Download - Capitulo ii analisis del sistema
2014
Alicia Lerch – Claudia Juan
Redes y Sistemas de la
Información
Prof. Ing. Edith Disderi
CAPITULO IIAnálisis de la Hemeroteca
HEMEROTECA “Rodolfo Tanchen” - CAPITULO II – Análisis del Sistema
CAPITULO II
ANÁLISIS DE SISTEMAS
1. INTRODUCCIÓN1El análisis de Sistemas consistirá en ver cómo surge una inquietud y dar
respuesta a la misma, con la subsiguiente elección del curso de acción (no hacer,
postergar, rediseñar).
Nos permitirá entonces advertir cómo surge una necesidad y dar a la misma,
eligiendo una forma concreta de acción. Lo que nos permitirá efectuar
recomendaciones para mejorar o rediseñar el sistema; realizaremos entonces la
recolección de datos a través de la observación directa y de dos entrevistas al
personal de la Hemeroteca de la Biblioteca Elma K. de Estrabou.
2. CRONOGRAMAS Cronograma Previsto
ACTIVIDAD FECHA HORA RESPONSABLE DURACION RECURSOS
EntrevistaNo.1
Encargadaturno mañana
19/05/2014 16:30 Alicia LerchClaudia Juan
1 hora Lápiz y papel
EntrevistaNo.2
Encargadoturno tarde
21/05/2014 15:50 Alicia Lerch 1 hora Lápiz y papel
Charlainformal al
personal deatención al
público de laBiblioteca
04/07/2014 17:30 Alicia LerchClaudia Juan
1 horas Lápiz y papel
1 Apuntes de cátedra. PROYECTO de SISTEMAS
2
HEMEROTECA “Rodolfo Tanchen” - CAPITULO II – Análisis del Sistema
Diagrama de Grant cronograma previsto
Cronograma real
ACTIVIDAD FECHA HORA RESPONSABLE DURACION RECURSOS
Entrevista No.1Encargada turno
mañana19/05/2014 16:30 A 18:30 Alicia Lerch
Claudia Juan2 horas Lápiz y papel
Entrevista No.2Encargado turno
tarde21/05/2014 15:50 A 17:50 Alicia Lerch 2 horas Lápiz y papel
Observacióndirecta 04/07/2014 17:30 a 20:30 Alicia Lerch
Claudia Juan3 hora Lápiz y papel
Sistematizaciónentrevista No.1
5/07 al9/07
------- Claudia 6 hs. Computadoracon conexión a
internetSistematizaciónentrevista No.2
10/07 al14/07
-------- Alicia 6 hs. idem
SistematizaciónObservación
Directa
15/07 al17/07
--------- Alicia / Claudia 6 hs. idem
Diagnóstico 18/07 al24/07
-------- AliciaClaudia
24 hs. Computadoracon conexión a
internet
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HEMEROTECA “Rodolfo Tanchen” - CAPITULO II – Análisis del Sistema
Diagrama de Grant cronograma real
3. RELEVAMIENTO
Tiene como objeto la investigación detallada del sistema (hemeroteca)
con el fin de conocer cómo actúa, para
posteriormente determinar dónde es necesario
efectuar cambios que la mejoren.
Para poder reunir los datos y la
información relacionados con la hemeroteca,
usamos distintas técnicas de relevamientos
como:
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HEMEROTECA “Rodolfo Tanchen” - CAPITULO II – Análisis del Sistema
Entrevistas
Observación directa
Revisión de documentación y registros
3.1.
Entrevistas realizadas al personal
encargado de las tareas en la
Hemeroteca de la Biblioteca Elma K. de
Estrabou.
ENTREVISTA N° 1 – RESPONSABLE TURNO MAÑANA
Fecha: 19/05/2013
Persona: Mónica Navarro [email protected]
Función (cargo): Catalogación, atención al público y compra. Cargo No. 4 (Escalafón
no Docente UNC).
Antigüedad: 25 años
Departamento al que pertenece: Hemeroteca turno mañana
1. ¿Cómo se encuentra organizada la Hemeroteca?
La hemeroteca está organizada alfabéticamente por el título de las distintas
publicaciones.
2. Toma algún tipo de decisión en su trabajo? (en caso afirmativo describe
brevemente en qué consiste las decisiones).
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HEMEROTECA “Rodolfo Tanchen” - CAPITULO II – Análisis del Sistema
Soy la encargada de la sección en el turno mañana y realizo las mismas
actividades que el encargado del turno tarde; con la única excepción que las
compras de los materiales bibliográficos están bajo mi responsabilidad.
3. ¿Existe alguna actividad que requiera de su control? Cuál?
Realizo una supervisión de las tareas en general que realiza la persona que
trabaja en el turno tarde, pero es sobre todo por la cantidad de tiempo que
trabajo yo en la Institución y el poco tiempo (menos de 1 año) que lleva
trabajando el mismo en la sección.
4. ¿Qué procedimientos se realizan en la Hemeroteca?
Procesos Físico y 7Técnico del material; atención al público y compra.
5. ¿Cómo se realizan estos procedimientos? ¿Podría explicar brevemente
los pasos de estos procedimientos o alguno en especial que se realice
con mayor frecuencia?
INCORPORACIÓN DE LAS PUBLICACIONES EN LA HEMEROTECA:
- El material que se recibe por canje o donación lo maneja Betty Torino
encargada del sector de canje y donación; se adjunta el formulario de
donación, este sector depende de biblioteconomía y entrega el material
a cada sector. Nosotros recibimos revistas de humanidades (geografía,
historia, letras y psicología), las de Argentina y América van a
Americanista.
- Compras: actualmente con un subsidio que se recibe de la Cecyt
$24000 por año para revistas extranjeras. Actualmente el
procedimiento es solicitar vía email la preforma a las universidades o
7 Los procesos técnicos es la serie de actividades tendientes a proveer a la biblioteca de los materiales necesarios, así como a su adecuada organización para que los servicios al público se puedan prestar de manera conveniente.
