2
Contenido
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 4
Acerca de AULAPP ........................................................................................................................... 4
PRIMEROS PASOS ................................................................................................................................ 5
Ingresar a AULAPP ........................................................................................................................... 5
DASHBOARD ........................................................................................................................................ 6
Cambiar/Seleccionar centro ............................................................................................................ 6
Opciones disponibles ...................................................................................................................... 7
CARGAR DATOS DEL CEA ..................................................................................................................... 8
Editar información del Centro ......................................................................................................... 8
EDITAR REPRESENTANTE LEGAL ........................................................................................................ 13
Completando datos requeridos .................................................................................................... 13
CREACIÓN DE USUARIO ADMINISTRADOR ....................................................................................... 18
Acceso hasta el formulario de creación ........................................................................................ 18
CREACIÓN DE USUARIO RECEPCIONISTA .......................................................................................... 21
Acceso hasta el formulario de creación ........................................................................................ 21
REGISTRO BIOMÉTRICO REPRESENTANTE LEGAL ............................................................................. 24
Proceso de validación de huella del usuario representante ......................................................... 24
CREACIÓN DE AULAS ......................................................................................................................... 30
Registrar nueva aula ...................................................................................................................... 30
CREACIÓN DE VEHÍCULOS ................................................................................................................. 39
Registrar nuevo vehículo ............................................................................................................... 39
CREACIÓN DE INSTRUCTORES ........................................................................................................... 42
Registrar nuevo instructor ............................................................................................................ 42
REGISTRO BIOMÉTRICO DE INSTRUCTOR ......................................................................................... 49
Enrolar instructor desde la aplicación móvil Aulapp-Recepcionistas ........................................... 49
ADMINISTRACIÓN ............................................................................................................................. 55
Crear clases ................................................................................................................................... 55
Crear banco de preguntas ............................................................................................................. 58
Activación de vehículo: NFC .......................................................................................................... 64
Ingreso App Aulas: usuario recepcionista ..................................................................................... 67
Editar horario del CEA ................................................................................................................... 73
3
Configurar examen teórico ........................................................................................................... 76
Configurar examen práctico .......................................................................................................... 79
Configurar intentos de exámenes ................................................................................................. 82
Crear aprendiz ............................................................................................................................... 86
4
INTRODUCCIÓN
Este instructivo está realizado con la idea de proveer una vista general de las
opciones y funciones disponibles al usuario que vaya a ejercer roles de (Representante
Legal – Administrador – Recepcionista – Aprendiz) dentro de la aplicación AULAPP, así
como el alcance de la misma.
Teniendo en cuenta todos los pasos previos dentro del ciclo, como la interfaz general
inicial del dashboard y sus funciones disponibles, el desplazamiento hacia cada interfaz
dependiendo de sus módulos, la selección de campos, realizar búsquedas, el proceso de
registro y los campos requeridos para completar cada operación. En este instructivo se
comprenderá desde que se entrega al CEA el usuario representante legal hasta opciones
de configuración como por ejemplo: configurar cantidad de intentos por exámenes.
Acerca de AULAPP
AULAPP es a grandes rasgos, una plataforma web y móvil que permite una gestión
fácil y eficiente de todos los procesos administrativos y de gestión de los CEA. Gestiona el
registro y administración de: vehículos, aprendices, instructores, aulas de clases y pistas
de entrenamiento, al personal administrativo, los horarios de clases, la construcción de
contenidos y temáticas para cada uno de los cursos ofertados por su CEA.
Así como también la automatización de exámenes, gestión de calificaciones,
resultados de calificaciones, generación de reportes, agendar y/o cancelar clases de los
aprendices y conocer los horarios de atención del CEA. AULAPP incluso permite la gestión
a través de su aplicación móvil de: el progreso a lo largo del curso, la programación semanal
de instructores y calificar al aprendiz de acuerdo a su desempeño.
5
PRIMEROS PASOS:
Ingresar a AULAPP:
1. Para iniciar el proceso de adecuación se utilizarán las credenciales de un usuario rol
Representante Legal, entregado al centro, quienes poseen la permisología requerida. El ingreso a
AULAPP se realiza por medio del siguiente enlace: https://aulapp.co/login
IMPORTANTE: debe ingresar a esta aplicación desde uno de los navegadores sugeridos (Google
Chrome y/o Mozilla Firefox).
2. Una vez haya cargado la página, podrá visualizar un recuadro en donde se le solicita ingresar sus
credenciales de usuario:
IMPORTANTE: al momento de ingresar sus credenciales se deben respetar las mayúsculas
y minúsculas, según haya sido creado para su usuario/password. (No es lo mismo “dleon91” que
“DLEON91”).
3. Si las credenciales de usuario son correctas, al pulsar Iniciar Sesión la aplicación le redirigirá
hacia la vista de inicio: el Dashboard. Obteniendo un resultado similar al siguiente:
6
DASHBOARD:
Cambiar/Seleccionar centro:
1. Desde el dashboard, la vista de inicio, es posible seleccionar el centro con el cual deseamos
trabajar. Algo muy útil para sociedades que manejen varios centros. Simplemente haremos clic en
la opción con el nombre del centro, ubicada en la esquina superior izquierda y veremos cómo se
despliega el listado permitiéndonos seleccionar el deseado, se puede filtrar por nombre de centro
e ID RUNT Empresa.
7
2. Luego de seleccionar el deseado, aparecerá una ventana emergente indicando que el cambio de
centro ha sido exitoso:
Opciones disponibles:
1. Desde el dashboard poseemos las siguientes opciones disponibles:
- Wizard: ayuda de siete (7) pasos con los procesos que se deben cumplir para la adecuación del
CEA. Colocando el cursor por encima de cualquiera de sus puntos indicará en qué consiste.
8
- Selector de centros: el utilizado anteriormente para desplazarse entre los centros de la sociedad.
- Nueva cita: acceso directo utilizado para agendar citas.
