dossier servicios digitalclm a empresas
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SERVICIOS DE DIGITALIZACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
CASTILLA LA MANCHA
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Qué es DigitalClm
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DigitalClm es una empresa castellano-‐manchega con sede en Ciudad Real cuya
finalidad es dar servicios de consultoría documental a las dis9ntas empresas,
asociaciones y administraciones de Cas9lla La Mancha.
A través de los diagnós9cos de DigitalClm asesoramos a nuestros clientes sobre
como afrontar tanto proyectos de digitalización de documentación (facturas,
expedientes, informes, etc) como su posterior implementación de un soGware de
ges$ón documental para agilizar su trabajo diario.
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Razones
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Disponer de un elevado número de documentos, la dificultad en su consulta y el
deterioro producido por su manipulación, son algunas de las razones que hacen
recomendable la digitalización de archivos, además de la seguridad, reducción de
espacio, economía y movilidad de la información.
Desde DigitalClm consideramos como principales razones las siguientes:
1.Incrementar el acceso, con lo que ello conlleva en ahorro de $empo y recursos.
2.Mejorar la infraestructura técnica información puede ser compar9da por varias
personas a la vez sin tener que generar costosos duplicados, además del incremento
del conocimiento que se genera en la empresa.
3.Reducir la manipulación y el uso de materiales originales frágiles o u9lizados
intensivamente y crear una “copia de seguridad” para el material deteriorado como
libros o documentos quebradizos.
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Servicios
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DigitalClm apuesta por un toda una serie de servicios de calidad que engloben todos
los pasos de un proyecto de digitalización y de integración en sistemas de ges9ón
documental, Por ello DigitalClm ofrece los siguientes servicios:
1.Servicios de Diagnós$co Inicial.
2.Servicios de Digitalización Cer$ficada masiva de documentación (digitalización por
medio de soGware cer9ficado por AEAT)
3.Integración de la documentación en sistemas de Ges$ón Documental.
4.Custodia y destrucción cer$ficada de documentación.
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Diagnóstico Inicial
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DigitalClm antes de afrontar cualquier proyecto, ofrece un servicio de
prediagnos9co inicial, en el cual los técnicos de DigitalClm de forma gratuita,
valoran los dis9ntos pasos a tomar para el desarrollo de un proyecto de digitalización
documental y su posible integración en sistemas de ges$ón documental.
Tras este diagnos9co inicial, DigitalClm elabora un informe donde se indican las
medidas a llevar para la mejora de la ges9ón documental diaria de su empresa y la
desconges9ón de sus archivos.
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Servicios de Digitalización Documental
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Tras el diagnos9co inicial, DigitalClm ofrece el servicio de Digitalización masiva de la
documentación de su empresa o ins9tución.
Por medio de soDware cer$ficado por la AEAT (Agencia Tributaria) y escáneres de
digitalización masiva, conver9mos toda la documentación de su trabajo día a día
(albaranes, presupuestos, facturas, expedientes, etc) en ficheros digitales para
facilitar su búsqueda y consulta.
Esta documentación contable digitalizada se puede (según soGware disponible por su
empresa) integrar con sus programas de ges9ón empresarial o integrar dentro de
sistemas de ges9ón documental que agilizarán el trabajo diario de su empresa.
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Software de Gestión
Documental
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DigitalClm ofrece servicios y soGware de ges$ón documental. Estos servicios son recomendables
ante las siguientes situaciones:
• ¿No 9enes control sobre los documentos?
• ¿Tienes o recibes más documentos de los que puedes manejar?
• ¿Tienes iden9ficados los 9pos de documentos y todos 9enen procedimientos similares?
• ¿Pierdes 9empo y dinero buscando documentos?
• ¿Tienes que estar pendiente de los documentos (fechas de expiración, carpetas donde se
ubican, usuarios que pueden acceder)?
• ¿Sabes que centralizando los procesos y el almacén de la información mejorarías tu negocio?
• ¿Dedicas 9empo a la realizar acciones sobre los documentos que son siempre las mismas?
• ¿Necesitas auditar los pasos por los que pasa un documento?
Si la repuesta a varias de estas preguntas es afirma9va, no dudes, contacta con DigitalClm sin
compromiso y estudiaremos la viabilidad de implementar un sistema de ges9ón documental.
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Custodia Documental
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DigitalClm ofrece servicios de custodia documental y destrucción cer$ficada de su
documentación.
Los servicios de custodia documental, le repercu9rán en su empresa de la siguiente forma:
1-‐Un importante ahorro de espacio sin perder la facilidad de consulta de su información.
2-‐Una adecuada conservación de sus documentos con los máximos criterios de seguridad y
confidencialidad.
3-‐Un mayor conocimiento y control de su archivo.
Por su parte con los servicios de destrucción cer$ficada podrá destruir de una manera fiable
cumpliendo la norma9va de la Ley de protección de datos, toda aquella documentación que ya no
es necesaria para su empresa o ins9tución, liberando igualmente sus archivos de documentación
obsoleta.
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SERVICIOS DE DIGITALIZACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
CASTILLA LA MANCHA
Teléfono: 926 100 356 / 650 959 395
Dirección: C/Camino Sancho Rey, 18, Bq 1, Esc 2, 1ºD
Email: [email protected]