EL PRESENTE MANUAL Y PROCEDIMIENTOS FUE ELABORADO POR EL Lic. CARLOS ALBERTO GUZMÁN
BONILLA, MBA GERENTE DE COOPEASAMBLEA R.L. EL CUAL SE
APROBÓ EN SESIÓN DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN No. DEL MES DE _____ DE 2007 Y RATIFICADO EN SESIÓN No. DEL MES DE ________ DE 2007.
INDICE
CONTENIDO PÁGINA
I. GENERALIDADES
3
II. COSTO Y REGISTRO
3
III. DEPRECIACIÓN
5
IV. ASIGNACIÓN DE PLACAS DE IDENTIFICACIÒN
6
V. DEBERES Y RESPONSABILIDADES DEL USUARIO
7
VI. DEBERES Y RESPONSABILIDADES DEL ENCARGADO DE ACTIVOS
11
VII. DEBERES Y RESPONSABILIDADES DE LA CONTABILIDAD
14
VIII. GUÍA PARA REALIZAR UN INVENTARIO FÍSICO DE ACTIVOS FIJOS
16
IX. FORMULA DE “ENTREGA DE ACTIVOS”
18
X. FORMULA DE “TRASLADO O EXCLUSIÓN DE ACTIVOS FIJOS”
19
XI. FORMULA DE “INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS”
20
I – GENERALIDADES
AARRTTÍÍCCUULLOO NNoo.. 11::
Mediante el presente Manual y Procedimientos de Activos, se establece las
normativas que regularan la administración, adquisición, registro, custodia, manejo
y mantenimiento de los activos de la Cooperativa de Ahorro y Crédito de los
Empleados de la Asamblea Legislativa.
AARRTTÍÍCCUULLOO NNoo.. 22::
Los activos identificados como inmueble, maquinaria y equipo, son aquellos bienes
tangibles que se utilizan en la operación normal de Coopeasamblea R.L., cuyo
destino no es la venta en el curso ordinario del negocio y su vida útil sea
relativamente extensa.
Estos activos se dividen en dos grandes grupo, el primero, se refiere a los Activos
Capitalizables, que son aquellos cuyo valor de adquisición mas el costo de poner el
activos en condiciones de funcionamiento sean igual o mayor a los ¢50.000.00 y
tengan una vida útil superior a los dos años, los cuales se deprecian durante esa
probable vida útil.
El segundo grupo se refiere a aquellos Activos Menores, cuyo costo de adquisición
es inferior a los ¢50.000.00 y superior a los ¢10.000.00, tengan una vida útil mayor
a los dos años y se registran al valor de un colon, llevando la diferencia al gasto. En
este grupo podrán reclasificarse aquellos activos capitalizables cuyo valor es igual al
monto de rescate y se encuentren en uso por Coopeasamblea R.L.
Las adquisiciones de bienes que no cumplan con alguno de los dos perfiles
comentados en los párrafos anteriores, se deben considerar como suministros de
oficina, por lo tanto, su costo total se registra como gasto.
II – COSTO Y REGISTRO
AARRTTÍÍCCUULLOO NNoo.. 33::
El costo de los bienes adquiridos está compuesto por su valor de compra más todas
las erogaciones necesarias para poner al bien en el sitio y condiciones requeridas
para su uso.
En el caso de que exista financiamiento para la adquisición o construcción del
activo, los intereses, costos y gastos de formalización generados pasarán a formar
parte del costo del mismo, durante la construcción o instalación del activo. Pasada
esta etapa, los intereses se cargaran al gasto directamente.
Cuando se adquiere equipos de cómputos completos, debe identificarse el costo de
lo que corresponde al CPU, el costo que corresponde al Monitor y el costo que
corresponde a la impresora. Los accesorios como teclado mouse, parlantes y otros
similares, se deben considerar como parte del valor del CPU.
En aquellos casos en que se adquiera activos donde se incluyen varios
componentes, si éstos solo pueden ser usados en forma conjunta, podrá
considerarse su valor como un solo activo, de lo contrario, debe prorratearse su
costo entre los diferentes componentes. La descripción que debe quedar registrada
en los auxiliares, tiene que identificar sus componentes en cuanto a cantidad y
características.
