PRODUCIR Y TRAMITAR DOCUMENTOS

PRESENTADO POR:

tecni-archivos

INGRID PAOLA LIZARAZO, CARMEN PATRICIA CABRERA, JEIMMY PAOLA OSPINA, NIDIA CAÑON, PAOLA MORENO RINCON, KAREN LICETH PULIDO VANEGAS, DIANA MARIA BOLAÑOS, NOHORA GISETH JOYA BENITEZ, ELISABETH CUADROS NIÑO

INSTITUCION: SENA

COORDINACION FINES DE SEMANA

BOGOTA 28 DE OCTUBRE DEL 2010-10-28

ACTIVIDAD DE PRODUCIR Y TRAMITAR DOCUMENTOS

PRODUCCION DOCUMENTAL

MARCO NORMATIVO

LEY 43 DE 1913: Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales

LEY 5 DE 1999.Art. 7: PARTICIPACION

En el desarrollo de la actividad urbanista y especialmente la formación, tramitación, y ejecución

del planeamiento, las administraciones públicas competentes deben fomentar la particip ación de

los particulares.

CODIGO PENAL:Art.218 a 228 y Art. 231

De las falsificaciones

Artículo 218. Art. 218. - Falsedad material de empleado oficial en documento público. El

empleado oficial que en ejercicio de sus funciones falsifique documento público que pueda servir

de prueba, incurrirá en prisión de tres (3) a diez (10) años.

Art. 219. - Falsedad ideológica en documento público. El empleado oficial que en

ejercicio de sus funciones, al extender documento público que pueda servir de prueba, consigne

una falsedad o calle total o parcialmente la verdad, incurrirá en prisión de tres (3) a diez (10)

años.

Art. 220. - Falsedad material de particular en documento público. El que falsifique

documento público que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de dos (2) a ocho (8) años.

Art. 221. - Falsedad en documento privado. El que falsifique documento privado que pueda

servir de prueba, incurrirá, si lo usa, en prisión de uno (1) a seis (6) años.

Art. 222. - Uso de documento público falso. El que sin haber concurrido a la falsificación

hiciere uso de documento público falso que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de uno

(1) a ocho (8) años. Si quien usa el documento a que se refiere el inciso anterior, fuere el mismo

que lo falsificó, la pena se aumentará hasta en la mitad.

Art. 223. - Destrucción, supresión y ocultamiento de documento público. Modificado Ley 43

de 1982, Art. 3o. El que destruya, suprima u oculte, total o parcialmente, documento público que

pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de dos (2) a ocho (8) años. Si el hecho fuere

realizado por empleado oficial en ejercicio de sus funciones, se impondrá prisión de tres (3) a

diez (10) años.

Art. 224. - Destrucción, supresión y ocultamiento de documento privado. El que destruya,

suprima u oculte, total o parcialmente un documento privado que pueda servir de prueba,

incurrirá en prisión de uno (1) a seis (6) años.

Art. 225. - Otros documentos. Para efecto de los artículos anteriores se asimilan a

documentos, siempre que puedan servir de prueba, las expresiones de persona conocida o

conocible recogidas por cualquier medio mecánico, los planos, dibujos, cuadros, fotografías,

cintas cinematográficas, radiográficas, fono-ópticas, archivos electromagnéticos y registro

técnico impreso.

Art. 226. - Falsedad personal para la obtención de documento público. El que para obtener

documento público, suplante a otro, o se atribuya nombre, estado c ivil, calidad, profesión, oficio o

condición falsos, incurrirá en prisión de seis (6) meses a tres (3) años.

Art. 227. - Falsedad personal. El que con el fin de obtener un provecho para si o para otro, o

causar daño, sustituya o suplante a una persona o se atribuya nombre, edad, estado civil, o

calidad que pueda tener efectos jurídicos, incurrirá, siempre que el hecho no constituya otro

delito, en prisión de uno (1) a tres (3) años.

