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Curso Análisis Administrativo
Principios de Organización
Profesor: MSc, Rodolfo Sánchez Alvarado, Mba
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1. Del objetivo
Todas y cada una de las actividadesestablecidas en la organización debenrelacionarse con los objetivos ypropósitos de la empresa. La existenciade un puesto solo es justificable si sirvepara alcanzar realmente los objetivos, sinembargo, la realidad muestra que muchasveces se crean puestos con laconsecuente implicación de costos yesfuerzos inútiles.
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2.- Especialización:
El trabajo de una persona debelimitarse, hasta donde sea posible, a laejecución de una sola actividad. Eltrabajo se realizara mas fácilmente sise subdivide en actividadesclaramente relacionadas y delimitadas,mientras mas especifico y menor seael campo de acción de un individuo,mayor será su eficiencia y destreza.
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3.- Jerarquía:
Es necesario establecer centrosde autoridad de los que emanela comunicación necesaria paralograr los planes, en los cualesla autoridad y laresponsabilidad fluyan en unalínea clara e ininterrumpida,desde el mas alto ejecutivohasta el nivel mas bajo.
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4.- Paridad de autoridad y responsabilidad:
A cada grado deresponsabilidad conferido, debecorresponder el grado deautoridad necesario paracumplir dicha responsabilidad.No tiene objeto hacerresponsable a una persona pordeterminado trabajo si no se leotorga la autoridad necesariapara poder realizarlo.
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5.- Unidad de mando:
Al determinar un centro deautoridad y decisión paracada función, debeasignarse un solo jefe, yque los subordinados nodeberán reportar a mas deun superior.
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6.- Difusión:
Las obligaciones de cadapuesto que cubrenresponsabilidad y autoridad,deben publicarse y ponerse,por escrito a disposición detodos aquellos miembros de laempresa que tengan relacióncon las mismas.
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7.- Amplitud o tramo de control:
Hay un limite en cuanto alnumero de subordinados quedeben reportar a un ejecutivo, detal manera que éste puedarealizar todas sus funcioneseficientemente. Un gerente nodebe ejercer autoridad directa amás de cinco o seissubordinados, a fin de asegurarque no esté sobrecargado, y queesté en la posibilidad de atenderotras funciones más importantes.
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8.- De la coordinación:
Las unidades de unaorganización siempre deberánmantenerse en equilibrio. Todaslas funciones deben apoyarsecompletamente y combinarse, afin de lograr un objetivo común;en esta forma, la organizaciónfuncionara con un sistemaarmónico en el que todas suspartes actuaran oportunamentey eficazmente, sin ningúnantagonismo.
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9.- Continuidad:
Una vez que se ha establecido,la estructura organizacionalrequiere mantenerse,mejorarse y ajustarse a lascondiciones del medioambiente.
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¿Por qué se reorganizan las compañías?
Menores costos operativos.
Orientación enfocada al consumidor.
Productos especializados.
¿Otras razones?
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engage
Le
arn
ing
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Características de la organización
Especialización del trabajo.
Agrupación del trabajo en unidades manejables.
Delegación del poder.
Tramo de control.
Cadena de mando.
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¿Por qué tener un organigrama?
Negocios pequeños
Aclarar posicionesy reportes.
Seguimientodel crecimientoy cambio.
Negocios grandes
Puede ser difícilrastrear las posiciones.
Puede llegar a serrápidamente obsoleto.
© C
engage
Learn
ing
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¿Organigrama o no organigrama?
¿Cuáles son ejemplos de problemascreados por un organigrama ausente,
obsoleto o inexacto?
© LIGHTSPRING/SHUTTERSTOCK
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Diseño del trabajo
Especialización del trabajo.Distintas tareas asignadasa diferentes personas.
Justificación.
El “trabajo" es demasiadogrande para una persona.
Nivel de habilidad del trabajador.
Eficiencia de tiempo.
Equipo especializado.
Formación simplificada.
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Especialización del trabajo
Desventajas:
• Aburrimiento.
• Mayor tasa de ausencias.
• Bajo esfuerzo.
• Sabotaje.
Alternativas
Rotación laboral:
• Retener el interés.
• Aprender nuevashabilidades.
• Identificar nuevasfunciones.
Ampliacióndel trabajo.
Enriquecimientodel trabajo.
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Departamentalización
El proceso que consiste en agrupar trabajos en unidades administrables.
La mayoría de las empresasutilizan uno o más de lo siguiente:
Por función.
Por producto.
Por ubicación.
Por cliente.
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Bases de la departamentalización
Bases Tipo de
empresas
Ventajas Desventajas
Función Más pequeñas
y nuevas.
Supervisión y coordinación
simplificadas.
Toma lenta de decisiones.
Enfatiza el departamento
sobre la empresa.
Producto Grandes
y antiguas.
Toma de decisiones
más fácil.
Integración de actividades
relacionadas.
Duplicación de actividades
especializadas.