Cuando se compren activos en lotes, los cuales van a ser distribuidos a diferentes
usuarios o lugares, su costo debe tratarse en forma individual, por lo tanto es
importante identificar su valor por activo. Una vez identificado ese valor, aplicar lo
establecido en el artículo 2 del presente Manual.
Las mejoras a edificios, que extiendan su vida útil o den mayor valor al bien, deben
capitalizarse en una cuenta separada y depreciarse a la estimación de la vida útil del
Bien. Cuando representen una transformación importante en la infraestructura del
inmueble (que se estime en un 60% del valor en libros del viejo activo), se debe
eliminar de los registros el valor del viejo inmueble (incluyendo su depreciación) y
capitalizar el valor del nuevo. Cuando una construcción se ha terminado y entregado
a Coopeasamblea R.L. y está en uso, debe informarse por escrito por parte de la
Gerencia a la Contabilidad para su respectiva clasificación del costo.
Cuando un activo se da como parte del pago de otro, el valor del nuevo activo es
igual a la suma del valor recibido del viejo activo más la cantidad entregada en
efectivo, procediendo a eliminar el valor en libros y la depreciación acumulada del
viejo bien. En caso de una diferencia entre el costo del activo nuevo y el valor en
libros del viejo activo más el efectivo pagado, se considerará una pérdida o
ganancia producto de esta transacción.
Los componentes electrónicos para computadora, como tarjetas, puertos, modens
unidades de disco, discos de almacenamiento magnético, quemadores etc., que se
van a agregar a algún CPU de computadora, dada la dificultad para poderlas
identificar y ubicar posteriormente, obliga a que estas adquisiciones se consideren
como un gasto, sin importar su monto. En caso de que sea una actualización que
genere una mayor vida útil al CPU de la computadora (basado en un criterio técnico
de la Unidad de Informática), debe agregarse al valor en libros, el costo de los
nuevos componentes y otros desembolsos incurridos y comenzar un nuevo periodo
de depreciación por el tiempo que se estima va a extender su vida útil, el cual no
debe ser superior a los cuatro años.
Los casos especiales o que presenten alguna duda en cuanto a su evaluación y que
no se ajusten a lo antes comentado, podrán someterse a consulta de otros
profesionales en el ramo.
En el caso de activos donados, podrá considerase como Activos Menor, con el fin de
llevar un control sobre éstos.
AARRTTÍÍCCUULLOO NNoo.. 44::
Todos los bienes adquiridos deben quedar registrados según corresponda en grupos
homogéneos de subcuentas (Equipo de oficina, Equipo de Computo, etc.), en
consideración al artículo 2 del presente documento y a sus características, tipo de
uso que se le va a dar. Además, se tiene que reflejar la siguiente información de
cada uno de ellos:
Descripción detallada del activo-nombre genérico (fax, CPU, impresora etc.),
marca, modelo, serie, tipo de material en que está hecho, color, tamaño y otros
detalles que permitan identificar con claridad el activo a registrar.
Número de placa asignado.
Valor de adquisición (ver artículo dos de éste documento).
Fecha de adquisición.
Ubicación y usuario.
Depreciación (tasa de depreciación y vida útil).
Descripción de la factura (número, proveedor) y cheque de cancelación
(número, fecha y cuenta corriente).
III – DEPRECIACIÓN
AARRTTÍÍCCUULLOO NNoo.. 55::
Procedimiento contable cuyo propósito es la distribución del costo de los activos a
través de su vida probable útil. Se entiende como costo depreciable el resultado
neto del costo original menos el valor de rescate o de desecho.
El valor en libros es resultado de rebajar al costo depreciable, la depreciación
acumulada.
La depreciación Acumulada es el resultado de sumar el monto que se ha depreciado
un bien durante su vida útil.
El valor de desecho (rescate), es la porción del valor original no depreciable. El valor
de desecho será de un colón.
AARRTTÍÍCCUULLOO NNoo.. 66::
El método de depreciación a utilizar será el de línea recta.
