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CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
A. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN
Borghol (2000), llevó a cabo el desarrollo de un sistema de información
para la automatización de los procesos administrativos de la Carpintería Las
7 Puertas, C.A. El propósito de este estudio fue desarrollar un sistema de
información para la automatización de los procesos administrativos de la
Carpintería Las 7 Puertas, C.A., basado en la necesidad de recolectar datos,
procesar información generada por las transacciones administrativas y emitir
reportes, con el objeto de controlar de manera eficiente los procesos
administrativos de la empresa.
Para la investigación se recopilaron datos de cada uno de los procesos
relacionados con el manejo administrativo, los cuales estuvieron identificados
por las actividades de Ventas, Inventario, Facturación, Personal, donde su
supervisor respondió a una entrevista de tipo informal. La investigación fue
clasificada según su propósito cómo aplicada, debido a que tiene cómo fin
principal resolver un problema en un período corto. Para el desarrollo del
sistema se utilizó la herramienta Access 97.
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
En la investigación se evidenció la importancia que tiene la integración
de las áreas de productividad de las empresas (Operaciones
Administrativas), en un gran equipo de trabajo que garantice un desempeño
óptimo de las diferentes actividades, que prestan los distintos servicios a un
proyecto. Los resultados de este estudio demuestran la falta de herramientas
que apoyen a un control de los procesos administrativos en mencionada
empresa.
Según Oberto (2000), quien desarrolló un sistema de información para
el control de los procesos administrativos en las áreas de la empresa
Servitema, C.A., el propósito general fue permitir controlar los registros:
Compras, Ventas, Producción, Horas-Equipos, Horas-Hombres en las áreas
de la empresa Servitema, C.A., para en un futuro implantarlo, automatizando
así las operaciones que se desarrollan dentro de ésta. El diseño de la
investigación se considera que es de tipo Exploratoria Aplicada Descriptiva.
Para este proyecto se utilizó un tipo de metodología ecléctica debido a que
se consideró las opiniones de dos autores como lo son: James Senn y Jonás
Montilva.
Tomando así los pasos descritos por ambos y formando una unión, la
cual presenta las siguientes fases: Investigación Preliminar, Determinación
de los Requerimientos, Diseño del Sistema, Desarrollo del Software, Prueba
del Sistema, Implantación del Sistema. Como resultado, se obtuvo un
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
sistema de información que cumple con las necesidades y exigencias de la
empresa, al lograr un funcionamiento satisfactorio del mismo, siendo éste
eficaz y seguro al momento de realizar alguna operación en cualquiera de las
áreas. El sistema de información está basado en un lenguaje de
programación denominado Visual Basic 4.0, el cual se integra a un grupo de
terminales.
Henríquez (1999), desarrolló un sistema de información sobre
plataforma Internet para optimizar el proceso de ventas de la empresa A.
SOMOZA, Sucesores Refrigeración, C.A. (REFRISCO). El propósito central
de la investigación está constituída por el diseño de una página principal, de
conexión a otras secundarias y del desarrollo de un sistema de información
sobre plataforma Internet, con el fin de organizar y publicar la documentación
e información técnica de los productos ofrecidos por el Departamento de
Ventas de la empresa Refrisco. La investigación es de tipo proyectivo,
porque implica explorar, describir, explicar y proponer alternativas de cambio,
más no necesariamente ejecutar la propuesta.
La metodología utilizada es la metodología orientada a objetos de los
autores James Martín y James Odell, la cual hace consideraciones prácticas
que se dirigen a todas las fases del ciclo de vida de desarrollo de sistemas
(incluídos los que planean, analizan, diseñan, construyen y hacen
transmisión de sistemas).
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
En dicho departamento no existía una herramienta administrativa capaz
de servir a clientes locales y remotos en la búsqueda y un manejo de
información que pudiese ser organizada por un ente administrativo que
sirviese a estos clientes. Por esta razón y para facilitar a los clientes una
información organizada de sus respectivos productos, se implementó el
sistema de información enlazado con Internet cuya finalidad es proporcionar
el acceso centralizado a las descripciones y características a los productos.
Calderón (1999), quien realizó la implantación de un sistema de
información para automatizar los procesos administrativos de la empresa
comercial El Gigante Express, C.A., expresa que el sistema permite registrar,
procesar, almacenar, eliminar y consultar información administrativa. La
investigación llevada a cabo de acuerdo con el propósito es aplicada, en
cuanto al método de estudio es descriptiva y de índole tecnológica. La
metodología utilizada para el desarrollo del sistema, consistió en el
seguimiento del ciclo de vida definido por James Senn (1992).
El sistema fue diseñado y desarrollado bajo el manejador de bases de
datos Visual FoxPro versión 6.0, en forma modular que permite el manejo de
la información de una manera amplia y que además su interfase es bastante
descriptiva y amigable para lograr el interés a los usuarios. Se realizaron las
pruebas al sistema y por unidades y, por último las pruebas de aceptación.
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
Luego se procedió a la implantación y evaluación del sistema, con lo
que se permitió obtener los siguientes resultados: agilizar las actividades
diarias del usuario aumentando su productividad en el desarrollo de éstas,
existencia de un completo control sobre las actividades que se desarrollan en
la gerencia administrativa, mayor y mejor manejo de la información,
generación de reportes y estados de cuentas, mostrar reportes de inventario
que le permita al usuario saber la existencia de los artículos y, proporcionar a
través de reportes impresos o por pantalla los movimientos de compra y
venta que se efectúan.
Gauna (1998), llevó a cabo la implantación de un sistema de
información automatizado para el control del proceso "gestión ventas" en el
Departamento Administrativo de la empresa Premeca.
El objetivo principal de la investigación fue implantar en la empresa
Premeca un sistema de información automatizado para controlar el proceso
gestión ventas, el cual sustituiría los procedimientos manuales empleados
para realizar las actividades relacionadas a : facturación de servicios,
seguimiento contable a clientes, actualización y control de las cuentas por
cobrar resúmenes estadísticos de ventas y cobranzas así como también
garantizar la generación de información de forma automática y a su vez
permitir la toma de decisiones para obtener mejores resultados operativos
dentro de la organización.
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
La metodología utilizada para llevar a cabo el desarrollo de sistema de
información automatizado fue MEDSI (Metodología estructural para el
desarrollo de sistemas de información) debido a que ésta permite establecer
un esquema de trabajo dividido en fases progresivas que van desde el
análisis preliminar del entorno actual hasta el desarrollo e implantación del
sistema de información con el cual se pudo automatizar y controlar
sistemáticamente los procesos con un mínimo de errores, disminuir el tiempo
de ejecución de todas las actividades y lo más importante proporcionar
información veraz y actualizada para la toma de decisiones a nivel gerencia y
administrativo.
Para desarrollar dicho sistema de información se utilizó el lenguaje de
programación Microsoft Visual Basic en su versión de 32 Bits conjuntamente
con el manejador de bases de datos Microsoft Access. Los resultados
obtenidos evidencian la necesidad que existía en la empresa de automatizar
sus procesos vitales contribuyendo con esto al aumento de la productividad y
mejoramiento continuo del trabajo, disminuir el tiempo de ejecución del
proceso gestión ventas y garantizar el control de las operaciones,
manteniendo a la empresa dentro del mercado de manera competitiva.
Por otra parte, López (1998), implantó un sistema de información
automatizado para el control de los procesos administrativos en la
Distribuidora Diaca. El propósito de esta investigación fue agilizar las
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
actividades de la empresa por medio de la utilización de un sistema de
información que acompañado de una arquitectura cliente servidor y de
lectores ópticos englobase, todos los recursos informáticos necesarios para
registrar, procesar y consultar la data relacionada con la compra y venta de
artículos disminuyendo pérdidas de tiempo y dinero.
La investigación llevada a cabo se considera de tipo aplicada,
descriptiva, tecnológica debido a que el sistema propuesto presenta el
elemento central de información y es utilizada para facilitar el manejo de la
data. La metodología utilizada es de tipo ecléctica, conformada por cuatro
fases planeación y programación del proyecto, diseño conceptual, diseño
detallado e implantación, sus tentada por los autores Munson (1988) y
Graham (1996). La construcción del sistema se realizó a través del
manejador de base de datos Clarion para Windows versión 2.003.
Los resultados de la implantación de sistema indican que procesa datos
de manera eficiente a gran velocidad, brinda medidas de seguridad por orden
de autoridad, genera de manera automática la facturación que se maneja en
los puntos de caja, genera reportes diarios de ventas, inventario, cuentas por
pagar, cuentas por cobrar, pedidos, entre otros; realiza consultas a los
usuarios autorizados, genera etiquetas en código de barra para la marcación
de productos, todo esto con el fin de satisfacer los requerimientos de los
usuarios.
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
Tricase (1998), desarrolló un sistema de información automatizado para
el control de los procesos administrativos de la Ferretería San José. El
propósito de la investigación fue aspirar a organizar y controlar por medio del
computador las actividades administrativas de la empresa como son: el
proceso de ventas y el de inventario.
La investigación es de tipo descriptiva, aplicada y tecnológica del
basado en un híbrido entre la metodología de James Senn (1997) y la de
Roger Pressman (1993), la cual está compuesta en cinco fases: Ingeniería y
análisis del sistema realizado reciben el nombre de SIACPA (Sistema de
información automatizado para el control de los procesos administrativos) y
fue desarrollado en Visual FoxPro, versión 5.0 en español. Este trabajo de
grado explora la finalidad del desarrollo de sistemas de información, los
pasos a seguir para obtener un sistema efectivo y eficiente que cumpla con
todos sus requerimientos bajo el cual fue elaborado.
Una vez finalizada la investigación se concluye que el objeto de un
sistema de información automatizado es llevar todos los procesos manuales
que no poseen suficiente control y que por ende presentan fallas, a una
forma automática, donde el hombre no tenga la misma responsabilidad al
procesar los datos ya que éste trabajo es exclusivo de la máquina, en este
caso el computador se encarga de observar la información generada para el
proceso de toma de decisiones.
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
Áñez (1997), efectuó la implementación de un sistema de información
para el control de inventario y facturación en la Compañía Armaca. El
desarrollo de este trabajo se basó en el estudio del manejo del inventario y la
facturación del departamento de ventas, con la finalidad de agilizar los
procesos y garantizarle la confiabilidad, seguridad y oportunidad en la
información. Como etapa inicial se dividió el sistema de información en partes
más detalladas, se determinaron los procesos reales del mismo y se
plantearon los procedimientos a seguir, basados en los requerimientos del
usuario, constituyendo así la etapa de análisis del sistema.
Luego, se procedió al diseño lógico de las bases de datos a utilizar y su
respectiva representación, a través del uso del diagrama estructurado de
datos, diagrama entidad-relación y de la carta estructurada, pasos definidos
en el diseño del sistema. Finalizado el diseño, se procedió a la etapa de
implementación, donde de logró representar el sistema con los
requerimientos y necesidades del departamento de Ventas, empleando
herramientas de Windows y el Access 2.0 como manejador de las bases de
datos, bajo la metodología clásica del desarrollo de sistema según Yourdon.
