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CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
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CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
1. ANTECEDENTES A continuación se presentan los más relevantes trabajos de investigación,
considerados de interés como soporte práctico a la elaboración de este
estudio, tomando en cuenta sus fundamentos teóricos, instrumentos
aplicados para la recolección de los datos y resultados que de una u otra
forma guarda relación con el presente tema de investigación.
De esta forma, Ordóñez (2000), realizó una investigación titulada: Diseño
de un Sistema de Información Administrativo Contable en materia tributaria
para medianos contribuyentes, personas jurídicas del Municipio Maracaibo,
con el propósito de obtener una herramienta que mediante su aplicación,
ayudó a solucionar problemas contables – administrativos. El diseño se
clasificó como no experimental, transaccional descriptivo; y el tipo de
investigación fue aplicada, prospectiva y descriptiva.
La población quedó constituida por 70 empresas obtenidas por medio de
un listado suministrado por el SENIAT las cuales poseían enriquecimientos
neto global anual entre 2001 a 3000 unidades tributarias, el tamaño de la
muestra fue de 42 empresa estudiadas según su muestreo intencional.
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La recolección de los datos se llevó a cabo mediante dos instrumentos: a)
una guía de observación dirigida a obtener información de la normativa legal
vigente, b) un cuestionario a las empresas, conformado por 40 ítems, y cuya
confiabilidad fue calculada por medio del coeficiente de estabilidad y
equivalencia, resultando un valor rtt 0,77. La interpretación de los datos fue
de tipo cuantitativo (estadística de frecuencia y porcentaje) y de tipo
cualitativo.
Este proceso permitió analizar los procedimientos administrativos
contables en materia tributaría empleados por los medianos contribuyentes,
así como identificar los aspectos legales existentes en materia tributaría.
Finalmente, se realizaron las conclusiones y recomendaciones
correspondientes al análisis, concluyendo que existe una fuerte ausencia de
sistemas de información tributarios, lo cual originó que gran cantidad de
contribuyentes emplee personal externo para el manejo de la información
tributaria así como, que los requerimientos establecidos por los entes
administradores de los tributos son los mismos para cualquier persona
jurídica, llevando toda la información recolectada a la realización del diseño
de la investigación, mediante la determinación de los procedimientos
tendentes a satisfacer y a la definición de las estructuras, procedimientos y
especificaciones.
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Este trabajo especial de grado, fue de gran ayuda en cuanto al desarrollo
de los siguientes términos: definición de sistemas, Catacora (1997), ciclo de
vida y desarrollo de un sistema, Montilva (1993); así como también las
características de los mismos por Loaiza (1993).
Una vez finalizada la investigación, el diseño quedó estructurado en cinco
módulos prácticos que contemplan los aspectos de configuración general del
sistema, contabilidad, tributación, inventario y nómina.
Por otra parte, León y Restrepo (2.000), realizaron una investigación que
tuvo como propósito Diseñar un Sistema Contable para la Empresa
Cerrajería El Candado C.A. La metodología utilizada fue de tipo descriptivo,
aplicada, prospectiva y transversal, calificándose el diseño de la
investigación como no experimental. La población quedó constituida por
cinco sujetos representados por el personal administrativo.
La recolección de los datos se llevó a cabo a través de un cuestionario y
de una entrevista estructurada la cual fue aplicada al personal administrativo
de la empresa, el cual estaba conformado por treinta (30) ítems, cuyo
contenido fue clasificado con respuestas abiertas y de elección forzosa.
La investigación determinó carencia de parámetros, procedimientos,
normas, políticas, control y análisis de los procesos contables, razón por la
cual existió la necesidad de presentar un Sistema Contable que logrará
sistematizar los procesos contables de la empresa de tal manera que
basados en el desarrollo y evolución del mismo se lograra la máxima eficacia
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y eficiencia de todas las actividades financieras, económicas y contables con
el propósito de cumplir con el objetivo general de la investigación.
Debe señalarse que esta investigación tiene similitud con el estudio que sé
esta realizando, puesto que diseñaron un Sistema Contable, para definir
cada una de las operaciones en la empresa. Como los procedimientos,
normas y políticas Catacora (1997), que requiere el desenvolvimiento eficaz
y eficiente en cada una de las operaciones de venta, compra, manejo del
efectivo, de inventario, de impuestos y retenciones y de todas aquellas
operaciones bancarias, así como también, la manera de realizar un Plan de
cuentas Redondo (1995), Ziaurriz, Montengua, Fernández (1987).
Los resultados del diseño quedaron estructurado de la siguiente manera:
Plan de Cuenta, Proceso Contable, Mecanismos de Análisis de la
Información Contable-Financiera, Recurso Técnico, Humano y Financieros y
por último los lineamientos generales para la implantación del sistema
Igualmente, Leal y Sánchez (2000), realizaron un Diseño de un Sistema
Contable para la Unidad “América Norte”; el cual tenía como finalidad tener
una mayor organización y control que le permitiera obtener una información
rápida y precisa, a fin de garantizar los intereses y objetivos de la empresa.
La metodología fue de tipo descriptiva, de campo y transversal y su diseño
no experimental y transaccional. La población comprendía cuatro (4)
personas, sujetos adscriptos a los departamentos operativos de la unidad,
los cuales fueron objeto de entrevistas estructuradas y observación directa.
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Así mismo, se llevo a cabo una revisión documental de los soportes y
documentos relacionados con los registros de las operaciones, ocasionadas
necesariamente de su gestión, para que de esta manera determinar las
características y requerimientos del sistema contable a diseñar, basándose
en los procedimientos, normas y políticas contables, los reportes e informes y
la metodología a utilizar para analizar la información que se obtiene.
Posteriormente se diseñaron flujogramas considerando la presentación de
los elementos descritos anteriormente, así como otras características de
índole operativos – administrativos para facilitar su futura aplicación, y con
ello, optimizar el seguimiento de dicho procedimiento y la consecución de los
objetivos de la unidad Educativa “América Norte” en el Estado Zulia.
La investigación concluyó con la ausencia de manuales contables que
expresaran de forma clara y detallada los lineamientos, normas, políticas y
guías de acción a tomar en el desarrollo y ejecución de los procedimientos
contables y en el registro de las transacciones.
Esta investigación permitió obtener una base de información teórica para
guiar los aspectos de la presente investigación con relación a la contabilidad,
como su definición, objetivos, fundamentos y procedimientos contables,
Kholer (1979), Ziaurriz, Montengua, Fernández (1987), lo cual se hace
necesario para el desarrollo de un Sistema Contable para la empresa de
Repuestos Yasmín C.A..
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Una vez culminada la investigación, el diseño quedó formado por Políticas
Contables, Normas Contables, Procedimientos Contables y el Código de
Cuentas.
Al respecto, González y Urdaneta (2000), diseñaron un Sistema Contable
Administrativo para la Empresa Oximat, C.A. Esta investigación tuvo como
propósito el estudio de las posibilidades que ofrece un Sistema Contable
Administrativo. Su desarrollo fue de tipo descriptivo con una población de
cinco (5) personas, constituidas por el personal que labora en él área
Contable Administrativa de la empresa.
Se recolectó información a través de la realización de un cuestionario, en
donde las preguntas fueron abiertas y en algunos casos resultaron comunes
para todos los empleados en el sistema contable – administrativo, por lo que
se analizó la información obtenida de manera integral; mientras que en el
caso de los ítems se dirigieron sólo a las personas que ocupan una función
específica dentro del procedimiento por lo cual se hace un análisis por
separado; este sé sometió al juicio y a la validación de 5 expertos en el área
de conocimiento.
El diseño fue de tipo no experimental descriptivo transversal. El estudio
llegó a las siguientes conclusiones:
a) Los procedimientos de cuentas por pagar, se dieron a través de
requisiciones de mercancías realizadas de manera informal, las mismas se
ejecutaban tomando en cuenta las fallas de inventario para luego realizar la
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orden de compra, aún cuando no existen normas especificas para llevar a
cabo estas actividades.
b) Con relación a los procedimientos de gastos generales, se pudo conocer
que la empresa no manejaba ningún tipo de políticas que le permitieran el
control presupuestal para las erogaciones donde los gastos son autorizados
por la administración de la empresa se puede concluir, que el procedimiento
de ajustes y de cierres se cumplió debido a que la empresa sigue todos los
pasos regidos por la Ley.
Por último, los resultados descriptivos detectaron que los procesos
Contables Administrativos no se cumplen adecuadamente y por ende las
políticas establecidas por la empresa no brindan el apoyo necesario para el
desarrollo de las funciones de Contabilidad Administrativa en la empresa. Se
determinó de igual manera que deben cumplirse a cabalidad las normas
para cada una de las áreas de la Contabilidad Administrativas y verificación
de los datos necesarios para la efectividad de las Operaciones Contables
La investigación permitió observar un modelo para el desarrollo de un
diseño de un Sistema Contable, determinando los aspectos coincidentes con
los estudiados por la presente investigación entre las cuales se encuentran la
definición, Chiavenato (1993), clasificación, funciones de los sistemas Pozo
(1996), así como, los aspectos que influyen en los sistemas de la
contabilidad Catacora (1996).
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El diseño quedó estructurado por la Definición del Sistema, Objetivos del
Sistema, Estructura Organizativa de la Empresa y Procedimientos Contables
Administrativos.
Por último, Campos y Guanipa (2000), elaboraron un Diseño de un
sistema contable por Áreas de Responsabilidad para el departamento de
mantenimiento de la empresa Costa Norte Construcciones C.A. (División
taller Zona Industrial.
El presente diseño permitió establecer cada uno de los procesos contables
que se pueden llevar en las actividades operativas del departamento de
mantenimiento. La metodología utilizada fue descriptiva, debido a que se
obtuvo un diagnostico con relación al estado actual del proceso operativo del
departamento. Los instrumentos utilizados en la investigación fueron:
observación directa y una entrevista aplicada a la población que fue
conformada por seis (6), trabajadores del departamento, cuyos resultados
fueron ilustrados por medios de cuadros a través de un análisis por
indicador.
Los resultados indicaron que la ausencia de un Sistema Contable limita a
la gerencia obtener información confiable y relevante y al detalle para la toma
de decisiones debido a que se desconoce la influencia del desempeño de
cada subunidad que integra al departamento, por lo tanto, se formularon una
serie de recomendaciones las cuales consistían en aplicar normas y
procedimientos al proceso contable, para regularizar y estandarizar el mismo,
utilizar formatos para un mejor control, registro e interpretación de la
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información resultante del proceso contable, estas ayudaron a disminuir los
problemas existentes, por otra parte se alcanzaron los objetivos propuestos
sugiriendo aplicar el diseño lo mas pronto posible.
Esta investigación ayudó en cuanto al desarrollo de los términos básicos
referente a Sistema contable, su función, importancia en las organizaciones,
así como lo relacionado en la teoría del Plan de Cuentas, Catacora (1997),
de esta manera pudo concluir que todo lo relacionado al marco teórico se
fundamento en los trabajos de investigación nombrados anteriormente y con
la revisión bibliográfica usada para profundizar más en la terminología usada
y presentada en este proyecto.
Como conclusión se puede decir que todos los proyectos de investigación
citados y expuestos anteriormente, sirvieron de guía en el suministro y
racionamiento de datos e información necesaria, para cumplir correctamente
con los objetivos específicos y el objetivo general de la presente
investigación, asimismo, para conocer las investigaciones ya realizadas en el
campo de estudio, la metodología utilizada y conocer los lineamientos
básicos empleados en el desarrollo y avance de las mismas.
Los resultados dela investigación quedaron estructurados de la siguiente
manera: a) Flujograma el cual está representado por proceso y operaciones
del Departamento de Mantenimiento, Determinación por partidas contables
de los costos que genera los costos que genera el Departamento de
Mantenimiento, Clasificación de las operaciones a nivel contable. b) Normas
y Procedimientos para el Proceso Contable del Departamento Contable. c)
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Formatos. d) Comprobantes de Contabilidad. Presupuesto y Formas de
Desempeño. e) Controles internos para el Proceso Contable. f) Organigrama
del Departamento de Mantenimiento identificado por el área de
Responsabilidad.
