Centro de Biblioteca
Usuario
Figura 2. Flujograma procedimiento: “Orientación al Usuario”
Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
Jefe Area Atención al UsuarioFuncionarios
Orientan al usuario en la consulta de bases de datos y ficheros
Capacita al Usuario en la búsqueda, uso y manejo de las bases de datos y
fuentes de información del centro
Solicita orientación para localizar información Bibliográfica
Fin
Inicio
Remite al Usuario a las colecciones y/o secciones donde
se encuentra la información
Supervisa a los funcionarios de la sección en la atención oportuna y
eficiente a los usuarios
Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
Recibe material bibliográfico y audiovisual
Recupera información del materialbibliográfico y audiovisual
Procesa recuperación de información en la base de datos
Imprime listados y los boletines de material bibliográfico y audiovisual
Fin
Centro de Biblioteca
Exhibe listados y boletines en carteleras
Informa a los departamentos sobre la publicación de nuevos listados y boletines
Inicio
Figura 3. Flujograma procedimiento: “Elaboración y Difusión de Listados y Boletines Bibliográficos”
Jefes Areas de Servicios Públicos
Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
Recuperación de boletines y listados de nuevo material bibliográfico y audiovisual
Consulta e identifica información de interés de Internet
Baja información de interés de Internet
Fin
Centro de Biblioteca
Selecciona la información de acuerdo al perfil de los usuarios
Envía boletines y listados a los departamentos
Inicio
Envía información de interés bajada de Internet a los usuario definidos de acuerdo a su perfil, por correo electrónico
Elabora listados de direcciones de páginas con temas de interés
Figura 4. Flujograma procedimiento: “Difusión de Información a Través de Correo Electrónico”
Coordinador Biblioteca
Centro de Biblioteca
Usuario
Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
Auxiliar de Biblioteca
Identifica en la estantería de la colección de libros de reserva
las áreas dewey y busca los libros
Solicita la reservación del material bibliográfico
Inicio
Figura 5. Flujograma procedimiento: “Reservación de Material Bibliográfico”
¿El libro es?
De Reserva
Adjunta el carné del estudiante a la ficha de préstamo del libro solicitado
Informa al usuario el día y la hora en que puede retirar y devolver el libro
Fin
Recibe del usuario el formato de solicitud de material bibliográficoy lo anexa a la ficha de préstamo
De Colección General
Centro de Biblioteca
Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
Auxiliar de Servicio Público
Recibe del usuario el formato de solicitud de material bibliográfico
Inicio
Figura 6. Flujograma procedimiento: “Préstamo de Material Bibliográfico”
Identifica en la estantería de la colección de libros, las áreas
dewey y busca los libros
Solicita el carné del usuario
¿El préstamo es?
A domicilio
En la sala Anexa el carné al formato de solicitud o ficha de préstamo
Entrega el libro al usuario
B
Guarda el carné con la ficha de préstamo o formato de solicitud temporal
¿EsPrimera vez?
No
SiA
C
Centro de Biblioteca
Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
Auxiliar de Servicio Público
Abre tarjeta del usuario y diligencia los datos personales del usuario
Figura 6. Flujograma procedimiento: “Préstamo de Material Bibliográfico”
Registra en la tarjeta del usuariolos datos de identificación del material bibliográfico y la fecha de devolución
Hace firmar al usuario la tarjeta de préstamo y marca la fecha de devolución en la tarjeta y
en la hoja de vencimiento
Entrega el libro al usuario
B
Devuelve el carné al usuarioy deposita el formato
de solicitud de materialbibliográfico en el respectivo casillero por tipo de usuario
A
C
Recibe el libro del usuario
B
¿El préstamo es?
