Área de Investigación y Normas ArchivísticasCalle José Pezet y Monet 1882 - Lince
ARCHIVO
GENERAL DE
LA NACION
Lic. José Rolando Villa CórdovaJefe (e) del Área
Normas e Investigación en Archivos
Dirección de Desarrollo y Políticas
Archivísticas
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Normativa para laTransferencia y Eliminación de
documentos archivísticos
Archivo Regional de Huánuco12 y 13 de diciembre del 2019
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¿Qué es un Documento de Archivo?
Es aquel que es producido (emitido o recibido) en el ejercicio de una función o competencia por una de las oficinas (unidad orgánica, área, dependencia) .
En la legislación se le conoce como “Documento Archivístico” (Art. 5º del Decreto Supremo N° 008-92-JUS, Reglamento de la Ley N° 25323.
El documento de archivo constituye una serie documental.
Por ejemplo el Informe N° 25-2019-ONP/GG/ARS asunto “Supervisiones de Oficinas Desconcentradas”. Constituye la Serie documental Informes de Supervisión.
Todo documento de archivo tiene un tipo documental.
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¿Que entendemos por documento archivístico?
• Artículo 5°.- Documento archivísticoEs aquel que contiene una información decualquier fecha, forma y soporte, producidoo recibido por persona natural o jurídica,institución pública o privada en el ejerciciode su actividad y cualquier otro que segenere como resultado del avancetecnológico.
Art. 5º del Decreto Supremo N° 008-92-JUSReglamento de la Ley N° 25323, ley de creación del Sistema
Nacional de Archivos
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01 02 03
¿Cual es Documento archivístico?
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¿Cual es Documento archivístico?
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AGRUPACIONES DOCUMENTALES
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Informe N° 005-2019-GRAY-SG
Supervisión de Asfaltado Calle Los Incas
Expediente Serie Documental
Enfoque por
procesos
Enfoque por
Funciones
Otros tipos documentales
El tipo documental y anexos
Serie : Expedientes Técnicos de Obra
Serie Supervisiones de Obra
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Agrupación Corresponde a: Ejemplo
Archivo Entidad Archivo de la Corte Superior de Justicia
Fondo Entidad Corte Superior de Justicia de Ayacucho
Sección Unidad de Organización Administración
Serie Doc. Sobre un proceso, función o actividad
Expedientes Técnicos de Obra
Documento Pieza documental Inf. Técnico de Liquidación de Obra
Equivalencias
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Fondo documental
Sección Documental
Serie Documental
DocumentoDe Archivo
FINANCIERA
(TESO.01)
Comprobantes de Pago
Del 001 al 300
2008-2016
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Fondo
• Es la agrupación de documentos de todauna entidad.
• Corresponde a la totalidad de documentosque se producen (reciben y emiten) en unaentidad pública.
• El nombre del fondo siempre correspondeal nombre oficial de la entidad pública queproduce los documentos.
• Cuando una entidad recepta documentosde otra entidad (fusión, integración) loreceptado se conoce como subfondo.
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Sección
• Es la división del fondo documental
• Corresponde a la dependencia u oficina
• El nombre de la sección omite eltérmino gerencia, división, oficina
• El nombre de la sección puede sertambién el nombre del asunto principalque genera documentos
Alcaldía
Secretaría General
AdministraciónGerencia Municipal
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Serie1. Es el conjunto de documentos que
poseen características comunes,
2. Pueden tener el mismo tipo
documental (informes, memorandos,
libros de contabilidad, etc.)
3. Pueden tener el mismo asunto
4. son archivados, usados y pueden ser
transferidos, conservados o eliminados
como unidad.
Comprobantes de
Pago
Resoluciones de
Alcaldía
Conciliaciones
bancarias
Órdenes de Servicio
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Codificación de agrupaciones documentales
Dependencias Sección Código
Dirección Regional de Cultura Dirección Regional DIRE.00
Gerencia de Administración Administración ADMI.00
Sub-gerencia de Logística Logística LOGI.00
Sub-gerencia de Tesorería Tesorería TESO.00
Sub-gerencia de adquisiciones Adquisiciones ADQU.00
Área de compras Compras COMP.00
División de Operaciones Operaciones OPER.00
Oficina de Sistemas y Tecnologías de la Información
Sistemas y tecnologías de la información
SITI.00
Subgerencia de Desarrollo urbano, división territorial y planificación
Desarrollo Urbano, División Territorial y planificación
DUDT.00
¿CÓMO IDENTIFICAR SERIES SERIE DOCUMENTAL?
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La Serie Correspondencia:
Es la denominación de la serie que contiene documentos
conformados por comunicaciones (oficios, memorandos, cartas,
solicitudes, circulares y otros) en originales o copias, cuyos documentos
no son originados por las funciones principales de la unidad orgánica yno integran otra serie documental.
