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Lic. Jorge Martínez Quijano
AUDITORIA DE RRHH
Diplomado en Gerencia Moderna de RRHH
Administración de RRHH y Planificación de Personal
febrero-marzo de 2010
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Concepto/propósitos
La Auditoría de RRHH es el análisis de las políticas yprácticas de personal de una empresa evaluando su
funcionamiento actual, acompañado de recomendaciones
para mejorar.
Los propósitos fundamentales de una Auditoría de RRHH
son:
1. Mostrar cómo está funcionando la administración
2. Localizar prácticas y condiciones perjudiciales para laempresa o que no están justificando su costo
3. Identificar prácticas que deben incrementarse
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Aspectos que la propiciaronDiversos cambios influyeron en la tendencia a la
sistematización de los exámenes formales de la ARH. Losmás importantes son:
1. Cambio de las teorías administrativas, en particular las
que consideran la participación e identificación del
empleado como influencias significativas y positivas enincentivar a las organizaciones y volverlas exitosas.
2. Cambio del papel que desempeña el Gobierno y su
creciente influencia en la vigilancia de la administración
del potencial humano y en la protección de los interesesde los empleados.
3. Expansión de los sindicatos y la determinación bilateral
de la política de empleo en las relaciones con los
empleados.
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4. Incrementos salariales, que implican un costo más alto
de la fuerza laboral y mayores oportunidades dedesarrollar una ventaja competitiva en la administración
de personal.
5. Cambios en las habilidades requeridas para
desempeñar las labores, con mayor número detrabajadores técnicos y profesionales, que presentan
problemas administrativos muy difíciles y asumen una
actitud más crítica frente a la administración.
6. Competencia internacional más agresiva producto de laglobalización de la economía.
La auditoría de recursos humanos tiene un fuerte impacto
educativo sobre la organización.
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La cobertura de la Auditoría de RRHH es tan amplia como
las mismas funciones de ARH.
Las decisiones relacionadas con la cobertura y
profundidad de la auditoría guían su procedimiento.
Las auditorías empiezan por una evaluación de lasrelaciones empresariales que afectan la administración
del potencial humano, incluido el de línea y el de staff.
A partir de ahí se aplican una variedad de estándares y
medidas:
1. Se examinan los registros e informes del personal.
2. Se analiza, compara y prepara un informe final que
incluye recomendaciones sobre cambios.
Amplitud y profundidad
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Dependiendo de la política de la organización, la Auditoría
de RRHH puede enfocarse en uno o en todos los
siguientes niveles de productividad:
1. Resultados: establecer las realizaciones concretas y
resolución de problemas actuales.
2. Programas: prácticas y procedimientos de RRHH.3. Políticas: incluida la explícita, formalizada por la
empresa y la implícita.
4. Filosofía de la administración: sus prioridades, valores,
metas y objetivos.
5. Teoría: relaciones y explicaciones que detallan y
relacionan la filosofía, la política y las prácticas de
personal.
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6. Objetivos y políticas: saber si se están cumpliendo o
están bien definidos en la empresa.
7. Funciones de los Departamentos: a fin de comprobar siestán escritas y su estructura organizacional.
8. Proceso de reclutamiento y selección: con el fin de
conocer sus niveles de eficacia y funcionamiento.
9. Capacitación y adiestramiento: para determinar si seimparten cursos que son realmente útiles.
10. Tabla salarial: establecer si se está dentro de los
estándares que maneja la competencia.
11. Indice de rotación de personal: a efecto de identificar
qué hace que los empleados cambien de trabajo.
12. Higiene y seguridad: cumplimiento del RIT, identificar
causas de accidentes.
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1. Obtención de los datos e informes
Debe contemplar los aspectos siguientes:
a. Diseño de las herramientas a ser utilizadas:
Cuestionarios, Cálculo de Ratios, Entrevistas y Análisis de
Documentación.
b. Adiestramiento de los Auditores.
2. Análisis de los datos obtenidos
Es la parte más importante y se centra en el
señalamiento de las fallas encontradas, la investigación de
sus causas y en establecer si éstas pueden mejorarse.
Se debe considerar la discusión con las jefaturas
para conocer sus puntos de vista al respecto.