2. – FUNDAMENTACION TEORICA
A continuación se describen los principales planteamientos teóricos y
conceptos que fundamentan la materia a tratar en esta investigación, con la
correspondiente exposición de los autores más reconocidos en el área. Todo
esto servirá de gula para conocer y manejar los términos adecuados
respecto al Diseño de un Sistema Contable y para el entendimiento de las
bases teóricas.
2.1. SISTEMA
2.1.1. DEFINICIÓN DE SISTEMA
El sistema es un conjunto de cosas, elementos o componentes que
poseen un objeto común. Para Marcano (1992 p.17), un sistema es un
conjunto de acciones, con una disposición definida de sus componentes y
elementos, que posibilitan recibir un ordenamiento de su estructura y en la
que cada integrante o unidad se rige por un plan y un fin común, coexistiendo
sistemáticamente y equilibradamente.
Catacora (1997), coincide al establecer que un sistema es un conjunto de
partes que se relaciona entre sí, para lograr un objetivo común los cuales
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ayudan a que las toma de decisiones sea óptima y coherente con las metas
de la empresa. De esta forma el proceso de toma de decisiones, por el que
atraviesa todo gerente, administrador, o director, sean de tipo financiera o no
financiera, se basará en la información que genere el sistema implementado
por la organización.
Según Smith, (1990,p.44), él término de sistema total sugiere que los
componentes se relacionen dinámicamente, para crear un conjunto
sinergístico superior a la nueva suma de sus componentes, de manera tal
que los resultados alcanzados por un componente no pueden evaluarse
considerándolos de manera aislada, sino que debe considerarse en el
contexto de funciones continuas y juzgársele según su aporte a la
consecución de los objetivos como un todo.
Así mismo, Chiavenato (1993, p.7), expresa que cualquier sistema puede
ser considerado un subsistema de un sistema o un macro sistema constituido
por varios sistemas de acuerdo con el interés del punto de vista.
La organización en si misma es un sistema compuesto por muchos
sistemas interrelacionados, que reciben y generan información útil para otras
entidades y personas; y cada uno de los subsistemas se conforma por varias
partes identificables, organizadas de modo funcional para trabajar como un
todo.
Por otra parte, la información que genera el sistema debe poseer
características esenciales como por ejemplo: veracidad, confiabilidad,
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precisión, certeza y eficacia, de forma que las decisiones que deban tomar
los gerentes presenten el menor margen de error posible.
Se observa entonces, que al hablar de sistema se deben tener en cuenta
elementos tan importantes como la relación que existe entre cada uno de los
componentes de ese sistema, para que trabajen en forma coordinada y
lógica, y alcancen el objetivo común de forma eficiente, y generen dentro de
una organización, toda la información que se necesite para la toma de
decisiones.
2.1.2. ELEMENTOS DE UN SISTEMA Según Andrade (1996, p.4), todo Sistema está compuesto por una serie de
elementos que además de caracterizarlo, son parte esenciales que le
permiten llevar cabo su función de manera continua. Los elementos del
Sistema son:
Ambiente: Es el medio que rodea al Sistema con el cual se
encuentra interactuado, bien sea tomando de él insumos para
transformarlos o entregándole los bienes o servicios producto de su
proceso de transformación.
Entradas: Son los insumos o materia prima que requiere el Sistema
para transformarlos y cumplir con su objetivo, los cuales reciben del
medio que le rodea, ya sea en forma de bienes o servicios, los cuales
provienen de los sistemas llamados proveedores.
Procesos: Consiste en la transformación de los insumos que entran
en los Sistemas, a los que se le suma un valor agregado a fin de
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convertirlo en bienes o servicios que servirán como insumos para otros
Sistemas. Para cumplir con el proceso, el Sistema cuenta con una serie
subsistemas que funcionan en forma interrelacionada.
Salidas: Son los bienes o servicios o producto del proceso de
transformación llevado a cabo por el Sistema y que deja de manifiesto el
objetivo del mismo.
Retroalimentación: Es el medio que activa y transforma al Sistema a
través del envió de señales que alertan sobre las fallas que puedan
estarse presentando en su funcionamiento y que afectan su producto
final.
El mismo autor indica que cuando las fallas son corregidas de manera
oportuna (mantenimiento del Sistema), el Sistema se mantiene en buen
estado de funcionamiento, pero si por el contrario no se corrigen, esto podría
traer como consecuencia el desechar el Sistema.
2.1.3. CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS
Todo sistema que se diseñe o se implemente en una empresa debe
cumplir ciertas características que Murdick y Munson (1998), establecen
como:
Homeostasis: se refiere a que todo sistema debe de buscar su
estabilidad para lograr su existencia; si una variable se desvía es
necesario controlarla o modificarla para mantener el equilibrio.
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Adaptabilidad: es la capacidad que debe tener todo sistema para
evolucionar y atravesar por diferentes estados sin disminuir su eficacia y
sin perder la orientación hacia el objetivo propuesto.
Eficiencia: es la facultad que debe poseer el sistema para lograr su
objetivo utilizando una mínima cantidad de recursos que te permitan ser
adaptables y seguir los principios de la homeostasis.
Sinergia: es el funcionamiento del sistema como un todo, donde se
unen las energías de sus componentes.
Entropía: es el movimiento de un sistema hacia el desgaste,
desorden, desintegración o discrepancias.
En otras palabras, los sistemas deben ser armónicos y flexibles, ya que de
ellos dependerá que se mantenga vivo e interactuando con el medio
ambiente en el cual se desenvuelven, logrando de esta forma alcanzar los
objetivos propuestos en el tiempo.
2.1.4. CLASIFICACION DE LOS SISTEMAS
Tal como ilustra Catacora (1997 pp. 44-46), los sistemas pueden
clasificarse en dos tipos:
Sistemas Integrados: son aquellos que implica el compartir
información entre dos o más sistemas, trabajan en conjunto buscando
eliminar la redundancia de la información y facilitando de esta manera el
acceso a datos y a su vez la elaboración de informes.
Sistemas no integrados: Es donde la información es transferida al
final de los períodos previamente definidos, para estos sistemas no
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existen el concepto de información compartida y funciona de manera
independiente.
2.1.5. FUNCIONES DE LOS SISTEMAS
Según Del Pozo (1996 p.15), todo sistema debe encontrarse diseñado
para:
Conseguir los fines y objetivos perseguidos.
Adaptarse al medio y a la situación dentro de la que ha de
desenvolverse.
Conservar su equilibrio interno o lo que es lo mismo, mantener los
puntos, reglas o modelos sobre lo que esta constituido.
Mantener su cohesión interna, es decir, permanecer integrado.
2.1.6. CICLO DE VIDA Y DESARROLLO DE UN SISTEMA
Los sistemas para lograr los objetivos planteados, atraviesan por etapas
definidas que se conocen como el ciclo de vida de un sistema.
Así entonces, Montilva (1993, pp. 61-63), explica que un sistema tiene
origen o nacimiento por causa de una necesidad, que es en donde se inicia
su Crecimiento, por la definición del proyecto (del sistema) y su puesta en
marcha; luego comienza su operación y mantenimiento por un periodo
durante el cual alcanza el máximo rendimiento posible Maduración; más
tarde factores como la entropía, los avances tecnológicos, las presiones
externas o internas, la dinámica de organización, entre otros, tornan por
obsoleto e ineficaz el sistema, lo que origina su paralización o Muerte.
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En este punto es en donde toma la decisión de renovar el sistema,
originando un nuevo ciclo de vida, por lo que marca su fin definitivo.
Por otro lado, en todo sistema se puede identificar fases o etapas, en las
que Catacora (1997, pp. 34-38), determina se observa el desarrollo del
sistema tales como:
Análisis: es en donde se identifica el problema por el cual se hace
necesario diseñar o implementar un sistema. El objeto de esta fase es
obtener conocimientos del entorno ampliado, dentro del cual se ubicara el
nuevo sistema, a fin de determinar las deficiencias y los problemas que
presenta el actual sistema, en caso de existir.
Fijación de Requerimientos: En esta fase es en la que se
determinan las necesidades y los objetivos a desarrollar, estableciendo
los requerimientos de información que desean tener los usuarios para
tomar decisiones, las funciones, restricciones y atributos, así como fijar la
cantidad de operaciones que se pueden estandarizar.
Diseño y Desarrollo: Es la etapa en la cual se detalla y se especifica
el proceso del sistema, la forma de cómo va a funcionar y la relación entre
sus distintos componentes, de modo que se satisfagan los
requerimientos, restricciones y atributos.
Implementación: Ya diseñado el sistema se debe probar dentro del
ambiente real de operación para el que se desarrollo, verificar su
funcionamiento e implementarlo, de forma permanente en la
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organización, mediante el adiestramiento de los usuarios y la iniciación de
las actividades rutinarias propias del mismo.
Mantenimiento del sistema: Es la necesidad de realizar
modificaciones menores al sistema para mantener su operatividad. Este
mantenimiento se realiza con el fin de corregir errores en el sistema.
Para la presente investigación se establecerá como metodología de
desarrollo la indicada por el autor Catacora tomando en cuenta todas las
fases establecidas por el autor, debido a que la investigación tiene como
finalidad en poner en funcionamiento el sistema a diseñar.
2.1.7. IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS EN LAS ORGANIZACIONES
Una de las fases en las cuales se sustenta el proceso para guiar las
actividades de un negocio, es el soporte que dan los sistemas de información
aplicados a las organizaciones. “ Para tener éxito Loaiza, (1993, p.13),
afirma que, toda empresa necesita un buen sistema de información que le
permita al dueño o al administrador saber en cualquier momento el estado
real de su negocio”.
En las empresas se realizan cotidianamente una serie de actos de muy
diversa naturaleza, encaminados todos ellos a la consecución de los fines
corporativos. El empresario necesita tener conocimiento de cada una de
esos actos, de su importación y grado de realización, con el objeto de poder
planificar y controlar las actividades de la unidad productiva. Razón por la
que debe disponer de un sistema de información eficiente, capaz de llegar
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hasta él ultimo rincón de la empresa, y a cuya labor de detección no escape
ningún hecho que pueda tener un significado económico dentro de ella.
Por ello, Ziaurriz, Montengua y Fernández ( 1987, p.32), establece que el
sistema de información a aplicar en la organización debe estar en
condiciones y además de resumir y clasificar adecuadamente los datos
obtenidos, descubrir las relaciones entre ellos, con objeto de que el
administrador pueda abarcarlos en su totalidad si resultar desbordado por la
cantidad de información recibida.
Las grandes compañías fundamentan su desarrollo y se defienden de la
competencia porque poseen eficientes sistemas de información, gran razón
por la que las pequeñas empresas deben poseer un sistema de información,
que le permita competir y sobrevivir.
Loaiza, (1993 p.13), hace referencia a que un empresario para tomar
decisiones, necesita estar bien informado lo cual significa recibir información
oportuna, contable y tan precisa como sea posible: en una palabra
información útil.
2.1.8. ASPECTOS QUE INFLUYEN EN LOS SISTEMAS Y LA
CONTABILIDAD.
Con respecto a este punto, Catacora (1997 pp.63-64), declara que la
mayoría de las empresas que están sujetas a regulaciones de tipo legal
tratan de establecer sistemas tanto manuales como mecanizados que
permitan cumplir con las obligaciones a las cuales están sujetas, debido a
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esto los gerentes de la nueva era requieren de sistemas enfocados hacia la
generación de información financiera oportuna, para así evitar retrasos en la
información que pueda perjudicar el desenvolvimiento normal de las
operaciones del negocio.
Algunas de las razones por las cuales se presentan retraso en la
información financiera de un negocio son: servicios externos de contabilidad,
personal no capacitado, ausencia de normas y procedimientos establecidos.