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Factores de Valoración
Identificación Evaluación y Disposición Final del Documento
Archivístico
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Marco legal y normativa interna que permita determinar el periodo de retención.
El cumplimiento del marco legal vigente y las normas internas de la entidad, permiten establecer el valor y el periodo de retención de la serie.
Constitución Política del PerúLey Orgánica del Poder EjecutivoLey de Modernización de la Gestión PúblicaLey Orgánica de Creación del SistemaLey Orgánica de creación de la entidadD.S. que apruebe su reglamento
Ley del Procedimiento Administrativo
General
Ley del Sistema Nacional de Control y
de la Contraloría General de la
República
Normas de Auditoría, Código Tributario, etc
Caducidad Prescripción
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La serie es generada en razón de un proceso, procedimiento o función establecida en los documentos de gestión de la Entidad Pública, por lo que debe reflejar dicha particularidad evitando que se repitan los nombres de serie en cada sección del PCDA, salvo el de la correspondencia.
El contexto de producción que da origen a la serie documental
Administrar, en forma directa o por terceros, los recursos del Fondo de crédito actual y proponer las medidas administrativas para su sostenibilidad y cumplir con los objetivos del FONDEPES procurando nuevas Líneas de crédito
Formular las políticas, planes, componentes pedagógicos de los modelos de servicio educativo y demás documentos normativos en el ámbito de su competencia.
Cumplir y hacer cumplir las directivas y procedimientos de administración y control interno en las filiares; así como, apoyar a los órganos de línea en el cumplimiento de sus funciones, dentro de su ámbito geográfico, en coordinación con los demás órganos correspondientes.
Art. 45.- del ROF de
FONDEPES
Dirección de
Inversiones
Art. 124.-del ROF de MINEDU
Dirección de Servicios
Educativos en el ámbito
rural
Art. 43.- del ROF de IRTP
Oficina de Filiales
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Priorizar la conservación de los documentos archivísticos generados o recibidos por las unidades de organización de la alta dirección, áreas ejecutivas u órganos especializados que pueden ser fuente de investigación o de información para la Entidad Pública.
Importancia de la unidad de organización productora de documentos.
Resoluciones de Gerencia General
Actas de Sesión del Consejo
Directivo
Informes Anuales de Gestión Ejecutiva
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Frecuencia de consultas de cada serie.
Existe una relación directa entre el periodo de retención de la serie y las consultas que se realicen de los documentos que la componen. A mayor consulta se extiende el periodo de retención en el archivo de gestión
Consultas Serie AG. AC
> 250 al mes HistoriasClínicas
5 25
< 250 al mes Papeletas de Permiso
2 10
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Características de los documentos
Los tipos documentales y la información que contienen los documentos archivísticos son agente que se considera para establecer el periodo de retención de la serie documental en el archivo de gestión y central
Expedientes de Procedimientos Administrativos
Disciplinarios
Pecosas
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Protección de datos personales o garantía de accesibilidad de la información pública.
La conservación de cada serie se orienta a la protección de información personal o cumplimiento de las normas del derecho a la intimidad, asimismo garantiza el acceso a información pública requerida por el ciudadano
Legajos de PersonalReportes de Ingreso
y SalidaPlanillas de Haberes
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Existen dos valores que se registran en el PCDA:
Corresponde al valor que tiene la serie documental, de acuerdo al marcolegal vigente, importancia para la investigación, derecho de accesociudadano, rendición de cuentas sin prescripción, utilidad para lasinvestigaciones científicas, sociales, culturales, la historia o memoriacolectiva de la sociedad, que no puede eliminarse.
Permanente
Temporal
Corresponde al valor que tiene la serie documental, una vez que losdocumentos que la conforman hayan cumplido los fines administrativos,fiscales, contables, legales, entre otros, que la originó, siendo innecesariospara la Entidad.
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• La entidad debe conformar el Comité Evaluador de Documentos (en adelante CED) mediante resolución emitida por la más alta autoridad y hacer de conocimiento al Archivo General de la Nación.
• Participa activamente en la elaboración del PCDA y brinda opinión favorable sobre la eliminación de documentos.
• Está integrado por los (las) titulares o representantes de: La máxima autoridad, quien asume la presidencia; la oficina de Asesoría Jurídica o la que haga sus veces; la Unidad de Organización responsable de los documentos a evaluar y el Archivo Central o el que haga sus veces, quien asume la secretaría técnica.
Sobre el Comité Evaluador de Documentos:
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Opinión técnica del Archivo Central.
La opinión técnica del Archivo Central es considerada como factor a evaluar por el Comité Evaluador de Documentos.
Crecimiento o volumen de la serie en el archivo de gestión y Central.