- Nuevo aprendiz: acceso directo utilizado para registrar aprendices en Aulapp desde la aplicación
web.
- Filtrado por tipo de evaluación: se utiliza para mostrar solo cierta información dependiendo del
tipo de evaluación (ej. Teoría, examen práctico, práctica manejo...).
- Desplazamiento entre rango de fecha: se puede desplazar entre las fechas, dependiendo del
tipo que seleccione (listado, mes, semana o día).
- Calendario: muestra la información según los días reflejados.
CARGAR DATOS DEL CEA:
Editar información del Centro:
9
1. Hacer clic en el primer punto del wizard (Editar Centro) o si usted lo prefiere puede seguir la ruta
completa: ingresar con usuario rol Representante Legal a la aplicación Aulapp y acceder a la ruta
Configuración -> CEA -> Editar información:
2. Una vez haya hecho clic en ‘Editar información’, se desplegará el formulario para edición de
centro (administrativo), donde los centros deben cargar sus documentos para continuar con el
proceso de adecuación. Este proceso debe ser completado por el CEA utilizando su usuario
Representante Legal. El formulario se encuentra dividido en dos pestañas: ‘Datos del centro’ e
‘Información adicional’. Luego de diligenciar todos los campos requeridos en ambas, hacer clic en
‘Finalizar’.
3. En la pestaña de ‘Datos del centro’:
• Sociedad: seleccionar del listado una sociedad previamente creada para ese centro.
• ID RUNT Empresa: Registro Único Nacional de Tránsito identificador del centro.
10
• ID RUNT Autoridad: Registro Único Nacional de Tránsito identificador de sociedad.
• Nombre del CEA: diligenciar el nombre del centro de enseñanza, tal como aparezca en la
Cámara de Comercio.
• Matrícula Mercantil CEA: número recibido al matricularse en el Registro Mercantil, de
acuerdo al artículo 19 del Código de Comercio.
• Resolución de habilitación Ministerio de Transporte: número de resolución ubicado en
dicho documento.
• Soporte de Resolución de habilitación: adjuntar archivo en formato PDF, no mayor a 5MB,
aunque se pueden subir varios archivos. Es posible eliminarlos, siempre y cuando exista
más de uno.
• Fecha de expedición resolución de habilitación: fecha en que fue expedida dicha
resolución.
• Certificado de conformidad vigente expedido por el ente certificador: adjuntar el archivo
del certificado de calidad, en formato PDF y no mayor a 5MB. Se pueden subir varios
archivos y es posible eliminarlos, siempre y cuando exista más de uno.
• Fecha de vigencia del certificado: fecha de vencimiento de dicho certificado, encontrada
en la primera página del documento.
• Licencia de funcionamiento Secretaría de Educación: adjuntar archivo en formato PDF
no mayor a 5MB. Se pueden subir varios archivos y es posible eliminarlos, siempre y cuando
exista más de uno.
• Fecha de expedición Licencia de funcionamiento Secretaría de Educación: diligenciar
fecha en que fue otorgada dicha licencia.
• Soporte Póliza de Responsabilidad Civil: adjuntar archivo en formato PDF no mayor a
5MB. Se pueden subir varios archivos y es posible eliminarlos, siempre y cuando exista más
de uno.
• Fecha de vigencia Póliza de Responsabilidad Civil: fecha de vencimiento de dicha póliza,
encontrada en el documento.
• Ente certificador: seleccionar un ente del listado disponible, quien haya emitido el
certificado de conformidad vigente.
• Nivel de habilitación: seleccionar uno de los tres niveles, con el que cuente dicho CEA.
• Descripción: cuadro de texto opcional para introducir información relevante al CEA.
12
4. En la pestaña ‘Información adicional’:
• Consignación o Póliza – Recibo: según aplique para el caso del CEA, adjuntar archivo de
Consignación en formato PDF no mayor a 5MB. Se pueden subir varios archivos y es
posible eliminarlos, siempre y cuando exista más de uno. En caso de aplicar Póliza,
diligenciar el número de póliza de seguro de responsabilidad civil, ubicado en la primera
página el documento y el respectivo archivo adjunto con las mismas especificaciones
indicadas anteriormente.
• Dirección, Número de teléfono, Número de contacto para soporte, Zona,
Departamento y Ciudad: estos campos no se pueden modificar, debido a que se traen
directamente de la información cargada al crear/editar el centro desde la interfaz de
Superadministración. Sin embargo, se debe validar que traiga la respectiva información para
cada campo.
• Localización geográfica: agregar posición con el mapa de Google Maps, se puede asignar
la ubicación actual o seleccionar una dentro del mapa manualmente.
5. Luego de finalizar se recibirá un mensaje indicando que la modificación ha sido realizada
exitosamente. Automáticamente la aplicación nos llevará al segundo paso del wizard (Editar
representante legal).
13
EDITAR REPRESENTANTE LEGAL:
Completando datos requeridos:
1. Si al completar la operación anterior, el asistente no lo lleva automáticamente al formulario de
edición de representante, ingresar con usuario rol Representante Legal a la aplicación Aulapp y
acceder a la ruta Administración -> Empleados -> Representantes Legales:
14
2. Esto nos llevará a la interfaz de Representantes Legales, desde donde se tienen las opciones
siguientes disponibles:
- Botón de nuevo representante legal: utilizado para crear un representante legal delegado,
exclusivamente para el centro en que se encuentre el usuario actualmente.
- Opciones de filtrado: es posible buscar información del listado filtrando por las columnas del
mismo, cambiar el listado a modo vertical y también se pueden mostrar/ocultar columnas.
- Listado: se muestra información de los representantes (número de documento, nombre y correo
electrónico).
- Acciones asociadas: es posible editar el representante legal mediante el botón de ‘Editar’.
3. Pulsaremos clic en el botón de ‘Editar’ en la fila del nombre nuestro representante legal para
modificar y agregar la información faltante del mismo.
