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Ing. Benjamín Torres Bautista
Sistema de Administración de Archivos versión 1.0
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Algunas vertientes de desarrollo del AGN:
• Abatir el rezago en el ordenamiento y descripción de fondos documentales e impulsar la homologación y aplicación de las normas internacionales, considerando el incremento de los archivos digitales.
• Diseñar e implantar un programa de archivos virtuales para estimular la consulta a distancia de los acervos del Archivo General de la Nación.
Antecedentes
Véase “Reuniones archivísticas / RNA 2003 / Tecnologías de la información aplicadas a la gestión documental” en www.agn.gob.mx
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Requerimientos generales del Sistema
• Basado en principios archivísticos y en las normas internacionales de: descripción archivística (ISAD-G) y de registro de productores de documentación (ISAAR-CPF).
• Basado en los Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, derivados de la Ley Federal de Acceso a la Información Pública Gubernamental.
• Administración integral de archivos: descripción, búsqueda de referencias, gestión de archivos (trámite, concentración e histórico) y control de investigadores.
• Consulta de información descriptiva de las imágenes.• Interfase para web.• Facilidades para asociación de imágenes• Base de datos relacional.
Véase “Reuniones archivísticas / RNA 2003 / Tecnologías de la información aplicadas a la gestión documental” en www.agn.gob.mx
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Cuadro general de clasificación archivística por funciones (CGCA).Es un Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada Dependencia o EntidadCatálogo de disposición documental (CADIDO).Se basa en CGCA y contiene las vigencias de los documentos para verificar su estancia en los archivos de trámite y concentración.
Principios archivísticos fundamentales
Véase “Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal” en www.agn.gob.mx
FONDO
Sección Sección
Serie Serie Serie
Sección Sección
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La finalidad de la norma es Identificar y explicar el contexto y contenido de los documentos de archivo con el fin de hacerlos accesibles. Esto se consigue con la elaboración de representaciones precisas y adecuadas. Los procesos descriptivos permiten establecer los controles intelectuales necesarios para que las descripciones sean fiables, auténticas, significativas, accesibles y se mantengan a través del tiempo.
ISAD(G)Norma Internacional general de
descripción archivística
Véase “Normas archivísticas internacionales” y “Reuniones archivísticas / RNA 2004 / El sistema de descripción documental basado en la norma ISAD-G” en www.agn.gob.mx
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ISAAR (CPF)Norma internacional sobre los registros de
autoridad de archivos relativos a instituciones, personas y familias
Esta norma sirve de guía para elaborar registros de instituciones, personas o familias asociadas a la producción y a la gestión de archivos. Los registros de autoridad de archivo se utilizan para describir a los productores dentro de un sistema de descripción archivístico, como puntos de acceso para descripciones archivísticas y para documentar las relaciones entre diferentes productores.
Véase “Normas archivísticas internacionales” y “Reuniones archivísticas / RNA 2006 / El Sistema de descripción documental, una herramienta para los archivos históricos de México” en www.agn.gob.mx
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Ciclo vital de la documentación
Inicio
Se genera documento
Se atiende
Se Cataloga y registra
Se resguarda en archivo de
trámite
Se verifica vigencia
Se lleva a cabo transferencia
primaria
Se resguarda en archivo de
concentración
Se valora
Se resguarda en archivo histórico
Se lleva a cabo transf. secundaria
o se da baja
FinCGCA
CADIDO
ISAD
ISAAR
CADIDO
Metadato
Localización
Metadato
Localización
Metadato
Localización
ISO 15489
Inventario
Véase “Reuniones archivísticas / RNA 2005 / ¿Certificar procesos o mejorar la calidad?” en www.agn.gob.mx
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Registro de autoridades archivísticas• Registro de productores• Basado en ISAAR(CPF)• Relación entre productoresFacilidades• Ayuda• Visualización por plantilla• Seguridad a usuariosCatálogos• Tipo de entidades• Estados de elaboración• Nivel de detalle de descripción• Naturaleza de la relación
Módulo de registro de productores
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Creación de instrumentos de control• Creación del CGCA y del CADIDO• Basado en ISAD(G)• Creación de expedientesFacilidades• Manejo de imágenes• Visualización por plantilla• Ayuda• Copiar del padre• Modificar nivel• Mover registros• Seguridad a usuariosReportes• Cuadro general de clasificación• Guía simple• Catálogo de disposición documental• Inventario general
Módulo de descripción documental
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Módulo de trámite de documentos
Gestión documental• Registro de documentos en unidad de
correspondencia u oficialía de partes• Asignación de turnos• Registro de solicitudes de
valoración documental• Seguimiento de documentosReportes• De fichas pendientes• De fichas cerradas con y sin
documento de salida• De fichas reasignadas• Informe personalizado con criterios
múltiples• Gráficas de indicadores de calidad
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Creación de documentos• Elaboración de oficios, memoranda,
circulares y notas informativas• Formatos estandarizados• Minutarios digitales• Asignación del expediente al que
pertenece el documento• Creación automática de documentos
en el expediente del módulo de descripción documental
• Recuperación automatizada de oficios
Módulo de elaboración de documentos
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Transferencias• Primarias• SecundariasFacilidades• Validación de vigencias vs.
Expedientes cerrados• Manejo de cajas de embalaje• Recepción automática en archivo
de concentración o históricoReportes• Inventario de solicitud de
transferencia• Informe de transferencias
Módulo de transferencias
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Principales etapas de seguimiento de solicitudes
• Revisión inicial del expediente (CADIDO, inventario, ficha de prevaloración, etc.)
• Asignación de dictaminador• Análisis de oficio y normatividad
aplicable• Análisis de inventario• Registro de documentación
aprobada por la Dirección del SNA• Registro de protocolo• Entrega de dictamen a destino finalFacilidades• Envío de correos electrónicos para
notificacionesReportes• Libro de protocolo• Acta de dictamen documental
Módulo de valoración documental
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Guía general en internet del archivo histórico del AGN
corregida y muy aumentada
Incluye la descripción de 740 fondos secciones y series (CGCA) y la descripción más de un millón de expedientesprovenientes de Instituciones Gubernamentales de la época moderna e Instituciones Coloniales en las que también se incluyen 253 mil nuevos expedientes del Indiferente Virreinal. Si se cuenta con la infraestructura necesaria en 2008 pondremos en la web tres millones de imágenes para consulta.
Vease www.agn.gob.mx/guiageneral/ y www.agn.gob.mx/independencia/
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• Esta aplicación permite cumplir con los Lineamientos en materia archivística derivados de la Ley Federal de Acceso a la Información Pública Gubernamental.
• El sistema permitirá a las instituciones interesadas controlar el ciclo vital de la documentación.
• El SAA será una herramienta que ayude a la depuración de los archivos de concentración normalmente saturados.
• A partir de enero de 2008 el AGN pondrá a disposición de la comunidad archivística en los tres niveles de gobierno y en los tres poderes de la unión el Sistema de Administración de Archivos mediante convenio de colaboración firmado por el titular de la Institución.
• Dado que el software es de código abierto los beneficiarios podrán actualizar el sistema bajo sus propios requerimientos y las mejoras las retroalimentaran al AGN para redistribuirlas a la comunidad archivística.
Conclusiones
Visiten la página Web del AGN:
www.agn.gob.mx