A domicilio
En la sala
Fin
Ubica el material bibliográficoen la colección
¿Librodevuelto en la fecha
indicada
Si
No
D
Marca en la tarjeta del libro y del usuario la fecha de
devolución con el fechador
Retira la ficha de préstamo y le colocala fecha de devolución con el fechador
Centro de Biblioteca
Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
Auxiliar de Servicio Público
Figura 6 Flujograma procedimiento: “Préstamo de Material Bibliográfico”
Recibe copia de la consignación del usuario
D
Fin
Ubica el material bibliográficoen la colección
Guarda copia del formato de cobro de multas
Verifica días de retardo, diligencia formato con el valor de la multa y entrega el original al usuario
Anexa copia de consignaciónal formato de cobro de multas
y reporta informe
Centro de Biblioteca
Usuario
Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
Auxiliar de Referencia
Entrega al usuario los listados de audiovisuales: Diapositivas, películas en Betamáx, VHS y CD
Selecciona los audiovisuales de interés
Inicio
Figura 7. Flujograma procedimiento: “Préstamo de Materiales Audiovisuales”
Busca el audiovisual solicitado por el número de identificación del material
Retira del audiovisual la ficha de préstamo
Solicita el carné al usuario
A
Firma la ficha de préstamo del audiovisual
Recibe solicitud de préstamo de material audiovisual
Anexa al carné la ficha de préstamo del audiovisual
Centro de Biblioteca
Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
Auxiliar de Referencia
Figura 7 Flujograma procedimiento: “Préstamo de Materiales Audiovisuales”
Deposita el formato de solicitud del audiovisual en el respectivo casillero por tipo de usuario
Recibe audiovisual del usuario y entrega carné
Marca en la tarjeta de devolución del audiovisual, con el fechador
A
Ubica el audiovisual en su lugar
Entrega el audiovisual al usuario
Guarda el carné del usuario y la ficha de préstamo de audiovisual
Fin
Centro de Biblioteca
Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
Auxiliar de Préstamo
Figura 8. Flujograma procedimiento: “Renovación de Material Bibliográfico Audiovisual”
Entrega material al usuario
Entrega el audiovisual al usuario
Recibe al usuario el material bibliográfico
Fin
Usuario
Solicita la renovacióndel material bibliográfico
Coloca la nueva fecha de devolución tanto en la tarjeta del usuario como en
la ficha de préstamo del material bibliográfico audiovisual
Inicio
Centro de Biblioteca
Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
Auxiliar de Biblioteca
Figura 9. Flujograma procedimiento: “Consultas Internet y Bases de Datos”
Recibe formato diligenciado con la información requerida y diskette
Define tiempo de entrega de la información
Fin
Usuario
Solicita servicios de información a través de Internet
Define medio de consulta: Internet o Base de Datos
Inicio
Realiza la consulta
Graba la información obtenida en el diskette
Entrega al información al usuario
Informa al usuario
Centro de Biblioteca
Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
Auxiliar de Préstamo
Figura 10. Flujograma procedimiento: “Ubicación de Material Bibliográfico y Audiovisual”
Revisa que concuerde el material con la ficha de préstamos de libros y audiovisuales
Fin
Inicio
Organiza el material bibliográfico y audiovisual
Identifica el área y estantería para ubicación del material
Organiza el material bibliográfico y audiovisual en su lugar
Figura 11. Flujograma Procedimiento: “Manejo de Correspondencia y Publicaciones Periódicas”
Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
Fin
Centro de Biblioteca
Auxiliar de CanjeSecretaria Jefe de Sección
Entrega correspondencia al auxiliar de registro y Canje
de Materiales Bibliográficos
Inicio
Recibe correspondencia
Define respuesta a la correspondencia recibida
Diligencia respuesta en formatos según el caso
Verifica información diligenciada y firma
los documentos
Envía correspondencia a la administración de documentos
y archiva copia
Abre correspondencia y entrega al Jefe de Sección
Centro de Biblioteca
Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
Director
Figura 12. Flujograma procedimiento: “Compra de Material Bibliográfico”
Contacta proveedores de materiales y solicita cotizaciones bibliográficas
Recibe y analiza cotizaciones
Fin
Identifica requerimientos de material bibliográfico
Gestiona adquisición de material como centro de gastos
Recibe Material Bibliográfico y confronta que coincida con el pedido
Secretaria
Inicio
Organiza material y entrega a los jefes de sección
Centro de Biblioteca
Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
Figura 13. Flujograma procedimiento: “Canje de Duplicados”
Organiza los duplicados alfabéticamentepor título, año, volumen y número
Separa las publicaciones duplicadas de las que ingresarán a la colección
Inicio
Auxiliar de Canje Jefe de Sección
ingresa los duplicados a los listados sistematizados de duplicados para canje
Ubica las publicaciones duplicadas en la colección de duplicados
Copia en diskette listado de publicaciones para canje
A
Imprime listados de duplicados de publicaciones para enviar a instituciones
que no poseen dirección electrónica
Envía por correo electrónico listado de publicaciones para canje a las instituciones
que poseen poseen correo electrónico
Centro de Biblioteca
Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
