Acto de aprobación: RESOLUCIÓN DE RECTORIA 071 DEL 2011 Por la cual se aprueban las Tablas de Retención Documental Elaboró: T. Hugo Armando Díaz Pinto Revisó Tec. Álvaro Trujillo Santacruz
27/08/2015
GESTIÓN
DOCUMENTAL CUADRO DE CLASIFICACIÓN GENERAL DE SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
2
CÓDIGO RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
SC= Sección y/o Subsección A.G.= Archivo de Gestión CT= Conservación Total
S= Serie A.C.= Archivo Central E= Eliminación SB= Subserie R= Reproducción en formato PDF S= Selección
INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA CENTRO DE ESTUDIOS SUPERIORES MARIA GORETTI OFICINA DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
GESTION DOCUMENTAL Cuadro de clasificación general de series, subseries y tipos documentales
CÓDIGO SERIES TIPOS DOCUMENTALES
(anexos que se deben adjuntar a la serie)
RETENCIÓN DISPOSICIÓN
FINAL
OBSERVACIONES
A.G. A.C. CT E R S
SC S SB
01 ACTAS Se anexará a los actas: 1. La citación,
2. Los documentos que se
discuten, los que motivaron la reunión y los que se aprobaron.
Indistintamente del asunto que se desate en un comité o consejo, en
muchas ocasiones el cuerpo colegiado debe pronunciarse,
comunicando la parte pertinente del acta a quien se le define una
situación, esta comunicación se anexa a la respectiva acta.
01 Actas comité de archivo
2 20 X X
02 Actas comité asesor de rectoría
2 20 X X
03 Actas comité de
autoevaluación y acreditación.
2 20
04 Actas comité de becas y subsidios
2 20 X X
05 Actas comité de
biblioteca
2 20 X X
3
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SC S SB SERIES
DOCUMENTALES
TIPOS DOCUMENTALES
(anexos que se deben adjuntar a la serie)
A.G A.C. CT E R S OBSERVACIONES
06 Actas comité de compras
2 20 X X
07 Actas comité de crédito y cartera
2 20 X X
08 Actas comité curricular 2 20 X X
09 Actas comité de evaluación docente
2 20 X X El comité está conformado por: * Vicerrector Académico quien lo preside
(responsable de las actas) * El decano de la facultad
* Representante de los profesores ante el consejo académico * Representante de los profesores ante el consejo
facultad * El director del programa
* El asistente de gestión humana * El representante estudiantil ante el consejo de
facultad * La secretaria del programa
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DOCUMENTALES
TIPOS DOCUMENTALES
(anexos que se deben adjuntar a la serie)
A.G A.C. CT E R S OBSERVACIONES
10 Actas de comité de investigaciones
2 20 X X
11 Actas de comité negociación de
conflictos
2 20 X X
12 Actas de comité paritario de salud
ocupacional COPASO
2 20 X X
13 Actas de comité de
prácticas
2 20 X X
14 Actas de comité de procedimientos
2 20 X X
15 Actas de comité de selección y admisiones
2 20 X X
16 Actas de comité
unificación de sistemas de información
2 20 X X
17 Actas de consejo académico
2 20 X X
18 Actas de consejo
directivo
2 20 X X
19 Actas de consejo de
facultad
2 20 X X
20 Actas de consejo de Investigaciones
2 20 X X
21 Actas consejo de Postgrados
2 20 X X
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DOCUMENTALES
TIPOS DOCUMENTALES
(anexos que se deben adjuntar a la serie)
A.G A.C. CT E R S OBSERVACIONES
22 Actas de donaciones por venta o baja de
activos
2 20 X X
23 Actas escrutinio 2 20 X X
24 Actas eliminación de
documentos
2 20 X X
25 Actas entrega de Activos
2 20 X X
26 Actas entrega de dotación
2 20 X X Copia de estas actas se archiva en la historia laboral de cada trabajador.
27 Actas de grado 2 20 X X
28 Actas de habilitación
1º Formato de acta de habilitación, numerado consecutivamente,
debidamente diligenciado registrando la fecha, asignatura,
nombre del estudiante; número de identificación, semestre, firma del director del programa, del docente
de la asignatura, de la secretaria del programa y la nota.
2 20 X X Ver Memorando Vicerrectoría Académica 120/2004
29 Actas de semilleros de
Investigación
2 20 X X
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DOCUMENTALES
TIPOS DOCUMENTALES
(anexos que se deben adjuntar a la serie)
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30
Actas de validación
1º Formato de acta de validación, numerado consecutivamente,
debidamente diligenciado registrando la fecha, asignatura, nombre del estudiante; número de
identificación, semestre, firma del director del programa, del docente
de la asignatura, de la secretaria del programa y la nota.
2º Carta de solicitud del estudiante Anexa a cada una de las actas
2 20 X X Ver Memorando Vicerrectoría Académica 120/2004
31 Actas de examen de
reposición o reparatorio CUR
1º Autorización escrita por la CUR
para la realización de estos exámenes especiales
2 20 X X
32 Actas de Centro de
Conciliación
1. Solicitud de audiencia de
conciliación con el visto bueno del coordinador de área.
2. Fotocopia de cédula del
solicitante. 3. Poder autenticado; únicamente
para solicitar conciliación. 4. Formato de autorización para
conciliar 5. Pruebas 6. Formato de ficha
socioeconómica 7. Fotocopia de SISBEN o recibo
de energía o agua.
Serie del Centro de Conciliación
Tramites de conciliación de los cuales el resultado es ACTA
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DOCUMENTALES
TIPOS DOCUMENTALES
(anexos que se deben adjuntar a la serie)
A.G A.C. CT E R S OBSERVACIONES
02 ACUERDOS Se anexará a los acuerdos:
3. La citación,
4. Los documentos que se
discuten, los que motivaron la reunión y los que se aprobaron.
