MANUAL DE PUESTOS COLEGIO
DE PROFESIONALES EN SECRETARIADO DE COSTA RICA
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COLEGIO DE PROFESIONALES
EN SECRETARIADO DE COSTA
RICA
Manual descriptivo de
clasificaciónde puestos
VERSION 3
2015
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Tabla de contenido
Contenido
PRESENTACIÓN .................................................................................................................................. 3
INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................. 4
MARCO CONCEPTUAL..................................................................................................................... 7 FUNDAMENTOSDE CLASIFICACIÓN Y VALORACIÓN DE PUESTOS: ................................... 7 Métodos de clasificación de puestos ............................................................................................................. 7 Análisis de puestos ........................................................................................................................................... 8 Clasificación y descripción de puestos ......................................................................................................... 8 Valoración de puestos ..................................................................................................................................... 9 Métodos de valoración de puestos ............................................................................................................. 10 Método de alineamiento o jerarquización ......................................................................................... 10 Método de gradación previa o de clasificación por categorías ...................................................... 11 Definición de Secretaria y Administración .............................................................................................. 11 Niveles Profesionales .................................................................................................................................... 14 Taxonomía de Bloom ................................................................................................................................... 15 Modelo de Clasificación de Puestos .......................................................................................................... 16
MODELO DE CLASIFICACIÓN DE LA FUNCIÓN SECRETARIAL PROFESIONAL 20 Definición de Competencias y Niveles ...................................................................................................... 20 Función Secretarial dentro de la Categoría de Soporte Administrativo (clases y puestos) ............ 27
MANUAL DE CLASIFICACIÓN Y DESCRIPCION DE PUESTOS......................................... 31
SECRETARIA PROFESIONAL 1 .................................................................................................. 32
SECRETARIA PROFESIONAL 2 .................................................................................................. 41
SECRETARIA EJECUTIVA BILINGUE ..................................................................................... 51
SECRETARIA EJECUTIVA ........................................................................................................... 61
SECRETARIA BILINGÜE ............................................................................................................... 70
SECRETARIA ..................................................................................................................................... 78
ASOCIACION DE CLASES Y PUESTOS CON EL DECRETO NACIONAL DE
SALARIOS ........................................................................................................................................... 86
HISTORIAL DE CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................... 87
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PRESENTACIÓN
Este documento representa la síntesis de la función secretarial, vista desde el Colegio de
Profesionales en Secretariado de Costa Rica, en la forma de un Manual Descriptivo de Puestos
diseñado con el objetivo de proveer estándares de contratación, clasificación y valoración a las
áreas del desarrollo del talento humanode empresas, instituciones y organizaciones, que
requieranun documento oficial de referencia para definir sus puestos de Secretaria(o).
El Manualofrece una visión integral y sistémica, que toma como punto de partida las diferentes
clases de puestos en que puede subdividirse la gestión secretarial, para dar paso a los diferentes
puestos que por similitud de criterios y desde una perspectiva genérica, se inscriben dentro de
cada una de ellas.
Cada puesto es descrito en detalle, incluyendo ejemplos de funciones, competencias y requisitos,
para cerrar con una recomendación relativa a la compensación.
Se entiende que como estándar genérico de uso referencial, no pretende ser exhaustivo en todas
las funciones/competencias/requisitos posibles dentro de todos los posibles entornos laborales.
Dada la dinámica propia de la función secretarial, las inquietudes que no puedan ser solventadas
con este documento, deben ser evacuadas a través de la Junta Directiva del Colegio.
Para cualquier efecto puede contactar al Colegio de Profesionales en Secretariado de Costa Rica.
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INTRODUCCIÓN
El Colegio de Profesionales de Secretariado de Costa Rica, creado por Ley 5005 y reformada
recientemente con la ley 9284, aprobó como acuerdo unánime, el Manual descriptivo de
Funciones de Cargos y Clases, en su Asamblea Extraordinaria No.64, celebrada el 24 de
setiembre del 2016, para que esté al alcance de toda empresa o institución como referencia para la
elaboración o actualización de sus respectivos manuales de clases y cargos, en lo que a puestos de
naturaleza secretarial se refiere.
El Colegio de Profesionales en Secretariado de Costa Rica, es un ente público no estatal, con
personalidad jurídica y patrimonio propio, integrado por las personas profesionales en
secretariado y tiene como finalidades primordiales:
a. Promover la superación y dignificación en los aspectos socioeconómicos, socioculturales,
profesionales, técnicos y morales.
b. Defender los intereses de sus asociados, individual y colectivamente;
c. Colaborar, cuando sea posible, en el estudio y planeamiento de los programas para la
formación de profesionales en secretariado profesional; igualmente, podrá cooperar con
las instituciones públicas o privadas de cultura, cuando estas lo soliciten o la ley así lo
disponga.
d. Pronunciarse sobre asuntos de interés público o cuando se trate de asuntos que afecten los
intereses del Colegio.
El Colegio lo conforman:
a. Los bachilleres y licenciados en secretariado profesional o en administración de oficinas,
graduados por instituciones de enseñanza superior del país, públicas y privadas,
reconocidas por el Estado.
b. Los diplomados universitarios y para-universitarios, graduados en la carrera de
secretariado por instituciones de enseñanza superior del país, públicas y privadas,
reconocidas por el Estado.
c. Los graduados de universidades o instituciones equivalentes en el extranjero, de acuerdo
con las leyes y los tratados vigentes.
El Colegio vela por que la función secretarial se realice de manera conforme, para el beneficio de
la sociedad costarricense.
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Y es que el valor de la función secretarial está en cualquier lugar donde se desarrolle un producto
o se preste un servicio, es directamente proporcional a la responsabilidad e impacto de la persona
o departamento ala que brinde soporte. Aunque la amplitud y la profundidad de su puesto está
marcada por su posición dentro de la organización y el proceso en el cual esté inserta, su
contribución y potencial de desarrollo lo define su vocación de servicio, deseo de logro y
ambición de reconocimiento, tanto como el desempeño de las organizaciones y el brillo de sus
líderes.
Una clara referencia a una persona competente, multifacética, polifuncional, organizada,
emocionalmente inteligente, de modales y presentación impecable; leal, discreta y confidente.
El concepto de Secretaria nació luego de que Liliam Sholes, la hija de Cristopher Latham Sholes
el que patentó la máquina de escribir en 1868, aparece registrada el 23 de junio de 1873 como la
primera secretaria de la historia1.
Una Secretaria(o) puede definirse como:
1. Una persona experta en administración de oficinas, lo cual supone entre otras actividades
y objetivos:
a. Identificar y canalizar información relativa al proceso(s) de negocio(s) que apoya.
b. identificar, registrar y formalizar información (virtual y presencial) relativa al proceso
de oficina.
c. Sensibilidad para trabajar con prudencia, responsabilidad y confidencialidad los datos
más delicados de una empresa.
d. Apoyo a la alta gerencia o departamento para una comunicación fluida, al utilizar los
canales, formatos y mensajes idóneos.
e. Brindar orientación sobre el funcionamiento del(los) proceso(s) que apoya.
f. Realizar labores de archivos de gestión según la ley 7202 del Sistema Nacional de
Archivos.
2. Un facilitador entre el Jerarca y el equipo
3. Un organizador de eventos
a. Relacionados con el funcionamiento de órganos colegiados
b. Relacionados con actividades periódicas y ocasionales
1Ver referencia en http://hoy.com.do/la-primera-secretaria/
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4. Un gestor de compromisos:
a. Levantamiento, formalización y seguimiento de acuerdos.
b. Realizar el seguimiento del calendario de reuniones y de eventos.
c. Administración de agendas de trabajo.
5. Unexpertoen cultura organizacional que multiplica el impacto de la gestión de la jefatura.
6. Un usuario experto en equipos, sistemas de informacióny redes sociales.
7. Un profesional cuyas competencias le permiten adaptarse al entorno y a la cultura
organizacional de manera permanente y eficaz.
8. Un facilitador de procesos y servicios, dentro del marco integral del modelo de negocio.
9. Un agente de cambio para la sostenibilidad, la mejora continua y la innovación.
10. Un experto en comunicación, oral y escrita.
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MARCO CONCEPTUAL
FUNDAMENTOSDE CLASIFICACIÓN Y VALORACIÓN DE PUESTOS:
Clasificar puestos es ordenar la estructura administrativa según la importancia relativa dada a los
cargos. La asignación adecuada de deberes y responsabilidades a los puestos facilita que los
procesos productivos se desarrollen con fluidez, orden, equidad y una determinada secuencia.
La clasificación de los puestos es general, tiene que ver con toda la organización. La descripción
de puestos es específica, considera los puestos en forma individual o grupal. El “puesto” es la
unidad administrativa más pequeña de la organización y se describe detallada y ampliamente. La
“clase de puesto” agrupa varios puestos similares y describe en forma más general sus funciones
y tareas.
La metodología utilizada de clasificación responde al tamaño de la empresa y a los métodos de
valoración de puestos que se utilizarán posteriormente; responde a un criterio de idoneidad, el
cual es un criterio experto que conjuga el objetivo con el uso del producto final.
Los estilos de clases son utilizados por empresas con muchos puestos que requieren simplificar
los trámites de personal y por eso acuden a incluir varios puestos en una sola clase. Algunos
ejemplos para clasificar puestos son:
Métodos de clasificación de puestos
CLASIFICACIÓN DE PUESTOS
Descripción del puesto: Peón, Misceláneo, Auxiliar, etc.
Clase ancha: Consolida varios puestos similares en una sola descripción: Oficinista de
Bodega, Oficinista de Ventas, Oficinista de Finanzas, lo resume en Oficinista. Es más
general que la descripción del puesto que es muy detallada. Oficinista 1, Oficinista 2,
etc.
Grupo de clases: Describe las clases correspondientes a un Grupo Ocupacional. Ejemplo:
Grupo de Auditoría: Auditor 1, Auditor 2, Supervisor Auditoría 1, Supervisor Auditoría
2, etc.
Clases anchas polifuncionales: Describen puestos que se han conjuntado labores de otros
puestos. Ejemplo: puestos de Recepcionista, Cajero, Analista de Crédito, Formulador de
Crédito,Encargado de Tarjetas de Crédito y Débito se refunden en Asistente de
Plataforma.
Clases por procesos: Describe el conjunto de distintas funciones que tiene un proceso y
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las diferentes labores que se requieren para lograr la producción del bien o del servicio.
Por ejemplo el proceso de producción de chocolate tiene las siguientes etapas: 1.
Recepción de la fruta, 2. Almacenamiento de la fruta en los silos, 3. Tostado de la fruta,
4. Descascarado de la fruta, 5. Prensado de las Semillas, 6. Recolección y proceso del
aceite de cacao, 7. Recepción y quebrado de la pasta de cacao, 8. Molido de la pasta de
cacao. 9. Mezcla de ingredientes con la pasta de cacao, 10. Obtención del chocolate. El
proceso tiene funciones y tareas sencillas y manuales que se le encargan a Operarios de
Proceso 1 y complicadas que requieren el uso de tecnología y maquinaria sofisticada que
se le encargan a Operarios del Proceso 2.
Análisis de puestos
Es el proceso previo e indispensable para preparar la descripción del puesto. Consiste en estudiar
al puesto según las diferentes partes que lo componen (que algunos denominan características,
aspectos, elementos o factores) para adaptar la clasificación y la descripción al tamaño,
características y condiciones de la empresas respectiva.
El puesto se subdividirá en tantas partes como lo exija el método de valuación de puestos que se
utilizará. El proceso para recolectar la información con la que se describirá posteriormente el
puesto está directamente relacionado con el método de valoración a utilizar. El análisis puede
iniciar con el diseño del cuestionario para la recolección de las funciones y tareas que efectúan
los diferentes trabajadores de la empresa (en el caso de este manual se parte de prácticas previas y
el criterio experto de la Junta Directiva del Colegio). La descripción de puestos “estrecha” utiliza
un estilo detallado de las actividades que se realizan en el puesto. Explica ampliamente las
funciones y tareas, las responsabilidades, las condiciones de trabajo y los requisitos para
ocuparlo. La descripción de puestos “ancha” detalla en forma más general las funciones y tareas
de los puestos incluidos en la “clase de puesto”.
Clasificación y descripción de puestos
Es la descripción escrita, clara y ordenada de las funciones, tareas, obligaciones,
responsabilidades y principales características de los puestos. Habitualmente incluye (entre otros)
los siguientes apartados:
a. Título: Nombre del puesto o de la clase de puesto.
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b. Naturaleza del Trabajo: breve descripción genérica que consigna el objetivo de la
existencia del puesto. Resume en pocos renglones lo que se hace en el puesto.
c. Descripción específica: Describe en forma detallada o en forma general las funciones,
sub-funciones y tareas.
d. Responsabilidades: Indica las principales responsabilidades asignadas al puesto.
e. Condiciones de trabajo: Explica las condiciones bajo las cuales se realizan las labores
del puesto.
f. Perfil del ocupante del puesto: Explica las características necesarias que debe tener el
ocupante del puesto para desempeñarlo a cabalidad.
g. Requerimientos para desempeñar el puesto: Indica los diferentes requisitos que deben
cumplirse para poder realizar las labores del puesto, tales como estudios académicos,
capacitación y experiencia requeridas, etc.
Valoración de puestos
La valoración de puestos es el proceso que analiza, formula y fija el valor de un puesto en
relación con otros puestos de la misma o de otras empresas. Se centra exclusivamente en el
estudio de sus funciones y tareas, sin considerar las capacidades y actitudes del ocupante del
mismo. Las cualidades personales de los colaboradores, en su forma de laborar, son evaluadas
por los métodos de “calificación del desempeño o calificación del mérito”. Los métodos de
valoración de puestos van desde los sencillos y generales que se usan en empresas pequeñas y
medianas, con pocos puestos, hasta las más complejas que se aplican en empresas grandes y con
muchos puestos y colaboradores.
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Métodos de valoración de puestos
ANALIZAN LA DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
EN FORMA TOTAL SEGÚN FACTORES
ALINEAMIENTO O JERARQUIZACIÓN
Ordena los puestos de menor a mayor según
importancia relativa desde Peón hasta Gerente.
Según la importancia asigna los salarios. Poca
importancia, poco salario; mucha importancia,
salario alto.
COMPARACIÓN DE FACTORES
Divide el puesto en factores y en cada puesto
los ordena según importancia relativa. Luego
asigna montos de dinero a cada factor por
puesto. La sumatoria de dinero asignado es el
sueldo del puesto. Ha caído en desuso.
GRADACIÓN PREVIA O DE
CLASIFICACIÓN POR CATEGORÍAS
Define categorías de puestos
Define factores para analizar los puestos y los
subdivide en grados.
Diseña un Manual de Gradación Previa.
Analiza los puestos según elementos
“cualitativos”, que tienen mucha subjetividad.
Clasifica los puestos y los incluye en las
categorías respectivas.
Asigna un salario único a cada categoría.
Todos los puestos incluidos en una categoría
tienen el mismo sueldo.
ASIGNACIÓN DE PUNTOS POR FACTOR
O “POR PUNTOS”
Divide el puesto en factores y los ordena según
porcentaje. Divide los factores en sub-factores
y micro-factores y les asigna porciones del
porcentaje del factor. Construye una tabla de
puntos con base en los porcentajes. La
descripción del puesto está relacionada con los
factores, sub-factores y micro-factores los
cuales son valorados con el Manual de Puntos.
La valoración es fácil pero minuciosa.
El salario se determina matemáticamente
Lo que asegura equidad interna. Se hace
encuesta de salarios para obtener equidad
externa.
MÉTODOS CUALITATIVOS MÉTODOS CUANTITATIVOS
Fuente: “Administración de Recursos Humanos: Libro 1, Clasificación y Valoración de Puestos”, Alfredo Barquero, Editorial
UNED, 1987, San José.
Método de alineamiento o jerarquización
Permite, derivado de su sencillez, una más rápida valoración de los puestos. A pesar de ser el
más sencillo, es el que requiere de mayor experiencia en la evaluación para obtener buenos
resultados en su aplicación.
Para determinar la jerarquía de puestos, los compara uno a uno considerando la importancia
relativa como un todo; en consecuencia el resultado indica que un puesto es de mayor
importancia que el anterior, sin embargo no indica en qué medida lo es.
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Ordena los puestos desde la menor hasta la mayor importancia y fija los salarios según el orden
obtenido. El de menor importancia obtiene el menor monto de salario; el de mayor importancia
obtiene el salario más alto de la empresa. Puede haber puestos con el mismo salario. Es un
método muy subjetivo.
Método de gradación previa o de clasificación por categorías
Este método agrupa y jerarquiza los puestos en categorías previamente definidas, que según el
tamaño de la empresa pueden estar entre 10 a 20 categorías. Para integrar las categorías define
previamente elementos o factores y los subdivide en grados cualitativos. Diseña un Manual de
Gradación Previa que explica en qué consiste el factor y la intensidad cualitativa del grado de los
sub-factores. Clasifica los puestos interpretando las combinaciones cualitativas de factores y sub-
factores presentes en el puesto y los incluye en las categorías respectivas. Asigna un salario único
a cada categoría. Todos los puestos incluidos en una categoría tienen el mismo sueldo. El
conjunto de categorías de puestos y sus salarios forman la escala de salarios de la empresa.
Definición de Secretaria y Administración
Según Wikipedia, se llamaba secretario o secretaria (del latín secretarĭus) a la persona encargada
de supervisar los asuntos, sobre todo aquello que requería confidencialidad, de personas de cierto
poder, como monarcas, papas, etc. Hoy en día, dependiendo del tipo de organización para la cual
trabajan, pueden o no compartir las tareas del auxiliar administrativo, una profesión orientada a realizar actividades básicas de oficina.
