Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos
médicos
2 Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
Tabla de contenido
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................ 4
MARCO NORMATIVO ...................................................................................................................... 4
1 DEFINICIÓN DEL PROCESO DE RECEPCIÓN Y ALMACENAMIENTO ............................ 5
1.1 ELEMENTOS DE LA DEFINICIÓN .......................................................................................... 5 1.1.1 Objetivo .................................................................................................................................. 7 1.1.2 Enfoque basado en procesos ................................................................................................... 7
1.2 PLANEACIÓN DEL ALMACENAMIENTO ............................................................................. 7 1.2.1 Selección del sitio ................................................................................................................... 8
Estar alejadas de sitios de alta contaminación ............................................................................................ 9 Facilitar la circulación de personas y objetos .............................................................................................. 9
1.2.2 Diseño de instalaciones ........................................................................................................ 11 Pisos .................................................................................................................................................................. 12 Paredes ............................................................................................................................................................. 12 Techos y cielo rasos ........................................................................................................................................ 12 Iluminación ...................................................................................................................................................... 13 Ventilación ....................................................................................................................................................... 13 Rayos solares ................................................................................................................................................... 14 Condiciones de temperatura y humedad .................................................................................................. 14 No contacto con el piso ................................................................................................................................. 15 Mantenimiento de la cadena de frío ........................................................................................................... 15 Medidas de seguridad ................................................................................................................................... 15 Condiciones de higiene y aseo. .................................................................................................................... 16 Señalización. .................................................................................................................................................... 17 Dotación ........................................................................................................................................................... 17
1.2.3 Establecimiento de criterios, procedimientos y recursos ....................................................... 19 Recurso Humano ............................................................................................................................................ 19 Documentación ............................................................................................................................................... 20 Orientación al usuario ................................................................................................................................... 21
1.2.4 Aplicación de métodos de inventarios ................................................................................... 22
2 RECEPCIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS .................................... 22
2.1 RESPONSABLE DE LA RECEPCIÓN .................................................................................... 22 2.2 PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN ......................................................................... 22
2.2.1 Procedimiento de verificación .............................................................................................. 22 Estudio de la documentación que contiene el negocio............................................................................ 23 Recepción y estudio de la documentación de entrega ............................................................................ 23 Comparación de los contenidos de las documentaciones ...................................................................... 23 Inspección de los productos recibidos ........................................................................................................ 24 Muestreo .......................................................................................................................................................... 27 Acta de Recepción .......................................................................................................................................... 28 Prohibición de recepción o tenencia de muestra médicas ...................................................................... 28
2.2.2 Procedimiento de incorporación al sistema .......................................................................... 28 Registro de ingreso de medicamentos y dispositivos médicos ............................................................. 28 Registro de salida de medicamentos y dispositivos médicos ................................................................ 29
3 Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
3 ORDENAMIENTO DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS ......................... 30
3.1 PRIMER NIVEL DE ORDENAMIENTO................................................................................. 30 3.2 SEGUNDO NIVEL DE ORDENAMIENTO ............................................................................. 31
3.2.1 Medicamentos....................................................................................................................... 31 3.2.2 Dispositivos médicos ............................................................................................................ 31
4 DEVOLUCIÓN DE MEDICAMENTOS ...................................................................................... 32
4.1 ÁREA ESPECIAL ..................................................................................................................... 32 4.2 CONDICIONES PARA LA REUBICACIÓN ........................................................................... 33 4.3 REGISTRO E IDENTIFICACIÓN ........................................................................................... 33 4.4 ROTACIÓN ............................................................................................................................... 33
5 CONTROL DURANTE EL PROCESO DE ALMACENAMIENTO ......................................... 33
5.1 CONTROL DE CONDICIONES AMBIENTALES.................................................................. 34 5.1.1 Fotosensibles ........................................................................................................................ 34 5.1.2 Termolábiles ......................................................................................................................... 34 5.1.3 Inflamables ........................................................................................................................... 34 5.1.4 Medicamentos de gran volumen ............................................................................................ 34 5.1.5 Observación de otras evidencias ........................................................................................... 35
5.2 MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL .................................................................... 35 5.3 CONTROL DE EXISTENCIAS ............................................................................................... 35
5.3.1 Justo a tiempo....................................................................................................................... 35 1. Revolución del conocimiento: .................................................................................................................. 36 2. Utilizar las cinco S para mejorar la estación de trabajo ....................................................................... 36 3. Flujo de fábrica ........................................................................................................................................... 37 4. Manejo de multi procesos ......................................................................................................................... 37 5. Operaciones estándares............................................................................................................................. 37
5.4 CONTROL DE INVENTARIOS .............................................................................................. 37 5.4.1 Toma de Inventarios ............................................................................................................. 38
Características del proceso de levantamiento de inventarios ................................................................ 38 5.5 CONTROL DE FECHAS DE VENCIMIENTO ....................................................................... 41 5.6 MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA CONTINUA.................................................................. 41
5.6.1 Control de gestión ................................................................................................................ 41 5.6.2 Registros .............................................................................................................................. 43
ANEXOS .............................................................................................................................................. 44
BIBLIOGRAFIA .................................................................................................................................. 51
4 Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
INTRODUCCIÓN
Los medicamentos y dispositivos médicos tienen que ser protegidos en sitios
especiales desde el momento que son recibidos del proveedor hasta que sean
distribuidos o utilizados. No se trata simplemente de disponer un local donde
guardar los productos sino que se debe disponer de un sistema organizado que
permita saber el tipo, la cantidad y la localización de los productos existentes, así
como la previsión de dotaciones para necesidades futuras y los mecanismos que
generen la información al sistema de la IPS.
A este proceso es al que se denomina recepción y almacenamiento y tiene una
importancia trascendental para la protección de los medicamentos y dispositivos
médicos. La organización de un almacén o bodega, debe tener en cuenta las
normas necesarias para el mantenimiento de la calidad y el resguardo de la
seguridad de los medicamentos y dispositivos médicos.
Existen espacios especialmente diseñados para servir a los propósitos del
almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos, con las características y
el espacio adecuado para facilitar las diferentes tareas que se desempeñan dentro
de una bodega, tales como la carga, descarga, movilización y despacho, así como el
área de almacenamiento propiamente dicho.
El presente módulo contiene los procedimientos típicos que se deben aplicar en
una IPS para la recepción y el almacenamiento de los medicamentos y dispositivos
médicos.
MARCO NORMATIVO
El módulo se ajusta al marco legal siguiente:
5 Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
1º Constitución Política de Colombia, artículos 48 y 49.
2º Política Farmacéutica Nacional.
3º Política de Prestación de Servicios de Salud.
4º Ley 100 de 1993, artículo 156 literal c, artículo 162.
5º Acuerdos del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud Nos. 228, 263,
282 y 336.
6º Decreto 2200 de 2005, artículo 13.
7º Resolución 1403 de 2007.
8º Manual de Condiciones Esenciales y Procedimientos del Servicio
Farmacéutico adoptado por el artículo 28 de la Resolución 1403 de 2007.
9º Resolución 1478 de 2006, para el caso de los medicamentos de control
especial.
10º Resolución 1043 de 2006, Anexo Técnico 1, Estándar 4, en lo pertinente.
11º Resolución 4002 de 23007, Manual de Requisitos de Capacidad de
Almacenamiento y/o Acondicionamiento para Dispositivos médicos.
1 DEFINICIÓN DEL PROCESO DE RECEPCIÓN Y
ALMACENAMIENTO
El proceso de recepción y almacenamiento es el conjunto de actividades que
tiene como objetivo el cuidado y la conservación de las especificaciones técnicas
con las que fueron fabricados los medicamentos y dispositivos médicos.
1.1 ELEMENTOS DE LA DEFINICIÓN
Mediante la recepción la institución realiza una comparación entre lo pactado
con el proveedor (aspectos administrativos) y entre lo establecido por la legislación
vigente y lo que el producto muestra (aspectos técnicos). Es el momento en el que
la IPS se apropia realmente de los medicamentos y dispositivos médicos
comprados.
El almacenamiento tiene por objeto mantener y garantizar la calidad, la
conservación y el cuidado de los medicamentos y dispositivos médicos, para una
buena prestación de los servicios en la institución.
6 Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
Dentro del Plan de gestión de Medicamentos y Dispositivos médicos (PGMD)
de cada IPS de definirán las buenas prácticas de almacenamiento (BPA). Las BPA
son las políticas, actividades y recursos utilizados en el proceso de almacenamiento
para garantizar que los medicamentos y dispositivos médicos sean entregados al
personal especializado que va a utilizarlos en las condiciones de calidad y
oportunidad que permitan cumplir su función: proteger, sanar, diagnosticar o
devolver la salud.
El establecimiento de las BPA se convierte en un medio para controlar y evaluar
las condiciones y prácticas del personal involucrado en el almacenamiento y
garantizar el cumplimiento de las normas. Para su cumplimiento deben estar
definidos cuatro componentes: La infraestructura, el personal, el ordenamiento y la
gestión administrativa.
Figura 1. Sistema de Gestión de Medicamentos y Dispositivos médicos
7 Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
1.1.1 Objetivo
Generar las condiciones apropiadas para la recepción y almacenamiento de
medicamentos y dispositivos médicos necesarios para el desarrollo de los servicios
prestados por las IPS y en las condiciones de calidad que den la efectividad de las
intervenciones.
1.1.2 Enfoque basado en procesos
Las actividades que componen la recepción y almacenamiento gestionan la
transformación de elementos de entrada (inputs), en resultados (outputs), su
identificación e interacción entre si, se basa en la metodología del “enfoque basado
en procesos”.
Figura 2. Mapa de Procesos Recepción y Almacenamiento de Medicamentos y Dispositivos
médicos
1.2 PLANEACIÓN DEL ALMACENAMIENTO
8 Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
La planeación de las áreas de almacenamiento debe tener en cuenta el producto:
lo que va a almacenarse y distribuirse; la cantidad o volumen, el recorrido: el
proceso y orden de las operaciones, y el tiempo: para qué período se deben prever
el almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos.1
Para la disposición de las diferentes áreas se debe realizar un plan general. En
ciertos casos parece sencillo disponer los elementos y equipos sobre la superficie,
después de hacer un ejercicio de distribución, una y otra vez hasta conseguir un
resultado satisfactorio. Pero en una bodega o almacén esta solución conducirá a
una pérdida de tiempo, a dejar instalaciones inutilizadas, o a molestar al personal.
Estos problemas pueden evitarse si se dedica el tiempo a proyectar la instalación
según procesos lógicos, flujos de materiales y personal.