5. Indistintamente del asunto que
se desate en un comité o consejo, en muchas ocasiones el cuerpo colegiado debe
pronunciarse, comunicando la parte pertinente del acuerdo a
quien se le define una situación, esta comunicación se anexa al
respectivo acuerdo.
1. Su ordenación es numérica consecutiva y se organizan por años.
2. La carpeta de las actas debe acompañarse del
correspondiente índice.
01 Acuerdos comité Curricular
1º Convalidaciones 2 20 X X
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DOCUMENTALES
TIPOS DOCUMENTALES
(anexos que se deben adjuntar a la serie)
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02 Acuerdos de comité de Investigaciones
programas.
1. Viabilidad a propuestas de investigación
2. Prorroga a la presentación de
informe de la investigación
3. Asignación de nuevo jurado
evaluador y asesor (anexar la petición del estudiante, copia de
solicitud de licencias de los jurados)
2 20 X X
03 Acuerdos comité de
Practica
2 20 X X
04 Acuerdos de consejo académico
2 20 X X
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DOCUMENTALES
TIPOS DOCUMENTALES
(anexos que se deben adjuntar a la serie)
A.G A.C. CT E R S OBSERVACIONES
05
Acuerdos de consejo directivo
2
20
X
X
Acuerda sobre: 1. Cursos de perfeccionamiento
2. Cursos especiales 3. Cursos ascenso al escalafón docente 4. Especializaciones
5. Creación de comités 6. Planta de Personal
7. Diplomados 8. Plan de Desarrollo Institucional
9. Crea, fusiona actualiza suprime dependencias.
06 Acuerdos Consejo de Facultad
5 5 X Según los estatutos “Las Providencias emanadas del Consejo de Facultad se denominarán
ACUERDOS” Acuerda y recomienda sobre:
*Menciones meritorias, laureadas de sus programas *Grados de honor
*Reconocimientos y felicitaciones *PPD; Proyecto pedagógico Disciplinar
*Cambio de temas en los componentes (asignaturas). *Propuesta curricular del programa para renovación
del registro calificado. *Asignaturas validables y no validables
07 Acuerdos de consejo de investigaciones
5 5 X
08 Acuerdos consejo de postgrados
5 5 X
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DOCUMENTALES
TIPOS DOCUMENTALES
(anexos que se deben adjuntar a la serie)
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04 ASIGNACIÓN ACADÉMICA
(docente, asignatura,
semestre, intensidad horaria, total de horas)
1. Concepto financiero del proyecto de asignación (Vicerrectoría Administrativa y F
verifica si se encuentra ajustada al presupuesto)
2. Reporte de novedades a la
Vicerrectoría Administrativa y Financiera
3. Adición de horas,
4. Renuncia a las horas asignadas
5. Reemplazos. 6. Resumen de la carga
académica
7. Disponibilidad presupuestal 8. Adiciones presupuestales
9. Solicitud de elaboración de
contratos
2 20 X X Estatutos. Artículo 46. Funciones del Vicerrector Administrativo y Financiero. “Ser instancia administrativa para asuntos relacionados con la
administración de personal, las vigentes y coordinar los procesos de modernización institucional en
apoyo integral a la actividad académica”.
Análisis archivístico de la información:
1. La asignación a partir del 2P/2012 se encuentra
en el sistema ZEUS, ello permite ver el historial, anterior al IP/2012 la información se encuentra
en soporte papel. 2. Vicerrectoría A.F Revisa que la propuesta se
encuentre ajustada a lo proyectado en el presupuesto.
3. Vicerrectoría A.F; realiza las recomendaciones
pertinentes. 4. Vicerrectoría Académica modifica la asignación
en el sistema, hace ajustes. 5. Vicerrectoría A.F Para expedir la disponibilidad
presupuestal para el semestre necesita la
aprobación del Consejo Directivo. 6. Vicerrectoría A.F La asignación académica
aprobada, se envía a Gestión Humana como insumo para la elaboración de contratos.
7. Vicerrectoría A.F Cualquier cambio por aumento de horas o vinculación de más docentes es estudiada por la vicerrectoría.
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05 CERTIFICACIONES
01 Certificado de
asistencia
2 X
02 Certificado de becas 2 X
03 Certificado de créditos 2 X
04 Certificado de
donaciones
2 X
05 Certificado de notas 2 X
06 Certificado de
exoneraciones
2 X
07 Certificado de paz y salvo académico
2 X Archivar en el respectivo expediente académico
08 Certificado de retención en la fuente
2 10 X X Se elaboran anualmente y se entregan al interesado
06 CIRCULARES 2 20 X X
07 CONSECUTIVO CORRESPONDENCIA
2 20 X X Serie exclusiva de Unidad de Correspondencia, proyecto 27 Acuerdo Consejo Directivo 31/2013
01 NUMERO DE RADICADO
02 NUMERO DE
RADICACIÓN
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DOCUMENTALES
TIPOS DOCUMENTALES
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08 CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES
01
02
CARTA
MEMORANDO
1. La respuesta a la comunicación
atendiendo a la causa y el efecto.
2 20 X X Consecutivo numérico (asignado por la oficina productora) NTC 3393: para carta
NTC 3397: para los memorandos. La numeración puede ser la misma del consecutivo de correspondencia o ser independiente, depende de la cantidad.
Los docentes que en razón de la práctica empresarial de los estudiantes, requieran emitir comunicaciones escritas a los centros de práctica, estas llevarán el visto bueno del director del programa y el respectivo consecutivo.
