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CONTROL DE GESTIÓN OPERATIVA
UNIDAD DE OPERACIONES CENSO NOVIEMBRE 2017
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¿POR QUÉ UN SISTEMA DE GESTIÓN?
El control de gestión para las fases de un censo permite evaluar el grado de cumplimiento respecto
de la planificación de las distintas tareas o actividades. Es necesario para:
• Detectar desviaciones respecto de la planificación. • Oportunidad en la toma de decisiones, como por ejemplo asignación de recursos. • Amenazas al operativo. • Retroalimentación a los equipos.
Adicionalmente, entrega información de carácter estratégico y comunicacional para la toma de
decisiones de los directivos.
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ELEMENTOS RELEVANTES DEL SISTEMA DE GESTIÓN CENSO
Para lograr la funcionalidad requerida, el Sistema de Gestión Censo (SGC) debió incorporar todas las fases del proceso y sus respectivas actividades estructurantes, de esta forma se obtuvo coherencia tanto en el seguimiento como en el acompañamiento de la planificación.
Es decir, el SGC contempla, en su arquitectura, espacios especialmente diseñados para monitorear
tareas y procesos asociados a:
Logística Reclutamiento y Capacitación Además de una batería de herramientas orientadas a asegurar la operatividad, control y
acompañamiento del propio Evento Censal.
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VISTA PANEL PRINCIPAL
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LA IMPORTANCIA DE LOS PERFILES
Conocer los perfiles de los usuarios es clave para el diseño del sistema, el cual debe ser accesible,
simple, y orientado a las necesidades de información en cada nivel.
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ETAPAS DEL MONITOREO Y CONTROL PERSPECTIVA OPERACIONES NACIONAL
Previo al Censo
• Unidad operaciones Censo • Logística
Día Censo • Equipo monitoreo macrozonas
Post Censo
• Unidad operaciones Censo • Equipo monitoreo macrozonas • Logística
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ETAPAS DEL MONITOREO Y CONTROL PERSPECTIVA OPERACIONES NACIONAL
Previo
• Unidad operaciones Censo • Logística
Día Censo • Equipo monitoreo macrozonas
Post Censo
• Unidad operaciones Censo • Equipo monitoreo macrozonas • Logística
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ESTRUCTURA DEL EQUIPO DE MONITOREO
Seguimiento gabinete y
terreno
Reportería
Manuales e Instructivos
Jefa de Operaciones
Encargados de contenidos por
perfil
Analistas de gestión
Encargado logística
Equipo logística
Encargado de Indicadores
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QUE FUE MONITOREADO
Unidad Operaciones
Censo Nacional
Creación de locales
Asignación de RR.HH
Check-list local
Logística
Envío de insumos
Materiales difusión
Materiales de capacitación
Monitoreo a través del Sistema de Gestión Censo (SGC)
Correos electrónicos y llamados telefónicos
Monitoreo a través del sistema web del Operador de transporte
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QUE FUE MONITOREADO
Nota: cifras son de carácter referencial
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CREACIÓN DE LOCALES OPERATIVOS
Tarapacá, Atacama y Arica y Parinacota fueron las primeras en crear el 100% de sus locales al 27 de marzo.
