CONTRALORÍA GENERAL
DEL ESTADO
Guayaquil,
SERVICIO NACIONAL DE ADUANA CEL ECUADOR DIRECCION NACIONAL DE AUDITORIA INTERNA
RECIBIDO
(3)1:111 23 ENE 2015; SENAE
NOMBRE:
HORA. t (e,
0000015
Oficio
DR1-Al
Sección: Auditorías Internas
Asunto: Se comunica aprobación de Informe de Auditoría Interna
17:14.1 2015
Lcda. C.P.A. Wendy Enriquez Salazar Directora Nacional de Auditoría Interna Servicio Nacional de Aduana del Ecuador Guayaquil-Guayas
Con el propósito de que se distribuya a las autoridades de esa Institución, servidores y personas vinculadas con las labores de control gubernamental le comunico que en ejercicio de la atribución constante en el literal b) del artículo 7 del Reglamento de Delegación de Competencias emitido con Acuerdo 10-CG-2012 de 13 de abril de 2012 publicado en el Suplemento del Registro Oficial 706 de 18 de mayo de 2012, remito el informe No. 23648-3-2014, del examen especial realizado por la Auditoría Interna al "cumplimiento de los informes producto de las actas de aprehensión y actos determinativos emitidos por la Dirección Nacional de Intervención, por el período comprendido entre el 1 de enero de 2012 y el 31 de diciembre de 2013", del Servicio Nacional de Aduana del Ecuador, aprobado el 07 de enero de 2015.
De conformidad con los artículos 28 y 53 letra i) del Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y la Norma Ecuatoriana de Auditoría Gubernamental NEAG I.A.G.6 "Implantación de Recomendaciones", se servirá efectuar el seguimiento y control, así como propor la asesoría necesaria para la aplicación de las recomendaciones que constan en el infor e de áditoría, las cuales son de cumplimiento obligatorio de la Institución.
Atentamente, DioA Patria y Libertad Por eicontrat9r General del Estado
ft/
Ing. Armand Patino A. Director Regional 1, Guayas
Adjunto: 01 informe (13 f.ú)
C.P.A. Griselda Ubilla Monserrate Equipo de Trabajo de Auditorías Internas, ( e ) DR1-DPGY
SERVICIO N* iwInE ADUANA DEL ECUADOR Teléfono(s): 045006060
Documento No. : SENAE-DNA-2015-0009-E Fecha : 2015-01-23 11:37:49 GMT -05 Recibido por : Romulo Fabricio Delgado Reyes Para verificar el estado de su documento ingrese a
http://www.gestiondocumental.gob.ec con el usuario: "9998346383"
cl ADUANA. rwr, ECUADOR SENAE
SERVICIO NACIONAL DE ADUANA DEL ECUADOR
DIRECCIÓN NACIONAL DE AUDITORÍA INTERNA
23648-3-2014
SERVICIO NACIONAL DE ADUANA DEL ECUADOR
INFORME GENERAL
Examen especial al cumplimiento de los informes producto de las actas de aprehensión y actos
determinativos emitidos por la Dirección Nacional de Intervención, por el período comprendido
entre el 1 de enero de 2012 y el 31 de diciembre de 2013
SERVICIO NACIONAL DE ADUANA DEL ECUADOR
Examen especial al cumplimiento de los informes producto de las actas de
aprehensión y actos determinativos emitidos por la Dirección Nacional de Intervención,
por el período comprendido entre el 1 de enero de 2012 y el 31 de diciembre de 2013
DIRECCIÓN NACIONAL DE AUDITORÍA INTERNA
Guayaquil — Ecuador
RELACIÓN DE SIGLAS Y ABREVIATURAS UTILIZADAS
ADFC: Administrativo Financiero Cuenca
DAF: Dirección Administrativa Financiera
DAFG Dirección Administrativa Financiera Guayaquil
DDC: Dirección Distrital de Cuenca
DDG: Dirección Distrital de Guayaquil
DDM: Dirección Distrital de Manta
DGN: Dirección General
DJJG: Dirección Jurídico Guayaquil
DNA: Dirección Nacional de Auditoría Interna
DNC: Dirección Nacional de Capitales
DNI: Dirección Nacional de Intervención
DNT: Dirección Nacional de Tecnología de la Información
DRI1 Dirección Regional de Intervención 1
DRTG: Dirección de Reclamos y Trámites Operativos
DZPG: Dirección de Zona Primaria Guayaquil
JAFG: Jefatura Administrativa Financiera de Guayaquil
LOCGE: Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado
NCI: Normas de Control Interno
PV: Providencia
R.O.: Registro Oficial
SENAE: Servicio Nacional de Aduana del Ecuador
SGN: Sugerencia de Normativa Aduanera
SGO: Sugerencia de Operaciones
SZCA: Sugerencia de Zona de Carga Aérea
USD: Dólares de los Estados Unidos de América
ÍNDICE
CONTENIDO PAG. N°
CAPÍTULO 1
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Motivo del examen 2
Objetivos del examen 2
Alcance del examen 2
Base legal 3
Estructura orgánica 3
Objetivos de la entidad 4
Monto de recursos examinados 4
CAPÍTULO II
RESULTADOS DEL EXAMEN
Seguimiento al cumplimiento de recomendaciones 5
Procesos sancionatorios, producto de los informes de aprehensión. 5
Generación de liquidaciones por rectificación de tributos, producto de los 6
actos determinativos.