2.2. FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD
2.2.1. DEFINICIÓN DE CONTABILIDAD
La Contabilidad es una disciplina científica dedicada a clasificar y resumir,
en términos monetarios, las transacciones mercantiles de un negocio u
organización cualquiera, interpretar sus resultados, a lo cual se refiere Kholer
(1979 p.109), estableciendo la importancia de que se realicen los asientos en
términos monetarios y en orden cronológico. Es una ciencia instrumental
que se ocupa de sistematizar y generalizar los métodos contables, al tiempo
que investiga la consecución de otros nuevos, afanándose en la construcción
de un cuerpo metodológico que proporcione una herramienta de análisis a
otras ciencias.
Esta disciplina, surgió por la necesidad de contar con una estructura para
el registro, la clasificación y la comunicación de datos económicos, y la
realidad de que se ocupa la Contabilidad es la economía financiera de
personas, entidades, empresas y gobiernos.
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Asimismo, el Instituto Mexicano de Contadores Públicos, organismo por el
cual se guía la Federación Venezolana de Contadores Públicos, para
establecer los principios y normas contables a utilizar en el país, en su
Boletín A-1, párrafo 10, expresa: La contabilidad financiera es una técnica
que se utiliza para producir sistemáticamente y estructuradamente
información cualitativa, expresada en unidades monetarias, de las
transacciones que realiza una entidad económica y de ciertos eventos
económicos identificables y cuantificables que le afectan, con el objeto de
facilitar a los diversos interesados el tomar decisiones en relación con dicha
entidad económica.
La contabilidad es analítica en el sentido de que se toma una gran
masa de datos de transacciones, los clasifica dé forma que quede
una pequeña cantidad de masa de datos, en renglones que
presenta en forma adecuada, información relevante sobre la
situación y progreso de una empresa. La contabilidad se encarga
de analizar y valorar los resultados económicos, planificar los
sistemas y procedimientos a seguir y controlar el cumplimiento de
lo programado.
2.2.2. OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD
La contabilidad en el desarrollo de sus actividades como disciplina
científica, persigue ciertos objetivos que Ziarruiz, Montengua y Fernández
(1987, p. 88), establece como los siguientes:
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Establecer el beneficio o pérdida obtenida por la empresa en un
período contable.
Establecer, en la medida de lo posible, las perspectivas del futuro, es
decir, la evolución que va a experimentar los resultados de la empresa en
el siguiente y posteriores períodos contables.
Suministrar datos que permitan comprobar la evolución de la empresa
a lo largo del tiempo, y el grado de ejecución conseguido en cada uno de
los objetivos empresariales.
Suministro de información financiera, sistemática y organizada acerca
de cualquier entidad económica.
Registra detalladamente todas las transacciones financieras.
Determina la situación patrimonial y la composición de los activos y los
pasivos.
2.2.3. IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD
Señala Guerra (1998, p.29) que el propósito fundamental de la
Contabilidad es proporcionar información financiera sobre una entidad
económica. De modo que la Contabilidad cumple variados cometidos de
gran importancia para los diversos objetivos de las entidades, entre los que
se pueden mencionar:
Elemento de prueba de las operaciones
Presta ayuda a los directivos
Servicio de información al público interesado
Sirve de Auxiliar a la administración
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Da a conocer los resultados de la organización a los entes
reguladores del Estado
Es la materia prima para el trabajo del auditor
La Contabilidad vista como un sistema de información debe ofrecer a los
directivos, la información relevante y oportuna que servirá de base para
planear y controlar el crecimiento y el rumbo de las organizaciones, tomando
como base la información histórica y las estimaciones futuras para evaluar
las consecuencias de las decisiones tomadas en el presente.
Por otra parte el autor antes citado establece que la Contabilidad tiene
como fin primordial el estudio del patrimonio de las organizaciones, tanto en
su aspecto estático como dinámico, con el fin de lograr la mayor
productividad de este.
Del mismo modo, en las organizaciones lucrativas, la Contabilidad se
ocupa de medir las utilidades originadas por el trabajo realizado durante un
periodo determinado.
2.2.4. FUNCIONES BASICAS DE LA CONTABILIDAD
De la definición de Contabilidad emitida por Guerra (1998, p.31) se
desprende que las funciones básicas de la Contabilidad son:
Recolectar: No es más que extraer los datos iniciales de las diversas
fuentes de origen, las cuales son extensas y variadas y pueden cubrir
todos los medios imaginables como talonarios de venta hasta promesas
comerciales.
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Verificar: Consiste en determinar que los datos se originaron en una
fuente fidedigna, es decir, que son verídicos.
Comparar: Es decir, clasificarlos en algún orden secuencial
predeterminado y combinar los datos similares de tal forma que puedan
ser confrontados de acuerdo a criterios de semejanza o disparidad.
Modificar: O transformar los datos contables, ajustándolos cuando
sea necesario con el propósito de reflejar los cambios en el estado
financiero de una organización.
Comunicar e Interpretar: No es más que distribuir los datos
obtenidos entre quienes los necesiten.
Interpretar: Es la etapa final del proceso contable y consiste en
descubrir el significado de los datos informados. Al respecto Guerra
(1998, p.31), establece que una interpretación sana de la información
contable es el resultado de un juicio lógico basado en el análisis, la
integración y la deducción.
Existen otros autores que simplifican la función de la Contabilidad en una
frase: registrar las operaciones.
No se considera apropiado el resumir la función de la contabilidad de tal
manera, por cuanto se estaría haciendo referencia una sola de las etapas de
todo el proceso, que aun cuando sea primordial no daría ningún resultado
por sí sola. En consecuencia ha de tomarse como la mas adecuada la
planteada por Guerra (1998, p.31), ya que es el que más se acerca a lo
contenido en las definiciones estudiadas.
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2.2.5. Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados
Guerra (1998, p.50), establece que los Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados son el conjunto de normas o proposiciones de
carácter general que, como conceptos aceptados, sirven para unificar
criterios en materia de evaluación y exposición de los hechos o fenómenos
patrimoniales y su interpretación.
Por su parte Gómez (1998, p.321), expone que los Principios de
Contabilidad Generalmente Aceptados se refieren a conceptos básicos o
conjuntos de directrices, cuya misión es establecer delimitaciones en los
entes económicos, bases de cuantificación de las operaciones y la
presentación de la información financiera.
Continua el autor diciendo, que si bien no tienen autoridad formal, son
generalmente aceptados por todos los contadores con la suficiente ética
profesional, debido a su indiscutible conveniencia para la respetabilidad y
prestigio de la profesión del Contador Publico.
Al respecto la Federación de Contadores Públicos de Venezuela
manifiesta, en su Boletín No. 3:
“ ...mientras nuestro gremio no emita pronunciamientos expresos sobre
Principios de Contabilidad, que se basen en serios y profundos estudios
sobre la materia y consultas con los entes económicos del país, nos
guiaremos, por analogía, por los Principios de Contabilidad Aceptados en
México...”
A continuación se mencionan algunos de los Principios:
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
38
Hipótesis de Negocio en Marcha: Supone que una empresa
establecida continuara sus operaciones en forma indefinida.
Hipótesis de Estabilidad de la Moneda: Supone que el valor
adquisitivo de una moneda se mantendrá constante o como máximo, las
variaciones serán tan insignificantes que deberán ser ignoradas.
Concepto de Entidad: La entidad puede ser una persona jurídica o
una combinación de varias de ellas. La personalidad de un negocio es
independiente de la de sus propietarios.
Concepto de Periodicidad: La división de la vida de una entidad en
periodos convencionales anuales conlleva la necesidad de que las
operaciones realizadas o por realizarse y sus efectos derivados
susceptibles de cuantificación deberán identificarse con el periodo en que
ocurren.
Principio de Asociación de Ingresos y Egresos: Todo ingreso
debe estar asociado a un determinado periodo el cual ha de soportar los
costos causados o que pudieran causar esos ingresos.
Principio de Consistencia: La información contable debe ser
obtenida y presentada mediante la aplicación de las mismas políticas de
contabilidad. Si la comparabilidad de los Estados Financieros se ha
afectado por cambios en la aplicación de las políticas, se requiere una
exposición de la naturaleza de los cambios y su efecto en los Estados
Financieros.
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
39
Principio de Revelación Suficiente: El principio de revelación
suficiente implica no solo la cantidad de información financiera, sino
también las características cualitativas, procurando que la cantidad de
información no este en detrimento de los aspectos relevantes.
Principio de Importancia Relativa: Manifiesta que siendo la
contabilidad una materia pragmática y en constante período de evolución,
no será necesario el estricto cumplimiento de los Principios de
Contabilidad cuando cuantitativamente una o más operaciones no
distorsionen o modifiquen sustancialmente o en forma relevante la
información suministrada en los Estados Financieros.
Principio de Objetividad: Establece que el registro de las
operaciones realizadas por un ente y la información suministrada en base
a esos registros, deberán efectuarse sobre evidencias objetivas y hasta
donde sea posible apoyados con la correspondiente documentación que
garanticen su verificación cuantitativamente.
Principio de Conservatismo: La filosofía del conservatismo exige:
reflejar las pérdidas cuando se supongan que puedan ocurrir, pero no
registrar ganancias hasta que se produzcan.
Principio de Costo: Sostiene que el valor de costo será la base para
el registro de la adquisición de bienes, servicios o cualquier otro factor de
la producción y ese mismo deberá ser la base para su valuación mientras
no se vendan, consuman o de alguna otra forma pasen a poder de otra
entidad diferente a la que los adquirió.
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
40
2.2.6. PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Para que la Contabilidad cumpla con todos sus objetivos y funciones
básicas de suministrar información debe realizar operaciones a actividades
mediante procedimientos técnicos de rutina, en lo que se requiere recabar y
manejar cierta información específica de la organización.
Por esta razón, Catacora (1997, p.71), define los procedimientos contables
como a todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se
utilizan para el registro de las transacciones y operaciones que realiza la
organización en los libros de contabilidad, dentro del ciclo de operaciones de
la misma. Todos los procedimientos contables afectan, en grado mayor o
menor, a los estados financieros, razón por la cual se considera sumamente
importante determinar e identificar todos los procedimientos clasificables
como procedimientos contables, y así determinar cual de ellos pudiera tener
mayor impacto sobre los estados financieros que otros.
2.2.7. LA CONTABILIDAD COMO SISTEMA DE INFORMACIÓN
La contabilidad es el proceso de identificar, medir y comunicar información
económica que permita, a los usuarios de esta, emitir y tomar decisiones bien
fundamentadas, así como estudiar las causas que han originado variaciones
económicas en la empresa.
Basado en esta teoría, se habla de la contabilidad como un sistema de
información destinado a comunicar hechos financieros importantes. Así la
Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela, en la
Declaración de Principios de Contabilidad número cero (DPC No.0), que trata
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
41
sobre las Normas Básicas y Principios de Contabilidad de Aceptación
General, establece que la contabilidad debe ser considerada tanto una
actividad de servicio como un Sistema de Información, ya que mide y
comunica información referente a entidades económicas, a personas
interesadas en formular juicios basados en la información y tomar decisiones
de dicha información.
De igual forma, Loaiza (1993, p.13), establece la contabilidad como el
sistema de información diseñado para ayudar a la gerencia o a los dueños de
un negocio a tomar buenas decisiones.
2.3. SISTEMA CONTABLE 2.3.1. DEFINICIÓN DEL SISTEMA CONTABLE El sistema de contabilidad es el que genera toda la información de tipo
financiera que necesita las organizaciones para lograr sus objetivos,
mediante la racionalización de las alternativas de curso de acción que se
puedan presentar, y de esta forma tomar decisiones eficientes, es decir, que
el sistema de contabilidad ejercerá presión y fuerza sobre los controles
internos y externos de la empresa para, controlar las operaciones y
transacciones que se realicen coaccionando con los sistemas de producción,
ventas, administración y finanzas.
