOGASROLLING WAVE PLANNING
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HA
CER
DEFINIR EL EQUIPO
champions
mentores
gerente de relaciones y comunicaciones
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HA
CER
CLASIFICAR Y ORGANIZAR
recursos organizacionales
sistema de informacin de gerencia de proyectos
repositorio
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HA
CER
AUTOMATIZAR
@task
CA Clarity
Microsoft Project Server
OpenAir
Primavera (Oracle)
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HA
CER
CONSIDERACIONES
cultura organizacional
resistencia al cambio
transparencia
entrenamiento
plan de comunicaciones
recompensas / incentivos
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PLANEARHACERVERIFICARACTUAR
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VER
IFIC
AR
EVALUAR DESDE EL PRINCIPIO
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ESTABLECER OBJETIVOS Y METAS
VER
IFIC
AR
-
VER
IFIC
AR
REVISAR EL MAPA DE PROCESOS
Iniciacin Planeacin Ejecucin Monitoreo y Control
Cierre
Integracin X X X X X
Alcance X X
Tiempo X X
Costo X X
Calidad X X X
Recursos Humanos X X X
Comunicaciones X X X
Riesgos X X
Aprovisionamiento X X X X
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DEFINIR LA ESCALA
catico
repetible
definido
gestionado
optimizado
VER
IFIC
AR
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DEFINIR LA ESCALA
catico
activo
eficiente
responsable
impulsado por el negocio
VER
IFIC
AR
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VER
IFIC
AR
DIAGNOSTICAR EL NIVEL DE MADUREZ
-
VER
IFIC
AR
DIAGNOSTICAR EL NIVEL DE MADUREZ
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ANLISIS DE BRECHA
Para cada proceso:
dnde estn los procesos en la escala de madurez?
qu necesito? en trminos del negocio
que debo hacer para lograr el objetivo?
VER
IFIC
AR
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PLANEARHACERVERIFICARACTUAR
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SIGUIENTES PASOS
modificar los procesos segn las conclusiones de la verificacin
aplicar las mejoras
documentar el proceso
publicitar el progreso y el avance vender la idea
AC
TUA
R
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SUGERENCIAS
la implementacin de una PMO es un proyecto
ciclos de mejoramiento de 60 a 90 das
el apoyo a los procesos de la operacin implica la restructuracin y/o definicin de los procesos internos de la PMO
AC
TUA
R
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EJEMPLO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
ciclo A: implementacin bsica de gerencia de proyectos, incluyendo iniciacin, planeacin, control y ejecucin, y cierre.
ciclo B: gerencia del riesgo. Inclusin preliminar de programas y portafolios
ciclo C: incluir administracin cruzada de costos, proveedores y compras, calidad, riesgo y asignacin recursos
ciclo D: buscar economas de escala a travs de la ampliacin del portafolio de servicios.
AC
TUA
R
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GARANTIZAR EL XITO
liderazgo
alcance claramente definido
equipo (implementacin, estabilizacin y on-boarding)
AC
TUA
R
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CONSIDERACIONES
est su organizacin preparada para manejar un gran cambio?
el cambio propuesto es consecuente con la cultura organizacional?
planear con sumo detalle
asegurarse que el plan de implementacin es adecuado
garantizar la disponibilidad de los recursos
monitoreo continuo de la efectividad del cambio planteado
AC
TUA
R
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CONCLUSIONES
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PREGUNTAS?
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How to Get Started with a Project Management Office CA Advisor - George Hunt / julio de 2008
How to Implement a Project Management Office Into Your OrganizationCA Advisor George Hunt / agosto de 2008
How to Evolve the Maturity Level of Your Project Management OfficeCA Advisor George Hunt / septiembre de 2008
How to Increase Project Management Office Maturity Levels Through Multiple ReleasesCA Advisor George Hunt / octubre de 2008
Benefits of Putting a Project Management Office in Placegantthead.com
How to Choose the Right Project Management Office Structure for Your Organizations CultureCollegiate Project Services Cynthia Hauck / 2007
Creating and Sustaining a PM CultureExpert Series Curtis Cook / diciembre de 1999
PMP Exam Prep. Accelerated Learning to Pass PMIs PMP Exam On Your First TryRita Mulcahy - RMC Publications / 2005
Who needs PMO?Michael Wood / octubre de 2008
REFERENCIAS
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GRACIAS
Alberto Domnguez, M.Sc. / PMP / SCJP
http://www.simpleprojectz.com