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HEMEROTECA “Rodolfo Tanchen” - CAPITULO II – Análisis del Sistema
editoriales cuando esta es enviada se la entregamos a contaduría de la
Facultad de Psicología y los contadores hacen el trámite con comercio
exterior. La factura la recibimos por email, una copia queda aquí y otra
va a contaduría donde se archiva. También la 2Biblioteca Electrónica
del Ministerio de Ciencia y Técnica de la Nación compra bases de
datos y actualmente nos encontramos en la disyuntiva si seguirlas
comprando en papel o no ya que las del 3Mincyt sólo se puede acceder
en el área de ciudad universitaria.
- La catalogación (carga de datos de las revistas al sistema Koha), hay
un pequeño realizado por mi para: Base autoridades MARC21 para
sistema Koha y de Publicaciones Periódicas en MARC21 para Koha.
En estos manuales se encuentra detalladamente el procedimiento de
carga en el sistema. (Ver Anexo 5 y 6).
ATENCIÓN AL PUBLICO (préstamos en sala, domicilio, interbibliotecario,
registro de devolución del material, inscripción y alfabetización de usuarios).
6. ¿Quién lo lleva a cabo? ¿Cómo se llevan a cabo?
Con excepción a la compra de materiales tanto yo como el encargado de la
tarde realizamos las mismas actividades.
7. Qué información recibe/envía desde/hacia otro sector?
2 Es el portal argentino del conocimiento científico. La biblioteca electrónica de ciencia y tecnología brinda a los investigadores argentinos acceso, desde las instituciones habilitadas, a través de internet al texto completo de mas de 17.000 títulos de revistas cientìficas-tècnicas, 9.000 libros, 5.000 estándares y a bases dedatos referenciales de gran valor para la comunidad científica. http://www.biblioteca.mincyt.gob.ar/
3 Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación Productiva. Es un organismo público dependiente del PoderEjecutivo Nacional de Argentina. Fue creado en 2007 por la presidenta Cristina Fernández. Su misión es orientar la ciencia, la tecnología y la innovación al fortalecimiento de un nuevo modelo productivo que genere mayor inclusión social y mejore la competitividad de la economía Argentina, bajo el paradigma del conocimiento como eje del desarrollo. http://www.mincyt.gob.ar/
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HEMEROTECA “Rodolfo Tanchen” - CAPITULO II – Análisis del Sistema
No recibimos ningún documento de otro sector de la Biblioteca, nosotros si
mandamos a dirección anualmente las estadísticas de consultas en sala y
préstamos a domicilio de las revistas.
8. Se utiliza esta información? Cómo?
Esa información (estadística) son utilizadas para tener un control anual del
movimiento del material general de toda la biblioteca, cantidad de usuarios
que utilizaron nuestros servicios, etc.
9. ¿Qué documentos se utilizan?
Como documentos los únicos que utilizamos son:
- Estadística, en Excel, diaria del movimiento (préstamo en sala, para
fotocopia y préstamo a domicilio) del material.
- Ticket de préstamo del ítem al usuario.
- Llenado de planilla realizada a mano del movimiento (préstamos en
sala, para fotocopia, tipo de usuario y guardado de material) por turno.
10.¿Se le presenta algún problema o inconveniente con los
procedimientos?
Ninguno
11.Piensa Ud. que podría mejorarse o simplificarse algún proceso?
No.
Como anteriormente distinguimos, nuestra encuesta fue semi cerrada, por lo que
pudo explayarse la entrevistada en:
Detallando que la creación de la hemeroteca no está muy clara, y que no se
tienen registros escritos de la época y el personal de que en ese momento trabajaba
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HEMEROTECA “Rodolfo Tanchen” - CAPITULO II – Análisis del Sistema
ya no está; pero si se tiene la precisión que surge juntamente con la Biblioteca. El
nombre actual de la sala (Rodolfo Tanchen) surge en el año 1999 al mudarse al
edificio que actualmente ocupa. Al ampliarse el edificio de la Biblioteca – 2008 – la
hemeroteca se trasladó al primer piso y el objetivo era que todas las revistas
estuvieran en el mismo lugar, pero el espacio no fue suficiente así pues que en este
lugar solo están las revistas de antropología, humanidades y psicología; la sección
Americanista quedó donde siempre estuvo (planta baja, de la entrada de la
Biblioteca hacia mano derecha).
Como se efectuaba la compra anteriormente; a través de internet, Mónica (la
entrevistada) ubicaba vía Web en las Universidades o editoriales la o las revistas
académicas que le interesaba, tomaba los datos y simplemente pagaba con una
tarjeta de crédito a su nombre que le proporcionaba la Institución; luego recibía el
material directamente en la Biblioteca. “La compra era completamente y
directamente por Internet”. Antes y ahora la selección de las revistas para compra se
hace a través del núcleo básico que exige la Coneau para cada carrera, cuando
existe excedente de dinero se completa los números que faltan de alguna colección.
ENTREVISTA N° 2 – RESPONSABLE TURNO TARDE
Fecha: 21/05/2013
Persona: Federico Zeballos [email protected]
Función (cargo): Catalogación, atención al público. Cargo No. 6 (Escalafón no
Docente UNC).
Antigüedad: 6 meses
Departamento al que pertenece: Hemeroteca turno tarde
1. ¿Cómo se encuentra organizada la Hemeroteca?
El entrevistado reformuló nuestra pregunta diciendo “¿En qué sentido de
organización, física o de funcionamiento? En cuanto a los procesos que se
realizan...?
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HEMEROTECA “Rodolfo Tanchen” - CAPITULO II – Análisis del Sistema
La organización de este sector, como toda biblioteca, tiene que ver con los servicios
que se brindan. Servicios de circulación que son los de préstamos y devolución se
realizan en el primer escritorio a la entrada de la hemeroteca, donde se encuentra
una de las computadoras. En el segundo escritorio atendemos los que vienen con
alguna temática en particular, le ayudamos a buscar artículos en papel o localizar
algún artículo en la base de datos del Mincyt donde puede acceder al texto
completo.
En el tercer escritorio realizamos los procesos técnicos.
2. Toma algún tipo de decisión en su trabajo? (en caso afirmativo describir
brevemente en qué consisten las decisiones).
Cómo soy de una categoría baja, y es una organización piramidal las mayorías de
las decisiones se toman en los niveles superiores. Pero en la hemeroteca, como hay
un personal único por la mañana y otro por la tarde, ambos realizamos los procesos
técnicos y eso implica tomar decisiones.