Enfatiza el producto
sobre la empresa.
Ubicación Descentralizado
con necesidades
regionales.
Puede responder a
demandas únicas.
Gran personal
administrativo
y sistemas de control.
Cliente Con base en
el servicio o
en el mercado.
Puede tratar de manera
eficiente con clientes
únicos.
Personal administrativo
más grande de lo habitual.
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Departamentalización por función
CEO
Finanzas Marketing Operaciones
Tipo:
• Empresas más
pequeñas y
nuevas.
Ventajas:
• Supervisión y
coordinación
simplificadas.
Desventajas:
• Lenta toma
de decisiones.
• Enfatiza el departamento
sobre la empresa.
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Departamentalización por producto
CEO
Computadoras Impresoras Software
Tipo:
• Empresas antiguas
y grandes.
Ventajas:
• Toma de
decisiones más
fácil.
• Integración
de actividades
relacionadas.
Desventajas:
• Duplicación de
actividades
especializadas.
• Enfatiza el producto
sobre la empresa.
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Departamentalización por ubicación
CEO
Regiónde EU
Regióneuropea
Regiónasiática
Tipo:
• Empresas
descentralizadas
con necesidades
regionales.
Ventajas:
• Puede responder
a demandas
únicas.
Desventajas:
• Gran personal
administrativo
y sistema de control.
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Departamentalización por cliente
CEO
Usuariosdomésticos
Usuariosde negocios
Usuarioseducativos
Tipo:
• Necesidades con
base en el servicio
o en el mercado.
Ventajas:
• Puede tratar de
manera eficiente
con clientes únicos.
Desventajas:
• Personal administrativo
mayor a lo habitual.
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Tramo de la administración
El número de trabajadores que se reportandirectamente a un administrador
Tramo amplio:
Gran número de subordinados paraun administrador.
Tramo estrecho:
Sólo algunossubordinados paraun administrador.
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Cultura corporativa
Los ritos, rituales, héroes y valoresinternos de una empresa.
Poderosa influencia en cómo piensan y actúanlos empleados.
Determina la percepciónpública.
Tiene una fuerte influenciaen el rendimiento en el tiempo.
© MANGOSTOCK/SHUTTERSTOCK
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Indicadores de cultura corporativa
Configuración física(por ejemplo, diseño del edificio y de la oficina).
Declaraciones corporativassobre sí mismo (publicidady comunicados de prensa).
Cómo la empresa trataa sus invitados.
Cómo los empleadospasan su tiempo.
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Tipos de cultura corporativa
Cultura de red• Confianza y amistad.
• Fuerte compromiso
con la organización.
• Entorno informal.
Cultura comunitaria• Amistad, compromiso,
enfoque en el rendimiento,
alta energía.
• Las vidas giran alrededor
del producto.
• El éxito es celebrado por
todos.
Cultura fragmentada• Empleados, no amigos.
• Autonomía, flexibilidad,
igualdad.
Cultura mercenaria• Pasión, energía, sentido
del propósito, entusiasmo
por el trabajo.
• Intenso, enfocado, decidido
a ganar.
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cia
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Cultura corporativa: Cuándo cambiar
El cambio cultural es necesariocuando:
El entorno de una empresacambia.
La industria se vuelve más competitiva.
El desempeño de la compañíaes mediocre.
La empresa está creciendoo se convierte en una gran empresa.
Ejemplo: Goldman Sachs.
© IQONCEPT/SHUTTERSTOCK
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Función de la cultura corporativa
Aumentar el crecimiento, los beneficios, la productividad y la satisfacción laboral.
Retener a las mejores personas.
Inspirar la lealtad del cliente.
Desarrollar nuevosmercados.
Aumentar la creatividad.
Fusiones y adquisicionessuaves.
© ANDRESR/SHUTTERSTOCK
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Cultura corporativa del mañana
Grupos de trabajo pequeños, orientados a
tareas con control.
Coordinado por una red
de computadoras y
mantenido junto con
una fuerte cultura
corporativa.
El liderazgo requerirá
confianza y toma de riesgos.© MANGOSTOCK/SHUTTERSTOCK
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Tipos de comités
Junta permanenteAd hoc
Relativamente
permanente,
modificado con la
realización de algunas
tareas recurrentes.
Grupode trabajo
Establecido para
investigar un
problema importante
o una decisión
pendiente.
Creado para
un propósito
específico a
corto plazo.
© MARQUES/SHUTTERSTOCK© GARSYA/SHUTTERSTOCK © 3DRENDEREDLOGOS COM/SHUTTERSTOCK
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La organización informal:
grupos informales
Grupos informales:
Formado por los mismosmiembros para lograr metasque pueden o no serrelevantes para la organización.
Pueden ser fuerzas poderosasen organizaciones que ejercen influencias positivasy negativas.
Patrón de comportamiento e interacción que se deriva de las relaciones personales más queoficiales.
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