El Sistema Contable es el eje alrededor del cual se toma la mayoría de las
decisiones financieras, Catacora (1.997, p.110), expone que un sistema
contable debe enfocarse como un sistema de información que reúne y
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
42
presenta datos resumidos acerca de la actividad económica de una
empresa, a una fecha o para un período determinado.
Por otra parte, Ziaurriz, Montengua y Fernández (1.987,p.32), establecen
que un sistema de contabilidad deberá constituir una red nerviosa que
recorra toda la empresa, capaz de mantener informada en todo momento del
trayecto de cada elemento de aquella y del grado del cumplimiento de los
planes empresariales.
Con las ideas presentadas, se define que una sistema contable es un
instrumento de planificación y de control de todas las operaciones de la
empresa, así mismo, la información que suministra dicho sistema sirve de
base para el análisis de la misma, como también conocer realmente la
situación económica – financiera de la empresa para un período
determinado, lo que conlleva a una organización a tomar decisiones
adecuadas y así alcanzar los objetivos inicialmente propuestos.
Al respecto, los sistemas contables deben ser planificados de acuerdo a
las necesidades de la empresa para lograr un resultado armónico, por lo
tanto, imprescindible saber lo qué deseamos y como vamos a obtenerlos,
para tal efecto, se requiere un profundo conocimiento de la contabilidad y
otros ramos importantes par el desarrollo de estos.
2.3.2. IMPORTANCIA DEL SISTEMA CONTABLE EN LAS
ORGANIZACIONES.
Todas las organizaciones tienen la necesidad de llevar un control de sus
negociaciones mercantiles y financieras, de acuerdo con el volumen de sus
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
43
operaciones. El control se logra mediante la implementación de un sistema
que permita registrar de manera exacta, cada una de las actividades que
dieron origen a un cambio de valor en la sociedad, expresado en términos
monetarios.
El sistema contable debe estar ajustado a las características propias de la
empresa, a sus objetivos y sus necesidades particulares.
Las anotaciones contables efectuadas en el marco del sistema de
contabilidad van presentando a lo largo del tiempo un testimonio continuo de
la vida de la empresa, y escribiendo su historia.
El sistema de contabilidad según Catacora (1.997,p.33), es el que
centraliza y agrupa todos los movimientos generados por los subsistemas de
producción, ventas y administración de toda empresa, de lo que se deduce la
importancia que tiene este sistema, y cómo su uso, origina beneficios,
rendimientos y provechos en pro de la organización. Pero la importancia del
sistema contable reside en que es la columna vertebral alrededor de la cual
se mueven todos los demás sistemas que sé interrelacionan.
El citado autor determina que un sistema de contabilidad debe ser un
sistema que esté en capacidad de generar información financiera relevante
para la empresa. Relevante se refiere al simple hecho de presentar
información que sea de verdadera utilidad y precisa para todos los usuarios
de ella, debido a que no se considera necesario generar información
extensa, compleja, inoportuna y fatigante. De ocurrir esto, seria muy difícil y
hasta imposible controlar las operaciones de la empresa.
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
44
De todo lo anterior se deduce que una entidad que no posea un sistema
de contabilidad adecuado, presentaría estados financieros que no estarían
razonablemente al día, atrasos en los registros contables y problemas en la
toma de decisiones.
2.3.3. OBJETIVOS DEL SISTEMA CONTABLE
El sistema contable existe en una organización porque se debe atender a
los requerimientos de información de diferentes usuarios dentro del mismo.
Según los autores Ziaurriz, Montengua y Fernández (1.987 p.31), los
objetivos de dicho sistema son los siguientes:
1. - Proveer información que permita el control de las operaciones de la
organización:
Todo sistema contable debe facilitar el control de la organización por parte de
la administración o dueños de las mismas.
2. - Proveer información que permita la planeación de las operaciones
de la organización:
Toda organización tiene un objetivo que cumplir; su objetivo social, y éste
objetivo no se alcanza sino a través de un adecuado proceso de planeación
de las actividades operacionales, que este soportado en información interna
y externa.
3. - Proveer información que permita la toma de decisiones en la
organización:
El sistema contable debe permitir a la gerencia cumplir con su principal
función, la cual es tomar decisiones permanentes, los gerentes o dueños de
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
45
una organización están decidiendo acerca de los cursos de acción que se
deben llevar a cabo con el fin de alcanzar los objetivos propuestos. Para
poder realizar esto, se analiza toda la información tanto interna como
externa en la organización.
Aunado con lo anteriormente descrito el sistema contable permite al
gerente – propietario de una empresa alcanzar los objetivos de toda una
empresa en los actuales momentos:
Sobrevivir: Dada a la competencia existente, las regulaciones
monetarias y fiscales impuestas por el gobierno o el cambiante gusto de
los consumidores
Crecer: Si se genera una organización cada día más fuerte que pueda
hacerle frente a las débiles economías de los países.
Generar utilidades: De manera que la organización sea atractiva
para sus dueños y fomente en otras el deseo de inversión.
En el siguiente gráfico se puede observar la integración del Sistema
Contable que se tiene dé acuerdo con los objetivos de la administración y de
la organización:
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
46
FIGURA # 1
Relación del Sistema Contable con la Gerencia
SISTEMA CONTABLE
HECHOS ECONOMICOS:
Identifica
Mide
Comunica ADMINISTRACIÓN:
Controlar
Planear NEGOCIO
Tomar decisiones
Sobrevivir
Crecer
Utilidades
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
47
2.3.4. ELEMENTOS DEL SISTEMA CONTABLE
Loaiza (1.993), define el sistema contable como un sistema coordinado de
escenarios, medios de comunicación, fuentes de información y usuarios de
las misma, que se encargan de identificar los hechos económicos que
afectan una entidad, medirlos y comunicarlos a todos aquellos que están
interesados en la empresa, estableciendo los siguientes elementos:
2.3.4.1 LA CONTABILIDAD
La Contabilidad esta conformada por un conjunto de elementos
relacionados que buscan un objetivo común: proporcionar una información
útil y oportuna a los usuarios. Estos elementos los constituyen todos los
recursos humanos y técnicos necesarios para cumplir con la función de
administrar la información, y los recursos se incrementan en la medida en
que aumenta el tamaño de la empresa.
La Contabilidad no sólo identifica la transacción y la clasifica, siguiendo un
código ya establecido, sino que también mide la transacción. Se puede decir
que la contabilidad es el lenguaje de los negocios; se usa para tramitar
información fundamentalmente financiera, a personas, organizaciones, entes
gubernamentales, entre otros.
Las empresas se valen de la contabilidad para planificar y controlar sus
actividades comerciales, así como para comunicar los resultados de esas
actividades a propietarios, administradores, accionistas, clientes,
proveedores, agencias financieras y gubernamentales. La contabilidad es
una disciplina que suministra información financiera y diversas, para la
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
48
eficiente conducción y evaluación de las actividades de cualquier
organización de la actividad económica.
2.3.4.2. INFORMES Debido a que todo sistema contable debe proporcionar información, un
elemento esencial son los diferentes informes que se obtienen de la
recolección de datos. Estos informes son:
Balance General: Es en el que se resume los recursos y obligaciones
con los que cuenta la empresa a una fecha determinada.
Estado de Ganancias y Perdidas: Es donde se establece la
situación económica de la empresa en un período determinado.
Estado de Movimiento de Patrimonio: Es el que muestra los
cambios de inversión de los dueños o accionistas durante un periodo
determinado.
Estado de Flujo de Efectivo: Es el que refleja el movimiento del
efectivo disponible y necesario para cumplir con los compromisos de la
empresa.
2.3.4.3. USUARIOS O DESTINATARIOS
Los destinatarios de información se clasifican en internos y externos. Los
usuarios internos son los gerentes, directores, accionistas entre otros; y los
externos son los inversionistas, banqueros, proveedores, clientes y entidades
gubernamentales.
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
49
Para que estos informes puedan cumplir la función de la comunicación es
necesario que el lenguaje sea común entre las fuentes (el contador) y el
destino (gerente o empresario).
Así, Loaiza (1993), establece que los propietarios desean conocer los
resultados de la gestión de la empresa; los acreedores necesitan analizar
cuidadosamente los datos contables indicativos de la solvencia de la
empresa, es decir, la mayor o menor seguridad que presente esta en cuanto
a la capacidad de pagar sus deudas; los trabajadores empleados de la
empresa tendrán interés de todos aquellos datos contables que revelan la
continuidad de la actividad empresarial (garantía de empleo para el futuro).
Sin embargo, es a la dirección de la empresa a la que más le interesa
conocer los datos y la información que genera la información contable, para
poder llevar a cabo el control de las actuaciones empresariales, establecer
programas de acción, y demás generalidades que se requieran para lograr
las metas y objetivos.
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
50
Figura #2
Usuarios o Destinatarios
Fuente Loaiza, 1993, p.24
Como se evidencia los sistemas contables, presentan un conjunto de
elementos que implican la entrada, procesamiento y salida de información, lo
cual sirve de apoyo para ejecutar las transacciones; en el caso objeto de
estudio referido al diseño contable para la empresa de Repuestos Yasmín
C.A.
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
51
2.3.4.4. MEDIOS DE COMUNICACIÓN
El propósito fundamental del sistema de contabilidad, es de facilitar
información a través de todas las áreas de la entidad y fuera de la misma, se
establecen canales mediante los cuales debe fluir información, es decir, se
fijan las líneas de comunicación.
2.3.4.5. ESCENARIOS
En el proceso de transformar los datos de información, el sistema contable
se conforma por tres escenarios como lo son: El de entrada de datos, donde
se recolectan los datos sobre las transacciones y operaciones de la empresa;
el área de procesamiento de datos en el que se clasifican los datos
recolectados; y el área de salida de información donde se genera la
información procesada que se dirige a los usuarios.
Escenarios del Sistema Contable
(Fuente de Loaiza, 1993)
Identificación Medición Comunicación
Cada uno de estos escenarios implica una serie de tareas ejecutadas.
Asimismo, para el desarrollo de estas tareas se emplean elementos, tales
ENTRADA DE
DATOS
PROCESAMIENTO
SALIDA DE INFORMACION
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
52
como documentos, así como los medios a través de los cuales son llevados
a cabo dichas tareas.
2.3.5. PRINCIPALES CARACTERISTICAS DE UN SISTEMA CONTABLE
Horngren y Harrison (1997 pp. 254,255), precisan que, para que un
sistema contable trabaje eficazmente debe incluir las siguientes
características:
Control: Son métodos y procedimientos utilizados para autorizar las
operaciones y proteger los activos.
Compatibilidad: Un sistema compatible es aquel que trabaja
suavemente con las operaciones, el personal y la estructura
organizacional del negocio.
Flexibilidad: Un sistema contable debe adaptarse a los constantes
cambios en el negocio sin necesidad de un cambio completo de su
estructura.
Relación favorable costo-beneficio: Alcanzar el control, la
compatibilidad y la flexibilidad cuestan dinero, en virtud de esto se debe
buscar un sistema que ofrezca beneficios máximos al mínimo costo.
2.3.6. FUNCIONAMIENTO DE UN SISTEMA CONTABLE
Atendiendo a los argumentos antes expuestos, se puede decir que un
sistema contable es el eje alrededor del cual se toman la mayoría de las
decisiones financieras, el funcionamiento de este sistema cuenta con
diferentes tareas para poder ser ejecutado, Catacora (1997 pp.111-117)
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
53
identifica las siguientes tareas como las principales dentro del sistema
contable:
Ingreso de los datos: Se realizan a través de un comprobante de
diario, cada comprobante de diario contiene dos o más registros, bien sea
débitos o créditos, éstos comprobantes pueden ser de dos tipos
manuales o mecanizados.
Validación de datos: Se verifica que los datos ingresados cumplan
con los parámetros establecidos para el control de los datos.
Actualización de registros: Consiste en el traspaso de los
movimientos del diario general a cada de las cuentas del mayor.
Emisión de reportes: Implica procesar la información contable que
ha sido validada y actualizada.