Etapas de la Auditoría de RRHH
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Funciones básicas Registros y estadísticas
A. Análisis y descripción de puestos 1. Especificaciones de los puestos
2. Cuestionarios de personal y tablas de requisitos
3. Costos del análisis de puestos
B. Reclutamiento 1. Aplicación de cuestionarios de solicitud de
empleos y tablas de verificación
2. Número de candidatos por:
a. Fuentes
b. Anuncios
c. Referencias de empleados
d. Medios de comunicación
3. Costos de reclutamiento por:
a. Fuentes
b. Medios de comunicación
C. Selección 1. Bases para la selección:
a. Resultados en las pruebasb. Listas de verificación de entrevistas
c. Educación, entrenamiento
d. Experiencia
e. Referencias e indicaciones
f. Estado civil
2. Registro de seguimiento y de desarrollo de
personal
3. Registros individuales del personal
4. Costos de:
a. Entrevistas
b. Pruebas
c. Interpretación
d. Seguimiento
D. Entrenamiento 1. Número de empleados entrenados por clase de
entrenamiento
2. Grados y resultados de entrenamiento
3. Tiempo necesario de entrenamiento
4. Costos de entrenamiento por clase de
entrenamiento
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Funciones básicas Registros y estadísticas
E. Nivel de empleados 1. Registros de productividad
2. Costos del programa de registros
F. Ascensos y transferencias 1. Registro de ascensos y transferencias, por clases
2. Registro de tiempo de servicio
3. Costos de sistematización
G. Mantenimiento de la moral y ladisciplina
1. Registro y evaluación general:
a. Datos acerca del nivel de la moral
b. Actos disciplinarios, por clases
c. Incidentes
d. Registros de asesoría
e. Uso de beneficios, servicios, por los empleados
f. Sugerencias
g. Registro de observaciones diversas2. Costos por tipo de actividad
H. Salud y seguridad 1. Registro de sanidad
2. Registro de accidentes
I. Control de personal 1. Registro de empleados
2. Registro de rotación
J. Administración de salarios 1. Datos sobre pagos:
a. Niveles de salario
b. Incentivos salariales
c. Premios, bonificaciones
d. Costos de administración de incentivos
2. Valor de los puestos
3. Costo unitario de trabajo
K. Acuerdos colectivos 1. Listado de sindicalizados
2. Acuerdos interrumpidos en arbitraje
3. Suspensión de trabajos
4. Cláusulas contractuales
5. Costos de los acuerdos colectivos
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3. Informe de Auditoría
A efecto de asegurar su precisión, el resultado final
debe contener:a. Indicación de las fallas en procedimientos que
han sido encontradas, con estimación de los daños a la
organización que éstas han causado.
b. Identificación de lo adecuado o no de losprogramas en relación con los objetivos establecidos en
materia de personal.
c. Recomendaciones acerca de lo que se debe
cambiar, reducir, potenciar, mejorar, actualizar o suprimiry la razón de ello.
d. El detalle de lo que no pudo auditarse y qué fue lo
que lo impidió.
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OBTENCION DEOBTENCION DE
DATOS EDATOS E
INFORMESINFORMES
Adiestramiento de losAdiestramiento de losAuditoresAuditores
Diseño de herramientas:Diseño de herramientas:��CuestionariosCuestionarios
��CálculoCálculo dede ratiosratios
��EntrevistasEntrevistas
��AnálisisAnálisis dede documentosdocumentos
Proceso de la Auditoría de RRHH
ANALISIS DEANALISIS DE
LOS DATOSLOS DATOS
OBTENIDOSOBTENIDOS
Señalamientos deSeñalamientos de
fallas fallas
Discusión conDiscusión con
JefaturasJefaturas
INFORME DEINFORME DEAUDITORIAAUDITORIA��FallasFallas
��RelaciónRelación programasprogramas
objetivosobjetivos
��RecomendacionesRecomendaciones
��NoNo auditadoauditado
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1. Detecta problemas críticos de personal.
2. Estimula la uniformidad de políticas y prácticas depersonal, especialmente en empresas descentralizadas.
3. Reduce los costos de RRHH a través de procedimientosde personal más eficientes.
4. Identifica el grado de contribución del Departamento deRRHH a la organización.
5. Estimula un mayor nivel de reponsabilidad yprofesionalismo entre los miembros del Departamento de
RRHH.6. Garantiza el cumplimiento de las disposiciones legales.
7. Sensibiliza hacia la necesidad de cambios en laorganización.
Beneficios
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Cuanto mayor es la organización y mientras más
descentralizada está, mayor es la necesidad de una
cobertura sistemática de auditoría.
En ocasiones sirve de refuerzo al entrenamiento que se le
brinda a ejecutivos de RRHH.
Dejando su carácter fiscalizador, la auditoría puede
desencadenar un fuerte impacto educativo, pues permiterelacionar la calidad de la ARH con los diversos
indicadores de eficiencia de la organización. En síntesis,
la auditoría permite verificar:
1. Hasta qué punto es aceptable la teoría que fundamentala política de RRHH.
2. Hasta qué punto se adecúa la práctica a la política y
teoría adoptadas.