Cuando la carta o el memorando hagan parte de una serie, expediente o asunto se respetará este orden.
08 03 COMUNICACIONES
PROVENIENTES DE OTRAS
DEPENDENCIAS I.U. CESMAG
(documentos de apoyo)
2 X Cuando la carta o el memorando hagan parte de una
serie, expediente o asunto se respetará este orden, cualquiera que sea su procedencia. Si no hace parte de una serie, expediente o asunto y cumplidos los tiempos de retención en el archivo de gestión, se procede a su eliminación por depuración. Para
su ordenación es opcional el uso de folder AZ Principio de procedencia: los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. Acuerdo 027 de 2006 Archivo General de la Nación, Ley 594/2000 artículo 11.
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TIPOS DOCUMENTALES
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08 04 COMUNICACIONES EXTERNAS
PROVENIENTES DE EMPRESAS, INSTITUCIONES,
ESTUDIANTES, CONTRATISTAS,
TRABAJADORES
2 X Cuando la comunicación haga parte de una serie, expediente o asunto (contrato, convenio, historia laboral, historia académica) se respetará este orden, cualquiera que sea su procedencia. Si la solicitud de un estudiante tiene que resolverse en un comité o en un consejo está se anexará en la respectiva acta o acuerdo. Si la comunicación de un estudiante hace parte de un proceso disciplinario se anexará al respectivo proceso. Artículo 57 del Estatuto Docente: “Toda solicitud de permiso, una vez efectuado el procedimiento para su consecución, deberá enviarse a la oficina de Gestión Humana.” La solicitud, autorización, formato de reposición de clases, se archivarán en la historia laboral del trabajador. Para las solicitudes de permiso de los estudiantes se utilizará el formato para tal fin, publicado en la página web www.iucesmag.edu.co link archivo y correspondencia/formatos. Si la comunicación se relaciona con un convenio o contrato, será un anexo del mismo. Si la comunicación hace parte de un documento contable, será anexo del mismo. Si respondemos a la comunicación, será anexo de nuestra respuesta (causa y efecto). Si se trata de una invitación, será anexo de nuestra solicitud para asistir al evento. Si no hace parte de una serie, expediente o asunto y cumplidos los tiempos de retención en el archivo de gestión, se procede a su eliminación por depuración. Para su ordenación es opcional el uso de folder AZ
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DOCUMENTALES
TIPOS DOCUMENTALES
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10 CONSTANCIAS
01 Constancias de estudios
2 X
02 Constancias Laborales 2 X
03 Constancia de inasistencia de las
partes
2 20 X Serie del centro de conciliación Tramites de conciliación que terminan en
constancias.
04 Constancia de no
acuerdo entre las partes
2 20 X Serie del centro de conciliación
Tramites de conciliación que terminan en constancias.
11 CONTRATOS Su ordenación es numérica tomando como referencia el NIT, o el código del País (aplicativo
MUISCA – DIAN), seguido del ente económico y año.
01 Contratos con consecutivo asignado
por la Institución
2. Certificado de Cámara de Comercio
3. NIT 4. Fotocopia de cédula del
representante legal 5. Contrato
6. Adiciones, renovaciones, prorrogas.
7. Cotizaciones
8. Comunicaciones tipo carta o mensajes de datos.
9. Póliza 10. Otros relacionados con el
contrato.
2 20 X X X 1. Su ordenación es numérica consecutiva y se organizan por años.
2. El folder AZ de los contratos debe acompañarse
del correspondiente índice.
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DOCUMENTALES
TIPOS DOCUMENTALES
(anexos que se deben adjuntar a la serie)
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11 02 Contratos de adhesión (El consecutivo y el
formato no es asignado por la Institución)
1. Certificado de Cámara de Comercio
2. NIT 3. Fotocopia de cédula del
representante legal
4. Contrato 5. Adiciones, renovaciones,
prorrogas 6. Cotizaciones
7. Comunicaciones tipo carta o mensajes de datos.
8. Póliza
9. Otros relacionados con el contrato.
2 20 X X 1. Su ordenación es numérica tomando como referencia el NIT y se organizan por años.
2. El folder AZ de los contratos debe acompañarse
del correspondiente índice.
04 Contratos de
Aprendizaje SENA
1. Hoja de vida
2. Contrato de aprendizaje 3. Seguridad social salud 4. Adiciones, renovaciones,
prorrogas 5. Comunicaciones del SENA que
se relacionen con el aprendiz. 6. Otros relacionados con el
aprendiz.
2 98 X X Ordenación numérica, números de cédula
CST. Art. 81. DEFINICION. Contrato de aprendizaje es aquel por el cual un empleado se obliga a prestar
servicio a un empleador, a cambio de que éste le proporcione los medios para adquirir formación
profesional metódica y completa del arte u oficio para cuyo desempeño ha sido contratado, por un tiempo determinado, y le pague el salario
convenido.
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DOCUMENTALES
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(anexos que se deben adjuntar a la serie)
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11 05 Contratos de Prestación de Servicios
1. Hoja de vida 2. Contrato de prestación de
servicios 3. Seguridad social salud y
pensión
4. RUT 5. Adiciones, renovaciones,
prorrogas
2 20 X X Sobre el “contrato de prestación de servicios”, la Corte Constitucional mediante Sentencia C-154/97,
Magistrado Ponente HERNANDO HERRERA VERGARA, señaló que “un contrato de prestación de servicios era la actividad independiente
desarrollada, que puede provenir de una persona jurídica con la que no existe el elemento de la
subordinación laboral o dependencia consistente en la potestad de impartir órdenes en la ejecución de la
labor contratada.”