2.3.7. CICLO DEL SISTEMA CONTABLE
Según Horngren y Harrison (1997, p.142) el ciclo contable es el proceso
mediante el cual las compañías producen sus estados financieros para un
periodo específico y se puede dividir en dos fases, el trabajo realizado
durante el período tales como asentar las operaciones en el libro diario y
pasarlas al mayor y el trabajo realizado al final del mismo tal como la
preparación de los estados financieros.
Los procesos administrativos de un negocio se repiten con cierta
frecuencia y en forma más o menos cíclica. Unificar y controlar sus
actividades comerciales, así como para comunicar los resultados de esas
actividades a propietarios, administradores, accionistas, clientes,
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
54
proveedores, agencias financieras y gubernamentales. La contabilidad es
una disciplina que suministra información financiera y diversa, para la
eficiente conducción y evaluación de las actividades de cualquier
organización de la actividad económica.
2.3.7.1. CICLO DE TRANSACCIONES
El ciclo de transacciones se conoce como el grupo de transacciones o
eventos agrupados de acuerdo a los hechos económicos relacionados entre
sí y son una subdivisión de los subsistemas de información; por ello los ciclos
de transacciones varían de una organización a otra.
Los ciclos más importantes de transacciones según Loaiza (1.993, p.38),
son los de ingreso, que incluye ventas de productos de servicios y el recaudo
de las cuentas por cobrar, y de egresos, que realizan la adquisición de
recursos y los pagos que se efectúen, lo esencial de este ciclo es el
procesamiento de las transacciones, el cual consiste en transformar datos de
información deseada.
2.3.7.2. DOCUMENTOS FUENTES Partiendo de las ideas expuestas por el autor ya mencionado los
documentos fuentes son los encargados de capturar datos, tanto de los
eventos externos como de las operaciones internas de las empresas;
además autorizan operaciones físicas, reflejan la contabilización de las
acciones tomadas, sirven como referencia y suministran datos necesarios
para elaborar informes y documentos de salida.
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
55
Al respecto, Catacora (1.997 p.161), formaliza las características
necesarias de los formularios que sean útiles en la ejecución de los
procedimientos, nombrando la sencillez en su diseño, organizando la
solicitud de información en el mismo orden en que se originan los datos,
empleando un formato para cada procedimiento específico y distribuyendo
las copias únicamente a los departamentos que realmente manejen la
información que en ellas se encuentren. Igualmente un documento debe
presentar facilidad en el relleno, reducción de las posibilidades de error y
estética.
2.3.7.3. COMPROBANTES DE CONTABILIDAD En los comprobantes de contabilidad se clasifican, ordenan y codifican los
datos de las transacciones, con el fin de atender los hechos económicos
ocurridos, ya que, las transacciones aparecen de forma detallada, facilitando
el control de estas.
2.3.7.4. PERIODO CONTABLE
Las operaciones que afectan al patrimonio son repetitivas, y ocurren con
mucha frecuencia. Todos los hechos económicos que se presentan en el
continuo desarrollo de las actividades de la empresa, se anotan y se
registran debidamente, tal y como se explicó anteriormente, hasta ser
acumuladas por períodos de tiempo en las que en un momento dado, son
cortadas.
Cortadas quiere decir que se realiza un corte en el tiempo de las
transacciones realizadas, para que estas puedan someterse a
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
56
comparaciones y análisis, que no pueden realizar simultáneamente con la
ocurrencia del fenómeno.
Quintero (1.996,p.29), hace referencia al período en el que se registran
contablemente las transacciones y luego se efectúa el corte, como el
ejercicio económico, cuya amplitud regularmente es de un año, todo
dependiendo de la actividad de la empresa.
Pueden existir, no obstante, períodos más cortos en los que se ejecuten
cortes o cierres de cuentas, mucho antes del final del período del ejercicio
económico. Estos periodos más cortos son conocidos como precierres que
sirven como control de las operaciones y transacciones de una empresa
durante la consecución del ejercicio económico.
2.3.7.5. LIBROS ESPECIALES DE REGISTROS
En los libros de contabilidad es donde se registra la información esencial
de los hechos económicos, en orden cronológico, para luego ser clasificada,
resumida y presentada. Él articulo 3 del Código de Comercio dispone:
Todo comerciante deberá llevar una contabilidad ordenada y
adecuada a su actividad mercantil y necesariamente un Libro de
Inventario y Balances y otro Diario, sin perjuicio de lo dispuesto
en las leyes o disposiciones esenciales.
Los libros para Goxens y Goxens (1998,p.63), son conjuntos de hojas de
una misma estructura gráfica, encuadernados o no, en los cuales se hacen
las anotaciones y se llevan las cuentas. Estos libros son para reflejar con
orden y claridad la recopilación de los hechos contables, han de tener un
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
57
adecuado aspecto y disposición con objeto de la recolección de datos
numéricos y conceptos explicativos en los mismos, sea lo más fácil posible.
2.3.7.5.1. LIBRO DIARIO
El Código de Comercio de Venezuela en el Articulo 38, establece: “ en el
Libro Diario se asentará día por día, las operaciones que haga el
comerciante... o se resumirá mensualmente; por lo menos los totales de esas
operaciones .....
En el Libro Diario, como expresa los autores citados anteriormente,
contienen la historia desarrollada por la empresa. Por lo tanto, el libro Diario
contiene anotaciones conjuntas, que se efectúan periódicamente,
resumiendo los hechos de una misma clase que se produce a lo largo de un
cierto período de tiempo. El detalle necesario sé específico en los libros o
documentos auxiliares, convenientemente coordinado con el libro.
El Libro Diario tiene por funciones:
Suministrar un registro cronológico de todas las transacciones que se
realicen, mostrando la fecha de la operación, los nombres de las cuentas
que se afectan, los números de comprobantes entre otras.
Analizar cada transacción de forma que se identifique los cargos y
abonos.
Efectuar los ajustes en los que se haya incurrido hasta el final del
período contable.
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
58
2.3.7.5.2. LIBRO MAYOR
El citado Código de Comercio, también obliga a llevar otro libro
denominado Mayor pese a no existir su legalización es el libro en el que las
anotaciones del diario son redistribuidas, clasificando las transacciones
según su naturaleza de los elementos que en ella intervienen y el efecto que
produce, es decir, según el área de activo, pasivos, patrimonio, ingresos y
gastos.
Este libro cumple con la misión de agrupar las cuentas, que tiene como
función básica de recopilar sistemáticamente las operaciones inscritas
anteriormente en el diario.
2.3.7.5.3. LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES
El inventario es un recuento detallado de los diversos bienes, derechos y
obligaciones de la empresa en un momento determinado. Por medio del
inventario se establece la situación real de la empresa, y por ello resulta
imprescindible, efectuarlo al comienzo de las operaciones de la empresa así
como al momento de su disolución y en determinadas ocasiones importantes
de la vida misma.
Ziaurriz, Montengua y Fernández (1987, p.78), manifiestan que la relación
de los bienes, derechos y obligaciones de la empresa ha de establecerse de
forma ordenada y coordinada según las ciertas reglas formales, con el fin de
que el contenido sea homologable al de los documentos contables.
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
59
Relativo al balance los autores indican que este es él ultimo documento
que se elabora en le proceso contable. Contiene el resumen de las cuentas
del libro mayor y expresa coordinadamente la situación patrimonial de la
empresa al momento de la realización del mismo.
Con el balance se cierra el ciclo contable y comienza un nuevo ciclo,
debido a que los datos del balance de cierre figuran como primera anotación
del Libro Diario en el período siguiente. El inventario debe llevarse con fecha
del fin del ejercicio, con objeto de compararlo con el balance. De este modo,
se comprueban el estado patrimonial de la entidad a partir de dos bases
distintas, contables y extra contables.
2.3.7.6 ESTADOS FINANCIEROS
A los fines de las Normas sobre preparación de Estados Financieros,
publicado por la Federación del Colegio de Contadores Públicos de
Venezuela, en la Publicación Técnica de los Servicios Especiales Prestados
por los Contadores Públicos número uno (SEPCI), los estados financieros
son la presentación de los datos financieros incluidas las notas adjuntas
tomadas de los registros de contabilidad o de un documento de soportes,
diseñado para dar a conocer los recursos económicos o las obligaciones de
una entidad a una fecha determinada o los ingresos y egresos o el flujo de
efectivo durante un período definido, de acuerdo con los principios de
contabilidad y aceptación general.
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
60
Son aquellos a través de los cuales se logra saber como se elabora el
desenvolvimiento de los resultados del trabajo desarrollado y como se
desempeña los recursos dentro del sistema. Son cuadros sinópticos
extraídos de los registros de contabilidad que muestra razonablemente la
situación económica financiera de la empresa, en términos monetarios para
una fecha precisa y/o su evolución durante la fecha.
Los estados financieros constituyen el medio de comunicación de datos
operativos y financieros de la empresa. Ellos reflejan:
Hechos registrados por las actividades realizadas por la empresa.
Aplicación de los principios y convencionalismos contabilísticos.
Apreciaciones y juicios personales que afecté significativamente a los
valores de activos y resultados de las operaciones de la empresa.
2.3.7.6.1.ESTADOS DE GANANCIAS Y PERDIDAS
El Estado de Ganancia y Pérdidas es un cuadro numérico según Gómez
Rondón (1998, pp. 4-1), demuestra las incidencias de los costos, gastos e
ingresos, originados en la organización durante un período preciso así como
la utilidad (o la Pérdida) resultante del mismo. Para Goxens y Goxens (1998,
p.191) es el informe resultante de la separación de las cuentas de ingresos y
egresos. Representa los resultados de las operaciones efectuadas por la
empresa, muestra en forma numérica los ingresos y los gastos al igual que la
utilidad o pérdida ocurrida en un determinado ejercicio económico.
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
61
El objetivo de mostrar la utilidad o la pérdida resultante de un período dado
es facilitar el análisis de las interrelaciones existentes entre los costos, gastos
e ingresos para la toma de decisiones, asimismo relatar en forma dinámica
las transformaciones sufridas por la situación económica de la empresa
durante el ejercicio económico al que se refiere.
2.3.7.6.2. BALANCE GENERAL
Es un documento donde aparece reflejado un conjunto de datos
debidamente ordenados, representativo de los distintos componentes, tanto
positivos como negativos, que influyen en la situación de la empresa.
El balance general esta conformado por activos que son bienes y
derechos de la empresa, pasivos que son las deudas y el patrimonio o capital
que será la situación neta de la organización, atendiendo a estas
consideraciones Rondón (1998, pp. 3-1), define el balance general como un
cuadro demostrativo de la ecuación fundamental de la Contabilidad; con
todas las cuentas reales de una empresa, clasificadas y agrupadas en un
orden establecido por convención.
El Balance General tiene como función:
Informar sobre la situación económica y financiera de la empresa
Permite seguir de cerca la evolución experimentada por aquellos
conceptos fundamentales que afectan a la rentabilidad de la empresa.
Se pueden establecer los objetivos a alcanzar en le futuro y captar a
tiempo las desviaciones ocasionadas.
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
62
2.3.7.6.3. ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO
Un estado de flujo de efectivo puede prepararse para dar a conocer la
corriente de efectivo por un período, esto es, mostrar las causas o razones
para los aumentos y las disminuciones en el efectivo.
En relación con esto Kennedy y McMullen (1991,p.347), establecieron que
con este estado se muestra el movimiento de efectivo que sale e ingresa a la
empresa, mediante un listado que especifica las fuentes de ingresos de
efectivos y los usos (desembolsos) del mismo.
Así entonces, La Federación del Colegio de Contadores Públicos en la
Declaración de Principios de Contabilidad numero once sobre el Estado de
Flujo de Efectivo, emitió en el Párrafo ocho Pág. 158:
El estado de flujo de efectivo debe ser presentado como parte integrante
de los estados financieros, además debe prepararse dicho estado para cada
período por el cual presente un Estado de Ganancias y Pérdidas ( Estado de
Resultados). Este estado debe prepararse con base en el efectivo y los
equivalentes de efectivo y no de capital de trabajo.