Puede tratarse de la persona encargada de escribir la correspondencia y custodiar los documentos
de una oficina; del asistente o auxiliar administrativo de una empresa; del cargo público similar al
de ministro; o del máximo dirigente de un partido político o de una entidad. Secretariado es un
término que puede utilizarse como sinónimo de secretaría, en el sentido del destino, cargo u
oficina de secretario.2
Sus funciones principales están relacionadas con el trabajo de oficina, como pueden ser:
1. Recepción de documentos.
2. Atender llamadas telefónicas.
3. Atender visitas.
4. Archivo de documentos.
2 Read more: http://significado.de/secretariado#ixzz3beuAL6It
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5. Cálculos elementales.
6. Informar sobre todo lo referente al departamento del que depende.
7. Estar al día de la tramitación de expedientes.
8. Tener actualizada la agenda, tanto telefónica como de direcciones, y de reuniones.
9. Poseer conocimiento de los departamentos de las Administraciones Públicas con los
que esté más relacionada la sección de que dependa.
10. Asimismo, tener conocimiento del manejo de maquinaria de oficina, desde
calculadoras hasta fotocopiadoras, pasando por ordenadores personales y los
programas informáticos que conllevan.
11. Amplios conocimientos en protocolo institucional y empresarial.
Según la real Academia, SECRETARIA es:
1. adj. desus. Se decía de la persona a quien se comunica algún secreto para que lo calle.
2. m. y f. Persona encargada de escribir la correspondencia, extender las actas, dar fe de
los acuerdos y custodiar los documentos de una oficina, asamblea o corporación.
3. m. y f. Persona que por oficio público da fe de escritos y actos.
4. m. y f. Encargado de redactar la correspondencia de aquel a quien sirve para este fin.
5. m. y f. Escribiente o amanuense.
6. m. y f. Máximo dirigente de algunas instituciones y partidos políticos.
7. m. y f. Am. ministro (jefe de cada uno de los departamentos en que se divide la
Administración del Gobierno).
8. f. coloq. p. us. Mujer del secretario. Primer secretario de Estado y del Despacho.
9. m. Ministro de Estado. Secretario del Despacho, o secretario del Despacho universal.
10. m. secretario o ministro con quien el rey despachaba las consultas pertenecientes al
ramo de que estaba encargado.~ Particular.
En síntesis, tomando en cuenta lo anterior, pueden anotarse como elementos claveque la posición:
1. Está ligada al manejo de información confidencial y dar fe de acuerdos, por lo que es
una persona de alta confianza.
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2. Revela una persona que escribe, custodia y da fe de asuntos relevantes, por lo que es
una gestora de información y documentación.
3. Una persona a la que se le ¨despachaban¨, enviaban o encargaban, asuntos de
importancia, por lo que es una persona responsable de gestionar acciones.
4. Una persona que puede tener funciones de supervisión y representación oficial. De
hecho, el concepto se usa en algunas instancias como sinónimo de alta representación.
5. Otros.
Por otra parte el concepto de administración proviene del latín ad-ministrare (“servir”) o ad
manus trahere (“manejar” o “gestionar”), por lo que hace referencia al funcionamiento, la
estructura y el rendimiento de las organizaciones3.
3Definición de administración - Qué es, Significado y Concepto http://definicion.de/administracion/#ixzz3bdNmcd3
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Niveles Profesionales
Estructura ocupacional de los niveles profesionales que plantea Javier López Fernández4
Nivel
complejidad Lo que hace Característica esencial
1
Conoce los hechos básicos, los métodos y
procesos, conceptos y principios de
funcionamiento de una actividad o
proceso.
Está familiarizado: conoce los
principios de funcionamiento.
2
Comprende hechos, principios. Interpreta
órdenes verbales, interpreta diagramas y
gráficos, hace estimaciones, justifica
métodos y procesos.
Imita y comprende.
3
Aplica principios y conceptos a nuevas
situaciones, aplica leyes y teorías a
situaciones prácticas. Resuelve problemas,
construye soluciones.
Aplica, adapta y elige.
4
Distingue entre hechos e inferencias,
evalúa relevancia de los datos,
descompone hechos o situaciones y
relaciona.
Especialista: analiza y define.
5
Propone planes de experimentación,
integra conocimientos, modifica,
organiza, planea, revisa y construye.
Experto: sintetiza y desarrolla.
6
Concibe nuevos productos, elabora
normas de aplicación general, diseña
metodologías, define estrategias de
actuación.
Crea e innova.
Fuente: Fernández López (2005),.
4López Fernández, Javier (2005). Gestión por competencias. Un modelo estratégico para la dirección de recursos humanos. Madrid, España: Prentice Hall.
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Taxonomía de Bloom
Una de las referencias para establecer las clases de puestos se ha usado la taxonomía de Bloom,
la cual puede apreciarse en la siguiente tabla
NIVEL DESCRIPCION MEDICION
Actividad Usar el conocimiento para resolver
problemas o realizar una tarea
Los estudiantes pueden demostrar su
aplicación en tareas que requieren la
solución de problemas o realizar una
tarea
Análisis
Comparar y contrastar las partes
relacionadas de un problema o tarea con
los demás, tomando el sentido de la
información y cómo ésta se aplica a un
problema o situación
Los estudiantes pueden demostrar su
análisis en proyectos, tales como
investigaciones científicas, tareas cortas
y trabajos escritos
Comprensión
Interpretar la información
basándose en el conocimiento adquirido
reconociendo una instancia o ejemplo de
un concepto o principio
Los estudiantes pueden demostrar que
comprenden las pruebas de respuestas
cortas, de correspondencia o de complete.
Conocimiento
Recordar o rememorar hechos, términos
o el lenguaje que describe conceptos y
principios Identificar los niveles de la
taxonomía del dominio cognitivo de
Bloom
Los estudiantes pueden demostrar su
conocimiento basándose en pruebas con
respuestas cortas o preguntas con
múltiples opciones
Evaluación Emitir un juicio sobre el
valor, utilidad o calidad
Los estudiantes pueden demostrar la
evaluación en trabajos escritos, proyectos
y presentaciones
Síntesis
Combinar o integrar el conocimiento en
un todo único y novedoso; creando un
nuevo producto
Los estudiantes pueden demostrar
una síntesis haciendo proyectos o
presentaciones
El modelo supone que hay niveles de dominio conceptual y de aplicación práctica.
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Modelo de Clasificación de Puestos
La versión 88 de la CIUO adicionó un marco conceptual que define lo que se entiende como
“ocupación” y agrega el concepto de competencia laboral.
Una ocupación es un conjunto de empleos –tareas cumplidas por una misma persona. A un nivel
superior hay grandes grupos o clases, en funcióndel nivel de competencia (grado de complejidad
y la diversidad de las tareas y, la especialización de las competencias, que se relaciona con la
amplitud de los conocimientos exigidos, las máquinas empleadas, los materiales utilizados y la
naturaleza de los bienes y servicios producidos).
Los niveles de competencia no se especifican dentro de las grandes áreas ocupacionales; en
cambio están directamente asociados con los grandes grupos de ocupaciones. Los grandes
grupos de ocupaciones de la CIUO 88 son:
1. Miembros del poder ejecutivo y de los cuerpos legislativos y personal directivo de la
administración pública y de empresas
2. Profesionales, científicos e intelectuales (Nivel 4)
3. Técnicos y profesionales de nivel medio (Nivel 3)
4. Empleados de oficina (Nivel 2)
5. Trabajadores de los servicios y vendedores de comercios y mercados (Nivel 2)
6. Agricultores y trabajadores calificados agropecuarios y pesqueros (Nivel 2)
7. Oficiales, operarios y artesanos de artes mecánicas y de otros oficios (Nivel 2)
8. Operadores de instalaciones y máquinas y montadores (Nivel 2)
9. Trabajadores no calificados (Nivel 1)
10. Fuerzas armadas
En el segundo nivel de desagregación se encuentran 28 subgrupos principales. De ahí pasa a 390
grupos primarios y 1506 descripciones detalladas de ocupaciones.
Usando esta referencia más la reflexión propia, se propone el siguiente modelo genérico de
¨grandes grupos ocupacionales¨:
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DE PROFESIONALES EN SECRETARIADO DE COSTA RICA
Fecha de emisión: 9 de Agosto, 2015
Versión: V.2 -2015
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En proceso de construcción
Elaborado por: Carlos Ml. Córdoba G.
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CATEGORÍA NIVEL DE
PUESTO DESCRIPCION GENÉRICA DEL NIVEL DE PUESTO
NIVEL
ACADÉMI
CO
Categoría 1:
Dirección /
Gerencia
General
Dirección /
Gerencia
General
Responsable primario por la gestión y los resultados de una
Unidad de Negocio o Servicio. Cargo cuya experiencia
gerencial y conocimiento técnico lo reconoce como el
responsable número 1. Proporciona la dirección estratégica a
la organización, asegura la calidad y la entrega de los
resultados comprometidos.
MBA, MSc
Categoría 2:
Dirección /
Gerencia
Director /
Gerente de
Área Local
Responsable primario por la gestión y los resultados de un área
de negocio, con dos o más funciones, dentro de una misma
Unidad de Negocio. Proporciona la dirección estratégica,
asegura la calidad y el desempeño y resultado de otros
Gerentes, Directores o supervisores.
MBA, MSc
Director /
Gerente
Funcional
Local 1
Responsable primario por la gestión y los resultados de una
función dentro de un área de negocio. Las decisiones en esta
posición pueden impactar objetivos de otras unidades o áreas
del negocio. Estos cargos buscan constantemente
oportunidades y soluciones para mejorar la efectividad de la
función y del negocio. Guía, asesora y proporciona
información a los más altos niveles de la organización. Es
reconocido como un experto y es responsable de un
presupuesto.
MBA, MSc
Director /
Gerente
Funcional
Local 2
Responsable secundario por la gestión y los resultados de
función dentro de un área de Negocio. Las decisiones en esta
posición impactan los objetivos de la unidad de negocio. Estos
cargos buscan constantemente oportunidades y soluciones para
mejorar la efectividad de la función y del negocio. Guía,
asesora y proporciona información a los más altos niveles de la
organización. Es reconocido como un experto y es
responsable de un presupuesto. Generalmente reporta a un
Gerente Funcional.
Licenciatura
/ Ingeniería
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Categoría 3:
Mando Medio
Unidad de
Mando Media
Local 1
Responsable secundario por la gestión y los resultados de una
función o, responsable primario por la gestión de un proceso,
dentro de una Unidad de Negocio. Cargo cuya experiencia y
conocimiento técnico lo identifica como experto, altamente
reconocido dentro de la organización. Proporciona la dirección
táctico-operativa de esa función o proceso. Resuelve dilemas,
imprevistos y situaciones que afectan a distintas áreas de la
organización. Elabora planes de acción alineados con la
estrategia y objetivos de la unidad a la que pertenece.
Supervisa y monitorea los resultados de especialistas y/o
técnicos a su cargo y verifica el impacto de resultados en sus
clientes. Es responsable por un presupuesto, y reporta
generalmente a un Gerente Funcional.
Bachiller
Universitario
Unidad de
Mando Media
Local 2
Responsable terciario por la gestión y los resultados de una
función o, responsable secundario por la gestión de un proceso,
dentro de una Unidad de Negocio. Posee un conocimiento
profundo de aspectos técnicos en su área de especialidad.
Identifica y soluciona situaciones limitadas a su área de acción.
No toma decisiones que pueden afectar más allá de este
ámbito. Guía, asesora y proporciona alternativas a los niveles
superiores de la organización en temas propios de su
especialidad. Puede dirigir a especialistas y técnicos en el
desarrollo de procesos, planes de acción. Puede ser
responsable por un presupuesto. Puede ser considerado un
Supervisor Junior o en proceso de desarrollo.
Bachiller
Universitario
Unidad de
Mando Media
Local 3
Responsable terciario por la gestión y los resultados de una
función o, responsable secundario por la gestión de un proceso,
dentro de una Unidad de Negocio. Posee un conocimiento
amplio de aspectos técnicos en su área de especialidad.
Identifica y soluciona situaciones limitadas a su área de acción.
No toma decisiones que pueden afectar más allá de ámbito.
Guía, asesora y proporciona alternativas a los niveles
superiores de la organización en temas propios de su
especialidad. Supervisa a otros en el desarrollo de procesos y
tareas. Puede ser considerado un supervisor en desarrollo o
líder de equipo. Puede no tener gente a cargo de manera
permanente, siendo responsable circunstancial.
Formación
Técnica
Categoría 4:
Especialistas
Especialista
Sénior Local No Aplica
Licenciatura/
Bachillerato
Universitario
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Especialista
Junior Local No Aplica
Bachillerato
Universitario
Especialista
Junior Local 2 No Aplica
Formación
Técnica
Categoría 5:
Soporte
Técnico
Soporte
Técnico Local
1
No Aplica
Licenciatura
/ Bachillerato
Universitario
Soporte
Técnico Local
2
No Aplica Formación
Técnica
Categoría 6:
Soporte
Administrativo
Soporte
Administrativo
Ejecutivo
Responsable de brindar servicios de soporte administrativo,
que pueden implicar la gestión de documentos, agendas y
actividades propias de gerentes, supervisores o especialistas.
No desarrolla funciones técnicas de proceso, aunque si es
competente de hacerlo por delegación. Generalmente es el
punto de contacto para acceder al gerente, supervisor o
especialista.
Licenciatura/
Bachillerato
Universitario
Soporte
Administrativo
Responsable de brindar servicios de soporte administrativo,
que pueden implicar la gestión de documentos, agendas y
actividades operativas. Generalmente asiste en la atención de
visitantes y clientes, pudiendo desarrollar labores operativas
menores.
Formación
Técnica
Categoría 7:
Operarios
Calificados
Operador
Especializado
Local 1
No Aplica Formación
Técnica
Operador
Calificado
Local 2
No Aplica
Secundaria
completa o
incompleta
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Operador
Calificado
Local 3
No Aplica Secundaria
incompleta
Categoría 8:
Operarios no
Calificados
Operador no
Especializado No Aplica
Bachiller de
Escuela
MODELO DE CLASIFICACIÓN DE LA FUNCIÓN SECRETARIAL
PROFESIONAL
Definición de Competencias y Niveles
LIDERAZGO
Nivel 1 Apoya y comparte la orientación hacia los objetivos comunes en las relaciones con su
grupo, lo cual supone una influencia positiva.
Nivel 2 Utiliza cierta influencia para mantener la motivación del equipo y guiarles en sus
logros.
Nivel 3
Actúa como líder del grupo, asegurándose una posición de credibilidad y autoridad
responsable y preocupante porque los demás compartan las metas y adquieran
compromiso.
Nivel 4 Tramite y genera entusiasmo con un proyecto, estableciendo los objetivos y
generando compromiso en los miembros de la organización.
PLANIFICACION Y ORGANIZACIÓN
Nivel 1
Muestra cierto interés por clarificar los pasos a seguir en la realización de un trabajo y
en diferenciar la secuencia de sus actividades de acuerdo con unas pautas o
prioridades.
Nivel 2 Prevé la secuencia de trabajo y distribuye las actividades y los recursos de acuerdo
con las necesidades o prioridades previstas.
Nivel 3
Adelanta las distintas fases de un plan y contempla distintas alternativas en su
ejecución, asignando a cada fase los recursos necesarios para conseguir los resultados
finales.
Nivel 4 Anticipa y evalúa los momentos clave en las distintas etapas de un plan de acción
para prever los resultados globales de la organización.
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EMOCIONALMENTE INTELIGENTE
Nivel 1
Domina las emociones cuando es consciente de las dificultades y no se deja llevar por
los impulsos, aunque pueda evitar actuar o hacerlo de una forma no del todo
deliberada.
Nivel 2 Asimila las situaciones estresantes y los conflictos y no se deja llevar por sus estados
de ánimo a la hora de juzgar o tratar a las personas.
Nivel 3 Responde con calma a las situaciones inesperadas y se muestra confiado y firme ante
la adversidad.
Nivel 4
Se muestra tranquilo y afronta con eficacia las situaciones inesperadas y hostiles,
evitando las manifestaciones emocionales que son poco constructivas para la
resolución de los problemas.
CONFIANZA Y SEGURIDAD EN SÍ MISMO
Nivel 1 Se muestra seguro de sí mismo en situaciones habituales o conocidas. Puede necesitar
apoyo ante las decisiones que deba tomar la margen de sus responsabilidades.
Nivel 2 Emite su opinión con cierto aplomo y actúa con independencia en ausencia de apoyo
o supervisión.
Nivel 3 Confía en sus competencias y manifiesta de forma abierta sus opiniones, decisiones o
juicios, a favor o en contra, en contextos muy diferentes.
Nivel 4 Busca activamente nuevas responsabilidades que le hagan enfrentarse a retos o
desafíos en los que poner a prueba sus capacidades, incluso en situaciones adversas.
RESISTENCIA A LA ADVERSIDAD
Nivel 1 Tiene actitud voluntariosa y se esfuerza por superar los obstáculos o las situaciones
no previstas, aunque en ocasiones pueda mostrarse poco resolutivo.
Nivel 2 Ante situaciones poco favorables mantiene su nivel de actividad de forma
moderadamente constante, dentro de las tareas y funciones establecidas.
Nivel 3 Se mantiene firme y establece en situaciones de cierta complejidad y avanza hacia los
objetivos sin retroceder ante los fracasos.
Nivel 4 Analiza y valora con calma y entereza las situaciones para superar los obstáculos en
los más variados contestos.
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INICIATIVA
Nivel 1 Acomete proyectos y acciones en línea con lo requerido por su puesto o función.
Nivel 2 Afronta de forma decidida sus actividades o proyectos y se esfuerza por identificar
oportunidades dentro de su entorno laboral.
Nivel 3 Descubre oportunidades y ventajas que son evidentes y aprovecha los medios y los
recursos disponibles para resolver problemas.
Nivel 4
Crea y busca oportunidades para sí mismo para otros, actuando con decisiones para
anticiparse a los problemas y situaciones complejas que requieran de un esfuerzo
evidente.