Furuya (1997), diseñó un sistema administrativo de control de
inventario para empresas expendedoras de productos farmacéuticos. La
investigación estuvo dirigida al diseño administrativo de control de inventario,
que permitiera optimizar el funcionamiento de "Farmacia Selecta, S.A." La
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
metodología empleada fue descriptiva, ya que se realizó un estudio de las
funciones y actividades de la empresa.
Se recolectó información a través de la realización de una entrevista al
administrador de la empresa, así como la observación directa de los
procedimientos utilizados; entre los más importantes se destacan: la forma
inoperante y poco adecuada para realizar las compras, que conlleva u
ocasiona fallas en procedimientos como revisión de los pedidos y almacenaje
de las mercancías en sus sitios establecidos. Por otra parte, se realizó
también una contabilización de las ventas y compras realizadas durante el
mes de Noviembre de 1996, a través de las cuales se pudo establecer
niveles mínimos y máximos por productos con los cuales se logrará un mejor
control sobre las compras.
Así también se diseñaron nuevos procedimientos más adecuados a la
empresa. Por último se sugirieron algunas recomendaciones, tendientes a
mejorar el funcionamiento del negocio. Entre éstas se pueden mencionar:
diseñar reportes de inventarios, ventas y compras, que permitan la toma de
decisiones oportuna, realizar por lo menos una vez al año un estudio para
observar la rotación del inventario que permita actualizar los niveles mínimos
y máximos a situaciones actuales, sacar cada cuatro meses los productos
próximos a vencer, entre otras.
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
Morillo (1997), diseñó e implementó un sistema de información que
permitió el control administrativo de la empresa ISMELEC, S.A. Este trabajo
de grado tiene como propósito manejar de una manera más eficiente las
ventas, compras de artículos, utilidades y gastos que ocurren diariamente en
ella, en consecuencia, el administrador está en capacidad de dirigir con
mayor holgura de tiempo a los empleados, consultar información importante
sobre la marcha del negocio según sus necesidades y tomar decisiones
inmediatas y futuras.
De acuerdo a las fuentes de conocimiento utilizadas y al propósito de la
investigación se considera de campo y aplicada ya que se utiliza la
observación directa para la recolección de información, trabajando sobre
realidades de hechos, también se considera un proyecto factible porque
representa una respuesta a un problema. Se utiliza la metodología de Jonás
Montilva (1990).
El software utilizado fue Microsoft Visual Basic versión 4.0, Microsoft
PowerPoint versión 7.0, Microsoft Windows 95 versión 7.0, Microsoft Paint
para Windows 95 versión 7.0. Los resultados de esta investigación permiten
comprobar que con el uso de un buen sistema de información administrativo
la organización funciona eficientemente, controlando principalmente el
inventario de mercancía, lo que amplía el margen de satisfacción de un
cliente y por consiguiente el de la gerencia.
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
Las investigaciones citadas anteriormente íntegramente constituyen un
valioso recurso de información necesario para desarrollar el sistema que se
pretende con la presente, tanto a nivel teórico como práctico.
Es sumamente importante recalcar lo importante que es documentar
previamente cualquier tipo de investigación para fortalecer los aportes
teóricos de las mismas y los conocimientos de los investigadores; así mismo,
la documentación efectuada permitirá ahondar en relación de las mejores
técnicas u aplicaciones para construir físicamente el sistema de información
que se requiere.
B. FUNDAMENTOS TEÓRICOS
Para una mayor comprensión de los capítulos que constituyen el
presente trabajo especial de grado se establecerán en éste los lineamientos
teóricos que soportan las decisiones tomadas para el cumplimiento de los
objetivos establecidos.
1. SISTEMAS
Cualquier conjunto de dispositivos que colaboran en la realización de
una tarea. En informática, la palabra sistema se utiliza en varios contextos.
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
Una computadora es el sistema formado por su hardware y su sistema
operativo. Sistema se refiere también a cualquier colección o combinación de
programas, procedimientos, datos y equipamiento utilizado en el
procesamiento de información: un sistema de contabilidad, un sistema de
facturación y un sistema de gestión de base de datos.
1.1. TIPOS DE SISTEMAS
Los sistemas pueden clasificarse en dos rubros bien definidos de
acuerdo a la interacción que presentan los mismos:
v Sistema Abstracto; el cual es una disposición de ideas
interdependientes de manera ordenada, o como denota la enciclopedia
general de educación, un sistema abstracto es sólo conceptual, un
producto de la mente humana. No es posible verlo o señalarlo como una
entidad existente. Los sistemas sociales, religiosos y culturales son
ejemplos de sistemas abstractos.
v Sistema Físico; el cual es un conjunto de elementos materiales que
operan en relación con otros para lograr un objetivo o alcanzar una meta o
propósito común.
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
1.2. ELEMENTOS DE UN SISTEMA
Según Senn (1992), Mourdick (1992), Laudon & Laudon (1996) y
Montilva (1999), coinciden en afirmar que los elementos de un sistema son:
v Entorno o Medio Circundante; debido a que todo sistema opera
dentro de un entorno. Medio ambiente que rodea al sistema, entre los
cuales existe una interrelación de efecto directo. Lo denominado como
entorno depende de los objetivos del sistema, de sus necesidades, así
como si es físico o abstracto.
v Límites o Fronteras de un Sistema; los cuales demarcan o separan
el entorno del sistema. Un sistema es lo que está dentro de sus límites y
todo lo que esté fuera de ellos constituye el entorno. Definen que
elementos están dentro del sistema y cuáles no.
Las características particulares de una frontera varían en función de
que un sistema sea físico o abstracto. En un sistema físico el límite es una
demarcación natural determinada por la estructura básica del sistema y por
los objetivos del mismo.
En los sistemas abstractos, por otra parte, los límites son definidos
típicamente por un observador.
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
En cualquier circunstancia los límites de un sistema abstracto son
determinados por el nivel de percepción del observador, la intención y el
objetivo al determinar las nociones del observador acerca del funcionamiento
interno del sistema, y por el contrario en un sistema físico los límites son fijos.
v Entradas y Salidas; el sistema interacciona con su ambiente por
medio de los elementos de entrada y salida. Una entrada es todo aquel
dato que ingresa al sistema del entorno. Una salida es aquella información
que es generada por el sistema, a través del procesamiento de los datos
previamente ingresados.
Los límites además, delimitan la entrada y la salida, regulando el flujo
desde y hacia el sistema, protegiéndolo de agentes destructivos y
perjudiciales presentes en el ambiente. Los límites asumen un papel de filtros
de datos e información. Es importante recalcar que la data no siempre
presenta un aspecto similar a la salida; esto se debe a la codificación, donde
la data de entrada es recibida en el sistema y procesada para generar
información o salida. Por lo general la data de entrada es información simple
y que por si sola no tiene sentido, con la codificación la data adquiere
atributos que la transforman en información clara y específica.
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
v Componentes del Sistema; dentro de los límites se haya todo
sistema el cual está constituido por varios componentes. Muchas veces un
componente puede ser un sistema, denominándose entonces como
subsistema. Los componentes de un sistema pueden trabajar entre sí para
lograr un fin determinado. Dentro del sistema, para una buena acción por
parte de los componentes, debe existir una buena relación entre ellos.
La información es transferida entre los componentes a través de
interfaces o elementos de interconexión. Las interfaces codifican o
decodifican la información a una forma que el sistema pueda usar.
2. INFORMACIÓN
El término información posee múltiples definiciones de acuerdo al área
donde desea aplicarse, una manera simple de definirlo es como un conjunto
de datos que íntegramente transmiten algo importante y con sentido, algo así
como: un sistema de datos que expresan contenido coherente y hace
referencia a algo palpable.
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
2.1. TEORÍA DE LA INFORMACIÓN
Teoría relacionada con las leyes matemáticas que rige la transmisión y
el procesamiento de la información. Más concretamente, la teoría de la
información se ocupa de la medición de la información y de la representación
de la misma (como, por ejemplo, su codificación) y de la capacidad de los
sistemas de comunicación para transmitir y procesar información.
La codificación puede referirse tanto a la transformación de voz o
imagen en señales eléctricas o electromagnéticas, como al cifrado de
mensajes para asegurar su privacidad.
La teoría de la información fue desarrollada en 1948, por el ingeniero
electrónico estadounidense Claude E. Shannon, en su artículo, A
Mathematical Theory of Communication (Teoría matemática de la
comunicación). La necesidad de una base teórica para la tecnología de la
comunicación surgió del aumento de la complejidad y de la masificación de
las vías de comunicación, tales como el teléfono, las redes de teletipo y los
sistemas de comunicación por radio. La teoría de la información también
abarca todas las restantes formas de transmisión y almacenamiento de
información como: la televisión y los impulsos eléctricos que se transmiten
en las computadoras y en la grabación óptica de datos e imágenes.
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
El término información se refiere a los mensajes transmitidos: voz o
música transmitida por teléfono o radio, imágenes transmitidas por
sistemas de televisión, información digital en sistemas y redes de
computadoras, e incluso a los impulsos nerviosos en organismos vivientes.
De forma más general, la teoría de la información ha sido aplicada en
campos tan diversos como la cibernética, la criptografía, la lingüística, la
psicología y la estadística.
3. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Es un sistema formado por un conjunto hombre/máquina/proceso con
el fin de registrar, procesar y suministrar información para el apoyo de las
funciones operativas, de control, administrativas y de toma de decisiones de
una organización.
Para el autor Senn (1990, p. 15), los sistemas de información son como
cualquier otro sistema dentro de una empresa en cuanto a que tienen
propósitos e interactúan con otros componentes de la compañía.
La tarea de los sistemas de información consiste en procesar la
entrada, mantener archivos de datos en relación con la empresa y producir
información, informes y otras salidas. Los sistemas de información están
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
compuestos por subsistemas que incluyen el hardware, software y
almacenamiento de datos para los archivos y bases de datos. El conjunto
particular de subsistemas, es decir, el conjunto específico de programas,
archivos y procedimientos, comprende una aplicación de sistemas de
información. Por lo tanto, los sistemas de información pueden tener
aplicaciones de compra, contabilidad o ventas.
Por otra parte, Jonás A. Montilva (1992, p. 13), declara acerca de un
sistema de información que:
Es un sistema caracterizado porque: 1) Es abierto, interactúa con su ambiente mediante el intercambio de información y se adapta a las necesidades del ambiente que lo contiene, 2) Es un sistema hombre-máquina, ya que permite el uso de máquinas (Computadoras) que automatizan los procesos rutinarios de transformación, los cuales son controlados y dirigidos por el hombre, 3) Su entrada está constituida por datos y su salida por información, el proceso de transformación de datos en información constituye la función esencial del sistema de información.
