E- ADMINISTRACIÓN EN LA FUNCIÓN DE CONTROL: LA FISCALIZACIÓN ELECTRÓNICA.
VISIÓN DEL CONTROL INTERNO.
Gran Canaria, 16 de julio de 2009.
¿CÓMO PUEDE CONTRIBUIR EL CONTROL INTERNO EN LA E-ADMINISTRACIÓN?
PROYECTOS DE LA IGCLM EN LÍNEA CON LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA:
1 SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL FINANCIERO Y AUDITORÍA PÚBLICA.
2 SISTEMA DE INFORMACIÓN ECONÓMICO-FINANCIERO.
3 CENTRAL DE INFORMACIÓN DEL SECTOR PÚBLICO REGIONAL.
4 WEB: INTERVENCIÓN GENERAL.
5 CONCLUSIONES Y REFLEXIONES.
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1. SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL FINANCIERO Y bbAUDITORÍA PÚBLICA.
•OBJETIVOS: -Auditoría pública sin papeles: Entorno virtual.
-Auditoría pública única.
-Desarrollo funcional y tecnológico común.
-Principios de economía, eficacia y eficiencia.
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•COLABORACIÓN INTERADMINISTRATIVA:
I.G. CANARIAS – I.G. CASTILLA-LA MANCHA
1. Sistema integrado.
2. Revisiones de calidad:
- Normalización de los procedimientos sobre planificación de la actividad auditora, ejecución y seguimiento de resultados.
- Referenciado de los papeles de trabajo de forma automática.
- Uniformidad en la aplicación de criterios.
- Agilización de controles de calidad.
- Supervisión de los trabajos en tiempo real.
3. Reducción de la curva de aprendizaje.
4. Sustitución del papel físico por el soporte electrónico.
5. Evaluación del esfuerzo de control.
6. Evidencias en soporte electrónico Estampillado electrónico.
7. Trazabilidad o pista de auditoría en todas las transacciones.
8. Normas de auditoría, y Dictamen 2/2004TCU sobre el modelo de auditoría única.
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•REQUERIMIENTOS GENERALES:
•Aplicación integrada por 4 módulos:
Sistema de Información integrado de
controles comunitario
s
Sistema de Información integrado de
auditoria para el Sector Público
SICcom SIap
Aplicación de Control
Financiero Permanente
QuijoteCFP
Sistema de Información Web Service
para auditores externos
SI-web
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Intervención General de la Comunidad Autónoma de
Canarias
Intervención General de la Junta de Comunidades de Castilla la
Mancha
APROVECHAMIENTO COMÚN
•Evaluación.
•Auditoría de sistemas.
•Informes.
1.1. MÓDULO SISCCOM: CONTROL DE FONDOS COMUNITARIOS (EN PRODUCTIVO)
- Cumplimiento de los Reglamentos Comunitarios, decisiones de aprobación de los Programas Operativos y las normas de auditoría internacionalmente aceptados.
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•ALCANCE FUNCIONAL:
SICCOM
PLANIFICACIÓN AUDITORÍAS PCAS Y CONTROLES
ERRORES E IRREGULARIDADES
•Plan financiero y certificaciones de gasto.•Estrategia de auditorías.•Planes anuales auditorías.•Evaluación de riesgos.•Selección de muestras.
FUNCIONAMIENTO DE LOS SISTEMAS
•Auditorías de las operaciones.
•Informes.
• Seguimiento reintegro.
• Procedimiento sancionador.
•Seguimiento correcciones financieras.
•Comunicación OLAF
INFORMES ANUALES Y DECLARACIONES DE CIERRE
CONTROL DE TIEMPOS
Evaluación esfuerzo control.Desviaciones sobre planificación.Adopción medidas correctoras.
•Sistema de alertas.
•Supervisión en tiempo real.
1.2. MÓDULO QUIJOTE: CONTROL FINANCIERO PERMANENTE (EN PRODUCTIVO)
-Control financiero permanente (incluido auditorías operativas) a los órganos y entidades del sector público regional.
-Incorpora todo el proceso de planificación, ejecución de los programas de trabajo, emisión de informes, tratamiento de alegaciones, así como el seguimiento de informes anteriores.
