Download - 9 sistemas de ordenación
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
ADMINISTRATIVA
Centralizado: Clases de archivos:
Archivo localizado en un solo departamento.
Beneficios:
Economía de espacio, equipamiento y personal.
Información accesible a todo el personal.
Responsabilidad: definida y localizada, permitiendo en su utilización
La centralización se puede realizar solo a documentos definidos
LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
Clases de archivos:
Descentralizado o departamental
Cada departamento tiene su propio archivo
Permite mantener la confidencialidad de los documentos (no permitiendo el acceso a otros departamentos) así como acceso rápido a los documentos de uso inmediato
Todo el personal del departamento tiene acceso al archivo, aunque debe existir una persona con responsabilidad directa sobre el archivo
LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
Clases de archivos:
Mixto
Es una mezcla entre:- Descentralizados los archivos activos y semi-activos
- Centralizados los archivos inactivos y/o históricos
LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
Clases de archivos:
Activo
Es el archivo que contiene toda la documentación actual que se usa de manera frecuente, que debe ser accesible a la persona y, situada en proximidad al puerto de trabajo, en una área delimitada por la ley de economía de los movimientos
LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
Clases de archivos:
Semiactivo
Contiene la documentación no activa utilizada de manera ocasional, accesible y cerca del archivo activo
La documentación archivada contiene acciones y estudios terminados, pero todavía en uso para la consulta y puede ser considerada como rutinaria (está en espera de ser pasada al archivo cronológico o técnico que necesita estar disponible en el mínimo tiempo) o de referencia que debe quedar un cierto tiempo en el archivo inactivo debido al interés que representa para el trabajo cotidiano
LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
Clases de archivos:
Inactivo o pasivo
Contiene la documentación referida a acciones pasadas, apenas utilizada y que no ofrece a la empresa sino un interés jurídico o histórico
Esta documentación está guardada en locales/departamentos alejados del puesto de trabajo, especialmente adaptados para este fin.
La documentación, en espera de su destrucción, se conserva, por una parte, de acuerdo con los textos legales en vigor y, por otra, según las leyes interiores de la empresa para aquellos documentos que escapan al control del Estado.
LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
Una vez elaborado el cuadro de clasificación con sus series o tipos documentales, se debe definir el sistema de ordenación mas adecuado para cada serie, a partir de las características que la definen.
La ordenación va a indicar que lugar exacto ocupa un expediente o documento concreto dentro de la serie a la que pertenece
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Los diferentes tipos de ordenación permiten seleccionar un criterio por el cual los expedientes o documentos serán situados de manera correlativa: según la fecha, el nombre, el código, la división territorial o geográfica o temática
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Concepto de ordenación y clasificación
El hecho de clasificar y organizar los documentos surge por la necesidad de localizar los documentos que en ella existen.
En el mundo empresarial el tratamiento de la información es fundamental
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Concepto de ordenación y clasificación
Todos tenemos claro que en la empresa existe un continuo ir y venir de documentación, es tarea del empresario, o en su caso la persona en que delegue, tener toda la documentación localizada
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Diferencias entre clasificación y ordenación
- Clasificación:
Técnica para identificar y la reagrupación sistemática de los datos y de las informaciones similares, según características comunes que pueden ser después diferenciadas.
Diferencias entre clasificación y ordenación
- Ordenación o codificación:
Consiste en asignar números, letras u otros símbolos de sus atributos. La palabra clave se llama ORDENATRIZ
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Clasificación alfabética
Los documentos son organizados siguiendo el orden alfabético de alguno de sus atributos. La palabra clave se llama “ordenatriz”
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Ventajas Desventajas Usos
- Sencillo de usar
- Permite ampliación; puede incluir nuevos expedientes sin necesidad de mover el resto
- Hay que determinar la palabra ordenatriz
- Si se extrae un expediente del archivo, debe dejarse una señal para que se sepa que falta
- Expedientes de: clientes, proveedores, empleados, etc.
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Normas de clasificación alfabetica
Nombres de personas Nombre de empresas
- Personas individuales: La palabra ordenatriz es el primer apellido. Si es igual se ordena por el segundo.
