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4.1 PROJECT CHARTER ACADÉMICO
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INDICE
1. TÍTULO.....................................................................................4
2. OBJETIVO .................................................................................4
3. JUSTIFICACIÓN ........................................................................4
3.1. ...................................................................JUSTIFICACIÓN ACADÉMICA 4
3.2. ............................................................... JUSTIFICACIÓN DE PRODUCTO 5
4. ALCANCE ................................................................................. 5
4.1. .......................................................................... LÍMITES DEL PROYECTO 5
4.2. ..........................................................................LÍMITES DEL PRODUCTO 5
5. EQUIPO ....................................................................................6
5.1. .................................................................................................... PERFILES 6
5.2. ..............................................................................DATOS DE CONTACTO 7
5.3. ................................................ROLES EN EL EQUIPO “TEST DE BELBIN” 7
5.4. ............................................................................... RESPONSABILIDADES 9
5.4.1.LÍDER DEL PROYECTO ............................................................................ 9
5.4.2.RESPONSABILIDADES DE LAS ÁREAS DE CONOCIMIENTO.............. 9
6. CALENDARIO Y CRONOGRAMA .............................................. 10
6.1. .............................................................................................CALENDARIO 10
6.2. ..........................................................................................CRONOGRAMA 11
7. COSTES DEL PROYECTO.......................................................... 14
8. INTERESADOS Y HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN ............ 16
8.1. ........................................................IDENTIFICACIÓN DE INTERESADOS 16
8.2. .....................................................HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN 17
8.2.1.COMUNICACIÓN ORAL ......................................................................... 17
8.2.2.COMUNICACIÓN ESCRITA .................................................................... 17
9. FORMATO DEL PROYECTO...................................................... 18
9.1. ..............................FORMATO Y UBICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN 18
9.2. ........................................ REVISIÓN Y APROBACIÓN DE DOCUMENTOS 19
9.3. .......................................................ESTRUCTURA DE LA INFORMACIÓN 19
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9.4. .......................................................... CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS 20
10. SEGUIMIENTO DEL PROYECTO.............................................. 21
10.1. PUNTOS DE REUNIÓN................................................................... 21
11. METODOLOGÍA DE TRABAJO ................................................ 22
12. CALIDAD .............................................................................. 22
12.1. REVISIONES DE DOCUMENTOS..................................................... 22
12.2. ESTADO DE LOS DOCUMENTOS.................................................... 23
13. REGLAS DE CONVIVENCIA .................................................... 24
13.1. PUNTUALIDAD ............................................................................ 24
13.2. ASISTENCIA A REUNIONES........................................................... 24
13.3. SOLUCIÓN DE CONFLICTOS ......................................................... 24
14. RIESGOS................................................................................ 25
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1. TÍTULO
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2. OBJETIVO
El objetivo de este proyecto es poner en práctica una simulación de los contenidos
aprendidos durante el Postgrado en Project Management Avanzado aplicando las
metodologías y herramientas adquiridas.
El proyecto en el que trabajará el equipo consiste en la optimización y reducción de
tiempos actuales del cambio de utillajes de la empresa Bolardos Viales S.A.
Actualmente el tiempo está en 3 horas de cambio de utillaje y el objetivo es bajar a
una hora y media, representando una mejora del 50 %, consiguiendo el objetivo de
mejora SMED propuesto.
Esta mejora se pretende conseguir en un plazo de 6 meses.
3. JUSTIFICACIÓN
3.1. JUSTIFICACIÓN ACADÉMICA
El presente proyecto está planteado por la dirección académica del programa Project
Management Avanzado del centro Tech Talent de la UPC con los siguientes objetivos:
• Completar la formación académica impartida a lo largo del programa en Gestión de
Proyectos Eficientes en Calidad, Tiempo y Coste.
• La aplicación práctica de las técnicas y herramientas de gestión de proyectos
presentadas durante el programa del PMA, fundamentalmente las descritas en el
método PMBOK e incluyendo además otros aspectos planteados en el programa para
la consecución de un proyecto viable planteado por este grupo.
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• Hacer posible la evaluación por parte del Tribunal del PMA-UPC del aprovechamiento
de los contenidos del programa por parte de cada alumno, valorando su desempeño
tanto individual como dentro del grupo al que integra.
