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Introducción a lasOrganizaciones 1

CONTROL

CUARTA ETAPA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO


DEFINICIONES Y CONCEPTO

Las organizaciones utilizan el control :

para asegurarse que van en camino correcto

para verificar que utilizan los recursos deforma eficiente



Definición de Control de Fayol

Que todo se efectúe de acuerdo al plan que hasido adoptado, a las órdenes dadas y a losprincipios establecidos. Su objeto es señalar loserrores a fin de que sean rectificados y prevenirde que ocurran nuevamente.



Definición de Control de Koontz yO´Donnell

Es la medición y correción de las actividades delos subordinados para asegurar que los eventosse ajustan a los planes.

Mide el desempeño en relación a las metasMuestra la existencia de desviacionesPromueve la corrección de las desviacionesContribuye al cumplimiento de los planes



Definición de Control de PeterDrucker

CONTROLES• Medición e Información• Medios• Sobre hechos ocurridos• Analítico, lo que era y es

CONTROL• Dirección• Fin• Sobre expectativas• Normativo, lo que deberíaser



Evolución del concepto de control

Verificar los desvíos,con un fin de penalizar,

e indirectamentecorregir

Complemento delproceso de planear, más

ligado al objetivo dela organización



PLANIFICACIÓN

CONTROL


IMPORTANCIA DEL CONTROL

FACTORES QUE LA DETERMINAN :

• PERMITE A LOS ADMINISTRADORESVALORAR LOS CAMBIOS

• FACILITA VERIFICAR SI LA DELEGACIÓNDE AUTORIDAD SE CUMPLIO COMOESTABA PREVISTO

• POSIBILITA LA DETECCIÓN DE ERRORESA TIEMPO, PARA EVITAR PERDIDAS


TIPOS DE CONTROL

POR EL MODO DE OPERAR :

• SOBRE RESULTADOS (OPEN) - una vezterminada la tarea

• AUTOMATICO (FEED BACK) - a medidaque se lleva a cabo la acción


TIPOS DE CONTROL

SEGÚN LA CONTINUIDAD :

• CONTÍNUO - sin interrupciones

• PERIÓDICO - a intervalos

• EVENTUAL - en circunstancias


TIPOS DE CONTROL

SEGÚN EL MOMENTO EN QUE SEREALIZA:

• PREVENTIVO - antes de los hechos aexaminar

• CONCOMITANTE - durante el desarrollode los hechos

• POSTERIOR - luego de realizados


TIPOS DE CONTROL

SEGÚN LA INTENSIDAD CON QUE SEREALIZA:

• ANALÍTICO - sobre todos los hechos

• SINTÉTICO - sobre parte de ellos


TIPOS DE CONTROL

SEGÚN EL OBJETO DEL CONTROL:

• DE LEGALIDAD - verifica el cumplimientocon las normas

• DE MÉRITO (OPORTUNIDAD OCONVENIENCIA) - atiende a éstosatributos


TIPOS DE CONTROL

SEGÚN LA UBICACIÓN DE LOSÓRGANOS QUE LO EFECTÚAN :

• EXTERNO - de fuera de la organización

• INTERNO - pertenecientes a la empresa


TIPOS DE CONTROL

DE ACUERDO AL NIVEL JERÁRQUICOEN EL QUE SE REALIZA :

• ESTRATÉGICO - en el máximo nivel deresponsabilidad

• DE GESTIÓN - en un nivel intermedio

• OPERATIVO - en el nivel operativo

ETAPAS DEL PROCESO DECONTROL

1

ESTABLECERESTÁNDARESY MÉTODOS

2

MEDIR ELDESEMPEÑO

TOMARMEDIDAS

CORRECTIVAS

Introducción a lasOrganizaciones

NO HACERNADA

SI

CUMPLE LOSESTANDARES

3NO

16

4


FACTORES DE CONTINGENCIADEL PROCESO DE CONTROL

•••••

TAMAÑO DE LA ORGANIZACIÓNNIVEL JERÁRQUICO CONTROLADOGRADO DE DESCENTRALIZACIÓNESTRUCTURA ORGANIZACIONALIMPORTANCIA DE LA ACTIVIDAD