12 CONVENIOS
1. Actas 2. Informes
3. Comunicaciones relacionadas con el convenio.
2 20 X X 1. Convenios nacionales se ordenan
numéricamente tomando como referencia el NIT.
2. Convenios internacionales se ordenan
numéricamente tomando como referencia el
código del País (aplicativo MUISCA – DIAN).
3. El folder AZ de los convenios debe acompañarse del correspondiente índice.
01 Convenios de práctica 1. Postulación de las instituciones como centro de práctica.
2. Carta de propuesta de convenio 3. Carta de presentación de
estudiantes. 4. Comunicaciones entre centro de
práctica y el coordinador de
práctica. 5. Los demás documentos
relacionados del convenio.
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13 CONCEPTOS
01 Conceptos Jurídicos 2 20 X X Copia del concepto jurídico de un contrato, convenio deberá archivarse en el respectivo expediente.
14 CONTABLES
01 Comprobantes de Egreso
Seguridad Social
(documento de apoyo) *Copias de notas L8 Y
L9 Material de apoyo
1. Formato de comprobante 2. Facturas originales 3. Cuentas de cobro
4. Constancias de cumplido 5. L 2 Notas de Legalización de
Viáticos 6. L 7 Notas de Causación 7. L 8 Notas de Legalización de
anticipos 8. L 9 Notas Pagos con traslados
bancarios 9. (Línea Virtual) Pensión, salud,
SENA, ICBF
2 20 X X X Los comprobantes de egreso, deben acompañarse de sus anexos originales.
(Ver acta del comité de archivo 01 del 2014)
02 Cuadres de caja
(ingresos)
1. Facturas F-3
2. Recibos de caja R -1 3. Consignaciones L 3
4. Fotocopias de los cheques
2 20 X X X Los consecutivos de la caja uno son diferentes de la
caja dos.
03 Estados financieros 2 20 X X Original lo emite contabilidad
(Ver estatutos, artículo 46 letra i) Estados financieros mensuales ante Rectoría
Estados financieros trimestrales ante Consejo Directivo.
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14 04 Consiliaciones bancarias
2 20 X X
05 Libros de contabilidad
2 20 X X Descripción especifica:
1. Libro anexos de balance 2. Libros auxiliares
3. Libros oficiales *Libro de Diario *Libro de Inventario
*Libro de Mayor y Balance
06 Nomina
1. Parafiscales 2 98 X X
07 Notas
Notas bancarias L 1 2 20 X X
08 Notas de cartera L17 2 20 X X
09 Notas cliente L15 2 20 X X
10 Notas contables N2 2 20 X X
11 Notas internas N1 2 20 X X
12 Notas de nómina N5 2 20 X X
13 Notas de pagaduría L6 2 20 X X
14 Notas de recaudos de
Bancos L33
2 20 X X
15
Notas de remisiones y
descarga de publicaciones S1
2 20 X X
16 Notas de registro de nómina L60
2 20 X X
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DOCUMENTALES
TIPOS DOCUMENTALES
(anexos que se deben adjuntar a la serie)
A.G A.C. CT E R S OBSERVACIONES
14 17 Notas de salida de activos H1
2 20 X X
18 Notas salida de kárdex H3
1. Solicitud de pedidos internos 2 20 X X
19 Notas de incapacidades N3
2. Certificado de incapacidad laboral EPS
3. Certificado de licencia de maternidad, paternidad EPS
4. Incapacidades riesgos profesionales
5. Liquidación de prestaciones económicas
6. Notificación de pago de
prestaciones económicas
2 20 X X Las notas N3 deben acompañarse de sus anexos originales.
20 Notas de causación N4 2 20 X X
21 Ordenes
Órdenes de Compra
1 X
22 Ordenes de Servicio 2 20 X X
20
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DOCUMENTALES
TIPOS DOCUMENTALES
(anexos que se deben adjuntar a la serie)
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15 CURSOS ESPECIALES
1. Autorización de la CUR para la
realización del curso
2. Resolución de Rectoría I.U.
CESMAG; Refrenda la autorización
dada por la CUR para realizar curso
de…
3. Descripción de la asignatura
4. Formularios de inscripción al curso
especial diligenciado por el
estudiante
5. Formato de solicitud de curso
especial diligenciado por el
estudiante
6. Otras solicitudes de estudiantes y
sus respectivas respuestas
7. Listado de calificaciones de los
estudiantes, firmada por el docente
8. Recibos de caja, factura cambiaria
9. Solicitud de contratación del
docente, prorrogas del contrato y
su respectiva autorización
10. Viabilidad financiera
11. Constancia de cumplido para el
pago del docente
2 20 X X En la CORPORACION UNIVERSITARIA
REMINGTON se denominan curso intensivo de
vacaciones 64 horas y curso dirigido 32 horas.
21
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DOCUMENTALES
TIPOS DOCUMENTALES
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16 DECLARACIONES TRIBUTARIAS
(documento de apoyo)
2 20 X X Material de apoyo, los originales del pago se archivarán con el respectivo comprobante de
egreso.