3.2. JUSTIFICACIÓN DE PRODUCTO
Debido a la gran demanda actual de Bolardos Viales S.A, en la fabricación de distintos
modelos en series cortas, es necesario una mejora en los ciclos de producción,
mejorando el tiempo de cambio de utillaje utilizando la metodología SMED.
4. ALCANCE
4.1. LÍMITES DEL PROYECTO
El proyecto será desarrollado entre el 9 de Marzo del 2013 con la creación y definición
del grupo de trabajo, y el 22 de Junio del 2013 con las presentación del mismo.
El tiempo de dedicación por parte de cada uno de los miembros del equipo será de
154 horas, con total de 924 horas de proyecto.
El tiempo dedicado en equipo en horas de reunión será de 3 horas semanales.
4.2. LÍMITES DEL PRODUCTO
El proyecto propuesto consiste en la optimización del proceso de fabricación de los
Bolardos, a través de la metodología SMED persiguiendo los siguientes objetivos:
• Plantear su desarrollo para la totalidad de las fases de un proyecto, lo que hará
posible el manejo de procedimientos, técnicas y herramientas de PMA en
cada una de ellas.
• Realizar un análisis exhaustivo del proceso existente en la ejecución del cambio de
utillajes, para mejora de tiempos.
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• Propuestas de mejoras técnicas y organizativas para la consecución del objetivo final
que es la mejora de tiempos y producción de bolardos.
Considerando que los usuarios finales de esta metodología será los propios operarios
de producción del Bolardo, el objetivo es que el proyecto sea claro e inteligible tanto
para las personas receptoras del proyecto antes comentadas como para cualquier otra
persona que se incorporara y formara parte de la producción.
El éxito en la optimización del proceso viene dado por el uso de técnicas que al cliente
le resultarán económicas, ya que no implicará el desarrollo de nuevas tecnologías ni
de espacios nuevos.
5. EQUIPO
5.1. PERFILES
En la siguiente tabla se describen esquemáticamente los perfiles profesionales y
académicos de cada uno de los miembros del grupo:
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5.2. DATOS DE CONTACTO
NOMBRE Y APELLIDOS CORREO ELECTRONICO
Emilio Garrido Fernandez [email protected]
Daniel Rius Ortiz [email protected]
Cristian Mondiu Bakhouch [email protected]
Miquel Lluch Sanchez [email protected]
David Pons Carrió [email protected]
Jesús Manuel Reyes Gabarró [email protected]
5.3. ROLES EN EL EQUIPO “TEST DE BELBIN”
Los miembros del equipo hemos realizado el cuestionario de autoevaluación del "Test
de Belbin" para poder definir cuáles son los roles de cada miembro a la hora de
trabajar en equipo dentro de la organización del trabajo.
Existen 9 patrones de comportamiento llamados roles de equipo, cada rol de equipo
tiene sus fortalezas y debilidades permitidas particulares, y cada uno de ellos
contribuye de manera importante al desempeño del equipo.
En los siguientes gráficos se detallan los roles dominantes correspondientes a los
miembros del equipo y el total del equipo:
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Como se observa en la gráfica, cada uno de los nueve roles definidos por Belbin como
necesarios para el correcto funcionamiento del equipo están cubiertos por al menos un
integrante del mismo, a mayor o menor escala, teniendo como puntos más flojos el de
cerebro, monitor evaluador y finalizador por lo que en estos puntos deberemos tener
especial cuidado debido a que puede representar un riesgo para el proyecto.
5.4. RESPONSABILIDADES
5.4.1. LÍDER DEL PROYECTO
El grupo ha decidido dar el liderazgo a Jesús Manuel Reyes Gabarró por ser el
promotor e impulsor del proyecto y por ser quién conoce de primera mano las
necesidades del cliente, tanto técnicas como económicas.
5.4.2. RESPONSABILIDADES DE LAS ÁREAS DE CONOCIMIENTO
Se ha visto conveniente compartir los roles en las responsabilidades de las áreas de
conocimiento, con el fin de obtener los objetivos como equipo, y pasar por todas las
fases de proyecto adoptando el rol que periódicamente irá variando.