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•ALCANCE FUNCIONAL:
QUIJOTE
PLANIFICACIÓN INFORMES
•Plan anual de Control.•Programas de Trabajo.•Detección de áreas de riesgo.•Muestreo.
EJECUCIÓN
•Informes y observaciones normalizadas.
•Control de calidad.
INFORME ANUAL
CONTROL DE TIEMPOS
REUNIONES VIRTUALES DE COORDINACIÓN
1.3. MÓDULO SIAP: Auditoría pública (EN DESARROLLO)
-Auditorías públicas (financieras, de cumplimiento y operativas, a empresas, fundaciones y otros entes del sector público).
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•ALCANCE FUNCIONAL:
•Control de calidad. •Supervisión en tiempo real.
SIAP
PLANIFICACIÓN INFORMES
•Planes anuales.•Selección de muestras.•Programas de Trabajo.
EJECUCIÓN
•Informes y observaciones normalizadas.•Control de calidad.•Seguimiento errores e irregularidades.
CONTROL DE TIEMPOS
Herramientas apoyo: •Importación de información.•Circularización a terceros.•Etc,…
1.4. MÓDULO SI-Web: Auditores externos (EN DESARROLLO)
-Sistema de intercambio on-line entre la Intervención General y los auditores externos para la ejecución de controles tanto del ámbito de SICCOM como de SIAP.
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•ALCANCE FUNCIONAL:
Internet
Consejería
SICCOMSIAP
Auditores externos
SI-web / Auditores Externos
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-Generación de expedientes: a) Manual. b) Interoperabilidad. c) Registros automáticos masivos.
SISTEMA ECONÓMICO FINANCIERO.
WORK FLOW . EXPTES CONTABLES
FIRMA DIGITAL (PORTAFIRMAS)
-Exptes. Contables.-Trasferencias bancarias.-Certificaciones.
REGISTROS
ÓRGANOS GESTORES SUBVENCIONES
FACTURASSUBVENCIONES
P.E.S. B.D.Regional
CONTRATOS
DESIGNACIÓN REPRESENTANTE DE LA INTERVENCION
FACTURAS ELECTRÓNICA
S
DIGITALIZACIÓN DE
FACTURAS
CONTRATOS
LICITADORES
- JCCA.- SINDICATURA.
SISTEMA CORPORATIVO TRAMITACIÓN ELECTRÓNICA DE EXPDTE DE CONTRATACIÓN.
PORTAL DE CONTRATACIÓN ELECTRONICA.IGAE
BD. TESEO
TRAMITADOR ESTANDAR
SUBVENCIONES
2. SISTEMA DE INFORMACIÓN ECONÓMICO- FINANCIERO. Hacia el expediente
electrónico.
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Todos los procesos se realizan de forma electrónica
REGISTRO FACTURAS
ÓRGANOS GESTORES
ACEPTACIÓN
RECHAZO
REGISTRO GENERAL DE FACTURAS
CAJAS PAGADORAS
FICHERO ÚNICO DE FACTURAS
SISTEMA ECONÓMICO-FINANCIERO.
GENERACIÓN DE EXPEDIENTE CONTABLE
ORDEN DE PAGO
GENERACIÓN
INTEGRACIÓN
DIRECCIONAMIENTO
FIRMA DIGITAL
PROVEEDORES
PLATAFORMA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA.
•ALCANCE DEL SERVICIO:
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Todas las facturas entregadas por los proveedores son validadas y recibidas de forma inmediata.
Los proveedores conocen el estado de sus facturas evitándose constantes llamadas del “¿cómo va lo mío?” .
Reducción de plazos de pago al eliminarse los errores de carga manual de datos.
El servicio no sólo genera una mayor eficiencia en los procesos sino una mejora medioambiental (facturae = más bosques, menos contaminación, ...)
Todas las facturas entregadas por los proveedores son validadas y recibidas de forma inmediata.
Los proveedores conocen el estado de sus facturas evitándose constantes llamadas del “¿cómo va lo mío?” .
Reducción de plazos de pago al eliminarse los errores de carga manual de datos.