Por lo tanto según este autor un sistema de información, es un sistema
con una excelente ingeniería humana que procesa datos a fin de: registrar
los detalles originados por las transacciones que ocurren, las entidades que
forman una organización y proporcionar información que facilite la ejecución
de las actividades, operaciones y funciones en una organización.
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
Afirman Burch y Strater (1974, p. 71) que:
Un sistema de información es un ensamblaje formal y sistemático de componentes que ejecutan operaciones de procesamientos de datos para a) Satisfacer los requerimientos de procesamiento de datos legales y transaccionales, b) Proporcionar información a la gerencia para el apoyo de actividades de planificación, control y toma de decisiones y, c) Proporcionar una variedad de reportes, que sean requeridos por entes externos.
Estos autores refieren la importancia de los sistemas al momento de
generar información con alto grado de validez y confiabilidad, aspectos éstos
muy importantes en la ejecución de transacciones y procesos en las
empresas.
Opinan W. Barman, H. Matthes y A. Proeme (1979, p. 29) que:
Un sistema de información es un conjunto organizado de hombres, máquinas, programas y procedimientos para llevar a cabo unas funciones que cumplan unos objetivos deseados. En fin, el objetivo principal de un sistema de información es mantener el flujo de datos en una organización y suministrar información que facilite la ejecución de tareas, operaciones y funciones para el proceso de toma de decisiones.
La opinión de estos autores expresan un aspecto sumamente
importante, la interacción hombre-máquina. Es importante aclarar que los
sistemas son diseñados por y para los humanos y que de éstos últimos
depende en gran parte el buen funcionamiento de los sistemas.
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
3.1. FACTORES QUE INFLUYEN EN UN SISTEMA DE INFORMACIÓN
Los sistemas de información, desde su aparición han tenido un gran
impacto en las organizaciones, el cual está determinado por los factores
siguientes:
v El grado en que el sistema de información satisface los objetivos,
necesidades y requerimientos de información que tiene la organización.
v Los atributos de calidad que el sistema posee; confiabilidad facilidad
de uso, facilidad de mantenimiento, calidad de documentación, tiempo de
respuesta, etc.
v Una eficiente operación del sistema en un ambiente de restricciones
tales como costos, personal, tecnologías, etc.
3.2. ALCANCE DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
El alcance de los sistemas de información varía según la empresa o el
área donde se realice, pero fundamentalmente, para especificar el
mencionado tópico, se deben cumplir los siguientes objetivos:
v Dar soporte a los objetivos y estrategias de la empresa; es decir, que
debe proveer toda información necesaria para el funcionamiento del negocio
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
en un momento dado, ya sea ésta la información destinada a la actividad
diaria directamente productiva.
v Proporcionar a todos los niveles de la empresa la información
necesaria para controlar las actividades de la misma; lo que se refiere a decir
que la información deberá brindar la ejecución de funciones y el control y
verificación de las mismas.
v Adaptar a la evolución de la empresa; debido al dinamismo de las
empresas y su cambiante entorno y necesidades de información.
v Utilizar la información como un recurso corporativo que debería ser
planificado, gestionado y controlado para ser más efectivo a toda la
organización.
v Definir la evolución del sistema de información actual hacia el sistema
de información necesario; debido a que es sumamente recomendable partir
de la situación actual de una empresa para tratar de mejorar las situaciones
críticas.
3.3. TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
El autor Chiavenato (1990, p. 576), indica que existe una gran variedad
de sistemas y una amplia gama de topologías para clasificarlos de acuerdo a
ciertas características básicas, una de estas formas de clasificarlos es, en
cuanto a su constitución y en cuanto a su naturaleza.
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
En cuanto a su constitución, los sistemas pueden ser físicos y
abstractos. Son sistemas físicos o concretos cuando están conformados por
equipos, maquinarias y por objetos o cosas reales. En resumen cuando
están compuestos de "hardware", pueden ser descritos en términos
cuantitativos de desempeño. Los sistemas abstractos son cuando están
compuestos por definiciones, planes, hipótesis e ideas. Aquí los símbolos
representan atributos y objetos, que muchas veces sólo existen en el
pensamiento de las personas, en resumen cuando son compuestos de
"software". En realidad en ciertos casos, el sistema físico opera en afinidad
con el sistema abstracto.
En cuanto a su naturaleza, los sistemas pueden ser cerrados o
abiertos. Los sistemas cerrados son los que interactúan con el medio
ambiente que los rodea, pues son herméticos a cualquier influencia
ambiental. Así, los sistemas cerrados no reciben ninguna influencia del
ambiente, y por otro lado tampoco influencian al mismo. En realidad, no
existen sistemas cerrados en la aceptación exacta del término.
Los autores han dado al nombre de sistemas cerrados a aquellos
sistemas cuyo comportamiento es totalmente determinado y programado y
operan con muy pequeño intercambio de materia y energía con el medio
ambiente. Él término también es utilizado para los sistemas completamente
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
estructurados, donde los elementos y relaciones se combinan de una manera
peculiar y rígida produciendo una salida invariable.
Los sistemas abiertos son los que interactúan con el ambiente a través
de entradas y salidas, además intercambian materias y energía regularmente
con el medio ambiente. Son eminentemente adaptativos, es decir, para
sobrevivir deben reajustarse constantemente a las condiciones del medio.
Mantienen un juego recíproco con la fuerza del ambiente y la calidad de su
estructura es óptima cuando el conjunto de los elementos del sistema se
organiza, aproximándose a una operación adaptativa. La adaptabilidad es un
continuo proceso de aprendizaje y de organización.
3.4. CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Es un sistema hombre-máquina, integrado por personas,
procedimientos y equipos. Esta característica puede causar confusión sobre
la posibilidad de no existir un sistema de información sin un computador,
opinión del todo falsa, pues se conoce que los sistemas de información
existen desde el mismo momento en que surgieron las organizaciones.
Sin embargo, se observa que el utilizar máquinas (computadores,
registradoras, calculadoras, etc.) han ayudado en la ejecución de las
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
funciones de un sistema de información y en los actuales momentos, una
organización mediana o grande difícilmente puede concebir y usar un
sistema de información sin utilizar un computador que facilite el
procesamiento de los datos.
Por tanto, la relación hombre-máquina depende del grado o nivel de
colaboración de personas y del grado nivel de utilización de maquinas, por lo
tanto se puede hablar de sistemas de información totalmente manuales, de
sistemas de información totalmente mecanizados o de sistemas información
automatizados.
El objetivo del sistema de información es suministrar información que
facilite la ejecución de tareas, operaciones y funciones en una organización.
La información que necesite la gerencia es solo una parte que el sistema
puede aportar.
La operación central del sistema de información está constituida por el
procesamiento de datos, el cual permite capturar y procesar los datos
originados por las transacciones y entidades (procesamiento de
transacciones); producir y diseminar información para la organización y su
ambiente (procesamiento de información).
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
3.5. FUNCIONES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Las funciones que un sistema de información tiene que cumplir están
determinadas por la aplicación que a dicho sistema vaya a dársele; sin
embargo, existen funciones que sea cual sea el objetivo del sistema deben
estar presentes en él. Estas son:
v Procesar transacciones; que se refiere a todos los procesos de
captura, recolección, clasificación, cálculo o almacenamiento de datos
originados por las transacciones que tienen lugar durante las actividades
cuya información procese el sistema. En la mayoría de los casos el proceso
de una transacción origina una actualización de los archivos maestros.
v Mantener archivos maestros; los cuales conservan los datos
relativamente permanentes de las entidades inherentes al sistema. Se dice
"relativamente permanente" porque muchos de sus datos ameritan
actualizarse constantemente. Los principales procesos de mantenimiento de
archivos maestros son: Ingresos de nuevos registros, eliminación de
registros, modificación de campos dentro del registro, actualización de
informes mediante proceso de transacciones, entre otros.
v Generación de informes; que son un producto significativo de un
sistema, dado que permite trasladar la información a sitios donde no se
disponga del sistema para leerla, un informe puede anexarse a un
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
expediente legal, a un balance de resultado, llevarse a una reunión de
trabajo, multicopiarse, etc. Por otra parte, puede presentarse más
información en un solo golpe de vista que una pantalla, pueden recopilarse,
verse más de uno a la vez, firmarse en señal de conformidad, entregarse
como prueba o soporte de una transacción y múltiples aplicaciones más.
v Procesar preguntas o consultas; el sistema debe responder, un
manejador de base de datos es lo ideal para cumplir con esta función. Se
debe vigilar ciertos aspectos: 1) Mantener su información actualizada en todo
momento y en todos los puntos donde ésta pueda consultarse, 2) Garantizar
que cualquier registro o elemento sea fácilmente accesible al personal
autorizado, 3) Establecer y controlar todas las medidas de seguridad para
que la consulta responda sólo lo permitido y al usuario autorizado y 4) El
formato de presentación debe ser explicativo, conciso y muy entendible.
3.6. CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
El analista de sistemas, desarrolla diferentes tipos de sistemas de
información para satisfacer las diversas necesidades de una empresa. Sin
embargo, algunos autores clasifican los sistemas de información desde
diferentes puntos de vista, algunos los agrupan de acuerdo a la
comunicación formal o informal de información entre ellos, otros en base a
los requerimientos para los cuales fueron diseñados. Así existen varios tipos
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
de sistemas de información con características propias y con diferentes
funciones y objetivos que cumplir dentro de la organización donde estén
implantados.
Burch & Strater, Davis, Philippakis & Kazmier y Lucas coinciden en
clasificarlos según la comunicación entre ellos:
v Sistemas de Información Formal; los cuales están basados en un
conjunto de normas, estándares y procedimientos con el propósito de
generar información específica y de ser entregada al usuario en la forma,
sitio y momento que la requiera. Dada su formalidad, esta información puede
ser fácilmente computarizada.
v Sistema de Información Informal; que se basan en la comunicación no
formalizada dentro de la organización. La información que manejan estos
sistemas es imprecisa, irregular e incierta, y el sistema no tiene normas o
estándares por donde regirse; por lo tanto es difícil computarizar.