ORIENTACION A RESULTADOS
Nivel 1 Orienta sus acciones y esfuerzos en el cumplimiento de las tareas y funciones
establecidas.
Nivel 2 Utiliza los recursos a su alcance para verificar resultados y alcanzar objetivos de
relativa exigencia.
Nivel 3 Se marca metas y objetivos exigentes y trata de alcanzarlos mejorando el rendimiento,
la eficacia o el sistema de trabajo y superando los estándares habituales.
Nivel 4 Compromete y gestiona recursos personales o materiales para mejorar los resultados y
alcanzar objetivos ambiciosos para la organización.
ORIENTACION AL SERVICIO
Nivel 1 Responde a las demandas o problemas del cliente utilizando de forma adecuada las
guías establecidas.
Nivel 2 Se muestra disponibilidad y preocupado por ofrecer un servicio adecuado a las
necesidades del cliente y se esfuerza por dar una respuesta ágil y eficiente.
Nivel 3 Detecta y comprende las necesidades de los clientes e identifica y persuade de las
ventajas de una mutua colaboración.
Nivel 4
Fideliza la relación y se involucra en el negocio y en las necesidades del cliente,
ofreciéndole soluciones más allá de lo previsto para satisfacer las expectativas
creadas.
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CAPACIDAD DE ANÁLISIS Y SINTESIS
Nivel 1 Reconoce los factores y circunstancias de un problema y los identifica
simplificadamente utilizando criterios básicos o conocidos.
Nivel 2 Identifica las partes y las relaciones básicas de los problemas dentro de su campo de
actividad y aplica criterios propios en el análisis de sus elementos.
Nivel 3
Analiza con detalle e identifica de forma clara y precisa los hechos circunstanciales y
el significado de un problema, ponderando los elementos importantes y no
ofuscándose en los secundarios.
Nivel 4 Realiza análisis complejos estableciendo e forma dinámica las relaciones casuales e
incorpora nuevos datos para llegar a conclusiones o soluciones seguras.
CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA
Nivel 1 Conoce y comprende las partes formales de la organización y acepta las normas y
procedimientos.
Nivel 2 Conoce los elementos formales y no formales propios de la organización y puede
identificar los modos de operar y las causas más notables de eficacia o ineficacia.
Nivel 3
Entiende el funcionamiento de la organización en sus principales elementos y atiende
tanto a los elementos viables y explícitos como a los más implícitos y personales
(influencia, relaciones, acuerdos, oposiciones…)
Nivel 4 Comprende las variables y elementos internos y externos que influyen y condicionan
el comportamiento de los individuos y los grupos de la organización en su conjunto.
TOMA DE DECISIONES
Nivel 1
Adopta decisiones, pero sólo las correspondientes a su rol o responsabilidad; en este
ámbito es capaz de valorar la situación de partida y las principales consecuencias de
su resolución.
Nivel 2 Identifica los elementos a valorar como posibles alternativas de decisión y determina
las ventajas y desventajas de su resolución
Nivel 3
Capta la complejidad y decide las alternativas apropiadas a los problemas o
situaciones, demostrando compromiso con las acciones derivadas y asumiendo su
responsabilidad.
Nivel 4
Dispone de una amplia gama de recursos para tomar decisiones en situaciones
complejas o sin información previa, mostrando una actitud resolutiva con las acciones
y responsable con los riesgos.
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TRABAJO EN EQUIPO
Nivel 1
Es capaz de trabajar efectivamente con otros, haciendo equipo, subordinando sus
intereses al interés del equipo, logra comunicarse y comprometerse con el logro de los
resultados del equipo, trabajando en mejorar sus cometencias y su capacidad de
contribución.
Nivel 3
Se orienta al logro de los resultados, subordina sus intereses personales al interés del
equipo, siendo un ejemplo de buena comunicación, colaboración y compromiso con
sus compañeros, actuando para construir un clima organizacional sano y productivo.
Nivel 2
Fomenta el espíritu de colaboración entre las personas directamente relacionadas con
su trabajo, se orienta al logro de los resultados; subordina sus intereses personales al
interés del equipo, siendo un ejemplo de buena comunicación, colaboración y
compromiso con sus compañeros, actuando para construir un clima organizacional
sano y productivo.
Nivel 4
Fomenta el espíritu de colaboración en su departamento (y en toda la organización),
promueve la interacción y cooperación entre departamentos y orienta el trabajo de
sus colaboradores y compañeros hacia el logro de los resultados; subordina sus
intereses personales al interés del equipo, siendo un ejemplo de buena comunicación,
colaboración y compromiso con sus compañeros, actuando para construir un clima
organizacional sano y productivo
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SERVIR CON CALIDAD
Nivel 1
Negocia los plazos de entrega de compromisos y es capaz de decir que no cuando
sabe que no puede cumplir lo que se le pide, acepta sus deficiencias y se enfoca en
mejorar. Actúa de acuerdo con los procedimientos establecidos.
Nivel 2
Negocia los plazos de entrega de compromisos y es capaz de decir que no cuando
sabe que no puede cumplir lo que se le pide y acepta que se le evalúe en pro de la
mejora continua, por ello cuando plantea una idea o solución acepta que se le hagan
críticas. Pide ayuda cuando la necesita porque es consciente de que el no cumplir sus
compromisos afecta la credibilidad de todos. Actúa de acuerdo con los
procedimientos establecidos.
Nivel 3
Comprende a su cliente y hace un claro esfuerzo por hacer las cosas bien a la primera
vez. Negocia los plazos de entrega de compromisos y es capaz de decir que no
cuando sabe que no puede cumplir lo que se le pide y acepta que se le evalúe en pro
de la mejora continua, por ello cuando plantea una idea o solución acepta que se le
hagan críticas. Pide ayuda cuando la necesita porque es consciente de que el no
cumplir sus compromisos afecta la credibilidad de todos. Actúa de acuerdo con los
procedimientos establecidos.
Nivel 4
Comprende a su cliente y hace un claro esfuerzo por hacer las cosas bien a la primera
vez, detecta inconsistencias y actúa antes de que el cliente se queje. Negocia los
plazos de entrega de compromisos y es capaz de decir que no cuando sabe que no
puede cumplir lo que se le pide y acepta que se le evalúe en pro de la mejora
continua, por ello cuando plantea una idea o solución acepta que se le hagan críticas.
Pide ayuda cuando la necesita porque es consciente de que el no cumplir sus
compromisos afecta la credibilidad de todos. Actúa de acuerdo con los
procedimientos establecidos.
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RESOLUCION DE PROBLEMAS
Nivel 1
Analiza problemas, dilemas o disfunciones, siendo capaz de identificar los obstáculos
principales y proponer alguna opción de solución si así le es solicitado. de solución,
que tienen algún grado de posibilidad de ser implementadas. Actúa reactivamente.
Nivel 2
Analiza problemas, dilemas o disfunciones, siendo capaz de establecer relaciones de
causalidad e identificar los obstáculos principales, y proponer opciones de solución,
que tienen algún grado de posibilidad de ser implementadas. Actúa reactivamente.
Nivel 3
Analiza problemas, dilemas o disfunciones, siendo capaz de establecer relaciones de
causalidad e identificar los obstáculos principales, y proponer opciones de solución,
que tienen algún grado de posibilidad de ser implementadas. Es capaz de presentar
oralmente estas opciones de solución y puede defenderlas con algún grado de
eficacia. Actúa con proactividad.
Nivel 4
Analiza problemas, dilemas o disfunciones, siendo capaz de establecer relaciones de
causalidad e identificar los obstáculos principales, y derivar opciones de solución, que
tienen algún grado de posibilidad de ser implementadas. Es capaz de presentar estas
opciones de solución en un proyecto, susceptible de ser implementado, con objetivos
de corto. Mediano y largo plazo, e indicadores de resultado para medir la efectividad
de la propuesta. Actúa con proactividad.
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Función Secretarial dentro de la Categoría de Soporte Administrativo
(clases y puestos) Según el método de ALINEAMIENTO O JERARQUIZACIÓN, y de COMPARACION DE FACTORES,
la función secretarial se clasifica dentro de la categoría de SOPORTE ADMINISTRATIVO, dentro de la
cual se definen 3 clases de puestos, según la siguiente tabla:
Calificación Promedio ponderado
Factores Peso
Grados de
evaluación
Clase 1
Secretaria
Profesional
Clase 2
Secretaria
Ejecutiva
Clase 3
Secretaria
Clase 1
Secretaria
Profesional
Clase 2
Secretaria
Ejecutiva
Clase 3
Secretaria
1. Propósito y Funciones 10%
1.Básico
2.Regular
3.Medio
4.Amplio
5.Conside
rable
4 4 3 8% 8% 6%
2. Relación Jerárquica 0% n.a. n.a. n.a. n.a. n.a. n.a.
3. Personal a cargo 15% 5 5 n.a. 15% 15% n.a.
4. Complejidad 10% 4 4 3 8% 8% 6%
5. Consecuencia del Error 10% 4 4 3 8% 8% 6%
6. Responsabilidad por la
preparación, manipulación,
custodia o envío oportuno
de información 10% 4 4 3 8% 8% 6%
7. Ámbito de
responsabilidad,
administración y gestión de
planes y presupuesto 5% 3 3 n.a. 3% 3% n.a.
8. Condiciones de Trabajo 5% 3 3 3 3% 3% 3%
9. Requisitos académicos 15% 5 4 3 15% 12% 9%
10. Requisitos de
Experiencia 5% 4 3 1 4% 3% n.a.
11. Competencias 15% 5 4 3 15% 12% 9%
TOTAL 100
%
41 38 22 87% 80% 45%
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DE PROFESIONALES EN SECRETARIADO DE COSTA RICA
Fecha de emisión: 9 de Agosto, 2015
Versión: V.2 -2015
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En proceso de construcción
Elaborado por: Carlos Ml. Córdoba G.
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La descripción de cada clase se presenta a continuación.
CLASE
Requisitos Obligatorios Ámbito de responsabilidad, complejidad e
impacto
Nivel
Profesional
Puestos de la
Clase Académicos Experien
cia
Otros requisitos Competencias
CLASE 1:
Secretaria
Profesional
Licenciatura o
Bachillerato en
Secretariado o
Administración
de Oficina o
Docencia o
Educación
Comercial
No aplica
1. Incorporada(o)
al Colegio de
Profesionales
en Secretariado
de Costa Rica.
2. Alta capacidad
para gestionar
presupuestos
3. Dominio de la
ley 7202 y su
reglamento
4. Dominio de la
ofimática
5. Escritura
rápida.
6. Según la
Taxonomía de
Bloom, su
capacidad de
aprendizaje
debe estar en
los niveles de
Análisis,
Síntesis y
Evaluación
7. Nivel medio –
avanzado
eninglés
1. Liderazgo (nivel
3)
2. Confianza y
Seguridad en Si
Mismo (nivel 4)
3. Iniciativa (Nivel
4)
4. Resistencia a la
Adversidad
(Nivel 4)
5. Orientación al
Servicio (Nivel 3)
6. Toma de
Decisiones (Nivel
2)
7. Emocionalmente
Inteligente
(Nivel 4)
8. Capacidad de
análisis y síntesis
(Nivel 3)
9. Planificación y
Organización
(nivel 3)
10.Conocimiento de
la Empresa (nivel
3)
11.Trabajo en
Equipo (nivel 4)
12.Servir con
Calidad (nivel 4)
13.Resolución de
Problemas (nivel
4)
1. Trabaja con alguna independencia,
siguiendo instrucciones generales y normas
establecidas.
2. Aplica conocimientos técnicos de los
principios y prácticas de la ciencia de su
especialidad.
3. Su labor es supervisada y evaluada por
medio del análisis de los informes que
presenta, la apreciación de los métodos
empleados y los resultados obtenidos
4. Sigue normas establecidas e instrucciones
generales en cuanto a métodos y sistemas de
trabajo.
5. Responsabilidad por información, de alta
importancia: por su acceso a materiales,
equipos e información confidencial o
privada, así como su conocimiento de
aspectos administrativos delicados, de datos,
procedimientos, equipos, materiales,
fórmulas y otras características propias de la
empresa, habitualmente debe guardar total
discreción.
6. Supervisa personas calificadas o no
calificadas y tiene poder medio de decisión
para desarrollar su trabajo, capacidad y
conocimientos para resolver los problemas
que se le presenten.
7. Puede corresponderle, por sus condiciones y
capacidades, dar indicaciones y
lineamientos de cómo desarrollar el trabajo
a otros puestos de igual o menor categoría y
resolver los problemas que estos le
presenten relacionados con sus tareas, sin
que esto implique necesariamente que
desempeñe un puesto de jefatura.
8. Puede llegar a sustentar la categoría de
experto en la ocupación. Puede
corresponderle ejercer supervisión sobre
otros trabajadores de menor o igual
calificación.
9. Actualiza sus conocimientos de forma
constante, ya sea por observación directa del
trabajo especializado de los compañeros,
indicaciones de la jefatura, y seminarios y
cursos dentro de la empresa o en otras
empresas, al procurarse información
continua que permite estar al día con los
cambios en tecnología que experimente su
actividad.
10. Su trabajo deriva en productos de índole
profesional que implican el análisis y
síntesis con intención de evaluar y
recomendar, tales comoproyectos,
evaluaciones y reportes de resultado, de
desempeño presupuestario, y similares. Que
pare el caso de esta clase, se relacionan y
soportan la ejecución de la gerencia e
implican algún grado de conocimiento
especializado (propio del departamento o
proceso donde se presta servicio).
1. Se
clasifica
en el
Nivel 4 de
la escala
definida
por Javier
López
Fernández
.
1. Secretaria
Profesional
1
2. Secretaria
Profesional
2
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CLASE
Requisitos Obligatorios Ámbito de responsabilidad, complejidad e
impacto
Nivel
Profesional
Puestos de la
Clase Académicos Experiencia Otros
requisitos
Competencias
CLASE 2:
Secretaria
Ejecutiva
Diplomado en
Secretariado
Profesional o
Diplomado en
Secretariado
Profesional con
énfasis en
Docencia o
Educación
Comercial
No aplica
1. Alta
capacidad
para
gestionar
presupuestos
2. Dominio de
la ofimática
3. Escritura
rápida.
4. Según la
Taxonomía
de Bloom,
su capacidad
de
aprendizaje
debe estar en
los niveles
de
Actividad,
Análisis, y
Síntesis.
5. Bilingüe
inglés –
Español
(70%)
1. Liderazgo
(nivel 3)
2. Confianza y
Seguridad en
Si Mismo
)nivel 3)
3. Iniciativa
(Nivel 3)
4. Resistencia a
la Adversidad
(Nivel 3)
5. Orientación al
Servicio
(Nivel 2)
6. Toma de
Decisiones
(Nivel 1)
7. Emocionalme
nte Inteligente
(Nivel 3)
8. Capacidad de
análisis y
síntesis (Nivel
2)
9. Planificación
y
Organización
(nivel 2)
10. Conocimiento
de la Empresa
(nivel 2)
11. Trabajo en
Equipo (nivel
3)
12. Servir con
Calidad (nivel
3)
13. Resolución de
Problemas
(nivel 3)
1. Trabaja con alguna independencia, siguiendo
instrucciones generales y normas establecidas.
2. Aplica conocimientos técnicos de los
principios y prácticas de la ciencia de su
especialidad.
3. Su labor es supervisada y evaluada por medio
del análisis de los informes que presenta, la
apreciación de los métodos empleados y los
resultados obtenidos
4. Sigue normas establecidas e instrucciones
generales en cuanto a métodos y sistemas de
trabajo.
5. Responsabilidad por información, de alta
importancia: por su acceso a materiales,
equipos e información confidencial o privada,
así como su conocimiento de aspectos
administrativos delicados, de datos,
procedimientos, equipos, materiales, fórmulas
y otras características propias de la empresa,
habitualmente debe guardar total discreción.
6. Puede supervisar personas calificadas o no
calificadas y tiene poder medio de decisión
para desarrollar su trabajo, capacidad y
conocimientos para resolver los problemas
que se le presenten.
7. Puede corresponderle, por sus condiciones y
capacidades, dar indicaciones y lineamientos
de cómo desarrollar el trabajo a otros puestos
de igual o menor categoría y resolver los
problemas que estos le presenten relacionados
con sus tareas, sin que esto implique
necesariamente que desempeñe un puesto de
jefatura.
8. Puede llegar a sustentar la categoría de
experto en la ocupación.
9. Su trabajo deriva en productos de índole
profesional que implican el análisis y síntesis
con intención de evaluar y recomendar, tales
como proyectos, evaluaciones y reportes de
resultado, de desempeño presupuestario, y
similares. Que pare el caso de esta clase, se
relacionan y soportan la ejecución de la
gerencia e implican conocimiento general que
complementa y apoya la función propia del
departamento o proceso donde se presta
servicio.
Se clasifica
en el Nivel 3
de la escala
definida por
Javier López
Fernández.
1. Secretaria
Ejecutiva
Bilingüe
2. Secretaria
Ejecutiva en
Español
MANUAL DE PUESTOS COLEGIO
DE PROFESIONALES EN SECRETARIADO DE COSTA RICA
Fecha de emisión: 9 de Agosto, 2015
Versión: V.1.2 -2015
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CLASE Requisitos Obligatorios
Ámbito de responsabilidad, complejidad e
impacto
Nivel
Profesional
Puestos de la
Clase Académicos Experienc
ia
Otros
requisitos Competencias
CLASE 3:
Secretaria
Técnico Medio
en Secretariado
No se
requiere
experiencia
1. Dominio de
la ofimática
2. Escritura
rápida.
3. Según la
Taxonomía
de Bloom,
su capacidad
de
aprendizaje
debe estar en
los niveles
de
Conocimient
o,
Conocimient
o,
comprensión
y Actividad
4. Bilingüe
(Inglés –
Español)
(50%).
Cuando sea
requerido
por el
puesto.