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Las rotaciones se establecen cada dos semanas, y se pretende que cada persona
llegue a experimentar todas las responsabilidades, y así aprender en aquellas áreas
que se dominaban menos.
La asignación de cada miembro del grupo como responsable de una o más tareas esta
descrita en la siguiente tabla:
6. CALENDARIO Y CRONOGRAMA
6.1. CALENDARIO
Se define el siguiente calendario para el proyecto y se muestran las fechas de los
diferentes entregables del proyecto.
Por el momento se asignan reuniones presenciales que se muestran en el calendario,
la mayoría de las reuniones serán los miércoles a las 19:00h en Cerdanyola del Vallès.
El calendario está sujeto a revisiones futuras y una vez desarrollado el Plan de
Proyecto se asignarán las reuniones necesarias para garantizar el cumplimento del
mismo.
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enero febrero marzo L M X J V S D L M X J V S D L M X J V S D
31 1 2 3 4 5 6 28 29 30 31 1 2 3 25 26 27 28 1 2 3
7 8 9 10 11 12 13 4 5 6 7 8 9 10 4 5 6 7 8 9 10
14 15 16 17 18 19 20 11 12 13 14 15 16 17 11 12 13 14 15 16 17
21 22 23 24 25 26 27 18 19 20 21 22 23 24 18 19 20 21 22 23 24
28 29 30 31 1 2 3 25 26 27 28 1 2 3 25 26 27 28 29 30 31
4 5 6 7 8 9 10 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7
abril mayo junio L M X J V S D L M X J V S D L M X J V S D
1 2 3 4 5 6 7 29 30 1 2 3 4 5 27 28 29 30 31 1 2
8 9 10 11 12 13 14 6 7 8 9 10 11 12 3 4 5 6 7 8 9
15 16 17 18 19 20 21 13 14 15 16 17 18 19 10 11 12 13 14 15 16
22 23 24 25 26 27 28 20 21 22 23 24 25 26 17 18 19 20 21 22 23
29 30 1 2 3 4 5 27 28 29 30 31 1 2 24 25 26 27 28 29 30
6 7 8 9 10 11 12 3 4 5 6 7 8 9 1 2 3 4 5 6 7
Presentación idea Proyecto y constitución del equipo.
Reuniones presenciales. Inicio Proyecto. Presentación Inicial Proyecto (Charter Académico). Entrega Web y Presentación Proyecto Académico. Inicio Proyecto técnico Presentación Preliminar Proyecto. Presentación Final Proyecto.
6.2. CRONOGRAMA
Se define el siguiente cronograma como propuesta inicial de planificación general del
proyecto.
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Se trabajará con Microsoft Office Project, software de gestión de proyectos, que nos
permitirá desarrollar el plan del proyecto, asignar los recursos analizando las cargas de
trabajo, monitorizar el progreso de las actividades y controlar los costes.
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7. COSTES DEL PROYECTO
Para mejorar la precisión de la estimación de costes del Proyecto, e incluir una mejor
estimación del riesgo y la incertidumbre, utilizaremos tres escenarios, el más probable
(Cm), el optimista (Co) y el pesimista (Cp) y realizaremos la media ponderada (Ce)
mediante la siguiente ecuación:
Los conceptos incluidos en el presupuesto inicial son los siguientes:
Horas de ingeniero: Se incluye aquí el tiempo dedicado por los 6 miembros del
equipo, tanto en el desarrollo del proyecto como en las horas de reuniones de
seguimiento y control.
Horas
Semanales por
Ingeniero
Semanas/
Reuniones
Total Horas
por
Ingeniero
Nº
Ingenieros
Total Horas
Grupo
Precio
HoraTotal Coste
Desarrollo 11 14 154 6 924 35,00 € 32.340,00 €
Reuniones 2 10 20 6 120 35,00 € 4.200,00 €
Cm 174 36.540,00 €
Desarrollo 9 14 126 6 756 35,00 € 26.460,00 €
Reuniones 1,5 9 13,5 6 81 35,00 € 2.835,00 €
Co 29.295,00 €
Desarrollo 16 14 224 6 1344 35,00 € 47.040,00 €
Reuniones 2,5 11 27,5 6 165 35,00 € 5.775,00 €
Cp 52.815,00 €
Coste Estimado (Ce) 38.045,00 €
Dietas y desplazamientos: Se componen del coste de comidas/cenas en los días de
reuniones de equipo así como el coste de desplazamiento en transporte público o
privado para todos los miembros del equipo de trabajo. Se estima un coste por dieta
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de 10-16 euros y un coste por desplazamiento de 4 euros y 8 euros con origen en
diferentes puntos de Barcelona y la periferia de Barcelona.