AARRTTÍÍCCUULLOO NNoo.. 77::
Se tomara como referencia para efectos del índice de depreciación, la tabla oficial
de la Dirección General de Tributación, en casos excepcionales, justificables y
autorizados, se aplicará una tasa diferente a la antes mencionada.
AARRTTÍÍCCUULLOO NNoo.. 88::
Los activos que se encuentra a su valor de rescate y que siguen prestando un
servicio a Coopeasamblea R.L. , deben reclasificarse en la cuenta de Activos
Menores, como una medida de control.
IV – ASIGNACIÓN DE PLACAS DE IDENTIFICACIÓN
AARRTTÍÍCCUULLOO NNoo.. 99::
Los bienes inmuebles o muebles que son propiedad de Coopeasamblea R.L. deben
tener adherida su respectiva placa con el número que le corresponde de acuerdo un
orden consecutivo y cronológico numérico. En el caso de activos que por sus
características físicas o técnicas (ejemplo, vehículos, lotes, edificios), no es
conveniente adherirle una placa, se les podrá agregar su respectivo número en un
tarjetero con la descripción completa del activo y otras referencias de su adquisición
o construcción o documento oficial y legal como lo es el registro de propiedad.
AARRTTÍÍCCUULLOO NNoo.. 1100::
Los bienes muebles adquiridos por Coopeasamblea R.L., no deben entregarse a los
usuarios hasta que sean debidamente plaqueados.
AARRTTÍÍCCUULLOO NNoo.. 1111::
El número de placa que se le asigne a los activos nuevos deben reportarse a la
Contabilidad mediante la boleta de “Activos Entregados” en dos tantos, una para
adjuntar al cheque y la segunda conservar en el archivo.
AARRTTÍÍCCUULLOO NNoo.. 1122::
Cuando a un activo en uso se le asigna un nuevo número de placa, este acto debe
informarse a la Contabilidad (específicamente al encargado del registro de los
activos) a través de un memorando para que proceda a hacer el cambio en sus
registros. En dicho memorando debe indicar la descripción del activo, ubicación, el
nuevo número de placa y si fuera posible, el anterior número de placa que éste
poseía.
AARRTTÍÍCCUULLOO NNoo.. 1133::
El número de placa solo podrá cambiarse en los casos de extravío de la misma o por
situaciones especiales como cambio en el sistema de numeración u otras
circunstancias que la administración así lo considere. Por ninguna situación, un
activo debe poseer dos placas adheridas al mismo. Si esto ocurriere, se tomara
como número de placa oficial la que se encuentre registrada en Contabilidad o la
más reciente si no existiera registro de ello.
AARRTTÍÍCCUULLOO NNoo.. 1144::
Cuando existan activos con otros componentes y que formen un solo conjunto y se
registre bajo un solo costo, cada componente deberá ser plaqueado en una
numeración consecutiva y reportar a la Contabilidad que el activo consta de
determinados elementos cuyas placas van de tal número a tal número. Para efectos
de registro, el número de placa de referencia como base del registro es el número
inicial que va a ir en el componente principal, el resto de la numeración podrán
formar parte de la descripción del activo, ejemplo de estos casos son las mesas de
comedor con sillas de las cabinas.
AARRTTÍÍCCUULLOO NNoo.. 1155::
Las placas deben contener como información básica, el nombre de Coopeasamblea
R.L. y el número.
V – DEBERES Y RESPONSABILIDAD DEL USUARIO
Con el propósito de definir claramente la responsabilidad sobre el uso, custodia y
control del activo fijo se establece las siguientes regulaciones.
AARRTTÍÍCCUULLOO NNoo.. 1166::
El personal administrativo será el responsable directo ante la administración, de la
custodia, el buen uso y manejo diligente de los activos que se encuentren prestando
un servicio, por lo tanto también debe velar que los activos que sean usados por sus
asistentes o subalternos se encuentren en buen estado, ejerciendo un control sobre
estos bienes.
AARRTTÍÍCCUULLOO NNoo.. 1177::
Para determinar la responsabilidad sobre un bien en forma indirecta (usado por un
jefe o subalternos) o directa de un Director o Jefe de un departamento, se origina
cuando se cumple con alguna de las siguientes condiciones:
Director o Jefe de quien solicita su adquisición.