4. Nos mostrará el formulario de edición de representante, dividido en cuatro pestañas: datos
básicos, documento de identidad, biometrías, e información adicional. Se deben completar
15
todos los datos requeridos, avanzar entre pestañas haciendo clic en ‘Siguiente’ y ‘Finalizar’ en la
última para guardar los cambios completando la edición.
5. En la pestaña de ‘Datos Básicos’:
• Tipo de documento: seleccionado del listado entre cédula de ciudadanía/extranjería,
pasaporte extranjero, tarjeta de identidad o carné diplomático. (No se puede modificar por el
usuario).
• Número de documento: diligenciado durante la creación del usuario representante. (No se
puede modificar por el usuario).
• Correo electrónico / Confirmar correo electrónico: diligenciado durante la creación del
usuario representante. (No se puede modificar por el usuario).
6. En la pestaña ‘Documento de Identidad’:
• Tipo de documento: este campo se autocompleta de acuerdo a lo diligenciado/existente en
la pestaña anterior.
• Capturar frente / Capturar atrás: se utilizan para capturar la parte trasera y delantera del
documento de identidad (excepto pasaporte). Se debe hacer clic en dichos botones una vez
se encuentre ejecutándose Aulapp Desktop y conectados/configurados los dispositivos
periféricos (Escáner - Pad de Firmas - Cámara).
• Número de documento: este campo se autocompleta de acuerdo a lo diligenciado/existente
en la pestaña anterior.
16
• Fecha de nacimiento: este campo se autocompleta para los tipos de documentos que
aplique escaneo de parte frontal/trasera.
• Nombres y Apellidos: estos campos se autocompletan para los tipos de documentos que
aplique escaneo de parte frontal/trasera.
• Departamento de expedición: seleccionar uno del listado.
• Ciudad de expedición: seleccionar uno del listado.
• Fecha de expedición: diligenciar fecha de expedición del documento de identidad.
• Género y RH: si dichos campos no se autocompletan con el escaneo del documento deben
ser diligenciados por el usuario seleccionando el indicado desde cada listado.
7. En la pestaña ‘Biometrías’:
• Capturar foto: hacer clic en dicho botón cuando cuente con AulappDesktop
instalado/ejecutándose y la cámara configurada/instalada para tomar una foto al
representante.
17
• Capturar firma: hacer clic en dicho botón cuando cuente con AulappDesktop
instalado/ejecutándose y el pad de firmas configurado/instalado para capturar la firma del
representante.
8. En la pestaña ‘Información adicional’:
• EPS: seleccionar el EPS del representante legal, entre el listado disponible.
18
9. Luego de completar el diligenciamiento de las cuatro pestañas y hacer clic en ‘Finalizar’ la
aplicación nos llevará de nuevo a la interfaz de representantes legales (o al siguiente paso del
wizard: crear administrador), esta vez indicando con un mensaje que la información del
representante se modificó de manera exitosa.
CREACIÓN DE USUARIO ADMINISTRADOR:
Acceso hasta el formulario de creación:
1. Al completar la acción anterior, el wizard de adecuación del centro automáticamente lo llevará
al formulario de creación de nuevo administrador, por ser el próximo paso del flujo.
2. Pero si usted desea ingresar manualmente a crear el usuario administrador debe seguir la
siguiente ruta (de lo contrario, saltar hasta el punto #7):
3. Ingresar en la pestaña de administración, ubicada en la barra lateral izquierda.
4. Se debe hacer clic en la opción llamada Empleados, perteneciente a la sección de recursos.
19
5. Ahora se debe hacer clic en el botón llamado administradores.
6. Por último, ubicamos el botón de Nuevo administrador en la esquina superior izquierda, acto
seguido hacemos clic en el mismo.
20
7. Nos mostrará el formulario para la creación de nuevo usuario administrador, dividido en dos
pestañas: datos básicos y datos adicionales del usuario. Se deben completar los campos
solicitados, avanzando entre pestañas haciendo clic en ‘Siguiente’ y ‘Finalizar’ para completar el
registro.
21
8. Los datos que se deben ingresar para la creación del Administrador son básicos: tipo y número
de documento, nombre completo, foto en archivo adjunto no mayor a 2MB y correo electrónico.
Una vez diligenciados los campos y hecho clic en ‘Finalizar’, la aplicación indicará que se ha creado
el administrador exitosamente y el wizard mostrará el cuarto y próximo paso (Crear recepcionista).
CREACIÓN DE USUARIO RECEPCIONISTA:
Acceso hasta el formulario de creación:
22
1. Al completar la acción anterior, el wizard de adecuación del centro automáticamente lo llevará
al formulario de creación de nuevo usuario recepcionista, por ser el próximo paso del flujo. Ruta
manual de acceso: Administración -> Empleados -> Recepcionista -> Nuevo recepcionista.
2. Nos mostrará el formulario para la creación de nuevo usuario recepcionista, dividido en dos
pestañas: datos básicos e información de cuenta.
3. Datos básicos: diligenciar los campos requeridos (tipo y número de documento, nombres y
apellidos del nuevo usuario) y pulsar el botón de Siguiente.
23
4. Información de cuenta: diligenciar los campos requeridos (foto en archivo con formatos
compatibles como pdf/png/jpeg/jpg y correo electrónico del nuevo usuario) y hacer clic en el botón
de Finalizar.
24
5. La aplicación mostrará el quinto paso (Agregar aula) y en la esquina superior derecha aparecerá
el respectivo mensaje de notificación indicando que se creó el recepcionista exitosamente.
REGISTRO BIOMÉTRICO REPRESENTANTE LEGAL:
Proceso de validación de huella del usuario representante:
1. Se debe ingresar en la app móvil (módulo de recepcionista) y diligenciar las credenciales de
usuario (usuario y contraseña) del recepcionista asociado al centro en cuestión, posteriormente
pulsar el botón de Acceder.