El servicio no sólo genera una mayor eficiencia en los procesos sino una mejora medioambiental (facturae = más bosques, menos contaminación, ...)
•Ventajas
Ineficiencia en Coste de envió mas tiempos de envíos
Elevados costes ocultos
Mejora operacional al disminuir las
incidencias
Costes de guarda y custodia del papel
Ineficiencia en RR HH, errores
introducción manual
Ineficiencia ProcesoManual, RR HH errores, tiempo
Costes de guarda y custodia del papelCostes de guarda y custodia del papel
Servicios de Comunicación,Transformación,Firma, Custodia,
Control y seguimiento
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Nº facturas 345.509
Importe 2.436 mill. € (27% del presupuesto liquidado)
Proveedores 32.315
Proveedores-facturas Proveedores (entre 1 a 3.291 facturas)
Centros de gasto 562
•Facturación recibida y tramitada en 2008. Estadísticas.
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•¿POR QUÉ UNA CENTRAL DE INFORMACIÓN DE SECTOR PÚBLICO?
3. LA CENTRAL DE INFORMACIÓN DEL SECTOR PÚBLICO.
• Gran aumento y complejidad del sector público autonómico (empresas y entes públicos empresariales, fundaciones públicas, consorcios).
• Facilitar el cumplimiento de la Ley General de Estabilidad Presupuestaria. Acuerdos del Consejo de Política Fiscal y Financiera: Inventario de Entes Públicos.
• Establecer un canal que permita la normalización, sistematización y centralización del suministro de Información de los distintos Entes Públicos y los distintos agentes que demandan la misma (Administración Autonómica, OCEX, IGAE ).
• Incidencia de la consolidación de los entes públicos sobre los escenarios de estabilidad presupuestaria.
• Perdida de información sobre inversiones y actividades ejecutadas por las entidades publicas al estar fuera del presupuesto.
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•OBJETIVO:
•Necesidad de crear de “un modelo unificado de Central de Información”
integrado como soporte funcional y que agrupe a todos los Entes
públicos dependientes de la JCCM aprovechando las nuevas
tecnologías.
•Facilitador de la toma de decisiones estratégicas en el ámbito
presupuestario, toda vez que la misma abarca e integra la información
acerca de la gestión económica del conjunto de Entes Públicos.
•Apuesta por el formato estándar XBRL.
INVENTARIO DE ENTES DEL SECTOR PÚBLICO.
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TIPO DE ENTE CC.AA.
OO.AAENTIDADES PÚBLICAS
CONSORCIOS FUNDACIONESSDAD.
MERCANTILUNIVERSIDAD. TOTALES
Andalucía 14 14 138 25 77 10 278
Aragón 6 12 12 14 37 1 82
P. de Asturias 9 11 7 2 30 1 60
I. Baleares 5 18 100 24 16 1 164
Canarias 12 6 11 10 32 2 73
Cantabria 6 5 4 6 29 1 51
Cast-León 4 5 13 34 16 4 76
Cast-La Mancha 9 4 13 19 15 1 61
Cataluña 32 49 144 45 47 7 324
Extremadura 6 7 17 16 23 1 70
Galicia 12 25 21 58 27 3 146
C. de Madrid 16 27 32 18 31 6 130
R. de Murcia 9 8 30 17 22 2 88
C.F. de Navarra 11 1 2 8 46 1 69
La Rioja 4 4 2 8 8 1 27
C. Valenciana 11 22 16 34 38 5 126
Ciudad de Ceuta 6 0 1 0 11 0 18
Ciudad de Melilla 4 0 1 0 4 0 9
Varios 0 0 3 0 2 0 5
TOTAL 176 218 567 338 511 47 1857
Fuente: Ministerio de Economía y Hacienda.
La Central de Información esta orientada a proporcionar la información de gestión necesaria a los distintos Entes Públicos de la Junta de Comunidades de Castilla la Mancha y a los distintos agentes que demandan la misma:
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•Alcance Organizativo
La Intervención General de la JCCM es la responsable de supervisar lagestión, seguimiento y validación de la toda la información que reside en laCentral de Información.