Módulos "Control Posterior" y "Carga — Actas de Aprehensión" del 9
sistema informático del SENAE, subutilizados.
Mercancías aprehendidas, no constatadas. 13
Anexo 1
Nómina de servidores relacionados
ONTRALORill t,ENERAL
ESMOO
)21FORMI.PIZ034'
1 t,
).......„Iprme aprobado el:
AVE -ANA Di I. ECUADOR SENAE
Guayaquil,
Señor Director General Servicio Nacional de Aduana del Ecuador Presente
nr-tEccilw7EIGI
O 7 ENE 2015
3R1 - 7-- 012. - /s De mi consideración:
La Contraloría General del Estado, a través de la Dirección Nacional de Auditoría Interna del Servicio Nacional de Aduana del Ecuador, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, efectuó el examen especial al cumplimiento de los informes producto de las actas de aprehensión y actos determinativos emitidos por la Dirección Nacional de Intervención, en la Dirección General del Servicio Nacional de Aduana del Ecuador, por el período comprendido entre el 1 de enero de 2012 y el 31 de diciembre de 2013.
Nuestra acción de control se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinada no contienen exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan efectuado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables.
Debido a la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe.
De conformidad con el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio.
Aten Di y s, Patria Libertad,
Ing. Pamela ardenas Castillo Directora Nacional de Auditoría Interna
\ Servicio Nacional de Aduana del Ecuact*
gan
ECUADOR ISENAE
; I
ADUANA DEL
CAPÍTULO 1
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Motivo del examen
El examen especial a la Dirección Nacional de Intervención, en el Servicio Nacional de
Aduana del Ecuador, se realizó con cargo al Plan Operativo de Control del año 2014,
de la Dirección Nacional de Auditoría Interna del SENAE y en cumplimiento a la Orden
de Trabajo 23648-3-2014-DNA de 13 de enero de 2014.
Objetivos del examen
Generales:
• Determinar el cumplimiento de las recomendaciones contenidas en los
informes.
• Determinar si los casos procesados por actas de aprehensión y actos
determinativos concluyen con la emisión de un informe.
Específicos:
• Verificar la emisión del respectivo Informe en cada acta de aprehensión
y acto determinativo.
• Evaluar el control interno aplicado en los procedimientos de
aprehensión de mercadería.
Alcance del examen
El examen especial comprendió el análisis al cumplimiento de los informes productos
de las actas de aprehensión y actos determinativos emitidos por la Dirección Nacional
de Intervención, en el período comprendido entre el 1 de enero de 2012 y el 31 de
diciembre de 2013.
2
Base legal
Mediante Ley 99 publicada en Registro Oficial 359 de 13 de julio de 1998, se dictó fa
Ley Orgánica de Aduanas, creando la Corporación Aduanera Ecuatoriana. Esta ley
fue objeto de varias reformas, por lo que fue codificada en Ley 2007-93 y publicada en
el Suplemento 196 del Registro Oficial de 23 de octubre de 2007.
El 29 de diciembre de 2010, en el Suplemento 351 del Registro Oficial, se publicó el
Código Orgánico de la Producción, Comercio e Inversiones (COPCI), que modificó el
nombre de la entidad, por el de Servicio Nacional de Aduana del Ecuador.
Con Decreto 758 de 6 de mayo de 2011, se dictó el correspondiente Reglamento al
Título de la Facilitación Aduanera para el comercio, del libro V del COPCI.
Estructura orgánica
El 25 de mayo de 2011, el Director General del SENAE emitió la resolución
DGN-282-2011 que contiene el nuevo Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional
por Procesos, mismo que fue publicado en la Edición Especial del Registro Oficial 244
de 10 de febrero del 2012, con la siguiente estructura:
6.3.2 PROCESOS AGREGADORES DE VALOR
6.3.2.1 SUBDIRECCIÓN GENERAL DE OPERACIONES
• Supervisión operativa (Distritos).
• Intervención
6.3.2.1.2 DIRECCIONES DISTRITALES
Administrativo Financiero:
• Administrativo.
• Financiero.
6.3.2.1.5 INTERVENCIÓN
• Presencias.
• Inspecciones de OCE's.
• Control puntos de venta.
• Inmovilización.
Objetivos de la entidad
Los objetivos descritos en el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por
Procesos, son:
General:
• Facilitar las operaciones de comercio exterior, a través de procesos
aduaneros sistemáticos e integrados que permitan disminuir los tiempos
de despacho, a fin de incentivar la productividad y competitividad
nacional, ejerciendo controles precisos, velando por el respeto al
ordenamiento jurídico y por el interés fiscal del país.