25
2. Luego aparecerá un menú principal con varias opciones, entre las cuales tenemos: un campo
para introducir el número de documento del representante legal (requerido), ingreso y salida del
examen teórico, registrar biometría, validar identidad de aprendiz y cerrar sesión. Se debe
diligenciar el número de documento del representante legal al cual se le hará el registro de biometría
y pulsar la opción de registrar biometría.
3. Aparecerá una ventana emergente para confirmación de identidad solicitando la contraseña del
usuario recepcionista, luego de introducir la misma pulsaremos Verificar.
26
4. Luego se mostrará un mensaje preguntando si desea permitir el acceso del módulo al dispositivo
y su contenido multimedia. Pulsaremos Permitir.
5. La acción anterior desplegará la pantalla principal de captura de huellas digitales, indicando
ciertos consejos a seguir para facilitar el proceso así como el tiempo límite de ejecución,
posteriormente se debe pulsar el botón de Capturar.
27
6. Iniciará el proceso de captura, en la parte superior aparecerá el selector de mano. Por defecto
comenzaremos con la izquierda. Se debe colocar la mano en la forma que se indica en el reflejo de
la cámara y mantenerla de esa manera hasta que la aplicación indique Captura exitosa. Para
confirmar, la aplicación requiere una segunda ejecución como método de verificación, por lo cual
pulsaremos Verificar.
28
7. Al completar la segunda ejecución, siguiendo los pasos del punto anterior, aparecerá una ventana
indicando que la captura ha sido completada y sus huellas verificadas, se debe pulsar Continuar.
8. El siguiente paso es iniciar la captura de la mano derecha, por lo cual seguiremos la muestra del
reflejo de la cámara y mantendremos la mano en dicha posición hasta que indique Captura exitosa.
29
9. Pulsaremos el botón de Verificar para iniciar la respectiva segunda ejecución:
10. Si la operación anterior se completa siguiendo los pasos de captura previos, aparecerá un
mensaje indicando que la captura se encuentra completada y sus huellas están verificadas.
30
11. Acto seguido, se observará un mensaje de notificación indicando que ya se encuentra el usuario
enrolado exitosamente.
CREACIÓN DE AULAS:
Registrar nueva aula:
1. Si la operación anterior de creación de usuario recepcionista en la aplicación web fue exitosa, la
aplicación nos llevará automáticamente hasta la opción de agregar aula y veremos que en los
31
primeros cuatro pasos ya aparecerá un visto bueno como señal de que dichos pasos han sido
completados exitosamente.
2. Ruta manual: Administración -> Aulas -> Nueva aula o pista.
3. Nos mostrará el formulario para agregar aula, dividido en dos pestañas: datos básicos y datos
adicionales.
32
4. Datos básicos: diligenciar los campos requeridos (tipo y nomenclatura de aula, dimensiones,
área y capacidad) y pulsar el botón de Siguiente.
5. Datos adicionales: diligenciar los campos requeridos (dirección, localización geográfica,
dispositivo de autenticación, adjuntar archivo de planimetría y agregar descripción) y pulsar el
botón de Finalizar.
33
6. Si en el botón de Posición nos aparece la localización geográfica en blanco sin poder seleccionar
en mapa, de la siguiente manera:
34
7. Se deben verificar en el navegador las opciones de acceso a tu ubicación, o notificaciones con
dicha solicitud, por ejemplo en el navegador Google Chrome:
8. Para este caso pulsar el botón con la equis roja y luego hacer clic en Administrar:
35
9. Esto nos lleva a las opciones de configuración de ubicación del navegador, donde debemos
borrar el bloqueo que posee el sitio haciendo clic sobre el icono de la papelera:
10. Posteriormente al acceder al botón de Posición de nuevo, aparecerá el mensaje emergente
preguntando si desea permitir el acceso de la aplicación a tu ubicación, se debe hacer clic en
Permitir y ya será posible agregar la ubicación visualizando el mapa.
36
11. Luego de diligenciar todos los datos y hacer clic en Finalizar, la aplicación mostrará el sexto
paso (Registrar vehículo) o el listado de aulas (si no es la primera vez que se agrega un aula), y en
la esquina superior derecha aparecerá el respectivo mensaje de notificación indicando que se creó
el aula exitosamente.
37
12. En el navegador Mozilla Firefox varía ligeramente el mensaje mostrado y los pasos para
permitir el acceso a ubicación:
13. Se ingresa en el icono de la brújula marcado con el cuadro azul:
38
14. Luego se debe hacer clic en el icono con la equis para eliminar el bloqueo temporal de acceso
a la ubicación. Posteriormente refrescar la página haciendo uso de la tecla F5 o el botón de recargar
página actual (Ctrl+R) para tener disponible la visualización del mapa.
15. En el navegador Internet Explorer se debe hacer clic en Permitir siempre cuando aparezca el
recuadro emergente:
39
16. Y se mostrará el mapa para seleccionar la localización geográfica:
CREACIÓN DE VEHÍCULOS:
Registrar nuevo vehículo:
1. Si la operación anterior de creación de aula ha sido exitosa, la aplicación nos llevará
automáticamente hasta la opción de agregar vehículo y veremos que en los primeros cinco pasos
ya aparecerá un visto bueno como señal de que han sido completados exitosamente. Ruta manual:
Administración -> Vehículos -> Nuevo vehículo.
40
2. Nos mostrará el formulario para agregar vehículo, dividido en tres pestañas: datos básicos,
datos adicionales y anexos.
3. Datos básicos: diligenciar los campos requeridos (categoría, placa, modelo, marca y fecha
de la matrícula) y pulsar el botón de Siguiente.
4. Datos adicionales: diligenciar los campos requeridos (número de VIN, serial del chasis y
motor, referencia, vencimiento del SOAT, expedición y vencimiento de revisión tecnicomecánica
en caso de aplicar, CDA que expide dicha revisión tecnicomecánica, en caso de no aplicar colocar
‘N/A’, clase y línea del vehículo, tipo de servicio y descripción) y pulsar el botón de Siguiente.