01 Declaración del impuesto sobre las
ventas
2 20 X X
02 Declaración del impuesto de industria y comercio.
2 20 X X
03 Declaración de
Retención en la Fuente
2 20 X X
04 Declaración del
impuesto sobre la renta
2 20 X X
05 Impuestos nacionales 2 20 X X
17 DERECHOS
PECUNIARIOS Ley 30/92 Art.122
1. Resolución Ministerio de
Educación Nacional 2. Requerimiento ICFES
3. Requerimiento Ministerio de Educación
4. Copia del Acuerdo del Consejo Directivo 5. Justificación de los incrementos
en los valores
2 20 X X
18 ESCRITURAS
PÚBLICAS
2 20 X X
22
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DOCUMENTALES
TIPOS DOCUMENTALES
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19 EVENTOS Y CURSOS DE EDUCACIÓN NO
FORMAL
01 Conferencias
1. Formato para la presentación de
eventos y cursos de educación no formal
2. Formulario de presupuesto para la ejecución de proyectos.
3. Autorización escrita de Rectoría 4. Publicidad de la conferencia 5. Listado de las personas a
certificar
2 20 X X
02 Diplomados
1. Copia del Acuerdo del Consejo Directivo que lo aprueba.
2. Formato para la presentación de diplomados 3. Solicitud de reserva de espacios
4. Formulario de presupuesto para la ejecución de proyectos
5. Publicidad del diplomado 6. Listado de las personas a certificar.
2 20 X X
03 Congresos
04 Cursos
23
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20 GESTION DE CALIDAD
01 Pruebas SABER PRO antes (ECAES)
1. Análisis de los resultados de la prueba.
2 20 X X Estos exámenes son un instrumento para evaluar el nivel de los estudiantes universitarios colombianos.
(Ver acuerdo del Consejo Directivo I.U.CESMAG
040 del 2014)
01 Evaluación Administrativos
2 X
02 Evaluación Docentes 1. Acta del comité de evaluación docente con sus anexos.
2. Informe de evaluación docente
3. Acta de acuerdo para
mejoramiento de la asignatura firmada por el docente, director
y representante estudiantil.
2 X Las impresiones que se hacen de ZEUS se someten al comité de desempeño docente y se genera ACTA
03 Autoevaluación
Institucional
Es un proceso participativo busca identificar puntos
fuertes y débiles, diagnostica la situación de la Institución, el plan de desarrollo se basa en la
autoevaluación.
04 Acreditación Institucional
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21 Gestión Curricular
01 Contenidos Programáticos
1. Concepto del docente coordinador de componente
2. Aprobación de la propuesta de los contenidos programáticos
por el Director de Programa.
2 20 X X
02
Ficha de Desarrollo Temático para cada
espacio académico
1. Revisión del coordinador del
componente.
2
20
X
X
Art. 6 Acuerdo 53/2009 Consejo Directivo I.U.CESMAG: “Corresponde al docente responsable de la orientación de cada espacio académico presentar, con base en los contenidos programáticos entregados por el Director de Programa la ficha de desarrollo temático en la oportunidad y el formato que la Institución establezca previa revisión de la misma por parte del Coordinador del Componente.”
03 Acta de gestión
curricular semanal
2 20 X X
04 Acta de gestión curricular alterna.
1. Solicitud de asignación de horas para el espacio de reflexión
2. Certificación de asistencia
2 20 X X
05 Actas de coordinación
de componente
1. Registro diario de clase
2. Informe de seguimiento mensual del registro diario de
clase.
2 20 X X
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21 06 Informes coordinador de componente
1. Anexa los documentos que menciona en el informe.
2 20 X X Acuerdo 053/2009 Consejo Directivo I.U CESMAG
Acuerdo del Consejo Directivo 053/2009 Art 7. “El Coordinador de Componente realizará el seguimiento a las acciones correctivas concertadas
con los docentes que presenten dificultades en el desarrollo de los espacios académicos y dará
cuenta por escrito de los resultados al Director de Programa.”
Control docente 1. Copia de los contenidos programáticos vigentes.
2. Copia de la ficha de desarrollo
temático vigente.
1. Registro diario de clases *Revisado y firmado por el coordinador de componente
2 20 X X
07 Microdiseño curricular
2 20 X X Información del documento:
*Identificación del espacio académico: Ej.: Metodología de la investigación Ciclo, área, componente, espacio académico,
número de créditos, semestre. *Contenidos analíticos: competencias
*Contenidos temáticos: Unidades y temas *Metodología
*Estrategias didácticas *Criterio de evaluación *Bibliografía
*Nombre del docente
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22 HISTORIAS
01 Historias Académicas de estudiantes
1. Fotografía 2. Formulario F 03 3. Acta de matrícula
4. Recibo de pago de inscripción 5. Certificado médico
6. Registro civil 7. Fotocopia de documento
identidad TI o C.C. 8. Carnet EPS 9. Fotocopia del diploma
bachillerato 10. Notas de 6 a 11, Tarjeta ICFES
11. Libreta Militar (antes del 18/12/2014)
12. Certificado de Paz y salvo académico
13. Certificado de paz y salvo
financiero 14. Certificado de judicatura
(externo) 15. Certificado de práctica (externo) 16. Y relacionados con el estudiante
2 50 X X Las historias académicas que ingresen mediante transferencia al archivo central contendrán los siguientes descriptores El número de cédula; en el entendido que el estudiante
que va a obtener su título y con miras a obtener su paz y salvo académico hace entrega de la fotocopia de la cédula. Apellidos y nombres y agrupadas por programa. Resolución ICFES 560/1990, 2037/1991 Unidad de carreras técnicas de Nariño UCITEN – Técnico
profesional en Educación preescolar 80 egresados. LEY 1738/2014 (18 de diciembre del 2014) “Si al acceder a la mayoría de edad el joven que hubiere aplazado su servicio militar estuviere matriculado o
admitido en un programa de pregrado en institución de educación superior, tendrá la opción de cumplir inmediatamente su deber o de aplazarlo para el momento de la terminación de sus estudios. Si optare por el cumplimiento inmediato, la institución educativa le
conservará el respectivo cupo en las mismas condiciones. La interrupción de los estudios superiores hará exigible la obligación de incorporarse al servicio militar. Ninguna institución de educación superior podrá exigir como requisito para obtener título de pregrado el presentar libreta militar.”