Por ejemplo, productos de gran rotación y volumen deben estar dispuestos en
un lugar accesible y con recorridos internos cortos (catéteres, jeringas, líquidos
parenterales, etc.). El tamaño del almacén se puede reducir notablemente si se
establecen indicadores para conseguir tiempos de reposición cortos. El área de
recepción dependerá del tamaño de los pedidos y de una adecuada programación
de entregas parciales, dependiendo de las políticas de la institución y/o a las
negociaciones con los proveedores. El número y volumen de los elementos
almacenados dependen directamente del perfil epidemiológico de la población. El
tamaño del inventario depende de la política de compras que tenga la IPS.
El almacenamiento debe planificarse, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
Selección del sitio.
Diseño de instalaciones.
Establecimiento de criterios, procedimientos y recursos para el cuidado y la
conservación de los medicamentos y dispositivos médicos.
Aplicación de métodos de inventarios que aseguren la rotación adecuada de
los medicamentos y dispositivos médicos y apoyen la planificación de las
adquisiciones.
1.2.1 Selección del sitio
1 Richard Muther. PLANIFICACIÓN Y PROYECCIÓN DE LA EMPRESA INDUSTRIAL. Editores
Técnicos Asociados. Barcelona, 1968
9 Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
La selección del sitio dentro de la IPS debe cumplir con unas condiciones de
acceso, tamaño y localización especiales.
Estar alejadas de sitios de alta contaminación
Las áreas de almacenamiento deben estar alejadas de sitios de alta
contaminación, para conservar adecuadamente los dispositivos médicos y la
estabilidad de los medicamentos que puedan resultar afectados.
El almacenamiento debe garantizar la estabilidad de los medicamentos y
dispositivos médicos. Muchos de ellos son sensibles a factores ambientales como la
temperatura, las radiaciones, la luz, contaminantes del aire (CO2, CO, O2) y la
humedad.
Facilitar la circulación de personas y objetos
Las áreas de almacenamiento deben estar situadas preferiblemente en el primer
piso o en un mismo piso de las edificaciones. Las puertas deben situarse de tal
manera que se facilite la circulación de personas y de materiales.
El acceso. En el almacén se atienden clientes externos (proveedores) e internos
(pacientes, servicios, etc.) por ello su ubicación debe permitir la atención adecuada
y el flujo fácil de personal y materiales.
Si las entregas de productos son continuas y en grandes cantidades la entrada al
almacén debe tener contacto directo con el exterior y no ocasionar traumas en la
atención. El almacén central debe estar ubicado en el primer piso y los
subdepósitos deben ser equidistantes a los servicios que atiendan. Por ejemplo, el
Servicio Farmacéutico debe estar cerca de urgencias, cirugía y atención
ambulatoria, entre otros.
El tamaño. Depende del tipo y cantidad de elementos que se van a almacenar y
las áreas o secciones en las que se va a dividir el espacio según los productos y los
servicios que se presten.
Para determinar el tamaño deben considerarse los siguientes aspectos:
10 Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
Cantidad de productos a almacenar
Frecuencia de compras y entregas (de proveedores y a los servicios o
instituciones adscritas).
Volumen y características de los materiales.
Ejemplo:
Dentro del listado de medicamentos de una IPS de tercer nivel, con un número de X de camas, el
consumo promedio mensual de solución salina normal por 500 ml es de 13.000 bolsas y el consumo
promedio mensual de solución de lactato de Ringer por 500 ml es de 10.000 bolsas. Estos productos
hacen parte del listado de mayor volumen y mayor consumo. La presentación comercial de los
productos mencionados es de 30 unidades por caja. La IPS establece compras con entregas parciales
semanales.
El área ocupada por cada caja es de .098 m² (.28 x .35)
Total de entregas: 23.000 bolsas/4 semanas = 5.600 bolsas por semana
Total de cajas: 5.600/30 =186.7 => 187
El área requerida para el almacenamiento de 5.600 unidades entregadas semanalmente será el
correspondiente al área ocupada por cada caja multiplicado por el número total de cajas.
El área requerida es de 187 cajas x .098 m² =18.32 m² en un solo nivel. Contando con estibas de
almacenamiento de 1.20 m x 1.20 m se podrían acomodar (1.44 /.098 = 14.69) =>14 cajas por nivel.
Si se hacen arrumes de cuatro niveles de cajas (1.50 m máximo y las cajas son de .30 m de alto)
tenemos 14 x 4 = 56 cajas por estiba.
El número de estibas se determina: 187/56 = 3.34 => 4 estibas. El área para cuatro estibas es 1.44 m²
x 4 = 5.76 m². Área adicional para circulación: 5.76 m² x 1.2 = 6.91 m². 2
Conclusión: Para almacenar 5.600 unidades que equivalen a 187 cajas de 30 unidades cada una, se
requieren 4 estibas con 56 cajas por estiba, y un área total de 6.91 m².
El área total mínima de almacenamiento será la suma de los cálculos de espacio
requerido para cada producto de alto consumo y volumen, más el espacio
requerido para funciones específicas consideradas en el diseño del área.
Para el cálculo del área total requerida se deben contemplar los espacios de
almacenamiento de productos de baja rotación y consumo y los espacios
destinados para las funciones de recepción, entrega, administración, etc.
Recomendaciones:
2 Factor multiplicador para calcular áreas de circulación. Factor de circulación se refiere al espacio que se
considera adicional al calculado para disponer pasillos y corredores de acceso y circulación.
11 Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
Consultar el programa de necesidades de la institución (cantidades anuales requeridas,
clasificación ABC, clasificación por tipo de producto, consumos históricos, unidades mínimas de
consumo, programa de entregas, etc.).
Determinar el número total de clientes externos e internos del almacén (subdepósitos, centros de
costo, dispensación a pacientes ambulatorios u hospitalizados, tipo y número de proveedores,
etc.).
Establecer el listado de productos que ocupan mayor volumen y de productos de alto consumo
en la institución (Criterios de clasificación ABC y VEN).
Calcular el espacio ocupado por el mayor volumen de pedido para cada elemento del listado
elaborado (teniendo en cuenta los programas de entregas parciales).
Considerar la proyección de crecimiento de la institución o de los servicios.
Determinar el área total.
La altura libre mínima de una bodega recomendada debe ser de 3.00 m con el fin de hacer uso
óptimo del espacio aéreo, ó de 6.00 m si se piensa en aumentar la capacidad con la construcción
de un mezzanine. La mayoría de las estanterías tienen una altura útil de 2.00 a 2.40 m, lo que
permite el uso de los entrepaños superiores para almacenamiento. En este caso es importante
contar con una escalera para evitar problemas y accidentes.
Ubicar un depósito independiente de líquidos en la institución y realizar programas de entregas
parciales con los proveedores.
Mejorar el proceso de suministros y administración del almacén con el establecimiento de
indicadores para lograr una alta rotación de inventarios para reducir costos y esfuerzos y
prestar un mejor servicio.
1.2.2 Diseño de instalaciones
Para lograr un servicio eficiente un almacén debe contar con las siguientes
áreas:
Área de recepción de medicamentos y dispositivos médicos.
Área de cuarentena de medicamentos.
Área adecuada para almacenamiento, teniendo en cuenta los tipos de
productos que se van a distribuir y/o dispensar.
Área independiente y segura para el almacenamiento de medicamentos de
control especial.
Área para el despacho de medicamentos y dispositivos médicos.
Área debidamente identificada para el almacenamiento de medicamentos
que deben ser destruidos o desnaturalizados, por vencimiento o deterioro.
Área destinada para el almacenamiento de productos rechazados, devueltos
y retirados del mercado.
12 Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
Área para manejo y disposición de residuos, de acuerdo con la
reglamentación vigente.
Adicionalmente, el área de almacenamiento debe contar con espacios para la
zona administrativa, servicios públicos, vestier, gabinetes de incendios y
extinguidores, y dependiendo de sus condiciones especiales, sitio para material de
riesgo (líquidos inflamables, tóxicos, corrosivos, etc.),
Pisos
Los pisos deben ser impermeables, sólidos, resistentes, antideslizantes, de fácil
limpieza y uniformes, de manera que ofrezcan continuidad para evitar tropiezos y
accidentes. Deben ser de material que no trasmita ruido ni vibración.
Se debe contar con un eficiente sistema de alcantarillado que recoja las aguas
lluvias y residuales para evitar inundaciones. El sistema debe estar diseñado de tal
forma que en el interior del almacén o bodega el piso tenga desniveles hacia los
puntos de recolección de aguas en el exterior. No es recomendable tener sifones o
rejillas dentro de los almacenes por la posibilidad de acceso de ratas a través de las
alcantarillas de desagüe. Si esta situación no se puede evitar, se deben instalar
mallas o rejillas seguras.
Paredes
Las paredes y muros deben ser impermeables, sólidas, resistentes a factores
ambientales, de superficie lisa, e incombustibles. Los materiales que se usen en su
terminado no deben contener sustancias tóxicas, irritantes o inflamables.
Para el almacenamiento de sustancias inflamables y de implementos o equipo
para su manejo, se requerirá eliminar riesgos a las personas y a la edificación y su
acceso debe ser restringido.
Techos y cielo rasos
13 Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
Los cielos rasos y techos deben ser impermeables, sólidos, resistentes a factores
ambientales, de superficie lisa, e incombustibles. Los materiales que se usen en su
terminado no deben contener sustancias tóxicas, irritantes o inflamables.
Iluminación
Contar con luz natural y/o artificial que permita la conservación adecuada e
identificación de los medicamentos y dispositivos médicos y el buen manejo de la
documentación.
La luz artificial debe llegar a 200W en áreas de recepción y en las zonas de
verificación, y entre 200W a 400W en zonas donde se manejen mercancías
pequeñas o pequeñísimas o la letra de identificación sea muy pequeña.3
Ventilación
Debe tener un sistema de ventilación natural y/o artificial que garantice la
conservación adecuada de los medicamentos y dispositivos médicos. No debe
entenderse por ventilación natural las ventanas y/o puertas abiertas que podrían
permitir la contaminación de los medicamentos y dispositivos médicos con polvo y
suciedad del exterior.
La contaminación cruzada puede presentarse cuando existen gases
contaminantes y poca ventilación. Los principales gases contaminantes son el CO2
(gas carbónico), el CO (monóxido de carbono), el vapor de agua, entre otros. Se
disminuye asegurando de uno a dos cambios de aire por hora, como mínimo,
dentro de las instalaciones (permitir circulación de aire de un extremo a otro del
recinto con ventanas altas localizadas en puntos opuestos, o con la disposición de
elementos mecánicos de ventilación).
Los antibióticos se contaminan por la presencia de gases y a su vez ellos pueden
contaminar a los demás productos, este es otro tipo de contaminación cruzada, la
que es controlada de manera estricta en la industria farmacéutica mediante el
aislamiento de la zona de producción y procesamiento de antibióticos.
3 GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA 8 DE383.011/93. VALORES DE ILUMINANCIA Y CALIDADES
RECOMENDADAS PARA EL LÍMITE DE REFLEJO.