41
5. Anexos: anexar los archivos requeridos (licencia de tránsito, SOAT y certificado de
adaptación CDA) en un formato compatible (pdf/png/jpeg/jpg) no mayor a 2MB por archivo y hacer
clic en Finalizar.
42
6. Luego de diligenciar todos los datos y hacer clic en Finalizar, la aplicación mostrará el séptimo
y último paso del wizard (Registrar instructor), en la esquina superior derecha aparecerá el
respectivo mensaje de notificación indicando que se creó el vehículo exitosamente.
CREACIÓN DE INSTRUCTORES:
Registrar nuevo instructor:
1. Si la operación anterior de creación de vehículo ha sido exitosa, la aplicación nos llevará
automáticamente hasta la opción de agregar instructor y veremos que en los primeros seis pasos
del wizard ya aparecerá un visto bueno como señal de que han sido completados exitosamente.
Ruta manual: Administración -> Empleados -> Instructores -> Nuevo instructor.
43
2. La aplicación nos mostrará el formulario de creación de instructor, dividido en seis pestañas:
datos básicos, datos de conducción, datos de instrucción, biometrías, información adicional
y anexos. Luego de completar los datos solicitados en las seis pestañas se debe hacer clic en
‘Finalizar’ para completar el registro.
3. En la pestaña de ‘Datos básicos’:
- Tipo de documento: seleccionar el correcto del listado, entre cédula de ciudadanía/extranjería,
pasaporte extranjero y carné diplomático.
- Capturar frente / Capturar atrás: se utilizan para capturar la parte trasera y delantera del
documento de identidad (excepto pasaporte) mediante la utilización del periférico escáner. Se debe
hacer clic en dichos botones una vez se encuentre ejecutándose la aplicación Aulapp Desktop y
conectados/configurados los dispositivos periféricos (Escáner-Pad de Firmas-Cámara).
- Número de documento: introducir el número de documento del instructor.
- Fecha de nacimiento: introducir la fecha de nacimiento del instructor.
- Nombres y Apellidos: introducir nombres y apellidos del instructor. Ambos campos (Nombres y
Apellidos) tienen un límite de 20 caracteres cada uno.
- Correo electrónico / Confirmar correo electrónico: diligenciar el correo electrónico utilizado por
el instructor.
- Departamento y Ciudad de expedición: seleccionar la opción correcta en ambos listados.
- Fecha de expedición: introducir la fecha de expedición del documento de identidad del instructor.
44
- Género y RH: diligenciar el género del instructor y su grupo sanguíneo.
4. En la pestaña de ‘Datos de conducción’:
- Número de licencia de conducción: diligenciar el número de licencia de conducción del instructor.
- Adjunto con licencia de conducción: adjuntar archivo con licencia de conducción del instructor
(tamaño máximo 2MB, formatos pdf, png, jpeg y jpg).
- Categoría de licencia de conducción: seleccionar la categoría asignada en la licencia al
conductor y sus respectivas fechas de vencimiento.
NOTA: en caso de que conductor posea licencia de motocicleta pero no de automóviles (o viceversa)
solo llenar los campos de la sección que aplique y hacer clic en ‘Siguiente’ dejando la otra en blanco,
sin agregar información.
45
5. En la pestaña de ‘Datos de instrucción’:
- Número de licencia de instructor: diligenciar el número de licencia de instrucción.
- Categoría según Licencia de Instructor: asignar las categorías reflejadas en la licencia de
instrucción.
- Fecha de vencimiento licencia de instructor: diligenciar la fecha de vencimiento reflejada en la
licencia de instrucción.
- Licencia de instrucción: adjuntar archivo con licencia de instrucción (tamaño máximo 2MB,
formatos pdf, png, jpeg y jpg).
46
6. En la pestaña de ‘Biometrías’:
- Capturar foto: hacer clic en dicho botón cuando cuente con AulappDesktop instalado/ejecutándose
y la cámara configurada/instalada para tomar una foto al instructor.
- Capturar firma: hacer clic en dicho botón cuando cuente con AulappDesktop
instalado/ejecutándose y el pad de firmas configurado/instalado para capturar la firma del instructor.
47
7. En la pestaña de ‘Información adicional’:
- EPS: seleccionar un EPS del listado.
- Teléfono móvil: diligenciar el número telefónico móvil en máximo 10 caracteres.
- Teléfono de residencia: diligenciar el número telefónico local en máximo 8 caracteres.
- Dirección de residencia: ingresar dirección del instructor en máximo 30 caracteres.
- Nombre y teléfono del contacto de emergencia: máximo 40 caracteres en nombre y 10
caracteres en teléfono.
8. En la pestaña de ‘Anexos’:
- Certificado laboral: anexar en archivo adjunto certificado de competencia laboral (tamaño máximo
2MB, formatos pdf, png, jpeg y jpg).
- Título de bachiller: anexar en archivo adjunto título de bachiller (tamaño máximo 2MB, formatos
pdf, png, jpeg y jpg).
- Título de pregrado: campo opcional para adjuntar título de pregrado (tamaño máximo 2MB,
formatos pdf, png, jpeg y jpg).
- Título de posgrado: campo opcional para anexar título de posgrado (tamaño máximo 2MB,
formatos pdf, png, jpeg y jpg).
48
- Otro: campo opcional para anexar otro documento relevante (tamaño máximo 2MB, formatos pdf,
png, jpeg y jpg).
9. Si la operación anterior ha sido exitosa, la aplicación regresará a la interfaz con el listado de
instructores, donde aparecerá un mensaje de notificación emergente indicando que Se creó el
instructor exitosamente, así como los pasos a seguir con la adecuación del CEA (registro
biométrico del instructor mediante la aplicación móvil Aulapp-Recepcionista).
49
REGISTRO BIOMÉTRICO DE INSTRUCTOR:
Enrolar instructor desde la aplicación móvil Aulapp-Recepcionistas:
1. Se debe ingresar en la app móvil (módulo de recepcionista) y diligenciar las credenciales de
usuario (usuario y contraseña) del recepcionista asociado al centro en cuestión, posteriormente
pulsar el botón de Acceder.