Específicos:
• Mejorar la eficiencia en el proceso operativo aduanero.
• Alcanzar efectividad en el control aduanero.
• Crear una cultura tributaria aduanera en la sociedad.
Monto de recursos examinados
De acuerdo con la información remitida por la Dirección Nacional de Intervención, la
entidad registró 768 rectificaciones de tributos y 442 actas de aprehensión, según el
detalle siguiente:
INFORMES UNIVERSO ANALIZADO
CANT USD CANT % USD 04
RECTIFICACIONES DE TRIBUTOS 768 29 701 874,17 240 31,30 9 975 565,06 33,60 ACTAS DE APREHENSION 442 206 46,60
TOTAL 1210 29 701 874,17 446 38,90 9 975 565,06 33,60
Servidores relacionados
Constan en Anexo 1.
4
CAPÍTULO II
RESULTADOS DEL EXAMEN
Seguimiento al cumplimiento de recomendaciones
Del seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones formuladas en anteriores
acciones de control realizadas por la Contraloría General del Estado y la Dirección
Nacional de Auditoría Interna del Servicio Nacional de Aduana del Ecuador, se
determinó que éstas no guardan relación con el alcance del examen especial
correspondiente al presente informe.
Procesos sancionatorios producto de los informes de aprehensión.
En 5 actas de aprehensión no se concluyó el proceso sancionatorio; de las cuales en
tres casos, no se inició el correspondiente proceso, tal como se muestra en el
siguiente cuadro:
No. INFORME ACTA COMUNICACIÓN
INFORME EMISION RESOLUCION
PROCESO EMISION ESTADO
1 SENAE-DNI-JEA1-
IF-2013-008 DRI1-JEA1- 2012-0163
SENAE-DM- 2013-0096-N1
2013-01-22 SIN INICIAR PROCESO
2 SENAE-DNI-JEA1-
IF-2013-011 DRI1-JEA1- 2012-0171
SENAE-DNI- 2013-0126-M
2013-01-25 SIN INICIAR PROCESO
3 SENAE-DNI-JEA1-
IF-2013-058 DRI1-JEA1- 2012-0169
SENAE-DNI- 2013-0272-M
2013-02-26 SIN INICIAR PROCESO
4 SIN INFORME DRI1-JEA1- 2012-0641
SENAE-DRI1- 2012-0231-M
2012-05-02 SENAE-DDG- 2012-0282-RE
2012-07-11 SIN CULMINAR
5 SIN INFORME DRI1-JEA1- 2012-0016
SENAE-DNI- 2012-0231-M
2012-03-14 SENAE-DZPG- 2012-0454-PV
2012-07-04 SIN CULMINAR
Adicionalmente, se observó que 2 procesos sancionatorios fueron iniciados, sin el
respectivo informe de intervención.
La presente situación se debe a la falta de supervisión y control administrativo por
parte del Subdirector de Zona de Carga Aérea y el Subdirector General de
Operaciones, quienes inobservaron las NCI 100-01 Control interno, 100-02 Objetivos
del control interno, la 100-03 Responsables del control interno, 401-03 Supervisión, y
la 600-01 Seguimiento continuo o en operación; originando retraso en el recaudación
tributaria.
Con memorando SENAE-DNA-2014-0505-M de 9 de junio de 2014, se comunicó
5
resultados provisionales al Subdirector General de Operaciones; quien con
memorando SENAE-SGN-2014-0079-M de 20 de junio de 2014, no hizo referencia al
estado de los procesos sancionatorios.
Por lo expuesto, el Subdirector General de Operaciones incumplió las obligaciones
previstas en el artículo 77 número 2 letra a) de la Ley Orgánica de la Contraloría
General del Estado.
Conclusión
Para 3 informes de aprehensión no se inició el proceso sancionatorio; y para 2, los
procesos no fueron culminados, debido a la falta de supervisión y control
administrativo por parte del Subdirector General de Operaciones, quien inobservó las
NCI 100-01 Control Interno, 100-02 Objetivos del control interno, la 100-03
Responsables del control interno, 401-03 Supervisión, y la 600-01 Seguimiento
continuo o en operación; originando retraso en el recaudación tributaria.
Recomendación
A los Directores Nacionales de Intervención y Jurídico Aduanero
1. Realizarán el seguimiento de las acciones efectuadas en los procesos
sancionatorios, producto de los informes de aprehensión; remitiendo
trimestralmente el correspondiente informe de resultados al Subdirector
General de Operaciones; a fin de culminar dichos procesos e implementar
acciones correctivas, a las novedades que se presenten.
Generación de liquidaciones por rectificación de tributos producto de actos
determinativos
Se determinó que para 109 rectificaciones de tributos, generadas en el 2012 y 2013,
en estado "Gestión de Cobro", no se emitieron las respectivas liquidaciones. En 131
casos donde sí se emitieron las liquidaciones, los usuarios de las áreas financieras,
utilizaron el campo "Tasa de Control", para el registro del recargo adicional en las
rectificaciones de tributos; situación presentada por la falta de control y monitoreo del
6
sistema informático al no permitir el registro del recargo correspondiente al 20% sobre
el valor rectificado.