14 Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
Rayos solares
Se debe evitar la incidencia directa de los rayos solares sobre los medicamentos
y dispositivos médicos dentro de las áreas de almacenamiento.
Condiciones de temperatura y humedad
En las áreas de almacenamiento se debe contar con mecanismos que garanticen
las condiciones de temperatura y humedad relativa recomendadas por el
fabricante. Se llevarán registros de control de estas variables con un termómetro
adecuado y un higrómetro calibrado.
Tabla 1. Rangos de temperatura de almacenamiento, de acuerdo con lo especificado por los
fabricantes de medicamentos y dispositivos médicos
Condición Temperatura
Temperatura ambiente controlada 15° a 30° C
Guardar en refrigerador 2° a 8° C
Guardar en congelador -20° a 0° C
Consérvese en lugar fresco 8° a 15° C
Si la temperatura ambiente del lugar de almacenamiento es muy
alta y la etiqueta recomienda que se deba almacenar en lugar fresco,
el producto puede guardarse en un refrigerador, ajustando el rango
mediante el termostato.
Sin indicación Si no se especifica una temperatura de almacenamiento o en la
etiqueta no aparece ninguna de las recomendaciones anteriores, la
temperatura del lugar debe mantenerse hasta un máximo de 30° C.
Temperaturas superiores deterioran los medicamentos pues alteran
la estabilidad y por ende la calidad de los mismos.
La humedad relativa es la cantidad de vapor de agua que contiene el aire. Se
expresa como un porcentaje del volumen total de aire (en peso o en volumen). Se
mide con un instrumento llamado higrómetro. Se debe ubicar, al igual que el
termómetro en sitios críticos del almacén para luego llevar registros o elaborar
gráficas de temperatura y humedad. La humedad relativa recomendada debe estar
entre 60% y 70 %.
15 Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
Algunos medicamentos traen en sus empaques originales una bolsita con un
material que ayuda a conservar las condiciones de almacenamiento, la cual no
debe ser retirada del frasco porque está ayudando a mantener un ambiente seco.4
No contacto con el piso
Los medicamentos y dispositivos médicos no deben estar en contacto directo
con el piso. Se ubicarán en estibas o estanterías de material sanitario, impermeable
y fácil de limpiar.
Mantenimiento de la cadena de frío
Los medicamentos que requieran refrigeración serán almacenados en cuartos
fríos, refrigeradores o congeladores. Se debe contar con un plan de emergencia que
garantice el mantenimiento de la cadena de frío, en caso de interrupciones de la
energía eléctrica. Adicionalmente, deberá disponerse de mecanismos que registren
la temperatura. La cantidad de medios de refrigeración será determinada por las
necesidades de almacenamiento y verificadas por la entidad territorial de salud,
quien podrá disponer el aumento del número de los mismos.
Medidas de seguridad
Un buen manejo administrativo del almacén elimina problemas de índole legal.
Sin embargo, algunas condiciones de seguridad son determinantes en el adecuado
manejo de los almacenes:
Atender a los clientes y visitantes en la zona destinada a la recepción
(dotarla cómodamente) y con horarios y fechas determinadas (recepción de
productos, atención a proveedores, consulta de carteleras y convocatorias a
cotización, etc.). Estas medidas pueden facilitar un registro de visitantes y
mejor manejo del tiempo.
Establecer áreas restringidas, señalizarlas e impedir el ingreso a terceros.
Establecer el uso de distintivos a personas visitantes. 4 Claudia E. González C., Omar de J. Correa C., Carlos Moreno R., Gloria Y. Jaramillo. CURSO DE
GERENCIA Y ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS DE SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS
ESENCIALES. UNIDAD 5
16 Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
Instalar sistemas que protejan las áreas donde se ubica la documentación y
los productos. Establecer, mediante instructivos de almacén, procedimientos
escritos en los que quede definido quien entra y que función cumple al
entrar. Solamente una persona debe poseer el dominio de las llaves de
entrada al área en donde está depositada la mercancía. Establecer pólizas de
manejo para los empleados responsables.5
Garantizar la hermeticidad de claraboyas, cielo raso, zarzo, trampas, etc.
para impedir la entrada de aves, roedores e insectos.
En las hojas de las puertas se recomienda colocar “defensas” de caucho para
evitar la entrada de alimañas como cucarachas, roedores, etc.
El Servicio Farmacéutico debe cumplir con las normas de manejo de los
medicamentos de control especial.6
El área de almacenamiento debe contar con teléfono, carteleras, boletines,
informes, correo, radio, fax, computadores en red, acceso al correo electrónico, etc.
Condiciones de higiene y aseo.
Se debe elaborar un programa de limpieza, aseo general y control de plagas que
incluya:
Mantenimiento de estantes e productos en general libres de polvo y de
partículas adheridas a los empaques.
Mantenimiento de la nevera o refrigerador limpio y libre de alimentos. Se
debe usar exclusivamente para el almacenamiento de los productos que lo
requieran.
Aseo general de toda el área del almacén. Limpieza de estibas, limpieza y
desinfección de los servicios sanitarios, etc.
Instrucciones al personal sobre normas de higiene personal, no fumar ni
consumir alimentos dentro del almacén.
Periodicidad, procedimientos y cuidados especiales que se deben tener en
cuenta para realizar fumigaciones o desratizaciones.
5 Ruiz Víctor E. ASESORÍA SOBRE BUENAS PRÁCTICAS DE ALMACENAMIENTO PARA LAS
COOPERATIVAS DE HOSPITALES DE COLOMBIA. 6 El manejo de los medicamentos de control está sujeto a la normatividad expedida por el Fondo Nacional de
Estupefacientes y la Secretaría de Salud del ente territorial correspondiente.
17 Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
Señalización.
Las áreas de almacenamiento deben tener una delimitación de las diferentes
zonas (áreas de circulación, zonas de empaque, de recepción, etc.) con líneas
pintadas o cinta del color correspondiente de 10 cm de ancho.
Figura 3. Código de colores 7
Área de Recepción
Verde
Área de RevisiónRojo
Área de almacenamiento
Amarillo
NaranjaÁrea de Cuarentena No. 1
Área de Cuarentena No. 2Negra
Área de Medicamentos de Control
Violeta
Área de Reciclaje
Rojo rayado
Área de cadena de frío
Azul
Área de preparados magistrales
Azul rayado
Zona de extinguidores, o gabinete de incendio con cuadrado rojo 60 x 60 cm.
Colocación de avisos en sitios estratégicos con leyendas: NO FUMAR, NO
CONSUMIR ALIMENTOS, SALIDA DE EMERGENCIA, ÁREA
RESTRINGIDA, NO CORRA, PISO RESBALOSO, TELÉFONO DE
BOMBEROS y otros que ayuden a proteger la integridad de las personas y
de los productos.
Dotación
Las áreas de almacenamiento deben contar con los recursos necesarios para su
funcionamiento:
Estibas. Se emplean para almacenar productos en su embalaje completo.
Protegen los productos que se colocan en el piso de la humedad, accidentes
7 Fuente: República de Colombia, Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. Resolución 2400 de mayo de
1979. Estatuto de Seguridad Industrial. Bogotá, 1979.
18 Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
y deterioro de los empaques. Es recomendable usar estibas plásticas, ya que
las de madera pueden generar focos de contaminación.
Estantes, vitrinas y columnas de almacenamiento. Garantizan el
ordenamiento de los productos, la fácil ubicación y el control de las
existencias.
Medios de refrigeración. Para los elementos que lo requieran.
Estantería de seguridad. Para los medicamentos de control especial y los de
alto costo.
Montacargas. Se justifican para los almacenes grandes de IPS de mediana y
alta complejidad, según la cantidad de productos que manejan.
Escaleras. La estantería permite organizar los productos y aprovechar el
espacio aéreo eficientemente aunque se pueden presentar problemas en la
utilización los entrepaños superiores. Las escaleras resuelven este problema
y evitan accidentes.
Controladores ambientales. Se pueden prevenir deterioro de productos
sensibles con termómetros ambientales e higrómetros ubicados
estratégicamente.
Extinguidores, gabinetes y detectores de incendios en los almacenes para
prevenir accidentes.
Dotación de oficina. Para funciones administrativas (computador,
archivadores, escritorios, sillas, tarjeteros, etc.).
Percheros. Permiten mantener el orden el almacén.
Carteleras. Garantizan comunicación, actualización y educación de los
funcionarios.
Papeleras y canecas. Para desecho de material, en lo posible clasificadas
según el tipo de desecho de acuerdo con el código de colores respectivo y a
la clasificación definida en el PGIRH. No debe haber material de desecho en
ningún momento en el piso, sugiere desorden, desaseo y peligro potencial.
Recomendaciones:
Los almacenes de las IPS deben garantizar una iluminación que dé lugar a condiciones agradables
de trabajo. Sin embargo, deben evitarse ventanales o claraboyas que dejen pasar luz solar directa
sobre los productos o los estantes ya que la radiación ultravioleta de la luz solar, además de
aumentar la temperatura ambiental, inestabiliza gran parte de los medicamentos y otro tipo de
productos. Ubicar los medicamentos y reactivos envasados en recipientes de vidrio color ámbar
protegidos de la luz.
Se debe exigir a los fabricantes que en la etiqueta de los productos aparezca, cuando sea necesario, la
orientación de proteger de la luz productos fotosensibles. Es deber de los fabricantes de
19 Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
medicamentos y otros productos que aparezcan en la etiqueta del producto las condiciones
adecuadas de almacenamiento.
Mediante asesoría o revisión bibliográfica hacer un listado de los medicamentos y otros productos
con las especificaciones y recomendaciones de almacenamiento. Colocarlo en un lugar visible.
Si en una IPS se piensa construir un almacén debe descartarse la ubicación cerca de las calderas
(por alta temperatura), central de esterilización (por alta temperatura), cocina (por alta temperatura
y contaminación cruzada), estacionamiento (por contaminación cruzada) y depósito de basuras (por
contaminación cruzada).
1.2.3 Establecimiento de criterios, procedimientos y recursos
El desarrollo de políticas y procedimientos constituye un paso preliminar
esencial para el trabajo que se pretenda abordar. Las políticas y procedimientos
sirven como herramientas para crear organización, estructura y planificación de la
carga de trabajo.8
Dentro del PGMD la IPS debe establecer los requisitos para la gestión del
proceso de recepción y almacenamiento en lo referente al recurso humano, la
documentación y la orientación al usuario.
Recurso humano
De acuerdo a la complejidad de la institución y al volumen de productos
manejados se puede calcular la cantidad de personas vinculadas al almacén. Se
recomienda que los operarios y personal que maneja el kárdex tengan formación
básica sobre medicamentos y dispositivos médicos, criterios técnicos en su manejo
y claridad frente a las implicaciones de manejar productos destinados al servicio
de salud.