3. Existe alguna actividad que requiera de su control? Cuál? Especificar.
Existe un control que realizo utilizando los datos de la plantilla (Ver Anexo No.) que
está destinada a las estadísticas. Cómo se anotan las devoluciones tiene que
coincidir con las revistas guardadas pero ese es un control que no estaba
estipulado, lo hago por mi cuenta porque es la manera de saber rápidamente si hubo
un faltante ese día.
4. Qué procedimientos se realizan en la Hemeroteca?
Los procedimientos que se realizan son:
Circulación: incluye préstamos (en sala, a domicilio y para fotocopiar) y
devolución.
Procesos técnicos.
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HEMEROTECA “Rodolfo Tanchen” - CAPITULO II – Análisis del Sistema
Control de morosos.
Estadísticas.
Búsqueda de información.
Formación de usuarios.
5. Cómo se realizan estos procedimientos? ¿Podría explicar brevemente
los pasos de estos o alguno en especial que se realice con mayor
frecuencia?
PRESTAMOS:
se busca en el catálogos
se lo busca en el estante
se pasa el lector por el código de barra
se lo entrega para lectura en sala
devolución: se hace el procedimiento al revés
se pasa por el lector del código de barras
se la ubica en el carrito de devueltos
al final del día se la ubica en el estante.
PRESTAMOS A DOMICILIO: se busca en el catálogo
se la busca en el estante
en Koha se realiza el préstamo por usuario, sino hay usuario se presta en
forma manual
el usuario firma la papeleta (Ver Anexo No.) de préstamo donde están sus
datos, los de la revista y la fecha de devolución.
Se coloca la fecha de devolución en la revista
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HEMEROTECA “Rodolfo Tanchen” - CAPITULO II – Análisis del Sistema
se archiva la papeleta en un archivo manual
DEVOLUCIÓN
la revista se pasa por el lector de código de barras para sacarle el préstamo
se rompe la papeleta
la revista va al carrito
al final del día se la guarda en el estante
Si el documento no es devuelto a tiempo, el sistema le envía mail de recordatorios
automáticos; pasado el tiempo (y si el material no es devuelto) el bibliotecario le
envía un mail personal y si aún persiste el retraso en la entrega del material, se trata
de reclamarle telefónicamente.
PROCESOS TÉCNICOS: incluye la preparación física de las revistas
nos preguntamos si el título es nuevo o es un número más de un título que ya
tenemos
se crea el ítem o se agrega el No. en el Koha
se sella
pegado del sobre, ficha de devolución y colocación de la ficha de préstamo
(contiene, dni, nombre, fecha de devolución y firma)
se la ubica por orden alfabético por lo que no lleva marbete.
CONTROL DE MOROSOS: proceso que se realiza por dos necesidades, para la
hemeroteca -el de recuperar el material prestado-, para el usuario -necesita para su
colación el libre deuda de la biblioteca y eso incluye a la hemeroteca-.
Se busca en el sistema el usuario y se observa en Koha si tiene deuda
se le solicita al Koha una lista de morosos de determinadas fechas
se procede a reclamar el material primero por mail y luego telefónicamente.
ESTADÍSTICAS: se realiza para control de los materiales (prestados y devueltos);
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HEMEROTECA “Rodolfo Tanchen” - CAPITULO II – Análisis del Sistema
para determinar directamente ciertas decisiones, y ayudan a realizar diagnósticos.
Se llena una planilla en papel (Ver Anexo No.10) con los siguientes datos: No.
de ejemplares prestadas en sala y a domicilio; No. de usuarios discriminados
por facultades (filosofía y psicología); revistas devueltas y cuantas guardadas
se pasa a una planilla excel que se carga diariamente.
BUSQUEDAS: para la recuperación de la información, es el siguiente paso a la
determinación de las necesidades de información.
Solicitan un tema
se repregunta hasta clarificar y para delimitar el -tema, año, idioma-
se preguntan si han buscado el tema en el catálogo si se resuelve ahí, finaliza
el proceso
sino se busca en bases de datos del Mincyt o en otras mientras se le enseña
a los usuarios como se realiza una búsqueda.
FORMACION DE USUARIOS: programas destinados a dar a conocer los recursos y
servicios que ofrece la hemeroteca y proporcionar a los usuarios autonomía para
localizar la información, mediante habilidades y competencias en la búsqueda y
gestión de información.
Charlas para los ingresantes de todas las carreras como usar la base de
datos y que servicios brinda en qué horarios, cómo se pueden hacer socios
también se enseña la búsquedas en los catálogos.
6. ¿Quién lo lleva a cabo? ¿Cómo se llevan a cabo?
Los procesos los llevo a cabo yo, ya que soy personal único. Y se realizan aquí en la
hemeroteca.
7. ¿Qué información recibe / envía, desde / hacia otro sector?
8. Se utiliza esta información? Cómo utiliza esta información?
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HEMEROTECA “Rodolfo Tanchen” - CAPITULO II – Análisis del Sistema
9. ¿Qué documentos se utilizan?
Con respecto a las preguntas 7, 8 y 9, el Lic. Federico respondió “ No recibimos
información, ni enviamos a otro sector, ni se utilizan documentos...”
10.¿Se le presenta algún problema o inconveniente con los
procedimientos? ¿Cuáles?.
No cambiaría nada a los procedimientos.
11.Piensa Ud. que podría mejorarse o simplificarse algún proceso?
Las propuestas que tengo se refieren a otros servicios que podríamos ofrecer como
biblioteca como ser hacer las analíticas a algunas revistas pero no hay personal
para eso. Pero sobre los procesos que se hacen me parece bien.
3.2 Observación
4Observación directa: técnica que
consiste en observar atentamente el
fenómeno, hecho o caso, tomar
información y registrarla para su
posterior análisis. La observación es
un elemento fundamental de todo
proceso investigativo; en ella se
apoya el investigador para obtener el mayor numero de datos. Gran parte del
acervo de conocimiento que constituye la ciencia a sido lograda mediante la
observación.