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TIPOS DOCUMENTALES
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22 02 Historias de crédito estudiantil
1. Pagaré 2. Carta de instrucciones
3. Constancias laborales
2 X Por contener títulos valores tales como el Pagaré, estas historias deben eliminarse una vez se cumpla
la obligación.
03 Historias deportivas de
estudiantes
2 X X Se deben seleccionar las historias de los deportistas
destacados nacional e internacional.
Estas historias se integrarán a la historia académica del estudiante.
04 Historias Laborales Tipos documentales:
1. Hoja de vida con soportes de estudios
2. Contrato laboral 3. Cédula de ciudadanía
4. Formulario de Afiliación a salud 5. Formulario de Afiliación fondo
de pensiones 6. Preaviso de terminación de
contrato
7. Solicitud de retiro de cesantías y soportes.
8. Proceso disciplinario 9. Permisos 10. Licencias
11. Los demás relacionados con el trabajador.
2 98 X X X Los documentos deben archivarse en orden cronológico de conformidad a la Circular 04/2003
del Archivo General de la Nación de Colombia.
Se conserva en el archivo de gestión dos (2) años después del retiro del funcionario de la Institución y
se transfiere al Archivo central para un tiempo de conservación de noventa y ocho (98) años.
Tiempo total de conservación cien (100) años, cumplido éste, se realizará el proceso de selección
y análisis de los valores secundarios.
05 Historias de
Practicantes
1. Certificación de práctica
empresarial. 2. Actas de posesión 3. Resolución de nombramiento
4. Informe de la práctica 5. Formato de evaluación de la
práctica
2 X X Los Consultorios Jurídicos transferirán al archivo
central únicamente las certificaciones de cumplimiento de la práctica, las actas de posesión y las resoluciones de nombramiento, la relación
deberá contener; año, periodo académico, nombres apellidos del practicante, institución donde realizó la
práctica y numero de documento de identidad.
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TIPOS DOCUMENTALES
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22 06 Historia del programa académico
1. Crónica histórica del origen y evolución del programa.
* Copia del acto administrativo de creación.
*Reconocimientos, premios *Noticias de estudiantes destacados
a nivel regional, nacional e internacional
* Publicaciones *Histórico de matriculados *Histórico de desertados
*Histórico de las promociones académicas.
2 20 X X
23 INFORMES
01 Informe semestral Estatutos artículo 26 letra n
02 Informe de actividades
trimestral de Vicerrectoría Académica para
Rectoría
2 20 X X Estatutos artículo 37 letra n
(El análisis de la información permite deducir que los informes los realizan respecto de la ejecución del plan de acción de la vicerrectoría académica)
03 Informe de actividades semestral de
Vicerrectoría Académica para Consejo Directivo
2 20 X X Estatutos artículo 27 letra n
04 Informe de actividades
trimestral de Vicerrectoría de Bienestar para Rectoría
2 20 X X Estatutos artículo 43 letra h
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TIPOS DOCUMENTALES
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23 05 Informe de actividades semestral de
Vicerrectoría Bienestar para Consejo Directivo
2 20 X X Estatutos artículo 43 letra h
06 Informe trimestral general de
Vicerrectoría Administrativa y
Financiera
2 20 X X Estatutos artículo 46 letra i
07 Informes semestrales
de avance de la Vicerrectoría de
Investigaciones ante Rectoría.
2 20 X X Estatutos artículo 40 letra f “Orientar y dirigir la
organización del Banco de Datos y Proyectos, efectuar los controles y seguimiento de desarrollo
correspondientes, presentando informes semestrales de avance ante Rectoría.
08 Informes mensuales de Vicerrectoría de
Investigaciones ante el Rector
2 20 X X Estatutos artículo 40 letra r “Presentar mensualmente al Rector y trimestralmente al
Consejo Directivo un informe de actividades.”
09 Informes trimestrales de Vicerrectoría de
Investigaciones ante el Consejo Directivo
2 20 X X Estatutos artículo 40 letra r
10 Informe semestral del
Director de programa ante el Decano de la facultad
2 20 X X Estatutos artículo 58 letra o “Informar
semestralmente sobre el funcionamiento de su Dependencia al Decano de la Facultad.”
11 Informes de los
Decanos ante Rectoría
2 20 X X Estatutos artículo 51 letra e “Mantener informado al
Rector sobre el funcionamiento de la Facultad.”
30
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TIPOS DOCUMENTALES
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25 INVENTARIOS
01 Inventarios de Activos 2 X
02 Inventarios
Bibliográficos
2 X
03 Inventarios de Consumo
2 X
04 Inventarios Documentales
2 X
05 Inventarios de Partes y
Repuestos
2 X
06 Inventarios de
Publicaciones
2 X
26 INVESTIGACIONES Y ESTUDIOS
1. Resumen del proyecto de investigación
2. Asignación presupuestal
2 20 X X Estatutos artículo 40 letra h “Enviar un resumen de los proyectos de investigación a la Vicerrectoría Administrativa para asignación del respectivo
presupuesto.”
27 LIBROS DE CONTROL
01 Libros consultorios jurídicos
2 20 X X Descripción especifica:
1. Libro Radicador de Actas de Conciliación 2. Libro de Control de Constancias
3. Libro Radicador de Solicitudes
02 Libros Secretaría
General
10 10 X 1. Libro de registro de actas
2. Libro registro de diplomas
31
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TIPOS DOCUMENTALES
(anexos que se deben adjuntar a la serie)
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32 PLAN DE ACCIÓN 1. Informes trimestrales de ejecución del plan de acción de
los programas académicos.