M. J. Alexander clasifica los sistemas de información en base a su
naturaleza y objetivos, de la siguiente manera:
v Sistemas de Comunicación; son aquellos cuyo propósito es transferir
información entre varios subsistemas de la empresa, mediante
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
computadores, impresoras, telex, terminales, etc. La información de salida de
uno o varios subsistemas representan los datos de entrada para otro o varios
de ellos, conformándose toda una red de comunicación entre los
subsistemas de la organización. El objetivo de esta red es impartir
conocimiento, pensamientos, ideas, percepciones, propiedades, órdenes y
datos organizados entre los subsistemas que lo componen.
v Sistemas de Información Organizacional; formados por los flujos o
canales de información entre los niveles jerárquicos de la organización. El
sentido de la comunicación puede ser de arriba hacia abajo o viceversa. Su
objetivo es transmitir las directivas organizacionales desde los niveles
gerenciales hacia los operacionales y suministrar la información de
retroalimentación útil para la gestión gerencial.
v Sistemas de Información Operativos; son aquellos que procesan los
datos inherentes a la realización de actividades básicas rutinarias de la
organización con el propósito de mantener registros de las mismas. Son
fácilmente automatizables dado su carácter de rutina, por lo que
generalmente cumplen con patrones predefinidos.
v Sistema de Procesamiento de Datos; el procesamiento de datos es la
función fundamental de todo tipo de sistemas de información sólo que su
objetivo se orienta a cada uno en específico. Sin embargo, existen sistemas
cuyo objetivo primordial es procesar volúmenes de información y
presentarlos de la forma requerida por el usuario para determinado fin en la
realización de sus actividades o tareas. Éste fue el propósito inicial básico de
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
los sistemas de información, luego comienzan a diseñarse con otros fines
menos operativos y más tácticos.
v Sistemas de Información Gerencial; son aquellos diseñados para
proporcionar a la gerencia información confiable para la toma de decisiones,
generalmente los datos de entrada de éstos sistemas son resúmenes o
balances producidos por subsistemas operativos.
v Sistemas de Apoyo para la Toma de Decisiones; son sistemas muy
especiales diseñados para realizar automáticamente el proceso de toma de
decisiones e indicar el tipo de acción a tomar en una situación particular de la
organización.
Otras definiciones de estas dos últimas clasificaciones de M. J.
Alexander también son explicadas por otros autores como:
Davis y Olson (1987, p. 5), definen un sistema de información gerencial
como un sistema integrado usuario-máquina para proveer información que
apoye las operaciones, la administración y las funciones de la toma de
decisiones en una empresa. Utiliza equipos y software de computador,
modelos para análisis, planeación, control, toma de decisiones y una base de
datos.
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
Para Stoner y Wankel (1989, p. 730), un sistema de soporte a las
decisiones es un sistema interactivo de fácil acceso y manejado por
personas novatas en computación para ayudarse en la planeación y en las
funciones de la toma de decisiones.
3.7. ELEMENTOS OPERACIONALES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN
Los elementos de un sistema de información pueden clasificarse de
tres maneras de acuerdo a su naturaleza en: componentes físicos,
componentes funcionales y resultados para los usuarios.
v Componentes Físicos; son todos los elementos físicos, tangibles o
visibles en un Sistema de Información, tales como: el hardware, el software,
la base de datos, los procedimientos y el recurso humano.
v Componentes Funcionales; los componentes funcionales son aquellos
que explican qué hace un sistema. Para Senn (1978, p. 31), un sistema de
información está dividido en tres componentes funcionales: 1) Subsistema de
procesamiento de transacciones que cumple con las funciones de
procesamiento de transacciones, 2) Subsistema de administración de datos,
que se encarga de cumplir con las funciones de manejo de la base de datos
y 3) Subsistema de procesamiento de información, que se encarga de
suministrar la información requerida por los usuarios.
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
v Resultados para los usuarios; un Sistema de Información es diseñado
para producir los resultados que el usuario espera de él. Por lo tanto, los
resultados son los elementos que mejor pueden describir un sistema. Para
Davis (1987, p. 33), se pueden clasificar en cuatro clases: 1) Los
documentos de transacciones, 2) Los informes planeados y las preguntas
planeadas, 3) La consulta y 4) Los informes ad hoc y las respuestas a
preguntas.
3.8. CICLO DE VIDA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
El éxito en la evolución de los sistemas de información en una
organización supone tener en consideración permanente las circunstancias
cambiantes, tanto externas como internas a la organización y a la propia
evolución de los sistemas de información.
Un modelo útil para identificar y conocer su evolución, es el modelo de
Nolan (1999), basado en el reconocimiento de la existencia de cuatro etapas
que enmarcan la evolución de un sistema de información y en la curva de
crecimiento en forma de “S” (ver figura 1). En una conclusión adelantada y
según este método la evaluación y dimensión del departamento de sistemas
de información dentro de cualquier empresa, suele tener la forma de la
siguiente curva, que relaciona el presupuesto invertido en tecnología de
información a lo largo del tiempo.
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
FIGURA 1. MODELO BÁSICO DE NOLAN. FUENTE: Nolan (1999)
3.9. ETAPAS DE LA EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Tanto para Senn (1992) como para Montilva (1992), cada sistema se
concibe según sus requerimientos y definiciones lo que origina visiones
particulares de la evolución del mismo. Sin embargo, argumentan que todos
coinciden en aspectos comunes como los que se indican:
v Inicio; es la etapa introductoria, de aprendizaje y escasa planificación y
control. Las aplicaciones se orientan hacia la reducción de costos y la
búsqueda de eficiencia en la operatividad del ordenador (operadores y
programadores).
INICIO EXPANSIÓN FORMACIÓN MADUREZ
P
T
PRESUPUESTO DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
v Expansión o Contagio; entusiasmo en los usuarios producto de las
posibilidades ofrecidas por la nueva tecnología. Crecimiento en gastos y
experimentación. Nula planificación y control. Calidad no garantizada aún del
sistema.
v Formalización y Control; aparecen los primeros controles que fueran el
crecimiento de los presupuestos, así como el número de aplicaciones a
desarrollar, a favor de la calidad. Especialización del personal en tareas de
integración, control y efectividad del sistema existente.
v Madurez e Integración; se consigue la integración orgánica de las
aplicaciones así como que la planificación y control se adecuen a las
necesidades de la organización y el sistema de información (ya no
informática) sea convergente con los objetivos de la misma. Construcción del
sistema de información. Uso de base de datos.
Nolan (1999), ante la enorme velocidad en los cambios tecnológicos en
el campo de la tecnología de la información, introdujo un modelo alternativo
en el que combina la etapa de madurez con la de nuevos y diferentes ciclos
de vida. Este modelo es una importante guía para no caer en errores propios
de la introducción de tecnología de información, como es la ausencia casi
total de planificación que gestione adecuadamente la entrada e integración
de la misma, a lo largo del tiempo en la organización (ver figura 2).
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
FIGURA 2. APLICACIÓN DEL MODELO DE NOLAN. FUENTE: Nolan
(1999)
3.10. DESARROLLO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN
El sistema de información de una organización, está conformado por
diferentes subsistemas de información interrelacionados, y como un todo
ayudan a alcanzar los objetivos. A fin de que el sistema de información
contribuya de forma efectiva y eficiente en la consecución de tales objetivos,
su desarrollo y mantenimiento deben estar enmarcados dentro de la
planificación organizacional y sujetos al mismo control gerencial que las
unidades funcionales.
INICIO EXPANSIÓN FORMACIÓN MADUREZ
P
T
PRESUPUESTO DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
El éxito de un proyecto de desarrollo de un sistema de información
depende esencialmente de tres elementos: 1) La administración del proyecto, 2)
La metodología que se siga y 3) Las técnicas y herramientas que se utilicen.
Estos tres elementos constituyen el trinomio del desarrollo de un sistema de
información (ver figura 3).
FIGURA 3. EL TRINOMIO DEL DESARROLLO. FUENTE: Jonás Montilva
(1992, p. 60)
3.11. MÉTODO ESTRUCTURADO DE DESARROLLO DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
Consiste en ejecutar modelos de desarrollo de sistemas de
información con el fin de diseñar el sistema de manera planificada y
ordenada. Tales modelos se representan como metodologías de desarrollo
las cuales varían de autor en autor; sin embargo en todas ellas se hallan
ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO
METODOLOGÍA UTILIZADA
TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
definidas fases importantes como lo son: la documentación, el análisis lógico
y físico, construcción del software, pruebas e implantación si se requiere).
3.11.1. MÉTODO DEL CICLO DE VIDA PARA DESARROLLO DE
SISTEMAS (SDLC)
Para el autor James Senn la metodología de desarrollo de sistemas de
información consta de seis fases que se describen a continuación:
v Fase 1, Investigación Preliminar; esta fase surge siempre con la
petición de una persona (administrador, empleado o analista de sistemas).
Esta actividad comprende tres partes: 1) Aclaración de la solicitud, debido a
que en muchas ocasiones la solicitud que proviene de los empleados y
usuarios no está formulada de manera clara, 2) Estudio de factibilidad y 3)
Aprobación de la solicitud.
v Fase 2, Definición de los Requerimientos del Sistema; en esta etapa
se busca comprender todas las fases importantes dentro de la empresa que
se encuentran bajo estudio. Para recabar la información necesaria se utilizan
las técnicas de entrevistas, cuestionarios, observación directa, entre otras; a
diferentes personas que están relacionadas con el área afectada. Finalmente
una vez recopilada toda la información, se estudia para luego proceder a
identificar las características que poseerá el nuevo sistema de información.
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
v Fase 3, Diseño del Sistema; en esta fase se procede con los detalles
que establecen la forma como el sistema cumplirá con los requerimientos
previamente identificados en la fase de análisis. Se identifican los informes y
otras salidas que el sistema arrojará tomando en cuenta a su vez la
localización exacta sobre el papel, pantalla, etc. Se indica cuáles son los
datos de entrada, los que serán calculados y almacenados. Se selecciona las
estructuras de los archivos y los dispositivos de almacenamiento, se
describen detalladamente los procedimientos de cálculos y los datos
individuales.
v Fase 4, Desarrollo del Software; en ésta se escriben los programas o
se modifica un software que se haya comprado. La decisión de lo que se va
a hacer depende del costo, del tiempo disponible y de la cantidad de
programadores que se requieren. También se realiza la documentación del
programa, la cual es esencial para probarlo y darle mantenimiento una vez
puesto en marcha.
v Fase 5, Prueba del Sistema; durante las pruebas el sistema se utiliza
en forma experimental con la finalidad de asegurar que no presente fallas y
funcione de acuerdo con las especificaciones y requerimientos de los
usuarios. Éstas pruebas regularmente no son llevadas a cabo por el grupo
que realizó el sistema, sino por personas ajenas a este grupo, para asegurar
que las mismas sean imparciales y por ende que el software sea más
confiable.
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
v Fase 6, Puesta en marcha; se verifica y pone en uso el nuevo equipo,
se da adiestramiento al personal que utilizará el sistema, se instala la nueva
aplicación y se construyen las bases de datos diseñadas. Ésta fase se puede
llevar a cabo de tres maneras diferentes: 1) Se escoge el área de la
compañía donde se implantará el sistema para luego llevarla a todas, 2) Se
corre en forma paralela el sistema nuevo con el sistema viejo, para comparar
los resultados o 3) Se cambia por completo de un día para otro al sistema
nuevo, en todas las áreas de la organización.