Sin excepción, el personal debe contar con dotación adecuada para el
desempeño de sus funciones (blusa, overol, guantes, gafas de protección,
tapabocas, etc.). La ropa de trabajo, en lo posible uniforme, debe ser cambiada
periódicamente (en algunos casos el cambio debe ser diario como en el Servicio
Farmacéutico), de forma que genere de forma permanente buena impresión a los
clientes internos y externos. Se recomienda que las blusas de trabajo no tengan
8 SAVELLI A., SCHWARZ H., ZAGORSKI A., BYKOV A. Manual para el desarrollo y mantenimiento de
formularios terapéuticos para hospitales. Washington, D.C./Moscú. Enero de 1996
20 Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
bolsillos: uno muy pequeño para lápiz a la altura del pecho y con la menor
cantidad de abotonaduras posibles.9
Documentación
Para una buena administración del almacén o bodega se requiere sistematizar la
información a través de la siguiente documentación:
Kárdex: Indica el movimiento de los productos con fecha, destino, cantidad y
precio, entre otros. Cada producto debe tener una tarjeta de movimiento en donde
la descripción corresponda a la denominación común internacional del producto
(nombre genérico), a la unidad mínima de despacho o unidad de consumo10 (por
ejemplo tableta, ampolla, unidad, etc.) En la actualidad el kárdex se maneja
mediante diversos programas o software. Manual o automatizado lo importante es
que la información sea unificada, clara y precisa, que se mantenga actualizada, que
los procedimientos para su manejo estén estandarizados (entregas, descargues,
recepción, etc.) y sean conocidos por todo el personal del almacén.
Para la clasificación y manejo del kárdex se sugiere organizarlo con la misma
estructura de las subcuentas del plan contable de la entidad por funcionalidad y
facilidad para la elaboración de los informes requeridos por contabilidad.11
El método de valorización comúnmente aceptado en las IPS es el promedio
ponderado.
Ejemplo:
100 unidades de un mismo producto:
40, antiguas se compraron a $500
60, de reciente adquisición se compraron a $600
(40 x $500) + (60 x $600) = $56.000
$56.000/100 =$560 (promedio ponderado)
9 RUIZ Victor Eduardo. Op. Cit.
10 Unidad mínima de consumo: Es la mínima unidad de despacho que permite un producto sin perder su
integridad ni su identificación completa 11
MANUAL DE GESTION DE RECURSOS FISICOS. Guías de capacitación y consulta. Programa de
Mejoramiento de los Servicios de Salud. Dirección General para el Desarrollo de los Servicios de Salud.
República de Colombia. Ministerio de Salud.
21 Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
Tarjetas murales: Se asimila a una tarjeta de kárdex visible, pegada al frente del
sitio donde se encuentra ubicado el producto. Permite saber la cantidad exacta del
producto en cualquier momento, se actualiza en el instante en que se despacha o
dispensa el elemento y es un buen mecanismo de control de kárdex a través de la
confrontación de datos.
Ficheros de ubicación: Previa numeración de estantes, entrepaños y calles del
almacén debe establecerse un directorio de ubicación de los productos. Garantiza
la ubicación rápida en caso de emergencia, ausencia o reemplazo del personal del
almacén y facilita la realización de inventarios. El fichero de ubicación es la
herramienta fundamental del almacenamiento caótico.
Ejemplo
El producto acetaminofén 500 mg tableta aparece en la ficha de ubicación como 1.3.7/A.A. que
corresponde a la calle No. 1, estante No. 3, entrepaño No. 7, grupo farmacológico antiinflamatorios
no esteroides A, orden alfabético A. La numeración de las calles corresponde a los pasillos (oriente-
occidente) entre estantes y de acuerdo al tamaño del almacén debe considerarse la numeración de las
carreras también (norte-sur).
Formatos: Los formatos diseñados para el manejo del almacén deben ayudar a
manejar la información y consolidarla. Se recomienda que no sea un número muy
elevado y que cada vez que se vaya a implementar se evalúe su conveniencia
(pedidos, despachos, recepción técnica por tipo de producto y recepción
administrativa).
Informes contables: La elaboración de los informes contables a los organismos
de control o a los departamentos internos que los requieran no consume tanto
tiempo, como tradicionalmente sucede, si se cuenta con un sistema adecuado de
reporte de descargues, entradas, etc. Para ello es importante contar con una forma
única o normalizada de denominación de los productos y de codificación y
clasificación de los mismos, en lo posible que correlacione el código del plan de
cuentas, la codificación del almacén, el Servicio Farmacéutico y el sistema de
facturación.
Orientación al usuario
22 Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
Con los proveedores (usuarios externos) hay que establecer mecanismos claros
de comunicación, definir las condiciones de entrega y transporte de los
medicamentos y cumplimiento de las cláusulas contractuales.
En relación con los usuarios internos, la adecuada administración del almacén es
el punto de apoyo de la gerencia del área de suministros porque proporciona
información sobre los gastos, el comportamiento histórico de los consumos por
servicio, los proveedores, la calidad de los productos, la racionalidad en la
prescripción, facilita la elaboración de informes contables, etc. El soporte de una
buena gestión administrativa es el manejo adecuado de la información.
1.2.4 Aplicación de métodos de inventarios
El Servicio Farmacéutico o establecimiento farmacéutico contará con criterios,
procedimientos y recursos que permitan efectuar el control de inventarios. Este
control se hará especialmente mediante la evaluación de la rotación de inventario
y del conteo físico comparado con el registro de existencias. Se deberá realizar
inventario general, pruebas selectivas o inventario rotativo y el inventario
permanente.
2 RECEPCIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS
MÉDICOS
2.1 RESPONSABLE DE LA RECEPCIÓN
El director o la persona que éste delegue del Servicio Farmacéutico de las IPS o
del establecimiento farmacéutico, recibirán los medicamentos y dispositivos
médicos adquiridos.
2.2 PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN
La recepción de los productos debe cumplir con los procedimientos comerciales
y técnicos de verificación y procedimientos de incorporación al sistema.
2.2.1 Procedimiento de verificación
23 Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
En la verificación se seguirá el siguiente procedimiento:
Estudio de la documentación que contiene el negocio
Se estudiará previamente la documentación que permita establecer las
condiciones del negocio.
La entrada a almacén o Servicio Farmacéutico desde el punto de vista contable
contiene tres informaciones: qué producto ingresa, el valor (compra) y el
proveedor del mismo (factura). Para que el responsable del inventario pueda
verificar estas variables es necesario que oportunamente haya recibido el contrato
de suministro o la orden de compra de los productos que van a ingresar a almacén
o Servicio Farmacéutico.
Se debe asegurar que los productos se reciban de acuerdo con lo establecido en
las normas comerciales de la IPS y pactadas en el momento de la compra.
Se verifica que haya llegado el producto solicitado, del proveedor seleccionado,
en las cantidades requeridas y con el valor y plazo estipulados en el contrato de
suministro o la orden de compra. Se constata si el producto cumple o no con las
condiciones pactadas en la compra.
Nombre genérico del producto solicitado vs. el despachado.
Concentración y forma farmacéutica en el caso de medicamentos.
Precios unitarios y totales (por producto y valor total de la factura)
acordados.
Fechas y formas de entrega.
Cantidad pedida vs. cantidad recibida vs. cantidad facturada.
Recepción y estudio de la documentación de entrega
Se estudiará la documentación que presenta el encargado de hacer la
entrega.
Comparación de los contenidos de las documentaciones
24 Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
Se comparará el contenido de la documentación que contiene el negocio con el
contenido de la documentación de entrega, para establecer la correspondencia
entre los productos entregados y los productos especificados en el negocio,
respecto de fecha de entrega, cantidades, condiciones técnicas, etc.
Inspección de los productos recibidos
Se procederá a realizar una inspección de los medicamentos y dispositivos
médicos para verificar la cantidad de unidades, el número de lote, fechas de
vencimiento, registro sanitario, laboratorio fabricante, condiciones de
almacenamiento durante el transporte, manipulación, embalaje, material de
empaque y envase y las condiciones administrativas y técnicas establecidas en la
negociación.
Se comunicará a las autoridades sanitarias competentes, de acuerdo con la
legislación vigente, cuando no cumplan con las especificaciones técnicas de calidad
en la diligencia de recibo.
Se debe garantizar que los productos recibidos cumplan con todas las
especificaciones técnicas del producto y las establecidas en el momento de la
compra.
El responsable de este proceso es el jefe del Servicio Farmacéutico y/o jefe de
almacén. Las características técnicas del producto que llega al almacén o Servicio
Farmacéutico deben ser las estipuladas en la orden de compra.
Producto: En los medicamentos debe garantizarse que el principio activo sea
exactamente el solicitado, en la forma farmacéutica y concentración
estipulada.
Fecha de vencimiento: No debe recibirse en producto que tenga menos de
dos terceras partes de su vida útil, o por lo menos, un año para su
vencimiento.
Número de lote. El número de lote es importante porque en caso de
presentarse un problema de calidad, el número de lote orienta el
seguimiento. No se debe fraccionar un pedido en un número elevado de
lotes de fabricación, no se deberá aceptar más de dos lotes en un mismo
pedido de un producto. Cuando un proveedor entrega un pedido de
25 Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
diferentes números de lote incrementa los riesgos de calidad de los
productos que entrega.
Certificaciones solicitadas (BPM, certificados de calidad): Si el contrato de
suministro o la orden de compra así lo estipula, debe entregarse con el
pedido ciertos documentos que acrediten aspectos de calidad. Por ejemplo,
certificado de análisis del producto, certificado de buenas prácticas de
manufactura del fabricante, u otro certificado similar.
Se revisan además otras características:
Embalaje: Sellados en buen estado y secos.
Envase: Hermeticidad en cierre, sin perforaciones, contenido completo.
Tapas: Presencia de banda de seguridad.
Etiqueta: Impresión firme y clara.
Blíster: Sellados, llenos, con información básica.
Otros aspectos a tener en cuenta
Análisis organoléptico: Se refiere al análisis de las características que se
pueden percibir por los sentidos (color, olor, textura) de un producto por
parte del responsable del almacén. Ver Tabla 2.
Inspección visual: Examina características de uniformidad en el color,
acabado, etc.
Control de “pasa, no pasa”: Evalúa si una característica est{ por debajo o
por encima de un límite fijado.
Defecto: Cualquier desviación del producto a las especificaciones
previamente establecidas. Se clasifica en:
Defecto crítico: El que puede llegar a impedir la utilización del producto.
Defecto mayor: Sin ser crítico, tiene la posibilidad de reducir
considerablemente el uso del producto.
Defecto menor: No reduce materialmente el uso del producto.
