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LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL DESARROLLO DE LOS PROYECTOS DE ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA:
ESTADO DE LA CUESTIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN DISTRITAL DE BOGOTÁ
Carlos Alberto Zapata Cárdenas
Bogota, febrero 25 de 2010
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AGENDA
1. Origen del proyecto de investigación
2. Hipótesis
3. Objetivos
4. Metodología
5. Resultados
6. Conclusiones
7. Recomendaciones
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ORIGEN DE LA INVESTIGACION
Necesidad de comprender la dinámica de la gestión de documentos dentro del concepto de administración electrónica.
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¿Porque un proyecto sobre Administración Electrónica?
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La Gestión Documental en el Gobierno Electrónico
GOBIERNO ELECTRONICO
ALINEACION
GESTION DOCUMENTAL
Alineando las políticas publicas
En practicamente todas las prestaciones del Gobienro Electrónico se gestionan documentos e información
La gestión documental esta estrechamente ligada a las
prestaciones y servicios del gobierno electrónico
ARTICULACION
POLITICAS
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FINES DEL GOBIERNO ELECTRONICO
Mejorar la información, la comunicación y la prestación de servicios a través de las TIC.
Proveer más y mejores prestaciones a los ciudadanos.
Adicionar productividad, calidad y valor a los servicios.
Reducir el costo de tramitaciones.
Resolver trámites “en línea”.
Aumentar la transparencia.
Aumentar la participación ciudadana.
Aumentar la calidad transacciones.
Fuente: Red Interamericana de Formación en Gobierno Electrónico
TODOS ESTOS FINES NO SON POSIBLES SIN UNA ADECUADA
GESTION DE DOCUMENTOS
TODOS ESTOS FINES NO SON POSIBLES SIN UNA ADECUADA
GESTION DE DOCUMENTOS
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SERVICIOS DEL GOBIERNO ELECTRONICO
La gestión documental es TRANSVERSAL a los servicios del GE.
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HIPOTESIS2
¿Cómo se relacionan los programas de Gobierno en Línea y Gestión Documental en la administración Distrital de Bogotá?
Existe desarticulación entre las iniciativas de Gestión Documental
y el Gobierno en Línea que se están implementando en el
Distrito de Bogotá
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Consolidar la gobernabilidad electrónica y los servicios a la comunidad a través del uso articulado de las herramientas y recursos que ofrecen las tecnologías de la información y la comunicación
Consolidar y fortalecer la gestión documental pública para promover la eficiencia de la administración y garantizar la información como un activo, un derecho de la comunidad y un patrimonio de la ciudad
Plan de Desarrollo de Bogotá 2008-2012
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OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION3
Analizar la relación entre los programas de GD y GE de Bogotá
General
Específicos
Analizar la participación de los archivistas en el GEL
Conocimientos de los archivistas acerca del GEL
Nivel de desarrollo de la GD en el GEL de Bogotá
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METODOLOGIA
Población objeto de análisis: 92 entidades del Distrito
Métodos y técnicas: Se aplicaron 2 tipos de encuestas
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Metodología de la Investigación
Encuesta 1 Perfil profesional de los
responsables de GD. Conocimiento sobre el GEL de
Bogotá. Desarrollo de la GD en el Distrito
de Bogotá. Participación de los archivistas
en el GEL. Relación entre la GD y el GEL de
Bogotá
Encuesta 2 Adecuación de los servicios
Web. Prestaciones y proyectos del
GEL. Alfabetización digital en GEL. Conocimiento de las políticas del
GEL.
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RESULTADOS
Acerca de los responsables de GD
Acerca del conocimiento del GEL
Acerca del conocimiento sobre GD
Acerca del desarrollo de la GD en el GEL
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Resumen de los Resultados
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RESUMEN DE RESULTADOS
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CONCLUSIONES6
Pérdida de aprovechamiento de la capacidad del recurso humano de los archivos que resulta clave para apoyar el desarrollo del gobierno electrónico.
Existen desniveles en el desarrollo del gobierno electrónico frente a la gestión documental.
La administración electrónica y el gobierno electrónico se constituyen en un nuevo escenario para los profesionales de la información.
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CONCLUSIONES
La gestión documental al ser transversal, abarca todos los ámbitos de acción de la administración y del gobierno y por lo tanto debe ser incluida en las iniciativas del GEL.
Dada la relación entre los SI, las TIC y la gestión de documentos, la participación de los archivistas en los comités de GEL debe ser una exigencia.
Los archivistas deben aportar sus conocimientos en el mejoramiento de los sistemas de información del GEL.
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CONCLUSIONES
Las políticas sobre gobierno electrónico de Bogotá no involucran el componente de gestión documental.
Se deben llevar a cabo nuevos trabajos de investigación en el ámbito de la gestión documental en el GEL desde sus diferentes ejes (G2B, G2C, G2E, G2G).
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HACIA DONDE IR AHORA?7
Coordinación de las iniciativas de GD y GEL.
Establecimiento de relaciones entre los fines de la GD y el GEL del Distrito.
Participación de los archivistas en los comités de GEL.
Coordinación de las unidades responsables de los aspectos del GEL y la GD.
Incorporación de las la políticas de GD en el GEL.
Profesionalización de la gestión documental en la entidades distritales.
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Transformar la Gestion Documental desde el GEL
Determinar avance de los Servicios y
Sincronizar
Desarrollo del PGD
Desarrollo de las Fases del GEL
Ciclo de Vida del Documento
GESTION DOCUMENTAL Y GOBIERNO EN LINEA
Implementar la Gestión Documental
de acuerdo con los servicios del GEL Definir Políticas
articuladas
Alinear la Gestion Documental con las fases
del Gobierno en Linea
Sincronizar la Gestión Documental con el Gobierno en Línea
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LA GESTION DOCUMENTAL Y EL GOBIERNO ELECTRONICO
Ejes de la Gestión Documental
Ejes del Gobierno Electrónico.
Gobierno a Ciudadanos
Gobierno a Empresas
Gobierno a Empleados
Gobierno a Gobierno
Sistema Normativo
Sistemas de Gestión
Sistemas de Calidad
Sistemas de Información
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ALINEANDO INICIATIVASNo es posible un gobierno electrónico eficaz sin un modelo de gestion de
información y documentos que lo soporte
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GOBIERNO ACIUDADANOS
GOBIERNO A EMPRESAS
GOBIERNO A EMPLEADOS
GOBIERNO A GOBIERNO
Diseño del PGD
Análisis de las
TI
Formulación de Políticas
Las políticas del gobierno electrónico deben incorporar
políticas de gestión documental
Las tecnologías no son la base del GE, es la INFORMACION
El gobierno electrónico requiere un gobienro de la información
El documento electrónico es el contenido del gobierno electrónico
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Planeación de documentos
Planeación de la AI
Planeación de la AT
Planeación del Marco Legal
Planeación de procesos
GD GE
ROL DEL ARCHIVISTA
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ARQUITECTURA DEL GOBIERNO ELECTRONICO
Orientada al Negocio y a los Procesos
Provee el marco normativo para la eficiente gestión documental
Orientada a soportar los servicios y prestaciones
del GEL
Provee el marco necesario para la organización,
acceso y preservación de la información
Gobierno Electrónico
Gestión Documental
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¡Gracias por su Atención!
Carlos Alberto Zapata
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