3.12. DESARROLLO DE NUEVOS ENFOQUES DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
Uno de los temas más tratados en relación a los sistemas de
información se refiere al cuello de botella existente para el desarrollo de
nuevas aplicaciones. La metodología de desarrollo tradicional de sistemas es
una de las causantes de la elevada carga acumulada existente en las
empresas. Este procedimiento consume mucho tiempo para completar el
desarrollo del sistema; propiamente es muy costoso y difícilmente aplicable
cuando se trata del desarrollo de aplicaciones sofisticadas orientadas a la
toma de decisiones. Las alternativas de enfoque son:
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
v Enfoque de Software Envasado; también llamado compra de paquetes
de software, se basa en la premisa de que las empresas poseen una
variedad de aplicaciones computacionales en cierta forma muy parecidas.
Por lo tanto, es posible utilizarse en varias empresas al mismo tiempo. Otra
de las razones que hacen esta alternativa a menudo recomendable es que
normalmente hay empresas que se especializan en desarrollar determinados
paquetes de software de muy buena calidad. El diseño de un sistema de
información es una actividad que consume el 50% de los esfuerzos de
desarrollo.
Con un software envasado los costos de desarrollo comparados con un
proceso interno disminuyen considerablemente, por efecto la disminución en
los costos asociados al diseño. Ésta alternativa presenta una gran ventaja
organizacional porque ejerce un atractivo político en los gerentes, ya que
pueden fácilmente atribuirse las limitantes del paquete al mismo, en lugar de
a fuentes internas, y también contribuye a disminuir la fuerte resistencia
organizacional al esfuerzo de desarrollo de sistema.
v Enfoque de Desarrollo Mediante Prototipos; en muchas oportunidades
no es posible implementar software envasado y se hace necesario recurrir a
otras estrategias de desarrollo de sistemas. El enfoque de prototipos se basa
60
Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
en la disponibilidad de hardware especialmente amigable, cómodo, flexible y
poderoso, y de moderno sistema de software de cuarta generación.
El concepto de prototipo no es nuevo, desde hace una década se
emplean en arquitectura, diseño, aeromodelismo, en la industria automotriz,
entre otros. En esencia, consiste en desarrollar en forma rápida un modelo,
un primer sistema que funcione, para luego proceder a su perfeccionamiento.
Es como lograr un sistema en "borrador" y luego pasarlo en "limpio" a medida
que va siendo utilizado. La versión en limpio queda definida por la aceptación
que obtenga de su usuario. El desarrollo mediante prototipos ataca de frente
a una de las debilidades mayores del enfoque tradicional: la definición de los
requerimientos de información.
Esto es cierto en el caso de las tareas poco estructuradas, donde el
usuario rara vez tiene claro que desea del sistema. En general, solo posee
una noción vaga de sus necesidades, sin poder describir en forma completa
sus requerimientos en papel. Esta alternativa le permite trabajar con un
sistema para determinar exactamente que necesita. También se anticipa a
las necesidades cambiantes de los usuarios ya que las modificaciones
pueden incorporarse rápidamente y sin mayores costos durante las primeras
etapas de desarrollo. Por estas razones, esta metodología se basa en la
61
Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
premisa que para un usuario es más fácil definir aquello que no le gusta
acerca de un sistema que lo que le gustaría tener en el mismo.
v Enfoque de Desarrollo para Usuarios Finales: Este enfoque implica
usar herramientas amistosas para acceder a los datos, crear reportes y
ejecutar su propio procesamiento de información. Un sistema completo
puede ser constituido por sólo un usuario final, las razones por las que ha
tenido auge son las siguientes: 1) La metodología tradicional es gran
consumidora de tiempo y mano de obra y si el departamento de desarrollo no
está en capacidad de suplir la creciente demanda ésta alternativa es
considerada y 2) Los avances en términos de software han provocado una
nueva generación considerablemente más amistosa que los antiguos
métodos de planificación.
3.13. ANÁLISIS COSTO/BENEFICIO
El análisis costo/beneficio es uno de los aspectos del estudio de
factibilidad que determina si un sistema es aceptado o no. Este análisis es
esencial en la estructuración de un sistema de información, sin importar la
metodología que se utilice. El análisis de costo en los sistemas se realiza
sobre los elementos básicos: Hardware, software, personal y operación.
Estos costos se pueden obtener con razonable precisión y en forma rápida,
62
Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
dependiendo de la organización. El análisis de beneficio es el estudio de la
planificación, control y ventajas operativas que pueden ser obtenidas en el
desarrollo y utilización de aplicaciones de los sistemas de información. Para
James Senn (1998, p. 203), existen varios tipos de costos y beneficios:
v Costos y Beneficios Tangibles o Intangibles: El término tangible se
aplica al costo y al beneficio cuando se conoce y se puede estimar un valor
(para el costo) y en la cuantificación de la reducción de gastos o menores
tasas de error (para el beneficio). Los costos y beneficios intangibles no son
estimados en términos de dinero y puede ser el valor de la pérdida de un
cliente o un descenso en la imagen de la compañía (para el costo) y el valor
de un mejor servicio al cliente, una respuesta más rápida a las solicitudes o
mejores condiciones de trabajo (para el beneficio).
v Costos y Beneficios Fijos o Variables: Son fijos cuando son constantes
y no cambian, sin importar cuánto se utilice un sistema de información. Los
costos y beneficios variables son aquellos en los que se incurre en
proporción a la actividad o el tiempo. También se le conocen como costos y
beneficios recurrentes y no recurrentes.
v Costos y Beneficios Directos o Indirectos: Son costos y beneficios
directos cuando se atribuyen a un sistema, es decir, utilizan el sistema o
hacen el trabajo directamente produciendo costos y beneficios. Reducir el
costo de los errores es un beneficio directo, como lo es aumentar la
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
velocidad de procesamiento. Los costos son indirectos, cuando son gastos
de apoyo de tipo extra, que mientras son reales o substanciales, no están
específicamente asociados con el sistema de información, sino que son el
resultado de operar otros sistemas o llevar a cabo actividades necesarias
dentro de la empresa, que apoyan al sistema. Los beneficios indirectos se
consiguen como un subproducto de otro sistema.
Los otros sistemas proporcionan un beneficio siempre y cuando el
sistema de información investigado esté funcionando correctamente. Para el
autor, existen dos puntos importantes de ésta clasificación: 1) Los proyectos
de sistemas no se deben desarrollar solo sobre las bases de beneficios
intangibles y 2) El costo de desarrollar e instalar un nuevo sistema es no
recurrente. Para realizar la comparación entre sistemas (actual y propuesto)
se utilizan diferentes estrategias dependiendo de las preferencias de la
gerencia para comparar los costos y beneficios con base en el tiempo, gasto
en efectivo o costos proyectados durante la vida del proyecto.
4. BASES DE DATOS
Según C. J. Date. (1993. p. 5), "una base de datos está configurada por
cierto conjunto de datos persistentes utilizado por los sistemas de
aplicaciones de una empresa determinada". En tal sentido, una base de
64
Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
datos es una colección organizada de información, la cual puede ser de
cualquier clase. En una base de datos, una entidad o tabla, almacenará
información acerca de un objeto particular, y como por lo general se
necesitan más de un solo tipo de información, se hace necesario la
utilización de más de una de ellas, razón por la cual, una base de datos se
puede definir como un conjunto de una o más tablas.
4.1. COMPONENTES DE UNA BASE DE DATOS
Los componentes, constituyen para las mismas, los campos y registros,
o bien columnas y filas. Un registro es simplemente una forma significativa y
consistente de combinar partes y elementos de información acerca de algo.
Un campo representa un sólo elemento útil de información (elemento que
aparece en cada registro de la base de datos). De manera que un campo es
un elemento de información que al combinarlos con otros, constituye un
registro, el cual posee conocimientos de algo o alguien.
4.2. SISTEMA DE GESTIÓN DE BASES DE DATOS
Para Riccardi (1994, p. 7), la gestión de bases de datos "es un conjunto
de herramientas que proporcionan al usuario una ayuda a administrar
información que se encuentra almacenada en una base de datos”, esto es,
una interfaz entre el usuario y los datos, (ver figura 4).
65
Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
FIGURA 2. GESTIÓN DE UNA BASE DE DATOS. FUENTE: Sal Riccardi
(1994)
4.2.1. CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE BASES
DE DATOS
En cuanto a las características de un sistema de gestión de bases de
datos y con soporte del Dr. Edgard F. Coal (1990, p. 9), se considera éste
por ser:
v Rápido; permite la búsqueda y manipulación con los registros de una
base de datos de tal forma que hace este proceso sea más óptimo y eficaz.
USUARIO
SISTEMA DE GESTIÓN DE BASE DE DATOS
BASE DE DATOS
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
v Preciso; debido a que es menos probable que los cálculos realizados
contengan errores.
v Flexible; posee una facilidad para ver y analizar de diferentes formas
la información de la base de datos.
v Oportuna; posee una facilidad para la generación de registros, no
previstos o de última hora.
v Analista; puede generar informes y análisis que mensualmente
podrían tardar tiempo y a veces son imposibles de realizar.
v Económico; permite acceder con rapidez a la información ahorrando
tiempo y dinero, aspectos éstos muy considerados en las organizaciones.
v Seguro; facilidad de realizar copias de seguridad de los datos.
5. HERRAMIENTAS UTILIZADAS PARA EL DESARROLLO DE SISTEMAS
DE INFORMACIÓN
Todo diseñador de sistemas de información, al utilizar metodologías
para el desarrollo de los mismos, se ve necesitado a emplear ciertas
67
Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
herramientas que le ayudarán a la realización del sistema. Tales
herramientas por lo general consisten en modelos, mapas, organizadores de
información que permiten planificar y coordinar los elementos de un sistema
de información.
5.1. DIAGRAMA DE ENTRADA-PROCESO-SALIDA-JERÁRQUICA (HIPO)
HIPO es otro método de uso común para desarrollar software de
sistemas. HIPO es una abreviatura del nombre en ingles de entrada-proceso-
salida-jerárquica, método que fue desarrollado por IBM para sus sistemas
operativos grandes y complejos. La hipótesis en la que HIPO se basa es que
es fácil perder la pista de la función deseada de un sistema o componente de
un sistema grande. Ésta razón expresa que es difícil comparar los sistemas
existentes contra sus especificaciones originales y por lo tanto, pueden
ocurrir fallas incluso en los sistemas técnicamente bien formulados.
Desde el punto de vista del usuario, una sola función puede a menudo
extenderse a varios módulos, por lo tanto, el interés del analista es entender,
describir y documentar los módulos y su interacción de forma que se obtenga
el detalle suficiente, pero que no se pierda de vista el panorama general.
68
Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
Los diagramas de HIPO son descripciones gráficas del sistema, en vez
de prosa o narrativa. Ayudan al analista a responder tres preguntas guía:
v ¿Qué hace el sistema o módulo? (Se pregunta al diseñar el sistema).
v ¿Cómo se hace? (Se interroga al revisar el código para su prueba o
mantenimiento).
v ¿Cuáles son las entradas y salidas? (Se pregunta al revisar el código
para su prueba o mantenimiento).
Una descripción de HIPO para un sistema consta de una tabla visual de
contenidos y los diagramas funcionales. La tabla visual de contenidos
(VTOC) muestra la relación entre cada uno de los documentos que conforma
un paquete de HIPO.