Con el objetivo de poder tomar la decisión de aceptación o rechazo de un lote de
recepción, la Institución debe definir unos niveles aceptables de calidad (NAC)
dentro del PGMD para cada uno de los defectos. Por ejemplo, puede definirse el
26 Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
1% para defectos críticos, 6.5 % para defectos mayores y 15% para defectos
menores.12
La clasificación de los defectos encontrados durante la inspección se cruza con el
NAC y el resultado de este cruce permite aceptar o rechazar el lote de recepción. El
lote se acepta si el número de defectuosos es igual o inferior al establecido para el
NAC respectivo, si es superior al establecido en la tabla se rechaza.
Tabla 2. Análisis organoléptico para inspección de productos
Productos Observaciones
Tabletas
Se observará que no tengan manchas, que no estén decoloradas, que
no estén quebradas ni pegajosas, que no tengan polvo adherido a la
superficie; igual tamaño, color y apariencia
Cápsulas
No deben estar abiertas o vacías, no deben tener polvo adherido, no
deben estar deformadas, sin trazas de humedad, igual color y
apariencia.
Soluciones
Que no se observen materiales extraños, ni turbidez ni presencia de
gas.
Contenido completo, que estén cerrados herméticamente, incluyendo
banda de seguridad.
Emulsiones
Que sean homogéneas, sin gas ni materiales extraños.
Contenido completo, que estén cerrados herméticamente, incluyendo
banda de seguridad.
Suspensiones
Que al agitarla se redisperse adecuadamente.
Contenido completo, que estén cerrados herméticamente, incluyendo
banda de seguridad.
Líquidos inyectables Que no tengan partículas en suspensión, que no tengan turbidez, que
el contenido esté completo.
Polvos para reconstruir
No deben estar apelmazados. Los polvos para inyección deben
desprenderse fácilmente del frasco, deben tener color uniforme, que
disuelvan fácilmente.
Polvos o granulados para
reconstruir a solución oral Que dispersen fácilmente, color y granulado uniforme.
Cremas y ungüentos Que los tubos no estén colapsados ni con perforaciones o rupturas,
que el cierre esté hermético.
Equipo para la
administración de
soluciones parenterales
Advertir si los sellos no están intactos o si los protectores no están en
su sitio.
Nota de advertencia: “NO USAR CON SANGRE O CON
COMPONENTES SANGUÍNEOS”
Equipo para transfusión de Advertir si los sellos no están intactos o si los protectores no están en
12
República de Colombia, Ministerio de Salud. Normas Técnicas de Calidad. Guía de Análisis de
Medicamentos, M.M.Q., Cosméticos productos de limpieza, 3a. edición. Bogotá. 1994
27 Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
Productos Observaciones
sangre su sitio
Guantes quirúrgicos Si están empolvados, se debe colocar aviso que el polvo de la
superficie debe ser removido asépticamente antes de iniciar los
procesos de operación.
Si son estériles, verificar que el paquete no esté abierto o dañado.
Muestreo
Se definirá el plan de muestreo a utilizar y calculará el tamaño de la muestra. La
muestra al azar se extraerá del total del lote y se procederá de conformidad con lo
estipulado en la Resolución del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos
y Alimentos -INVIMA 2004008172 de 2004 y demás normas que lo
complementen, modifiquen o sustituyan. Este requisito es de aplicación opcional
por parte de los establecimientos farmacéuticos minoristas.
Otro método utilizando es la norma Icontec 1097 (tablas militares 105 D),13 en
donde se indica que la muestra es un conjunto de unidades escogidas, cuyas
observaciones son representativas y pueden inferirse a toda la población.14
El muestreo lo debe realizar el funcionario encargado del manejo de los
medicamentos (químico farmacéutico o regente de farmacia), o el profesional
técnico del producto a analizar, de acuerdo con la norma antes mencionada.
El muestreo es la toma de unidades de una población para analizar por medio
de ellas toda población. Este nos permite hacer inferencias acerca de una población
con base en la información obtenida en una muestra.
Los diferentes métodos para seleccionar la muestra son conocidos como diseños
de muestreo; el objetivo principal de estos diseños es dar indicaciones para la
selección de una muestra que sea representativa de la población bajo estudio,
proporcionando así una cantidad especificada de información a un costo mínimo.
Si la población bajo estudio es uniforme en las características que serán medidas,
casi cualquier muestra produce resultados aceptables.
13
Instituto Colombiano de Normas Técnicas. Norma Icontec 1097 (MS -105 D) 14
MORENO, R. Carlos y otros. Curso de Administración de Sistemas de Suministro de Medicamentos
Esenciales. Calidad total y calidad de medicamentos esenciales. Universidad de Antioquia, OPS, OMS.
Módulo 8. Primera edición. Medellín, 1993.
28 Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
Al muestrear se tomarán las precauciones necesarias para que el muestreo se
lleve a cabo en forma aleatoria y que la muestra sea una muestra aleatoria.
Una muestra aleatoria se selecciona de forma que toda combinación de n
mediciones de la población tenga la misma probabilidad de ser seleccionada.
Acta de Recepción
Se elaborará un acta que recoja detalladamente la información que arroje el
procedimiento de recepción, especialmente la fecha y hora de entrega, cantidad de
unidades, número de lote, registro sanitario, fechas de vencimiento, condiciones de
trasporte, manipulación, embalaje, material de empaque y envase, condiciones
administrativas y técnicas establecidas en la negociación y la que permita
identificar en todo momento la muestra tomada. El acta será firmada por la
persona que recibe y la que entrega y será archivada en el sitio previamente
designado y en orden sucesivo.
Prohibición de recepción o tenencia de muestra médicas
Se prohíbe la recepción o tenencia de muestras médicas en los servicios
farmacéuticos de la Institución Prestadora de Servicios de Salud y en los
establecimientos farmacéuticos.
2.2.2 Procedimiento de incorporación al sistema
Registro de ingreso de medicamentos y dispositivos médicos
El Servicio Farmacéutico o establecimiento farmacéutico registrará en los
medios existentes para tal fin, preferiblemente computarizados, la cantidad, fecha,
valor unitario, valor total, etc., de los medicamentos y dispositivos médicos
recibidos.
Esta labor estará a cargo del director del Servicio farmacéutico, jefe de almacén,
responsable de inventarios, digitador.
29 Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
Una vez autorizada la recepción del producto, se produce su incorporación al
sistema contable de la IPS. En este procedimiento se involucran:
Compras.
Inventarios: existencias, costo de adquisición.
Proveedores - cuentas por pagar.
Flujo de fondos.
Se genera el listado de vencimientos por producto y por número de lote
Los elementos del costo son: La mano de obra, los productos hospitalarios
(medicamentos y dispositivos médicos) y los costos indirectos. Los productos son
determinantes del costo directo del servicio, por lo que se deberá brindar
información periódica (preferiblemente mensual), detallada y valorada a la
contabilidad de la IPS.
La información derivada del ingreso de los productos sirve para la construcción
del sistema de costos de la IPS, el que a su vez sirve para definir las tarifas, hacer el
presupuesto, evaluar la ejecución de los recursos y calcular la rentabilidad de los
servicios.
En caso de presentarse medicamentos no conformes con las especificaciones se
diligencia el formato de nota debito para su descuento del valor de la compra,
junto con la factura original del proveedor y copia del contrato de suministro u
orden de compra, se hace llegar a contabilidad para el pago, de acuerdo con las
condiciones estipuladas.
Registro de salida de medicamentos y dispositivos médicos
Se debe contar con los procedimientos descritos dentro del PGMD para realizar
los registros de salida de almacén de los medicamentos y dispositivos médicos con
el objeto de determinar responsabilidades en cuanto al pago de los productos y a
las personas involucradas.
La salida de los medicamentos y dispositivos médicos afecta la contabilidad de
la IPS en los siguientes aspectos:
Ventas: nombre del paciente y/o nombre de la EPS o pagador
30 Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
Consumo: Centro de costos al que se ha de cargar la baja
Inventarios
Clientes-cuentas por cobrar
Caja-bancos (si es una venta de contado)
Flujo de Fondos
3 ORDENAMIENTO DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS
MÉDICOS
Los dispositivos médicos y medicamentos serán distribuidos dentro del área de
almacenamiento previamente asignada y debidamente identificada, de acuerdo
con la clasificación farmacológica y por orden alfabético (medicamentos), acorde
con los criterios de almacenamiento, en los que básicamente deben incluirse: la
frecuencia de demanda, volumen, forma farmacéutica y nivel de atención. Se
deben establecer medios de almacenamiento que permitan una rápida
identificación y asignar códigos a los medios de almacenamiento (espacios, áreas
físicas y estanterías) y a los medicamentos y dispositivos médicos (normalización).
Los sujetos de aplicación podrán utilizar cualquier otro sistema de ordenamiento
técnicamente viable, que permita minimizar los errores de distribución.
El ordenamiento del almacén responde a una clasificación previa de los
productos, a la unificación de la denominación dentro de la IPS (uso de nombres
genéricos y descripciones completas, unidades mínimas de consumo, etc.) a la
rotación de cada elemento, a la cantidad, al tamaño y a las fechas de vencimiento
de los medicamentos y dispositivos médicos.
No existe una manera ideal de ordenamiento de productos, obedece a las
condiciones de cada institución y al tipo de personal que maneja los medicamentos
y dispositivos médicos. Lo importante es que el tipo de ordenamiento elegido se
mantenga en el tiempo y haga parte de una política establecida dentro del PGMD
sobre el manejo y administración del almacenamiento.
3.1 PRIMER NIVEL DE ORDENAMIENTO
Establecer espacios para los elementos según la clasificación de uso. Las clases
de elementos propuestas son las siguientes (según los elementos y servicios que
maneje cada institución):
31 Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
Medicamentos.
Material médico-quirúrgico.
Material para imagenología.
Material odontológico.
Material de reactivos y laboratorio clínico.
Materiales, repuestos y accesorios.
Víveres y rancho.
3.2 SEGUNDO NIVEL DE ORDENAMIENTO
Ordenamiento de cada clase de producto propuesto:
3.2.1 Medicamentos
El orden de los medicamentos debe atender también a criterios asistenciales. La
recomendación es que los medicamentos deben ser dispensados por personal
especializado que pueda mantener el orden de los mismos por grupo
farmacológico. Al interior del grupo farmacológico, los medicamentos se deben
ordenar alfabéticamente según el nombre genérico y finalmente, deben ubicarse en
la estantería atendiendo al movimiento, al tamaño, a las fechas de vencimiento y al
criterio PEPS (primeros en entrar primeros en salir) que además permite en control
de inventarios.
3.2.2 Dispositivos médicos
Si es posible, en el almacén se deben ubicar estos productos clasificados por
orden alfabético. Una propuesta es la siguiente:
Agujas desechables
Cánulas
Catéteres
Colectores y depósitos
Conectores
Detergentes y desinfectantes
Elementos de esterilización
Equipos de administración de soluciones
32 Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
Guantes
Hojas de bisturí
Jeringas desechables
Material de curación
Material de ortopedia y osteosíntesis
Sondas y tubos
Vendas
Otros
Para los demás tipos de productos se debe elegir un orden interno que permita
su control y conservación.
