Viir inaijwción de Educada, Sopado,
UCEVA SECRETARÍA GENERAL - ÁREA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO Código: 1006-38.9-0194
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Versión: 04 unóad Cenizal del VS% dM Catlead,
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA PRODUCTORA:
UNIDAD CENTRAL DEL VALLE DEL VALLE DEL CAUCA
Hoja: 1 de 3 1300 VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN Y PROYECCIÓN SOCIAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION (años) DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO Archivo de
Gestión
Archivo Central
CT E D S
ACTAS
2.6 Actas Comité Central de Investigaciones 2 8 x
Se conservan 2 años en el Archivo de Gestión y 8 en el Archivo Cantal. Esta subsane refleja las actuaciones adrrtlnistrallvas de la universidad y las decisiones que se tomen al interior de le misma. Son CIOCIM10MOS que adquieren valor adminisfraNm. legal, jurtdico e histórico desde el momento de su creación. Su conservación total se regula en b Circular 003 de 2015 AGN La información se conservará en su soporte original que es tísico.
Convocatoria comité
Acta de reunión
Registro Asistencia
2.10 Actas Comité de Ética de Investigación 2 8 x
Se conservan 2 anos en el Archivo de Gestan y 81 en el Archivo Central. Esta subsane refleja las aduadones administrativas de la universidad y las decisiones que se tomen al interior de la misma. Son documentos que adquieren valor adrninistratwo, legal. Nórtico e histórico desde el momento de su creación. Su conservación total se regula en la Circular 003 de 2015 AGN. La Información se conservará en su soporte original que es físico.
Convocatoria a comité
Acta de reunión
Registro Asistencia
2.34 Actas de Reunión 2 8
Se conservan 2 anos en el Archivo de Gestan y 8 en el kchivo Central. Esta subsene refleja las aduadones administrativas de la universbad y las decisiones que se tomen al interior de la misma. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal. jUrldic0 e histórico desde el momento de su creación. Su conservación total se regula en la Circular 003 de 2015 AGN, La información se conservare en su so pode original que es fisico.
Convocatoria a reunión
Acta de reunión
Registro Asistencia
15 CONSTANCIAS
15.1 Constancias Resumen Analitico de Investigación — RAI 2 3 x
Ge conservan 2 años en el Archivo de Gestión y 3 años en el Archivo Central, cumplido el tiernito de retención eliminar telliendO en cuenta que por reglamento académico 105. estudiantes tienen 5 años para graduarse.
Constancia resumen analítico de investigación
Resumen analítico de investigación - RAI
29 INFORMES
29.1 Informes a los Organismos de Control 2 8 X
Esta Sainada es de conservación total, porque refleja las aduaciones administrativas de la UCEVA ante los entes de control sobre la gestión jurídica. técnica, adininisiralivo y/o /bandera. Se conservan 2 años en el ~a de Gestión y8 en el Archivo Ceta'. Su conservación total se regula en la ~dar 001 de 2015 AGN La Información se conservará en su soporte original que es qslco,
Solicitud
Informe a los organismos de control
gr UCEVA SECRETARÍA GENERAL -ÁREA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO Código: 1006-38.9-019-F
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Versión: 04 Undad Ceno-al dei valle dei Cauca
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA PRODUCTORA:
UNIDAD CENTRAL DEL VALLE DEL VALLE DEL CAUCA
Hoja: 2 de 3 1300 VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN Y PROYECCIÓN SOCIAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION (años) DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO Archive de
Gestión Archivo Central
a E D 5
29.2 Informes a Otras Entidades 2 e
Esta subsede es de conservación total, porque refleja las actuaciones administrativas de la UCEVA ante entidades territoriales o sedodales sobre la gestión ¡ubica, técnica, administrativo yho financiera. Se conservan 2 años en el Archivo de Gestión ya en el Archivo Central. Su conservación total se regula en la Circular 003 de 2015 AGN. La información se conservará en su soporte original que es fisión,
Solicitud
Informe a otras entidades
29.9 Informes de Gestión por la Dependencia 2 1 x Se conservan 2 años en el ~ayo de Gesten y 1 ano e I Ardivo retención eliminar teniendo en cuenta que la información se encuentra Informes de Gestión Institucional, que reposa en b Oficina de Planeación.