Departamento de quien recibe el activo.
Autoridad sobre el uso y custodia de un bien.
Usuario habitual del bien.
Usuario a quien se le traslado (usando la formula correspondiente) un bien en
forma temporal o permanente.
AARRTTÍÍCCUULLOO NNoo.. 1188::
Es obligación del Director o Jefe de departamento de prever las necesidades de
equipo que requiera su unidad con el fin de lograr su objetivo. Estas necesidades
deben quedar documentadas en el presupuesto anual, por otra parte también debe
considerar estimar una cantidad razonable para destinarla al mantenimiento
preventivo y correctivo del equipo a su cargo.
AARRTTÍÍCCUULLOO NNoo.. 1199::
Solo el personal administrativo o el encargado de la finca de recreo podrán solicitar
la adquisición de un nuevo activo observando el siguiente procedimiento:
Preparar la formula de “Solicitud de Bienes y Servicios Varios”, donde deberá
describir en forma detallada el tipo de bien que se desea adquirir. Si es posible,
indicar una estimación del precio que podría costar, con el fin de tener como
referencia ese monto con el contenido del presupuesto. Esta solicitud debe
entregarse a la Gerencia para iniciar el trámite de la compra.
Velar porque exista contenido presupuestario, de lo contrario, solicitar un
“Modificación Presupuestaria” de acuerdo a las políticas de Coopeasamblea R.L.
(consultar a la Gerencia la forma de como se procede a hacerlo).
Cuando se requiera, debe brindar alguna otra información que necesite, sobre el
bien que se va a comprar.
Dar un seguimiento a la solicitud en trámite.
AARRTTÍÍCCUULLOO NNoo.. 2200::
Para la recepción de los activos. Éstos serán entregados por el encargado de los
activos al personal u otra persona autorizada por ellos mediante el documento
denominado “Entrega de Activos” (Ver formula 1), siendo la responsabilidad de
quien recibe de:
Revisar que el activo se recibe en buen estado (dentro de un criterio razonable)
y que corresponda a lo solicitado.
Verificar que tenga adherida la placa de Coopeasamblea R.L.
Cotejar que la información que se describe en el documento de “Entrega de
Activos” corresponda físicamente al activo que se recibe, por ejemplo, serie,
modelo, marca y otras características específicas del mismo.
Firmar el documento antes mencionado como evidencia de que se recibió
satisfactoriamente en el espacio correspondiente. Con este documento se
traslada la responsabilidad del activo al Solicitante.
Solicitar y conservar una copia del documento de “Entrega de Activos”.
AARRTTÍÍCCUULLOO NNoo.. 2211::
El personal o encargado deberá llevar y conservar un control detallado de los
activos bajo su responsabilidad por usuario, quedando en dicho control, la firma del
usuario como evidencia de que están a su cargo. Este detalle se debe actualizar con
cada cambio de condiciones (asignación de un nuevo activo, traslado o eliminación
de un activo o sustitución de un activo). El usuario es responsable ante su jefe
inmediato del uso correcto y cuidado del activo que se le encarga. El detalle en
mención podrá ser utilizado cuando un usuario deja de laborar para el
Departamento, lo mismo, debe prepararse cuando llega un nuevo usuario de los
activos, quien será el nuevo responsable ante su jefe inmediato del cuido de los
activos que se le entregan.
AARRTTÍÍCCUULLOO NNoo.. 2222::
Velar en todo momento que cada activo mantenga adherida su correspondiente
placa de Coopeasamblea R.L. si no la tuviera, reportar en forma escrita esta
situación al encargado del control de activos. Dentro de lo posible, conservar la
placa original que se desprendió de dicho activo para que esa misma sea otra vez
adherida.
AARRTTÍÍCCUULLOO NNoo.. 2233::
Reportar en forma oportuna a la Gerencia, de cualquier cambio de condición de
deterioro físico o de funcionamiento que sufra el activo a su cargo, mediante la
“Solicitud de Bienes y Servicios Varios”.