El estado se presenta utilizando datos financieros generalmente
identificables en el Estado de Ganancias y Pérdidas, Balance General y en
las notas relativas. Sin embargo, los datos que suministra el informe no se
encuentra disponible fácilmente en los otros estados, pero permiten que se
concilien las cifras entre ellos.
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
63
Al respecto los autores referenciados, manifiestan que el Estado de Flujo
del Efectivo difiere del Estado de Ganancias y Pérdidas porque resume las
operaciones de ingresos y egresos de efectivo, sin considerar su relación con
las actividades que producen utilidades y al proceso de equilibrar los
ingresos y los costos. Esto es, las fuentes y los usos de efectivo, son la
materia del Estado de Flujo de Efectivo; las ventas o ingresos realizados y el
costo incurrido durante el período contable son las materias del Estado de
Ganancias y Pérdidas.
Como objeto fundamental el Estado de Flujo del Efectivo proporciona
información relativamente sobre los ingresos y desembolsos de efectivo o
equivalentes de efectivo de una entidad durante un período determinado,
para que los usuarios de los estados financieros posean elementos
adicionales que les permita; según el DPC numero once (párrafo once, Pág.
158):
Evaluar la capacidad de la empresa para generar flujos futuros de
efectivo
Evaluar las razones de las diferencias entre la utilidad neta y los
ingresos y desembolsos de efectivo relacionados.
Evaluar los efectos sobre la situación financiera de una entidad y las
transacciones de inversión y financiamiento que utilizaron efectivo y
equivalente de efectivo durante el período.
A efecto del mismo pronunciamiento, efectivos y equivalentes son:
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
64
Efectivo disponible, depósito a la vista en bancos y otras instituciones
financieras, cualquier partida que permita a la entidad en cualquier
momento de depositar o revelar fondos sin previo aviso.
Inversiones líquidas y fácilmente convertibles con fecha de
vencimientos inferiores a tres meses, tales como certificados de depósitos
a plazo fijo, mesas de dinero entre otras.
Los recursos generados y utilizados que maneja este estado se clasifican en:
Derivados de las operaciones.
Derivados de las actividades de financiamiento.
Derivados de las actividades de inversión.
2.3.7.6.4. ESTADO DE MOVIMENTO DE PATRIMONIO
El Estado de movimiento de las cuentas de patrimonio muestra los
cambios en la inversión de los dueños o accionistas durante un período, así
Moreno Fernández, establece que este informe presenta las alteraciones
sufridas en le patrimonio, en las diferentes reclasificaciones del capital
contable, durante un lapso o período determinado.
El estado de movimiento de las cuentas de patrimonio también conocido
como el Estado de Variaciones en el capital contable, para el autor ya
nombrado, es un estado dinámico y es el alcance entre el estado de
situación financiera (Balance General) y el Estado de Resultado, relativo a
las partidas que conforman al capital contable, en especial las utilidades
retenidas, y en segundo de las utilidades de del período.
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
65
La importancia de estros estados, para el autor, estriba en el interés en
que los socios o propietarios de una empresa tiene que conocer las
modificaciones que ha sufrido el patrimonio por la proporción que a él le
corresponde. En forma secundaria, el estado tiene interés porque los
dividendos repartidos, las negociaciones que se hacen de las utilidades para
fines generales o específicos (traspasos de las reservas de capital), así como
las cantidades que se encuentran disponibles de las utilidades, para ser
repartidas en forma de dividendos o para aplicarlos a fines especiales. Así
mismo, es recomendable que todos los movimientos del estado de
variaciones en el capital estén autorizadas en actas o estatutos.
2.3.7.7. PLAN DE CUENTAS
Otro elemento fundamental y necesario dentro de los procesos contables
lo constituye el llamado Manual o Plan de Cuentas obteniendo organización
y control acerca de todas las partidas manejadas por una organización.
2.3.7.7.1. DEFINICION
Para sus fines la contabilidad, cuya misión es el análisis, clasificación y
registro de las operaciones que afecten a una unidad económica, utiliza
herramientas que son las Cuentas.
El plan de cuentas es el instrumento de la movilización contable. Su
aplicación debe conducir a que la información contable de las empresas se
formulen con el requerimiento de la comparabilidad.
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
66
El plan de cuentas es una lista ordenada y clasificada de las cuentas que
utilizarán las empresas para el desarrollo de su contabilidad. Goxens y
Goxens (1998, p.93), establece en el plan de cuentas como la relación que
comprende todas las cuentas que han de ser utilizadas al desarrollar la
Contabilidad de una organización determinada, indicando para cada una de
ellas los motivos de cargos y abonos, el significado de una saldo y la
coordinación establecida entre las distintas cuentas, para reflejar las
operaciones de la entidad.
Todo plan de cuentas debe ser diseñado bajo ciertos parámetros que le
permitan cumplir con los requerimientos de información que solicitan los
usuarios de tal forma que cumpla con los distintos objetivos de la
contabilidad.
Por lo que, Catacora (1997,p.139), expresa que el plan de cuentas debe
cubrir circunstancias especiales y los casos individuales que pueden
presentarse.
El plan de cuenta es la estructura principal de un sistema contable que
permitirá generar información óptima y relevante con esta finalidad se debe
tomar en cuenta un principio para el diseño del plan de cuentas, el cual es la
sencillez del mismo sin perder de vista el sentido común. De esta forma
debe ser flexible para que permita agregar nuevas clasificaciones o detalles,
adecuados porque estar clasificados de acuerdo a las normas contables y
jerarquizado donde se establezcan subdivisiones para cada uno de los
grupos y subgrupos que conforman los estados financieros.
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
67
2.3.7.7.2. CARACTERISTICAS GENERALES DEL PLAN DE CUENTAS
Un plan de cuentas debe ser lo más detallado posible, de manera que se
facilite seguir la continuación de una transacción a través de su
procesamiento, según lo afirma Ziaurriz, Montengua y Fernández (1987, p.
43). Por ejemplo, debe proveer cuentas separadas para identificar las ventas
de cada producto en particular o suministrar cuentas diferentes que permitan
identificar todos los costos y gastos incurridos en la organización.
En el contexto de los Sistemas de Información Contable la clasificación
de los datos se refiere al agrupamiento de éstos o de la información de
acuerdo con alguna característica establecida. Por ejemplo, los datos de las
transacciones pueden ser agrupadas de acuerdo con las cuentas a las que
pertenecen. En el caso de la cuenta de ventas, que pueden ser clasificadas
por líneas de productos o servicios, por zonas, por vendedores o incluso
hasta por fechas.
El diseño de la clasificación del plan de cuentas se hace tomando en
cuenta un objetivo específico, que puede ser el de satisfacer los
requerimientos de información de un usuario determinado.
Redondo (1.995,p.614), expone que existen varios procedimientos para
registrar contablemente las operaciones. En el procedimiento “manual” no es
necesario que las cuentas que componen el plan de cuentas estén
codificadas, no obstante, para mejorar la efectividad se suelen codificar. En
el caso de registro contable de operaciones por procedimientos
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
68
“computarizados” es imprescindible codificar todas las cuentas que
conformen un plan de cuentas.
Es importante realizar un profundo y detallado estudio de las
características y necesidades presentes y futuras, pues cada empresa suele
tener diferentes necesidades, es decir, el código debe ser flexible y tener
cierto margen para poder ser ampliado.
De igual manera, Goxens (1.998 pp.93-94), explica que el Plan de
Cuentas establece la clasificación, distribución y agrupación de cuentas de
acuerdo con el inventario y la operatoria patrimonial. Según la naturaleza de
los elementos que la integran y de las operaciones que realiza, un Plan de
Cuentas se caracteriza por que las operaciones que va a efectuar la empresa
y que movimientos se van a producir y como afectará a las distintas masas
del patrimonio y de acuerdo a esto se tiene que:
Se debe presentar al patrimonio en él numero de cuentas que sea
posibles.
Cada cuenta debe ofrecer la mayor cantidad de orientaciones para
guiar a la gerencia de la organización.
Las cuentas deben tener una representación de forma y de fondo
permanente e inalterable.
Las cuentas se deben ordenar y titular con nombres de presentación
precisas y no ambiguas.
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
69
2.3.7.7.3. OBJETIVOS DEL PLAN DE CUENTAS
Según Goxens (1998, pp.102-103), un Plan de Cuentas debe tener los
siguientes objetivos:
La ordenación de la organización mediante una contabilidad moderna.
Información externa que sea capaz de informar acerca de agentes
económicos tales como: Accionistas, inversionistas, proveedores, entre
otros.
Un instrumento de planificación, ya que la planificación contable
empresarial se extiende en el plano nacional a la contabilidad nacional,
siendo éste un instrumento necesario en la planificación económica.
Armonizar la contabilidad propia con las demás naciones a través de
la Armonización Supranacional, la cual nace debido a la necesidad de
que la información responda criterios comunes.
2.3.7.7.4. GRUPOS FUNDAMENTALES DE CUENTAS
Goxens ( 1.998, pp.94-95), describe que debido a las necesidades de
cada empresa se procede al desarrollo de un Plan de Cuentas dividido en los
siguientes grupos:
Cuentas que tienen por finalidad presentar el detalle de los elementos
que componen el patrimonio, las cuales se denominan Cuentas Integrales
de Activos y Cuentas Integrales de Pasivo.
Cuentas representativas de la aportación inicial del propietario, es
decir, cuentas de Neto (capital y Reservas).
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
70
Cuentas que representen los motivos de aumentos y disminuciones
del Neto las cuales se denominaran cuentas diferenciales, cuentas de
resultados, cuentas de pérdidas y ganancias y cuentas de gastos e
ingresos.
Asimismo se tiene que las integrales pueden dar lugar a los siguientes
subgrupos:
1. - Cuentas que representen el equipo de trabajo como lo son la
maquinaria, el mobiliario, las instalaciones y los edificios.
2. - Cuentas que reflejan el movimiento financiero como el dinero, las
cuentas por cobrar bancarias, los documentos de créditos, entre otros.
3. - Cuentas que correspondan a relaciones crediticias con terceros
como lo son: proveedores, clientes, etc.
4. - Cuentas abiertas a los factores económicos de la actividad
especulativa de la empresa.
También se establecen ciertos subgrupos a las cuentas
representativas de los aumentos y disminuciones del Neto como lo
son: Costos – Gastos y los Ingresos.
2.3.7.7.5. RELACIONES ENTRE LOS GRUPOS DE CUENTAS
Goxens (1.998 pp. 156-160), clasifica las cuentas en cinco grandes
grupos. Las cuentas que comiencen por a, p, n, ò 1,2,3 serían las cuentas
del balance y las que lo hagan por g, i ò 6,7, serán las de gestión transitoria,
luego se establece la estructura de un plan de cuentas en el cual se tiene:
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
71
El total de activo será igual a la suma de los saldos de todas las
cuentas que empiecen por a.
El total de las deudas será igual a la suma de los saldos de todas las
cuentas que empiezan por p.
El total de patrimonio neto inicial, será igual a la suma de los saldos de
todas las cuentas que empiecen por n.
El total de pasivo será igual a la suma de los saldos de todas las
cuentas que empiezan por p, más los saldos de todas aquellas que
comiencen por n.
Asimismo, se debe establecer la composición de dichas agrupaciones, es
decir, el activo atendiendo a su posibilidad de transformarse en efectivo, se
clasifica en circulante, corriente o realizable a corto plazo ( 18 meses o un
año dependiendo de los criterios de cada país) y activo fijo o inmovilizado. El
pasivo no corriente o exigible a largo o medio plazo.
Aunado a lo anterior se tiene que dentro del activo circulante se
establecen las siguientes subdivisiones:
Disponible, el cual puede ser efectivo en caja, disponibilidad en cuentas
corrientes, de ahorros y a la vista, y otras partidas susceptibles de realización
inmediata, como ventas al contado y bonos del tesoro.