Otros costes imputables: Se engloban aquí los gastos de material de oficina, gastos
de teléfono móvil-internet, así como los costes de compra de dominio y otros para el
funcionamiento de la web.
Cm Co Cp Ce
Material Oficina 150,00 € 100,00 € 200,00
€ 150,00 €
Comunicaciones 100,00 € 50,00 € 150,00
€ 100,00 €
Gastos varios 250,00 € 200,00 € 300,00
€ 250,00 €
Total 500,00 € 350,00 € 650,00
€ 500,00 €
Otros comentarios: No se incluyen costes de amortización de los equipos puesto
que estos no fueron comprados en exclusiva para la realización del proyecto y algunos
de ellos se encuentran totalmente amortizados. Dada la inmaterialidad que supondría
su coste, se decide no tener en cuenta.
Y su resumen es el siguiente:
Cm Co Cp Ce
Dietas 714,00 € 590,00 € 956,00 € 733,67 €
Desplazamientos
Barcelona454,00 € 402,00 € 464,00 € 447,00 €
Desplazamientos
Cerdanyola278,00 € 256,00 € 284,00 € 275,33 €
Total 1.446,00 € 1.248,00 € 1.704,00 € 1.456,00 €
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Concepto Coste
Horas Ingeniero - Desarrollo 38.045,00
€ Dietas y desplazamientos 1.456,00 € Otros costes 500,00 € Contingencia (4%) 1.600,04 €
Total 41.601,04
€
8. INTERESADOS Y HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN
Las herramientas de comunicación en el proyecto dependerán de los interesados del
mismo y del canal de comunicación, ya sea oral o escrito. También resultará útil poder
fijar las prioridades sobre qué interesados y en qué casos, en función de su poder-
interés en el proyecto, deben ser informados.
8.1. IDENTIFICACIÓN DE INTERESADOS
Al identificar a los interesados del proyecto se nos permite diferenciar entre
comunicación interna entre miembros del equipo y externa con otros interesados del
proyecto.
Los principales grupos de interesados del proyecto son:
Miembros del equipo del proyecto
Clientes del proyecto:
1. Dr. Jaume Mussons, tutor (patrocinador) del proyecto académico.
2. Bolardos Viales S.A, empresa piloto sobre la que realizaremos el estudio de los
métodos técnicos-académicos del proyecto.
Otros interesados externos: resto de grupos de proyecto del PMA y posibles.
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8.2. HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN
Las herramientas de comunicación que se utilizarán serán:
8.2.1. COMUNICACIÓN ORAL
Presencial: Reuniones programadas según calendario en presencia de los
interesados ya sean internos o externos del equipo del proyecto.
Las reuniones darán lugar en la Talent UCP School y en un local de Cerdanyola del
Vallés.
A distancia: Para comunicarnos de forma interactiva entre los interesados internos
priorizaremos el teléfono como herramienta de comunicación. También se podrá usar
el correo interno del campus.
8.2.2. COMUNICACIÓN ESCRITA
Los principales canales que utilizarán los miembros del equipo de proyecto son:
1.Whatsapp
2.Drop box
3.Web
4.Sesiones PMA
5.Correo Electrónico
La comunicación escrita con los interesados externos del proyecto se llevará a cabo
principalmente vía correo electrónico.
Para que el Cliente pueda chequear y evaluar la idoneidad de la documentación
resultado de los trabajos realizados por el equipo (entregables) le facilitaremos el
acceso a la WEB del Equipo de Proyecto y al servicio en el que finalmente alojemos
nuestra intranet.
