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CAPITULO 10GESTIÓN DE LACOMUNICACIÓN DELPROYECTOUna comunicación eficaz crea un
puente entre los diferentes interesados involucrados en un proyecto y perspectivas e intereses en ejecución o resultado del proyecto.
Project Management Body of Knowledge (PMBOK)
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IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS
Este proceso consiste en identificar a todas las personas u organizaciones impactadas por el proyecto y documentar la información relevante a sus intereses que intervenga en el éxito del proyecto.
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Identificar a los interesados: Entradas
Acta de construcción del proyecto: Subministra información sobre lo interno y externo que participe en el proyecto y se miren afectadas por el mismo.
Documentos de adquisición: Si un proyecto se basa en un contrato establecido, las partes de dicho contrato son los interesados clave y proveedores en el proyecto.
Factores ambientales de la empresa: La cultura y la estructura de la organización, y normas gubernamentales(normas de productos).
Activos de los procesos de la organización: Los registros de los interesados, lecciones aprendidas anteriores, y registros de interesados anteriores.
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Identificar a los interesados: H y T
Análisis de los interesados: Proceso que permite recopilar y analizar información de los interesados identificando expectativas y influencia relacionada con la finalidad del proyecto.
Juicio de expertos: para asegurar la identificación de los interesados se debería contar con el juicio y la experiencia de personas con conocimientos especializados .
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Identificar a los interesados: Salidas
Registro de los interesados: El principal resultado de esta fase es el registro de los interesados, tales como, la Información de identificación, la Información de evaluación, y su clasificación.
Estrategia de gestión de los interesados: Define un enfoque de manera que aumenta el apoyo en minimizar impactos negativos de los mismos durante el ciclo de vida del proyecto
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PLANIFICAR LAS COMUNICACIONES
Es el proceso para determinar las necesidades de información de los interesados y definir, cómo abordar
las comunicaciones con ellos.
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Planificar las comunicaciones: Entradas Registro de los interesados: Estrategia de gestión de los interesados: Factores ambientales de la empresa: Dado
que la comunicación debe adaptarse al ambiente del proyecto, todos los factores ambientales se utilizan como entradas de este proceso.
Activos de los procesos de la organización: Todos los activos se utilizan como entradas, como las lecciones aprendidas y la información histórica son importantes.
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Planificar las comunicaciones: H y T.
Análisis de requisitos de comunicación: Determina las necesidades de información de los interesados en el proyecto.
Tecnología de las comunicaciones: son los métodos para transmitir la info.
Modelos de comunicación: En el marco de proceso de comunicación el emisor es responsable de que la información transmitida sea clara de modo que el receptor pueda recibirla correcta.
Métodos de comunicación: interactiva,(reuniones, llamadas) de tipo push,(Faxes, correo de voz) y de tipo pull,(virtual)
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Planificar las comunicaciones: salidas
Plan de gestion de las comunicaciones: Puede ser formal o no, y proporciona como requisitos de documentacion de los interesados, la informacion que debe ser comunicada, motivo de la distribucion de dicha informacion
Actualizaciones a los documentos del proyecto: Cronograma del proyecto, registro de interesados, la estrategia de gestion de los interesados.
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DISTRIBUIR LA INFORMACIÓN
Es el proceso de poner la información relevante a disposición de los interesados en el proyecto de acuerdo con el plan establecido.
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Distribuir la información: entradas Plan para la dirección del proyecto: Es
lo que contiene el plan de gestión de comunicaciones.
Informes de desempeño: Se utilizan para distribuir la información sobre el estado y desempeño del proyecto
Activos de los procesos de la organización: Las políticas, procedimientos y directivas relativos a la distribución de la información, las plantillas, la información histórica y lecciones aprendidas.
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Distribuir la información: H y T
Métodos de comunicación: Para distribuir la información se utilizan, reuniones individuales y grupales, las videoconferencias, audio conferencia, y la mensajería instantánea.
Herramientas para la distribución de la información: Documentos impresos, correo electrónico, fax, teléfono, internet, etc.
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Distribuir la información: Salidas. Actualizaciones a los activos de los
procesos de la org: Notificaciones a los interesados: Información que puede
subministrarse a los interesados sobre cambios y estado del pro.
Informes del proyecto: Describen el estado del proyecto, lecciones aprendidas y registros de incidentes.
Presentaciones del proyecto: El equipo del proyecto subministra información a los interesados del proyecto esto es respecto a las necesidades de la audiencia.
Registros del proyecto: actas de reuniones o algunos otros que describan el proyecto.
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GESTIONAR LAS EXPECTATIVAS DE LOS INTERESADOS
Es el proceso de comunicarse y trabajar en conjunto con los interesados para satisfacer sus necesidades y abordar los problemas conforme se presenten.
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Gestionar Las Expectativas De Los Interesados: Entradas
Registro de interesados Estrategia de gestión de los
interesados Plan para la dirección del proyecto Registro de incidentes Registro de cambios Activos de los procesos de la org.
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Gestionar Las Expectativas De Los Interesados: H y T
Métodos de comunicación: Los métodos utilizados en el plan de gestión de la comunicación se utilizan aquí.
Habilidades interpersonales: El director del proyecto debe tener habilidades para gestionar las expectativas de los interesados tales como, generar confianza, resolver conflictos, escuchar de manera activa, superar la resistencia al cambio
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GESTIONAR LAS EXPECTATIVAS DE LOS INTERESADOS: Salidas
Actualización a los activos: causas de los problemas, lecciones aprendidas de la gestión.
Solicitudes de cambio: Al gestionar a los interesados puede generar una solicitud de cambio al proyecto.
Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto:
Actualizaciones a los documentos del proyecto: Registro, estrategia y incidentes en interesados.
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INFORMAR EL DESEMPEÑO
Es el proceso de recopilación y distribución de la información sobre el desempeño , incluyendo informes de estado, y mediciones de avance.
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Informar El Desempeño: Entradas
Plan para la dirección del proyecto: Subministra información sobre , desempeño, alcance , costos , cronograma, y parámetros de calidad.
Información sobre desempeño: Resultados de los entregables, avance , y costos.
Mediciones del desempeño: Desempeño real frente a lo planeado, costos reales conforme a lo planeado.
Proyecciones del presupuesto: se verifican los fondos , y se compara con lo que resta, y se hace una estimación para lo que falta del pro.
Activos de los procesos: Informes, políticas y procedimientos.
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Informar el desempeño: H y T
Análisis de variación: Verificar la calidad, comparar resultados y costos con actuales y planeados.
Métodos de proyección: Consiste en predecir el desempeño futuro del proyecto con lo que se tiene a la fecha.
Métodos de comunicación: Reuniones de revisión del estado, para intercambiar info acerca del avance utilizando técnica push.
Sistemas de informes: Es donde el director subministra informes para distribuir a los interesados acerca de costos, avance del cronograma y desempeño.
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Informar El Desempeño: Salidas
Informes de desempeño: Organizan y resumen la información y presentan los resultados comparando con lo planeado, para mirar el desempeño.
Actualización a los activos: Formatos de informe, de lecciones aprendidas, y el de causas de incidentes.
Solicitudes de cambio: Como cambios que ajustan el desempeño futuro del proyecto.