AARRTTÍÍCCUULLOO NNoo.. 2244::
Cuando un activo se encuentra fuera de Coopeasamblea R.L. por motivo de
reparación, el personal (o a quien ellos asignen) es responsable de dar el debido
seguimiento ante la Gerencia, del activo que se encuentra en reparación, siendo el
personal encargado el responsable ante la Administración de la condición y
recuperación del activo que se encuentra en los talleres de reparación.
AARRTTÍÍCCUULLOO NNoo.. 2255::
El personal o Jefe debe informar a la Contabilidad y al encargado de los activos del
traslado de los mismos a otros departamentos o zonas que no estén bajo su
responsabilidad, mediante el documento denominado “Traslado o Exclusión de
Activos” (que podrán solicitar al Encargado de Activos) e indicar si ese traslado es
temporal o permanente (Ver formula 2). Esta formula debe llenarse con toda la
información que en ella se consigna y observar lo siguiente:
Que el préstamo cuente con el Visto Bueno del Gerente o Jefe que presta el
Activo.
Exista la firma de Recibido Conforme del personal o del Jefe que recibe el activo.
El formulario de “Traslado, Préstamo o Exclusión de Activos Fijos”, debe
distribuirse como sigue:
Original = Departamento que entrega el activo.
Copia 1 = Departamento que recibe el activo.
Copia 2 = Contabilidad (al encargado del registro de activos).
Copia 3 = Encargado de Activos. Cuando el activo se devuelve, el original de
la boleta como en la copia 1 (del solicitante) debe quedar la leyenda
“Devuelto”, indicando además, la fecha de la devolución y la firma de quien
recibe el activo devuelto.
Inmediatamente después, la boleta original se envía al encargado de los Activos
y la copia 1 a la Contabilidad, con la finalidad de informar sobre la devolución del
activo y que estas unidades procedan a lo que corresponda.
AARRTTÍÍCCUULLOO NNoo.. 2266::
El Jefe de Departamento debe reportar a la Contabilidad y al Encargado de los
Activos cuando uno de éstos debe ser excluido de libros, usando la misma formula
de “Traslado, Préstamo o Exclusión de Activos Fijos”, “Entrega de Activos” e
indicando las causas del retiro y detalle de las características del activo. La
distribución de la formula es como sigue:
Original = Contabilidad
Copia 1 = Encargado de Activos
Copia 2 = Departamento que retira el activo.
Es importante que para estas situaciones, en dicha boleta se consigne previamente
el Visto Bueno de la Gerencia
VI – DEBERES Y RESPONSABILIDAD DEL ENCARGADO DE ACTIVOS FIJOS
AARRTTÍÍCCUULLOO NNoo.. 2277::
Con la finalidad de velar por el correcto manejo de los activos y canalizar la
información de éstos a la Contabilidad, se asigna esta labor al Encargado de
contabilidad que para estos efectos se le denomina como “Encargado de los
Activos”.
AARRTTÍÍCCUULLOO NNoo.. 2288::
Será responsable de recibir directamente el activo del proveedor.
AARRTTÍÍCCUULLOO NNoo.. 2299::
Tendrá acceso a la base de datos a nivel de consulta, con ello verificará la
información que en esa base se consigna para comprobar que existe un detalle o
descripción exacta, correcta, completa y veraz de cada activo (nombre genérico,
calidades, costo, ubicación, responsable y número de placa) con base a los
documentos de “Entrega de Activos”, “Traslado, Préstamo o Exclusión de Activos
Fijos” que recibe de otros departamentos y al inventario físico que se realice.
Además comprobará que la base de datos tenga incluido todos los activos que se
encuentren en uso, estén debidamente clasificados y su registro oportuno. A su vez,
verificará que los activos no utilizados por Coopeasamblea R.L. y que tengan
reportes de su exclusión se encuentren fuera de esa base de datos. Cuando detecte
una situación contraria a lo aquí señalado, deberá reportar por escrito a la Gerencia
de la anomalía encontrada, con la finalidad de que sea corregida por el
Departamento de Contabilidad.
AARRTTÍÍCCUULLOO NNoo.. 3300::
Debe adherir la placa a cada uno de los activos de Coopeasamblea R.L.