Art. 228. - Falsedad para obtener prueba de hecho verdadero. El que realice uno de los

hechos descritos en este capítulo, con el fin de obtener para sí o para otro, medio de prueba de

hecho verdadero, incurrirá en arresto de tres (3) meses a dos (2) años.

Art. 231. - Alteración y modificación de calidad, cantidad, peso o medida. El que altere o

modifique en perjuicio del consumidor, la calidad, cantidad, peso o medida de los bienes de que

trata este capítulo, incurrirá en arresto de tres (3) meses a dos (2) años y multa de un mil a cien

mil pesos

CODIGO DE PROCEDIMIENTO PENAL. ARTICULO 261 AL 263

ARTÍCULO 261: Responsabilidad de cada custodio de cada servidor publico de los

mencionados, será responsable de la custodia del contenedor y el elemento material, durante el

tiempo que este en su poder de modo que no pueda ser destruido, suplantado y alterado .

ARTÍCULO 262: El elemento del material analizado, será guardados en el almacén que en el

laboratorio esta destinado para ese fin. Al almacenarlo será preciso identificarlo de tal forma que

en cualquier otro momento, pueda ser recuperdo, para nuevas investigaciones, o análisis o para

su propia destrucción, cuando así lo disponga la autoridad judicial competente.

ARTICULO 263: Examen previo al recibo, toda persona que deba recibir un elemento material

probatorio y evidencia física, antes de hacerlo, revisara y dejara constancia del estado en que se

encuentre.

CODIGO DE COMERCIO

CAPÍTULO I.

LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE

ARTÍCULO 48. <CONFORMIDAD DE LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE A LAS

NORMAS COMERCIALES - MEDIOS PARA EL ASIENTO DE OPERACIONES>. Todo

comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados

financieros en general, a las disposiciones de este Código y demás normas sobre la materia.

Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la

guarda de su archivo y correspondencia. Asimismo será permitida la utilización de otros

procedimientos de reconocido valor técnico-contable, con el fin de asentar sus operaciones,

siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los

asientos individuales y el estado general de los negocios.

ARTÍCULO 51. <COMPROBANTES Y CORRESPONDENCIA - PARTE DE LA

CONTABILIDAD>. Harán parte integrante de la contabilidad todos los comprobantes que sirvan

de respaldo a las partidas asentadas en los libros, así como la correspondencia directamente

relacionada con los negocios.

ARTÍCULO 54. <OBLIGATORIEDAD DE CONSERVAR LA CORRESPONDENCIA

COMERCIAL>. El comerciante deberá dejar copia fiel de la correspondencia que dirija en

relación con los negocios, por cualquier medio que asegure la exactitud y duración de la copia.

Asimismo, conservará la correspondencia que reciba en relación con sus actividades

comerciales, con anotación de la fecha de contestación o de no haberse dado respuesta. la

correspondencia directamente relacionada con los negocios

DECRETO 2649 DE 1993 ARTICULO 123

DE LAS NORMAS SOBRE REGISTROS Y LIBROS

ARTICULO 123

Los hechos económicos deben documentarse, mediante soportes, de origen interno o externo,

debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren, los

soportes deben adherirse a los comprobante de contabilidad respectivos, dejando constancia en

estos de tal circunstancia, conservando el archivo en orden cronológico y que su verificación sea

posible, y se deben conservar en el idioma en el cual se haigan otorgado.

DECRETO1584 DE 1994

Documentación e información estrictamente indispensable. Parágrafo. Conservación de

documentos. Registro proponentes Cámara de Comercio.

Decreto 2150 de 1995 articulo 11,12,23,24

ARTÍCULO 11. SUPRESIÓN DE SELLOS. En el desarrollo de las actuaciones de la

administración pública, intervengan o no los particulares, queda prohibido el uso de sellos,

cualquiera sea la modalidad o técnica utilizada, en el otorgamiento o trámite de documento

ARTÍCULO 12. FIRMA MECÁNICA. Los jefes de las entidades que integran la Administración

Pública podrán hacer uso, bajo su responsabilidad, de la firma que procede de algún medio

mecánico, en tratándose de firmas masivas. En tal caso, previamente mediante acto

administrativo de carácter general, deberá informar sobre el particular y sobre las características

del medio mecánico. S, distintos de los títulos valores.