Está formado por un diagrama de jerarquía que identifica los módulos
en un sistema mediante un número y en relación con los otros y brinda una
descripción breve de cada módulo. Los números en la sección de contenido
se relacionan con los de la sección de la organización.
v Diagramas funcionales; existe un diagrama por cada caja en el VTOC.
Cada diagrama muestra la entrada y salida (derecha a izquierda o de arriba a
abajo), los procesos principales, el movimiento de datos y puntos de control.
69
Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
Los símbolos de los diagramas de flujo tradicionales representan los medios,
tales como cinta magnética, disco magnético y salida impresa. Una flecha
sólida muestra las rutas de control y una flecha hueca identifica el flujo de
datos.
Los números de la parte inferior del diagrama indican dónde se hallan
más detalles; es decir, se refiere a otros números de documentos.
Algunos diagramas funcionales contienen otros diagramas intermedios,
pero también muestran datos externos, al igual que datos desarrollados
internamente y el paso en el procedimiento donde se muestran los datos.
Se suele añadir una descripción de un diccionario de datos para
explicar aún más los elementos de datos usados en un proceso.
Los diagramas HIPO son efectivos para documentar un sistema.
También ayudan a los diseñadotes y los fuerzan a pensar en cómo cumplir
con las especificaciones y dónde hay que ligar las actividades y
componentes. Sin embargo, se basan en un conjunto de símbolos
especializados que requieren explicación, una preocupación adicional si se
compara con la simplicidad de, por ejemplo, los diagramas de flujo de datos.
70
Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
5.2. DIAGRAMA DE FLUJO
Otro enfoque visual, pero más estructurado para el diseño y la
documentación de los programas es el diagrama de flujo ordinario. En los
diagramas de flujo se pueden encontrar ejemplos de los símbolos utilizados
para documentar tanto los sistemas como los programas.
Los diagramas de flujos son lineales y no se les otorga demasiada
atención a la entrada y la salida. Los diagramas de flujo de datos son
considerados como una herramienta grafica que se emplea para describir y
analizar el movimiento de datos a través de un sistema, ya sea que éste
fuera manual o automático, incluyendo procesos, lugares para almacenar
datos y retrasos en el sistema. Tales diagramas son la herramienta más
importante y la base sobre la cual se desarrollan otros componentes. La
transformación de datos de entrada en salida por medio de procesos puede
describirse en forma lógica e independiente de los componentes físicos
(computadores, gabinetes, entre otros).
6. PROCESO DE TOMA DE DECISIONES
Para el autor Fishburn (1964), para resolver el modelo de decisión es
necesario encontrar una estrategia de acción cuyo valor relativo esperado es
cuando menos tan grande como el del valor esperado para cualquier otra
71
Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
estrategia en un conjunto específico de ellas. El criterio fundamental para
seleccionar una estrategia consiste en que el tomador de decisiones
maximice el valor relativo total esperado. Según Ofstad (1961, p. 15), decir
que una persona ha tomado una decisión puede significar:
v Que ha comenzado una serie de reacciones de comportamiento a
favor de algo.
v Ha decidido realizar una cierta acción, sobre la cual no tiene dudas en
cuanto a lo que debe hacer.
v Efectuar un ajuste en relación a lo que debe hacerse en una cierta
situación, después de haber deliberado sobre algunos cursos alternativos de
acción.
El autor Churchman (1968, p. 17) dice, "el gerente es el hombre que
decide entre opciones alternativas. Debe decidir cuál de las acciones lo
conducirán a un cierto objetivo o conjunto de objetivos deseados".
Por otra parte, Herbert Simón (1960, p. 1) Sugiere, que los gerentes
dividen su tiempo en tres actividades: 1) Encontrar ocasiones para tomar una
decisión, 2) Encontrar posibles cursos de acción y 3) Elegir entre cursos de
acción. Además establece que estas actividades son las principales fases del
proceso de toma de decisión.
72
Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
Con base a las definiciones anteriores, la toma de decisiones es el
proceso mediante el cual el tomador de decisiones se desplaza de su
posición actual a la posición en la cual quiere estar. El tomador de decisiones
cuenta con diversas alternativas y una elección encierra una comparación
entre éstas alternativas y la evaluación de sus resultados.
6.1. NIVELES DEL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES
La toma de decisiones constituye un proceso esencial en la solución de
problemas organizacionales, puesto que va más allá de la simple selección
de alternativas e incluye un conjunto de pasos, mencionados a continuación:
1) Reconocimiento del problema o de la necesidad de decidir, 2) Formación y
análisis de alternativas, 3) Selección de alternativas, 4) Comunicación e
implantación de la decisión, 4) Seguimiento de la acción y retroalimentación
de resultados originados por la decisión tomada.
La complejidad de este proceso depende primordialmente del tipo de
decisión que se deba tomar. Davis (1974, p. 141) clasifica las decisiones,
sobre la base de la naturaleza de las actividades que originan la toma de
decisiones en programadas y no programadas. Una decisión programada se
especifica de antemano por un conjunto de reglas o procedimientos de
decisión debido a que la actividad o situación que la origina es rutinaria y
estructurada. Las decisiones no programadas se toman ocasionalmente, por
73
Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
lo general una sola vez, y corresponden a problemas, actividades o
situaciones no repetitivas ni rutinarias, por lo que adolecen de reglas o
procedimientos preestablecidos.
La toma de decisiones ocurre en diferentes niveles de la organización,
lo que permite establecer una jerarquía de niveles gerenciales. En cada nivel
la información que requiere la toma de decisiones tiene sus características
propias al igual que las mismas decisiones. Según el autor James Senn
(1978, p. 72) los niveles de decisiones son los siguientes:
v Nivel estratégico; el proceso de toma de decisiones se denomina
planificación estratégica y consiste en decidir sobre los objetivos de la
organización, cambios, recursos utilizados y sobre las políticas que
gobiernan la adquisición, uso y distribución de recursos.
v Nivel Táctico; se denomina control gerencial y es el proceso mediante
el cual la gerencia asegura que los recursos se obtengan y utilicen
efectivamente en la consecución de los objetivos.
v Nivel Técnico; recibe el nombre de control operacional y garantiza que
las actividades o tareas se realicen eficientemente.
El desarrollo de un sistema de información implica el uso de los tres
niveles de toma de decisiones explicados anteriormente, en conjunto con los
requerimientos de información para con el mismo. Un sistema cuando es
74
Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
diseñado innatamente debe ser adaptable, es decir, amoldable a los posibles
cambios que se pudiesen producir en la organización; en este caso, si bien el
sistema no es el organismo que esclarece cual decisión tomar, si es
fácilmente amoldable a la misma; es decir, que fácilmente se adapta a las
decisiones estratégicas que considere llevar acabo la empresa.
Un sistema de información para poder ser desarrollado, debe antes ser
autorizado a través de una decisión de nivel táctico, puesto que en este nivel
se analizan todos los aspectos que la gerencia de la empresa considere
factibles o no para la consecución del mismo.
El desarrollo de sistemas de información para automatizar procesos
constituye una acertada decisión de tipo técnica, puesto que esta
herramienta tecnológica y automatizada disminuye en gran escala la tasa de
error humano presente en la organización, lo que genera para la misma,
datos procesados con efectividad y eficacia.
7. GESTIÓN
El término gestión se puede decir que es sinónimo de la palabra
administrar. Consiste en efectuar diligencias para la consecución de algo o la
tramitación de un asunto. Dentro de la palabra gestión entran en juego
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
ejecutar planificaciones, coordinar, dirigir, gobernar, controlar y otros
términos afines.
8. VENTA
Venta es un acuerdo o contrato mediante el cual un vendedor
transmite una propiedad, real o personal, a un comprador a cambio de un
precio pagado con dinero. Una transacción de venta difiere de una
transacción de trueque, en que ésta no implica la transferencia de dinero.
8.1. CLASES DE VENTAS
La venta de una propiedad real debe hacerse siempre mediante un
contrato escrito. Se puede vender un bien dejando un período de prueba
para que el comprador pueda examinarlo; en este caso, el comprador es el
depositario de los bienes, pero la propiedad sigue perteneciendo al vendedor
hasta que el comprador decida aceptar los bienes, reconociéndole al
comprador el derecho a devolverlo si no queda satisfecho; en este caso, el
título de la propiedad se transmite al mismo tiempo que se transfieren los
bienes.
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
Una venta condicionada es aquella transacción que no implica la
transmisión de la propiedad sobre el bien hasta que no se cumplan
determinados requisitos; por ejemplo, cuando se paga un automóvil a plazos,
la propiedad del bien no se transfiere hasta que se ha pagado el último plazo.
8.2. ASPECTOS A CONSIDERAR EN UNA VENTA
v Derechos Legales; cuando el comprador no paga al vendedor, este
último puede actuar judicialmente contra el primero exigiéndole el pago del
precio acordado. De forma análoga, si el comprador no acepta los bienes, el
vendedor puede demandar una indemnización que vendrá dada por la
diferencia entre el precio del contrato y el valor de mercado. Si el comprador
no recibe los bienes comprometidos por acuerdo, podrá demandar al
vendedor una indemnización por incumplimiento de contrato o podrá exigir el
cumplimiento de este último.
Entre los aspectos importantes de una transacción de ventas se
pueden citar:
v Garantías; en toda venta la ley obliga al vendedor a otorgar ciertas
garantías. El vendedor garantiza que tiene derecho a vender unos bienes
que sirven para cumplir determinados fines. Los bienes se venden con una
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descripción o una muestra, y llevan una garantía que asegura que no son
defectuosos y que se ajustan a la descripción o a la muestra. El vendedor
también puede aportar una garantía suplementaria; por ejemplo, en el caso
de los textiles, el vendedor puede garantizar que tienen unas determinadas
características de fabricación.
El incumplimiento de las condiciones, explícitas o implícitas,
establecidas en la garantía otorga al comprador el derecho a emprender
acciones legales por incumplimiento de contrato contra el vendedor para
obtener una indemnización; el comprador puede también rescindir el contrato
de venta y negarse a recibir los bienes. Sin embargo, si el comprador sabía,
al aceptar los bienes, que éstos no cumplían las estipulaciones establecidas
en la garantía, no podrá rescindir el contrato ni recuperar el dinero pagado.
Si el comprador sufriera daños personales debido a un defecto de
fabricación del producto, podrá emprender acciones legales contra el
productor por negligencia o por incumplimiento del contrato de garantía si los
daños derivaran de este incumplimiento.
v Embarque y Contratos; los productos se pueden vender pagando en
efectivo, o a precios FOB (free on board: libres de cargas antes del
embarque), o CIF (cost, insurance and freight: costes, seguros y transportes).