La Directora Administrativa Financiera, con memorando SENAE-DAFG-2013-0526-M,
de 7 de mayo de 2013, informó al Director Nacional de Intervención:
"... A fin de fortalecer el control interno... nos hemos propuesto realizar una revisión a todas las rectificaciones de tributos... generadas... entre el 1 de enero de 2012 a la presente fecha... tendrá por objeto verificar que el Distrito Guayaquil haya tomado las acciones correspondientes..."
El Director Distrital de Guayaquil, con memorando SENAE-DDG-2013-1868-M, de 11
de noviembre 2013, solicitó al Subdirector General de Normativa Aduanera:
„... la revisión ...del sistema Ecuapass, de manera que... se incluya... un casillero donde pueda registrarse el 20% de recargo a las rectificaciones de tributos..."
El Subdirector General de Normativa Aduanera, mediante memorando SENAE-SGN-
2013-0131-M de 12 de noviembre de 2013, puso en conocimiento de esto al Director
Nacional de Mejora Continua y Tecnologías de la Información.
Adicionalmente, la Directora Nacional de Capitales y Servicios Administrativos, con
memorando SENAE-DNC-2014-0088-M de 7 de febrero de 2014, informó al Director
Nacional de Mejora Continua y Tecnologías de la Información:
"...la naturaleza del recargo... es de tipo sancionatorio... no sería jurídicamente procedente... se calcule los intereses por mora....- se ha consultado con los Distritos y los mismos indican que... se genera una liquidación manual general....- Al revisar... el sistema... no existe un rubro específico para el cobro del recargo... dicho valor lo cargan al rubro "Tasa de Control....- La liquidación manual general automáticamente genera intereses... pasados los 2 días hábiles de ser emitida... por lo que resulta necesario... deba crearse un nuevo rubro dentro del sistema informático..."
Por lo expuesto, la falta de control y monitoreo del sistema informático por parte del
Director Nacional de Mejora Continua y Tecnologías de la Información, no permitió el
registro del recargo adicional correspondiente al 20% sobre el valor rectificado,
inobservando las NCI 410-13 Monitoreo y evaluación de los procesos y servicios y
401-03 Supervisión; ocasionando retrasos en la recaudación o el inicio de la acción
coactiva.
cc t
7
Con memorando SENAE-DNA-2014-0336-M de 16 de abril de 2014, se comunicó
resultados provisionales al Director Nacional de Mejora Continua y Tecnologías de la
Información, y al subrogante; este último informó, mediante memorando SENAE-DNT-
2014-0330-M de 2 de mayo de 2014, lo siguiente:
u... se procedió a la atención de lo solicitado... la creación del rubro del 20% de recargo sobre los tributos rectificados en la generación de las liquidaciones... el... 21 de abril de 2014..."
Lo manifestado por el servidor, ratifica el comentario de auditoría; al observar que no
se realizaron acciones de monitoreo, supervisión y evaluación de los procesos
tendientes a mejorar la generación de la liquidación producto de las rectificaciones de
tributos.
La Directora Administrativa Financiera, mediante memorando SENAE-DAFG-2014-
0759-M de 3 de junio de 2014, informó al Director Distrital de Guayaquil:
„... no quedan rectificaciones de tributos pendientes para gestión de cobro... correspondiente a los años 2012 y 2013..."
Lo manifestado por la servidora, ratifica el comentario de auditoría; al observar que las
liquidaciones y la gestión de cobro, correspondientes a rectificaciones de tributos
emitidas en el 2012 y 2013, fueron iniciadas en junio de 2014.
Por lo expuesto, el Director Nacional de Mejora Continua y Tecnologías de la
Información incumplió las obligaciones previstas en el artículo 77 número 2 letra a) de
la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
Conclusión
Se determinó que para 109 rectificaciones de tributos, generadas en el 2012 y 2013,
no se emitieron las respectivas liquidaciones, permaneciendo en estado "Gestión de
Cobro". En otros 131 casos donde sí se emitieron las liquidaciones, los usuarios de las
áreas financieras, utilizaron el campo "Tasa de Control", para el ingreso del recargo
adicional en las rectificaciones de tributos; situación presentada por la falta de control y
8
monitoreo del sistema informático por parte del Director Nacional de Mejora Continua y
Tecnologías de la Información al no permitir el registro del recargo adicional
correspondiente al 20% sobre el valor rectificado, inobservando las NCI 410-13
Monitoreo y evaluación de los procesos y servicios y 401-03 Supervisión; ocasionando
retrasos en la recaudación o el inicio de la acción coactiva.
Recomendación
Al Director Nacional de Mejora Continua y Tecnologías de la Información
2. Implementará en el sistema informático del SENAE, un proceso que permita a
la Dirección Nacional de Intervención, registrar la rectificación de tributos, a fin
de generar automáticamente la liquidación, con el correspondiente detalle de
los rubros; considerando los intereses, posteriores al plazo estipulado para el
pago.