2. Luego aparecerá un menú principal con varias opciones, entre las cuales tenemos: un campo
para introducir el número de documento del instructor (requerido), ingreso y salida del examen
teórico, registrar biometría, validar identidad de aprendiz y cerrar sesión. Se debe diligenciar el
número de documento del instructor al cual se le hará el registro de biometría y pulsar la opción de
registrar biometría.
50
3. Aparecerá una ventana emergente para confirmación de identidad solicitando la contraseña del
usuario recepcionista, luego de introducir la misma pulsaremos Verificar.
4. La acción anterior desplegará la pantalla principal de captura de huellas digitales, indicando
ciertos consejos a seguir para facilitar el proceso así como el tiempo límite de ejecución,
posteriormente se debe pulsar el botón de Capturar.
51
5. Iniciará el proceso de captura, en la parte superior aparecerá el selector de mano. Por defecto
comenzaremos con la izquierda. Se debe colocar la mano en la forma que se indica en el reflejo de
la cámara y mantenerla de esa manera hasta que la aplicación indique Captura exitosa. Para
confirmar, la aplicación requiere una segunda ejecución como método de verificación, por lo cual
pulsaremos Verificar.
52
6. Al completar la segunda ejecución, siguiendo los pasos del punto anterior, aparecerá una ventana
indicando que la captura ha sido completada y sus huellas verificadas, se debe pulsar Continuar.
7. El siguiente paso es iniciar la captura de la mano derecha, por lo cual seguiremos la muestra del
reflejo de la cámara y mantendremos la mano en dicha posición hasta que indique Captura exitosa.
53
8. Pulsaremos el botón de Verificar para iniciar la respectiva segunda ejecución:
9. Si la operación anterior se completa siguiendo los pasos de captura previos, aparecerá un
mensaje indicando que la captura se encuentra completada y sus huellas están verificadas.
54
10. Acto seguido, se observará un mensaje de notificación indicando que ya se encuentra el usuario
enrolado exitosamente.
55
ADMINISTRACIÓN:
Crear clases:
1. Ingresaremos en la aplicación con el usuario Rol Administrador o Recepcionista colocando
nombre de usuario y contraseña en el recuadro de login para posteriormente hacer clic en Iniciar
sesión, si es el primer inicio la aplicación solicitará el respectivo cambio de contraseña:
2. Para acceder al módulo de clases debe seguir la siguiente ruta:
3. Ingresar en la pestaña de administración, ubicada en la barra lateral izquierda.
4. Haremos clic en el botón llamado Clases, ubicado en la sección de Escuela:
56
5. La operación anterior nos llevará hasta el módulo de clases, desde donde podremos visualizar
el listado de las mismas y las opciones asociadas. Para continuar, se debe hacer clic en el botón de
Nueva clase.
6. A continuación se mostrará el formulario para creación de aula, dividido en dos pestañas: datos
básicos y temas.
7. Datos básicos: diligenciar los campos requeridos (código, tipo de clase, nombre y tipo de
contenido) para posteriormente hacer clic en el botón de Siguiente.
57
8. Posterior a ello, en la pestaña de temas, se deben diligenciar los campos asociados a la
información que contendrá dicha clase, en el sentido de contenido programático. La selección se
puede realizar desplegando en el título del tema (signo positivo +) y seleccionando cualquier punto
para que automáticamente pase a estar incluido en el recuadro derecho.
9. Para eliminar un punto de la clase simplemente basta con seleccionarlo nuevamente en el
recuadro izquierdo (haciendo clic sobre él) y será removido del contenido (recuadro derecho). Al
completar la selección deseada se debe hacer clic en Finalizar.
58
10. La aplicación regresará al listado de clases, desde donde se podrá visualizar un mensaje de
notificación indicando que se creó la clase exitosamente, de igual forma dicha clase aparecerá ya
en el listado y será posible ver su detalle o editarla.
Crear banco de preguntas:
1. Para acceder al módulo Banco de preguntas debe seguir la siguiente ruta:
2. Ingresar en la pestaña de administración, ubicada en la barra lateral izquierda.
59
3. Haremos clic en el botón llamado Banco de preguntas, ubicado en la sección de Escuela:
4. La operación anterior llevará al módulo de preguntas, donde aparece el listado, las opciones
asociadas y el botón para creación. Sin embargo, primero se debe hacer clic en el botón de Cantidad
de preguntas, desde donde es posible visualizar los requisitos para la creación del banco de
preguntas, así como también la cantidad de preguntas creadas hasta el momento por cada alcance
y dificultad. La dificultad por cada alcance está compuesta por baja, media y alta. Deben existir dos
preguntas por cada dificultad, haciendo un total de seis preguntas por alcance. Luego de visualizar
el número de preguntas, hacer clic en Aceptar.
60
5. Para iniciar la carga de preguntas, se debe hacer clic en el botón de Nueva pregunta de opción
múltiple.
61
6. Se desplegará el formulario para creación de nueva pregunta, dividido en cuatro pestañas:
enunciado, datos de la pregunta, posibles respuestas y respuesta correcta.
7. Enunciado: diligenciar el enunciado de la pregunta haciendo uso del recuadro de texto y pulsar
el botón de Siguiente para continuar.
62
8. Datos de la pregunta: diligenciar la dificultad y el alcance de la pregunta para posteriormente
hacer clic en Siguiente. Es importante destacar nuevamente que la operación de agregar pregunta
se debe repetir creando dos preguntas de cada dificultad por alcance.
63
9. Posibles respuestas: diligenciar las respectivas posibles respuestas para la pregunta y
posteriormente hacer clic en el botón de Siguiente.
10. Respuesta correcta: asignar la respuesta correcta entre las opciones previamente agregadas
y luego hacer clic en el botón de Finalizar.
64
11. La aplicación regresará al listado de preguntas donde se visualizará la nueva pregunta creada
y un mensaje de notificación en la esquina superior derecha indicando que se creó la pregunta
exitosamente.