1. Liderazgo (Nivel
1).
2. Confianza y
Seguridad en Sí
Mismo )nivel 2)
3. Iniciativa (Nivel
2)
4. Resistencia a la
Adversidad
(Nivel 2)
5. Capacidad de
análisis y síntesis
(Nivel 1)
6. Orientación al
Servicio (Nivel 1)
7. Emocionalmente
Inteligente
(Nivel 2)
8. Planificación y
Organización
(nivel 1)
14.Conocimiento de
la Empresa (nivel
1)
15.Trabajo en
Equipo (nivel 2)
16.Servir con
Calidad (nivel 3)
9. Resolución de
Problemas (nivel
2)
1. Trabaja siguiendo lo dispuesto en la
normativa, procedimientos, protocolos, leyes,
reglamentos, circulares y otras disposiciones
aplicables a su área de actividad, así ́como las
indicaciones que le suministran sus superiores
jerárquicos o funcionarios de mayor nivel.
2. La labor es evaluada por medio de la
apreciación del trabajo realizado, el
compromiso con este, el análisis de informes
que presenta, así́ como la calidad y
oportunidad en la prestación de los servicios
o entrega de los productos que se deriven del
desempeño de las labores asignadas.
3. Responsabilidad por información de
importancia media: por su acceso a
materiales, equipos e información
confidencial o privada, así como su
conocimiento de aspectos administrativos
delicados, de datos, procedimientos, equipos,
materiales, fórmulas y otras características
propias de la empresa, habitualmente debe
guardar total discreción.
4. Actualiza sus conocimientos de forma
constante, ya sea por observación directa del
trabajo especializado de los compañeros,
indicaciones de la jefatura, y seminarios y
cursos dentro de la empresa o en otras
empresas, al procurarse información continua
que permite estar al día con los cambios en
tecnología que experimente su actividad.
Se clasifica
en el Nivel 2
de la escala
definida por
Javier López
Fernández.
1. Secretaria
Bilingüe
2. Secretaria
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MANUAL DE CLASIFICACIÓN Y
DESCRIPCION DE PUESTOS
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SECRETARIA PROFESIONAL2
CLASE 1 - SECRETARIA PROFESIONAL
PROPOSITO DEL PUESTO
Asistir y asesorar en las funciones de GERENCIA GENERAL/PRESIDENCIA
EJECUTIVA/PRESIDENCIA/GERENCIAS, de tal forma que facilite el mejor desempeño y
logro posible en la ejecución de las funciones, la implementación estratégica y el funcionamiento
del equipo.
EJEMPLOS DE TAREAS O FUNCIONES
Supervisión/Coordinación de personas
1. Asigna y supervisa el trabajo a realizar por el personal operativo calificado.
2. Coordina y apoya con otros profesionales la elaboración de trabajos específicos,
dentro y fuera de su unidad de trabajo.
3. Supervisa la función de sus colaboradores y colaboradoras, asegurando comprensión
de sus responsabilidades, objetivos y metas, controlando y evaluando su contribución,
proveyendo retroalimentación que sirva para aprender y mejorar.
4. Coordinación con integrantes de comisiones y grupos de trabajo.
Gestión de planificación y ejecución
5. Apoya el proceso de planificación, desde el diseño hasta la implementación y el
control, según las directrices de la Gerencia General/Presidencia Ejecutiva.
6. Procura el apoyo administrativo y logístico para preparación de sesiones, reuniones de
trabajo, eventos y presentaciones de su jefe inmediato o unidad laboral: convocar a las
sesiones, proveer la documentación y material pertinentes, levantamiento, transcipción
del acta de las discusiones y acuerdos, preparar los resúmenese informes, hacer las
comunicaciones respectivas, brindar seguimiento y control de acuerdos.
7. Implementación de las modificaciones a las actas.
8. Coordina y ejecuta todo lo relacionado con eventos institucionales, según las
directrices de la Gerencia General y cuando este lo considere pertinente.
9. Analiza documentación de negocio y emite criterio profesional, sea por solicitud de la
Gerencia General o por iniciativa propia.
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10. Gestiona los compromisos de la Gerencia General/Presidencia Ejecutiva,
contribuyendo decididamente a su cumplimiento, fortalecer su imagen de persona
responsable y eficaz, funcionando también como interlocutor y facilitador de
comunicación efectiva con los clientes y colaboradores.
11. Informa a la Gerencia General/Presidencia Ejecutiva de cuestiones de negocio
(información, comentarios de pasillo, inquietudes, etc.), que considere pertinentes
para facilitar su función y mantenerlo actualizado.
Gestión de información, insumos y documentos
12. Administraelectrónicamente documentos en archivos de gestión.
13. Redacta documentos gerenciales y de carácter jurídico.
14. Redacta documentos de carácter comercial y administrativa.
15. Gestiona la comunicación y facilita comunicación asertiva para un servicio de calidad.
16. Gestiona planes operativos.
17. Gestiona procedimientos para seleccionar, valorar y eliminar documentos.
18. Asesora en legislación y procedimientos administrativos aplicados a los documentos
en archivos de gestión.
19. Asesora en protocolo y etiqueta corporativa.
20. Asesora en la gestión de clientes difíciles.
21. Gestiona la documentación que ingresa y sale de la oficina de la Gerencia
General/Presidencia Ejecutiva.
22. Diseña y distribuye información de interés, según las directrices de la Gerencia
General/Presidencia Ejecutiva.
23. Elabora documentos (en inglés y en español) haciendo uso experto de procesadores de
texto.
a. Elabora un documento con formato libre.
b. Verifica la ortografía y gramática del documento con formato libre.
c. Imprime el documento con formato libre.
d. Edita el documento con un formato determinado.
e. Utiliza herramientas de tablas en un documento con formato determinado.
f. Imprime el documento con formato determinado.
24. Elabora informes (en inglés y en español) haciendo uso experto de procesadores de
datos.
25. Traduce documentos del inglés al español y viceversa, asegurando claridad y
pertinencia según el público meta.
26. Toma notas y construye mensajes apropiados para el público destino, recomendando
el canal idóneo para el mensaje.
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27. Levantamiento, transcripción y redacción de actas de sesiones de trabajo (Asambleas,
Juntas Directivas, Comisiones, Concejos Municipales, Órganos Directores de
Procedimientos Disciplinarios, equipos de trabajo, etc.) y la traduce en documentos
de uso formal, estandarizados en forma, contenido y requerimientos legales.
28. Gestiona información por medio de páginas web y bases de datos.
29. Elabora presentaciones corporativas o para la oficina donde labora mediante el uso
experto del software respectivo.
30. Brinda servicio estratégico-operativo en cuanto:
g. Gestionar documentos de uso interno o externo, de carácter clasificado y de uso
funcional, a disposición de usuarios finales calificados.
h. Gestionar la transferencia de documentaciónclasificada a los destinatarios.
i. Atender consultas de documentos de uso interno o externo, de carácter clasificado
y de uso funcional, a disposición de usuarios finales calificados.
31. Brinda apoyo profesional en cuanto:
a. Tramites de tipo legal, según requisitos y plazos establecidos.
b. Elaboración de planes estratégicos y presupuestos operativos.
c. Preparar de manera conforme, los expedientes judiciales.
32. Brinda apoyo administrativo en cuanto:
d. Gestionar documentos según un sistema estandarizado y alienado con el sistema
usado para registrar el acervo documental de la empresa.
e. Gestionar expedientes para su actualización y verificación de foliatura.
f. Digitalizar la información de acuerdo a la estructura documental del sistema.
g. Exportar expedientes del sistema documental y consolidar los mismos para los
usuarios.
h. Revisar la cronología de la documentación antes de su incorporación y
digitalización.
Otras labores operativas
33. Resuelve u orienta consultas y suministra información que le presentan sus superiores,
compañeros y público en general, relacionadas con la actividad a su cargo, de forma
personal, telefónica o por vías electrónicas.
34. Recomienda procedimientos para el trámite y seguimiento de los asuntos que se
presentan a la Oficina.
35. Lleva controles variados sobre las diferentes actividades, documentos, expedientes y
correspondencia que tiene bajo su responsabilidad.
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36. Reporta los desperfectos que sufre el equipo con el que realiza su labor y sobre las
irregularidades que observa en el desarrollo de las actividades.
37. Mantener controles actualizados sobre las actividades bajo su responsabilidad,
velando por que se cumplan de acuerdo con los planes establecidos y se tomen las
medidas de control interno para minimizar la comisión de errores que atenten contra
los objetivos organizacionales.
38. Prepara Informessobre las actividades realizadas, las irregularidades observadas en el
desarrollo de las labores y otros aspectos de interés que surjan como consecuencia del
trabajo que realiza y presentar las recomendaciones pertinentes.
39. Realiza las labores administrativas que se derivan de su función, tales como: Llenar
boletas de control, preparar informes de labores, cumplimiento o seguimiento de
metas, ejecución presupuestaria de la oficina, reportarfallas de equipos u otras
anomalías, entre otras.
40. Mantiene limpias y estrictamente ordenadas las áreas de trabajo donde labora,
procurando la minimización de riesgos que atenten contra la salud y seguridad laboral.
41. Reporta los desperfectos que sufre el equipo con el que realiza su labor y sobre las
irregularidades que observa en el desarrollo de las actividades.
42. Participa en actividades de capacitación para actualizar y desarrollar conocimientos
teóricos y prácticos propios de su campo de acción.
43. Propone mejoras e innovaciones relacionadas con nuevos métodos y procesos de
trabajo, así como proyectos que mejoren la calidad del servicio de la Unidad en la cual
labora.
44. Participa en las diferentes actividades que conlleva la elaboración de planes de
trabajo, planes anuales estratégicos u operativos de la Dependencia donde labora.
45. Administra cajas chicas.
46. Brinda asesoría en la compra de equipo y mobiliario.
47. Ejecuta otras tareas propias del cargo que desempeña acorde con la normativa técnica
y legal vigentes.
CONDICIONES ESPECIALES
1. Relación jerárquica
No Aplica.
2. Personal a cargo
Ejerce supervisión y control sobre empleados que se dedican a labores administrativas de oficina
y misceláneas.
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En casos especiales, puede ocurrir que le corresponda ejercer supervisión, pero las tareas que
realiza son del más alto grado de dificultad en el campo de trabajo.
3. Complejidad
Le corresponde poseer cualidades que le permita relacionarse de manera apropiada con diversas
instancias dentro de la organización y fuera de ella en los casos que se considere necesario, a fin
de que tales interacciones sucedan de forma armoniosa y respetuosa, resulten efectivas, agreguen
valor a los proceso institucionales y contribuyan a satisfacer las necesidades que en materia de su
competencia se presenten.
Según la Taxonomía de Bloom, su capacidad de aprendizaje debe estar en los niveles de Análisis,
Síntesis y Evaluación
4. Consecuencia del Error
Los errores cometidos podrían ocasionar retrasos, pérdidas económicas o de imagen en la
ejecución de las actividades propias del proceso para el cual labora el colaborador.
Los errores podrían generar responsabilidades administrativas, penales, pecuniarias o civiles,
compromiso subsidiario del Estado, así como nulidad de las actuaciones a su superior, por lo cual
las actividades deben desarrollarse con sumo cuidado y precisión. No obstante, la mayoría de
errores podrían ser detectados en fases posteriores de revisión de las labores que desempeña.
5. Responsabilidad por la preparación, manipulación, custodia o envío oportuno de
información
s responsable por la preparación, el manejo o la custodia de documentos (información, activos y
similares) que alerten a la administración superior en la toma de decisiones a nivel de gestión o
por la preparación y presentación oportuna de información.
6. Ámbito de responsabilidad, administración y gestión de planes y presupuesto
Es responsable porque los servicios y actividades que se le encomiendan, se cumplan con esmero,
eficiencia, puntualidad y del cumplimiento de los procedimientos establecidos en el protocolo de
la actividad que atiende, aplicando los conocimientos especializados y experiencia en su campo
de trabajo, para resolver diversos asuntos de la gestión administrativa de su oficina. Su trabajo
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condiciona en forma directa el de su superior inmediato y de la unidad en que labora. Debe
mantener discreción por la información confidencial que conoce.
Su acción debe desarrollarse dentro del marco jurídico y ético que rige al servidor público
(cuando aplique), por ello asume responsabilidad administrativa, civil, social y penal, según sea
el caso, cuando incurra en alguna causal que atente contra los objetivos organizacionales y el
interés público.
Es responsable del cumplimiento por la ejecución de las actividades del plan anual de trabajo así
como por la ejecución de actividades incorporadas en el presupuesto de la unidad, por delegación
de la Gerencia General. Es responsable por el eficiente y normal desarrollo de las actividades
bajo su responsabilidad, dentro de límites racionales de costo y tiempo.
7. Condiciones de trabajo:
Labora en condiciones normales de una oficina. Le puede corresponder laborar fuera de su
jornada ordinaria, cuando las necesidades institucionales así lo ameriten.
El trabajo demanda realizar esfuerzo mental. Debido al avance tecnológico, el trabajo demanda el
uso frecuente de equipo de cómputo, lo cual expone a la radiación constante de monitores,
también el uso de otros equipos de ofimática; mantiene una posición muy sedentaria, provocando
cansancio y afectando la salud física de los ocupantes de los puestos ubicados en esta clase.
Está expuesto a algún nivel de presión debido a la necesidad de cumplir con la agenda de sus
superiores, las exigencias cambiantes de los usuarios y el vencimiento de plazos establecidos para
entregar y cumplir con las obligaciones, lo cual puede provocar enfermedades por estrés.
REQUISITOS
1. Requisitos del puesto
a. Académicos
Licenciaturaen Secretariado o Administración de Oficina o Docencia o Educación Comercial
b. De experiencia
No aplica.
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c. Otros requisitos obligatorios
Incorporada(o) al Colegio de Profesionales en Secretariado de Costa Rica.
Dominio de la ley 7202 y su reglamento
Dominio de la ofimática
Escritura rápida.
Bilingüe inglés –español, medio –avanzado.
2. Deseables
Las que sean necesarias según la industria específica, el área funcional
específica, el servicio específico.
COMPETENCIAS
1. Liderazgo (Nivel 3)
2. Confianza y Seguridad en Sí Mismo (Nivel 4)
3. Iniciativa (Nivel 4)
4. Resistencia a la Adversidad (Nivel 4)
5. Orientación al Servicio (Nivel 3)
6. Toma de Decisiones (Nivel 2)
7. Emocionalmente Inteligente (Nivel 4)
8. Capacidad de análisis y síntesis (Nivel 3)
9. Planificación y Organización (Nivel 3)
10. Conocimiento de la Empresa (Nivel 3)
11. Trabajo en Equipo (nivel 4)
12. Servir con Calidad (nivel 4) Definirla
13. Resolución de Problemas (nivel 4)
OTROS REQUISITOS DE CONOCIMIENTO, HABILIDAD Y ACTITUD NECESARIOS
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1. Habilidades
a. Habilidad para tratar en forma cortés y satisfactoria con el público.
b. Habilidad para redactar.
c. Habilidad en escritura rápida.
d. Habilidad para supervisar personal.
e. Destreza en el manejo de la ofimática.
f. Habilidad de comunicación oral, escrita y no verbal.
g. Habilidad de imagen, manejo de protocolo institucional, manejo de comunicación
telefónica.
h. Habilidad de organización del trabajo propio y atender varias actividades en forma
simultánea, manejo de tiempo etc.
i. Liderazgo proactivo.
j. Capacidad para percibir las necesidades, intereses y problemas de los demás.
k. Manejo y resolución de situaciones imprevistas.
l. Habilidad para relacionarse con el entorno sociopolítico de la institución que
representa.
m. Habilidad para trabajar en equipo
n. Habilidad para enfrentar situaciones de trabajo bajo intensa presión
o. Servicio de calidad al usuario interno y externo
p. Autocontrol
q. Capacidad de negociación y convencimiento
r. Habilidad de innovación
2. Actitudes
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a. Responsabilidad, orden, disciplina, previsión, tolerancia, paciencia, optimismo,
cooperación, amabilidad, discreción, flexibilidad mental, discreción, confianza,
seguridad, dinamismo, discreción, lealtad.
b. Identificación y compromiso con la visión, misión y objetivos de lainstitución que
representa.
c. Empeño e interés en lo que realiza.
d. Receptivo a críticas que mejoren el trabajo realizado y permitan eficaz y
eficientemente el cumplimiento de los objetivos.
e. Buenas relaciones humanas.
f. Disposición al cambio.
3. Conocimientos
a. Debe mantener actualizados los conocimientos y técnicas propias de su especialidad,
así como el desarrollo de nuevas competencias con el fin de garantizar su idoneidad
permanente, por cuanto su labor exige una actitud proactiva y de servicio con aportes
creativos y originales durante toda su carrera.
b. Además de los conocimientos propios de su formación, es elemental que conozca
sobre:
i. Organización y funcionamiento de la Administración Pública
costarricense.
ii. El entorno político, científico, económico, social y cultural nacional e
internacional.
iii. Misión, visión, organización y funciones de la Institución para la cual
labora
iv. Estatuto de Servicio Civil y su reglamento y demás leyes conexas con el
v. Régimen de Empleo Público.
vi. Conocimiento del entorno político, científico, económico, social y cultural
nacional e internacional.
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vii. Sistemas informáticos propios de la dependencia donde se ubica, así como
herramientas informáticas tales como: procesador de textos, hojas
electrónicas, entre otros.
SECRETARIA PROFESIONAL1
CLASE 1 - SECRETARIA PROFESIONAL
PROPOSITO DEL PUESTO
Asistir y asesorar en las funciones de GERENCIA GENERAL/PRESIDENCIA
EJECUTIVA/PRESIDENCIA/GERENCIAS, de tal forma que facilite el mejor desempeño y
logro posible en la ejecución de las funciones, la implementación estratégica y el funcionamiento
del equipo.