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9. FORMATO DEL PROYECTO
9.1. FORMATO Y UBICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
Toda la información referente al proyecto se irá colgando en una cuenta de DropBox
de acceso libre para los miembros del equipo en donde se podrán visualizar y
modificar los documentos entregables.
Se diseñará un espacio en la página web del proyecto en el cual los tutores e
interesados externos podrán consultar la documentación generada.
La información será colgada en los siguientes formatos:
Office 2010 - documentos de texto (.docx) y tablas, gráficos y hojas de cálculo (.xls)
Adobe Acrobat – documentación a entregar
Microsoft Project 2010 - cronogramas y diagramas (.pjt)
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9.2. REVISIÓN Y APROBACIÓN DE DOCUMENTOS
Las revisiones y aprobaciones de los documentos se realizarán con el consenso de
todo el equipo.
En los documentos se deberá registrar quien es el autor del documento, el
responsable de revisión, las revisiones efectuadas y la fecha de aprobación.
9.3. ESTRUCTURA DE LA INFORMACIÓN
La información aparecerá en la página web con la estructura de clasificación del
PMbok, según la siguiente estructura:
Áreas Conocimiento Tareas
Integración del Proyecto 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto(Project Charter)
GRUPO DEL PROCESO DE
INICIACIÓN Comunicaciones del Proyecto 10.1 Identificar a los Interesados(Steackholders)
Integración del Proyecto 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto 5.1 Recopilar Requisitos 5.2 Definir el Alcance
Alcance del Proyecto
5.3 Crear la EDT 6.1 Definir las Actividades 6.2 Secuenciar las Actividades 6.3 Estimar los Recursos de las Actividades 6.4 Estimar la duración de las Actividades
Tiempo del Proyecto
6.5 Desarrollar el Cronograma Recursos Humanos 9.1 Desarrollar el Plan de Recursos Humanos
7.1 Estimar los Costos Costos del Proyecto 7.2 Determinar el Presupuesto
Calidad del Proyecto 8.1 Planificar la Calidad Comunicaciones del Proyecto 10.2 Planificar las Comunicaciones
11.1 Planificar la Gestión de Riesgos 11.2 Identificar los Riesgos 11.3 Realizar el Análisis Cualitativo 11.4 Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos
Riesgos del Proyecto
11.5 Planificar la Respuesta a los Riesgos
GRUPO DEL PROCESO DE
PLANIFICACIÓN
Adquisiciones del Proyecto 12.1 Planificar las Adquisiciones
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Integración del Proyecto 4.3 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto Calidad del Proyecto 8.2 Realizar el Aseguramiento de Calidad
9.2 Adquirir el Equipo del Proyecto 9.3 Desarrollar el Equipo del Proyecto Recursos Humanos 9.4 Gestionar el Equipo de Proyecto 10.3 Distribuir la Información 10.4 Gestionar las Expectativas de los Interesados
GRUPO DEL PROCESO DE EJECUCIÓN
Comunicaciones del Proyecto
12.2 Efectuar las Adquisiciones
4.4 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto Integración del Proyecto 4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios 5.4 Verificar el Alcance Alcance del Proyecto 5.5 Controlar el Alcance
Tiempo de Proyecto 6.6 Controlar el Cronograma Costos del Proyecto 7.3 Controlar los Costos Calidad del Proyecto 8.3 Realizar el Control de Calidad Comunicaciones del Proyecto 10.5 Informar el Desempeño Riesgos del Proyecto 11.6 Monitorear y Controlar los Riesgos
GRUPO DEL PROCESO DE
SEGUIMIENTO Y CONTROL
Adquisiciones del Proyecto 12.3 Administrar las Adquisiciones
Integración del Proyecto 4.6 Cerrar el Proyecto o Fase GRUPO DEL PROCESO DE
CIERRE Adquisiciones del Proyecto 12.4 Cerrar las Adquisiciones
9.4. CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
El sistema de codificación de documentos funcionará de la siguiente manera, tomando
como ejemplo este documento:
041_PROJECTCHARTER_rev0_F
041: Indica el apartado del PMBOK de referencia para el documento, es decir apartado
4.1.
PROJECTCHARTER: título del documento en mayúsculas y sin espacios.
0: número de revisión del documento.