En las IPS donde el almacén es demasiado grande se recomienda aplicar el
llamado almacenamiento caótico. Se refiere al sistema de ordenamiento de los
productos en el sitio que esté disponible dentro del almacén en el momento de la
recepción, es decir, muy pocas veces un producto estará almacenado en el mismo
lugar, incluso un mismo producto podrá estar ubicado en diferentes lugares.
Al recibir un pedido se verifican los espacios disponibles y se ubica el producto
en el lugar más conveniente (en lo posible un producto del mismo lote y fecha de
vencimiento debe ubicarse en el mismo sitio), se consigna inmediatamente su
ubicación en una base de datos (lo ideal es que sea automatizada). Es indispensable
que cada espacio tenga su código. Se debe garantizar que la información esté
disponible en todo momento. Este tipo de almacenamiento permite utilizar al
máximo todo el espacio disponible.
4 DEVOLUCIÓN DE MEDICAMENTOS
Las devoluciones de medicamentos se someterán al siguiente procedimiento:
4.1 ÁREA ESPECIAL
Deben guardarse aparte del área de productos disponibles para la venta y/o
dispensación y se debe prevenir su redistribución hasta que se decida que están
disponibles.
33 Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
4.2 CONDICIONES PARA LA REUBICACIÓN
Los productos devueltos sólo podrán reubicarse en el área de disponibles para
su distribución o dispensación, si cumplen con las condiciones siguientes:
Estar en sus recipientes originales sin abrir y en buenas condiciones.
Se demuestra que se han almacenado y se han manejado bajo las
condiciones establecidas por el fabricante.
El periodo de vida útil restante es superior al mínimo establecido.
Han sido examinados y evaluados por el director del establecimiento o
servicio farmacéutico, para autorizar su devolución. Esta evaluación debe
tener en cuenta la naturaleza del producto, condiciones especiales de
almacenamiento y el tiempo transcurrido desde su despacho. En caso
necesario, debe solicitarse concepto al titular del registro sanitario o
persona calificada de la casa fabricante. En caso de comprobar el no
cumplimiento de las especificaciones técnicas de calidad, el servicio
farmacéutico o establecimiento farmacéutico deberá comunicarlo en primera
instancia a las autoridades sanitarias competentes, de acuerdo con la
legislación vigente.
4.3 REGISTRO E IDENTIFICACIÓN
Cualquier producto que se vuelva a ingresar al inventario disponible debe
identificarse y consignarse en los registros correspondientes. Los medicamentos
devueltos por los pacientes no se deben devolver al inventario, sino que deben ser
destruidos o desnaturalizados.
4.4 ROTACIÓN
Los productos devueltos deben cumplir con la rotación, primero en expirar,
primero en salir. Este requisito es obligatorio en toda la cadena del medicamento.
5 CONTROL DURANTE EL PROCESO DE ALMACENAMIENTO
El servicio farmacéutico o establecimiento farmacéutico contará con criterios,
técnicas y métodos que permitan continuamente controlar, evaluar y gestionar la
calidad durante el proceso de almacenamiento de medicamentos y dispositivos
médicos, de conformidad con el artículo 13 del Decreto 2200 de 2005 modificado
34 Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
parcialmente por el Decreto 2330 de 2006, el presente Manual, la resolución que lo
adopta y las demás normas aplicables a la materia y las demás normas que los
modifiquen, adicionen o sustituyan.
5.1 CONTROL DE CONDICIONES AMBIENTALES
Para el mantenimiento de las condiciones ambientales de almacenamiento de
medicamentos y dispositivos médicos, se tendrán en cuenta algunas características
relacionadas con la luz, la temperatura, humedad y combustibilidad, lo mismo
que las de volumen y legales.
Las principales características son:
5.1.1 Fotosensibles
Productos que deben almacenarse protegidos de la luz.
5.1.2 Termolábiles
Productos que se altera o descompone por acción del calor. Deben almacenarse
a temperaturas adecuadas, para evitar su descomposición con el calor. Entre ellos
se encuentran los productos biológicos, los que se recomienda almacenar a
temperaturas de refrigeración entre 2ºC y 8ºC. En climas cálidos se recomienda
disponer de aire climatizado para su conservación.
5.1.3 Inflamables
Productos que deben almacenarse en sitios que posean condiciones controladas
de ventilación, temperatura y humedad, iluminación adecuada, extintor y suelo
con desagüe que descarga de forma inmediata en un lugar seguro.
5.1.4 Medicamentos de gran volumen
Se consideran medicamentos de gran volumen aquellos cuyo volumen es igual o
superior a 500 mL, encontrándose entre ellos, los líquidos endovenosos,
35 Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
expansores del plasma, soluciones para diálisis peritoneal, etc. El Servicio
Farmacéutico debe contar con espacios que permitan su recepción,
almacenamiento y distribución y/o dispensación adecuados.
5.1.5 Observación de otras evidencias
Se debe observar cualquier otra evidencia de inestabilidad de los medicamentos,
de acuerdo con su forma farmacéutica: precipitados, turbidez y crecimientos de
hongos en soluciones y jarabes, separación de fases en emulsión (fase acuosa y fase
oleosa), cambio de color en soluciones coloreadas, pérdida de dureza, indicios de
oxidación y cambio de color en las tabletas y pérdida de la capacidad de
redispersión al agitar, en el caso de las suspensiones.
5.2 MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL
Deben almacenarse de acuerdo con la normatividad especial sobre la materia.
5.3 CONTROL DE EXISTENCIAS
El servicio farmacéutico o establecimiento farmacéutico contará con criterios,
procedimientos y recursos que permitan calcular las existencias necesarias para un
período determinado, fijando los niveles mínimo y máximo de existencias, punto
de reposición o punto de pedido y presupuesto necesario para cumplir con la
prestación oportuna del servicio. Este requisito es de aplicación opcional por parte
de los distribuidores particulares. Se podrán utilizar aquellos indicadores que
vayan surgiendo y que permitan realizar un exacto control de existencias.
5.3.1 Justo a tiempo
A partir de los años setenta los japoneses desarrollaron la metodología del justo
a tiempo (JAT) y empezaron a utilizarla en sus empresas mejorando la flexibilidad
de los procesos fabriles. En Occidente, luego de analizar el éxito de las principales
empresas japonesas, se encontraron alrededor de 14 puntos, siete de estos se
relacionaban directamente con el respeto por las personas y los otros siete más
enfocados a la parte técnica, en la que se señalaba la "eliminación de desperdicio".
36 Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
El modelo JAT se puede considerar como la filosofía industrial de reducción
del dispendio o conjunto de técnicas para reducir inventarios y el dispendio
desde la compra hasta distribución. Este modelo sirve para trabajar en
procesos continuos más no en procesos por lotes.
Los principales objetivos de JAT son:
Atacar los problemas fundamentales.
Eliminar despilfarros.
Buscar la simplicidad.
Diseñar sistemas para identificar problemas.
Tener alianzas con proveedores (buenas y a largo plazo).
Ser eficaces.
Los pasos básicos de JAT son cinco:
1. Revolución del conocimiento:
Reevaluar los conceptos tradicionales que puedan llegar a entorpecer el
modelo
Apropiarse de la metodología justo a tiempo.
No se aceptan excusas
Es un cambio gradual para llegar a cero defectos, corrigiendo las fallas
inmediatamente.
No gastar dinero en mejoras
Tomar varios puntos de vista antes de tomar decisiones
2. Utilizar las cinco S para mejorar la estación de trabajo
Seiri: separar/seleccionar
Seiton: Organizar
Seiso: Limpiar
Siketsu: estandarizar
Shitsuke: disciplina/hábito.
37 Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
3. Flujo de fábrica
Tener flujo de procesos
Tener operarios entrenados y expertos
Espacios de movimiento para despejar el cuerpo
Usar maquinas pequeñas y especializadas
4. Manejo de multi procesos
5. Operaciones estándares
Las operaciones estándares significan producir con calidad y reducir los costos a
través de las reglas eficaces y métodos de colocación de personas, productos y
máquinas.
El modelo JAT es toda una cultura de la eficiencia, que no es exclusivo de la
producción fabril, si no del mejoramiento continuo por medio del trabajo
organizado, la calidad laboral y el conocimiento de los procesos enfocados a la
calidad. Este modelo se puede aplicar a cualquier organización, ya que gran parte
de su filosofía se orienta al mejoramiento y organización del flujo de los procesos.
A nivel de la IPS se puede aplicar el modelo de JAT para determinar:
Los niveles óptimos de inventario
Los niveles mínimos en los cuales se hace imperativo hacer reposición del
producto o
Los niveles máximos permisibles
El punto de reposición del producto
5.4 CONTROL DE INVENTARIOS
El Servicio Farmacéutico o establecimiento farmacéutico contará con criterios,
procedimientos y recursos que permitan efectuar el control de inventarios. Este
control se hará especialmente mediante la evaluación de la rotación de inventario
y del conteo físico comparado con el registro de existencias. Se deberá realizar
inventario general, pruebas selectivas o inventario rotativo y el inventario
permanente. Este requisito es de aplicación opcional por parte de los distribuidores
38 Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
particulares. Se podrán utilizar aquellos indicadores, metodologías o sistemas que
vayan surgiendo y que permitan realizar un exacto control de inventarios.
El manejo técnico de los inventarios es un mecanismo capaz de combinar la
disponibilidad y oportunidad de los medicamentos y dispositivos médicos con la
disminución del costo del inventario; y asegurar la articulación del movimiento de
los productos en el almacén o Servicio Farmacéutico con los sistemas
administrativos y contables.
5.4.1 Toma de Inventarios
La IPS debe disponer de un sistema de control de movimientos y existencias
para cada producto. Los medicamentos y dispositivos médicos almacenados
requieren un control frecuente de existencias, con el objetivo primordial de
comparar las existencias físicas contra el movimiento (entradas y salidas), lo que
permite determinar la eficiencia en el manejo de los mismos, así como también
alimentar el sistema de información que va a permitir tomar decisiones
administrativas en cuanto a la programación de compras, rotación de inventarios,
devolución a proveedores, entre otros.
Se debe tener en cuenta el Inventario general, ya que la información de este
inventario nos sirve para evidenciar si hubo pérdida o ganancia durante el
ejercicio, para elaborar el presupuesto de la próxima vigencia, para identificar
medicamentos deteriorados o vencidos.
Características del proceso de levantamiento de inventarios
Planeación del inventario:
El líder efectúa la programación de los inventarios, fijando fechas y hora de
realización del inventario.
El líder de inventario envía la programación al responsable de almacén o
Servicio Farmacéutico y efectúa las modificaciones en caso de necesitarse.
El responsable de almacén o Servicio Farmacéutico recibe y efectúa
seguimiento de las tareas asignadas.