La entidad evalúa la cantidad de documentos producidos en cada gestión tomando encuenta la duplicidad o copias que genera, si existen documentos que recopileninformación similar y la disponibilidad de espacio en las oficinas o el repositorio delArchivo Central para establecer los periodos de retención en el Archivo de Gestión yCentral.
Migración o Sustitución de soportes.
Como consecuencia de la digitalización o micrograbación de información contenida en los documentos archivísticos de la serie para establecer los periodos de retención en el Archivo de Gestión y Central.
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Programa de Control de Documentos Archivísticos:
El PCDA establece1. El nombre de las series documentales producidas,2. El valor asignado a cada serie3. El periodo de retención en el archivo de gestión y central.
La Unidad de Organización y el CED reciben el asesoramiento, orientación y absolución de consultas del Archivo Central de la entidad
Está conformado por los siguientes formatos:
1. Ficha Técnica de Series Documentales (en adelante FTSD). Anexo 12. Tabla de Retención de Documentos Archivísticos (en adelante TRDA). Anexo 2
El Archivo Central elabora un cronograma de trabajo para la
elaboración del PCDA.
El Archivo Central comunica el inicio de la elaboración del PCDA a las Unidades de
Organización brindando formatos de registro de información para tal fin.
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El cumplimiento del marco legal vigente y las normas internas de la entidad,permiten establecer el valor y el periodo de retención de la serie.
Marco legal y normativa interna que permita determinar el periodo de retención.
Se tiene la serie Papeletas de permiso que de acuerdo al
Reglamento Interno de Trabajo deben quedarse por un periodo
mínimo de diez años,
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RJ N° 022-2019-AGN/J
Directiva N° 02-2019-AGN/DDPA
Normas para la Transferencia de
Documentos Archivísticos de
las entidades Públicas
Perú - 2019
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Regular el procedimiento de transferencia de documentos archivísticos en las entidades públicas
¿Que es la Transferencia de Documentos Archivísticos?
Es un Procedimie
nto archivístico
que
consiste
en
el traspaso de una serie
documental (fracción)
remitida desde
Archivo de Gestión
Archivo Periférico
Archivo Central
al vencimiento de su periodo de retención establecido en el Programa de Control de Documentos Archivísticos
Cronograma de Transferencia de documentos aprobado por la entidad pública.
al
Objetivo
Existen 2 tipos de transferencia
Ordinaria
Extraordinaria
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identifica
series documentales acuerdo a
ciclo vital
periodos de retención
PCD
Establecido en el
Designa Un representanteCoordinar con el
A.C.
La unidad de organización
y/O
Requisitos de la Unidad de Organización
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Requisitos para la Transferencia
1. El documento debe estar identificado, clasificado y ordenado, conformando su respectiva serie documental
Identificado
Data crónica
Data Onomástica
Data Tópica
Tipo documental
Proceso / Función / Actividad / Tarea / Acción / Asunto
Serie Documental
Productor
clasificado
Numérico Alfabético Por fechas
Ordenado
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2. No se remite boletines, documentos de apoyo informativo, normas legales, fotocopias de documentos originales, periódicos, revistas, borradores, ni formatos o formularios en blanco.
copia
Requisitos para la Transferencia
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3. El documento debe encontrarse valorado de acuerdo a su ciclo vital, trámite o periodo de retención establecido en el PCDA actualizado y aprobado por la entidad.
Requisitos para la Transferencia
ALCALDÍA valor AG AP AC TOTAL
Resoluciones Jefaturales P 4 6 20 30
Actas de Sesión de Concejo P 4 0 26 30
Correspondencia T 2 0 8 10
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4. el documento debe conservarse en un óptimo estado, sin enmendaduras, alteraciones físicas, presencia de agentes xilófagos, para lo cual se deben controlar los factores de deterioro.
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5. Para la transferencia, se debe separar de sus archivadores de palanca los documentos a transferir, conformar paquetes y ubicarlos en Unidades de Archivamiento predeterminados por el OAA.
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TESORERÍA
Comprobantes de Pago
TESO.01
Del 001 - 207
Enero – Febrero2017
01
1
2
3
Memorándum N° 021-2019-MML-SGFecha: 21 de agosto del 2017
Memorándum N° 021-2019-MML-OPPFecha: 25 de agosto del 2017
Comprobante de Pago N° 001 - 2017
Fecha: 29 de agosto del 2017
Puede existir por Norma internaUna forma secuencialDe acuerdo a cada trámite
8. Para las transferencias ordinarias, los documentos deben encontrarse adecuadamente foliados, manteniendo el orden original del trámite y procedencia. Es responsabilidad del remitente asegurar la integridad física del documento.
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5. Para la transferencia, se debe separar de sus archivadores de palanca los documentos a transferir, conformar paquetes y ubicarlos en Unidades de Archivamiento predeterminados por el OAA.
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6. Retirar grapas, clips de metal, sujetadores metálicos, micas de plástico, notas autoadhesivas con información no relevante y otros.