EJEMPLOS DE TAREAS O FUNCIONES
Gestión de planificación y ejecución
1. Apoya el proceso de planificación, desde el diseño hasta la implementación y el
control, según las directrices de la Gerencia General/Presidencia Ejecutiva.
2. Procura el apoyo administrativo y logístico para preparación de sesiones, reuniones de
trabajo, eventos y presentaciones de su jefe inmediato o unidad laboral: convocar a las
sesiones, proveer la documentación y material pertinentes, levantamiento,
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transcripción del acta de las discusiones y acuerdos, preparar los resúmenes e
informes, hacer las comunicaciones respectivas, brindar seguimiento y control de
acuerdos.
3. Implementación de las modificaciones a las actas.
4. Coordina y ejecuta todo lo relacionado con eventos institucionales, según las
directrices de la Gerencia General y cuando este lo considere pertinente.
5. Analiza documentación de negocio y emite criterio profesional, sea por solicitud de la
Gerencia General o por iniciativa propia.
6. Gestiona los compromisos de la Gerencia General/Presidencia Ejecutiva,
contribuyendo decididamente a su cumplimiento, fortalecer su imagen de persona
responsable y eficaz, funcionando también como interlocutor y facilitador de
comunicación efectiva con los clientes y colaboradores.
7. Informa a la Gerencia General/Presidencia Ejecutiva de cuestiones de negocio
(información, comentarios de pasillo, inquietudes, etc.), que considere pertinentes
para facilitar su función y mantenerlo actualizado.
Gestión de información, insumos y documentos
8. Administra electrónicamente documentos en archivos de gestión.
9. Redacta documentos gerenciales y de carácter jurídico.
10. Redacta documentos de carácter comercial y administrativa.
11. Gestiona la comunicación y facilita comunicación asertiva para un servicio de calidad.
12. Gestiona planes operativos.
13. Gestiona procedimientos para seleccionar, valorar y eliminar documentos.
14. Asesora en legislación y procedimientos administrativos aplicados a los documentos
en archivos de gestión.
15. Asesora en protocolo y etiqueta corporativa.
16. Asesora en la gestión de clientes difíciles.
17. Gestiona la documentación que ingresa y sale de la oficina de la Gerencia
General/Presidencia Ejecutiva.
18. Diseña y distribuye información de interés, según las directrices de la Gerencia
General/Presidencia Ejecutiva.
19. Elabora documentos (en inglés y en español) haciendo uso experto de procesadores de
texto.
j. Elabora un documento con formato libre.
k. Verifica la ortografía y gramática del documento con formato libre.
l. Imprime el documento con formato libre.
m. Edita el documento con un formato determinado.
n. Utiliza herramientas de tablas en un documento con formato determinado.
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o. Imprime el documento con formato determinado.
20. Elabora informes (en inglés y en español) haciendo uso experto de procesadores de
datos.
21. Traduce documentos del inglés al español y viceversa, asegurando claridad y
pertinencia según el público meta.
22. Toma notas y construye mensajes apropiados para el público destino, recomendando
el canal idóneo para el mensaje.
23. Levantamiento, transcripción y redacción de actas de sesiones de trabajo (Asambleas,
Juntas Directivas, Comisiones, Concejos Municipales, Órganos Directores de
Procedimientos Disciplinarios, equipos de trabajo, etc.) y la traduce en documentos
de uso formal, estandarizados en forma, contenido y requerimientos legales.
24. Gestiona información por medio de páginas web y bases de datos.
25. Elabora presentaciones corporativas o para la oficina donde labora mediante el uso
experto del software respectivo.
26. Brinda servicio estratégico-operativo en cuanto:
p. Gestionar documentos de uso interno o externo, de carácter clasificado y de uso
funcional, a disposición de usuarios finales calificados.
q. Gestionar la transferencia de documentación clasificada a los destinatarios.
r. Atender consultas de documentos de uso interno o externo, de carácter clasificado
y de uso funcional, a disposición de usuarios finales calificados.
27. Brinda apoyo administrativo en cuanto:
i. Gestionar documentos según un sistema estandarizado y alienado con el sistema
usado para registrar el acervo documental de la empresa.
j. Gestionar expedientes para su actualización y verificación de foliatura.
k. Digitalizar la información de acuerdo a la estructura documental del sistema.
l. Exportar expedientes del sistema documental y consolidar los mismos para los
usuarios.
m. Revisar la cronología de la documentación antes de su incorporación y
digitalización.
Otras labores operativas
1. Resuelve u orienta consultas y suministra información que le presentan sus superiores,
compañeros y público en general, relacionadas con la actividad a su cargo, de forma
personal, telefónica o por vías electrónicas.
2. Recomienda procedimientos para el trámite y seguimiento de los asuntos que se
presentan a la Oficina.
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3. Lleva controles variados sobre las diferentes actividades, documentos, expedientes y
correspondencia que tiene bajo su responsabilidad.
4. Reporta los desperfectos que sufre el equipo con el que realiza su labor y sobre las
irregularidades que observa en el desarrollo de las actividades.
5. Mantener controles actualizados sobre las actividades bajo su responsabilidad,
velando por que se cumplan de acuerdo con los planes establecidos y se tomen las
medidas de control interno para minimizar la comisión de errores que atenten contra
los objetivos organizacionales.
6. Prepara Informes sobre las actividades realizadas, las irregularidades observadas en el
desarrollo de las labores y otros aspectos de interés que surjan como consecuencia del
trabajo que realiza y presentar las recomendaciones pertinentes.
7. Realiza las labores administrativas que se derivan de su función, tales como: Llenar
boletas de control, preparar informes de labores, cumplimiento o seguimiento de
metas, ejecución presupuestaria de la oficina, reportar fallas de equipos u otras
anomalías, entre otras.
8. Mantiene limpias y estrictamente ordenadas las áreas de trabajo donde labora,
procurando la minimización de riesgos que atenten contra la salud y seguridad laboral.
9. Reporta los desperfectos que sufre el equipo con el que realiza su labor y sobre las
irregularidades que observa en el desarrollo de las actividades.
10. Participa en actividades de capacitación para actualizar y desarrollar conocimientos
teóricos y prácticos propios de su campo de acción.
11. Propone mejoras e innovaciones relacionadas con nuevos métodos y procesos de
trabajo, así como proyectos que mejoren la calidad del servicio de la Unidad en la cual
labora.
12. Participa en las diferentes actividades que conlleva la elaboración de planes de
trabajo, planes anuales estratégicos u operativos de la Dependencia donde labora.
13. Administra cajas chicas.
14. Brinda asesoría en la compra de equipo y mobiliario.
15. Ejecuta otras tareas propias del cargo que desempeña acorde con la normativa técnica
y legal vigentes.
CONDICIONES ESPECIALES
8. Relación jerárquica
No Aplica.
9. Personal a cargo
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Fecha de emisión: 9 de Agosto, 2015
Versión: V.1.2 -2015
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Ejerce supervisión y control sobre empleados que se dedican a labores administrativas de oficina
y misceláneas.
En casos especiales, puede ocurrir que le corresponda ejercer supervisión, pero las tareas que
realiza son del más alto grado de dificultad en el campo de trabajo.
10. Complejidad
Le corresponde poseer cualidades que le permita relacionarse de manera apropiada con diversas
instancias dentro de la organización y fuera de ella en los casos que se considere necesario, a fin
de que tales interacciones sucedan de forma armoniosa y respetuosa, resulten efectivas, agreguen
valor a los proceso institucionales y contribuyan a satisfacer las necesidades que en materia de su
competencia se presenten.
Según la Taxonomía de Bloom, su capacidad de aprendizaje debe estar en los niveles de Análisis,
Síntesis y Evaluación
11. Consecuencia del Error
Los errores cometidos podrían ocasionar retrasos, pérdidas económicas o de imagen en la
ejecución de las actividades propias del proceso para el cual labora el colaborador.
Los errores podrían generar responsabilidades administrativas, penales, pecuniarias o civiles,
compromiso subsidiario del Estado, así como nulidad de las actuaciones a su superior, por lo cual
las actividades deben desarrollarse con sumo cuidado y precisión. No obstante, la mayoría de
errores podrían ser detectados en fases posteriores de revisión de las labores que desempeña.
12. Responsabilidad por la preparación, manipulación, custodia o envío oportuno de
información
s responsable por la preparación, el manejo o la custodia de documentos (información, activos y
similares) que alerten a la administración superior en la toma de decisiones a nivel de gestión o
por la preparación y presentación oportuna de información.
13. Ámbito de responsabilidad, administración y gestión de planes y presupuesto
Es responsable porque los servicios y actividades que se le encomiendan, se cumplan con esmero,
eficiencia, puntualidad y del cumplimiento de los procedimientos establecidos en el protocolo de
la actividad que atiende, aplicando los conocimientos especializados y experiencia en su campo
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de trabajo, para resolver diversos asuntos de la gestión administrativa de su oficina. Su trabajo
condiciona en forma directa el de su superior inmediato y de la unidad en que labora. Debe
mantener discreción por la información confidencial que conoce.
Su acción debe desarrollarse dentro del marco jurídico y ético que rige al servidor público
(cuando aplique), por ello asume responsabilidad administrativa, civil, social y penal, según sea
el caso, cuando incurra en alguna causal que atente contra los objetivos organizacionales y el
interés público.
Es responsable del cumplimiento por la ejecución de las actividades del plan anual de trabajo así
como por la ejecución de actividades incorporadas en el presupuesto de la unidad, por delegación
de la Gerencia General. Es responsable por el eficiente y normal desarrollo de las actividades
bajo su responsabilidad, dentro de límites racionales de costo y tiempo.
14. Condiciones de trabajo:
Labora en condiciones normales de una oficina. Le puede corresponder laborar fuera de su
jornada ordinaria, cuando las necesidades institucionales así lo ameriten.
El trabajo demanda realizar esfuerzo mental. Debido al avance tecnológico, el trabajo demanda el
uso frecuente de equipo de cómputo, lo cual expone a la radiación constante de monitores,
también el uso de otros equipos de ofimática; mantiene una posición muy sedentaria, provocando
cansancio y afectando la salud física de los ocupantes de los puestos ubicados en esta clase.
Está expuesto a algún nivel de presión debido a la necesidad de cumplir con la agenda de sus
superiores, las exigencias cambiantes de los usuarios y el vencimiento de plazos establecidos para
entregar y cumplir con las obligaciones, lo cual puede provocar enfermedades por estrés.
REQUISITOS
1. Requisitos del puesto
d. Académicos
Bachillerato en Secretariado o Administración de Oficina o Docencia o Educación Comercial
e. De experiencia
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No aplica.
f. Otros requisitos obligatorios
Incorporada(o) al Colegio de Profesionales en Secretariado de Costa Rica.
Con conocimientos básicos de derecho administrativo, comercial y laboral
Con conocimientos básicos en elaboración de presupuestos y planes operativos.
Con conocimientos básicos en desarrollo organizacional y psico-sociología del trabajo.
Dominio de la ley 7202 y su reglamento
Dominio de la ofimática
Escritura rápida.
Bilingüe inglés –español, nivel medio – avanzado.
2. Deseables
Las que sean necesarias según la industria específica, el área funcional específica, el servicio específico.
COMPETENCIAS
1. Liderazgo (Nivel 3)
2. Confianza y Seguridad en Sí Mismo (Nivel 4)
3. Iniciativa (Nivel 4)
4. Resistencia a la Adversidad (Nivel 4)
5. Orientación al Servicio (Nivel 3)
6. Toma de Decisiones (Nivel 2)
7. Emocionalmente Inteligente (Nivel 4)
8. Capacidad de análisis y síntesis (Nivel 3)
9. Planificación y Organización (Nivel 3)
10. Conocimiento de la Empresa (Nivel 3)
11. Trabajo en Equipo (nivel 3)
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12. Servir con Calidad (nivel 3)
13. Resolución de Problemas (nivel 3)
OTROS REQUISITOS DE CONOCIMIENTO, HABILIDAD Y ACTITUD NECESARIOS
1. Habilidades
a. Habilidad para tratar en forma cortés y satisfactoria con el público.
b. Habilidad para redactar.
c. Habilidad en escritura rápida.
d. Habilidad para supervisar personal.
e. Destreza en el manejo de la ofimática.
f. Habilidad de comunicación oral, escrita y no verbal.
g. Habilidad de imagen, manejo de protocolo institucional, manejo de comunicación
telefónica.
h. Habilidad de organización del trabajo propio y atender varias actividades en forma
simultánea, manejo de tiempo etc.
i. Liderazgo proactivo.
j. Capacidad para percibir las necesidades, intereses y problemas de los demás.
k. Manejo y resolución de situaciones imprevistas.
l. Habilidad para relacionarse con el entorno sociopolítico de la institución que
representa.
m. Habilidad para trabajar en equipo
n. Habilidad para enfrentar situaciones de trabajo bajo intensa presión
o. Servicio de calidad al usuario interno y externo
p. Autocontrol
q. Capacidad de negociación y convencimiento
r. Habilidad de innovación
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2. Actitudes
a. Responsabilidad, orden, disciplina, previsión, tolerancia, paciencia, optimismo,
cooperación, amabilidad, discreción, flexibilidad mental, discreción, confianza,
seguridad, dinamismo, discreción, lealtad.
b. Identificación y compromiso con la visión, misión y objetivos de la institución que
representa.
c. Empeño e interés en lo que realiza.
d. Receptivo a críticas que mejoren el trabajo realizado y permitan eficaz y
eficientemente el cumplimiento de los objetivos.
e. Buenas relaciones humanas.
f. Disposición al cambio.
3. Conocimientos
a. Debe mantener actualizados los conocimientos y técnicas propias de su especialidad,
así como el desarrollo de nuevas competencias con el fin de garantizar su idoneidad
permanente, por cuanto su labor exige una actitud proactiva y de servicio con aportes
creativos y originales durante toda su carrera.
b. Además de los conocimientos propios de su formación, es elemental que conozca
sobre:
viii. Organización y funcionamiento de la Administración Pública
costarricense.
ix. El entorno político, científico, económico, social y cultural nacional e
internacional.
x. Misión, visión, organización y funciones de la Institución para la cual
labora
xi. Estatuto de Servicio Civil y su reglamento y demás leyes conexas.
xii. Régimen de Empleo Público.
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xiii. Conocimiento del entorno político, científico, económico, social y cultural
nacional e internacional.
xiv. Sistemas informáticos propios de la dependencia donde se ubica, así como
herramientas informáticas tales como: procesador de textos, hojas
electrónicas, entre otros.
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SECRETARIA EJECUTIVA BILINGUE
CLASE 2 - SECRETARIA EJECUTIVA
PROPOSITO DEL PUESTO
Asistir y apoyar en las funciones de GERENCIA, de tal forma que facilite el mejor desempeño y
logro posible en la ejecución de las funciones, la implementación estratégica y el funcionamiento
del equipo.
EJEMPLOS DE TAREAS O FUNCIONES
Supervisión/coordinación de personas
1. Asigna y supervisa el trabajo a realizar por el personal no calificado a su cargo.
2. Supervisa la función de sus colaboradores y colaboradoras, asegurando comprensión
de sus responsabilidades, objetivos y metas, controlando y evaluando su contribución,
proveyendo retroalimentación que sirva para aprender y mejorar.
Gestión de planificación y ejecución
3. Colabora con sus superiores en la ejecución, control y seguimiento de los asuntos
propios de su actividad, con el propósito de facilitar el éxito en su desempeño y
contribuir al logro de los objetivos institucionales así como los requerimientos de los
usuarios internos y externos de su Unidad.
4. Apoya el proceso de planificación, desde el diseño hasta la implementación y el
control, según las directrices de la Gerencia/Supervisión.
5. Coordina y ejecuta todo lo relacionado con eventos institucionales, según las
directrices de la Gerencia General y cuando este lo considere pertinente.
6. Puede asumir la administración parcial o total de redes sociales al servicio del
negocio, con diferente grado de responsabilidad sobre la producción de contenido.
7. Diseña y distribuye información de interés, según las directrices de la Gerencia
General.
8. Analiza documentación de negocio y emite criterio profesional, sea por solicitud de la
Gerencia/Supervisión o por iniciativa propia.
9. Gestiona los compromisos de la Gerencia/Supervisión, contribuyendo decididamente
a su cumplimiento, fortalecer su imagen de persona responsable y eficaz, funcionando
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también como interlocutor y facilitador de comunicación efectiva con los clientes y
colaboradores.
10. Informa a la Gerencia/Supervisión de cuestiones de negocio (información,
comentarios de pasillo, inquietudes, etc.), que considere pertinentes para facilitar su
función y mantenerlo actualizado.
Gestión de información, insumos y documentos
11. Administra electrónicamente documentos en archivos de gestión.
12. Redacta documentos de carácter comercial y administrativa.
13. Gestiona la comunicación y facilita comunicación asertiva para un servicio de calidad.
14. Gestiona planes operativos.
15. Gestiona procedimientos para seleccionar, valorar y eliminar documentos.
16. Asesora en legislación y procedimientos administrativos aplicados a los documentos
en archivos de gestión.
17. Asesora en protocolo y etiqueta corporativa.
18. Asesora en la gestión de clientes difíciles.
19. Recibe, registra, clasifica, sella, distribuye, envía y archiva correspondencia y otros
documentos que ingresan a la oficina.
20. Organiza, ejecuta y registra los trámites administrativos derivados de la actividad de
su centro de trabajo.
21. Gestiona el suministro y control de los útiles y materiales de la oficina.
22. Recibe y revisa documentos diversos, recoge las firmas que correspondan y hace la
entrega de los mismos a los interesados, procediendo a darles trámite y lleva los
controles pertinentes; lee y revisa los periódicos, recorta los artículos o informaciones
que se relacionen con la dependencia y lleva un archivo para tal fin.
23. Toma dictados en inglés y en español para elaborar correspondencia, mensajes,
memorándums y otros documentos y realiza la transcripción digital de los mismos.