12. Repetir el proceso anterior hasta que cada dificultad posea mínimo dos preguntas por cada
alcance.
Activación de vehículo: NFC
1. Ingresar con el usuario que posea permisología en dicha app móvil, con credenciales (correo
electrónico + contraseña) y pulsar en Ingresar.
65
2. A continuación se debe seleccionar el centro en el campo de CEA.
3. Luego se desplegará un campo para seleccionar el vehículo a registrar:
66
4. Se debe acercar la etiqueta al móvil para que sea reconocida por el mismo, apareciendo un
mensaje con el Id de la etiqueta, una indicación de si está permitido el modo de escritura en la
etiqueta y un botón de Escribir datos en etiqueta que pulsaremos para finalizar la operación. La
app móvil indicará que se ha registrado el vehículo exitosamente. Si se ingresa en la aplicación web
a la ruta Administración – Vehículos y ubica el recién registrado, podrá notar que ya el estado se
encuentra Activado (color verde) en el listado.
67
Ingreso App Aulas: usuario recepcionista
1. Ingresar en la App Aulas, mostrará una pantalla donde se debe y diligenciar el correo del usuario
recepcionista del centro en cuestión y su contraseña, posteriormente pulsar Acceder.
2. Si es el primer ingreso, mostrará una ventana emergente indicando que se registró la
información del dispositivo móvil (Administración – Recursos - Dispositivos de autenticación
en la aplicación web), por lo cual ya será posible asociar dicho dispositivo a un aula específico.
68
3. Desde la aplicación web, acceder a la ruta Administración – Recursos – Aulas.
4. El listado mostrará las aulas y pistas registradas, su nomenclatura, el dispositivo que posean
asociado, la capacidad, dirección y estado actual. Así como las opciones asociadas: detalle o editar.
Es posible aplicar filtros para realizar búsquedas, cambiar vista, agregar o quitar columnas y
especificar número de filas a mostrar por página. Acto seguido, seleccionar el aula deseada que no
posea aún dispositivo asociado, haciendo clic en Editar.
69
5. En la segunda pestaña del formulario (Datos adicionales), se debe seleccionar el dispositivo de
autenticación y posteriormente hacer clic en Finalizar.
70
6. Se debe ingresar nuevamente en la app móvil, módulo aulas, con credenciales del usuario
recepcionista y aparecerá un recuadro para introducir el número de documento del
aprendiz/instructor. Posteriormente pulsar el botón de Verificar usuario.
7. Permitir el acceso a la app Aulas.
8. Completar la respectiva captura de huellas digitales, colocando los dedos de la mano indicada
en la forma y lugar mostrado por la pantalla.
72
10. Aparecerá un mensaje de notificación indicando que se realizó el registro de asistencia
exitosamente. Así como información relevante acerca de las reglas de asistencia al aula.
11. Posibles errores: es posible que al diligenciar ambas huellas aparezca un mensaje indicando
no se encontraron sesiones activas en esta aula. Para ese caso particular se debe verificar tanto
la hora como el día de la cita en el calendario. Recuerde que solo se permite el acceso a la sesión
15 minutos antes o después de la hora de inicio de dicha cita.
73
Editar horario del CEA:
1. Ingresar en la aplicación web con credenciales de usuario (nombre de usuario y contraseña) rol
Administrador.
74
2. Hacer clic en la pestaña de configuración ubicada en la barra lateral izquierda. Aparecerán dos
opciones: CEA y Certificaciones. Se debe hacer clic en la llamada CEA.
3. Acceder a la opción de editar horario del centro en cuestión.
75
4. Seleccionar el día, asignar el horario de inicio/fin deseado en ambas jornadas y luego hacer clic
en Agregar horario para cada día que se modifique, al terminar hacer clic en Guardar horario y
luego en Finalizar para aplicar los cambios en el centro. Siguiendo el orden como se muestra en la
imagen.
76
5. La aplicación regresará a la interfaz de configuración del CEA y aparecerá un mensaje de
notificación indicando que se modificó la información del CEA exitosamente.
Configurar examen teórico:
1. Ingresar en la aplicación web con usuario rol Administrador y hacer clic en la opción llamada
Configuración, ubicada en la barra lateral izquierda.
77
2. Aparecerán dos opciones: CEA y Certificaciones. Se debe hacer clic en la llamada CEA.
3. En la parte derecha de la pantalla aparecerá un menú de opciones asociadas a la configuración
del centro, se debe hacer clic en Configurar examen teórico.
78
4. La operación anterior mostrará una ventana emergente en donde se solicita el nuevo porcentaje
mínimo de aprobación. Luego de seleccionar el mismo hacer clic en Aceptar.
5. Se debe pulsar Aceptar en el próximo mensaje de notificación de actualización de porcentaje
exitosa mostrado.
79
6. En caso de hacer clic en cancelar, aparecerá el respectivo mensaje indicando que no se ha
llevado a cabo el proceso de actualización del porcentaje.
Configurar examen práctico:
1. Ingresar en la aplicación web con usuario rol Administrador y hacer clic en la opción llamada
Configuración, ubicada en la barra lateral izquierda.
80
2. Aparecerán dos opciones: CEA y Certificaciones. Se debe hacer clic en la llamada CEA.
3. En la parte derecha de la pantalla aparecerá un menú de opciones asociadas a la configuración
del centro, se debe hacer clic en Configurar examen práctico.
81
4. La acción anterior mostrará el listado de ítems prácticos, en dicha interfaz se puede visualizar
el nombre, nivel y categorías de cada ítem, así como los porcentajes de nivel bajo, medio y
aprobación. También es posible aplicar filtros para realizar búsquedas, cambiar modo de vista,
mostrar/ocultar columnas, desplazarse entre las páginas e indicar cantidad de filas mostradas por
cada una. El botón de configuración llamado Configurar ítems se encuentra en la parte superior
izquierda. Se debe hacer clic en él.