AARRTTÍÍCCUULLOO NNoo.. 3311::
Entregar el activo fijo al Departamento solicitante mediante el formulario de
“Activos Entregados”.
AARRTTÍÍCCUULLOO NNoo.. 3322::
Informar a la Contabilidad de las nuevas adquisiciones de activos y entregar copia
de la boleta de “Activos Entregados” con la factura respectiva para los efectos que
corresponde. En la factura deberá investigar y detallar claramente el valor de cada
bien adquirido cuando sea necesario, además, velar porque se entregue a la
Contabilidad una descripción completa del mismo.
AARRTTÍÍCCUULLOO NNoo.. 3333::
Informar a la Contabilidad de cualquier cambio que se presentara sobre la situación
de los activos y que afecten los registros contables.
AARRTTÍÍCCUULLOO NNoo.. 3344::
Coordinar con la Contabilidad la realización de inventarios físicos y conciliar sus
registros con la Contabilidad y el inventario físico.
AARRTTÍÍCCUULLOO NNoo.. 3355::
Custodiar las placas no utilizadas que van a ser usadas para identificar los activos,
así también las formulas de “Traslado, Préstamo o Exclusión de Activos Fijos”,
“Entrega de Activos”, tanto las formulas en blanco como las que recibe para efectos
de información.
AARRTTÍÍCCUULLOO NNoo.. 3366::
Atender las recomendaciones de la administración o de la Auditoria Externa. Prestar
colaboración cuando se le solicite.
AARRTTÍÍCCUULLOO NNoo.. 3377::
Custodiar en la bodega los activos en mal estado o en desuso y preparar un reporte
semestral a la Gerencia sobre ellos, con la finalidad de tomar una decisión al
respecto.
AARRTTÍÍCCUULLOO NNoo.. 3388::
Participara en todos los actos donde se desechen activos. El grupo podrá estar
integrado por un miembro del Consejo De Administración, un miembro del comité
de vigilanci, un miembro del comité de educación y la Gerencia.
AARRTTÍÍCCUULLOO NNoo.. 3399::
Deberá levantar un acta de los activos que la Gerencia a decidido desechar de la
bodega. En dicha acta debe indicar la descripción del activo, su número de placa,
quitar la placa (si la tiene adherida) y mantenerlas para efectos de consulta
posterior, causa (si se trata de venta, donación o botado a un basurero autorizado).
En esta acta debe indicar los nombres de las personas que participan y su puesto
(cuando se trate de gente externa, debe indicar el nombre de la organización a la
que pertenecen o si se trata de un comprador particular), así como sus firmas,
fecha y hora. El documento original debe mantenerlo en un expediente y enviar
copias a la Gerencia.
AARRTTÍÍCCUULLOO NNoo.. 4400::
Informar a la Gerencia, de cualquier anomalía que detecte sobre el manejo de los
Activos Fijos.
AARRTTÍÍCCUULLOO NNoo.. 4411::
Velar en conjunto con los responsables de los activos para que éstos mantengan en
todo momento su placa adherida.
AARRTTÍÍCCUULLOO NNoo.. 4422::
Realizar cualquier otra actividad que considere necesaria, que le permita cumplir
con su responsabilidad con respecto a los activos de la Cooperativa.
VII – DEBERES Y RESPONSABILIDAD DE LA CONTABILIDAD
AARRTTÍÍCCUULLOO NNoo.. 4433::
La Contabilidad será responsable de mantener sus registros con información
confiable, oportuna, actualizada, real, veraz y completa, basado en las políticas y
normativas contables y legales que rigen en Costa Rica y en el Coopeasamblea R.L.
AARRTTÍÍCCUULLOO NNoo.. 4444::
Mantener conciliado mes a mes sus registros contables (cuenta auxiliar y con la
cuenta mayor) como los reportes que deben emitir mensualmente.
AARRTTÍÍCCUULLOO NNoo.. 4455::
Velar porque la información que se les suministra cumpla con lo establecido en este
Manual y que la obtengan en forma oportuna y completa, con el objetivo de que les
permita cumplir con lo establecido en el artículo 43 del presente Manual.