Figura 13. Flujograma procedimiento: “Canje de Duplicados”
Recibe sobres con listados de duplicaciones y los envía a la sección
de Administración de Documentos
Elabora sobres con direcciones de instituciones locales, nacionales e
internacionales para enviar listados de duplicados
Auxiliar de Canje
ingresa los duplicados a los listados sistematizados de duplicados para canje
Recibe listados por las instituciones tanto por correo electrónico como por correo aéreo con la solicitud de duplicaciones de su interés
B
Selecciona las publicaciones solicitadas
Secretaria
A
Centro de Biblioteca
Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
Figura 13. Flujograma procedimiento: “Canje de Duplicados”
Descarga los duplicados solicitados de los listados automatizados
Auxiliar de Canje
Elabora oficios de remisión de publicacionespara canje y los pasa al Jefe de Sección
para su control y firma
Empaca las publicaciones publicadas solicitadas con el oficio de remisión
Firma oficios
Secretaria
Envía duplicados de publicaciones a la secretaria del centro
Jefe de Sección
B
Fin
Envía duplicados de publicaciones a la sección de administración
Centro de Biblioteca
Director
Figura 14. Flujograma procedimiento: “Canje de Publicaciones Producidas por la Universidad de Caldas”
Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
Auxiliar de CanjeJefe de Sección
Recibe las publicaciones enviadaspara canje por el centro Editorial
Ubica las publicaciones en la colección “Publicaciones en la Universidad
de Caldas para Canje”
Envía a la sección de canje 100 ejemplares de cada documento
producido y editado en la universidad
Inicio
Revisa el envío y entrega las publicaciones a la auxiliar de registro y canje de materiales bibliográficos
Determina las instituciones a las cuales se les enviará las
publicaciones y demás documentos editados por la U. de Caldas
Centro Editorial
A
Centro de Biblioteca
Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
Auxiliar de Canje
Elabora oficios de remisión de publicaciones para canje y los pasa al Jefe de Sección
para su control y firma
A
Firma los Oficios
Verifica los listados automatizados de lasdiferentes instituciones con las que se tiene
establecido el canje para cargar las publicaciones que se enviaran de acuerdo a los programas
académicos que editan publicaciones
Fin
Descarga los duplicados solicitados de los listados automatizados
Empaca las publicaciones duplicadas solicitadas en le oficio de remisión y las envía a
Administración de Documentos
Jefe de Sección
Figura 14. Flujograma procedimiento: “Canje de Publicaciones Producidas por la Universidad de Caldas”
Centro de Biblioteca
Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
Elabora listados de material para donación
Selección de material de duplicados aquellos a donar
Auxiliar de Canje
ingresa los duplicados a los listados sistematizados de duplicados para canje
Contactan instituciones interesadas en material bibliográfico y envía
listados de material a donar
Jefe de Sección
Figura 15. Flujograma procedimiento: “Donación de Material Bibliográfico”
Inicio
Entrega o envía a lasinstituciones la donación
Fin
Centro de Biblioteca
Secretaria
Figura 16. Flujograma procedimiento: “Procesamiento técnico de Libros”
Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
Catalogadora de LibrosJefe de Proceso Técnico
Recibe los libros y Materiales Audiovisuales y gráficos y confronta
contra los listados
Envía al Jefe de Procesos Técnicos los libros y materiales audiovisuales
y gráficos recibidos en el centro de los respectivos listados
Inicio
A
Envía con listados los materiales bibliográficos (libros, audiovisuales,
CD, cassetes, Diskette) recién adquiridos al área de catalogación
Recibe los materiales bibliográficos con su correspondiente
listado, del Jefe de Sección
Constata que el material bibliográfico recién recibido no contenga imperfecciones de edición
Confronta fichero topográfico y en la respectiva ficha registra el nuevo
ejemplar y su respectivonúmero de inventario
Confronta libros con fichero de autor interno para constatar que no haya
existencia del libro mismo ni repetición de ediciones
Centro de Biblioteca
Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
Elabora fichas de acceso (Entrada de material bibliográfico, audiovisual y gráfico
A
Verifica número de edición de los libros nuevos
Sella los libros en el mayor número de hojasposible y en las páginas terminadas en 36
Figura 16. Flujograma procedimiento: “Procesamiento técnico de Libros”
Catalogadora de Libros
Asigna al libro el número de inventario, con el numerador y anota fecha de entrada del libro,facultad; el volumen y el número de ejemplar
cuando es necesario, y la forma de adquisición
Registra en los formatos de estadística de acuerdo con la ficha de inventario, la
existencia de libros por facultad y programas académicos
B
Centro de Biblioteca
Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
Asigna la clave de autor de acuerdo a la clave de Cutter
B
Figura 16. Flujograma procedimiento: “Procesamiento técnico de Libros”
Catalogadora de Libros
Cataloga el material a la sección de acuerdo a las reglas de Catalogación Angloamericanas
Entrega al Jefe de Sección el material catalogado para su clasificación con: ficha catalográfica
(borrador) Ficha de acceso debidamente diligenciado
D
¿El Libroes nuevo?