- Apellidos compuestos: Se consideran como unidos
- Las partículas de, el, la y en apellidos no se tienen en cuenta para la ordenación
- Se considera palabra ordenatriz el primer sustantivo con significado distintivo.
- No se tienen en cuenta palabras genéricas como Sociedad, Compañía, Bar, Cafetería, etc.
- Los organismos oficiales se clasifican por su denominación genérica
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVAClasificación numérica
Se asignan números consecutivos a los documentos o expedientes que van a archivarse.
Estos números pueden asignarse según su orden de emisión o su orden de llegada o envío.
El sistema requiere la utilización de índices o fichas auxiliares que relaciones números con expedientes a ordenar
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Clasificación numérica
Ventajas Desventajas Usos
- Facilidad para encontrar
- Permite la ampliación con nuevo números
- Si falta un doc, se detecta al ser correlativos
- Si se desconoce el numero no podrá encontrarse.
- Al ser números correlativos, no pueden intercalarse nuevos docs ente los existentes
- Clasificación de: pedidos, albaranes, facturas, cheques, correspondencia con clientes…
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Sistema mixto
Combina las clasificaciones alfabética y numérica , asignando números y letras a cada elemento de la ordenación.
El sistema de ordenación dependerá de la composición del código; si van en primer lugar los números y luego las letras, alfabéticamente y luego numéricamente
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Sistema mixtoVentajas Desventajas Usos
- Los documentos se localizan rápidamente
- Pueden articularse nuevos asuntos
- Es difícil clasificar un documento cuando se refiere a varios asuntos
- Es complicado tratar con un código de letras y números
- Matriculas de vehículos
- Matriculas de alumnos
- Partes de trabajo
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Clasificación cronológica
Se basa en un elemento presente en cualquier documento su fecha, y se concreta en la secuencia año, mes, día.
Comenzando por el año mas remoto, los documentos se suceden hasta la fecha mas reciente, dentro de cada año por meses y dentro de estos por días.
Los libros de contabilidad o los libros de actas de una empresa son ejemplo de documentos que se deben ordenar cronológicamente por periodos anuales
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Criterio geográfico
Los documentos se clasifican atendiendo a una zona geográfica relacionada con los mismos.
El orden geográfico puede ser por países , comunidades autónomas, provincias o municipios y, dentro de estos, por temas o nombres, utilizando otra clasificación
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Criterio geográfico
Ventajas Desventajas Usos
- Fácil utilización
- Se pueden introducir subdivisiones
- Se combina de manera sencilla con otras clasificaciones
- Requiere un conocimiento de los pueblos, ciudades, provincias, CCAA, países
- Si se extrae un expediente del archivo, debe dejarse una señal para que se sepa que falta
- Bancos en sus diferentes sucursales
- Empresas con sucursales en diferentes provincias
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Clasificación por materias
En este tipo de clasificación, los documentos se agrupan basándose en unos determinados asuntos que los caracterizan y son comunes a un grupo de ellos.
Estas características se pueden ordenar siguiendo dos criterios:
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Clasificación por materias
-Orden alfabético general de materias: Agrupando las materias según las categorías lógicas, en las que una materia engloba a la inmediata inferior y a su vez esta queda englobada en otra superior; es decir, se forman clases y subclases.
Esta agrupación se lleva a cabo siguiendo los criterios numérico y alfanumérico
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Clasificación por materias
-Orden numérico:
Permite clasificar documentos asignando a estos un numero correlativo de “n” cifras, para ello, cada documento deberá llevar una ficha informativa donde se refleje el contenido del expediente.
Podrán utilizarse colores, índices auxiliares u otros elementos que faciliten la clasificación
SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Clasificación por materias
-Orden numérico:Ventajas Desventajas
- Permite archivar de forma ilimitada, al disponer de infinitos números
- Sencillez de manejo- Permite introducir
nuevos asuntos
- La elección correcta de las materias que van a definir los documentos. Se requiere disponer y consultar de un índice auxiliar que nos informe lo que corresponde a cada numero