24. Procura el apoyo administrativo y logístico para realización de sesiones, reuniones de
trabajo, eventos y presentaciones de su jefe inmediato o unidad laboral: convoca a las
sesiones, provee la documentación y material pertinentes, toma notas de las
discusiones y acuerdos, prepara los resúmenes, actas e informes de éstas, hace las
comunicaciones respectivas, entre otras actividades.
25. Asiste a conferencias, audiencias, sesiones o reuniones de trabajo, tomando notas en
inglés y en español y prepara los resúmenes e informes de las mismas y hace las
comunicaciones respectivas.
26. Atiende y anuncia a las personas que han acordado citas con su jefe y proporciona
información para la cual está autorizado.
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27. Sirve de intérprete a personas extranjeras que acuden a la dependencia en busca de
información.
28. Transcribe documentos en dos o más idiomas.
29. Redacta y digitaliza correspondencia de acuerdo a instrucciones recibidas.
30. Transcribe en inglés y en español grabaciones de discursos, conferencias y otros
eventos similares; lleva la agenda de reuniones, citas, compromiso y otras actividades
de su jefe y lo mantiene informado al respecto.
31. Registra en inglés y en español, información tomada de sesiones de trabajo (Juntas
Directivas, equipos de trabajo, etc.) y la traduce en documentos de uso formal,
estandarizados en forma, contenido y requerimientos legales.
32. Vela por el correcto trámite de los asuntos que se presentan a consideración del
despacho.
33. Organiza y mantiene actualizados los archivos de la oficina.
34. Vela por el buen uso y mantenimiento del equipo de la oficina y reporta los
desperfectos que sufre el mismo.
35. Elabora requisiciones de materiales y útiles de oficina.
36. Lee y revisa los periódicos, recorta los títulos e informaciones que se relacionan con la
dependencia y lleva un archivo para tal fin.
37. Elabora documentos en inglés y en español haciendo uso experto de procesadores de
texto.
a. Elabora un documento con formato libre.
b. Verifica la ortografía y gramática del documento con formato libre.
c. Imprime el documento con formato libre.
d. Edita el documento con un formato determinado.
e. Utiliza herramientas de tablas en un documento con formato determinado.
f. Imprime el documento con formato determinado.
38. Brinda servicio operativo en cuanto:
a. Mantener los documentos internos a disposición de usuarios finales.
b. Realizar la notificación de documentación generada a cada destinatario.
c. Atender consultas de documentos que deben ser enviados por correo.
d. Preparar el material para certificar la información que se custodia en el acervo
documental.
39. Brinda apoyo administrativo en cuanto:
g. Gestionar expedientes para su actualización y verificación de foliatura.
h. Prepara la información para enviar a custodia externa.
i. Digitaliza la información de acuerdo a la estructura documental del sistema.
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j. Exporta expedientes del sistema documental y consolida los mismos para los
usuarios.
k. Revisa la cronología de la documentación antes de su incorporación y
digitalización.
40. Resuelve u orienta consultas y suministrar información que le presentan sus
superiores, compañeros y público en general, relacionadas con la actividad a su cargo,
de forma personal, telefónica o por vías electrónicas.
41. Recomienda procedimientos para el trámite y seguimiento de los asuntos que se
presentan a la Oficina.
42. Lleva controles variados sobre las diferentes actividades, documentos, expedientes y
correspondencia que tiene bajo su responsabilidad.
43. Reporta los desperfectos que sufre el equipo con el que realiza su labor y sobre las
irregularidades que observa en el desarrollo de las actividades.
44. Mantener controles actualizados sobre las actividades bajo su responsabilidad,
velando por que se cumplan de acuerdo con los planes establecidos y se tomen las
medidas de control interno para minimizar la comisión de errores que atenten contra
los objetivos organizacionales.
45. Prepara Informes sobre las actividades realizadas, las irregularidades observadas en el
desarrollo de las labores y otros aspectos de interés que surjan como consecuencia del
trabajo que realiza y presentar las recomendaciones pertinentes.
46. Resuelve consultas y suministra información a superiores, compañeros y público en
general, relacionadas con la actividad a su cargo.
47. Realiza las labores administrativas que se derivan de su función, tales como: Llenar
boletas de control, preparar informes de labores, hacer Informes de fallas de equipos u
otras anomalías, entre otras.
48. Mantiene limpias y estrictamente ordenadas las áreas de trabajo donde labora,
procurando la minimización de riesgos que atenten contra la salud y seguridad laboral.
49. Reporta los desperfectos que sufre el equipo con el que realiza su labor y sobre las
irregularidades que observa en el desarrollo de las actividades.
50. Participa en actividades de capacitación para actualizar y desarrollar conocimientos
teóricos y prácticos propios de su campo de acción.
51. Propone mejoras e innovaciones relacionadas con nuevos métodos y procesos de
trabajo, así como proyectos que mejoren la calidad del servicio de la Unidad en la cual
labora.
52. Participa en las diferentes actividades que conlleva la elaboración de planes de trabajo
en la Dependencia donde labora.
53. Ejecuta otras tareas propias del cargo que desempeña acorde con la normativa técnica
y legal vigentes.
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Elaborado por: Carlos Ml. Córdoba G.
Consultores del Talento
CONDICIONES ESPECIALES
1. Relación jerárquica
No Aplica.
2. Personal a cargo
Ejerce supervisión y control sobre empleados que se dedican a labores administrativas de oficina
y misceláneas.
En casos especiales, puede ocurrir que le corresponda ejercer supervisión, pero las tareas que
realiza son del más alto grado de dificultad en el campo de trabajo.
3. Complejidad
Le corresponde poseer cualidades que le permita relacionarse de manera apropiada con diversas
instancias dentro de la organización y fuera de ella en los casos que se considere necesario, a fin
de que tales interacciones sucedan de forma armoniosa y respetuosa, resulten efectivas, agreguen
valor a los proceso institucionales y contribuyan a satisfacer las necesidades que en materia de su
competencia se presenten.
Según la Taxonomía de Bloom, su capacidad de aprendizaje debe estar en los niveles de
Actividad, Análisis, y Síntesis.
4. Consecuencia del Error
Los errores cometidos podrían ocasionar retrasos, pérdidas económicas o de imagen en la
ejecución de las actividades propias del proceso para el cual labora el colaborador.
Los errores podrían generar responsabilidades administrativas, penales, pecuniarias o civiles,
compromiso subsidiario del Estado, así como nulidad de las actuaciones a su superior, por lo cual
las actividades deben desarrollarse con sumo cuidado y precisión. No obstante, la mayoría de
errores podrían ser detectados en fases posteriores de revisión de las labores que desempeña.
5. Responsabilidad por la preparación, manipulación, custodia o envío oportuna de
información
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En proceso de construcción
Elaborado por: Carlos Ml. Córdoba G.
Consultores del Talento
Es responsable por la preparación, el manejo o la custodia de documentos (información, activos
y similares) que alerten a la administración superior en la toma de decisiones a nivel de gestión o
por la preparación y presentación oportuna de información.
6. Ámbito de responsabilidad, administración y gestión de planes y presupuesto
Es responsable porque los servicios y actividades que se le encomiendan, se cumplan con esmero,
eficiencia, puntualidad y del cumplimiento de los procedimientos establecidos en el protocolo de
la actividad que atiende, aplicando los conocimientos especializados y experiencia en su campo
de trabajo, para resolver diversos asuntos de la gestión administrativa de su oficina. Su trabajo
condiciona en forma directa el de su superior inmediato y de la unidad en que labora. Debe
mantener discreción por la información confidencial que conoce.
Su acción debe desarrollarse dentro del marco jurídico y ético que rige al servidor público
(cuando aplique), por ello asume responsabilidad administrativa, civil, social y penal, según sea
el caso, cuando incurra en alguna causal que atente contra los objetivos organizacionales y el
interés público.
Es responsable del cumplimiento por la ejecución de las actividades del plan anual de trabajo así
como por la ejecución de actividades incorporadas en el presupuesto de la unidad, por delegación
de la Gerencia General. Es responsable por el eficiente y normal desarrollo de las actividades
bajo su responsabilidad, dentro de límites racionales de costo y tiempo.
En organismos gubernamentales, especialmente descentralizados, en los que los trabajos se
realizan de forma colegiada, es posible que una colega o un colega tenga responsabilidad
compartida por la revisión y elaboración de actas de comisiones y juntas directivas, girando en
su entorno para comunicación, ejecución, publicación, elaboración de boletines informativos,
Gobierno Corporativo, y similares.
7. Condiciones de trabajo:
Labora en condiciones normales de una oficina. Le puede corresponder laborar fuera de su
jornada ordinaria, cuando las necesidades institucionales así loameriten.
El trabajo demanda realizar esfuerzo mental. Debido al avance tecnológico, el trabajo demanda el
uso frecuente de equipo de cómputo, lo cual expone a laradiación constante de monitores,
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Versión: V.1.3 - 2015
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también el uso de otros equipos de ofimática;mantiene una posición muy sedentaria, provocando
cansancio y afectando lasalud física de los ocupantes de los puestos ubicados en esta clase.
Está expuesto a algún nivel de presión debido a la necesidad de cumplir con la agenda de sus
superiores, las exigencias cambiantes de los usuarios y elvencimiento de plazos establecidos para
entregar y cumplir con lasobligaciones, lo cual puede provocar enfermedades por estrés.
REQUISITOS
1. Requisitos del puesto
a. Académicos
Diplomado en Secretariado Profesional o Diplomado en Secretariado Profesional con énfasis en Docencia o Educación Comercial.
b. De experiencia
No aplica.
c. Otros requisitos
Incorporado(a) al Colegio de Profesionales en Secretariado de Oficina.
Dominio de la ofimática
Escritura rápida.
Bilingüe inglés –español, avanzado.
2. Deseables
Las que sean necesarias según la industria específica, el área funcional específica, el servicio específico.
COMPETENCIAS
1. Liderazgo (Nivel 3)
2. Confianza y Seguridad en Sí Mismo (Nivel 3)
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Fecha de emisión: 12 de Setiembre, 2015
Versión: V.1.3 - 2015
Reemplaza:
Código:
Página: 58 de 88
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Consultores del Talento
3. Iniciativa (Nivel 3)
4. Resistencia a la Adversidad (Nivel 3)
5. Orientación al Servicio (Nivel 2)
6. Toma de Decisiones (Nivel 1)
7. Emocionalmente Inteligente (Nivel 3)
8. Capacidad de análisis y síntesis (Nivel 2)
9. Planificación y Organización (Nivel 2)
10. Conocimiento de la Empresa (Nivel 2)
11. Trabajo en Equipo (nivel 3)
12. Servir con Calidad (nivel 3)
13. Resolución de Problemas (nivel 3)
OTROS REQUISITOS DE CONOCIMIENTO, HABILIDAD Y ACTITUD NECESARIOS
1. Habilidades
a. Habilidad para tratar en forma cortés y satisfactoria con el público.
b. Habilidad para redactar.
c. Habilidad en escritura rápida.
d. Habilidad para supervisar personal.
e. Destreza en el manejo de la ofimática.
f. Habilidad de comunicación oral, escrita y no verbal.
g. Habilidad de imagen, manejo de protocolo institucional, manejo de comunicación
telefónica.
h. Habilidad de organización del trabajo propio y atender varias actividades en forma
simultánea, manejo de tiempo etc.
i. Liderazgo proactivo.
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Fecha de emisión: 12 de Setiembre, 2015
Versión: V.1.3 - 2015
Reemplaza:
Código:
Página: 59 de 88
Autorizado por: JUNTA DIRECTIVA
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Consultores del Talento
j. Capacidad para percibir las necesidades, intereses y problemas de los demás.
k. Manejo y resolución de situaciones imprevistas.
l. Habilidad para relacionarse con el entorno sociopolítico de la institución que
representa.
m. Habilidad para trabajar en equipo
n. Habilidad para enfrentar situaciones de trabajo bajo intensa presión
o. Servicio de calidad al usuario interno y externo
p. Autocontrol
q. Capacidad de negociación y convencimiento
r. Habilidad de innovación
2. Actitudes
a. Responsabilidad, orden, disciplina, previsión, tolerancia, paciencia, optimismo,
cooperación, amabilidad, discreción, flexibilidad mental, discreción, confianza,
seguridad, dinamismo, discreción, lealtad.
b. Identificación y compromiso con la visión, misión y objetivos de lainstitución que
representa.
c. Empeño e interés en lo que realiza.
d. Receptivo a críticas que mejoren el trabajo realizado y permitan eficaz y
eficientemente el cumplimiento de los objetivos.
e. Buenas relaciones humanas.
f. Disposición al cambio.
3. Conocimientos
a. Debe mantener actualizados los conocimientos y técnicas propias de su especialidad,
así como el desarrollo de nuevas competencias con el fin de garantizar su idoneidad
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Fecha de emisión: 12 de Setiembre, 2015
Versión: V.1.3 - 2015
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Consultores del Talento
permanente, por cuanto su labor exige una actitud proactiva y de servicio con aportes
creativos y originales durante toda su carrera.
b. Además de los conocimientos propios de su formación, es elemental que conozca
sobre:
i. Organización y funcionamiento de la Administración Pública
costarricense.
ii. El entorno político, científico, económico, social y cultural nacional e
internacional.
iii. Misión, visión, organización y funciones de la Institución para la cual
labora
iv. Estatuto de Servicio Civil y su reglamento y demás leyes conexas con el
v. Régimen de Empleo Público.
vi. Conocimiento del entorno político, científico, económico, social y cultural
nacional e internacional.
vii. Idioma inglés.
viii. Sistemas informáticos propios de la dependencia donde se ubica, así como
herramientas informáticas tales como: procesador de textos, hojas
electrónicas, entre otros.
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Fecha de emisión: 12 de Setiembre, 2015
Versión: V.1.3 - 2015
Reemplaza:
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SECRETARIA EJECUTIVA
CLASE 2 - SECRETARIA EJECUTIVA
PROPOSITO DEL PUESTO
Asistir y apoyar en las funciones de GERENCIA/SUPERVISION, de tal forma que facilite el
mejor desempeño y logro posible en la ejecución de las funciones, la implementación estratégica
y el funcionamiento del equipo.
EJEMPLOS DE TAREAS O FUNCIONES
Supervisión/coordinación de trabajo
1. Asigna y supervisa el trabajo a realizar por el personal operativo calificado o no
calificado a su cargo.
2. Supervisa la función de sus colaboradores y colaboradoras, asegurando comprensión
de sus responsabilidades, objetivos y metas, controlando y evaluando su contribución,
proveyendo retroalimentación que sirva para aprender y mejorar.
Gestión de planificación y ejecución
3. Apoya el proceso de planificación, desde el diseño hasta la implementación y el
control, según las directrices de la Gerencia/Supervisión.
4. Coordina y ejecuta todo lo relacionado con eventos institucionales, según las
directrices de la Gerencia General y cuando este lo considere pertinente.
5. Puede asumir la administración parcial o total de redes sociales al servicio del
negocio, con diferente grado de responsabilidad sobre la producción de contenido.
6. Diseña y distribuye información de interés, según las directrices de la Gerencia
general.
7. Analiza documentación de negocio y emite criterio profesional, sea por solicitud de la
Gerencia/Supervisión o por iniciativa propia.
8. Gestiona los compromisos de la Gerencia/Supervisión, contribuyendo decididamente
a su cumplimiento, fortalece su imagen de persona responsable y eficaz, funcionando
también como interlocutor y facilitador de comunicación efectiva con los clientes y
colaboradores.
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9. Informa a la Gerencia/Supervisión de cuestiones de negocio (información,
comentarios de pasillo, inquietudes, etc.), que considere pertinentes para facilitar su
función y mantenerlo actualizado.
Gestión de información, insumos y documentos
10. Administra electrónicamente documentos en archivos de gestión.
11. Redacta documentos de carácter comercial y administrativa.
12. Gestiona la comunicación y facilita comunicación asertiva para un servicio de calidad.
13. Gestiona planes operativos.
14. Gestiona procedimientos para seleccionar, valorar y eliminar documentos.
15. Asesora en legislación y procedimientos administrativos aplicados a los documentos
en archivos de gestión.
16. Asesora en protocolo y etiqueta corporativa.
17. Asesora en la gestión de clientes difíciles.
18. Recibe, registra, clasifica, sella, distribuye, envía y archiva correspondencia y otros
documentos que ingresan a la oficina.
19. Organiza, ejecuta y registra los trámites administrativos derivados de la actividad de
su centro de trabajo
20. Gestiona el suministro y control de los útiles y materiales de la oficina.
21. Recibe y revisa documentos diversos, recoge las firmas que correspondan y hace la
entrega de los mismos a los interesados, procediendo a darles trámite y lleva los
controles pertinentes; lee y revisa los periódicos, recorta los artículos o informaciones
que se relacionen con la dependencia y lleva un archivo para tal fin.
22. Toma dictados para elaborar correspondencia, mensajes, memorándums y otros
documentos y realiza la transcripción digital de los mismos.
23. Procura el apoyo administrativo y logístico para realización de sesiones, reuniones de
trabajo, eventos y presentaciones de su jefe inmediato o unidad laboral: convoca a las
sesiones, provee la documentación y material pertinente, toma notas de las
discusiones y acuerdos, prepara los resúmenes, actas e informes de éstas, hace las
comunicaciones respectivas, entre otras actividades.
24. Asiste a conferencias, audiencias, sesiones o reuniones de trabajo, tomando notas
taquigráficas y prepara los resúmenes e informes de las mismas y hace las
comunicaciones respectivas.
25. Atiende y anuncia a las personas que han acordado citas con el jefe de la dependencia
y proporciona información para la cual está autorizado.
26. Sirve de intérprete a personas extranjeras que acuden a la dependencia en busca de
información.
27. Transcribe documentos en dos o más idiomas.
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28. Redacta y digitaliza correspondencia de acuerdo a instrucciones recibidas.