Si
NoC
Revisa la catalogación para verificar la correcta aplicación de las
reglas angloamericanas
Jefe de Proceso Técnico
Centro de Biblioteca
Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
Figura 16. Flujograma procedimiento: “Procesamiento técnico de Libros”
Jefe de Proceso Técnico
D
Auxiliar Duplicadora
Asigna los encabezamientos de materia adecuados para la recuperación de la información,
de acuerdo a las listas de encabezamientos de materia y de tesaurus
Clasifica los materiales bibliográficos audiovisualesy gráficos llegados al centro de acuerdo al sistema
de clasificación Mevil Dewey
Envía los materiales bibliográficos (lobros, CD, audiovisuales, cassetes, diskette) al área de
preparación física de materiales bibliográficos
Recibe los materiales bibliográficos catalogados y clasificados con su
respectiva ficha catalográfica
E
Duplica las fichas de autor interno ytopográfica con base en el borrador
de la ficha catalográfica
C
Centro de Biblioteca
Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
Rotula el material bibliográfico con sucorrespondiente No. de clasificación
E
Elabora ficha de préstamo al material bibliográfico. Contiene: Signatura topográfica, No de acceso, autor, título
Figura 16. Flujograma procedimiento: “Procesamiento técnico de Libros”
Auxiliar Duplicadora
Elabora bolsillo al material de préstamo.Contiene: Signatura topográfica, No de acceso.
F
Pega el bolsillo con su ficha de préstamo, y hoja de devolución
Entrega listados a la Coordinación del centro para el programa de difusión y diseminación selectiva de la información. Los libros al jefe de procesos Técnico
Elabora listados de los libros procesadospara las bibliotecas central y satélite
Centro de Biblioteca
Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
Elabora listados de libros y los entrega a la biblioteca central o envía a las bibliotecas satélites
F
Revisa fichas del autor interno y la topográfica
Figura 16. Flujograma procedimiento: “Procesamiento técnico de Libros”
Jefe de Servicios al Público
Ubica el material en el área de librospara las diferentes colecciones
G
Recibe del jefe de procesos técnicos libros y materiales audiovisuales procesados
Entrega los libros a los funcionarios responsables de las colecciones
Confronta los libros con los epígrafes para recuperación de una nueva información
Centro de Biblioteca
Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
G
Entrega las fichas para intercalarlas en los catálogos públicos
Figura 16. Flujograma procedimiento: “Procesamiento técnico de Libros”
Jefe de Servicios al Público
Elabora listados sistematizados por materiales con la información
recuperada de los últimos libros ingresados a la colección
Difunde la información a través de las carteleras y correo electrónico
Fin
Centro de Biblioteca
Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
Recibe publicaciones periódicas
Figura 17. Flujograma procedimiento: “Procesamiento técnico de Publicaciones Seriadas”
Auxiliar de Canje
Separa las publicaciones según su destino final:biblioteca central o bibliotecas satélites
B
Registra las publicaciones en la base de datos del CCNPS según su periodicidad
Inicio
Organiza las publicaciones alfabéticamente por título para registrarlas en la base de datos del CCNPS
(Catálogo Colectivo Nacional de Publicaciones Seriadas
¿Es Títulonuevo?
Si
NoA
Separa revistas como materiales de cuarentena y entrega al Jefe de la Sección
Centro de Biblioteca
Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
Auxiliar de Canje
B
Recupera la información de las publicaciones para su difusión
Difunde información relevante
Ubica revistas en colección de cuarentena
Registra las publicaciones en la base de datos del CCNPS
C
Jefe de Proceso Técnico
Fin
A
Registra el título de la publicaciónen los listados automatizados
Sella cada publicación en el mayornúmero de hojas y en las páginas
terminadas en seis
Pega rótulo en el lomo o pasta de la publicación
Rotula cada publicación con su respectivos datos de identificación
Año, Vol, No.