4 MUÑOZ CORVALAN, J. “Investigación social”. En línea: http://www.eumed.net/rev/cccss/20/jlmc6.html Consultada 19/07/2014
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HEMEROTECA “Rodolfo Tanchen” - CAPITULO II – Análisis del Sistema
Se observa:
1. Préstamo de una revista al usuario-socio de la Hemeroteca en sala.
2. Préstamo de una revista al usuario-socio para fotocopiar.
3. Préstamo a domicilio por sistema (KOHA).
4. Préstamo a domicilio de forma manual.
5. Búsqueda de Información orientada al uso del Catálogo en línea
(OPAC) de la Biblioteca y de la Biblioteca Electrónica de Ciencia y
Técnica del Ministerio de la Nación.
6. Distribución de áreas de trabajo: en tres mesas de trabajo: la primera
para los préstamos y búsqueda en el ordenador. La segunda mesa
realiza el trabajo de 5referencia y en la tercera se realizan los 6procesos
técnicos y la 7preparación física del material. Las condiciones y clima
de trabajo es óptimo (iluminación, medidas de seguridad e higiene),
cuenta con dos extintores a la vista.
1 - Prestamos en sala El usuario luego de llegar a la hemeroteca se acerca al escritorio dos y solicita
el titulo de una revista al bibliotecario.
El bibliotecario la busca en el catálogo y la retira del estante de la colección.
El usuario entrega su libreta de trabajos prácticos o DNI.
5 Ranganathan (1961). “Proceso de establecer contacto entre el lector y sus documentos, de una manera personal. Sus documentos significa cada uno de los documentos que el necesite en ese preciso momento”.
6 PROCESOS TÈCNICOS. Analizar y organizar los documentos del acervo bibliográfico con el propósito de dar a conocer el valor intelectual de las obras que conforman las colecciones de la biblioteca. En línea: http://www.bmayor.unc.edu.ar/index.php?option=com_content&view=article&id=46&Itemid=55 Consultada julio, 2014.
7 PREPARACIÓN FÍSICA DEL MATERIAL: indica el procesamiento que se le hace a cada material bibliográfico para que quede listo para ser utilizado por el usuario. En línea: http://sig.ucaldas.edu.co/gestionDocumental/vistaDetalleProcedimiento.php?codDoc=MTUy&versionDoc=2 Consultado julio, 2014.
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HEMEROTECA “Rodolfo Tanchen” - CAPITULO II – Análisis del Sistema
Se le entrega el material solicitado para ser usado en la sala.
2 - Prestamos para fotocopiar
Luego de llegar a la hemeroteca se acerca al escritorio dos y solicita el titulo
de una revista al bibliotecario.
El bibliotecario la busca en el catálogo y la retira del estante de la colección.
El usuario entrega su libreta de trabajos prácticos o DNI.
Se le entrega el material solicitado para ser fotocopiado.
El usuario devuelve dentro del horario de atención de la Hemeroteca el
material y le es devuelta su Libreta de Trabajos Prácticos o su DNI.
3 - Préstamos a domicilio por el sistema (KOHA) El usuario solicita el material
Se lo ubica en el catálogo o el usuario realiza la búsqueda.
Solicita la revista.
El bibliotecario lo busca en la estantería.
Lo pasa por el lector de código de barras.
Se realiza el préstamo en Koha (por sistema).
Se imprime el comprobante de préstamo.
El usuario verifica los datos y firma en conformidad.
Se archiva el comprobante temporariamente por fecha.
4 – Prestamos a domicilio sin el sistema (manual)
El usuario solicita el material.
Se lo ubica en el catálogo o el usuario lo ha buscado previamente en el
catálogo a la revista.
El bibliotecario lo busca en la estantería.
Como la revista no está cargada en el sistema, no tiene código de barra, el
préstamo se efectúa en forma manual.
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HEMEROTECA “Rodolfo Tanchen” - CAPITULO II – Análisis del Sistema
El bibliotecario retira la tarjeta de préstamo del material, y el usuario la firma
en conformidad.
Se archiva el comprobante hasta la devolución del material.
5 - Búsqueda de Información
El usuario solicita un tema.
El bibliotecario pregunta para delimitar y clarificar el tema elementos como
año, idioma, abarque, objetivos, uso que se le va a dar a la información, etc.
Busca en el catálogo de la Biblioteca.
Se busca en el catálogo de la UNC.
Si no se encuentra en el catálogo se comienza a realizar la búsqueda en las
bases del Mincyt. El bibliotecario acompaña y señala los pasos para la
búsqueda al usuario.
Si no se encuentra el material o se encuentra en algún catálogo de bibliotecas
de la UNC o de las que contribuyen al 8ABUC, se le instruye al usuario para
solicitar el préstamo interbibliotecario.
3.3. Listado de documentos de La Hemeroteca
Comprobante de Préstamo a Domicilio. (Ver Anexo No.8)
Comprobante de Pedido de Préstamo Interbibliotecario. (Ver Anexo No.9)
Planilla control diario. (Ver Anexo No.10)
Estadísticas Anuales. (Ver Anexo No.11)
Cursogramas. (Ver Anexo No. 12, 13 y 14)
8 ABUC, Acuerdo de Bibliotecas Universitarias de Córdoba. Tiene como fin favorecer la cooperación entre bibliotecas, mejorar el acceso a las colecciones, promover servicios conjuntos y potenciar la formación tecnológica del personal.
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HEMEROTECA “Rodolfo Tanchen” - CAPITULO II – Análisis del Sistema
3.4. Identificación y Descripción de Procedimientos Relevados
Prestamos ( en sala, a domicilio, inter- bibliotecario)
Devolución.
Compras.
Procesos técnicos.
Preparación física del material.
Control de Morosos.
Estadísticas.
Búsquedas de información.
Formación de usuarios.
PRESTAMOS DE LAS REVISTAS
a).- PRESTAMO EN SALA
Este proceso comienza cuando el usuario demanda el título de una revista a la
hemeroteca, el bibliotecario luego de ubicarla en el catálogo en línea la recoge del
estante. El demandante entrega su libreta de la facultad o DNI y recibe en
contrapartida el material solicitado para usarlo en la sala.
Detalles del procedimiento:
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HEMEROTECA “Rodolfo Tanchen” - CAPITULO II – Análisis del Sistema
El usuario solicita verbalmente el material
Se lo ubica en la base de datos
Se lo busca en la estantería
El usuario entrega su libreta de la facultad o el DNI
Se realiza el préstamo en sala.