ARTÍCULO 23. FORMULARIO ÚNICO. Cuando varias entidades requieran de los particulares

informes de una misma naturaleza, podrán disponer el diligenciamiento de un formulario único

ARTÍCULO 24. FORMULARIOS OFICIALES. Los particulares podrán presentar la información

solicitada por la administración pública en formularios oficiales, mediante cualquier documento

que respete integralmente la estructura de los formatos definidos por la autoridad.

Acuerdo AGN 060 de 2001.

Artículos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las

Entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.

NTC 1673 “Papel y cartón papel para escribir e imprimir.

NTC 2223:1986 “Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir”.

Investigue y responda:

-¿Cuáles son los objetivos de la comunicación escrita y las comunicaciones oficiales?

La comunicación es como la imagen de una preparación del individuo. Muchas personas tienen

estudios, e incluso títulos universitarios, pero lamentablemente no existe una buena facilidad de

comunicación es cada uno de ellos

B. Precisión. Es la obligación o necesidad imprescindible que fuerza a ejecutar una cosa. Determinación, exactitud rigurosa, puntualidad, concisión. Tal ves la brevedad y precisión en la expresión de los

conceptos obligándonos a emplear únicamente las palabras que sean precisas y necesarias para expresar lo que queremos, es decir, expresar nuestros pensamientos con el menor número de palabras bien estructuradas.

C. Síntesis. En el compendio de aspectos de un texto pero no de todos sino únicamente de lo mas importante, de las parte más esenciales. La síntesis se realiza en base a las ideas principales del

texto y con nuestras propias palabras. D. Naturalidad.

Con esto nos referimos a utilizar la lengua más usual o más habitual. Escribir con nuestro propio vocabulario sin rebuscamientos en el modo de proceder. E. Cortesía.

Tratar con atención y respeto a la persona a la cual le redactamos, lo cortés no quita la sencillez, la cortesía es parte de la educación y por lo tanto debemos de tenerla muy en cuenta.

-¿Qué es un tipo documental? y ejemplifique 5, identificando las características de los

mismos. En el documental, destacan cuatro modalidades de representación como patrones

organizativos dominantes en torno a los que se estructuran la mayoría de los textos: expositiva,

de observación, interactiva y reflexiva

Los documentos pueden ser textuales (manuscritos, mecanografiados o impresos), iconográficos

(mapas, planos, dibujos, fotografías, diapositivas, etc.), sonoros (discos, cintas magnetofónicas,

discos compactos), audiovisuales (cintas de video, películas cinematográficas), electrónicos

(disquetes, CD.ROM, bases de datos, etc.), virtuales (webs, blogs, etc.), y cualquier otra

propuesta que el avance tecnológico pudiera plantear en el futuro.

-Diferencie entre preservar y conservar.

Ambas palabras son verbos por lo que indican acción así que a grandes rasgos cuando

hablamos de conservar y preservar hablamos de acciones, en este sentido preservar se refiere

a la actividad que pretende simplemente mantener vivos a algunos individuos de una

especie; pero se esta haciendo labor de conservación solo si estos individuos tienen

oportunidad de seguir evolucionando.

-Identifique los elementos de agrupación y las unidades de conservación

UNIDADES DE CONSERVACIÓN EN ARCHIVOS DOCUMENTALES Dentro de la conservación de los documentos sean folios o expedientes aunque se encuentren

agrupados con ganchos o costuras la archivística se define como unidad de conservación en base a cualquier archivo estas unidades son:

· Paquetes:

Es la forma en que barios documentos se almacenan envueltos o amarrados con un cáñamo así fijando en una de sus caras un titulo de identificación

Como podemos contar es un mecanismo no recomendado para la conservación de estos ya sea por su mal manipulación o manejo, ocasionando roturas generando también un ambiente de deterioro biológico y complicando el proceso de depósito, manipulación y

consulta.