Realizable, que comprende partidas como cuentas por cobrar y cuentas de
inventario o existencia.
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
72
El activo fijo o inmovilizado se clasifica en:
Activo fijo o tangible material, que comprende terrenos, edificios,
maquinarias e instalaciones.
Activo fijo intangible o inmaterial, en el que se incluyen patentes,
marcas, concesiones, fondos de comercio, etc.
Activo fijo financiero, donde se recogen inversiones que tengan
carácter de permanencia.
Activo fijo ficticio, que comprenden gastos que se capitalizan por un
cierto numero de ejercicios.
De igual forma el pasivo se clasifica en:
Pasivo a corto plazo, es el que está compuesto por los importes
adeudados cuya obligación de pagos debe cumplirse en cierto plazo
como lo son, las cuentas por pagar a los proveedores, otros deudores,
entre otras.
Pasivo a largo plazo y medio plazo, que comprende los préstamos, los
empréstitos, etc.
En cuanto al neto patrimonial ( pasivo no exigible) lo componen: El capital
propio, las reservas legales o voluntarias constituidas; y los beneficios
retenidos o utilidades no distribuidas. Si el patrimonio neto ha permanecido
invariable las restantes partidas del pasivo no exigible formarían parte de la
variación en el neto patrimonial y que se identifica en este caso como dN.
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
73
Por consiguiente dará como resultado:
A(activo) = P(pasivo) + N ( neto patrimonial)+dN
Asimismo, se han de nombrar las cuentas de gestión o transitorias ya que
su permanencia está vinculada a la duración del ejercicio y a su finalización
se cierran contra la cuenta de Pérdidas y Ganancias, entre otras se tienen:
1. - Gastos: que pueden o no representar salidas de efectivo y que se
subdividen en:
a.) Compras: que incluyen las adquisiciones de mercancía, materia
prima; así como las devoluciones, descuentos, etc. Es decir,
recoge las operaciones que afectan al grupo realizable (
Inventarios).
b.) Gastos: que recoge sueldos y salarios del personal, seguros
sociales a cargo de la empresa, gastos financieros, tributos,
reparaciones, arrendamientos, material de oficina, etc. También
se incluyen las pérdidas de valor que sufren los elementos del
activo fijo utilizados en la explotación tales como la amortización o
depreciación.
2. - Ingresos: Pueden estar originados por la explotación ( como las
ventas y sus devoluciones, descuentos, etc.) y por operaciones ajenas a
dicha explotación.
La suma de los saldos de todas las cuentas que empiecen por g
proporciona el total de gastos.
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
74
La suma de los saldos de todas las cuentas que empiecen por i producirá
el total de ingresos.
La diferencia entre el total de ingresos y el total de gastos originará los
Resultados o Pérdidas y Ganancias del ejercicio respectivamente; dicha
diferencia será la nueva variación dN obtenido para el periodo presente.
2.3.7.7.6 MAESTRO DE CUENTAS
Según Loaiza (1.993, pp. 70-71) expone que el Maestro de Cuentas “ es el
que contiene toda la información que identifica a las cuentas – subcuentas,
así como toda la referida a saldos y acumulados de los movimientos a lo
largo del ejercicio.”
Asimismo, describe otros conjuntos de datos tales como:
Cuenta: Es el código que identifica la cuenta. Debe seguir las
normas del Plan Contable que se esté utilizando o se vaya a utilizar.
Subcuenta: Es también un código, y sirve para identificar a las
subcuentas dentro de una cuenta, debiendo también cumplir las normas
del Plan Contable. El concepto de subcuenta se emplea cuando es
preciso tener una cuenta subdividida.
Dígito de Control: Es un dato que el sistema genera
automáticamente cuando se hace se da de alta el registro
correspondiente a la cuenta – subcuenta en el Maestro de Cuentas.
Nombre: Es el nombre dado a la cuenta o subcuenta.
Saldo Inicial: En este campo se indica el momento de grabar la
cuenta - subcuenta, cuál es el saldo con que se inicia el proceso contable
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
75
mecanizado a partir del manual; por lo tanto, cuando se realiza los cierres
del ejercicio se indicará cuál es el saldo al principio del mismo, debido a
que cuando se efectúa el cierre del ejercicio todas los movimientos se
traspasarían a la cuenta, quedando el importe definitivo en este campo de
Saldo Inicial.
Acumulados del ejercicio al debe y haber: Estos dos campos
contienen el total de los movimientos realizados a la cuenta, desde él
ultimo cierre del ejercicio, pero con la diferencia, de que uno tendrán los
movimientos al Debe y el otro los del Haber. Estos se pueden iniciar al
arrancar el sistema mecanizado, con el valor correspondiente a la
contabilidad que se haya podido llevar de forma manual.
Claves del Balance y de Resultados: Estas claves se utilizan para
agrupar cuentas; por consiguiente, estos dos campos solos se grabaran
cuando se esté tratando información de una cuenta, y nunca cuando se
trabaje con subcuentas.
Fecha último movimiento: Este campo sirve para que el sistema
pueda saber que se ha realizado algún apunte a la cuenta, y de esta
forma evitar la posibilidad de que sé de baja; si se hiciera esto ultimo, en
efecto, surgirán errores, aunque luego se diera de alta, pues los campos
de Acumulado debe y haber no reflejarían los saldos correctos. El hecho
de que una cuenta – subcuenta se pueda dar de baja resulta útil sólo en
aquellos casos en el que al grabarla se ha cometido un error, y se prefiera
borrarla y volverla a dar de alta en lugar de modificarla. Esto puede
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
76
ocurrir por ejemplo, cuando se le da un valor equivocado a la cuenta -
subcuenta.
2.3.7.7.7. SISTEMA DE CODIFICACION
Según Goxens ( 1.998, pp.155-156), explica que la introducción de los
modernos ordenadores como ayuda a los sistemas contables hace más
necesario una indagación de los planes de cuentas a adoptarse, es decir, de
sus interrelaciones y ampliaciones.
Por lo general, se llevan las cuentas identificándolas con dos referencias,
una que corresponde a la denominación especifica, y otra que pueda
denominarse como su código, su verdadero nombre en el interior del sistema
contable, sea éste manual o computarizado.
En cuanto a la denominación especifica de cada cuenta es el nombre que
adquiera esa cuenta en el plan y debe de tratar de explicar por sí mismo el
concepto que expresa: una simple consulta a los nombres de las cuentas.
La estructura que tengan las cuentas, es decir, lo que constituye el Plan de
Cuentas debe estar en consonancia con la actividad a desarrollar y los
requisitos de información y legales que se han de cumplir.
Los códigos de cuentas suelen ser numéricos, alfabéticos o alfanuméricos,
es decir, formados de manera exclusiva por números, por letras, o por
combinaciones de letras y números respectivamente. Como por ejemplo
estas diversas alternativas se describen un esquema general de una Plan de
Cuentas:
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
77
Cuentas del activo a........ o bien 1..........
Cuentas del pasivo: p......... o bien 2..........
Cuentas del neto: n...........o bien 3..........
Cuentas de gastos: g...........o bien 6..........
Cuentas de ingresos: i............o bien 7..........
Asimismo el Plan de Cuentas debe ser abierto y especialmente preparado
para recoger las sugerencias de expertos. De igual forma debe estar
planeado para introducir en las modificaciones que resulten por el proceso
tecnológico y por otras. El plan de cuentas debe ser flexible y debe emplear
un sistema utilizable para todas las empresas y debe situarse en la línea de
transición, siguiendo las directrices de la normalización contable para crear
una vocación nacional hacia la gestión moderna de las empresas.
El plan debe dar preferencia a los elementos financieros de las
transacciones y debe tener aptitud para ser aplicado por procedimientos
modernos.
Catacora ( 1.997, pp.131-137) describe las siguientes:
Secuencial: El método de codificación secuencial consiste en la
asignación consecutiva de un numero o una lista de elementos a partir de
un número predeterminado. Presenta como ventajas su utilización en
listas cortas. Como desventaja tienen que no se pueden formar grupos
para clasificar los elementos.
Por bloques: Representa una derivación secuencial, ya que los
códigos se asignan secuencialmente, pero en bloques de dígitos
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
78
consecutivos que identifiquen alguna característica de elemento a
codificar. Su ventaja radica en el procesamiento de listas cortas. Y su
desventaja esta en que pueden presentarse problemas de flexibilidad.
Por grupo: Es una derivación de la codificación secuencial y consiste
en la asignación de un código subdividido en clasificaciones sucesivas
que abarcan cada vez un mayor número de posiciones, y que sirven para
identificar un grupo de funciones o características homogéneas. Su
ventaja es facilitar la expansión y la rapidez en el procesamiento de los
datos. Su desventaja es que si no es definida adecuadamente la
estructura del código, pueden presentarse problemas de expandibilidad y
confusión en su uso.
Alfabético numérico: Se asigna un código alfabético tomando en
cuenta el nombre del elemento en la lista y una codificación numérica,
que tiene en cuenta las demás características de los elementos de la
lista. Tiene como ventaja el procesamiento de las listas cortas y como
desventaja se puede presentar problemas de expandibilidad si la
estructura del código no es adecuadamente definidas del activo:
Nemotécnico: Efectúa una combinación de números y letras, para
identificar por varias características a cada uno de los elementos. Su
aplicación es útil en empresas que manejen una gran variedad y cantidad
de ítems, como por ejemplo, el inventario en una ferretería o empresas
similares. Su objetivo es de identificar el código con los elementos que
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
79
representa y facilita el aprendizaje y la memorización. Como desventaja
se tiene que la codificación de los ítems puede ser engorrosa y compleja.
De consonantes: Consiste en eliminar todas las vocales posteriores
a la primera letra de la palabra. No se debe suprimir la primera letra, sea
consonante o vocal. Su ventaja radica en la facilidad en su aplicación.
Su desventaja esta en su uso limitado.
Fonético: Es un método que codifica los nombres de los elementos
de acuerdo con su sonido.
De barras: Consiste en la asignación de una líneas y espacios de
distintos anchos que son impresos a un producto. La aplicación práctica
esta representada por el control que pueda tenerse sobre los inventarios,
lo cual permite fácilmente controlar mejor tales activos a través de la
identificación óptica del producto.
De acuerdo a todas las transacciones realizadas por la empresa el sistema
de codificación por grupo es él más apropiado, ya que facilita el
procesamiento de los datos provenientes de las operaciones realizadas
diariamente
2.3.7.7.8. CARACTERISTICAS BASICAS DE UN SISTEMA DE
CODIFICACION.
Al respecto Catacora (1.997 pp.128-131), señala que todo sistema de
codificación debe poseer una serie de características a fin de que se adopte
como método de procesamiento para la información se tienen:
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
80
Precisión del Código: Significa que un sistema de codificación debe
aceptar una sola codificación correcta para cada elemento de un
conjunto, es decir, asignar un código a cada cuenta que sea única para
dicha cuenta.
Flexibilidad: Significa que la estructura del código debe aceptar más
elementos en caso de que se necesite agruparlos.
Conciso: Establece que no se debe adicionar códigos que no tengan
relevancia al momento de identificar un elemento dado, es decir, cada
elemento del código debe ser identificado claramente y que no se preste
a confusión.
Significativo: Debe indicar alguna característica diferencial de los
elementos que se están codificando. De esta forma, se podrá distinguir o
identificar por el código, la transacción que sé esta realizando.
Operabilidad: Implica que los códigos definidos puedan ser
manejados fácilmente por un sistema mecanizado.
2.3.7.7.9. DISEÑO DE UN CODIGO DE CUENTAS
Al respecto, Catacora (1997, pp. 142-149), describe los siguientes pasos:
PASO 1:
Especificar o asignar números a los grupos generales de partidas, tanto
del Balance General como el Estado de Ganancias y Pérdidas.
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
81
PASO 2:
Definir o especificar el formato del código contable en dígitos y niveles.