La Central de Información pone a disposición de las Consejerías de la JCCM elinventario y la información corporativa actualizada de los Entes Públicosdependientes de cada uno de ellas.
En el modelo coexisten los datos de Entidades con modelos contablesdistintos, contabilidad pública y empresarial. En la Central de Informaciónestán recogidos los Entes Públicos Regionales (Consorcios, FundacionesPúblicas, Empresas Públicas, Universidad, etc.) así como los Entes Públicosparticipados.
La Central de Información proporciona la información contable de los EntesPúblicos dependientes de la JCMM que ha de remitirse a la IntervenciónGeneral del Estado en los formatos establecidos.
• Ministerio de Economía y Hacienda: Mantenimiento del Inventario de Entes Públicos.• JCCA: Contratación Administrativa del Servicio Público Regional.• Sindicatura de Cuentas: Acceso a la información no estructurada.
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Entes Públicos
Junta de Castilla la Mancha
• Información estructurada: Datos relativos a cada una de las Entidades, domicilio, personas de Contacto, información económica, etc.
• Repositorio de Información no estructurada (digitalizada) :
• Cuentas Anuales
• Informes de Auditoria.
• Leyes de creación y Estatutos.
• Documentos Reguladores, etc.
• Toda la información enviada por los Entes y validada por la Intervención General de la JCCM.
• Presupuestos de Explotación y Capital.
• Liquidación de Presupuestos de Gastos e Ingresos.
• Gestión de Contratos
• Subvenciones y Entregas Dinerarias
• Contratos Programa
• Endeudamientos y Avales
• Inversiones Públicas
• Proveedores relevantes
• Encargos y Encomiendas
• Información de Personal
• Certificación de Fondos UE.
• Cualquier otra información que se planifique.
•Áreas Funcionales:
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•UTILIDADES:
Catálogo de Entes
Información no Estructurada
Información Estructurada Planificador de Actividades
Sistema de InformaciónInformes y
Formularios normalizados
Información Online
Integración Sistemas
SAP/ no SAP
• Acceso único y común a través de Internet en el cuál los Entes pueden tanto introducir, como consultar, la información que deben aportar periódicamente.
• Los distintos subsistemas lógicos que forman la Central de Información son los siguientes:
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•PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN:
Los Entes reciben la petición de remisión de información:
•Vía correo electrónico•Tarea pendiente en la CI
El usuario del Ente completa la información vía Web y la envía al usuario responsable de su validación.
Modificación de datos y reenvío
Validación de datos AutorizadoNotificación al Ente
Validación de datos RechazadoNotificación al Ente
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4. WEB INTERVENCIÓN GENERAL
•OFICINA VIRTUAL:
Representante de la Intervención.
Central de Información.
Factura electrónica.
Base Datos Terceros.
SIWEB.
FOROS.
•Transparencia y cercanía de los órganos de control.•Accesibilidad de los ciudadanos a información anteriormente reservada a “unos pocos”.•Herramienta de trabajo de la propia organización.
•UTILIDADES:
http://pagina.jccm.es/economia/intervencion
Acceso general. Informativo.
Acceso corporativo. Oficina Virtual. Foros.•Se reducen las consultas telefónicas.•Optimización y homogeneidad de criterios.
Acceso Intervención:•Foros restringidos de función interventora.•Instrucciones y circulares.
Accesos específicos: Central de Información, Factura, electrónica, auditores externos.
•DIFERENTES NIVELES DE ACCESO, DIFERENTES UTILIDADES:
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5.CONCLUSIONES Y REFLEXIONES.
El control interno no puede ser ajeno a la evolución de la Administración que fiscaliza.
El control interno deberá en la medida de lo posible contribuir a la mejora de los procedimientos en la Administración.
Fomentar las alianzas interadministrativas como un elemento coadyuvador del cambio.
La utilización de las nuevas tecnologías en las técnicas de control y auditoría pública:
•Contribuyen a la coordinación e interrelación de todas las entidades de control.• Facilita la comparabilidad y homogeneidad de los informes de auditorías.• Evita solapamientos de auditorías.•Contribuye a la transparencia, además de facilitar el acercamiento del órgano fiscalizador al ente auditado y del trabajo realizado a los ciudadanos.