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
Al pagar en efectivo, los bienes se envían al comprador
transmitiéndole la propiedad. Si los bienes se envían a través de un
transportista, la propiedad es transmitida al comprador cuando éste los
recibe del transportista. Si los bienes se pagan al precio FOB, el comprador
tendrá que pagar los costes de envío desde el lugar donde son entregados al
transportista, transmitiéndose la propiedad desde el momento en que el
transportista se encarga de los bienes.
Cuando se paga el precio CIF, que incluye tanto el coste de los bienes
como un seguro y los costes de transporte hasta el lugar de destino, la
titularidad de los bienes se transmite al comprador desde el lugar desde
donde se envían.
En cada uno de estos contratos el momento y el lugar en que se
transmite la propiedad es relevante, porque el riesgo de pérdida debido a la
destrucción de los bienes debe asumirlo la persona que posee la titularidad.
8.3. PRECIO
Es el valor de mercado de los bienes, medido en términos de lo que
un comprador está dispuesto a dar para obtenerlos. Normalmente, los
precios se expresan en función de una cantidad de dinero; de hecho, la
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
principal razón por la que se utiliza el dinero reside en su utilidad para reflejar
el valor de los precios, pero en los sistemas de trueque los precios vienen
dados por el valor de un bien en relación con otros bienes que, a su vez,
tienen un determinado valor, por lo que todos los precios de todos los bienes
se determinan mutuamente sin que intervenga el dinero.
Los precios son el principal mecanismo de ajuste de la oferta y la
demanda, ya que el precio de cualquier bien, en una economía de libre
mercado, tiene que alcanzar el punto donde se equilibre la producción y el
consumo: éste precio de equilibrio refleja el punto donde concuerda lo que
los productores pueden costear y lo que los consumidores están dispuestos
a pagar. Por lo tanto, los precios determinarán qué y cuánto se produce,
cómo se produce y quién puede comprarlo. Por ello, son un tema crucial en
economía, en especial en la rama denominada microeconomía.
8.3.1. DETERMINACIÓN DE LOS PRECIOS MEDIANTE LA OFERTA Y LA
DEMANDA
Tanto los factores de oferta como los de demanda determinan los
precios de los bienes: los precios disminuirán si hay exceso de oferta y
aumentarán si la demanda es excesiva, hasta que se alcance el equilibrio.
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
Del lado de la oferta, los precios vienen dados por los costes de
producción y distribución, que a su vez están determinados por la escasez de
materia prima, la tecnología y las limitaciones de tipo organizativo como la ley
de los rendimientos decrecientes, los costes laborales, etcétera. El productor
determinará su estrategia de precios con el fin de maximizar sus beneficios,
aunque también puede tener otros objetivos como los contemplados en la
teoría de la empresa.
Sin embargo, la determinación de los precios también depende del
tipo de mercado: en un monopolio o en un oligopolio los precios se pueden
aumentar ya que no hay competencia. En un cártel las empresas pueden fijar
el precio si hay acuerdo entre ellas; la estrategia a largo plazo de una
empresa puede requerir que se establezcan precios inferiores a los del
mercado e incluso inferiores a los costes; la teoría de juegos puede estar
influyendo en las decisiones de las empresas. En la práctica, son pocos los
mercados perfectamente competitivos y son habitualmente los productores
los que salen beneficiados.
La demanda es la suma de las decisiones independientes de los
consumidores de un mercado que pretenden maximizar su utilidad. Por
supuesto, esto implica que los consumidores realizan elecciones racionales:
precisamente las que se intentan modificar mediante la publicidad y el
marketing.
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
Los costes que tienen que pagar los productores para alterar el
sentido de la demanda pueden afectar a los precios, al repercutir en ellos los
costes de promoción del producto.
Los consumidores decidirán comprar un producto en función de su
precio, pero realmente lo que determina la demanda efectiva es la cantidad
de bienes vendidos a un determinado precio y no el precio de venta, ya que
las empresas preferirán crear un nuevo producto antes que dejar que el
precio del producto conocido caiga hasta su nivel de equilibrio.
Por otra parte, el que los precios sean bajos no tiene por qué ser un
factor positivo: los bienes de calidad no se venderán con bajos precios
porque los consumidores pensarán que son defectuosos o porque perderán
su característica de exclusividad, que, de hecho, es la esencia de su utilidad.
En muchos modelos de economías de libre mercado se considera que
el precio al que se compra un bien se establece mediante una negociación,
pero esto ocurre pocas veces en las modernas economías integradas, por lo
que la relación entre precio y demanda no es tan directa como la que se
deriva de la teoría económica.
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
8.3.2. CONTROL DE PRECIOS E INFLACIÓN
Los gobiernos siempre han querido influir en la determinación de los
precios por varias razones. En las economías planificadas, los precios los fija
el Estado, por lo que las fuerzas del mercado no influyen en absoluto en la
determinación del precio. El fracaso de las economías planificadas modernas
refleja la eficiencia de los precios como mecanismo de ajuste económico; sin
embargo, suele ser habitual que los estados intervengan en el proceso de
fijación de precios, aunque en menor grado.
En algunos casos, esta intervención intentará elevar el nivel de
precios, como en el caso de la Política Agraria Común de la Unión Europea
(UE), mediante la cual los estados elevan los precios de los productos
agrícolas comprando los excedentes para proteger a los agricultores de la
UE. En otros casos, se intervendrá el mercado para mantener los precios
bajos, como en el de las concesiones públicas después de su privatización,
limitándose los beneficios de la empresa de servicios públicos para evitar
que exploten el monopolio efectivo del que disponen.
Además, los gobiernos pueden querer subvencionar mediante
subsidios determinadas empresas y mantener así sus precios a bajos
niveles, o también pueden establecer aranceles sobre las importaciones,
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
aumentando el precio de los bienes extranjeros. También se pueden
congelar los precios durante una guerra para evitar los efectos económicos
de la escasez.
El control de precios por parte del Estado suele ser parte de un
conjunto de medidas de políticas de rentas y precios cuyo fin es controlar la
inflación, que consiste en el persistente aumento del nivel de precios, lo
que no implica un cambio en el valor de los bienes, sino más bien en el
valor del dinero. Esto refleja el hecho de que el dinero es en sí mismo un
bien con su propio precio, en función del valor de otros bienes, y por lo
tanto su precio puede caer si su oferta es excesiva (argumento principal del
monetarismo).
Si la demanda es superior a la oferta, los precios deberían subir, pero
si el gobierno está manteniendo artificialmente los precios por debajo de su
nivel de equilibrio, no habrá inflación a pesar del exceso de demanda, lo
que acarreará escasez, racionamiento, la aparición del mercado negro y
otras deficiencias típicas de las economías planificadas. Si la unidad
monetaria de un país no tiene una demanda suficiente en los mercados de
divisas, la inflación podrá aumentar puesto que el precio de esa unidad
monetaria, en términos de las demás, caerá, lo que hará aumentar el precio
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
de sus importaciones y disminuir el de sus bienes de exportación, con lo
que caerá la actividad exportadora.
En economía existen muchas ideas y sistemas, como la doctrina
económica marxista, que consideran que existe un precio justo ideal,
determinado por una ley natural a la que se llega por mecanismos distintos
a los de la oferta y la demanda.
En la práctica, el mecanismo de los precios ha dado excelentes
resultados cuando se ha dejado que actúe libremente, pero sus efectos han
sido mediocres cuando se ha intentado variar los precios en función de
intereses altruistas o egoístas.
9. GESTIÓN DE VENTAS
Se puede decir que la gestión de ventas es aquel proceso de
marketing con el cual se pueden coordinar y administrar las actividades
comerciales que lleve a cabo una empresa en particular, específicamente
las actividades que tengan que ver con una venta ordinaria.
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
Al hacer referencia a todos los lineamientos que se deben cumplir en
una venta, es notorio aclarar que en vista de que son muchas las
consideraciones, el proceso de gestión de ventas, se subdivide en menores
procesos específicos, cada uno de las cuales se especializa en una rama
particular de la gestión de ventas
Por otra parte, Senn (1992) asegura, que las gestiones de procesos
como mercadotecnia, fabricación, personal, compras, ventas, entre otros;
necesitan el apoyo de los sistemas de información, esto con el fin de elevar
el rendimiento en los desempeños y obtener ganancias a nivel de
producción.
Por consiguiente, procesos tan extensos o complicados como la
gestión de ventas, que requieren manejar gran cantidad de información,
pueden optimizarse mediante sistemas de información para facilitar su
ejecución y control, lo que atrae a la empresa que lo aplique numerosos
beneficios.
Tal y como lo plantean Stanton, Etzel y Walker (1996), los procesos
antes mencionados constituyen íntegramente en una organización lo que se
conoce con el nombre de Marketing, es decir, un sistema total de actividades
comerciales cuya finalidad es planear, fijar el precio, promover y distribuir los
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
productos satisfactores de necesidades entre los mercados meta para
alcanzar los objetivos corporativos.
No se debe confundir marketing con ventas, puesto que ambos son
dos procesos distintos. Mientras que el marketing posee una visión que va
más allá de la organización, un proceso de ventas se orienta a nivel de la
empresa, es decir, hace hincapié en factores como: el producto, el volumen
de las ventas, las necesidades del vendedor, entre otros.
9.1. SUBPROCESOS DE LA GESTIÓN DE VENTAS
Como se expreso con anterioridad, un proceso de ventas para un mejor
control y desempeño del mismo, se divide en otros subprocesos específicos
más pequeños que estudian cada uno aspectos particulares del proceso del
cual provienen. A continuación se citan los más conocidos:
v Control de Proveedores; en el cual se lleva el control de todo aquel
ente que suministra insumos a la empresa. De este proceso se consideran
como parámetros importantes lo siguiente: 1) Las facturas que emite el
proveedor, 2) Las ofertas ofrecidas por los proveedores y 3) El precio de
adquisición de adquisición de cada producto.
v Designación de Precios; este proceso se basa en el análisis de los
siguientes factores: 1) Precios de la mercancía por los proveedores o precio
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
de adquisición, 2) Precios de los productos presentes en el mercado o en
otras empresas, 3) Tipo de cliente, puesto que algunos clientes por su
excelente relación con la firma, reciben descuentos en ciertos productos con
respecto a otros clientes que adquieren menor cantidad de productos en la
empresa y 4) Tipo y calidad del producto analizado.
v Control de Inventarios; consiste en un conteo de mercancía existente
en el almacén de la empresa, el cual debe coincidir con el deducible del
análisis de las facturas emitidas por la empresa a su clientela por concepto
de productos adquiridos. Este proceso permite conocer la existencia de
productos con que cuenta la organización en determinado momento, así
como establecer balances de los movimientos de productos en el almacén.
v Facturación; se lleva a cabo a través del uso de documentos impresos
(facturas emitidas) que detallan las operaciones realizadas, los cuales están
contenidos en talonarios registrados y autorizados por el ente gubernamental
de regulación tributaria de la nación. Se efectúa cada vez que un cliente
adquiere un producto y documenta la transacción (venta) realizada.