F: La letra indica el estado del documento (P: en proceso – F: finalizado)
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10. SEGUIMIENTO DEL PROYECTO
Se realizarán reuniones para controlar el progreso del proyecto y coordinar los
cambios que puedan surgir en cada fase, siguiendo la metodología PMbok.
Las revisiones y aprobaciones de los documentos se realizarán durante las reuniones
de equipo y mediante consenso de todos sus miembros. Todo documento presentado
para aprobación deberá haber sido revisado previamente por otro miembro del
equipo. De este modo, todos los documentos presentaran:
• autor del documento • fecha de realización • responsable de revisión • fecha de aprobación
Deberá estar presente la figura de secretario, que realizará las actas de las reuniones,
anotando los puntos más importantes que se vayan tratando, así como el
repartimiento de tareas definidas durante las reuniones.
El papel de la figura de secretario que adoptarán los miembros del equipo irá rotando
en cada sesión.
La difusión de la información la realizarán todos los miembros del equipo vía drop box,
web o e-mail.
10.1. PUNTOS DE REUNIÓN
• Locales y bibliotecas – Cerdanyola del Vallés. • Instalaciones Tech Talent Center UPC – Barcelona.
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11. METODOLOGÍA DE TRABAJO
Se acuerda realizar reuniones básicamente presenciales con una periodicidad que se
acordará durante nuestros encuentros semanales en clase o mediante mensajería vía
Smartphone utilizando aplicativo Whatsapp.
El lugar habitual de las reuniones será Cerdanyola del Vallès, por encontrarse en un
punto equidistante del lugar de trabajo y/o residencia de todos los miembros del
equipo, aunque también se prevén desplazamientos a la planta del cliente final para
poder evaluar aspectos relativos al proyecto y su ejecución seguimiento y control.
En función de la carga de trabajo de cada uno los miembros del equipo y su
desempeño se acuerda que no siempre será posible realizar las reuniones con una
asistencia del 100%. La mayoría simple resultante decidirá respecto los siguientes
ítems:
• Revisión y aprobación de temas pendientes. • Toma de decisiones a nivel de grupo. • Seguimiento de tareas asignadas. • Organización y distribución del trabajo a realizar por cada miembro del equipo.
Durante la reunión, el secretario asignado a cada sesión tomará nota de los temas
tratados, opiniones, acuerdos y/o decisiones tomadas, tareas pendientes con su
respectivo responsable y plazo, para levantar posteriormente un acta de reunión
donde consten todos ellos y donde además constarán la fecha y hora de inicio, hora
de finalización y número de asistentes.
12. CALIDAD
12.1. REVISIONES DE DOCUMENTOS
Los documentos se revisarán a su creación y cada vez que se realice alguna
modificación. Una vez revisados se clasificarán según el apartado 12.2.
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12.2. ESTADO DE LOS DOCUMENTOS
Los documentos serán creados y editados con Microsoft Office y colgados en una
carpeta compartida mediante Dropbox, de manera que todos los integrantes tangan
acceso a la documentación y se eviten posibles pérdidas.
El sistema permite analizar los cambios que se han ido realizando en el documento:
En el sitio web de Dropbox, pulsamos botón derecho sobre el documento podremos
ver todo el historial de versiones, siendo la de número más alto la actual:
Se establecen los siguientes estados para todos estos documentos:
PROCESO (P): el archivo no es definitivo y está en proceso de edición por uno o varios
miembros del equipo.
FINALIZADO (F): documento terminado, revisado y aprobado para proceder a la
exportación a PDF (entregable).
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El estado del documento estará indicado en el encabezado del mismo según
codificación (P o F) al final del id de documento.
13. REGLAS DE CONVIVENCIA
13.1. PUNTUALIDAD
Se exigirá puntualidad e información en caso de posibles retrasos debido a tráfico o
infraestructuras estatales. No obstante, se darán 15 minutos de cortesía antes de
iniciar la reunión.
13.2. ASISTENCIA A REUNIONES
En función de la carga de trabajo de cada uno los miembros del equipo y su
desempeño se acuerda que no siempre será posible realizar las reuniones con una
asistencia del 100%, aunque se acuerda como buena práctica para el correcto avance
del proyecto.