Módulos Control Posterior y Carga - Actas de Aprehensión del sistema
informático del SENAE, subutilizados
La Dirección Nacional de Intervención utilizó hojas de cálculo Excel para el registro de
la información correspondiente a los Actos Determinativos y Actas de Aprehensión,
debido a que no se efectuaron las mejoras en la etapa de producción previo a la
implementación de los módulos informáticos.
El Director Nacional de Mejora Continua y Tecnologías de la Información, con
memorando SENAE—DNT-2014-0199-M de 14 de marzo de 2014, informó las fechas
de capacitación, implementación y primer registro de los datos de los siguientes
módulos:
MÓDULOS
CONTROL POSTERIOR
CARGA (APREHENSIONES)
CAPACITACION 2012-11-08 2012-10-22
IMPLEMENTACION 2012-11-30 2012-10-04
PRIMER REGISTRO 2013-08-08 2013-11-07
TIEMPO TRASCURRIDO 8 MESES 13 MESES
9
Se observó que los servidores empezaron a utilizar los módulos "Control Posterior" y
"Carga - Actas de Aprehensión", 8 y 13 meses después de su implementación
respectivamente; y, se capacitó a los servidores para el uso del sistema informático
en 1 ocasión, inobservando el Director Nacional de Mejora Continua y Tecnologías de
la Información, la NCI 407-06 Capacitación y entrenamiento continuo.
El hecho comentado se genera debido a que no se efectuaron las mejoras en la etapa
de producción previo a la implementación, por parte del Director Nacional de
Intervención y el Director Nacional de Mejora Continua y Tecnologías de la
Información, quienes inobservaron las NCI 410-06 Administración de proyectos
tecnológicos y 410-07 Desarrollo y adquisición de software aplicativo; ocasionando
que los módulos informáticos no hayan sido probados y aprobados por el área usuaria
previo a la puesta en marcha del sistema.
Con memorando SENAE-DNA-2014-0272-M de 25 de marzo de 2014, se comunicaron
resultados provisionales al Director Nacional de Intervención; quien con memorando
SENAE-SGO-2014-0054-M de 2 de abril de 2014, informó:
"...la puesta en producción del módulo control posterior, no garantiza que... se encuentre totalmente listo para su normal uso...- todo sistema informático nuevo, requiere que... durante el desarrollo... incurrir en pruebas en ambiente real, lo cual genera constantemente observaciones y correcciones que no han permitido iniciar de manera eficiente la ejecución del módulo...- a pesar de que se haya puesto en producción... la ejecución en ambiente REAL ha generado observaciones y mejoras que están siendo implementadas... las cuales... han retrasado la implementación y uso formal del sistema... ciertas observaciones aún no han sido solucionadas..."
Adicionalmente, con memorando SENAE-SGO-2014-0089-M de 19 de mayo de 2014,
informó:
«...es necesario indicar que el registro de aprehensiones en el sistema ECUAPASS, actualmente se lo realiza en el módulo de cargas de importación, lo cual para poder registrarlo se debe ingresar información en las opciones manifiesto y administración de abandonos, por lo que se deja en constancia que el registro de las aprehensiones no tiene ningún vínculo con el módulo de control posterior..- se puede evidenciar que para el ingreso de la información correspondiente a las aprehensiones... no existe la opción vinculada con el módulo de control posterior (escenario ideal), por lo que en la actualidad se maneja este registro en el módulo de carga de importación, el cual no está al 100% de su operatividad..."
11'
10
Posteriormente, con memorando SENAE-SGO-2014-0092-M de 23 de mayo de 2014,
informó:
"...La Dirección Nacional de Intervención no cuenta con una herramienta informática que permita el registro de las aprehensiones realizadas por cada una de las regionales de forma automatizada; razón por la cual se llevan registros manuales en archivos físicos e informáticos (bases en programa Excel)...- debido a la falta de herramientas informáticas adecuadas para generar códigos o numeraciones que sirvan para identificar los controles que realiza la Dirección... éstos se han generado de forma manual y se ha llevado un control a través de bases elaboradas en Excel..."
Con memorando SENAE-DNA-2014-0344-M de 17 de abril de 2014, se comunicó
resultados provisionales al Director Nacional de Mejora Continua y Tecnologías de la
Información; quien con memorando SENAE-DNT-2014-0359-M de 15 de mayo de
2014, informó:
...el correcto funcionamiento... lo determina el usuario... a través de su utilización y estabilización en su continuo proceso de aprendizaje y retroalimentación, por lo que se han venido recopilando las recomendaciones y mejoras que se han convertido en planes de acción, actas, capacitación, tutorías, indicadores y monitoreo para el uso de la herramienta ...- los acontecimientos indicados han sido parte de un proceso normal de implementación y uso formal del sistema... dentro de la estabilización del módulo, lo que como consecuencia lógica muestre una subutilización del módulo durante el periodo objeto de evaluación..."