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7. Los documentos de soporte electrónico o audiovisual (planos, radiografías, cartas geográficas, fotografías, videos, discos compactos, entre otros) que se encuentren adjuntos a los expedientes en soporte de papel pueden retirarse y referenciarse, de acuerdo a las especificaciones técnicas brindadas por el OAA
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Etapas de la Transferencia:
Levantamiento de Observaciones
Conformidad y Suscripción de
ActasPresentación
Verificación o Constatación
Observaciones
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Etapas de la Transferencia:
Presentación.- En la fecha programada, el archivo de gestión o
periférico transfiere los documentos al OAA,
debiendo presentar el Inventario de Transferencia
de Documentos (en adelante ITD) debidamente
llenado y suscrito.
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1. El ITD debe coincidir con los documentos materia de
transferencia.
2. El estado de conservación de los documentos a transferir.
3. La foliación conforme a la normatividad vigente.
4. El rótulo de las unidades de archivamiento o conservación.
5. En caso de contar con un sistema informático de archivo, los
documentos materia de transferencia deben estar debidamente
registrados en el mismo.
6. La cantidad de metros lineales debe coincidir o aproximarse a la
cantidad programada o reportada en el ITD.
7. Otros datos que considere pertinente el OAA.
Verificación.- El personal del OAA verifica lo siguiente:
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Elaboración del diagnóstico
Remisión de Memorándum
Archivo Central
Recibe y deriva
Unidad de Organización
Revisa Archivadores de Palanca o Files
Recibe el PCD
Informa sobre documentos en préstamo
Recibe e instala los documentos en su lugar
Desinstala Archivadores de Palanca
Verifica Faltantes, Doc. deteriorados
Elabora los paquetes
Recibe
Notifica sobre devolución de documentos
faltantes
Devuelve o notifica el estado del préstamo de
documentos.
1
1
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Suscripción del Inventario.- Finalizada la verificación y subsanadas las
observaciones,
el OAA procede a recibir la transferencia de documentos suscribiendo el
ITD, conservando el original y devolviendo una copia al archivo remitente.
Todas las páginas del Inventario deben estar visadas por el Jefe del OAA y
por el/la servidor(a) de la UO que transfiere
. El ITD es archivado y conservado para futuras consultas sobre
transferencias realizadas con el OAA.
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Formato EsSalud
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0.90 a 1.20
35 a 39 cm
Balda
Anaquel
cuerpo
Nivel
Cuerpo
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0.80 a 1.00 metro
0.80 a 1.00 metro
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RJ N° 242-2018-AGN/J
Directiva N° 01-2019-AGN/DAI
Normas para la Eliminación de Documentos
Archivísticos de las entidades del Sector Público
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Razones para eliminar
• Falta de Espacio
• Conservación innecesaria de documentos que no tienen valor legal
• Necesidad de contar con estantería para custodiar mas documentos
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Expediente de Eliminación
• El expediente de eliminación se encuentra compuesto por:– El inventario de series documentales.– Las muestras (digitalizadas) de los documentos de
cada serie– El Acta de sesión o reunión del CED de la entidad.– El oficio o carta que solicita la eliminación al Archivo
General de la Nación y en las regiones al Archivo Regional.
– Copia de la resolución jefatural que aprueba la eliminación de documentos.
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OBJETIVO:Establecer el
procedimiento para la
autorización de
eliminación de
documentos de
archivo en las
entidades del sector
público
A. Garantizar La eliminación de documentos
innecesarios en los Archivos de las entidades
públicas
B. Descongestionar de manera eficiente y
progresiva los repositorios de los archivos de
las entidades públicas
C. Asegurar el Uso Racional De Recursos,
Equipos, Mobiliario Y Espacios Físicos.
D. Uniformizar El Procedimiento De
Eliminación De Documentos En Las Entidades
Del Sector Público.
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El Archivo General de la Nación, ente rector del sistema nacional de archivos y los archivos regionales en el ámbito de su competencia y de acuerdo a las disposiciones legales vigentes, son los únicos facultados para autorizar la eliminación de documentos propuestos por las entidades del sector público.,
En la entidad, el Archivo Central o el que asuma sus funciones es responsable de conducir la elaboración de la propuesta de eliminación, el comité evaluador de documentos asume la evaluación de la misma y su aprobación.
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PRINCIPIOS DE LA ELIMINACIÓN DE
DOCUMENTOS
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PRINCIPIO DE LEGALIDAD / AUTORIZACIÓN
La eliminación de documentos se realizará cuando hayan perdido
completamente su valor y utilidad administrativa, de acuerdo a la
norma vigente.