Cursograma del procedimiento (Ver Anexo No.5)
b).- PRESTAMOS A DOMICILIO
Este proceso comienza, igual que el anterior, cuando el usuario demanda el título
de una revista a la hemeroteca, el bibliotecario luego de ubicarla en el catálogo en
línea la recoge del estante y proceso a realizar el préstamo a través del Koha en el
ítem del usuario. El sistema imprime el Ticket de préstamo que el usuario lo firma,
luego de corroborar los datos pertinentes . el usuario retira el material al que
previamente se lo paso por el lector del código de barras.
Detalles del procedimiento:
El usuario solicita el material
Se lo ubica en el catalogo o El usuario ubica el material en el catalogo
Solicita el material
El bibliotecario lo busca en la estantería
Se lo pasa por el lector del código de barras
Se realiza el préstamo en Koha
Se imprime el comprobante de préstamo
El usuario verifica los datos y firma en conformidad
Se archiva el comprobante temporariamente por fecha .
Si por alguna razón no se puede utilizar el SIGB el préstamo se realiza en forma
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HEMEROTECA “Rodolfo Tanchen” - CAPITULO II – Análisis del Sistema
manual con la tarjeta de préstamo que tiene al final de la revista. El usuario firma la
tarjeta.
La fecha de devolución queda escrita al final de la revista en forma manual .
Cursograma (Ver Anexo No.6 y 7)
c).- PRESTAMO INTERBIBLIOTECARIO
El préstamo se realiza como si la biblioteca demandante fuera un usuario más.
Detalles
El usuario ubica el material en el catalogo
Solicita el material en su biblioteca.
El bibliotecario llena el formulario A , el usuario corrobora los datos y lo
firma. El formulario A es archivado temporariamente.
y le entrega un formulario en blanco B y C al usuario
El usuario se dirige a la hemeroteca y le presenta el formulario B y C.
El material se lo busca en la estantería
Se lo pasa por el lector del código de barras
Se lo presta en el Koha como si el usuario solicitante fuera la otra
biblioteca El usuario firma el formulario B
Se le entrega al usuario el material con el formulario C.
DEVOLUCIONES
El usuario procede a devolver la revista, el
bibliotecario la pasa por el lector del código de barras
y la deposita en el carrito hasta el final del día cuando
la guarda.
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HEMEROTECA “Rodolfo Tanchen” - CAPITULO II – Análisis del Sistema
Detalles
El usuario entrega la revista
El bibliotecario la pasa por el código de barras para sacarle el préstamo
Se deposita la revista en el carrito hasta el final del día
Se ubica la revista en el estante.
COMPRAS
Las revistas que se compran son extranjeras y se recibe
un subsidio de la CECYT para ello de $24.000 anuales.
El proceso comienza al solicitar , vía email la preforma a
las universidades o editoriales académicas , cuando es enviada la hemeroteca la
envía a contaduría de la Facultad de Psicología . Los contadores hacen el trámite
con comercio exterior . Cuando la hemeroteca recibe la factura por email, realizan
una fotocopia que se archiva en la hemeroteca y otra es enviada a contaduría donde
se archiva.
Detalles
Se envía la preforma a las universidades o editoriales académicas.
Las editoriales reenvían la preforma.
La hemeroteca envía la preforma a contaduría de la Facultad de
Psicología.
Contaduría hace el trámite con comercio exterior.
La hemeroteca recibe la factura por email
La hemeroteca hace dos copias de la factura una la archiva y otra la
envía a contaduría donde se archiva también.
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HEMEROTECA “Rodolfo Tanchen” - CAPITULO II – Análisis del Sistema
PROCESOS TÉCNICOS
Los ingresos de la revistas se realizan a través de
el Sistema Integral de Bibliotecas Koha.
En primer lugar se investiga si el título es nuevo o
es un número más de un título que ya se posee. Se
genera el ítem y se completan los campos de la
plantilla predeterminada por el sistema.
Detalles Se verifica que ya existe el ítem.
Si no existe se lo crea.
En caso contrario se agrega un número más al ítems
Se completan los campos predeterminados por el koha siguiendo las
especificaciones técnicas del manual de carga de koha para la
hemeroteca.
PREPARACIÓN FÍSICA DEL MATERIAL
En esta etapa se acondicionan las revistas físicamente para el préstamo.
Detalles Se Sella la revista en la tapa y en algunas hojas interiores.
Se pega el sobre, la ficha de devolución y la ficha de préstamo.
Se ubican las revistas en el estante por orden alfabético. ( no llevan
marbete)
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HEMEROTECA “Rodolfo Tanchen” - CAPITULO II – Análisis del Sistema
CONTROL DE MOROSOS
En este proceso tiene dos objetivos: recuperar
el material prestado que no ha sido devuelto, y
que el usuario obtenga el libre deuda de la
biblioteca que se le exige para su colación de
grado. Consiste en busca en el sistema si tiene
deudas y solicitar la devolución.
Detalles: Cuando es para el libre deuda
Se busca en el sistema el usuario.
Se verifica que no posea deuda.
Cuando es para control
Se solicita al Koha una lista de morosos entre determinadas fechas.
Se reclama a cada uno por email.
Se reclama a cada uno telefónicamente.
BUSQUEDAS DE INFORMACIÓN
En este proceso se determinan primero las
necesidades concretas de información para luego
realizar la búsqueda a través de distintos procesos.
Detalles
El usuario solicita un tema.
El bibliotecario repregunta para delimitar y
clarificar el tema elementos como año, idioma, abarque, objetivos, uso
que se le va a dar a la información…etc.
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HEMEROTECA “Rodolfo Tanchen” - CAPITULO II – Análisis del Sistema
Se busca en el catálogo de la hemeroteca puede resolverse la consulta o
no.
Si no está en el catalogo se comienza a buscar en las bases de datos del
Mincyt con el acompañamiento del usuario a quién se le señalan los
pasos seguir para ir formándolo como un buscador autónomo.
Si no se resuelve se busca en la base de datos de otras bibliotecas
académicas tanto públicas como privadas y se instruye al usuario para
solicitar el préstamo interbibliotecario.
FORMACIÓN DE USUARIOS
Son cursos cuyo objetivo es promocionar los
recursos y servicios que ofrece la hemeroteca y enseñar
a los usuarios a las estrategias para buscar y encontrar las informaciones que
necesita.