39 Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
El líder del inventario programará las fechas y la hora de corte del
inventario, informará anticipadamente al inventario y fijará quienes se
encargarán de emitir los listados valorizados del sistema.
Con cinco días de anticipación a la realización del inventario, el responsable
de almacén o Servicio Farmacéutico alista el material requerido, coordina la
elaboración de las tarjetas con el código, nombre del medicamento y unidad
de medida, alista las tarjetas para registrar los conteos.
Los auxiliares asignados por el responsable de almacén o Servicio
Farmacéutico identifican todos los suministros y otros elementos a
inventariar, en cada uno de los estantes.
El líder del inventario convoca a reunión programada con dos (2) días de
anticipación y les da las instrucciones a cada uno de los funcionarios
involucrados en el procedimiento, recalcando la importancia y su papel
participativo.
El responsable de almacén o Servicio Farmacéutico revisa uno a uno los
productos a inventariar y verifica valorizaciones en el sistema.
El responsable de almacén o Servicio Farmacéutico verifica que se
encuentren la totalidad de los registros (cargos a cuentas de pacientes, etc.)
sin que quede un solo cargo por digitar, antes de iniciar el inventario.
Realización del inventario físico
Los integrantes del grupo de conteo se presentan el día y la hora fijadas por
el líder del inventario.
El responsable de almacén o Servicio Farmacéutico provee de los elementos
necesarios a los participantes como: esferos, planillas, etc. y da las ultimas
instrucciones.
El inventario comienza a la hora fijada, los integrantes de conteo se
ubicarán en grupos de dos personas por tipo de producto. (medicamentos,
médico-quirúrgico, etc.)
El digitador se ubica frente a la terminal de computador asignada para el
evento.
Los encargados de la mesa de control efectuarán lo mismo.
Una vez se encuentren ubicados, el coordinador da la orden de inicio y
comienza el conteo.
El conteo se realiza y se anota en la respectiva tarjeta, en la casilla
correspondiente y la pasan al digitador, cada hoja de conteo, una vez
terminado el diligenciamiento.
40 Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
Cuando cada grupo ha finalizado el conteo de los estantes asignados y ha
entregado las hojas de conteo, se ubicará en otra posición de acuerdo como
lo indique el líder del inventario.
Comenzarán segundo conteo cuando el coordinador así lo indique.
A medida que los grupos efectúan segundo conteo, se realizará el registro
en la hoja respectiva y la entrega al digitador.
El digitador ingresa la información al sistema y emite el listado con la
comparación de primero y segundo conteo, lo entregará a los integrantes de
la mesa de control, quienes verifican: cantidad del primer conteo, vs.
cantidad del segundo conteo.
Cuando los integrantes de la mesa de control encuentren diferencias,
verificarán físicamente en el estante correspondiente y anotarán la cantidad
real en la tercera casilla del formato, de inmediato informan al digitador
entregando la hoja correspondiente para su ingreso al sistema, una vez haya
digitado la cantidad real, devolverá la hoja a los miembros de la mesa de
control.
Al finalizar la revisión de cada hoja, firmarán en la parte inferior en señal de
aprobación.
Al terminar el conteo los grupos podrán retirarse del almacén o Servicio
Farmacéutico, cuando el coordinador verifique que todos los artículos han
sido contados.
De igual manera el digitador, al finalizar el ingreso al sistema de todos los
ítems del almacén se retirará del almacén o Servicio Farmacéutico, una vez
el coordinador haya verificado que todos los desprendibles han sido
grabados y dé la orden de retiro.
Los integrantes de la mesa de control entregan los listados firmados y
contabilizados al coordinador del inventario.
El coordinador entregará los listados al responsable del almacén o Servicio
Farmacéutico, quien ingresará al sistema y valorizará el inventario.
El responsable de almacén o Servicio Farmacéutico revisa las diferencias
existentes:
Cantidades arrojadas del Inventario físico contra el sistema.
Valores arrojados del total por ítem de los elementos contados contra los
registrados por el sistema.
Análisis de los productos de nula, baja y alta rotación.
41 Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
El responsable del almacén o Servicio Farmacéutico elabora los informes
correspondientes para la gerencia, área administrativa, contabilidad y
control interno.
El responsable del almacén o Servicio Farmacéutico entregará los
resultados e informes a los anteriormente mencionados máximo tres días
después de haberse efectuado el inventario.
Los directivos evaluarán y definirán la toma de decisiones para las
diferencias y los productos de nula, baja o alta rotación e informan las
decisiones tomadas al responsable del almacén o Servicio Farmacéutico,
quien ejecuta las acciones recomendadas. 5.5 CONTROL DE FECHAS DE VENCIMIENTO
El servicio farmacéutico o establecimiento farmacéutico contará con criterios,
procedimientos y recursos que permitan verificar continuamente la fecha de
vencimiento de los medicamentos y dispositivos médicos, para que sean
distribuidos o dispensados dentro de la fecha de vigencia o se solicite con la debida
antelación la devolución o cambio al proveedor, de acuerdo con las condiciones de
negociación.
Se debe tomar como factor de análisis básico el método PVPS (Primeros en
Vencer Primeros en Salir) y su respectiva presentación de informes sobre los
productos próximos a vencerse (mínimo tres meses) con numero de lote y fecha de
vencimiento para tomas las acciones pertinentes.
5.6 MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA CONTINUA
5.6.1 Control de gestión
Los controles y evaluaciones deben corresponder a la realidad de cada
institución y a los requerimientos administrativos o informes de gestión. Los
controles que adelante se sugieren son solo algunos ejemplos:
Tabla 3. Indicadores de Recepción.
Resultado esperado Indicador Fuente de verificación
Porcentaje de rechazo en
determinado período
Número de productos rechazados
x 100 / Número total de productos
ingresados
Actas de recepción
42 Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
Porcentaje de cumplimiento
de entregas por parte del
proveedor
Número de entregas efectuadas en
términos pactados x 100 / Número
total entregas pactadas
Actas de recepción
Tabla 4. Indicadores de satisfacción.
Resultado esperado Indicador Fuente de verificación
Porcentaje de satisfacción
Número de fórmulas o pedidos
entregados / Número total de
fórmulas o pedidos recibidos
Archivo de almacén
Tabla 5. Indicadores de control de inventarios adquisición y almacenamiento
Resultado esperado Indicador Fuente de verificación
Tiempo durante el cual se
realizan todas las actividades
propias de la adquisición
Tiempo de reposición (tiempo de
abastecimiento): Lapso que
transcurre desde que el almacenista
solicita el pedido del producto, hasta
su ingreso al almacén.
Archivo de almacén y
archivo del Servicio
Farmacéutico
Registro de las cantidades
despachadas promedio mes,
este promedio se hace teniendo
en cuenta información de los
12 meses del año, y se actualiza
mensualmente. Deben
considerarse las variaciones de
consumo en períodos
determinados mediante
análisis estadístico.
CPM = Consumo durante 12 meses
anteriores / 12
Archivo de almacén y
archivo del Servicio
Farmacéutico. Si existen
buenos registros se
pueden incluso calcular
los consumos diarios y
detectar variaciones de
comportamiento por
epidemias, casos de
catástrofes o hurto
continuado.
Cantidad mínima de
existencias de un producto que
se requiere tener en depósito
para garantizar la prestación
de los servicios, teniendo en
cuenta el tiempo de reposición.
Nivel mínimo de existencias (stock
mínimo)
NmE = Consumo promedio mensual
x tiempo de reposición.
Archivo de almacén y
archivo del Servicio
Farmacéutico. Si el
tiempo de reposición se
da en días dividir por 30.
Si el tiempo de
reposición es en semanas
dividir por 4
Relación entre la existencia de
seguridad y la demanda o
consumo promedio (CPM) de
un período en el cual pueda
reponerse la existencia y
alcanzar nuevamente un nivel
de normalidad.
Punto de reorden o punto de
reposición
CPM x Tiempo de reposición + NmE
Archivo de almacén y
archivo del Servicio
Farmacéutico.
43 Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
Los niveles máximos de
existencia (NME) representan
la cantidad tope, la que no
debe sobrepasarse pues
compromete los recursos del
sistema de salud.
Nivel máximo de existencias
NME = CPM + PR + NmE
Archivo de almacén y
archivo del Servicio
Farmacéutico.
Es un parámetro que permite
conocer, en un momento dado,
cómo está rotando el
inventario, es decir, si los
medicamentos que se
compraron para ese período se
consumieron o rotaron de
acuerdo con la política y las
proyecciones del programa de
necesidades
Índice de rotación
Consumos durante los 12 meses
anteriores / Inventario promedio
durante el mismo periodo
Edad del inventario
Índice de rotación / 365
Archivo de almacén y
archivo del Servicio
Farmacéutico.
Valor del inventario tomado
como base antes de realizar un
programa de compras
Existencia real
Inventario físico + Compras en
trámite + Entregas pendientes
Archivo de almacén y
archivo del Servicio
Farmacéutico.
Tiempo que cubre el inventario
real antes de agotarlo por
completo
Cubrimiento de la existencia real:
Existencia real / Nivel mínimo
Archivo de almacén y
archivo del Servicio
Farmacéutico.
Nivel de referencia para
solicitar un pedido Cantidad a pedir: NME - Existencias
Archivo de almacén y
archivo del Servicio
Farmacéutico.
5.6.2 Registros
Los registros deben ser controlados a través de la verificación de la evidencia de
actividades desempeñadas durante la realización de los mismos. Este control es
realizado mediante auditorias internas y externas de acuerdo con listas de
verificación de cada uno de los registros elaborados por la IPS.
Control ambiental. En zonas de humedad y temperatura crítica o por la
estabilidad de los productos (vacunas en nevera, etc.).
Fichero de ubicación. Actualización y revisión periódica de ubicación de
productos.
44 Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
ANEXOS
Formato: Kárdex
Descripción técnica completa del producto Código
No. Saldo
anterior Entada Salida Nuevo saldo
Valor
unitario Valor total
Precio
promedio
ponderado
45 Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
Formato: Tarjeta de conteo para toma de inventario físico
Código Producto Unidad de medida Cantidad total
Fecha
Lugar
Responsable
Mesa de conteo
Inspección, clasificación y determinación de defectos en el material de
acondicionamiento, en los productos y en la forma farmacéutica en los
medicamentos
Defecto Categoría del defecto
Crítico Mayor Menor
Rotulación
Ausencia de nombre genérico, número del registro sanitario,
laboratorio fabricante, número de lote, fecha de expiración,
formulación del producto, cantidad o volumen.
X
Ausencia de las condiciones especiales de almacenamiento
cuando el producto así lo requiera. (Ejemplo: Conservarse bajo
refrigeración).
X
Ausencia de la vía de administración para soluciones y polvos X
46 Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
Defecto Categoría del defecto
Crítico Mayor Menor
parenterales.