PRINCIPIO DE IRREVERSIBILIDAD
La eliminación se llevará a cabo empleando cualquier método que
garantice la imposibilidad de reconstrucción y su posterior utilización
de los documentos, así como la recuperación de cualquier información
contenida en ellos. Es deseable que el método utilizado sea
respetuoso con el medio ambiente así como, en la medida de lo
posible, el resultado se pueda reciclar.
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PRINCIPIO DE SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD
Los documentos que incluyan datos de carácter personal o
confidencial deben eliminarse de acuerdo con un procedimiento que
garantice la preservación de su información hasta el momento de su
destrucción y la imposibilidad de recomposición, tanto de la
información como de los soportes.
PRINCIPIO DE OPORTUNIDAD
La eliminación debe efectuarse en el tiempo necesario, de forma que
ningún documento debe ser eliminado antes de lo establecido; es
también importante que no se conserven los documentos más tiempo
de lo necesario. La eliminación es una actividad programada por las
entidades del sector público, en caso existan motivos para conservar
los documentos más allá de los plazos de retención establecidos en el
Programa de Control de Documentos, se deben justificar dichos
motivos para su posterior modificación.
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PRINCIPIO DE ACTUACIÓN DOCUMENTADA
El proceso de eliminación debe siempre documentarse, de esta forma los
inventarios, informes, actas de sesión, copias de correos electrónicos solicitando información adicional, oficios y registros
son prueba de veracidad de las actuaciones durante el procedimiento.
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¿En que consiste la eliminación de
documentos?,
El procedimiento de eliminación de documentos, es único,
implica responsabilidad funcional y administrativa, es
conducido por el Archivo Central en la entidad.
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Eliminación de Documentos
es un procedimiento que consiste en
la destrucción de documentos
, previa autorización del
Archivo General de la Nación y
los Archivos Regionales en el
ámbito de su competencia.
Los documentos de archivo que se propone a
eliminar son aquellos que tienen valor temporal
en tanto son imprescindibles y sin trascendencia una vez cumplido el fin
administrativo, fiscal, contable o legal que los originó.
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Consideraciones Generales
De existir series documentales propuestas a eliminar que fueron
producidas por unidades orgánicas desactivadas o cuyas
funciones se extinguieron, se debe indicar además el nombre de
la oficina que asume la función.
Oficina de Tesorería Gerencia Financiera (Ex Oficina de Tesorería)
Gerencia de Personal Oficina de Recursos Humanos (Ex Gerencia de Personal)
Área de Informática
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Consideraciones Generales
Las entidades evitarán remitir copias de documentos de
tramitación interna (memorando, notas, listados, índices, registros,
informes, etc.) que concluyan en el acuerdo de aprobación del
acta de sesión del Comité Evaluador de Documentos, copias de
normas generales del Sistema Nacional de Archivos o
documentos internos, salvo sea requerida por el personal
acreditado de verificación.
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Consideraciones Generales
El Archivo General de la Nación recibirá las solicitudes de
autorización para eliminación de documentos durante todo el año.
Para hacer efectiva su ejecución en el mismo año, deberán ser
presentadas hasta el treinta (30) de octubre de cada año.
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Consideraciones Generales
El Director del Archivo Intermedio del Archivo General de la Nación, está facultado a derivar
directamente la propuesta de eliminaciónúnicamente de las agrupaciones documentales que
custodia el Archivo Intermedio, sin intervención del Comité Evaluador de Documentos del Archivo
General de la Nación.
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Consideraciones Generales
El Comité Evaluador de Documentos de la Entidad solicitará la
autorización para la eliminación de los documentos.
El Órgano de Administración de Archivos de la entidad presente el
cronograma anual de eliminación de documentos, el cual se
incluye en el Plan Anual de Trabajo correspondiente, los que
deberán ser remitidos al Archivo General de la Nación, hasta el
mes de febrero de cada año Los archivos centrales de las entidades públicas deberán formular
el cronograma de eliminación propuesto durante el año para el
inicio del respectivo trámite.
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¿Como solicitar la eliminación de documentos si mi entidad cuenta con un Programa de Control de
Documentos?
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Consideraciones GeneralesProcedimiento para Entidades que cuentan con Programa de
Control de Documentos.
a. Las entidades cumplirán con la eliminación de documentos alvencimiento de su periodo/plazo de retención, de acuerdo alPrograma de Control de Documentos vigente. En consecuencia,sólo se solicitará autorización de series documentales con periodode retención vencido.
Sección Serie Valor AG AP AC TOTAL
Tesoreria Comprobantesd e Pago
T 2 0 8 10
Tesoreria Conciliaciones Bancarias
T 2 0 8 10
Tesoreria Correspondencia
T 2 0 8 10
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Consideraciones GeneralesEs un requisito previo para solicitar la autorización de eliminación, que el
Archivo Central de la entidad presente su cronograma de eliminación
de documentos, el cual se incluye en el Plan Anual de Trabajo
correspondiente, el que será remitido al Archivo General de la Nación,
hasta el último día hábil del mes de febrero de cada año.