AARRTTÍÍCCUULLOO NNoo.. 4466::
Realizar en coordinación con el encargado de los activos, inventarios físicos de éstos
al menos una vez al año, con el fin de comprobar su existencia, estado y ubicación.
AARRTTÍÍCCUULLOO NNoo.. 4477::
Preparar los ajustes que correspondan, previa autorización de la Gerencia cuando
se trate de los reportes de “Traslado, Préstamo o Exclusión de Activos Fijos”,
“Entrega de Activos” o ajuste por sobrantes o faltantes de activos.
AARRTTÍÍCCUULLOO NNoo.. 4488::
Cuando se determinen faltantes no justificados de activos como consecuencia de un
inventario físico, se debe informar por escrito a la Gerencia, y al Jefe de
Departamento responsable, del o los activos faltantes, indicando su descripción
completa, número de placa, posibles causas y ubicación, con la finalidad de analizar
la situación y tomar las medidas del caso.
En el caso de sobrantes, analizar e investigar la razón de ello, determinar su
capitalización o se registra como un Activo Menor.
AARRTTÍÍCCUULLOO NNoo.. 4499::
Reclasificar a la cuenta de Activos Menores aquellos bienes cuyo valor en libros es
igual al valor de rescate y que se mantienen en uso por la Cooperativa he Informar
de esta situación al Encargado de Activos.
AARRTTÍÍCCUULLOO NNoo.. 5500::
Atender con previa autorización de la Gerencia, las recomendaciones en esta
materia y brindar la información que se les solicite cuando este dentro de su
competencia.
GUÍA PARA REALIZAR UN INVENTARIO FÍSICO DE ACTIVOS
1. Planifique el inventario físico considerando los siguientes aspectos:
a. Fecha de realización-Cronograma.
b. Participantes.
c. Distribución de equipos, encargados y áreas asignadas a cada equipo.
d. Preparación de recursos y logística necesaria para realizar el
inventario.
e. Reuniones de seguimiento.
f. Medidas a tomar con respecto a activos sobrantes, en mal estado,
ociosos o no localizados.
g. Elaboración del informe de resultados.
2. Tomar como referencia el último reporte contable con respecto a los Activos
Fijos, asegurándose que Contabilidad lo tenga conciliado con la cuenta mayor y
el resto de auxiliares, de lo contrario, preparar la conciliación respectiva.
3. Preparar las hojas de anotación del inventario físico, ver formula 3,
manteniendo una copia que va a ser entregada al responsable de cada
Departamento donde se efectué el inventario, y el original para quienes realizan
el inventario.
4. emitir una circular a los diferentes departamentos de la Cooperativa, para
solicitar su colaboración y que dentro de lo posible se evite el traslado de
activos en el periodo en que se realiza la verificación física de los activos.
5. Llenar la formula 3 en forma correcta y completa (indicando en el espacio de
descripción, el nombre genérico del activo, ejemplo: computadora, mesa,
escritorio etc.) después un detalle de sus características (modelo, serie,
tamaño, material, color, y otros señas particulares del activo).
6. Además de lo anterior, se debe indicar el número de placa que tiene adherida
(cuando no la tiene debe indicarse en la columna de placa “S/P”, que significa
sin placa), su condición física (mal estado, buen estado, regular), ubicación
firma del responsable (Director o Jefe de Departamento – Ver artículos 17 y 18
del presente Manual), fecha del inventario y orden numérico de cada hoja. Es
importante que el inventario no sea fraccionado, es decir, que donde se inicie se
termine y no se pase a otro departamento hasta haber terminado en donde se
inició el inventario.
7. Cada activo inventariado debe marcarse de forma tal que nos permita controlar
cuales activos ya fueron considerados e identificar cuales están pendientes de
tomarse en cuenta. Al final de la visita a cada Departamento, se debe
inspeccionar para determinar si existen activos que se hubiesen omitido.
8. En la columna de observaciones de la formula 3, se debe anotar si el activo se
encuentra ocioso y sus razones y alguna otra información pertinente que sea de
utilidad y afecte el inventario.