Con memorando SENAE-DNA-2014-0453-M de 30 de mayo de 2014, se comunicó
resultados al Director Nacional de Mejora Continua y Tecnologías de la información;
quien con memorando SENAE-DNT-2014-0448-M, de 20 de junio de 2014 informó:
"... el proceso de aprehensiones constituye una opción... mas no un módulo del mismo. La herramienta de "Registro de mercancías aprehendidas" está habilitada en el módulo de Carga de Importación...- se consideró necesario que dentro de la etapa de estabilización... se incluya la creación y asignación de casos de Aprehensiones... con el fin de que puedan realizar el registro documental y emitir notificaciones... Esta mejora será realizada en el segundo semestre del año en curso...- si se cuenta con una herramienta informática para el registro de aprehensiones..."
Con memorando SENAE-DAFQ-2014-0404-M de 28 de abril de 2014, la Directora
Administrativo Financiera informó al Director Distrital Quito:
11
"... No existe un registro informático de las actas de aprehensión y actos determinativos... que facilite conocer sobre el estado de los mismos y... realizar el seguimiento oportuno de las tareas ejecutadas para su cobro..."
Lo manifestado por los servidores ratifica el comentario de auditoría; al no encontrar
evidencia de que las debilidades del sistema informático fueron observadas en la
etapa de producción previo a la implementación.
Posterior a la conferencia final de comunicación de resultados, con memorando
SENAE-DNT-2014-0449-M de 20 de junio de 2041, el Director Nacional de Mejora
Continua y Tecnología de la Información, señaló:
"... ni... se nos ha solicitado documentos relacionados al cumplimiento de... NCI 410-06 y NCI 410-07 mencionados en el borrador..."
Se observó que el servidor no adjuntó los documentos de sustento, para el
cumplimiento de las NCI que mencionó, por lo que se ratifica el comentario de
auditoría.
Por lo expuesto, el Director Nacional de Mejora Continua y Tecnologías de la
Información y el Director Nacional de Intervención; incumplieron las obligaciones
previstas en el artículo 77 número 2 letra a) de la Ley Orgánica de la Contraloría
General del Estado.
Conclusión
La Dirección Nacional de Intervención utilizó hojas de cálculo Excel para el registro de
la información correspondiente a los Actos Determinativos y Actas de Aprehensión,
debido a que no se efectuaron las mejoras en la etapa de producción previo a la
implementación, por parte del Director Nacional de Intervención y el Director Nacional
de Mejora Continua y Tecnologías de la Información, quienes inobservaron las NCI
410-06 Administración de proyectos tecnológicos y 410-07 Desarrollo y adquisición de
software aplicativo; ocasionando que los módulos informáticos no hayan sido probados
y aprobados por el área usuaria previo a la puesta en marcha del sistema.
12
Recomendación
Al Director General
3. Dispondrá al Director Nacionales de Mejora Continua y Tecnologías de la
Información, en coordinación con el Director Nacional de Intervención; realizar
nuevas especificaciones funcionales para los módulos informáticos "Control
Posterior" y "Carga - Actas de Aprehensión", con la finalidad de satisfacer las
necesidades funcionales de la Dirección Nacional de Intervención; elaborando
actas de aceptación del paso del sistema probado y aprobado, desde el
ambiente de desarrollo y prueba, al de producción.
Mercancías aprehendidas, no constatadas.
De 37 actas de aprehensión, no fue posible evidenciar físicamente las mercancías
correspondientes a 9 actas por el valor de 43 191,21 USD, por cuanto no existió un
control de registro de los ingresos y egresos de la mercancía almacenada en la
bodega; de acuerdo al siguiente detalle:
No. ACTA APREHENSION EMISIÓN USD 1 DRI1-JEA1-2012-0016 2012-03-09 1 928,50
2 DRI1-JEA1-2012-0107 2012-07-22 28 127,99
3 DRI1-JEA1-2012-0129 2012-09-04 13,88
4 DRI1-JEA1-2012-0163 2012-09-26 465,11
5 DRI1-JEA1-2012-0167 2012-09-26 221,45
6 DRI1-JEA1-2012-0169 2012-09-26 11 019,73
7 DRI1-JEA1-2012-0171 2012-09-26 55,95
8 DRI1-JEA1-2012-0173 2012-09-26 56,90 9 DRI1-JEA1-2012-0641 2012-04-30 1 301,70
TOTAL USD 43 191,21
Con memorandos SENAE-DNA-2014-0155-M y SENAE-DNA-2014-0312-M de 11 de
febrero y 9 de abril de 2014, se solicitó al Guardalmacén Jefe de la Dirección Distrital
Guayaquil, el detalle de los ingresos a bodega de las mercancías producto de las
actas de aprehensión; sin recibir respuesta.
Con memorandos SENAE-DNA-2014-0310-M, SENAE-DNA-2014-0346-M y SENAE-
DNA-2014-0444-M de 9 y 17 de abril, y 23 de mayo de 2014; se solicitó al Director de
Control de Zona Primaria, las actas de ingreso a bodega, correspondientes a las actas
de aprehensión; quien con memorando SENAE-DZPG-2014-0532-M de 16 de abril de )c,“
13
2014 y SENAE-DZPG-2014-1127-M de 6 de junio de 2014, adjuntó información no
relacionada con el requerimiento.