Señala el título de la publicación
Figura 17. Flujograma procedimiento: “Procesamiento técnico de Publicaciones Seriadas”
Centro de Biblioteca
Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
Selecciona los títulos de revistas que deben ser actualizados de acuerdo
a la temática de los programas académicos y las necesidades de los usuarios
C
Capacita a los monitores para el análisis y recuperación de la información de las publicaciones
Jefe de Sección
Entrega a los funcionarios analistas y a los monitoreslas publicaciones seleccionadas para ser analizadas
Elabora la ficha con la catalogacióndescriptiva de las publicaciones
Recibe las publicaciones seleccionadas para ser analizadas
Analistas de Información
D
Selecciona los artículos de mayor interés y asigna los encabezamientos de materia adecuados para la recuperación
de la información, de acuerdo a las listas de materia de tesaurus
Figura 17. Flujograma procedimiento: “Procesamiento técnico de Publicaciones Seriadas”
Centro de Biblioteca
Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
Duplica las analíticas por materia y ficha catalográfica
D
Supervisa la elaboración correcta de la catalogación descriptiva y asignación
de epígrafes a las publicaciones
Analistas de Información
Supervisa la correcta duplicación de las analíticas
Alfabetiza las analíticas por materia,siguiendo las normas bibliotecológicas
para alfabetización
Fin
Intercala las analíticas en el ficheropublico de hemeroteca siguiendo
el orden alfabético por materia
Figura 17. Flujograma procedimiento: “Procesamiento técnico de Publicaciones Seriadas”
Centro de Biblioteca
Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
Envía los documentos para el archivo vertical con su respectivo listado
Figura 18. Flujograma procedimiento: “Procesamiento de Materias para Archivo Vertical”
Secretaria
Cataloga los documentos para el archivo vertical de acuerdo a las reglas de catalogación angloamericanas
Recibe los documentos para el centro vertical
Jefe de Servicio Público
A
Asigna encabezamientos de materia de acuerdo a la normatividad de indización coordinada
Inicio
Elabora resumen a los documentos que lo ameriten
Asigna número de identificación a los documentos
Centro de Biblioteca
Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
Figura 18. Flujograma procedimiento: “Procesamiento de Materias para Archivo Vertical”
Elabora las fichas de préstamo y las hojas de vencimiento
Registra los materiales procesados en la base de datos
Auxiliar de Referencia
A
Rotula los materiales procesados
Alfabetiza e intercala materiales procesados
Ubica el material procesado en la colección dearchivo vertical de acuerdo a la numeración
del sistema de indización coordinada
Jefe de Servicio Público
Elabora listados sistematizados del nuevo material procesado
Fin
Difunde la información a través de lascarteleras y correo electrónico
Centro de Biblioteca
Jefe de Sección
Figura 19. Flujograma procedimiento: “Elaboración y Presentación de Informes Estadísticos”
Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
SecretariaDirector del Centro
Recoge estadísticas de las secciones
Inicio
Revisa informes Estadísticos
Consolida informaciónpara el reporte semestral
Entrega al Director del Centro
Elabora Reporte Estadístico
Fin
Centro de Biblioteca
Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
Figura 20. Flujograma procedimiento: “Reporte de Listados de Usuarios Morosos”
Elabora listados de usuarios morosos porFacultades y por Programa Académico
Verifica en las tarjetas de préstamo de los usuarios las fechas de préstamo
Auxiliar de Préstamo
Alfabetiza e intercala materiales procesados
Auxiliar de Referencia
Fin
Entrega al Coordinador de la Sección el listado de usuarios que han pagado
Inicio
Entrega listados de usuarios morosos al Coordinador de la Sección
Elabora listado de usuarios que han pagado multas
Anexa recibos de pago a los listados de usuarios que han pagado
Centro de Biblioteca
Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
Realiza entrevista
Convoca estudiantes interesados en ser monitores de biblioteca
Auxiliar de Préstamo Coordinador de Biblioteca
Inicio
Selecciona monitores
Informa a los monitores seleccionados
A
Figura 21. Flujograma procedimiento: “Coordinación y Control de Monitores”
Centro de Biblioteca
Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
Figura 21. Flujograma procedimiento: “Coordinación y Control de Monitores”
Jefe de Sección Monitores
Fin
Capacita a los monitores en el manejo de la información
de acuerdo al área específica
Concerta horarios con monitores y asigna labores
Diligencian formatos de cumplimientode horario y labores realizadas
A
Evalúa labor de monitores y presenta informe al Director del Centro
Centro de Biblioteca
Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
Busca la tarjeta del usuario en ordenalfabético por programa, apellido
y usuario respectivamente
Solicita el Paz y Salvo
Auxiliar de Préstamo Usuario
Inicio
Figura 22. Flujograma procedimiento: “Diligenciamiento y entrega de paz y salvos”
Entrega Paz y Salvo al Usuario
Verifica que el usuario no deba libros y en caso de deberlos que la
fecha de vencimiento no sobrepasa los reglamentos
Llena el formato de Paz y Salvo
Fin
Centro de Biblioteca
Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
Evalúa la asesoría requerida
Solicita asesoría
Auxiliar de Préstamo Usuario
Inicio
Figura 23. Flujograma procedimiento: “Asesoría en el uso y manejo de fuentes de información”
Presta atención al usuario
Fin
Determina el tiempo de atención