9. Al finalizar el inventario, se debe proceder a lo siguiente:
a. Tabular la información del inventario de acuerdo a los siguientes
aspectos:
i. Activos por responsabilidad
ii. Activos en mal estado.
iii. Activos sin placa.
iv. Activos ociosos.
v. Activos con dos placas.
b. Cotejar el inventario físico con los registros contables, determinando
si existen:
i. FALTANTES, cuando se detectara que en los reportes contables
se mantienen registrado activos que físicamente no se
localizaron durante el inventario, buscar su última ubicación en
la base de datos y después de ello comprobar la existencia de
documentos de traslado o reporte de exclusión de activos, si
no existiera evidencia de ello, solicitar al director o jefe
responsable de la custodia del activo no localizado, una
explicación sobre su paradero.
ii. SOBRANTES, al comparar el inventario físico con los registros
contables se determina que algunos de ellos no fueron
registrados, se debe comprobar si el departamento de
Contabilidad tubo acceso a la factura de compra y al
formulario 1 (cuando se trate de activos recientes). Como
segundo paso, determinar si fue excluido por error. En el
primer caso, en caso de omisión de registro se debe prepara el
ajuste correspondiente considerando su depreciación a la fecha
del inventario. En el segundo caso, proceder a registrarlo como
Activo Menor.
Preparar un informe de los resultados obtenidos del inventario y recomendar los
ajustes por concepto de activos como: en mal estado, activos no localizados, activos
no registrados, activos ociosos, el cual debe ir dirigido a al Gerente y
Encargado de Activos.
COOPEASAMBLEA R.L.
ENTREGA DE ACTIVOS FIJOS Y OTROS, CONSECUTIVO No.___________
Departamento Receptor: ___________________________________________ Recibido por: ____________________________________________________ El Encargado de Activos le hace entrega del (los) siguiente(s) artículo(s):
DESCRIPCIÓN COSTO NÚMERO
DE PLACA
PROVEEDOR:_____________________________________________________________. FACTURA No. ________________ . CHEQUE DE CANCELACIÓN: ______________ FECHA:_________ T. DE C.: ________ . ORDEN DE COMPRA: ___________________ . SOLICITUD: ____________________________ . EXPEDIENTE DE COMPRAS No. _____________________________ .
NOTA: Importante presentar esta boleta, por cualquier desperfecto que presente el equipo, para la
ejecución de su garantía.
Atentamente, ENCARGADO DE ACTIVOS
_________________________________ Firma y Sello de Quien Recibe Satisfactoriamente
Original-Usuario Copia 1-Contabilidad Copia 2-Encargado de Activos Copia 3-Cheque
COOPEASAMBLEA R.L.
SOLICITUD DE TRASLADO, PRÉSTAMO O EXCLUSIÓN DE ACTIVO FIJO
MARQUE EN LA CASETILLA QUE CORRESPONDE EL OBJETIVO DE ESTE DOCUMENTO:
SOLICITUD DE TRASLADO (cuando es en forma permanente a otro Departamento)
SOLICITUD DE EXCLUSIÓN (cuando va a dejarse de usar por la Cooperativa)
SOLICITUD DE PRESTAMO (cuando es en forma temporal)
Número de Placa:
Descripción del Activo:(indicar su nombre,serie,modelo, material, color, tamaño)
DEPARTAMENTO QUE ENTREGA RESPONSABLE
DEPARTAMENTO QUE RECIBE RESPONSABLE
Observaciones:(indicar si se entrega con otros componentes, motivo del préstamo, traslado o
exclusión y condiciones físicas-en caso de préstamo o traslado)
DEVOLUCIÓN DEL ACTIVO FIJO
NOMBRE DE QUIEN RECIBE FIRMA DE RECIBIDO CONFORME
FECHA DE LA DEVOLUCIÓN:
COOPEASASMBLEA R.L.
INVENTARIO FÍSICO DE INMUEBLE, MAQUINARIA Y EQUIPO
UBICACIÓN: AL Hoja No.
HECHO POR:
RESPONSABLE :
No. De
Placa
Descripción del Activo (Serie, Modelo, Color, Cantidad, Tamaño, etc.)
Estado
Físico
Observaciones