REQUISITOS QUE DEBECUMPLIR UN SISTEMA DE

CONTROL EFECTIVO• PROPORCIONAR INFORMACIÓN ÚTIL Y

COMPRENSIBLE• PROPORCIONAR INFORMACIÓN PRECISA Y

OPORTUNA• PROPORCIONAR INFORMACIÓN COMPLETA Y

JUSTA• OFRECER RESPUESTAS RÁPIDAS Y ADECUADAS• FLEXIBILIDAD PARA ADAPTARSE A LOS

CAMBIOS• ECONOMICIDAD• GUIAR HACIA LA ACCIÓN CORRECTIVA• ADECUACIÓN A LA ACTIVIDAD Y AL NIVEL

JERÁRQUICO CONTROLADOS• OBJETIVIDAD


INSTRUMENTOS DE CONTROL

♦INSTRUMENTOS DE CONTROLPRESUPUESTARIO

♦RATIOS

♦CUADRO DE MANDO

♦PUNTO DE EQUILIBRIO

♦ANALISIS DE VARIACIONES

♦AGENTES DE CONTROL


INSTRUMENTOS DE CONTROLINSTRUMENTOS DE CONTROL PRESUPUESTARIOComparar las previsiones con los gastos o ingresos reales

PRESUPUESTOS OPERATIVOS - de gastos, ingresos o utilidadesen cantidades y en pesos

PRESUPUESTOS FINANCIEROS - fuentes y usosPto. de Caja y Balance General.

RATIOSRelaciones entre variables significativas para la empresa

COMERCIAL - Satisfacción del cliente medida por encuesta

FINANZAS - Liquidez = Act. Cte./ Pas. Cte.

PERSONAL – Ausentismo promedio mensual año 2007 =

[Σ(faltas en – jun 2007)]/6PRODUCCIÓN – Rotación de inventarios = Ventas / Inventario Promedio


INSTRUMENTOS DE CONTROLCUADRO DE MANDO INTEGRAL (BALANCE

SCORECARD)

ES UN INSTRUMENTO DE GESTIÓN, QUE CONTIENE ELEMENTOS DELA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y PERMITE VERIFICAR SUCUMPLIMIENTO.

UN1.2.3.4.

FORMATO DEL CMI PRESENTA 4 ELEMENTOS DE LA GESTIÓN :PERSPECTIVA FINANCIERAPERSPECTIVA DEL CLIENTEPERSPECTIVA DE PROCESOS INTERNOSPESPECTIVA DE FORMACIÓN Y CRECIMIENTO

PLANTEA DISTINTOS OBJETIVOS DE CADA UNA DE ESAS PERSPECTIVASY PARA CADA UNO ESTABLECE INDICADORES


CUADRO DE MANDO INTEGRAL


INSTRUMENTOS DE CONTROLPUNTO DE EQUILIBRIO

ES OTRO INSTRUMENTO DE GESTIÓN, QUE DETERMINA LAS UNIDADESVENDIDAS QUE PERMITEN NI GANAR NI PERDER.

ESE VALOR SE DA PARA

Qeq = CF / (p – cv)

CONOCIDO ESTE VALOR, LAS DISTINTAS ÁREAS DE LA EMPRESA,DEBERÁN TOMARLO EN CONSIDERACIÓN PARA QUE LAS VENTASSUPEREN ESE NIVEL, DE FORMA DE OBTENER RENTABILIDAD.


INSTRUMENTOS DE CONTROLANÁLISIS DE VARIACIONES

ESTE INSTRUMENTO DE CONTROL, BUSCA EXPLICAR LA RAZÓN PORLA QUE SE PRODUCEN VARIACIONES ENTRE LOS VALORESREALES Y ESTIMADOS TANTO EN CANTIDADES COMO EN PRECIOS.

VAR = CR x PR – CE x PE

HACIENDO OPERACIONES LLEGAMOS A :

PR x (CR – CE) + CE x (PR – PE) = VAR

VARIACIÓNCANTIDAD

VARIACIÓNPRECIO


INSTRUMENTOS DE CONTROLAGENTES DE CONTROL

DESDE QUE EL CONTROL ABARCA A TODA LA EMPRESA, EXISTENDISTINTOS AGENTES QUE CUMPLEN TAREAS DE CONTROL :

1. INTEGRANTES DE LA CÚPULA ESTRATÉGICA2. INTEGRANTES DE LA LÍNEA JERÁRQUICA3. AUDITORES EXTERNOS

a) AUDITORÍAS CONTABLESb) AUDITORÍAS DE GESTIÓNc) AUDITORÍAS DE CALIDADd) AUDITORÍAS AMBIENTALES

4. AUDITORES INTERNOSa) CONTROL INTERNOb) RIESGO

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