29. Transcribe grabaciones de discursos, conferencias y otros eventos similares; lleva la
agenda de reuniones, citas, compromiso y otras actividades de su jefe y lo mantiene
informado al respecto.
30. Registra información tomada de sesiones de trabajo (Juntas Directivas, equipos de
trabajo, etc.) y la traduce en documentos de uso formal, estandarizados en forma,
contenido y requerimientos legales.
31. Vela por el correcto trámite de los asuntos que se presentan a consideración del
despacho.
32. Organiza y mantiene actualizados los archivos de la oficina.
33. Vela por el buen uso y mantenimiento del equipo de la oficina y reporta los
desperfectos que sufre el mismo.
34. Elabora requisiciones de materiales y útiles de oficina.
35. Lee y revisa los periódicos, recorta los títulos e informaciones que se relacionan con la
dependencia y lleva un archivo para tal fin.
36. Elabora documentos haciendo uso experto de procesadores de texto.
a. Elabora un documento con formato libre.
b. Verifica la ortografía y gramática del documento con formato libre.
c. Imprime el documento con formato libre.
d. Edita el documento con un formato determinado.
e. Utiliza herramientas de tablas en un documento con formato determinado.
f. Imprime el documento con formato determinado.
37. Brinda servicio operativo en cuanto:
a. Mantener los documentos internos a disposición de usuarios finales.
b. Realizar la notificación de documentación generada a cada destinatario.
c. Atender consultas de documentos que deben ser enviados por correo.
d. Preparar el material para certificar la información que se custodia en el acervo
documental.
38. Brinda apoyo administrativo en cuanto:
a. Gestionar expedientes para su actualización y verificación de foliatura.
b. Preparar la información para enviar a custodia externa.
c. Digitalizar la información de acuerdo a la estructura documental del sistema.
d. Exportar expedientes del sistema documental y consolida los mismos para los
usuarios.
e. Revisar la cronología de la documentación antes de su incorporación y
digitalización.
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39. Resuelve u orienta consultas y suministrar información que le presentan sus
superiores, compañeros y público en general, relacionadas con la actividad a su cargo,
de forma personal, telefónica o por vías electrónicas.
40. Recomienda procedimientos para el trámite y seguimiento de los asuntos que se
presentan a la Oficina.
41. Lleva controles variados sobre las diferentes actividades, documentos, expedientes y
correspondencia que tiene bajo su responsabilidad.
42. Reporta los desperfectos que sufre el equipo con el que realiza su labor y sobre las
irregularidades que observa en el desarrollo de las actividades.
43. Mantener controles actualizados sobre las actividades bajo su responsabilidad,
velando por que se cumplan de acuerdo con los planes establecidos y se tomen las
medidas de control interno para minimizar la comisión de errores que atenten contra
los objetivos organizacionales.
44. Prepara Informes sobre las actividades realizadas, las irregularidades observadas en el
desarrollo de las labores y otros aspectos de interés que surjan como consecuencia del
trabajo que realiza y presentar las recomendaciones pertinentes.
45. Realiza las labores administrativas que se derivan de su función, tales como: Llenar
boletas de control, preparar informes de labores, hacer Informes de fallas de equipos u
otras anomalías, entre otras.
46. Resuelve consultas y suministrar información a superiores, compañeros y público en
general, relacionadas con la actividad a su cargo.
47. Mantiene limpias y estrictamente ordenadas las áreas de trabajo donde labora,
procurando la minimización de riesgos que atenten contra la salud y seguridad laboral.
48. Reporta los desperfectos que sufre el equipo con el que realiza su labor y sobre las
irregularidades que observa en el desarrollo de las actividades.
49. Participa en actividades de capacitación para actualizar y desarrollar conocimientos
teóricos y prácticos propios de su campo de acción.
50. Propone mejoras e innovaciones relacionadas con nuevos métodos y procesos de
trabajo, así como proyectos que mejoren la calidad del servicio de la Unidad en la cual
labora.
51. Participa en las diferentes actividades que conlleva la elaboración de planes de trabajo
en la Dependencia donde labora.
52. Ejecuta otras tareas propias del cargo que desempeña acorde con la normativa técnica
y legal vigentes.
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CONDICIONES ESPECIALES
1. Relación jerárquica
No Aplica.
2. Personal a cargo
Puede tener a su cargo puestos de la categoría de Operarios Calificados y No Calificados.
3. Complejidad
Le corresponde poseer cualidades que le permita relacionarse de manera apropiada con diversas
instancias dentro de la organización y fuera de ella en los casos que se considere necesario, a fin
de que tales interacciones sucedan de forma armoniosa y respetuosa, resulten efectivas, agreguen
valor a los proceso institucionales y contribuyan a satisfacer las necesidades que en materia de su
competencia se presenten.
Según la Taxonomía de Bloom, su capacidad de aprendizaje debe estar en los niveles de
Actividad, Análisis, y Síntesis.
4. Consecuencia del Error
Los errores cometidos podrían ocasionar retrasos, pérdidas económicas o de imagen en la
ejecución de las actividades propias del proceso para el cual labora el colaborador.
5. Responsabilidad por la preparación, manipulación, custodia o envío oportuna de
información
Es responsable por la preparación, el manejo o la custodia de documentos (información, activos
y similares) que alerten a la administración superior en la toma de decisiones a nivel de gestión o
por la preparación y presentación oportuna de información.
6. Ámbito de responsabilidad, administración y gestión de planes y presupuesto
Es responsable del cumplimiento por la ejecución de las actividades del plan anual de trabajo así
como por la ejecución de actividades incorporadas en el presupuesto de la unidad, por delegación
de la Gerencia General.
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Es responsable por el eficiente y normal desarrollo de las actividades bajo su responsabilidad,
dentro de límites racionales de costo y tiempo.
En organismos gubernamentales, especialmente descentralizados, en los que los trabajos se
realizan de forma colegiada, es posible que una colega o un colega tenga responsabilidad
compartida por la revisión y elaboración de actas de comisiones y juntas directivas, girando en
su entorno para comunicación, ejecución, publicación, elaboración de boletines informativos,
Gobierno Corporativo, y similares.
7. Condiciones de trabajo:
Labora en condiciones normales de una oficina. Le puede corresponder laborar fuera de su
jornada ordinaria, cuando las necesidades institucionales así lo ameriten.
El trabajo demanda realizar esfuerzo mental. Debido al avance tecnológico, el trabajo demanda el
uso frecuente de equipo de cómputo, lo cual expone a la radiación constante de monitores,
también el uso de otros equipos de ofimática; mantiene una posición muy sedentaria, provocando
cansancio y afectando la salud física de los ocupantes de los puestos ubicados en esta clase.
Está expuesto a algún nivel de presión debido a la necesidad de cumplir con la agenda de su
superior, las exigencias cambiantes de los usuarios y el vencimiento de plazos establecidos para
entregar y cumplir con las obligaciones, lo cual podría pueden provocar enfermedades por stress.
REQUISITOS
1. Requisitos del puesto
a. Académicos
Diplomado en Secretariado Profesional o Diplomado en Secretariado Profesional con énfasis en Docencia o Educación Comercial.
b. De experiencia
No aplica.
c. Otros requisitos
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Incorporado(a) al Colegio de Profesionales en Secretariado de Oficina.
Dominio de la ofimática
Escritura rápida.
2. Deseables
Las que sean necesarias según la industria específica, el área funcional específica, el servicio específico.
Bilingüe inglés –español, medio.
COMPETENCIAS
1. Liderazgo (Nivel 3)
2. Confianza y Seguridad en Sí Mismo (Nivel 3)
3. Iniciativa (Nivel 3)
4. Resistencia a la Adversidad (Nivel 3)
5. Orientación al Servicio (Nivel 2)
6. Toma de Decisiones (Nivel 1)
7. Emocionalmente Inteligente (Nivel 3)
8. Capacidad de análisis y síntesis (Nivel 2)
9. Planificación y Organización (Nivel 2)
10. Conocimiento de la Empresa (Nivel 2)
11. Trabajo en Equipo (nivel 3)
12. Servir con Calidad (nivel 3)
13. Resolución de Problemas (nivel 3)
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OTROS REQUISITOS DE CONOCIMIENTO, HABILIDAD Y ACTITUD NECESARIOS
1. Habilidades
a. Habilidad para tratar en forma cortés y satisfactoria con el público.
b. Habilidad para redactar.
c. Habilidad en escritura rápida.
d. Habilidad para supervisar personal.
e. Destreza en el manejo de la ofimática.
f. Habilidad de comunicación oral, escrita y no verbal.
g. Habilidad de imagen, manejo de protocolo institucional, manejo de comunicación
telefónica.
h. Habilidad de organización del trabajo propio y atender varias actividades en forma
simultánea, manejo de tiempo etc.
i. Liderazgo proactivo.
j. Capacidad para percibir las necesidades, intereses y problemas de los demás.
k. Manejo y resolución de situaciones imprevistas.
l. Habilidad para relacionarse con el entorno sociopolítico de la institución que
representa.
m. Habilidad para trabajar en equipo
n. Habilidad para enfrentar situaciones de trabajo bajo intensa presión
o. Servicio de calidad al usuario interno y externo
p. Autocontrol
q. Capacidad de negociación y convencimiento
r. Habilidad de innovación
2. Actitudes
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a. Responsabilidad, orden, disciplina, previsión, tolerancia, paciencia, optimismo,
cooperación, amabilidad, discreción, flexibilidad mental, discreción, confianza,
seguridad, dinamismo, discreción, lealtad.
b. Identificación y compromiso con la visión, misión y objetivos de la
c. institución que representa.
d. Empeño e interés en lo que realiza
e. Receptivo a críticas que mejoren el trabajo realizado y permitan eficaz y
eficientemente el cumplimiento de los objetivos
f. Buenas relaciones humanas
g. Disposición al cambio
3. Conocimientos
a. Debe mantener actualizados los conocimientos y técnicas propias de su especialidad, así
como el desarrollo de nuevas competencias con el fin de garantizar su idoneidad
permanente, por cuanto su labor exige una actitud proactiva y de servicio con aportes
creativos y originales durante toda su carrera.
b. Además de los conocimientos propios de su formación, es elemental que conozca sobre:
i. Organización y funcionamiento de la Administración Pública costarricense.
ii. El entorno político, científico, económico, social y cultural nacional e
internacional.
iii. Misión, visión, organización y funciones de la Institución para la cual labora
iv. Estatuto de Servicio Civil y su reglamento y demás leyes conexas con el
v. Régimen de Empleo Público.
vi. Conocimiento del entorno político, científico, económico, social y cultural
nacional e internacional.
vii. Sistemas informáticos propios de la dependencia donde se ubica, así como
herramientas informáticas tales como: procesador de textos, hojas electrónicas,
entre otros.
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SECRETARIA BILINGÜE
CLASE 3 - SECRETARIA
PROPOSITO DEL PUESTO
Asistir y apoyar en las funciones de OFICINA de tal forma que facilite el mejor desempeño y
logro posible en la ejecución de las funciones, la implementación estratégica y el funcionamiento
del equipo.
EJEMPLOS DE TAREAS O FUNCIONES
Gestión de clientes y visitantes
1. Atiende personalmente al público y suministra la información que requiera.
2. Atiende llamadas telefónicas y las canaliza para que sean atendidas.
Gestión de información, insumos y documentos
3. Elabora documentos haciendo uso experto de procesadores de texto.
a. Elabora un documento con formato libre.
b. Verifica la ortografía y gramática del documento con formato libre.
c. Imprime el documento con formato libre.
d. Edita el documento con un formato determinado.
e. Utiliza herramientas de tablas en un documento con formato determinado.
f. Imprime el documento con formato determinado.
4. Elabora Informeshaciendo uso experto de procesadores de datos.
5. Apoya la ejecución de eventos diversos, según las directrices de su supervisor y
cuando este lo considere pertinente.
6. Puede apoyar la administración parcial o total de redes sociales al servicio del
negocio, con diferente grado de responsabilidad sobre la producción de contenido.
7. Diseña y distribuye información de interés, según las directrices de su supervisor.
8. Revisa las gacetas o busca en medios electrónicos y en Master Lex, información
relacionada con convenios, leyes, reglamentos o normas referentes a las labores que
atiende la unidad administrativa.
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9. Revisa y envía correos electrónicos; para el seguimiento de la correspondencia que se
recibe por medio de esta vía (circulares, invitaciones a seminarios, entre otros).
10. Gestiona la documentación que ingresa y sale de la oficina de su supervisor.
11. Gestiona los compromisos de su supervisor, contribuyendo decididamente a su
cumplimiento, fortalecer su imagen de persona responsable y eficaz, funcionando
también como interlocutor y facilitador de comunicación efectiva con los clientes y
colaboradores.
12. Informa a su supervisor de cuestiones de negocio (información, comentarios de
pasillo, inquietudes, etc.), que considere pertinentes para facilitar su función y
mantenerlo actualizado.
13. Registra información tomada de sesiones de trabajo y las traduce en documentos de
uso formal, estandarizados en forma, contenido y requerimientos legales.
14. Brinda servicio operativo en cuanto:
a. Mantener los documentos internos a disposición de usuarios finales.
b. Realizar la notificación de documentación generada a cada destinatario.
c. Atender consultas de documentos que deben ser enviados por correo.
d. Preparar el material para certificar la información que se custodia en el acervo
documental.
15. Brinda apoyo administrativo en cuanto:
a. Gestionar expedientes para su actualización y verificación de foliatura.
b. Prepara la información para enviar a custodia externa.
c. Digitaliza la información de acuerdo a la estructura documental del sistema.
d. Exporta expedientes del sistema documental y consolida los mismos para los
usuarios.
e. Revisa la cronología de la documentación antes de su incorporación y
digitalización.
16. Resuelve u orienta consultas y suministra información que le presentan sus superiores,
compañeros y público en general, relacionadas con la actividad a su cargo, de forma
personal, telefónica o por vías electrónicas.
17. Recomienda procedimientos para el trámite y seguimiento de los asuntos que se
presentan a la Oficina.
18. Lleva controles variados sobre las diferentes actividades, documentos, expedientes y
correspondencia que tiene bajo su responsabilidad.
19. Reporta los desperfectos que sufre el equipo con el que realiza su labor y sobre las
irregularidades que observa en el desarrollo de las actividades.
20. Mantiene controles actualizados sobre las actividades bajo su responsabilidad,
velando por que se cumplan de acuerdo con los planes establecidos y se tomen las
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medidas de control interno para minimizar la comisión de errores que atenten contra
los objetivos organizacionales.
21. Prepara Informes sobre las actividades realizadas, las irregularidades observadas en el
desarrollo de las labores y otros aspectos de interés que surjan como consecuencia del
trabajo que realiza y presentar las recomendaciones pertinentes.
22. Realiza las labores administrativas que se derivan de su función, tales como: Llenar
boletas de control, preparar informes de labores, hacer Informes de fallas de equipos u
otras anomalías, entre otras.
23. Resuelve consultas y suministra información a superiores, compañeros y público en
general, relacionadas con la actividad a su cargo.
24. Mantiene limpias y estrictamente ordenadas las áreas de trabajo donde labora,
procurando la minimización de riesgos que atenten contra la salud y seguridad laboral.
25. Reporta los desperfectos que sufre el equipo con el que realiza su labor y sobre las
irregularidades que observa en el desarrollo de las actividades.
26. Participa en actividades de capacitación para actualizar y desarrollar conocimientos
teóricos y prácticos propios de su campo de acción.
27. Propone mejoras e innovaciones relacionadas con nuevos métodos y procesos de
trabajo, así como proyectos que mejoren la calidad del servicio de la Unidad en la cual
labora.
28. Participa en las diferentes actividades que conlleva la elaboración de planes de trabajo
en la Dependencia donde labora.
29. Ejecuta otras tareas propias del cargo que desempeña acorde con la normativa técnica
y legal vigentes.
CONDICIONES ESPECIALES
1. Relación jerárquica
No Aplica.
2. Personal a cargo
Puede tener a su cargo puestos de la categoría de Operarios Calificados y No Calificados.
3. Complejidad
Desempeña actividades programadas que, en su mayoría, son rutinarias y predecibles. Depende
de las instrucciones de un superior. Se coordina con compañeros de trabajo del mismo nivel
jerárquico.
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Requiere del conocimiento y aplicación de normas y procedimientos a nivel básico, y emplear
herramientas y equipos. Las labores se pueden realizar con capacitación básica y experiencia.
Su trabajo es evaluado mediante la observación directa.
Según la Taxonomía de Bloom, su capacidad de aprendizaje debe estar en los niveles de
Conocimiento, Conocimiento, comprensión y Actividad
4. Consecuencia del Error
Los errores cometidos podrían ocasionar retrasos, pérdidas económicas o de imagen en la
ejecución de las actividades propias del proceso para el cual labora el colaborador.
Los errores podrían generar responsabilidades administrativas, penales, pecuniarias o civiles,
compromiso subsidiario del Estado, así como nulidad de las actuaciones a su superior, por lo cual
las actividades deben desarrollarse con sumo cuidado y precisión. No obstante, la mayoría de
errores podrían ser detectados en fases posteriores de revisión de las labores que desempeña.
5. Responsabilidad por la preparación, manipulación, custodia o envío oportuna de
información
Es responsable por el manejo o la custodia de documentos (información, activos y similares) que
alerten a la administración media en la toma de decisiones a nivel de gestión o por la preparación
y presentación oportuna de información.
6. Ámbito de responsabilidad, administración y gestión de planes y presupuesto
Es responsable del cumplimiento por la ejecución de las actividades según un proceso, un plan o
un presupuesto, según le sea delegado por responsabilidad de su puesto.
Es responsable por el eficiente y normal desarrollo de las actividades bajo su responsabilidad,
dentro de límites racionales de costo y tiempo.