Existen varios tipos como ser :
Charlas con los ingresantes sobre la biblioteca, sus recursos y condiciones de
socios.
Uso del catalogo online.
Estrategias para acceder a las bases de datos del Mincyt.
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HEMEROTECA “Rodolfo Tanchen” - CAPITULO II – Análisis del Sistema
4. DIAGNÓSTICO
4.1. Análisis de la Estructura Organizativa
Para poder realizar el análisis debemos tener en cuenta varias premisas, entre
ella el como está estructurada la organización a la que vamos a analizar, para ello
requeriremos el ORGANIGRAMA de la Organización. 9Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa
o cualquier otra organización. Representan las estructuras departamentales y, en
algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones
jerárquicas y competenciales de vigor en la organización; todo organigrama tiene el
compromiso de cumplir los siguientes requisitos:
Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar.
Debe contener únicamente los elementos indispensables.
El organigrama de la Hemeroteca no existe; solo aparece un cuadro en la web
donde están determinado los diferentes secciones de la Biblioteca y una de ellas es
la Hemeroteca, pero aún no están actualizado los responsable de la misma.
Podríamos determinar entonces y considerando la definición antes enunciada que el
organigrama de esta organización no cumple con los requisitos mínimos requerido
para tal fin.
9 ORGANIGRAMA. En línea: http://es.wikipedia.org/wiki/Organigrama Consultado julio, 2014.
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4.2. Análisis de los Formularios
Plantilla de Análisis de los formularios
Formulario:
Código:
Necesidad:12-¿Se ha determinado el objetivo del formulario?
13-¿Es apropiado el formulario para el trabajo?
14-¿Está justificado la cantidad de copias?
Claridad:15-¿El título es por sí mismo descriptivo?
16-¿Las normas de uso y llenado son completas y claras?
17-¿Su apariencia es funcional?
Utilización18-¿Su identificación es fácil en función del título?
19-¿Su identificación es fácil en función del código?
20-¿Están bien ubicados los datos para su localización en el archivo?
21-¿El tamaño es el adecuado?
22- ¿El o los idiomas son los adecuados?
Espacios para datos (Anotaciones)
23-¿Se ha provisto un espacio suficiente para observaciones o para consignardatos no sistematizados?
24-¿Se ha dejado un espacio adecuado para las firmas?
Disposición25-¿El título del formulario se ubica en un lugar adecuado?
26-¿La distribución general es satisfactoria?
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27-¿Se utilizan ambos lados del papel. Es funcional?
Diagnóstico
Análisis de la Papeleta de préstamo
Papeleta de préstamo: Es producto de la combinación de los datos del
usuario (nombre, apellido y número de DNI) y los datos de la revista (título del
material, autor y signatura topográfica). En ella se consigna la fecha de
devolución y lleva la firma del usuario (a través de la cual, la Biblioteca se
garantiza que se responsabiliza del material retirado).
Formulario: Papeleta de Préstamo o Ticket de préstamo
Código: no posee
Necesidad:1- ¿Se ha determinado el objetivo del formulario? El objetivo es que el usuario se
responsabilice de los materiales que retira en préstamo ya que firmará esteformulario.
2- ¿Es apropiado el formulario para el trabajo? Si
3- ¿Está justificado la cantidad de copias? Si con una sola es suficiente.
Claridad:4- ¿El título es por sí mismo descriptivo? Si
5- ¿Las normas de uso y llenado son completas y claras? Si . El Sistema integralde Gestión Bibliotecaria Koha lo hace automáticamente cuando se realiza elpréstamo al usuario.
6- ¿Su apariencia es funcional? Si
Utilización:7- ¿Su identificación es fácil en función del título? No, el Título no figura en la
papeleta.
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8- ¿Su identificación es fácil en función del código? No, porque no posee códigoidentificatorio.
9- ¿Están bien ubicados los datos para su localización en el archivo? Si
10-¿El tamaño es el adecuado? Si
11-¿El o los idiomas son los adecuados? No, las referencias están en ingles y losdatos variables en español.
Espacios para datos (Anotaciones)12-¿Se ha provisto un espacio suficiente para observaciones o para consignar
datos no sistematizados? Si
13-¿Se ha dejado un espacio adecuado para las firmas? Si
Disposición
14-¿El título del formulario se ubica en un lugar adecuado? El titulo no figura enel formulario.
15-¿La distribución general es satisfactoria? Si
16-¿Se utilizan ambos lados del papel. Es funcional? Se utiliza un solo lado
Diagnóstico: El Ticket de préstamo emitido por el sistema es apropiado, cumple el objetivoprincipal que es retener la firma del usuario y cumple con las especificaciones parala claridad e utilización excepto por dos elementos que son que el titulo no figura enel Ticket y que esta impreso parte en inglés y en español. Seria más claro si se imprimiera todo en español y agregándole el título. Con respecto al código no lo posee ni creemos que sea indispensable ya queposeen muy pocos formularios en la institución.
Análisis de Pedido de Préstamos Interbibliotecario
Papeletas de préstamo interbibliotecario: Se confeccionan por triplicado,
siendo un ejemplar para el alumno-socio, otro para la Biblioteca que la emite y
el último para la Hemeroteca que lo adjunta a una papeleta con los datos del
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alumno y lo archiva.
Se completan con los datos de la revista que se solicitará en la Biblioteca a la
que se realiza el pedido, los datos del usuario y la firma del bibliotecario de la
Biblioteca solicitante y el sello de la misma (lo que valida el formulario).
Formulario: Pedido de préstamo interbibliotecario.
Código: no posee
Necesidad:
1- ¿Se ha determinado el objetivo del formulario? Si, es la solicitud de préstamo
de una biblioteca universitaria a otra del mismo nivel académico.
2- ¿Es apropiado el formulario para el trabajo? Si
3- ¿Está justificado la cantidad de copias? Si, son necesarias las 3 copias la 1era
para la biblioteca que solicita el préstamo, la segunda para la biblioteca que
otorga el préstamo y la tercera para el usuario.
Claridad:
4- ¿El título es por sí mismo descriptivo? Si
5- ¿Las normas de uso y llenado son completas y claras? Si, su llenado es de
forma manual.