Sección Serie Mes Ejecución
Tesoreria Comprobantesd e Pago Enero 01 propuesta
Tesoreria Conciliaciones Bancarias
Febrero 01 propuesta
Tesoreria Correspondencia Marzo 01 propuesta
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Consideraciones Generalesc. El expediente de eliminación deberá contener los documentos que se señalan en el siguiente orden:
1. Oficio o Carta de la entidad dirigida al Archivo General de la Nación,solicitando la autorización de eliminación de documentos.
2. Un (01) Inventario de eliminación. (Ver anexo 11).
3. Una (01) Copia autenticada de la Resolución que aprueba el PCD.
4. Una (01) copia autenticada de cada serie documental propuesta aeliminar, extraída del Inventario de Series Documentales del PCD.
5. Una (01) muestra representativa de cada serie documental, rotulada ydigitalizada en formato PDF, grabado en DVD o CD no regrabable. Lasmuestras documentales en soporte físico no son consideradas necesariaspara la autorización correspondiente.
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¿Como solicitar la eliminación de documentos si mi entidad no cuenta con un Programa de
Control de Documentos?
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¿Cuáles son los documentos que
conforman el expediente de
eliminación de documentos?
Oficio o Carta de la entidad dirigida al Archivo General de la
Nación, solicitando la autorización de eliminación de
documentos.
Una (01) copia autenticada del Acta de Sesión del Comité
Evaluador de Documentos
Un (01) Inventario de eliminación.
Una (01) muestra representativa de cada serie documental,
rotulada y digitalizada en formato PDF, grabado en DVD o CD no
regrabable. Las muestras documentales en soporte físico no son
consideradas necesarias para la autorización correspondiente.
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Selección de Documentos
la selección implica la separación de
documentos para conservar.
En este caso la selección es el retiro de aquellos documentos que han cumplido su ciclo vital o
ameritan ser separados de los demás para efectuar la eliminación correspondiente.
Se seleccionan los documentos por
cada serie documental.
Informe N° 25-MDNA-TESO
Reporte de cuentas bancarias
de la Municipalidad
25.ENE.2001
Informe N° 26-MDNA-TESO
Informe de ingresos a caja
durante Fiesta de Santa Rosa
27.ENE 2007
Informe N° 27-MDNA-TESO
Depósito a cuenta bancaria del mes
de marzo
31.ABR.2008
Serie Documental:
CORRESPONDENCIA
Fechas Extremas
2001 - 2008
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• Identificar las series documentales de la Oficina o dependencia (sección) y verificar el periodo (años) de retención en la entidad.
SERIES Valor AG AC TOTAL
Libros Caja P 2 28 30
Libros Banco P 2 28 30
Comprobantes de Pago T 2 8 10
Reportes de Caja Chica T 2 8 10
Partes Diarios de Fondos T 2 8 10
Arqueos T 2 8 10
Reportes de Giros Bancarios T 2 8 10
Registro de Retenciones T 2 8 10
Conciliaciones Bancarias T 2 8 10
Recibos de Caja T 2 8 10
Talones de Cheque T 2 8 10
Notas de Abono T 2 8 10
Notas de Crédito T 2 8 10
Correspondencia T 2 8 10
AG = Archivo de Gestión u Oficina
AC = Archivo Central
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Ejercicio N° 01
• Vamos a seleccionar las series que deben eliminarse de la Oficina de Tesorería
SERIES Valor AG AC TOTAL
Libros Caja P 2 28 30
Libros Banco P 2 28 30
Comprobantes de Pago T 2 8 10
Reportes de Caja Chica T 2 8 10
Partes Diarios de Fondos T 2 8 10
Arqueos T 2 8 10
Reportes de Giros Bancarios
T 2 8 10
Registro de Retenciones T 2 8 10
Conciliaciones Bancarias T 2 8 10
Recibos de Caja T 2 8 10
Talones de Cheque T 2 8 10
Notas de Abono T 2 8 10
Notas de Crédito T 2 8 10
Correspondencia T 2 8 10
SERIESFechas
Extremas
Libros Caja 1999 - 2017
Libros Banco 1998 - 2017
Comprobantes de Pago 2000 - 2017
Reportes de Caja Chica 2001 - 2016
Partes Diarios de Fondos 2000 - 2017
Arqueos 2016 - 2017
Reportes de Giros Bancarios 2001 - 2005
Registro de Retenciones 2000 - 2004
Conciliaciones Bancarias 2001 - 2016
Recibos de Caja 1999 - 2015
Talones de Cheque 2017 - 2018
Notas de Abono 1997 - 2000
Notas de Crédito 1995 - 2010
Correspondencia 1988 - 2017
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Inventario de Eliminación de Documentos N° 01-2019Datos GeneralesEntidad: Municipalidad Distrital de Nuevos AiresUnidad Orgánica: TesoreríaDirección del Archivo: Jr. Amazonas N° 125 - Plaza de Armas
N° de Orden
Serie DocumentalFechas
Extremas
Cantidad de Paquetes o
SacosObservaciones
Cantidad Total de Paquetes o Sacos
Cantidad Aproximada de Metros Lineales
…...............................................Florentino Miranda López
Jefe del Archivo Central
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Municipalidad Provincial de Nuevos
Aires
TESORERÍA
TESO 03
Comprobantes de Pago
Enero - Febrero
2001
001 - 095
Municipalidad Provincial de Nuevos
Aires
TESORERÍA
TESO 03
Comprobantes de Pago
Febrero - Abril
2001
096 - 150
Se separan los documentos de los archivadoresDe palanca
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La mayoría de alturasMide 0.80 a 1.00 metros
Esta medida es la queCuenta para la elaboraciónDel inventario de eliminación
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Se digitaliza una muestra documental
La muestra corresponde al Primer año de la serie documentaTambién se incluye muestra del último año
SERIE
DOCUMENTA
L
COMPROBAN
TES DE PAGO
2000 - 2009
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Problemas:
• Que los documentos se encuentren incompletos.