La factura es un documento que certifica la realización de una venta.
Almacena información sumamente importante como: 1) Datos de la empresa,
2) Datos de productos y 3) Datos de clientes; con el fin de efectuar
posteriores controles con el análisis de tales datos.
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
La facturación permite a la empresa llevar un control de las salidas de
la misma, así como establecer clasificaciones a la clientela de acuerdo al
número de adquisiciones que realiza a la empresa (clientes potenciales y
minoritarios) y por ende una nueva designación de precios, ofertas u
promociones y formas de pagos.
v Control de Saldos de los Clientes; es un proceso que lleva a cabo la
empresa con el fin de regular el comportamiento económico (saldos) de los
clientes con la misma. De este proceso es importante lo que se conoce como
facturas por cobrar, las cuales indican cuáles clientes poseen deudas con la
empresa y el tiempo de las mismas.
v Declaración de Impuestos; el impuesto constituye el pago tributario
que las organizaciones efectúan al gobierno. La determinación del monto
egresado se determina con el análisis de las facturas emitidas y recibidas en
un lapso determinado de tiempo que expresa el ente gubernamental.
Los anteriores subprocesos funcionan en una empresa de manera
particular, cada uno desempeña una función determinada; sin embargo, no
se debe obviar que los mismos constituyen de manera íntegra la gestión de
ventas y que el correcto desempeño de cada uno de ellos garantiza el éxito
del proceso general.
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
C. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS BÁSICOS
ADMINISTRACIÓN: Proceso de planear, instrumentar y evaluar las
actividades de un grupo de personas que trabajan en la consecución de una
meta.
APLICACIÓN: Sistema de información que sirve de apoyo a la ejecución de
una o más funciones o actividades relacionadas de una organización.
Conecta a varias unidades funcionales que apoye. Es un subsistema
funcional del sistema integrado de información de una organización.
ARCHIVO: Lugar donde se almacenan documentos. En informática, refiere al
espacio donde se almacena todo tipo de información (datos de todo tipo,
documentos diversos, entre otros).
BACK-UP: Procedimiento de protección de todas las informaciones
(programas, datos, etc.) contenidos en un sistema informático, por copia
periódica de estas informaciones en soportes permanentes de memoria que
se conservan el abrigo de modificaciones e incidentes.
BALANCE GENERAL: Estado financiero que resumen los activos, pasivos y
capital contable de una compañía en determinado momento.
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
BIEN: Conjunto de atributos físicos y tangibles reunidos en una forma
identificable para satisfacer las necesidades de los consumidores.
CAMPAÑA PUBLICITARIA: Todas las actividades requeridas para
transformar un tema en un programa publicitario coordinado, cuya finalidad
es alcanzar una meta específica del producto o marca.
CANAL DE DISTRIBUCIÓN: Conjunto de personas y empresas que
intervienen en la transferencia de la propiedad de un producto, a medida que
éste pasa del fabricante al consumidor final o al usuario industrial.
CLIENTE: Individuo u organización que toma una decisión de compra.
CONSUMIDOR: Unidad individual u organizacional que usa o consume un
producto.
CONTROL: Consiste en comprobar, inspeccionar e intervenir ciertas
actividades, tareas y procesos.
CONTROL DE PROCESOS: Efectuar control en los procesos a través del
estudio de las actividades y tareas constituyentes, para inspeccionar su
funcionamiento.
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
DATOS: representaciones abstractas de hechos (eventos, ocurrencias o
transacciones) u objetos (personas, lugares, cosas, etc.), generalmente
formadas mediante combinaciones ordenadas de caracteres alfabéticos,
numéricos y especiales.
DATOS PRIMARIOS: Datos nuevos recabados específicamente para el
proyecto en cuestión.
DATOS SECUNDARIOS: Datos disponibles, previamente recopilados para
otro propósito.
ENTIDAD: Es un objeto tangible (persona, cosa, etc.), o intangible (concepto,
lugar, idea, etc.), que posee propiedades, denominadas atributos, que lo
identifican y lo diferencian de otro similar o de igual naturaleza.
ESTRATEGIA: Plan general de acción en virtud del cual una organización
trata de cumplir con sus objetivos.
HARDWARE: Todos los componentes físicos (monitor, teclado, memoria,
etc.) que tienen por finalidad operar como unidades básicas y hacer
funcionar perfectamente el equipo. Existe otro tipo de hardware que brinda
funcionalidad a los sistemas (impresoras, mouse, entre otros).
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
INTERFAZ: Frontera convencional entre dos sistemas o dos unidades, que
permite el intercambio de informaciones. Existen dos tipos de interfaz, la de
lenguaje natural y la gráfica de usuarios.
INTERFAZ DEL LENGUAJE NATURAL: Es una interfaz para un programa
de aplicación o bases de datos, por medio de la cual los usuarios introducen
peticiones en la forma de cualquier lenguaje humano.
INTERFAZ GRÁFICA DE USUARIOS: Una interfaz posee ventanas,
símbolos gráficos, menús desplegables y otras estructuras que manipulan
con frecuencia con un apuntador de ratón. Se le llama también sistema
operativo.
LENGUAJE DE PROGRAMACIÓN: Lenguaje simbólico en el que una
instrucción del programa fuente da lugar a varias instrucciones máquina. Se
le conoce también como lenguaje de alto nivel.
MARKETING: Filosofía de hacer negocios que pone de relieve la orientación
al cliente y la coordinación de las actividades mercadológicas, a fin de
cumplir con los objetivos de desempeño organizacional.
MERCADO: Personas u organizaciones con necesidades que satisfacer,
dinero para gastar y el deseo de gastarlo. Cualquier persona o grupo con el
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
que un individuo o empresa tiene una relación actual o posible de
intercambio.
MEZCLA DE MARKETING: Combinación de cuatro elementos (producto,
estructura de precios, sistema de distribución y actividades promocionales)
que sirven para satisfacer las necesidades del mercado o mercados meta de
una empresa y, al mismo tiempo, alcanzar sus objetivos de marketing.
PLANEACIÓN: Proceso de decidir ahora lo que se hará más tarde,
incluyéndose el cuándo y el cómo se realizará.
PROCESAMIENTO DE DATOS: Proceso de transformación de datos
(provenientes de transacciones y entidades) en información. Consta de dos
actividades consecutivas y relacionadas que son: el procesamiento de
transacciones y el de información.
PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN: Proceso mediante el cual se
seleccionan, reducen y convierten datos almacenados para presentarlos y
distribuirlos en forma tal que tengan significado y aporten conocimiento al
elemento receptor.
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES: Proceso mediante el cual se
capturan, clasifican, ordenan, calculan, resumen y, finalmente, se almacenan
los datos originados por las transacciones en un sistema de actividades.
PRODUCTO: Conjunto de atributos tangibles e intangibles, que entre otras
cosas incluyen el empaque, color, precio, calidad y marca junto con los
servicios y la reputación del vendedor. Puede ser un bien, un servicio, un
lugar o una idea.
PROGRAMACIÓN ORIENTADA A OBJETOS: Manera de diseñar y codificar
que define a los programas como un conjunto de estructuras de datos que
tienen elementos de datos y conductas de programa. Es una estructura
encapsulada que tiene atributos y métodos.
PROMOCIÓN: Elemento de la mezcla de marketing de una compañía, que
sirve para informar, persuadir y recordarle al mercado el producto o la
organización que lo vende, con la esperanza de influir en los sentimientos,
creencias y comportamientos del receptor.
PUBLICIDAD: Todas las actividades que se requieren para presentar a una
audiencia un mensaje impersonal pagado por un patrocinador acerca de un
producto u organización.
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
RED: Conjunto de ordenadores interconectados para llevar a cabo el
tratamiento de datos y el intercambio de información, a través de tal
conexión.
SERVICIO: Actividad identificable y tangible que es el objeto principal de una
transacción encaminada a satisfacer las necesidades de los clientes.
SOFTWARE: Conjunto de instrucciones (programa) para funcionar de
manera adecuada. Tienen la función de controlar las operaciones que realiza
el computador.
TECNOLOGÍA: Aplicaciones de la ciencia con fines industriales y
comerciales.
TERMINAL: Órgano periférico de un ordenador, generalmente situado lejos
de la máquina, al que pueden enviarse datos y preguntas proporcionando
resultados y respuestas.
TOMA DE DECISIONES: Proceso mediante el cual se elige, entre diferentes
alternativas, un curso de acción que permita alcanzar un objetivo, resolver un
problema o solucionar un conflicto.
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TRANSACCIÓN: Evento o acontecimiento que ocurre dentro o en los límites
de una organización y que le afecta de algún modo.
UNIDAD FUNCIONAL: Conjunto de actividades en las que participan
personas y recursos con el fin de llevar a cabo una función particular de una
organización.
USUARIO: Persona (o grupo de personas) que hace (n) uso de un sistema
de información como un medio para la ejecución de sus actividades o tareas.
Puedo o no participar activamente en la operación del sistema de
información, de acuerdo al diseño de éste último.
UTILIDAD: Atributo de un objeto gracias al cual puede satisfacer
necesidades humanas.
VENTA AL DETALLE: Venta, y todas las actividades directamente
relacionadas a ella, de bienes y servicios a los consumidores finales para uso
personal, no industrial.
VENTA AL MAYOREO: Venta y todas las actividades relacionadas con ella,
de bienes y servicios a empresas y otras organizaciones para su reventa,
para su uso en la producción de otros bienes o en el funcionamiento de una
compañía.
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
D. DEFINICIÓN DE VARIABLES
Las variables de estudio en la presente investigación están definidas
como:
v Gestión de ventas
v Sistemas de Información
1. GESTIÓN DE VENTAS
Conceptualmente (Picón E. 1998), la gestión de ventas está definida
como una serie de procedimientos administrativos como lo son: el registro y
la actualización de facturas, control de cuentas por cobrar, relaciones
históricas, estadísticas de ventas, servicios por clientes, soluciones de pagos
tributarios, entre otros.
Operacionalmente, consiste en recolectar, procesar automáticamente y
almacenar datos de actividades concernientes a facturación, registro de
cuentas por cobrar, control de inventarios, control de proveedores, toma de
decisiones, información global de clientes para los procesos que la requieran,
consultas, reportes impresos, informes detallados de movimientos de ventas,
entre otros; todo lo anterior en momentos determinados.
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Capítulo II. MMAARRCCOO TTEEÓÓRRIICCOO
2. SISTEMA DE INFORMACIÓN
Conceptualmente (Davis G. 1974, p. 5), un sistema de información
automatizado es una integración hombre-máquina que provee información
para el apoyo de las funciones de operación, gerencia y toma de decisiones
en una organización.
El término hombre-máquina hace referencia a que algunas tareas las
puede realizar mejor el humano y otras la máquina.
Operacionalmente, consiste en un software integrado desarrollado
bajo el método de programación orientada a objetos que automatiza la
gestión del proceso de ventas de la empresa PINTEXREV, C.A.