· Legajos:

Partiendo de que es un conjunto de diversos documentos con diferentes tipos de papel,

formatos y técnicas con una organización de agrupación de la A-Z. La conservación de estos es empastada en forma de libro, mediante costuras a nervios hundidos o en reli eve, para evitar cambios se procede al amarre de pitas o cuerdas.

Esta manera muestra las siguientes faltas.

- es frágil contra el polvo y fricción, - el cordel termina abarquillando los cartones de la encuadernación pasando ha un

deterioro de tipo físico como roturas y rasgaduras, - la agrupación indiscriminada de diferentes formatos y tipos de papel, - con el tiempo los adhesivos tienden a cristalizarse y se tornan insolubles por lo cual

son muy difíciles de remover,

libros :

Con base en cuadernillos cosidos mediante diferentes técnicas y materiales debido a esta

estructura que toma el libro por su pasta dura o blanda, lomo hueco o adherido al mismo, costuras sobre cintas o tiras se toma en cuenta la conservación del documento.

Cajas :

Es el instrumento que más ofrece mejor seguridad en cuanto la conservación de documentos durante las fases de depósito y manipulación en este caso encontramos amplia variedad de estilos entre ellos encontramos.

- Polipropileno

Son bastantes resistentes, de peso ligero y por lo general so bastantes herméticos Por su peso las hace bastantes ligeras y por lo general son suficientes herméticas esta ultima por su poca ventilación puede general micro-climas que faciliten la difusión de agentes

patógenos como hongos y bacterias.

- Cartón Debido que es muy económico por su precio contamos con su buena resistencia en la manipulación, funcionando así excelentemente como barrera frente fluctuac iones medio-

ambientes por lo tanto estos materiales son fabricados con cartones ácidos, requiriendo un recubrimiento que evite la migración por contacto de la acidez del cartón con los documentos como buena recomendación los documentos se guarden con carpe tas para evitar algún cambio

-¿Qué es un organigrama?, explique.

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa u organización.

Representa las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen,

hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la

organizacional.

-¿Qué es un manual de procedimientos y funciones?

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que

deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más

de ellas.

El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su

responsabilidad y participación.

Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos

necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al

correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.

En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al

funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la

evaluación y control interno y su vigilancia, la concienciaren los empleados y en sus jefes de que

el trabajo se está realizando o no adecuadamente.

-Defina que es y que debe contener un manual de correspondencia

Una parte fundamental del sistema de información de la entidad, es el sistema de

Información documental encargado de administrar todas las comunicaciones y Documentos que se generan en desarrollo de las actividades misionales. Permite el Transporte y almacenamiento de las comunicaciones escritas, las cuales facilitarán, en el

Futuro, recuperar la información necesaria para el cumplimiento de sus obligaciones en Busca de alcanzar los objetivos misionales. Además, integra el trabajo del personal de Diferentes áreas que elaboran y conservan, de acuerdo con lo establecido, los mensajes

Dentro del proceso de comunicación interna y externa.

-Conceptualice autoridad y conducto regular.

DEL CONDUCTO REGULAR

ARTICULO 9º NOCION. El conducto regular es el medio empleado para transmitir

órdenes, disposiciones, consignas, solicitudes, informes y reclamaciones,

escritas o verbales, a través de las líneas de mando, de conformidad con la

organización y jerarquía establecidas.

La autoridad es dada a líderes que la ejercen para tomar decisiones buscando respetar la

libertad del otro pero asumiendo las responsabilidades de su liderazgo

-Indague en el acuerdo 060 de 2001 la diferencia entre correspondencia y comunicaciones

oficiales.

Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en

Desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, Independientemente del medio utilizado.

Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan A las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No Generan trámites para las instituciones.