Dirección General de Tecnologías de la Información / INAI 1
Modelo de Gestión Documental
Administración de Documentos Electrónicos
12/11/2015
Hiriam Eduardo Pérez Vidal
Dirección General de Tecnologías de la Información / INAI 212/11/2015
Contexto
3. Administración Electrónica
6. Control de Acceso
7. Control Físico y Conservación
1. Política de
Gestión2. Gobierno
Abierto y Transparencia
5. Valoración
5. Control intelectual y
de representació
n
Modelo de Gestión
Documental
4. Control Intelectual y
Representación
G03/D01/G. INTEROPERABILIDAD
G03/D02/G. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
G03/D03/G. ADMINISTRACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
La administración electrónica consiste en la utilización de las TIC en las organizaciones para mejorar la información y los servicios ofrecidos a los ciudadanos, orientar la eficacia y la eficiencia de la gestión publica e incrementar sustantivamente la transparencia del sector público y la participación de los ciudadanos.
Cubre a los documentos generados en el ámbito electrónico como a los que originalmente tenían un soporte físico pero que han sufrido un proceso de digitalización
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El documento electrónico
DatosContenido e identificación
Autenticidad
Metadatos
Fiabilidad Integridad
Disponibilidad
EstructuraCaracterísticas
Criterios
Equivalencia
Validez
Conservación
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1. Captura documento electrónicoControl, conversión de formato, en su caso firma, y la captura de los metadatos del documento,
garantizando su accesabilidad
Descripción documental
ISAD(G)
Cuadro de clasificación archivística Metadatos mínimos
(Lineamientos) FormatosPDF TIFF Otros
Proceso
1. Diseño -> Planeación tecnologías y métodos2. Captura3. Mantenimiento, durante su vigencia
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2. DigitalizaciónGeneración y posterior tratamiento de una imagen digital a partir del soporte no digital del original
PDF PDF/A TIFF
Resolución 300 dpi
Formatos
OCR
Finalidad
Difusión: Soporte
+ AccesoMejores serviciosColaboraciónEconomía
Tratamiento integral: Metadatos + Firma Electrónica
Proceso
1. Planificación2. Conversión -> Directrices ICA3. Validación -> Garantías4. Confirmación -> Metadatos
Metadatos (Lineamientos)
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3. Firma electrónicaAquella que, realizada mediante medios tecnológicos, cumple todas o algunas de las funciones desarrolladas por la
firma tradicional, en concreto una función identificativa
Ley Federal de Firma Electrónica Avanzada
FIEL (Llave Pública + Llave Privada + Contraseña)
Usos
Autenticación
Sellos, cadenas
Encriptación, ensobretado vía firmado
Actualización de Firma por caducidad
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4. Metadatos para gestión documentalDatos que describen el contexto, el contenido y la estructura delos documentos y su gestión a lo largo del tiempo
1. Modelo de metadatos (estructura)
2. Esquema (semántica, sintáxis, gestión, taxonomías)
3. Implementación metadatos (¿donde? ¿cuándo?)
Sistema centralizado
Sistemas sustantivosControl de gestión
EquipoMultidisciplinario
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Niveles de madurez
Inicial
• Documentos asociados a Cuadro de Clasificación
• Metadatos mínimos (descripción documental)
• Proyectos de Digitalización
Intermedio
• Implementación de la FIEL
Avanzado
• Equipos multidisplinarios• Metadatos para preservación a
largo plazo• Metadatos para
Interoperabilidad• Metadatos de gestión (ciclo de
vida)
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Contexto
Ley de TransparenciaLey de Archivos
Manuales Administrativos de Aplicación GeneralLey de Firma Electrónica Avanzada
Datos AbiertosInteroperabilidad
EIDA
Documentos técnicos
Ley de Protección de Datos Personales
El reto: digitalización adecuada, firma electrónica, muchos metadatos
UNE-ISO 15489-1:2006. Información y documentación
ISAD (G) Moreq
LINEAMIENTOS para la creación y uso de Sistemas Automatizados de Gestión y Control de Documentos
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Ejemplos
OCSP
¿Revocado?
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Ejemplos
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<expediente><unitid>1265/09</unitid><unittitle>Recurso de Revisión 1265/09 JPM</unittitle><unitdateini>2009/03/17</unitdateini><unitdateend>2009/03/17</unitdateend><physfacet>15</physfacet><origination>JPM</origination><scopecontent>Recurso de Revisión 1265/09 interpuesto por … en contra del Instituto Mexicano del Seguro Social</scopecontent><filename>1265-09.pdf</filename><pathname>\MX09003IFAI\FO01\SC002S\SE01\SS07\UCAC1265-09\MR</pathname>
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Metadatos
EquipoMultidisciplinario
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