5. En la siguiente pantalla se configurarán los ítems prácticos. Se muestran (siendo posible también
su modificación): el nombre del ítem, su nivel y categorías. Es posible asignar el porcentaje de
nivel medio y el de aprobación. Luego de realizar las modificaciones requeridas se debe hacer clic
en el botón de Guardar cambios.
82
6. Se mostrará un mensaje de notificación indicando que los ítems del examen práctico han sido
actualizados con éxito.
Configurar intentos de exámenes:
1. Ingresar en la aplicación web con usuario rol Administrador y hacer clic en la opción llamada
Configuración, ubicada en la barra lateral izquierda.
83
2. Aparecerán dos opciones: CEA y Certificaciones. Se debe hacer clic en la llamada CEA.
3. En la parte derecha de la pantalla aparecerá un menú de opciones asociadas a la configuración
del centro, se debe hacer clic en Configurar intentos exámenes.
84
4. Aparecerá un módulo en donde se visualizará el tipo de examen (teórico o práctico), el
número de intentos y las acciones asociadas (configurar número de intentos), también es
posible aplicar filtros para búsquedas, cambiar modo de vista y agregar/quitar columnas. Se debe
hacer clic en configurar número de intentos en el tipo de examen que se desea modificar,
asignar la cantidad requerida para posteriormente hacer clic en Aceptar.
85
5. Se mostrará un mensaje de notificación indicando que el número de intentos del examen
teórico/práctico ha sido actualizado.
86
Crear aprendiz:
1. Ingresar en la aplicación web con usuario rol Administrador o Recepcionista y hacer clic en la
pestaña llamada Aprendices, ubicada en la barra lateral izquierda.
2. Se mostrará la interfaz de aprendices, donde se puede visualizar un listado con cada uno de los
aprendices registrados, los campos visibles son: documento, nombre, teléfono, correo
electrónico, sede, estado de activación, inscripción y acciones asociadas (detalle y editar).
También es posible aplicar filtros para realizar búsquedas, cambiar modo de vista, mostrar/ocultar
columnas, cambiar de páginas e indicar cantidad de filas mostradas por cada una. En la esquina
superior izquierda se encontrará un botón llamado Nuevo aprendiz, al cual haremos clic.
87
3. La acción anterior desplegará el formulario para la creación de aprendiz, dividido en cuatro
pestañas: datos básicos, documento de identidad, biometrías e información adicional.
4. Datos básicos: diligenciar la información solicitada (tipo y número de documento, correo
electrónico y seleccionar el curso) para posteriormente hacer clic en Siguiente.
5. Documento de identidad: diligenciar los campos requeridos (parte frontal y trasera de
documento de identidad, haciendo clic en capturar frente y capturar atrás, teniendo el escáner
conectado y AulappDesktop ejecutándose, fecha de nacimiento, nombre completo, fecha de
88
expedición del documento de identidad, género y grupo sanguíneo) para posteriormente hacer
clic en Siguiente.
6. Biometrías: hacer clic en los botones de Capturar foto con la cámara habilitada para realizar la
captura de la foto de identificación del usuario aprendiz y Capturar firma con el dispositivo de firmas
conectado al equipo, posteriormente hacer clic en Siguiente.
89
7. Información adicional: diligenciar los campos solicitados (nombre del EPS, teléfono móvil y de
residencia, dirección de residencia, datos de contacto de emergencia, ID del CEA, número PIN, del
cual se debe validar disponibilidad contra Paynet en la misma pantalla y el registro digitalizado de la
solicitud en archivo con extensiones reconocidas como pdf/png/jpeg y jpg no mayor a 2MB).
8. Posteriormente hacer clic en el interruptor que indica Acepta que ha leído y comprendido los
términos y condiciones, teniendo en cuenta que el archivo se encuentra justo al lado, disponible
para su visualización haciendo clic en Descargar. Al completar esta operación se debe hacer clic en
Finalizar.
90
9. La aplicación regresará a la interfaz con el listado de aprendices, en donde se podrá visualizar
al aprendiz recién creado y nos mostrará un mensaje de notificación indicando que se creó el
aprendiz exitosamente. Para continuar con el proceso de enrolamiento, por favor realizar el
registro biométrico en Aulapp-Recepcionista para activar el usuario en el sistema.
91
10. Ingresar en la app móvil – módulo Recepcionistas con un usuario rol recepcionista del mismo
centro.
11. Introducir el documento de identidad del aprendiz al que se le desea realizar el registro
biométrico y pulsar Registrar biometría. Aparecerá una ventana de verificación solicitando la
contraseña del usuario recepcionista, luego de introducirla pulsar el botón de Verificar.
92
12. La acción anterior desplegará la pantalla principal de captura de huellas digitales, indicando
ciertos consejos a seguir para facilitar el proceso así como el tiempo límite de ejecución,
posteriormente se debe pulsar el botón de Capturar.
93
13. Iniciará el proceso de captura, en la parte superior aparecerá el selector de mano. Por defecto
comenzaremos con la izquierda. Se debe colocar la mano en la forma que se indica en el reflejo de
la cámara y mantenerla de esa manera hasta que la aplicación indique Captura exitosa. Para
confirmar, la aplicación requiere una segunda ejecución como método de verificación, por lo cual
pulsaremos Verificar.
94
14. Al completar la segunda ejecución, siguiendo los pasos del punto anterior, aparecerá una
ventana indicando que la captura ha sido completada y sus huellas verificadas, se debe pulsar
Continuar.
95
15. El siguiente paso es iniciar la captura de la mano derecha, por lo cual seguiremos la muestra
del reflejo de la cámara y mantendremos la mano en dicha posición hasta que indique Captura
exitosa.
16. Pulsaremos el botón de Verificar para iniciar la respectiva segunda ejecución:
17. Si la operación anterior se completa siguiendo los pasos de captura previos, aparecerá un
mensaje indicando que la captura se encuentra completada y sus huellas están verificadas.