C dial, C mpi'd ene po d consolidada en la subserie
Informe de gestión por la dependencia
31 INSTRUMENTOS DE CONTROL
31.1 instrumentos de Control de Comunicaciones Oficiales 2 3 x
Se conservan 2 años en el Archivo de Gestión y 3 anos en el Archivo Central. San documentos que le permiten certificar la recepción de los documentos, por pada de los funcionahas competentes, asi como el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas. Articulo 8 del Acuerdo 060 de 2001 y el Acuerdo 042 de 2002 consulta y préstamo de documentos. Una vez cumplan el tiempo de retención eliminar por perdida de sus valores administrativos
Planilla de comunicaciones internas y externas despachadas
Control de préstamo y consulta de documentos
42 PLANES
42.5 Planes de Acción por la Dependencia 2 1 x
Se conservan 2 anos en el Archivo de Gestión y 1 año en el Archivo retención eliminar, teniendo en wertia que la información se encuentra Planes de Acción Institucional que reposa en la Glicina de Planeación.
Central. Cumplido el tiempo de consolidada en la subserie
Plan de acción por la dependencia
42.9 Planes de Mejoramiento 2 1 x
Se conservan 2 años en el Archivo de Gestión y 1 año en el Archivo Central, Cumplido el liempo de retención eliminar, teniendo en cuenta que la información se encuentra consolidada en la sainada Planes de Mejoramiento Institucionar, que reposa en la Oficina de Control Interno,
Aviso de la auditoría
Solicitud de información
Comunicaciones de entrega de información
Informe preliminar
Derecha de contradicción y soportes
Informe definitivo
Suscripción del Plan de Mejoramiento
Aviso de aprobación Plan de Mejoramiento
Solicitud de avances Plan de Mejoramiento
CONVENCIONES
CT: Conservación Total Er Eliminación
Digitalización 5: Selección
rnán Gómez Escobar
Vicerrector de Investigación y Proyección Social
Vir
InslituckY1 de Edni15. appe.tpr
UCEVA,,
SECRETARÍA GENERAL - ÁREA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO Código: 1006-3E19-019-F
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Versión: 04
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA PRODUCTORA:
UNIDAD CENTRAL DEL VALLE DEL VALLE DEL CAUCA Hoja: 3 de 3 1300 VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN Y PROYECCIÓN SOCIAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION (años) DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
Archivo de
Gestión
Archivo
Central CT E D
Evidencias avance o cumplimiento del Plan de Mejoramiento
Seguimiento Plan de Mejoramiento
42.10 Planes de Mejoramiento Auditorias Internas 2 1 x
Se conservan 2 años en el Archivo de Gestión eliminar, teniendo en cuenta que la retención
VI año en el Archivo Central. Cumplido el tiempo de información se encuentra CODSOFdada en la subserie Control interno. Planes de Auditorias que reposa en b Oficina de
Aviso de la auditorio Solicitud de información Comunicaciones de entrega de información Informe preliminar Derecho de contradicción y soportes Informe definitivo Suscdocion Plan de Mejoramiento Solicitud de avances Plan de Mejoramiento Evidencias avance o cumplimiento del Plan de Mejoramiento Seguimiento Plan de Mejoramiento
50 PROYECTOS
502 Proyectos de Investigación 2 o x
Se conservan 2 años en el Archivo de Gestión ye años en el ~NO Central. Son documentos de conservación total Porque constituyen b memoria inSlituCiOnal de la UCEfirA. La información se conservará en su soporte original que es Paco
Convocatoria de partidpación en los proyectos Ficha Proyecto Anexos que evidencien la ejecución del proyecto Reporte de INSTITULAC Tipología de los productos para acreditar grupos
NOMBRES Y FIRMAS FUNCIONARIOS RESPONSABLES DE LA TRD
55"NS
Fecha aprobación
Día mes año
24 9 2019
Fecha de entrega
imbania P ea Doronsoro Eugeni 5 ndoval Quintero
Sec aria General Profesional Universitario As 1010