Figura 1: Distribución porcentual de la creación de locales Censales
0,0% 10,0% 20,0% 30,0% 40,0% 50,0% 60,0% 70,0% 80,0% 90,0%
100,0%
2/7/
2017
2/
9/20
17
2/10
/201
7 2/
11/2
017
2/13
/201
7 2/
14/2
017
2/15
/201
7 2/
20/2
017
2/21
/201
7 2/
22/2
017
2/23
/201
7 2/
24/2
017
2/25
/201
7 2/
26/2
017
2/27
/201
7 2/
28/2
017
3/1/
2017
3/
2/20
17
3/3/
2017
3/
5/20
17
3/6/
2017
3/
7/20
17
3/8/
2017
3/
9/20
17
3/10
/201
7 3/
13/2
017
3/14
/201
7 3/
15/2
017
3/16
/201
7 3/
17/2
017
3/18
/201
7 3/
19/2
017
3/20
/201
7 3/
21/2
017
3/22
/201
7 3/
23/2
017
3/24
/201
7 3/
25/2
017
3/26
/201
7 3/
27/2
017
3/28
/201
7 3/
29/2
017
3/30
/201
7 4/
3/20
17
4/11
/201
7 4/
12/2
017
4/13
/201
7 4/
15/2
017
4/17
/201
7 4/
19/2
017
Porc
enta
je (%
)
Días
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ETAPAS DEL MONITOREO Y CONTROL PERSPECTIVA OPERACIONES NACIONAL
Previo
• Unidad operaciones Censo • Logística
Día Censo • Equipo monitoreo macrozonas
Post Censo
• Unidad operaciones Censo • Equipo monitoreo macrozonas • Logística
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CONFORMACIÓN DE EQUIPO DE MONITOREO POR MACROZONA
Durante el proyecto Censo 2017 se identificaron diversos escenarios posibles de contingencias o incidentes, como por ejemplo:
• Falta de material
• Falta de censistas
• Falla de sistemas
• Accidentes personales
Muchas de estas contingencias serían resueltas, por los Jefes de Local, Jefes Comunales o Directores Regionales. Sin embargo, existe la posibilidad de que ocurran incidentes que no puedan ser resueltos a nivel regional y requieran apoyo central.
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EQUIPO DE MONITOREO POR MACROZONAS
Macro Zona 1
Arica y Parinacota
Tarapacá
Antofagasta
Atacama
Coquimbo
Macro Zona 2
Valparaíso
O´Higgins
Macro Zona 3
Metropolitana
Macro Zona 4
Maule
Biobío
Macro Zona 5
Araucanía
Los Ríos
Los Lagos
Aysén
Magallanes
Periodo desde 01/04 al 30/04.
Los encargados fueron jefes de unidades.
Compuesto por equipos multidisciplinarios.
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ESTRUCTURA DEL EQUIPO DE MONITOREO
Jefe
(a) d
e M
acro
zona
n
Monitor de operaciones
Monitor de Comunicaciones
Monitor TI
Monitor Administrativo
Directora Nacional
Jefa Censo
Jefa de Operaciones
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LOCALES OPERATIVOS HABILITADOS EN SGC
7.675 locales
operativos
Figura 5 Distribución porcentual sobre la habilitación de locales censales.
100% de locales habilitados, siendo el 95,9% reportado el 19 de abril en el sistema de gestión Censo
80,2%
92,0% 96,4% 100,0%
0,0%
10,0%
20,0%
30,0%
40,0%
50,0%
60,0%
70,0%
80,0%
90,0%
100,0%
<10:00 10:00 - 12:59 13:00 - 15:59 > 16: 00
PORC
ENTA
JE
RANGO HORARIO
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ETAPAS DEL MONITOREO Y CONTROL PERSPECTIVA OPERACIONES NACIONAL
Previo
• Unidad operaciones Censo • Logística
Día Censo • Equipo monitoreo macrozonas
Post Censo
• Unidad operaciones Censo • Equipo monitoreo macrozonas • Logística
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QUE FUE MONITOREADO
Posterior al día 19 de abril, los esfuerzos se abocaron a entregar información actualizada de:
• Cobertura de portafolios prioritarios
• Asignación de portafolios (portafolios faltantes y operativos especiales)
• Avance de digitación
• Limpieza de portafolios
• Cierre de local
• Logística de reversa
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PROCESO DE RECUPERACIÓN
El proceso de recuperación de cobertura posterior al día del censo, fue
abordado en dos dimensiones:
Recolección en terreno, la cual se extendió hasta fines de abril.
Atención de citaciones en los locales censales.
Sistema de atención de citaciones, plataforma web.
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PROCESO DE RECUPERACIÓN – PLATAFORMA ONLINE
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PROCESO DE RECUPERACIÓN – PLATAFORMA ONLINE
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PROCESO DE RECUPERACIÓN – PLATAFORMA ONLINE
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CONTROL DE GESTIÓN OPERATIVA
UNIDAD DE OPERACIONES CENSO NOVIEMBRE 2017