Por lo expuesto, no existió un control de registro de los ingresos y egresos de la
mercancía almacenada en la bodega, por parte del Subdirector General de
Operaciones, el Director Distrital de Guayaquil, el Director de Control de Zona
Primaria, los Jefes de Procesos Aduaneros Control Zona Primaria, y los
Guardalmacenes Jefe de Distrito; inobservando las NCI 100-01 Control Interno, NCI
100-02 Objetivos del control interno, la NCI 100-03 Responsables del control interno,
NCI 401-03 Supervisión, y la NCI 600-01 Seguimiento continuo o en operación;
ocasionando un perjuicio económico a la entidad por 43 191, 21 USD.
Con memorandos SENAE-DNA-2014-0467-M, SENAE-DNA-2014-0495-M, y SENAE-
DNA-2014-0496-M de 5 y 9 de junio de 2014, se comunicó resultados provisionales al
Director de Control de Zona Primaria; quien con memorando SENAE-DZPG-2014-
1148-M de 6 de junio de 2014, informó:
... revisado el Sistema de Inventados... se pudo evidenciar que la mercancía solicitada tiene el siguiente historial...- dri-jeal -2012-0641 ... Mercancía ingresada a bodega con # ingreso 329..."
Posteriormente, con memorando SENAE-DZPG-2014-1199-M de 11 de junio de 2014,
informó:
• . • mediante Memorando... se anexaron las respectivas valoraciones y números de actas de ingresos..."
Con memorandos SENAE-DNA-2014-0351-M y SENAE-DNA-2014-0466-M de 21 de
abril y 5 de junio de 2014, se comunicó resultados provisionales al Director Distrital de
Guayaquil; quien con memorando SENAE-DDG-2014-0904-M de 6 de junio de 2014,
adjuntó informe SENAE-CZPG-2014-1899-M de la misma fecha, del Jefe de Procesos
Aduaneros Control Zona Primaria, indicando el ingreso de la mercancía a la bodega.
Posteriormente, con memorando SENAE-DDG-2014-0905-M de 6 de junio de 2014,
informó el historial de la mercancía ingresada a bodega, correspondiente a dos actas
de aprehensión.
14
Mediante oficio SENAE-DNA-2014-0147-OF de 6 de junio de 2014, se comunicó
resultados provisionales al Guardalmacén Jefe, actuante entre 1 de agosto de 2011 y
29 de septiembre de 2012; quien mediante comunicación de 6 de junio de 2014,
informó:
"... si realicé las Actas de Entrega y Recepción correspondientes a mi periodo... en ningún momento estos funcionarios me firmaron el Acta de Traspaso de Bienes y... el Acta de Entrega — Recepción de las mercancías...- todas las Actas... quedaron en manos del... Jefe Guardalmacén... y esto fue entregado el día en que notificaron mi salida del SENAE..."
Con memorando SENAE-DNA-2014-0513-M de 11 de junio de 2014, se comunicó
resultados provisionales al Jefe de Procesos Aduaneros Control Zona Primaria,
actuante entre el 31 de noviembre de 2011 y el 31 de mayo de 2013; quien con
memorando SENAE-JGAG-2014-0542-M de 12 de junio de 2014, informó:
"... es absoluta y exclusiva responsabilidad del servidor saliente la adecuada entrega de bienes, documentos e información que han sido objeto de su custodia y administración; lo cual no fue cumplido...- el... debía realizar el inventario al cien por ciento... hecho que no ocurrió..."
Mediante oficio SENAE-DNA-2014-0150-OF de 6 de junio de 2014, se comunicó
resultados provisionales al Guardalmacén Jefe, actuante entre el 2 de abril de 2012 y
el 30 de junio de 2013; quien mediante comunicación de 13 de junio de 2014, remitió
comunicación OFICIO-NR0-0002; e informó:
„... podrá apreciar que cumplí con todas y cada una de las recomendaciones y muy puntualmente entregué un inventario al día de la bodega..."
Adicionalmente, en la comunicación OFICIO-NRO-002 de 17 de julio de 2013, informó
al Jefe de Procesos Aduaneros Control Zona Primaria:
"... Se adjunta los reportes de mi gestión... Ingresos y egresos de mercaderías que dice tener registrado el sistema SAMA... Listado de los vehículos que dice el sistema SAMA... Informe del inventario de los contenedores...- los contenedores... dicen contener el listado de la mercadería... No se ha inventariado por que... se me dio el apoyo con personal para realizar el inventario físico..." (sic)
Con memorando SENAE-DNA-2014-0505-M de 9 de junio de 2014, se comunicó
resultados provisionales al Subdirector General de Operaciones; quien con
15
memorando SENAE-SGN-2014-0079-M de 20 de junio de 2014, informó:
"... las mercancías... se encuentran físicamente en la Bodega..."