7. Condiciones de trabajo:
Labora en condiciones normales de una oficina. Le puede corresponder laborar fuera de su
jornada ordinaria, cuando las necesidades institucionales así lo ameriten.
El trabajo demanda realizar esfuerzo mental. Debido al avance tecnológico, el trabajo demanda el
uso frecuente de equipo de cómputo, lo cual expone a la radiación constante de monitores,
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también el uso de otros equipos de ofimática; mantiene una posición muy sedentaria,provocando
cansancio y afectando la salud física de los ocupantes de los puestos ubicados en esta clase.
Está expuesto a algún nivel de presión debido a la necesidad de cumplir con la agenda de su
superior, las exigencias cambiantes de los usuarios y el vencimiento de plazos establecidos para
entregar y cumplir con las obligaciones, lo cual podría pueden provocar enfermedades por stress.
REQUISITOS
1. Requisitos del puesto
a. Académicos
Técnico Medio en Secretariado.
b. De experiencia
No aplica.
c. Otros requisitos
Dominio de la ofimática
Escritura rápida.
Bilingüe inglés –español (70% mínimo) – acreditado por un ente competente.
2. Deseables
Las que sean necesarias según la industria específica, el área funcional específica, el servicio específico.
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COMPETENCIAS
1. Liderazgo (Nivel 1).
2. Confianza y Seguridad en Sí Mismo (Nivel 2)
3. Iniciativa (Nivel 2)
4. Resistencia a la Adversidad (Nivel 2)
5. Capacidad de análisis y síntesis (Nivel 1)
6. Orientación al Servicio (Nivel 1)
7. Emocionalmente Inteligente (Nivel 2)
8. Planificación y Organización (Nivel 1)
9. Conocimiento de la Empresa (Nivel 1)
10. Trabajo en Equipo (nivel 2)
11. Servir con Calidad (nivel 2)
12. Resolución de Problemas (nivel 2)
OTROS REQUISITOS DE CONOCIMIENTO, HABILIDAD Y ACTITUD NECESARIOS
1. Habilidades
a. Habilidad para tratar en forma cortés y satisfactoria con el público.
b. Habilidad para redactar.
c. Habilidad en escritura rápida.
d. Habilidad para supervisar personal.
e. Destreza en el manejo de la ofimática.
f. Habilidad de comunicación oral, escrita y no verbal.
g. Habilidad de imagen, manejo de protocolo institucional, manejo de comunicación
telefónica.
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Consultores del Talento
h. Habilidad de organización del trabajo propio y atender varias actividades en forma
simultánea, manejo de tiempo etc.
i. Liderazgo proactivo.
j. Capacidad para percibir las necesidades, intereses y problemas de los demás.
k. Manejo y resolución de situaciones imprevistas.
l. Habilidad para relacionarse con el entorno sociopolítico de la institución que
representa.
m. Habilidad para trabajar en equipo
n. Habilidad para enfrentar situaciones de trabajo bajo intensa presión
o. Servicio de calidad al usuario interno y externo
p. Autocontrol
q. Capacidad de negociación y convencimiento
r. Habilidad de innovación
2. Actitudes
a. Responsabilidad, orden, disciplina, previsión, tolerancia, paciencia, optimismo,
cooperación, amabilidad, discreción, flexibilidad mental, discreción, confianza,
seguridad, dinamismo, discreción, lealtad.
b. Identificación y compromiso con la visión, misión y objetivos de la
c. institución que representa.
d. Empeño e interés en lo que realiza.
e. Receptivo a críticas que mejoren el trabajo realizado y permitan eficaz y
eficientemente el cumplimiento de los objetivos.
f. Buenas relaciones humanas.
g. Disposición al cambio.
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3. Conocimientos
a. Debe mantener actualizados los conocimientos y técnicas propias de su especialidad,
así como el desarrollo de nuevas competencias con el fin de garantizar su idoneidad
permanente, por cuanto su labor exige una actitud proactiva y de servicio con aportes
creativos y originales durante toda su carrera.
b. Además de los conocimientos propios de su formación, es elemental que conozca
sobre:
i. Organización y funcionamiento de la Administración Pública
costarricense.
ii. El entorno político, científico, económico, social y cultural nacional e
internacional.
iii. Misión, visión, organización y funciones de la Institución para la cual
labora
iv. Estatuto de Servicio Civil y su reglamento y demás leyes conexas con el
v. Régimen de Empleo Público.
vi. Conocimiento del entorno político, científico, económico, social y cultural
nacional e internacional.
vii. Sistemas informáticos propios de la dependencia donde se ubica, así como
herramientas informáticas tales como: procesador de textos, hojas
electrónicas, entre otros.
c. Inglés.
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SECRETARIA
CLASE 3 - SECRETARIA
PROPOSITO DEL PUESTO
Asistir y apoyar en las funciones de OFICINA de tal forma que facilite el mejor desempeño y
logro posible en la ejecución de las funciones, la implementación estratégica y el funcionamiento
del equipo.
EJEMPLOS DE TAREAS O FUNCIONES
Gestión de clientes y visitantes
1. Atiende personalmente al público y suministra la información que requiera.
2. Atiende llamadas telefónicas y las canaliza para que sean atendidas.
Gestión de información, insumos y documentos
3. Administra electrónicamente documentos en archivos de gestión.
4. Redacta documentos gerenciales y de carácter jurídico.
5. Redacta documentos de carácter comercial y administrativa.
6. Gestiona la comunicación y facilita comunicación asertiva para un servicio de calidad.
7. Gestiona planes operativos.
8. Asesora en protocolo y etiqueta corporativa.
9. Elabora documentos haciendo uso experto de procesadores de texto.
a. Elabora un documento con formato libre.
b. Verifica la ortografía y gramática del documento con formato libre.
c. Imprime el documento con formato libre.
d. Edita el documento con un formato determinado.
e. Utiliza herramientas de tablas en un documento con formato determinado.
f. Imprime el documento con formato determinado.
10. Elabora Informes haciendo uso experto de procesadores de datos.
11. Apoya la ejecución de eventos diversos, según las directrices de su supervisor y
cuando este lo considere pertinente.
12. Puede apoyar la administración parcial o total de redes sociales al servicio del
negocio, con diferente grado de responsabilidad sobre la producción de contenido.
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13. Diseña y distribuye información de interés, según las directrices de su supervisor.
14. Revisa las gacetas o busca en medios electrónicos y en Master Lex, información
relacionada con convenios, leyes, reglamentos o normas referentes a las labores que
atiende la unidad administrativa.
15. Revisa y envía correos electrónicos; para el seguimiento de la correspondencia que se
recibe por medio de esta vía (circulares, invitaciones a seminarios, entre otros).
16. Gestiona la documentación que ingresa y sale de la oficina de su supervisor.
17. Gestiona los compromisos de su supervisor, contribuyendo decididamente a su
cumplimiento, fortalecer su imagen de persona responsable y eficaz, funcionando
también como interlocutor y facilitador de comunicación efectiva con los clientes y
colaboradores.
18. Informa a su supervisor de cuestiones de negocio (información, comentarios de
pasillo, inquietudes, etc.), que considere pertinentes para facilitar su función y
mantenerlo actualizado.
19. Registra información tomada de sesiones de trabajo y las traduce en documentos de
uso formal, estandarizados en forma, contenido y requerimientos legales.
20. Brinda servicio operativo en cuanto:
a. Mantener los documentos internos a disposición de usuarios finales.
b. Realizar la notificación de documentación generada a cada destinatario.
c. Atender consultas de documentos que deben ser enviados por correo.
d. Preparar el material para certificar la información que se custodia en el acervo
documental.
21. Brinda apoyo administrativo en cuanto:
a. Gestionar expedientes para su actualización y verificación de foliatura.
b. Prepara la información para enviar a custodia externa.
c. Digitaliza la información de acuerdo a la estructura documental del sistema.
d. Exporta expedientes del sistema documental y consolida los mismos para los
usuarios.
e. Revisa la cronología de la documentación antes de su incorporación y
digitalización
22. Resuelve u orienta consultas y suministrar información que le presentan sus
superiores, compañeros y público en general, relacionadas con la actividad a su cargo,
de forma personal, telefónica o por vías electrónicas.
23. Recomienda procedimientos para el trámite y seguimiento de los asuntos que se
presentan a la Oficina.
24. Lleva controles variados sobre las diferentes actividades, documentos, expedientes y
correspondencia que tiene bajo su responsabilidad.
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25. Reporta los desperfectos que sufre el equipo con el que realiza su labor y sobre las
irregularidades que observa en el desarrollo de las actividades.
26. Mantener controles actualizados sobre las actividades bajo su responsabilidad,
velando por que se cumplan de acuerdo con los planes establecidos y se tomen las
medidas de control interno para minimizar la comisión de errores que atenten contra
los objetivos organizacionales.
27. Prepara Informes sobre las actividades realizadas, las irregularidades observadas en el
desarrollo de las labores y otros aspectos de interés que surjan como consecuencia del
trabajo que realiza y presentar las recomendaciones pertinentes.
28. Realiza las labores administrativas que se derivan de su función, tales como: Llenar
boletas de control, preparar informes de labores, hacer informes de fallas de equipos u
otras anomalías, entre otras.
29. Resuelve consultas y suministrar información a superiores, compañeros y públicoen
general, relacionadas con la actividad a su cargo.
30. Mantiene limpias y estrictamente ordenadas las áreas de trabajo donde
labora,procurando la minimización de riesgos que atenten contra la salud y
seguridadlaboral.
31. Reporta los desperfectos que sufre el equipo con el que realiza su labor y sobrelas
irregularidades que observa en el desarrollo de las actividades.
32. Participa en actividades de capacitación para actualizar y desarrollarconocimientos
teóricos y prácticos propios de su campo de acción.
33. Propone mejoras e innovaciones relacionadas con nuevos métodos y procesosde
trabajo, así como proyectos que mejoren la calidad del servicio de la Unidaden la cual
labora.
34. Participa en las diferentes actividades que conlleva la elaboración de planes de trabajo
en la Dependencia donde labora.
35. Ejecuta otras tareas propias del cargo que desempeña acorde con la normativatécnica
y legal vigentes.
CONDICIONES ESPECIALES
1. Relación jerárquica
No Aplica.
2. Personal a cargo
No tiene personal a cargo.
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3. Complejidad
Desempeña actividades programadas que, en su mayoría, son rutinarias y predecibles. Depende
de las instrucciones de un superior. Se coordina con compañeros de trabajo del mismo nivel
jerárquico.
Requiere del conocimiento y aplicación de normas y procedimientos a nivel básico, y emplear
herramientas y equipos. Las labores se pueden realizar con capacitación básica y experiencia.
Su trabajo es evaluado mediante la observación directa.
Según la Taxonomía de Bloom, su capacidad de aprendizaje debe estar en los niveles de
Conocimiento, Conocimiento, Comprensión y Actividad
4. Consecuencia del Error
Los errores cometidos podrían ocasionar retrasos, pérdidas económicas o de imagen en la
ejecución de las actividades propias del proceso para el cual labora el colaborador.
Los errores podrían generar responsabilidades administrativas, penales, pecuniarias o civiles,
compromiso subsidiario del Estado, así como nulidad de las actuaciones a su superior, por lo cual
las actividades deben desarrollarse con sumo cuidado y precisión. No obstante, la mayoría de
errores podrían ser detectados en fases posteriores de revisión de las labores que desempeña.
5. Responsabilidad por la preparación, manipulación, custodia o envío oportuna de
información
Es responsable por el manejo o la custodia de documentos (información, activos y similares) que
alerten a la administración media en la toma de decisiones a nivel de gestión o por la preparación
y presentación oportuna de información.
6. Ámbito de responsabilidad, administración y gestión de planes y presupuesto
Es responsable del cumplimiento por la ejecución de las actividades según un proceso, un plan o
un presupuesto, según le sea delegado por responsabilidad de su puesto.
Es responsable por el eficiente y normal desarrollo de las actividades bajo su responsabilidad,
dentro de límites racionales de costo y tiempo.
7. Condiciones de trabajo:
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Labora en condiciones normales de una oficina. Le puede corresponder laborar fuera de su
jornada ordinaria, cuando las necesidades institucionales así lo ameriten.
El trabajo demanda realizar esfuerzo mental. Debido al avance tecnológico, el trabajo demanda el
uso frecuente de equipo de cómputo, lo cual expone a la radiación constante de monitores,
también el uso de otros equipos de ofimática; mantiene una posición muy sedentaria, provocando
cansancio y afectando la salud física de los ocupantes de los puestos ubicados en esta clase.
Está expuesto a algún nivel de presión debido a la necesidad de cumplir con la agenda de su
superior, las exigencias cambiantes de los usuarios y el vencimiento de plazos establecidos para
entregar y cumplir con las obligaciones, lo cual podría pueden provocar enfermedades por stress.
REQUISITOS
1. Requisitos del puesto
a. Académicos
Técnico Medio en Secretariado.
b. De experiencia
No requiere experiencia previa.
c. Otros requisitos
Dominio de la ofimática
Escritura rápida.
2. Deseables
Las que sean necesarias según la industria específica, el área funcional específica, el servicio específico.
Bilingüe inglés –español (70%) – acreditado por un ente competente.
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COMPETENCIAS
1. Liderazgo (Nivel 1).
2. Confianza y Seguridad en Sí Mismo )nivel 2)
3. Iniciativa (Nivel 2)
4. Resistencia a la Adversidad (Nivel 2)
5. Capacidad de análisis y síntesis (Nivel 1)
6. Orientación al Servicio (Nivel 1)
7. Emocionalmente Inteligente (Nivel 2)
8. Planificación y Organización (nivel 1)
9. Conocimiento de la Empresa (nivel 1)
10. Trabajo en Equipo (nivel 2)
11. Servir con Calidad (nivel 2)
12. Resolución de Problemas (nivel 2)
OTROS REQUISITOS DE CONOCIMIENTO, HABILIDAD Y ACTITUD NECESARIOS
1. Habilidades
a. Habilidad para tratar en forma cortés y satisfactoria con el público.
b. Habilidad para redactar.
c. Habilidad en escritura rápida.
d. Habilidad para supervisar personal.
e. Destreza en el manejo de la ofimática.
f. Habilidad de comunicación oral, escrita y no verbal.
g. Habilidad de imagen, manejo de protocolo institucional, manejo de comunicación
telefónica.
h. Habilidad de organización del trabajo propio y atender varias actividades en forma
simultánea, manejo de tiempo etc.
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i. Liderazgo proactivo.
j. Capacidad para percibir las necesidades, intereses y problemas de los demás.
k. Manejo y resolución de situaciones imprevistas.
l. Habilidad para relacionarse con el entorno sociopolítico de la institución que
representa.
m. Habilidad para trabajar en equipo
n. Habilidad para enfrentar situaciones de trabajo bajo intensa presión
o. Servicio de calidad al usuario interno y externo
p. Autocontrol
q. Capacidad de negociación y convencimiento
r. Habilidad de innovación
2. Actitudes
a. Responsabilidad, orden, disciplina, previsión, tolerancia, paciencia, optimismo,
cooperación, amabilidad, discreción, flexibilidad mental, discreción, confianza,
seguridad, dinamismo, discreción, lealtad.
b. Identificación y compromiso con la visión, misión y objetivos de la
c. institución que representa.
d. Empeño e interés en lo que realiza
e. Receptivo a críticas que mejoren el trabajo realizado y permitan eficaz y
eficientemente el cumplimiento de los objetivos
f. Buenas relaciones humanas
g. Disposición al cambio
3. Conocimientos
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a. Debe mantener actualizados los conocimientos y técnicas propias de su especialidad,
así como el desarrollo de nuevas competencias con el fin de garantizar su idoneidad
permanente, por cuanto su labor exige una actitud proactiva y de servicio con aportes
creativos y originales durante toda su carrera.
b. Además de los conocimientos propios de su formación, es elemental que conozca
sobre:
i. Organización y funcionamiento de la Administración Pública
costarricense.
ii. El entorno político, científico, económico, social y cultural nacional e
internacional.
iii. Misión, visión, organización y funciones de la Institución para la cual
labora
iv. Estatuto de Servicio Civil y su reglamento y demás leyes conexas con el
v. Régimen de Empleo Público.
vi. Conocimiento del entorno político, científico, económico, social y cultural
nacional e internacional.
vii. Sistemas informáticos propios de la dependencia donde se ubica, así como
herramientas informáticas tales como: procesador de textos, hojas
electrónicas, entre otros.
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ASOCIACION DE CLASES Y PUESTOS CON EL DECRETO NACIONAL
DE SALARIOS
Los salarios mínimos recomendados serán los que correspondan con el puesto homologado en el
Decreto de Salarios Mínimos para el Sector Privado y el Sector Público. Según se presenta a
continuación:.
CLASE
NOMBRE DEL PUESTO
PUESTOS
HOMOLOGADOS
EN EL DECRETO DE
SALARIOS
MINIMOS
MINIMO
SALARIAL
(SECTOR
PRIVADO)
MINIMO
SALARIAL
(SECTOR
PRIVADO)
CLASE 1:
Secretaria
Profesional
Secretaria Profesional 1
Secretaria LIC ¢ 609.355,75
Según el decreto
corespondiente
y los acuerdos
colectivos del
ente contratante
Secretaria Profesional 2
Secretaria BACH ¢ 507.779,05
CLASE 2:
Secretaria
Ejecutiva
Secretaria Ejecutiva
Bilingüe
Secretaria DES ¢ 447.683,5
Secretaria Ejecutiva en
Español
Secretaria DES ¢ 447.683,5
CLASE 3:
Secretaria
Secretaria Bilingüe
Secretaria TMED ¢ 336.344,36
Secretaria
Secretaria TMED ¢ 336.344,36
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HISTORIAL DE CONTROL DE CAMBIOS
Versión Fecha de
Actualización
Autor
Sección
Modificada
Descripción de
los Cambios
Aprobado
por
Fecha de
Aprobación
Fecha de
divulgación
1.0
2.0