Caso de no poder asistir se deberá notificar al resto de equipo con tanta antelación
como sea posible para no comprometer la consecución de los objetivos de la reunión,
y tener opción si fuera necesario de poder cambiar la fecha de ésta.
13.3. SOLUCIÓN DE CONFLICTOS
Cuando exista disparidad de criterio, el director de proyecto como cohesionador,
buscará una solución por consenso, con la aprobación final del responsable del área o
tarea a que se refiera.
Si hubiera incumplimiento en la entrega de alguna tarea asignada a un miembro del
equipo será evaluado por el director de proyecto y, en consenso con el resto del
equipo, se ampliará el plazo que se estime para la misma, o se reasignará ésta entre
los miembros restantes -con la consiguiente notificación en el acta de la reunión en la
que esté incluida-.
Project Charter
LASMED Project
Id. Doc.:
Revisión:
Página:
041_PROJECTCHARTER_rev0_P
0
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En caso de causa mayor que imposibilite a algún miembro del equipo realizar la tarea,
ésta será reasignada del mismo modo al resto de miembros por parte del director de
proyecto.
14. RIESGOS
Se han identificado los riesgos más significativos que pueden darse durante la
ejecución del Proyecto. Para valorar su magnitud, se ha ponderado cada riesgo con un
valor de probabilidad de ocurrir (P) y otro de impacto (I). La escala de valores va del 0
al 10 para ambas variables. Se han definido igualmente, los controles para minimizar
y/o mitigar los riesgos identificados.
RIESGO P I PXI MEDIDA DE CONTROL
Retraso en la asistencia a las reuniones de alguno de los integrantes del equipo
8 4 32
Se concederán 15 minutos de cortesía antes del inicio de la reunión. En caso de retrasos reiterados por una misma persona el Director de Proyecto tomará las medidas que considere oportunas para que esto no afecte al correcto funcionamiento de éstas.
Falta de asistencia puntual y justificada de algún miembro del equipo.
8 3 24
La reunión no se cancelará y los asistentes valorarán el motivo de la ausencia. El secretario o moderador comunicará al ausente las decisiones tomadas y sus futuras responsabilidades.
Falta de asistencia justificada por un periodo de tiempo superior a 1 semana debido a "fuerza mayor"(enfermedad, viaje, etc.)
6 9 54
En caso que la falta del afectado pudiera retrasar alguna entrega se redistribuirán sus tareas entre el resto de integrantes del equipo para no retrasar el proyecto.
Project Charter
LASMED Project
Id. Doc.:
Revisión:
Página:
041_PROJECTCHARTER_rev0_P
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RIESGO P I PXI MEDIDA DE CONTROL Falta de asistencia no justificada y sin preaviso a una reunión por parte de alguno de los miembros del equipo
2 3 6 El sujeto deberá explicar el motivo de su ausencia y pedir disculpas públicamente.
Pérdida de motivación del equipo.
2 9 18
El Director de Proyecto debe encargarse de mantener la motivación de todos los integrantes del equipo y dar respuesta a las dudas e inquietudes sobre el proyecto que algún miembro del equipo pueda tener.
Baja calidad en las tareas asignadas por algún miembro del equipo
4 8 32
Los entregables se revisarán por el resto de miembros del equipo previa entrega definitiva. Cualquier documento que se considere incompleto o mejorable no podrá ser aprobado hasta que no sea corregido y aceptado.
Retraso en la ejecución de las tareas asignadas 5 8 40
En caso de prever retraso en alguna de las tareas asignadas, el responsable de ésta deberá informar al resto del equipo con suficiente antelación y pedir soporte si puede suponer un retraso para la ejecución del proyecto.
Pérdida de información o problemas informáticos 1 10 10
Cada componente del equipo dispondrá
en su PC de una copia local sincronizada
con el resto de todos los documentos
colgados en Dropbox. La sincronización
se lleva a cabo automáticamente vía
internet al tener instalado el aplicativo
Dropbox.
No entendimiento entre los miembros del equipo 2 9 18
El Director de Proyecto deberá reunir a las personas en cuestión y tratar de resolver el conflicto. Caso que el Director de Proyecto sea una de las partes, el resto del equipo asignará una persona encargada de hablar con los afectados.