• Que los documentos se encuentren desordenados.
• Que no se conforme el Comité Evaluador de Documentos
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Conformar el Comité Evaluador de Documentos
• El jefe o encargado del Archivo Central de la entidad elabora un informe solicitando la conformación del
Comité Evaluador de Documentos de la entidad.
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Miembros del Comité Evaluador de Documentos
La máxima autoridad quien asume la
presidencia
La oficina de Asesoría Jurídica
La unidad de organización
responsable de los documentos a evaluar
El Archivo Central o el que haga sus veces
quien asume la secretaría técnica.
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Reunión del Comité Evaluador de Documentos
• Luego de emitida la resolución de designación del Comité Evaluador de Documentos
• El Secretario Técnico convoca únicamente a la primera reunión para la instalación del Comité
• El CED se instala y coordina la sesión de evaluación del expediente de eliminación.
• En sesión el encargado del archivo central (Jefe o Especialista) exponen sobre las series propuestas a eliminar (de creerlo conveniente) explicando las razones para proponer a su eliminación,
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METROS
LINEALES
FECHAS
EXTREMAS
OPINION
FAVORABLE
Acta del Comité
Evaluador En el caso de entidades que solicitan autorización para
eliminar documentos correspondientes a oficinas
desactivadas, en el acta deberá figurar el nombre de la
oficina desactivada y el nombre de la oficina que
asume la función.
El Acta Hará Referencia A Un Procedimiento
Concluido De Valoración. De Esta Forma La
Eliminación Se Efectuará Tomando En Cuenta Las
Conclusiones Y Aprobación Del Comité Evaluador De
Documentos (En Adelante Ced) Del Total De Las
Series Propuestas Por El Órgano De Administración De
Archivos. La Valoración Debe Estar Sujeta A La
Normatividad Legal Vigente.
Deberán consignarse las firmas de cada jefe de la
unidad orgánica, de existir más de una oficina cuyos documentos se evaluará.
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Señalar solamente
el número de orden
correlativo
ascendente de las
series documentales
propuestas a
eliminar.Mencionar el nombre de la
serie documental, el cual no
se deberá de repetir más de
una vez, por cada unidad
orgánica.
Indicar la fecha más
antigua y la más
reciente de cada una
de las series
propuestas a eliminar
consignar la cantidad total de los
paquetes o sacos por serie documental.
Todas las unidades de instalación de
forma general, deben estar rotuladas y
numeradas correlativamente
Se deberá indicar si las series
documentales son documentos en
originales, copias, fotocopias, su
estado de conservación si estos
están deteriorados por algún
factor externo.
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ACTA DE VERIFICACIÓN
DE MEDICIÓN DE
DOCUMENTOS
PROPUESTOS A
ELIMINAR
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Conclusiones
• Los procedimientos y eliminación permiten la descongestión de los archivos.
• Los principios legales y archivísticos permiten canalizar en forma adecuada e idónea la eliminación.
• La responsabilidad de la transferencia y eliminación es solidaria o compartida.
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• Algo Más
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Código Penal Peruano
• Artículo 372.- Atentado contra documentos que sirvende prueba en el proceso El que sustrae, oculta, cambia,destruye o inutiliza objetos, registros o documentosdestinados a servir de prueba ante la autoridadcompetente que sustancia un proceso, confiados a lacustodia de un funcionario o de otra persona, seráreprimido con pena privativa de libertad no menor deuno ni mayor de cuatro años. Si la destrucción oinutilización es por culpa, la pena será privativa delibertad no mayor de un año o prestación de serviciocomunitario de veinte a cuarenta jornadas.