Esta definición estará sujeta a la flexibilidad que tenga software contable que
sé este usando, y a la definición de los parámetros de las cuentas.
PASO 3:
Se empieza a desarrollar el código contable propiamente dicho, de
acuerdo con las clasificaciones especificadas y las necesidades de
información de la empresa.
Asimismo, Redondo (1995,pp.615-627), establece que para la codificación
del plan de cuentas se deben definir los grupos, las cuentas principales, las
subcuentas y las cuentas auxiliares respectivamente.
La estructura del código de cuentas suele tener de 2 a 5 niveles y de 66 a
12 dígitos, de acuerdo con la naturaleza de la empresa. Los niveles pueden
estar formados por uno o más dígitos e indicarán los cortes o informes que
proporcionará el sistema. El primer y segundo nivel suministran información
Destinada a los gerentes de departamentos. Ejemplificando lo anteriormente
descrito se tiene:
XXX – XXX 2 NIVELES 6 DIGITOS
XX – XX – XX 3 NIVELES 6 DIGITOS
XX – XX – XXX 3 NIVELES 7 DIGITOS
XX – XX- XX- XXX 4 NIVELES 9 DIGITOS
XXX - XX - XX – XXX 4 NIVELES 10 DIGITOS
XXX – XX – XXX – XXXX 4 NIVELES 12 DIGITOS
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
82
CODIGO DE CUENTAS DE SEIS DIGITOS – DOS NIVELES
Nivel Longitud 1 2
P XXX XXX
Cuentas Auxiliares
Grupo y Ctas. Ppal.
A – PRIMER NIVEL
Constará de tres dígitos
DIGITO 1 2 3
Cuenta Principal
Sub - grupos
Grupos básicos
En la contabilidad es aceptada la formación de los siguientes grupos:
1 = ACTIVO
2 = PASIVO
3 = PATRIMONIO
4 = INGRESOS
5 = COSTOS
6 = GASTOS OPERACIONALES
7 = OTROS INGRESOS Y EGRESOS
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
83
8 = CUENTAS DE ORDEN
El tercer dígito de primer nivel controlará las cuentas principales Mayor
General, entonces se tiene como ejemplo:
1 ACTIVO
11 Circulante
110 Caja Principal
111 Bancos
2 PASIVO
21 Circulante
211 Efectos por pagar
212 Pagares bancarios
3 PATRIMONIO
31 Capital
311 Capital Social
312 Capital no pagado
4 INGRESOS
41 VENTAS
411 Ventas a crédito
412 Ventas a contado
5 COSTOS
51 Costos de Ventas
510 Inventario Inicial
511 Compras
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
84
5 GASTOS OPERACIONALES
61 Gastos de Ventas
611 Sueldos
612 Comisiones
6 OTROS INGRESOS Y EGRESOS
71 Otros Ingresos
711 Alquileres
712 Comisiones
9 CUENTAS DE ORDEN
91 Cuentas deudoras
911 Bancos giros al cobro
912 Mercancías en consignación
B – SEGUNDO NIVEL
Se emplea para el control de las cuentas auxiliares. La longitud de este
nivel es de 3 dígitos, cada cuenta principal de primer nivel puede tener un
máximo de 999 cuentas auxiliares.
1 ACTIVO
11 Circulante
110 Caja
110101 Caja Principal 1
110102 Caja Principal 2
110201 Caja Auxiliar 1
110202 Caja Auxiliar 2
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
85
111 Bancos; y así sucesivamente.
CODIGO DE CUENTA DE DOCE DIGITOS (4 NIVELES)
NIVEL DE LONGITUD 1 2 3 4
XXX XXX XXX XXX
Cuentas Auxiliares
Controles geográficos
Sub – Cuenta
Grupos
A.- PRIMER NIVEL:
Esta formado por tres dígitos:
DIGITO 1 2 3
Ctas. Mayor General
Sub – grupo
Grupos Básicos
B.- SEGUNDO NIVEL
Tendrán una longitud de dos dígitos y servirá para analizar las
cuentas principales del Mayor General de acuerdo con su origen o
naturaleza.
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
86
C.- TERCER NIVEL
Tendrá una longitud de tres dígitos y se empleará para el control de las
cuentas auxiliares o de detalle.
2.3.7.7.10. RELACION DE LA CODIFICACIÓN CON LOS SISTEMAS
MECANIZADOS
Según Catacora (1997 pp. 149 – 150), señala que los métodos de
codificación permiten clasificar todas las operaciones, detalles, y listas de
elementos que son manejados por un sistema de contabilidad. De esa
manera la sistematización de las operaciones significa que las transacciones
deben estar organizadas de tal forma que su acceso y procesamiento no se
dificulte, sino sea de rápida interacción y de respuesta para el usuario.
2.4. NORMAS CONTABLES
Catacora (1.997 p. 65), señala que son las pautas especificas que mide la
gerencia para el buen funcionamiento de todas las operaciones realizadas.
Cualquier operación realizada por la empresa puede ser llevada a cabo en
forma mecanizada o manual si existen ciertas pautas para su control.
2.5. POLÍTICAS CONTABLES
Al respecto, Catacora (1.997 p.103), se refiere a las Políticas Contables
como políticas generales de contabilidad y políticas específicas de
contabilidad, siendo las políticas generales de contabilidad las declaraciones
que enuncian la aceptación de los Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados, y las políticas específicas de contabilidad las que se refieren a
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
87
los tratamientos contables especiales y aplicables a ciertas operaciones o
transacciones de partidas especificas de los estados financieros.
Se podría decir entonces que las Políticas Contables serán aquellas guías
de acción, que emanadas de la alta gerencia, vendrán a regular las acciones
llevadas a cabo por la organización en materia contable.
2.6. PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Basado en que un procedimiento es el conjunto de instrucciones que se
establecen para realizar una actividad, Andrade (1996, p.24) se refiere a los
Procedimientos Contables como aquellos que marcan las pautas a seguir en
la realización de todas las actividades llevadas a cabo por el departamento
de contabilidad de una organización, los cuales estarán basados en las
políticas, normas y principios emanados de la alta gerencia.
De manera similar Catacora (1.997 p.95), define a los Procedimientos
Contables como el conjunto de procesos, secuencias de pasos e instructivos
que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que
realiza la empresa en los libros de contabilidad y que afectan las cifras de los
estados financieros.
Desde el punto de vista del análisis, se pueden establecer procedimientos
contables, para el manejo de cada uno de los grupos generales de cuenta de
los estados financieros.
Finalmente las bases teóricas planteadas permitirán al investigador
intercambiar y analizar sus ideas con el flujo de información teórica
desarrollada y asimismo servir como soporte a la investigación.
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
88
3. DEFINICIÓN DE TERMINOS BÁSICOS
EFICIENCIA: Logro de los fines con la menor cantidad de recursos; el
logro de los objetivos al menor costo u otras consecuencias no deseadas
(Koontz y Weihrich, 1994, p.714).
EFICACIA: es la habilidad para determinar los objetivos adecuados
“hacer lo correcto”. (Stoner,1996,p.78).
METODO: es la forma o manera de realizar una labor pero tomando
en cuenta los fines, objetivos, las facilidades disponibles y, los recursos
que utilizaran en su realización (Melinkoff, 1990, p.29).
COMPRA: acto por el que un agente adquiere el dominio de un bien
(o recibe un servicio), contra el pago de un precio. (Rosenberg,1989,
p.82).
ESTRATEGIAS: planes y pautas de acción de índole administrativos,
planificadas y formuladas por la gerencia para el logro de los objetivos de
las empresas y los cumplimientos de sus valores organizativos, es decir
misión visión y metas. De esta manera, se orienta al empleo racional de
los recursos y esfuerzos disponibles en el sistema para lograr consolidar
estos objetivos en las conclusiones más ventajosas atendiendo las
condiciones del ambiente (Munch y García, 1990, p.85).
CUENTA: Representa a los elementos patrimoniales agrupados por
clases expresando los aumentos o disminuciones de valor que
experimenta en un período determinado. (Goxens, 1998).
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
89
TRANSACCIÓN: Materialización de un hecho económico entre la
utilidad o empresa y otras entidades diferentes que están en el medio
(Loaiza, 1993).
REGISTRO: Libro o documento que contiene o comprueba algunas o
todas las actividades de una empresa, o que justifica una transacción,
asiento o cuenta (Kholer, 1979).
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS
(PCGA): Los principios de contabilidad de aceptación general son un
cuerpo de doctrinas saciadas con la contabilidad que sirvan de las
actividades corrientes o actuales y como guía en la selección de
convencionalismos o procedimientos, aplicados por los profesionales de
la Contaduría Pública en el ejercicio de las actividades que le son propias,
en forma independiente de las entidades analizadas y que han sido
aceptados en forma general y aprobados por la Federación de Colegios
de Contadores Públicos de Venezuela (Declaración de Principios de
Contabilidad No. 0; Párrafo No. 24).
ANÁLISIS DE LA SITUACION FINANCIERA: Tiene como objeto
comprobar la capacidad de la empresa para poder cumplir sus
obligaciones de pago. (Goxens, 1998).
INGRESOS: Aportación o incremento del patrimonio sin aparente
contraprestación, es decir sin entregar ningún otro valor patrimonial a
cambio (Goxens, 1998).
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
90
GASTOS: Desembolso o consumo realizado, en dinero efectivo o en
otra clase de valor que no tiene contraprestación inmediata en un bien o
derecho a favor de la empresa que sea susceptible de su inventariado en
el activo (Goxens, 1998).
ACTIVIDAD: Serie de actos y ejercicios que el personal ejecuta en
sus puestos de trabajo, que pueden estar orientados bajo determinados
criterios administrativos y operativos. En este sentido, las actividades se
consideran únicamente un conjunto de tareas de ejecución. (Goxens
1998, p.141).
4. SISTEMAS DE VARIABLES
Sistema Contable
4.1. DEFINICIÓN CONCEPTUAL
Se define como el eje alrededor del cual se toman la mayoría de las
decisiones financieras. Un sistema contable debe enfocarse como un
sistema de información que reúne y presenta datos resumidos o detallados
acerca de la actividad económica de una empresa a una fecha o por un
período determinado. Catacora (1.997 p.110),
4.2. DEFINICIÓN OPERACIONAL
Un sistema es un conjunto de elementos entrelazados entre sí, que tienen
como finalidad generar información contable, que operacionalmente se
construye tomando en consideración la situación actual de la empresa, los
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
91
formatos modelos necesarios dentro del sistema contable, un plan de
cuentas que organice todas las partidas manejadas, los pasos a ejecutar
para el procedimiento de las transacciones de los diversos registros, así
como emitir los reportes que sirven de soporte a todos los procesos
contables, los mecanismos de análisis de toda la información contable
financiera y los lineamientos generales para la implantación del sistema
contable.
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
92
CUADRO DE OPERALIZACIONES DE LAS VARIABLES
OBJETIVOS ESPECIFICOS
VARIABLE DIMENSION INDICADORES
Analizar la situación actual del proceso contable utilizado por la empresa de Repuestos Yasmín C.A.
Sistema Contable
Situación actual del proceso contable
-Procesamiento de registros. -Frecuencia de los registros. -Realización del análisis de los estados financieros. -Documentos fuentes. -Políticas Contables. -Normas Contables. -Procedimiento Contable. -Plan de cuenta
Diseñar los documentos que sirvan de base al registro de las transacciones económicas y financieras realizadas para la empresa.
Sistema Contable
Formatos Modelos
Objetivos propios del diseño
Establecer el plan de cuenta adecuado a las necesidades del proceso contable de la empresa.
Sistema Contable
Plan de Cuenta Objetivo propio del diseño
Diseñar las políticas a utilizar en el sistema contable.
Sistema Contable
Políticas Objetivo propio del diseño
Diseñar las normas a utilizar en el sistema contable
Sistema Contable
Normas Objetivo propio del diseño
Diseñar los procedimientos a utilizar en el sistema contable.
Sistema Contable
Procedimientos Objetivo propio del diseño