Lo manifestado por los servidores ratifica el comentario de auditoría, al no encontrar
evidencia de acciones de control y supervisión, para la realización del inventario y
obtención del acta de entrega - recepción de la mercancía almacenada en la bodega,
al momento del cambio del servidor responsable de la custodia.
Con memorando SENAE-DNA-2014-0555-M de 17 de junio de 2014, se comunicó
resultados provisionales al Jefe de Procesos Aduaneros Control Zona Primaria;
actuante entre el 3 de junio de 2013 y el 31 de diciembre de 2013; sin recibir
respuesta.
Posteriormente, se constató que la mercancía correspondiente al acta de aprehensión
DRII-JEA1-2012-0107 valorada en 28 127,99 USD, salió de la bodega con acta
00000175 como resultado de la subasta y auto de adjudicación de 25 de septiembre
de 2013, quedando un total de 15 063,22 USD sin justificar.
Por lo expuesto, el Subdirector General de Operaciones, el Director Distrital de
Guayaquil, el Director de Control de Zona Primaria, los Jefes de Procesos Aduaneros
Control Zona Primaria, y los Guardalmacenes Jefe de Distrito, incumplieron las
obligaciones previstas en el artículo 77 número 2 letras a) de la Ley Orgánica de la
Contraloría General del Estado.
Conclusión
No se encontró evidencia de las mercancías correspondientes a 8 actas de
aprehensión; por cuanto no existió un control de registro de los ingresos y egresos de
la mercancía almacenada en la bodega, por parte de! Subdirector Genera! de
Operaciones, el Director Distrital de Guayaquil, el Director de Control de Zona
Primaria, los Jefes de Procesos Aduaneros Control Zona Primaria, y los
Guardalmacenes Jefe de Distrito; inobservando las NCI 100-01 Control Interno, 100-02
Objetivos del control interno, la 100-03 Responsables del control interno, 401-03
Supervisión, y la 600-01 Seguimiento continuo o en operación; ocasionando un
perjuici económico a la entidad por 15 063,22 USD.
16
Atentamente
Recomendación
Al Director Distritar de Guayaquil
8. Dispondrá que el Jefe de Control Zona Primaria, en coordinación con el
Guardálmacén; realicen constataciones físicas de las mercancías contra el
inventario de los ingresos y egresos de forma trimestral, remitiendo el
correspondiente informe de resultados; a fin de implementar acciones correctivas,
a las novedades que se encuentren.
419 In 11 A N, et.
ing. Pamela \Cardenas Directora Nacional de Auditoríáfin Servicio Nacional de Aduana I
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- E ".) r SEIVAE
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17
ANEXO 1
NÓMINA DE SERVIDORES RELACIONADOS CON EL EXAMEN
NOMBRE CARGO PERÍODO
DESDE HASTA
Cárdenas Moncayo Pedro Xavier Director General 2012-01-01 2013-12-31
Rodríguez Pesantes José Francisco Subdirector General de Operaciones 2012-01-01 2013-12-31
Rosales Medina Jorge Luis Director Distrital Guayaquil 2012-01-01 2013-12-31
Soriano Idrovo Fabián Arturo Director Nacional de Intervención 2012-01-01 2013-12-31
Aguirre Narváez Max Eduardo Director Regional 1 de Intervención 2012-02-01 2013-12-31
Rivadeneira Salazar Luis Andrés Director Nacional de Talento Humano 2012-01-01 2013-12-31
Villavicencio Franco Luis Antonio Director Nacional de Mejora Continua y Tecnología de la Información 2012-03-01 2013-12-31
Arias Rivadeneira José Luis Director Control Zona Primaria 2012-01-01 2013-12-31
López Hurtado Arely Maritza Directora Administrativa Financiera 2012-03-01 2013-12-31
Coellar Dávila Boris Paul Director Distrital Cuenca 2012-01-01 2013-12-31
Ávila Hidalgo Alex Eduardo Guardalmacén Jefe de Distrito 2013-09-16 2013-12-31
Silva Vásconez Freddy Rolando Técnico Operador Aforo Físico Dirección de Despacho 2013-10-01 2013-12-31
Muñoz Zamora Hugo Enrique Guardalmacén Jefe 2012-04-02 2013-06-30
Arboleda Arévalo Tito Felipe Guardalmacén Jefe 2012-01-01 2012-09-29
Yumbla Macías Alba Marcela Subdirector de Zona de Carga Aérea (E) 2013-06-10 2013-06-14
Rondoy Coello Andrés Santiago Jefe de Procesos Aduaneros Control de Zona Primaria 2013-06-03 2013-12-31
Troya Andrade Ricardo Manuel Subdirector de Zona de Carga Aérea 2012-12-17 2013-12-31
Vaca Franco Víctor Alberto Jefe de Procesos Aduaneros Control de Zona Primaria
2012-03-19 2013-05-31
Ochoa Ochoa María Gabriela Director de Reclamos y Trámites operativos.
2012-01-01 2012-12-31