2. Informes de plan de acción
para la ejecución de proyectos del plan de desarrollo
institucional.
2 20 X X
34 PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
2001 – 2005
Acuerdo 07/2001 Junta Directiva.
2007 – 2012 Acuerdo 12/2007
Consejo Directivo
2013 – 2019 Acuerdo 31/2013 Consejo Directivo
Relacionados con el plan de desarrollo
(análisis archivístico de la información)
1. Actas de comité de avances plan
de desarrollo. 2. Plan de Acción de Vicerrectoría
Académica (acorde al plan de desarrollo institucional) 3. Informes del plan de acción
(acordes al plan de desarrollo institucional)
4. Resumen de la ejecución y avances de los proyectos. 5. Plan de Acción de programas
académicos acordes al plan de desarrollo institucional).
5 20 X X Instrumento orientador; Lo realiza Planeación y lo aprueba el Consejo Directivo mediante Acuerdo.
PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
NUMERO DE LOS PERFILES DE PROYECTOS Y DESCRIPCIÓN
PLAN DE ACCIÓN DE VICERRECTORIA
DEPENDENCIAS Y PROGRAMAS
INFORMES DE PLAN DE ACCIÓN
32
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DOCUMENTALES
TIPOS DOCUMENTALES
(anexos que se deben adjuntar a la serie)
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34 01 Proyectos aprobados en el plan de desarrollo
(Numerados conforme al PDI)
5 20 X X Descripción especifica: Ej.
34.01 PDI 2001-2005 Proyecto 35 Carrera atlética Pablo de Arma.
34.01 PDI 2007 – 2012 Proyecto 14 Plan trienal de cualificación docente.
35 PRESUPUESTO
01 Presupuesto 2 20 X X
02 Ejecución presupuestal
mensual
2 20 X X Estatutos, artículo 46 letra i
33
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DOCUMENTALES
TIPOS DOCUMENTALES
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36 PROCESOS DISCIPLINARIOS
01 Procesos Disciplinarios estudiantes
1. Acuerdo del Consejo de Facultad o Acuerdo del Consejo Académico
2. Citación 3. Notificaciones
4. Comunicaciones de descargos del Estudiante
5. Comunicaciones de solitud de pruebas 6. Comunicaciones de alegatos de
conclusión 7Recursos de reposición y
apelación 8. Comunicaciones de recusación a
Investigadores 9. Respuesta a la recusación por parte del Vicerrector Académico y/o
Rector si se declara impedido el primero.
10. Comunicación de designación de autoridad que adelantará el proceso.
2 El proceso disciplinario es una serie documental compuesta.
Artículo 114 y 115 del reglamento estudiantil.
Sí se tramita en primera instancia se archivará con
el respectivo acuerdo del consejo de facultad, si se tramita en alzada de segunda instancia se archivará con el respectivo acuerdo del consejo académico.
El acto administrativo debe acompañarse de los
documentos que motivaron su expedición, en observancia del debido proceso art. 29
constitucional, las actuaciones se archivarán en un solo cuaderno en orden cronológico.
Terminado el proceso disciplinario se archivará en la historia académica del (los) estudiantes.
34
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36 02 Procesos disciplinarios trabajadores
1. Queja formal 2. Notificaciones
3. Diligencias de descargos 4. Investigación preliminar 5. Resolución de Rectoría
2 El proceso disciplinario es una serie documental compuesta.
El acto administrativo Resolución de Rectoría por la cual se archiva la investigación disciplinaria, por la
cual se impone una sanción, por la cual se decide absolver de cargos formulados; debe acompañarse
de los documentos que motivaron dicho acto, en observancia del debido proceso art. 29
constitucional, las actuaciones se archivarán en un solo cuaderno en orden cronológico.
El proceso disciplinario se archivará en la historia laboral.
37 PROYECTOS
01 Proyecto Educativo Institucional PEI
2 20 X X Guía para la alta acreditación de programas, Lo realiza el V. Académico y lo aprueba el Consejo
Directivo, Futuro de la Institución
02 Proyecto Educativo de Facultad. PAF
2 20 X X
03 Proyecto Educativo de del programa
académico. PAP
2 20 X X
04 Proyectos Pedagógicos 2 20 X X Los realizó el V. Académico con el Comité Curricular de cada programa. Disciplinar, etc.
05 Proyección a la comunidad
2 20 X X
35
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38 PUBLICACIONES FORMATOS
1. Guía de procedimientos de edición y publicación (registro editorial)
2. Solicitud de concepto evaluativo (Editorial a par evaluador)
3. Formato hoja de vida de par académico evaluador (Editorial a par evaluador)
4. Formato para concepto de par académico evaluador
5. Solicitud autorización de pago a pares evaluadores (Editorial a Vicerrectoría Administrativa y Financiera)
6. Envío de libro para evaluación (Editorial a par evaluador)
7. Cumplido de evaluación (Editorial a Vicerrectoría Administrativa y Financiera)
8. Solicitud de autorización para diagramación e impresión del libro (Editorial a Vicerrectoría Administrativa y Financiera)
9. Formato de cesión de derechos de autor (Editorial a autores)
10. Solicitud de autorización de pago de ISBN (Editorial a Vicerrectoría Administrativa Financiera)
11. Solicitud de autorización de depósitos legales (Editorial a Rectoría)
12. Depósitos legales (Editorial a Bibliotecas)
13. Depósitos en donación (Editorial a quien corresponda)
14. Solicitud autorización para gastos de lanzamiento de libro (editorial a Vicerrectoría Administrativa y Financiera)
Editorial I.U.CESMAG
36
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DOCUMENTALES
TIPOS DOCUMENTALES
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38 01 Libros resultado de proceso investigativos
2 20 X X
02 Libros de divulgación científica
2 20 X X
03 Libros de texto 2 20 X X
04 Libros de ensayo
05 Revista INVESTIGIUM IRE; Ciencias sociales
y humanas.