Rotulación del envase: individual
Ausencia del nombre genérico, número de lote o fecha de
expiración
X
Ausencia de la vía de administración para soluciones y polvos
parenterales.
X
Ausencia de la cantidad contenida en el envase para soluciones
parenterales.
X
Ausencia de la formulación del producto por unidad posológica
sin necesidad de especificar excipientes.
X
Cuando se utilizan etiquetas
Etiquetas rotas, sucias o arrugadas X
Etiquetas torcidas o mal pegadas (solamente en medicamentos
para reconstituir y que el nivel hasta donde debe hacerse esté
marcado en la etiqueta)
X
Envase de vidrio
Frasco sin contenido o sin indicación del contenido X
Color del envase (debe ser el que requiera el medicamento con
fines de protección).
X
Ausencia de bandas de seguridad X
Manchas o suciedades en su interior X
Grietas o rayones en cualquier parte del recipiente con
excepción de envases de inyectables en los cuales se considera
crítico.
X
Deficiente hermeticidad del cierre con excepción de los envases
de inyectables en los cuales se considera crítico.
X
Envase plástico
Presencia de olor objetable X
Envase sin contenido X
Ausencia de bandas de seguridad X
Envase abombado X
Suciedad interior X
Presencia de poros o grietas que afectan su utilización X
Deficiente hermeticidad del cierre X
Suciedad exterior X
Superficie defectuosa (rebabas, burbujas, hendiduras que
afectan su apariencia).
X
Deformaciones que afectan su apariencia X
Tubos colapsibles
Perforaciones, grietas o roturas X
Hermeticidad del cierre X
Tubos deformados X
Suciedad exterior X
47 Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
Defecto Categoría del defecto
Crítico Mayor Menor
Materiales laminados (blister)
Blister roto X
Blister vacío X
Blister mal sellado X
Superficie arrugada, rayada o defectuosa X
Cierres (tapas y agrafes)
Ausencia de agrafes cuando se requiera
Agrafe roto X
Carencia de perforaciones (cuando se requiera) X
Agrafes flojos X
Formas farmacéuticas líquidas estériles
Turbidez (en soluciones) X
Presencia de partículas extrañas X
Color no apropiado X
Floculación (en soluciones) X
Color no uniforme: En caso de degradación X
Mala distribución del colorante X
Aspecto del polvo: Apelmasamiento que sugiera humedad X
Mala dispersión en caso de polvo para suspensión X
Formas farmacéuticas líquidas no estériles
Falta de homogeneidad en emulsiones X
Presencia de gas X
Presencia de materiales extraños X
No redispersión en suspensiones X
Preparaciones sólidas no estériles: polvos y granulados
No se dispersan fácilmente (polvos para suspensión) X
Color no uniforme X
Presencia de material extraño X
Granulado no uniforme en color y tamaño X
Tabletas
Bordes erosionados, tabletas laminadas, porosas, manchadas y
moteadas.
X
Polvo adherido a la superficie X
Fuente: República de Colombia, Ministerio de Salud. Normas Técnicas de Calidad, Guía de Análisis, medicamentos,
material médico quirúrgico, cosméticos, productos de limpieza. 3a. edición. Bogotá. 1994.
Algunos medicamentos e productos fotosensibles y alterables por alta
temperatura y humedad.
Medicamento
(nombre genérico) Forma farmacéutica Fotosensibles Temperatura
alta > 300C Humedad
48 Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
Medicamento
(nombre genérico) Forma farmacéutica Fotosensibles Temperatura
alta > 300C Humedad
Acetaminofén Tableta X
Acetaminofén Elixir X
Ácido acetilsalicílico Tableta X X
Ácido acetilsalícilico +
codeína Tableta X
Ácido Fólico Tableta X
Ácido nalidíxico Tableta X
Ácido paraaminobenzóico Loción X
Ácido retinóico Gel, crema, loción X
Adrenalina Inyectable X
Alfametildopa Tableta X
Aminofilina Inyectable X
Ampicilina Polvo, suspensión X
Anfotericina B Polvo inyectable X
Antibióticos Diferentes formas X
Antitoxina tetánica Diferentes formas X
Apomorfina Inyectable, solución
oral, tabletas X
Aztreonam Polvo, suspensión X
Bencilpenicilina Tableta X
Benzoato de bencilo Loción X
Benzocaína + glicerina Solución ótica X
Betametasona Inyectable, tableta X
Biperideno Inyectable X
Bromocriptina Tableta X
Cafeína + ergotamina Tableta X
Cefalexina Cápsula X
Clofibrato Tableta X
Clomifeno Tableta X
Cloral hidrato Elíxir, jarabe X
Clorfeniramina Elíxir, jarabe,
Inyectable X
Clorpromazina Inyectable, jarabe,
tableta X
Codeína fosfato Jarabe, tableta X
Colchicina Tableta X
Dapsona Tableta X X
Dexametasona acetato Suspensión,
inyectable X
Dexametasona fosfato Inyectable X
Dextrometorfano Jarabe X
Diazepam Inyectable, tableta X
49 Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
Medicamento
(nombre genérico) Forma farmacéutica Fotosensibles Temperatura
alta > 300C Humedad
Diazóxido Inyectable X
Diclofenac sódico Inyectable X
Difenhidramina Inyectable, elíxir X
Digoxina Inyectable X
Dihidromorfinona Tableta X
Droperidol Inyectable X
Epinefrina Inyectable X
Ergotamina Inyectable X
Eritromicina Tableta X
Espironolactona Tableta X
Fenitoína Inyectable X
Fenobarbital Elíxir X
Fenobarbital Tableta X
Fenoximetil penicilina Tableta X
Fentanilo citrato Inyectable X
Flufenazina Inyectable X
Furosemida Tableta, inyectable X
Haloperidol Inyectable X
Hidralazina Tableta X
Hidroquinona Loción, crema X
Hidroxicobalamina Inyectable X
Hidróxido de aluminio y
magnesio Tableta X X
Hidroxiprogesterona Inyectable X
Hidroxipropafenona Inyectable X
Idoxuridina Solución oftálmica X
Insulina Diferentes formas X
Isoniazida Tableta X X
Ketamina Inyectable X
Levomepromazina Inyectable X
Levotiroxina Tableta X
Lidocaína + epinefrina Inyectable X
Liotironina Tableta X
Medicaciones
dermatológicas Crema, ungüento X
Medrixona Solución, suspensión
oftálmica X
Metamizol Tableta X
Metoclopramida Inyectable, tableta X
Metoxaleno Loción X
Metronidazol Tableta X X
Naloxona Inyectable X
50 Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
Medicamento
(nombre genérico) Forma farmacéutica Fotosensibles Temperatura
alta > 300C Humedad
Naproxén Tableta X
Neostigmina Tableta X
Niclosamida Tableta X
Nitrazepam Tableta X
Nitrofurantoína Tableta, suspensión
oral X
Penicilina procaínica Inyectable X
Piperazina Elíxir X
Pirantel pamoato Suspensión oral X
Piridoxina Tableta X
Pirimetamina Tableta X
Potasio gluconato Elíxir X
Prednisolona Tableta X
Preparados oftálmicos
sulfamídicos Ungüento X
Primaquina Tableta X
Propanolol Inyectable, tableta X
Proparacaína Solución oral X
Quinidina Cápsula, tableta X
Reserpina Tableta X
Rifampicina Cápsula X
Rifampicina + isoniazida Cápsula X
Sales de rehidratación oral Polvo X
Sueros Diferentes formas X
Sulfacetamida Solución oftálmica X
Sulfacetamida sódica Ungüento X
Terbutalina Solución inyectable X
Testosterona Inyectable X
Tetraciclina Cápsula, óvulo,
supositorio X X
Tiamina Tableta X
Timolol Solución oftálmica X
Tinidazol Tableta X
Todos los medicamentos Tableta efervescente X
Tranilcipramina Tableta X
Triamcinolona Inyectable X
Trimetoprim
Sulfametoxazol Tableta X X
Vacunas Diferentes formas X X
Verapamilo Inyectable X
Vitamina A Cápsula, solución oral X
Vitamina K Solución inyectable X
51 Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
Medicamento
(nombre genérico) Forma farmacéutica Fotosensibles Temperatura
alta > 300C Humedad
Warfarina Tableta X
Yodopamina meglumínica Solución inyectable X
Fuentes:
Universidad de Antioquia, Facultad de Química Farmacéutica. Manipulación y conservación de medicamentos. Manual
número 1. Medellín.
RAMÍREZ, R. Nena del C. Revista Nuevos Tiempos, Cooperativa de Hospitales de Antioquia, COHAN. Volumen 2 No.
2, 1995.
MENDOZA Guillermo. M.V. Vademécum. Instituto Nacional de Salud. Santa Fe de Bogotá. 1995
BIBLIOGRAFIA
MENDENHALL William; Reinmuth James. “Estadística para administración y
economía” Editorial iberoamericana, 1978, pags. 515-557.
Federal norma oficial mexicana de emergencia nom-em-003-ssa1-1998,
medicamentos genéricos intercambiables. criterios y requisitos de las pruebas para
demostrar la intercambiabilidad y requisitos a que deben sujetarse los terceros
autorizados. - 25/03/1998
HAY, Edward J. "Justo a Tiempo" Editorial Norma, 1989, págs. 17-18.
BROCKA Bruce; Brocka Suzanne M. "Quality Management", Agosto 1994, págs.
329- 331.
CHASE Richard; Aquilano N.;Jacobs R. “Manual de operaciones de menufacturay
servicios, plantación y gestión de la operación manufacturera y de servicio” ed. Mc
Grawhill, 2001, pags. 479-489.
NARASMHAN Sim; Mcleavey D. “plantación de la producción y control de
inventarios” ed. Prentice-hall Hispanoamericana S.A. 1996 pags 450-460.
MALAGON, Londoño, Gal{n. “administración hospitalaria” ed Medica
Panamericana, 2000, pags 458-481.
LEFCOVICH Mauricio. “Sistema de Producción Justo a Tiempo – JIT” 2004
52 Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
DE LA RUBIA A. “conservación de medicamentos termolabiles” Farm Hosp., Vol
30 No. 1 pags 1-3 2006.
Guia de buenas practicas en el transporte de medicamentos. Generalitat
Catalunya, Departament de Salut, Dirección general de recursos sanitarios. Versión
1 sept-05.
FERNANDEZ Maria del carmen. “Normas IRAm de servicios de almacenamiento,
transporte y distribución de alimentos y medicamentos” Dirección normalización
IRAM. 2000
Directrices para el Control de temperatura de los productos durante el
almacenamiento de drogas y Transportes (GUÍA - 0069) Canadá 2005.
TRAVERSO DELORENZI M. L., SALAMANO M. C. “Aplicación de un programa
de Acreditación en Servicios de Farmacia hospitalarios en Argentina” FARM
HOSP (Madrid) Vol. 26. N.° 6, pp. 356-365, 2002