6- ¿Su apariencia es funcional? Si, aunque en un principio los formularios eran
de 3 colores distintos para diferenciar a quien se los adjudicaba y ahora son del
mismo color por una cuestión de costos, igualmente es claro y funcional.
Utilización
7- ¿Su identificación es fácil en función del título? Si
8- ¿Su identificación es fácil en función del código? No posee código
9- ¿Están bien ubicados los datos para su localización en el archivo? Si
10-¿El tamaño es el adecuado? Si
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11-El o los idiomas son los adecuados? Si
Espacios para datos (Anotaciones)
12-¿Se ha provisto un espacio suficiente para observaciones o para consignar
datos no sistematizados? Si
13-¿Se ha dejado un espacio adecuado para las firmas? Si
Disposición
14-¿El título del formulario se ubica en un lugar adecuado? Si, en el margen
superior izquierdo.
15-¿La distribución general es satisfactoria? Si
16-¿Se utilizan ambos lados del papel. Es funcional? En el formulario uno. Una
sola faz. En los formularios dos y tres se utilizan ambas faces, complicando su
funcionalidad.
Diagnóstico Los contenidos son claros y funcionales, la disposición es la correcta y
utilizable. En los formularios 2 y 3 se podría dejar de utilizar ambos lados del papel
para mejorar su practicidad; además el echo de que los formularios sean impresos
requiere que el usuario realice presencialmente el proceso lo que lo transforma en
un procedimiento lento.
Análisis de la Planilla Diaria Manual
Planilla diaria manual: se utiliza para sostener un relevamiento diario del movimiento
de las revistas durante cada turno, información que se transformará en estadísticas
diarias. Se completa manualmente durante todo el transcurso de la jornada con los
siguientes datos: cantidad de ejemplares prestados en sala y a domicilio; cantidad
de usuarios discriminados por facultades y cantidad de revistas devueltas /
guardadas. El diseño es informal y realizado a mano alzada.
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Formulario: Planilla diaria manual
Código: no posee.
Necesidad:
1- ¿Se ha determinado el objetivo del formulario? Si, posee dos objetivos el de
recabar datos para la toma de decisiones solicitados una ves al año por la
dirección de la biblioteca y el de control de los libros solicitados y guardados
para evitar el extravío del material.
2- ¿Es apropiado el formulario para el trabajo? Si, es practico3- ¿Está justificado la cantidad de copias? Si, con 1 sola copia es suficiente
Claridad
4- ¿El título es por sí mismo descriptivo? Esta parte manual no tiene título
5- ¿Las normas de uso y llenado son completas y claras? Si
6- ¿Su apariencia es funcional? Si
Utilización
7- ¿Su identificación es fácil en función del título? No posee título
8- ¿Su identificación es fácil en función del código? No posee código
9- ¿Están bien ubicados los datos para su localización en el archivo? Este
documento no se archiva se pasan los datos al final del día a una planilla excel
10-¿El tamaño es el adecuado? Si
11-El o los idiomas son los adecuados? Si
Espacios para datos (Anotaciones)
12-¿Se ha provisto un espacio suficiente para observaciones o para consignar
datos no sistematizados? Si
13-¿Se ha dejado un espacio adecuado para las firmas? Si
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Disposición
14-¿El título del formulario se ubica en un lugar adecuado? Como es una planilla
manuscrita no suelen ponerle el titulo
15-¿La distribución general es satisfactoria? Si
16-¿Se utilizan ambos lados del papel. Es funcional? No solo una carilla
Diagnóstico: La planilla diaria es realizada y completada en forma manual e muy
rudimentariamente porque es solo transitoria, para el uso diario, ya que al final del
día con esos datos se realiza una planilla diaria en Excel en un procesador de texto.
Carece de muchos elementos formales como el titulo pero es funcional y práctica.
Aunque por la cantidad de tiempo que se ha utilizado este tipo de planilla ya se
podría haber realizado en forma sistematizada e impresa.
Análisis de la Planilla de la Estadística Anual
Formulario: Estadísticas de la Sección Hemeroteca anual (Turno Mañana y Tarde)
Código: No posee
Necesidad:1. ¿Se ha determinado el objetivo del formulario? Si
2. ¿Es apropiado el formulario para el trabajo? Si
3. ¿Está justificado la cantidad de copias? Si
Claridad:4. ¿El título es por sí mismo descriptivo? Si
5. ¿Las normas de uso y llenado son completas y claras? Si
6. ¿Su apariencia es funcional? Si
Utilización7. ¿Su identificación es fácil en función del título? Si
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HEMEROTECA “Rodolfo Tanchen” - CAPITULO II – Análisis del Sistema
8. ¿Su identificación es fácil en función del código? No posee código
9. ¿Están bien ubicados los datos para su localización en el archivo? Si, no loarchiva la sección.
10.¿El tamaño es el adecuado? Si
11. ¿El o los idiomas son los adecuados? Si
Espacios para datos (Anotaciones)12.¿Se ha provisto un espacio suficiente para observaciones o para consignar
datos no sistematizados? No tiene límites por realizarse en un procesadorde texto
13.¿Se ha dejado un espacio adecuado para las firmas? No posee firmas
Disposición14.¿El título del formulario se ubica en un lugar adecuado? Si
15.¿La distribución general es satisfactoria? Si
16.¿Se utilizan ambos lados del papel. Es funcional? Está realizada en Excel(software de oficina), es muy funcional
Diagnóstico: simple y completo. No muy ilustrativo y poco determinativo en lasdistintas divisiones de información. Al ser realizado en un procesador de texto sepodría haber utilizado más colores que identifiquen diferentes datos e ilustracionescomo diagramas o tortas porcentuales.
4.3. Análisis del relevamientosComo anteriormente definiéramos las herramientas que utilizamos para
realizar nuestro relevamiento de la Hemeroteca fueron: entrevistas, observación
directa y el análisis de los diferentes documentos que utilizan.
En cuanto a las entrevistas realizadas, existió una buena
predisposición y apertura del personal, pero por problemas de agendas no
pudimos entrevistar a la directores de la Biblioteca.
Analizando las encuestas realizadas encontramos: en el encabezado y
los dos primeras preguntas datos personales de los entrevistados, información
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HEMEROTECA “Rodolfo Tanchen” - CAPITULO II – Análisis del Sistema
que utilizamos para su identificación y ubicación dentro del organigrama que la
Institución debería de tener pero que no existe; salvo un cuadro que diagrama la
organización que aparece en la página Web y no está actualizado.
