Download - Diapositivas documentos
Presentado por Erika becerra
stefany ZambranoKaren valencia
tecnólogo gestión documental751653
Documentos comerciales u organizaciones
CARTASLas cartas u oficios tienen como objetivos fundamentales informar y persuadir a sus destinatarios.
PARTES CÓDIGO LUGAR Y FECHA DE ORIGEN DESTINATARIO: es importante que los datos del destinatario se
dirijan en forma personalizada, a un funcionario especifico, a una dependencia u oficina responsable; esta conformado por los siguientes componentes:
Denominación o titulo académico
Nombre del destinatario Cargo Organización Dirección Nombre del lugar de origen País ASUNTO SALUDO
TEXTO
DESPEDIDA
REMITENTES Y FIRMAS RESPONSABLES: están conformados por el nombre y cargo, además de la firma en la parte superior del remitente.
LINEAS ESPECIALES: están conformados por:
Anexos
Copias
Identificación del transcriptor
PAGINAS SUBSIGUIENTES
MEMORANDOSSon comunicaciones escritas que se utilizan para trasmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales, e internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización.
PARTES ENCABEZADO: esta compuesto por: Denominación del documento: se escribe la palabra
memorando en mayúscula sostenida y centrada CODIGO FECHA
ENCABEZAMIENTO: esta conformado por las palabras para (es decir destinatario),de (es decir, remitente) y asunto en mayúscula sostenida.
Destinatario y remitente: ejemplo PARA: Doctora Alicia García Pérez, Secretaria General
DE: Guillermo Castro Polanco, Director General
ASUNTO: esta palabra se escribe en mayúscula sostenida.
TEXTO: el saludo ya va incluido.
DESPEDIDA REMITENTE Y FIRMAS
RESPONSABLES: firma en la parte superior del nombre dependiendo del estilo escogido.
LINEAS ESPECIALES
CIRCULARES
Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo texto o contenido, dirigida a un grupo especifico de personas tanto interna con externamente.
PARTES ENCABEZADO: se escribe la palabra circular en
mayúscula sostenida y centrada. CODIGO LUGAR DE ORIGEN Y FECHA DE ELABORACION
ENCABEZAMIENTO Y DESTINATARIOS: se escribe la palabra para, en mayúscula sostenida , seguida del grupo destinatario de la circular y su ubicación, de acuerdo con el estilo utilizado; ejemplo
PARA DIRECTORES Y SUBDIRESTORES REGIONALES
ASUNTO SALUDO: se incluye en el inicio del texto TEXTO DESPEDIDA
REMITENTES Y FIRMAS RESPONSABLES
LINEAS ESPECIALES: (copias, anexos)
IDENTIFICACION DE PAGINAS SUBSIGUIENTES: La línea de identificación debe contener el número de la circular , el código o la fecha. Ejemplo
circular 040 Cúcuta 12 de mayo de 2009
ACTASexpresan lo tratado en una reunión o situación especifica. Son documentos que adquieren valor legal, administrativo, jurídico e histórico desde su creación.
PARTES TITULO: esta conformado por el nombre del grupo que se
reúne. DENOMINACION DEL DOCUMENTO Y NUMERO: la palabra
acta en mayúscula y centrada. ENCABEZAMIENTO: esta conformado por:
Lugar de origen y fecha de la reunión: ejemplo
FECHA: Bogotá D.C., 15 de mayo de 2009
hora: ejemplo
De las 09:00 horas a las 16:00
lugar: ejemplo
ICONTEC, sala nevados
asistentes: ejemplo ASISTENTES : Eduardo Casas Burgos, Presidente
María Teresa Peña Beltrán, Vicepresidente
Representaciones: es necesario aclarar cuando una persona lleva la representación de otra.
Invitados: ejemplo
INVITADOS: María, Jiménez Sánchez López , observadora
Ausentes :ejemplo
AUSENTES: Pedro noriega rodríguez, secretario (con escusa)
ORDEN DEL DÍA DESARROLLO COMPROMISOS CONVOCATORIA FIRMAS, NOMBRES Y CARGOS: ejemplo
MANUEL CHACON CORREA JUAN CAMILO CANO
presidente secretario
LINEAS ESPECIALES PAGINAS
SUBSIGUIENTES: ejemplo
reunión de comité académico Acta 002
INFORMESestán a cargo de funcionarios o empleados autorizados, se elaboran en papel con logosimbolo, de acuerdo con as normas internas denla organización.
PARTES ENCABEZAMIENTO: esta compuesto por: Razón social: se escribe cuando no tiene membrete que lo
identifique. Dependencia: departamento o sección donde se origina el
resumen. Código: código de dependencia o codificación especial de los
informes.
Titulo Lugar de origen y fecha de elaboración Autoría del resumen ejecutivo: autores en orden
alfabético. Objetivo: ejemplo
OBJETIVO: Presentar informe sobre el proceso de evaluación en la norma de servicio al cliente.
Temas o numerales Paginas subsiguientes
Conclusiones Nombres, cargos y firmas Rubrica: en la margen
inferior izquierdo Líneas especiales
CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
CERTIFICADOS: es un documentos de carácter probatorio, publico o privado, que asegura la veracidad y legalidad de un hecho o acto solemne.
CONSTANCIAS: la constancia es un documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad, puede ser personal.
PARTES CODIGO LUGA DE ORIGEN Y FECHA DE
ELABORACION
CARGO IDENTIFICACION DEL
DOCUMENTO: las expresiones certifica o hace constar, en mayúscula y centrada.
TEXTO REMITENTES Y FIRMAS
RESPOSABLES: igual que en la carta.
HOJA DE VIDA CORPORATIVAEs la relación de los datos personales, información laboral, académica y las experiencia y competencias de una persona que registra y conserva la organización a la cual esta se encuentra vinculada laboralmente.
PARTES IDENTIFICACION DEL DOCUMENTO: en mayúscula
sostenida y centrada. NOMBRE DATOS BASICOS INFORMACION LABORAL
INFORMACION ACADEMICA
EXPERIENCIA LABORAL INVESTIGACIONES,
PUBLICACIONES Y DISTINCIONES O PREMIOS
SOBRES COMERCIALES El sobre tiene el propósito de ser la cubierta de los
documentos, para su entrega o envió.
PARTES Tratamiento o titulo Nombre: ejemplo
Ingeniero JUAN CARLOS GONGORA CARO
Cargo: ejemplo
Director
Organización :ejemplo CAFAM-cafam
Dirección o apartado Destino: local, nacional e internacional. Local
MENSAJES ELECTRÓNICOS Es un sistema que permite
intercambiar con uno o mas usuarios de cualquier lugar del mundo, a través de la internet.
PARTES ENCABEZAMIENTO: De, Para,
asunto.
CUERPO DEL TEXTO
RECOMENDACIONES: se recomienda no utilizar el correo para resolver temas complejos.
TARJETAS PROTOCOLARIAS
Se utilizan para las relaciones publicas y de negocios.
PARTES
TRATAMIENTO: Señor(a),
Ingeniero, Doctor, etc.
SALUDO: Cordial saludo,
Señora Ministra, etc.
DESPEDIDA: Sinceramente,
Respetuosamente, etc.
GRACIAS