2 20 X X
06 Revista Tiempos Nuevos
2 20 X X
07 Módulos de autoformación
2 20 X X
08 Memorias de eventos
académicas en investigativas
2 20 X X
09 Boletines 2 20 X X
10 Publicaciones institucionales
2 20 X X
37
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39 PUBLICIDAD INSTITUCIONAL
Serie de la Coordinación de Publicidad y Mercadeo y de la Jefatura de Recursos Educativos.
01 Audio Visual 2 20 X X
02 Escrita 2 20 X X
03 Hablada 2 20 X X
04 Gráfica *Prospectos *Afiches
2 20 X X
40 REGISTROS O INSTRUMENTOS DE
CONTROL
01 Registro Contable SIIGO
2 1 X Solamente para (copia de seguridad)
02 Registro de proponentes (cámara
de comercio)
2 1 X X Tiene vigencia de un año
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CÓDIGO RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
SC= Sección y/o Subsección A.G.= Archivo de Gestión CT= Conservación Total
S= Serie A.C.= Archivo Central E= Eliminación SB= Subserie R= Reproducción en formato PDF S= Selección
INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA CENTRO DE ESTUDIOS SUPERIORES MARIA GORETTI OFICINA DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
GESTION DOCUMENTAL Cuadro de clasificación general de series, subseries y tipos documentales
SC S SB SERIES
DOCUMENTALES
TIPOS DOCUMENTALES
(anexos que se deben adjuntar a la serie)
A.G A.C. CT E R S OBSERVACIONES
41 REGISTRO CALIFICADO DE
PROGRAMA
1. Concepto de CONACES 2. Condiciones mínimas de calidad
3. Auto MEN 4. Formato de informe evaluativo
de pares académicos
(verificación de condiciones mínimas de calidad)
5. Agenda de visita de pares 6. Notificación
7. Resolución del Ministerio de Educación.
8. Resolución MEN de archivo de
solicitud de registro calificado. 9. Resolución MEN de inactivación
de registro calificado 10. Demás actuaciones
administrativas.
7 20 X X
42 RESOLUCIONES
01 Resoluciones Ministerio
de Educación
2 20 X X Descripción especifica
1. Personería Jurídica de la Institución 2. Licencias de Funcionamiento
3. Autorización para expedición de Títulos 4. Nombramientos de Profesores externos
5. Estatutos 6. Reformas Estatutarias
7. Acreditación de Programas 8. Registro Calificado de Programas 9. Archivo de Solicitud de Registro Calificado
10. Inactivación del Registro de un Programa
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42 02 Resoluciones de Rectoría.
1. Se anexará a las resoluciones aquellos documentos que
motivaron su expedición y los que se aprueban.
2 20 X X Descripción específica, resuelve sobre: *Adopta del himno *Adopta el reglamento interno de trabajo
*Aprueba manuales (presupuesto) *Aprueba pólizas *Aprueba funciones de cargos *Aprueba la conformación de comités *Aprueba procedimientos (pago de viáticos, salida de activos, presentación de grupos de danzas, descuentos
de nómina, retiro de estudiantes, creación y modificación de programas, elaboración y pago de cheques, baja de activos, contratación docentes, paz y salvos, trámite de graduación, prorrogas y liquidación de contratos) *Aprueba pasantías en comisión de estudios *Autoriza la expedición de diplomas
*Actualiza procedimientos *Archiva investigación disciplinaria *Crea comités *Determina el fondo fijo de caja menor *Designan comité de redacción
*Deroga resoluciones *Elige presidente COPASO *Expresa sentimientos de condolencia *Modifica resoluciones *Otorga descuentos hnos. estudiantes *Otorga matrícula de honor
*Otorga becas *Otorga subsidios *Ordena la celebración de contratos *Ratifica procedimientos *Ratifica elecciones
*Reconoce bonificaciones *Reconoce gastos de transporte
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03 Resoluciones de Dirección de Programa
En las resoluciones de perdida de asignatura por inasistencia anexará:
1. Reporte de novedades de
estudiante; firmada por el
docente.
2. Carta dirigida al estudiante informándole la pérdida de la
asignatura.
2 20 X X Descripción específica, resuelve sobre:
*Cursos especiales *Perdida de asignatura por inasistencia *Autorización homologación de asignaturas
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04 Resoluciones ICFES
2 20 X X Las Resoluciones ICFES son una serie documental compuesta
El acto administrativo Resolución ICFES debe acompañarse de los documentos que motivaron
dicho acto, en observancia del debido proceso art. 29 constitucional, las actuaciones se archivarán en
un solo cuaderno en orden cronológico.
Descripción especifica: El ICFES resuelve sobre:
Inscripción de Rector y representante legal
Inscripción de Rector y representante legal (E.)
Licencias de funcionamiento
Cesión de la titularidad de programas
Aprobación de programas
Renovación de aprobación
Nombre de la Institución
Equivalencia de títulos
Autorización para incremento de valores de
matrícula
Recursos de reposición
Niega el registro en el SNIES
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44 TRAMITES DE CONCILIACIÓN QUE
TERMINAN EN OTRO RESULTADO (ARCHIVO DE LA
SOLICITUD)
2 20 X X Serie de consultorios jurídicos