Las preguntas 3, 4, 5 y 6 relacionadas a las actividades de los
empleados, apunta a conocer cuáles son sus tareas, las que realizan de manera
cotidiana y las que realizan ocasionalmente y en que parte del flujo de información
intervienen. Las 7, 8 y 9 conocer que documentos e información de entrada y
salida utilizan en las operaciones que realizan así también como su
procesamiento. Las últimas dos preguntas busca conocer si el personal pueden
realizar sugerencias para optimizar el servicio.
Como conclusiones podríamos establecer que si bien los dos turnos
realizan los mismos trabajos, sin estar establecido por escrito, el personal de la
mañana realiza tareas de dirección de la sección; por la cantidad de años que en
este lugar trabaja. Además hay falta de información de entrada y salida con
respecto a toda la Institución.
En la observación directa realizada al igual que en las entrevistas
encontramos una muy buena predisposición y apertura para poder realizarla. Las
sala es muy acogedora y está iluminada de forma artificial y natural por tener
ventanales sin cortinas en los lugares de atención al público y de procesamiento
del material. Posee una una temperatura adecuada para el trabajo y la higiene es
óptima. Al observar los procedimientos (préstamo en sala y a domicilio y
búsqueda de información) pudimos constatar que se realizan como habían sido
planteados en la entrevista. En cuanto al préstamo interbibliotecario no coinciden
con lo expuesto en las entrevistas y lo que efectivamente se realiza.
Destacamos además que este sector difiere mucho del sector de
circulación y procesos de los materiales que del resto de la Biblioteca ya que en la
carga del material en Koha ellos siguen lineamientos especiales (Ver Anexo No.).
Análisis de los documentos. No tuvimos ningún tipo de inconveniente
para obtener los documentos con los que ellos trabajan; pero hay que considerar
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HEMEROTECA “Rodolfo Tanchen” - CAPITULO II – Análisis del Sistema
que son muy pocos los que utilizan en esta sección de la biblioteca. En general
son claros y efectivos y cumplen con la función para lo que han sido diseñados.
Podríamos especular con la posibilidad de rediseñar los Ticket de
préstamo de Koha; además de la implementación de una Planilla Diaria Manual
impresa.
Inconvenientes detectados
Falta de manual de Procedimientos.
Falta de documentos para el intercambio de información entre secciones.
Incompleto la información encontrada en el catálogo con respecto a las
revistas (falta analíticas de los artículos).
Anàlisis de los procesos:
Todos los procesos son funcionales y muy simplificados a excepciòn del
prèstamo interbibliotecario que al tener documentos impresos el usuario debe
trasladarse llevàndolos de una biblioteca a otra, pero en ese proceso la hemeroteca
no tiene la facultad de modificar o mejorar el procedimiento, porque està dispuesto
asì para todas las bibliotecas de la UNC.
Existe algunos procesos en lo que el personal detalla menos pasos que
en la documentaciòn se observa. Se percibe la necesidad de tener un manual de
procedimientos.
4.4. Resumen de los Problemas
Durante esta fase trabajamos en recopilar información y analizarla con
la finalidad de evaluar el funcionamiento de la sección y de determinar
específicamente los requerimientos que debe contener nuestra alternativa de
mejora.
Los dos turnos realizan los mismos trabajos, aunque sin estar establecido
por escrito, el personal de la mañana realiza tareas de dirección sobre la sección.
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HEMEROTECA “Rodolfo Tanchen” - CAPITULO II – Análisis del Sistema
Encontramos falta de transmisión e integración de la información entre las secciones
que componen la Institución -Biblioteca-. Hay procesos que no son claros o que no
coinciden con lo expuesto en las entrevistas y lo que efectivamente se realiza.
Por lo detallado en el párrafo anterior -transmisión e integración de la
información entre sectores- hay procedimientos que la Hemeroteca tiene
lineamientos especiales, podemos citar el de la carga de los materiales en Koha y el
de las suspensiones de los usuarios en hemeroteca.
Podríamos especular con la posibilidad de rediseñar los Ticket de
préstamo de Koha y con la efectivilizaciòn de las cargas de analiticas de las
revistas de la colecciòn o de un recorte de las mismas; además de la
implementación de una Planilla Diaria Manual impresa.
4.5. Alternativas de solución propuestas
Consideramos que podríamos ayudar a implementar nuevas actividades y
además realizando pequeños cambios mejorar las ya existentes.
Implementar:
Manual de procedimientos para la sección.
Rediseño de Ticket de préstamos en Koha.
Realizar en procesador de texto la planilla diaria que se realiza
actualmente en forma manual.
Efectuar analíticas de los artículos de las revistas que integran la
colección.
Debemos reflexionar que estas nuevas alternativas de acción podrían
contemplar nuevas actividades o cambios sobre las existentes, a fin de lograr
efectividad si antes no se lograba, o de aumentar la eficiencia si el sistema era
eficaz.
4.6. Estudio de factibilidad de alternativas propuestas
En este punto vamos a analizar si las propuestas enunciadas serán
buenas o malas y las estrategias que se deben desarrollar para que sean viables.
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HEMEROTECA “Rodolfo Tanchen” - CAPITULO II – Análisis del Sistema
Según el Diccionario de la Real Academia Española, la Factibilidad es la “cualidad o
condición de factible / factible: que se puede hacer.
Para esto determinamos algunos objetivos para el estudio de factibilidad:
Reducción de errores y mayor precisión en los procesos.
Integración de todas las áreas y subsistemas.
Actualización y mejoramiento de los servicios a los usuarios.
Aceleración en las recopilación de los datos.
Reducción en el tiempo de procesamiento y ejecución de las tareas.
Automatización óptima de procedimientos manuales.
Creemos que no todos los objetivos propuestos para el estudio de
factibilidad se cumplimentan totalmente; segùn la entrevista a la bibliotecaria
responsable del turno mañana, serìa inviable el poder realizar analìticas de los
artìculos de las revistas del acervo; subsanando esa proposiciòn estarìamos en
condiciones de admitir que si se pueden llevar a cabo las distintas modificación
propuestas.
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