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DECRETO LEY N° 19414
• Artículo 7º.- Las personas naturales o jurídicas que poseandocumentos que, de acuerdo al Reglamento, revistan interéspúblico, histórico o cultural continuaran con la tenencia de losmismos, debiendo inscribirlos en el Registro que para tal efectoabrirá el Archivo General de la Nación y conservarlos en condicionesque garanticen su integridad. Asimismo, están obligados a facilitaral Archivo General de la Nación o a los Archivos Departamentales laobtención de copias mecanográficas, fotográficas o fotostáticas delos documentos que guardan. El incumplimiento de estasdisposiciones determinará la pérdida por el particular del derechode tenencia del documento o documentos a favor del ArchivoGeneral de la Nación.
• Artículo 8º.- Se prohíbe la extracción de documentos de los localesdel Archivo General de la Nación y de los ArchivosDepartamentales.
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D.S. N° 022-75-ED Reglamento del D.Ley 19414
• Artículo 17°- Los particulares en posesión de documentos oexpedientes con más de cien años de antigüedad estánobligados a comunicarlo al Archivo General de la Nación o alArchivo Departamental correspondiente en el plazo de un añocontado a partir de la vigencia del presente Reglamento o dela fecha en que se adquiera dicha antigüedad, para lacorrespondiente evaluación, calificación o inscripción en elRegistro. El incumplimiento de esta obligación origina lapérdida del derecho sobre el documento integrante delPatrimonio Documental, sin perjuicio de la pena de multahasta el décuplo del valor del documento según tasación delArchivo General de la Nación.
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Decreto Supremo N° 008-92-JUS.Reglamento de la Ley N° 25323
• CAPITULO VIII DE LAS FALTAS Y SANCIONES • Artículo 31°.- Son faltas graves y posibles de sanción las siguientes:
a. La salida ilegal del país de documentos de valor permanente; b. La extracción no autorizada de documentos de los archivos conformantes
del Sistema Nacional; c. Los daños al Patrimonio Documental por negligencia o por acción u omisión
deliberada; d. La apropiación ilícita de documentos por parte de funcionarios y servidores
públicos; e. La eliminación de documentos sin observar las disposiciones legales
vigentes; f. El incumplimiento de los plazos por parte de las entidades conformantes del
Sistema, de los administradores de los documentos notariales y de los escribanos a transferir la documentación que por Ley debe pasar al Archivo General de la Nación o Archivo Regional; y
g. La transferencia del Patrimonio Documental de la Nación a terceros sin observar los dispositivos legales vigentes.
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D.S. N° 070-2013-PCM Modificatoria del Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Ley N° 27806
• Artículo 23.- De la gestión especializada de la información
• El cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 21° de la Ley estará a cargo del
Órgano de Administración de Archivos de la Entidad o del órgano o unidad orgánica
que se le hayan asignado las funciones de gestión de archivos de acuerdo al
Reglamento de Organización y Funciones de la entidad. El Órgano de Administración
de Archivos, el órgano o unidad orgánica que haga sus veces garantizarán el acopio,
la organización y la conservación de la información de todas las dependencias de la
Entidad.
• Artículo 24.- Aplicación de las normas del Sistema Nacional de
Archivos
• La creación, organización, administración mantenimiento y control de los archivos
públicos, se rigen obligatoriamente por las normas y políticas emanadas del Sistema
Nacional de Archivos.
• Artículo 25.- Digitalización de documentos e información
• Los procedimientos para la digitalización de los documentos y la información, su
organización y conservación en soportes electrónicos o de similar naturaleza, se
realizarán obligatoriamente conforme a la normativa sobre la materia y las políticas y
lineamientos emanados del Sistema Nacional de Archivos.
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Decreto Legislativo nº 1412 Ley de Gobierno Digital
• Prestación de servicios digitales• Artículo 18.- Garantías para la prestación de servicios digitales• Las entidades de la Administración Pública, de manera progresiva y cuando
corresponda, deben garantizar a las personas el establecimiento y la prestación delos servicios digitales, comprendidos en el ámbito de aplicación de la presente Ley,debiendo para tal efecto:
• 18.4 Facilitar el acceso a la información requerida por otra entidad de laAdministración Pública, sobre los datos de las personas que obren en su poder y seencuentren en soporte electrónico, únicamente para el ejercicio de sus funcionesen el ámbito de sus competencias. Queda excluida del intercambio la informaciónque pueda afectar la seguridad nacional o aquella relacionada con la legislaciónsobre Transparencia y Acceso a la Información Pública, o la que expresamente seaexcluida por Ley.
• 18.8 Garantizar la conservación de las comunicaciones y documentos generados através de canales digitales en las mismas o mejores condiciones que aquellasutilizadas por los medios tradicionales.